Automacao de Arquivos

ARQUIVOLOGIA
Automação de Arquivos
SISTEMA DE ENSINO
Livro Eletrônico
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Sumário
Automação de Arquivos..................................................................................................3
1. Documentos Digitais....................................................................................................3
2. Digitalização. ...............................................................................................................4
2.1. Etapas do Processo de Digitalização de Documentos. . ..............................................5
2.2. Vantagens da Digitalização de Documentos. . ............................................................6
3. Certificação Digital....................................................................................................22
4. Preservação de Documentos Digitais........................................................................24
Questões de Concurso.................................................................................................. 28
Gabarito........................................................................................................................43
Gabarito Comentado. .....................................................................................................44
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Elvis Miranda
AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS
A primeira dúvida do candidato ao se deparar com este tópico no edital é saber do que se
trata o termo “automação de arquivos”. Então, para começar o assunto, saiba que se trata da
aplicação de tecnologias informatizadas nas rotinas arquivísticas, ou seja, implantação de
equipamentos e sistemas que possam facilitar a gestão de documentos na instituição.
Em muitos casos, o edital já detalha melhor os tópicos abordados dentro deste assunto
(digitalização, GED e certificação digital, por exemplo).
Com o avanço da tecnologia dos últimos anos, estamos vivendo uma revolução na forma
como criamos, tramitamos e tratamos os documentos dentro das empresas. É difícil imagi-
nar, hoje em dia, que algumas décadas atrás, a grande maioria das empresas funcionava sem
computadores, redes ou sistemas informatizados em suas rotinas de trabalho.
Você já parou para pensar que há alguns anos o candidato tinha que enfrentar enormes fi-
las para se inscrever em um concurso público? E que nestas filas ele era obrigado a preencher
uma série de formulários de inscrição, guias de pagamento, anexar cópias de documentos,
que, no final, iriam para o arquivo das bancas examinadoras?
Hoje toda esta operação é realizada por meio de sistemas informatizados, onde a docu-
mentação criada é produzida, armazenada e arquivada em sistemas digitais, trazendo agili-
dade, eficiência e rapidez nas diversas atividades. Esta documentação, ainda que em meio
digital, deve ser tratada arquivisticamente, utilizando a mesma teoria que empregamos para
os documentos tradicionais.
1. Documentos Digitais
A literatura arquivística define documento digital como aquele conservado em sistema
digital, ou seja, que necessita de equipamentos informatizados para viabilizar o seu acesso.
Os documentos digitais podem ser criados de três formas: por meio um software específico,
por meio da digitalização ou por meio de sistemas gerenciadores de bancos de dados.
A primeira forma (utilização de software específico) é a mais óbvia. Você pode criar um
documento utilizando um editor de textos ou uma planilha eletrônica, por exemplo. Uma vez
criados, você pode armazená-los e acessá-los em meio digital.
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A digitalização consiste na criação de uma cópia, em meio digital, de um documento que

já existe analogicamente (é como chamamos os documentos não digitais). Veremos mais
detalhadamente este assunto nesta aula. A criação de documentos por meio de SGBDs (Sis-
temas Gerenciadores de Bancos de Dados) é aquela situação em que você preenche campos
ou formulários em sistemas disponibilizados remotamente, e tais informações geram regis-
tros informatizados que farão parte de uma base de dados. Pode parecer complicado, mas é
o que acontece, por exemplo, quando você saca dinheiro ou efetua qualquer transação em um
caixa eletrônico, quando você efetua uma compra pela internet ou quando faz a inscrição em
um concurso público, por exemplo. Cada atividade desta gera um registro informatizado que
será incorporado ao arquivo da instituição. Fácil, não?
A Arquivologia defende que tais documentos devem ter o mesmo tratamento dado aos
documentos tradicionais (em papel, por exemplo), no que se refere ao controle de prazos de
guarda, controle da tramitação, controle quanto ao acesso etc.
Algumas questões afirmam que documentos em meio digital não podem fazer parte do arqui-
vo, o que não é verdade. A Arquivologia também deve se preocupar com o tratamento destes
documentos.
2. Digitalização
Muitas instituições, hoje em dia, digitalizam parte de seus documentos. Nos órgãos pú-
blicos, é uma atividade bastante comum. Se você pesquisar na Internet, encontrará diversos
processos licitatórios onde se contratam empresas terceirizadas a fim de digitalizar documen-
tos. Existem inúmeras empresas disponíveis no mercado para este tipo de trabalho. Em alguns
casos, o próprio órgão conta, em sua estrutura com uma área responsável por executar este
serviço.
A digitalização nada mais é do que a criação de uma cópia, em meio digital, de um docu-
mento que já existe em meio analógico (quase sempre, mas não necessariamente, em papel).
Normalmente, é realizada utilizando-se scanners profissionais, que permitem um ritmo bas-
tante elevado de produção (várias páginas por minuto).
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É provável que você já tenha digitalizado documentos, até mesmo em sua casa. A digita-
lização profissional, no entanto, deve ser planejada e estruturada de forma que se otimizem
os recursos existentes (equipamentos, pessoal e instalações). De forma geral, a digitalização
é subdividida nas etapas a seguir.
2.1. Etapas do Processo de Digitalização de Documentos
1ª) Preparação
A digitalização se inicia com a preparação dos documentos a serem digitalizados. A pre-

paração envolve a remoção de grampos, a desmontagem de pastas e processos e, se ne-
cessário, a recuperação de páginas rasgadas. Ao final da preparação, os documentos são
separados por lotes a serem digitalizados.
2ª) Captura da Imagem/Digitalização
Esta fase envolve a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners, normalmente de

alta-resolução e rápidos, os documentos têm sua imagem capturada e salva em meio digital.
É importante, nesta etapa, contar com equipamentos de boa qualidade, além de definir uma
resolução que garanta a legibilidade do documento.
3ª) Controle de Qualidade
Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua

legibilidade.
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Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do processo de

conversão digital dos documentos. Recomenda-se que procedimentos de controle de qua-
lidade sejam implementados e documentados e que sejam definidos claramente os defeitos
inaceitáveis numa imagem. As imagens devem ser inspecionadas enquanto estiverem sendo
visualizadas numa proporção de 1:1 (ou seja, a imagem do documento na tela será do mesmo
tamanho do documento original).
O ambiente para inspeção visual de imagens é importante: os monitores devem estar
ajustados e a sala deve ser escura ou, pelo menos, com as luzes apagadas, sem luz do sol ou
luz ofuscante. A inspeção visual deve considerar:
• imagem com resolução incorreta;
• formato de arquivo incorreto;
• imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza);
• perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras;
• no geral muito clara ou muito escura;
• falta de nitidez/definição excessiva;
• imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• imagem distorcida ou não centralizada;
• equilíbrio de cores incorreto;
• imagem fosca ou sem variação de cor.
4ª) Etapa do Projeto: Indexação
Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação das imagens capturadas. Nesta

etapa são criados índices e os documentos são agrupados em um sistema lógico, que per-
mitirá localizá-los no futuro.
2.2. Vantagens da Digitalização de Documentos
Neste momento, você deve estar imaginando as vantagens que a digitalização pode trazer
para a instituição. Considere a seguinte situação: um órgão público contrata uma empresa
terceirizada para digitalizar um volume de 300.000 processos licitatórios que se encontram
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em seu arquivo intermediário, onde deverão ser guardados por 20 anos, de acordo com a ta-
bela de temporalidade da instituição. Que vantagens esta digitalização trará para a instituição
em questão? Podemos discutir melhor este assunto.
A digitalização é a criação de uma cópia do documento em meio digital. É importante des-
tacar que esta cópia não tinha validade legal ou jurídica até pouco tempo, o que não permitia
a eliminação dos documentos originais com vistas ao ganho de espaço no país. A atualização
da legislação, que veremos logo a seguir, trouxe esta possibilidade, colocando a digitalização
em pé de igualdade com a microfilmagem, como técnica que permite o ganho de espaço nos
arquivos.
Outras duas grandes vantagens do emprego da digitalização nos arquivos são a acessi-
bilidade e a conservação dos documentos originais. Vejamos com mais detalhes cada uma
destas vantagens citadas.
2.2.1. Acessibilidade
A digitalização dos documentos tem como fomo principal tornar a informação disponível.
Podemos citar centenas de casos em que utilizamos a digitalização no dia a dia como forma
de facilitar o acesso.
Quando você faz a inscrição em um concurso público, por exemplo, você costuma ler o
edital, não? Agora pense um pouco: você lê o edital original ou uma cópia disponível na In-
ternet? É o tipo de coisa que nem paramos para pensar. É claro que existe um edital original,
assinado pela entidade, e que está arquivada na instituição, para qualquer questionamento
jurídico que possa ocorrer durante a execução do serviço. O edital disponibilizado na Internet
é apenas uma cópia (a menos que tenha sido assinado digitalmente, com emprego da certi-
ficação digital, que veremos logo a seguir), para facilitar o acesso de milhares de candidatos
que, de outra forma, teriam de buscar a informação no documento original ou em cópias em
papel, a um custo muito mais alto e menos prático.
A instituição pode, enfim, digitalizar seus documentos e tornar esta cópia disponível na
rede para facilitar o acesso. Nesta situação fica claro que não há a intenção de eliminar os
originais e ganhar espaço nos arquivos.
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2.2.2. Preservação dos Documentos Originais
Como o manuseio dos documentos tende a prejudicar a sua conservação, a utilização de

cópias digitalizadas acaba também por conservar os originais, que serão mantidos guarda-
dos no arquivo.
2.2.3. Ganho de Espaço nos Arquivos
A digitalização possui, assim, como a microfilmagem, uma lei que regulamenta suas ativi-
dades, que é a lei 12.682/2012. A lei tramitou no Congresso Nacional, e, no seu texto original,
previa que a cópia digitalizada teria validade legal, e poderia substituir o documento original,
assim como a microfilmagem, mas o artigo que previa esta validade acabou vetado pela Pre-
sidente da República quando sancionada.
Observe os itens da Lei que foram vetados, quando da sanção da lei em 2012:
Lei 12.682/2012, Art. 2º, § 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital,
o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação
deverá observar a legislação pertinente.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o dispos-
to nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.”
“Art. 5º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”
Art. 7º Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido
aos documentos microfilmados.
O detalhe é que legislação posterior (Lei n. 13.974/2019, regulamentada pelo Decreto n.

10.278/2020), portanto 8 anos depois da implementação da lei, trouxe de volta os artigos que
foram sancionados, trazendo de volta a ideia de que a digitalização pode, sim, substituir os
documentos originais e, com isso, garantir ganho de espaço nos arquivos.
É interessante, portanto, conhecer a versão da lei a partir desta atualização e discutir seus
detalhes, à luz da Arquivologia.
LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.

Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a se-
guinte Lei:
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Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução

de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para
código digital.
Art. 2º (VETADO).
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de docu-
mentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta
Lei, nas legislações específicas e no regulamento. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019).
Veja que a lei prevê que, tanto os órgãos e entidades públicas quanto as entidades pri-
vadas podem se utilizar da digitalização em seus acervos. Esta digitalização deve, no en-
tanto, observar o que está previsto nesta legislação e na sua regulamentação (Decreto n.
10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos

no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja
preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Esta é, com certeza, a maior inovação desta lei a partir das alterações advindas com a Lei
n. 13.874/2019 e sua regulamentação. A partir deste parágrafo, torna-se possível a elimina-
ção de documentos originais com sua substituição, garantindo espaço nos arquivos. Obser-
ve, no entanto, que isso só será possível se a digitalização tiver seguido o que está previsto na
regulamentação desta lei (Decreto n. 10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o dispos-
to nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei
n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, a partir da aplicação desta Lei, a cópia digitalizada passa
a ter validade jurídica, para todos os fins de direito.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazena-

dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei n. 13.874,
de 2019)
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O que está sendo afirmado aqui é que a cópia digitalizada será preservada pelo prazo a
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Após este prazo, estas
cópias poderão ser eliminadas. Por exemplo, se um documento com prazo de guarda previsto
de 10 anos for digitalizado, sua cópia digitalizada, que o substitui, poderá ser eliminada após
este prazo, sem problemas.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico
conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e de
regulamentação posterior. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Até a implementação destas alterações, em 2019, a microfilmagem, que é prevista na Lei

n. 5.433/1968 e regulamentada pelo Decreto n. 1.799/1996, era a única cópia com validade
jurídica, permitindo a eliminação dos documentos originais. Este parágrafo deixa claro que a
digitalização passa também a ter esta característica.
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e

Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá
código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Aqui a lei prevê que deverá haver regulamentação prevendo casos em que a exposição do
documento na rede (na internet, por exemplo) deverá apresentar ao usuário um código que
indique se tratar de uma cópia digitalizada feita com os requisitos estabelecidos na legislação
e que, portanto, têm validade jurídica.
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste

artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema
financeiro nacional. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, no âmbito do Sistema Financeiro Monetário Nacional (que
inclui as instituições bancárias), haverá legislação específica regulamentando a digitalização
de seus documentos.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que
contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica de-
finidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais
requisitos. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
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Aqui a lei prevê que, quando um documento digital for impresso, por exemplo, é normal a
utilização de mecanismos que permitam que o usuário possa confirmar a integridade e auten-
ticidade do documento, como, por exemplo, um código que remeta a uma página na internet,
atestando a veracidade do documento. Você verá um exemplo disso no DANFE (Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que você recebe quando compra um produto pela internet e
recebe este documento junto com a mercadoria. Nele, há um código que remete à Nota Fiscal
Eletrônica disponível do site da Receita Federal, comprovando a integridade e autenticidade do
DANFE que você recebeu.
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de do-

cumentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Veja que, no âmbito dos órgãos e entidades públicas, a lei prevê a obrigatoriedade de uti-
lização da certificação digital da ICP-Brasil (que veremos com mais detalhes posteriormente)
para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a auten-
ticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Aqui a lei reforça a necessidade de utilização de certificado digital ICP-Brasil para garantir
a integridade e autenticidade dos documentos digitalizados. Destaco novamente que este
assunto (certificação digital) será mais bem detalhado a seguir.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utiliza-
rem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente
deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a pos-
terior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Aqui a lei alerta que um projeto de digitalização de documentos deve prever uma etapa de
indexação dos documentos, ou seja, a criação de um sistema que permita a localização das
imagens relativas aos documentos quando necessário, afinal, de nada adianta ter um arquivo
totalmente digitalizado se não for possível localizar as informações no dia a dia.
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Art. 5º (VETADO).
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo
com o disposto na legislação pertinente.
O termo “registro público” aqui é bem específico. Ele se refere ao conceito estabelecido na
Lei n. 6.015/1973, que dispõe sobre os registros públicos, que traz a seguinte definição:
Art. 1º Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para
autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta
Lei. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
§ 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
I – o registro civil de pessoas naturais; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
II – o registro civil de pessoas jurídicas; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
III – o registro de títulos e documentos; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
IV – o registro de imóveis. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975).
Em resumo, são os documentos cartorários. A lei trouxe este artigo para deixar claro que
os cartórios de registro civil e de imóveis não podem digitalizar as escrituras e certidões exis-
tentes em seu acervo, por exemplo, e depois eliminar os originais. Assim, estes documentos
tornaram-se exceção dentro desta regra (assim como os documentos de importância histó-
rica, como veremos mais tarde).
Art. 7º (VETADO).
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.
DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
Muito cuidado com questões relativas à digitalização anteriores a 2020. Até então a digi-
talização não tinha validade jurídica e não havia a possibilidade de eliminação dos originais
a partir da digitalização. Era muito comum, até então, o examinador dizer que a digitalização
permitia o ganho de espaço nos arquivos, tornando o item incorreto. Hoje, esta afirmação
passa a ser correta, a partir das alterações que vimos.
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A microfilmagem tem validade jurídica e permite a eliminação dos documentos originais (ex-
ceto os permanentes). A digitalização passa a ter esta mesma característica a partir da re-
gulamentação de 2020. Assim, além de garantir maior facilidade de acesso, a digitalização
passa também a permitir o ganho de espaço nos arquivos.
Você percebeu, em alguns artigos da lei acima, que a validade jurídica dos documentos
digitalizados depende da realização desta técnica a partir dos requisitos previstos “em regu-
lamento”. Ou seja, a simples digitalização de um documento não garante sua validade jurídica
e a eliminação dos documentos originais. O legislador se preocupou em deixar claro que exis-
tem critérios a serem seguidos e que isso deveria ser regulamentado posteriormente.
Esta regulamentação veio com o Decreto n. 10.278, de 18 de maço de 2020. Vamos anali-
sá-lo para entender quais são estes detalhes.
DECRETO N. 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 de setembro de 2019,
e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para
a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados
produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Veja que já na ementa é destacado que o texto do Decreto é garantirá que os documentos
digitalizados tenham validade jurídica, assim, como os documentos originais que lhe deram
origem.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV,
da Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei
n. 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de
20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a
técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os
documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
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Confirmando o que já estava previsto na ementa do Decreto, citando a Lei da Digitalização

(Lei n. 12.682/2012) e a lei que trouxe alterações que trazem a validade jurídica dos docu-
mentos digitalizados (Lei n. 13.874/2019).
Âmbito de aplicação
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam
produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
Segundo o art. 41 do Código Civil, as pessoas jurídicas de Direito Público interno são a
União, os Estados, Distrito Federal, Territórios, Municípios, autarquias (inclusive as associa-
ções públicas) e demais entidades de caráter público que a lei assim definir. Ou seja, entenda
aqui os documentos produzidos por órgãos ou entidades públicas.
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Segundo o art. 44 do Código Civil, são pessoas jurídicas de direito privado as associações,
as sociedades, as fundações, as organizações religiosas, os partidos políticos e as empresas
individuais de responsabilidade limitada. As pessoas jurídicas de direito privado são instituí-
das por iniciativa de particulares.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:

I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III – documentos em microfilme;
IV – documentos audiovisuais;
V – documentos de identificação; e
VI – documentos de porte obrigatório.
Veja que esta regulamentação não se aplicará aos documentos nato-digitais, pois es-
tes já nascem em meio digital, e são originais já neste formato, sendo inclusive assinados
neste ambiente, por meio de certificação digital. Os documentos referentes a operações e
transações realizadas no Sistema Financeiro Nacional também não estarão sujeitos ao esta-
belecido nesta regulamentação porque a Lei da Digitalização já previa que haveria legislação
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específica no âmbito do SFH. Os documentos em microfilme também estão fora desta regu-
lamentação, pois o microfilme já tem validade jurídica, a partir de sua própria legislação (Lei
n. 5.433/1968 e Decreto n. 1.799/1996). Documentos audiovisuais (com áudio e/ou vídeo)
também não estarão sujeitos a este Decreto. Observe que o Decreto ainda deixou claro que
documentos de identificação (como a carteira de identidade, por exemplo) e de porte obriga-
tório (como a CNH) também não estarão sujeitos à possibilidade de digitalização e elimina-
ção dos documentos originais.
Definições
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento
físico e seus metadados;
II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito
público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não
autorizada.
Aqui temos algumas definições que serão utilizadas no decorrer do Decreto. É bom desta-
car o termo “metadados”, pois ele é importantíssimo para o entendimento de diversos artigos
e parágrafos do decreto.
De uma forma mais clara, metadados são os dados integrados ao documento em meio
digital, que o identificam.
Não ficou claro? Vamos melhorar então, para você ver que não é tão difícil:
Quando você tira uma foto pelo seu aparelho celular, há a gravação do arquivo de imagem
(por exemplo: o arquivo de nome IMG001.JPG). Este arquivo terá vários elementos gravados
nas propriedades do arquivo, que você verá quando acessar a imagem no aplicativo espe-
cífico, como por exemplo: a data em que a foto foi tirada, o horário em que a foto foi tirada,
o aparelho que tirou a foto, a localização em que a foto foi tirada (nos aparelhos com GPS
integrado) etc.
Quando você joga a foto na rede, outros metadados ainda podem ser acrescentados,
como as pessoas que estão inseridas na foto, por exemplo. Veja que são informações que fi-
cam vinculadas ao arquivo digital (IMG001.jpg) que trazem informações relativas àquela foto.
Estes seriam os chamados “metadados”.
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Quando você cria um documento no Word ou no Excel, e pede para ver as propriedades do
arquivo, verá várias informações neste mesmo contexto. São, portanto, os metadados do arqui-
vo.
Regras gerais de digitalização

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem
assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da
legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Veja que este artigo tenta garantir que o procedimento de digitalização seja capaz de ga-
rantir não apenas a qualidade das imagens capturadas, mas também a possibilidade de se
identificar equipamentos e softwares empregados neste processo, garantindo a auditabilida-
de, se necessário. Para tanto, estas informações podem ficar vinculadas aos metadados das
imagens digitalizadas, que citei anteriormente, lembra?
Interoperabilidade é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar
de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não).
Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com pa-
drões abertos.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efei-
tos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno
deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públi-
cas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do docu-
mento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Veja que, quando o documento digitalizado for utilizado em qualquer relação com um
órgão ou entidade pública (ou seja, com o governo), ele deverá ser assinado com certificação
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
ICP-Brasil e ainda atender os padrões técnicos previsto no anexo I deste decreto e conter
pelo menos os metadados especificados no anexo II deste decreto. Ou seja, a simples digi-
talização de um documento não dá a esta cópia digitalizada validade jurídica, se não forem
observados todos estes detalhes.
Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de com-
provação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digita-
lizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a
quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no
art. 5º.
O que este artigo prevê é que, nas relações que não envolvam órgãos e entidades públi-
cas, as partes envolvidas não serão obrigadas a utilizar certificação digital padrão ICP Brasil.
Nesta situação, poderão ser utilizadas quaisquer tecnologias disponíveis no mercado, desde
que aceitas pelos envolvidos. Na impede, entretanto, que seja adotada a certificação digital
padrão ICP Brasil, que não poderá ser recusado por qualquer parte.
Desnecessidade da digitalização
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedi-
da da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade
e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados
para descarte.
O que este artigo prevê é que, antes da digitalização, deve-se aplicar a tabela de tempora-
lidade a fim de identificar documentos cujos prazos de guarda já estão expirados e devem ser
destinados à eliminação. Este procedimento é importante para evitar que sejam disponibiliza-
dos tempo e recursos na digitalização de documentos que já podem ser eliminados.
Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por
terceiros.
Este artigo prevê que o procedimento de digitalização poderá ser realizado tanto pela pró-
pria entidade possuidora dos documentos quanto por terceiros. Ou seja, no caso dos órgãos
públicos, a digitalização poderá ser realizada pelo próprio órgão ou por empresa terceirizada
que preste este serviço.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformi-

dade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
Ainda que o serviço tenha sido prestado por terceiros, caberá à entidade possuidora dos
documentos digitalizados a responsabilidade pela conformidade da digitalização realizada.
Por exemplo: ainda que uma empresa tenha terceirizado a digitalização de seus documentos,
ela não poderá se esquivar de problemas relacionados à qualidade das imagens, no futuro,
com o argumento de que não foi responsável pelo serviço. Ela passa a ser responsável pelas
imagens como se ela houvesse digitalizado. Daí a importância de fiscalização e controle de
serviços de digitalização efetuados de forma terceirizada.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento

contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a respon-
sabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação
vigente.
Este parágrafo tenta garantir, pelo menos no âmbito da administração pública federal
(Poder Executivo Federal), que, quando da terceirização de serviço de digitalização, que a
empresa contratada se torne responsável por danos a terceiros (no caso, cidadãos usuários
do órgão, que se sentirem prejudicados por um documento com erro de digitalização) com o
órgão ou entidade pública detentor do documento.
Descarte dos documentos físicos

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico po-
derá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Eu diria que este é o artigo mais importante do decreto. É ele que, finalmente, garante
a eliminação dos documentos originais após a digitalização. Perceba, entretanto, que há a
exceção dos documentos de valor histórico (também chamado de valor secundário, na bi-
bliografia arquivística) que, a exemplo da microfilmagem, não podem ser eliminados, ainda
que tenham sido digitalizados. Para este controle, há que se levar em consideração que a
instituição aplique adequadamente sua tabela de temporalidade, a fim de que sejam identi-
ficados tais documentos.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Manutenção dos documentos digitalizados

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o
acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Este artigo procura garantir que a instituição busque um armazenamento correto das ima-
gens digitalizadas, em ambientes seguros e adequados. Acrescenta ainda a necessidade de
indexação das imagens, que permitam a localização rápida das informações quando neces-
sário.
Preservação dos documentos digitalizados

