Hosp Light – Materiais Hospitalares e Elétricos Especiais Ltda

Rua Joaquim Aguiar Barros, 516 – Vila Rosana – Limeira/ SP

POP - PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

Empresa: Hosp Light – Materiais Hospitalares e Elétricos Especiais Ltda
CNPJ: 22.423.890/0001-87
Local: Rua Joaquim Aguiar Barros, 516 – Vila Rosana – Limeira/ SP
Atividades:
46.45-1-01 – Comércio atacadista de instrumentos e materiais para uso médico, cirúrgico, hospitalar e de laboratórios;
46.45-1-02 – Comércio atacadista de instrumentos de próteses e artigos de ortopedia;
47.73-3-00 – Comércio varejista de artigos médicos e ortopédicos;
47.42-3-00 – Comércio varejista de material elétrico;
47.44-0-01 – Comércio varejista de ferragens e ferramentas;
47.44-0-03 – Comércio varejista de materiais hidráulicos.
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- OBJETIVO
Este documento, tem como objetivo principal, estabelecer uma padronização nas atividades rotineiras da empresa em referência.
2
- ABRANGÊNCIA
Todo conteúdo abortado, refere-se a todos os setores e/ ou departamentos da empresa em referência, abrangendo assim, todo corpo técnico.
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- RESPONSABILIDADES

SETORES / DEPARTAMENTOS PROFISSIONAL RESPONSÁVEL

Recepção / Faturamento / Expedição Maicow

Administrativo (Setor Vendas) Clarkson

Compras Fernando

ADM 01 Clarkson

Deposito Maicow

ADM 02 Clarkson
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- PROCEDIMENTO
4.1 - MATERIAIS E EQUIPAMENTOS
Mesas, computadores, impressoras, cadeiras e armários.
4.2 - DESCRIÇÃO:
O departamento de compras realiza cotações com fornecedores parceiros e cadastrados no sistema de uso interno, conforme solicitações do setor Administrativo,
posteriormente, são realizadas equalizações para negociações dos pedidos.
As entregas dos produtos comprados são realizadas por transportadoras privadas e também pela empresa Correios. Todo pedido tem uma programação para ser
entregue, que por sua vez, é recebido pelo setor responsável “Compras”, a qual verifica se há ou não a necessidade de comprar o produto que consta no pedido de
venda, caso tenha o produto em estoque, o pedido é enviado para o setor “Faturamento/ Expedição” para a separação, emissão da nota fiscal e boleto e depois a
expedição, caso não tenha o produto é realizada a compra do item faltante. As notas fiscais de compra são conferidas e encaminhadas ao setor “ADM 01
Compras”, também, as mercadorias passam pelo mesmo procedimento de conferência, porém são armazenadas no “ADM Deposito”.
Quando há alguma divergência na nota fiscal de compra ou mercadoria entregue por transportadora privada, é realizado o processo de recusa e a devolução
ocorre de forma imediata; quando a divergência ocorre em uma entrega realizada pela empresa Correios, não há devolução imediata e a mercadoria rejeitada, é
direcionada para uma prateleira no setor “Expedição”, aguardando assim, o processo de troca com o fornecedor.
No setor de “Vendas” são elaborados todos os pedidos comprados pelos clientes de forma online e tais pedidos são incluídos no sistema CLIPP Store na opção
“DAV” (Documento Auxiliar de Venda), são encaminhados ao setor de “Compras”, que verifica se há ou não o produto em estoque, caso tenha, a “DAV” é
encaminhado ao setor ADM Faturamento/Expedição que por sua vez realiza a separação dos materiais e a embalagem, faturamento e deixa pronto para coleta
pelas transportadoras ou Correios. Os pedidos que serão enviados via empresa Correios, são organizados no primeiro balcão no setor “ADM (Expedição/
Faturamento)”, já os pedidos que serão despachados por transportadoras privadas, são direcionados e organizados em um palete próximo a saída, a qual
aguardarão a retirada. No dia seguinte o setor “ADM (Faturamento)” realiza de forma eletrônica o envio das notas fiscais, códigos de rastreamento e boleto para os
clientes através do sistema Clipp Store.
Caso o cliente identifique divergência no pedido entregue, a reclamação é formalizada por e-mail ao vendedor responsável pela venda, que deverá constar sobre
qual nota fiscal se trata, código do produto e lote ou número de série caso se aplique, e um resumo da reclamação (avaria, produto errado e/ou em desacordo),
este e-mail é encaminhado ao setor de compras que por sua vez realiza a verificação para dar andamento na reclamação mediante relatório no sistema Clipp
Store. A devolução é realizada pelo cliente, se porventura o pedido for de porte grande a coleta é feita por transportadora privada, caso seja de porte pequeno a
Devolução é feita via Correios através de um “Código de Postagem Reversa” e ficará a cargo da Hosp Light todo ônus da reposição.
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Rua Joaquim Aguiar Barros, 516 – Vila Rosana – Limeira/ SP

