BPM – Principais Funcionalidades:

BPM – Principais Funcionalidades:

BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:
BPM – Principais Funcionalidades:n Oo

Manual Funcional

SMARTSHARE
Administrador
ECM/BPM
SELBETTI GESTÃO DE DOCUMENTOS S.A.
AV. GETÚLIO VARGAS, 408 – CENTRO
89202-001– JOINVILLE/SC
TELEFONE: (47) 3441-6000
WWW.SELBETTI.COM.BR

PRODUTO:
SMARTSHARE
VERSÃO:
3.55.10
MÓDULO:
ECM (GED) e BPM (WORKFLOW)
PÚBLICO:
CLIENTES, PARCEIROS E CONSULTORES

AUTOR:
TI – DESENVOLVIMENTO – QUALIDADE

ENVOLVIDOS:
EDEVANDRO CHAVES DA SILVA – COORDENADOR DE CONSULTORIA EM SOLUÇÕES ECM E BPMS
LUCÉLIA DE PAULA DIAS OLIVEIRA – ANALISTA DE TESTES
PÂMELLA SUELEM DOS SANTOS - ANALISTA DE TESTES JUNIOR
RAFAEL BRYCH - COORDENADOR DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
RAFAEL SERGIO DUARTE – GERENTE DE PROJETOS DE DESENVOLVIMENTO JUNIOR

1
 SUMÁRIO

1. SMARTSHARE: MANUAL DE UTILIZAÇÃO .................................................................................... 16

VISÃO GERAL ............................................................................................................................................. 16
CONCEITOS: ECM ...................................................................................................................................... 17
ECM – Principais Funcionalidades: .................................................................................................... 17
CONCEITOS: BPM ...................................................................................................................................... 17
BPM – Principais Funcionalidades: ................................................................................................... 18
TIPOS DE USUÁRIOS .................................................................................................................................... 18
EXEMPLO 01: TIPOS DE USUÁRIOS ............................................................................................................... 18

2. ACESSO AO SISTEMA .................................................................................................................. 19

Login com Usuário e Senha: .............................................................................................................. 19
Login com Certificado Digital: ........................................................................................................... 20
3. TELA PRINCIPAL .......................................................................................................................... 21
4. DETALHAMENTO DO MENU SUPERIOR ....................................................................................... 22
BUSCA RÁPIDA ........................................................................................................................................... 23
MEU PERFIL .............................................................................................................................................. 23
FAVORITOS ................................................................................................................................................ 24
TROCA DE SENHA........................................................................................................................................ 26
CONFIGURAÇÃO DO USUÁRIO ....................................................................................................................... 26
MINHA AGENDA......................................................................................................................................... 27
Criando Compromisso: ...................................................................................................................... 28
Filtrando Listagem de Compromisso: ................................................................................................ 29
Repetindo Compromisso: .................................................................................................................. 29
Excluir Compromisso: ........................................................................................................................ 30
ACOMPANHAMENTO DE E-MAIL .................................................................................................................... 30
DOWNLOAD .............................................................................................................................................. 32
EXPORTAÇÃO DASHBOARD ........................................................................................................................... 33
HELP ........................................................................................................................................................ 34
5. GERENCIAMENTO ....................................................................................................................... 36
GERENCIAMENTO DE LOGOS ......................................................................................................................... 37
GERENCIAMENTO DE TEMAS ......................................................................................................................... 41
GERENCIAMENTO DE LINK EXTERNO ............................................................................................................... 45
6. GERENCIAMENTO ECM DE USUÁRIOS......................................................................................... 47
GERENCIAMENTO DE CENTRO DE PARTICIPAÇÃO ............................................................................................... 48
GERENCIAMENTO DE ÁREA ........................................................................................................................... 54
GERENCIAMENTO DE PERFIL ......................................................................................................................... 58
GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS .................................................................................................................... 65
IMPORTAR USUÁRIO DO AD ......................................................................................................................... 74
GERENCIAMENTO DE CONFIGURAÇÕES DO VIEWER EXTERNO .............................................................................. 77
GERENCIAMENTO DE CONEXÃO ..................................................................................................................... 85
7. GERENCIAMENTO ECM DE DOCUMENTOS .................................................................................. 88
GERENCIAMENTO DE TIPOS DE ÍNDICES ........................................................................................................... 89
EXEMPLO 02: ÍNDICE CONSULTA.................................................................................................................. 93
EXEMPLO 03: GERENCIAMENTO DE ÍNDICES ............................................................................................... 93
GERENCIAMENTO DE TIPO DE DOCUMENTO ..................................................................................................... 96
EXEMPLO 04: MÁSCARA NO TIPO DE DOCUMENTO .................................................................................... 97
EXEMPLO 05: ATUALIZAÇÃO DE INDICES AUTOMÁTICA PARA TIPOS DE DOCUMENTO ............................ 111
EXEMPLO 06: PARTICIONAR ARQUIVOS ..................................................................................................... 111
CONFIGURAÇÕES MFP .............................................................................................................................. 114
EXEMPLO 07: SUBPASTA DE PROCESSOS PARA MULTIFUNCIONAL ........................................................... 116
GERENCIAMENTO DE MFP ......................................................................................................................... 126
ALTERAR DATA DE EFETIVAÇÃO DAS VERSÕES DOCUMENTO ............................................................................. 130
ALTERAR DATA VENCIMENTO POR TIPO DE DOCUMENTO ................................................................................. 132
2
 MOVER AUTORIAS DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 133
MOVER AUTORIAS DE PASTAS ..................................................................................................................... 135
MOVER DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 137
MOVER PASTAS........................................................................................................................................ 139
GERENCIAMENTO DE NOMENCLATURA ......................................................................................................... 140
EXEMPLO 08: DOWNLOAD COM NOMENCLATURA ESPECÍFICA ................................................................ 140

8. GERENCIAMENTO ECM DE PARÂMETROS ................................................................................. 142

GERENCIAMENTO DE DIRETÓRIOS ................................................................................................................ 143
GERENCIAMENTO DE DOMÍNIO ................................................................................................................... 145
GERENCIAMENTO DE ÍCONES....................................................................................................................... 148
GERENCIAMENTO DE LICENÇA ..................................................................................................................... 150
GERENCIAMENTO DE MAILER ...................................................................................................................... 152
GERENCIAMENTO DE NOTIFICAÇÕES ............................................................................................................. 153
GERENCIAMENTO DE PARÂMETROS .............................................................................................................. 157
GERENCIAMENTO DE TIPO DE AÇÃO ............................................................................................................. 159
EXEMPLO 09: TIPOS DE AÇÃO .................................................................................................................... 160
GERENCIAMENTO DE TIPO DE APLICAÇÃO ...................................................................................................... 162
9. GERENCIAMENTO BPM ............................................................................................................. 164
GERENCIAMENTO DE ASSUNTO ................................................................................................................... 165
GERENCIAMENTO DE CALENDÁRIOS.............................................................................................................. 167
GERENCIAMENTO DE DATAS COMEMORATIVAS .............................................................................................. 170
GERENCIAMENTO DE MÉTRICAS GAUGE ........................................................................................................ 171
GERENCIAMENTO DE PAPEL ........................................................................................................................ 174
GERENCIAMENTO DE PERÍODOS ÚTEIS .......................................................................................................... 180
GERENCIAMENTO DE PROPRIEDADES DE INTEGRAÇÃO DO AD............................................................................ 182
GERENCIAMENTO DE TIPO DE PROCESSO ....................................................................................................... 184
TRANSFERE TAREFAS ................................................................................................................................. 187
GERENCIAMENTO DE CABEÇALHOS WEBSERVICE ............................................................................................ 190
GERENCIAMENTO DE CONSULTA WEBSERVICE ............................................................................................... 193
GERAR ETIQUETA...................................................................................................................................... 198
Etiqueta por número da caixa: ........................................................................................................ 198
Etiqueta por tipo de índice: ............................................................................................................. 200
CONFIGURAÇÃO DE AVANÇO EM LOTE .......................................................................................................... 200
EXECUÇÃO DE AVANÇO EM LOTE ................................................................................................................. 202
Regras para Avançar Fluxos em Lote: ............................................................................................. 204
10. CRIAÇÃO DE PROCESSOS BPM .................................................................................................. 204
GERENCIAMENTO DE PASTAS....................................................................................................................... 205
NOVO PROCESSO ...................................................................................................................................... 208
EXEMPLO 10: UTILIZANDO CORINGAS NO TÍTULO DO FLUXO ................................................................... 210
Importar Processo Arquivo Externo: ............................................................................................... 213
Importar Processo Existente: .......................................................................................................... 215
EDITAR E REVISAR PROCESSOS..................................................................................................................... 215
FILTRANDO PROCESSOS.............................................................................................................................. 220
FLUXOGRAMA (EDITOR GRÁFICO) ................................................................................................................ 221
INÍCIO PUBLICAÇÃO ................................................................................................................................... 224
INÍCIO REGRA TEMPORAL ........................................................................................................................... 228
DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO .................................................................................................................. 229
GERENCIAMENTO DE ATIVIDADES ................................................................................................................ 232
Atividade Usuário:........................................................................................................................... 233
Atividade SQL: ................................................................................................................................. 240
Atividade Aplicação: ....................................................................................................................... 241
Atividade WebService: .................................................................................................................... 242
EXEMPLO 11: SOMAR TEMPO TOTAL DA ATIVIDADE ................................................................................. 247
GERENCIAMENTO DE CONDIÇÕES................................................................................................................. 253
GERENCIAMENTO DE ANEXOS ..................................................................................................................... 255
GERENCIAMENTO DE FORMULÁRIOS ............................................................................................................. 264
GERENCIAMENTO DE CAMPOS..................................................................................................................... 267

3
 Formulário SmartShare: .................................................................................................................. 267
EXEMPLO 12: COMANDO SQL PARA CAMPO CONSULTA ........................................................................... 271
Formulário 2.0: ................................................................................................................................ 278
EXEMPLO 13: CONSTRUÇÃO DE CONDIÇÃO DE REQUERIMENTO .............................................................. 284
EXEMPLO 14: CONSTRUÇÃO DE EXPRESSÃO REGULAR ............................................................................. 284
EXEMPLO 15: MÁSCARA NO CAMPO DO FORMULÁRIO ............................................................................ 285
VARIÁVEIS DO PROCESSO ........................................................................................................................... 294
GERENCIAMENTO DE COMITÊ...................................................................................................................... 296
EXEMPLO 16: COMITÊ APROVAÇÃO OBRIGATÓRIA E OPCIONAL .............................................................. 297
GERENCIAMENTO SUB-PROCESSO................................................................................................................ 300
GERENCIAMENTO DE MENSAGEM ................................................................................................................ 303
GERENCIAMENTO DE ACOMPANHAMENTO .................................................................................................... 306
GERENCIAMENTO DE CONSULTA .................................................................................................................. 309
GERENCIAMENTO DE CALENDÁRIOS.............................................................................................................. 314
GERENCIAMENTO DE TEMPLATES ................................................................................................................. 319
EXEMPLO 17: CONFIGURANDO TEMPLATE COM TABELA .......................................................................... 321
GERENCIAMENTO DE CONFERÊNCIA ............................................................................................................. 323
GERENCIAMENTO DE ALÇADAS .................................................................................................................... 329
EXEMPLO 18: CONDIÇÃO DE ALÇADA ........................................................................................................ 332

11. RELATÓRIOS ............................................................................................................................. 336

CONSULTA DE ACESSOS.............................................................................................................................. 336
CONSULTA DE DOCUMENTOS COM APROVAÇÃO ............................................................................................. 337
CONSULTA DE DOCUMENTOS COM LEITURA OBRIGATÓRIA ............................................................................... 339
CONSULTA DE DOCUMENTOS EM REVISÃO .................................................................................................... 341
CONSULTA DE FLUXOS FINALIZADOS ............................................................................................................. 342
CONSULTA DE LOGS .................................................................................................................................. 344
CONSULTA DE PROCESSO POR ÁREA ............................................................................................................. 345
CONSULTA DE PUBLICAÇÕES POR USUÁRIO .................................................................................................... 345
CONSULTA DE RELAÇÃO ÁREA PROCESSO ...................................................................................................... 347
CONSULTA DE TEMPO POR PROCESSO........................................................................................................... 349
CONSULTA DE USUÁRIOS............................................................................................................................ 351
CONSULTA DURAÇÃO FLUXO ...................................................................................................................... 352
CONSULTA GRÁFICA DE DOCUMENTOS AGRUPADOS........................................................................................ 355
CONSULTA PERFIL X USUÁRIO ..................................................................................................................... 357
CONSULTA USUÁRIO X DOCUMENTO POR DOCUMENTO ................................................................................... 358
CONSULTA USUÁRIO X DOCUMENTO POR USUÁRIO......................................................................................... 360
ACOMPANHAMENTO INÍCIO DE PROCESSO..................................................................................................... 362
CONSULTA DE LOG DE E-MAIL ..................................................................................................................... 365
CONSULTA DE STATUS DO AGENT ................................................................................................................ 366
CONSULTA DE FAVORITOS DO USUÁRIO ........................................................................................................ 367
CONSULTA DE NÚMEROS ........................................................................................................................... 367
12. PUBLICAÇÕES: PASTAS.............................................................................................................. 369
CRIAR PASTAS .......................................................................................................................................... 369
EXCLUIR PASTAS, SUBPASTAS E PUBLICAÇÕES................................................................................................. 371
13. PUBLICAÇÕES: DOCUMENTOS .................................................................................................. 372
PUBLICAR: ............................................................................................................................................... 372
INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE AS PUBLICAÇÕES .............................................................................................. 378
REVISAR PUBLICAÇÕES ............................................................................................................................... 380
EDITAR PUBLICAÇÕES ................................................................................................................................ 382
EXCLUIR PUBLICAÇÕES ............................................................................................................................... 382
ASSINATURA DIGITAL DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 383
Web: ................................................................................................................................................ 383
Local: ............................................................................................................................................... 385
MINHAS PUBLICAÇÕES .............................................................................................................................. 386
14. LEMBRETES ............................................................................................................................... 389
15. LOCALIZANDO PUBLICAÇÕES .................................................................................................... 391

4
 BUSCA RÁPIDA ......................................................................................................................................... 391
EXEMPLO 19: BUSCA RÁPIDA ..................................................................................................................... 391
BUSCA SIMPLIFICADA ................................................................................................................................ 392
BUSCA AVANÇADA .................................................................................................................................... 393
EXEMPLO 20: BUSCA AVANÇADA POR PERÍODOS...................................................................................... 394

16. FILTROS .................................................................................................................................... 397

Filtro Documentos ECM: ................................................................................................................. 397
Filtro Fluxos BPM: ........................................................................................................................... 398
17. PAGINAÇÃO .............................................................................................................................. 400
18. ATIVIDADES DO USUÁRIO ECM ................................................................................................. 401
19. ATIVIDADES DO USUÁRIO WORKFLOW (BPM) .......................................................................... 402
20. DASHBOARD ............................................................................................................................. 403
21. ENCERRANDO SISTEMA ............................................................................................................ 408
22. APÊNDICES................................................................................................................................ 409
APÊNDICE I: PROCESSO DE CRIAÇÃO DE USUÁRIO ........................................................................................... 409
APÊNDICE II: PROCESSO CRIAÇÃO DE TIPO DOCUMENTO.................................................................................. 409
APÊNDICE III: PROCESSO PARA EXCLUSÃO DE REGISTROS PUBLICADOS PARA GERENCIAMENTO ................................ 410
APÊNDICE IV: FLUXO EXEMPLO ................................................................................................................... 411
APÊNDICE V: CONDIÇÕES DE AVANÇO POR CAMPOS DO FORMULÁRIO ................................................................ 418
APÊNDICE VI: CONSTRUÇÃO SQL CAMPO CONSULTA DO FORMULÁRIO .............................................................. 419
APÊNDICE VII: CONSTRUÇÃO DE FÓRMULAS .................................................................................................. 420
APÊNDICE VIII: TIPOS DE VARIÁVEIS (CORINGAS)............................................................................................ 421
APÊNDICE IX: PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS.......................................................................... 422
APÊNDICE X: PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE USUÁRIO INDEXADOR......................................... 423
APÊNDICE XI: PROCESSO APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................................. 424
APÊNDICE XII: PROCESSO DE CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS .......................................................................... 426
APÊNDICE XIII: PROCESSO DE INCLUSÃO E CONFIGURAÇÃO DA TELA DASHBOARD CONFERÊNCIA ............................. 436
APÊNDICE XIV: CONSTRUÇÃO DE SQL PARA ÍNDICE CONSULTA ......................................................................... 439
APÊNDICE XV: CRIAÇÃO DE ITENS PARA CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ................................................. 441
APÊNDICE XVI: PROCESSO DE CONFIGURAÇÃO E FUNCIONAL DO SMARTSHARE SIGNER ......................................... 442
APÊNDICE XVII: PROCESSO DE FLUXO COM ASSINATURA LOCAL OBRIGATÓRIA ..................................................... 452
APÊNDICE XVIII: PROCESSO DE INCLUSÃO E UTILIZAÇÃO DA TELA DASHBOARD POR TAREFA ................................... 457
APÊNDICE XIX: PROCESSO DE CRIAÇÃO/REVISÃO DE DOCUMENTOS VIA FLUXO BPM ............................................ 461
APÊNDICE XX: PROCESSO DE INCLUSÃO E UTILIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DOCUMENTOS EM CRÍTICA NO DI CLIENT ..... 471
23. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................. 476
24. GLOSSÁRIO ............................................................................................................................... 477

5
 FIGURAS

FIGURA 1.1: APRESENTAÇÃO ............................................................................................................... 16

FIGURA 2.1: TELA DE LOGIN ................................................................................................................. 19
FIGURA 2.2: ALTERANDO SENHA DE ACESSO ....................................................................................... 20
FIGURA 2.3: TELA DE LOGIN COM CERTIFICADO DIGITAL ..................................................................... 21
FIGURA 3.1: TELA PRINCIPAL................................................................................................................ 22
FIGURA 4.1: DETALHAMENTO MENU SUPERIOR .................................................................................. 23
FIGURA 4.2: MEU PERFIL ...................................................................................................................... 24
FIGURA 4.3: PUBLICAÇÃO COMO FAVORITO ........................................................................................ 24
FIGURA 4.4: PASTA COMO FAVORITO .................................................................................................. 25
FIGURA 4.5: FAVORITOS ...................................................................................................................... 25
FIGURA 4.6: TROCA DE SENHA ............................................................................................................. 26
FIGURA 4.7: CONFIGURAÇÃO DO USUÁRIO ......................................................................................... 27
FIGURA 4.8: MINHA AGENDA GERAL ................................................................................................... 28
FIGURA 4.9: EDIÇÃO DE COMPROMISSO.............................................................................................. 29
FIGURA 4.10: REPETINDO COMPROMISSO ........................................................................................... 30
FIGURA 4.11: SELEÇÃO PARA E-MAIL ................................................................................................... 31
FIGURA 4.12: DADOS PARA ENVIO DE E-MAIL ..................................................................................... 31
FIGURA 4.13: ACOMPANHAMENTO DE E-MAIL .................................................................................... 32
FIGURA 4.14: GERAR PACOTE PARA DOWNLOAD ................................................................................ 32
FIGURA 4.15: ACOMPANHAMENTO DE DOWNLOAD ........................................................................... 33
FIGURA 4.16: ACOMPANHAMENTO DE EXPORTAÇÃO DE DADOS DASHBOARD ................................... 34
FIGURA 4.17: TELA AJUDA DE SISTEMA ................................................................................................ 35
FIGURA 4.18: TELA VERSÃO DO SISTEMA ............................................................................................. 36
FIGURA 5.1: TELA DE GERENCIAMENTO ............................................................................................... 37
FIGURA 5.2: INCLUINDO LOGOS ........................................................................................................... 38
FIGURA 5.3: LISTANDO LOGOS ............................................................................................................. 39
FIGURA 5.4: BUSCANDO POR LOGOS CADASTRADAS ........................................................................... 39
FIGURA 5.5: DETALHANDO LOGOS ....................................................................................................... 40
FIGURA 5.6: EXCLUINDO LOGOS .......................................................................................................... 41
FIGURA 5.7: INCLUINDO TEMAS ........................................................................................................... 42
FIGURA 5.8: LISTANDO TEMAS ............................................................................................................. 43
FIGURA 5.9: BUSCANDO POR TEMAS CADASTRADOS .......................................................................... 43
FIGURA 5.10: DETALHANDO TEMAS ..................................................................................................... 44
FIGURA 5.11: EXCLUINDO TEMAS ........................................................................................................ 45
FIGURA 5.12: INCLUINDO LINK EXTERNO ............................................................................................. 46
FIGURA 5.13: LISTANDO LINK EXTERNO ............................................................................................... 47
FIGURA 5.14: DETALHANDO LINK EXTERNO ......................................................................................... 47
FIGURA 6.1: PASTA PARA GERENCIAMENTO ECM ................................................................................ 48

6
FIGURA 6.2: TIPOS DE GERENCIAMENTO ECM DE USUÁRIOS ............................................................... 48
FIGURA 6.3: INCLUINDO CENTRO DE PARTICIPAÇÃO ........................................................................... 49
FIGURA 6.4: LISTANDO CENTRO DE PARTICIPAÇÃO ............................................................................. 50
FIGURA 6.5: DETALHANDO CENTRO DE PARTICIPAÇÃO ....................................................................... 50
FIGURA 6.6: EXCLUINDO CENTRO DE PARTICIPAÇÃO ........................................................................... 51
FIGURA 6.7: ASSOCIANDO LEITORES AO CENTRO ................................................................................ 52
FIGURA 6.8: LISTAGEM DE USUÁRIO PARA ASSOCIAR AO CENTRO ...................................................... 53
FIGURA 6.9: ASSOCIANDO REVISORES AO CENTRO .............................................................................. 53
FIGURA 6.10: INCLUINDO ÁREA ........................................................................................................... 54
FIGURA 6.11: LISTANDO ÁREAS ........................................................................................................... 55
FIGURA 6.12: DETALHANDO ÁREAS ..................................................................................................... 56
FIGURA 6.13: ASSOCIANDO LEITORES A ÁREA ..................................................................................... 57
FIGURA 6.14: LISTAGEM DE USUÁRIO PARA ASSOCIAR A ÁREA ........................................................... 57
FIGURA 6.15: ASSOCIANDO REVISORES A ÁREA ................................................................................... 58
FIGURA 6.16: INCLUINDO PERFIS ......................................................................................................... 59
FIGURA 6.17: LISTA DE CENTROS E ÁREAS ............................................................................................ 60
FIGURA 6.18: LISTANDO PERFIS ........................................................................................................... 61
FIGURA 6.19: DETALHANDO PERFIS ..................................................................................................... 62
FIGURA 6.20: ASSOCIANDO USUÁRIOS AOS PERFIS ............................................................................. 63
FIGURA 6.21: LISTA DE USUÁRIOS PARA PERFIS ................................................................................... 64
FIGURA 6.22: ESTRUTURA DOS PERFIS ................................................................................................. 64
FIGURA 6.23: INCLUINDO USUÁRIOS AO SISTEMA ............................................................................... 65
FIGURA 6.24: LISTANDO USUÁRIOS ..................................................................................................... 69
FIGURA 6.25: DETALHANDO USUÁRIOS ............................................................................................... 70
FIGURA 6.26: ASSOCIANDO USUÁRIOS ................................................................................................ 71
FIGURA 6.27: LISTA DE PERFIS PARA ASSOCIAR A UM USUÁRIO .......................................................... 71
FIGURA 6.28: ASSOCIANDO USUÁRIOS A AGENDA DE COMPROMISSO ............................................... 72
FIGURA 6.29: CONFIGURAÇÃO DA ABA WORKFLOW DE USUÁRIO....................................................... 73
FIGURA 6.30: LISTA DE PERFIS PARA GESTÃO EM WORKFLOW ............................................................ 74
FIGURA 6.31: IMPORTANDO USUÁRIOS DO AD ................................................................................... 75
FIGURA 6.32: ASSOCIANDO PERFIS AO AD ........................................................................................... 76
FIGURA 6.33: ASSOCIANDO ÁREAS AO AD ........................................................................................... 77
FIGURA 6.34: INCLUINDO VIEWER EXTERNO ........................................................................................ 78
FIGURA 6.35: ASSOCIANDO TIPOS DE DOCUMENTO AO VIEWER ......................................................... 79
FIGURA 6.36: ASSOCIANDO ÍNDICES AO VIEWER ................................................................................. 82
FIGURA 6.37: GRUPOS DE VIEWER ....................................................................................................... 83
FIGURA 6.38: DETALHAMENTO REGISTRO DE VIEWER ......................................................................... 84
FIGURA 6.39: LISTANDO REGISTRO DE VIEWER .................................................................................... 85
FIGURA 6.40: INCLUINDO NOVA CONEXÃO.......................................................................................... 86
FIGURA 6.41: LISTANDO CONEXÕES ..................................................................................................... 86

7
FIGURA 6.42: DETALHANDO CONEXÕES............................................................................................... 87
FIGURA 7.1: PASTA PARA GERENCIAMENTO ECM ................................................................................ 88
FIGURA 7.2: TIPOS DE GERENCIAMENTO ECM DE DOCUMENTOS ........................................................ 89
FIGURA 7.3: INCLUINDO ÍNDICES ......................................................................................................... 90
FIGURA 7.4: LISTANDO ÍNDICES ........................................................................................................... 95
FIGURA 7.5: DETALHANDO ÍNDICES ..................................................................................................... 95
FIGURA 7.6: INCLUINDO TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................................... 97
FIGURA 7.7: ASSOCIANDO ÍCONES AO TIPO DE DOCUMENTO ............................................................. 99
FIGURA 7.8: ASSOCIANDO VÍNCULO AO TIPO DE DOCUMENTO ......................................................... 100
FIGURA 7.9: LISTANDO TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................................... 103
FIGURA 7.10: DETALHANDO TIPOS DE DOCUMENTOS ....................................................................... 104
FIGURA 7.11: CONFIGURANDO ÍNDICES AOS TIPOS DE DOCUMENTOS .............................................. 105
FIGURA 7.12: ASSOCIANDO ÍNDICES AOS TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................... 106
FIGURA 7.13: PERFIS TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................................................... 107
FIGURA 7.14: ASSOCIANDO PERFIS TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................. 108
FIGURA 7.15: DIRETÓRIOS TIPOS DE DOCUMENTOS .......................................................................... 108
FIGURA 7.16: ASSOCIANDO DIRETÓRIOS TIPOS DE DOCUMENTOS .................................................... 109
FIGURA 7.17: CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS DO TIPO DE DOCUMENTO ........................................... 114
FIGURA 7.18: INCLUINDO PROCESSO PARA MULTIFUNCIONAL .......................................................... 117
FIGURA 7.19: LISTANDO PROCESSOS PARA MULTIFUNCIONAL .......................................................... 118
FIGURA 7.20: DETALHANDO PROCESSOS PARA MULTIFUNCIONAL .................................................... 118
FIGURA 7.21: CONFIGURAÇÃO DE ÍNDICES E TIPOS DE DOCUMENTOS PARA PROCESSO
MULTIFUNCIONAL ............................................................................................................................. 120
FIGURA 7.22: CONFIGURAÇÃO DE CONSULTA NO PROCESSO PARA MULTIFUNCIONAL ..................... 123
FIGURA 7.23: PROPRIEDADES DOS TIPOS DE DOCUMENTOS PARA PROCESSO NA MULTIFUNCIONAL
125
FIGURA 7.24: ABA GERAL DA CONFIGURAÇÃO DE PROCESSO PARA MULTIFUNCIONAL .................... 126
FIGURA 7.25: INCLUINDO UMA MFP .................................................................................................. 128
FIGURA 7.26: LISTANDO MFP’S .......................................................................................................... 128
FIGURA 7.27: BUSCANDO MFP’S ........................................................................................................ 129
FIGURA 7.28: DETALHANDO MFP’S .................................................................................................... 129
FIGURA 7.29: EXCLUINDO MFP .......................................................................................................... 130
FIGURA 7.30: TELA DE ALTERAÇÃO DA DATA DE EFETIVAÇÃO ........................................................... 131
FIGURA 7.31: ASSOCIANDO DOCUMENTOS PARA ALTERAR DATA ..................................................... 132
FIGURA 7.32: ALTERAÇÃO NA DATA DE EFETIVAÇÃO DO DOCUMENTO ............................................. 132
FIGURA 7.33: ALTERANDO DATA DE VENCIMENTO TIPO DE DOCUMENTO ........................................ 133
FIGURA 7.34: MOVENDO AUTORIAS DE DOCUMENTOS ..................................................................... 134
FIGURA 7.35: LISTANDO DOCUMENTOS............................................................................................. 135
FIGURA 7.36: MOVENDO AUTORIAS DE PASTAS ................................................................................ 136
FIGURA 7.37: LISTANDO PASTAS ........................................................................................................ 137
FIGURA 7.38: MOVENDO DOCUMENTOS ........................................................................................... 138

8
FIGURA 7.39: LISTAGEM DE PASTAS PARA MOVER DOCUMENTOS .................................................... 138
FIGURA 7.40: MOVENDO PASTAS ...................................................................................................... 139
FIGURA 7.41: LISTANDO PASTAS PARA MOVER ................................................................................. 139
FIGURA 7.42: INCLUINDO NOMENCLATURA ...................................................................................... 141
FIGURA 7.43: DETALHANDO NOMENCLATURA .................................................................................. 142
FIGURA 7.44: LISTANDO NOMENCLATURA ........................................................................................ 142
FIGURA 8.1: GERENCIAMENTO ECM DE PARÂMETROS ...................................................................... 143
FIGURA 8.2: LISTANDO DIRETÓRIOS .................................................................................................. 144
FIGURA 8.3: DETALHANDO DIRETÓRIOS ............................................................................................ 144
FIGURA 8.4: INCLUINDO DIRETÓRIOS ................................................................................................ 145
FIGURA 8.5: INCLUINDO DOMÍNIO .................................................................................................... 146
FIGURA 8.6: LISTANDO DOMÍNIO ...................................................................................................... 146
FIGURA 8.7: DETALHANDO DOMÍNIO ................................................................................................ 147
FIGURA 8.8: CONFIGURANDO CAMPOS DO DOMÍNIO ....................................................................... 148
FIGURA 8.9: LISTANDO ÍCONES .......................................................................................................... 149
FIGURA 8.10: INCLUINDO ÍCONES ...................................................................................................... 150
FIGURA 8.11: DETALHANDO ÍCONES .................................................................................................. 150
FIGURA 8.12: GERENCIAMENTO DE LICENÇA ..................................................................................... 152
FIGURA 8.13: CONFIGURAÇÃO DE MAILER ......................................................................................... 153
FIGURA 8.14: INCLUINDO NOTIFICAÇÕES ........................................................................................... 154
FIGURA 8.15: DESTINATÁRIO PARA A NOTIFICAÇÃO .......................................................................... 155
FIGURA 8.16: CONTEÚDO DA NOTIFICAÇÃO ...................................................................................... 156
FIGURA 8.17: LISTANDO NOTIFICAÇÕES ............................................................................................. 156
FIGURA 8.18: DETALHANDO NOTIFICAÇÕES....................................................................................... 157
FIGURA 8.19: INCLUINDO PARÂMETROS............................................................................................ 158
FIGURA 8.20: DETALHANDO PARÂMETROS ....................................................................................... 158
FIGURA 8.21: LISTANDO PARÂMETROS.............................................................................................. 159
FIGURA 8.22: LISTANDO TIPOS DE AÇÃO ........................................................................................... 160
FIGURA 8.23: DETALHANDO TIPOS DE AÇÃO ..................................................................................... 161
FIGURA 8.24: INCLUINDO TIPOS DE AÇÃO ......................................................................................... 162
FIGURA 8.25: INCLUINDO TIPOS DE APLICAÇÃO ................................................................................ 162
FIGURA 8.26: LISTANDO TIPOS DE APLICAÇÃO ................................................................................... 163
FIGURA 8.27: DETALHANDO TIPOS DE APLICAÇÃO ............................................................................ 163
FIGURA 8.28: AÇÕES DOS TIPOS DE APLICAÇÃO ................................................................................ 164
FIGURA 9.1: GERENCIAMENTO BPM .................................................................................................. 165
FIGURA 9.2: LISTANDO ASSUNTO ...................................................................................................... 166
FIGURA 9.3: INCLUINDO ASSUNTO .................................................................................................... 166
FIGURA 9.4: DETALHANDO ASSUNTO ................................................................................................ 167
FIGURA 9.5: LISTANDO CALENDÁRIOS ............................................................................................... 167
FIGURA 9.6: INCLUINDO NOVO CALENDÁRIO .................................................................................... 168

9
FIGURA 9.7: CONFIGURANDO CALENDÁRIO ....................................................................................... 169
FIGURA 9.8: DETALHANDO CALENDÁRIO ........................................................................................... 169
FIGURA 9.9: INCLUINDO DATAS COMEMORATIVAS ........................................................................... 170
FIGURA 9.10: LISTANDO DATAS COMEMORATIVAS ........................................................................... 171
FIGURA 9.11: DETALHANDO DATAS COMEMORATIVAS ..................................................................... 171
FIGURA 9.12: LISTANDO MÉTRICAS.................................................................................................... 173
FIGURA 9.13: DETALHANDO MÉTRICAS ............................................................................................. 174
FIGURA 9.14: INCLUINDO PAPEL ........................................................................................................ 175
FIGURA 9.15 ASSOCIANDO SUPERIOR AO PAPEL ............................................................................... 176
FIGURA 9.16: ASSOCIANDO CENTROS AO PAPEL ................................................................................ 177
FIGURA 9.17: LISTANDO PAPÉIS ......................................................................................................... 178
FIGURA 9.18: DETALHANDO PAPÉIS ................................................................................................... 179
FIGURA 9.19: ASSOCIANDO USUÁRIOS AOS PAPÉIS ........................................................................... 179
FIGURA 9.20: VISUALIZAÇÃO DA ESTRUTURA DE PAPÉIS ................................................................... 180
FIGURA 9.21: LISTANDO PERÍODOS ÚTEIS .......................................................................................... 180
FIGURA 9.22: DETALHAMENTO PERÍODOS ÚTEIS ............................................................................... 181
FIGURA 9.23: INCLUINDO PERÍODOS ÚTEIS ........................................................................................ 182
FIGURA 9.24: INCLUINDO PROPRIEDADES DO AD .............................................................................. 183
FIGURA 9.25: LISTANDO PROPRIEDADES DO AD ................................................................................ 183
FIGURA 9.26: DETALHANDO PROPRIEDADES DO AD .......................................................................... 184
FIGURA 9.27: INCLUINDO TIPO DE PROCESSO .................................................................................... 185
FIGURA 9.28: ÍCONES PARA TIPOS DE PROCESSOS ............................................................................. 186
FIGURA 9.29: LISTANDO TIPOS DE PROCESSOS .................................................................................. 187
FIGURA 9.30: DETALHANDO TIPOS DE PROCESSOS ............................................................................ 187
FIGURA 9.31: TRANSFERINDO TAREFAS ............................................................................................. 188
FIGURA 9.32: SELEÇÃO DE USUÁRIO PARA TRANSFERÊNCIA DE TAREFAS .......................................... 189
FIGURA 9.33: ASSOCIANDO TAREFAS PARA TRANSFERÊNCIA ............................................................ 190
FIGURA 9.34: INCLUINDO CABEÇALHO WEBSERVICE.......................................................................... 191
FIGURA 9.35: LISTANDO CABEÇALHO WEBSERVICE............................................................................ 192
FIGURA 9.36: DETALHANDO CABEÇALHO WEBSERVICE ..................................................................... 192
FIGURA 9.37: INCLUINDO CONSULTAS WEBSERVICE .......................................................................... 195
FIGURA 9.38: PROXY POR CONSULTA WEBSERVICE ........................................................................... 196
FIGURA 9.39: LISTANDO CONSULTAS WEBSERVICE ............................................................................ 197
FIGURA 9.40: DETALHANDO CONSULTAS WEBSERVICE ...................................................................... 198
FIGURA 9.41: GERANDO ETIQUETA POR NÚMERO DE CAIXA ............................................................. 199
FIGURA 9.42: ZOOM DE CAIXAS ......................................................................................................... 199
FIGURA 9.43: GERANDO ETIQUETA POR TIPO DE ÍNDICE ................................................................... 200
FIGURA 9.44: CONFIGURAÇÕES PARA AVANÇO DE FLUXOS EM LOTE ................................................ 202
FIGURA 9.45: FILTRO DE EXECUÇÃO DE FLUXOS EM LOTE .................................................................. 204
FIGURA 10.1: CRIANDO PASTAS ......................................................................................................... 206

10
FIGURA 10.2: TELA GERENCIAMENTO DE PASTAS .............................................................................. 207
FIGURA 10.3: EXCLUINDO PASTAS, SUBPASTAS E PUBLICAÇÕES ........................................................ 208
FIGURA 10.4: INCLUINDO NOVO PROCESSO ...................................................................................... 208
FIGURA 10.5: TELA DE INCLUSÃO NOVO PROCESSO ........................................................................... 209
FIGURA 10.6: ASSOCIANDO CENTROS E ÁREAS AO PROCESSO ........................................................... 211
FIGURA 10.7: ASSOCIANDO PAPEL PRINCIPAL AO PROCESSO ............................................................ 211
FIGURA 10.8: IMPORTAR PROCESSO EXTERNO .................................................................................. 214
FIGURA 10.9: CONFIGURANDO PROCESSO EXTERNO ......................................................................... 214
FIGURA 10.10: IMPORTAR PROCESSO EXISTENTE .............................................................................. 215
FIGURA 10.11: EDITANDO PROCESSOS............................................................................................... 215
FIGURA 10.12: TELA PARA EDIÇÃO DE PROCESSOS ............................................................................ 216
FIGURA 10.13: REVISANDO PROCESSOS ............................................................................................. 217
FIGURA 10.14: REVISANDO PROCESSO COM ARQUIVO EXTERNO ...................................................... 218
FIGURA 10.15: TELA DE REVISÃO DE PROCESSOS ............................................................................... 219
FIGURA 10.16: OBSERVAÇÃO OBRIGATÓRIA NA REVISÃO DE PROCESSO ........................................... 219
FIGURA 10.17: FILTRANDO PROCESSOS ............................................................................................. 220
FIGURA 10.18: TELA NOVO PROCESSO ............................................................................................... 221
FIGURA 10.19: EDITOR GRÁFICO PARA FLUXOGRAMA ....................................................................... 222
FIGURA 10.20: CONFIGURAÇÃO INÍCIO PUBLICAÇÃO ......................................................................... 225
FIGURA 10.22: LISTAGEM DE TIPO DE DOCUMENTOS PARA INÍCIO PROCESSO .................................. 228
FIGURA 10.23: INCLUINDO REGRA DE INÍCIO TEMPORAL................................................................... 228
FIGURA 10.24: DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO ............................................................................... 229
FIGURA 10.25: MODELO DO DOCUMENTO DE PROCESSO .................................................................. 231
FIGURA 10.26: PUBLICANDO DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO ......................................................... 232
FIGURA 10.27: LISTANDO ATIVIDADES DO PROCESSO ....................................................................... 233
FIGURA 10.28: DETALHANDO ATIVIDADES DO TIPO USUÁRIO ........................................................... 234
FIGURA 10.29: INSERINDO IMAGEM AO DETALHAMENTO DE ATIVIDADES........................................ 235
FIGURA 10.30: DETALHANDO ATIVIDADES DO TIPO SQL .................................................................... 241
FIGURA 10.31: DETALHANDO ATIVIDADES DO TIPO APLICAÇÃO........................................................ 242
FIGURA 10.32: DETALHANDO ATIVIDADE DO TIPO WEBSERVICE ....................................................... 243
FIGURA 10.33: OPÇÕES DE ATIVIDADES DO PROCESSO...................................................................... 246
FIGURA 10.34: CONFIGURANDO MENSAGENS AO PROCESSO ............................................................ 247
FIGURA 10.35: CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS DE ATIVIDADES DO PROCESSO .................................. 248
FIGURA 10.36: LISTAGEM DE DESTINATÁRIOS PARA NOTIFICAÇÃO DE ATIVIDADES .......................... 249
FIGURA 10.37: CONFIGURAÇÕES DE RESTRIÇÕES DE CAMPOS POR ATIVIDADE DO PROCESSO ......... 252
FIGURA 10.38: LISTANDO CONDIÇÕES DO PROCESSO ........................................................................ 253
FIGURA 10.39: DETALHANDO CONDIÇÕES DE PROCESSOS ................................................................. 254
FIGURA 10.40: INCLUINDO ANEXOS ................................................................................................... 256
FIGURA 10.41: RESTRIÇÕES DO ANEXO .............................................................................................. 261
FIGURA 10.42: ASSOCIANDO PAPÉIS AO ANEXO ................................................................................ 262

11
FIGURA 10.43: LISTANDO ANEXOS ..................................................................................................... 263
FIGURA 10.44: DETALHANDO ANEXOS ............................................................................................... 263
FIGURA 10.45: EXCLUINDO ANEXOS .................................................................................................. 264
FIGURA 10.46: INCLUINDO FORMULÁRIOS ........................................................................................ 265
FIGURA 10.47: ASSOCIANDO ATIVIDADES AO FORMULÁRIO ............................................................. 266
FIGURA 10.48: LISTANDO FORMULÁRIOS .......................................................................................... 266
FIGURA 10.49: DETALHANDO FORMULÁRIOS .................................................................................... 267
FIGURA 10.50: INCLUINDO CAMPOS NO FORMULÁRIO SMARTSHARE ............................................... 268
FIGURA 10.51: GERENCIAMENTO DE TEXTO ...................................................................................... 269
FIGURA 10.52: INCLUINDO CONSULTA SQL ........................................................................................ 270
FIGURA 10.53: LISTANDO CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ................................................. 274
FIGURA 10.54: DETALHANDO CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ........................................... 275
FIGURA 10.55: RESTRIÇÕES DE CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ......................................... 276
FIGURA 10.56: RESTRIÇÕES POR ATIVIDADES PARA CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ......... 277
FIGURA 10.57: VISUALIZAÇÃO DO FORMULÁRIO SMARTSHARE ........................................................ 278
FIGURA 10.58: INCLUINDO CAMPOS NO FORMULÁRIO 2.0 ................................................................ 279
FIGURA 10.59: PROPRIEDADES DE CAMPOS FORMULÁRIO 2.0 .......................................................... 280
FIGURA 10.60: DADOS DINÂMICOS NO FORMULÁRIO 2.0 ................................................................. 283
FIGURA 10.61: INCLUINDO CONSULTA SQL PARA O CAMPO DO TIPO CONSULTA .............................. 286
FIGURA 10.62: CADASTRO DE PERÍODOS PARA CAMPOS FORMULÁRIO 2.0 ...................................... 288
FIGURA 10.63: PRÉVIA DO FORMULÁRIO 2.0 ..................................................................................... 291
FIGURA 10.64: AJUDA SOBRE A CONFIGURAÇÃO DO FORMULÁRIO 2.0............................................. 292
FIGURA 10.65: PERSONALIZAÇÃO DO FORMULÁRIO 2.0 .................................................................... 293
FIGURA 10.66: RESTRIÇÕES DE CAMPOS E ATIVIDADES DO FORMULÁRIO 2.0 ................................... 293
FIGURA 10.67: INCLUINDO VARIÁVEL ................................................................................................ 294
FIGURA 10.68: LISTANDO VARIÁVEL .................................................................................................. 294
FIGURA 10.69: DETALHANDO VARIÁVEL ............................................................................................ 295
FIGURA 10.70: BUSCAR VARIÁVEL ..................................................................................................... 295
FIGURA 10.71: INCLUINDO COMITÊ ................................................................................................... 297
FIGURA 10.72: LISTANDO REGISTRO DE COMITÊ................................................................................ 298
FIGURA 10.73: ASSOCIANDO PARTICIPANTES AO COMITÊ ................................................................. 298
FIGURA 10.74: LISTAGEM DE USUÁRIO PARA COMITÊ ....................................................................... 299
FIGURA 10.75: DETALHANDO COMITÊ ............................................................................................... 300
FIGURA 10.76: LISTANDO SUB-PROCESSOS ........................................................................................ 301
FIGURA 10.77: DETALHANDO SUB-PROCESSOS .................................................................................. 301
FIGURA 10.78: CONVERSÃO SUB-PROCESSO ...................................................................................... 302
FIGURA 10.79: DETALHANDO MENSAGENS........................................................................................ 304
FIGURA 10.80: LISTANDO DESTINATÁRIOS......................................................................................... 306
FIGURA 10.81: INCLUINDO ACOMPANHAMENTO .............................................................................. 306
FIGURA 10.82: LISTA DE RESPONSÁVEIS DO ACOMPANHAMENTO .................................................... 308

12
FIGURA 10.83: LISTANDO ACOMPANHAMENTO ................................................................................ 309
FIGURA 10.84: DETALHANDO ACOMPANHAMENTO .......................................................................... 309
FIGURA 10.85: INCLUINDO CONSULTA ............................................................................................... 310
FIGURA 10.86: LISTANDO CONSULTA ................................................................................................. 311
FIGURA 10.87: DETALHANDO CONSULTA ........................................................................................... 312
FIGURA 10.88: ASSOCIANDO CAMPOS AO FILTRO DA CONSULTA ...................................................... 312
FIGURA 10.89: LISTAGEM DE CAMPOS PARA O FILTRO DA CONSULTA .............................................. 313
FIGURA 10.90: ASSOCIANDO CAMPOS COMO RESULTADO DA CONSULTA ........................................ 314
FIGURA 10.91: INCLUINDO CALENDÁRIO NO PROCESSO .................................................................... 315
FIGURA 10.92: LISTA DE PAPÉIS QUE EXCLUIR AGENDAMENTO DO PROCESSO ................................. 317
FIGURA 10.93: LISTANDO CALENDÁRIOS............................................................................................ 318
FIGURA 10.94: DETALHANDO CALENDÁRIOS ..................................................................................... 319
FIGURA 10.95: INCLUINDO TEMPLATE PARA DOCUMENTAÇÃO DO FORMULÁRIO ............................ 320
FIGURA 10.96: DETALHANDO OS TEMPLATES PARA DOCUMENTAÇÃO DO FORMULÁRIO ................. 323
FIGURA 10.97: LISTANDO OS TEMPLATES PARA DOCUMENTAÇÃO DO FORMULÁRIO ....................... 323
FIGURA 10.98: INCLUINDO DOCUMENTOS PARA CONFERÊNCIA ........................................................ 324
FIGURA 10.99: ASSOCIANDO PAPÉIS DE CONFERÊNCIA ..................................................................... 326
FIGURA 10.100: ASSOCIANDO CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO AO TIPO DE DOCUMENTO ......................... 327
FIGURA 10.101: LISTANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS .................................................................... 328
FIGURA 10.102: DETALHANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS .............................................................. 329
FIGURA 10.103: INCLUINDO ALÇADAS ............................................................................................... 330
FIGURA 10.104: ZOOM DE PAPÉIS PARA ALÇADAS............................................................................. 331
FIGURA 10.105: ZOOM DE COMITÊS PARA ALÇADAS ......................................................................... 331
FIGURA 10.106: LISTANDO ALÇADAS ................................................................................................. 334
FIGURA 10.107: DETALHANDO ALÇADAS ........................................................................................... 335
FIGURA 10.108: EXCEÇÕES DE ALÇADAS ............................................................................................ 336
FIGURA 11.1: CONSULTA DE ACESSOS................................................................................................ 337
FIGURA 11.2: CONSULTA DE DOCUMENTOS COM APROVAÇÃO ........................................................ 338
FIGURA 11.3: LISTA DE DOCUMENTOS COM APROVAÇÃO ................................................................. 338
FIGURA 11.4: RESULTADO DA CONSULTA DE DOCUMENTOS COM APROVAÇÃO ............................... 339
FIGURA 11.5: CONSULTA DE DOCUMENTOS COM LEITURA OBRIGATÓRIA ........................................ 340
FIGURA 11.6: RESULTADO DA CONSULTA LEITURA OBRIGATÓRIA ..................................................... 341
FIGURA 11.7: CONSULTA DE DOCUMENTOS EM REVISÃO .................................................................. 342
FIGURA 11.8: CONSULTA DE FLUXOS FINALIZADOS............................................................................ 343
FIGURA 11.9: RESULTADO DA CONSULTA DE FLUXOS FINALIZADOS .................................................. 343
FIGURA 11.10: CONSULTA DE LOGS ................................................................................................... 344
FIGURA 11.11: CONSULTA DE PROCESSO POR ÁREA .......................................................................... 345
FIGURA 11.12: CONSULTA DE PUBLICAÇÕES POR USUÁRIO ............................................................... 347
FIGURA 11.13: CONSULTA DE RELAÇÃO DE PROCESSO POR ÁREA ..................................................... 348
FIGURA 11.14: RESULTADO DA CONSULTA RELAÇÃO PROCESSO ÁREA .............................................. 349

13
FIGURA 11.15: CONSULTA DE TEMPO POR PROCESSO ....................................................................... 350
FIGURA 11.16: RESULTADO DA CONSULTA ........................................................................................ 351
FIGURA 11.17: CONSULTA DE USUÁRIOS ........................................................................................... 352
FIGURA 11.18: CONSULTA DURAÇÃO FLUXO ..................................................................................... 353
FIGURA 11.19: ABA FLUXO DA CONSULTA DE DURAÇÃO ................................................................... 354
FIGURA 11.20: ABA TAREFA DA CONSULTA DE DURAÇÃO ................................................................. 354
FIGURA 11.21: CONSULTA GRÁFICA DE DOCUMENTOS AGRUPADOS ................................................ 356
FIGURA 11.22: RESULTADO DA CONSULTA GRÁFICA.......................................................................... 357
FIGURA 11.23: CONSULTA PERFIL X USUÁRIO .................................................................................... 358
FIGURA 11.24: CONSULTA USUÁRIO X DOCUMENTO POR DOCUMENTO ........................................... 359
FIGURA 11.25: RESULTADO DA CONSULTA DOCUMENTO POR DOCUMENTO .................................... 360
FIGURA 11.26: CONSULTA USUÁRIO X DOCUMENTO POR USUÁRIO .................................................. 361
FIGURA 11.27: RESULTADO DA CONSULTA DOCUMENTO POR USUÁRIO ........................................... 362
FIGURA 11.28: FILTRO DA CONSULTA ................................................................................................ 363
FIGURA 11.29: LISTA DE USUÁRIOS .................................................................................................... 364
FIGURA 11.30: ACOMPANHAMENTO INÍCIO DE PROCESSO ............................................................... 364
FIGURA 11.31: FILTROS DA CONSULTA............................................................................................... 365
FIGURA 11.32: LISTAGEM DE RESULTADOS DA CONSULTA ................................................................ 366
FIGURA 11.33: LISTAGEM DE STATUS DO AGENT ............................................................................... 367
FIGURA 11.34: LISTAGEM DE FAVORITOS DO USUÁRIO ..................................................................... 367
FIGURA 11.35: FILTRO DA CONSULTA DE NÚMEROS .......................................................................... 368
FIGURA 11.36: LISTAGEM DE RESULTADOS DA CONSULTA DE NÚMEROS .......................................... 369
FIGURA 12.1: NAVEGANDO ENTRE PASTAS ........................................................................................ 369
FIGURA 12.2: CRIANDO PASTAS ......................................................................................................... 370
FIGURA 12.3: TELA GERENCIAMENTO DE PASTAS .............................................................................. 371
FIGURA 12.4: EXCLUINDO PASTAS, SUBPASTAS E PUBLICAÇÕES. ....................................................... 372
FIGURA 13.1: INICIANDO UMA NOVA PUBLICAÇÃO ........................................................................... 372
FIGURA 13.2: TELA DE NOVA PUBLICAÇÃO ........................................................................................ 373
FIGURA 13.3: PUBLICAÇÕES RELACIONADAS ..................................................................................... 374
FIGURA 13.4: ASSOCIAR PUBLICAÇÕES .............................................................................................. 375
FIGURA 13.5: CONFIGURAÇÃO DE NOTIFICAÇÃO ............................................................................... 376
FIGURA 13.6: ASSOCIAR USUÁRIOS ................................................................................................... 376
FIGURA 13.7: USUÁRIOS SELECIONADOS ........................................................................................... 377
FIGURA 13.8: ASSOCIAR PERFIS ......................................................................................................... 377
FIGURA 13.9: PERFIS SELECIONADOS ................................................................................................. 378
FIGURA 13.10: STATUS DO DOCUMENTO .......................................................................................... 379
FIGURA 13.11: INFORMAÇÕES CONTEÚDO DAS PASTAS .................................................................... 379
FIGURA 13.12: INFORMAÇÕES SOBRE O CONTEÚDO DA PUBLICAÇÃO .............................................. 380
FIGURA 13.13: INICIANDO REVISÃO DE PUBLICAÇÕES ....................................................................... 380
FIGURA 13.14: CONFIRMANDO A REVISÃO DE PUBLICAÇÕES ............................................................ 381

14
FIGURA 13.15: REVISANDO PUBLICAÇÕES ......................................................................................... 381
FIGURA 13.16: INICIANDO A EDIÇÃO DE PUBLICAÇÕES ...................................................................... 382
FIGURA 13.17: EDITANDO PUBLICAÇÕES ........................................................................................... 382
FIGURA 13.18: EXCLUINDO PUBLICAÇÕES .......................................................................................... 383
FIGURA 13.19: INICIANDO ASSINATURA DIGITAL DE DOCUMENTOS.................................................. 384
FIGURA 13.20: ASSINAR DOCUMENTOS DIGITALMENTE .................................................................... 385
FIGURA 13.21: LIBERANDO ASSINATURA LOCAL ................................................................................ 386
FIGURA 13.22: VISUALIZANDO ASSINATURAS .................................................................................... 386
FIGURA 13.23: CRIANDO MINHAS PUBLICAÇÕES ............................................................................... 387
FIGURA 13.24: TELA MINHAS PUBLICAÇÕES ...................................................................................... 388
FIGURA 13.25: MINHAS PUBLICAÇÕES ............................................................................................... 389
FIGURA 13.26: REVISÃO ONLINE ........................................................................................................ 389
FIGURA 14.1: LEMBRETES .................................................................................................................. 390
FIGURA 14.2: LOCALIZANDO E EXCLUINDO LEMBRETES ..................................................................... 390
FIGURA 15.1: BUSCA RÁPIDA ............................................................................................................. 391
FIGURA 15.2: BUSCA SIMPLIFICADA ................................................................................................... 393
FIGURA 15.3: BUSCA AVANÇADA ....................................................................................................... 393
FIGURA 15.4: GERAR RELATÓRIO E PACOTE DA BUSCA AVANÇADA................................................... 395
FIGURA 15.5: LANÇAMENTO DE DOCUMENTOS DA BUSCA AVANÇADA ............................................ 396
FIGURA 16.1: FILTROS ECM ................................................................................................................ 397
FIGURA 16.2: FILTROS BPM ................................................................................................................ 400
FIGURA 17.1: PAGINAÇÃO DE PUBLICAÇÕES ...................................................................................... 401
FIGURA 18.1: ATIVIDADES ECM.......................................................................................................... 402
FIGURA 19.1 MINHAS ATIVIDADES BPM ............................................................................................ 402
FIGURA 19.2: ATIVIDADES BPM ......................................................................................................... 403
FIGURA 20.1: TELA PRINCIPAL DO DASHBOARD ................................................................................. 404
FIGURA 20.2: DETALHAMENTO POR PROCESSO ................................................................................. 405
FIGURA 20.3: TRANSFERE TAREFA PELA DASHBOARD ........................................................................ 406
FIGURA 20.4: FILTRO DO DASHBOARD ............................................................................................... 408
FIGURA 21.1: ENCERRANDO SISTEMA ................................................................................................ 408

15
1. SMARTSHARE: Manual de utilização

Visão Geral

Figura 1.1: Apresentação

O produto SmartShare é uma solução que engloba os principais alicerces de uma

empresa: a gestão dos fluxos de trabalho e dos documentos. Com esta ferramenta é possível
publicar facilmente qualquer tipo de arquivo, esses podem ser: documentos, procedimentos,
planilhas, imagens e vídeos que são acessados de qualquer lugar através da interface web.
Os documentos são classificados por tipo e permissões de acesso que são definidas
através da hierarquia de perfis durante a publicação. Isto permite definir atributos em comum
para cada tipo e usuário com período de vigência e, com os indexadores dinâmicos, sendo que
qualquer informação pode ser acrescentada ao documento de determinado tipo com grande
facilidade e sem limites de publicações. Os arquivos podem ser encontrados pelo portal através
de uma busca rápida ou de forma detalhada pela busca avançada, permitindo encontrar arquivos
pelo nome do documento, conteúdo do mesmo ou pelos metadados (índices).
Com o SmartShare é possível também gerenciar todas as atividades desenvolvidas pela
organização e seus colaboradores. Qualquer fluxo de trabalho desde a simples compra de um
equipamento até a solicitação de entrega de um pedido pode ser dinamicamente configurado
dentro da ferramenta e disponibilizado para os responsáveis pela execução e interessados no
acompanhamento do processo. Além disso, possibilita aos gestores extrair dados dos fluxos
gerando estatísticas sobre os trabalhos realizados e identificar o passo onde o fluxo mais demora
auxiliando na tomada de decisões e soluções para maximizar seus resultados, desempenho dos
processos e redução de custos.
16
Conceitos: ECM

ECM é o acrônimo de Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo

Empresarial). É um conjunto de tecnologia que facilita a geração, controle, armazenamento,
gerenciamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes em documentos.
Sistemas ECM permitem que os usuários acessem documentos de forma ágil e segura, via
navegador web, através da intranet corporativa interna ou externamente.
A capacidade de gerenciar documentos e informações desde sua criação até o seu
arquivamento é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. Uma vez que,
os documentos formam o conhecimento de uma empresa. O SmartShare permite preservar esse
conteúdo e organizar eletronicamente qualquer tipo de documentação, para disponibilizar a
informação necessária na hora exata, para a pessoa certa.

ECM – Principais Funcionalidades:

• Organização de conteúdo por tipos de documentos e pastas;
• Controle temporal das publicações;
• Controle de permissão de visualização, publicação e revisão;
• Armazenamento de histórico das publicações;
• Gerenciamento de qualquer tipo de arquivo (vídeo, imagem e documentos em
geral);
• Possibilidade de publicação de vários arquivos com mesmo índice;
• Possibilidade ilimitada de indexação e criação de índices;
• Velocidade e precisão na localização de documentos;
• Evita extravio ou falsificação de documentos;
• Melhoria no processo de tomada de decisões;
• Obrigatoriedade de leitura e aprovação das documentações publicadas;
• Funcionalidade de check-in e check-out para revisão dos documentos;
• Edição online de documentos da família Office;
• Visualizador padrão de documentos para os principais tipos de documento do
mercado;

Conceitos: BPM

Business Process Management (BPM), Gestão de Processos de Negócio, é um conceito

que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização contínua dos
resultados e das organizações através da melhoria dos processos de negócios adaptados às
necessidades da empresa. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar,
modelar, publicar, mapear, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos,
aplicações informatizadas, documentos e outras fontes de informação. A automação de
processos de negócios é uma prática extremamente eficaz. Quando se automatiza processos,
um serviço melhor é oferecido ao cliente, devido a rapidez, a organização e o controle mais rígido
que a empresa passa a apresentar.

17
 Na prática, através do BPM é possível gerenciar cada processo registrando todas as
etapas, enviando e-mails automaticamente aos envolvidos e auxiliando na parte operacional.

BPM – Principais Funcionalidades:

• Automatizar os processos de negócio, oferecendo melhor controle e
gerenciamento de suas etapas;
• Fácil utilização na criação de fluxos e rotinas com aporte de atendimento de
todas as áreas de negócio;
• Monitorar e analisar o processo em relação às metas e os motivos pela qual não
foram atingidas;
• Garantir que os processos de negócios estão sendo executados como
modelados, melhorando assim, o desempenho da empresa;

Tipos de Usuários

No SmartShare existem cinco tipos usuários, que serão abordados rapidamente nos
tópicos a seguir:
• Usuário Leitor: Como o próprio nome diz esse usuário tem o poder da leitura.
Trazendo para o SmartShare é um usuário que consome informações de
documentos disponibilizados a ele, podendo participar de aprovações através da
leitura de arquivos que é solicitado.
• Usuário Publicador: Além de consumir as informações como um leitor, pode
gerar conteúdo no sistema dentro das permissões a ele concedidas. Na criação
de documentos e pastas, publicação e revisão dos mesmos.
• Usuário Publicador Indexador: O publicador indexador é um usuário que tem
como permissão, apenas gerar conteúdo no sistema. As publicações feitas pelo
usuário são realizadas através de um portal especifico para publicação, e
encaminhadas diretamente para o SmartShare.
• Usuário Administrador: O usuário administrador é responsável por gerenciar o
sistema, seja na criação de novos usuários e documentos, deletar usuários e
documentos, configurar permissões, gerar e gerenciar fluxos de trabalho.
• Usuário Anônimo: O usuário anônimo possui permissão apenas, para participar
de um ou mais processos da empresa específico ao seu perfil, sem a
necessidade do mesmo possuir login e senha, para acessar o processo no
sistema SmartShare. Este perfil de usuário não precisa ser necessariamente um
colaborador da empresa em questão.

EXEMPLO 01: TIPOS DE USUÁRIOS

• Leitor: qualquer funcionário que necessite acessar a ferramenta apenas para ler um
documento publicado pelo RH.

18
 • Publicador: funcionário do RH responsável por disponibilizar documentos de interesse de
todo o quadro de funcionários.
• Indexador: funcionário do Almoxarifado responsável por disponibilizar as notas de entrada e
saída de mercadorias conferidas.
• Administrador: funcionário da TI que possui o conhecimento necessário para fazer a gestão
de acessos aos documentos publicados pelo RH.
• Anônimo I: funcionário da Manutenção que precisa solicitar a compra de materiais para
concluir a manutenção de uma impressora, onde o mesmo acessa o processo de solicitação
disponibilizado a ele.
• Anônimo II: cliente fornecedor que precisa agendar com a empresa solicitante a entrega de
mercadoria, através de um link disponibilizado pela empresa o fornecedor acessa o
formulário para o agendamento da entrega.