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o
transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Este artigo busca garantir que a imagem digitalizada seja mantida, no mínimo, pelo prazo
a que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Esta situação é ga-
rantida a partir da aplicação da tabela de temporalidade na instituição. Ou seja, um documen-
to com prazo de guarda previsto de 20 anos que for digitalizado, terá sua imagem mantida, no
mínimo, por este período.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos

Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei n. 8.159, de 8
de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas
instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à pre-
servação de documentos.
Este artigo reforça a situação de que os órgãos e entidades públicas devem respeitar o
estabelecido na Lei n. 8.159/1991, a chamada Lei dos Arquivos, além das diretrizes do Co-
narq. Destaca ainda a importância de aplicação da tabela de temporalidade, instrumento que
controla os prazos de guarda e destinação dos documentos da instituição.
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.
JAIR MESSIAS BOLSONARO
Sérgio Moro
Paulo Guedes
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
RESOLUÇÃO FORMATO DE
DOCUMENTO COR TIPO ORIGINAL
MÍNIMA ARQUIVO*
Textos impressos, sem ilustra- Monocromático
300 dpi Texto PDF/A
ção, em preto e branco (preto e branco)
Textos impressos, com ilustra-
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
ção, em preto e branco
Textos impressos, com ilustração
300 dpi RGB (colorido) Texto/ Imagem PDF/A
e cores
Textos manuscritos, com ou sem
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
ilustração, em preto e branco
Textos manuscritos, com ou sem
300 dpi RGB (colorido) Texto /Imagem PDF/A
ilustração, em cores
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Monocrático
Plantas e mapas 600 dpi Texto /Imagem PNG
(preto e branco)
*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de
forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de
ser comprimida.
Obs.: os requisitos acima são exigidos para que a imagem digitalizada tenha validade jurídi-
ca e, consequentemente, os originais (desde que não sejam de valor histórico) sejam
eliminados. Acrescente-se ainda que, além destes requisitos, há também a exigência
dos metadados previstos no anexo II, que veremos a seguir. Ou seja, a instituição não
é obrigada a seguir estes padrões, mas não poderá eliminar os originais e substituí-
-los pela cópia digitalizada se não houver seguido estes detalhes.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
ANEXO II
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
a) Para todos os documentos:
METADADOS DEFINIÇÃO
Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Assunto
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local de
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
digitalização
Identificador do Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema
documento digital informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela
Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.
digitalização
Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

formal: designação registrada no documento;
Título
atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente
desprovido de título.
Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo

Tipo documental
com a atividade que a gerou.
Hash (chekcsum) Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com
da imagem a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
Obs.: os metadados listados a seguir são obrigatórios apenas para os órgãos e entidades
públicas.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
METADADOS DEFINIÇÃO
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base
Classe
em um plano de classificação de documentos.
Data de produção
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.
(do documento original)
Destinação prevista Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhi-
(eliminação ou guarda mento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade
permanente) e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no docu-
Gênero mento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do docu-
mento.
Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumpri-
Prazo de guarda
mento da destinação.
3. Certificação Digital
Você já deve ter ouvido falar em certificação digital, certo? Se não ouviu garanto que ain-
da vai ouvir falar bastante. É uma tecnologia moderna que está ganhando muito espaço nas
instituições, em especial no serviço público.
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e autentica o titular em si-
tes e sistemas. Também pode ser utilizado para assinar digitalmente documentos eletrônicos
com a mesma validade jurídica, da assinatura manuscrita.
No Brasil, a certificação digital foi instituída pela MP n. 2.200-2/2001, que criou a ICP-
-Brasil, órgão autorizado a emiti-la. Para que você entenda o que é a certificação digital, é um
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
arquivo eletrônico (sim, um arquivo gravado em computador) que qualquer pessoa, física ou
jurídica, pode solicitar. Apesar de ser emitido pela ICP-Brasil, há diversas Unidades de Regis-
tro existentes, nome dado às instituições em que o cidadão é atendido para solicitar sua cer-
tificação digital. Correios e Caixa Econômica Federal são dois exemplos de locais onde você
pode solicitar sua certificação digital. É como o CPF, que é emitido pela Receita Federal, mas
você pode solicitá-lo nos Correios.
Uma vez emitida a certificação digital, que pode ser gravada em um cartão, token (veja a
imagem anterior), ou enviada por e-mail para que seja armazenada no computador, o usuário
cadastra uma senha pessoal, que será utilizada para utilizá-la quando necessário. Mas em
que situações você utilizaria a certificação digital? É aí que vem as vantagens desta tecnolo-
gia.
A certificação digital pode ser utilizada para te identificar em sistemas informatizados,
substituindo login e senha, por exemplo. A página da Receita Federal onde o cidadão pode
obter detalhes de sua declaração de imposto de renda só pode ser acessada com a utilização
da certificação digital, por exemplo.
Outra aplicação da certificação digital, e aí é que está o pulo do gato, é a possibilidade
de conferir a um documento assinatura eletrônica, dando a este validade jurídica e status de
original. Ou seja, você pode, a partir da certificação digital, assinar um documento em meio digital,
sem necessidade de imprimi-lo. Neste caso, o documento passa a ser considerado documento
definitivo, fica bloqueado para qualquer alteração (pois já foi assinado) e pode ser encami-
nhado digitalmente pela rede ou sistema para o destinatário sem necessidade de passar para
o papel. Até mesmo um e-mail pode ser assinado, garantindo a identidade de quem o emitiu.
Você já deve ter recebido, por exemplo, alguma nota fiscal eletrônica, certo? Ela funciona
com base na certificação digital, onde a empresa faz a emissão por meio de um sistema e o
documento é assinado quando de sua criação. A nota fiscal é encaminhada automaticamen-
te para o usuário e para a receita federal, evitando o acúmulo de papel nos arquivos e maior
agilidade nas transações.
Outra aplicação já bastante adiantada é com relação aos Processos Judiciais Eletrônicos,
que também estão fundamentados na aplicação da certificação digital. Neste caso, o advogado
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
dá entrada na petição em meio eletrônico (pode fazê-lo do seu escritório, acessando o siste-
ma disponibilizado pelo respectivo tribunal na Internet). A petição é autuada eletronicamente
(lembra do Protocolo? Pois é, ele passa a executar suas atividades também no mundo digital) e o
processo tramita pela rede, onde cada despacho ou decisão é inserida eletronicamente, e as assinaturas
são efetuadas por meio da certificação digital.
Poderíamos enumerar diversas aplicações da certificação digital no dia a dia, e elas estão
se multiplicando nas instituições, em especial no serviço público. O SEI (Sistema Eletrônico
de Informações), por exemplo, um Sistema Informatizado criado pelo TRF – 4ª Região é uti-
lizado na criação de documentos administrativos onde qualquer documento pode ser criado
dentro do sistema, assinado eletronicamente, e passa a tramitar eletronicamente. Ele já foi
implantado em diversos órgãos nas mais diversas esferas do serviço público e tem trazido
eficiência, agilidade e ganho de espaço nos arquivos (neste caso, espaço físico, pois a partir
daqui o problema é o espaço digital....).
Vale ressaltar, neste momento, que toda esta documentação em meio digital deve, como
já vimos, ser tratada arquivisticamente da mesma forma que os documentos em meio tra-
dicional, no que se refere à aplicação de tabelas de temporalidade para controle dos prazos
de guarda, controle de tramitação e acesso etc. A vantagem é que agora todo este controle é
informatizado, o que garante maior agilidade nas atividades.
Não confunda documento digitalizado com documento digital assinado com certificação di-
gital. Enquanto o primeiro é uma cópia sem validade jurídica, o segundo é um documento
original, com validade, assinado digitalmente.
4. Preservação de Documentos Digitais

Uma vez que você já se inteirou das vantagens que a aplicação das modernas tecnologias
na área de informática traz para os arquivos, agora vamos pensar um pouco na manutenção/
preservação desta documentação ao longo do tempo. Deve ser bem mais tranquilo conservar
documentos em meio digital por longos prazos de guarda do que documentos em papel, certo?
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Não é bem assim... Documentos em meio digital exigem alguns cuidados essenciais para sua
preservação, que nem sempre o usuário (e aí eu incluiria tanto as pessoas físicas quanto as
instituições), muitas vezes não se atenta.
Primeiramente, é imprescindível que se façam cópias de segurança regularmente de
toda informação arquivada digitalmente (os famosos backups), pois a informação digital
pode ser perdida por diversos motivos (pane no sistema, má qualidade das mídias, des-
carga elétrica, ação de hackers e diversos outros motivos. Provavelmente você já deve ter
perdido informações importantes em mídia digital em diversas oportunidades, não? Não é
que documentos em papel não possam ser perdidos, mas com certeza a chance de perder
informações digitais é bem maior, o que exige este cuidado. Imagine se um banco, onde
quase a totalidade de sua informação é armazenada em sistemas digitais, perde toda esta
informação e não tem cópia de segurança... Seria uma catástrofe para todos os clientes
daquela instituição.
Outro cuidado, que nem sempre o usuário se dá conta, é a necessidade de migração de suporte,
ou seja, a necessidade de que as mídias utilizadas sejam atualizadas antes que se tornem obsoletas.
Na informática, a tecnologia muda rapidamente e as formas de armazenamento, que servem
de suporte para a informação são substituídas de tempos em tempos. Se você mantiver um
arquivo digital sem efetuar esta migração, estará condenado a não conseguir acessar o do-
cumento em pouco tempo. Não é difícil entender isso. Se você tiver guardado um disquete
com informações importantes no fundo do seu armário, terá sérios problemas para acessar
a informação que está contida naquela mídia hoje em dia, pois não encontrará equipamento
com esta unidade de leitura.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Evolução dos disquetes (8, 5¼ e 3 ½ polegadas, respectivamente)
Zip drive: muito utilizado para backup nos anos 90
E a coisa ainda não acabou... também devemos nos preocupar com a migração ou atuali-
zação do formato e do ambiente tecnológico em que o documento foi produzido. Sim, as lin-
guagens utilizadas na informática também evoluem e mudam rapidamente. Se você procurar
uma planilha eletrônica criada há 15 ou 20 anos descobrirá que o formato do arquivo não é
o mesmo de hoje. Surgem novas linguagens e as que continuam existindo vão mudando o
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
formato, de modo que os softwares mais novos deixam de conseguir ler os documentos mais
antigos, o que é bem conveniente para as empresas que criam os softwares, pois exige que o
usuário adquira as novas versões dos programas, mas é um sério problema para aqueles que
tem a obrigação de manter a informação por longos prazos de guarda nos arquivos.
Tive a experiência de atuar como professor de informática no final dos anos 80 (não sou
tão velho assim, estava no final da adolescência...), onde trabalhávamos com computadores
ultramodernos (com 64 kb de memória e tecnologia de 8 bits). Com certeza, os arquivos que
criávamos naquela época não são mais legíveis pelos computadores atuais, tanto no que se
refere às mídias, quanto às linguagens utilizadas.
É importante, na criação de documentos em meio digital, optar por formatos de arquivo
padronizados, que garantam acesso a longo prazo. O formato PDF, por exemplo, é bastante
recomendado, pois é um formato amplamente utilizado e que não se tornará obsoleto tão
cedo. Evite formatos utilizados por poucos usuários, que amanhã podem não ser mais utili-
zados e tornarão seus documentos inacessíveis.
Em resumo, temos que nos preocupar com estes diversos aspectos para a preservação de
documentos em meio digital:
• Efetuar backups frequentemente e em intervalos regulares;
• Efetuar a migração de suporte (mídias utilizadas);
• Efetuar a migração de formato e ambiente tecnológico.
Agora é hora de treinar tudo o que vimos neste módulo. Bons estudos!
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
QUESTÕES DE CONCURSO
Documentos Digitais
Questão 1 (CESPE-UNB/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produtivida-

de são vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o acesso
aos estoques de informações e a distribuição de dados e informações.
Questão 2 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arquivísti-

cos digitalizados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
Questão 3 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser consi-

derado documento arquivístico.
Questão 4 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de

acordo com a tabela de temporalidade.
Questão 5 (CESPE-UNB/DPU/2016) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de me-

canismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
Questão 6 (CESPE-UNB/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígitos biná-

rios.
Questão 7 (CESPE-UNB/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram digi-

talizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma organização diferente
daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos os tipos de documentos têm
naturezas diversas.

