COSTOS

GILBERTO FLOREZ LONDOÑO

SEMESTRE 2023-1

Sistema de costos:

¿Qué es y cómo funciona?

Uno de los principales desafíos que deben enfrentar las

empresas es la implementación de un sistema de costos que les
permita disminuir los riesgos en su funcionamiento.

Un sistema de costos puede definirse como el conjunto de

procedimientos técnicos contables y administrativos, a través de
los cuales se determina el registro y análisis de operaciones para así
poder  evaluar inventarios y determinar resultados, planificar el valor
de las operaciones y tomar decisiones.

¿Qué es un sistema de costos?

Como ya comentamos, un sistema de costos es un conjunto de

procedimientos técnicos administrativos y contables utilizado en
un ente,  que sirve para determinar el costo de operaciones en
sus distintas fases y que se puede utilizar para fines contables,
control de gestión y como sustento de la toma de decisiones.

Vamos analizar con mayor detenimiento los elementos incluidos en la

definición de sistema de costos.

Los procedimientos son un conjunto de métodos que pueden ser

técnicos, administrativos y contables.
Un ente puede ser una parte de una empresa que puede ser objeto de
estudio contable como por ejemplo los procesos y la producción.

El control de gestión y la toma de decisiones tiene que ver con fijar

precios, con conocer la contribución marginal, con tercerizar
actividades o sectores, o discontinuar una línea de producción, entre
otras actividades.

Es denominado sistema de costos debido a que interactúan

diferentes elementos relacionados entre sí en la búsqueda de un
objetivo común. Los elementos proporcionan retroalimentación al
sistema en sí por poseer una estructura determinada. Un sistema de
costos busca servir como herramienta para mejorar una gestión y
poder tomar decisiones tomando en cuenta el control de las
actividades fabriles y el costo de producción.

La contabilidad de costos, el software y los procedimientos operativos

son elementos que forman parte del sistema de costos. Veamos a que
se refieren.

La contabilidad de costos se encarga de registrar y acumular

costos, además de brindar información clave para la retroalimentación
del sistema.

El software es la base del sistema entero, producción, compras,

almacenes personal, etc. 

Los procedimientos operativos son parte de la estructura del

sistema de costos. Ellos pueden ser los consumos por producto, por
procesos o por actividad, los tiempos de elaboración, y los formularios,
entre otros.
¿Cuáles son los objetivos del sistema de costos?

Entre los objetivos de un sistema de costos podemos encontrar los

siguientes:

El cálculo más exacto posible de costo de los productos o servicios,

Evaluación del ciclo de vida de los productos o servicios. De esta

forma es posible ver si una inversión en etapas de desarrollo y diseño
puede dar recompensas en etapas posteriores con un producto o
servicio con mayor calidad.
Medición del rendimiento de personal de una empresa o de una
inversión. Una inversión en tecnología podría ser una inversión
rentable, ya que en un corto tiempo podría reducir costos
administrativos.

Poder plantear estrategias organizacionales.

Poder proponer mejoras en el sistema de producción a través de la

comprensión de los procesos y actividades de la compañía y su
influencia en los costos.

Identificación y proporción de información sobre qué procesos o

actividades están influyendo en la generación de costos

¿Qué tipos de sistemas de costos existen?

A continuación vamos a detallar los distintos tipos de sistemas de

costos que pueden ser aplicados según las necesidades específicas
de cada usuario:
Cálculo de costos por orden de trabajo

Este sistema acumula los costos de fabricación en  forma

separada para cada trabajo. Se suele utilizar en empresas dedicadas
a la producción de pedidos especiales de productos únicos. Los costos
se van acumulando por pedidos, trabajos, lotes o contratos. La idea es
que el trabajo sea realizado de acuerdo a las especificaciones del
cliente. De esta forma cada trabajo es distinto.

Podemos citar como ejemplo de costos por orden a proyectos de

construcción, reparación de automóviles, construcción naval, contratos
gubernamentales, impresión de trabajos, libros de texto y la
fabricación de  juguetes y  herramientas. También podemos citar como
ejemplo al acumulamiento de costos por servicios profesionales de
abogados o doctores.

Cálculo de costos por proceso

El cálculo de costos por proceso es un sistema que calcula y

acumula los costos de fabricación por separado para cada
proceso. Determina el costo de una mercancía por etapa de
fabricación.

Es el método de gastos que se aplica cuando los productos o servicios

son la resultante de una secuencia de procesos continuos y donde se
producen homogéneos. Los costos se promedian en sobre las piezas
fabricadas en el período, lo que involucra distintos departamentos y
cuyos costos fluyen de un sector al otro.