2. Acesso ao sistema

O SmartShare é disponibilizado em ambiente Web, por isso o acesso é feito através de

um Browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, etc.), o que permite acessa-lo de fora
da empresa. Para acessar, o usuário deve abrir o browser e acessar a URL do sistema:
http://nomedoservidor/smartshare/, o acesso à ferramenta é realizado de duas maneiras:

Login com Usuário e Senha:

O acesso padrão ao sistema SmartShare é realizado através de login e senha, que são
previamente criados pelo administrador do sistema. Na tela de acesso ao sistema que será
apresentada ao usuário, o mesmo deverá informar os dados de acesso solicitados, e em seguida
clicar no botão ENTRAR (Figura 2.1). Caso queira, manter seus dados salvos na tela de login
para um próximo acesso, o usuário deverá marcar o campo Lembrar meu Usuário, e para um
próximo acesso a descrição do seu usuário ficará salva, cabendo ao usuário em questão informar
apenas a senha.

Figura 2.1: Tela de login

19
 Há também, no SmartShare a possibilidade de alterar a senha de acesso ao sistema
pela tela de login. Para isso, o usuário deverá selecionar a opção Esqueceu sua senha?, na
qual, a seguinte tela será apresentada (Figura 2.2). Nesta tela, o usuário deverá informar seu
login de acesso ao SmartShare, e com base nisso o sistema encaminhará para o e-mail vinculado
ao login informado a nova senha de acesso.

Figura 2.2: Alterando senha de acesso

Login com Certificado Digital:

A outra forma de acessar o sistema é através do certificado digital do usuário, dados
esses que deverão ser previamente cadastrados no Gerenciamento de Usuário. Lembrando que,
somente terá esta opção de acesso ao SmartShare, se possuir na chave de licença do produto
a opção de utilizar o certificado digital. Caso não possua esta opção de login, contatar o
administrador do sistema e solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois a mesma é uma
opção complementar do sistema.

NOTA: Para obter mais informações sobre o cadastro de usuários, leia Gerenciamento de
Usuários na página 65.

Para acessar a tela de login com certificado digital, o usuário deverá clicar na opção
Acesse com Certificado Digital disposto na tela padrão de login. Nesta tela, selecionar o
certificado cadastrado, que será utilizado para acessar o sistema, como mostrado na figura 2.3.
Caso queira, retornar a tela padrão de login, selecionar a opção Acesse o Sistema
Utilizando Usuário e Senha.

20
 Figura 2.3: Tela de login com certificado digital

A senha para acesso ao sistema pode ser criada exclusivamente para acesso ao
SmartShare ou configurada para ser integrada com o AD (Active Directory). Esta configuração
permite que o usuário acesse a ferramenta através de login integrado com o Windows, ou seja,
sem a necessidade de informar o seu usuário e senha na tela login. Após o login na ferramenta
SmartShare, o administrador tem acesso a informações necessárias para exercer sua função
como gerenciador do sistema. Lembrando que a quantidade de usuário administradores é
definida na implantação do sistema, conforme a quantidade solicitada na licença do mesmo.

NOTA: Para obter mais informações referente à licença do SmartShare, leia Gerenciamento de
Licença na página 150.

3. Tela principal

Após acessar o sistema, o usuário administrador visualizará a tela principal (Figura 3.1)
do SmartShare.

21
 Figura 3.1: Tela principal

Esta tela permite que o usuário tenha acessos rápidos e de forma organizada, tanto para
pastas criadas como para arquivos publicados. Na tela principal do SmartShare, o administrador
encontrará as pastas para exercer o gerenciamento do sistema, acompanhar e criar processos,
bem como gerar relatórios específicos de cada área, usuário, tipos de documento e tipos de
processo. Nela também estão disponíveis recursos que facilitam a navegação do usuário como
calendário, buscas, lembretes e favoritos. A seguir, serão apresentados os principais recursos
do SmartShare.

4. Detalhamento do Menu Superior

22
 Figura 4.1: Detalhamento menu superior

O objetivo principal do menu superior do SmartShare é dispor suas opções para o

usuário através de fácil acesso. Nele o usuário administrador irá encontrar ícones (Figura 4.1)
que auxiliam na busca rápida por documentos, configurações de perfil, visualização de favoritos,
alteração de senha, configurações para visualização da tela principal, consulta de agenda,
acompanhamento de e-mail, acompanhamento de downloads, menu para ajuda sobre
funcionalidades do sistema e informações referentes a versão do produto. A seguir, informações
detalhadas do menu superior:

Busca Rápida

O SmartShare dispõe ao usuário administrador a possibilidade de fazer buscas rápidas

de publicações e documentos registrados no sistema, como mostrado no passo 01 da Figura 4.1.
As publicações só podem ser encontradas pelo título do documento ou palavra chave atreladas
ao documento.

NOTA: Para obter mais informações, leia Localizando Publicações na página 391.

Meu Perfil

Nesta área o usuário administrador pode consultar informações que definem o seu perfil,
alterar determinadas informações e fazer ajustes para tornar o acesso inicial à ferramenta mais
ágil. Para acessar esta opção, o usuário deve clicar no ícone Meu Perfil, como mostrado no
passo 02 da Figura 4.1, uma nova janela será aberta com as informações do usuário, conforme
figura 4.2. Nesta janela são apresentadas as abas Perfil Usuário, Perfil de Leitura, Perfil de
Publicador e Perfil Administrador. A aba Perfil Usuário permite fazer alterações de e-mail,
telefone e ramal. Para realizar estas alterações o administrador deverá clicar em cima do campo
que deseja alterar e informar os dados para alteração (Passo 03, Figura 4.2). Ainda nesta aba o
usuário administrador pode definir se deseja visualizar arquivos ou atividades na tela inicial após
o login. Para visualizar arquivos, o usuário deve selecionar a opção GED (ECM) e em seguida,
clicar no ícone em formato de Lupa, para selecionar a pasta que contém os arquivos a serem
visualizados no portal, como mostrado no passo 04 da figura 4.2. Caso o usuário selecione a
opção WF (Workflow / BPMN), os tipos de atividades serão visualizadas no portal inicial do
SmartShare, após o login (Passo 04, Figura 4.2), lembrando que as opções de visualização WF
(Workflow / BPMN) somente estará disponível para seleção se o módulo de BPM estiver liberado
na licença, do contrário, a opções GED virá como padrão. Para salvar as alterações o usuário
deve clicar no botão CONFIRMAR. As alterações serão salvas e no próximo acesso o usuário
irá visualizar as alterações no portal.

23
 Figura 4.2: Meu perfil

Nas abas Perfil de Leitura, Perfil de Publicador e na aba Perfil Administrador o

usuário visualizará a estrutura de perfis que, os quais ele possui as mesmas permissões. Todas
as publicações que os perfis relatados têm acesso, o perfil do usuário administrador também terá
(Passo 02, Figura 4.2).

Favoritos

É um recurso do SmartShare que possibilita ao usuário administrador marcar como

favorito publicações e pastas. Todas as publicações e pastas que o usuário tem acesso possuem
a opção Favoritos (Passo 03, Figura 4.1). Para as publicações há no lado direito um ícone em
formato de estrela (Passo 01, Figura 4.3), o usuário deve clicar neste ícone. A cor do ícone será
alterada para laranjada e a publicação será adicionada ao painel de favoritos do usuário.
O processo para desmarcar a publicação como favorito é semelhante, o administrador
deve clicar no ícone em formato estrela de uma publicação já marcada como favorito. A cor do
ícone será alterada para azul e a publicação será removida do painel de favoritos do usuário.

Figura 4.3: Publicação como favorito

Caso o usuário desejar marcar uma pasta como favorito, ele deve clicar na pasta para
acessar seu conteúdo e em seguida clicar no ícone em formato de pasta que fica ao lado do

24
nome. A pasta será adicionada ao painel de favoritos do usuário e o ícone em formato de pasta
será trocado por um ícone em formato de pasta + estrela (Passo 01, Figura 4.4).
Para desmarcar uma pasta como favorito, o processo também é semelhante. O usuário
administrador deve clicar na pasta, já marcada como favorita, para acessar seu conteúdo e em
seguida clicar no ícone em formato de pasta + estrela que fica ao lado do nome. A pasta será
removida do painel de favoritos do usuário e o ícone em formato de pasta + estrela será trocado
por um ícone em formato de pasta.

Figura 4.4: Pasta como favorito

As publicações e pastas marcadas como favoritas pelo usuário administrador podem ser
visualizadas e acessadas através do ícone estrela no menu superior (Passo 01, Figura 4.5). Ao
clicar neste ícone, uma busca será realizada no sistema com filtro para mostrar apenas as
publicações e pastas marcadas como favorito. Os resultados da busca realizada pelo
administrador poderão ser visualizados na página central (Passo 02, Figura 4.5). Também é
possível listar estas publicações e pastas através do painel de favoritos (Passo 03, Figura 4.5),
que direciona o usuário diretamente as publicações e as pastas selecionadas como favoritas
(Passo 04, Figura 4.5).

Figura 4.5: Favoritos

25
Troca de Senha

O SmartShare possibilita que o administrador consiga realizar a troca de senha quando

desejar, através do ícone disposto no menu superior do portal, no formato de uma Chave (Passo
04, Figura 4.1). Para efetuar a troca, o usuário administrador deve clicar no ícone e uma janela
irá abrir com os campos Senha Atual, Nova Senha e Confirmar nova senha. Devem-se informar
os dados de acordo com os campos e em seguida clicar no botão SALVAR para confirmar a
troca de senha (Passo 01, Figura 4.6). Caso o usuário desista de alterar a senha, deve-se clicar
no botão CANCELAR (Passo 02, Figura 4.6).

Figura 4.6: Troca de senha

Após a confirmação no próximo acesso o usuário administrador deverá logar com a nova
senha de acesso.

Configuração do Usuário

O menu superior do SmartShare dispõe de um ícone, no formato de uma Ferramenta

(Passo 05, Figura 4.1) que possibilita a personalização e visibilidade de alguns painéis na tela
principal do SmartShare. Segue detalhamento de cada configuração disponível (Passo 01,
Figura 4.7):
Tema: Selecionar qual tema será aplicado ao portal SmartShare. Importante ressaltar
que, somente terá novas opções de temas se os mesmos forem previamente configurados no
sistema, do contrário, somente será disponibilizado para seleção o tema padrão do SmartShare;
Exibir Painel Minhas Atividades: Se sinalado irá habilitar no portal principal o painel
Minhas Atividades BPM, para acompanhamento de fluxos no prazo, em risco e atrasados. Por
padrão, esta opção somente estará habilitada para seleção se o módulo de BPM estiver ativo na
licença;
Link Externo: Sinalar, caso queira mostrar no canto inferior direito do portal o botão
flutuante de acesso a algum sistema terceiro se houver, do contrário desmarcar está
configuração para não mostrar botão no portal do sistema. Por padrão este campo é apresentado
sinalado, cabendo ao usuário a configuração de não exibição do mesmo;
Exibir Lembretes: Se sinalado, irá habilitar o painel para configurações de lembretes
específicas do usuário em questão. Caso contrário, o painel não será disponibilizado no portal

26
SmartShare. Quando habilitado este painel, o administrador poderá definir a altura do mesmo no
portal, se utilizar a barra de diminuição e aumento que será habilitada quando o painel for
sinalado;
Exibir Favoritos: Sinalar, caso queria habilitar no portal SmartShare o painel com a
listagem de pastas e publicações marcadas como favoritas. Além disso, será possível definir a
altura do painel no portal através da barra medidora que será habilitada;
Exibir Busca: Se sinalado, irá habilitar o painel de busca simplificada no portal
SmartShare, podendo definir a altura do mesmo através da barra medidora;
Altura de Exibição Agenda: Definir a altura de exibição que a agenda padrão do sistema
terá. Por padrão, este painel sempre aparecerá no portal não tendo a opção de ocultar o mesmo;
Calendário: Selecionar como será a exibição do calendário no portal, podendo não exibir
o mesmo ou escolher o lado de exibição Direita ou Esquerda;
Após definir as configurações dos painéis, para que a atualização seja realizada no portal
do SmartShare o administrador deve clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 4.7).

Figura 4.7: Configuração do usuário

As ferramentas habilitadas irão aparecer no quadro direito do portal, exceto o calendário

que disponibiliza ao usuário definir em que lado ele irá aparecer.

Minha Agenda

O recurso de Minha Agenda permite ao usuário administrador listar e compartilhar com

outros usuários seus compromissos, configurando-os de acordo com a necessidade. Para
navegar neste recurso, o administrador deverá clicar em cima do ícone Agenda (Passo 06,
Figura 4.1) no menu superior. Uma Agenda será mostrada no painel central do portal revelando
os compromissos criados (Passo 01, Figura 4.8), no lado direito da Agenda o usuário
administrador tem a opção de escolher visualizar seus compromissos por dia, semana ou mês
(Passo 02, Figura 4.8).

27
 Figura 4.8: Minha agenda geral

No passo 03 da Figura 4.8, o recurso permite ao administrador navegar entre o período

escolhido de forma rápida. Ao clicar no ícone Hoje (Passo 04, Figura 4.8) a agenda retorna para
a data atual de compromisso. No rodapé da agenda o usuário possui a opção de escolher como
o horário de seus compromissos será configurado, tendo a opção de Mostrar às 24 horas ou
Horário de Expediente (Passo 05, Figura 4.8).

Criando Compromisso:
Após acessar a agenda, clicar no ícone +Novo Compromisso (Passo 06, Figura 4.8)
uma tela será aberta e terá a aba Editar (Passo 01, Figura 4.9), está aba permite ao usuário
administrador descrever e fazer observações de seus compromissos, bem como, definir local,
status do usuário em relação ao compromisso, recursos utilizados e restrições de
compartilhamento (Passo 02, Figura 4.9). A seguir um breve detalhamento dessas atividades:
Descrição: Informar a descrição do compromisso.
Observação: Informar a observação do compromisso.
Início e Término: Informar a data e hora do início e término do compromisso.
Dia inteiro: Se selecionado o compromisso ficará o dia todo.
Mostrar como: Se com este compromisso o usuário estará ocupado, ausente ou
disponível.
Compartilhado: Se selecionado outros usuários que possuem acesso a sua agenda
poderão visualizar seu compromisso.
Lembrete: Para receber um lembrete via e-mail alertando quantos minutos, horas ou dias
faltam para a concretização do compromisso.

28
 Local: Informar o local do compromisso.
Recursos: Informar os recursos que serão usados no compromisso.

Figura 4.9: Edição de compromisso

Os compromissos criados ficarão dispostos ao usuário administrador no painel central,

como mostrado no passo 08 da Figura 4.8. Para editar as propriedades de um compromisso já
criado, o usuário deve acessar a agenda, localizar o compromisso e clicar duas vezes sobre o
mesmo, a tela Editar abrirá para a edição do compromisso (Passo 01, Figura 4.9).

Filtrando Listagem de Compromisso:

O recurso de filtragem da agenda exibe os compromissos de acordo com a opção
selecionada pelo administrador, ou seja, permite visualizar e acompanhar a agenda de outro
usuário, caso tenha permissão para o mesmo. Para acessar a janela que configura a agenda,
clicar na barra Filtros (Passo 07, Figura 4.8). Para retornar a sua agenda, na mesma barra filtros,
selecionar a opção “Pessoal”.
Obs.: sempre que tiver algum filtro selecionado, o ícone Lupa da barra Filtros (Passo
07, Figura 4.7) estará sinalizado na cor amarela.

Repetindo Compromisso:
A ferramenta Agenda permite além das configurações acima citadas, repetir
compromissos configurando o período desta repetição por hora, diária, semanal e mensal, como

29
mostrado no passo 02 da Figura 4.10. Nestas configurações habilitam-se os campos onde serão
configuradas as datas, dias de repetição e término das mesmas (Passo 03, Figura 4.10).

Figura 4.10: Repetindo compromisso

Após definidas as configurações, confirmar para que a repetição seja efetivada com
sucesso.

Excluir Compromisso:
A exclusão de compromissos pode ser feitas de duas maneiras:
Primeiro, o usuário administrador deverá acessar a agenda, localizar o compromisso que
deseja excluir, ao passar o mouse em cima do compromisso desejado, irá aparecer um ícone
(X), clicando no ícone aparecerá uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão.
Segundo, o administrador deverá acessar a agenda, localizar o compromisso que deseja
excluir, clicar duas vezes sobre o mesmo, e a tela de edição abrirá, trazendo ao usuário a opção
excluir o compromisso.

Acompanhamento de E-mail

É um recurso do SmartShare que possibilita ao usuário administrador acompanhar o

andamento de e-mails enviados (Passo 07, Figura 4.1). Esta opção só estará disponível se o
usuário possuir permissão para enviar o documento por e-mail, ou seja, o tipo de documento
associado à publicação deverá permite a realização deste tipo de ação. Se o usuário possuir

30
permissão, ele terá acesso à opção Enviar por E-mail no lado direito da publicação (Passo 01,
Figura 4.11). Para enviar o arquivo por e-mail o administrador deve clicar no ícone em formato
de Carta, como mostrado na figura abaixo:

Figura 4.11: Seleção para e-mail

Após clicar no ícone em formato de Carta a seguinte tela surgirá, o usuário administrador deverá
informar todos os dados que a tela pede, para que o envio seja realizado (Figura 4.12).

Figura 4.12: Dados para envio de e-mail

Para visualizar o andamento de e-mail o usuário deverá clicar no ícone em formato de

Carta, disponibilizado no menu superior do portal (Passo 01, Figura 4.13). O resultado do
andamento de e-mails enviados pelo usuário poderá ser visualizado no painel central (Passo 02,
Figura 4.13).

31
 Figura 4.13: Acompanhamento de e-mail

Para voltar ao menu principal, clicar em “Principal”, como mostra o passo 03 da figura
4.13.

Download

O SmartShare possibilita ao administrador gerar pacote para download de arquivos,

documentos e pastas, a partir das buscas realizadas através do recurso busca avançada (Passo
08, Figura 4.1). Ao realizar uma busca avançada no SmartShare, o resultado da busca
apresentará a opção, Gerar Pacote.

NOTA: Para obter mais informações sobre Busca Avançada, leia Localizando Publicações na
página 391.

Ao selecionar a opção Gerar Pacote, aparecerá uma tela onde o usuário deverá informar
o nome do pacote a ser salvo, confirmando-o para que o mesmo seja direcionado para a pasta
de download (Passo 01, Figura 4.14).

Figura 4.14: Gerar pacote para download

Para acompanhar a situação dos pacotes e visualizar os downloads feitos, o usuário

administrador deverá clicar no ícone em formato (↓) no menu superior (Passo 01, Figura 4.15).
No painel central o usuário terá à disposição todos os pacotes gerados para download (Passo
02, Figura 4.15).
32
 Figura 4.15: Acompanhamento de download

Para voltar ao menu principal, clicar em “Principal”, como mostra o passo 03 da figura
4.15.

Exportação Dashboard

É um recurso do SmartShare que possibilita ao usuário acompanhar o andamento de

download da planilha Excel com dados exportados do dashboard de processos BPM. Este
recurso é muito importante para evitar que dados exportados se percam devido ao grande
volume de informações existentes para exportação em Excel, pois o SmartShare Agent será
responsável em gerar a planilha de tempos em tempos, caso o limite máximo definido para
exportação de dados do dashboard seja excedido. Por padrão o limite máximo de dados para
download deverá ser pré-configurado no Gerenciamento de Parâmetros do SmartShare
(Parâmetro 39 – Limite de registros para Download no Dashboard).
Para acompanhar o andamento da exportação para Excel dos dados do dashboard, o
usuário deverá clicar no ícone correspondente com a ação, disposto no menu superior (Passo
01, Figura 4.16). No painel central, será disponibilizado a listagem de exportações solicitadas e
o status de cada uma (Passo 02, Figura 4.16), sendo possível, apagar a solicitação de planilha,
se selecionar o botão (-) disposto ao lado de todas as planilhas disponíveis para visualização no
SmartShare.

33
 Figura 4.16: Acompanhamento de exportação de dados dashboard

Para voltar ao menu principal, clicar em “Principal”, como mostra o passo 03 da Figura
4.16.

Help

No portal do SmartShare o administrador encontrará informações importantes sobre o

sistema. Para acessar essas informações, clicar em cima do ícone em formato de (?) no menu
superior, como mostrado no passo 10 da figura 4.1. O sistema apresentará duas opções Help e
Sobre. Na opção Help o usuário encontrará ajuda referente a algumas funcionalidades do portal,
auxiliando caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema (Passo 01, Figura 4.17). Para
acessar as informações o usuário deverá clicar sobre o assunto desejado ou utilizar a barra de
rolagem para visualizar todas as informações dispostas nesse portal.

34
 Figura 4.17: Tela ajuda de sistema

Ao selecionar a opção Sobre o administrador encontrará informações detalhadas

referentes à versão do sistema que está sendo utilizada (Figura 4.18).

35
 Figura 4.18: Tela versão do sistema

Para voltar à página anterior, clicar em FECHAR, como mostra o passo 01 da Figura
4.18.

5. Gerenciamento

Ao acessar a pasta Gerenciamento será apresentado ao administrador, um menu para

configurar os temas que serão aplicados no sistema (Passo 02, Figura 5.1) e um menu para
configurar as logos que serão aplicadas no portal e na tela de login do SmartShare, como
mostrado no passo 01 da figura 5.1.

36
 Figura 5.1: Tela de Gerenciamento

Abaixo será disponibilizado ao administrador o detalhamento destes menus:

Gerenciamento de Logos

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar uma logo que será

utilizada no portal do sistema, na tela de login, na identificação de relatórios e na documentação
de processos BPM, ou seja, a representação gráfica de uma marca estampa no sistema. A tela
para essa configuração ficará disponível ao administrador na pasta de Gerenciamento do
SmartShare, como mostrado no passo 02 da figura 5.1. Para cadastrar as logos que serão
aplicadas no sistema, o administrador deverá a aba Incluir do Gerenciamento de Logos, e
preencher os seguintes campos de acordo com a necessidade (Passo 01, Figura 5.2):
Utilizar logo no portal: Caso marcado, a logo será aplicada no portal principal do
SmartShare;
Utilizar logo no login: Ao marcar esta opção, a logo em questão será aplicada na tela de
login do SmartShare;
Utilizar logo na documentação: Esta opção, quando marcada, apresentará a logo nas
documentações geradas pelo sistema SmartShare, como: Documentação de Formulário e de
Processo BPM;

NOTA: Para obter mais informações sobre documentação BPM, leia Fluxograma (Editor Gráfico)
na página 221 e Gerenciamento de Templates na página 319.

Utilizar logo nos relatórios de processos: Ao marcar esta opção, a logo apresentará em
todos os relatórios de processos BPM;

NOTA: Para obter mais informações sobre geração de relatórios de processos BPM, leia
Gerenciamento de Consulta na página 309.

Utilizar logo no Viewer Externo: Quando esta opção é marcada, a logo configurada será
apresentada ao acessar documentos publicados no SmartShare utilizando o viewer externo;

NOTA: Para obter mais informações sobre viewer externo, leia Gerenciamento de Configurações
do Viewer Externo na página 77.

Utilizar logo no Portal NFe: Se marcada, a logo anexada ao registro será apresentada
no portal NFe, módulo complementar do sistema SmartShare;

37
 NOTA: Para obter mais informações sobre o portal NFe, leia Manual Instalação e Funcional
Módulo NFe.

CNPJ: Informar o CNPJ que será atribuído a logo que está sendo criada. Com essa
configuração, ao visualizar uma nota fiscal eletrônica o sistema fará uma verificação, a fim de,
identificar se o CNPJ do emitente informado na nota fiscal possui uma logo cadastrada no
sistema, com isso, o logo padrão apresentada na nota será substituída pela logo cadastrada para
o mesmo. Por padrão, este campo somente ficará ativo para configuração, caso nenhuma das
opções de utilização de logo disponível for marcada;
Descrição: Informar uma descrição que identifique a logo de outras que serão
cadastradas, pois as mesmas poderão ser utilizadas na configuração de temas (Tópico será
abordado no próximo capítulo). Por padrão, esta opção somente será apresentada quando a
opção Utilizar logo no portal for marcada;
Arquivo: Inserir um arquivo do tipo imagem que contenha a logo desejada. Para realizar
essa inserção, o administrador deverá clicar no ícone disposto ao lado do campo, para acessar
o diretório com a imagem da logo;
Lembrando que, todas as imagens anexadas para serem utilizadas como logo no
sistema, serão redimensionadas do seu tamanho original para ter no máximo 147px X 55px,
exceto a logo utilizada no portal NFe que será redimensionada para 530px X 200px.
Para concluir a inclusão da logo, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 5.2). Caso
queira cancelar a inclusão da logo, o administrador deverá clicar no botão correspondente com
a ação, como mostrado no passo 03 da figura 5.2.

Figura 5.2: Incluindo logos

Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o

mesmo visualizará todas as logos cadastradas, com o seu código de registro, o CNPJ, o arquivo

38
e a descrição. Esta aba permite o administrador, definir a ordem que os registros dos temas
cadastrados, estarão dispostos para visualização na tela de gerenciamento, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 5.3).
CNPJ: Esta opção irá organizar os registros por ordem do CNPJ (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de CNPJ, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 5.3).
Arquivo: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Arquivo, para
ativar a ordenação (Passo 04, Figura 5.3).
Descrição: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 05, Figura 5.3).

Figura 5.3: Listando logos

Na aba Listar, além das configurações acima citadas, dispõe ao administrador a

possibilidade de realizar buscas por todos os registros cadastrados. Para realizar uma pesquisa,
o mesmo deverá clicar sobre a aba Buscar (Passo 06, Figura 5.3), informar o CNPJ relacionado
à logo desejada (Figura 5.4), e clicar no botão BUSCAR. Retornarão da busca os registros com
o CNPJ igual ou parecido ao que foi pesquisado.

Figura 5.4: Buscando por logos cadastradas

39
 Para acessar o detalhamento dos registros de logos cadastrados, o administrador deverá
selecionar a aba Detalhar. Nesta aba, serão apresentadas todas as informações referentes a
logo selecionada (Passo 01, Figura 5.5), permitindo que alterações sejam realizadas nos campos
da mesma, se o usuário achar necessário. Após todas as alterações realizadas no registro, clicar
no botão SALVAR para concluir a edição, podendo CANCELAR a mesma (Passo 02 e 03, Figura
5.5). Lembrando que, ao cancelar a edição dos registros os dados informados serão descartados,
e a logo voltará a sua configuração inicial.

Figura 5.5: Detalhando logos

A exclusão de um registro da logo pode ser realizada de três maneiras, são elas:
Primeiro, o usuário terá que acessar a aba Detalhes, clicar no botão EXCLUIR (Passo
04, Figura 5.5).
Segundo, na tela de listagem o usuário deverá localizar o registro a ser excluso e clicar
no ícone em formato de Lixeira (passo 03, Figura 5.6), e em seguida será apresentado ao
administrador uma tela para a confirmação da exclusão do registro.
Terceiro também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros,
para isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 01,
Figura 5.6), e selecionar a opção Excluir Selecionados, como mostrado no passo 02 da figura
5.6.

40
 Figura 5.6: Excluindo logos

Para sair da tela de Gerenciamento de Logos, o administrador deverá clicar no botão

SAIR representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 5.6.

Gerenciamento de Temas

É uma ferramenta (função) do SmartShare que dispõe ao administrador a possibilidade

de alterar o tema padrão do sistema. Podem ser adicionados vários temas com diferentes cores
e logos, mas apenas um dos temas poderá ficar ativo no sistema, sendo ele o tema escolhido
pelo usuário. Este recurso ficará disponível para o administrador na pasta de gerenciamento,
como mostrado no passo 02 da figura 5.1. Importante ressaltar que, o tema SmartShare é um
padrão pré-configurado, que não pode ser excluído ou alterado.
Para cadastrar temas que serão aplicados no sistema, o administrador deverá acessar
a aba Incluir do Gerenciamento de Temas, e preencher os seguintes campos (Passo 01, Figura
5.7):
Descrição: Informar o nome do tema que está sendo criado;
Logo: Selecionar a logo que será aplicada ao tema. Por padrão, a mesma deverá ser
previamente cadastrada no sistema para aparecer na listagem de seleção;
Estilo Fundo Superior: Definir qual estilo será aplicado no fundo superior da tela,
escolhendo entre as opções: Riscado, Sólido ou Degradê;
Cor Menu: Definir qual será cor atribuída ao menu superior do portal SmartShare;
Cor Menu Ativo: Definir que cor aparecerá ao deixar o mouse sobre uma opção do menu
superior;
Cor Barra Superior: Definir qual cor será atribuída à barra do menu superior do portal;
Cor Usuário Conectado: Definir qual cor será aplicada sobre a descrição do usuário que
está conectado no sistema;
Cor Botão Sair: Definir qual será a cor do botão SAIR no canto superior esquerdo do
portal SmartShare;
Cor Barras Portal: Informar qual cor será utilizada nas barras de separação de conteúdo;
41
 Cor Texto Portal: Definir qual cor será aplicada na descrição das barras de separação
do portal;
Ativo: Se marcado, tornará o tema que está sendo criado ativo no sistema. Por padrão,
ao iniciar a inclusão de um tema, o mesmo é apresentado como um tema ativo.
Para concluir a inclusão do tema, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 5.7), e o
mesmo será aplicado automaticamente ao atualizar a página, não sendo necessário desconectar
do sistema.

Figura 5.7: Incluindo temas

Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o

mesmo visualizará todos os temas cadastrados, com o seu código de registro, a descrição e se
o mesmo está ativo ou não no sistema, como mostrado no passo 01 da figura 5.8. Esta aba
permite o administrador, definir a ordem que os registros dos temas cadastrados, estarão
dispostos para visualização na tela de gerenciamento, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 5.8).
Descrição: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 5.8).
Ativo: Organiza os temas por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção para
ativar a ordenação (Passo 04, Figura 5.8).

42
 Figura 5.8: Listando temas

Na aba Listar, além das configurações acima citadas, dispõe ao administrador a

possibilidade de realizar buscas por todos os registros cadastrados. Para realizar uma pesquisa,
o mesmo deverá clicar sobre a aba Buscar (Passo 05, Figura 5.8), informar a descrição
relacionada ao tema desejado (Figura 5.9), e clicar no botão BUSCAR. Retornarão da busca os
registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

Figura 5.9: Buscando por temas cadastrados

Para acessar o detalhamento dos registros de temas cadastrados, o administrador

deverá selecionar a aba Detalhar. Nesta aba, serão apresentadas todas as informações
referentes ao tema selecionado (Passo 01, Figura 5.10), permitindo que alterações sejam
realizadas nos campos do mesmo, se o usuário achar necessário. Após todas as alterações
realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir a edição, podendo CANCELAR a
mesma (Passo 02 e 03, Figura 5.10). Lembrando que, ao cancelar a edição dos registros os
dados informados serão descartados, e o tema voltará a sua configuração inicial.

43
 Figura 5.10: Detalhando temas

A exclusão de um registro de tema pode ser realizada de três maneiras, são elas:
Primeiro, o usuário terá que acessar a aba Detalhes, clicar no botão EXCLUIR (Passo
04, Figura 5.10).
Segundo, na tela de listagem o usuário deverá localizar o registro a ser excluso e clicar
no ícone em formato de Lixeira (passo 03, Figura 5.11), e em seguida será apresentado ao
administrador uma tela para a confirmação da exclusão do registro.
Terceiro também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros,
para isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 01,
Figura 5.11), e clicar na opção Excluir Selecionados como mostrado no passo 02 da figura
5.11.

44
 Figura 5.11: Excluindo temas

Para sair da tela de Gerenciamento de Temas, o administrador deverá clicar no botão

SAIR representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 5.11.

Gerenciamento de Link Externo

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar um link de acesso

a um sistema terceiro. Essa transição entre sistemas será realizada através de um botão
disponibilizado no canto inferior direito da tela principal do sistema SmartShare, garantindo
rápido acesso a outro sistema diretamente do SmartShare. Quando acionado o botão de acesso
ao sistema de terceiro, a tela chamada pela URL configurada será apresentada em uma nova
aba permitindo que o trabalho seja realizado nos dois sistemas ao mesmo tempos se necessário.
Para a configuração do link que permitirá o acesso a um sistema legado através do SmartShare,
o administrador deverá acessar a tela Gerenciamento de Link Externo e na aba Incluir preencher
os seguintes campos (Passo 01, Figura 5.12):
Descrição: Informar o nome do link ou botão que será apresentado no portal. Por padrão,
este campo está limitado para receber no máximo 20 caracteres;
Ícone: Se achar necessário, selecionar uma imagem que será utilizada como logo no
botão de acesso ao link externo. Para isso, o administrador deverá clicar no ícone em formato
de Lupa disposto ao lado do campo para acessar o zoom responsável por carregar a imagem
que será utilizada como logo. Importante ressaltar que, além de carregar o caminho da imagem
neste campo, o sistema irá converter a resolução da imagem para 24x24 pixels. Por padrão, este
campo somente poderá ser alterado através do zoom, do contrário o campo será apresentado
bloqueado. Para excluir a logo configurada para o link externo, o administrador deverá clicar no
ícone em formato de Lixeira, disposto ao lado do campo ícone, e a descrição do caminho da
imagem será retirada do campo;
URL: Informar a URL correspondente ao endereço do sistema que deseja acessar. Nesta
configuração será possível informar alguns coringas para serem enviados por parâmetro ao
sistema de terceiro, são eles:

45
 [email_usuario] - Irá substituir o coringa pelo e-mail do usuário logado no sistema
SmartShare, que acionar o botão de acesso ao link externo;
[código_usuario] - Irá substituir o coringa pelo código do usuário logado no sistema
SmartShare, que acionar o botão de acesso ao link externo;
[nome_usuario] - Irá substituir o coringa pelo nome do usuário logado no sistema
SmartShare, que acionar o botão de acesso ao link externo;
[descrição_area] - Irá substituir o coringa pela descrição da área principal, na qual o
usuário logado no sistema SmartShare está associado quando o mesmo acionar o botão de
acesso ao link externo;
Após preencher os campos de cadastro do link externo, clicar no botão SALVAR disposto
na tela de Gerenciamento de Link Externo para efetivar a criação do mesmo (Passo 02, Figura
5.12). Importante ressaltar que, será possível cadastrar apenas um link de acesso externo, e por
padrão a apresentação do botão para acesso a este link aparecerá para todos os usuários do
sistema SmartShare. Caso não seja de interesse do usuário, visualizar o botão de acesso a outro
sistema no seu portal, o mesmo poderá retirar a visualização através das configurações
preferenciais no menu superior Configurações do Usuário.

NOTA: Para obter mais informações, leia Configuração do Usuário na página 26.

Figura 5.12: Incluindo link externo

O registro de link externo cadastrado será direcionado para a aba Listar, onde o
administrador terá acesso a informações básicas do registro cadastrado, como o seu código de
registro, a descrição e a URL configurada para o mesmo (Passo 01, Figura 5.13). Além disso,
será possível acessar de modo fácil e rápido as configurações detalhadas do registro, ao clicar
no menu Detalhar Registro, como mostrado no passo 02 da figura 5.13.

46
 Figura 5.13: Listando link externo

Ao acionar o menu Detalhar Registro ou clicar diretamente na aba Detalhar, será

apresentado ao usuário informações detalhadas referente ao link cadastrado. Nesta tela é
possível realizar a edição do registro selecionado, alterando os dados que achar necessário
(Passo 01, Figura 5.14). Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para
concluir a edição (Passo 02, Figura 5.14), podendo CANCELAR as alterações (Passo 03, Figura
5.14).
Para excluir o registro de link externo, o administrador deverá clicar no botão EXCLUIR
(Passo 04, Figura 5.14), na qual será apresentado uma tela para confirmação da exclusão do
registro. Lembrando que, a exclusão poderá ser realizada também pela aba Listar, se acionado
o botão em formato de Lixeira ao lado do registro, na coluna de ações.

Figura 5.14: Detalhando link externo

Para sair da tela de Gerenciamento de Link Externo, o administrador deverá clicar na

opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 5.14.

6. Gerenciamento ECM de Usuários

O SmartShare dispõe ao administrador a possiblidade de configurar e gerenciar

usuários, perfis, áreas e centros relacionado ao sistema. No lado esquerdo do portal o
administrador irá encontrar a pasta para a gestão do sistema localizada no painel de ferramenta

47
“Pastas” (Passo 01, Figura 6.1). Para configurar a parte ECM do SmartShare, o administrador
deverá clicar na subpasta correspondente a configuração desejada, como mostrado no passo 02
da figura 6.1.

Figura 6.1: Pasta para gerenciamento ECM

Após selecionar pasta e subpasta, os conteúdos relacionados à pasta selecionada serão

listados no painel central do portal (Figura 6.2).

Figura 6.2: Tipos de gerenciamento ECM de usuários

A seguir serão apresentadas ao administrador, informações importantes para o

gerenciamento ECM de usuários. Para este tipo de gerenciamento, serão abordados os itens
acima destacados, como mostrado na figura 6.2.

Gerenciamento de Centro de Participação

48
 É uma ferramenta (função) do SmartShare que dispõe ao administrador a possibilidade
de centralizar os usuários cadastrados no sistema em áreas e/ou filiais. Isso permite que o
administrador faça a gestão de seus usuários e filias independentemente do local que se
encontra, sendo possível a interação entre áreas e/ou filiais na sincronização de documentos e
processos que envolvem o centro ou área principal. Este recurso ficará disponível para o
administrador na pasta de gerenciamento, com mostrado no passo 01 da figura 6.2. Segue
algumas funcionalidades do Gerenciamento de Centro de Participação, ao selecionar a aba
Incluir (Figura 6.3), o administrador deverá preencher os campos para a inclusão de um novo
centro. Em Descrição, informar o nome do centro de participação, e no campo Ativo o
administrador deverá indicar se o centro está ativo ou inativo, isso significa que, se o centro
estiver inativo o mesmo não será listado para sua seleção em outras configurações do
SmartShare que necessite a associação de um centro. Por padrão, o campo de seleção vem
sinalado como um centro ativo. Para concluir a inclusão, clicar em SALVAR (Passo 02, Figura
6.3), caso contrário, clicar em CANCELAR, como mostrado no passo 03 da figura 6.3, o usuário
será direcionado para a tela principal de gerenciamento.

Figura 6.3: Incluindo centro de participação

Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o

mesmo visualizará todos os centros cadastrados, com o seu código de registro, a descrição e se
o mesmo está ativo ou não no sistema, podendo também, acessar de modo fácil e rápido as
abas detalhar, leitores e revisores através dos ícones, como mostrado no passo 01 da figura 6.4.
Na aba Listar é possível também, definir a ordem que os registros de centros cadastrados,
estarão dispostos para visualização na tela de gerenciamento, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 6.4).
Descrição: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 6.4).
Ativo: Organiza os centros por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação (Passo 04, Figura 6.4).
Se o número de registros cadastrados for superior ao permitido para ser listado, o usuário
administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 05 da figura 6.4.

49
Nesta barra o administrador encontrará o número total de registros cadastrados e a quantidade
que está sendo exibida por página.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

Figura 6.4: Listando centro de participação

Na aba Listar, permite o administrador, além das configurações acima citadas, realizar
buscas por todos os registros cadastrados. Para realizar uma pesquisa, o usuário deverá clicar
sobre a aba Buscar e selecionar a descrição relacionada ao centro de participação desejado
(Passo 04, Figura 6.4), clicando no ícone BUSCAR. Retornarão da busca os registros com nomes
iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao
usuário todas as informações referente aos centros de participação cadastrados (Passo 01,
Figura 6.5). Nesta tela é possível realizar a edição do centro selecionado, alterando os campos
que o usuário achar necessário. Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para
concluir a edição, podendo CANCELAR a mesma.

Figura 6.5: Detalhando centro de participação

A exclusão de um registro pode ser realizada de três maneiras, são elas:

50
 Primeiro, o usuário terá que acessar a aba detalhes, clicar no ícone EXCLUIR (Passo
02, Figura 6.5).
Segundo, na tela de listagem o usuário deverá localizar o registro a ser excluso e clicar
no ícone em formato de Lixeira (passo 03, Figura 6.6), em seguida será apresentado ao
administrador uma tela para a confirmação da exclusão do registro.
Terceiro também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros,
para isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 01,
Figura 6.6), e clicar na opção Excluir Selecionados como mostrado no passo 02 da figura 6.6.

Figura 6.6: Excluindo centro de participação

Na aba Leitores, o administrador deverá selecionar todos os usuários que irão atuar
como leitores de documentos do centro que estiver associado. Estes leitores podem ser Diretos,
ou seja, usuários que serão selecionados pelo administrador do sistema (Passo 03, Figura 6.7),
ou Indiretos, que já são leitores deste centro no sistema (Passo 04, Figura 6.7). Para realizar
este tipo de associação, o usuário administrador deverá localizar o centro que deseja associar
usuários ao perfil relatado (Passo 01, Figura 6.7) e acessar a aba Leitores. Ao clicar na opção
Associar, como mostrado no passo 02 da figura 6.7, será apresentada ao usuário a tela com
todos os usuários disponíveis para esta seleção (Passo 01, Figura 6.8).

51
 Figura 6.7: Associando leitores ao centro

Na tela Lista de Usuários, o administrador deverá selecionar os usuários que atuarão

como leitores no centro. Esta seleção poderá ser feita individualmente ou em massa, ou seja, se
clicar no ícone selecionar tudo, como mostrado no passo 02 da figura 6.8, todos os usuários
listados serão selecionados, para que a associação seja efetivada o administrador deverá clicar
em SALVAR (Passo 03, Figura 6.8). Para desassociar algum usuário, o administrador deverá
acessar a aba Leitores, selecionar o usuário que deseja desassociar e clicar na opção
correspondente a ação (Passo 02, Figura 6.8).

52
 Figura 6.8: Listagem de usuário para associar ao centro

Na aba Revisores, ocorre o mesmo que na aba Leitores, ou seja, o administrador

deverá associar os usuários que poderão revisar todos os documentos do centro que estiver
associado (Figura 6.9). Lembrando que, para o usuário ter a permissão de revisão, ele tem que
ter a permissão de leitura também. A seleção desses usuários é realizada da mesma forma,
como mostrado na figura 6.8.

Figura 6.9: Associando revisores ao centro

53
 Para sair da tela de Gerenciamento de Centro de Participação, o administrador deverá
clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 6.9.
Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente ao centro de participação, o
usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 06 da figura 6.9.

Gerenciamento de Área

O Gerenciamento de Área no SmartShare, permite que o administrador realize a divisão

de usuários em grupos, podendo ser, áreas ou departamentos (TI, Comercial, Administrativo)
serão criados e vinculados aos centros de participação. Para isso, o usuário administrador deverá
acessar a publicação de gerenciamento, como mostrado no passo 02 da figura 6.2. Ao selecionar
a aba Incluir, o administrador irá cadastrar novas áreas e associa-las a um centro de participação
já criado (Passo 01, Figura 6.10). Em Descrição, informar o nome da área, e no campo Ativo o
usuário administrador terá que informar se a área está ativa ou inativa, se a área estiver inativa
a mesma não será listada, em futuras configurações que necessite desta área em questão. Por
padrão, o campo de seleção vem marcado como uma área ativa. Para concluir a inclusão de
uma área, o administrador deverá clicar em SALVAR (Passo 02, Figura 6.10), caso contrário,
clicar em CANCELAR (Passo 03, Figura 6.10).

Figura 6.10: Incluindo área

Na aba Listar, o administrador visualizará todas as áreas cadastradas no SmartShare,

possibilitando ao mesmo ordenar o modo que os registros estarão dispostos para visualização,
bem como, a possibilidade de acessar de forma fácil com o seu código de registro, a descrição
e se o mesmo está ativo ou não no sistema (Passo 01, Figura 6.11). Nesta aba é possível
também, definir a ordem que as áreas criadas estarão dispostas para visualização, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar as áreas por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 6.11).
Descrição: Organiza as áreas por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição, para
ativar a ordenação (Passo 03, Figura 6.11).
Centro de Participação: Esta opção irá organizar os centros por ordem alfabética (Passo
04, Figura 6.11).

54
 Ativo: Organiza os centros por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação.
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 05, Figura 6.11). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de áreas
cadastradas.

Figura 6.11: Listando áreas

Na aba Listar, permite o usuário administrador além das configurações acima citadas,
realizar buscas por todas as áreas cadastradas. Para realizar uma pesquisa por áreas, o
administrador deverá clicar sobre a aba Buscar, selecionar a descrição relacionada à área que
deseja realizar a busca e/ou centro de participação a qual ela pertence (Passo 06, Figura 6.11).
Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Para a
navegação entre os registros cadastrados, o usuário poderá utilizar a barra de navegação entre
páginas (Passo 05, Figura 6.11).
Ao selecionar a aba Detalhar, serão apresentado ao administrador todas as informações
referente às áreas cadastradas (Passo 01, Figura 6.12). Nesta tela é possível realizar a edição
da área selecionada, alterando os campos que o usuário achar necessário. Após todas as
configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição, podendo CANCELAR a
mesma.

55
 Figura 6.12: Detalhando áreas

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Na aba Leitores, o usuário administrador deverá selecionar todos os usuários que irão
atuar como leitores de documentos da área que estiver associado. Estes leitores podem ser
Diretos, ou seja, usuário que serão selecionados pelo administrador do sistema, para serem
leitores desta área, ou Indiretos, que já são leitores do centro a qual a área pertence. Para realizar
este tipo de associação, o usuário administrador deverá localizar a área que deseja associar
usuários (Passo 01, Figura 6.13) acessando a aba Leitores. Ao clicar na opção Associar, como
mostrado no passo 02 da figura 6.13, será apresentada ao administrador a tela com todos os
usuários disponíveis para esta seleção (Passo 01, Figura 6.14).

56
 Figura 6.13: Associando leitores a área

Na tela Lista de Usuários, o administrador terá que selecionar os usuários que atuarão
como leitores da área (Passo 01, Figura 6.14), em seguida, clicar em SALVAR para que a
associação seja efetivada (Passo 02, Figura 6.14). Para desassociar algum usuário, o
administrador deverá selecionar o usuário que deseja desassociar e clicar na opção
correspondente a ação (Passo 02, Figura 6.13). Todos os usuários associados serão
disponibilizados no campo Leitores Diretos (Passo 03, Figura 6.13), sendo que, o campo Leitores
Indiretos, virá preenchido pelo sistema, como mostrado no passo 04 da figura 6.13.

Figura 6.14: Listagem de usuário para associar a área

Na aba Revisores, ocorre o mesmo que na aba Leitores, ou seja, o administrador

deverá associar os usuários que poderão ler e revisar todos os documentos da área que estiver
associado a ele (Figura 6.15). Lembrando que, para o usuário ter a permissão de revisão, ele
tem que ter a permissão de leitura também.

57
 Figura 6.15: Associando revisores a área

Para sair da tela de Gerenciamento de Área, o usuário administrador deverá clicar na

opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 6.15. Caso
surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de área, o usuário
deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 06 da figura 6.15.

Gerenciamento de Perfil

O Gerenciamento de Perfil no SmartShare, permite o administrador criar perfis de

usuários e determinar as ações que o usuário poderá realizar no sistema, como: ler, publicar e
administrar (Passo 03, Figura 6.2). Ao selecionar a aba Incluir, o administrador terá à disposição
à possibilidade de criar novos perfis e áreas que serão associados a um centro, para isso o
administrador deverá preencher os campos da tela conforme as seguintes instruções (Passo 01,
Figura 6.16):

58
 Figura 6.16: Incluindo perfis

Descrição: Informar o nome do perfil ou área;

Tipo de Grupo: Marcar, se o registro a ser incluso é um perfil ou uma área;
Superior: Associar o perfil a uma área ou centro de participação. Para isso, o usuário
terá que clicar no ícone de seleção ao lado do campo, será apresentada ao administrador uma
tela com todos os centros e áreas cadastrados no sistema, como mostrado no passo 01 da figura
50. Para CONFIRMAR a associação dos mesmos, clicar no botão correspondente a ação, como
mostrado no passo 02 da figura 50, para sair sem salvar, clicar na opção CANCELAR (Passo 03,
Figura 50);
Ativo: Informar se o perfil ou área está ativo ou inativo no sistema. Por padrão, o campo
de seleção vem sinalado como um perfil ativo;
Perfil AD: Marcar se o perfil criado já está cadastrado no AD;
Para concluir a inclusão do registro, clicar em SALVAR (Passo 02, Figura 6.16).

59
 Figura 6.17: Lista de centros e áreas

Os perfis cadastrados ficarão disponíveis ao administrador na aba Listar, onde o mesmo

visualizará todos os perfis cadastrados, com o seu código de registro, nome, superior e se o
mesmo está ativo ou não no sistema (Passo 01, Figura 6.18). Nesta aba é possível também,
definir a ordem que os perfis criados estarão dispostos para visualização, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar os perfis por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 6.18).
Descrição: Organiza os perfis por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição, para
ativar a ordenação (Passo 03, Figura 6.18).
Superior: Esta opção irá organizar os perfis por ordem alfabética, usando como critério
o perfil superior (Passo 04, Figura 6.18).
Ativo: Organiza os centros por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação.
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 05, Figura 6.18). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de perfis
cadastrados.

60
 Figura 6.18: Listando perfis

Na aba Listar além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todos os perfis e áreas cadastradas. Para realizar uma pesquisa por perfis, o
administrador deverá clicar sobre a aba Buscar, selecionar o tipo da busca, podendo ser, um
perfil ou área, informar a descrição relacionada ao perfil ou área que deseja realizar a busca e/ou
superior a qual o mesmo pertence (Passo 06, Figura 6.18). Retornarão da busca os registros
com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Para a navegação entre os registros
cadastrados, o usuário deverá utilizar a barra de navegação entre páginas (Passo 05, Figura
6.18).

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao usuário administrador todas as

informações referentes ao perfil cadastrado (Passo 01, Figura 6.19). Nesta tela é possível realizar
a edição do perfil selecionado, alterando os campos que o administrador achar necessário. Após
todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição, podendo
CANCELAR a mesma.

61
 Figura 6.19: Detalhando perfis

Na aba Usuários, o administrador deverá selecionar todos os usuários que irão atuar
como leitores e revisores de documentos do perfil que estiver associado. Os usuários Leitores
poderão ler somente os documentos relacionados com os perfis que foram atribuídos, já os
usuários Revisores terão permissão de ler e revisar os documentos relacionados com o perfil
dele. Estes usuários podem ser Diretos, ou seja, usuários que serão selecionados pelo
administrador do sistema, para serem leitores e/ou revisores, ou Indiretos, que já são leitores
e/ou revisores da área a qual seu perfil pertence. Para realizar este tipo de associação, o
administrador deverá localizar o perfil que deseja associar usuários (Passo 01, Figura 6.20)
acessando a aba Usuários. Ao clicar na opção Associar, como mostrado no passo 02 da figura
6.20, será apresentada ao administrador a tela com todos os usuários disponíveis para esta
seleção (Passo 01, Figura 6.21).

62
 Figura 6.20: Associando usuários aos perfis

Na tela Lista de Usuários, o administrador terá que selecionar os usuários que atuarão
como leitores e/ou revisores, em seguida, clicar em SALVAR para que a associação seja
efetivada (Passo 02, Figura 6.21). Para desassociar algum usuário, o administrador deverá
selecionar o usuário que deseja desassociar e clicar na opção correspondente a ação (Passo
02, Figura 6.20).

63
 Figura 6.21: Lista de usuários para perfis

Na aba Estrutura, o administrador irá visualizar a estrutura criada na qual os perfis estão
dispostos, mostrando a qual centro e/ou área os mesmos pertencem (Passo 01, Figura 6.22).

Figura 6.22: Estrutura dos perfis

64
 Para sair da tela de Gerenciamento de Perfis, o usuário deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 6.22. Caso surjam dúvidas
durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de perfis, o usuário deverá clicar
no ícone em formato (?), como mostrado no passo 03 da figura 6.22.

Gerenciamento de Usuários

O administrador terá disposição à tela Gerenciamento de Usuários (Passo 04, Figura

6.2), que permite o mesmo criar e gerenciar os usuários que irão possuir acesso ao sistema,
bem como definir o tipo de usuário, os documentos, pastas e todas as informações que o mesmo
terá permissão de acessar. O administrador ao acessar o gerenciador, deverá selecionar a aba
Incluir, a seguinte tela será apresentada (Figura 6.23):

Figura 6.23: Incluindo usuários ao sistema

65
Os campos devem ser preenchidos, conforme as seguintes instruções:
1. Usuários Modelo: Caso já exista um usuário no SmartShare com as mesmas
características do usuário a ser criado, clicar no ícone em formato de Lupa e buscar
pelo usuário que será utilizado como modelo, a tela de inclusão será preenchida
automaticamente, onde o administrador deverá apenas preencher os campos:
Nome, Login, Senha e E-mail;
2. Tipo de Usuário: Informar que tipo de perfil o usuário terá, se (obrigatório):
• Leitor: poderá apenas ler os documentos da área na qual estiver cadastrado.
• Publicador: poderá ler e publicar os documentos da área na qual estiver
cadastrado, podendo também, editar e revisar alguns tipos de documentos.
• Administrador: poderá ler, publicar, revisar e editar os documentos da área na
qual estiver cadastrado, bem como gerenciar a mesma.
• Anônimo: poderá participar de processos, sem ter que acessar o SmartShare.
3. Nome: Informar o nome do usuário (obrigatório);
4. Modo de Login: Selecionar como o usuário que está sendo criado, irá acessar o
sistema SmartShare. Importante ressaltar que este campo somente será
apresentado quando a opção de Assinatura Digital estiver ativa na licença, caso
contrário, este campo estará oculto para configuração.
Segue as opções de escolha:
• Normal: O acesso será realizado através do login e senha cadastrada pelo
administrador.
• Certificado Digital: O acesso ao sistema somente será permitido utilizando o
certificado digital do usuário. Por padrão, ao selecionar esta opção será
habilitado o campo Chave Pública
• Ambos: Permitirá que o usuário acesse o sistema utilizando as duas opções
de acesso, ou seja, através de login e senha ou certificado digital.
5. Chave Pública: Neste campo, informar a chave pública e única correspondente ao
certificado digital do usuário que está sendo criado;
6. Login: Informar um login para o usuário acessar o portal (obrigatório);
7. Senha: Informar uma senha de acesso ao portal (obrigatório);
8. Importar senha do AD: Marcar caso o usuário a ser incluso, já possui uma senha
cadastrada no AD. Se o mesmo possuir uma senha cadastrada o SmartShare irá
importar esta senha, e todas as vezes que a mesma for trocada no AD, a troca será
feita automaticamente no SmartShare;
9. E-mail: Informar o e-mail do usuário (obrigatório);
10. Telefone: Informar o telefone do usuário;
11. Ramal: Informar o ramal do usuário;
12. Área Principal: Selecionar a área na qual o usuário está cadastrado, clicar no ícone
ao lado do campo e selecionar a área desejada. Este campo é obrigatório o seu
preenchimento;

66
13. Papel Principal: Selecionar o papel principal do usuário a ser cadastrado, este campo
é obrigatório e sua seleção é feita da mesma forma, como na seleção da área
principal;
14. GED: Selecionar qual pasta será visualizado pelo usuário, sempre que o mesmo
acessar o sistema;
15. WF: Selecionar que atividade o usuário visualizará, sempre que o mesmo acessar o
SmartShare. Por padrão, este campo estará habilitado para configuração somente
quando o módulo de BPM estiver ativo na licença, caso contrário, o mesmo ficará
desabilitado;
16. Visão escolhida: Marcar qual das opções (GED ou WF) o usuário irá visualizar ao
acessar o SmartShare. Esta visualização está relacionada com a pasta e atividade
selecionada nos campos acima. Este campo estará habilitado para configuração
quando o módulo de BPM estiver ativo na licença, caso contrário, o mesmo não será
habilitado;
17. Possibilitar troca de visão: Por padrão este campo vem sinalado, que permitirá o
usuário alterar o modo de visualização do seu portal principal. Lembrando que, este
campo estará desabilitado para configuração se o módulo de BPM não estiver ativo
na licença, caso contrário, o mesmo estará habilitado;
18. Trocar senha a cada x dias: Informar após quantos dias o usuário terá que troca sua
senha. Por padrão, este campo vem preenchido com número 999, simboliza que a
senha nunca expira;
19. Data última troca de senha: Neste campo, ficará registrada sempre a última data que
usuário efetuou a troca de senha;
20. Forçar troca de senha no próximo login: Faz com que o usuário seja obrigado a trocar
sua senha toda vez que acessar o sistema. Por padrão, esta opção vem desmarcada
para não forçar a troca do mesmo;
21. Ausente: Marcar se o usuário está ausente (Exemplo: usuário de férias), todas as
atividades desse usuário serão direcionadas para um usuário substituto, que irá
assumir a rotina do usuário principal enquanto o mesmo estiver ausente. Para
configurar um usuário substituto, a administrador deverá acessar a aba Workflow;
22. Ativo: Informar se o usuário estará ativo ou inativo no sistema;
23. Usuário Mobile: Marcar se o usuário poderá acessar o sistema SmartShare utilizando
o aplicativo para smartphone e tablet. Importante ressaltar que, essa configuração
terá ativação limitada de acordo com a quantidade de pontos de captura mobile
liberadas na licença do produto, ou seja, somente será permitido marcar como
Usuário Mobile a quantidade de usuários definida na licença. Caso o limite seja
alcançado, ao tentar realizar a ativação para outro usuário um alerta será emitido
informando que o limite de pontos foi atingido, cabendo ao administrador e/ou
organização a aquisição de novos pontos;
24. Usuário Indexador: Marcar se usuário será indexador, ou seja, poderá apenas gerar
conteúdo no sistema. Para que o usuário seja um indexador, o administrador terá
que selecionar o tipo de usuário como publicador;

67
 Para continuar a inclusão de usuários, o administrador deverá marcar a opção Manter
Informações ao concluir, como mostrado no passo 02 da figura 6.23.

NOTA: Para obter informações referente à criação de usuários, leia Apêndice I: Processo de
Criação de Usuários na página 409.

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração da aba Workflow, leia o tópico da
página 72.

Na aba Listar, estará disponível ao administrador todos os usuários cadastrados no

sistema, com seu código, nome, papel principal, telefone, ramal, e se o usuário está ativo ou não.
Nesta aba é possível também ordenar os registros por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (crescente ou
decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 6.24).
Nome: Irá organizar os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Nome, para
ativar a ordenação (Passo 03, Figura 6.24).
Papel Principal: Para organizar os registros por ordem alfabética, usando como critério
o Papel Principal (Passo 04, Figura 6.24).
Área: Irá organizar os registros pela área dos usuários, clicar em cima de Área para
ativar esta ordenação.
Ativo: Organiza os centros por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação.
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 06, Figura 6.24). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de registros
de usuários cadastrados.
Nesta aba além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todos os usuários cadastrados. Para realizar uma pesquisa em todos os registros
cadastrados, o usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e informar os campos desejados para
busca (Passo 05, Figura 6.24). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos
ao que foi pesquisado. Para a navegação entre os registros cadastrados, o administrador deverá
utilizar a barra de navegação entre páginas (Passo 06, Figura 6.24).

68
 Figura 6.24: Listando usuários

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao administrador todas as informações

referentes ao usuário cadastrado (Passo 01, Figura 6.25). Nesta tela é possível realizar a edição
do usuário selecionado, alterando os campos que achar necessário. Após todas as
configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição, podendo CANCELAR a
edição do mesmo.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo
para Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

69
 Figura 6.25: Detalhando usuários

Na aba Perfis, o administrador irá associar outros usuários que irão interagir com o
usuário selecionado, ou seja, usuários que poderão ler as publicações do usuário selecionado e
também para quem o mesmo poderá direcionar publicações (Passo 01, Figura 6.26). Nesta aba
serão exibidas caixas de perfis diferentes, em cada uma delas os perfis de cada tipo deverão ser
associados ao usuário (Administrador, Publicar, Leitor, Indexador ou Anônimo). Para associar
usuários o administrador, deverá clicar no ícone em formato de Lupa, no lado de cada campo,
como mostrado no passo 02 da figura 6.26.

70
 Figura 6.26: Associando usuários

Ao clicar no ícone, a tela Listando Perfis será apresentada ao administrador para que o
mesmo associe os perfis necessários, para a interação com o usuário selecionado (Passo 01,
Figura 6.27). Para concluir a associação, clicar em CONFIRMAR, como mostrado no passo 02
da figura 6.27. Para CANCELAR a associação do mesmo, clicar no botão correspondente a ação,
como mostrado no passo 03 da figura 6.27.

Figura 6.27: Lista de perfis para associar a um usuário

71
 Na aba Agenda, permite o administrador associar perfis relacionados à agenda, perfis
de inclusão e leitura de compromissos. Estes usuários terão acesso à agenda do usuário
selecionado, tanto para leitura quanto para inclusão de algum compromisso dentro das
permissões a ele concedida pelo usuário em questão (Passo 01, Figura 6.28). Para a seleção
desses usuários, o administrador terá que clicar sobre o ícone em formato de Lupa (Passo 02,
Figura 6.28), como explicado no tópico anterior sobre a associação de perfis a um determinado
usuário, essa forma de associação é válida para abas de perfis, agenda e workflow.

Figura 6.28: Associando usuários a agenda de compromisso

Na aba Workflow, o administrador poderá associar e desassociar papéis ao usuário

principal e associar perfis aos qual o mesmo poderá criar processos. Segue abaixo, um breve
detalhamento da tela comentada (Figura 6.29):

Campos disponíveis para configuração sem o módulo BPM liberado:

Usuário: Este campo mostra qual o nome do usuário que está sendo configurado;
Papel Principal: Este campo informa qual o papel que o usuário possui no sistema;
Usuário Substituto: Selecionar qual usuário irá assumir as tarefas do usuário principal,
caso o mesmo estiver ausente;

Campos disponíveis para configuração com o módulo BPM liberado. Além dos campos
presentes acima, os seguintes campos serão apresentados:
Criar processo para: Informar quais áreas ou centros, o usuário poderá criar processos.
Papéis de Usuário: Associar papéis ou rotinas que o usuário poderá exercer dentro do
sistema além do papel que já é associado.

