PROCEDIMENTO DE GESTÃO (PG) Data da Última Revisão: 03/03/2022

Código: ARE.SET.PG.01 APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA Versão: 0 Página: 1/6 Data para Revalidação: 03/03/2023
1ª Publicação: 03/03/2022 Dono do Processo: Diretor Acadêmico Elaborador: Área:

1 – OBJETIVO DO PROCEDIMENTO E ENTREGAS DO PROCESSO

1.1 – Garantir o recebimento de matéria-prima (SOPRO) conferidos de acordo com a nota fiscal e armazenagem da mercadoria.
1.2 – Liberar a nota para a entrada fiscal do produto.
2 – CAMPO DE APLICAÇÃO
Esse procedimento aplica-se aos setores de Recebimento, Almoxarifado, Assistente de Compras e Portaria.
3 – ESCOPO

DE: ATÉ:
Recebimento da matéria-prima (SOPRO) Armazenagem da mercadoria

4 – CUIDADOS ESPECIAIS (Se necessário)

Conferir a quantidade conferida com a quantidade da nota fiscal

5 – CONCEITOS E DEFINIÇÕES
5.1 – Zebra Designer Pro: Software para imprimir as etiquetas e colar em cada camada de embalagens que são inseridas no pallet.
5.2 – Excel: Software de planilhas, utilizados para imprimir a placa que será colocada no pallet das embalagens na armazenagem
6 – INDICADORES DO PROCESSO

INDICADORES META TIPO PERIODICIDADE FÓRMULAS

>= 90%: de acuracidade por inventário realizado (qtd itens contados/qtd itens corretos
% de acuracidade do estoque ↑ melhor Mensal
totais) x 100

7 – MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

FUNÇÃO / SETOR RESPONSABILIDADES

Porteiro Informar aos outros envolvidos no processo a chegada um fornecedor

Captação / Admissões Recepcionar o veículo e realizar a contagem das mercadorias

Empilhador Armazenar a matéria-prima que foi despachada.

Almoxarife Coletar as notas fiscais

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Código: ARE.SET.PG.01 APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA Versão: 0 Página: 2/6 Data para Revalidação: 03/03/2023
1ª Publicação: 03/03/2022 Dono do Processo: Diretor Acadêmico Elaborador: Área:

Assistente de Compras Autorizar a entrada de fornecedores

8 – POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS RELACIONADOS

8.1 – POP Recebimento de matéria-prima (SOPRO).
9 – FLUXO DA ATIVIDADE:
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1ª Publicação: 03/03/2022 Dono do Processo: Diretor Acadêmico Elaborador: Área:

13.2 Potencial aluno (pré-validação):

10 – DETALHAMENTO DE ATIVIDADES
14.1 – Critérios de aproveitamento - conforme abaixo e as orientações contidas no Regulamento de Aproveitamento de Estudos:

14.2 – Aluno matriculado:

Nº ATIVIDADE DETALHAMENTO POP 14.3

Conforme o item 14.1 e as orientações contidas no Regulamento de –
5 Analisar solicitação -
Aproveitamento de Estudos.
O Coordenador do curso deve verificar no CRM se já há alguma pré-validação de
6 e 15 Analisar pré-validação -
aproveitamento de disciplina do aluno.
Registrando o parecer no Agilis e enviando e-mail para o aluno, informando o motivo
7 e 16 Emitir parecer desfavorável -
do indeferimento.
8 e 17 Emitir parecer favorável Registrando o parecer no Agilis e enviando e-mail para o aluno. -
Anexar formulário de
9 e 18 aproveitamento com parecer Especificando o motivo do indeferimento para cada disciplina. -
desfavorável
Notificar Captação via Agilis para
10 e 19 Para garantir que o aluno não evada após indeferimento do aproveitamento. -
reforço com o aluno
Anexar formulário de
12 e 20 Especificando o motivo do deferimento para cada disciplina. -
aproveitamento com parecer
favorável Lançamento de
22 Lançar aproveitamento Conforme POP ao lado.
Aproveitamento de Disciplina
Potencial aluno (pré-validação):
Nº ATIVIDADE DETALHAMENTO POP

4 e 8 Analisar solicitação Conforme critérios do item 14.1. -

Especificando quais disciplinas podem ser aproveitadas após matrícula do aluno na IES, assim
5 e 9 Registrar parecer -
como os requisitos atendidos.