Questão 9 (CESPE-UNB/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos di-

gitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais inde-

pende do uso de softwares específicos ou de computadores.
Questão 10 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela ANA-

TEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não integram o ar-
quivo da ANATEL.
Questão 11 (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes docu-

mentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalte-
rado.
Questão 12 (CESPE-UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos

no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos, devem
receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
Questão 13 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrô-

nico, sítios na Internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos arquivísticos
digitais.
Questão 14 (CESPE-UNB/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos

Eletrônicos.
Questão 15 (CESPE-UNB/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por siste-

mas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de da-
dos, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema específico.
Questão 16 (CESPE-UNB/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio de

sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e(ou) com o uso
de software ou sistema específico.
Questão 17 (CESPE-UNB/TELEBRAS/2013) Documentos de natureza digital, ou seja, pro-

duzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de
correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser
considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de
gestão de documentos.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 18 (CESPE-UNB/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser

constituídos de documentos originários das atividades-meio e fim e produzidos em variados
suportes documentais, inclusive o digital.
Questão 19 (CESPE-UNB/FUB/2011) As páginas e a correspondência eletrônica, ainda que

produzidos ou recebidos no decorrer das atividades da instituição, não são considerados do-
cumentos de arquivo por não constituírem provas dessas atividades, visto que carecem de
suporte material e de elementos de validação, como assinaturas e carimbos.
Questão 20 (CESPE-UNB/MEC/2011) Com o advento das novas tecnologias de gerencia-

mento eletrônico de documentos, as tabelas de temporalidade documental não são mais utili-
zadas para controle de acervos, dado o seu alto custo de manutenção.
Questão 21 (CESPE-UNB/SEGER-ES/2011) Apenas os documentos digitais arquivísticos

devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
Questão 22 (CESPE-UNB/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma instituição

pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
Questão 23 (CESPE-UNB/UNIPAMPA/2009) Os documentos eletrônicos produzidos ou re-

cebidos no desenvolvimento das atividades de uma empresa ou órgão público, por causa da
especificidade do suporte, não são considerados documentos de arquivo.
Questão 24 (CESPE-UNB/FUB/2008) O sítio da UnB na Internet é um exemplo de documento

arquivístico digital.
Questão 25 (CESPE-UNB/FUB/2008) A gestão do correio eletrônico ou de mensagens ele-

trônicas está fora do âmbito da gestão de documentos, pois essas mensagens eletrônicas não
são consideradas arquivísticas.
Questão 26 (CESPE-UNB/MCT/2008) São exemplos de documentos arquivísticos digitais:

as planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, bases de dados e,
também, textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras.
Digitalização
Questão 27 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) Uma das indicações para a digitalização de docu-

mentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 28 (CESPE-UNB/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um docu-

mento destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
Questão 29 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade da

imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a
resolução óptica adotada no escaneamento.
Questão 30 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a redu-

ção do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
Questão 31 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitaliza-

ção deve ser considerado como documento original.
Questão 32 (CESPE-UNB/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao proces-

so de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira que
a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes da aplicação da
tabela de temporalidade.
Questão 33 (CESPE-UNB/DPU/2016) Digitalização é o procedimento a ser adotado antes da

eliminação de qualquer processo com trânsito em julgado.
Questão 34 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é dirigi-

da ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Questão 35 (CESPE-UNB/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é aconse-

lhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente
por diferentes usuários.
Questão 36 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Uma das vantagens da digitalização de documentos

é preservar o original do manuseio intenso.
Questão 37 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Uma das principais formas de alteração de suporte

atualmente adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na conversão de um docu-
mento para o formato digital com uso de escâner ou outro dispositivo apropriado.
Questão 38 (CESPE-UNB/DF-TRANS/2008) A digitalização, sem a eliminação dos originais,

pode ser utilizada para potencializar o acesso aos documentos de guarda permanente.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 39 (CESPE-UNB/DFTRANS/2008) Em um programa de gestão de documentos, a

reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusivamente
quando o documento é recolhido ao arquivo permanente.
Questão 40 (CESPE-UNB/TST/2008) É possível a digitalização de documentos de necessi-

dade imediata para consulta administrativa, jurídica ou técnica, mesmo que eles já tenham
sido microfilmados.
Questão 41 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) A digitalização de documentos, ao contrário da

microfilmagem, não permite o acesso múltiplo.
Legislação acerca da Digitalização
Lei n. 12.682/2012
Art. 2ºA – Eliminação de Documentos Permanentes após a Digitalização
Questão 42 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acu-

mulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação
dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
Questão 43 (CESPE-UNB/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor se-

cundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida sua
versão original em papel.
Questão 44 (CESPE-UNB/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem ser

digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Questão 45 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica aos do-

cumentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os padrões
estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.
Questão 46 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) Os documentos considerados de valor permanen-

te, de acordo com a legislação em vigor, mesmo microfilmados ou digitalizados, não podem
ter seus originais em papel eliminados.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certificação Digital
Questão 47 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) Apesar da segurança que o certificado digital pro-

porciona, um contrato assinado digitalmente não possui o mesmo valor jurídico que aquele
firmado em cartório e na presença do tabelião.
Questão 48 (CESPE-UNB/DPU/2016) Apenas cidadãos brasileiros podem possuir certifica-

do digital da ICP/Brasil.
Questão 49 (CESPE-UNB/DPU/2016) O custo do certificado digital pode variar de acordo

com o tipo de portabilidade.
Questão 50 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identificação

segura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrô-
nicos, é comparável a uma identidade virtual.
Questão 51 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio eletrôni-

co, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do conteúdo da mensa-
gem enviada.
Questão 52 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais

significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Questão 53 (CESPE-UNB/MPOG/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais sig-
nificativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Questão 54 (CESPE-UNB/MPOG/2015) O certificado digital, que permite a identificação se-

gura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrôni-
cos, é comparável a uma identidade virtual.
Questão 55 (CESPE-UNB/INPI/2013) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas brasi-

leiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos documentos eletrônicos.

ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 57 (CESPE-UNB/STJ/2004) A legislação brasileira não reconhece o documento ele-

trônico como documento original.
Workflow
Questão 58 (CESPE-UNB/MEC/2011) A definição de um processo que será alvo de um ser-

viço de workflow deve ter como origem a análise dos processos de negócio da organização.
Questão 59 (CESPE-UNB/BACEN/2013) As atividades de um workflow devem incluir, mini-

mamente, atores que as executem, rotas que explicitam o encadeamento e o destino das ativi-
dades, documentos produzidos e consumidos durante a execução das atividades e regras que
devem ser respeitadas durante a execução das atividades.
GED
Questão 60 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) A tecnologia workflow, utilizada para

automação dos processos que envolvem documentos em uma organização, não é componen-
te obrigatório em um sistema de GED, mas é possível utilizá-la de forma integrada.
Questão 61 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) O GED aplica-se tanto às informações

estruturadas quanto às não estruturadas, em todas as etapas do ciclo documental.
Questão 62 (CESPE-UNB/ABIN/2010) O gerenciamento eletrônico de documentos, conjunto

de tecnologias utilizadas para organização da informação estruturada de um órgão ou entida-
de, pode ser dividido de acordo com as seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento,
armazenamento e distribuição.
Questão 63 (CESPE-UNB/MPU/2010) Denomina-se gerenciamento eletrônico de documen-

tos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de infor-
mação contida, especificamente, em documentos convencionais.
Questão 64 (CESPE-UNB/MS/2010) O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Do-

cumentos (SIGAD) é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalida-
des: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Questão 65 (CESPE-UNB/FUB/2008) Gestão eletrônica de documentos é o conjunto de tec-

nologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entida-
de, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazena-
mento e distribuição.
Questão 66 (CESPE-UNB/MS/2008) O gerenciamento eletrônico de documentos pode en-

globar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processa-
mento de formulários, indexação, gestão de documentos e repositórios.
Questão 67 (CESPE-UNB/DETRAN-PA/2006) A gestão eletrônica de documentos tem a fi-

nalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Questão 68 (CESPE-UNB/ANATEL/2004) O gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

é bastante eficaz em uma organização moderna e informatizada, já que elimina a necessidade
de se manter um acervo de documentos em papel.
Questão 69 (CESPE-UNB/COHAB-BAURU-SP/2004) Para uma organização moderna e in-

formatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O GED
elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.
SIGAD
Definição de SIGAD
Questão 70 (CESPE-UNB/STJ/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto

de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
destes.
Questão 71 (CESPE-UNB/TJ-AL/2012) O conjunto de procedimentos e operações técnicas,

característico do sistema de gestão arquivística de documentos que é processado por compu-
tador denomina-se
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
a) gestão de documentos digitais.

b) sistema de informação.
c) gestão arquivística de documentos.
d) gerenciamento eletrônico de documentos.
e) sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Questão 72 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) O sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos (SIGAD) compreende um software particular ou determinado número de softwa-
res integrados.
Questão 73 (CESPE-UNB/MS/2008) O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações

técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador.
SIGAD e a Gestão Arquivística de Documentos
Questão 74 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O uso de sistemas informatizados de gestão arqui-

vística de documentos supre a carência de gestão documental.
Questão 75 (CESPE-UNB/MPU/2013) O sistema informatizado de gestão arquivística (SI-

GAD) foi desenvolvido, inicialmente, para operar independentemente da existência de um pro-
grama de gestão arquivística de documentos.
Questão 76 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) A implementação do SIGAD depende, fundamen-

talmente, da estruturação do sistema a partir de um determinado conjunto de softwares inte-
grados, processados por computador, em substituição ao programa convencional de gestão
arquivística de documentos.
Questão 77 (CESPE-UNB/ABIN/2010) A implantação de um sistema informatizado de ges-

tão arquivística de documentos torna desnecessária a manutenção das atividades típicas de
um protocolo.
Questão 78 (CESPE-UNB/MPU/2010) O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de

Documentos (SIGAD) é desenvolvido em plataforma tecnológica própria e tem por finalidade
gerenciar todas as operações que envolvam documentos digitais, independentemente da exis-
tência ou não de programa de gestão arquivística na instituição.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 79 (CESPE-UNB/ME/2008) Na literatura arquivística, é unânime o reconhecimento

de que o sucesso de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
depende fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística
de documentos.
SIGAD e o Ciclo Vital dos Documentos
Questão 80 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades,

devem ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de docu-
mentos (SIGAD).
Questão 81 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) O SIGAD abrange os documentos armazenados nos

arquivos permanentes.
Questão 82 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Um sistema informatizado de gestão arquivística

de documentos (SIGAD) é um conjunto de
a) políticas, procedimentos, equipamentos e programas computacionais que produzem, pro-
cessam, armazenam e proveem acesso a informações produzidas ou recebidas pelo órgão ou
entidade.
b) procedimentos e operações técnicas que funcionam de modo integrado, com o objetivo de
garantir eficiência e eficácia à gestão arquivística de documentos.
c) tecnologias e funcionalidades que incluem captura, gerenciamento, armazenamento, distri-
buição, automação de fluxos de trabalho, digitalização, entre outras, utilizadas para organizar
a informação de um órgão que não esteja armazenada em banco de dados.
d) procedimentos e operações técnicas apoiado em um sistema informatizado, que, de acordo
com os princípios da gestão arquivística, visam ao controle do ciclo de vida dos documentos,
desde a produção até a destinação final.
e) operações técnicas e procedimentos relativos a produção, tramitação, uso, avaliação e ar-
quivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua destinação — eli-
minação ou recolhimento.
SIGAD e os Documentos Convencionais e Digitais
Questão 83 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) Um sistema informatizado de gestão arquivística

de documentos (SIGAD) é aplicável a sistemas híbridos, devendo, portanto, ser capaz de ge-
renciar simultaneamente documentos digitais e convencionais.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 84 (CESPE-UNB/CNJ/2013) De acordo com o e-ARQ Brasil, o Sistema Informatiza-

do de Gestão Arquivística de Documentos visa ao controle do ciclo de vida dos documentos,
sendo aplicável a sistemas híbridos.
Questão 85 (CESPE-UNB/FUB/2013) Os SIGADs não preveem o tratamento dos documen-

tos nos suportes tradicionais.
Questão 86 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) O SIGAD especifica todas as atividades e opera-