72
 Grupos de Usuários para exibir tarefas: Informar um grupo à qual o usuário principal
poderá acompanhar o andamento de processos da equipe. Para acompanhar processos de um
grupo de usuários, é necessário que os mesmos possuam o mesmo papel associado ao
processo.
Superior imediato: Mostra quem é o superior do usuário que está sendo configurado.
Superior imediato de: Informar os perfis que o usuário em questão é o superior imediato.
Visualizador Dashboard: Marcar se usuário poderá ou não visualizar a aba Dashboard.

NOTA: Para obter mais informações, leia Dashboard na página 403.

Figura 6.29: Configuração da aba Workflow de usuário

73
 Clique no ícone Lupa para abrir a tela abaixo e associar os perfis ao usuário (passo 01,
Figura 6.30). O conteúdo da tela que abrirá, depende do tipo de perfil que o usuário selecionado
está sendo associado. Após a seleção de perfis, clicar em CONFIRMAR para concluir, como
mostrado no passo 02 da figura 6.30.

Figura 6.30: Lista de perfis para gestão em Workflow

Para sair da tela de Gerenciamento de Usuário, o administrador deverá clicar na opção

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 6.29. Caso surjam
dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de usuário, o administrador
deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 03 da figura 6.29.

Importar Usuário do AD

O SmartShare dispõe ao administrador o controle de acesso através de usuário e senha

que podem ser importados do Active Directory (LDAP Windows), mantendo a autenticação
integrada com o mesmo. Essa funcionalidade é muito utilizada para fazer a carga inicial de
usuários da empresa diminuindo o esforço de configuração inicial do sistema. Esta configuração
permite que os usuários acessem a ferramenta SmartShare através de login integrado com o
Windows, sem a necessidade de informar o seu usuário e senha na tela de acesso ao sistema e
todas as vezes que sua senha for trocada no AD, a troca será feita automaticamente no
SmartShare. Para acessar a publicação que configura essa funcionalidade, o administrador
deverá clicar em Importar Usuário do AD, como mostrado no passo 05 da figura 6.2, a seguinte
tela será apresentada:

74
 Figura 6.31: Importando usuários do AD

Na tela de Importação de Usuários, o administrador deverá selecionar os usuários que

serão importados, preenchendo os campos da aba Opções da seguinte forma:
Tipo de Usuário: Informar o perfil que os usuários importados possuirão no SmartShare
(Leitor ou Publicador);
Papel Principal: Selecionar o papel principal que os usuários importados para o
SmartShare terão no sistema. Para realizar esta seleção, o administrador deverá clicar no ícone
Lupa (Passo 01, Figura 6.31), a seguinte tela será apresentada. Nesta tela o administrador terá
o registro de todos os papéis cadastrados no sistema, para selecionar um papel, clicar no ícone,
como mostrado no passo 01 da figura 6.32;

75
 Figura 6.32: Associando perfis ao AD

Importar Áreas: Marcar para importar do AD, a estrutura de áreas pertencentes ao

domínio configurado para importação, com todos os usuários nele cadastrado;
Importar Subáreas: Marcar para importar do AD, a estrutura de áreas e suas subáreas
pertencentes ao domínio configurado para importação, com todos os usuários nele cadastrado;
Área Principal: Selecionar a área principal que os usuários importados irão pertencer,
quando forem associados ao SmartShare. Ao clicar no ícone em formato de Lupa (Passo 02,
Figura 6.31), será apresentada ao administrador a tela Listando Áreas. Nesta tela o mesmo
deverá selecionar a área desejada (Passo 01, Figura 6.33), em seguida CONFIRMAR, como
mostrado no passo 02 da figura 6.33, para CANCELAR a seleção (Passo 03, Figura 6.33);
Centro Principal: Selecionar o centro que os usuários importados para o SmartShare
pertencerão;

76
 Figura 6.33: Associando áreas ao AD

Na aba Domínio, estará disposta ao administrador a listagem de usuários disponíveis

para importação. Esses usuários estarão cadastrados em um domínio que deverá estar
configurado no SmartShare, para que os mesmos sejam listados para importação. Nesta aba, o
administrador deverá selecionar os usuário que serão importados para o SmartShare, para esta
seleção, marcar a área a qual os usuários estão associados e/ou marcar os usuários
individualmente, como mostrado no passo 03 da figura 6.31. Para concluir a importação dos
usuários selecionados, o administrador deverá clicar em CONFIRMAR, como mostrado no passo
04 da figura 6.31.

NOTA: Para obter mais informações sobre a configuração de domínio, leia Gerenciamento de
Domínio na página 145.

Após conclusão da importação de usuários, para sair da tela Importar Usuários do AD, o
administrador deverá clicar em CANCELAR, como mostrado no passo 05 da figura 6.31, ou
através da opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 06 da figura 6.31.

Gerenciamento de Configurações do Viewer Externo

O SmartShare disponibiliza documentos publicados no seu sistema em ferramenta de

terceiro, através do cadastro de links de acesso externo utilizado em integrações com sistemas
legados. Os links de visualização externa, permitem que um sistema como ERP, acesse as
documentações publicadas no ECM SmartShare. Nesta configuração é possível também:

• Informar índices para busca de documentos.

• Informar quais documentos encontrados serão concatenados em um único documento.

• Configurar a exibição de todas ou apenas a última versão do documento.

• Escolher quais as versões dos documentos serão exibidas e/ou concatenados.

Para acessar essa funcionalidade do SmartShare, o administrador deverá selecionar o
configurador Gerenciamento de Configurações do Viewer Externo, como mostrado no passo 06
da figura 6.2. Na aba Incluir, o administrador poderá criar novos tipos de viewer e configura-los
de acordo com a necessidade. A tela de inclusão deverá ser preenchida da seguinte forma
(Figura 6.34):

77
 Figura 6.34: Incluindo viewer externo

Chave: Esse campo é preenchido automaticamente, a chave que o sistema gera é

utilizada na ordenação de registros e na gestão de parâmetros;

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Parâmetros na página 157.

Descrição: Informar o nome do viewer;

Período da Consulta: Selecionar um período entre datas que os documentos poderão
ser visualizados, podendo ser:
• Geral: Retornará todas as publicações dos tipos de documento associado ao
viewer e/ou índices informados no link de acesso.
• Semanal: Retornará da consulta todas as publicações dos tipos de documento
associado ao viewer e/ou índices informados no link de acesso, retrocedendo
uma semana, levando em consideração a data de efetivação do documento e a
data da consulta.
• Mensal: Retornará da consulta todas as publicações dos tipos de documento
associado ao viewer e/ou dos índices informados no link de acesso,

78
 retrocedendo um mês, levando em consideração a data de efetivação do
documento e a data da consulta.
• Trimestral: Retrocederá três meses a consulta, levando em consideração a data
de efetivação do documento e a data da consulta.
• Semestral: Retornará da consulta todas as publicações dos tipos de documento
associado ao viewer e/ou índices informados no link de acesso, retrocedendo
seis meses.
• Anual: Retrocederá um ano a consulta, levando em consideração a data de
efetivação do documento e a data da consulta.
Tipos de Documento: Associar os tipos de documentos que serão visualizados através
do viewer externo. Para associar tipos de documento ao viewer, o administrador terá que clicar
na opção Associar, como mostrado no passo 02 da figura 6.34, que será apresentada ao mesmo
uma tela com a listagem de todos os tipos de documento existentes no sistema (Passo 01, Figura
6.35). Esta associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos registros, onde o administrador
seleciona o tipo desejado, em seguida clica em SALVAR para confirmar a associação dos
registros selecionados (Passo 02, Figura 6.35). Os tipos associados permitem que o
administrador marque-os como obrigatório (Passo 01, Figura 6.34), isso garante que, em
processos que exijam a publicação de todos os documentos obrigatórios para avançar o fluxo, o
usuário ao acessar o viewer consegue identificar os tipos publicados e os faltantes.

Figura 6.35: Associando tipos de documento ao viewer

79
 Visão Inicial: Informar ordem como às publicações serão visualizadas no viewer, se
(Passo 03, Figura 6.34):
• Expandir os tipos documentos: Apresentará um painel com todas as publicações
ordenadas por tipo de documento, data de efetivação e extensão do arquivo.
Nesta tela o usuário deverá marcar as publicações que deseja visualizar e clicar
em Avançar.
• Expandir os tipos documentos e selecionar a versão mais recente: Apresentará
um painel com todas as publicações ordenadas por tipo de documento, data e
extensão do arquivo, sendo que a versão mais recente de cada tipo vem
selecionada, levando em consideração a data de efetivação.
• Expandir os tipos documentos e selecionar todas as versões: Nesta opção a
listagem de publicações acontece da mesma forma que na opção acima citada,
o diferencial é que todas as versões são selecionadas. Para visualizar as
publicações o usuário deverá clicar em Avançar.
• Não expandir os tipos de documento e selecionar a versão mais recente dos que
foram selecionados: Abrirá um painel com os tipos de documentos e a última
extensão da versão do arquivo associados ao viewer, onde o usuário deverá
marcar o tipo desejado. Ao avançar, será apresentada a publicação mais recente
do tipo selecionado.
• Não expandir os tipos de documento e selecionar todas as versões dos que
forem selecionados: Abrirá um painel com os tipos de documentos e todas as
extensões de arquivos vinculados ao mesmo e associados ao viewer, onde o
usuário deverá marcar o tipo desejado. Ao avançar, serão apresentadas todas
as publicações do tipo selecionado. Esta visão não é recomendada ao utilizar a
opção Vis. padrão para doc. PDF ou único quando há extensões diferentes de
PDF.
• Não expandir e marcar todos os tipos de documento e selecionar a versão mais
recente: Abrirá um painel com os tipos de documentos e a última extensão da
versão do arquivo associados ao viewer selecionado. Ao avançar, serão
apresentadas as publicações mais recentes dos tipos selecionados.
• Não expandir e marcar todos os tipos de documento e selecionar todas as
versões: Abrirá um painel com os tipos de documentos e todas as extensões de
arquivos vinculados ao mesmo e associados ao viewer selecionado. Ao avançar,
serão apresentadas todas as publicações dos tipos selecionados. Esta visão não
é recomendada ao utilizar a opção Vis. padrão para doc. PDF ou único quando
há extensões diferentes de PDF.
• Gerar PDF automaticamente com a versão mais recente de cada tipo de
documento: Abrirá a versão mais recente das publicações dos tipos de
documentos associados ao viewer em PDF.
• Gerar PDF automaticamente com todas as versões de cada tipo de documento:
Abrirá todas as versões das publicações dos tipos de documentos associados

80
 ao viewer em PDF. Esta visão não é recomendada ao utilizar a opção Vis. padrão
para doc. PDF ou único quando há extensões diferentes de PDF.
• Sem Agrupar por Tipo de Documento: Irá apresentar no painel do viewer a
listagem de todos os documentos sem realizar o agrupamento por tipo de
documento.
• Gerar PDF Automaticamente Sem Agrupar por Tipo de Documento: Irá gerar um
único PDF em tela com todos os documentos sem agrupar por tipo de
documento, respeitando a ordenação configurada para o viewer.
Ordenação: Informar como os tipos de documento estarão ordenados na exibição do
viewer externo, sendo essa ordenação configurada por:
• Data de Efetivação: Irá listar os documentos por ordem de data e separados por
tipo de documento, podendo definir se a ordenação será Crescente ou
Decrescente.
• Tipo de Documento: Listará os documentos do mesmo tipo em sequência,
mesmo que haja documentos de outros tipos mais recentes. Por padrão essa
ordenação só irá funcionar, caso algum grupo seja configurado. Se o tipo de
Visão Inicial configurado para o viewer externo for Sem Agrupar por Tipo de
Documento ou Gerar PDF Automaticamente Sem Agrupar por Tipo de
Documento está opção de ordenação não será apresentada para seleção.
Descrição do Documento: Selecionar o modo que as publicações associadas ao viewer,
serão visualizadas pelo usuário. Por Data de Efetivação, irá listar as publicações dos tipos de
documentos identificadas somente com a data de efetivação da mesma, por Título, listará as
publicações identificando-as pelo seu título principal ou por Ambos, que listará as publicações
pelo título e data de efetivação;
Abrir Arquivo em uma Nova Janela: Se selecionado abrirá as publicações do viewer em
uma janela separada do painel com a listagem de arquivos para visualização, caso contrário às
publicações abrirão na mesma janela que o painel.
Vis. padrão para doc. PDF ou único: Se selecionado, apresentará no viewer a listagem
de todos os arquivos e suas respectivas extensões que estão relacionados ao link informado. No
viewer externo, utilizando o Visualizador Padrão Interno de documentos, somente será possível
visualizar um arquivo diferente da extensão PDF ou vários arquivos, sendo todos com extensão
do tipo PDF. Importante ressaltar que a listagem de extensões disponíveis para visualização
utilizando esta opção de viewer será baseada nas extensões configuradas no Gerenciamento de
Parâmetros (Extensões permitidas visualizador padrão interno);
Não abrir automaticamente: Se selecionado, não abrirá automaticamente o documento
quando houver apenas um resultado para o mesmo. Por padrão este campo inicialmente é
apresentado desmarcado. Caso o tipo de visão inicial configurada para viewer seja para gerar
PDF automaticamente, este campo é desabilitado para seleção e desmarcado se estiver
sinalado;
Na aba Índices, o administrador encontrará o código da chave e a descrição do viewer
que está configurando. Em Descrição Parâmetro, informar o nome do parâmetro que será
utilizado no link do visualizador para passar a informação do perfil de busca e no campo Índice,

81
estará disposto ao administrador à listagem de índices dos tipos de documentos associados ao
viewer, esses índices deverão ser vinculados ao parâmetro (Passo 01, Figura 6.36). Ao
CONFIRMAR a inclusão do parâmetro, o mesmo estará disponível ao administrador para realizar
edição e/ou exclusão do parâmetro criado (Passo 03, Figura 6.36). Como mostrado no passo 02
da figura 6.36, a URL é configurada conforme os parâmetros adicionados ao viewer, onde os
parâmetros deverão ser substitutos pelo valor correspondente a publicação que deseja
visualizar.
Obs.: O SmartShare permite incluir um número ilimitados de parâmetros.

Figura 6.36: Associando índices ao viewer

Ao acessar a aba Grupos, será apresentada ao administrador a tela de configuração de

grupo, na qual o mesmo poderá criar grupos de tipos de documentos e ordenar o modo como os
arquivos estarão dispostos ao visualizar o viewer. Nesta aba de configuração, os seguintes
campos serão apresentados (Figura 6.37):
Chave: Esse campo estará informando a chave do viewer;
Descrição: Virá preenchido com o nome do viewer;
Grupo: Informar o nome do grupo que está sendo criado;
Para configurar grupos, será disponibilizado ao administrador um painel com todos os
tipos de documentos vinculados ao viewer selecionado (Passo 01, Figura 6.37), neste painel o
mesmo deverá selecionar os tipos que deseja associar ao grupo utilizando as setas de
associação e desassociação ao lado do painel. Todos os tipos de documentos associados ficarão
dispostos no painel ao lado, como mostrado no passo 02 da figura 6.37, neste, o administrador
poderá ordenar o modo como os arquivos serão visualizados no viewer, para isso, utilizar as
setas de ordenação.
Após configuração dos grupos e ordenação dos mesmos, clicar em CONFIRMAR para
validar a inclusão dos mesmos (Passo 03, Figura 6.37).
Todos os grupos adicionados estarão dispostos no painel inferior da aba Grupos, como
mostrado no passo 04 da figura 6.37, na qual será possível editar os grupos adicionados, bem
com excluir os mesmos.

82
 Figura 6.37: Grupos de viewer

Associa o tipo de documento selecionado para o painel de ordenação de grupo;

Desassocia o tipo de documento selecionado para o painel de ordenação de grupo;

Associa todos os tipos de documentos listados para o painel de ordenação de grupo;

Desassocia todos os tipos de documentos listados para o painel de ordenação de grupo;

Move o tipo de documento selecionado para cima;

Move o tipo de documento selecionado para baixo;

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao administrador todas as informações

referente ao registro de viewer cadastrado (Passo 01, Figura 6.38). Nesta tela é possível realizar
a edição do registro selecionado, bem como, alterar os campos que achar necessário. Após
todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição (Passo 02, Figura
6.38), para CANCELAR a edição do mesmo, clicar no botão correspondente a ação (Passo 03,
Figura 6.38).

83
 Figura 6.38: Detalhamento registro de viewer

Na aba Listar, estará disponível ao administrador todos os registros de viewer

cadastrados no sistema, com sua chave, descrição e visão. Nesta aba é possível acessar de
modo fácil e rápido as abas detalhar, índices e grupos (Passo 04, Figura 6.39), permite também
ordenar os registros, sendo por:
Chave: Esta opção irá organizar os registros por ordem de chave (crescente ou
decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Chave, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 01, Figura 6.39).
Descrição: Irá organizar os registros de viewer por ordem alfabética, clicar em cima de
Descrição, para ativar a ordenação (Passo 02, Figura 6.39).
Visão: Irá organizar os registros de viewer por ordem alfabética e agrupada por modo de
visão, para ativar esta ordenação clicar em cima de Visão (Passo 03, Figura 6.39).
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 05, Figura 6.39). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de registros
cadastrados.
Nesta aba além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todos os registros cadastrados. Para realizar uma pesquisa em todos os registros, o
usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição do registro desejado (Passo 06,

84
 Figura 6.39). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi
pesquisado.

Figura 6.39: Listando registro de viewer

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Para sair da tela de Gerenciamento de Configurações do Viewer Externo, o administrador

deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 07 da figura
6.39.

Gerenciamento de Conexão

Em Gerenciamento de Conexão, como mostrado no passo 07 da figura 6.2, dispõe ao

administrador, a possibilidade de gerenciar e configurar conexões entre outras redes. O
administrador ao acessar o gerenciador, deverá selecionar a aba Incluir, a seguinte tela será
apresentada, onde o mesmo deverá preencher os campos, conforme as seguintes instruções
(Passo 01, Figura 6.40):
Descrição: Criar um nome para a conexão;
Tipo de Banco: Selecionar o tipo de banco que será feita a conexão, se: SQL, Oracle ou
Firebird;
String Adicional: Dependendo do Tipo de Banco que for selecionado, o mesmo pode
necessitar de outras configurações para a conexão, como: porta, tipo de autenticação.

85
 Figura 6.40: Incluindo nova conexão

Em informações da conexão (Passo 02, Figura 6.40), o administrador terá que preencher
os campos de acordo com a configuração feita ao instalar o produto SmartShare. No campo
Servidor, informar o nome do servidor onde se encontra o banco de dados, em Usuário e Senha
informar os dados do usuário com permissão para acessar o banco de dados no servidor
informado e no campo Database informar o nome do bando de dados que o usuário deseja se
conectar. Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a inclusão
de um novo registro de conexão (Passo 05, Figura 6.40). Para CANCELAR a inclusão do registro
o administrador deverá clicar sobre o botão, como mostrado no passo 04 da figura 6.40.
Para testar uma conexão existem duas maneiras, são elas: Ao incluir uma conexão antes
de salvar a mesma, o administrador poderá testa-la, clicando no botão TESTAR (Passo 03,
Figura 6.40) ou acessando a aba Listar, através do ícone Testar Conexão, como mostrado no
passo 02 da figura 6.41, e testar uma conexão existente.

Figura 6.41: Listando conexões

Na aba Listar, estará disponível ao administrador todas as conexões cadastradas no

SmartShare, com seu código, descrição, tipo de banco, string adicional e se a conexão está ativa

86
 ou não no sistema (Passo 01, Figura 6.41). Nesta aba é possível também ordenar os registros
por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (crescente ou
decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 03, Figura 6.41).
Descrição: Irá organizar os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 04, Figura 6.41).
Tipo de Banco: Para organizar os registros por ordem alfabética, usando como critério o
Tipo de Banco (Passo 05, Figura 6.41).
String Adicional: Organizará as conexões por ordem alfabética, clicar sobre a String
Adicional, para ativar este tipo de ordenação (Passo 06, Figura 6.41).
Ativo: Organiza as conexões por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação (Passo 07, Figura 6.41).
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 08, Figura 6.41). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de registros
de conexões cadastradas, para a navegação entre os registros cadastrados, o administrador
deverá utilizar a barra de navegação entre páginas (Passo 08, Figura 6.41).
Nesta aba além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todas as conexões cadastradas. Para realizar uma pesquisa em todos os registros
cadastrados, o usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição desejada para
busca (Passo 09, Figura 6.41). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos
ao que foi pesquisado.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 6.42: Detalhando conexões

87
 Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao administrador todas as informações
referente às conexões cadastradas, como: o tipo de banco, o servidor, o usuário, a senha e o
banco de dados vinculado a conexão selecionada. Nesta tela é possível realizar a edição de
cada conexão cadastrada, podendo alterar os campos que o administrador achar necessário
(Passo 01, Figura 6.42). Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para
concluir a edição, podendo CANCELAR a edição do mesmo.
Para sair da tela de Gerenciamento de Conexão, o administrador deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 6.42.

7. Gerenciamento ECM de Documentos

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de gerenciar documentos, bem

como, criá-los e configurar todas as ações por tipo de documento e permissão de acesso. Para
iniciar o gerenciamento ECM de documentos, o administrador deverá acessar a pasta de
gerenciamento na tela principal do SmartShare, localizada no lado esquerdo do portal, no painel
de ferramenta “Pastas” (Passo 01, Figura 7.1). Para configurar a parte ECM do sistema, o
usuário administrador deverá clicar na subpasta correspondente a configuração desejada, como
mostrado no passo 02 da figura 7.1.

Figura 7.1: Pasta para gerenciamento ECM

Após selecionar pasta e subpasta, os conteúdos relacionados à pasta selecionada serão

listados no painel central do portal (Figura 7.2).

88
 Figura 7.2: Tipos de gerenciamento ECM de documentos

A seguir serão apresentadas ao administrador, informações importantes para o

gerenciamento ECM de documentos. Para este tipo de gerenciamento, serão abordados os itens
acima destacados, como mostrado na figura 7.2.

Gerenciamento de Tipos de Índices

Para iniciar o gerenciamento de documentos no SmartShare, o administrador deverá

acessar o Gerenciamento de Tipos de Índices, como mostrado no passo 01 da figura 7.2. Os
índices criados serão associados aos tipos de documentos, esses índices serão utilizados na
busca avançada pelo documento publicado. Entende-se índice, como sendo as informações que
facilitarão a localização dos documentos. Na solução do SmartShare é possível também, a
indexação dos documentos através de consulta, cujo funcionamento se fará por uma conexão e
um comando SQL.

NOTA: Para obter mais informações, leia Localizando Publicações na página 391.

Ao selecionar a aba Incluir, será apresentada ao administrador a tela para a inclusão de

novos índices, para isso o administrador deverá preencher os campos da tela seguindo as
instruções abaixo (Passo 01, Figura 7.3):

89
 Figura 7.3: Incluindo índices

Descrição: Informar o nome do índice;

Tipo de Índice: Selecionar o tipo de índice a ser criado, se:
• Informado: O valor do índice será informado livremente na hora da publicação,
podendo ser uma data, valor numérico ou alfanumérico.
• Seleção: O valor do índice será selecionado no momento da publicação, estes
valores devem ser previamente cadastrados no sistema para que o publicador
possa selecionar. Exemplo: Dia da semana, Tipo de Pessoa.
• Específico: O valor do índice será utilizado para realizar integrações com outros
sistemas. As integrações são desenvolvidas de forma específica para cada caso
necessário.
• Múltipla Seleção: O valor do índice poderá ser de múltipla escolha, permitindo
que o usuário ao indexar/localizar documentos informe mais de um valor.
Tipo de Índice no DI: Selecionar o tipo de índice que será utilizado no DI, se:
• Informado: Os índices do tipo seleção, múltipla seleção e consulta pode ter um
tipo diferenciado no DI. Lembrando que, o DI é utilizado para produção de alta
escala, a escolha de um valor se torna muito mais moroso que simplesmente

90
 informar um código referente ao valor da seleção, e no DI o usuário trata o índice
como informado, já no SmartShare o mesmo aparece como um índice de
seleção.
• Consulta: Ocorre o mesmo que no tipo de índice “Informado”.

NOTA: Para obter mais informações referente ao DI, leia o Manual Instalação e Funcional
Módulo DI Server.

Tipo de Valor: Informar o tipo de valor do campo índice, podendo ser:

• Letras e números: quando os valores informados são letras e/ou números.
• Número: quando os valores informados são somente números.
• Data: quando os valores informados são datas, o usuário seleciona a data em
um calendário que aparece ao lado do campo.
Ordenação: Informar a ordem de exibição dos índices na publicação dos documentos.
Por padrão está ordem virá com uma ordenação pré-definida;
Identificador: Configurar a integração com outros sistemas. Por padrão este campo só
ficará ativo se o tipo de índice for especifico;
Validação (Expressão Regular): Informar a expressão regular que será utilizada para
validar a informação preenchida. Expressões regulares são utilizadas para validar o formato da
cadeia de caracteres, exemplo: e-mail, CEP, RG e telefone;
Opção de Busca: Marcar se, o Índice poderá ser utilizado na busca avançada. Por padrão
o campo já vem sinalado;
Exibir no Portal: Marcar se, o índice será exibido na sessão de informações do
documento na navegação do portal. Por padrão o campo já vem sinalado;
Exibir no Portal do cliente: Marcar se, o índice será exibido no portal do cliente. Módulo
ainda em desenvolvimento;
Ordenação Alfabética na busca: Marcar se, os valores da seleção do índice serão
carregados em ordem alfabética na busca avançada. Por padrão, os itens são carregados em
ordem de criação;
Ativo: Indicar se o Índice está ativo ou inativo no sistema. Por padrão, o campo de
seleção vem sinalado como um perfil ativo;
Fixo no lançamento de documentos: Se sinalado, o índice será fixado na tela de
lançamento de documentos, permitindo que o usuário visualize o valor informado para o mesmo,
bem como, realizar a edição do valor durante o lançamento;
Valor inicial no lançamento: Informar a descrição inicial do índice vinculado ao tipo de
documento, quando o mesmo for utilizado na tela de lançamento de documentos. Além disto, o
usuário poderá indicar se o índice estará bloqueado ou não na tela de lançamento, ou seja, se o
campo Desabilitado for sinalado, não permitirá que o usuário realize alteração no valor inicial
configurado para o índice durante o lançamento de documentos. Importante ressaltar que, de
acordo com o tipo de índice e valor configurado este campo será alterado, segue abaixo as
particularidades de cada tipo:

91
 • Informado: Para esse tipo de índice o campo para informar o valor inicial sempre
será apresentado, mas de acordo com o Tipo de Valor selecionado a maneira
de realizar está configuração será alterada. Caso o tipo de valor do índice seja
do tipo Data, serão apresentadas as opções Data Atual e Outro para definir como
será o valor inicial, sendo que, ao sinalar a opção Data Atual, durante o
lançamento de documentos o sistema irá utilizar neste campo a data do servidor
como índice do documento, do contrário, durante a inclusão do índice o usuário
administrador deverá definir qual data será utilizada como valor inicial. Esta data
poderá ser informada manualmente ou o usuário terá a opção de utilizar o
calendário disposto ao lado do campo para definir a mesma.
• Seleção: Se selecionado, apresentará o campo para informar o valor inicial do
lançamento e definir se o mesmo estará habilitado ou não para edição, sendo
necessário realizar o cadastro dos itens previamente, para que os mesmos
sejam apresentados para seleção como valor inicial.
• Específico: Se selecionado, o campo Valor Inicial no Lançamento não será
apresentado, ou seja, para esse tipo de índice somente será possível definir se
o mesmo será fixado ou não no lançamento.
• Múltipla Seleção: O mesmo se aplica a este tipo de índice, onde o campo para
informar o valor inicial não será apresentado.

NOTA: Para obter mais informações sobre o lançamento de documentos, leia sobre Busca
Avançada em Localizando Publicações na página 392.

Conexão: Informar à conexão que será utilizada para execução do comando SQL. Por
padrão, os registros de conexão devem ser cadastrados previamente no Gerenciamento de
Conexões, para que os mesmos sejam listados neste campo;
SQL: Informar o comando SQL que será executado na busca de valores de sistemas
legados para indexação dos documentos. A construção dos comandos SQL é realizada baseada
em tags, conforme o campo consulta do formulário BPM. Este campo permite Testar o comando
inserido no campo SQL, para isso o mesmo deverá clicar sobre o botão correspondente com a
ação. Quando o campo SQL estiver configurado, na tela de publicação irá habilitar um campo do
tipo consulta com uma Lupa para abrir o zoom de consulta. Essa integração é muito utilizada
para agilizar a indexação, onde a partir de um índice informado (consulta) os demais podem ser
preenchidos automaticamente conforme configurado;
Modo de Comparação: Essa configuração somente irá funcionar corretamente no
SmartShare DI, por isso o campo Tipo de Índice DI deverá estar com a opção Consulta
selecionada. Por padrão, este campo somente será apresentado quando uma conexão for
selecionada para o índice do tipo Consulta. Segue abaixo as opções de tipos comparações que
poderão ser realizadas com índices de consulta no DI:
• Comparação Parcial: Na tela de indexação de documentos pelo SmartShare DI,
ao informar no campo correspondente ao índice consulta parte do valor que
deseja. No retorno da consulta será apresentado todos os valores que contenha
92
 em sua descrição o valor informado no índice (Realizará a consulta com o valor
sendo comparado LIKE).
• Comparação Total: Se esta opção for selecionada, na tela de indexação do DI o
resultado da consulta irá retornar apenas os valores que contenham a descrição
exatamente igual ao que foi informado no índice consulta (Realizará a consulta
com o valor sendo comparado IGUAL).

NOTA: Para obter mais informações sobre a construção de consulta SQL, leia Apêndice XIV:
Construção SQL para Índice Consulta na página 439.

EXEMPLO 02: ÍNDICE CONSULTA

Quando o campo SQL estiver configurado no índice e associado a um tipo de documento,

na tela de publicação ao selecionar o tipo de documento, irá habilitar uma Lupa ao lado do campo
com índice do tipo consulta. Ao clicar sobre o ícone em formato de Lupa, será apresentado ao
usuário o zoom de consulta com as informações encontradas no Banco de Dados para o comando
SQL configurado, conforme exemplo abaixo:

Para concluir a inclusão de um novo registro de índice, o administrador deverá clicar em

SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 7.3.

EXEMPLO 03: GERENCIAMENTO DE ÍNDICES

93
 Ao associar índices como: número da nota, fornecedor, data de emissão, e quantos o
administrador achar necessário, a um tipo de documento “Nota Fiscal”, ao realizar uma busca
avançada pela nota no sistema e utilizar o índice como chave da busca, sua localização será mais
rápida e eficiente.

Os índices cadastrados no sistema estarão disponíveis para visualização e configuração

do mesmo, através da aba Listar, como mostrado no passo 01 da figura 7.4. Nesta aba o
administrador terá acesso de maneira rápida e fácil à tela de detalhamento, para realizar novas
configurações a um índice. Todos os registros listados poderão ser ordenados de múltiplas
formas, possibilitando ao usuário localizar os registros cadastrados de forma eficiente. Os
registros podem ser ordenados, por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (crescente ou
decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 7.4).
Descrição: Irá organizar os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 7.4).
Tipo de Índice: Irá organizar os registros por tipo e em ordem alfabética, usando como
critério o Tipo de Índice (Passo 04, Figura 7.4).
Tipo de Valor: Organizará os registros por tipo e em ordem alfabética, usando como
critério o Tipo de Valor (Passo 05, Figura 7.4).
Portal: Organizará os registros por tipo em ordem alfabética, usando com critério o Portal
(Passo 06, Figura 7.4).
Ativo: Organiza os índices por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção
para ativar a ordenação, como mostrado no passo 07 da figura 7.4.
Nesta aba além das ordenações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todos os índices cadastrados. Para realizar uma pesquisa em todos os registros, o
usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição do índice a qual deseja realizar
uma busca (Passo 08, Figura 7.4). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou
parecidos ao que foi pesquisado. Se o número de registros cadastrados for superior ao permitido
para ser listado, o usuário administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado
no passo 09 da figura 7.4. Nesta barra o administrador encontrará o número total de registros
cadastrados e a quantidade que está sendo exibida por página.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

94
 Figura 7.4: Listando índices

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao administrador todas as informações

referente aos índices cadastrados (Passo 01, Figura 7.5).

Figura 7.5: Detalhando índices

95
 Na aba de detalhamento o administrador, além de visualizar detalhes do registro, poderá
editar o mesmo. Caso alguma alteração tenha sido feita no registro, o usuário deverá clicar em
SALVAR para concluir a edição (Passo 02, Figura 7.5), ou CANCELAR a edição do mesmo,
como mostrado no passo 03 da figura 7.5.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Para sair da tela de Gerenciamento de Índices, o administrador deverá clicar na opção

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 7.5. Caso surjam
dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de índices, o administrador
deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04 da figura 7.5.

Gerenciamento de Tipo de Documento

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de criar novos tipos de

documentos, bem como, gerenciar perfis, áreas, usuários e centros que poderão utilizar este tipo
de documento ao realizar uma nova publicação. Entende-se tipo de documento, como sendo os
diversos tipos de documentações existentes que serão controlados pelo SmartShare. Para
acessar a tela de gerenciamento, o administrador terá que clicar na publicação Gerenciamento
de Tipo de Documento, como mostrado no passo 02 da figura 7.2.

96
 Figura 7.6: Incluindo tipos de documentos

Ao acessar a aba Incluir, será apresentada ao administrador a tela para cadastrar novos
tipos de documentos, segue detalhamento da tela acima citada (Figura 7.6):
Descrição: Informar o nome do tipo de documento;
Máscara do Título: Informar uma máscara para o tipo de documento. Esta configuração
é utilizada para padronizar os títulos dos documentos publicados contendo informações dos
índices informados. Através do uso de coringas são definidos os índices que irão compor o título
do documento;

EXEMPLO 04: MÁSCARA NO TIPO DE DOCUMENTO

97
 Ao informar uma máscara TI - [IND_20] - [IND_30], onde _20 e _30 são os códigos dos tipos
de índices já cadastrados no sistema. E se considerarmos que o índice 20 é o nome do usuário e/ou
cliente e o 30 é o e-mail, uma possível configuração de título seria: TI - Pâmella -
smartshare@selbetti.com.br

Máscara da Descrição Detalhada: A configuração da máscara da descrição ocorre da

mesma forma que a configuração Máscara de Título, conforme detalhamento acima;
Prefixo: Informar um prefixo que será anexado a título de cada publicação que utilizar
esse tipo de documento. Exemplo um tipo documento Nota Fiscal, pode utilizar com prefixo NF;
Autonumeração: Se marcado colocará autonumeração aos documentos publicados com
esse tipo. Ao selecionar essa opção, uma caixa será exibida para informar o tamanho da
numeração a ser utilizada;
Tipo de Publicação: Informar qual maneira o documento será publicado:
• Documento eletrônico: Se selecionado, o documento deverá ser publicado
através de upload de arquivos.
• Aplicação Servidor: Se selecionado, permitirá que qualquer aplicação Web seja
publicada no SmartShare como um documento, que quando acessado pelo
usuário direciona o mesmo para a aplicação externa configurada, aplicação está
que pode ser desenvolvida ou não pela Selbetti.
• Endereço Web: Se selecionado, o documento deverá ser publicado através de
uma URL.
• Arquivo Físico: Se selecionado, este tipo de documento não terá arquivos
publicados no SmartShare será utilizado apenas como uma referência para a
localização de arquivos físicos, podendo indexar com índice do documento caixa
box, corredor e prateleiras. Ao selecionar esse tipo de publicação, um novo
campo será apresentado ao administrador, onde o mesmo deverá informar o tipo
de arquivamento do documento.
• Documento On-Line: Se selecionado, os documentos deverão ser publicados
através de um editor de texto próprio do SmartShare. Importante ressaltar que,
o documento é criado e revisado dentro do SmartShare sem softwares terceiros.
Obs.: Dependendo do tipo de publicação selecionada, os campos disponibilizados e
ações permitidas poderão mudar.
Ações Permitidas: Selecionar que ações serão permitidas para os documentos deste
tipo, se marcar:
• Visualização: Marcar, se o tipo de documento quando for associado a uma
publicação, não permitirá que usuários visualizem o documento depois de
publicado. Por padrão, o modo de visualização vem sinalado, permitindo a
visualização do mesmo.
• Download: Se marcado, permitirá que usuários façam download de documentos
associados a esse tipo.
• Impressão: Se marcado, permitirá que usuários façam impressão de
documentos associados a esse tipo.
98
 Obs.: Esta opção não aparece para o tipo de publicação Arquivo Físico.
Ícone: Selecionar um ícone para o tipo de documento, clicar no ícone Lupa para abrir a
lista de seleção de ícones. A seguinte tela será apresentada, clicar sobre o ícone que deseja
associar ao tipo de documento, como mostrado no passo 01 da figura 7.7;

Figura 7.7: Associando ícones ao tipo de documento

Vínculo: Informar para quais centros e áreas o tipo de documento estará disponível, clicar
no ícone em formato de Lupa para abrir a lista de seleção de centros e áreas. A seguinte tela
será apresentada ao administrador, nesta tela o mesmo deverá selecionar o centro ou a área
desejada (Passo 01, Figura 7.8), e clicar em SALVAR para concluir o vínculo, como mostrado no
passo 02 da figura 7.8;

99
 Figura 7.8: Associando vínculo ao tipo de documento

Limite de validade mínima (meses): Informar um valor em meses, o tempo em que o tipo
de documento pode ficar válido. Por padrão, o campo vem vazio que simboliza sem limite
mínimo;
Limite de validade máxima (meses): Informar um valor em meses, o tempo de validade
do tipo de documento. Por padrão o campo vem vazio, que simboliza sem limite de validade;
Notificar publicador x dias antes de expirar: Informar com quantos dias de antecedência
o publicador será avisado antes do Tipo de Documento expirar. Por padrão o campo vem vazio,
que simboliza para não notificar quando o prazo de validade estiver excedendo;
Armazenar até x versões: Informar o número máximo de versões do Tipo de Documento.
Por padrão o campo vem vazio, que simboliza sem limite de versões;
Permite Definir Notificação durante a Publicação: Ao marcar a opção, permite que seja
configurado a notificação ao publicar um documento;
Realçar linha do arquivo x dias antes de expirar: Se marcado irá realçar em amarelo os
documentos com data de expiração próxima, levando em consideração a data informada no
campo Notificar publicador x dias antes de expirar;
Excluir arquivo físico ao excluir publicação: Selecionar o campo para excluir
automaticamente o Tipo de Documento quando o prazo de validade expirar;
Notificar ao publicar/revisar: Selecionar o campo para notificar automaticamente as
publicações/revisões realizadas de documentos configurados com este Tipo de Documento;
Ativo: Indicar se o Tipo de Documento está ativo ou inativo no sistema. Por padrão, o
campo de seleção vem sinalado como um tipo ativo;

100
 Permitir comentários de leitores: Informar se leitores terão ou não, permissão para incluir
comentários nos documentos publicados, criando uma colaboração sobre as documentações
publicadas. As opções disponíveis para esta configuração são:
• Sim, sem notificar: Permitirá à inclusão de comentários à publicação sem a
necessidade de notificar o autor da mesma.
• Sim, notificando o autor: Permitirá a inclusão de comentários por leitores,
notificando o autor da publicação o ocorrido.
• Sim, notificando todos os leitores: Irá notificar todos os leitores com permissão a
esse tipo de documento.
• Com aprovação do autor, sem notificar: Irá encaminhar o comentário realizado
pelo leitor ao autor da publicação para que o mesmo aceite ou não o comentário.
• Com aprovação do autor, notificando todos os leitores: Irá encaminhar o
comentário ao autor da publicação para que o mesmo aprove ou não o
comentário, caso o mesmo seja aprovado os leitores com permissão a esse tipo
de documento serão notificados.
Exibir no portal do cliente: Marcar se o tipo de documento será exibido no portal do
cliente. Módulo em desenvolvimento;
Publicação para usuários: Marcar se, o tipo de documento irá liberar documentos para
um usuário sem perfil. Lembrando que, existe duas formas de dar acesso a um documento para
os usuários no SmartShare, uma é através de perfis de acesso e a outra através da liberação
direta no documento;

NOTA: Para obter informações sobre a publicação de documentos de usuário específico, leia
Apêndice X: Processo para Publicação de Documentos de Usuário Indexador na página 423.

Requer Aprovação para Publicação (Workflow): Marcar se o tipo de documento terá sua
origem e revisão através de um processo de aprovação mapeado no módulo de BPM do
SmartShare. Ao selecionar esta opção um campo será apresentado ao administrador, para
informar qual o processo será utilizado para revisar o tipo de documento. Por padrão, este campo
estará habilitado para configuração somente quando o módulo de BPM estiver ativo na licença,
caso contrário, o mesmo não será habilitado;
Iniciar Revisão: Marcar, para que o tipo de documento permita criar uma atividade para
conferir a necessidade de revisar documentos e ter essa atividade controlada via processos de
BPM, quando iniciada com o prazo de alerta do documento a expirar for atingido. Ao selecionar
esta opção um campo será apresentado ao administrador, para informar o Código do Processo
que o tipo de documento terá sua revisão iniciada. Por padrão, este campo estará habilitado para
configuração somente quando o módulo de BPM estiver ativo na licença, caso contrário, o
mesmo não será habilitado;
Texto para marca d’agua: Informar a marca d'agua que será visualizada nos
documentos. Por padrão, essa configuração funciona apenas com o Visualizador Padrão
Externo;

101
 Visualizador Padrão: Marcar para utilizar o visualizador próprio da solução sem a
necessidade de possuir o software proprietário instalado, tendo as seguintes opções:
• Visualizador Padrão Interno: Se selecionado, abrirá as publicações vinculadas
ao mesmo no formato PDF, ou seja, ele irá converter os documentos do pacote
office para PDF e apresentará diretamente no visualizador não sendo necessário
realizar o download dos mesmos. Também nesse visualizador, será disposto
uma barra lateral com miniaturas das páginas pertencentes ao documento
visualizado. Por padrão, ao selecionar está opção de visualizador na aba Perfis
desse mesmo gerenciamento será apresentado um novo painel para configurar
os perfis que poderão exportar as publicações vinculadas a este visualizador
para o formato PDF.
• Visualizador Padrão Externo: Este visualizador é um componente de fabricante
externo, para utilizar o mesmo é necessário solicitar uma licença ao suporte do
SmartShare, sendo que a mesma possui um custo separado do produto. Por
padrão, ao selecionar o campo Visualizador Padrão Externo será apresentado
ao administrador o campo Abrir PDF, e caso seja sinalado abrirá os arquivos
diretamente no navegador. Importante ressaltar que, para essa opção funcionar
corretamente o campo Requer Pré-Conversão, também deverá ser sinalado. O
visualizador é homologado para Word, Excel, PowerPoint, Pdf, Project, Visio,
Tiff, Dwg, Psd e Imagens em geral.
Edição On-Line: Marcar se, a edição das publicações vinculadas e este tipo de
documento poderá ser feita através da tecnologia Webdav. Lembrando que, esse tipo de edição
só funciona com documentos da plataforma Microsoft Office;
Requer Pré-Conversão: Se sinalado, permitirá a visualização de documentos do pacote
Office sem a necessidade de ter o aplicativo Instalado;
Com todos os dados definidos para a criação do novo tipo de documento, o administrador
deverá clicar no botão SALVAR para confirmar a inclusão do mesmo (Passo 02, Figura 7.6).

NOTA: Para obter informações referente à criação de tipo de documentos, leia Apêndice II:
Processo Criação de Tipo Documento na página 409.

Todos os tipos de documentos cadastrados poderão ser acessados pelo administrador,

através da aba Listar. Nesta aba o administrador, terá acesso às abas de configuração clicando
nos ícones dispostos ao lado de cada tipo de documento cadastrado, como mostrado no passo
01 da figura 7.9. Os registros de tipos de documentos poderão ser ordenados de diferentes
formas, por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (crescente ou
decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem
crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 7.9).
Descrição: Irá organizar os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 7.9).

102
 Tipo de Publicação: Irá organizar os registros por tipo e em ordem alfabética, usando
como critério o Tipo de Publicação (Passo 04, Figura 7.9).
Ativo: Organiza os tipos de documentos por registros ativos e inativos, clicar em cima
desta opção para ativar a ordenação, como mostrado no passo 05 da figura 7.9.
Nesta aba além das ordenações acima citadas, permite que o administrador busque por
tipos de documentos cadastrados, informando apenas a descrição mesmo. Para realizar uma
pesquisa, o usuário deverá clicar sobre a aba Buscar, como mostrado no passo 06 da figura 7.9.
Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Se o
número de registros cadastrados for superior ao permitido para ser listado, o usuário
administrador poderá utilizar a barra de navegação. Nesta barra o administrador encontrará o
número total de registros cadastrados e a quantidade que está sendo exibida por página (Passo
07, Figura 7.9).

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

Figura 7.9: Listando tipos de documentos

Na aba Detalhar (Passo 01, Figura 7.10), será apresentado ao usuário administrador
todas as informações referente ao tipo de documento selecionado, além de visualizar detalhes
do registro o usuário poderá editar o mesmo.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 408.

103
 Figura 7.10: Detalhando tipos de documentos

Ao acessar a aba Tipos Índice, o administrador terá a opção de associar índices

previamente cadastrados ao tipo de documento, esses índices auxiliarão na busca pelo
documento no sistema. Para associar índices, o administrador deverá selecionar o tipo de
documento que deseja fazer associação de índices (Passo 01, Figura 7.11), em seguida clicar
na opção Associar, como mostrado no passo 02 da figura 7.11.

104
 Figura 7.11: Configurando índices aos tipos de documentos

A tela com a listagem de índices será apresentada ao administrador, nela o mesmo terá
que selecionar os índices que deseja associar ao tipo de documento (Passo 01, Figura 7.12), em
seguida, clicar em SALVAR para que a associação seja efetivada (Passo 02, Figura 7.12). Os
índices associados ao tipo de documento poderão ter suas propriedades alteradas, para isso o
administrador terá que selecionar um índice da caixa “Tipos de Índice” (Passo 03, Figura 7.11)
e no painel abaixo do campo Tipos de Índices, marcar as propriedades que deseja alterar ou
incluir ao índice selecionado, como mostrado no passo 04 da figura 7.11. Segue abaixo o
detalhamento das alterações que poderão ser realizadas nas propriedades dos índices:
Obrigatório: O tipo de índice terá preenchimento obrigatório para o tipo de documento
durante a publicação;
Único: O valor do tipo de índice selecionado será único no tipo de documento;
Público: Disponibilizará o tipo de índice no portal do cliente (Módulo em
desenvolvimento);
DI: O índice associado ao tipo de documento será importado no SmartShare DI para
indexação e/ou marcar;
Exibir código no portal: Permitirá a visualização do código e do valor do item, na aba
Informações da Publicação. Por padrão esta opção de marcação valerá apenas para índices do
tipo Seleção;
Exibir na Publicação Simplificada: Informar se o tipo de índice irá aparecer na tela de
publicação simplificada ou não. A configuração deverá ser realizada por tipo de documento e por
tipo de índice, provendo assim dinamicidade para a tela de publicação simplificada. Caso o índice
seja Obrigatório para o tipo de documento que está sendo configurado, essa opção sempre
105
estará marcada e desabilitada, evitando assim que o usuário não informe o índice durante a
publicação simplificada gerando problema no SmartShare. Caso o índice não seja obrigatório, a
opção fica habilitada para que o usuário defina se o índice aparecerá ou não na tela de publicação
simplificada. Além da liberação do índice por tipo de documento na tela de publicação
simplificada, será possível parametrizar quais tipos de documentos irão aparecer na tela em
questão (Parâmetro 67 do SmartShare);

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração de índices, leia Gerenciamento de
Tipo de Índices na página 89.

Figura 7.12: Associando índices aos tipos de documentos

Para desassociar algum índice, o administrador deverá localizar o tipo de documento,

selecionar o índice que deseja desassociar e clicar na opção correspondente a ação (Passo 02,
Figura 7.13).

106
 Figura 7.13: Perfis tipos de documentos

Na aba Perfis, o administrador deverá selecionar um tipo de documento e informar quais

áreas o tipo selecionado ficará disponível quando o usuário for criar um documento novo. Para
associar as áreas que poderão usar o tipo de documento em suas publicações no SmartShare,
clicar no ícone em formato de Lupa (Passo 02, Figura 7.13). A seguinte tela será apresentada
ao usuário administrador, onde o mesmo terá que selecionar as áreas que achar conveniente,
como mostrado no passo 01 da figura 7.14, em seguida clicar em CONFIRMAR para concluir a
seleção (Passo 02, Figura 7.14).

107
 Figura 7.14: Associando perfis tipos de documentos

Na aba Diretórios, o administrador deverá definir o diretório virtual onde os documentos

do tipo em questão serão armazenados. Cada diretório virtual aponta para um diretório físico
(File Server) onde as documentações são armazenadas e controladas pelo SmartShare. O
Documento não fica armazenado no banco de dados, é apenas uma referência para o documento
físico e os meta dados (Índices). Para associar diretórios, o administrador terá que localizar o
tipo de documento, como mostrado no passo 01 da figura 7.15, em seguida clicar no botão
Associar (Passo 02, Figura 7.15).

Figura 7.15: Diretórios tipos de documentos

Após clicar na opção Associar, será apresentada ao administrador a tela Lista de

Diretórios com todos os diretórios disponíveis para esta seleção (Passo 01, Figura 7.16). Para

108
selecionar algum diretório, o administrador deverá marcar o mesmo e clicar na opção SALVAR
(Passo 02, Figura 7.16). Para desassociar, o administrador deverá acessar a aba Diretórios,
selecionar o diretório que deseja desassociar e em seguida clicar na opção correspondente a
ação (Passo 02, Figura 7.15).

Figura 7.16: Associando diretórios tipos de documentos

Na aba Avançadas, permitirá que o administrador realize uma configuração minuciosa

do tipo de documento na qual está cadastrando. Segue abaixo o detalhamento de cada campo
da tela de configurações avançadas e a forma correta de seu preenchimento (Passo 01, Figura
7.17):
Tipo de Documento: Neste campo, indicará qual o tipo de documento está selecionado
para configuração;
Documento da SEFAZ: Marcar esta opção, caso o tipo de documento a ser criado é um
documento fiscal eletrônico, como, NFe (Nota Fiscal Eletrônica), CTE (Conhecimento Transporte
Eletrônico) e CCE (Carta de Correção Eletrônica). Por padrão, ao habilitar esta opção o campo
abaixo será ativado para seleção;
Tipo Arquivo Preferencial: Marcar, qual o tipo de visualização inicial os documentos
SEFAZ terão no SmartShare, se:
• DA (Documento Auxiliar): O tipo de visualização padrão do documento publicado
será um PDF, onde irá carregar as informações da publicação numa simulação
de nota fiscal.
• XML: A visualização inicialmente da publicação será o próprio XML do
documento, permitindo ao usuário a possibilidade de acessar o PDF do
documento pelo visualizador.
Requer Leitura Obrigatória: Se sinalado, as publicações associadas a esse tipo de
documento, terão leitura obrigatória pelos usuários leitores e usuários com permissão para
utilizar este tipo de documento. Por padrão ao ativar está opção, na aba Perfil desse mesmo
109
gerenciamento habilitará um novo painel para informar quais usuários não serão obrigados a
confirmar leitura de publicações vinculadas a este tipo de documento;
Requer Aprovação (ECM): Se marcado, as publicações associadas a esse tipo de
documento, terão que passar pela aprovação de um grupo de usuários antes de ser publicado
no sistema, podendo ser:
• Unânime: O documento será publicado somente, com a aprovação de todos os
usuários envolvidos.
• Maioria: O documento será publicado, se a maioria dos usuários envolvidos
aprovarem o mesmo.
Por padrão ao marcar está opção, habilitará para configuração os campos Notificar de
tempos em tempos e Visualizar outros votos antes de votar, além disso, na aba Perfil desse
mesmo gerenciamento novos painéis serão apresentados, onde o administrador deverá informar
os grupos de usuários com aprovação obrigatória e não. Importante ressaltar que, este campo
ficará inativo para seleção, se o campo Documento da SEFAZ for marcado;
Notificar de tempos em tempos: Se marcado, o administrador terá que informar o
intervalo de horas que os usuários envolvidos na Aprovação ECM serão notificados;
Visualizar outros votos antes de votar: Marcar para permitir que cada usuário envolvido
na aprovação do documento, possa visualizar os votos já realizados;
Título ao Salvar Documento: Selecionar como as publicações associadas ao tipo de
documento estarão indicadas no SmartShare, se pelo Título do Documento, Descrição do
Documento ou Tipo de Índice Base;
• Título do Documento: Se sinalado, ao realizar o download do documento o título
configurado para a publicação será utilizado como nome do mesmo documento.
• Descrição do Documento: Se sinalado, irá utilizar a descrição informada na
publicação como nome do arquivo ao realizar o download da publicação.
• Tipo de Índice Base: Se sinalado, permitirá que o usuário defina uma
configuração que servirá apenas para o tipo de documento em questão, sendo
prioridade na hora de definir a nomenclatura do nome do arquivo ao fazer o
download ou gerar pacote do documentos.
Tipo de Índice Base para Nomenclatura: Selecionar o tipo de índice que será utilizado
para realizar vínculo e identificar a nomenclatura específica de determinado tipo de documento
ao realizar o download ou gerar pacote de documentos. Por padrão este campo somente será
apresentado se o tipo de título ao salvar documento for Tipo de Índice Base. Importante ressaltar
que, somente aparecerá índices para seleção neste campo, caso sejam associados ao tipo de
documento na aba Índices. Para esta configuração funcionar corretamente será necessário
realizar a configuração das nomenclaturas que sistema irá utilizar;

NOTA: Para obter mais informações referente a configuração de índices para nomenclatura, leia
Gerenciamento de Nomenclatura na página 140.

Atualizar Índices Automaticamente: Se marcado como “Sim”, todas as publicações

associadas a este tipo de documento terão seus índices atualizados automaticamente. Isso
110
 acontece, porque o sistema verifica todos os dias na base de dados, se os índices das
publicações com esse tipo de documento foram alterados. Por padrão, para utilizar está
funcionalidade, o administrador deverá ter configurado e associado ao tipo de documento um
índice do tipo consulta e o serviço do SmartShare (Agent) deverá estar ativo e com período de
atualização configurado;

NOTA: Para obter mais informações referente ao serviço SmartShare agent, leia Manual
Instalação SmartShare e Configuração Agent.

EXEMPLO 05: ATUALIZAÇÃO DE INDICES AUTOMÁTICA PARA TIPOS DE DOCUMENTO

Uma publicação onde o índice do documento é a idade do usuário, associada ao tipo de

documento com atualização automática. O sistema irá verificar todos os dias na base de dados a
data de nascimento do usuário para confirmar se o índice inserido está correto, caso esteja
desatualizado o sistema automaticamente irá atualizar a idade do mesmo. Isso garante documento
com índices sempre atualizados, facilitando a busco pelo mesmo no sistema.

Particionar Arquivos: Se marcado como “Sim”, disponibilizará ao usuário a possibilidade

de dividir o arquivo publicado em partes, ao gerar o pacote do mesmo pela busca avançada.
Essa divisão poderá ser realizada por Número de Páginas ou Intervalo de Páginas. Por
padrão, este campo virá marcado com a opção “Não”;
Número de Casas: Informar a quantidade de casas que será inserido ao título do
documento, caso o mesmo for dividido em partes após gerar pacote do mesmo pela busca
avançada. Por padrão, este campo só estará disposto para seleção, caso a opção Particionar
Arquivos for marcada;
Separador: Informar o tipo de separador que deseja utilizar para separar o título do
número de divisões realizadas no documento, após geração de pacote do mesmo. Por padrão,
este campo só estará disposto para seleção, caso a opção Particionar Arquivos for marcada;

NOTA: Para obter mais informações referente à Busca Avançada, leia Localizando Publicações
na página 391.

EXEMPLO 06: PARTICIONAR ARQUIVOS

Ao marcar para particionar o arquivo ao gerar pacote do mesmo pela busca avançada,
disponibilizará ao usuário a seguinte tela, onde o mesmo poderá escolher como o arquivo será
dividido.

111
 Após gerado o pacote das publicações selecionadas, o usuário visualizará as publicações
da seguinte forma: NomedoArquivo_001.pdf _ (Separador)

001 (Quantidade de casas)

Permite receber assinatura digitalmente: Marcar se o tipo de documento poderá ou não

receber assinatura digital através do certificado digital. Por padrão, se opção Sim for marcada
habilitará o campo Tipo de Download do Documento. Por padrão, este campo somente será
apresentado quando a Assinatura Digital estiver ativa na licença;
Tipo de Download do Documento: Neste campo, informar qual será o tipo de validação
para o download de documentos atrelados a assinatura digital, este download poderá ser:
Apenas Documentos Assinado, Apenas Documento Original ou Documento Original e
Assinado. De acordo com a opção selecionada, ao clicar no ícone para iniciar a assinatura de
documentos, o download do documento que receberá assinatura será realizado conforme a
opção configurada;
Tipo de Assinatura: Informar qual tipo de assinatura o tipo de documento que está sendo
configurado poderá receber, podendo ser:
• WEB: Se sinalado, a assinatura digital das publicações vinculadas a este tipo de
documento será realizada através do SmartShare via Web, quando o ícone de
assinatura de documentos for acionado. Por padrão este tipo de assinatura será
apresentado sinalado;
• Local: Se essa opção for sinalada, ao clicar no botão para assinar o documento
será apresentado ao usuário no visualizador da publicação a opção de liberar o
ou não o documento para assinatura, ou seja, a assinatura não será realizada
via Web, a mesma será apenas liberada para o sistema SmartShare Signer onde
as mesmas serão realizadas. Importante ressaltar que, o SmartShare Signer é
um módulo complementar do sistema SmartShare para assinatura em lote de
documentos;

112
 NOTA: Para obter mais informações sobre assinatura digital de documentos, leia Publicações:
Documentos na página 372.

NOTA: Para obter mais informações sobre assinatura local através do Signer, leia Apêndice XVI:
Processo de Configuração e Funcional do SmartShare Signer na página 442.

Mostrar e Realçar Documentos Expirados: Se marcado, irá manter os documentos com

a data de vencimento expirada no sistema, mas realçará em vermelho os mesmos destacando-
os em meio a todos os documentos;
Tipo de revisão padrão: Selecionar o tipo de revisão que as publicações associadas a
esse tipo de documentos terão:
• Restrita: Permitirá que, somente o publicador do documento realize revisões no
mesmo;
• Compartilhada: Permitirá que, todos os usuários com permissão ao tipo de
documento selecionado, façam revisões nas publicações associadas ao mesmo;
Permitir excluir apenas X dias após a publicação: Informar um valor numérico inteiro
positivo, correspondente ao número de dias corridos que deseja impedir a exclusão de arquivos
vinculados a este tipo de documento. Se o campo for mantido vazio, o sistema permitirá a
exclusão da publicação a qualquer momento para usuários que tenham permissão para tal. Se
essa configuração for realizada para o tipo de documento, a exclusão será bloqueada para todos
os tipos de usuários e em todas as chamadas onde a mesma é solicitada, seja através da
exclusão de uma pasta, de todos os documentos existentes dentro de uma determinada pasta,
de uma versão específica ou de todas as versões do documento publicado;
Manter informações dos documentos após excluídos: Se marcado, caso o usuário realize
a exclusão de uma publicação vinculada a este tipo de documento, o sistema apenas irá excluir
o arquivo fisicamente do SmartShare, ou seja, as versões do documento não irão mais aparecer
sob nenhuma requisição no portal ou viewer externo, porém serão mantidas as informações
lógicas do documento;
Utilizar nomenclatura específica nos arquivos físicos: Se marcado, irá habilitar para
configuração o campo Nomenclatura para inserção do valor que será adicionado ao nome do
arquivo no repositório;
Nomenclatura: Neste campo, o usuário deverá informar a máscara que deseja adicionar
no nome do arquivo físico quando uma publicação com o tipo de documento em questão for
realizada. Essa configuração servirá para permitir ao cliente configurar o nome do arquivo no
repositório de acordo com a sua necessidade, trazendo agilidade na localização de documentos
no repositório quando uma restauração for solicitada. Para garantir que o nome do arquivo
continue a ser único, o padrão atual do SmartShare será sempre agregado no final da
nomenclatura configurada no tipo de documento. Por padrão, o campo será de preenchimento
obrigatório quando a opção Utilizar nomenclatura específica nos arquivos físicos estiver
marcada;

113
 Após definir as configurações avançadas desejadas, o administrador deverá clicar no
botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 7.17.

Figura 7.17: Configurações avançadas do tipo de documento

Para sair da tela de Gerenciamento de Tipos de Documentos, o administrador deverá

clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 7.17.
Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de tipo de
documento, o administrador deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04
da figura 7.17.

Configurações MFP

114
 O sistema SmartShare possui interação com a solução embarcada da multifuncional
RICOH. Esta solução foi desenvolvida especialmente para essa interação, permitindo configurar
consultas que buscaram no banco de dados configurado, informações que serão apresentadas
na tela da multifuncional. Todos os documentos digitalizados pela multifuncional com a solução
embarcada, serão publicados no SmartShare através dos módulos auxiliares ScanPublisher ou
SmartShare DI.
Para saber mais sobre os módulos complementares do SmartShare, contate o
administrador do sistema ou leia os manuais dos seguintes módulos:
• Manual Funcional Módulo NFe;
• Manual Instalação e Funcional ScanPublisher;
• Manual Instalação e Funcional Módulo DIClient;
• Manual Instalação e Funcional Módulo DIServer;
O acesso a esse configurador se fará através do menu Configurações MFP, disposto na
subpasta ECM do Gerenciamento, como mostrado no passo 03 da figura 7.2. Para iniciar a
inclusão de um processo para multifuncional, o administrador deverá acessar a aba Incluir e
preencher os campos que serão apresentados (Passo 01, Figura 7.18):
Descrição do Processo: Informar o nome como o processo será identificado na
multifuncional;
Mensagem de Informação: Informar qual mensagem e máscara será apresentada na
multifuncional durante a digitalização de documentos, tendo como opção as seguintes máscaras:
[IND_códigoíndice] – Retornará na mensagem de informação o valor cadastrado para
o índice configurado. Importante, o código do índice que deverá ser informado nesta configuração
é o código da ordenação do índice na aba Índices desse configurador.
[RET_CONSULTA] – Utilizar está máscara para retornar na mensagem de informação,
múltiplos resultados. Por padrão, a mensagem ficará disposta na parte inferior da tela da
multifuncional, durante a digitalização de documentos e as informações da consulta separadas
por vírgula. Importante ressaltar que, o retorno dessa mensagem será correspondente ao
comando cadastrado na aba Consulta desse configurador (Tópico que será abordado abaixo);
Identificador: Informar um identificador para o processo, este identificador é apresentado
posteriormente na listagem de processos MFP para ajudar na identificação dos processos.
Tipo de Digitalização: Selecionar o tipo de digitalização de documentos que será
realizado para o processo que está sendo configurado, podendo ser baseado no Tipo de
Documento ou Tipo de Índice. Segue detalhamento de cada tipo:
• Tipo de Documento: Nesse cenário, será apresentado na multifuncional
primeiramente os índices do documento e então os tipos de documentos,
seguindo a ordem abaixo:
1. Selecionar o processo;
2. Informar os índices;
3. Executar a Consulta (se existente);
4. Selecionar o Tipo de Documento;
5. Digitalizar o documento.