Notificar interessado sobre

6 e 10 Via e-mail, para comunicar o interessado sobre o parecer da solicitação. -
resultado da solicitação

Para garantir que o interessado (potencial aluno) não desista de entrar na IES após
12 Reforçar captação do aluno -
indeferimento do aproveitamento.
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11 – DESVIOS E CONTRAMEDIDAS
DESVIO
Aluno solicitou aproveitamento fora portal do aluno.
Prazo ultrapassado para execução da atividade dentro do processo de Priorização da execução da atividade.
aproveitamento.
Coordenador indisponível para análise da solicitação.
Aluno com dificuldade de abrir solicitação no Portal.
Aluno enviou solicitação de pré-validação por e-mail.
CONTRAMEDIDA:
O setor que recebeu a demanda do aluno deve orientá-lo a abrir a solicitação única e
exclusivamente no portal do aluno.
Análise ser realizada pela pessoa de apoio do Coordenador, sem gerar lentidão no
processo.
Captação / Admissões orientarem a abertura da solicitação, mas não fazê-la pelo
aluno.
Orientar aluno a fazer solicitação pelo site Uniateneu.

12 – REVISÕES
REVISÃO DATA REQUISITANTE DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO
1
2
3

13 – ANÁLISE DE MATURIDADE DO PROCESSO (não ser impresso)

Última aplicação: 06/12/2021.
Nota: 8,0.
Nível de maturidade: PADRONIZADO - Previsível. Há conformidade entre o processo documentado e sua execução. Há poucos problemas de interação entre os handoffs
(ambiente controlado). Critério: 7 < NOTA <=8.

Código: ARE.SET.PG.01
1ª Publicação: 03/03/2022 Dono do Processo: Diretor Acadêmico
14 – MELHORIAS NO PROCESSO (não ser impresso)
COMO ERA
Tempo médio de 11,6 dias / atendimento (item 9.2).
Na ausência do Coordenador não havia quem fizesse a análise da
solicitação. Processo ficava paralisado.
Havia risco de potencial aluno perder interesse pela IES após
receber notícia de que suas disciplinas já cursadas não são
aproveitáveis. Também havia risco de aluno já matriculado
evadir após pedido de aproveitamento indeferido.
Quando o aluno apresentava mínima dificuldade de abrir a
solicitação, o Captação/Admissões abria a solicitação pelo aluno.
PROCEDIMENTO DE GESTÃO (PG) Data da Última Revisão: 03/03/2022
APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA Versão: 0 Página: 5/6 Data para Revalidação: 03/03/2023
Elaborador: Área:
DIMENSÕES (QCEMS) MELHORIA PROJETADA
Maior rapidez e previsibilidade de atendimento ao aluno com o
ENTREGA
prazo máximo de 4 dias (redução de 65%).
Eliminação de espera do aluno em caso de
ENTREGA / SEGURANÇA indisponibilidade do Coordenador. Haverá uma pessoa de
apoio para realizar a análise da solicitação.
Mitigação de risco de desistência de potencial aluno
(interessado na IES) e de evasão de aluno matriculado
após indeferimento de aproveitamento. Em caso de
indeferimento o Coordenador notificará a Captação para
CUSTO contatar o interessado / aluno para reforçar interesse pela
IES.
Ganho de tempo com eliminação de etapa desnecessária.
Captação/Admissões poderá orientar a abertura da
solicitação, mas não irá fazê-la pelo aluno.
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Código: ARE.SET.PG.01 APROVEITAMENTO DE DISCIPLINA Versão: 0 Página: 6/6 Data para Revalidação: 03/03/2023
1ª Publicação: 03/03/2022 Dono do Processo: Diretor Acadêmico Elaborador: Área:

Eliminação do risco de extravio de documentação e

Em caso de aluno novato, se ele não fizesse a solicitação pelo
portal, o Captação/Admissões trabalhava com documentação
física (papel).
QUALIDADE / CUSTO /
Em caso de aluno novato, se o próprio aluno não fizesse a
solicitação pelo portal, o Captação/Admissões ainda fazia
abertura de chamado pelo GLPI. Sistema estava parametrizado
para só encaminhar demandas ao BackOffice pelo GLPI.
Formulário de aproveitamento não era assinado, apenas
anexado ao processo.
ganho de tempo com utilização apenas de documentação
eletrônica. Documentação será totalmente digitalizada no
Portal.
SEGURANÇA Ganho de tempo e segurança com eliminação de etapa
desnecessária e com workflow 100% via Agilis. Não haverá
abertura de chamado pelo GLPI. Sistema parametrizado
para envolver o BackOffice pelo workflow do Agilis.
Maior segurança da informação gerada com o parecer do
SEGURANÇA
processo. Assinatura do formulário será eletrônica.

Não há canal padrão para pré-análise de aproveitamento de QUALIDADE / ENTREGA / Oportunidade de captação com pré-análise via CRM (pré-
disciplinas de potenciais alunos. SEGURANÇA validação de aproveitamento).

Ganho de tempo com eliminação de etapa desnecessária.

Reanálise do aproveitamento como atividade desnecessária.
Única análise será suficiente.
ENTREGA / SEGURANÇA
Maior previsibilidade de atendimento ao aluno. Prazos
Prazos das atividades não definidos.
definidos.