Qué es el método Kanban

El método Kanban es una técnica de gestión de proyectos que tiene su

origen en la industria manufacturera y que se ha extendido a diversos
sectores. Esta emplea tarjetas (kanban) para representar tareas
o elementos de trabajo, las cuales se mueven a través de un
tablero con columnas que corresponden a diferentes etapas de un
proceso.

Características del método Kanban

Principales características que la hacen tan efectiva para la
gestión de proyectos.

 Visual. Se basa en la visualización del trabajo a través de tarjetas o

tableros que representan las tareas y en columnas, su progreso.
 Simplificado. Se enfoca en limitar la cantidad de tareas en curso en
cada etapa del proceso.
 Flexible. Es muy adaptable y permite ajustar el flujo de trabajo de
acuerdo con las necesidades cambiantes.
 Enfoque en la calidad. Al centrarse en la finalización de tareas antes
de comenzar nuevas, promueve la calidad y minimiza los errores.
 Mejora continua. Fomenta la revisión constante del proceso para
identificar oportunidades de mejora.
 Colaborativo. Promueve la comunicación y la colaboración entre los
miembros del equipo.
 Facilidad. Es fácil de implementar y no requiere inversiones
significativas en herramientas o tecnología.

Cuál es la diferencia entre Scrum y

Kanban
Scrum y Kanban son dos metodologías que se utilizan con
frecuencia en la gestión de proyectos, pero difieren en varios aspectos.
De manera principal, en su enfoque respecto a la planificación y
la ejecución del trabajo.

Scrum se focaliza en iteraciones fijas de tiempo llamadas «sprints»

que, por lo general, duran de 2 a 4 semanas. Durante cada uno de
ellos, se planifican y priorizan las tareas a realizar y el equipo
trabaja para completarlas. Por ello, requiere de una preparación
detallada a su comienzo. Cualquier cambio que hubiera en su alcance,
tendría que posponerse hasta el siguiente periodo. Gracias a este tipo
de organización, los trabajadores consiguen entregar un producto
potencialmente utilizable al final de cada sprint.

Kanban está centrado en el flujo continuo de trabajo. En lugar de

tener sprints fijos, permite que las tareas se agreguen y completen a
medida que surgen. No hay una planificación detallada por adelantado
y los equipos trabajan en función de la demanda, lo que hace que se
adapte bien a los cambios.

Ventajas de la metodología Kanban

Ahora puedes conocer algunos de los beneficios que ofrece el
sistema.

 Optimización de la capacidad de los empleados: permite una

distribución más eficiente del trabajo, ya que los equipos podrán ver
qué tareas necesitan realizarse a continuación y cuáles están en
progreso.
 Dinámicas de trabajo más fluidas: fomenta la colaboración y la
transparencia en los equipos, así que sus integrantes podrán
comunicarse mejor sobre el progreso de las tareas y las necesidades de
ajuste.
 Mejor gestión de inventarios: en entornos de fabricación y suministro,
ayuda a mantener un inventario eficiente, lo que permite reponer
suministros o componentes justo a tiempo.
 Control de calidad mejorada: proporciona una visión clara del flujo
de trabajo, facilita la identificación temprana de problemas o cuellos de
botella. Esto permite abordar inconvenientes en relación a la calidad de
manera oportuna, lo que lleva a una mejora general en el control de
calidad.
 Flexibilidad para adaptarse a cambios: es adaptable y puede
responder a cambios en la demanda o en los objetivos del proyecto.
 Reducción de tiempos de espera: la visibilidad que ofrece le permite a
los equipos reducir tiempos de espera innecesarios.
 Aumento de la productividad: eliminar tareas superfluas y centrarse
en las más importantes, impulsa la productividad, puesto que
los empleados pueden enfocarse en lo que importa en lugar de
dispersarse en múltiples labores.
 Mejora en la satisfacción del cliente: garantiza un flujo de trabajo
más eficiente y un control de calidad mejorado, contribuye a la entrega
 oportuna de productos y servicios de alta calidad, lo que aumenta la
satisfacción del cliente.
 Reducción de costos operativos: la gestión eficiente del trabajo y de
los recursos junto con la optimización de inventarios, conlleva una
disminución de los costes operativos.
 Mayor visibilidad y transparencia: proporciona una visión clara de
todas las tareas y procesos en tiempo real, lo que brinda una mayor
transparencia y mejora la toma de decisiones informadas.