115
 • Tipo de Índice: Nesse cenário, o usuário deverá informar o tipo de documento e
então realizar a digitalização para cada tipo de índice, não sendo necessário
selecionar o tipo de documento novamente, de acordo com a ordem abaixo:
1. Selecionar o processo;
2. Informar o Tipo de Documento;
3. Informar o índice;
4. Executar a Consulta (se existente);
5. Digitalizar o documento.
Solicitar Login: Neste campo, o administrador deverá informar se, para iniciar o processo
que está sendo criado, na multifuncional será necessário informar usuário e senha. Por padrão,
este campo vem sinalado ao iniciar a inclusão de um processo;
Salvar Arquivo em Subpasta do Processo: Se marcado, após a digitalização de
documentos na multifuncional para um determinado processo, ao exportar os documentos para
o servidor FTP, será criado uma subpasta com o código do processo que teve documentos
digitalizados;
Sufixo do Nome do Arquivo: Informar um sufixo que será anexado ao final do nome do
documento, dos arquivos publicados para o processo em questão. Por padrão, este campo não
irá aceitar como descrição do sufixe caracteres que não são aceitos em nome de arquivo
(\:/*?”<|>);
Protocolo de Comunicação: Configurar qual o tipo de protocolo de transferência de
arquivos que será utilizado pelo aplicativo embarcado, se via FTP ou HTTP. Inicialmente a opção
FTP será apresentada como padrão do sistema SmartShare e as informações para acesso ao
FTP serão as mesmas definidas na aba Geral desta tela de gerenciamento. Caso o tipo de
comunicação seja o HTTP, o sistema irá buscar os arquivos digitalizado para o processo em
questão na pasta MFP dentro do próprio repositório SmartShare. Ao lado deste campo será
apresentado ao usuário um ícone de informações, com um breve detalhamento referente a
diferença entre os protocolos de comunicação. Importante ressaltar que, apenas uma das
configurações poderá ser marcada e a mesma será realizada por processo;

EXEMPLO 07: SUBPASTA DE PROCESSOS PARA MULTIFUNCIONAL

O processo de subpastas de processos funciona da seguinte forma:

Ao digitalizar um documento na multifuncional para um processo que esteja com a opção de
subpasta marcada, na exportação dos documentos para o servidor FTP será criada uma subpasta
com o código do processo para qual foi digitalizado o documento. Este código é único e é gerado
automaticamente após a inclusão de um processo MFP. O servidor onde os documentos exportados
ficarão dispostos deverá ser monitorado por um módulo complementar de publicação do SmartShare
(ScanPublisher ou DI), este que fará a publicação dos mesmos no sistema.
Obs.: Quando um processo já contém uma subpasta no servidor FTP, os novos documentos
digitalizados serão enviados para a pasta existente.

116
 Com os campos devidamente configurados, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura
7.18), e assim, realizar as configurações específicas para o processo criado.

Figura 7.18: Incluindo processo para multifuncional

Na aba Listar, estará disponível ao administrador todos os registros de processos para

multifuncional cadastrados no sistema, com seu Código, Descrição e identificador (Passo 01,
Figura 7.19). Nesta aba é possível acessar de modo fácil e rápido as abas Índices e
Propriedades (Passo 04 e 05, Figura 7.19), permite também ordenar os registros, sendo por
código ou por descrição (Passo 02, Figura 7.19):
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente.
Descrição: Irá organizar os processos por ordem alfabética, clicar em cima de
Descrição, para ativar a ordenação.
Identificador: Lista os identificadores cadastrados para os processos.
Nesta aba além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todos os registros de processos cadastrados. Para realizar uma pesquisa em todos
os registros, o usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição do registro
desejado (Passo 03, Figura 7.19). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou
parecidos ao que foi pesquisado.

117
 Figura 7.19: Listando processos para multifuncional

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao administrador todas as informações

referente ao registro de processo selecionado (Passo 01, Figura 7.20). Nesta tela é possível
realizar a edição do registro selecionado, bem como, alterar os campos que achar necessário.
Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição (Passo 02,
Figura 7.20), para CANCELAR a edição do mesmo, clicar no botão correspondente a ação
(Passo 03, Figura 7.20). Caso queira excluir o processo cadastrado, clicar no botão EXCLUIR,
como mostrado no passo 04 da figura 7.20.

Figura 7.20: Detalhando processos para multifuncional

Na aba Índices, o administrador deverá adicionar os índices e os tipos de documentos

que serão utilizados pelo processo na digitalização dos documentos pela multifuncional. Todos
os tipos de índices e documentos deverão ser previamente cadastrados no Gerenciamento de

118
Tipo de Documento e no Gerenciamento de Tipo de Índice do SmartShare, e consequentemente
atrelados um ao outro.

NOTA: Para obter mais informações referente ao cadastro de tipos de documentos, leia
Gerenciamento de Tipo de Documento na página 96.

Esta aba disponibilizará ao usuário os seguintes campos de configuração:

Processo: Este campo virá preenchido com o nome do processo que está sendo
configurado;
Tipo de Índice: Informar quais índices serão utilizados na multifuncional ao selecionar o
processo que está sendo configurado. Ao lado deste campo, será apresentado as seguintes
opções de configurações para o índice selecionado no campo:
• Obrigatório: Se marcado, durante a execução do processo na multifuncional o
índice que possui essa configuração será de preenchimento obrigatório para
avanço do processo de digitalização. Por padrão, este campo sempre será
apresentado independentemente se existe um tipo de índice selecionado ou não.
• Valor Inicial: Se marcado, irá habilitar um campo de texto onde o administrador
deverá informar o valor que será apresentado automaticamente quando o tipo
de índice for acessado pela multifuncional, ou seja, o índice que possui
configuração de valor inicial será apresentado preenchido ou marcado com o
valor definido nesta propriedade. Por padrão, está opção de configuração
somente será apresentada quando um índice for selecionado na aba Índices
das configurações MFP, sendo restrito apenas para os tipos de índices, Letras
e Números, Números, Consulta e Seleção.
Para associar índices ao processo e suas configurações específicas de obrigatoriedade
e valor inicial, o administrador clicar no botão ADICIONAR. Todos os índices adicionados ficarão
dispostos ao administrador, no painel abaixo do campo, como mostrado no passo 01 da figura
7.21, na qual será possível ordenar a posição de como os índices serão apresentados na tela do
multifuncional, bem como excluir os mesmos. Para ordenar a sequência de como os índices
serão apresentados, o administrador deverá selecionar o índice associado e clicar sobre os
ícones: (↑) para subir uma posição e (↓) para baixar uma posição em relação a listagem;
Tipo de Documento: A configuração deste campo é idêntica ao campo Tipo de Índice
(Tópico acima). Importante ressaltar que, os tipos de documento selecionados devem possuir os
mesmos índices (Passo 02, Figura 7.21);
Para realizar a configuração da mesma aba, mas para outro processo cadastrado no
sistema, utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 03 da figura 7.21.

119
 Figura 7.21: Configuração de índices e tipos de documentos para processo
multifuncional

Na aba Consulta, o administrador poderá configurar as consultas que serão realizadas

no banco de dados do sistema, e que retornarão informações para o usuário indexador na tela
da multifuncional. Os dados de retorno da consulta serão apresentados ao usuário indexador,
logo após o preenchimento dos índices solicitados pela multifuncional, estes dados poderão ser
selecionados e utilizados, o que auxiliará na busca pelos documentos após sua publicação no
sistema.
Os campos apresentados na aba Consulta deverão ser preenchidos da seguinte
maneira (Passo 01, Figura 7.22):
Processo: Este campo virá preenchido com o nome do processo que está sendo
configurada a consulta;
Descrição: Informar o nome que a consulta será identificada;
Tipo de Conexão: Selecionar o tipo de conexão que será utilizada para a consulta que
está sendo cadastrada. Por padrão, o campo virá preenchido com a opção Geral, na qual o
usuário deverá em seguida informar a conexão com o banco de dados. Caso a opção sinalada
seja Específica MFP, o campo Conexão apresentado abaixo será ocultado e a conexão utilizada
será a mesma configurada no Gerenciamento de MFP para a multifuncional vinculada ao
processo;

120
NOTA: Para obter mais informações referente a conexão específica por MFP, leia Gerenciamento
de MFP na página 126.

Conexão: Informar à conexão que será utilizada para execução do comando SQL. Por
padrão, os registros de conexão devem ser cadastrados previamente no Gerenciamento de
Conexões do SmartShare, para que os mesmos sejam listados neste campo. Caso o Tipo de
Conexão seja Específica MFP este campo não será apresentado para configuração;

NOTA: Para obter mais informações referente ao cadastro de conexões, leia Gerenciamento de
Conexão na página 85.

Consulta: Informar o comando SQL que será executada na busca de valores para a
conexão informada. Por padrão, este comando deverá sempre retornar duas colunas da tabela
que possui as informações desejadas, sendo uma coluna para o ID e outra para o texto quando
o campo Apresentar Resultado estiver sinalado, do contrário, a consulta poderá ser simplificada;
Apresentar Resultado: Se sinalada, o resultado da consulta que está sendo cadastrada
será apresentado na tela da multifuncional para o usuário poder selecionar. Este campo, quando
sinalado apresentará para configuração o campo Mensagem de Retorno. Por padrão, não será
permitido configurar mais de uma consulta para o mesmo processo com está opção sinalada;
Mensagem de Retorno: Informar qual mensagem e máscara será utilizado para receber
os resultados da consulta, tendo como opção as seguintes máscaras:
[IND_códigoíndice] – Retornará na consulta ou na mensagem de retorno o valor
informado para o índice configurado. Importante, o código do índice que deverá ser informado
nesta configuração é o código da ordenação do índice na aba Índices desse configurador.
[HOST] – Retornará na consulta o host da multifuncional, na qual o processo está sendo
executado.
[RET_CONSULTA] – Esta máscara é indicada, caso a mensagem de retorno, traga
múltiplos resultados, pois mesmos serão apresentados na tela da multifuncional em uma caixa
de seleção.
[RET_CONSULTA_códigodaconsulta] – Está máscara tem a mesma funcionalidade
do coringa citado acima, com uma exceção, nas máscaras o código da consulta que se encontra
na listagem de consultas cadastradas deverá ser adicionado ao final apenas do segundo coringa
inserido como retorno de consulta. Por padrão, se a consulta obter mais de um resultado, os
resultados serão separados por vírgula.
Retorno de Erro: Selecionar o tipo de erro que será tratado para a consulta que está
sendo cadastrada, podendo ser:
• Nenhum: Não fará nenhum tipo de validação durante a execução do processo
pela multifuncional.
• Nulo: Irá considerar um retorno de erro se o resultado da consulta não retornar
valor algum.

121
 • Específico: Irá considerar um retorno de erro se o resultado da consulta exibir
um valor zerado, em branco ou o valor informado no campo Retorno.
Este campo, serve para tratar situações de erros ou retornos indesejados durante a
execução das consultas configuradas para o processo em questão;
Retorno: Informar qual valor será o retorno esperado em caso de erro na validação da
consulta. Por padrão, este campo somente será apresentado se o campo Retorno de Erro for
selecionado com a opção Específico;
Impedir Continuação: Selecionar este campo, para retornar na tela da multifuncional a
mensagem de erro previamente configurada, caso o retorno da consulta que está sendo
cadastrada combine com o retorno de erro configurado no campo Retorno de Erro. Por padrão,
durante a execução se a mensagem de erro for apresentada na tela o sistema irá para com a
execução das consultas pendentes;
Mensagem de Erro: Informar a mensagem que será apresentada ao usuário na tela da
multifuncional, caso algum erro ou divergência ocorra na busca de valores ao banco de dados
da consulta configurada ou se o retorno apresentado combinar com o retorno de erro
configurado. Este campo somente será apresentado para configuração se o campo Impedir
Continuação estiver sinalado;
Após o preenchimento de todos os campos, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR para validar as configurações de consulta (Passo 02, Figura 7.22).
Todas as consultas configuradas para o processo de multifuncional, serão listados ao
usuário na tabela abaixo dos campos, conforme mostrado no passo 03 da figura 7.22. Neste
painel será possível editar, ordenar e/ou excluir os registros adicionados a qualquer momento,
basta utilizar os botões correspondentes com a ação desejada.

122
 Figura 7.22: Configuração de consulta no processo para multifuncional

Para cada tipo de documento vinculado ao processo será possível configurar

propriedades de digitalização. Todas as propriedades definidas para cada tipo de documento
serão apresentadas na multifuncional, dando ou não a possibilidade ao usuário de alterar as
mesmas. Ao acessar a aba Propriedades, os seguintes campos para configuração serão
apresentados (Passo 01, Figura 7.23):
Processo: Este campo virá preenchido com o nome do processo que está selecionado;
Tipo de Documento: Selecionar o tipo de documento vinculado ao processo que terá
suas propriedades de digitalização configuradas;
Alterar Configurações no Cliente: Se marcado, permitirá que durante a digitalização do
documento para esse tipo, suas propriedades poderão ser alteradas pelo usuário;

123
 Alterar Configurações Duplex: Se marcado, permitirá que durante a digitalização de
documento, o usuário indexador altere a propriedade Lados desse tipo de documento, ou seja,
esta propriedade estará habilitada, o que permitirá definir no andamento da digitalização se a
mesma será Simplex ou Duplex;
Tipo: Selecionar qual o tipo de digitalização será realizado para o tipo de documento do
processo, esta pode ser: Mono, Color ou Escala de Cinza;
Densidade: Informar qual o nível de densidade será aplicado sobre os arquivos
digitalizados para este tipo de documento, tendo os seguintes níveis disponíveis para seleção:
Mais Escuro, Escuro, Normal, Claro e Mais Claro;
Tamanho: Informar qual tamanho será aplicado aos documentos digitalizados e
exportados pela multifuncional. Esta configuração dispõe as seguintes opções de tamanho:
Automático, Carta, A4 e Ofício.
Resolução: Informar qual o nível de resolução será aplicado na imagem dos arquivos
digitalizados, tendo como opção: 150, 200, 300, 400 ou 600 DPI;
Lados: Informar se a digitalização de documentos será Simplex ou Duplex;
Rotação: Selecionar se o arquivo digitalizado poderá ser rotacionado pela tela da
multifuncional antes de realizar a exportação do mesmo. Esta configuração dispõe das opções:
Não rotacionar e 90°;
Zoom: Informar se poderá ou não alterar o zoom do arquivo digitalizado na tela da
multifuncional;
Após definir todas as propriedades para o tipo de documento selecionado, clicar no botão
SALVAR para confirmar as configurações realizadas (Passo 02, Figura 7.23). Para desfazer as
propriedades configuradas para um tipo de documento e retornar a configuração padrão, clicar
no botão LIMPAR, como mostrado no passo 03 da figura 7.23.

124
 Figura 7.23: Propriedades dos tipos de documentos para processo na multifuncional

Para que a interação entre o sistema SmartShare e a Multifuncional ocorra com sucesso,
e todas as configurações realizadas nesta tela de gerenciamento sejam executadas
corretamente, é necessário que está aba esteja configurada. Na aba Geral, o administrador
deverá configurar os dados do diretório onde está o servidor FTP da multifuncional, preenchendo
os seguintes campos (Passo 01, Figura 7.24): IP FTP, Porta, Usuário com acesso, Senha do
usuário informado e o Caminho FTP, sendo todos obrigatórios. Também nesta aba, será
possível definir se o sistema irá ou não gravar Log das atividades executadas e de possíveis
erros, bem como, definir o tipo de login que será permitido para os processos para multifuncional,
podendo ser através de Usuário e Senha ou Apenas o Código do Usuário.
Com todos os campos devidamente preenchidos, clicar no botão SALVAR, como
mostrado no passo 02 da figura 7.24.

125
 Figura 7.24: Aba geral da configuração de processo para multifuncional

Para sair da tela de Gerenciamento de Processos para Multifuncional RICOH, o

administrador deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no
passo 03 da figura 7.24.

Gerenciamento de MFP

É uma ferramenta (Função) do SmartShare que dispõe ao administrador a possibilidade

de realizar o cadastro das multifuncionais (MFP) que irão utilizar a solução embarcada do
sistema, onde as mesmas serão gerenciadas de acordo com a licença liberada, já que o número
de equipamentos ativos permitidos para utilizar este recurso, será definido na chave de licença
do SmartShare.

NOTA: Para obter mais informações referente à licença, leia Gerenciamento de Licença na
página 150.

O cadastro de MFP poderá ser realizado de duas maneiras, sendo uma através da tela
Gerenciamento de MFP, e outra no momento em que uma requisição WebService for feita (Ao
digitalizar documentos para um processo de uma multifuncional não cadastrada), onde o sistema
irá identificar se MFP já está cadastrada no sistema, e se não estiver cadastrada, irá incluir a
mesma automaticamente no sistema como um equipamento ativo, levando em consideração o
limite de MFP’s ativas na licença.
Este recurso ficará disponível para o administrador na pasta Gerenciamento ECM, como
mostrado no passo 04 da figura 7.2. Para cadastrar as MFP’s que serão utilizadas na tela
Gerenciamento de MFP, o administrador deverá acessar a aba Incluir e preencher os seguintes
campos (Passo 01, Figura 7.25):
Serial: Informar o número do serial da multifuncional (MFP);

126
 Host: Informar o host da MFP desejada que esteja conectada à rede;
IP: Informar o IP da MFP desejada;
Ativo: Se marcado, tornará a MFP que está sendo criada ativa no sistema. Por padrão,
este marcador virá habilitado durante a inclusão de MFP caso o número estabelecido na licença
não tenha excedido, do contrário, com limite atingido as novas inclusões virão com o marcador
desabilitado. Para ativar a nova MFP, o administrador deverá desativar uma já ativa ou negociar
o aumento no total permitido na licença;
Conexão Específica: Selecionar a conexão específica que será utilizada para a MFP
que está sendo configurada;
Processo: Informar quais processos serão utilizados pela multifuncional (MFP) que está
sendo cadastrada, na digitalização de documentos. Por padrão, os processos deverão ser
previamente cadastrados na tela Gerenciamento de Processos para Multifuncional RICOH.
Todos os processos cadastrados ficarão dispostos na listagem para ativar ou não os mesmos
para a MFP que está sendo cadastrada, sendo possível, ativar o processo durante sua inclusão.
Ao lado da descrição é apresentado também o identificador do processo, separado por um hífen,
que foi cadastrado na tela de gerenciamento de Processos para Multifuncional RICOH (Passo
04, figura 7.25).

NOTA: Para obter mais informações sobre ativação de processos para MFP, leia Configurações
MFP na página 114.

Para concluir a inclusão da MFP, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 7.25), caso
desista da mesma, clicar em CANCELAR (Passo 03, Figura 7.25).

127
 Figura 7.25: Incluindo uma MFP

Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o

mesmo visualizará todas as MFP’s, com o seu serial de registro, o host, o IP e se o mesmo está
ativo ou não no sistema, podendo também, acessar de modo fácil e rápido a aba detalhar através
do ícone, como mostrado no passo 01 da figura 7.26. Na aba Listar é possível também, definir
a ordem que os registros de MFP’s cadastradas, estarão dispostos para visualização na tela de
gerenciamento, sendo por:
Serial: Esta opção irá organizar os registros na ordem Crescente ou Decrescente. Para
ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Serial, para listar em ordem crescente e outro
clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 7.26).
Host: Organiza os registros por ordem Crescente ou Decrescente, clicar em cima de
Host, para listar em ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 03,
Figura 7.26).
IP: Organiza os registros por ordem Crescente ou Decrescente, clicar em cima de IP,
para listar em ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 04, Figura
7.26).
Ativo: Organiza as MFP’s por registros ativos e inativos, clicar em cima desta opção para
ativar a ordenação (Passo 05, Figura 7.26).

Figura 7.26: Listando MFP’s

Na aba Listar, além das configurações acima citadas, dispõe ao administrador a

possibilidade de realizar buscas por todos os registros cadastrados. Para realizar uma pesquisa,
o mesmo deverá clicar sobre a aba Buscar (Passo 06, Figura 7.26), informar o serial, o host, o
IP e ativo relacionados à MFP desejada (Figura 7.27), e clicar no botão BUSCAR. Retornarão da
busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

128
 Figura 7.27: Buscando MFP’s

Para acessar o detalhamento dos registros das MFP’s cadastradas, o administrador

deverá selecionar a aba Detalhar. Nesta aba, serão apresentadas todas as informações
referentes à MFP selecionada (Passo 01, Figura 7.28), permitindo que alterações sejam
realizadas nos campos do mesmo, se o usuário achar necessário. Após todas as alterações
realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir a edição, podendo CANCELAR a
mesma (Passo 02 e 03, Figura 7.28). Para a utilização da MFP é importante ressaltar que a
mesma deve estar ativa, respeitando o limite de MFP’s disponibilizadas pela licença. Ao cancelar
a edição dos registros, os dados informados serão descartados, e a MFP voltará a sua
configuração inicial.

Figura 7.28: Detalhando MFP’s

A exclusão de um registro de tema pode ser realizada de três maneiras, são elas:
129
 Primeiro, o usuário terá que acessar a aba Detalhes, clicar no botão EXCLUIR (Passo
04, Figura 7.28).
Segundo, na tela de listagem o usuário deverá localizar o registro a ser excluso e clicar
no ícone em formato de Lixeira (passo 03, Figura 7.29), e em seguida será apresentado ao
administrador uma tela para a confirmação da exclusão do registro.
Terceiro também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros,
para isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 01,
Figura 7.29), e clicar na opção Excluir Selecionados como mostrado no passo 02 da figura
7.29.

Figura 7.29: Excluindo MFP

Para sair da tela de Gerenciamento de MFP, o administrador deverá clicar no botão SAIR
representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 7.29.

Alterar Data de Efetivação das Versões Documento

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de alterar a data de efetivação de

um documento já publicado, ou seja, alterar a data que o mesmo estará disponível no sistema.
Esta configuração é feita de maneira fácil e rápida, sem a necessidade de localizar a pasta onde
o documento se encontra e editar cada um. Após acessar o configurador, como mostrado no
passo 05 da figura 7.2, a tela para a seleção de documentos será apresentada ao administrador,
clicar no ícone em formato de Lupa (Passo 01, Figura 7.30), para acessar todos os documentos
disponíveis no SmartShare.

130
 Figura 7.30: Tela de alteração da data de efetivação

Na tela Lista de Documentos, o administrador terá que selecionar o documento que

deseja alterar a data de efetivação, clicando no ícone ao lado do documento desejado (Passo
01, Figura 7.31). Lembrando que, se o número de documentos cadastrados for superior ao
permitido para ser listado, o usuário administrador poderá utilizar a barra de navegação, como
mostrado no passo 02 da figura 7.31. Nesta barra o administrador encontrará o número total de
registros cadastrados e a quantidade que está sendo exibida por página (Passo 03, Figura 7.31).
Esta tela permite que o administrador realize buscas por todos os documentos cadastrados, para
realizar uma pesquisa em todos os registros, o usuário deverá clicar sobre a aba Buscar e
informar a descrição e/ou código do documento que deseja realizar uma busca (Passo 04, Figura
7.31). Retornarão da busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

131
 Figura 7.31: Associando documentos para alterar data

Depois de associar o documento para configuração, será apresentada ao administrador

a tela para que o mesmo informe a nova data de efetivação do documento (Passo 01, Figura
7.32). Para concluir a alteração, clicar em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 7.32), caso desista
da mesma, clicar em CANCELAR (Passo 03, Figura 7.32).

Figura 7.32: Alteração na data de efetivação do documento

Para sair da tela de Alterar Data de Efetivação do Documento, o administrador deverá

clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 7.32.

Alterar Data Vencimento por Tipo de Documento

132
 Esta funcionalidade do SmartShare, permite que o usuário administrador altere de
maneira simples e prática a data de vencimento dos tipos de documentos existentes no sistema.
Ao acessar a publicação Alterar Data Vencimento por Tipo de Documento, como mostrado no
passo 06 da figura 7.2, será apresentado ao administrador a seguinte tela (Figura 7.33). Nesta
tela o usuário deverá selecionar o tipo de documento da qual deseja alterar a data, e no campo
Nova Data de Expiração, informar a nova data de vencimento do tipo de documento selecionado
(Passo 01, Figura 7.33). Importante ressaltar que, ao alterar a data de vencimento por tipo de
documento, a nova data inclusa valerá para todos os documentos e publicações vinculadas ao
tipo editado.

Figura 7.33: Alterando data de vencimento tipo de documento

Para sair da tela de Alterar Data Vencimento por Tipo de Documento, o administrador
deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura
7.33.

Mover Autorias de Documentos

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de mover a autoria das

documentações criadas, passando de um usuário para outro. Essa configuração é muito utilizada
em realocação de profissionais ou demissões onde há necessidade de trocar a autoria da
documentação. Após acessar a publicação Mover Autorias de Documentos, como mostrado no
passo 07 da figura 7.2, será apresentado ao administrador a seguinte tela (Figura 7.34). Nessa
tela o administrador deverá informar o usuário atual a qual os documentos pertencem, clicando
no ícone em formato de Lupa (Passo 01, Figura 7.34).

133
 Figura 7.34: Movendo autorias de documentos

Após clicar no ícone Lupa, o administrador terá acesso à tela Lista de Usuários. Nesta
tela o administrador deverá selecionar o usuário que deseja alterar a autoria, clicando no ícone
ao lado do registro do usuário desejado (Passo 01, Figura 7.35). A tela Lista de Usuários permite
também, que o administrador realize buscas por todos os usuários listados, para realizar uma
pesquisa em todos os registros, o administrador deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a
descrição do usuário a qual deseja realizar uma busca (Passo 04, Figura 7.35). Retornarão da
busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Lembrando que, se o
número de usuários listados for superior ao permitido para ser listado, o administrador poderá
utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 02 da figura 7.35. Nesta barra o
administrador encontrará o número total de registros cadastrados e a quantidade que está sendo
exibida por página (Passo 03, Figura 7.35).

134
 Figura 7.35: Listando documentos

Depois de associar um usuário para configuração, será apresentada ao administrador a

tela para que o mesmo informe o documento que o novo usuário terá acesso, em seguida
informar o novo usuário. A seleção para as atividades citadas é igual à seleção de “Usuário
Atual”, como mostrado na figura 109. Para concluir a alteração, clicar em CONFIRMAR (Passo
02, Figura 7.34), caso desista da mesma, clicar em CANCELAR (Passo 03, Figura 7.34).
Para sair da tela de Mover Autorias de Documentos, o administrador deverá clicar na
opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 7.34.

Mover Autorias de Pastas

O gerenciamento Mover Autorias de Pastas permite que o administrador mova à autoria

das pastas de um usuário para outro, pois todas as pastas criadas no SmartShare possuem um
autor, ou seja, um usuário responsável pela sua criação. Essa configuração é muito utilizada em
realocação de profissionais ou demissões onde há necessidade de trocar a autoria das pastas.
Parar iniciar este tipo de gerenciamento, o administrador deverá acessar o configurador, como
mostrado no passo 08 da figura 7.2, a tela para a seleção de pastas será apresentada ao
administrador, clicar nos ícones em formato de Lupa (Passo 01, Figura 7.36), para acessar todas
as configurações necessárias para concluir a alteração de autorias de pastas.

135
 Figura 7.36: Movendo autorias de pastas

No campo Usuário Autor Atual, informar o usuário atual a qual a pasta a ser movida
pertence. No campo Pasta, o administrador deverá selecionar qual pasta será movida, clicando
no ícone em formato de Lupa, será apresentada ao administrador a tela Lista de Pastas. Nesta
tela o administrador poderá selecionar a pasta que deseja alterar o usuário responsável (Passo
01, figura 7.37), ou realizar buscas por todas as pastas cadastradas. Para realizar uma pesquisa
em todos os registros, o administrador deverá clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição
da pasta que deseja realizar uma busca (Passo 03, Figura 7.37), retornará da busca os registros
com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Lembrando que, se o número de pastas
listadas for superior ao permitido para ser listado, o administrador poderá utilizar a barra de
navegação, nesta barra o administrador encontrará o número total de registros cadastrados e a
quantidade que está sendo exibida por página (Passo 04, Figura 7.37). Para concluir a seleção
da pasta o administrador deverá clicar em CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura
7.37. Depois de associar uma pasta para configuração, será apresentada ao administrador a tela
(Mover Autorias de Pastas) para que o mesmo informe o usuário que terá acesso à pasta
selecionada, para concluir a alteração, clicar em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 7.36).

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

136
 Figura 7.37: Listando pastas

Para sair da tela de Mover Autorias de Pastas, o administrador deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 7.36.

Mover Documentos

O SmartShare dispõe ao usuário administrador, a possibilidade de alterar a pasta de

origem de uma publicação, para isso o mesmo terá que acessar o configurador, como mostrado
no passo 09 da figura 7.2, a tela Mover Documentos será apresentada. Nesta tela o administrador
deverá informar a pasta de origem da publicação na qual deseja alterar o diretório, clicando no
ícone em formato de Lupa (Passo 01, Figura 7.38).

137
 Figura 7.38: Movendo documentos

Ao clicar no ícone Lupa, será apresentada ao administrador a tela Lista de Pasta, nela
estarão todas as pastas inseridas no SmartShare, o usuário administrador deverá marcar a pasta
que contém as publicações que deseja alterar o destino, e clicar em CONFIRMAR para
selecionar a pasta escolhida. No painel Documento, selecionar os documentos pertencentes à
pasta selecionada, em seguida informar a nova pasta a qual as publicações serão direcionadas.
O modo de seleção para as atividades citadas é igual à seleção de pastas, como mostrado no
passo 01 da figura 7.39.

Figura 7.39: Listagem de pastas para mover documentos

Com as configurações para mover documentos de pastas definidas, clicar no botão

CONFIRMAR (Passo 02, Figura 7.38), caso queira cancelar a alteração de destino dos
documentos, clicar no botão correspondente com a ação, como mostrado no passo 03 da figura
7.38.

138
 Para sair da tela de Mover Documentos, o administrador deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 7.38.

Mover Pastas

Esta funcionalidade do SmartShare, permite que o administrador altere o destino das

pastas criadas no sistema, para isso o mesmo terá que acessar a publicação Mover Pastas,
como mostrado no passo 10 da figura 7.2, a seguinte tela será apresentada ao administrador:

Figura 7.40: Movendo pastas

Nesta tela, o administrador deverá informar qual pasta deseja alterar o diretório, clicando
no ícone Lupa, a tela Lista de Pasta será apresentada. Nesta tela o usuário deverá marcar a
pasta que será movida (Passo 01, Figura 7.41), em seguida clicar em CONFIRMAR para concluir
a seleção (Passo 02, Figura 7.41). No campo Pasta Destino, informar o novo diretório da pasta
selecionada. Após todas as configurações inseridas, clicar em CONFIRMAR para salvar as
alterações (Passo 02, Figura 7.40).

Figura 7.41: Listando pastas para mover

Para sair da tela de Mover Pastas, o administrador deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 7.40.

139
 Gerenciamento de Nomenclatura

Esta funcionalidade do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de

customizar o título dos documentos ao realizar o download único dos mesmos através do
visualizador de publicações ou no download através do processo de geração de pacote. Este
recurso permite configurar no título do documento valores dos índices do documento e também
valores resultantes de consultas SQL. Importante ressaltar que, ao executar o procedimento para
criar o nome do arquivo, caso o resultado da consulta retorne múltiplos valores, o sistema irá
replicar o documento de acordo com o número de registros encontrados e compacta-los em um
arquivo de extensão zip.

EXEMPLO 08: DOWNLOAD COM NOMENCLATURA ESPECÍFICA

Segue um exemplo caso o resultado de uma consulta SQL retorne múltiplos valores. Nesse
exemplo será utilizado como parâmetro para explicação números e séries de notas fiscais, na qual
é desejado que o nome do documento gerado contenha o número de série e o número da nota em
questão. Após as configurações de nomenclatura, durante a criação do pacote download, onde a
consulta SQL será executada a fim de buscar os dados da nota fiscal, caso a mesma estiver
vinculada a mais de uma nota, o sistema irá automaticamente replicar a quantidade de arquivos, de
acordo com o número de registros encontrados, ou seja, se a CT-e 100 possuir três notas vinculadas
sendo, 1001, 2002 e 3003 será gerado um arquivo no formato zip contendo três arquivos com os
seguintes nomes: 01-1001.pdf, 01-2002.pdf e 01-3003.pdf onde o primeiro dígito é o número de série
e após o traço o número da nota em questão.

Para iniciar as configurações de nomenclatura o administrador deverá acessar a

publicação Gerenciamento de Nomenclatura, como mostrado no passo 11 da figura 7.2, e na
aba Incluir, determinar os valores que irão possuir configurações específicas para o download,
para isso é necessário preencher os campos da tela abaixo conforme as seguintes instruções
(Passo 01, Figura 7.42):
Padrão: Indicar se a nomenclatura que está sendo criada será utilizada como padrão
caso nenhuma chave for encontrada;
Chave: Informar um valor único que será utilizado para realizar o vínculo entre o valor do
índice do documento e a configuração específica de nomenclatura;
Descrição: Informar a propriedade responsável por definir o título específico do arquivo
dentro do pacote de download, podendo ser composto por caracteres fixos, índices do
documento em questão e/ou o retorno da consulta configurada:
• Se utilizar índice documento: Deverá ser configurado o coringa do índice
[IND_CÓDIGODOTIPODEÍNDICE] – [IND_1].
• Se utilizar o retorno da consulta: Deverá ser configurado na descrição o seguinte
coringa, [RET_POSIÇÃODORETORNONACONSULTA] – [RET_1].
Conexão: Informar à conexão que será utilizada para execução do comando SQL que
servirá como base para nomear os arquivos. Por padrão, os registros de conexão devem ser

140
cadastrados previamente no Gerenciamento de Conexões, para que os mesmo sejam listados
neste campo;
Consulta: Informar o comando SQL que será executado pela aplicação com as colunas
resultantes que serão utilizadas para nomear o arquivo. Para o carregamento dinâmico dos
coringas será considerado apenas o primeiro resultado encontrado na consulta SQL cadastrada;
Com os campos devidamente preenchidos, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR para confirmar a inclusão do registro, como mostrado no passo 02 da figura 7.42.

Figura 7.42: Incluindo nomenclatura

Na aba Detalhar, o administrador terá acesso a informações detalhadas referentes ao

registro de nomenclatura selecionado (Passo 01, Figura 7.43), podendo realizar nesta tela a
edição dessas informações e/ou exclusão do registro detalhado, como mostrado no passo 04 da
figura 7.43. Caso alterações sejam realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir
a edição (Passo 02, Figura 7.43) e para cancelar a edição, clicar no botão correspondente com
a ação, como mostrado no passo 03 da figura 7.43. Para continuar a edição de registros, o
administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 05 da figura 7.43.

141
 Figura 7.43: Detalhando nomenclatura

Todas as nomenclaturas cadastradas no sistema ficarão dispostas na aba Listar (Passo

01, Figura 7.44), permitindo ao administrador ordenar os registros apresentados por ordem
alfabética, crescente e decrescente, usando como critério a chave do registro, a descrição ou se
o mesmo é padrão ou não (Passo 02, Figura 7.44). Além disso, será possível realizar buscas por
todos os registros cadastrados, através da aba Buscar (Passo 03, Figura 7.44) informando o
nome da chave ou parte da mesma que deseja localizar.
Através dessa aba é possível também, acessar mais informações referente as
nomenclaturas listadas e/ou excluir um registro, para isso o administrador deverá clicar sobre os
ícones correspondentes dispostos ao lado de cada nomenclatura.

Figura 7.44: Listando nomenclatura

Para sair da tela de Gerenciamento de Nomenclaturas, o administrador deverá clicar na

opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 7.44.

8. Gerenciamento ECM de Parâmetros

Neste tópico, o administrador encontrará informações para a gestão de parâmetros no

SmartShare. Os parâmetros são dados fixos que garantem a organização e padronização do
sistema. No lado esquerdo do portal o administrador irá encontrar a pasta para o gerenciamento
de parâmetros, localizada no painel de ferramenta “Pastas” (Passo 01, Figura 8.1). Após
selecionar pasta e subpasta, os conteúdos relacionados à pasta selecionada serão listados no
painel central do portal (Figura 8.1).

142
 Figura 8.1: Gerenciamento ECM de parâmetros

A seguir serão apresentadas ao administrador, informações importantes para o

gerenciamento ECM de parâmetros, conforme tópicos da figura 8.1.

Gerenciamento de Diretórios

Esta funcionalidade do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de

gerenciar os diretórios que serão utilizados pelo sistema para alocar os arquivos. Alguns
diretórios considerados padrão, são adicionados no momento da instalação do sistema. Ao
acessar a publicação Gerenciamento de Diretórios, com mostrado no passo 02 da figura 8.1,
será apresentada ao administrador a tela de gerenciamento. Na aba Listar, estará disposto todos
os registros cadastrados, com informações gerais referentes a cada diretório (Passo 01, Figura
8.2). Nesta aba o administrador poderá filtrar e realizar buscar pelos registros cadastrados, para
uma localização mais eficiente do mesmo. A filtragem dos registros pode ser, pelo Código, que
irá organiza-los por ordem crescente ou decrescente, como mostrado no passo 02 da figura 8.2.
Pela Descrição e pelo Caminho Virtual, organizará os registros por ordem alfabética (Passo 03
e 04, Figura 8.2), ou por Padrão que irá organiza-los por sequência de registros selecionados
como padrão ou não (Passo 05, Figura 8.2). E Ativo, que organizará os diretórios por registros
ativos e inativos, lembrando que, todos os gêneros de filtragem, para ativa-los o administrador
deverá clicar sobre a ação que deseja organizar os registros (Passo 06, Figura 8.2).
Para realizar uma busca mais específica, o administrador deverá clicar na aba Buscar,
como mostrado no passo 07 da figura 8.2, e informar a descrição do registro a qual deseja realizar
a buscar. Retornarão da busca todos os registros com a descrição ou parte dela, igual ao que foi
informado na aba de busca.

143
 Figura 8.2: Listando diretórios

Na aba Detalhar, o administrador encontrará todas as informações sobre o diretório

selecionado, permitindo que o mesmo realize a edição do registro selecionado (Passo 01, Figura
8.3). Se alguma alteração for realizada o administrador deverá confirmar a mesma, clicando em
SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 8.3.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.3: Detalhando diretórios

Para incluir novos registros, o administrador deverá acessar a aba Incluir, que
apresentará ao usuário a tela de inclusão. Segue detalhamento da seguinte tela, e o correto
preenchimento da mesma (Passo 01, Figura 8.4):
Descrição: Informar o nome do diretório;
Caminho Virtual: Informar o caminho virtual do diretório;
144
 Chave: Neste campo o administrador deverá informar a chave para realizar a integração
com outros aplicativos;
Limite mínimo de espaço para notificações: Informar o limite mínimo de espaço em
megabytes do diretório, se informado irá avisar o administrador quando o espaço for excedido.
Por padrão, deixar o campo vazio para ficar sem limite mínimo de espaço;
Padrão: Marcar se o diretório está como padrão;
Ativo: Marcar se o diretório está ativo ou inativo no sistema. Por padrão, o campo de
seleção vem sinalado como um diretório ativo;
Após definir as configurações para a inclusão do novo diretório, o usuário deverá clicar
no botão SALVAR (Passo 02, Figura 8.4), do contrário, clicar no botão CANCELAR e descartar
as informações inseridas na tela (Passo 03, Figura 8.4).

Figura 8.4: Incluindo diretórios

Para sair da tela de Gerenciamento de Diretórios, o administrador deverá clicar na opção

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 8.4. Caso surjam
dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de diretório, o
administrador deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 05 da figura 8.4.

Gerenciamento de Domínio

O Gerenciamento de Domínio do SmartShare, permite que o administrador faça a gestão

de domínios e a inclusão de novas conexões que irão interagir com o sistema na troca de
informações. Para isso o administrador deverá acessar a publicação de configuração
Gerenciamento de Domínio, como mostrado no passo 02 da figura 8.1. Na aba Incluir, informar
os dados que a tela de inclusão pede, para o cadastro de uma nova conexão (Passo 01, Figura
8.5).
Domínio: Informar o domínio, na qual o SmartShare irá conectar-se;
Usuário: Informar um usuário com permissão de acesso ao domínio a ser incluso;
Senha: Informar a senha do usuário acima cadastrado;

145
 Ao informar todos os campos da tela de inclusão, clicar em SALVAR para concluir o
cadastro do registro (Passo 02, Figura 8.5). Para saber se o domínio cadastrado foi preenchido
corretamente e se o mesmo é válido, o administrador deverá testar a conexão clicando no ícone
disposto na tela de listagem, como mostrado no passo 02 da figura 8.6, onde o sistema irá emitir
um aviso informando se o domínio é valido ou não.

Figura 8.5: Incluindo domínio

Na aba Listar, o administrador encontrará todos os registros de domínio cadastrados no

SmartShare, com suas descrições (Passo 01, Figura 8.6). Nesta aba, o administrador poderá
definir a ordem que os registros de domínio, estarão dispostos para visualização na tela de
gerenciamento, podendo ser por:
Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 03, Figura 8.6).
Descrição: Organizará os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 04, Figura 8.6).
Usuário: Organizará os registros por ordem alfabética, usando como critério o Usuário,
para ativar a ordenação clicar sobre a opção desejada (Passo 05, Figura 8.6).

Figura 8.6: Listando domínio

Além das configurações acima citadas, a aba Listar, permite o usuário administrador
realizar buscas por todos os registros de domínios cadastrados. Para realizar uma pesquisa, o
usuário deverá clicar sobre a aba Buscar, em seguida informar a descrição relacionada ao
146
 domínio desejado e clicar no ícone BUSCAR (Passo 06, Figura 8.6). Se o número de registros
cadastrados for superior ao permitido para ser listado, o usuário administrador poderá utilizar a
barra de navegação, onde encontrará o número total de registros cadastrados e a quantidade
que está sendo exibida por página (Passo 07, Figura 8.6).

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Nesta aba, o administrador encontrará todas as informações relacionadas ao domínio

selecionado, como mostrado no passo 01 da figura 8.7. Caso alterações sejam realizadas na
tela de detalhamento, o administrador deverá clicar em SALVAR para concluir a mesma (Passo
02, Figura 8.7).

Figura 8.7: Detalhando domínio

Na aba Campos, as informações serão preenchidas automaticamente ao realizar a

sincronização com o domínio cadastrado, conforme prefixos inseridos na tela (Passo 01, Figura
8.8). Esses prefixos serão substituídos por dados cadastrados no AD do domínio, por isso o
administrador deverá saber qual o prefixo que contém as informações que deseja utilizar. Na
seguinte tela (Figura 8.8), marcar Grupo Operacional, para sincronizar toda a hierarquia contida
no AD do domínio selecionado, para cadastrar os usuários sincronizados em uma área
específica, o administrador deverá marcar a opção Campo, e informar o prefixo onde está
cadastrada a área.

147
 Figura 8.8: Configurando campos do domínio

Para sair da tela Gerenciamento de Domínio, o administrador deverá clicar em SAIR,

representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 8.8.

Gerenciamento de Ícones

O Gerenciamento de Ícones no SmartShare, permite que o administrador crie e gerencie

os ícones que serão utilizados no sistema como identificadores dos documentos ECM e BPM.
Para isso, o administrador deverá acessar a publicação de gerenciamento, como mostrado no
passo 04 da figura 8.1, será apresentada à tela de gestão de ícones na aba Listar. Nesta aba o
administrador encontrará a listagem de todos os ícones cadastrados no SmartShare, com suas
descrições: Código, Nome, a imagem e se o mesmo está ativo ou não no sistema (Passo 01,
Figura 8.9). Na listagem de registros, o administrador terá a opção de ordenar os mesmos, pelo
Código, que organizará os ícones por ordem de código (Crescente ou Decrescente), como
mostrado no passo 02 da figura 8.9. Pela Descrição, organizará os ícones por ordem alfabética
(Passo 03, Figura 8.9), por Preview, que organizará os registros por ordem alfabética, usando
como critério o nome no arquivo (Passo 04, Figura 8.9) ou por Ativo, que irá organizar os ícones
por registros ativos e inativos (Passo 05, Figura 8.9). Lembrando que, para ativar a ordenação o
administrador deverá clicar sobre o tipo desejado. Se o número de registros cadastrados for
superior ao permitido para ser listado na aba Listar, o usuário administrador poderá utilizar a
barra de navegação, como mostrado no passo 07 da figura 8.9, nesta barra o administrador
encontrará o número total de registros cadastrados e a quantidade que está sendo exibida por
página.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

148
 Além da ordenação dos registros, o administrador poderá realizar buscas rápidas por
todos os ícones cadastrados, clicando sobre a aba Buscar e informando a descrição relacionada
ao ícone (Passo 06, Figura 8.9). Retornará da busca, todos os registros com a descrição ou parte
dela, igual ao pesquisado.

Figura 8.9: Listando ícones

O SmartShare dispõe possibilidade de adicionar novos ícones ao registro, para isso o

administrador deverá acessar a aba Incluir e preencher os campos, conforme detalhamento
(Passo 01, Figura 8.10). No campo Descrição, informar o nome do ícone, no campo Arquivo,
informar o caminho onde está localizado o ícone a ser carregado e no campo Ativo, indicar se o
ícone estará ativo ou inativo no sistema. Por padrão esta opção vem marcada, que simboliza um
ícone ativo. Para concluir a inclusão do ícone ao sistema, o administrador deverá clicar em
SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 8.10.

149
 Figura 8.10: Incluindo ícones

Todos os registros cadastrados poderão ser editados através da aba Detalhar, onde o
administrador encontrará todas as informações sobre o ícone selecionado (Passo 01, Figura
8.11). Se alguma alteração for realizada no registro do ícone, clicar em SALVAR para concluir a
edição (Passo 02, Figura 8.11), para continuar a edição nos seguintes registros de ícones, o
administrador deverá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 03 da figura 8.11.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo
para Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.11: Detalhando ícones

Para sair da tela Gerenciamento de Ícones, o administrador terá que clicar na opção
SAIR representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 8.11. Caso surjam
dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de ícones, o usuário deverá
clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04 da figura 8.11.

Gerenciamento de Licença

O Gerenciamento de Licença, dispõe ao administrador informações importantes

referente ao número de usuários e módulos liberados para uso na licença do SmartShare. Ao
acessar a publicação de gerenciamento (Passo 05, Figura 8.1), será apresentada ao
150
administrador a seguinte tela (Figura 8.12). Nesta tela o mesmo, visualizará a quantidade de
usuários liberados, como: administradores, publicadores, leitores, a quantidade total de usuários
e a quantidade de usuários que poderão acessar o sistema SmartShare simultaneamente, bem
como, o ID (Identify) de todos os servidores cadastrados e com permissão para utilizar o sistema
e o banco de dados do SmartShare. Além disso, será apresentado quais módulos do SmartShare
estarão liberados na licença, sendo, o Número de MFP’s, a quantidade de Pontos de Captura
Mobile, se possui Assinatura Digital, se possui BPM Habilitado, e consequentemente, se Haverá
Conferência de documentos e Formulário 2.0.
No campo Licença, o administrador encontrará a chave criptografada de liberação do
SmartShare, está chave é passível de alteração uma vez que, o administrador contate o Suporte
SmartShare solicitando uma nova chave com as novas configurações de acesso (Passo 01,
Figura 8.12). Após a inserção de uma nova chave de licença que será enviada pelo Suporte
SmartShare, o administrador deverá clicar em CONFIRMAR, para salvar a nova configuração,
como mostrado no passo 02 da figura 8.12.

151
 Figura 8.12: Gerenciamento de licença

Para sair da tela de Gerenciamento de Licença, o administrador deverá clicar na opção

SAIR representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 8.12.

Gerenciamento de Mailer

O Gerenciamento de Mailer do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de

cadastrar uma conta de e-mail que será responsável de enviar notificações em casos de revisão
de documentos, publicação, avanço de processo, inserção de observações e anexos nos
processos. Para realizar essa configuração, o administrador deverá acessar a tela de

152
gerenciamento clicando no configurador, como mostrado no passo 06 da figura 8.1. Será
apresentada ao administrador, a tela Configuração Mailer, onde o mesmo deverá preencher os
campos da seguinte forma (Passo 01, Figura 8.13):
Servidor de e-mail: Informar a URL do e-mail, ou seja, o servidor onde o e-mail está
cadastrado;
Porta: Informar o número da porta de e-mail caso, a porta a ser utilizada não for a padrão
(25);
Login: Informar o login do usuário com acesso para autenticar a conta de e-mail
configurada;
Senha: Informar a senha de acesso correspondente ao login do usuário cadastrado
acima;
Conta de e-mail do SmartShare: Informar o e-mail do usuário que será remetente de
notificações;
Tamanho máximo do e-mail (Kb): Informar o tamanho máximo do e-mail. Por padrão,
este campo já vem preenchido;
Utilizar SSL: Marcar se, o e-mail terá um certificado de segurança. Lembrando que, para
marcar esta opção, no servidor de e-mail a opção SSL deverá estar configurada;
Antes de concluir a configuração de e-mails, o administrador deverá testar a conta para
confirmar se a mesma foi preenchida corretamente e se está ativa, como mostrado no passo 02
da figura 8.13. Após o teste da conta, clicar em CONFIRMAR, para salvar as informações
inseridas no configurador (Passo 03, Figura 8.13).

Figura 8.13: Configuração de mailer

Para sair da Configuração de Mailer, o administrador deverá clicar na opção SAIR,

representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 8.13.

Gerenciamento de Notificações

153
 Essa funcionalidade do SmartShare, disponibiliza ao administrador a possibilidade de
criar e gerenciar notificações que serão enviadas aos usuários cadastrados no sistema
associados ao destinatário informado na configuração da notificação. Essas notificações podem
ser alerta ou comunicados a respeito de alguma ação realizada na aplicação selecionada.
Importante ressaltar que, algumas notificações consideradas padrão, são adicionadas no
momento da instalação do sistema, mas nada impede que o administrador realize a edição
dessas notificações. Ao acessar a publicação Gerenciamento de Notificações (Passo 07, Figura
8.1), será apresentada ao administrador a tela de configuração, ao selecionar a aba Incluir
(Figura 8.14), o administrador deverá preencher os campos para a inclusão de um novo registro,
conforme explicações abaixo (Passo 01, Figura 8.14):

Figura 8.14: Incluindo notificações

Aplicação: Selecionar o tipo de aplicação que a notificação criada irá pertencer. Para
adicionar novos tipos de aplicação, o administrador deverá acessar o Gerenciamento de Tipo de
Aplicação;

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Tipo de Aplicação na página 162.

Ação: Selecionar em que ação será enviada a notificação aos usuários. Os tipos de ação
podem variar dependendo do tipo de aplicação que for selecionada, caso necessite incluir novas
ações, o administrador terá que acessar o Gerenciamento de Tipo de Ação;

154
 NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Tipo de Ação na página 159.

Destinatário: Selecionar qual o destinatário determinado para a notificação, para isso, o

administrador deverá clicar no ícone em formato de Lupa. A seguinte tela será apresentada,
onde o mesmo terá de marcar o destino desejado (Passo 01, Figura 8.15), e CONFIRMAR a
associação do destinatário, como mostrado no passo 02 da figura 8.15.

Figura 8.15: Destinatário para a notificação

Ativo: Indicar se a notificação está ativa ou inativa no sistema. Por padrão, o campo de
seleção vem marcado como uma notificação ativa.
Conteúdo: Descrever o conteúdo da notificação, podendo informar máscaras que serão
substituídas pela informação relacionada à mesma.
Segue alguns modelos de máscaras que poderão ser utilizadas em notificações no
SmartShare (Figura 8.16):
[frm_ds_titulo] – Substituirá a máscara pelo título da publicação;
[frm_ds_criador] - Substituirá a máscara pelo nome publicador;
[frm_ds_detalhada] - Substituirá pela descrição detalhada do documento;
[frm_ds_datacriacao] - Substituirá a máscara pela data de publicação do arquivo;
[frm_ds_pastadestino] - Substituirá a máscara pela pasta de destino da publicação;
[frm_ds_link] - Substituirá pelo link de acesso a publicação;
[frm_ds_observacao] - observação da versão documento;
[frm_ds_link_direto] - Substituirá pelo link direto ao visualizador da publicação;
[frm_ds_tipo_documento] - Substituirá a máscara pela descrição do tipo de
documento;
[frm_ds_prefixo] - Substituirá a máscara pelo prefixo informado na publicação;

155
 Após todos os campos devidamente configurados, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 8.14, para validar a inclusão de notificação.

Figura 8.16: Conteúdo da notificação

Todos os registros de notificações cadastrados no SmartShare com suas descrições,

estarão dispostos ao administrador na aba Listar, como mostrado no passo 01 da figura 8.17.
Nesta aba, o administrador encontrará o código, a aplicação, a ação, o destinatário e se a
notificação está ativa ou não no sistema, permitindo a ordenação dos registros por cada uma
dessas opções (Passo 02, Figura 8.17). Além da ordenação de registros, o administrador poderá
realizar buscas pelos registros de notificações cadastradas, através da aba Buscar (Passo 03,
Figura 8.17), informando o nome da aplicação ou parte da mesma. Retornarão da busca todos
os registros com o nome igual ou parecido ao que foi pesquisado. Se o número de registros
cadastrados for superior ao permitido para ser listado na aba Listar, o usuário administrador
poderá utilizar a barra de navegação, nesta barra o administrador encontrará o número total de
registros cadastrados e a quantidade que está sendo exibida por página (Passo 04, Figura 8.17).

Figura 8.17: Listando notificações

Na aba Detalhar, o administrador encontrará todas as informações sobre a notificação

selecionada, sendo possível realizar a edição da mesma (Passo 01, Figura 8.18).

156
NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.18: Detalhando notificações

Para sair da tela de Gerenciamento de Notificações, o administrador deverá clicar na

opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 8.18. Caso
surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de notificações, o
usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 03 da figura 8.18.

Gerenciamento de Parâmetros

Esta ferramenta do SmartShare, tem como finalidade a organização e padronização do

sistema de acordo com a necessidade do administrador, bem como, a configuração de alguns
dados e a forma com serão disponibilizados aos usuários. A seguir, serão apresentadas ao
administrador algumas funcionalidades do Gerenciamento de Parâmetros, tais como: Listagem,
Inclusão, Detalhamento/Edição e exclusão de parâmetros. Para isso, o mesmo deverá acessar
a publicação, como mostrado no passo 08 da figura 8.1.
Ao acessar a aba Incluir, será apresentado ao administrador à tela para o cadastramento
de novos parâmetros (Passo 01, Figura 8.19). Os campos devem ser preenchidos da seguinte
forma, em Código, informar um código para o parâmetro, em Descrição, informar o nome do
parâmetro a ser criado e no campo Valor, Informar o valor do parâmetro, ou seja, o valor pode
ser o código de tipo de documento, usuários e pastas. Com os campos devidamente
configurados, o administrador deverá clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da
figura 8.19.
157
 Figura 8.19: Incluindo parâmetros

Na aba Detalhar, estará disposto ao administrador todas as informações sobre o

parâmetro selecionado, permitindo ao mesmo realizar a edição do registro (Passo 01, Figura
8.20). Para continuar a edição nos seguintes registros de parâmetros, utilizar a barra de
navegação, como mostrado no passo 02 da figura 8.20. O administrador poderá também,
acessar a aba de detalhamento, através da aba de listagem no ícone detalhes.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.20: Detalhando parâmetros

Todos os registros cadastrados no sistema poderão ser visualizados pelo administrador

através da aba Listar (Figura 8.21). Nesta aba, o mesmo encontrará a descrição e o código dos
parâmetros cadastrados (Passo 01, Figura 8.21), permitindo que o administrador ordene os
registros por ordem de Código crescente ou decrescente, como mostrado no passo 02 da figura
8.21, ou por ordem alfabética, usando como critério a Descrição (Passo 03, Figura 8.21).
Também na tela de listagem, o administrador poderá realizar buscas em todos os registros
cadastrados, informando a descrição do parâmetro que deseja realizar a busca (Passo 04, Figura

158
8.21). Retornará todos os registros com a descrição ou parte dela igual ao usado na aba Buscar.
Lembrando que, se o número de registros listados for superior ao permitido, o administrador
deverá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 05 da figura 8.21.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

Figura 8.21: Listando parâmetros

Para sair da tela Gerenciamento de Parâmetros, o administrador deverá clicar na opção

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 06 da figura 8.21. Caso surjam
duvidas durante a navegação no sistema referente ao gerenciamento de parâmetros, o
administrador deverá clicar na opção representada pelo ícone (?), como mostrado no passo 07
da figura 8.21.

Gerenciamento de Tipo de Ação

Essa funcionalidade do SmartShare, permite que o administrador crie e gerencie as

ações que serão realizadas no sistema, ou seja, os procedimentos que um usuário poderá
desempenhar em uma determinada tela e/ou aplicação. Alguns tipos de ação considerados
padrão, são adicionados no momento da instalação do sistema. Para acessar a tela de
Gerenciamento de Tipo de Ação, o administrador deverá clicar no gerenciador, como mostrado
no passo 09 da figura 8.1, a seguinte tela será apresentada. Na aba Listar, o administrador
encontrará todos os tipos de ação cadastrados no SmartShare, com informações gerais sobre
cada registro (Passo 01, Figura 8.22). A aba de listagem permite que o administrador ordene os
registros, a fim de, localizar os mesmos de forma rápida e eficiente, essa ordenação poderá ser
feita da seguinte forma:
159
 Por Código: Organizará os registros por ordem de código (Crescente ou Decrescente).
Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem crescente e
outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 8.22);
Por Descrição: Irá organizar os registros por ordem alfabética, usando como critério a
Descrição, como mostrado no passo 03 da figura 8.22;
Por Padrão: Organizará os tipos de ação por registros selecionados como padrão, clicar
em cima desta opção para ativar a ordenação (Passo 04, Figura 8.22);

EXEMPLO 09: TIPOS DE AÇÃO

Ao realizar a publicação de um tipo de documento (aplicação), as ações associadas ao

mesmo, como: editar, revisar e enviar por e-mail poderá ser realizada pelos usuários que possuem
permissão a tal, após a conclusão da publicação do documento.

Figura 8.22: Listando tipos de ação

Também na aba Listar, o administrador poderá realizar buscas por ações cadastradas,
através da aba Buscar, como mostrado no passo 05 da figura 8.22, onde a descrição da ação
ou parte da mesma deverá ser informada para realizar a busca. Nesta aba, será disposto ao
administrador a barra de navegação entre listagem de registros, nela o mesmo visualizará a
quantidade total de registros cadastrados, podendo alterar a forma de exibição dos mesmos ou
navegar pelas páginas através da barra, como mostrado no passo 06 da figura 8.22.

NOTA: Para obter informações referente à barra de navegação, leia Paginação na página 400.

160
 A aba Detalhar poderá ser acessada de duas maneiras, ao localizar o registro que
deseja detalhar, clicar sobre o mesmo e em seguida na aba Detalhar ou através da aba de
listagem no ícone Detalhes (Passo 07, Figura 8.22). Ao detalhar um registro, o administrador
encontrará todas as informações referentes ao registro cadastrado, como mostrado no passo 01
da figura 8.23, possibilitando ao mesmo a edição dos campos do registro selecionado.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.23: Detalhando tipos de ação

A seguinte aba permitirá que o administrador, realize a inclusão de novos tipos de ação
que serão associados aos tipos de aplicação para o Gerenciamento de Notificações. Os campos
deverão ser preenchidos da seguinte forma: em Código, informar um código para a ação, em
Descrição, informar o nome da ação a ser criada e em Padrão, marcar se o tipo de ação criada
será considerado padrão para os tipos de aplicação (Passo 01, Figura 8.24). Após o
preenchimento dos campos, o administrador deverá clica em SALVAR, para concluir a inclusão
do registro, como mostrado no passo 02 da figura 8.24.

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Notificações na página 153.

161
 Figura 8.24: Incluindo tipos de ação

Para sair da tela Gerenciamento de Tipo Ação, o administrador deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 8.24.

Gerenciamento de Tipo de Aplicação

O SmartShare disponibiliza ao administrador a possibilidade de criar e gerenciar tipos de

aplicações que serão utilizadas no sistema, vinculando-as aos tipos de ações, que serão
desempenhadas por usuários em relação ao tipo de aplicação selecionado. Alguns tipos de
aplicação considerados padrão, são adicionados no momento da instalação do sistema, mas
nada impede que o administrador realize a edição desses registros. Ao acessar o Gerenciamento
de Tipo de Aplicação, com mostrado no passo 10 da figura 8.1, o administrador terá a
possibilidade de incluir, editar e excluir as aplicações cadastradas. Para inserir um novo registro
de aplicação, o administrador deverá acessar a aba Incluir, nesta aba o mesmo terá de informar
o Código e a Descrição do tipo de aplicação a ser criada (Passo 01, Figura 8.25), em seguida
confirmar a inclusão do novo registro, clicando na opção SALVAR, como mostrado no passo 02
da figura 8.25.