ções técnicas da gestão arquivística de documentos, exclusivamente para sistemas de ge-
renciamento de documentos digitais.
Questão 87 (CESPE-UNB/ABIN/2010) O sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar exclu-
sivamente documentos arquivísticos digitais em ambiente eletrônico.
Questão 88 (CESPE-UNB/ANEEL/2010) A limitação do sistema informatizado de gestão ar-

quivística de documentos está no fato de gerenciar apenas os documentos digitais.
Questão 89 (CESPE-UNB/MS/2010) Atualmente, as instituições públicas buscam implantar

sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico de documentos. Como tal recurso é apli-
cável apenas a informações produzidas em formato digital, é preciso buscar novas soluções,
com base em ferramentas analógicas, para ambientes convencionais ou híbridos, que con-
templem documentos de variados gêneros e suportes.
Questão 90 (CESPE-UNB/MCT/2008) Um programa de gestão arquivística de documentos

é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou
híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.

cumentos (SIGAD) é aplicado em ambientes híbridos, que utilizam documentos digitais e con-
vencionais.
Questão 92 (CESPE-UNB/CLDF/2006) Um sistema eletrônico de gerenciamento arquivísti-

co de documentos é um sistema informatizado cujos procedimentos visam garantir maior
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
eficiência e eficácia nas etapas de produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de do-
cumentos arquivísticos correntes e intermediários de uma instituição, sejam eles documentos
eletrônicos, convencionais, ou dos dois tipos simultaneamente.
Operações que Devem Constar em um SIGAD
Questão 93 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) Para garantir que os documentos arquivísticos digi-

tais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é
necessário que os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos incorporem
os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.
Requisitos Arquivísticos que Caracterizam um SIGAD
Questão 94 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) A captura, o armazenamento, a indexação e a recu-

peração de todos os tipos de documentos arquivísticos são requisitos que caracterizam um
SIGAD.
Questão 95 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) É dispensável a associação de metadados às unida-

des de arquivamento em um SIGAD.
Questão 96 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Um SIGAD pode operar sem um plano ou um código

de classificação, visto que a indexação permite o acesso aos documentos.
Questão 97 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) A integração de documentos digitais com os docu-

mentos convencionais constitui um dos objetivos do SIGAD.
Questão 98 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Entre os requisitos que caracterizam um SIGAD

está a gestão dos documentos a partir do plano de classificação, para que seja mantida a rela-
ção orgânica entre os documentos e garantida a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao
longo do tempo, aos documentos arquivísticos.
Questão 99 (CESPE-UNB/EBC/2011) Um SIGAD pode funcionar sem incorporar um plano de

classificação, utilizando a própria estrutura de diretórios e subdiretórios.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Diferenças entre GED e SIGAD
Questão 100 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) A diferença entre um gerenciamento eletrônico de

documentos (GED) e um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
consiste no tratamento compartimentado de documentos que este último realiza.
Questão 101 (CESPE-UNB/STJ/2015) No tratamento da documentação, o gerenciamento ele-

trônico de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de, no
primeiro, uma política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política
arquivística e de maneira compartimentada.
Questão 102 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Os softwares de gestão eletrônica de documentos

(GED) ou de gestão de documentos eletrônicos são caracterizados como SIGAD.
Questão 103 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) A diferença entre o gerenciamento eletrônico de do-

cumentos (GED) e o SIGAD é que o GED parte de uma concepção orgânica e o SIGAD trata os
documentos de maneira compartimentada.
Questão 104 (CESPE-UNB/ABIN/2010) Tanto no gerenciamento eletrônico de documentos

quanto no sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, os documentos são
tratados em uma concepção orgânica, na qual os documentos possuem uma inter-relação que
reflete as atividades da instituição que os criou.
Preservação de Documentos Digitais
Questão 105 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O armazenamento e a garantia da legibilidade de

documentos eletrônicos requerem o desenvolvimento de ações que possibilitem a minimiza-
ção de riscos, destacando-se, entre elas, a preservação e a migração de mídias, com vistas a
evitar os riscos da obsolescência tecnológica.
Questão 106 (CESPE-UNB/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) A digitalização, apesar de muito

utilizada para a preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.
b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 107 (CESPE-UNB/MPU/2013) A definição de um formato para os documentos ar-

quivísticos digitais é tema das discussões atuais acerca da preservação de documentos de
arquivo.
Questão 108 (CESPE-UNB/STF/2013) A definição de um formato para os documentos de ar-

quivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses documentos.
Questão 109 (CESPE-UNB/TELEBRÁS/2013) A preservação de documentos digitais tem a fi-

nalidade de manter o acesso contínuo à informação, garantindo sua autenticidade mediante o
uso de diversas estratégias, tais como a prevenção da obsolescência tecnológica de hardware,
software e formato, e os procedimentos de migração, atualização e conversão.
Questão 110 (CESPE-UNB/TRT-17ª/2013) A definição de um formato de arquivo para a cria-

ção de documentos digitais arquivísticos é uma atividade vinculada à preservação de docu-
mentos.
Questão 111 (CESPE-UNB/MPE-PI/2012) Um dos aspectos a serem considerados na preser-

vação de documentos são os formatos dos arquivos, visto que diferentes formatos e versões
apresentam especificação técnica própria, que inclui a determinação das informações e da
ordem de gravação no arquivo físico, composto por códigos binários.
Questão 112 (CESPE-UNB/IFB/2011) A preservação dos documentos digitais tem como foco
a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto, pode implicar mudança de
suporte e formato desses documentos, bem como atualização do seu ambiente tecnológico.
Questão 113 (CESPE-UNB/MPU/2010) O problema relacionado à obsolescência dos equipa-

mentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documentos digi-
tais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
Questão 114 (CESPE-UNB/TRE-MT/2010) A migração de suportes é uma técnica importante

para combater a rápida obsolescência de software e hardware, que compromete a preserva-
ção de documentos digitais.
Questão 115 (CESPE-UNB/ANTAQ/2009) A manutenção e a atualização do ambiente tecno-

lógico relacionado a software, hardware, formatos de arquivo e mídias de armazenamento
digital estão relacionadas diretamente com a questão da preservação digital.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 116 (CESPE-UNB/UNIPAMPA/2009) No caso dos documentos eletrônicos, o conte-

údo informacional é inseparável do suporte no qual foi registrado, havendo alto grau de integri-
dade do conteúdo.
Questão 117 (CESPE-UNB/FUB/2008) A perda da informação ocasionada pela obsolescên-

cia tecnológica e a falta de manutenção e tratamento dos documentos eletrônicos são fatores
que põem em risco a segurança da informação arquivística.
Questão 118 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) A obsolescência de software e hardware é um dos

principais problemas para a preservação dos documentos digitais.
Questão 119 (CESPE-UNB/FUNAG/2005) Ao utilizar recursos da informática, é preciso estar

atento à obsolescência dos equipamentos, dos softwares e dos suportes/formatos emprega-
dos; é necessário investimento financeiro elevado e contínuo em infraestrutura tecnológica e
capacitação de recursos humanos.
Questão 120 (CESPE-UNB/STJ/2004) Na conservação dos documentos digitais, é aconselhá-

vel a transferência periódica dos dados para outros suportes.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
GABARITO
1. E 31. E 61. E 91. C
2. E 32. E 62. E 92. C
3. E 33. E 63. E 93. C
4. E 34. C 64. E 94. C
5. C 35. C 65. C 95. E
6. E 36. C 66. C 96. E
7. C 37. C 67. C 97. C
8. E 38. C 68. E 98. C
9. E 39. E 69. E 99. E
10. E 40. C 70. C 100. E
11. E 41. E 71. e 101. E
12. C 42. E 72. C 102. E
13. E 43. C 73. C 103. E
14. C 44. E 74. E 104. E
15. E 45. E 75. E 105. C
16. C 46. C 76. E 106. e
17. C 47. E 77. E 107. C
18. E 48. E 78. E 108. C
19. C 49. C 79. C 109. C
20. E 50. C 80. E 110. C
21. E 51. C 81. E 111. C
22. C 52. C 82. d 112. C
23. E 53. C 83. C 113. E
24. C 54. C 84. C 114. C
25. E 55. C 85. E 115. C
26. C 56. C 86. E 116. E
27. C 57. E 87. E 117. C
28. E 58. C 88. E 118. C
29. C 59. C 89. E 119. C
30. C 60. C 90. C 120. C
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
GABARITO COMENTADO
Documentos Digitais
Questão 1 (CESPE-UNB/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produtivida-

de são vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o acesso
aos estoques de informações e a distribuição de dados e informações.
Errado.
Na verdade, a utilização de documentos em meio digital tem como vantagem a maior facilida-
de de acesso às informações, uma vez que estas podem ser disponibilizadas em rede e, assim,
estarem disponíveis de forma rápida e simultânea por diferentes usuários.
Questão 2 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arquivísti-

cos digitalizados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
Errado.
Documentos em meio digital, sejam digitalizados ou natodigitais (aqueles já criados em meio
digital) devem receber o mesmo tratamento arquivístico dispensados aos documentos tradi-
cionais, o que implica a aplicação do plano de classificação, na organização destes documen-
tos, e da tabela de temporalidade, no controle dos prazos de arquivamento.
Questão 3 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser consi-

derado documento arquivístico.
Errado.
Informações em sistemas digitais, como bases de dados, são considerados parte do arquivo
da instituição, ao contrário do que afirma o item.
Questão 4 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de

acordo com a tabela de temporalidade.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Os documentos eletrônicos ou em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivísti-
co dado aos documentos em meio tradicional, ou seja, também devem ter seu prazo de guarda
controlados por meio da tabela de temporalidade.

Certo.
Os documentos eletrônicos ou em meio digital devem receber tratamento arquivístico da mes-
ma forma que os documentos em meio tradicional.
Questão 6 (CESPE-UNB/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígitos biná-

rios.
Errado.
Os documentos digitais são gravados em sistema informatizado, onde as informações são
representadas por meio de dígitos binários (0 e 1).
Questão 7 (CESPE-UNB/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram digi-

talizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma organização diferen-
te daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos os tipos de documentos
têm naturezas diversas.
Certo.
Os documentos em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivístico dado aos
documentos em meio tradicional, no que se refere ao controle de prazos de guarda, aplicação
da tabela de temporalidade controle de tramitação, acesso, e demais controles relacionados à
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda

Errado.
Os documentos em meio digital devem receber todos os procedimentos de controle arquivísti-
cos aplicados aos documentos em suportes tradicionais.
Questão 9 (CESPE-UNB/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos di-

gitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por
processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais inde-
pende do uso de softwares específicos ou de computadores.
Errado.
A bibliografia arquivística prevê três formas para criação de documentos digitais: por meio do
software específica, por meio da digitalização ou por meio de sistemas gerenciadores de ban-
cos de dados (SGBDs).
Questão 10 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela ANA-

TEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não integram o
arquivo da ANATEL.
Errado.
Documentos produzidos em formato digital integram o arquivo da instituição.
Questão 11 (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes docu-

mentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inal-
terado.
Errado.
Documentos natodigitais (nascidos em meio digital) também faze parte do arquivo da insti-
tuição e devem receber o mesmo tratamento arquivístico dado aos documentos em outros
suportes tradicionais.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 12 (CESPE-UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos

no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos, devem
receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
Certo.
Os documentos digitais também são considerados documentos arquivísticos.
Questão 13 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrô-

nico, sítios na Internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos arquivísticos
digitais.
Errado.
O item apresenta corretamente exemplos de documentos arquivísticos digitais.
Questão 14 (CESPE-UNB/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos

Eletrônicos.
Certo.
A gestão de documentos se aplica a todos os documentos, independentemente do suporte.
Questão 15 (CESPE-UNB/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por sis-

temas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de
dados, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema espe-
cífico.
Errado.
O item apresenta corretamente as três formas pelas quais os documentos digitais podem ser
gerados.
Questão 16 (CESPE-UNB/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio de

sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e(ou) com o uso
de software ou sistema específico.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
O item apresenta as três maneiras que podem ser utilizadas para criação de documentos digi-
tais, de acordo com a bibliografia arquivística.
Questão 17 (CESPE-UNB/TELEBRAS/2013) Documentos de natureza digital, ou seja, produ-

zidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens de
correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser
considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas de
Certo.
Documentos de natureza digital também são considerados documentos de arquivo de devem,
sim, ser incluídos nos sistemas de gestão de documentos das instituições.
Questão 18 (CESPE-UNB/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser

constituídos de documentos originários das atividades-meio e fim e produzidos em variados
suportes documentais, inclusive o digital.
Errado.
Documentos gravados em meio digital também fazem parte do arquivo da instituição.
Questão 19 (CESPE-UNB/FUB/2011) As páginas e a correspondência eletrônica, ainda que

produzidos ou recebidos no decorrer das atividades da instituição, não são considerados do-
cumentos de arquivo por não constituírem provas dessas atividades, visto que carecem de
suporte material e de elementos de validação, como assinaturas e carimbos.
Certo.
Informações em meio digital fazem sim, parte do arquivo da instituição, e não o contrário,
como afirma o item.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 20 (CESPE-UNB/MEC/2011) Com o advento das novas tecnologias de gerencia-

mento eletrônico de documentos, as tabelas de temporalidade documental não são mais uti-
lizadas para controle de acervos, dado o seu alto custo de manutenção.
Errado.
Na verdade, os documentos em meio digital devem, sim, ser sujeitos ao controle dos prazos
de guarda dos documentos, de forma que a tabela de temporalidade deve ser aplicada a esta
documentação, ao contrário do que afirma o item.
Questão 21 (CESPE-UNB/SEGER-ES/2011) Apenas os documentos digitais arquivísticos

devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
Errado.
Um programa de gestão de documentos deve envolver todos os documentos arquivísticos da
instituição, e não apenas os digitais, como afirma o item.
Questão 22 (CESPE-UNB/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma instituição

pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
Certo.
Uma base de dados pode ser considerada do gênero informático, e faz parte do arquivo da
instituição.
Questão 23 (CESPE-UNB/UNIPAMPA/2009) Os documentos eletrônicos produzidos ou re-

cebidos no desenvolvimento das atividades de uma empresa ou órgão público, por causa da
especificidade do suporte, não são considerados documentos de arquivo.
Errado.
Documentos em meio digital acumulados pela entidade do decorrer de suas atividades são,
sim, considerados documentos de arquivo.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 24 (CESPE-UNB/FUB/2008) O sítio da UnB na Internet é um exemplo de documento

arquivístico digital.
Certo.
O site (sítio) da UnB é, realmente, exemplo de documento arquivístico digital.
Questão 25 (CESPE-UNB/FUB/2008) A gestão do correio eletrônico ou de mensagens ele-

trônicas está fora do âmbito da gestão de documentos, pois essas mensagens eletrônicas
não são consideradas arquivísticas.
Errado.
Mensagens eletrônicas são, sim, consideradas documentos de arquivo, ao contrário do que
afirma o item.
Questão 26 (CESPE-UNB/MCT/2008) São exemplos de documentos arquivísticos digitais:

as planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, bases de dados
e, também, textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras.
Certo.
O item apresenta corretamente exemplos de documentos arquivísticos em meio digital.
Digitalização
Questão 27 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) Uma das indicações para a digitalização de docu-

mentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação.
Certo.
A principal vantagem da digitalização de documentos é a facilidade de acesso aos mesmos, o
que torna esta tecnologia uma excelente opção em situações que demandam necessidade de
acesso múltiplo e rápido às informações.
Questão 28 (CESPE-UNB/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um docu-

mento destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Não há a necessidade de se efetuar a digitalização de documentos quando da sua eliminação.
A digitalização pode ser adotada nas instituições como forma de facilitar o acesso às informa-
ções, mas não como pré-requisito para sua eliminação, como afirma o item.
Questão 29 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade da

imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a
resolução óptica adotada no escaneamento.
Certo.
A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores: da resolução óptica ado-
tada no escaneamento, da profundidade de bit, dos processos de interpolação (quando utili-
zados) e dos níveis de compressão, além das características dos próprios equipamentos e
técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
Questão 30 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a redu-

ção do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
Certo.
Uma das vantagens da digitalização é permitir a conservação dos documentos originais, que
podem ser guardados enquanto sua cópia digitalizada é utilizada no dia a dia da instituição.
Questão 31 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitaliza-

ção deve ser considerado como documento original.
Errado.
A digitalização de documentos resulta numa cópia do documento, que, de acordo com a le-
gislação vigente, até pode, se realizada com critérios específicos e desde que não se trate de
documentos permanentes (de valor histórico), substituir os documentos originais. De qualquer
forma, a versão digitalizada, ainda que tenha valor legal, não deixa de ser uma cópia do docu-
mento original.
Questão 32 (CESPE-UNB/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao proces-

so de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira que
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes da aplicação da

tabela de temporalidade.
Errado.
Os documentos a serem digitalizados já foram submetidos à tabela de temporalidade, pois é
necessário levar em consideração o prazo de guarda dos mesmos para verificar a viabilidade
ou não de sua digitalização.
Questão 33 (CESPE-UNB/DPU/2016) Digitalização é o procedimento a ser adotado antes da

eliminação de qualquer processo com trânsito em julgado.
Errado.
A eliminação de documentos não exige, necessariamente, sua prévia digitalização, como o
item afirma.
Questão 34 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é dirigi-

da ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Certo.
O item apresenta corretamente vantagens da digitalização de documentos de arquivo. Hoje,
com a validade jurídica da digitalização, após legislação de 2020, também pode ser utilizada
como forma de ganhar espaço nos arquivos.
Questão 35 (CESPE-UNB/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é aconse-

lhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente
por diferentes usuários.
Certo.
A digitalização permite acesso rápido e simultâneo aos documentos e é indicada no caso em
questão.
Questão 36 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Uma das vantagens da digitalização de documentos

é preservar o original do manuseio intenso.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
O item apresenta uma das vantagens da digitalização de documentos.
Questão 37 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Uma das principais formas de alteração de suporte

atualmente adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na conversão de um docu-
mento para o formato digital com uso de escâner ou outro dispositivo apropriado.
Certo.
O item apresenta corretamente um resumo do processo de digitalização de documentos.
Questão 38 (CESPE-UNB/DF-TRANS/2008) A digitalização, sem a eliminação dos originais,

pode ser utilizada para potencializar o acesso aos documentos de guarda permanente.
Certo.
O item apresenta uma das aplicações da digitalização nos arquivos.
Questão 39 (CESPE-UNB/DFTRANS/2008) Em um programa de gestão de documentos, a

reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusivamente
quando o documento é recolhido ao arquivo permanente.
Errado.
A digitalização, assim, como a microfilmagem, pode ser aplicada tanto aos documentos per-
manentes, quanto aos documentos temporários. No caso da digitalização, inclusive, esta pode
ser aplicada visando a eliminação de originais não permanentes, visando ganho de espaço nos
arquivos.
Questão 40 (CESPE-UNB/TST/2008) É possível a digitalização de documentos de necessi-

dade imediata para consulta administrativa, jurídica ou técnica, mesmo que eles já tenham
sido microfilmados.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
Nada impede que documentos que já tenham sido microfilmados sejam digitalizados, para
facilitar o acesso a eles.
Questão 41 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) A digitalização de documentos, ao contrário da

microfilmagem, não permite o acesso múltiplo.
Errado.
O acesso múltiplo aos documentos é, na verdade, uma das principais vantagens da digitaliza-
ção.
Legislação acerca da Digitalização
Lei n. 12.682/2012
Art. 2ºA - Eliminação de Documentos Permanentes após a Digitalização
Questão 42 (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acu-

mulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação
dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
Errado.
A legislação atual (Lei 12.682/2020 atualizada pela Lei 13.874/2019) até permite a elimina-
ção de documentos originais após sua digitalização, desde que tenham sido digitalizados a
partir dos critérios estabelecidos em legislação específica e desde que não sejam de caráter
permanente (de valor histórico). O artigo 2ºA desta lei prevê que “§ 1º Após a digitalização,
constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o
original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação
observará o disposto na legislação específica”.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 43 (CESPE-UNB/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor se-

cundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida sua
versão original em papel.
Certo.
O item apresenta corretamente o que está previsto no artigo 2º A da Lei 12.682/2012, atuali-
zada pela Lei 13.874/2019.
Questão 44 (CESPE-UNB/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem ser

digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Errado.
Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que tenham sido digitalizados, de
acordo com o artigo 2ºA da Lei 12.682/2012, atualizada pela Lei 13.874/2019, que prevê: “§ 1º
Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos
no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico,
cuja preservação observará o disposto na legislação específica”.
Questão 45 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica aos do-

cumentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os padrões
estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.
Errado.
Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que tenham sido digitalizados
(artigo 2ºA da Lei 12.682/2012, atualizada pela Lei 13.874/2019) ou microfilmados, de acordo
com a legislação vigente.
Questão 46 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) Os documentos considerados de valor permanen-

te, de acordo com a legislação em vigor, mesmo microfilmados ou digitalizados, não podem
ter seus originais em papel eliminados.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
A legislação brasileira realmente não autoriza a eliminação de documentos permanentes, ain-
da que tenham sido digitalizados ou microfilmados. No caso dos documentos digitalizados,
esta previsão está contida no artigo 2ºA da Lei 12.682/2012, conhecida como a Lei da Di-
gitalização, que em seu § 1º, afirma que “após a digitalização, constatada a integridade do
documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído,
ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legis-
lação específica”.
Certificação Digital
Questão 47 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) Apesar da segurança que o certificado digital pro-

porciona, um contrato assinado digitalmente não possui o mesmo valor jurídico que aquele
firmado em cartório e na presença do tabelião.
Errado.
Um documento assinado com certificação digital tem total validade jurídica, da mesma forma
que um documento assinado em cartório, na presença do tabelião.
Questão 48 (CESPE-UNB/DPU/2016) Apenas cidadãos brasileiros podem possuir certifica-

do digital da ICP/Brasil.
Errado.
O certificado digital, emitido pela ICP-Brasil, não está restrito a cidadãos brasileiros.
Questão 49 (CESPE-UNB/DPU/2016) O custo do certificado digital pode variar de acordo

com o tipo de portabilidade.
Certo.
O certificado digital pode ser emitido, por exemplo, em token, cartão ou mesmo em arquivo a
ser salvo na própria máquina em que será utilizado.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 50 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identificação

segura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrô-
nicos, é comparável a uma identidade virtual.
Certo.
A certificação digital é uma espécie de identidade virtual, que identifica o usuário em sistemas
informatizados.
Questão 51 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio eletrôni-

co, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do conteúdo da mensa-
gem enviada.
Certo.
Mensagens de correio eletrônico podem ser assinadas por meio da certificação digital, garan-
tindo a segurança da informação, sua integridade (não pode ser alterado) e inviolabilidade.
Questão 52 (CESPE-UNB/MP-ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais

significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Certo.
O poder judiciário brasileiro utiliza a certificação digital na implantação do Processo Judicial
Eletrônico.
Questão 53 (CESPE-UNB/MPOG/2015) A certificação digital tem tido um dos usos mais sig-
nificativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Certo.
O poder judiciário brasileiro utiliza a certificação digital na implantação do Processo Judicial
Eletrônico.
Questão 54 (CESPE-UNB/MPOG/2015) O certificado digital, que permite a identificação se-

gura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrôni-
cos, é comparável a uma identidade virtual.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
A certificação digital é uma espécie de identidade virtual, que identifica o usuário em sistemas
informatizados.

Certo.
É a ICP-Brasil que emite a certificação digital no Brasil, de acordo com a MP 2.200-2/2001.

