Planejamento,

procrastinação e execução
> AULA 03

CURSO DE ALTA PERFORMANCE

 missão de hoje

aprender a combater a
procrastinação e executar em alta
performance
 agenda do dia

planejamento
combatendo a procrastinação
foco, foco, foco
 P D C A
plan do check act
(planejar) (fazer) (checar) (agir)

correndo
< atrás

P D C A
chegando
< na frente

horas de trabalho
 objetivo

specific measurable attainable relevant time – based

específico mensurável alcançáveis relevante tempo definido
Perder peso pode Inclua números, Estabeleça metas Escolha aspectos Defina um prazo
ser vago. Quantos ou seja, datas e/ou possíveis, já que o altamente importantes para a realização
quilos no total? quantidades para que principal causador para seu do objetivo.
E a cada mês? E a você consiga enxergar de desistências é a desenvolvimento
cada semana? graus de sucesso. definição de metas pessoal.
utópicas.
objetivo

> Realizar uma ação social com instituições ou ONGs voltadas a apoiar
crianças a cada 3 meses a partir de Fevereiro/2019.
> Enviar 15 propostas de orçamento até amanhã às 16h30.
> Concluir meu mestrado em Direito Internacional até Dezembro/2020.
Como Google, Twitter,
LinkedIn, Dropbox, Oracle e
outras empresas no Vale
definem seus objetivos?

OKR
Objectives and Key Results
Objetivos e Resultados Chave
OKR
Objetivo: o que eu quero alcançar?
Resultados chave: medida de direção.
Como garantir que estou chegando lá?

Objetivo (qualitativo) ::
:: Aumentar as vendas
Resultados chave (quantitativo) ::
Até maio/19:
:: Ter 50 propostas comerciais enviadas por semana
:: Aumento em 30% no número de visitas no site
por busca orgânica
:: Taxa de conversão em 40%
OKR A fórmula
Quantidade indicada de resultados chave

“eu vou objetivo conforme medido

através do(a) resultados chave.”

no mínimo 1 e no máximo 5 resultados

chave por objetivo
OKR Objetivo: o que eu quero alcançar?
Resultados chave: medida de direção.
Como garantir que estou chegando lá?

Objetivo (qualitativo) ::
:: Completar corrida de 10 km
Resultados chave (quantitativo) ::
:: Tênis novo até o final desse mês
:: Consulta com nutricionista até o final de Janeiro/19
:: Treino semanal com personal trainer a partir de Janeiro/19
:: Correr 5km contínuos até o carnaval
 Existem dois motivos pelos
quais as pessoas não atingem
suas metas:

01 Elas não fizeram um bom

plano de ação

02 Elas não executaram seu

plano de ação

Vicente Falconi
definição objetivos

plano de ação

planejamento semanal
 where
onde será
when feito? why
quando por quê
será feito? será feito?

what who
o que será
feito?
5W2H quem o
fará?

how how
como será much
feito? quanto
custa?
planejamento | plano de ação
é um desperdício de tempo e
energia ficar pensando em algo que
você não faz nada para acontecer

David Allen
 agenda do dia

planejamento
combatendo a procrastinação
foco, foco, foco
procrastinar,
do grego, akrasia :
o efeito de saber que tem que
fazer algo mas... não fazer.

é o estado de ir contra o
seu melhor julgamento
cérebro do não procrastinador

fFarei coisas que

fazem sentido.
Penso a longo
prazo. Não sou
uma criança

tomador de decisão
racional
cérebro do não procrastinador
Tenho o mesmo
objetivo do cara
do slide anterior.
Somos iguais

macaco da gratificação
imediata tomador de decisão
racional
cérebro do procrastinador
Este é o
momento
perfeito para
concluir alguma
tarefa.

só que não!
conflito
tomador de decisão macaco da gratificação
racional imediata

vs
quem vence é o macaco
 matriz de einsenhower
urgente não urgente

Q1 Q2
importante

Faça quando passar Delegue para o seu eu

de urgente para do futuro
desesperador
versão de procrastinadores
Q3 Q4
não importante

Faça ao invés de fazer o que Faça agora

está no seu Q1 (e talvez faça também
para sempre)
procrastinar não é só
não fazer nada!

vs
movimento é diferente de ação produtiva
se ocupar demais
(com coisas pouco importantes)
também é uma forma
de procrastinação
por que procrastinamos?
Zona de
pânico
falta de habilidades
(pânico) Zona de
aprendizado
“Isso é difícil demais para eu fazer agora”

solução Zona de
Quebrar em tarefas menores / conforto
Pedir ajuda e aprender como fazer.
 por que procrastinamos?
o quê
não vemos propósito
“pra que fazer isso?” como
solução
Descobrir o porquê. Associar a atividade ao porquê
benefício final que virá dela.