Figura 8.25: Incluindo tipos de aplicação

Os registros de tipo de aplicação poderão ser visualizados pelo administrador, através

da aba Listar, onde estarão dispostas informações gerais a respeito de cada aplicação (Passo
01, Figura 8.26). Nesta aba, o administrador poderá ordenar os registros cadastrados pelo seu
Código, que organizará os mesmos em ordem crescente ou decrescente (Passo 02, Figura
8.26), ou por sua Descrição, que organizará os registros por ordem alfabética, para ativar esta
ordenação o administrador deverá clicar sobre a descrição, como mostrado no passo 03 da figura
8.26. Caso queira buscar por registro específico, o administrador poderá utilizar a aba Buscar,
como mostrado no passo 04 da figura 8.26 e nela informar a descrição da aplicação que deseja
localizar ou parte da mesma.

162
 Figura 8.26: Listando tipos de aplicação

Através da aba de listagem é possível acessar o detalhamento de cada registro

cadastrado, clicando no ícone Detalhar Registro, como mostrado no passo 05 da figura 8.26.
Ao clicar nesse ícone o administrador será direcionado para a aba Detalhar, onde poderá realizar
a edição das informações contidas no registro selecionado (Passo 01, Figura 8.27). Se alguma
alteração for realizada no cadastro do registro, o administrador deverá clicar em SALVAR para
concluir a alteração (Passo 02, Figura 8.27), ou clicar em CANCELAR para sair da aba de
detalhamento sem alterar o registro (Passo 03, Figura 8.27).
Para continuar a edição de registros, o administrador poderá utilizar a barra de
navegação, como mostrado no passo 04 da figura 8.27.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 8.27: Detalhando tipos de aplicação

163
 Na aba Ações, o administrador terá que associar ações já criadas no Gerenciamento de
Tipo de Ação, ao tipo de aplicação que está sendo criado (Passo 01, Figura 8.28). Para vincular
ações à aplicação, o administrador terá que clicar em Associar (Passo 02, Figura 8.28), onde
será apresentado ao mesmo uma tela com todas as ações cadastradas no SmartShare
disponíveis para seleção. Para desvincular alguma ação associada à aplicação, o administrador
deverá clicar sobre a ação que deseja desassociar e clicar no botão correspondente a ação,
como mostrado no passo 03 da figura 8.28.

Figura 8.28: Ações dos tipos de aplicação

Para sair da tela Gerenciamento de Tipos de Aplicação, o administrador deverá clicar

em SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 8.28.

9. Gerenciamento BPM

O Gerenciamento BPM dispõe ao administrador a possibilidade de configurar ações,

medidas e recursos que serão associados a fluxos de processos workflow. Essas configurações
permitem que o administrador tenha acesso a informações coerentes, referente ao tempo
investido nas atividades de um processo e/ou estimativas com relação a prazos no andamento
do mesmo. No lado esquerdo do portal o mesmo irá encontrar a pasta para o gerenciamento
BPM, localizada no painel de ferramenta “Pastas” (Passo 01, Figura 9.1). Após selecionar pasta
e subpasta, os conteúdos relacionados à pasta selecionada serão listados no painel central do
portal (Figura 9.1).

NOTA: Para obter mais informações referente à criação de processos workflow, leia Criação de
Processos BPM na página 204.

164
 Figura 9.1: Gerenciamento BPM

A seguir serão apresentadas ao administrador, informações importantes para o

gerenciamento BPM, conforme tópicos da figura 9.1.
Importante ressaltar que, caso não possua o módulo BPM liberado na licença do
SmartShare, os tópicos acima serão apresentados ao administrador, mas as configurações
realizadas nos mesmos não terão funcionalidade alguma no sistema, exceto a configuração de
papéis. Para obter este módulo, entre em contato com o fornecedor para solicitar a
implementação dessa funcionalidade, pois a mesma é uma opção complementar do sistema.

Gerenciamento de Assunto

Essa ferramenta (função) do SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de

configurar o assunto que será listado para os usuários na aba de Lembretes do sistema, isso
permitirá que os mesmos organizem seus lembretes por assunto, tornando sua localização mais
ágil. Para acessar esta opção, o administrador deve acessar a publicação de configuração
Gerenciamento de Assunto, como mostrado no passo 02 da figura 9.1, que será apresentada ao
mesmo a seguinte tela (Figura 9.2). Esta tela dispõe ao administrador todos os assuntos
cadastrados no sistema com suas informações gerais (Passo 01, Figura 9.2), permitindo ao
mesmo ordenar os registros por ordem de Código, Descrição ou Ordenação que organizará os
registros por ordem alfabética ou crescente/decrescente dependo da opção selecionada (Passo
02, Figura 9.2).

NOTA: Para obter mais informações referente a lembretes, leia Lembretes na página 389.

165
 Figura 9.2: Listando assunto

A inclusão de assunto é realizada através da aba Incluir, onde o administrador deverá

informar na tela apresentada a Descrição do assunto a ser criado e a Ordenação que o mesmo
será disposto no portal (Passo 01, Figura 9.3). Por padrão essa ordem virá com uma ordenação
pré-definida. Após o preenchimento dos campos citados, o administrador deverá clicar em
SALVAR para concluir a inclusão do registro, como mostrado no passo 02 da figura 9.3. Caso
desista da inclusão do registro, clicar em CANCELAR para voltar à tela inicial do Gerenciamento
de Assunto, como mostrado no passo 03 da figura 9.3.

Figura 9.3: Incluindo assunto

Para visualizar as informações de cada registro cadastrado, o administrador terá que

acessar a aba Detalhes, nesta aba o mesmo poderá realizar a edição do registro selecionado
(Passo 01, Figura 9.4). Para seguir com a edição dos assuntos registrados, o administrador
poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 02 da figura 9.4. A exclusão de
registros poderá ser realizada pela aba Listar ou Detalhes.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

166
 Figura 9.4: Detalhando assunto

Para sair da tela Gerenciamento de Assunto, o administrador deverá clicar em SAIR,

representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 9.4.

Gerenciamento de Calendários

É um recurso do SmartShare que possibilita ao administrador configurar o período entre

dias da semana e horas que o andamento dos processos serão contabilizados, ou seja, o sistema
somente irá contabilizar o tempo investido no andamento das atividades do fluxos de acordo com
o período informado no calendário que está vinculado ao processo. É através do calendário
vinculado ao processo que o administrador terá a relação de atividades realizados no prazo ou
atrasadas. Para acessar este recurso, o administrador deverá clicar sobre o Gerenciamento de
Calendários, como mostrado no passo 03 da Figura 9.1, será apresentada ao usuário a seguinte
tela (Figura 9.5). Nesta tela Listando Registros, o administrador encontrará todos os calendários
criados com informações gerais de cada registro (Passo 01, Figura 9.5).

Figura 9.5: Listando calendários

Também na aba Listar é possível realizar buscas por registros de calendários

cadastrados, através da opção Buscar, onde o administrador informa a descrição do registro
que deseja realizar a busca (Passo 05, Figura 9.5). Para filtragem de registros, o administrador
terá à disposição três opções, são elas:
Código: Irá organizar a listagem de registros por ordem crescente ou decrescente, como
mostrado no passo 02 da figura 9.5;

167
 Descrição: Organizará os registros por ordem alfabética, usando como critério a
descrição dos calendários cadastrados (Passo 03, Figura 9.5);
Principal: Ao clicar sobre esta opção, organizará por registros selecionados como
principal (Passo 04, Figura 9.5);
Ao acessar a aba Incluir, será apresentado ao administrador à tela para a inclusão de
novos calendários no sistema que serão vinculados a processos. É muito importante que os
campos apresentados em tela sejam preenchidos corretamente (Passo 01, Figura 9.6). No
campo Descrição, o administrador deve informar o nome do calendário, no campo Principal, o
administrador deverá marcar para que o calendário seja considerado o principal nos processos
e no campo Horas Uteis Diárias, informar o valor em horas diárias que o processo terá suas
atividades contabilizadas, para acompanhamento de prazos. Após definida todas as
informações, clicar em SALVAR (Passo 02, Figura 9.6).

Figura 9.6: Incluindo novo calendário

Após a inclusão de um novo calendário o administrador deverá acessar a aba Período

Útil, e definir os dias da semana e horário que o prazo dos processos será baseado (Passo 02,
Figura 9.7), em seguida clicar em Adicionar para salvar as configurações feitas (Passo 03,
Figura 9.7). Todos os períodos cadastrados ao calendário selecionado (Passo 01, Figura 9.7)
estarão dispostos ao administrador na parte inferior da aba Período Útil, como mostrado no
passo 04 da figura 9.7, onde poderá realizar a edição ou exclusão do período cadastrado.

168
 Figura 9.7: Configurando calendário

Na aba Detalhar, o administrador terá acesso a informações referente ao calendário

criados, nela o mesmo poderá realizar a edição do registro selecionado (Passo 01, Figura 9.8).
O cancelamento da edição do registro pode ser realizado através do botão CANCELAR (Passo
02, Figura 9.8) e a conclusão através do botão CONFIRMAR (Passo 03, Figura 9.8). Para seguir
com a edição dos calendários registrados, o administrador poderá utilizar a barra de navegação,
como mostrado no passo 04 da figura 9.8.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 9.8: Detalhando calendário

169
 Para sair da tela Gerenciamento de Calendários, o administrador deverá clicar em SAIR,
representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 9.8.

Gerenciamento de Datas Comemorativas

Essa função do SmartShare permite que o administrador informe os dias do ano que
possuem feriados e/ou datas comemorativas, associado às mesmas ao calendário já criado. Isso
garante que, os processos vinculados a calendários com datas comemorativas e/ou feriados, os
dias definidos com tal, não serão contabilizados para estimativa de andamento do fluxo com
relação ao prazo de conclusão dos mesmos. Para configurar essas datas, o administrador deverá
clicar em Gerenciamento de Datas Comemorativas, como mostrado no passo 04 da figura 9.1, e
acessar a aba Incluir. É muito importante que os campos apresentados em tela sejam
preenchidos corretamente (Passo 01, Figura 9.9).
Descrição: Informar o nome da data a ser inclusa;
Data: Informar a data correspondente à descrição informada.
Calendário: Selecionar para qual calendário a data será vinculada. Por padrão, o campo
vem com a opção “Todos” selecionado, significando que a data inclusa valerá para todos os
calendários cadastrados no SmartShare;
Feriado: Marcar se a data é um feriado;
Após definida todas as configurações, o administrador deverá clicar em SALVAR, para
a inclusão do registro (Passo 02, Figura 9.9), ou CANCELAR caso desista da inclusão do mesmo
(Passo 03, Figura 9.9).

Figura 9.9: Incluindo datas comemorativas

As datas comemorativas inclusas no sistema estarão dispostas ao administrador na aba

Listar, como mostrado no passo 01 da figura 9.10. Nesta aba, o administrador encontrará o
código, a descrição, a data, o calendário e se a data é um feriado ou não, permitindo a ordenação
dos registros para cada uma dessas opções (Passo 02, Figura 9.10). Além da ordenação, o
usuário poderá realizar buscas por um registro específico, clicando na aba Buscar (Passo 03,
Figura 9.10).

170
 Figura 9.10: Listando datas comemorativas

Para acessar o detalhamento dos registros de datas comemorativas cadastradas no

SmartShare, o administrador poderá clicar diretamente na aba Detalhar ou clicar no ícone de
detalhamento na aba Listar, como mostrado no passo 04 da figura 9.10. Nesta aba, o
administrador visualizará todas as informações do registro, podendo realizar a edição ou
exclusão do mesmo (Passo 01, Figura 9.11). Se alguma alteração for realizada no registro, clicar
em SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 9.11, para finalizar a alteração.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 9.11: Detalhando datas comemorativas

Para sair da tela Gerenciamento de Datas Comemorativas, o administrador deverá clicar

em SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 9.11.

Gerenciamento de Métricas Gauge

171
 Essa ferramenta (função) do SmartShare é importantíssima para o acompanhamento de
processos BPM, ela dispõe ao administrador a possibilidade de configurar o valor percentual
considerado Bom, Médio e Ruim em relação ao andamento dos mesmos. Esses valores de
desempenho configurados pelo administrador serão disponibilizados através de gráficos no
Dashboard do sistema, onde o mesmo acompanhará o andamento de processos em atraso,
dentro do prazo ou correndo o risco de ultrapassar o valor considerado aceitável. Para configurar
os valores para o Dashboard, o administrador terá que acessar o Gerenciamento de Métricas
Gauge, como mostrado no passo 05 da figura 9.1, o administrador será direcionado para a tela
abaixo (Figura 9.12). Nesta tela o administrador encontrará todos os registros inclusos
juntamente na instalação do sistema, são eles:
% Processos dentro do prazo: No gráfico do Dashboard mostrará o percentual dos
processos em andamento que estão dentro do prazo estipulado na configuração de
desempenho. Importante ressaltar que, os processos em risco ou os que não possuem
configurações de tempo para cada atividade serão considerados no prazo;
% Tarefas atrasadas: Mostrará o percentual de tarefas que estão atrasadas em relação
à quantidade total de tarefas, sendo que a mesma é considerada atrasada quando ultrapassa o
prazo configurado;
% Processos em risco: Indicará quais processos estão com seu prazo em risco, o que
determina se o processo está em risco é a soma do tempo ideal de todas as atividades com o
total já realizado. Por padrão, manter a configuração que já vem com a instalação do produto;
% Processos finalizados: No gráfico do Dashboard mostrará o valor percentual de
processos finalizados, mostrando quantos foram finalizados em atraso. O processo é
considerado em atraso, quando a soma do tempo gasto em todas as suas atividades é maior
que a soma do tempo estipulado na configuração de desempenho;
% Tarefas finalizadas em atraso: Mostrará um comparativo da quantidade de atividades
totais com o total que foi finalizada em atraso;
% Atividades dentro do prazo: No detalhamento do gráfico de fluxos no prazo por tarefa,
mostrará apenas os fluxos onde todas as atividades estão com o status NO PRAZO ou EM
RISCO. Por padrão, está configuração de métrica será aplicada apenas para o dashboard
específico por tarefa;
% Atividades atrasadas: Mostrará todos os fluxos onde existe no mínimo uma de suas
atividade atrasadas. Se o processo estiver no prazo, porém uma atividade estiver atrasada, o
processo será considerado atrasado. Por padrão, está configuração de métrica será aplicada
apenas para o dashboard específico por tarefa;

NOTA: Para obter mais informações, leia Dashboard na página 401.

NOTA: Para obter mais informações referente ao dashboard por tarefas, leia Apêndice XVIII:
Processo de Inclusão e Utilização da Tela Dashboard por Tarefa na página 457.

172
 Nesta função o administrador poderá desempenha apenas algumas ações, já que não
terá a opção de incluir novas métricas. Segue as ações do administrador com relação a métricas
gauge, na aba Listar o administrador poderá ordenar os registros listados pelo seu Código, que
organizará os mesmos em ordem crescente ou decrescente (Passo 02, Figura 9.12) ou pela
Descrição, que irá organizar os registros em ordem alfabética (Passo 03, Figura 9.12) isso
facilita a localização de um registro na qual deseja detalhar. Outra forma de localizar registros é
através da aba Buscar, como mostrado no passo 04 da figura 9.13, onde o administrador informa
a descrição ou parte do registro que deseja encontrar e clicar no botão BUSCAR.

Figura 9.12: Listando métricas

Ao acessar a aba Detalhes, o administrador encontrará todas as informações padrão do

registro de métrica selecionado, podendo realizar a edição do mesmo. Segue abaixo o
detalhamento para configuração de métricas (Passo 01, Figura 9.13):
Descrição: Neste campo, indicará qual o registro de métrica está selecionado para
configuração;
Formato: Selecionar o formato que o gráfico do Dashboard será visualizado em relação
ao percentual de desempenho, se:
• Crescente: Mostrará o gráfico em ordem de atividades ou tarefas Atrasadas, em
Risco e no Prazo;
• Decrescente: Mostrará o gráfico ao inverso do que foi informado no tópico acima;
Desempenho Bom: Por padrão, este campo será atualizado automaticamente conforme
valor inserido no campo Desempenho Médio;
Desempenho Médio: Neste campo, o administrador terá que informar um valor (de/ até)
considerado aceitável, em relação ao andamento do processo;
Desempenho Baixo: Este campo será atualizado automaticamente conforme valor
inserido no campo Desempenho Médio;
Após conclusão da edição do registro selecionado, o administrador terá de clicar em
SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 9.13. Para seguir com a edição dos próximos

173
 registros, utilizar a barra de navegação (Passo 03, Figura 9.13) ou acessar a aba Listar, localizar
o registro que deseja editar e clicar no ícone detalhes.

Figura 9.13: Detalhando métricas

Para sair da tela Gerenciamento de Métricas, o administrador deverá clicar em SAIR,

representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 9.13.

Gerenciamento de Papel

O Gerenciamento de Papel do SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de

criar e gerenciar os papéis criados, permitindo-o vincular os mesmos a usuários e processos
BPM, ou seja, processos que possuam como executor da atividade ou passo um papel, qualquer
usuário que possua o mesmo vinculado ao seu perfil poderá executar a atividade. Entendem-se
papéis como, as tarefas que cada usuário desempenha em sua área ou centro. Para configurar
papéis, o administrador deverá acessar a publicação de gerenciamento, como mostrado no
passo 06 da figura 9.1.

NOTA: Para obter mais informações referente a processos BPM, leia Criação de Processos BPM
na página 204.

Ao selecionar a aba Incluir, o administrador terá à disposição à possibilidade de criar

novos papéis que serão associados a processos, para isso é necessário preencher os campos
da tela abaixo conforme as seguintes instruções (Passo 01, Figura 9.14):

174
 Figura 9.14: Incluindo papel

Descrição: Informar o nome do papel que será criado;

Possui Superior: Marcar se, o papel a ser criado possui um superior. Se marcado,
habilitará o campo seguinte;
Papel Superior: Selecionar o papel superior do papel que está sendo incluso, para isso
clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo. Será apresentada ao administrador, a
tela para seleção do papel, onde o mesmo terá que localizar o papel e clicar sobre o ícone, como
mostrado no passo 01 da figura 9.15. Caso o número de registros listados for superior ao
permitido, utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 02 da figura 9.15.

NOTA: Para obter mais informações referente à barra de paginação, leia Paginação na página
400.

175
 Figura 9.15 Associando superior ao papel

Participantes: Selecionar o centro/ área que o papel a ser criado será vinculado, para
isso clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo. Será apresentada ao administrador
a seguinte tela (Figura 9.16). Nesta tela marcar o centro/ área, como mostrado no passo 01 da
figura 9.16, em seguida clicar em CONFIRMAR para concluir a seleção do centro (Passo 02,
Figura 9.16);
Ativo: Informar se o papel está ativo ou inativo no sistema. Por padrão, o campo de
seleção vem sinalado como um papel ativo;
Para concluir a inclusão do registro, clicar em SALVAR (Passo 02, Figura 9.14).

176
 Figura 9.16: Associando centros ao papel

Todos os papéis cadastrados ficarão disponíveis ao administrador na aba Listar (Passo

01, Figura 9.17). Nesta aba o administrador poderá ordenar os registros cadastrados, facilitando
assim a localização dos mesmos, para isso o administrador terá que clicar sobre os ícones, como
mostrado no passo 02 da figura 9.17, que ordenará os registros por ordem crescente/
decrescente, alfabética ou por ordem de registros selecionados como ativo/ inativo. Para localizar
um registro em específico, utilizar a aba Buscar (Passo 03, Figura 9.17). Para iniciar uma
pesquisa por papéis, o administrador terá que informar a descrição, o papel superior e o
participante (área/centro) relacionado ao papel que deseja localizar. Importante ressaltar que,
não é necessário preencher todos os campos da busca, se informando apenas um campo,
retornará da busca os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

177
 Figura 9.17: Listando papéis

Para realizar a edição dos registros cadastrados o administrador terá duas opções,
acessando diretamente a aba Detalhar ou através da aba Listar, clicando sobre o ícone
Detalhes ao lado do registro que deseja editar (Passo 04, Figura 9.17). Nesta aba, o
administrador encontrará todas as informações referentes ao papel selecionado (Passo 01,
Figura 9.18). Após configurar todos os campos desejados, clicar em SALVAR para concluir a
edição, como mostrado no passo 02 da figura 9.18, além de editar o registro o administrador
poderá realizar a exclusão do mesmo.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

178
 Figura 9.18: Detalhando papéis

Na aba Usuários, o administrador deverá selecionar usuários que irão participar de

atividades do processo BPM, que possuem o papel a ser configurando associado (Passo 01,
Figura 9.19). No painel Usuários, o administrador poderá adicionar usuários que atuarão como
executores de uma atividade, juntamente com o usuário definido com principal. Para realizar este
tipo de associação, o administrador deverá clicar no botão Associar ao lado do painel que será
apresentada ao mesmo a tela com todos os usuários disponíveis para esta seleção. Para
desassociar algum usuário, o administrador deverá clicar na opção correspondente a ação, e
desmarcar os usuários que deseja.
No painel Definido como Principal, já estará preenchido com alguns usuários, que ao
serem criados foram vinculados ao papel que está sendo configurado. Esses usuários são
considerados os principais na execução de uma determinada atividade do processo. Para
associar mais usuários o administrador deverá clicar no botão Associar, em seguida será
apresentada ao mesmo uma tela com a listagem de usuários disponíveis a este papel.

Figura 9.19: Associando usuários aos papéis

Na seguinte aba Estrutura, o administrador irá visualizar a estrutura criada na qual os

papeis inclusos estão dispostos, mostrando a qual centro e/ou área os mesmos pertencem e se
possuem papel superior responsável (Passo 01, Figura 9.20).

179
 Figura 9.20: Visualização da estrutura de papéis

Para sair da tela Gerenciamento de Papel, o administrador deverá clicar em SAIR,

representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 9.20.

Gerenciamento de Períodos Úteis

Esse recurso do SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de alterar, inserir

e excluir os períodos úteis de calendários já criados, sem a necessidade de acessar à tela de
Gerenciamento de Calendários. Ao acessar a publicação Gerenciamento de Períodos Úteis,
como mostrado no passo 07 da figura 9.1, será apresentada ao administrador a seguinte tela
(Figura 9.21):

Figura 9.21: Listando períodos úteis

Nesta tela o administrador encontrar todos os períodos úteis vinculados aos calendários
cadastrados através do Gerenciamento de Calendários (Passo 01, Figura 9.21). Dispondo ao
mesmo a possibilidade de realizar a filtragem dos registros cadastrados, clicando nos ícones,
180
como mostrado no passo 02 da figura 9.21, isso torna mais hábil a busca por um determinado
calendário.

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Calendários na página 167.

Para visualizar o detalhamento de cada registro, o administrador terá que clicar no ícone
Detalhar Registro, como mostrado no passo 03 da figura 9.21, será apresentado ao mesmo à
aba Detalhar. Nesta aba será possível realizar a edição do registro selecionado (Passo 01,
Figura 9.22), se alguma alteração for realizada nessa aba, clicar e SALVAR para concluir a
edição (Passo 02, Figura 9.22) ou CANCELAR para descartar a edição do registro cadastrado
(Passo 03, Figura 9.22). No Gerenciamento de Períodos Úteis é possível também realizar buscas
pelos registros de calendários, ao clicar sobre a aba Buscar, como mostrado no passo 04 da
figura 9.22, o administrador deverá selecionar o tipo de calendário que deseja buscar. Retornará
todos os registros referentes ao calendário selecionado para busca.

Figura 9.22: Detalhamento períodos úteis

Para inserir um novo período entre dias da semana a um determinado calendário, o

administrador deverá clicar sobre a aba Incluir. Os campos apresentados deverão ser
preenchidos da seguinte forma (Passo 01, Figura 9.23):
Calendário: Selecionar o calendário na qual deseja configurar novos períodos;
Dias da Semana: Marcar os dias da semana que serão contabilizados no andamento dos
processos;
Hora Inicial: Informar a hora inicial de cada dia selecionado, que o andamento da
atividade do fluxo iniciará sua contabilização;
Hora Final: Informar a hora final de cada dia selecionado, que o andamento da atividade
do fluxo finalizará sua contabilização;

181
 Após configuração dos períodos, o administrador deverá clicar em SALVAR, como
mostrado no passo 02 da figura 9.23, para concluir a inserção do novo período ao calendário
selecionado.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 9.23: Incluindo períodos úteis

Para sair da tela Gerenciamento de Períodos Úteis, o administrador deverá clicar em

SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 9.23.

Gerenciamento de Propriedades de Integração do AD

Esse recurso dispõe ao administrador a possibilidade de utilizar em qualquer processo

BPM que necessite de informações do AD, dados específicos previamente configurados que, ao
iniciar um fluxo que possui essas propriedades vinculadas há campos do formulário, os mesmos
serão automaticamente preenchidos com os dados importados do AD (Active Directory)
relacionados ao usuario que está acessando o fluxo do processo. Importante ressaltar que, nessa
configuração de propriedade somente cinco registros poderão ser cadastrados, ou seja, caso o
limite máximo de registros exceda será necessário realizar a exclusão de um existente para
liberar um ponto.
Para utilizar essa funcionalidade corretamente é preciso habilitar a importação desses
dados configurados no serviço SmartShare Agent.

182
 NOTA: Para obter mais informações referente ao serviço SmartShare agent, leia Manual
Instalação SmartShare e Configuração Agent.

A inclusão de novos registros de propriedades de integração do AD se fará ao acessar

a aba Incluir (Figura 9.24). Nesta tela, o administrador deverá preencher os campos
apresentados de acordo com as informações que deseja importar do AD, sendo (Passo 01,
Figura 9.24):
Descrição: Informar um nome para a propriedade que está sendo criada;
Propriedade: Informar a descrição do objeto do AD que contém o valor da propriedade
que será importado;
Com os campos devidamente preenchidos, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR para confirmar a inclusão do registro, como mostrado no passo 02 da figura 9.24.

Figura 9.24: Incluindo propriedades do AD

Todos os registros inclusos serão apresentados na aba Listar, onde o administrador terá
à disposição o código do registro, a descrição e a propriedade vinculada ao mesmo (Passo 01,
Figura 9.25), podendo ordenar os registros em ordem crescente e decrescente ao clicar sobre
as opções apresentadas no passo 02 da figura 9.25. Além da ordenação de registros, o
administrador poderá realizar buscas específicas por registros cadastrados, para isso deverá
clicar sobre a aba BUSCAR e informar a descrição do registro que deseja localizar (Passo 03,
Figura 9.25).

Figura 9.25: Listando propriedades do AD

183
 Para visualizar o detalhamento de cada registro de propriedade, o administrador terá que
clicar no ícone Detalhar Registro do registro desejado (Passo 01, Figura 9.25) ou acessar direto
à aba Detalhar. Nesta aba será possível realizar a edição do registro selecionado (Passo 01,
Figura 9.26), se alguma alteração for realizada nessa aba, clicar e SALVAR para concluir a
edição (Passo 02, Figura 9.26) ou CANCELAR para descartar a edição do registro cadastrado
(Passo 03, Figura 9.26). Caso queria realizar a exclusão do registro, o administrador deverá
selecionar o registro que deseja excluir e clicar no botão correspondente com a ação (Passo 04,
Figura 9.26).

Figura 9.26: Detalhando propriedades do AD

Para sair da tela Gerenciamento de Propriedades do AD, o administrador deverá clicar

em SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 9.26.

Gerenciamento de Tipo de Processo

É uma ferramenta do SmartShare que possibilita ao administrador criar e configurar os

tipos de processos que serão associados na criação dos mesmos. Para isso, o administrador
terá que acessar o Gerenciamento de Tipo de Processo, como mostrado no passo 08 da figura
9.1. Para a inclusão de novos registros de tipos de processos, o administrador terá que acessar
a aba Incluir, como mostrado na figura abaixo:

NOTA: Para obter mais informações referente à criação de processos workflow, leia Criação de
Processos BPM na página 204.

184
 Figura 9.27: Incluindo tipo de processo

Os campos devem ser preenchidos da seguinte maneira (Passo 01, Figura 9.27):
Descrição: Informar o nome do tipo de processo;
Ícone: Selecionar um ícone de identificação para o tipo de processo, clicar no ícone Lupa
para abrir a lista de seleção de ícones. A seguinte tela será apresentada, clicar sobre o ícone
que deseja associar ao tipo de processo, como mostrado no passo 01 da figura 9.28;
Ativo: Indicar se o Tipo de Processo estará ativo ou inativo no sistema para seleção;
Para concluir a incluir a inclusão do novo tipo de processo, o administrador deverá clicar
em SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 9.27.

185
 Figura 9.28: Ícones para tipos de processos

Todos os tipos de processo cadastrados no sistema poderão ser acessados através da

aba Listar, onde o administrador visualizará as informações dos registros inseridos no
SmartShare (Passo 01, Figura 9.29). Podendo realizar a filtragem dos registros cadastrados,
sendo por:
Código: Esta opção irá organizar os perfis por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 9.29).
Descrição: Organiza os perfis por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição, para
ativar a ordenação (Passo 03, Figura 9.29).
Ícone: Organizará os ícones por ordem alfabética, usando como critério o nome no
arquivo (Passo 04, Figura 9.29).

186
 Ativo: Organiza os tipos de processos por registros ativos e inativos, clicar em cima desta
opção para ativar a ordenação (Passo 05, Figura 9.29).

Figura 9.29: Listando tipos de processos

O detalhamento de registros pode ser realizado de duas maneiras, pelo ícone dispostos
na tela de listagem, como mostrado no passo 06 da figura 9.29 e/ou clicando diretamente na aba
Detalhar (Figura 9.30). Nesta aba, o administrador poderá realizar a edição do registro
selecionado, bem como a exclusão do mesmo (Passo 01, Figura 9.30).

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 9.30: Detalhando tipos de processos

Para sair da tela Gerenciamento de Tipo de Processo, o administrador deverá clicar em

SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 9.30.

Transfere Tarefas

187
 É uma funcionalidade do SmartShare que permite transferir atividades de um usuário a
outro, isso garante que atividades associadas ao usuário não deixe de ser executada caso o
mesmo esteja de férias ou desligado da empresa. Lembrando que, somente poderão ser
transferidas tarefas correspondente a processo BPM do SmartShare. Para isso o administrador
deverá acessar a opção Transfere Tarefas, como mostrado no passo 09 da figura 9.1. A seguinte
tela será apresentada ao administrador onde o mesmo terá de preencher os campos conforme
explicações abaixo (Passo 01, Figura 9.31):

NOTA: Para obter mais informações referente à associação de atividades ao usuário no processo,
leia Criação de Processos BPM na página 204.

Figura 9.31: Transferindo tarefas

Usuário Origem: Informar o usuário na qual terá suas atividades transferidas. O

administrador deverá clicar no ícone disposto ao lado do campo, e será apresentada ao mesmo
uma tela com a listagem de todos os usuários cadastrados no sistema (Figura 9.32). Para
selecionar um usuário, o administrador poderá que clicar sobre o ícone, como mostrado no passo
01 da figura 9.32. Se o número de usuários cadastrados for superior ao permitido para ser listado,
utilizar a barra de navegação (Passo 02, Figura 9.32) ou clicar na aba Buscar e informar o nome
do usuário de deseja selecionar (Passo 03, Figura 9.32);

188
 Figura 9.32: Seleção de usuário para transferência de tarefas

Tarefas a serem movidas: Nesse campo o administrador deverá selecionar as atividades

do usuário de origem que deseja transferir. Para isso o mesmo terá de clicar na opção Associar,
que será apresentada uma tela com a listagem de tarefas pertencentes ao usuário selecionado
(Passo 01, Figura 9.33). Nesta tela, o administrador deverá marcar as tarefas que deseja
transferir e clicar em CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura 9.33;
Usuário Destino: Informar o usuário que receberá as atividades do usuário principal. Essa
seleção é feita da mesma forma que a seleção de usuário origem;

189
 Figura 9.33: Associando tarefas para transferência

Após todos os campos preenchidos corretamente, o administrador deverá clicar em

CONFIRMAR para salvar a transferência da atividade, como mostrado no passo 02 da figura
9.31, ou CANCELAR caso desista realizar a transferência (Passo 03, Figura 9.31).
Para sair da tela Transfere Tarefas, o administrador deverá clicar em SAIR, representado
pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 9.31.

Gerenciamento de Cabeçalhos WebService

O Gerenciamento de Cabeçalhos WebService, permite que o administrador cadastre as

informações que precisam ser enviadas no cabeçalho de uma requisição WebService como
parâmetros fixos, sejam eles, com o objetivo de validar chave de acesso a requisição, validar a
versão requisitada entre outros. Como as informações para requisição podem muitas vezes ser
confidenciais ou de muita importância, nesse gerenciamento é possível configurar os cabeçalhos
para que apenas pessoas com as devidas permissões vejam a mesma. O funcionamento desta
configuração será aplicado, apenas se o cabeçalho estiver vinculado a uma consulta WebService
previamente configurada a associada a uma atividade WebService.

NOTA: Para obter mais informações referente ao vínculo do cabeçalho com consulta WebService,
leia Gerenciamento de Consultas WebService na página 193.

NOTA: Para obter mais informações sobre atividade WebService no processo BPM, leia
Gerenciamento de Atividades na página 232.

Ao selecionar a aba Incluir, o administrador terá à disposição os campos para o cadastro

das informações, tags e valores que serão enviadas através do cabeçalho da requisição
WebService (Passo 01 e 02, Figura 9.34):
190
 Descrição: Informar o nome do cabeçalho. Este nome será apresentado nas
configurações de consulta e atividade WebService. Por padrão, não será permitido cadastrar
registros de cabeçalho com a mesma descrição;

Painel Parâmetros
Nesta configuração, o usuário poderá relacionar as tags do arquivo de requisição
WebService com o valor a ser requisitado, com isso, durante a execução da requisição no
cabeçalho da consulta, o sistema irá validar os valores cadastrados para as tags, liberando
acesso ou não ao sistema de terceiro.
Descrição: Informar a tag existente no arquivo de requisição que armazenará o valor
responsável pela validação da chave de acesso ao sistema de terceiro;
Valor: Informar o valor existente na tag do arquivo de requisição que será comparado
para liberação de acesso ou não;
Ao lado do campo Valor, será apresentado um botão que irá variar de acordo com a
situação de inclusão ou atualização. O ícone (+) será apresentado quando for inserção de um
novo registro (Passo 02, Figura 9.34). Quando o registro de parâmetro estiver sendo detalhado,
o ícone será alterado. Após salvar a inclusão do parâmetro para o cabeçalho que está sendo
criado, abaixo dos campos Descrição e Valor os registros de parâmetros serão listados, dispondo
ao lado de cada registro, os botões de Edição e Exclusão da tabela (Passo 03, Figura 9.34).
Com os campos devidamente preenchidos, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR para efetivar a criação do registro de cabeçalho, como mostrado no passo 04 da figura
9.34. Caso queira limpar os dados informados nos campos Descrição e Valor do parâmetro, o
administrador deverá clicar no botão APAGAR (X), disposto ao lado do campo Valor (Passo 02,
Figura 9.34).

Figura 9.34: Incluindo cabeçalho WebService

Na aba Listar, estará disponível todos os registros de cabeçalhos cadastrados, com seu
código de criação e descrição (Passo 01, Figura 9.35). Nesta aba, além da listagem de registros
cadastrados, o administrador poderá acessar de modo fácil e rápido a aba Detalhar e a exclusão
do registro que achar necessário, permitindo também, realizar a ordenação dos registros, se
clicar nos menus Código e Descrição, onde, os registros serão organizados na listagem por

191
ordem alfabética/numérica, crescente e decrescente de acordo com o menu selecionado. Além
da ordenação de registros, será possível realizar a busca por um ou mais registros
especificamente pela sua descrição, ao acionar a aba Buscar e informar a descrição completa
ou parte da descrição do registro que deseja localizar (Passo 02, Figura 9.35). Neste tipo de
busca irão retornar todos os registros com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

Figura 9.35: Listando cabeçalho WebService

Na aba Detalhar, o administrador terá acesso a informações detalhadas referente ao

registro de cabeçalho selecionado (Passo 01, Figura 9.36), podendo realizar nesta aba a edição
do cabeçalho e dos seus parâmetros, bem como, a exclusão dos parâmetros e/ou d próprio
cabeçalho (Passo 04 e 05, Figura 9.36).
Caso alterações sejam realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir a
edição (Passo 02, Figura 9.36) e para cancelar a edição, clicar no botão correspondente com a
ação, como mostrado no passo 03 da figura 9.36. Para continuar a edição de registros, o
administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 06 da figura 9.36.

Figura 9.36: Detalhando cabeçalho WebService

Para sair da tela de Gerenciamento de Cabeçalhos WebService, o administrador deverá

clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 07 da figura 9.36.

192
Gerenciamento de Consulta WebService

O Gerenciamento de Consultas WebService servirá para cadastrar e editar consultas

que serão utilizadas em requisições e/ou recebimento de dados via WebService e que serão
vinculadas a atividades e/ou campos do tipo WebService em processos BPM. As consultas
cadastradas nesta tela, poderão ser reaproveitadas para diversos processos, pois a mesmas não
possuem vínculo com um processo em especifico.
Ao selecionar a aba Incluir, o administrador terá à disposição à possibilidade de criar
novas consultas WebService que serão associadas a atividades do processo ou a campos de
consulta WebService do formulário do processo, para isso o administrador deverá preencher os
campos da tela conforme as seguintes instruções (Passo 01, Figura 9.37):
Nome da Consulta: Informar o nome da consulta, ou seja, a descrição que servirá para
identificar a consulta em questão, no momento de realizar a associação da mesma a uma
atividade BPM do tipo WebService;
Apenas para Autenticação: Se sinalado, a consulta que está sendo cadastrada, servirá
apenas para realizar a requisição de uma chave de acesso ao sistema de terceiro, antes de
realizar a consulta em que a autenticação está vinculada. Assim sendo, ela poderá ser utilizada
como primeira consulta em qualquer outra consulta WebService. Por padrão, ao marcar este
campo, o campo Autenticação será bloqueado para configuração;
Autenticação: Neste campo, será apresentado para seleção todas as consultas de
autenticação, ou seja, as consultas previamente cadastradas e sinaladas com a opção Apenas
para Autenticação serão apresentadas neste campo. Por padrão este campo não será de
preenchimento obrigatório, caso seja configurado, na execução da consulta WebService que
está sendo cadastrada, a consulta de autenticação será executada antes da consulta principal,
a fim de, validar o acesso a requisição WebService;
Tipo de Requisição: Selecionar qual será o tipo requisição WebService utilizada da
solicitação das configurações e chamada do WebService, tendo as seguintes opções de
requisição:
• POST: Se selecionada, as informações para requisição serão enviadas no corpo
da requisição e/ou na URL.
• PUT: Se selecionada, as informações para requisição serão enviadas no corpo
da requisição e/ou na URL. Este tipo de requisição é recomendado a utilização
para pequenas consultas ou atualizações simples.
• GET: Se selecionada, as informações serão todas repassadas via URL.
URL de Consulta: Informar a URL que será invocada ao realizar a requisição do
WebService, sendo possível informar coringas que serão substituídos por valores do campo do
formulário no momento da requisição;
Informações do Cabeçalho: Selecionar qual cabeçalho previamente configurado será
utilizado durante a requisição ao WebService. Importante ressaltar que, esta configuração é
sugerida caso informações sigilosas precisem ser passadas pelo WebService e que não podem
ficar expostas, a fim de, liberar o acesso ao sistema de terceiro requisitado via WebService. Por
padrão, este campo não possui preenchimento obrigatório;

193
 Consulta Ativa: Se marcado, tornará a consulta que está sendo criada ativa no sistema
para utilizar nas configurações de atividade WebService de processos BPM;

NOTA: Para obter mais informações sobre atividade WebService no processo BPM, leia
Gerenciamento de Atividades na página 232.

Painel Parâmetros de Requisição

Neste painel deverá ser realizada as configurações dos parâmetros de envio e valor
esperados na requisição WebService (Passo 02, Figura 9.37). Este painel somente será
apresentado para configuração se o tipo de requisição for do tipo POST ou PUT.
Descrição: Informar a nome da propriedade passada no corpo da consulta WebService
e que armazenará um valor fixo ou extraído do fluxo;
Valor: Informar o valor que a descrição cadastrada irá receber. Nesta configuração,
poderá ser definido valores fixos como parâmetro ou o valor de um determinado campo do
formulário ou variável. Ao lado do campo Valor, será apresentado um botão que irá variar de
acordo com a situação de inclusão ou atualização. O ícone (+) será apresentado quando for
inserção de um novo registro (Passo 02, Figura 9.37). Quando o registro de parâmetro estiver
sendo detalhado, o ícone será alterado. Após salvar a inclusão do parâmetro de requisição que
está sendo criado, abaixo dos campos Descrição e Valor os registros de parâmetros serão
listados, dispondo ao lado de cada registro, os botões de Edição e Exclusão da tabela.

Painel Parâmetros de Retorno

Os parâmetros de retorno receberão o caminho de acesso ao valor retornado e qual
campo do formulário ou variável deve armazenar determinado valor. Este painel será
independentemente do tipo de requisição configurado, se POST, PUT ou GET (Passo 03, Figura
9.37).
Propriedade: Informar a nome da propriedade passada no corpo da consulta WebService
que armazenará a informação de retorno;
Alvo: Informar o código do campo do formulário ou variável que receberá informações
da propriedade configurada, podendo configurar uma propriedade sem alvo. Importante ressaltar
que, caso uma propriedade seja configurada sem um alvo de retorno, pois não é de interesse do
usuário que a propriedade que vai armazenar um erro obrigatoriamente atribua o seu valor para
algum alvo, as mesmas serão apresentadas nas configurações de atividades BPM do tipo
WebService, nos campos Retorno Negativo e Mensagem de Retorno. Por padrão, este campo
não possui preenchimento obrigatório;

NOTA: Para obter mais informações sobre atividade WebService no processo BPM, leia
Gerenciamento de Atividades na página 232.

194
 NOTA: Para obter mais informações sobre variáveis no processo BPM, leia Variáveis do
Processo na página 294.

Figura 9.37: Incluindo consultas WebService

Nesta aba, o administrador poderá realizar as configurações de proxy específicas para

cada consulta WebService se for necessário. Para isso, o usuário deverá sinalar a opção
Autenticar Proxy, e informar nos campos que serão habilitados, as informações correspondentes
ao proxy local (Passo 01, Figura 9.38):
Nome da Consulta: Este campo virá preenchido com o nome da consulta previamente
configurada e que está sendo recebendo ou não configurações de proxy;
Autenticar Proxy: Se sinalado, irá habilitar os campos para a configuração dos dados
correspondentes ao proxy local para a consulta selecionada;
Proxy: Informar o número de identificação (ID) do servidor de proxy;
Domínio: Informar o domínio, na qual o proxy está e que o SmartShare irá conectar-se;
Porta: Informar o número da porta utilizada pelo servidor proxy;
Usuário: Informar o login do usuário com permissão de acesso ao servidor proxy;

195
 Senha: Informar a senha do respectivo usuário a qual o login de acesso foi configurado;
Com as configurações de proxy definidas, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura
9.38) para confirmar as configurações para a consulta em questão.

Figura 9.38: Proxy por consulta WebService

As consultas cadastradas ficarão disponíveis ao administrador na aba Listar, onde o

mesmo visualizará todos os registros cadastrados, com o seu código de registro, tipo da
requisição e nome da consulta (Passo 01, Figura 9.39). Nesta aba é possível também, definir a
ordem que as consultas criadas estarão dispostas para visualização, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar as consultas por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 9.39).
Tipo da Requisição: Organiza as consultas por ordem alfabética, agrupando os tipos de
requisição, clicar em cima deste menu para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 9.39).
Nome da Consulta: Esta opção irá organizar as consultas por ordem alfabética (Passo
04, Figura 9.39).
Quantidade de registro por página: Escolher quantos registros serão exibidos na página
(Passo 05, Figura 9.39). Nesta opção, o usuário visualizará também, a quantidade de consultas
cadastradas na tela de gerenciamento.
Na aba Listar além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todas as consultas cadastradas. Para realizar uma pesquisa, o administrador deverá
clicar sobre a aba Buscar, informar a descrição completa ou parte da descrição relacionada a
consulta que deseja realizar a busca (Passo 06, Figura 9.39). Retornarão da busca os registros
com nomes iguais ou parecidos ao que foi pesquisado. Para a navegação entre os registros
cadastrados, o usuário deverá utilizar a barra de navegação entre páginas (Passo 05, Figura
9.39).

196
 Figura 9.39: Listando consultas WebService

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao usuário administrador todas as

informações referentes a consulta selecionada (Passo 01, Figura 9.40). Nesta tela é possível
realizar a edição da consulta selecionada, alterando os campos que achar necessário. Após
todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição (Passo 02, Figura
9.40), podendo CANCELAR a mesma (Passo 03, Figura 9.40) ou EXCLUIR o registro
selecionado (Passo 04, Figura 9.40).

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

197
 Figura 9.40: Detalhando consultas WebService

Para sair da tela de Gerenciamento de Consultas WebService, o usuário deverá clicar

na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 9.40.

Gerar Etiqueta

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de gerar etiqueta de documentos

anexados a fluxos com a opção de gerar etiqueta ativa, a qualquer momento através da tela
específica para geração de etiquetas, onde será possível localizar determinada caixa através do
seu número, sua chave complementar ou valor do índice do documento.

NOTA: Para obter informações referente a configuração de etiqueta, leia Gerenciamento de

Atividades na página 232.

Etiqueta por número da caixa:

Se está opção de consulta for escolhida, será apresentado ao usuário os campos Chave
Complementar e Número da Caixa, na qual será preciso informar obrigatoriamente o número da
caixa, para o qual deseja gerar a etiqueta e se achar necessário e/ou existir para a caixa que
deseja, informar o valor correspondente a chave complementar vinculada a mesma (Passo 01,
Figura 9.41).
198
 Figura 9.41: Gerando etiqueta por número de caixa

Após informar os dados para localizar as etiquetas da caixa e/ou índice informado, o
usuário deverá acionar o botão de busca, no formato de Lupa, disposto ao lado dos campos
Número da Caixa e Valor. Caso exista registros para a caixa e/ou valor de índice cadastrado,
será apresentado ao usuário a tela Zoom de Caixa Box com a listagem de todos os registros
para o filtro informado. Para vincular a caixa de documentos a tela principal de geração de
etiquetas e realizar a ação de gerar a etiqueta em si, será necessário clicar sobre o ícone
vinculado registro desejado, como mostrado no passo 01 da figura 9.42.

Figura 9.42: Zoom de caixas

Importante ressaltar que, este zoom de caixas será apresentado da mesma forma para
todos os tipos de filtros, sendo por: Número de Caixa, Chave Complementar ou Tipo de Índice.

199
 Etiqueta por tipo de índice:
No filtro por índice quando sinalado, os seguintes campos serão apresentados ao usuário
para a localização da caixa de documentos desejada para gerar etiqueta (Passo 01, Figura 9.43):
Tipo de Documento: Selecionar o tipo de documento que possui o índice na qual deseja
realizar a busca. Por padrão, será listado neste campo apenas os tipos de documentos
vinculados a configurações de etiqueta e que o usuário em questão possui permissão de acesso;
Tipo de Índice: Selecionar sobre qual índice será realizada a consulta. Por padrão, este
campo somente terá itens para seleção quando um tipo de documento for selecionado, sendo
que, as opções de seleção serão apenas os índices que estão associados ao tipo de documento
selecionado;
Valor: Informar a descrição vinculada ao índice do documento que deseja localizar

Figura 9.43: Gerando etiqueta por tipo de índice

Para sair da tela Gerar Etiqueta, o usuário deverá clicar na opção SAIR, representada
pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 9.43.

Configuração de Avanço em Lote

Na tela de Configuração de Avanço em Lote será possível definir quais os processos que
irão permitir o avanço geral e também se haverá notificação que informe os avanços. A
notificação para algum e-mail não será obrigatória, de forma que seja possível utilizar esse
recurso em outros processos.
Para iniciar as configurações de avanço em lote, o administrador deverá acessar a
publicação relacionada as configurações disposta na pasta Gerenciamento BPM e determinar

200
os processos, atividades e opções que poderão ser utilizadas para avançar um lote de fluxos,
para isso é necessário preencher os campos da tela abaixo conforme as seguintes instruções
(Passo 01, Figura 9.44):
Processo: Selecionar o processo que será utilizado para o avanço em lote de atividades.
Neste campo serão listados todos os processos ativos existentes no sistema ordenados em
ordem crescente. Por padrão, o preenchimento deste campo será obrigatório para concluir a
configuração de avanço;
Atividade: Ao selecionar um processo no campo anterior, automaticamente nesse campo
serão listadas as atividades vinculadas ao processo selecionado. Importante ressaltar que neste
campo não serão listadas as atividades de Conferência e Anexo Obrigatório, pois dependem da
interação do usuário, bem como as atividades do tipo SQL, Aplicação e Webservice que são
executadas pelo sistema;
Opção: Após a seleção da atividade do processo que será utilizada, neste campo serão
listadas todas as opções configuradas para a atividade em questão, sendo possível a existência
de mais de uma opção para seleção. Por padrão, neste campo não serão listadas as opções que
exijam a seleção de executores para a próxima atividade, opções que possuem a configuração
"Opção Invisível" e opções do tipo Executar, ou seja, somente será listada as opções do tipo
Avançar;
Notificar ao Avançar: Marcar se haverá notificação de sucesso no avanço em lote de
atividades, podendo escolher entre as opções Sim ou Não. Quando selecionado a opção Sim,
será carregado um painel de preenchimento para as demais informações referente as
notificações que serão enviadas. Caso a opção Não seja selecionada, o painel não será
carregado. Ao selecionar a opção para realizar a notificação do avanço, os seguintes campos
serão apresentados para configuração:
• Para: Informar os e-mails para notificação de avanço da atividade quando
efetivada com sucesso. Este campo possui preenchimento obrigatório, sendo
possível a configuração de um único e-mail de destino ou múltiplos se separados
por ponto-e-vírgula.
• Em Cópia: Esse campo será opcional para preenchimento, nele será possível
informar os destinatários que receberam cópia da notificação a respeito do
sucesso no avanço dos fluxos. Como no campo Para, neste campo também será
permitido a inserção de múltiplos destinatários, sendo necessário separa-los por
ponto-e-vírgula.
• Mensagem: Neste editor o administrador terá liberdade para configurar a
mensagem de notificação que será enviada aos destinatários configurados
quando o avanço em lote de fluxos para a atividade do processo em questão for
concluído. Na mensagem poderá ser utilizado coringas e/ou campos do
formulário como resultado da mensagem, podendo utilizar o coringa
[WF_CD_FLUXO] que será substituído por todos os fluxos avançados.
Após a configuração dos campos apresentados em tela, o administrador deverá clicar
no botão ADICIONAR abaixo do editor para salvar as configurações para avanço em lote (Passo
02, Figura 9.44). Para cancelar a inclusão de uma nova configuração de avanço e limpar os

201
valores já selecionados nos campos, o administrador deverá clicar no botão correspondente com
a ação, como mostrado no passo 03 da figura 9.44.
Todas as configurações adicionadas estarão dispostas abaixo do editor em uma lista
(Passo 04, Figura 9.44), possibilitando ao administrador realizar a edição do registro, através do
ícone em formato de Lápis ou excluir o mesmo, clicando no ícone em formato de Lixeira
localizado ao lado do registro.

Figura 9.44: Configurações para avanço de fluxos em lote

Para sair da tela Configuração de Avanço em Lote, o usuário deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 9.44.

Execução de Avanço em Lote

Com toda a configuração de avanço em lote realizada, será possível então realizar a
execução dos avanços em lote. O perfeito funcionamento das ações por essa tela, somente se
farão, se previamente haver configurações de avanço em lote definidas pelo usuário. Nesta tela
de execução, o administrador contará com uma área de filtro, na qual, será necessário o seu
preenchimento para realizar a execução dos fluxos retornados.

202
 Para iniciar a execução de avanço em lote, o administrador deverá acessar a publicação
Execução de Avanço em Lote disposta na pasta Gerenciamento BPM e aplicar o filtro de acordo
com os fluxos que deseja retornar em tela, para realizar o avanço em massa (Passo 01, Figura
9.45):
Processo: Selecionar um processo para iniciar o avanço de fluxos em andamento
vinculado ao mesmo. Neste campo somente irá mostrar os processos que o usuário em questão
possui permissão de acesso e que está previamente configurado no gerenciamento de avanço,
além disso, a seleção do processo neste campo será responsável por carregar o próximo filtro;
Atividade: Selecionar uma atividade também configurada previamente e vinculada ao
processo selecionado, que possui tarefas em execução no qual deseja-se retornar os fluxos para
o avanço;
Após definir os filtros apresentados em tela, o administrador deverá clicar no botão
FILTRAR para acessar a listagem de atividades que o usuário em questão é o executor ou que
tenha o papel definido na atividade, caso a mesma não esteja associada para outro usuário
(Passo 02, Figura 9.45). Abaixo da listagem de fluxos filtrado, será disposto os botões de avanço
configurados previamente, com o objetivo de associar todas as atividades selecionadas para o
usuário logado e encaminhar as mesmas para o avanço (Passo 03, Figura 9.45). Lembrando
que, os botões serão carregados dinamicamente baseados nas opções da atividade selecionada
no filtro, levando em consideração as opções da versão ativa do processo também selecionado.
As atividades apresentadas terão como prefixo a palavra Fluxo concatenada com o
Código do Fluxo e a descrição do mesmo. Após o usuário selecionar os fluxos e clicar na opção
no qual deseja utilizar para avançar em lote, uma mensagem de confirmação aparecerá. Ao
confirmar, será dado início ao processo de avanço em lote. Os fluxos que estiverem com o status
de aguardando avanço, aparecerão desabilitados na listagem. Ao clicar em alguma opção para
avançar, após o alerta de confirmação, a área de fluxos será recarregada. Não será necessário
informar novamente o processo e atividade. Ainda na seleção de fluxos para avanço em lote,
caso exista configuração no parâmetro 68 referente a qual campo do formulário representa o
valor total de cálculos realizados no fluxo, será apresentado na tela Execução de Avanço em
Lote o campo Valor Total. Neste campo será realizada a soma de todos os valores existentes no
campo do formulário parametrizado, auxiliando usuários que precisam realizar aprovação de
fluxos em lote com um controle sobre o orçamento que está sendo aprovado, já que o valor será
apresentado no campo conforme os fluxos forem sendo selecionados.

NOTA: Para obter mais informações sobre a configuração de parâmetros no sistema, leia
Gerenciamento de Parâmetros na página 157.

Caso dê erro no avanço, um ícone aparecerá ao lado do fluxo mostrando o motivo do

erro (Passo 04, Figura 9.45) e fluxo será liberado novamente para seleção e uma nova tentativa
de avanço, podendo corrigir o problema se possível, ao clicar no ícone do lado da descrição do
fluxo para abrir a página do fluxo em execução para que o usuário possa se certificar de
informações (Passo 05, Figura 9.45).

203
 Figura 9.45: Filtro de execução de fluxos em lote

Além da listagem de fluxos para seleção no avanço em lote, será disposto na tela a
listagem de fluxos omitidos e que não poderão ser avançadas em lote, pois possuem
configurações que não atendam a regra de avanço em lote (Passo 06, Figura 9.45).

Regras para Avançar Fluxos em Lote:

• A atividade do fluxo não deve possuir configuração de Anexo Obrigatório;
• A atividade do fluxo não deve possuir configuração de Formulário com Campo
Obrigatório;
• A atividade não deve ter necessidade da iteração de um usuário para avançar;
• O campo totalizador de valores nos fluxos selecionados somente irá aparecer se
existir o parâmetro configurado;
Para sair da tela Execução de Avanços em Lote, o usuário deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 07 da figura 9.45.

10. Criação de Processos BPM

Neste tópico o administrador encontrará informações importantes para a configuração

de processos no SmartShare, e o detalhamento de cada passo para uma correta configuração
do mesmo. Sendo que, para ter acesso a qualquer configuração que envolva processos BPM
(Atividades, Condições, Formulários, Anexos, Calendários, Templates e Consultas), será
necessário ter este módulo liberado na licença, bem como, a quantidade limite para a criação de
processos no sistema SmartShare. Importante ressaltar que, o mesmo conta com módulos
complementares, como: Conferência e Formulário 2.0. Caso deseja adquirir este módulo, entre

204
em contato com o fornecedor para solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois a mesma
é uma opção complementar do sistema.
Com o módulo BPM liberado na licença, para iniciar a configuração de qualquer
processo, é necessário que alguns dados estejam prontos e em ordem para serem utilizados na
configuração, são eles:
• Ter a relação de todas as etapas que o fluxo passará para a conclusão
do mesmo (Atividades);
• Usuários participantes e executores responsáveis pelas atividades do
fluxo;
• Formulários utilizados nas atividades do fluxo, incluindo os campos que
compõem o mesmo;
• Anexos: Ter a relação de arquivos e/ou links que possivelmente serão
anexados aos processos;
• É necessário identificar as etapas do fluxo onde será preciso utilizar o
envio de notificações referente à atividade, por e-mail;
• Sub-Processos: Verificar se, o mesmo terá processos secundários que
serão disparados através do fluxo;
• Identificar se, em alguma etapa do fluxo é necessário à aprovação de
um grupo (Comitês) para que o mesmo avance;
• Condições: Ter todas as regras pelas quais as atividades seguirão,
garantindo assim, que o fluxo só avance, caso suas condições sejam
realizadas corretamente;
• Variáveis: Identificar se o processo terá conexão com outros sistemas;
• Ter um esboço com a sequência de execução das etapas do fluxo
(Fluxograma);
• Acompanhamento: Verificar se, o processo terá alguma regra de
acompanhamento para cada etapa do mesmo;

NOTA: Para obter mais informações referente à BPM, leia Conceitos: BPM na página 17.

Gerenciamento de pastas

No painel de processos o administrador poderá organizar seus processos em pastas,

isso facilitará a localização dos mesmos, para edição, revisão e/ou inclusão de um novo processo
no sistema. Para criar pastas, o administrador do SmartShare deverá clicar no ícone (+), disposto
no lado esquerdo do portal, no painel Pastas de processos (Passo 01, Figura 10.1).

205
 Figura 10.1: Criando pastas

A tela Gerenciamento de Pasta será apresentada, nela o administrador deverá informar

os dados solicitados para a criação de uma nova pasta (Figura 10.2). É muito importante que os
campos apresentados em tela sejam preenchidos corretamente. No campo Pasta Superior, o
administrador deve informar dentro de qual pasta será inclusa à pasta que está criando. Por
padrão, virá preenchido o nome da pasta que o usuário está ao selecionar esse recurso. No
campo Descrição, informar o nome da pasta e no campo Ordenação, deverá informar à ordem
que a pasta será visualizada no portal. Por padrão essa ordem virá com uma ordenação pré-
definida. Já no campo Visualização, o administrador deverá informar os perfis que terão
permissão de visualizar esta pasta, para associar os perfis desejados, clicar no ícone em forma
de Lupa, localizar e selecionar os mesmos (Passo 01, Figura 10.2). E no campo Publicadores,
o usuário deve informar os perfis que, além de visualizar podem publicar dentro desta pasta, para
associar os perfis desejados ele deve clicar no ícone em forma de Lupa, localizar e selecionar
os mesmos (Passo 02, Figura 10.2). Após definida todas as informações, clicar em SALVAR
(Passo 03, Figura 10.2).

206
 Figura 10.2: Tela gerenciamento de pastas

Para editar pastas, o administrador deverá acessar a pasta que deseja editar e clicar no
ícone em forma de Lápis, como mostrado no passo 02 da Figura 10.1. A tela de gerenciamento
de pastas será apresentada para a edição da mesma, onde haverá a opção de replicar as
alterações para as Subpastas e/ou Documentos pertencentes à pasta que está sendo alterada.
Toda pasta quando selecionada ficará em destaque, sinalizando que a mesma, é a pasta onde
o usuário está navegando no momento.
Para excluir pastas, o administrador deverá localizar e selecionar a pasta que deseja
excluir, e em seguida clicar no ícone em formato de lixeira, como mostrado no passo 03 da figura
10.1. A tela de Gerenciamento de Pasta será apresentada, trazendo as seguintes opções
(Figura 10.3):
Excluir Pasta: Para excluir a pasta com todo o seu conteúdo definitivamente, é
necessário selecionar todas as opções que a tela de gerenciamento de pasta apresenta, ou seja,
Excluir Pastas, Excluir Subpastas e Excluir Documentos.
Excluir Subpasta: O sistema excluirá apenas a subpasta selecionada, caso possua
publicações dentro desta subpasta, o usuário deverá selecionar as opções “Excluir Subpastas”
e “Excluir Documentos”;
Excluir Documentos: O sistema excluirá apenas os documentos existentes na subpasta
e/ou pasta selecionada.

207
 Figura 10.3: Excluindo pastas, subpastas e publicações

Depois de selecionada as opções, o administrador deverá clicar em CONFIRMAR para

a exclusão dos mesmos (Passo 01, Figura 10.3). Para retornar à publicação e cancelar a
exclusão, clicar em CANCELAR (Passo 02, Figura 10.3).

Novo processo

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de criar novos processos no

sistema e gerenciar os mesmos. Isso tornará os processos de negócios da empresa, mais ágeis
e eficientes devido a esta automatização. Para isso, é necessário que o administrador tenha
todas as informações detalhadas, referente ao processo que irá ser incluso no sistema, para que
inconsistências, erros de fluxos e redundâncias sejam evitados. Para incluir um novo processo,
o administrador deve localizar a pasta que deseja incluir o mesmo e clicar no ícone (+) Novo
Processo, como mostrado na figura abaixo:

Figura 10.4: Incluindo novo processo

A tela Novo Processo será apresentada ao administrador, com um formulário para o

preenchimento dos dados do processo. Nesta tela, nem todas as informações listadas são
obrigatórias para a inclusão de um processo, os campos que forem obrigatórios serão apontados
pelo sistema se não estiverem preenchidos. Segue abaixo detalhamento, para o correto
preenchimento dos campos apresentados (Passo 01, Figura 10.5):

208
 Figura 10.5: Tela de inclusão novo processo

Descrição: Informar o nome do processo;

Título do Fluxo: Informar o título do processo, este título deve ser único para cada fluxo,
por tanto, existem variáveis (coringas) que podem ser utilizadas na composição do título. Segue
algumas variáveis que podem ser utilizadas pelo administrador na criação do processo:
[wf_cd_fluxo] – Irá substituir o coringa pelo código do fluxo;
[wf_flu_dt_inicio] - Substituirá o coringa pela data de início do fluxo;
[wf_ds_fluxo] - Irá substituir pela descrição do fluxo;
[wf_cd_processo] - Substituirá o coringa pelo código do processo;
[CAMPO_códigocampo] – Irá substituir o coringa pelo valor inserido no campo do
formulário que possui o seu código configurado no título do fluxo. Importante ressaltar que, nem
todos os campos do formulário poderão ser utilizados como título do fluxo, devido ao fato de não
receberem na execução do fluxo informações para substituição no título. Campos não permitidos:

209
 Texto, Separador, Agrupador, Agrupador de Abas, Duas Colunas, Tabela, Coluna de Tabela,
Imagem e Programa Externo;

NOTA: Para obter mais variáveis (coringas), leia Apêndice VIII: Tipos de Variáveis (Coringas) na
página 421.