Quando há uma devolução pelo cliente por motivo do produto apresentar mal funcionamento ou avaria, é verificado o código e também as condições do produto
para constatar que não houve mal uso, solicitando para o fabricante a troca do mesmo caso esteja na garantia; caso o produto esteja quebrado e fora da garantia,
é emitida uma nota fiscal pelo setor “ADM (Faturamento)” de perda de produto, de qualquer forma é reenviado outro produto como reposição para o cliente.
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- PROCEDIMENTOS DOS DEPARTAMENTOS
5.1 - FATURAMENTO/EXPEDIÇÃO

● Recebimento e conferência de mercadorias;

● Organização do estoque;

● Separação e embalagem das mercadorias;

● Emissão de notas fiscais e boletos bancários via sistema CLIPP STORE;

● Etiquetagem de pedidos finalizadas para expedição (correios e/ou transportadoras);

● Transmissão do código de rastreio/ número de conhecimento do material enviado/ despachado ao cliente e acompanhamento de sua chegada até o

cliente;

● Controle de estoque de materiais de consumo ex: papelaria, produtos de limpeza, etc e informar o setor de compras caso necessário a compra;

5.2 - COMPRAS

● Cotações e Compras de produtos;

● Cadastro de produtos e fornecedores no sistema CLIPP STORE;

● Cotação de fretes e transportes dos pedidos a serem expedidos ou de cotações (via site, e-mail e/ou telefone);

● Entrada de NF de compra no Clipp Store;

● Emitir os pedidos de compras com os fornecedores;

● Separar as DAV’s/ pedidos completos (anexo 2);

● Abertura de Ficha de Troca/Devoluções com as informações iniciais, motivo, caso necessário gerar um código de postagem reversa no sistema dos

correios e passar para o setor expedição acompanhar as demais etapas do caso até a finalização;

● Lançamentos de contas a pagar/consumo;

● Controle de trocas e devoluções/assistência técnica (anexo 1) complementando as informações até a finalização do processo;

5.3 - VENDAS

● Atender os clientes via e-mail, portais de compra, telefone e Skype;

● Responder as cotações;

● Colocar o pedido de venda no sistema via DAV’s;

● Anotar na ficha do cliente física a data de cada contato e anotar o nº da DAV quando for emitida;

● Anexar a DAV finalizada na ficha física do cliente;

● Manter a ficha física do cliente atualizada;

6 - HIGIENIZAÇÃO DOS AMBIENTES E DESCARTE DOS LIXOS

Toda limpeza da empresa é realizada por equipe terceirizada e somente nas segundas-feiras. São utilizados produtos e equipamentos básicos, por exemplo:
vassoura, rodo, esfregão, panos, água sanitária, sabão em pó, detergente e desinfetante. Todos envolvidos na equipe de limpeza utilizam EPI 's (equipamentos de
proteção individual), como por exemplo: luvas de látex, botas de borracha e óculos.
O Descarte dos lixos, são realizados da seguinte forma:
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Rua Joaquim Aguiar Barros, 516 – Vila Rosana – Limeira/ SP

Todo lixo comum é coletado e inserido em sacos plásticos, posteriormente, em dias específicos durante a semana, são postos em lixeiras na área externa da
empresa, que são coletados por empresa de coleta pública.
Não há resíduos pérfuro cortantes e nem infectantes.
7 - ANEXOS