Certo.
A certificação digital, que permite conferir a um documento criado em meio digital assinatura
eletrônica, dando a este validade jurídica e status de original, é emitida e controlada no país
pela ICP-Brasil, como bem afirma o item.
Questão 57 (CESPE-UNB/STJ/2004) A legislação brasileira não reconhece o documento

eletrônico como documento original.
Errado.
Na verdade, a certificação digital, que dá a documentos digitais validade jurídica, é reconhecida
pela legislação brasileira.
Workflow
Questão 58 (CESPE-UNB/MEC/2011) A definição de um processo que será alvo de um ser-

viço de workflow deve ter como origem a análise dos processos de negócio da organização.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
O item apresenta corretamente uma característica da ferramenta workflow.
Questão 59 (CESPE-UNB/BACEN/2013) As atividades de um workflow devem incluir, mini-

mamente, atores que as executem, rotas que explicitam o encadeamento e o destino das ati-
vidades, documentos produzidos e consumidos durante a execução das atividades e regras
que devem ser respeitadas durante a execução das atividades.
Certo.
O item apresenta corretamente um resumo do funcionamento de um workflow.
GED
Questão 60 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) A tecnologia workflow, utilizada para

automação dos processos que envolvem documentos em uma organização, não é compo-
nente obrigatório em um sistema de GED, mas é possível utilizá-la de forma integrada.
Certo.
O item apresenta corretamente uma característica de um sistema de GED.
Questão 61 (CESPE-UNB/SEBRAE NACIONAL/2011) O GED aplica-se tanto às informações

estruturadas quanto às não estruturadas, em todas as etapas do ciclo documental.
Errado.
Na verdade, o GED (Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos) lida com informações não
estruturadas (que não estão em formato de bancos de dados).
Questão 62 (CESPE-UNB/ABIN/2010) O gerenciamento eletrônico de documentos, conjunto

de tecnologias utilizadas para organização da informação estruturada de um órgão ou enti-
dade, pode ser dividido de acordo com as seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento,
armazenamento e distribuição.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Na verdade, o GED trabalha com o controle de informações não estruturadas, e não estrutura-
das (que seriam os bancos de dados), como afirma o item.
Questão 63 (CESPE-UNB/MPU/2010) Denomina-se gerenciamento eletrônico de documen-

tos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de infor-
mação contida, especificamente, em documentos convencionais.
Errado.
Na verdade, GED, ou gerenciamento eletrônico de documentos é o conjunto de tecnologias uti-
lizadas para organização da informação não estruturada de um órgão, e não simplesmente o
conjunto de tecnologias utilizadas para a digitalização e armazenamento, como afirma o item.

cumentos (SIGAD) é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalida-
des: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Errado.
O item traz a definição de GED, previsto no e-Arq Brasil, e não de SIGAD, como afirma o item.
Questão 65 (CESPE-UNB/FUB/2008) Gestão eletrônica de documentos é o conjunto de tec-

nologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entida-
de, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazena-
mento e distribuição.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de GED previsto no e-Arq Brasil.
Questão 66 (CESPE-UNB/MS/2008) O gerenciamento eletrônico de documentos pode en-

globar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processa-
mento de formulários, indexação, gestão de documentos e repositórios.
Certo.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
O item apresenta corretamente informações a respeito do GED, gerenciamento eletrônico de

documentos.
Questão 67 (CESPE-UNB/DETRAN-PA/2006) A gestão eletrônica de documentos tem a fina-

lidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Certo.
O item traz corretamente a finalidade da implantação de um sistema de GED na instituição.
Questão 68 (CESPE-UNB/ANATEL/2004) O gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

é bastante eficaz em uma organização moderna e informatizada, já que elimina a necessidade
de se manter um acervo de documentos em papel.
Errado.
Na verdade, o GED visa a gerenciar as informações desde sua criação até o seu arquivamento.
As informações podem originalmente estar armazenadas em mídias analógicas ou digitais.
Ou seja, o fato de existir um sistema de GED na instituição não significa que seu arquivo não
contenha documentos e papel, como afirma o item.
Questão 69 (CESPE-UNB/COHAB-BAURU-SP/2004) Para uma organização moderna e in-

formatizada, existe o que se chama de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O
GED elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.
Errado.
Na verdade, o GED visa a gerenciar as informações desde sua criação até o seu arquivamento.
As informações podem originalmente estar armazenadas em mídias analógicas ou digitais.
Ou seja, o fato de existir um sistema de GED na instituição não significa que seu arquivo não
contenha documentos e papel, como afirma o item.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
SIGAD
Definição de SIGAD
Questão 70 (CESPE-UNB/STJ/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto

de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
destes.
Certo.
O e-Arq Brasil define SIGAD como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas, ca-
racterístico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados,
adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes”.
Questão 71 (CESPE-UNB/TJ-AL/2012) O conjunto de procedimentos e operações técnicas,

característico do sistema de gestão arquivística de documentos que é processado por com-
putador denomina-se
a) gestão de documentos digitais.
b) sistema de informação.
c) gestão arquivística de documentos.
d) gerenciamento eletrônico de documentos.
e) sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Letra e.
O enunciado se refere ao SIGAD, Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Questão 72 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) O sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos (SIGAD) compreende um software particular ou determinado número de softwa-
res integrados.
Certo.
O item traz corretamente aspectos acerca do SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arqui-
vística de documentos, de acordo com o previsto no e-Arq Brasil.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 73 (CESPE-UNB/MS/2008) O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações

técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de SIGAD, prevista no e-Arq Brasil.
SIGAD e a Gestão Arquivística de Documentos
Questão 74 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O uso de sistemas informatizados de gestão arqui-

vística de documentos supre a carência de gestão documental.
Errado.
O e-Arq Brasil afirma que “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implemen-
tação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos”, ou seja, o uso de SIGAD
não supre a carência (dispensa) a gestão documental, como afirma o item.
Questão 75 (CESPE-UNB/MPU/2013) O sistema informatizado de gestão arquivística (SI-

GAD) foi desenvolvido, inicialmente, para operar independentemente da existência de um pro-
grama de gestão arquivística de documentos.
Errado.
O e-Arq Brasil afirma que “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implemen-
tação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos”, e não o contrário, como
afirma o item.
Questão 76 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) A implementação do SIGAD depende, fundamen-

talmente, da estruturação do sistema a partir de um determinado conjunto de softwares inte-
grados, processados por computador, em substituição ao programa convencional de gestão
Errado.
Na verdade, de acordo com o e-Arq Brasil, “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmen-
te, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos, en-
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
tendendo este programa o programa convencional (não necessariamente de documentos em

meio digital”.
Questão 77 (CESPE-UNB/ABIN/2010) A implantação de um sistema informatizado de ges-

tão arquivística de documentos torna desnecessária a manutenção das atividades típicas de
um protocolo.
Errado.
Segundo o e-Arq Brasil, “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementa-
ção prévia de um programa de gestão arquivística de documentos”. As atividades de protocolo,
que visam o controle da tramitação dos documentos, fazem parte de um programa de gestão
documental e, portanto, são imprescindíveis em um SIGAD, e não o contrário, como o item
afirma.
Questão 78 (CESPE-UNB/MPU/2010) O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de

Documentos (SIGAD) é desenvolvido em plataforma tecnológica própria e tem por finalida-
de gerenciar todas as operações que envolvam documentos digitais, independentemente da
existência ou não de programa de gestão arquivística na instituição.
Errado.
O e-Arq Brasil afirma que “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementa-
ção prévia de um programa de gestão arquivística de documentos”.
Questão 79 (CESPE-UNB/ME/2008) Na literatura arquivística, é unânime o reconhecimen-

to de que o sucesso de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD) depende fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão
Certo.
O e-Arq Brasil afirma que “o sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementa-
ção prévia de um programa de gestão arquivística de documentos”.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
SIGAD e o Ciclo Vital dos Documentos
Questão 80 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades,

devem ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de do-
cumentos (SIGAD).
Errado.
A gestão de documentos compreende as atividades e procedimentos técnicos realizados nas
idades corrente e intermediária. Um SIGAD, portanto, também é implementado nas duas pri-
meiras idades, não compreendendo as atividades da idade permanente do ciclo vital dos do-
cumentos.
Questão 81 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) O SIGAD abrange os documentos armazenados nos

arquivos permanentes.
Errado.
Um programa de gestão de documentos envolve apenas as idades corrente e intermediária.
Um SIGAD (Sistema Integrado de Gestão Arquivística de Documentos), portanto, também es-
tará vinculado a estas duas idades.
Questão 82 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Um sistema informatizado de gestão arquivística

de documentos (SIGAD) é um conjunto de
a) políticas, procedimentos, equipamentos e programas computacionais que produzem, pro-
cessam, armazenam e proveem acesso a informações produzidas ou recebidas pelo órgão ou
entidade.
b) procedimentos e operações técnicas que funcionam de modo integrado, com o objetivo de
garantir eficiência e eficácia à gestão arquivística de documentos.
c) tecnologias e funcionalidades que incluem captura, gerenciamento, armazenamento, dis-
tribuição, automação de fluxos de trabalho, digitalização, entre outras, utilizadas para organi-
zar a informação de um órgão que não esteja armazenada em banco de dados.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
d) procedimentos e operações técnicas apoiado em um sistema informatizado, que, de acor-

do com os princípios da gestão arquivística, visam ao controle do ciclo de vida dos documen-
tos, desde a produção até a destinação final.
e) operações técnicas e procedimentos relativos a produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua destinação —
eliminação ou recolhimento.
Letra d.
O e-Arq Brasil define SIGAD como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas que
visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final,
seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema infor-
matizado”. Verificamos que o item D traz exatamente esta definição.
SIGAD e os Documentos Convencionais e Digitais
Questão 83 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) Um sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos (SIGAD) é aplicável a sistemas híbridos, devendo, portanto, ser capaz de geren-
ciar simultaneamente documentos digitais e convencionais.
Certo.
O e-Arq Brasil afirma que “o SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam docu-
mentos digitais e documentos convencionais”.
Questão 84 (CESPE-UNB/CNJ/2013) De acordo com o e-ARQ Brasil, o Sistema Informatiza-

do de Gestão Arquivística de Documentos visa ao controle do ciclo de vida dos documentos,
sendo aplicável a sistemas híbridos.
Certo.
Os SIGADs devem prever o tratamento tanto de documentos em meio digital como os docu-
mentos em suportes tradicionais. É o que o e-Arq Brasil chama de sistema de arquivamento
híbrido.
Questão 85 (CESPE-UNB/FUB/2013) Os SIGADs não preveem o tratamento dos documen-

tos nos suportes tradicionais.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Na verdade, os SIGADs preveem, sim o tratamento tanto de documentos em meio digital como
os documentos em suportes tradicionais. É o que o e-Arq Brasil chama de sistema de arquiva-
mento híbrido.
Questão 86 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) O SIGAD especifica todas as atividades e opera-

ções técnicas da gestão arquivística de documentos, exclusivamente para sistemas de ge-
renciamento de documentos digitais.
Errado.
De acordo com o e-Arq Brasil, “o SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam
documentos digitais e documentos convencionais”.
Questão 87 (CESPE-UNB/ABIN/2010) O sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar exclu-
sivamente documentos arquivísticos digitais em ambiente eletrônico.
Errado.
documentos digitais e documentos convencionais”, e não apenas aos documentos digitais,
como afirma o item.
Questão 88 (CESPE-UNB/ANEEL/2010) A limitação do sistema informatizado de gestão ar-

quivística de documentos está no fato de gerenciar apenas os documentos digitais.
Errado.
documentos digitais e documentos convencionais”. Ou seja, o SIGAD não gerencia apenas do-
cumentos digitais, como afirma o item.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 89 (CESPE-UNB/MS/2010) Atualmente, as instituições públicas buscam implantar

sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico de documentos. Como tal recurso é apli-
cável apenas a informações produzidas em formato digital, é preciso buscar novas soluções,
com base em ferramentas analógicas, para ambientes convencionais ou híbridos, que con-
templem documentos de variados gêneros e suportes.
Errado.
documentos digitais e documentos convencionais”. Ou seja, o SIGAD não gerencia apenas do-
cumentos digitais, como afirma o item.
Questão 90 (CESPE-UNB/MCT/2008) Um programa de gestão arquivística de documentos

é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou
híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.
Certo.
O item apresenta corretamente informações a respeito da aplicação de um programa de ges-
tão arquivística de documentos.