EXEMPLO 10: UTILIZANDO CORINGAS NO TÍTULO DO FLUXO

Ao iniciar um fluxo que possui coringa no seu título, como: Agendamento de Veículos –
[wf_flu_dt_inicio] o mesmo ficará com o seguinte formato, Agendamento de Veículos – 09/09/2013.

Detalhamento: Inserir maiores informações sobre o processo que está sendo criado. Por
padrão, as informações inseridas neste campo, serão exibidas abaixo da descrição na lista de
processos;
Tipo de processo: Selecionar qual é o tipo de processo que está sendo criado. Por
padrão, após a instalação do sistema é incluso automaticamente um tipo de processo (Processo
Administrativo). Para a inclusão de novos tipos de processo, o administrador deverá acessar o
Gerenciamento de Tipo de Processo;

NOTA: Para obter mais informações referente à criação de tipos de processo, leia Gerenciamento
de Tipo de Processo na página 184.

Ordenação: Informar à ordenação que o processo estará disposto na lista de processos.

Por padrão essa ordem virá com uma ordenação pré-definida;
Vínculo: Selecionar o vínculo (centros e áreas) do processo, para isso o administrador
terá que clicar no ícone em formato de Lupa ao lado campo, na qual será apresentada uma tela
com todos os centros e áreas cadastradas no sistema. Nesta tela marcar o centro desejado
(Passo 01, Figura 10.6), clicar em CONFIRMAR para concluir à associação e retornar a tela
Novo Processo (Passo 02, Figura 10.6). Lembrando que, somente terá acesso ao processo que
está sendo criado os usuários vinculados à área selecionada;

210
 Figura 10.6: Associando centros e áreas ao processo

Papel Principal: Informar qual será o papel principal do processo (gestor do Processo),
clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo, e será apresentada ao administrador a
tela para a seleção do papel desejado (Passo 01, Figura 10.7);

Figura 10.7: Associando papel principal ao processo

211
 Papel Administrador: Informar qual será o papel administrador do processo, ou seja, os
usuários vinculados a este papel poderão cancelar fluxo sem ser administrador geral da
ferramenta SmartShare. Além disso, o papel administrador será utilizado em atividades do tipo
Alçadas, quando nenhuma condição e exceção for atendida. Para selecionar o papel que será
definido como administrador do processo, o usuário deverá clicar no ícone em formato de Lupa
ao lado do campo, e será apresentada a mesma tela para a seleção do papel apresentada no
campo acima;
Permitir Cancelar Fluxo: Se marcado permitirá que usuários vinculados ao mesmo papel
do processo cancelem o fluxo em andamento, através de Acompanhar Processo. Neste
acompanhamento habilitará aos fluxos marcado como tal, um ícone no formato (-). Por padrão,
este campo vem selecionado;
Limite de Versões: Informar qual será o número limite de versões do processo. Por
padrão, este campo vem vazio que simboliza sem limite de versões;
Armazenar Histórico durante x meses: Informar o número de meses que o histórico do
processo será armazenado. Por padrão, este campo vem vazio que simboliza sem limite para o
armazenamento de histórico do processo;
Tipo de Revisão: Informar o tipo de revisão do processo, esta pode ser:
• Restrita: Apenas quem criou o processo pode revisar ou excluir o mesmo.
• Compartilhada: Permitirá que todos os usuários administradores cadastrados no
sistema e vinculados ao mesmo papel revisarem o processo em questão;
Prioridade: Informar a prioridade dada ao processo, podendo ser, Alta (↑), Normal e Baixa
(↓);
Tipo de Acompanhamento: Informar o tipo de acompanhamento do processo, esta pode
ser:
• Nenhum: Se selecionado, não permitirá o acompanhamento das atividades do
fluxo a nenhum usuário;
• Participantes: Selecionar para permitir o acompanhamento das atividades do
fluxo a todos os usuários participantes do processo;
• Solicitante: Permitirá que apenas o solicitante da atividade, acompanhe o
mesmo para saber a localização do processo em relação à conclusão do pedido;
Calendário: Selecionar o calendário que será utilizado como base de datas para o
processo, em relação à contabilização do tempo investido no andamento do mesmo. Para
adicionar mais calendários à lista, o administrador deve acessar o Gerenciamento de
Calendários;

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Calendários na página 167.

Processo Anônimo: Se marcado, o processo criado será específico para usuários

anônimos, ou seja, o usuário não precisa necessariamente ser colaborador da empresa e/ou
possuir login ao sistema para participar do processo. Ao marcar este campo, ativará para
configuração os seguintes campos:

212
 • Token: Informar código alfanumérico com 6 a 12 caracteres que servirá como
chave de validação do processo. Por padrão, após confirmar o processo como
Anônimo, o sistema irá gerar automaticamente um link de acesso ao processo.
Este link deverá ser disponibilizado aos usuários anônimos, para que os mesmos
tenham acesso ao processo.
• Usuário Anônimo: Selecionar um usuário configurado como anônimo que terá
acesso ao processo que está sendo criado. Lembrando que, os usuários listados
neste campo deverão estar previamente cadastrados no sistema pelo
Gerenciamento de Usuários.
Margem de Risco (Indicadores): Informar o valor percentual que será contabilizado a
margem de risco do processo (Prazo, Em Risco e Atrasado).

NOTA: Para obter mais informações referente ao percentual no dashboard, leia Gerenciamento
de Métricas Gauge na página 171.

Excluir Fluxo em Solicitação após x horas: Informar o número em horas que o fluxo na
atividade de solicitação será excluso, caso o avanço para a próxima atividade não ocorra. Por
padrão, este campo vem vazio para nunca excluir o fluxo em atividade de solicitação;
Não excluir fluxo ao não avançar atividade inicial: Se marcado, permitirá que o usuário
ao fechar a atividade inicial do fluxo acesse a mesma através do menu Minhas Atividades, e dê
continuidade à atividade;
Após todas as informações inseridas na tela acima citada, o administrador deverá clicar
em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 10.5) para concluir a inclusão do novo processo.
Na aba Importar, o administrador terá a possibilidade de realizar a importação de um
processo já existente ou de um arquivo externo, herdando todas as informações inseridas no
mesmo, ou seja, todas as atividades, anexos, condições e todas as configurações realizadas no
fluxo a ser importado serão inteiramente copiadas para o novo processo, modificando apenas as
propriedades, como o vínculo, a descrição e o papel. Segue um breve detalhamento, referente
aos tipos de importação disponíveis no sistema SmartShare, se:

Importar Processo Arquivo Externo:

Ao selecionar esta opção, será apresentado ao administrador um campo para a seleção
do arquivo que deseja importar para o sistema (Passo 01, Figura 10.8).

213
 Figura 10.8: Importar processo externo

Ao confirmar a importação, o sistema preencherá os campos da tela Novo Processo

pertinente às propriedades do fluxo, os campos específicos deverão ser preenchidos pelo
administrador, tais como tipo de processo, vínculo e papel. Os processos importados a partir de
arquivo externo, possivelmente haverá a necessidade de se adaptar algumas informações
relacionadas à realidade da empresa, de acordo com o fluxo configurado, o administrador terá
que selecionar novos usuários executores das tarefas, novos papéis e novos documentos. Após
adequações nas informações do processo, será apresentada ao administrador a seguinte tela
(Figura 10.9):

Figura 10.9: Configurando processo externo

Nesta tela o administrador deverá preencher todos os campos dispostos em tela (Passo
01, Figura 10.9), e clicar em CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.9, para
finalizar a inclusão do novo processo. Lembrando que, apenas arquivos com extensão .zip serão
aceitos na importação de arquivos externos.
214
 Importar Processo Existente:
Nesta opção será apresentada ao administrador uma caixa de seleção com os processos
existentes no sistema, para que a estrutura seja copiada de um processo para o novo. Para isso,
o administrador deverá preencher primeiramente as informações do novo processo na aba Novo,
pois os processos que serão listados para importação, dependem diretamente do Vínculo
selecionado na configuração do novo processo (Passo 01, Figura 10.10). Depois de inserido o
processo, clicar em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 10.10) para concluir a inclusão do novo
processo, onde o administrador será direcionado ao editor do processo (Assunto que será
abordado nos próximos capítulos).

Figura 10.10: Importar processo existente

Para sair da tela Novo Processo, o administrador deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 10.10. Caso surjam dúvidas
durante a navegação no sistema referente à inclusão de um novo processo, o usuário deverá
clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 03 da figura 10.10.

Editar e Revisar Processos

O SmartShare permite o administrador, revisar e editar as propriedades de um processo

mesmo depois de publicado, para isso, o administrador deverá localizar o processo que deseja
reconfigurar, clicar no ícone Editar Processo, em formato de Lápis, como mostrado na figura
abaixo:

Figura 10.11: Editando processos

Após o administrador clicar em Editar Processo, será aberta a tela para edição de
propriedades do processo. Nesta tela terá todas as informações cadastradas ao processo
selecionado (Passo 01, Figura 10.12), onde o administrador poderá alterar as mesmas conforme
achar necessário e clica no botão CONFIRMAR para validar a edição (Passo 02, Figura 10.12).

215
Também na tela de edição, estará disposto ao administrador o botão Exportar, como mostrado
no passo 03 da figura 10.12, quando clicado criará um arquivo .zip do processo e fará o download
do mesmo. Este arquivo gerado pelo sistema poderá ser utilizado pelo administrador na
importação de processos, pois todas as configurações realizadas no processo são salvas ao
exportar o mesmo, isso torna o trabalho mais hábil, não sendo necessário criar um processo
desde o início se o processo exportado contém informações iguais ou semelhantes ao que será
criado.

Figura 10.12: Tela para edição de processos

Para acessar informações detalhadas sobre o processo de maneira rápida, o

administrador deverá clicar no ícone (i), como mostrado no passo 03 da figura 10.13, uma parte

216
adicional ao processo abrirá, contendo 2 abas que trarão ao administrador informações
importantes, tais como:
Propriedades: Esta aba apresentará detalhes do processo, o responsável, o vínculo, o
tipo de acompanhamento, o calendário associado ao processo e a prioridade configurada ao
mesmo;
Histórico: Mostrará todo o histórico de revisão do processo em questão. Ao clicar em
cima da versão é possível visualizar o processo da forma que se encontrava na data da versão
publicada e/ou excluir a versão. Também é na aba histórico que pode se acessar o Mapa de
Calor, como mostrado no passo 06 da figura 10.13.
• Mapa de Calor: O mapa de calor serve para ajudar a identificar os pontos críticos dentro
do processo. No mapa de calor podemos ter duas visões: uma por quantidade e outra por
tempo médio. Na visão de quantidade é possível visualizar a quantidade de vezes que uma
tarefa foi executada. Ela mostra qual tarefa está com um número alto de execuções e assim
ajuda a visualizar se há algum ponto crítico. Já na visão de tempo médio, é apresentada uma
visão que calcula o tempo médio de execução das atividades e as ordena da mais demorada
para a mais rápida. Desta maneira, pode-se identificar qual tarefa dentro do processo está
demorando mais e se existe a possibilidade de melhorar este tempo no processo.
Para acessar o Relatório de Permissões em Processos, o administrador terá que

acessar a pasta onde o mesmo se encontra e clicar no ícone no botão em formato , passo
05 da figura 10.13. Este relatório tem como objetivo apresentar para o gestor de um processo,
informações sobre quem tem permissão de acompanhamento do processo e também quem pode
solicitar.
Ele oferece uma gestão aos usuários responsáveis para que eles possam verificar se o
processo está sendo visualizado apenas por quem realmente deveria. O relatório é apresentado
em duas abas, uma de acompanhamento e outra de solicitação e é apresentado baseado na
versão ativa do processo e somente referente ao processo requerido.
Ele apresenta os perfis de leitura, ou seja, lista o nome dos perfis de leitura e seus
respectivos usuários. Também apresenta os usuários que podem acompanhar o processo e caso
exista hierarquia de papéis abaixo também são listados como usuários que possuem acesso ao
acompanhamento, caso a regra no Smart Share também esteja assim. No relatório são
apresentados: nome do usuário e a área a qual pertence.

Figura 10.13: Revisando processos

217
 Para a revisão de um processo, o administrador terá que acessar a pasta onde o mesmo
se encontra e clicar no ícone (+) Revisar Processo, disposto ao lado da publicação, como
mostrado no passo 01 da figura 10.13. Uma tela abrirá para se iniciar a revisão do processo, nela
o administrador terá duas opções de tipo de revisão: padrão ou arquivo externo.
Padrão: Quando selecionado padrão será apresentado a ele um campo chamado versão
base, neste campo ele encontrará o histórico de versões do processo selecionado, podendo
escolher uma versão base para revisar, por padrão, virá com a versão atual do processo. Em
seguida clicar no botão CONFIRMAR, para dar início à revisão.
Arquivo Externo: Quando selecionada a opção arquivo externo será aberta uma janela
para seleção do arquivo. Após selecionada, deve-se também selecionar um papel principal, um
papel administrador e um vínculo para o processo que será revisado, conforme mostrado na
figura 10.14.
Esta funcionalidade permite revisar um processo já existente no sistema com um arquivo
externo. Ela é utilizada para um cenário em que se precisasse aprimorar um processo, porém
não se pode tirá-lo de execução. Então pode-se exportar este processo para um ambiente de
homologação, revisa-lo e alterá-lo conforme as necessidades. Em seguida utiliza-se a revisão
com arquivo externo e desta forma não se perde nenhum histórico do processo existente.

Figura 10.14: Revisando processo com arquivo externo

Após confirmação de revisão do processo, será apresentada ao administrador a tela de

modelagem de processos. Nesta tela, o administrador encontrará o menu com todas as opções
disponíveis para reconfiguração do fluxo (Passo 01, Figura 10.15).

218
NOTA: Para obter mais informações referente aos menus para configuração de processos, leia os
próximos capítulos.

Figura 10.15: Tela de revisão de processos

Para cancelar a revisão, clicar no botão correspondente à ação, como mostrado no passo
02 da figura 10.15, caso contrário, clicar em Liberar Processo (Passo 03, Figura 10.15). Após
confirmar a liberação do processo, será apresentada ao administrador a seguinte tela (Figura
10.16). Nesta tela, o mesmo deverá informar o motivo da revisão e confirmar para concluir a
liberação do fluxo. Importante ressaltar que, a inclusão do motivo é obrigatória na revisão de
processo.

Figura 10.16: Observação obrigatória na revisão de processo

219
Filtrando Processos

No SmartShare é possível também, realizar a filtragem por todos os registros listados no

painel central de processos, clicando na aba Filtros (Passo 04, Figura 10.13). Nesta aba, o
administrador poderá localizar processos e configurar a exibição da listagem dos mesmos,
tornando-se uma ferramenta muito útil quando se quer visualizar apenas um tipo de processo
em uma determinada situação. A seguir um breve detalhamento dos tipos de filtros que o usuário
poderá realizar para listar os processos cadastrados (Passo 01, Figura 10.17):
Descrição: Informar a descrição do processo, ou parte do mesmo, para realizar a busca.
Se deixar o campo em branco, a pesquisa abrangerá todos os processos cadastrados.
Situação: Informar a situação do processo, se o mesmo está em criação, em revisão,
vigente, inativo ou por todos os processos cadastrados no sistema.
Prioridade: Informar a prioridade configurada ao processo, se: alta, média, baixa ou por
todos os processos.
A ferramenta filtros do SmartShare permite ao administrador realizar outro tipo de
configuração, como, alterar o modo de visualização dos processos no painel central (Passo 02,
Figura 10.17). Segue abaixo os tipos de configurações disponíveis para esse tipo de filtragem:
Ordenar lista por: Informar de que modo à lista deve estar ordenada. A lista de processos
pode ser ordenada por Sequência de Exibição, definida na publicação, por Data, neste caso os
documentos serão listados pela data de publicação, e por Descrição, onde os processos serão
listados em ordem alfabética respeitando a ordem selecionada (Crescente ou Decrescente).
Ordem: Selecionar a ordem que os registros serão apresentados no painel central,
podendo ser crescente ou decrescente.
Registro por Página: Informar o número de registros a serem exibidos por página.

Figura 10.17: Filtrando processos

220
 Importante ressaltar que, a pesquisa será mantida todas as vezes que se acessar o
sistema, sempre que tiver algum filtro selecionado, o ícone Lupa da barra Filtros, estará
sinalizado na cor amarela. Para sair do filtro, o usuário deverá desfazer todas as configurações
feitas no mesmo.

Fluxograma (Editor Gráfico)

O editor gráfico é uma ferramenta que o SmartShare dispõe ao administrador, para

realizar a construção de fluxos (Fluxograma) de todo processo que foi mapeado, tornando um
processo outrora manual em um processo automatizado. Após confirmação do correto
preenchimento da tela Novo Processo, o administrador será direcionado para a tela Editar
Processo, onde o mesmo deverá clicar no menu Fluxograma localizado do lado direito do
painel, como mostrado no passo 01 da figura 10.18.

Figura 10.18: Tela novo processo

Ao clicar em Fluxograma, será apresentada ao administrador a tela de modelagem,

como mostrado na figura abaixo (Figura 10.19). Nesta tela, o administrador encontrará uma barra
lateral com os menus de ferramenta para a construção do fluxo (Passo 01, Figura 10.18), e no
centro da tela haverá um plano onde o mesmo deverá arrastar as ferramentas que deseja no
fluxograma.

221
 Figura 10.19: Editor gráfico para fluxograma

Segue abaixo, o detalhamento das funcionalidades de cada ferramenta disposta no

menu do fluxograma:

Salvar alterações do fluxo;

Pré-visualização de impressão do fluxo;

Impressão do desenho do fluxo;

Realizar testes no processo, identificando possíveis dados não preenchidos;

Seta para selecionar objetos e arrastar para o plano de construção do fluxograma;

Seleciona os objetos dentro do fluxograma e arrasta de acordo com a necessidade;

Conector de atividades em linha reta;

Conector de atividades em linha com curva;

Desfazer a operação realizada;

Refazer operação;

222
Recortar objetos do fluxograma, para isso é necessário que os mesmos estejam selecionados;

Copiar objetos do fluxograma, para isso é necessário que os mesmos estejam selecionados;

Colar objetos do fluxograma;

Excluir objetos do fluxograma, para isso é necessário que os mesmos estejam selecionados;

Objeto utilizado para organizar as atividades do fluxograma, podendo ser por regiões, setores,
executores ou de acordo com a necessidade do usuário;

Objeto que indica uma atividade do fluxograma, seja tipo usuário, aplicação ou SQL;

Objeto que indica um sub-processo dentro do fluxograma, ou seja, permite inserir um processo
já existente dentro de outro processo, para que o mesmo seja realizado através do processo
principal;

Objeto que disparam todas as atividades subsequentes ligadas a esta, de acordo com
determinada condição;

Objeto que indica o início de um processo;

Objeto utilizado para iniciar um processo com regra temporal, onde o mesmo é iniciado
automaticamente pelo serviço do SmartShare (Agent) de acordo com o intervalo de tempo
determinado para início do mesmo (Tópico este que será detalhado nas próximas páginas);

Objeto utilizado para iniciar um processo automaticamente quando um documento

previamente cadastrado for publicado no sistema (Tópico este que será detalhado nas
próximas páginas);

Objeto que dispara todas as atividades subsequentes a condição paralelamente, ou seja, as

atividades dentro da estrutura de paralelismo são executadas por vários e diferentes
executores ao mesmo tempo, onde somente avançar o fluxo, quando todas as atividades
dentro dessa estrutura forem finalizadas;

Objeto que indica uma atividade de envio de e-mail no fluxograma, onde habilitará um novo
menu para configurar a mensagem que será enviada e os destinatários;

Objeto que indica uma atividade de controle de tempo, aguardará o tempo configurado para
que o fluxo seja seguido;

Objeto que indica uma exceção do fluxo;

Objeto que indica o cancelamento do fluxo;

223
 Objeto que indica a finalização do fluxo;

Ferramentas diversas para realizar o zoom do fluxograma, mais zoom, menos zoom e ajustar;

NOTA: Para obter mais informações sobre a construção do processo, leia Apêndice IV: Fluxo
Exemplo na página 411.

Início Publicação

Ao adicionar no fluxograma o objeto Início Publicação, o administrador deverá clicar

sobre o mesmo com o botão direito do mouse, para acessar a tela de configuração. Na tela
Configuração Início com Publicação, os seguintes campos serão apresentados na aba Detalhes
e deverão ser preenchidos da seguinte maneira:

Painel Configuração Início com Publicação (Passo 01, Figura 10.20).

Documento Anexo: Se marcado, os documentos que forem publicados irão ser anexados
no fluxo. Por padrão, ao marcar esta opção, o zoom de tipo de documento somente habilitará
para seleção os tipos de documentos atrelados a um tipo de anexo já cadastrado no sistema,
tendo a opção de incluir um anexo através do item Criar Tipo de Anexo no zoom de tipo de
documento (Passo 01, Figura 10.22), onde o administrador será direcionado para a tela de
Gerenciamento de Anexos;
Tipos de Documento: Informar os tipos de documentos que irão fazer parte do processo,
e quando publicados no sistema iniciarão o fluxo. Para isso, o administrador deverá clicar no
botão ASSOCIAR disposto ao lado do campo, onde será apresentada a tela com a listagem de
tipos de documentos previamente cadastrados no sistema (Figura 10.22). Nesta tela selecionar
os tipos de documentos desejados (Passo 01, Figura 10.22) e em seguida clicar no botão
CONFIRMAR para confirmar a inclusão dos mesmos no campo Tipos de Documento (Passo 02,
Figura 10.22);

224
 Figura 10.20: Configuração início publicação

Marcar todos: Se marcado, irá marcar todos os tipos de documentos listados no campo
Tipos de Documento como obrigatórios para iniciar o fluxo, ou seja, o fluxo de publicação
somente iniciará quando todos os tipos de documentos forem publicados;
Índices Chave: Informar sobre qual índice será feita a verificação da existência de fluxo
em andamento, e que estão utilizando o mesmo índice chave. Caso exista algum fluxo com o
mesmo índice chave, o documento publicado será anexado ao fluxo que está em andamento.
Mais de um índice pode ser adicionado, e por padrão, estes índices devem ser comuns entre os
tipos de documentos selecionados;
Exclusivo: Se marcado, para cada documento publicado do tipo de documento
selecionado e com o valor em comum do índice chave, irá iniciar um novo fluxo;
Controlar Documentos: Se marcado, o processo passará por uma etapa de aprovação,
ou seja, ao publicar documentos que iniciam um fluxo, automaticamente os mesmos ficam
ocultos para os usuários, ficando disponível para os mesmos somente após aprovação e
finalização do fluxo. Por padrão, ao marcar esta opção, habilitará no menu Opções do
Gerenciamento de Atividades o item para informar qual opção do processo será aprovadora do
fluxo;

225
 Processo Baseado em Índice: Se marcado, permitirá selecionar um índice chave. Ao
escolher o índice, irá iniciar apenas o processo com base no valor informado na publicação do
documento. Este valor é referente ao código do processo desejado.
Periodicidade: Neste campo, informar o período limite para a verificação de documentos
associados a processos que iniciam o mesmo. Por padrão, o sistema irá retroceder a data atual
da publicação do documento até o período configurado, a fim de localizar documentos e verificar
a necessidade de iniciar um fluxo. Este período poderá ser: Dias, Meses e Anos;

NOTA: Para obter mais informações sobre o menu Opções, leia Gerenciamento de Atividades
na página 232.

Painel Relação Campo – Índice Documento (Passo 02, Figura 10.20).

Nesta área, o administrador poderá relacionar os campos do formulário com os índices
do documento, ou seja, os valores dos índices do documento serão utilizados como valor do
campo do formulário. Para isso, selecionar o índice no campo Tipo de Índice, e em seguida
informar em qual campo do formulário o valor do índice será inserido durante a execução do
fluxo. Todos os registros de índices associados ficarão dispostos ao administrador abaixo dos
campos Tipos de Índices e Campos, na qual será possível realizar a exclusão dos registros que
achar necessário;
Após todas as configurações realizadas, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR, como mostrado no passo 03 da figura 10.20, para concluir a configuração.
Na aba Notificações será possível configurar as notificações que serão enviadas ao
usuário publicador e superior das pendências obrigatórias de digitalização, onde os seguintes
campos serão apresentados e deverão ser preenchidos da seguinte maneira:

Painel Configurações de Notificações (Passo 01, Figura 10.21).

Notificar a cada: Este campo permite que seja configurado o tempo que levará para
enviar as notificações ao usuário responsável, enquanto o processo estiver em aberto;
Notificar Superior: Se selecionado, irá notificar o superior responsável dentro do tempo
configurado;
Mensagem: A mensagem que será enviada ao usuário responsável deve ser configurada
neste campo, utilizando o coringa que consiste em [PENDENCIA_INICIO], conforme exemplo
exibido na imagem 10.21.

NOTA: Para obter mais variáveis (coringas), leia Apêndice VIII: Tipos de Variáveis
(Coringas) na página 421.

226
 Figura 10.21: Configuração de Notificações

Para concluir a configuração das notificações, o administrador deverá clicar no botão

SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.21.

227
 Figura 10.22: Listagem de tipo de documentos para início processo

Início Regra Temporal

Importante informar que, ao utilizar no fluxograma o objeto Início Regra Temporal,

habilitará no menu principal do processo o configurador Início. Neste menu, o administrador terá
que informar as frequências que serão utilizados pelo sistema para iniciar automaticamente os
fluxos com início temporal. Na aba Incluir, cadastrar como o fluxo será iniciado pelo sistema,
para isso os campos em tela deverão ser preenchidos da seguinte forma (Passo 01, Figura
10.23):
Frequência: Selecionar sobre qual tipo de frequência o fluxo iniciará, podendo ser:
• Diário: Irá iniciar o fluxo diariamente e no horário configurado.
• Semanal: Irá iniciar automaticamente o fluxo, nos dias selecionados.
• Mensal: O fluxo irá iniciar automaticamente por mês, levando em consideração
o intervalo de meses selecionados no campo A cada.
A cada: Informar o intervalo de tempos que o fluxo irá iniciar. Por padrão, a configuração
desse campo dependerá da frequência selecionada, se Semanal, aparecerão os dias da semana
para seleção, se Mensal, aparecerá os meses;
Hora: Informar à hora que servirá como base para iniciar o processo;
Após a configuração dos campos, clicar em SALVAR (Passo 02, Figura 10.23), para
confirmar a inclusão do registro.
Todos os registros de frequência de início estarão dispostos para edição e/ou exclusão
(Aba Detalhar), para visualizar todos os registros cadastrados com suas descrições e/ou ordenar
os mesmos, acessar a aba Listar. Além dessas configurações, o administrador poderá realizar
uma busca em todos os registros, através do menu Buscar, como mostrado no passo 03 da
figura 10.23. Para realizar a busca, selecionar o Tipo de Frequência relacionado ao início que
deseja localizar.

Figura 10.23: Incluindo regra de início temporal

Com conhecimento destas ferramentas para a construção do fluxograma e com o

mapeamento do processo em mãos é possível construí-lo por completo, adicionado suas
atividades, configurando o tipo da atividade, conectando-as e desenhando o fluxo até a

228
finalização do mesmo. Após o desenho total do fluxo, clicar em SALVAR e o sistema validará a
construção do mesmo. Para verificar se o fluxograma e as configurações de seus itens estão
corretos, é possível testar o sistema através de o botão Testar Fluxo, disposto na barra de
ferramentas ou no painel principal da tela Novo Processo (Passo 02, Figura 10.18) e se alguma
conformidade for encontrada, mensagens serão mostradas ao administrador alertando para os
detalhes que devem ser ajustados. Para liberar o processo, basta clicar no botão Liberar
Processo (Passo 03, Figura 10.18), sendo possível também, cancelar a criação do processo, se
o mesmo estiver sendo criado no momento, para isso o mesmo deverá clicar no botão Cancelar
Criação, como mostrado no passo 04 da figura 10.18, e toda configuração realizada será
descartada do sistema.

Documentação do Processo

O SmartShare disponibiliza ao administrador a possibilidade de documentar processos

criados e publicar esta documentação no sistema. A documentação gerada terá como base todas
as informações cadastradas ao processo, como o detalhamento de cada atividade, o fluxograma
e todas as informações referente à versão selecionada para documentar. Ao clicar do botão
Documentação Processo, como mostrado no passo 05 da figura 10.18, será apresentado ao
administrador uma tela para a geração de documentos do processo.

Figura 10.24: Documentação do processo

229
 Nesta tela, o administrador poderá personalizar a visualização do documento, através
das opções listadas na tela Gerar Documentação do Processo, como mostrado no passo 01 da
figura 10.24, segue o detalhamento dessas opções:
Versão: Selecionar a versão do processo que deseja documentar;
Mostrar Logo Personalizado: Marcar para personalizar a logo que será utilizada na
documentação do processo. Por padrão está logo deverá ser previamente cadastrada no sistema
através do Gerenciamento de Logos.

NOTA: Para obter mais informações referente ao Gerenciamento de Logos, consultar o Manual
Instalação e Funcional Módulo NFe.

Cor do fundo dos títulos: Selecionar a cor que será utilizada como fundo dos títulos
principais da documentação;
Cor do fundo dos títulos secundários: Selecionar a cor que será utilizada como fundo dos
títulos secundários do documento;
Cor da letra dos títulos: Selecionar a cor de letra dos títulos principais;
Cor da letra dos títulos secundários: Selecionar a cor de letra dos títulos secundários;
Possui área de assinatura: Marcar se o documento terá área de assinatura para
aprovação do documento. Se esta opção for marcada, habilitará um novo campo para a inserção
da quantidade de assinaturas dispostas a documentação;
Formato da página do fluxograma: Selecionar o formato da página que será utilizado na
documentação do processo (A0-A1-A2-A3-A4-A5-A6);
Rotacionar a página do fluxograma: Marcar para rotacionar o fluxograma na
documentação em modo paisagem;
Exibir detalhamento do formulário: Se selecionado irá listar na documentação o
formulário associado ao processo;
Exibir detalhamento de tipos de Anexo: Se marcado irá adicionar a documentação do
processo os tipos de anexos vinculados ao mesmo;
Exibir detalhamento de Opções: Se selecionado irá listar na documentação as opções
vinculadas às atividades do processo;
Depois de estabelecida todas as configurações de personalização, clicar no botão Gerar
para validar as informações inseridas em tela, e para verificar como a documentação ficará após
sua publicação, o administrador deverá clicar em Visualizar (Passo 02, Figura 10.24). Segue
abaixo o modelo da documentação do processo gerada pelo sistema (Figura 10.25):

230
 Figura 10.25: Modelo do documento de processo

A publicação do documento no sistema se fará através do botão Publicar, quando

selecionada abrirá a tela de publicação, onde o administrador terá que preencher os campos
para publicação (Passo 01, Figura 10.26) em seguida clicar em CONFIRMAR, como mostrado
no passo 02 da figura 10.26 para concluir a publicação do documento. É necessário que o tipo
de documento correspondente à publicação do processo esteja configurado na tabela de
parâmetros (12 - Código do tipo de documento da documentação automático do processo), pois
a publicação somente será concretizada se esta configuração for realizada.

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração de parâmetros, leia Gerenciamento
de Parâmetros na página 157.

231
 Figura 10.26: Publicando documentação do processo

Para restaurar a configuração padrão de visualização do documento, o administrador

deverá clicar no botão Restaurar Padrão (Passo 02, Figura 10.24).
Para sair da tela Gerar Documentação do Processo, clicar no botão SAIR disposto no
canto superior direito da tela, e será direcionado para a tela Editar Processo. Para sair da tela
Editar Processo, o administrador deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como
mostrado no passo 06 da figura 10.18, se o processo estiver em fase de construção as
configurações salvas serão mantidas, caso o administrador clique em SAIR. Caso o surjam
dúvidas durante a navegação no sistema referente à edição do novo processo, o usuário deverá
clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 07 da figura 10.18.

Gerenciamento de Atividades

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de gerenciar todas as atividades

que foram desenhadas no fluxo, elas que são parte central para o perfeito andamento do
processo. O Gerenciamento de Atividades trará diferentes campos, dependendo do tipo da
atividade, podendo ser: Usuário, Aplicação e/ou SQL.
O administrador deverá acessar o gerenciamento pelo menu do processo, onde será
direcionado para a aba Listar do Gerenciamento de Atividades (Figura 10.27). Todas as
atividades listadas nesta aba (Passo 01, Figura 10.27), são inclusas através do editor gráfico
(Item Fluxograma do menu processos) sendo possível apenas detalhar e configurar as
informações dos registros listados, já que sua inclusão somente será permitida pelo editor. Os
registros listados poderão ser organizados por ordem alfabética, para isso o administrador
deverá clicar sobre as opções de ordenação, como mostrado no passo 02 da figura 10.27, ou
sobre a aba Buscar, para localizar registros específicos (Passo 03, Figura 10.27).

232
 Figura 10.27: Listando atividades do processo

O detalhamento das atividades listadas pode ser realizado de duas maneiras, pelo ícone
Detalhes dispostos ao lado de cada registro na tela de listagem e/ou clicando diretamente na
aba Detalhar, na qual o administrador terá permissão de editar o registro selecionado. Segue
abaixo o detalhamento para a configuração de atividades do tipo Usuário, SQL e Aplicação:

Atividade Usuário:
A atividade será executada por um usuário, sendo assim configuram-se executor da
atividade, propriedades do histórico, anexos e observações. As opções de sequência para a
atividade também são configuradas neste gerenciamento, porém somente para atividades do
tipo Usuário.

233
Figura 10.28: Detalhando atividades do tipo usuário

234
 Os campos desta tela deverão ser preenchidos da seguinte forma (Passo 01, Figura
10.28):
Código: Informará o código da atividade;
Descrição: Este campo virá preenchido com o nome da atividade, para alterar o nome o
administrador deverá acessar o editor de fluxo;
Detalhamento: Campo opcional utilizado para fornecer informações elaboradas sobre a
atividade selecionada, podendo adicionar a mesma tabelas e imagens. Caso o ícone para
adicionar imagem seja selecionado (Passo 02, Figura 10.28), será apresentado ao administrador
uma tela para realizar o upload das imagens que serão vinculadas a atividade, bem como, editar
as propriedades das mesmas (Figura 10.29);

Figura 10.29: Inserindo imagem ao detalhamento de atividades

Procedimento: Nesse campo preencher o passo a passo para a atividade

correspondente, ou seja, se em uma atividade estiver preenchido um passo a passo para o
usuário, isso o auxiliará no que fazer ao executar a mesma;
Tipo de Executor: Selecionar o tipo de executor da atividade, podendo ser:
• Papel: Se selecionado, a atividade será executada por qualquer usuário
pertencente ao papel selecionado como executor da atividade. Importante
ressaltar que, o papel deve ser previamente cadastrado, para que o mesmo seja
listado para seleção.

235
NOTA: Para obter informações referente à configuração de papel, leia Gerenciamento de Papel
na página 174.

• Usuário: Se selecionado, a atividade será executada por um usuário específico

configurado no campo Executor.
• Executor da Atividade: Se marcado, o executor responsável será o mesmo
usuário que executa a atividade que for selecionada no campo Executor.
• Superior da Atividade: Se selecionado, a atividade será encaminhada para o
superior da atividade, possivelmente representado pelo gestor da área do
solicitante e/ou usuário que executa a atividade em questão.
• Comitê: A atividade será executada por um comitê que deverá estar previamente
cadastrado no gerenciamento para que o mesmo seja listado.

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Comitê na página 296.

• Solicitante: Se selecionado, a atividade poderá ser executada por qualquer

usuário que tenha acesso ao processo. Por padrão, o campo Executor ficará
desabilitado para seleção quando esta opção for marcada.
• Superior Imediato: Se selecionado, a atividade será encaminhada para o
superior imediato do usuário que executou essa atividade.
• Campo do Formulário: Nessa opção o executor da atividade é baseado em
algum campo do formulário. Se o formulário possui um campo filiais (Joinville,
Blumenau), ao vincular esses dois valores a algum papel ou usuário a próxima
atividade será executada conforme o valor selecionado no formulário pelo
usuário. Por padrão ao selecionar esta opção habilitará o campo Vínculo (Papel,
Usuário e Comitê).
• Alçada: Se selecionado, o executor da atividade seguinte será baseado na
condição de alçada satisfeita, ou seja, se regra específica de condição que
determina o executor de uma atividade for atendida, a atividade seguirá para o
papel configurado na condição. Por padrão, o campo Executor ficará
desabilitado para seleção quando esta opção for marcada.

NOTA: Para obter informações detalhadas referente a configuração de alçadas, leia

Gerenciamento de Alçadas na página 329.

Executor: Neste campo dependendo do tipo de executor selecionado, apresentará

listagem de executores diferentes. Para selecionar o executor da atividade, o administrador
deverá clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo;

236
 Repetir Executor no Retorno: Essa opção estará visível para seleção apenas quando o
tipo do Executor selecionado da atividade for Papel, Campos do Formulário e Alçada. Se
marcado, determinará que em situações onde a atividade for executada mais de uma vez no
fluxo, será associada automaticamente ao usuário que realizou a atividade pela última vez, e
consequentemente a atividade não será designada para o executor configurado. Porém, caso o
usuário desejar, poderá desassociar a atividade e a mesma será retornada para o executor
configurado para ser executada.
Formulário: Selecionar o formulário que será utilizado nesta atividade. Lembrando que,
o formulário deve ser previamente cadastrado, para que esteja disponível na listagem de seleção;
Permite Salvar Formulário: Marcar para salvar o formulário e seus dados durante a
execução do fluxo;
Permite Imprimir Formulário: Se marcado, permitirá que o usuário realize a impressão do
formulário e seus dados durante a execução do fluxo;
Observação: Selecionar qual das opções listadas para seleção neste campo, definirá as
observações serão adicionadas no fluxo. Se a opção escolhida tiver notificação, habilitará na aba
Mensagem do Gerenciamento de Atividades um campo para a configuração da mensagem de
notificação;
Anexo: Selecionar qual das opções listadas será utilizada para anexar arquivos ao fluxo,
tendo como opção: Não Exibir, Visualização, Visualização e Inclusão, Visualização, Inclusão
e Publicação. Na opção Visualização, Inclusão e Publicação permitirá que o administrador
visualize, inclua e publique os anexos durante o fluxo;
Histórico: Selecionar como o histórico do fluxo será demonstrado durante o seu
andamento, tendo como opção:
• Não Exibir: Não exibirá o histórico durante o fluxo.
• Visualização: Disponibilizará ao usuário o histórico do fluxo através de
informações textuais.
• Visualização e Fluxograma: Nesta opção, além de informações textuais, o
usuário visualizará o gráfico da execução do fluxo.
Conferência: Selecionar como será realizada a conferência dos documentos
relacionados a um processo durante a execução do mesmo. Por padrão, este campo somente
será apresentado quando o módulo de BPM estiver ativo na licença juntamente com a opção de
Conferência, caso contrário, esta opção não será apresentada durante a configuração de
atividades do processo BPM.
Importante ressaltar que, ao habilitar a conferência no processo, o administrador terá à
disposição à opção de gerar gráficos com os resultados dos fluxos finalizados.

NOTA: Para obter mais informações sobre o dashboard de conferência, leia Apêndice XIII:
Processo de Inclusão e Configuração da Tela Dashboard Conferência na página 436.

Caso a conferência estiver ativa na licença, as seguintes opções serão disponibilizadas

para configuração:

237
 • Não: Se está opção for sinalada, não apresentará durante a execução do fluxo
a aba ECM, e consequentemente, não será possível realizar a conferência de
documentos pelo processo.
• Quantitativa: Se sinalado, permitirá que durante a execução do fluxo o usuário
acompanhe quais tipos de documento já possuem anexos e quais estão
pendentes de publicação. Importante ressaltar que, inicialmente durante a
execução do fluxo somente apresentará a listagem de documentos para anexo,
os tipos de documentos definidos como obrigatórios na configuração da
conferência, mas nada impede que outros tipos de documentos não obrigatórios
sejam anexados. Caso documentos não obrigatórios sejam inseridos ao fluxo,
os mesmos serão adicionados à listagem de tipos de documentos na aba ECM
e conforme forem anexados ao fluxo a listagem será atualizada e disponibilizará
um ícone sinalizando quais documentos já foram anexados e quais estão
pendentes.
• Quantitativa e Qualitativa: Nesta opção, além do usuário ter acesso à listagem
de tipos de documentos anexados ao fluxo, o mesmo terá à disposição um novo
painel onde estarão dispostos todos os critérios previamente cadastrados e
vinculados aos tipos de documentos para votação (Aprovação e/ou
Reprovação). Por padrão, ao selecionar está opção, o sistema habilitará para
configuração novos campos, sendo eles: Modo de Conferência (Aba Detalhes)
e o Tipo Opção Conferência (Aba Opções).
• Revisão: Se sinalado, durante a execução do fluxo o usuário terá à disposição,
a visão quantitativa e a qualitativa, mas não poderá realizar a votação de
aprovação e/ou reprovação dos critérios apresentados, pois os mesmos estarão
bloqueados para este tipo de ação, ou seja, o usuário apenas visualizará o status
da votação realizada por outro executor.
Ao selecionar algumas das opções de conferência Quantitativa, Quantitativa e
Qualitativa e/ou Revisão, no menu principal do processo habilitará o Gerenciamento de
Conferência.

NOTA: Para obter mais informações sobre o cadastro de conferência, leia Gerenciamento de
Conferência na página 323.

Mostrar Thumbnail: Se sinalado, irá apresentar uma miniatura do documento anexado

durante a execução do fluxo. Por padrão, está opção de configuração somente será apresentada
se as opções, Quantitativa ou Quantitativa e Qualitativa estiverem sinaladas;
Visualizador: Neste campo informar qual tipo de visualizador será utilizado durante a
execução do fluxo para visualizar o conteúdo dos documentos anexados, tendo as seguintes
opções de visualizador: Único ou Duplo. Por padrão, este campo será apresentado com a opção
de visualizador Único selecionado. Importante ressaltar que, durante a execução do fluxo, o
usuário poderá alterar este tipo de visão;

238
 Modo de Conferência: Informar como será realizada a conferência dos documentos
durante a execução do fluxo, em relação à aprovação e/ou reprovação dos critérios. Segue
abaixo o conceito das opções apresentadas para seleção:
• CheckList: Nesta opção, durante a execução do fluxo o usuário conferente será
obrigado a realizar a análise de todos os critérios vinculados aos tipos de
documentos, independentemente se o tipo de documento apresentado para
votação foi definido como obrigatório ou não na conferência, ou seja, será
necessário votar em todos os critérios apresentados para todos os tipos de
documentos, para assim, realizar o avanço da atividade.
• Simplificada: Se selecionado, durante a execução do fluxo o usuário conferente
terá à disposição somente à opção para aprovar todos os critérios de uma só
vez ou a opção de reprovar, que quando selecionado, expandirá todos os
critérios vinculados ao tipo de documento reprovado e o conferente terá apenas
que indicar por quais motivos o tipo de documento está sendo reprovado, ou
seja, não é obrigatório realizar a análise de todos os critérios vinculados ao tipo
de documento reprovado.

NOTA: Para obter mais informações sobre o funcionamento da conferência, leia Apêndice XII:
Processo de Conferência de Documentos na página 424.

Notificar Chegada: Marcar para notificar a chegada da atividade ao executor da próxima

etapa. Selecionado esta opção, também ativará na aba Mensagem um campo para configurar a
notificação de chegada da atividade;
Gerar Documentação do Formulário: Se marcado, permitirá que durante a execução do
fluxo os usuários participantes do processo possam gerar a documentação do formulário para a
atividade atual. Por padrão, ao marcar esta opção, o campo Templates será habilitado, nele o
administrador deverá informar quais templates serão utilizados ao gerar a documentação do
formulário, sendo possível, associar a uma atividade mais de um template e/ou mais de uma
atividade do mesmo processo possa gerar documentação. Lembrando que, esses templates
deverão ser previamente cadastrados no gerenciamento do processo;

NOTA: Para obter mais informações sobre o cadastro de template, leia Gerenciamento de
Templates na página 319.

Ordem das Atividades na Documentação: Permitirá que o usuário defina qual será a
ordem em que a atividade em questão apresentará na documentação do processo;
Atividade Mobile: Se marcado, a atividade que está sendo configurada irá aparecer para
execução no aplicativo mobile do SmartShare, permitindo seu acesso através de smartphone e
tablet. Essa opção de configuração no Gerenciamento de Atividades somente aparecerá no
detalhamento de atividades de usuário se na licença do sistema for identificado que o cliente tem
suporte a aplicações mobiles;
239
 Após todas as configurações realizadas na atividade do usuário, o administrador deverá
clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 03 da figura 10.28, para concluir a
configuração.

Atividade SQL:
Atividade que executará comandos SQL em base de dados. Para isso é preciso,
selecionar a conexão com o banco de dados e informar o comando SQL que será executado.
Neste tipo de atividade, as informações contidas no banco de dados pertencentes ao comando
executado na atividade serão adicionadas aos campos e/ou variáveis configuradas como retorno
no gerenciamento. Pode-se utilizar valores do formulário na construção do comando SQL que
será executado, para isso o administrador deverá utilizar coringas, que consiste em:
[CAMPO_codigocampo]. Segue abaixo, como os campos devem ser preenchidos (Passo 01,
Figura 10.30):
Código: Informará o código da atividade;
Descrição: Este campo virá preenchido com o nome da atividade, para alterar o nome o
administrador deverá acessar o editor de fluxo;
Detalhamento: Campo opcional utilizado para fornecer mais informações sobre a
atividade selecionada;
Conexão: Informar à conexão que será utilizada para execução da atividade SQL, onde
estes registros devem ser cadastrados previamente no Gerenciamento de Conexões;
Comando SQL: Informar o comando SQL que será executado pela atividade. O
SmartShare permite utilizar múltiplos comandos SELECT e INSERT na mesma atividade;
Armazenar Retorno: Informar onde serão armazenadas as informações executadas pelo
comando SQL, podendo ser campos do formulário ou variáveis. Nesta opção, é possível
cadastrar múltiplos retornos, desde que seja separado por vírgula, o retorno será executado com
sucesso.
É muito comum a utilização dos dois tipos de integrações, onde num primeiro passo
algumas informações são buscadas na base de dados através da consulta, e num segundo
momento um comando de inserção, atualização ou exclusão é executado na base com
informações antes buscadas e demais informações inseridas no formulário pelo usuário.

NOTA: Para obter informações referente à conexão, leia Gerenciamento de Conexão na página
85.

240
 Figura 10.30: Detalhando atividades do tipo SQL

Para salvar as configurações realizadas na atividade selecionada, o administrador

deverá clicar no botão correspondente a ação, como mostrado no passo 02 da figura 10.30.
Importante ressaltar que, é necessário que os serviços do Agent SmartShare estejam
ativos, sendo assim, todas as atividades SQL e configurações do processo serão executadas
pelo sistema e direcionada ao destino correto.

NOTA: Para obter informações referente ao Agent SmartShare, leia Manual Instalação
SmartShare e Configuração Agent.

Atividade Aplicação:
A atividade do tipo Aplicação será executada pelo serviço SmartShare Agent, onde será
possível chamar uma DLL que executa uma determinada ação em outro sistema para dentro do
sistema SmartShare. Para o correto funcionamento desta atividade preencher a tela apresentada
da seguinte forma (Passo 01, Figura 10.31):
Código: Informará o código da atividade;
Descrição: Este campo virá preenchido com o nome da atividade, para alterar o nome o
administrador deverá acessar o editor de fluxo;
Detalhamento: Campo opcional utilizado para fornecer mais informações sobre a
atividade selecionada;
Tipo de Aplicação: Selecionar o tipo de aplicação a ser executada, se SmartShare ou
Externa;
Comando: Informar o comando complementar para a chamada da aplicação externa;

241
 Ordem: Definir a ordem que o serviço irá executar as atividades pendentes de execução;

Figura 10.31: Detalhando atividades do tipo aplicação

Atividade WebService:
O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar atividades do tipo
WebService aos fluxos previamente desenhados no fluxograma do processo. Essas atividades
serão responsáveis pela requisição de valores em um sistema de terceiro, fazendo a integração
entre o mesmo e o SmartShare. O acesso as configurações específicas para a atividade
WebService, se dará através do Gerenciamento de Atividades no menu principal do processo
que possui a atividade em questão. Sendo que, a inclusão de novas atividades e/ou a alteração
de seu gênero, apenas poderão ser realizadas através do editor gráfico do processo
(Fluxograma).
Segue abaixo detalhamento da tela para configuração de atividade do tipo WebService
(Passo 01, Figura 10.32):
Código: Este campo virá preenchido com o código da atividade;
Descrição: Este campo virá preenchido com o nome da atividade, para alterar o nome o
administrador deverá acessar o editor de fluxo;
Consulta WebService: Selecionar a consulta WebService previamente configurada que
será utilizada na requisição da atividade. Neste campo, será listado todas as consultas existentes
no Gerenciamento de Consultas WebService ordenados em ordem crescente pela descrição,
sendo possível através do botão ADICIONAR, representado pelo ícone (+) acessar a tela de
configuração de consultas. Ao clicar no botão (+), o administrador será encaminhado para a tela
de gerenciamento de consultas, onde poderá editar consultas existentes ou criar uma nova se
for necessário. Quando criada ou alterada uma consulta WebService, através do botão
ADICIONAR (+), o administrador será direcionado automaticamente para a tela de configuração
da atividade e com a consulta criada ou alterada, vinculada ao campo Consulta WebService;

242
 NOTA: Para obter mais informações referente a configuração de consultas WebService, leia
Gerenciamento de Consultas WebService na página 193.

Mensagem de Retorno: Selecionar uma tag de retorno previamente cadastrada no

parâmetro de retorno da consulta selecionada, que irá mostra a causa do erro, ou seja, o motivo
pelo qual aconteceu o problema na requisição. Essa configuração não será obrigatória e servirá
para gravar no Log do SmartShare Agent uma mensagem apresentável do motivo pelo qual
ocorreu erro. Por padrão, somente será apresentado para seleção apenas os parâmetros de
retorno sem um alvo configurado;
Para salvar as configurações realizadas na atividade selecionada, o administrador
deverá clicar no botão correspondente a ação, como mostrado no passo 02 da figura 10.32.
Importante ressaltar que, é necessário que os serviços do Agent SmartShare estejam ativos e
iniciados, para que todas as atividades WebService sejam executadas pelo sistema e
direcionada ao destino correto. O Agent será responsável por monitorar o sistema no intervalo
de 5 minutos e dar sequência de execução nas pendências de atividades WebService.

Figura 10.32: Detalhando atividade do tipo WebService

Na aba Opções, o administrador deverá inserir as alternativas para o avanço da

atividade durante a execução do processo. Esta aba somente estará ativa para seleção, quando
a atividade for do tipo Usuário, caso contrário os campos ficaram desabilitados para
configuração. Segue o detalhamento da tela de Opções, como mostrado no passo 01 da figura
10.33:
Atividade: Estará informando o nome da atividade selecionada, para alterar esta
descrição o administrador deverá acessar o editor gráfico do processo;
Descrição: Informar a descrição da opção para seguir o fluxo;
Tipo de Opção: Selecionar o tipo de opção que será vinculada a descrição informada no
campo acima. Se a atividade possuir uma condicional para seguir em frente, o administrador
deverá preencher no mínimo duas opções, sendo que estas opções podem variar conforme
atividade;
Ordenação: Informar à ordem de exibição das opções na listagem das mesmas. Por
padrão esta ordem virá com uma ordenação pré-definida;
243
 Anexo Obrigatório: Marcar os anexos que terão sua inclusão obrigatória na atividade
selecionada. Os anexos listados no campo de seleção deverão estar previamente cadastrados
no gerenciamento de anexos, sendo possível cadastra-lo através do ícone em formato (+) ao
lado do campo de seleção, na qual será apresentada ao administrador a tela para gestão de
anexos. Por padrão, esta opção somente estará disponível para seleção, caso o campo Anexo
na aba Detalhes estiver sinalada com Visualização e Inclusão. Lembrando que, se no
detalhamento for configurado a opção de Visualização, Inclusão e Publicação, habilitará nesta
aba o campo Publicação Obrigatória, onde o administrador poderá selecionar algum dos anexos
com publicação obrigatória para que o fluxo avance;
Tipo de Validação: Este campo será habilitado ao selecionar algum anexo como
obrigatório, no mesmo, o administrador deverá definir como será realizada a validação dos
anexos inseridos no processo durante a execução do fluxo, este poderá ser por:
• Passo: Se selecionado, durante o andamento do fluxo o anexo obrigatório será
inserido ao fluxo uma única vez, não sendo necessário incluir o mesmo toda vez
que existir uma situação de reprovação do anexo.
• Tarefa: Ao selecionar esta opção, durante a execução do fluxo em situações de
reprovação de anexo ou retorno para a atividade que possui essa configuração,
será necessário inserir novamente o anexo obrigatório.
Assinatura Digital Obrigatória: Marcar os anexos que terão assinatura digital requerida
obrigatoriamente para que a atividade do fluxo seja avançada. Por padrão, somente será
apresentado este campo de configuração, caso o campo Anexo na aba Detalhes da atividade
estiver ativo, na qual, listará apenas os tipos de anexos Documento Eletrônico e Publicação
SmartShare definidos com assinatura do tipo Local;

NOTA: Para obter mais informações referente ao funcionamento do fluxo com anexos obrigatórios,
leia Apêndice XVII: Processo de Fluxo com Assinatura Local Obrigatória na página 452.

Tipo Opção Aprovação: Informar qual tipo de validação será realizada antes do avanço
do fluxo ser concretizado durante a execução do processo. Por padrão, este campo somente
será habilitado para configuração quando a opção de conferência selecionada para a atividade
for Quantitativa e Qualitativa e/ou quando a atividade estiver sinalada para utilizar anexos no
fluxo.
Segue detalhamento das opções apresentadas neste campo:
• Normal: Irá avançar o fluxo independente da análise de conferência dos critérios
e/ou das avaliações aplicadas nos anexos com assinatura Local obrigatória.
• Aprovadora: Ao selecionar esta opção durante a execução do fluxo, o sistema
somente permitirá o avanço da atividade se todos os critérios vinculados aos
tipos de documentos em conferência forem aprovados e/ou, caso existir
configurado, se todos os anexos com assinatura Local obrigatória forem
liberados para o sistema Signer, do contrário, será apresentado um alerta ao
usuário informando o motivo pela qual não é possível avançar a atividade com
está opção.
244
 • Reprovadora: Durante a execução do fluxo, caso o modo de conferência seja
CheckList, ao selecionar opção Reprovadora todos os critérios de todos os tipos
de documentos deverão estar analisados, mas não precisam necessariamente
estar reprovados, o mesmo acontecerá para os anexos com assinatura Local e
obrigatória. Se o modo de conferência for Simplificada, para utilizar esta opção,
deverá possuir ao menos um critério relacionado ao tipo de documento em
conferência definido como reprovado.

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração de anexos, leia Gerenciamento de
Anexos na página 255.

Salvar Formulário: Marcar para salvar o formulário e seus dados ao avançar o fluxo para
a atividade seguinte;
Requer Observação: Marcar para que a inclusão de observação nesta atividade seja
obrigatória pelo usuário executor. Por padrão, esta opção somente estará disponível para
seleção, caso o campo Observação na aba Detalhes estiver ativa;
Salvar Calendário: Marcar para salvar o formulário e seus dados durante a execução
dessa atividade;
Opção Aprovadora: Se marcado, esta opção quando selecionada irá aprovar os
documentos inseridos no fluxo durante a execução do processo. Por padrão esta opção somente
aparecerá para seleção, caso o fluxo seja iniciado condicionalmente e se o campo Controle de
Documento estiver marcado na tela de configuração do processo, sendo possível cadastrar em
uma atividade mais de uma opção aprovadora e vice-versa;
Avançar automaticamente ao anexar documentos obrigatórios: Se marcado, ao anexar
ao fluxo os documentos que são definidos como obrigatórios, o fluxo avançará automaticamente;
Opção Invisível: Se marcado, esta opção ficará invisível durante a execução do fluxo
para a atividade na qual for marcada como invisível;

NOTA: Para obter mais informações sobre opção aprovadora no fluxo, leia Fluxograma (Editor
Gráfico) na página 221.

Após todas as informações inseridas em tela, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura
10.33) para confirmar a inclusão no registro. Caso desista da configuração, o administrador terá
duas opções de saída, uma é clicando no botão CANCELAR (Passo 03, Figura 10.33) na qual
será direcionado para a aba Listar atividade do processo ou clicando no botão LIMPAR (Passo
04, Figura 10.33) para limpar as informações inseridas no registro. Todos os registros
cadastrados estarão dispostos no painel direito da aba Opções, como mostrado no passo 05 da
figura 10.33, onde o administrador terá permissão de detalhar o registro cadastrado podendo
realizar a edição e/ou exclusão do mesmo.

245
 Figura 10.33: Opções de atividades do processo

A configuração da aba Mensagem, somente se fará em atividade do tipo Usuário na

qual os campos Notificar Chegada e Observação estiverem selecionados para notificar, caso
contrário os campos da aba Mensagem ficarão ocultos. As mensagens poderão ser
customizadas de acordo com a necessidade, podendo utilizar campos do formulário e/ou
coringas em sua composição, ou seja, textos padrões que serão substituídos por dados do fluxo.
Nesta aba, o administrador visualizará a descrição da atividade selecionada, e um editor para
configurar a mensagem de notificação, como mostrado no passo 01 da figura 10.34. Após
customização da mensagem, o administrador deverá salvar a mesma, clicando no botão
correspondente a ação (Passo 02, Figura 10.34).

NOTA: Para obter mais informações referente à utilização de coringas, leia Gerenciamento de
Mensagem na página 303.

246
 Figura 10.34: Configurando mensagens ao processo

Nas configurações Avançadas da atividade do processo, disponibilizará ao

administrador a possibilidade de configurar o tempo que será investido na execução da atividade,
bem como configurar a mensagem de notificação, caso o tempo configurado para a atividade
esteja em risco e/ou ultrapassando o tempo estipulado como ideal para sua conclusão. Como
mostrado no passo 01 da figura 10.35, o administrador terá os campos para a configuração do
tempo, onde em:

• Painel Tempo
Tempo total da atividade: Informar o tempo limite para a execução da atividade
selecionada, podendo ser um prazo em minuto(s), hora(s), dia(s) ou semana(s);
Somar execuções duplicadas: Se marcado, o sistema irá somar o tempo investido na
atividade independentemente da opção e/ou condição que a mesma se encontra.

EXEMPLO 11: SOMAR TEMPO TOTAL DA ATIVIDADE

Na atividade de Aprovação Gestor o tempo limite configurado para a realização do mesmo

é de 4 horas, sendo que para esta aprovação foi investido 2 horas e a solicitação a ser aprovado foi

247
revisada e encaminhada ao solicitante novamente, ao retornar a atividade para Aprovação
novamente, o tempo investido nessa segunda aprovação será somado ao tempo investido na
primeira fase.

Figura 10.35: Configurações avançadas de atividades do processo

• Painel Notificações
As notificações de atividades atrasadas ou em risco deverão ser configuradas da
seguinte forma (Passo 02, Figura 10.35):
Destinatários: Selecionar o destinatário da notificação que será configurada, referente ao
tempo de execução da atividade. Para esta seleção, o administrador terá que clicar no ícone em
formato de Lupa ao lado do campo, que será apresentado ao mesmo a listagem de destinatários
cadastrados no sistema. Nesta listagem o administrador poderá escolher como destino da
notificação um Usuário, Papel, Executor, Superior ou Superior Imediato da atividade (Passo 01,

248
Figura 10.36), para isso terá de clicar sobre a aba desejada, selecionar o destinatário e em
seguida clicar em SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.36, para concluir a
associação do usuário ao campo destinatários;
Nível de escalonamento: Ao selecionar um destinatário para a notificação, irá abrir uma
caixa para que se informe o nível de escalonamento. Os níveis de escalonamento servem para
quando se deseja notificar uma hierarquia de superiores imediatos acima do escolhido. Para
enviar a notificação o sistema vai verificar a quantidade de níveis escolhidos e irá buscar o
superior imediato do mesmo, caso não encontre o superior imediato em algum nível, o e-mail vai
ser enviado para o último nível encontrado.

Notificar: Informar em que momento a notificação será enviada ao destinatário

configurado. Esse tempo poderá ser em minuto(s), hora(s), dia(s) ou semana(s), com mensagens
antes do tempo considerado ideal ou após o prazo;
Replicar Notificação: Marcar para que repita a notificação todas as vezes que a atividade
for encaminha, caso o processo seja aprovado ou reprovado.
Mensagem: Neste editor o administrador terá liberdade para configurar a mensagem de
notificação, podendo utilizar coringas e/ou campos do formulário como resultado da mensagem.
Após a inserção da mensagem é preciso clicar no botão ADICIONAR abaixo do editor para salvar
à notificação configurada. Todas as notificações adicionadas estarão dispostas abaixo do editor,
possibilitando ao administrador realizar a edição do registro, através do ícone em formato de
Lápis ou excluir o mesmo, clicando no ícone em formato de Lixeira localizado ao lado do
registro.