Desventajas de la metodología
Kanban
Aunque esta metodología tiene numerosas virtudes, también
presenta algunas desventajas que debes considerar.

 Complejidad de implementación inicial: la configuración de este

sistema y la capacitación del equipo pueden ser complejas al principio,
en especial si la organización está acostumbrada a otros métodos de
trabajo.
 Requiere una cultura de mejora continua: fomenta la mejora
continua, lo que significa que las organizaciones deben estar dispuestas
a adaptar y optimizar constantemente sus procesos.
 No es adecuado para todos los tipos de proyectos: excelente para
flujos de trabajo continuos y predecibles, pero no es la mejor opción
para proyectos complejos o creativos que requieren una planificación
detallada.
 Falta de planificación a largo plazo: se enfoca en el trabajo a corto
plazo y en el flujo constante, lo que a veces puede llevar a una falta de
planificación a futuro.
 Riesgo de agotamiento del equipo: si se usa en exceso, puede llevar al
agotamiento del equipo por falta de límites claros.
 Necesita una buena administración y liderazgo: la implementación
exitosa de este sistema requiere una buena administración y liderazgo
que lo respalde y asegure que se emplea de manera efectiva.

Componentes del sistema Kanban

1. Tablero Kanban
Un tablero Kanban es la pizarra, pared o tablero digital (o real) le sirve a
tu equipo para presentar el flujo de trabajo. Cuenta con
columnas que muestran las etapas del proceso y filas que
indican los proyectos o clientes que se están administrando.
2. Tarjeta Kanban
Las tarjetas Kanban son representaciones móviles de tareas en el
tablero. Cada una es un trabajo por hacer y siempre deben
colocarse en la columna que muestra su etapa de ejecución. Gracias a este
elemento, todos sabrán el estado actual del proceso solo al
mirar el tablero.
3. Columnas Kanban
Cada columna del tablero representa una etapa diferente del flujo de trabajo.
Las tarjetas (tareas) pasan a través de ellas hasta su finalización.
4. Límites de trabajo en curso (WIP)
Restringen la cantidad máxima de tareas en curso en las diferentes
etapas del flujo de trabajo. Limitar el WIP te permite terminar cada
pendiente más rápido al ayudar a tu equipo a concentrarse solo en
una cantidad determinada de labores.
5. Carriles Kanban
Estos son carriles horizontales que puedes usar para separar
diferentes actividades, equipos, clases de servicio y más.
6. Software Kanban
Los equipos distribuidos, los grupos grandes o cualquier otra
persona que lo desee pueden usar una pizarra Kanban digital en
lugar de una pizarra física. Esto amplía el alcance del tablero:
cualquiera puede verlo y editarlo desde cualquier lugar y en
cualquier momento.
Este tipo de Software tiene beneficios sobre el uso de una
representación física: las tarjetas digitales pueden contener más
información, automatizar acciones, establecer recordatorios, así como las
métricas de proceso se pueden calcular de manera automática.
7. Diagrama de flujo acumulativo
El diagrama de flujo acumulativo recopila todo el trabajo —tanto el
que está presente en el tablero como los elementos
completados a lo largo del tiempo— y lo presenta dividido en etapas de
proceso. Su objetivo es ver este flujo en el tiempo, ya que, mientras
el gráfico crezca hacia arriba, se puede saber que todo avanza
sin problemas. Por otro lado, las pausas son indicios de problemas
en el proceso y cuellos de botella. Esto le permitirá a los líderes calificar
al proyecto con solo mirar el tablero.
La importancia de cada uno de estos elementos dependerá de
tu flujo de trabajo específico, pero es bueno familiarizarse con
los conceptos primordiales para beneficiarse de tantas funciones
como te sea posible. Si eres nuevo en el método, puedes comenzar
con una estructura de tablero básica y dividirla en tres secciones
principales que muestren diferentes etapas de tu proceso.
.

OBJETIVO.
Kanban es un método visual para gestionar y procesar el trabajo.
Según Atlassian, líder en metodología ágil, el objetivo del método
kanban es poder visualizar tu trabajo, limitar la acumulación de
tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo). Los
equipos que trabajan con kanban se enfocan en reducir la duración
de un proyecto (o la intervención de cada miembro) de comienzo a
fin.