cumentos (SIGAD) é aplicado em ambientes híbridos, que utilizam documentos digitais e con-
vencionais.
Certo.
O item apresenta corretamente caraterística de um SIGAD, prevista no e-Arq Brasil.
Questão 92 (CESPE-UNB/CLDF/2006) Um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico

de documentos é um sistema informatizado cujos procedimentos visam garantir maior efi-
ciência e eficácia nas etapas de produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de docu-
mentos arquivísticos correntes e intermediários de uma instituição, sejam eles documentos
eletrônicos, convencionais, ou dos dois tipos simultaneamente.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
O item apresenta corretamente caraterística de um SIGAD, prevista no e-Arq Brasil.
Operações que Devem Constar em um SIGAD
Questão 93 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) Para garantir que os documentos arquivísticos digi-

tais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é ne-
cessário que os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos incorporem
os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.
Certo.
O item traz corretamente aspectos acerca do SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arqui-
vística). O e-Arq Brasil afirma que “Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos,
aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e
destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação
a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autên-
ticos”.
Requisitos Arquivísticos que Caracterizam um SIGAD
Questão 94 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) A captura, o armazenamento, a indexação e a recu-

peração de todos os tipos de documentos arquivísticos são requisitos que caracterizam um
SIGAD.
Certo.
O item apresenta um dos requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD, de acordo com
o e-Arq Brasil.
Questão 95 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) É dispensável a associação de metadados às unida-

des de arquivamento em um SIGAD.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Um dos requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD, de acordo com o e-Arq Brasil é
a “implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, do-
cumental e tecnológico”. Ou seja, não é um requisito dispensável, como afirma o item.
Questão 96 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Um SIGAD pode operar sem um plano ou um código

de classificação, visto que a indexação permite o acesso aos documentos.
Errado.
Um dos requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD é a “gestão dos documentos a
partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos”.
Questão 97 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) A integração de documentos digitais com os docu-

mentos convencionais constitui um dos objetivos do SIGAD.
Certo.
O item apresenta um dos requisitos arquivísticos que devem estar presentes em um SIGAD, de
acordo com o previsto no e-Arq Brasil.
Questão 98 (CESPE-UNB/TCE-ES/2013) Entre os requisitos que caracterizam um SIGAD

está a gestão dos documentos a partir do plano de classificação, para que seja mantida a re-
lação orgânica entre os documentos e garantida a confiabilidade, a autenticidade e o acesso,
ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos.
Certo.
O item apresenta corretamente um dos requisitos arquivísticos que devem constar em um SI-
GAD, de acordo com o e-Arq Brasil.
Questão 99 (CESPE-UNB/EBC/2011) Um SIGAD pode funcionar sem incorporar um plano de

classificação, utilizando a própria estrutura de diretórios e subdiretórios.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Na verdade, o e-Arq Brasil apresenta como requisito arquivístico necessário a um SIGAD “a
gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica en-
tre os documentos”.
Diferenças entre GED e SIGAD
Questão 100 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) A diferença entre um gerenciamento eletrônico de

documentos (GED) e um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SI-
GAD) consiste no tratamento compartimentado de documentos que este último realiza.
Errado.
O e-Arq Brasil afirma que “um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquan-
to o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem
uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou”, ou seja, exatamente o
contrário do que o item afirma.
Questão 101 (CESPE-UNB/STJ/2015) No tratamento da documentação, o gerenciamento

eletrônico de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de,
no primeiro, uma política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política
arquivística e de maneira compartimentada.
Errado.
Na verdade, segundo o e-Arq Brasil, o SIGAD organiza as informações de maneira orgânica e o
SIGAD trabalha as informações de maneira compartimentada, ou seja, exatamente o contrário
do que o item afirma.
Questão 102 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Os softwares de gestão eletrônica de documentos

(GED) ou de gestão de documentos eletrônicos são caracterizados como SIGAD.
Errado.
Um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), por si só, não é caracterizado como
SIGAD. Um SIGAD, segundo o e-Arq Brasil é “um conjunto de procedimentos e operações técni-
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
cas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por compu-

tador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares inte-
grados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes”.
Questão 103 (CESPE-UNB/TJ-ES/2011) A diferença entre o gerenciamento eletrônico de do-

cumentos (GED) e o SIGAD é que o GED parte de uma concepção orgânica e o SIGAD trata os
documentos de maneira compartimentada.
Errado.
A bibliografia arquivística afirma que “a principal diferença do SIGAD para o GED, é que um
GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma con-
cepção orgânica, ou seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as
atividades da instituição que os criou”, ou seja, exatamente o contrário do que o item afirma.
Questão 104 (CESPE-UNB/ABIN/2010) Tanto no gerenciamento eletrônico de documentos

quanto no sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, os documentos são
tratados em uma concepção orgânica, na qual os documentos possuem uma inter-relação
que reflete as atividades da instituição que os criou.
Errado.
De acordo com o e-Arq Brasil, “um GED trata os documentos de maneira compartimentada,
enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos pos-
suem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou”.
Preservação de Documentos Digitais
Questão 105 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O armazenamento e a garantia da legibilidade de

documentos eletrônicos requerem o desenvolvimento de ações que possibilitem a minimiza-
ção de riscos, destacando-se, entre elas, a preservação e a migração de mídias, com vistas a
evitar os riscos da obsolescência tecnológica.
Certo.
Migração (alteração) de mídias e formatos são medidas importantes para a preservação de
documentos digitais a longo prazo.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 106 (CESPE-UNB/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) A digitalização, apesar de muito

utilizada para a preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.
b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
Letra e.
A rápida obsolescência de hardware e software, que exige a migração (alteração) de mídias
e formatos de forma contínua são obstáculos para a preservação de documentos digitais a
longo prazo.
Questão 107 (CESPE-UNB/MPU/2013) A definição de um formato para os documentos ar-

quivísticos digitais é tema das discussões atuais acerca da preservação de documentos de
arquivo.
Certo.
O formato do documento digital é um fator importantíssimo na sua preservação a longo prazo,
pois sua leitura dependerá de programas que permitam a sua leitura ao longo do tempo.
Questão 108 (CESPE-UNB/STF/2013) A definição de um formato para os documentos de ar-

quivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses documentos.
Certo.
É importante que sejam adotados formatos padronizados e abertos (compatíveis com diver-
sos programas) para os documentos em meio digital (PDF, por exemplo), que garantem a pre-
servação a longo prazo desses documentos.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Questão 109 (CESPE-UNB/TELEBRÁS/2013) A preservação de documentos digitais tem a fi-

nalidade de manter o acesso contínuo à informação, garantindo sua autenticidade mediante o
uso de diversas estratégias, tais como a prevenção da obsolescência tecnológica de hardwa-
re, software e formato, e os procedimentos de migração, atualização e conversão.
Certo.
O item faz um resumo correto dos procedimentos a serem adotados visando a preservação de
documentos em meio digital a longo prazo.
Questão 110 (CESPE-UNB/TRT-17ª/2013) A definição de um formato de arquivo para a cria-

ção de documentos digitais arquivísticos é uma atividade vinculada à preservação de docu-
mentos.
Certo.
O formato do documento digital é um fator importantíssimo na sua preservação a longo prazo,
pois sua leitura dependerá de programas que permitam a sua leitura ao longo do tempo.
Questão 111 (CESPE-UNB/MPE-PI/2012) Um dos aspectos a serem considerados na preser-

vação de documentos são os formatos dos arquivos, visto que diferentes formatos e versões
apresentam especificação técnica própria, que inclui a determinação das informações e da
ordem de gravação no arquivo físico, composto por códigos binários.
Certo.
Um dos aspectos que devem ser observados na preservação de documentos digitais a longo
prazo é o formato dos arquivos, que pode se tornar obsoleto e impedir o acesso ao arquivo.
Questão 112 (CESPE-UNB/IFB/2011) A preservação dos documentos digitais tem como foco
a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto, pode implicar mudança de
suporte e formato desses documentos, bem como atualização do seu ambiente tecnológico.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
Para a preservação de informações em meio digital, é necessária a atualização do suporte
(mídia) e do ambiente tecnológico que permita o acesso à informação gravada.
Questão 113 (CESPE-UNB/MPU/2010) O problema relacionado à obsolescência dos equipa-

mentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documentos digi-
tais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
Errado.
A fim de evitar a perda da informação em virtude da obsolescência de mídias e programas, o
arquivo deve efetuar a alteração de mídias e do formato dos arquivos. A laminação é uma téc-
nica de restauração de documentos.
Questão 114 (CESPE-UNB/TRE-MT/2010) A migração de suportes é uma técnica importante

para combater a rápida obsolescência de software e hardware, que compromete a preserva-
ção de documentos digitais.
Certo.
A migração de suportes (troca de mídia) é uma forma de conservar os documentos digitais.
Questão 115 (CESPE-UNB/ANTAQ/2009) A manutenção e a atualização do ambiente tecno-

lógico relacionado a software, hardware, formatos de arquivo e mídias de armazenamento
digital estão relacionadas diretamente com a questão da preservação digital.
Certo.
O item apresenta corretamente aspectos relacionados à preservação de documentos em meio
digital.
Questão 116 (CESPE-UNB/UNIPAMPA/2009) No caso dos documentos eletrônicos, o conte-

údo informacional é inseparável do suporte no qual foi registrado, havendo alto grau de inte-
gridade do conteúdo.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Errado.
Na verdade, o conteúdo dos documentos eletrônicos e digitais não é inseparável do suporte,
pois é normal que se passe informações de uma mídia para outra. É até necessária esta migra-
ção, a fim de garantir a acessibilidade das informações ao longo do tempo.
Questão 117 (CESPE-UNB/FUB/2008) A perda da informação ocasionada pela obsolescên-

cia tecnológica e a falta de manutenção e tratamento dos documentos eletrônicos são fatores
que põem em risco a segurança da informação arquivística.
Certo.
O item traz corretamente informações a respeito da preservação de documentos em meio di-
gital ao longo do tempo.
Questão 118 (CESPE-UNB/SEBRAE/2008) A obsolescência de software e hardware é um dos

principais problemas para a preservação dos documentos digitais.
Certo.
O item apresenta corretamente fatores que comprometem a preservação de documentos digi-
tais ao longo do tempo.
Questão 119 (CESPE-UNB/FUNAG/2005) Ao utilizar recursos da informática, é preciso estar

atento à obsolescência dos equipamentos, dos softwares e dos suportes/formatos emprega-
dos; é necessário investimento financeiro elevado e contínuo em infraestrutura tecnológica e
capacitação de recursos humanos.
Certo.
O item faz uma correta reflexão a respeito dos aspectos que envolvem a preservação de docu-
mentos em meio digital ao longo do tempo.
Questão 120 (CESPE-UNB/STJ/2004) Na conservação dos documentos digitais, é aconse-

lhável a transferência periódica dos dados para outros suportes.
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
Certo.
A migração de suporte (mídia) é procedimento necessário para manter a informação digital
disponível ao longo do tempo.
Elvis Miranda
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em
Gerência de Projetos. É Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas
para concursos públicos na área de Arquivologia.

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ARQUIVOLOGIA

A digitalização consiste na criação de uma cópia, em meio digital, de um documento que

2.1. Etapas do Processo de Digitalização de Documentos

A digitalização se inicia com a preparação dos documentos a serem digitalizados. A pre-

2ª) Captura da Imagem/Digitalização

Esta fase envolve a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners, normalmente de

3ª) Controle de Qualidade

Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua

Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do processo de

4ª) Etapa do Projeto: Indexação

Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação das imagens capturadas. Nesta

2.2. Vantagens da Digitalização de Documentos

2.2.2. Preservação dos Documentos Originais

Como o manuseio dos documentos tende a prejudicar a sua conservação, a utilização de

2.2.3. Ganho de Espaço nos Arquivos

O detalhe é que legislação posterior (Lei n. 13.974/2019, regulamentada pelo Decreto n.

LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.

Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazena-

Até a implementação destas alterações, em 2019, a microfilmagem, que é prevista na Lei

§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e

§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de do-

DECRETO N. 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Confirmando o que já estava previsto na ementa do Decreto, citando a Lei da Digitalização

Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:

Regras gerais de digitalização

Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Requisito na digitalização entre particulares

Responsabilidade pela digitalização

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformi-

§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento

Descarte dos documentos físicos

Manutenção dos documentos digitalizados

Preservação dos documentos digitalizados

Preservação de documento digitalizados e entes públicos

Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

4. Preservação de Documentos Digitais

Evolução dos disquetes (8, 5¼ e 3 ½ polegadas, respectivamente)

Zip drive: muito utilizado para backup nos anos 90

Questão 1 (CESPE-UNB/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produtivida-

Questão 2 (CESPE-UNB/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arquivísti-

Questão 3 (CESPE-UNB/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser consi-

Questão 4 (CESPE-UNB/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de

Questão 5 (CESPE-UNB/DPU/2016) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de me-

Questão 6 (CESPE-UNB/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígitos biná-

Questão 7 (CESPE-UNB/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram digi-

Questão 8 (CESPE-UNB/DPU/2015) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de me-

Questão 9 (CESPE-UNB/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos di-

processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais inde-

Questão 10 (CESPE-UNB/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela ANA-

Questão 11 (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes docu-

Questão 12 (CESPE-UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos

Questão 13 (CESPE-UNB/TC-DF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrô-

Questão 14 (CESPE-UNB/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos

Questão 15 (CESPE-UNB/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por siste-