Figura 10.36: Listagem de destinatários para notificação de atividades

249
 • Painel Etiquetas
A opção de Gerar Etiquetas por atividade, dispõe ao usuário a possibilidade de gerar
etiquetas durante a execução do fluxo, que irão auxiliar o mesmo no controle de arquivos físicos
digitalizados e que estão indexados no sistema SmartShare através de anexos dos fluxos. Para
isso será necessário configurar os seguintes campos (Passo 03, Figura 10.35):
Gerar Etiqueta: Se sinalado, irá mostrar ao usuário os campos para configuração dos
dados que serão utilizados na geração de etiquetas;
Utilizar Chave Complementar: Se sinalado, na geração de etiqueta durante a execução
do fluxo será apresentado o campo Chave Complementar, além do campo Número da Caixa
para preenchimento. No campo Chave Complementar o valor inserido será utilizado para facilitar
a localização de documentos, em casos onde para um mesmo número de caixa exista tipos de
documentos e índices iguais, mas diferenciadas por lote, setor e/ou anexo;
Tipo de Valor: Selecionar qual o tipo de valor que o campo Chave Complementar irá
receber na execução do fluxo com etiqueta quando está opção de preenchimento for solicitada,
podendo escolher apenas entre as opções, Números ou Alfanuméricos;
Texto de Ajuda: Neste campo, o usuário poderá informar um texto com uma breve
explicação do que deve ser informado no campo Chave Complementar e que servirá como
auxílio ao usuário executor durante o andamento do fluxo. Por padrão este campo não possui
preenchimento obrigatório e caso não seja configurado, na execução do fluxo não será
apresentado ao usuário executor o ícone de ajuda com instrução referente ao campo;
Tipo de Documento: Neste campo informar qual tipo de documento será armazenado na
caixa durante a execução do fluxo ao gerar etiqueta dos documentos anexados ao fluxo. Por
padrão, os tipos de documentos apresentados neste campo serão os tipos de documentos dos
tipos de anexos da versão e do processo da atividade que está sendo configurada;
Índice Chave: Ao selecionar o tipo de documento este campo será carregado com os
tipos de índices vinculados ao tipo de documento selecionado, na qual, o usuário deverá
selecionar qual índice será utilizado para identificar os documentos dentro de uma determinada
caixa ao gerar etiqueta;
Neste painel será possível adicionar múltiplos tipos de documentos e seus respectivos
índices como chave para localizar caixas de documentos e gerar etiquetas. Para inserir uma
nova linha de configuração, o usuário deverá clicar no botão NOVA CONFIGURAÇÃO (+)
disposto ao lado da última linha de configuração (Passo 05, Figura 10.35). Toda linha de
configuração de tipos de documentos e índices chave, irão dispor ao usuário um botão para
realizar a exclusão da mesma, representado pelo ícone em formato de Lixeira, como mostrado
no passo 04 da figura 10.35. Importante ressaltar que, não será permitido excluir todas as linhas
de configuração de etiqueta e configurar o mesmo tipo de documento múltiplas vezes para a
mesma atividade.
Para validar a inclusão do tempo para a atividade selecionada e as configurações de
etiqueta, o administrador deverá clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 06 da figura
10.35.
Na aba Restrições será disponibilizada ao administrador a possibilidade de configurar
as restrições de visibilidade e obrigatoriedade dos campos do formulário diretamente pela tela

250
de Gerenciamento de Atividade. Esta aba somente estará disponível para configuração, quando
a atividade for do tipo Usuário e possuir um formulário associado à mesma.
Segue o detalhamento da tela de Restrições, como mostrado no passo 01 da figura
10.37:
Atividade: Este campo estará informando o nome da atividade selecionada, para
configurar as restrições de campos;
Opção: Neste campo terá a listagem de opções de avanço do fluxo configuradas para a
atividade. Por padrão, caso a restrição de campos seja aplicada para todas as opções de avanço
do fluxo, ao adicionar uma nova opção de avanço às restrições serão replicadas;
Campos do Formulário: Neste painel estará disposta a listagem de todos os campos do
formulário de acordo com a estrutura definida na configuração do mesmo (Painéis, Tabelas,
Colunas e Abas). Para iniciar a associação dos campos as restrições, o administrador deverá
sinalar na listagem o campo na qual deseja aplica alguma restrição, em seguida clicar no botão
correspondente com ação desejada e adicionar o campo ao painel de acordo com o botão
selecionado (Passo 02, Figura 10.37);
Obrigatórios: Neste painel estará a lista de campos que terão seu preenchimento
requerido na atividade, ou seja, caso não sejam preenchidos durante a execução do processo,
o avanço da mesma será impedido. Por padrão, não será permitido utilizar este tipo de restrição
em campos do tipo Separador e/ou Linha Separadora;
Desabilitados: Os campos apresentados dentro desse painel ficarão desabilitados para
inclusão de informações e/ou seleção de itens durante a execução da atividade. Por padrão, não
será permitido utilizar este tipo de restrição em campos do tipo Separador e/ou Linha Separadora;
Invisíveis: Os campos dentro desse painel ficarão ocultos na atividade selecionada,
podendo definir qualquer tipo de campo existente no formulário como invisível;
Para todos os painéis de restrições, terá à disposição do usuário administrador à
possibilidade de desassociar a restrição imposta ao campo a qualquer momento, para isso o
mesmo deverá selecionar o campo e clicar no botão DESASSOCIAR abaixo do painel, como
mostrado no passo 03 da figura 10.37;

251
 Figura 10.37: Configurações de restrições de campos por atividade do processo

Importante ressaltar que, as configurações de restrições realizadas pelo Gerenciamento

de Atividade do processo, serão replicadas para a configuração de restrições no Gerenciamento
de Campos do formulário.

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração de restrições, leia Gerenciamento
de Campos na página 267.

Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de

atividades do processo, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no
passo 04 da figura 10.37. Para sair da tela de Gerenciamento de Atividades, o administrador
deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura
10.37 ou acessar outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo
06, Figura 10.37), onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado.

252
Gerenciamento de Condições

O Gerenciamento de Condições dispõe ao administrador a possibilidade de gerenciar as

condições que serão utilizadas no processo, ou seja, caso o fluxo criado possua passos que
sejam condicionais, o mesmo deverá configurar o caminho que o fluxo seguirá nos passos de
decisão. Para acessar a tela de gestão de condição, o administrador deverá clicar no menu
Condições localizado do lado direito do painel de edição de processo, que será apresentado ao
mesmo a seguinte tela (Figura 10.38):

Figura 10.38: Listando condições do processo

Os registros presentes na aba Listar (Passo 01, Figura 10.38), são gerados
automaticamente pelo sistema, no momento do desenho do fluxo pelo editor gráfico (Item
Fluxograma do menu processos), cabendo apenas neste momento configurar a rota que o fluxo
seguirá, já que sua inclusão somente será permitida pelo editor. Para tanto, é fundamental que
as atividades e suas devidas opções estejam cadastradas. Nesta aba, o administrador poderá
realizar busca em todos os registros cadastrados, clicando sobre a opção Buscar, como
mostrado no passo 02 da figura 10.38, e informar a descrição da condição que deseja encontrar.
Depois de clicar no botão BUSCAR, serão apresentados ao administrador todos os registros com
a descrição ou parte dela, igual ao usado na busca. Para detalhar os registros listados, o
administrador deverá acessar a aba Detalhes, o acesso a esta aba poderá ser feito através do
ícone Detalhar Registro localizado ao lado de cada registro ou clicando diretamente na aba
Detalhes. Ao detalhar o registro, uma tela será apresentada com todas as informações sobre a
condição selecionada, como mostrado no passo 01 da figura 10.39. A seguir um breve
detalhamento referente aos campos da tela citada:

253
 Figura 10.39: Detalhando condições de processos

Atividade Origem: Estará informando a descrição da atividade de origem, para alterar a

descrição o administrador deverá acessar o editor ou o gerenciamento de atividades;
Atividade Destino: Informará a descrição da atividade destino, ou seja, o caminho que o
fluxo seguirá ao avançar a atividade de origem. A alteração deste campo é realizada da mesma
forma que o campo acima;
Descrição: Informar a descrição da condição selecionada, sendo possível a alteração da
mesma;
Detalhamento: Campo opcional utilizado para fornecer mais informações sobre a
atividade selecionada;
Opção: Selecionar a opção de condição, ou seja, no andamento do processo se o usuário
selecionar esta opção o fluxo seguirá para um destino ou outro levando em consideração a
condição configurada;
Ação Adicional: Selecionar a ação adicional da condição, podendo ser: Nenhum,
Selecionar Múltiplos Executores ou Definir Usuários Opcionais e Obrigatórios. Por padrão esta
opção somente estará habilitada para seleção, caso a próxima atividade do fluxo seja para um
papel. Durante a execução do fluxo ao chegar nesta condição, será apresentado ao executor
uma tela com todos os usuários vinculados ao papel da próxima atividade, no qual o mesmo
deverá selecionar um ou mais usuários que a atividade será direcionada;
Condição: Descrever sobre qual condição a atividade será avançada, podendo utilizar o
valor de um campo do formulário como base para o avanço;

NOTA: Para obter mais informações referente à configuração de condição de avanço, leia
Apêndice V: Condições de Avanço por Campos do Formulário na página 418.

Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição do

registro (Passo 02, Figura 10.39). Para acessar outro menu de configuração do processo de

254
forma rápida, o administrador deverá acessar a opção Ir para... (Passo 03, Figura 10.39), na
qual será encaminhado diretamente ao menu selecionado.
Importante ressaltar que, a exclusão de condições, igualmente a inclusão, é realizada
somente através de editor gráfico.
Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de
condições, o administrador deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04
da figura 10.39. Para sair da tela Gerenciamento de Condições, clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.39.

Gerenciamento de Anexos

No Gerenciamento de Anexos, o administrador poderá configurar anexos que possam

vir a ser adicionados ao longo da execução do fluxo, podendo ser um documento eletrônico, uma
publicação SmartShare, um endereço web ou um documento modelo. É possível também,
configurar a estes anexos restrições de inclusão e visualização, ou seja, configurar os papéis
que terão permissão de acesso ao anexo. A inclusão de anexos é feita da seguinte forma, o
administrador deverá acessar o menu Anexos e clicar na aba Incluir, como mostrado na figura
abaixo:

255
 Figura 10.40: Incluindo anexos

Segue detalhamento para o correto preenchimento da tela de inclusão (Passo 01, Figura
10.40):
Descrição: Informar o nome do anexo;
Ícone: Selecionar o ícone que será utilizado para identificar o anexo. Para esta seleção
o administrador deverá clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo, que será
disponibilizado uma tela com a listagem de ícones disponíveis para seleção;
Armazenar Histórico: Selecionar o tipo de armazenagem de histórico do anexo. Tendo
como opção: Nunca, Somente a versão final ou todas as alterações;
Tipo Anexo: Selecionar o tipo de anexo, podendo ser:

256
• Documento Eletrônico: Se selecionado, o documento deverá ser anexado
através de upload de arquivos. Ao selecionar este tipo, serão apresentados ao
administrador os seguintes campos:
Permite receber assinatura digitalmente: Marcar se o anexo poderá ou não
receber assinatura digital através do certificado digital durante a execução do
fluxo. Por padrão, se opção Sim for marcada habilitará o campo Tipo de
Download do Documento.
Tipo de Download do Documento: Neste campo, informar qual será o tipo de
validação para o download dos anexos atrelados a assinatura digital, este
download poderá ser: Apenas Documentos Assinado, Apenas Documento
Original ou Documento Original e Assinado. De acordo com a opção
selecionada, ao clicar no ícone para iniciar a assinatura dos anexos, o download
do mesmo será realizado conforme a opção configurada.
Tipo de Assinatura: Informar qual tipo de assinatura o tipo de anexo que está
sendo configurado poderá receber, podendo ser: WEB, que se sinalado, a
assinatura digital dos documentos vinculados a este tipo de anexo será realizada
através do SmartShare via Web, quando o ícone de assinatura for acionado. Por
padrão este tipo de assinatura será apresentado sinalado. Se a opção Local for
sinalada, ao clicar no botão para assinar o documento será apresentado ao
usuário no visualizador da publicação a opção de liberar o ou não o anexo para
assinatura, ou seja, a assinatura não será realizada via Web, a mesma será
apenas liberada para o sistema SmartShare Signer onde as mesmas serão
realizadas. Importante ressaltar que, o SmartShare Signer é um módulo
complementar do sistema SmartShare para assinatura em lote de documentos.
• Publicação SmartShare: Se selecionado, o anexo deverá ser uma publicação
existente no SmartShare. Ao selecionar este tipo, serão apresentados ao
administrador os seguintes campos:
Tipo de Documento: Informa qual o tipo de documento possui publicações no
sistema e que será utilizado como anexo do processo.
Pasta Inicial: Selecionar a pasta onde estão as publicações que serão utilizadas
como anexo.
Exclusivo: Selecionar para que o anexo tipo Publicação SmartShare tenha
exclusividade na inserção do mesmo no processo, isso garante que o mesmo
documento não seja adicionado em dois processos correntes e/ou finalizados.
Tendo como opção Todos os Fluxos, irá verificar se o anexo está sendo utilizado
no processo independente do status, Fluxo em Andamento, irá verificar se o
anexo está sendo utilizado no processo para atividades em andamento.
• Endereço Web: Se selecionado, o anexo deverá ser publicado através de uma
URL.
• Documento Modelo: Se selecionado, o administrador deverá informar um
documento que servirá como um padrão para publicação de anexos. Ao

257
 selecionar esta opção, o campo Documento será apresentado, nele deve-se
informar o documento que servirá como modelo.
Obs.: De acordo com o tipo de anexo selecionado os campos disponibilizados podem se
alterar para comportar as informações.
Diretório: Selecionar o diretório para salvar o anexo. Por padrão será listado alguns
diretórios que são inclusos na instalação, para cadastrar novos diretórios os mesmos devem ser
previamente inclusos no gerenciamento de diretório;

NOTA: Para obter mais informações referente a diretórios, leia Gerenciamento de Diretórios na
página 143.

Limite de Versões: Informar o limite de versões suportado pelo anexo. Por padrão, este
campo vem vazio que simboliza sem limite de versão;
Visualização Restrita: Marcar se, a visualização ao anexo deve ser restrito ou não. Se
restrito, será posteriormente configurada a restrição na aba Restrições do gerenciamento de
anexo;
Inclusão Restrita: Marcar se, a inclusão do anexo deverá ser restrita ou não. Essa
configuração também será realizada na aba Restrições;
Publicar ao concluir: Marcar se, o anexo poderá ser publicado ao concluir sua inclusão
no processo, sendo que, está opção somente estará disponível para seleção nas configurações
de anexos quando o tipo de anexo selecionado for um Documento Eletrônico ou Endereço Web.
Caso este campo seja marcado para o tipo de anexo Endereço Web, um novo campo será
apresentado para configuração do tipo de documento que será utilizado para a publicação, sendo
obrigatório o seu preenchimento;
Tipo Documento: Informar qual tipo de documento será associado ao anexo quando a
publicação do mesmo for iniciada durante a execução do fluxo. Por padrão está opção de
configuração será apresentada para os anexos do tipo Documento Eletrônico, Publicação
SmartShare e Endereço Web, não sendo obrigatório o seu preenchimento para os tipos
Documento Eletrônico e Publicação SmartShare;
Relacionamento de Índice: Este campo de configuração somente será apresentado para
seleção, caso o tipo de anexo informado seja Documento Eletrônico e tenha um Tipo de
Documento atrelado. Nesta configuração, o usuário poderá relacionar os índices do tipo de
documento selecionado a campos existentes no formulário, com isso, durante a execução do
fluxo ao publicar o anexo, os valores inseridos nos campos do formulário relacionados, serão
definidos como valor do índice do documento que está sendo publicado. Também na
configuração de relacionamento, será possível definir se durante a publicação do anexo os
índices preenchidos por valores existentes nos campos do formulário estarão desabilitados ou
não. Caso a opção seja manter o índice desabilitado na tela de publicação, as informações
extraídas do formulário não poderão ser alteradas pelo usuário durante a publicação do anexo.
Os relacionamentos de índices e campos poderão ser editados ou excluídos pelo usuário a
qualquer momento, basta utilizar os botões correspondentes com a ação desejada. Importante

258
ressaltar que, na lista de campos do formulário para relacionamento somente aparecerá os
campos do tipo: Caixa de Preenchimento, Caixa de Seleção, Consulta, Marcador Único
(Formulário SmartShare) e Seleção Única (Formulário 2.0);
Visualizador Padrão: Marcar para utilizar o visualizador próprio da solução sem a
necessidade de possuir o software proprietário instalado. Ao marcar essa opção será
apresentado ao administrador um campo para selecionar o tipo de visualizador, podendo ser:
Visualizador Padrão Interno e Visualizador Padrão Externo. Importante ressaltar que, caso o
visualizador selecionado seja o Visualizador Padrão Interno e o tipo de anexo um Documento
Eletrônico, na aba Restrições desse gerenciamento será apresentado um novo painel para
configurar os papéis que poderão exportar os anexos com este visualizador para o formato PDF
durante a execução do fluxo, sendo que, se o tipo de anexo for uma Publicação SmartShare esta
regra de perfis para exportação será a mesma configurada nas configurações do tipo de
documento;
Edição On-Line: Marcar se, a edição dos anexos será feita através da tecnologia
Webdav. Lembrando que, esse tipo de edição só funciona com documentos da plataforma
Microsoft Office;
Permite receber assinatura digitalmente: Marcar se o tipo de anexo poderá ou não
receber assinatura digital através do certificado digital. Por padrão, se a opção Sim for marcada
habilitará o campo Tipo de Download do Documento e Tipo de Assinatura. Por padrão, este
campo somente será apresentado quando a Assinatura Digital estiver ativa na licença;
• Tipo de Download do Documento: Neste campo, informar qual será o tipo de
validação para o download de documentos atrelados a assinatura digital, este
download poderá ser: Apenas Documentos Assinado, Apenas Documento
Original ou Documento Original e Assinado. De acordo com a opção
selecionada, ao clicar no ícone para iniciar a assinatura de documentos para o
anexo, o download do documento que receberá assinatura será realizado
conforme a opção configurada.
• Tipo de Assinatura: Informar qual tipo de assinatura o tipo de anexo que está
sendo configurado poderá receber, podendo ser: WEB, se sinalado, a assinatura
digital das publicações vinculadas a este tipo de documento será realizada
através do SmartShare via Web, quando o ícone de assinatura de documentos
for acionado. Por padrão este tipo de assinatura será apresentado sinalado.
Local, se essa opção for sinalada, ao clicar no botão para assinar o documento
será apresentado ao usuário no visualizador da publicação a opção de liberar o
ou não o documento para assinatura, ou seja, a assinatura não será realizada
via Web, a mesma será apenas liberada para o sistema SmartShare Signer onde
as mesmas serão realizadas. Importante ressaltar que, o SmartShare Signer é
um módulo complementar do sistema SmartShare para assinatura em lote de
documentos.
Permite realizar download: Marcar este campo, para permitir o download dos arquivos
vinculados a este anexo durante a execução do fluxo;

259
 Texto para marca d’agua: Informar a marca d'agua que será visualizada nos anexos. Por
padrão, essa configuração funciona apenas com o visualizador padrão;
Extensões desejadas: Informar as extensões de arquivos desejadas para o anexo do tipo
Documento Eletrônico que está sendo configurado, separados por vírgula. Com essa
configuração, durante a execução do fluxo ao selecionar o anexo, no carregamento de arquivos
para seleção virá pré-definido os arquivos que possuem as extensões personalizadas no
Gerenciamento de Anexos. Caso o usuário altere a apresentação e selecione arquivos com
extensões diferentes da que foi previamente configurada, não será permitido pelo sistema a
inclusão do mesmo no fluxo em execução e um alerta será apresentado o mesmo informando o
ocorrido;
Após todos os dados do anexo configurado, clicar no botão SALVAR para concluir a
inclusão do registro (Passo 02, Figura 10.40).
Na aba Restrições, o administrador deverá configurar os papéis que terão permissão
de visualização, inclusão, exportação e/ou download do anexo selecionado. Esta aba
disponibilizará a descrição do anexo selecionado (Passo 01, Figura 10.41), e os campos ativos
para definição dos papéis com permissão de acesso ao anexo (Passo 02, Figura 10.41), sendo
que, os campos para a realização dessa configuração serão apresentados de acordo com o tipo
de anexo e opção de selecionada para o mesmo, sendo:
Documento Eletrônico: Para este tipo anexo, na aba Restrições será apresentado o
campo Download Permitido Para, e caso as opções Inclusão Restrita, Visualização Restrita e
Visualizador Padrão Interno também sejam sinaladas, será disposto nesta aba os campos para
definir os papéis com permissão para visualização, inclusão e exportação para PDF;
Publicação SmartShare: Se as opções de Inclusão Restrita e Visualização Restrita
estiverem selecionadas para este tipo de anexo, na aba Restrições será apresentada os campos
correspondentes, para a definição dos papéis com permissão. Por padrão, para este tipo de
anexo as configurações de permissão para realizar o download do anexo e/ou exportar o mesmo
para PDF será de acordo com os perfis definidos para o tipo de documento selecionado;

NOTA: Para obter mais informações referente a restrições de tipos de documentos, leia
Gerenciamento de Tipo de Documento na página 96.

Endereço WEB: Para este tipo de anexo será apresentada os painéis de restrições
Inclusão Restrita Para e Visualização Restrita Para caso esta opção seja selecionada nas
configurações do anexo;
Documento Modelo: Neste tipo de anexo somente será possível configurar os papéis
com permissão de visualização, caso a opção Visualização Restrita seja sinalada nas
configurações do mesmo;
Para definir os papéis com permissão ao anexo selecionado, clicar no botão Associar
(Passo 03, Figura 10.41).

260
 Figura 10.41: Restrições do anexo

Após clicar no botão Associar, uma tela será apresentada ao administrador contendo
uma listagem de possíveis papéis para seleção (Passo 01, Figura 10.42), onde o administrador
deverá marcar os papéis que deseja dar permissão ao anexo e clicar em SALVAR para validar
a seleção (Passo 02, Figura 10.42).

261
 Figura 10.42: Associando papéis ao anexo

Para desassociar papéis, é necessário selecionar o mesmo na lista e clicar na opção

correspondente a ação. Importante ressaltar que, nos painéis de inclusão e exportação os papéis
apresentados para seleção, serão de acordo com os papéis selecionados com permissão de
visualização.
Todos os anexos cadastrados estarão dispostos na aba Listar, permitindo ao
administrador ordenar os registros cadastrados por ordem alfabética, usando como critério
algumas descrições do anexo (Passo 01, Figura 10.43) ou realizar buscas por todos os registros
cadastrados, através da aba Buscar (Passo 02, Figura 10.43). Para acessar mais informações
referentes ao registro cadastrado, o administrador deverá clicar no ícone Detalhes disposto ao
lado de cada registro (Passo 03, Figura 10.43), na qual o mesmo será direcionado a aba
Detalhar.

262
 Figura 10.43: Listando anexos

Na aba Detalhar, o administrador além do detalhamento de informações sobre o anexo

selecionado, o mesmo poderá realizar a edição do registro (Passo 01, Figura 10.44). Lembrando
que, a realização de alterações no registro se fará caso o processo estiver em modo de revisão,
do contrário os dados dessa tela estarão desabilitados. Se alterações forem realizadas no
registro, o administrador terá que clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura
10.44 para confirmar a edição.

Figura 10.44: Detalhando anexos

A exclusão de um anexo pode ser realizada de três maneiras, são elas:

263
 Primeiro, o administrador terá que acessar a aba detalhes, clicar no ícone EXCLUIR
(Passo 03, Figura 10.44).
Segundo, na tela de listagem o usuário deverá localizar o registro a ser excluso e clicar
no ícone em formato de Lixeira (Passo 01, Figura 10.45), em seguida será apresentado ao
administrador uma tela para a confirmação da exclusão do registro.
Terceiro também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros,
para isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 02,
Figura 10.45), e clicar na opção Excluir Selecionados como mostrado no passo 03 da figura
10.45.

Figura 10.45: Excluindo anexos

Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de

anexos, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04 da figura
10.45. Para sair da tela de Gerenciamento de Anexos, o administrador deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.45 ou acessar outro
menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 06, Figura 10.45), onde
será encaminhado diretamente ao menu selecionado.

Gerenciamento de Formulários

No Gerenciamento de Formulários do SmartShare, o administrador fará a gestão dos

formulários que serão utilizados nas atividades do fluxo, com a possibilidade de montar todos os
campos pertencentes ao mesmo, trabalhar a visibilidade, a obrigatoriedade e se o campo estará
habilitado em diferentes atividades. A inclusão de formulários é feita da seguinte forma, o
administrador deverá acessar a tela principal do processo e clicar no menu Formulário, que será
apresentado ao mesmo a tela de Gerenciamento de Formulários. Nesta tela, o administrador
deverá clicar na aba Incluir para cadastrar um novo registro, como mostrado na figura abaixo:

264
 Figura 10.46: Incluindo formulários

Os campos da tela de inclusão deverão ser preenchidos da seguinte forma (Passo 01,
Figura 10.46):
Descrição: Informar um nome para o formulário;
Histórico: Selecionar qual será o tipo de armazenamento histórico de campos do
formulário, sendo possível escolher entre as seguintes opções: Não Armazenar, Somente
versão final ou Todas as alterações;
Ícone: Selecionar o ícone que será associado ao formulário, clicando no ícone em
formato de Lupa;
Tipo Formulário: Selecionar o tipo de formulário a ser criado. Dependendo da seleção
feita neste item podem aparecer novos campos para preenchimento de dados. Existem quatro
tipos de formulários, são eles:
• SmartShare: Ao selecionar esta opção será apresentado ao administrador três
novos campos. Estilo, selecionar um estilo de formulário previamente cadastrado
no sistema que será utilizado como base do formulário a ser criado, Template,
selecionar um template de formulário previamente cadastrado no sistema e
Posição Descrição, informar à posição que a descrição dos campos estará
disposta no formulário. Ao confirmar esta opção, será acrescentado um ícone na
aba Listar para o modelamento do formulário;
• Formulário 2.0: Ao selecionar esta opção não aparecerá nenhum campo além
dos que já foram preenchidos, acrescentando apenas novos ícones na aba
Listar para o modelamento do formulário e configuração de campos;
Após o preenchimento de dados referente ao novo formulário, clicar em SALVAR para
validar a inclusão do formulário (Passo 02, Figura 10.46).
Na aba Atividade, o administrador deverá marcar as atividades do processo que terão
o formulário vinculado (Passo 01, Figura 10.47), em seguida clicar no botão SALVAR, como
mostrado no passo 02 da figura 10.47. O acesso a esta aba poderá ser feito também, através do

265
ícone Associar Atividade, disposto na listagem de registro, como mostrado no passo 03 da
figura 10.48.

Figura 10.47: Associando atividades ao formulário

Todos os formulários cadastrados estarão disponíveis ao administrador, através da aba

Listar, onde o mesmo poderá realizar buscas por todos os registros cadastrados e ordena-los
por ordem alfabética, usando como critério informações cadastradas aos formulários (Passo 01,
Figura 10.48). Esse tipo de ordenação facilita a localização de um determinado formulário em
meio aos registros cadastrados.

Figura 10.48: Listando formulários

Através dos ícones dispostos ao lado de cada registro é possível acessar o

Gerenciamento de Campos, Editor Formulário (Esta opção aparecerá somente se o tipo de
formulário for: Formulário 2.0), a aba Atividade e a aba Detalhar (Passo 02 e 03, Figura 10.48).
Na aba Detalhar, o administrador visualizará todas as informações sobre o formulário
selecionado, podendo realizar alterações no registro, bem como a exclusão do mesmo (Passo
01, Figura 10.49).

266
 Figura 10.49: Detalhando formulários

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Lembrado que, alterações só poderão ser realizadas quando o processo estiver em

modo de edição (revisão) do contrário os dados virão desabilitados.

Gerenciamento de Campos

Para comportar o cadastro dos formulários, o SmartShare permite ao administrador

realizar a inclusão de diversos tipos de campos, na qual sua maioria permite trabalhar com limite
de caracteres, valor inicial que o campo terá no formulário, largura e comprimento do campo.
Esse tipo de gerenciamento somente será disponibilizado para formulários SmartShare e
Formulário 2.0, tipos de formulários que serão abordados neste tópico.

Formulário SmartShare:
Após o cadastro do formulário SmartShare, na aba Listar do Gerenciamento de
Formulários, será disponibilizado ao administrador um novo gerenciamento, que servirá para
realizar o cadastro dos campos pertencentes ao formulário e para configurar a regra de
visibilidade do mesmo. O Gerenciamento de Campos, do formulário do tipo SmartShare estará
representado pelo ícone, como mostrado no passo 04 da figura 10.48, e quando selecionado
abrirá a seguinte tela (Figura 10.50):

267
 Figura 10.50: Incluindo campos no formulário SmartShare

Código: Informar o código do campo. Este campo poderá ser utilizado como coringa, no
retorno de consultas SQL ou em mensagens de notificação. Por padrão, este campo vem
preenchido, mas é passível de alteração;
Descrição: Informar a nome que o campo terá no formulário;
Ordenação: Informar à ordem de exibição dos campos no formulário. Por padrão esta
ordem virá com uma ordenação pré-definida, que levará em consideração a ordem de cadastro
dos campos inseridos pelo administrador;
Negrito: Se selecionado, o campo no formulário ficará com sua descrição em destaque
(Negrito);
Classe CSS: Informar a classe CSS que o campo terá, ou seja, o estilo específico do
campo;
Tipo de Campo: Selecionar o tipo de campo. Segue abaixo o detalhamento dos tipos de
campos e suas principais particularidades:
• Caixa de Preenchimento: Esse campo servirá para o preenchimento de valores
pequenos. Ao seleciona-lo habilitará o campo Tipo de Valor.
• Área de Texto: Uma área maior para preenchimento de texto, normalmente
utilizado para grande conteúdo de informações textuais. Neste campo, é
possível customizar o valor inicial do campo no formulário, para isso o
administrador deverá acessar a opção Textos no menu Ir para... (Passo 03,
Figura 10.50), na qual será apresentada ao mesmo a tela de Gerenciamento de
268
 Texto Inicial (Figura 10.51). Para incluir um texto inicial ao campo, clicar sobre a
aba Incluir, selecionar o campo que deseja inserir um texto inicial, como
mostrado no passo 01 da figura 10.51, e no campo Valor, inserir a mensagem
de texto no editor (Passo 02, Figura 10.51), em seguida clicar no botão SALVAR
para concluir a configuração de texto (Passo 03, Figura 10.51).

Figura 10.51: Gerenciamento de texto

• Caixa de seleção: Este campo trará uma lista com as opções cadastradas para
seleção. Para configurar os itens da caixa de seleção, o administrador terá que
acessar a aba Listar do Gerenciamento de Campos e clicar sobre o ícone Itens
na tela de gerenciamento, onde poderá cadastrar as opções que achar
necessárias.
• Marcador: Disponibilizará no formulário itens para que sejam marcados. Essas
opções de marcação devem ser previamente cadastradas no Gerenciamento de
Item, que será habilitado após a inclusão deste campo (marcador), representado
por um ícone disposto na aba Listar do Gerenciamento de Campos. Além disso,
ao selecionar este tipo de campo habilitará a opção Colunas, onde o
administrador deve informar o número de colunas de itens que o campo
marcador terá;
• Observação: Cadastra-se um campo Observação para que um espaço no
formulário seja criado, onde o usuário poderá inserir alguma informação extra no
formulário. Ao selecionar esta opção, habilitará um campo de marcação Linha
Separadora, que poderá ser utilizado como separador entre dados e campos.
• Tabela: Utilizado nos formulários para representar grades de dados, permitindo
ao administrador configurar a largura e o número de linhas que a tabela terá. Ao
marcar este tipo, habilitará os campos Título, onde o administrador deve informar

269
 o nome da tabela que está criando, e o campo Permite Incremento, que permitirá
o usuário dentro da execução do formulário adicionar linhas à tabela.
• Coluna: Esta opção estará disponível quando houver um campo do tipo tabela
já cadastrado ao formulário, ou seja, após a inclusão da tabela o administrador
deverá cadastrar as colunas pertencentes à mesma. Ao selecionar este tipo
habilitará Campo Superior, para selecionar a qual tabela a coluna pertencerá.
• Painel: Elemento que serve para organizar objetos dentro do formulário. Cria-se
um painel em seguida cria-se uma tabela selecionando como campo superior o
painel criado, assim, a tabela estará sendo criada dentro do painel.
• Aba: Ainda para auxiliar na organização do formulário, abas podem ser criadas
dentro de um painel. Por exemplo: pode-se criar um painel, com duas abas, e
cada aba conterá uma tabela diferente para inserir informações. Para estes
recursos sempre é necessário ir associando os campos criados a seus
respectivos campos superiores.
• Editor: Editor de texto com funções avançadas. Nele é possível trabalhar com
negrito, itálico, sublinhado, alinhamento de texto, cores de fonte e diferentes
estilos de fonte. O editor tem a opção de ser aberto diretamente no formulário,
ou ser aberto em uma nova janela e retornar apenas o texto para o formulário,
para isso é necessário marcar o campo Executar numa nova janela.
• Consultas: Campo especial para possibilitar que consultas a base de dados seja
realizado dentro do formulário. Após o cadastramento do campo, acessar o
menu Ir para... (Passo 03, Figura 10.50), localizado na parte superior direita da
tela, e selecionar o item Consultas SQL. Selecionando o item, um gerenciamento
para cadastro de consulta será aberto, na qual o administrador deverá selecionar
o campo consulta a conexão com a base de dados e inserir o comando SQL,
como mostrado no passo 01 da figura 10.52.

Figura 10.52: Incluindo Consulta SQL

270
 NOTA: Para obter informações referente à construção do SQL, leia Apêndice VI: Construção
SQL Campo Consulta do Formulário na página 419.

EXEMPLO 12: COMANDO SQL PARA CAMPO CONSULTA

O exemplo abaixo representa a construção de um comando SQL que lista código e a

descrição de usuários da tabela USUARIO. Nesta consulta ao banco de dados configurado irá
retornar o nome do usuário selecionado para o campo do formulário de código 4 (target=.4.):
SELECT <coluna title="Código" procura="true" name="cd_usuario" />, <retcoluna
title="Nome" procura="true" target="2" name="ds_usuario" /> FROM USUARIO where
cd_usuario = ‘<campo id="17" />’
Lembrando que, a consulta deve ser montada de acordo com a necessidade do usuário,
podendo informar no mesmo comando vários retornos.

• Programa Externo: Neste tipo de campo, o administrador deverá informar no

Valor Inicial o link externo para chamar no formulário do processo um programa
externo, podendo ser: uma página web, outro formulário ou a janela de um
sistema específico;
• Tipo de Valor: Este campo será habilitado, após selecionar o tipo de campo
Caixa de Preenchimento. No Tipo de Valor o administrador deverá selecionar os
valores auxiliares no preenchimento do campo, são eles:
Número Decimal: Se selecionado, o campo Caixa de Preenchimento só poderá
receber esse tipo de informação durante a execução do fluxo.
Número Inteiro: O campo somente poderá ser preenchido com números inteiros,
do contrário o sistema irá alertar o usuário a respeito.
Letras e Números: Se selecionado, o campo poderá ser preenchido no formulário
com letras e números.
Data: Este campo servirá para informar datas, disponibilizando ao usuário um
calendário ao lado do campo, que auxiliará na seleção da data. Importante
ressaltar que para este campo será necessário à configuração de um período
válido.
Propriedade do Processo: Para este campo, é possível selecionar os seguintes
valores inicias para a caixa de preenchimento:
• Usuário Solicitante: Este campo será preenchido automaticamente com
o nome do usuário que iniciar o fluxo com esta configuração no campo;
• Área Solicitante: Será preenchido automaticamente com a descrição da
área principal vinculada ao usuário que iniciar o fluxo com esta
configuração no campo;
• Data de Início: Este campo será preenchido com a data que o usuário
solicitante iniciar o fluxo com este campo no formulário;

271
 • E-mail do Solicitante: Será preenchido automaticamente com a
descrição do e-mail vinculado ao usuário que iniciar o fluxo;
• Ramal do Solicitante: Será preenchido automaticamente com o número
do ramal vinculado ao usuário solicitante;
• Código do Fluxo: Este campo será preenchido automaticamente com o
número, correspondente ao código do fluxo que está sendo iniciado;
• Descrição do Fluxo: Será automaticamente preenchido com a descrição
do fluxo, definida nas configurações do processo;
• Prazo da próxima Tarefa: Por padrão ao selecionar está opção de tipo
de valor, habilitará o campo Atividade Base, onde o administrador
deverá informar qual a atividade de tempo que será utilizada como base
para o controlador de tempo, e campo Prazo Em, para definir o
controlador de tempo será em Minutos, Horas, Dias ou Data, ou seja,
durante a execução do fluxo o campo receberá um valor de tempo que
irá definir o prazo de tempo que o próximo executor terá para concluir a
atividade que possui o campo base (Controlador de Tempo);
• Propriedade de Integração: Caso essa opção seja selecionada, será
apresentada ao administrador o campo Propriedade do AD, onde o
mesmo deverá selecionar a propriedade que será apresentada no
campo quando o usuário iniciar o fluxo. Lembrando que, para iniciar a
configuração desse campo com está opção é necessário que as
propriedades do AD sejam previamente cadastradas no Gerenciamento
de Propriedades de Integração do AD;

NOTA: Para obter informações referente à configuração de propriedades do Ad, leia

Gerenciamento de Propriedades de Integração do AD na página 182.

• Prioridade do Fluxo: No SmartShare é possível priorizar os fluxos em

andamento, levando em consideração o resultado de cálculos internos
estabelecidos ou valor inserido na propriedade Prioridade do Fluxo. Este
tipo de priorização, tem como intuito facilitar a tomada de decisão
referente a qual fluxo atender primeiro, de acordo com o resultado
existente neste campo. Importante ressaltar que, durante a execução do
formulário, não será permitido inserir neste tipo de campo, valores com
caracteres especiais, letras e/ou números negativos, somente valores
numéricos inteiros e positivos será permitido adicionar ao campo. Por
padrão, somente será possível criar um campo deste tipo no formulário
de um mesmo processo. Além disso, os valores correspondentes aos
níveis de prioridade para atendimento do fluxo, ou seja, qual valor será
para definir prioridade alta, média ou baixa de atendimento, é
customizado de acordo com a instituição. Para acessar a priorização de

272
 fluxos, o administrador deverá aplicar filtro na listagem de Minhas
Atividades e Acompanhar Processo;

NOTA: Para obter informações referente ao filtro por prioridade, leia Atividade do Usuário (BPM)
na página 232.

Data e Hora: Este campo servirá para informar datas e horas, disponibilizando
ao usuário um calendário e relógio ao lado do campo, que auxiliará na seleção
desses dados. Importante ressaltar que para este campo será necessário à
configuração de um período válido.
Moeda: Se selecionado, o campo só poderá ser preenchido com valores
numéricos, que serão convertidos em valor moeda. Por exemplo, se no
formulário o usuário informar “10” o sistema irá converter para “R$10,00”.
Obs.: Dependendo do tipo de valor selecionado para o campo Caixa de Preenchimento,
ativará para configuração os campos: Calculado, Máscara e Período Válido.
Calculado: Neste campo o administrador deverá preencher a fórmula que validará o
cálculo.
Email: Se selecionada, durante a execução o campo só poderá receber valor no
formato de e-mail, ou seja, o valor inserido no campo deverá atender os requisitos
mínimos de um possível e-mail valido, seguindo o padrão de escrito do mesmo. Esta
validação será realizada ao sair do campo após seu preenchimento.

NOTA: Para obter informações referente às fórmulas, leia Apêndice VII: Construção de
Fórmulas na página 420.

Máscara: Ao informar uma máscara para o campo selecionado, durante a execução do

processo o mesmo só poderá ser preenchido de acordo com a máscara configurada.
a – Letras e números
# - Somente números
Período Válido: Neste campo o administrador deverá informar o período entre dias da
semana válidos para seleção no formulário durante a execução do processo. Para cadastrar
períodos, o administrador terá que selecionar o período entre datas e horas (de/à) e clicar no
botão ADICIONAR, o período adicionado ficará disposto para edição e/ou exclusão no painel
inferior.
Campo Superior: Selecionar o campo superior pertencente ao campo que está sendo
criado, caso houver. Esta opção estará ativa para todos os tipos de campos, sendo muito
utilizado na criação de tabelas;
Comentário: Inserir um comentário que ficará fixo ao campo, na qual for vinculado. Por
padrão este campo estará disposto para os tipos Caixa de Preenchimento, Texto, Caixa de
Seleção e Programa Externo;

273
 Limite: Informar o limite de caracteres que o campo terá. Por padrão, este campo
aparecerá apenas para os campos do tipo Caixa de Texto e Texto;
Valor Inicial: Informar o texto inicial que o campo terá. Este valor é inicial porque, quando
o usuário acessar o campo no formulário, o valor inicial será substituído pela informação inserida
pelo mesmo no campo. Este é muito útil, quando se quer sinalizar ao usuário, o que preencher
no campo informado ou se o mesmo é obrigatório. Por padrão este campo estará disposto para
os tipos Caixa de Preenchimento, Texto, Caixa de Seleção, Marcador e Programa Externo;
Largura: Informar à largura que o campo terá. Por padrão, esta opção não estará
disponível para campos do tipo Marcador, Observação e Editor;
Linhas: Informar o número de linhas que o campo a ser criado disponibilizará. Este tipo
de formatação somente será habilitado para configuração nos campos do tipo Texto, Caixa de
Seleção, Tabela e Programa Externo;
Marcação Única: Esta opção somente ficará ativa para campos do tipo Caixa de Seleção
ou Marcador, se grifado limitará a seleção de itens para apenas um item;
Após finalizar todas as configurações para a inclusão de um novo campo no formulário,
o administrador deverá clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.50.
Todos os campos cadastrados estarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde
o mesmo visualizará informações gerais referentes ao registro cadastrado (Passo 01, Figura
10.53). Nesta aba, o administrador poderá ordenar os campos em ordem alfabética ou ordem
crescente/decrescente, clicando sobre a descrição desejada (Passo 02, Figura 10.53). Além da
ordenação de registros, o administrador poderá realizar buscas pelos registros de campos
cadastrados, através da aba Buscar (Passo 03, Figura 10.53), na qual deverá informar o nome
do campo ou parte do mesmo, o nome do campo superior vinculado ao campo que deseja
localizar e o tipo do campo. Retornarão da busca todos os registros com o nome igual ou parecido
ao que foi pesquisado.

Figura 10.53: Listando campos do formulário SmartShare

274
 O acesso à aba Detalhar se fará de duas maneiras, clicando sobre o ícone Detalhes ao
lado de cada registro na aba Listar, como mostrado no passo 04 da figura 10.53, ou clicando
diretamente na aba. Nesta aba, o administrador terá acesso a informações detalhadas referentes
ao registro selecionado, bem como a liberdade para alterar os dados informados (Passo 01,
Figura 10.54). Lembrando que, se alterações forem realizadas no registro é necessário, clicar no
botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.54, para concluir a alteração no
mesmo.

Figura 10.54: Detalhando campos do formulário SmartShare

O SmartShare dispõe ao administrador a possiblidade de configurar restrições aos

campos, tais como: visibilidade e obrigatoriedade. Lembrando que, antes, é necessário que o
formulário criado seja associado a uma ou mais atividades do processo, para então, em cima
destas, trabalhar as restrições, do contrário nada será apresentado ao administrador nas abas
de restrições. O acesso a restrições de campos se fará através do ícone Restrições na aba
Listar (Passo 05, Figura 10.53) ou diretamente sobre a aba Campos. Nesta aba, cada campo
cadastrado ao sistema (Passo 01, Figura 10.55) será apresentado juntamente com todas as
atividades a qual o formulário está associada (Passo 02, Figura 10.55), para que o administrador
configure a modo de visualização do campo durante a execução do fluxo. Segue detalhamento
das propriedades dos campos para cada atividade, se:
Obrigatório: O campo selecionado terá seu preenchimento obrigatório nas atividades
selecionadas, caso não sejam preenchidos durante a execução do processo, o avanço do
mesmo será impedido;
Invisível: O campo selecionado ficará oculto na atividade selecionada;
Desabilitado: O campo marcado com esta opção ficará desabilitado para inclusão de
informações e/ou seleção de itens, na atividade a qual estiver associado;
Após configuração de restrições de campos, clicar em SALVAR para confirmar a
configuração realizada no registro (Passo 03, Figura 10.55). Para continuar a edição/
275
configuração nos seguintes registros de campos, utilizar a barra de navegação, como mostrado
no passo 04 da figura 10.55.

Figura 10.55: Restrições de campos do formulário SmartShare

Além da restrição de campos do formulário para cada atividade, a outra possibilidade é

restringir atividades por campo. Na aba Atividades, o administrador visualizará a atividade
selecionada, e ao lado da descrição da atividade será apresentado ao mesmo, o campo Opção
(Passo 01, Figura 10.56), onde o administrador poderá restringir campos do formulário não
somente para cada atividade, mas também, para cada opção de avanço cadastrada a mesma.
Abaixo da descrição da atividade, estarão todos os campos de formulário cadastrado ao sistema,
para que o administrador configure a modo de visualização do campo para a atividade
selecionada ou condição de avanço da mesma, marcando o campo como: Obrigatório, Invisível
ou Desabilitado (Passo 02, Figura 10.56). Após configuração de restrições de campos, clicar
em SALVAR para confirmar a configuração realizada no registro (Passo 03, Figura 10.56). Para
continuar a edição/ configuração nos seguintes registros de campos, utilizar a barra de
navegação, como mostrado no passo 04 da figura 10.56.

276
 Figura 10.56: Restrições por atividades para campos do formulário SmartShare

No gerenciamento de campos, o administrador terá a possibilidade de visualizar o layout

do formulário antes de liberar o processo, para isso, o mesmo deverá acessar a aba
Visualização, na qual terá um preview de como esta à aparência do formulário, com mostrado
na figura abaixo:

277
 Figura 10.57: Visualização do formulário SmartShare

Formulário 2.0:
O formulário 2.0 do SmartShare é de construção dinâmica e dispõe ao administrador
praticidade e agilidade na inclusão e configuração dos campos. Após o cadastro do formulário,
na aba Listar do Gerenciamento de Formulários, será disponibilizado ao administrador dois
novos gerenciamentos, um servirá para realizar a modelagem do formulário e seus campos e
outro para configurar a regra de visibilidade do mesmo. Ao clicar no botão Editor Formulário, o
administrador será direcionado para a tela de modelagem, como mostrado na figura abaixo
(Figura 10.58). Nesta tela, o mesmo encontrará duas barras laterais, uma com os tipos de
campos e outra com as propriedades que poderão ser configuradas aos campos (Passo 01 e 02,
Figura 10.58), e no centro da tela haverá um plano onde o administrador deverá arrastar os
campos que deseja adicionar no formulário ou clicar sobre o mesmo (Passo 03, Figura 10.58).
O formulário 2.0 está homologado, apenas para utilização dos seguintes campos:
Caixa de Texto: Esse campo servirá para o preenchimento de valores pequenos;
Área de Texto: Uma área maior para preenchimento de texto, normalmente utilizado para
grande conteúdo de informações textuais;
Data: Este campo servirá para informar datas e/ou datas e horas, disponibilizando ao
usuário um calendário ao lado do campo, que auxiliará na seleção da mesma;
Múltipla Escolha: Disponibilizará no formulário itens para que sejam marcados,
permitindo ao administrador configurar o limite de seleção dos mesmos;
Seleção Única: Este campo é idêntico à Múltipla Escolha com uma única diferença, o
usuário terá permissão de marcar apenas um item apresentado;
Caixa de Seleção: Este campo trará uma lista com as opções cadastradas para seleção
de um único item;
Caixa de Opções: Disponibilizará no formulário uma caixa com vários itens para que
sejam marcados. Por padrão, neste campo não possui limite de seleção;
Texto: Este campo servirá para cadastrar títulos ou informações que não poderão ser
alteradas durante a execução do processo, por isso, não haverá nenhum espaço para o
preenchimento de dados pelo usuário;
Separador: Campo servirá como uma linha separadora entre dados e campos;
Agrupador: Este campo servirá como um painel para organizar campos dentro de
mesmo;
Agrupador de Abas: O campo aba também servirá na organização do formulário, pois
permitirá que em um agrupador várias abas sejam criadas e cada uma com configurações
especificas de condição de requerimento, eventos e campos;
Duas Colunas: Este campo servirá como um painel duplo para organizar campos dentro
de mesmo, podendo configurar três estágios de dimensão, sendo:
• Coluna Esquerda 33% | Coluna Direita 66%;
• Coluna Esquerda 50% | Coluna Direita 50%;
• Coluna Esquerda 66% | Coluna Direita 33%;
Tabela: O campo do tipo Tabela poderá ser utilizado nos formulários para representar
grade de dados, permitindo a interação de dados de outros campos e o incremento de linhas a
278
tabela, se assim for configurado. Na configuração deste campo, o administrador poderá definir a
quantidade de colunas que a tabela possuirá, a quantidade de linhas, bem como, se as mesmas
serão fixas ou dinâmicas permitindo o incremento de novas linhas durante a execução do fluxo.
Importante ressaltar que, os campos vinculados a colunas da tabela, não serão permitidos com
título dos fluxos, pois o sistema não poderá substituir o coringa do campo Coluna. No formulário
2.0 os campos adicionados a coluna da tabela serão automaticamente ajustados de acordo com
a largura configurada para a mesma;
Imagem: Neste campo será possível inserir no formulário imagens, como logomarcas de
empresa, para padronizar a identidade das empresas no formulário;
Programa Externo: Neste tipo de campo, abrirá uma janela externa com outro formulário
ou um sistema específico, correspondente ao link externo configurado;
Consulta: Este campo possibilitará que durante a execução do fluxo, dentro do formulário
consultas sejam realizadas na base de dados e os valores resultantes da consulta sejam
utilizados no mesmo;

NOTA: Para obter informações referente à construção do SQL, leia Apêndice VI: Construção
SQL Campo Consulta do Formulário na página 419.

Figura 10.58: Incluindo campos no formulário 2.0

Para configurar as propriedades de cada campo, o administrador deverá clicar sobre o

campo que deseja editar para ativar os tipos de propriedades vinculadas ao tipo de campo.
Dependendo do tipo de campo que for selecionado no editor do formulário as propriedades de
configuração serão alteradas com opções correspondentes ao campo.

279
 Figura 10.59: Propriedades de campos formulário 2.0

Segue abaixo o detalhamento das propriedades que serão apresentadas ao selecionar

campos do formulário para configuração (Figura 10.59):

• Aba Geral
Título: Informar o nome do campo no formulário (Passo 01, Figura 10.59). Essa
propriedade de configuração está disposta em todos os tipos de campos exceto no campo do
tipo Agrupador de Abas;
Tipo de Dados: Selecionar o tipo de dados que o campo poderá receber durante a
execução do processo (Alfanumérico, Decimal, Inteiro ou Moeda). Por padrão está propriedade
somente será apresentada para o campo do tipo Caixa de Texto (Passo 02, Figura 10.59);
Limite de Caracteres: Informar o número máximo de caracteres que o campo poderá
receber (Passo 02, Figura 10.59). Esta propriedade estará disposta para configuração nos
campos Caixa de Texto e Área de Texto;
Texto de Ajuda: Informar o texto para auxiliar o usuário durante a execução do fluxo a
respeito do que deve ser preenchido no mesmo. O valor inserido nesta propriedade é um texto
do tipo nulo, ou seja, quando o usuário acessar o campo no formulário, o valor será substituído
pela informação inserida pelo mesmo. Por padrão, esta propriedade de configuração será
apresentada para os campos Caixa de Texto, Área de Texto e Caixa de Seleção (Passo 02,
Figura 10.59);

280
 Tipo de Data: Selecionar se o campo será apenas do tipo data ou poderá receber horas.
Esta propriedade somente será apresentada para configuração no campo Data (Passo 03, Figura
10.59);
Aba: Ao inserir no editor do formulário um campo Agrupador de Abas, nas propriedades
gerais do mesmo será apresentado ao usuário uma área para adicionar novas abas ao
agrupador, setas organizadoras para definir a ordem que as mesmas serão expostas e a opção
para exclusão de abas adicionadas (Passo 04, Figura 10.59). Para detalhar as abas adicionadas
e realizar as configurações de Título e Condição de Requerimento, o usuário deverá selecionar
a aba desejada para habilitar as propriedades da mesma. Importante ressaltar que, está
operação deverá ser realizada para todas as abas adicionadas, caso configurações específicas
sejam necessárias para cada uma;
Agrupador TEXTO: Este agrupador de propriedades somente será apresentado para
configuração quando o campo do tipo Texto for selecionado no editor do formulário, onde
disponibilizará as seguintes opções (Passo 05, Figura 10.59):
• Alinhamento Horizontal: Informar a posição do texto em relação ao formulário,
se para a esquerda, direita ou centralizada. Por padrão, este campo será
apresentado com a opção de alinhamento à esquerda.
• Estilo: Selecionar o estilo de fonte que será aplicada ao campo Texto, se: Negrito
(B), Itálico (I) ou Sublinhado (U).
• Tamanho da Fonte: Informar o tamanho de fonte que será aplicada ao campo
Texto, podendo escolher entre as opções: Normal, Gigante, Muito Grande,
Grande, Médio, Pequeno e Muito Pequeno. Por padrão, este campo será
apresentado com a opção de alinhamento Normal.
Número de Colunas: Informar o número de colunas para apresentação de itens para
seleção no formulário (Passo 06, Figura 10.59). Por padrão, esta configuração estará disponível
apenas para os campos do tipo Múltipla Escolha e Seleção Única;
Informar Dados: Selecionar como será o cadastro dos itens para seleção no formulário,
podendo ser:
• Manual: Se sinalado, no agrupador OPÇÕES serão apresentados ao
administrador os campos para o cadastro desses itens (Passo 07, Figura 10.59):
Descrição: Informar o nome do item de seleção;
Valor: Informar um código para o item, sendo que este código deverá ser único;
É Valor Inicial: Marcar se o valor do item que está sendo criado será padrão no
formulário, se selecionado o item ficará grifado nas propriedades do campo e
quando o usuário acessar o formulário durante a execução do processo o
mesmo virá com este valor selecionado, permitindo que o usuário altere esta
opção caso desejar.
Após o preenchimento dos campos, o administrador deverá clicar no botão
ADICIONAR, para salvar o cadastro. Todos os itens cadastrados estarão
listados no campo abaixo, permitindo o administrador realizar a edição e/ou
exclusão dos mesmos, bem como, definir a ordem que os itens serão
apresentados na execução do formulário. Para isso, o usuário terá que

281
 selecionar o item desejado e clicar na seta organizadora correspondente com a
ação desejada. Importante ressaltar que, somente será adicionado o item se os
campos Descrição e Valor estiverem preenchidos.
• Dinâmico: Se sinalado, os itens desse campo serão informações trazidas do
banco de dados para o formulário. No agrupador OPÇÕES será apresentado o
campo Consulta, onde listará todas as consultas previamente cadastradas
(Passo 08, Figura 10.59). Para cadastrar consultas, clicar no ícone ao lado do
campo Consulta, no qual será direcionado para a seguinte tela (Figura 10.60).
Segue abaixo, como os campos devem ser preenchidos (Passo 01, Figura
10.60):
Descrição: Informar o nome da consulta;
Conexão: Informar à conexão que será utilizada para execução da consulta SQL.
A conexão deverá estar previamente cadastrada no Gerenciamento de
Conexões;
SQL: Informar o comando SQL que será executado pela aplicação e que trará
as informações que deseja no campo do formulário;
Com os campos devidamente configurados, o administrador deverá clicar no
botão SALVAR para confirmar a inclusão da consulta (Passo 02, Figura 10.60).
Para sair da tela Gerenciamento de Consultas, clicar no botão FECHAR, como
mostrado no passo 03 da figura 10.60.
Largura da Coluna: Informar o número de colunas para apresentação de itens para
seleção no formulário (Passo 06, Figura 10.59). Por padrão, esta configuração estará disponível
apenas para os campos do tipo Múltipla Escolha e Seleção Única. Caso o campo seja do tipo
Tabela, será apresentada o campo Largura da Coluna com as opções de seleção Muito Grande,
Grande, Média, Pequena e Muito Pequena. Importante ressaltar que, durante a edição do
campo coluna da tabela, somente será possível adicionar dentro da coluna os campos: Caixa de
Texto, Área de Texto, Data, Múltipla Escolha, Seleção Única, Caixa de Seleção, Caixa de Opções
e Consulta SQL;
Adicionar e Excluir Colunas: Esta opção estará disponível quando houver um campo do
tipo Tabela inserido no editor formulário, nele o administrador poderá inserir colunas que serão
vinculadas a Tabela que está sendo configurada. Ao clicar no botão ADICIONAR,
automaticamente a tabela no editor e o campo de configuração abaixo do botão ADICIONAR
serão preenchidos com a quantidade de novas colunas inseridas, na qual, o administrador
poderá ordenar a apresentação das colunas da Tabela ao selecionar uma coluna na caixa de
configuração e utilizar as setas para baixo ou para cima, dispostas ao lado do campo. Para excluir
uma coluna adicionada a tabela, o usuário criador deverá selecionar o mesmo na listagem de
colunas e clicar no botão EXCLUIR;
Configurar Linhas: Nesta configuração o usuário deverá informar se a tabela que está
sendo configurada permitirá durante a execução do fluxo a inserção de novas linhas ou não.
Para isso, selecionar a opção Fixas, para não permitir o incremento de novas linhas além do que
foi configurado, ou Dinâmicas, para permitir que o usuário durante a execução do formulário
adicione novas linhas à tabela se necessário;

282
 Quantidade de Linhas ou Quantidade Inicial de Linhas: Informar o número de linhas que
o campo Tabela disponibilizará ao executar o formulário através do processo BPM. Neste tipo
de formatação será levado em consideração o tipo de configuração das linhas, se Fixas ou
Dinâmicas. Importante ressaltar que, durante a edição do formulário no campo Tabela será
disponibilizado apenas uma linha, independentemente da quantidade de linhas defina nesta
configuração, somente durante a execução do formulário a Tabela será automaticamente
redesenhada de acordo com os campos configurados na primeira linha e adicionada a
quantidade de linhas;

NOTA: Para obter mais informações referente ao cadastro de conexões, leia Gerenciamento de
Conexão na página 85.

Por padrão, esta configuração de dados dos itens (Agrupador OPÇÕES) será
apresentada apenas para os campos do tipo Múltipla Escolha, Seleção Única, Caixa de Seleção
e Caixa de Opções;

Figura 10.60: Dados dinâmicos no formulário 2.0

Link do Programa Externo: Informar o link de chamada a um programa externo, podendo

ser, uma página web, outro formulário ou a janela de um sistema específico dentro do formulário
durante a execução do processo (Passo 09, Figura 10.59);
Imagem: Selecionar a imagem que será inserida no formulário, para isso, clicar o botão
correspondente com a ação, na qual uma tela será apresentada para localização da mesma no
servidor (Passo 10, Figura 10.59). Por padrão esta propriedade somente estará disponível para
o campo do tipo Imagem;
Texto: Informar um título para o campo, sendo que este texto não poderá ser alterado
durante a execução do fluxo, a menos que o campo seja alvo de um evento que calcula fórmula
no mesmo (Passo 11, Figura 10.59). Por padrão, essa propriedade de configuração está apenas
para o campo do tipo Texto;
283
 • Aba Avançado
Condição de Requerimento: Informar a condição de requerimento que servirá para
obrigar o preenchimento de um campo do formulário caso o valor inserido no mesmo for superior,
igual ou maior ao valor inserido na condição (Passo 12, Figura 10.59). Por padrão, a configuração
de condição baseada em valores informados nos campos do formulário estará disponível
praticamente em todos os campos, exceto para o Imagem, Texto, Separador e Agrupador de
Abas;

EXEMPLO 13: CONSTRUÇÃO DE CONDIÇÃO DE REQUERIMENTO

Segue abaixo alguns exemplos referentes à construção das condições de requerimento

baseada em valores inseridos nos campos do formulário durante a execução do processo, sendo
que, essa construção é configurável podendo ser adaptada de acordo com a necessidade do usuário.

• Condição simples baseada em valores numéricos, alfabéticos e alfanuméricos:

[CAMPO_1] > 10 - O campo que possui essa configuração será obrigatório para avanço do
fluxo, caso o valor informado no campo com código 1 seja maior que 10;
[CAMPO_2] <= 10 - O campo que possui essa configuração será obrigatório para avanço do
fluxo, caso o valor informado no campo definido na condição com o código 2 seja menor ou igual a
10;
“[CAMPO_3]” == “Texto” - Este campo será obrigatório, caso o valor inserido no campo
com código 3 definido como parâmetro da condição for igual a Texto;

• Condição baseada em múltiplos valores numéricos e alfabéticos:

(("[CAMPO_4]" == "Texto 1") && ("[CAMPO_5]" == "Texto 2")) - O campo que possui
essa configuração será obrigatório para avanço do fluxo, caso o valor informado no campo com
código 4 for igual a Texto 1 e no campo com código 5 igual a Texto 2;

Expressão Regular: Selecionar a expressão regular que servirá para validar a entrada
de dados no formulário, ou seja, com a expressão regular cria-se padrões de escrita através da
String configurada (Passo 13, Figura 10.59). Nesta propriedade será disponibilizado ao usuário
algumas expressões modelo padronizadas para seleção, podendo configurar uma expressão
específica, para isso o mesmo deverá selecionar a opção correspondente e habilitar um novo
campo onde a expressão desejada será informada. Por padrão, está propriedade de
configuração será apresentada somente para o campo do tipo Campo de Texto;

EXEMPLO 14: CONSTRUÇÃO DE EXPRESSÃO REGULAR

Segue abaixo alguns exemplos expressões regulares:

[A-Z]{3}-\d{4} - Está expressão corresponde a placa de veículos, por tanto, os
campos que possuem está configuração só irão receber este tipo de dados seguindo

284
 a ordem definida na expressão, ou seja, somente irá considerar um valor válido se o
campo for preenchido com três letras maiúsculas – quatro números;
\d{5}-\d{3} - Expressão que corresponde a um CEP, onde somente irá considerar
essa sequência como válida na execução: cinco números – três números;
As expressões poderão ser adaptadas de acordo com o valor que se deseja validar ao inserir
dados no campo do formulário.

Máscara: Ao informar uma máscara para o campo selecionado, durante a execução do

processo o mesmo só poderá ser preenchido de acordo com a máscara configurada (Passo 13,
Figura 10.59). Esta configuração somente será permitida no campo Caixa de Texto;
a – Letras e números
# - Somente números

EXEMPLO 15: MÁSCARA NO CAMPO DO FORMULÁRIO

A máscara de uma placa de veículo poderá ser realizada da seguinte forma: aaa-####, no
formulário estará representada da seguinte forma (___-____) no qual o usuário somente poderá
preencher o campo seguindo a sequência informada na máscara.