Este sistema de costos es utilizado por refinerías de petróleo,

productores de cemento y productos químicos, por ejemplo.
Este sistema acumula los costos directos y asigna costos indirectos a
un proceso de fabricación. Los costos son asignados en general en
lotes grandes que pueden llegar a incluir la producción de un mes.

Luego los costos son asignados a unidades individuales de un

producto.

Cálculo de costos híbridos o mixtos

Este sistema se utiliza en situaciones en las cuales se necesita

más de un método de acumulación de costos. Esto sucede porque
en algunas empresas debido a las características de los productos se
utiliza el cálculo de costos por proceso y costos por trabajo.

Podemos citar como ejemplo casos en los que se usa el cálculo de

costos por proceso  para la compra de materiales directos y el cálculo
de costo por trabajo para los costos de mano de obra directa para los
gastos generales de la fábrica.

También puede utilizarse el cálculo de costo de la orden de trabajo

para la compra de materiales directos y el costo por proceso para los
costos de conversión. Es posible observar como diferentes métodos
de acumulación de costos son requeridos por cada sector de una
compañía. 

Los métodos de acumulación de costos híbridos o mixtos son también

conocidos como métodos de costos operativos.

Características de un sistema de costos

Un sistema de costos posee características particulares que lo

definen. 
En primer lugar podemos afirmar que el tiempo real de un sistema
constituye su característica de mayor valor. La gerencia de una
compañía puede tomar decisiones importantes basadas en datos
certeros y reales sin necesidad de aguardar hasta que los datos se
agreguen al final de los períodos a los informes. 

La anterior es una propiedad  de mayor relevancia  en un sistema de

costos, aunque no en todos casos se logra fácilmente.

En segundo lugar, en un sistema de costos la asignación de costos

es realizada sobre la base de un sistema de actividades o sobre un
sistema tradicional de costos. 

El sistema de costos basado en actividades supone el cálculo de la

tasa de actividad y en función del uso respectivo de cada actividad, la
aplicación de gastos generales a los productos. En cambio, el sistema
de costos tradicional, realiza una sola tasa de gastos que es aplicada
a cada trabajo o en su defecto a cada departamento.
 ¿Qué es un sistema de costos?

En esta materia, trataremos de ser lo más didácticos posible para

explicar qué es un sistema de costos. Abordaremos la definición
básica de un sistema de costos. Desglosaremos los principales
elementos de la definición. Hablaremos acerca de por qué es un
sistema, sus elementos y el objetivo que persigue.

Tabla de contenido

 Definición básica de un sistema de costos.

 Principales elementos incluidos en la definición del sistema de
costos.
 ¿Por qué lo denominamos sistema?
 Para qué se necesita un sistema de costos.

Definición básica de un sistema de costos.

Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos, técnicos,

administrativos y contables que se emplea en un ente, para determinar
el costo de sus operaciones en sus diversas fases, de manera de
utilizarlo para fines de información contable, control de gestión y base
para la toma de decisiones.

Toda empresa de producción debe incurrir en unos costos para

producir los bienes que ofrece, y debe determinar con la mayor
precisión posible el coste de producción de cada producto a fin de
poder fijar el precio adecuado para cada uno de ellos, y de allí la
importancia de un sistema de costos.

A continuación, analizaremos la definición propuesta de manera que

sea más comprensible el tema que estoy explicando.
Principales elementos incluidos en la definición del sistema de
costos.

Un sistema de costos comprende por lo menos la siguientes

definiciones o conceptos que se deben considerar.

 Entendiendo procedimientos como un conjunto de métodos.

Estos procedimientos pueden ser técnicos, administrativos y
contables.
 Se entiende la palabra ente en la definición a la parte de la
empresa que puede ser objeto de estudio u objeto contable.
Puede ser, por ejemplo: la producción, los procesos, las
actividades, por mencionar algunas.
 Pueden ser sectores, departamentos, actividades, depende lo
que estemos evaluando.
 Información contable. Esto es, valuación de inventarios, costos
de ventas, etc.
 Control de gestión y base para la toma de decisiones. Fijar
precios, conocer la contribución marginal y trabajar con ella:
discontinuar una línea, tercerizar sectores o actividades, etc.

Todo sistema de costos que se diseñe debe considerar estos

conceptos o elementos.

¿Por qué lo denominamos sistema?

Decimos que es un sistema de costos porque en él actúan diversos

elementos que se interrelacionan entre sí para alcanzar un objetivo en
común. Se caracterizan por proporcionar retroalimentación al sistema
en sí y por tener una determinada estructura.

El objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta

para la mejora de la gestión y la toma de decisiones, determinando los
costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles.
Los elementos que forman parte del sistema de costos son: la
contabilidad de costos, el software y los procedimientos operativos.

Rápidamente brindaré una definición de cada uno de estos elementos.

 La contabilidad de costos. Es la parte encargada del registro y

la acumulación de costos, brinda además la información clave
que retroalimenta al sistema.
 El software. En el que está basado todo el sistema (compras,
producción, almacenes, personal, bienes, etc.)
 Procedimientos operativos. Forman parte de la estructura
misma del sistema de costos. Consumos por producto, por
procesos, por actividad. Tiempos de elaboración. Formularios,
entre otros.

Esto es lo más importante que se debe tomar en cuenta, a la hora de

enunciar una definición del sistema de costos.

Para qué se necesita un sistema de costos.

El costo es un elemento importante de todo producto que se elabore, y

se debe tener un control absoluto del costo de cada producto que la
empresa fabrica o comercializa, y ese control sólo se puede llevar si se
implementa un sistema de costos adecuado.

La utilidad que una empresa obtiene depende de dos elementos

principalmente: del precio en que vende un producto, y del costo en
que se incurre para producir ese producto, y la empresa puede ganar
más dinero de tres formas:

1. Incrementando el precio de venta.

2. Disminuyendo el costo de producción.
3. Una combinación de los dos anteriores.
Pero la empresa no siempre puede controlar el precio de venta, pues
es un elemento que depende en gran medida de factores externos, de
las condiciones de mercado, pero sí tiene un mayor control de los
costos de producción, y aquí es donde un buen sistema de costos
puede aportar aspectos positivos.
 Diseño de un sistema de costos

Para implementar el diseño de un sistema de costos  y para describirlo

a detalle, no alcanzaría la extensión de un artículo. Al contrario, el
diseño de un sistema de costos frecuentemente es un tema de tesis o
de un proyecto de grado, cuya extensión muchas veces supera las
cien páginas.

Tabla de contenido

 Pasos para diseñar un sistema de costos.

 Ejemplo de un diseño de sistema de costos.
 Determinación de las cuentas relacionadas con los costos de
producción.
o Clasificación de los gastos.
o Elaboración de instrumentos.

Pasos para diseñar un sistema de costos.

Para cumplir con la promesa que realizamos en el título: “Diseño de un

sistema de costos”. Hablaremos, En esta materia, de los pasos a
seguir para implementar un diseño de un sistema de costos y
describiremos, a grandes rasgos, un ejemplo de un sistema de costos.

Ante todo, no tomar este sistema que describimos como ley universal
y vaya e inmediatamente lo aplique a una empresa. Tome el contenido
que ofrecemos, como una referencia. Y en base al contexto de la
empresa, su situación y sus características particulares aplique los
principios de los sistemas de costos a un diseño personalizado que se
adapte a las características y requerimientos de la empresa.

Considerando lo anterior, para diseñar un sistema de costos, se deben

seguir los siguientes pasos:
 1. Identifique el objeto de costos. Sea un producto determinado,
sea todo un proceso de producción, sea un servicio. Identifique
además el centro de costos al que será asignado los costos que
se determinen.
2. Diseñe un método de clasificación de los costos. Identifique
cuáles son los costos directos y cuáles son los costos indirectos.
Identifique los criterios que determinan que un costo sea directo
o indirecto. Recuerde los elementos de un sistema de costos o
caso contrario, verifique los artículos anteriores donde hablamos
de este tema.
3. Asigne una denominación a las cuentas de control y registros
auxiliares de acuerdo al sistema de costos seleccionado.
4. Diseñe los formularios y hojas de control. De acuerdo al sistema
de costos que implementará, desarrolle y diseñe sus hojas de
control.

A continuación, le ofrecemos un ejemplo de un diseño de un sistema

de costos.

Ejemplo de un diseño de sistema de costos.

Tomemos como ejemplo, una empresa de construcción. Por favor,

permanezca atento y al final en los comentarios, indíquenos a qué tipo
de sistema de costos pertenece este ejemplo.

Cantera “Los picapiedras” se dedica a la extracción de piedras para

utilizarlo como materiales de construcción.

En general, las etapas del proceso de producción es el siguiente:

carga y transporte de la materia prima, control de calidad de la materia
prima, trituración-clasificación-lavado y remolido, obtención del
producto.
Determinación de las cuentas relacionadas con los costos de
producción.