Perguntar ao líder.
É responsabilidade dele deixar
o propósito claro desde o início.
as 5 tipologias do
procrastinador
01
os caçadores de emoções:: apreciam a
adrenalina de acabar uma tarefa em cima
do prazo.

solução::
mentalize o pior cenário.
02
os evitadores :: têm medo de desaprovação
ou fracasso. Subestimam-se e não iniciam.

solução::
mindset Conquer + alinhar
expectativas.
02
os evitadores :: têm medo de desaprovação
ou fracasso. Subestimam-se e não iniciam.

v v

solução::
mindset Conquer + alinhar
expectativas.
03
os indecisos::
têm problemas com
tomar decisões e/ou
assumí-las.
solução::
procurar uma segunda opinião
matriz de perdas e ganhos
04
os impulsivos :: têm baixa auto disciplina
(auto controle) e são facilmente distraídos.

solução ::
aula de hábitos
05
perfeccionista :: têm expectativas irreais
sobre si. Superestimam-se e não entregam.

solução ::
negociar prioridades e aprender a dizer não.
Apresentar um mvp e coletar feedbacks.
a grande dica do tio Allen
para “fazer” acontecer ::
o poder de decidir
a próxima ação
intenção de implementação — cases

20 dependentes químicos escrevendo

currículos na clínica

Com intenção de implementação :: 08/10

Sem intenção de implementação :: 00/10
intenção de implementação

Fórmula ::
quando..., eu vou...
“quando eu chegar no escritório e sentar em frente
a minha mesa, vou fazer minha revisão diária”
intenção de implementação

fórmula:
quando..., eu vou...
Por que funciona ::
Colocar o(s) gatilho(s) em evidência.
Elimina escolhas, automatiza respostas e
conserva energia de decisão
motivação ação resultados

ação resultados motivação

 a ação precede
a inspiração
Steven Pressfield
 agenda do dia

planejamento
combatendo a procrastinação
foco, foco, foco
foco, foco, foco

A descoberta da NASA
Gerenciando interrupções
Tecnologia e produtividade
a NASA descobriu
a grande armadilha para a execução
de alta performance

“engajamento residual”
a grande armadilha para a
execução está na transição
entre as tarefas
shallow and deep work

Trabalho raso:
Pouca concentração e baixo uso da capacidade cognitiva
Menor valor agregado e facilmente replicável
E-mails, ver atualizações de timelines, preenchimento planilhas

Trabalho profundo:
Estado de concentração elevado, capacidades cognitivas
ao limite máximo
Maior valor agregado e dificilmente replicável
Interpretar dados, planejar, produzir conhecimento (Q2!)
diminuir ao máximo o número
de transições necessárias!
blocos de tempo

criação de zonas de tempo na agenda

definir sequência de atividades e eliminar

fadiga de decisão
zonas de tempo na agenda
benefícios::
blocos de tempo
:: horário reservado para
deep work/atividades Q2
:: prioridades mais visíveis
:: sensação de ordem (que
os outros percebem e se
adequam!)
:: facilidade em
agendamento de reuniões
:: maior flexibilidade
foco e gestão das distrações

ciclo de 4 pomodoros
25 MIN. 25 MIN. 25 MIN. 25 MIN. 15-20
MIN.

pomodoro
transforme atividade em compromisso
modo “não perturbe”
 chrome
IOS

android

web
blocos de tempo

fadiga de decisão
Definir sequência de atividades
blocos de tempo
 O segredo da produtividade não
é trabalhar mais rápido e sim
fazer as tarefas na ordem certa

Jeffery LePine
gestão de interrupções
soluções ::
:: Limite sua disponibilidade
:: Forneça meios de comunicação menos acessíveis
:: Avise com antecedência que precisa se concentrar
:: Combine momentos de interrupção com listas longas
:: “Tenho 5 minutos”
:: Levante-se na hora da interrupção
:: Negocie prioridades e prazos
negociando prioridades | como dizer não

Pausa / silêncio após o pedido

“Vou conferir a agenda e te dou um retorno”
“Neste momento não, mas...” (praticar com e-mails)
Humor (Nem a pau!)
“Pode fazer X. Vou fazer Y”
“Não posso, mas talvez Fulano se interesse”
Quem pede quer a execução, não necessariamente por você
negociando prioridades | como dizer não

Mensagens automáticas
“sim, mas o que eu devo deixar de fazer em troca?”
“posso priorizar isso. Que outro projeto posso deixar de
lado para dar atenção a este?”
estatísticas sobre produtividade na
era digital
As pessoas checam os celulares, em média, 150 vezes por dia.

67% das pessoas checam seus celulares procurando mensagens,

alertas ou chamadas, mesmo quando o celular não toca nem vibra.

A mera presença do celular (e o que ele representa – conexões

sociais, expansão de rede) pode causar redução na sua produtividade
 tecnologia
GTD para turbinar
sua produtividade

faca de dois gumes

top 5 apps
faca de dois gumes
out of sight, out of mind – físico e digital
(fora da vista, fora da mente)

celular (tirar do bolso e deixar na gaveta/armário)

desative as notificações não importantes!
#pulodogato medindo seu tempo
gasto no celular

Quality
Moment
Time
top 5 apps ::
01. todoist - heeeeeyyyyy!!
02. evernote/google keep - anotações e
arquivos sempre a mão
03. ifttt - crie fluxos de trabalho (“applets”) entre apps
04. feedly - todas notícias em um local só
05. meetingbird - agendamento de reuniões
simplificado
#queromais
#TAMOJUNTO