A continuación, examinamos los libros contables e identificamos

aquellas cuentas que se relacionen con los costos de producción.

Identificamos las siguientes cuentas: Producción en Proceso, Saldo

Inicial, Gastos directos de producción, gastos indirectos de producción,
transferencia a producción terminada, otros, gastos indirectos de
producción, depreciación, taller de mantenimiento, gastos indirectos de
taller, otros.

Clasificación de los gastos.

Para continuar con el diseño del sistema de costos, se realiza una

clasificación de los gastos: gastos de producción, gastos de
distribución y ventas, gastos fijos, variables, directos e indirectos.

Elaboración de instrumentos.

En base a los gastos identificados, se elaborarán instrumentos como:

fichas de costos, modelos y registros para el control de costos: hoja de
distribución de gastos indirectos, hoja de análisis de costo real,
registro de la producción terminada, determinación de las utilidades
unitarias y totales.

A continuación se procede a trasladar los datos a los respectivos

instrumentos y a presentar un informe a los cargos directivos para la
fijación de los precios de venta y la toma de otras decisiones
empresariales importantes.
 COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE COSTOS
EN UNA EMPRESA

Esta guía no es una camisa de fuerza ya que existen

variables de contexto que pueden aportar nuevos
elementos o desconocer algunos de los acá
planteados, pero se puede partir de un proceso lógico
como punto de partida para asesorías en costos o
desarrollo de sistemas de costos en una empresa
productora, de servicios o comercial.

1- Conocer el negocio (características del producto y/o

servicio, procesos de producción y/o prestación,
conocer mercado en donde opera incluidos los
canales de venta y distribución). Es importante
registrar si la empresa tiene unidades estratégicas
de negocio y líneas o grupos homogéneos de
productos así como puntos de venta y producción en
otros lugares

2- Identificar y conocer los sistemas de información

existentes, sus entradas, su proceso, su salida, sus
responsables y sus usuarios internos y externos por
ejemplo en:
a. Contabilidad (costos y gastos)
b. Sistema de información de costos actual
c. Administración de inventarios
d. Administración de procesos y ordenes de
producción
e. Administración logística, abastecimiento y
distribución
 f. Registro y control de maquinaria y equipo
g. el mapa de los principales procesos que
insumen recursos y en donde se vea la
vinculación de las actividades entre sí, con los
objetivos finales de la organización y con los
factores consumidos.

3- Levantar los procesos (graficar los procesos

actuales) identificando la jerarquía del proceso, las
actividades, los equipos y maquinaria involucrada,
los recursos necesarios y el personal que interviene
y cotejar con los objetivos de la organización

4- Definir el sistema y método de costeo y proceder a

disponer la información para lograr este objetivo, es
decir utilizar lo actual acondicionándolo al sistema
de información en costos y crear los formatos
necesarios para obtener la información tanto en la
contabilidad como en los procesos, para esto es
muy importante tener en cuenta conceptos como
Departamentalización, Contabilidad por áreas de
responsabilidad y presupuesto maestro y para
direccionar la información recolectada es importante
definir centros de costo, directorio de actividades
etc. La clasificación entre costos fijos y variables es
fundamental para poder hallar el costo unitario de la
actividad, servicio o producto,

5- Se procede a definir, validar y documentar los

cálculos y procedimientos de costeo para realizar un
cotejo entre los resultados obtenidos con los
 resultados que maneja o calcula la empresa para
realizar un análisis de racionalidad de datos y
proceder a retroalimentar si es del caso.

6- Se elabora un sistema de presupuestación que

contenga políticas y directrices administrativas como
insumo para ejercer control y gestión.

7- Definir un tablero de comando o sistema de

indicadores de gestión que permita monitorear y
realizar gestión de procesos.
1 propiciar la visita a una empresa con charla incluida de costos 

2. Hacer un repaso sobre procesos Jerarquía de procesos y modernización y

mejoramiento de procesos (ingeniería industrial básica)

3. Fijación de estándares

4. Contabilidad de costos completa (repaso)

5. Costeo de un producto completo preferiblemente en una empresa real o hipotética pero

sin dada de carrera 

Apoyos, ver  muchos videos institucionales de producción  de productos  

 Lo mas importante utilizar el software BIZAGI

https://www.bizagi.com/es/plataforma/modeler

Con esto diagraman y documentan procesos 

software para graficar procesos 

este es el software
https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

Estos son tutoriales

https://www.bizagi.com/container/video_tutorial_modeler_es.html

El sistema fussión permite administrar inventarios

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