Possui Fórmula: Marcar se o resultado do campo será vinculado a uma fórmula. Por
padrão, ao selecionar esta opção ativará o campo Fórmula, onde o administrador deve informar
a variável (coringa) correspondente ao resultado desejado (Passo 14, Figura 10.59). Esta opção
de propriedade somente estará disponível para os campos do tipo Caixa de Texto e Texto;

NOTA: Para obter mais informações referente às fórmulas, leia Apêndice VII: Construção de
Fórmulas na página 420.

Valor Inicial: Informar um valor inicial para o campo, ou seja, ao iniciar o fluxo do processo
com esta configuração no campo, o mesmo virá automaticamente preenchido ou marcado com
o valor definido nesta propriedade (Passo 15, Figura 10.59). Importante ressaltar que, para os
campos Múltipla Escolha e Caixa de Opções será possível informar múltiplos valores iniciais,
para isso o administrador deverá separar um valor do outro utilizando o caractere ponto e vírgula
(;). Por padrão está propriedade estará disponível para configuração nos campos do tipo Caixa
de Texto, Área de Texto e nos campos Múltipla Escolha, Seleção Única, Caixa de Seleção e
Caixa de Opções caso o tipo de dados configurados para os mesmos seja a opção manualmente;
Limite de Seleção: Esta opção de configuração valerá apenas para campos do tipo
Marcador, nele o administrador deverá informar quantos itens poderão ser selecionados no
formulário durante sua execução (Passo 17, Figura 10.59);
Legenda: Informar uma legenda para a imagem inserida no formulário, sendo que, está
legenda somente será apresentada quando o usuário passar o mouse sobre a imagem durante

285
a execução do processo (Passo 18, Figura 10.59). Por padrão esta propriedade estará disponível
apenas no campo do tipo Imagem;
Link: Informar o link com o diretório de acesso à imagem inserida no formulário. Este link
será acessado pelo sistema SmartShare durante a execução do fluxo, caso o usuário dê um
clique sobre a imagem do formulário;
Consulta: Selecionar a consulta que será realizada através do campo durante a
execução do fluxo (Passo 16, Figura 10.59). Inicialmente nenhuma consulta será listada neste
campo para seleção, pois as mesmas precisam ser previamente configuradas no Gerenciamento
de Consultas, para isso o administrador deverá clicar no ícone ao lado do campo Consulta, no
qual será direcionado para a tela de inclusão das consultas. Nesta tela todos os campos devem
ser preenchidos e salvos (Passo 01 e 02, Figura 10.61) para que a consulta seja apresentada
para seleção nas propriedades de configuração do campo;

Figura 10.61: Incluindo consulta SQL para o campo do tipo Consulta

NOTA: Para obter informações referente à construção do SQL, leia Apêndice VI: Construção
SQL Campo Consulta do Formulário na página 419.

Agrupador EVENTO: Este agrupador disponibilizará ao administrador a possibilidade de

configurar as ações que serão realizadas nos campos, ou seja, ao realizar uma determinada
ação no campo selecionado irá realizar outra ação sobre o campo alvo, como alterar a
visibilidade, calcular fórmula e recarregar dados (Passo 19, Figura10.59):
• Evento: Selecionar das opções listadas uma ação que será realizada pelo
usuário durante a execução do processo e com isso ativará o evento no campo
selecionado como alvo. Esta listagem de eventos pode alterar conforme o tipo
de campo que se está trabalhando.
• Campo Descrição: Descrição do evento criado.
• Ação: Neste campo o administrador deverá selecionar uma ação que deseja
realizar em relação ao campo alvo, tendo como opções de ação: Ocultar, Exibir,

286
 Desabilitar, Habilitar, Recarregar Dados e Calcular Fórmula. A listagem de ações
pode variar dependendo do tipo de campo.
Alvo: Selecionar o campo que será alvo da ação configurada. Por padrão, neste campo
estão listados todos os campos inseridos no editor do formulário. Caso a ação do evento seja a
opção Recarregar Dados nessa propriedade somente irá listar os campos que possuem dados
dinâmicos, e somente aparecerá como alvo o campo do tipo Separador se a ação for Ocultar ou

Exibir. Neste campo é possível adicionar mais de um alvo para cada ação através do botão
no lado direito da caixa que existe para selecionar o alvo. Na caixa onde são apresentados os

alvos escolhidos, existem setas para cima e para baixo que servem para ordenar a

aplicação da ação sobre os alvos. Há também um botão em formato de lixeira que serve
para excluir um alvo que foi escolhido incorretamente.
• Condição: Neste campo devem ser cadastradas as condições para que as ações
sejam executadas corretamente sobre os alvos selecionados. Esta condição
deve ser preenchida quando existir mais de uma ação para o mesmo alvo. Para
obter informações de configurações das condições no formulário, verificar
Apêndice V: Condições de Avanço por Campos do Formulário.

NOTA: Para obter informações referente à configuração de condições, leia Apêndice V:

Condições de Avanço por Campos do Formulário na página 418.

Por padrão esta opção de propriedade somente está habilitada para configuração nos
campos: Caixa de Texto, Data, Múltipla Escolha, Seleção Única, Caixa de Seleção, Caixa de
Opções, Texto, Separador, Programa Externo e Consulta;
Agrupador PERÍODO VÁLIDO: Neste agrupador do campo Data, o administrador deverá
informar o período entre dias da semana e horas válidas para seleção no formulário durante a
execução do processo. Para cadastrar períodos, o administrador terá que clicar sobre o botão
disposto nesse agrupador (Passo 20, Figura 10.59), na qual será apresentada ao mesmo a tela
de configuração dos períodos para o campo do formulário que está selecionado (Figura 10.62).
Nesta tela, o administrador terá que selecionar o período entre dias e horas (de/à) e clicar no
botão ADICIONAR (Passo 01, Figura 10.62), o período adicionado ficará disposto para edição
e/ou exclusão no painel inferior, como mostrado no passo 02 da figura 10.62. Após adição e/ou
edição do período, clicar em SALVAR (Passo 03, Figura 10.62) para confirmar a inclusão do
mesmo e retornar ao editor do formulário. Importante ressaltar que, a tela de configuração de
períodos válidos será alterada de acordo com o tipo de data que o campo selecionado irá
receber, ou seja, se o campo for Data e Hora essas duas informações deverão ser cadastradas,
do contrário apenas o período entre dias da semana;

287
 Figura 10.62: Cadastro de períodos para campos formulário 2.0

Agrupador PROCESSO: Este agrupador será apresentado ao selecionar os seguintes

campos do formulário: Caixa de Texto, Área de Texto e Texto, onde será possível selecionar
como valor inicial dos campos uma propriedade do processo e/ou informações correspondentes
ao usuário executor da atividade que possui esta opção configurada ao formulário (Passo 21,
Figura 10.59):
• Propriedade do Processo: Para este campo, é possível selecionar os seguintes
valores inicias para a caixa de preenchimento:
• Usuário Solicitante: Este campo será preenchido automaticamente com
o nome do usuário que iniciar o fluxo com esta configuração no campo;
• Usuário Corrente: Este campo será preenchido automaticamente com o
nome do usuário executor da atividade no passo com este tipo de
propriedade;
• Área Solicitante: Será preenchido automaticamente com a descrição da
área principal vinculada ao usuário que iniciar o fluxo com esta
configuração no campo;
• Área Corrente: Será preenchido automaticamente com a descrição da
área principal vinculada ao usuário que está executando a atividade no
momento;
• Data de Início: Este campo será preenchido com a data que o usuário
solicitante iniciar o fluxo com este campo no formulário;
• E-mail do Solicitante: Será preenchido automaticamente com a
descrição do e-mail vinculado ao usuário que iniciar o fluxo;
• E-mail do Corrente: Preencherá automaticamente o campo com a
descrição do e-mail vinculado ao usuário que está executando a
atividade no momento;
• Ramal do Solicitante: Será preenchido automaticamente com o número
do ramal vinculado ao usuário solicitante;
• Ramal do Corrente: Irá adicionar no campo o número do ramal vinculado
ao usuário que está executando a atividade com este campo no
momento;

288
 • Código do Fluxo: Este campo será preenchido automaticamente com o
número, correspondente ao código do fluxo que está sendo iniciado;
• Descrição do Fluxo: Será automaticamente preenchido com a descrição
do fluxo, definida nas configurações do processo;
• Integração Active Directory: Ao selecionar está opção de propriedade do
processo, será apresentado ao administrador o campo Propriedade
Active Directory, onde o mesmo deverá selecionar a propriedade que
será apresentada no campo quando o usuário iniciar o fluxo. Lembrando
que, para iniciar a configuração desse campo com está opção é
necessário que as propriedades do AD sejam previamente cadastradas
no Gerenciamento de Propriedades de Integração do AD.
Por padrão, os campos com propriedade de processo configurada durante a execução
do processo ficarão bloqueados para alteração, sendo que, as informações correspondentes as
propriedades serão preenchidas automaticamente pelo sistema.

NOTA: Para obter informações referente à configuração de propriedades AD, leia Gerenciamento
de Propriedades de Integração do AD na página 182.

• Prioridade do Fluxo: No SmartShare é possível priorizar os fluxos em

andamento, levando em consideração o resultado de cálculos internos
estabelecidos ou valor inserido na propriedade Prioridade do Fluxo. Este tipo
de priorização, tem como intuito facilitar a tomada de decisão referente a
qual fluxo atender primeiro, de acordo com o resultado existente neste
campo. Importante ressaltar que, durante a execução do formulário, não
será permitido inserir neste tipo de campo, valores com caracteres especiais,
letras e/ou números negativos, somente valores numéricos inteiros e
positivos será permitido adicionar ao campo. Por padrão, somente será
possível criar um campo deste tipo no formulário de um mesmo processo.
Além disso, os valores correspondentes aos níveis de prioridade para
atendimento do fluxo, ou seja, qual valor será para definir prioridade alta,
média ou baixa de atendimento, é customizado de acordo com a instituição.
Para acessar a priorização de fluxos, o administrador deverá aplicar filtro na
listagem de Minhas Atividades e Acompanhar Processo;

NOTA: Para obter informações referente ao filtro por prioridade, leia Atividade do Usuário (BPM)
na página 233.

• Atividade Base: Nesta propriedade de configuração, o administrador deverá

informar qual a atividade de tempo que será utilizada como base para o controle
de tempo da próxima atividade do processo. Por padrão, somente será listado
para seleção nesta propriedade, as atividades do tipo Controlador de Tempo.
289
 • Prazo da Próxima Atividade: Informar o tempo limite para a execução da
atividade que possuir este formulário vinculado, podendo ser um prazo em
minuto(s), hora(s), dia(s), mês(es) ou Anos, ou seja, durante a execução do fluxo
o campo receberá um valor de tempo, este valor irá definir o prazo de tempo que
o próximo executor terá para concluir a atividade que possui o controlador de
tempo.
Importante ressaltar que, para as propriedades Integração Active Directory e Prazo da
Próxima Atividade configuradas ao formulário do processo, será necessário ativar o serviço do
SmartShare Agent, pois o mesmo é responsável por monitorar o sistema de tempos em tempos
e identificar propriedades pendentes de execução.
Agrupador TAMANHO DA JANELA: Quando o campo do tipo Programa Externo for
selecionado este agrupador será apresentado, onde o administrador poderá definir as seguintes
opções para a janela que abrirá o programa externo (Passo 22, Figura 10.58):
• Largura: Informar à largura que a janela será apresentada ao clicar no campo
durante a execução do processo. Se este campo não for preenchido no
formulário a janela adotará uma largura padrão pré-definida pelo sistema.
• Altura: Informar à altura que a janela será apresentada ao clicar no campo
durante a execução do processo. Por padrão, se esta propriedade não for
preenchida a janela adotará uma altura padrão pré-definida pelo sistema.
Após o desenho total do formulário, clicar em SALVAR (Passo 04, Figura 10.57) e o
sistema validará a construção do mesmo. Para excluir algum campo incluso, o administrador
deverá selecionar o mesmo e clicar sobre ícone em formato de Lixeira ao lado do campo, como
mostrado no passo 09 da figura 10.57. Importante ressaltar que, ao selecionar um campo no
editor do formulário, será disposto no canto superior direito do mesmo o código de identificação
do campo, código este que será utilizado na configuração de eventos, condição de requerimento
e fórmulas (Passo 10, Figura 10.57). Com o campo selecionado, será possível alterar a dimensão
do mesmo dentro do formulário, para isso o administrador deverá clicar sobre o campo e arrastar
o mesmo no sentido horizontal até o tamanho desejado. Por padrão, ao inserir um campo no
editor alguns assumiram uma dimensão padrão do sistema, mas nada impede que as mesmas
sejam alteradas, onde as opções de escala permitida são: 100%, 75%, 50% e 25% para todos
os campos do formulário exceto para o campo do tipo Imagem, pois o mesmo dispõe 12 níveis
de largura.
Também no editor, o administrador poderá visualizar o preview do formulário, ou seja,
verificar como está o layout do formulário antes de liberar o processo, clicando no ícone Exibir
uma Prévia (Passo 05, Figura 10.57), que abrirá uma tela com o formulário (Figura 10.63).

290
 Figura 10.63: Prévia do formulário 2.0

Caso surjam dúvidas durante a criação e configuração do formulário, o administrador

deverá clicar sobre o ícone de Ajuda no formato (?), como mostrado no passo 07 da figura 10.57,
onde será apresentado ao mesmo um vídeo explicativo a respeito (Figura 10.64). Esse vídeo de
ajuda será uma publicação padrão do sistema SmartShare no formato mp4, que para ser
visualizado no formulário, o mesmo deverá ter o código de sua publicação configurado no
Gerenciamento de Parâmetros, onde também poderá ser definido a descrição do vídeo do
formulário (Parâmetros 36 e 37).

291
 Figura 10.64: Ajuda sobre a configuração do formulário 2.0

NOTA: Para obter informações referente à configuração de parâmetros, leia Gerenciamento de

Parâmetros na página 157.

Além das opções citadas, no menu superior do editor do formulário será disposto a opção
Configurar Formulário (Passo 06, Figura 10.57), que ao selecionar apresentará ao
administrador a tela Personalizar Formulário. Nesta tela o mesmo poderá definir se os títulos dos
campos inseridos no formulário serão em negrito ou não (Passo 01, Figura 10.65).

292
 Figura 10.65: Personalização do formulário 2.0

A configuração de restrições por campos e atividades é realizada da mesma forma que

no formulário SmartShare, o que muda neste tipo de formulário é o acesso ao configurador de
restrições. No formulário 2.0, o administrador deverá clicar no ícone Gerenciamento de
Campos, na qual será direcionado para tela de configuração, onde estarão todos os campos
inclusos através do editor de formulário (Passo 01, Figura 10.66). Neste gerenciamento, o
administrador poderá apenas trabalhar a configuração de restrições dos registros listados
através das abas Campos e Atividades (Passo 02, Figura 10.66). Lembrando que, a inclusão,
edição e exclusão de campos somente serão permitidas pelo editor de formulário.

Figura 10.66: Restrições de campos e atividades do formulário 2.0

Para sair da tela de Gerenciamento de Campos, o administrador deverá clicar no botão

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 10.66.
Segue abaixo, o detalhamento das funcionalidades de cada ferramenta disposta no
menu de formulário e campos do mesmo:

Acesso ao gerenciamento de campos do formulário SmartShare;

Acesso ao gerenciamento de itens para os campos Área de Texto e Marcador do formulário

SmartShare e formulário 2.0;

Acesso a aba restrições por campos do formulário SmartShare;

Acesso ao gerenciamento de campos e atividades do formulário 2.0;

Acesso ao editor para criação do formulário 2.0;

Acesso rápido a aba detalhar dos formulários SmartShare e 2.0;

293
 Acesso ao registro de atividades apontadas a utilizar formulário na sua configuração;

Variáveis do Processo

As variáveis são consideradas um espaço ou repositório onde serão armazenados

valores que irão influenciar no fluxo. Para configurar variáveis que serão utilizadas no fluxo, o
administrador terá que acessar o menu Variáveis na tela principal do processo, e clicar na aba
Incluir na qual será apresentado ao mesmo os seguinte campos (Passo 01, Figura 10.67):

Figura 10.67: Incluindo variável

Tipo de Variável: Selecionar o tipo de variável que será utilizada, tendo como opção para
seleção o item SmartShare;
Tipo de Valor: Selecionar o tipo de valor da variável, se: Numérico ou Alfanumérico;
Valor Inicial: Informar o valor inicial da variável;

Figura 10.68: Listando variável

Todos os registros cadastrados estarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde

o mesmo visualizará as descrições associadas ao registro, podendo organiza-los por ordem
alfabética, usando com critério o Código, o Tipo de Variável, o Tipo de Valor e o Valor Inicial
(Passo 01, Figura 10.68). Nesta aba, é possível também acessar mais detalhes sobre o registro,
clicando no ícone Detalhes (Passo 02, Figura 10.68). Na aba Detalhar, além da visualização de

294
 informações sobre a variável selecionada, o administrador poderá realizar a edição do mesmo
(Passo 01, Figura 10.69). Caso alterações sejam realizadas no registro, é necessário confirmar
a alteração do mesmo, para isso o administrador terá que clicar no botão SALVAR, como
mostrado no passo 02 da figura 10.69. Para excluir algum registro, o administrador deverá seguir
os passos informados no apêndice.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

Figura 10.69: Detalhando variável

Nas Variáveis do Processo, o administrador poderá realizar buscas em todos os registros

cadastrados, através da aba Buscar (Passo 03, Figura 10.69). Ao clicar sobre esta aba, será
apresentada uma tela, para selecionar o Tipo de Variável e o Tipo de Valor relacionado à variável
que deseja localizar, como mostrado na figura abaixo (Figura 10.70). Retornarão da busca todos
os registros com a descrição igual ao usado na busca.

Figura 10.70: Buscar variável

Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de

variável, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04 da figura
10.69. Para sair da tela de Variáveis do Processo, o administrador deverá clicar na opção SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.69 ou acessar outro menu

295
de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 06, Figura 10.69), onde será
encaminhado diretamente ao menu selecionado.

Gerenciamento de Comitê

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar um grupo de

aprovação que serão utilizados na execução de atividades do processo, este grupo pode ser
associado a diferentes usuários e a atividades específicas. A configuração de comitê é muito
utilizada em processo onde há decisões importantes a serem tomadas.
Para cadastrar um grupo de aprovação, o administrador deverá acessar o
Gerenciamento de Comitê, no menu do processo e clicar sobre a aba Incluir (Figura 10.71).
Nesta aba serão apresentados ao administrador os seguintes campos (Passo 01, Figura 10.71):
Descrição: Informar o nome do comitê;
Tipo de Comitê: Selecionar o tipo de comitê que melhor se adapta a realidade da
empresa, podendo ser:
• Unânime aguardando todos os votos: A atividade do todos os usuários
participantes associados ao comitê confirmarem seu voto, independentemente
de aprovação ou rejeição da petição vinculada à atividade;
• Unânime descartando os votos desnecessários: Durante o processo de votação,
caso algum participante recuse a petição, o fluxo é encaminhado para o caminho
de rejeição, sem a necessidade de que outras pessoas que ainda não votaram,
votem.
• Maioria aguardando todos os votos: Aguarda todos os votos para que apenas no
fim seja feito o cálculo e se decida para qual caminho seguir. Pode-se já ter o
resultado da votação antes de todos realizarem o seu voto, porém, todos os
votos devem ser computados antes que se avance o fluxo.
• Maioria descartando os votos desnecessários: Durante o processo de votação,
verifica se já é possível obter um resultado de acordo com os votos já efetuados.
No momento que se tem um resultado definido, os participantes que ainda não
votaram não irão mais precisar votar e o fluxo segue o caminho do resultado.

• Maioria com aprovações obrigatórias e opcionais: Nessa situação, são

computados todos os votos e então é feito o cálculo se foi aprovado ou não pela
maioria. A diferença dessa situação para a “Maioria aguardando todos os votos”
é que caso um participante, marcado como obrigatório recuse a petição, a
atividade segue o caminho de negação, seguindo o conceito de “Unânime
descartando todos os votos”. Nesse caso, os outros participantes não precisarão
mais votar, pois já foi recusado por um participante obrigatório. Caso um
participante opcional recuse, o seu voto será apenas considerado na hora de
realizar o cálculo de maioria (onde todos os obrigatórios aprovaram). Importante
ressaltar que, para selecionar quem é usuário obrigatório e quem é usuário
opcional, deve-se estar marcado na atividade anterior a atividade de comitê, na
aba opções, a opção de Selecionar usuários obrigatórios e opcionais na
configuração de Ação Adicional.
296
 EXEMPLO 16: COMITÊ APROVAÇÃO OBRIGATÓRIA E OPCIONAL

• Exemplo 01: Se numa situação, onde existem cinco participantes, sendo dois
obrigatórios e três opcionais. Se os dois obrigatórios aprovarem a solicitação, e os
três opcionais recusarem, ele segue o conceito de maioria, fazendo com que o fluxo
siga na rota de negação.

• Exemplo 02: Se existissem um obrigatório e quatro opcionais, onde os quatro

opcionais aprovaram a solicitação, porém na hora do obrigatório votar, ele recusou,
segue o conceito de unânime, fazendo o fluxo ir para negação.
Obs.: Valores iguais, não constituem maioria, por exemplo, se houvessem quatro
participantes onde dois aprovam e dois reprovam, a atividade seguirá o caminho de negação.

• Somente aprovações obrigatórias e opcionais: Nesse tipo de comitê, as

atividades de voto apenas são enviadas para os participantes selecionados
como obrigatórios ou opcionais. Também tem o conceito de que, caso um
obrigatório negue a petição, finaliza a votação e encaminha o fluxo para a
atividade de negação. Caso um opcional negue, a votação continua até que se
tenha uma decisão.
Após preenchimento dos campos para o cadastro de grupos, clicar no botão SALVAR
(Passo 02, Figura 10.71) para concluir a inclusão do comitê.

Figura 10.71: Incluindo comitê

Todos os registros cadastrados estarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde

o mesmo visualizará as descrições associadas ao registro (Passo 01, Figura 10.72), podendo
organiza-los por ordem alfabética, usando com critério o Código, a Descrição e o Tipo de Comitê
(Passo 02, Figura 10.72), isso torna mais hábil a busca por um determinado registro de comitê.
Nesta aba, além da ordenação de registros o administrador poderá realizar buscas pontuais por
todos os registros cadastrados, acessando a aba Buscar, como mostrado no passo 05 da figura
10.72. Para à localização de registros, o administrador deverá informar no campo apresentado
pela aba de busca a Descrição do comitê que deseja localizar ou parte do mesmo e clicar no

297
botão BUSCAR. Retornará da busca todos os registros com a descrição ou parte dela, igual ao
usado na busca.

Figura 10.72: Listando registro de comitê

Na aba Participantes, o administrador deverá configurar os usuários que participarão

do comitê selecionado (Passo 01, Figura 10.73). O acesso a esta aba poderá ser realizado
através do ícone disposta ao lado de cada registro na aba Listar (Passo 03, Figura 10.72) ou
acessando a diretamente a aba Participantes. Para adicionar usuários Participantes do comitê,
o administrador deverá clicar no botão ASSOCIAR ao lado do painel, como mostrado no passo
02 da figura 10.73.

Figura 10.73: Associando participantes ao comitê

Após clicar no botão ASSOCIAR, uma tela será apresentada ao administrador contendo
uma listagem com todos os usuários passíveis de seleção, onde o administrador deverá marcar
os usuários que deseja vincular ao comitê (Passo 01, Figura 10.74), e clicar em CONFIRMAR
para validar a seleção dos mesmos, como mostrado no passo 02 da figura 10.74.
Todos os usuários associados ao comitê ficarão dispostos no painel Participantes
(Passo 03, Figura 10.73), sendo possível associar novos usuários e/ou desassociar os mesmo.

298
 Para desassociar usuários, é necessário selecionar o mesmo na lista e clicar na opção
correspondente a ação.

Figura 10.74: Listagem de usuário para comitê

Na aba Detalhar, além da visualização de informações sobre o comitê selecionado, o

administrador poderá realizar a edição do mesmo (Passo 01, Figura 10.75). Caso alterações
sejam realizadas no registro, é necessário confirmar a alteração do mesmo e para excluir algum
registro, o administrador deverá seguir os passos informados no apêndice. Lembrando que, o
acesso a esta aba poderá ser feito clicando no ícone Detalhar Registro localizado ao lado de
cada registro na aba Listar (Passo 04, Figura 10.72) ou clicando diretamente na aba Detalhes.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

299
 Figura 10.75: Detalhando comitê

Para sair da tela de Gerenciamento de Comitê, o administrador deverá clicar na opção

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 10.75, ou acessar
outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 03, Figura 10.75),
onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado. Caso surjam dúvidas durante a
navegação no sistema referente à configuração de comitês, o usuário deverá clicar no ícone em
formato (?), como mostrado no passo 04 da figura 10.75.

Gerenciamento Sub-Processo

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar dentro de um

processo a participação de um outro intitulando-o no sistema por sub-processo. O sub-processo
deve ser selecionado ainda dentro do desenho do fluxograma, por tanto esta opção de
configuração somente estará ativa no menu do processo se no fluxograma tiver alguma atividade
associada a um sub-processo, caso contrário está opção estará desabilitada para seleção no
menu do processo. A inclusão dessa ferramenta é feita através do Editor Gráfico (Item
fluxograma do menu de processos), sendo possível apenas alterar e configurar os registros neste
gerenciamento. Ao acessar o menu Sub-Processo, será apresentado ao administrador a tela
com a listagem de sub-processos inclusos no processo através do editor gráfico (Passo 01,
Figura 10.76). Na aba Listar, o administrador poderá organizar os registros por ordem alfabética
ou ordem crescente e decrescente, usando com critérios as descrições do sub-processo (Passo
02, Figura 10.76). Também nesta aba, será possível acessar de maneira rápida e fácil às abas
Detalhes e Conversão através dos ícones dispostos ao lado de cada registro, como mostrado
nos passos 03 e 04 da figura 10.76.

NOTA: Para obter mais informações referente a editor gráfico, leia Fluxograma (Editor Gráfico)
na página 221.

300
 Figura 10.76: Listando sub-processos

Na aba Detalhes, o administrador terá acesso a informações referentes ao sub-processo

selecionado, podendo realizar a edição do mesmo, sendo que essas alterações só poderão ser
realizadas quando o processo estiver em modo de revisão, do contrário os dados virão
desabilitados. Segue abaixo o detalhamento dos campos dispostos na aba Detalhes (Passo 01,
Figura 10.77):
Atividade: Este campo virá preenchido com o nome da atividade;
Sub-Processo: Este campo virá preenchido com a descrição do sub-processo informada
no fluxograma;
Replicar Anexo: Selecionar as opções de replicação do anexo, ou seja, em qual momento
os anexos inseridos no processo principal serão replicados para o sub-processo, podendo ser:
• Nenhum: Não irá replicar os anexos para o sub-processo.
• Início: Irá replicar os anexos do processo principal, logo que o sub-processo for
iniciado.
• Término: Os anexos serão replicados na última atividade do sub-processo.
• Início e Término: Irá replicar os anexos inseridos no processo principal, ao iniciar
e finalizar o sub-processo.
Replicar Formulário: Informar em qual momento o formulário do processo principal será
replicado para o sub-processo. As opções listadas possuem a mesma descrição que as opções
do campo acima (Replicar Anexo);

Figura 10.77: Detalhando sub-processos

301
 Após configuração dos campos do sub-processo selecionado, clicar em SALVAR para
validar as informações inseridas no registro, como mostrado no passo 02 da figura 10.77.
Lembrando que, a exclusão de atividades sub-processo, igualmente a inclusão, é realizada
através do Editor Gráfico (Item Fluxograma do menu de processos), e dependendo da opção
selecionada nos campos Replicar Anexo e Replicar Formulário é que será possível realizar a
configuração da seguinte aba. Neste gerenciamento, o administrador poderá também, realizar
buscas em todos os registros cadastrados, no qual retornará da mesma os registros com o nome
igual ou parecido ao pesquisado, para isso o mesmo deve acessar a aba Buscar e informar a
descrição da atividade e/ou descrição do sub-processo que deseja localizar (Passo 03, Figura
10.77).
Na aba Conversão, o administrador poderá replicar anexos do processo, campos e
formulários a partir do processo base para o sub-processo. Ao acessar está aba abrirá uma tela
com as informações sobre conversão de anexo e formulário do sub-processo, para isso o
administrador deverá selecionar um campo e/ou anexo do processo principal, em seguida
selecionar um campo e/ou anexo pertencente ao sub-processo e associar o registro, clicando no
botão correspondente a ação, que em seguida aparecerá na lista ao lado (Passo 01, Figura
10.78). Para desassociar o campo ou formulário da listagem, o administrador terá que selecionar
o registro na lista e clicar no botão DESASSOCIAR.
Obs.: Dependendo da opção selecionada nos campos Replicar Anexo e Replicar
Formulário é que será possível realizar a conversão dos mesmos na aba Conversão.

Figura 10.78: Conversão sub-processo

Para sair da tela de Gerenciamento de Sub-Processo, o administrador deverá clicar na

opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 10.78 ou
acessar outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 03,
Figura 10.78), onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado. Caso surjam dúvidas

302
 durante a navegação no sistema referente à configuração de sub-processo, o usuário deverá
clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 04 da figura 10.78.

Gerenciamento de Mensagem

Esta função (Ferramenta) do SmartShare permite que o administrador gerencie as

mensagens que serão disparadas pelo sistema durante a execução do fluxo ou eventos do
mesmo. Através desse gerenciamento será possível configurar a mensagem a ser enviada e o
destinatário, o título e o assunto da mensagem, tendo três tipos de destinatário para suas
mensagens: Usuário, Papel e o Executar de uma atividade. A inclusão dessas mensagens é
realizada através do Editor Gráfico (Item Fluxograma do menu de processo), ou seja, este menu
de gerenciamento somente estará ativo para configuração se no fluxograma tiver alguma
atividade envio de e-mail associado ao mesmo.
Ao acessar o menu do processo Mensagem, o administrador será direcionado para a
tela de configuração de mensagem, na qual já estará constando o registro ligado ao envio de e-
mail, porém sem demais configurações. Para iniciar a configuração de mensagem do registro
listado, o administrador deverá acessar a aba Detalhes, e os seguintes campos lhes será
apresentado (Passo 01, Figura 10.79):
Passo: Este campo estará informando o nome da atividade com envio de e-mail no fluxo;
Assunto: Informar o assunto da mensagem;
Descrição: Informar a descrição da mensagem;
Mensagem: No editor apresentado descrever a mensagem que será enviada aos
destinatários selecionados. Neste campo é possível customizar a mensagem utilizando coringas
(variáveis) em sua composição, ou seja, textos padrões que serão substituídos por dados do
fluxo.

NOTA: Para obter mais variáveis (coringas), leia Apêndice VIII: Tipos de Variáveis (Coringas) na
página 421.

Após a configuração da mensagem, o administrador deverá clicar no botão SALVAR

(Passo 05, Figura 10.79) para confirmar a inclusão da mesma.

303
 Figura 10.79: Detalhando mensagens

• Painel Anexos
Neste painel será possível adicionar os anexos do fluxo e enviá-los por e-mail para os
destinatários configurados no painel Notificações. Com os anexos devidamente configurados
no Gerenciamento de Anexos, será necessário configurá-los para que sejam adicionados na
mensagem (Passo 02, Figura 10.79):
Tipo de Anexo: Este campo permite selecionar os tipos de anexos que serão enviados
por E-mail, sendo permitido anexar apenas os tipos Documento Eletrônico ou Publicação
SmartShare. Por padrão somente serão listados para seleção neste campo, caso sejam
previamente cadastrados no processo em questão;
Versões: Selecionar o tipo de armazenagem de histórico do anexo. Tendo como opção:
• Mais Recente: Se selecionado, caso o anexo para o tipo selecionado seja
revisado durante a execução do fluxo, ao chegar a atividade de envio de e-mail
somente a última versão publicada será encaminhada ao destinatário.
304
 • Todas as Versões: Se selecionada, no envio do anexo por e-mail, todas as
versões publicadas para o tipo de anexos configurado serão encaminhadas ao
destinatário definido no painel Notificações.

• Painel Notificações
Neste painel, o administrador deverá configurar o destino da mensagem configurada
(Passo 03, Figura 10.79):
Tipo de Destinatário: Selecionar qual será o tipo do destinatário, podendo ser:
• Fixo: A mensagem configurada terá destinatário fixo, ao selecionar está opção
habilitará ao lado do campo Destinatários um ícone em formato de Lupa para
que seja possível acessar a lista de destinatários disponíveis, entre Papéis,
Usuários e Executores (Passo 01, Figura 10.80). Despendo da aba selecionada,
aparecerá listagem de destinatários diferentes (Passo 02, Figura 10.80).
• Variável: A mensagem poderá ter seu destino customizado ao longo do
processo. Neste tipo, o administrador poderá utilizar informações que serão
preenchidas no formulário do processo para o envio da mensagem, ou seja, se
no formulário tiver um campo que especifica o e-mail de um destinatário é
possível utilizar o mesmo.
Destinatários: Informar o destinatário da mensagem. O preenchimento deste campo
dependerá do tipo selecionado, se for Fixo será feita a seleção dos destinatários em uma tela
auxiliar que será apresentada ao administrador quando o mesmo clicar no ícone ao lado do
campo. Se Variável, informar o campo coringa (variável) para posterior utilização no fluxo.
Após configuração de destinatários, clicar no botão ADICIONAR para validar a inclusão
dos mesmos.

305
 Figura 10.80: Listando destinatários

Todos os tipos e destinatários adicionados estarão dispostos no painel inferior da aba

Detalhes, como mostrado no passo 03 da figura 10.79, na qual será possível editar os
destinatários adicionados, bem como excluir os mesmos.
Lembrando que, a exclusão de atividades mensagens, igualmente a inclusão, somente
será realizada através do editor gráfico.

Gerenciamento de Acompanhamento

Neste gerenciamento configura-se o acompanhamento do processo a ser realizado, na

qual o mesmo deverá ser configurado por atividade do fluxo. No acompanhamento do processo
o administrador poderá incluir na configuração a exibição do formulário, de históricos, anexos,
sub-processos e anotações. Para iniciar este tipo de configuração, o administrador deverá
acessar a opção Acompanhamento no menu do processo, e clicar na aba Incluir para cadastrar
um acompanhamento. Ao clicar na aba Incluir seguinte tela será apresentado ao administrador:

Figura 10.81: Incluindo acompanhamento

Os campos devem ser preenchidos, conforme as seguintes instruções (Passo 01, Figura
10.81):
Passo: Selecionar qual atividade terá acompanhamento. Por padrão, neste campo
estarão listadas todas as atividades cadastradas no sistema.
Exibir Formulário: Selecionar qual será o tipo de exibição do formulário no
acompanhamento cadastrado, se:
• Não exibir: Não exibirá o formulário no acompanhamento do processo.

306
 • Situação corrente: Exibirá no acompanhamento a versão do formulário de
acordo com a atividade na qual o fluxo está.
• Situação inicial: Irá exibir no acompanhamento a primeira versão salva do
formulário, durante a execução do mesmo.
Exibir Histórico: Selecionar qual tipo de histórico o acompanhamento do processo
configurado terá, se:
• Não exibir: Não exibirá o histórico no acompanhamento do processo.
• Fluxograma e texto: Se marcado, o usuário visualizará o gráfico da execução do
fluxo e informações textuais.
• Apenas fluxograma: Exibirá somente o gráfico do fluxo.
• Apenas texto: Disponibilizará ao usuário o histórico do fluxo através de
informações textuais.
Exibir Sub-processo: Selecionar como será exibido o sub-processo do processo principal
no acompanhamento do mesmo, podendo ser:
• Não exibir: Não exibirá o sub-processo configurado ao processo no
acompanhamento.
• Exibição simples: Irá mostrar no acompanhamento em qual atividade o sub-
processo está.
• Exibição completa: Exibirá no acompanhamento todas as atividades/passos que
o fluxo do sub-processo passou.
Exibir Anotações: Selecionar como serão exibidas as anotações realizadas no processo
ao acessar o acompanhamento do mesmo, se:
• Não exibir: Não exibirá as anotações do processo no acompanhamento.
• Exibir todas: exibirá todas as anotações realizadas no processo ao acessar o
acompanhamento do mesmo.
Status: Informar a descrição da atividade que terá acompanhamento pelos participantes,
ou seja, como o usuário irá visualizar a atividade no acompanhamento;
Responsável: Selecionar o usuário responsável pelo acompanhamento do processo,
para isso, clicar no ícone em formato de Lupa ao lado do campo. Ao clicar no ícone Lupa, será
apresentada uma tela com a listagem de usuários e executores disponíveis para seleção. Para
associar um usuário ao registro de acompanhamento, clicar no botão de seleção, como mostrado
no passo 01 da figura 10.82;

307
 Figura 10.82: Lista de responsáveis do acompanhamento

Ocultar passo no histórico: Se marcado, irá ocultar a aba histórico do processo no

acompanhamento, não permitindo ao usuário visualizar as atividades/passos que fluxo passou;
Após preenchimento dos campos apresentados na tela de inclusão de
acompanhamento, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 10.81) para confirmar a inclusão
do mesmo.
Obs.: O acompanhamento somente irá funcionar se na configuração do processo (Tela
Novo processo e/ou Editar Processo) o campo Tipo de Acompanhamento estiver para
participantes.
Os registros de acompanhamento cadastrados ao sistema ficarão dispostos ao
administrador na aba Listar (Figura 10.83). Nesta aba o administrador visualizará os registros
com suas informações gerais, podendo organiza-los por ordem alfabética, crescente e
decrescente levando em consideração as informações do próprio registro. É possível também,
realizar buscas por registros de acompanhamento e acessar outras abas do gerenciamento
através dos ícones dispostos ao lado de cada registro.

308
 Figura 10.83: Listando acompanhamento

Para acessar informações detalhadas a respeito do registro cadastrado, o administrador

deverá acessar a aba Detalhar, onde encontrará todas as informações referentes ao
acompanhamento (Passo 01, Figura 10.84), podendo realizar a edição do mesmo e/ou excluir o
registro selecionado, como mostrado no passo 04 da figura 10.84. Caso alterações sejam
realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir a edição (Passo 02, Figura 10.84)
e para cancelar a edição, clicar no botão correspondente com a ação, como mostrado no passo
03 da figura 10.84.

Figura 10.84: Detalhando acompanhamento

Para sair da tela de Gerenciamento de Acompanhamento o administrador deverá clicar

na opção SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.84 ou
acessar outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 06,
Figura 10.84), onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado.

Gerenciamento de Consulta

309
 O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de, junto à criação e configuração
do processo cadastrar consultas específicas, para o processo gerado. Dentro da configuração
da consulta, é possível selecionar campos do formulário como filtro e/ou resultado da consulta
de processos, podendo configurar para cada campo do formulário selecionado como resultado
um tipo de rodapé, ou seja, definir como o valor do campo será contabilizado. Esta é uma
ferramenta muito importante na geração de relatório, para o acompanhamento de investimentos,
gastos e a porcentagem de valores investidos em determinado processo. Para a inclusão de um
registro de consulta, o administrador deverá acessar a aba Incluir do Gerenciamento de
Consulta, e preencher os campos que serão apresentados da seguinte forma (Passo 01, Figura
10.85):
Descrição: Informar o nome da consulta;
Exibe Formulário: Marcar para exibir o formulário na consulta, sendo que, esta opção
somente estará disponível para seleção, se o processo possuir algum formulário cadastrado;
Tipo de Formulário: Selecionar qual tipo de formulário será utilizado como base para
gerar o relatório quando em execução. Por padrão, caso já exista configurações de campos como
Filtro e/ou Resultado os campos do formulário vinculados ao mesmo serão descartados caso o
Tipo de Formulário seja alterado;
Exibe Anexo: Marcar para exibir anexos na consulta. Por padrão, este item só estará
ativo se houver algum anexo cadastrado no processo;
Para finalizar a inclusão do registro de consulta, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.85.

Figura 10.85: Incluindo consulta

Todos os registros de consulta inseridos no sistema estarão dispostos na aba Listar

(Passo 01, Figura 10.86). Nesta aba, é possível ordenar os registros cadastrados, através das
opções listadas no passo 02 da figura 10.86, que organizará os mesmos por ordem crescente/
decrescente e alfabética. Para localizar um registro específico, basta utilizar a aba Buscar
(Passo 03, Figura 10.86) e informar a descrição do registro que deseja localizar. Além de
ordenações e buscas, nesta aba o administrador poderá acessar as abas de configuração,
clicando sobre os ícones dispostos ao lado de cada registro de consulta. Segue abaixo,
funcionalidade dos ícones:

310
 Clicar para acessar a aba Filtro do Gerenciamento de Consulta;

Clicar para acessar a aba Resultado do Gerenciamento de Consulta;

Clicar para acessar a tela de nova publicação;

Clicar para acessar a aba Detalhar do Gerenciamento de Consulta;

Todos os registros de consulta cadastrados disponibilizarão de um ícone para publicação

do mesmo, ou seja, é necessário publicar a consulta no sistema para acessar o relatório da
mesma de acordo com as configurações associadas à consulta.

Figura 10.86: Listando consulta

Na aba Detalhar, o administrador visualizará todas as informações sobre o registro de

consulta selecionado, podendo realizar nesta tela a edição e/ou exclusão do registro detalhado.
Além dos campos preenchidos na inclusão do registro, nesta aba terá um novo campo
informando o caminho dentro do sistema que a consulta está publicada (Publicação Vinculada),
como mostrado no passo 01 da figura 10.87. Se alterações forem realizadas no registro
selecionado, clicar no botão SALVAR (Passo 02, Figura 10.87) e para excluir o registro clicar no
botão correspondente a ação, como mostrado no passo 03 da figura 10.87. A exclusão de
registro poderá ser realizada de três maneiras, sendo necessária a confirmação do usuário em
relação à exclusão do mesmo.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

311
 Figura 10.87: Detalhando consulta

Ao acessar a aba Filtro, será apresentado ao administrador um campo para a

associação dos campos do formulário que serão utilizados na consulta do processo como filtro
da busca, bem como, definir o tipo de filtro que será utilizado ao comparar os valores no relatório.
Para associar campos do formulário à consulta, clicar no ícone em formato de (+), como mostrado
no passo 01 da figura 10.88.

Figura 10.88: Associando campos ao filtro da consulta

Ao clicar no botão ASSOCIAR (+), será apresentada ao administrador uma tela com a
listagem de campos do formulário disponível para serem adicionados como filtro da consulta.
Nesta tela, selecionar os campos que deseja utilizar com filtro da consulta (Passo 01, Figura
10.89) e clicar no botão SALVAR, como mostrado no passo 02 da figura 10.89, para concluir a

312
associação dos campos. Para desassociar campos filtro da consulta, o administrador deverá
selecionar o campo na lista (Campos do formulário) e clicar sobre o ícone m formato (-).

Figura 10.89: Listagem de campos para o filtro da consulta

Com os campos devidamente associados como filtro, o administrador poderá definir

como esse filtro será realizado ao gerar relatório do processo, podendo selecionar entre as
opções: Igual ou Contém (Passo 02, Figura 10.88). Se a opção escolhida for Igual, ao realizar
o filtro no relatório, no resultado da busca somente será apresentado os fluxos que possuem no
campo selecionado uma expressão idêntica a informada no filtro, caso a opção Contém seja
selecionada, no resultado da busca irá buscar todos os resultados que contenham a expressão
informada. Importante ressaltar que, inicialmente o campo Modo de Filtrar não estará visível para
configuração, será necessário que o usuário selecione um campo na lista de filtros (Passo 01,
Figura 10.88).
Para selecionar os campos que serão utilizados na consulta como resultado do relatório,
o administrador deverá acessar a aba Resultado. A associação dos campos que serão utilizados
como resultado é realizado da mesma forma que a associação de campos para filtro, ou seja,
através do ícone (+) para associar e no ícone (-) para desassociar campos. Nesta aba, é possível
também, trocar a ordem dos campos resultado da consulta na listagem de campos, o
administrador terá que selecionar o campo na listagem e utilizar os botões Sobe e Desce
representados pelos ícones (↑) e (↓), como mostrado no passo 01 da figura 10.90. Para todos os
campos listados é possível configurar um rodapé como resultado, tendo as seguintes opções
como agrupadores do campo:
Nenhum: Se selecionado, não habilitará nenhum rodapé como resultado do campo;

313
 Somatório: Irá somar todos os valores inseridos no campo selecionado, ao realizar uma
consulta do processo;
Contador: Irá contar quantas vezes o valor do campo foi solicitado durante a execução
do processo;
Média: Se marcado, irá mostrar no rodapé o valor médio inserido no campo durante a
execução do processo;
Máximo: Irá listar no rodapé o valor máximo inserido no campo selecionado durante a
execução do processo;
Mínimo: Irá listar no rodapé o valor mínimo inserido no campo selecionado durante a
execução do processo;
Porcentagem: Se selecionado, irá mostrar no rodapé a porcentagem de investimento
sobre o valor inserido no campo selecionado;
Lembrando que, os campos disponibilizados para associar como filtro e/ou resultado da
consulta são apenas os campos do tipo: Caixa de Preenchimento, Área de Texto, Caixa de
Seleção, Marcador, Editor, Data e Hora, Tabela e Consulta.

Figura 10.90: Associando campos como resultado da consulta

Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de

consulta, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?), como mostrado no passo 02 da figura
10.90. Para sair da tela de Gerenciamento de Consulta o administrador deverá clicar na opção
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 10.90 ou acessar outro
menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 04, Figura 10.90), onde
será encaminhado diretamente ao menu selecionado.

Gerenciamento de Calendários

Essa ferramenta (Função) do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de

cadastrar calendários ao processo, no qual o mesmo, será alimentado em determinado ponto do

314
processo. Esse tipo de funcionalidade é muito utilizado em processos de agendamento, onde o
usuário visualiza os períodos disponíveis no calendário configurado, para assim fazer seu
agendamento. Para iniciar a configuração do calendário, o administrador deverá acessar o menu
Gerenciamento de Calendários, e será apresentado ao mesmo a aba Incluir (Figura 10.91). Por
tanto esta opção de configuração somente estará ativa no menu do processo se alguma atividade
do processo a opção Salvar Calendário estiver marcada.

Figura 10.91: Incluindo calendário no processo

315
 Segue abaixo detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados
pela tela de inclusão de calendários (Passo 01, Figura 10.91):
Descrição: Informar o nome do calendário;
Grupo: Selecionar o campo do formulário que servirá como agrupador dos registros
gerados no calendário;
Nome Calendário: Selecionar o campo do formulário que terá a informação que servirá
como nome do calendário no processo;
Data Inicial: Selecionar o campo do formulário que será utilizado no processo como data
inicial de um agendamento e/ou solicitação. Por padrão, é necessário ter configurado no
formulário do processo campos tipo Data e Hora;
• Informado: Se marcado, durante a execução do fluxo o usuário executor da
atividade que possui o calendário, deverá informar manualmente a data inicial e
final da solicitação e/ou agendamento.
• Duração: Se marcado, durante a execução do fluxo o usuário deverá informar a
data inicial e o período de tempo que o calendário estará reservado. Por padrão
é necessário ter um campo do tipo Número Inteiro configurado ao formulário,
para esta configuração funcionar e listar opções para seleção no campo Data
Final.
Data Final: A configuração desse campo é realizada da mesma forma que no campo
Data Inicial;
Recorrência: Informar neste campo se o evento do calendário será recorrente na agenda,
ou seja, se houver recorrência o evento será registrado todos os dias configurado até a data final
informada;
Selecione as Atividades que salvarão o Calendário: Neste campo, o administrador
deverá associar as atividades que salvarão o calendário durante a execução do fluxo, para isso
o mesmo deverá clicar sobre a atividade que deseja e em seguida clicar no ícone Associar
representado pelo ícone em formato (←). Para desassociar atividades, selecionar a atividade
que deseja e clicar sobre o ícone correspondente com a ação (→). Por padrão, só terá as
atividades listadas para associação, as atividades que foram sinalizadas para salvar calendário
no Gerenciamento de Atividades;

NOTA: Para obter mais informações referente a atividades marcadas para salvar calendário, leia
Gerenciamento de Atividades na página 232.

Papéis que podem excluir um agendamento: Selecionar os papéis que poderão excluir
agendamentos pelo calendário que está sendo criado. Para acessar a listagem de papéis
disponíveis no sistema, o administrador deverá clicar no ícone em formato de Lupa disposto ao
lado do campo. Ao clicar no ícone será apresentada ao mesmo uma tela com os papéis
disponíveis, selecionar os papéis que desejar dar permissão para excluir agendamentos, como
mostrado no passo 01 da figura 10.92 e em seguida clicar no botão CONFIRMAR (Passo 02,
Figura 10.92);

316
 Solicitação: Se marcado, permitirá que usuários solicitem um agendamento diretamente
pela agenda, com uma opção no menu de contexto (botão direito do mouse);
Agendamentos: Se marcado, permitirá que usuários utilizem o mesmo horário de
agendamento no calendário do processo;
Conteúdo: Informar qual será a descrição do registro na agenda que possui o calendário,
podendo utilizar coringas para conter informações do formulário na descrição do agendamento;
Após definir todos os dados para o calendário do processo, o administrador deverá clicar
no botão SALVAR para confirmar a inclusão do mesmo (Passo 02, Figura 10.90).

Figura 10.92: Lista de papéis que excluir agendamento do processo

Na aba Listar, o administrador visualizará todos os calendários cadastrados no processo

SmartShare (Passo 01, Figura 10.93), possibilitando ao mesmo ordenar o modo que os registros
estarão dispostos para visualização. Essa ordenação poderá ser realizada por ordem crescente
e decrescente, usando como critério o Código do calendário (Passo 02, Figura 10.93) ou por
ordem alfabética, clicando em Descrição, como mostrado no passo 03 da figura 10.93.
Na parte inferior da tela de listagem, o administrador visualizará a quantidade total de
calendários cadastrados no sistema, podendo escolher quantos registros serão exibidos por
página (Passo 04, Figura 10.93). Nesta aba além das configurações acima citadas, o

317
 administrador poderá acessar o detalhamento de cada registro cadastrado, clicando no ícone
Detalhar Registro, como mostrado no passo 05 da figura 10.93.

Figura 10.93: Listando calendários

Na aba Detalhar, o administrador terá acesso a informações detalhadas referente ao

registro selecionado, podendo realizar a edição dessas informações, como mostrado no passo
01 da figura 10.94. Se alguma alteração for realizada no cadastro do registro, o administrador
deverá clicar em SALVAR para concluir a alteração (Passo 02, Figura 10.94) ou clicar em
CANCELAR para sair da aba de detalhamento sem alterar o registro (Passo 03, Figura 10.94).
Para continuar a edição de registros, o administrador poderá utilizar a barra de
navegação, como mostrado no passo 04 da figura 10.94.

NOTA: Para obter informações referente à exclusão de registros, leia Apêndice III: Processo para
Exclusão de Registros Publicados para Gerenciamento na página 410.

318
 Figura 10.94: Detalhando calendários

Para sair da tela de Gerenciamento de Calendários o administrador deverá clicar no

botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.94 ou acessar
outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para... (Passo 06, Figura 10.94),
onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado.

Gerenciamento de Templates

319
 O Gerenciamento de Templates é uma ferramenta que permite o administrador
configurar um documento modelo que servirá como padrão na geração de documentos, contendo
informações do formulário do processo durante a execução do mesmo. Neste configurador, o
administrador terá permissão para associar ao documento modelo campos do formulário do
processo, que quando iniciada a geração do documento, o valor inserido no campo do formulário
será substituído pelo valor correspondente à propriedade do template vinculada ao campo.
Todos os templates associados a atividades do processo, durante a execução do fluxo
no painel Opções, serão apresentados aos executores envolvidos e com permissão para tal a
opção de gerar documentação. Importante ressaltar que, será possível também, gerar essa
documentação em fluxos já finalizados nas atividades que estão configuradas para gerar
documentação se assim permitido, com as configurações de histórico do formulário.
A inclusão de templates é feita da seguinte forma, o administrador deverá acessar o
menu Templates e clicar na aba Incluir, como mostrado na figura abaixo:

Figura 10.95: Incluindo template para documentação do formulário

Segue abaixo detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados

pela tela de inclusão de templates (Passo 01, Figura 10.95):
Descrição: Informar o nome do template que está sendo criado;
Gerar PDF: Se sinalado, ao gerar a documentação do formulário o sistema irá converter
o template para PDF, do contrário, será feito o download na extensão original do template .doc
ou .docx;
Template: Informar o arquivo que servirá como arquivo modelo da documentação. Para
isso, o administrador deverá clicar no botão PROCURAR, onde uma tela será apresentada ao
mesmo para a localização do arquivo template. Por padrão somente será aceito arquivos para
template no formato doc e docx;
Anexar Automaticamente ao Fluxo: Se sinalado, ao gerar a documentação do formulário
o sistema irá automaticamente anexar o template ao fluxo do processo em execução, sendo que,
ao sinalar está opção um novo campo será habilitado, na qual o administrador deverá informar o
tipo de anexo que o template terá ao ser anexado ao fluxo. Lembrando que, é imprescindível que

320
 o administrador tenha o anexo previamente configurado no Gerenciamento de Anexos e que o
mesmo seja do tipo Documento Eletrônico;
Propriedade: Informar a descrição (Valor) da propriedade no template que será
substituído pelo valor inserido no campo do formulário. Por padrão a propriedade do template
deverá ser informada utilizando o padrão SmartShare [NomePropriedade];
Campo do Formulário: Selecionar o campo do formulário vinculado ao processo que
representará o valor no template. Importante ressaltar que, somente será apresentado para
seleção os campos do tipo: Caixa de Preenchimento, Área de Texto, Caixa de Seleção, Múltipla
Seleção, Marcador, Observação, Editor, Consulta e Tabela;

EXEMPLO 17: CONFIGURANDO TEMPLATE COM TABELA

A configuração de template com tabela é realizada da seguinte forma, inicialmente no

documento que será utilizado como modelo, o usuário deverá inserir uma tabela contendo a
quantidade de colunas existente na tabela do formulário do processo e 3 linhas, sendo, uma linha a
descrição da tabela, uma linha a descrição das colunas da tabela e uma linha a descrição dos
campos dentro da tabela. Nas linhas correspondentes a tabela e os campos vinculados a mesma, o
usuário deverá colocar um valor coringa entre colchetes (O coringa poderá ser qualquer valor) que
será substituído pelo valor existente dentro do campo ao gerar o template durante a execução do
fluxo (Figura 01).

Figura 01

Com o documento modelo configurado, no Gerenciamento de Templates do SmartShare, o

usuário deverá procurar o documento, e em seguida, no campo propriedades informar os coringas
definidos no documento modelo vinculando-os aos campos do formulário correspondentes a tabela.
• Coringa da tabela com campo do tipo Tabela:
Coringa: [tabPed] + Campo: Tabela Pedidos
• Coringa do campo existente dentro da coluna com seu respectivo campo do
formulário:
Coringa: [qtemp] + Campo: Coluna 1 – Quant.

321
Figura 02

Durante a execução do fluxo ao gerar documentação do formulário do processo (Template)

a tabela será apresentada de acordo com os valores inseridos e salvos na mesma.

Figura 03
Importante ressaltar que, no template será incrementada linhas a tabela de acordo com o
que está no formulário, não será necessário configurar no documento modelo a quantidade de linhas
que a tabela possui.

Ao confirmar a adição do vínculo entre campos do documento e campos do formulário,

os mesmos ficaram disponíveis ao administrador no painel inferior da aba Detalhes, como
mostrado no passo 02 da figura 10.95, na qual será possível editar os vínculos adicionados, bem
como excluir os mesmos. Para validar a inclusão do template que será utilizado na geração de
documentos do formulário por atividade do processo, o administrador deverá clicar no botão
SALVAR, como mostrado no passo 03 da figura 10.95.
Na aba Detalhar, o administrador terá acesso a informações detalhadas referentes ao
registro de template selecionado (Passo 01, Figura 10.96), podendo realizar nesta tela a edição
dessas informações e/ou exclusão do registro detalhado, como mostrado no passo 04 da figura
10.96. Importante ressaltar que, ao remover ou alterar um template que está associado a uma
atividade do processo, essa alteração será aplicada automaticamente a mesma.
Caso alterações sejam realizadas no registro, clicar no botão SALVAR para concluir a
edição (Passo 02, Figura 10.96) e para cancelar a edição, clicar no botão correspondente com a
ação, como mostrado no passo 03 da figura 10.96. Para continuar a edição de registros, o
administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 05 da figura 10.96.

322
 Figura 10.96: Detalhando os templates para documentação do formulário

Todos os templates cadastrados no sistema ficarão dispostos na aba Listar (Passo 01,
Figura 10.97), permitindo ao administrador ordenar os registros apresentados por ordem
alfabética, crescente e decrescente, usando como critério a descrição e o código do template
(Passo 02, Figura 10.97) ou realizar buscas por todos os registros cadastrados, através da aba
Buscar (Passo 03, Figura 10.97).
Através dessa aba é possível também, acessar mais informações referente ao template
listados e/ou excluir um registro, para isso o administrador deverá clicar sobre os ícones
correspondentes dispostos ao lado de cada template.

Figura 10.97: Listando os templates para documentação do formulário

Para sair da tela de Gerenciamento de Templates, o administrador deverá clicar no botão

SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 10.97.

Gerenciamento de Conferência

O Gerenciamento de Conferência dispõe ao administrador, a possibilidade de realizar a

configuração para a conferência de documentos durante o andamento do fluxo. Neste menu, é
possível relacionar os documentos que possuem um tipo de anexo previamente cadastrado, aos

323
 papéis que serão responsáveis pela conferência, bem como, definir a obrigatoriedade de
inclusão dos tipos de documentos para o avanço do fluxo e a ordem como os mesmos serão
apresentados. Importante ressaltar que, o menu Conferência somente será habilitado no
processo se o mesmo estiver liberado na licença juntamente com o módulo BPM, bem como, se
uma das atividades pertencentes ao processo possuir a opção Conferência configurada
(Quantitativa ou Quantitativa e Qualitativa). Para obter este módulo, entre em contato com o
fornecedor para solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois a mesma é uma opção
complementar do sistema.

NOTA: Para obter mais informações referentes à opção Quantitativa ou Quantitativa e Qualitativa,
leia Gerenciamento de Atividades na página 232.

Para iniciar a inclusão dos tipos de documentos que serão analisados no fluxo no
processo, o administrador deverá acessar o menu Conferência e clicar na aba Incluir, como
mostrado na figura abaixo:

Figura 10.98: Incluindo documentos para conferência

Segue abaixo detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados

pela tela de inclusão de conferência (Passo 01, Figura 10.98):
324
 Tipo de Documento: Selecionar um tipo de documento que terá controle de conferência.
Por padrão, para que os tipos de documentos sejam apresentados nesta listagem, os mesmos
devem estar associados a anexos, previamente cadastrados no Gerenciamento de Tipo de
Anexo do processo. Neste campo somente será apresentado os tipos de documentos vinculados
a anexos do tipo Documento Eletrônico e Publicação SmartShare, sendo que para esses tipos
não será obrigatório informar um tipo de documento, a menos que a opção Publicar ao Concluir
for marcada. Importante ressaltar que, caso exista tipos de anexos diferentes, mas com o mesmo
tipo de documento, neste campo o mesmo será apresentado para configuração apenas uma vez,
ou seja, as configurações realizadas para o tipo de documento em questão serão aplicadas para
ambos os anexos;

NOTA: Para obter mais informações sobre o cadastro de anexos, leia Gerenciamento de Anexos
na página 255.

Obrigatório: Se marcado, o tipo de documento selecionado será obrigatório para avançar

as atividades de conferência, ou seja, o fluxo não irá avançar se este tipo de documento não for
anexado ao processo e analisado;
Papéis de Conferência: Informar os papéis que poderão ver este tipo de documento
durante a análise qualitativa. Para associar papéis de conferência a um documento, o
administrador terá que clicar na opção Associar, como mostrado no passo 02 da figura 10.98,
que será apresentada ao mesmo uma tela com a listagem de todos os papéis existentes no
sistema (Passo 01, Figura 10.99). Esta associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos
registros, onde o administrador seleciona os papéis desejados, em seguida clica em
CONFIRMAR para validar a associação dos registros selecionados (Passo 02, Figura 10.99).
Para desassociar um papel de conferência de um documento, o administrador terá que
selecionar o papel desejado e clicar em Desassociar (Passo 03, Figura 10.98).

325
 Figura 10.99: Associando papéis de conferência

Papéis de Acompanhamento: Informar os papéis que poderão acompanhar este tipo de

documento durante a análise qualitativa, sem poder alterar nada no processo. Para associar
papéis de acompanhamento a um documento, o administrador terá que clicar na opção
Associar, como mostrado no passo 04 da figura 10.98, que será apresentada ao mesmo uma
tela com a listagem de todos os papéis existentes no sistema (Passo 01, Figura 10.99). Esta
associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos registros, onde o administrador seleciona
os papéis desejados, em seguida clica em CONFIRMAR para validar a associação dos registros
selecionados (Passo 02, Figura 10.99). Para desassociar um papel de conferência de um
documento, o administrador terá que selecionar o papel desejado e clicar em Desassociar
(Passo 05, Figura 10.98).
Ordenação: Informar a ordem de prioridade dos tipos de documento durante a análise,
podendo ser, Alta (1) ou Baixa (255);
Zoom Padrão: Informar o tamanho de zoom que o documento será apresentado ao
visualizar o mesmo na conferência, podendo ser: 200%, 100%, 75%, 50% e 25%. Por padrão, o
campo será apresentado com o zoom de 100%;
Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a inclusão
(Passo 06, Figura 10.98), para CANCELAR a edição do mesmo, clicar no botão correspondente
com a ação (Passo 07, Figura 10.98).
Para iniciar a inclusão e relacionamento dos critérios aos tipos de documentos que serão
analisados no fluxo no processo, o administrador deverá acessar o menu Conferência e clicar
na aba Conferência, como mostrado na figura abaixo:

326
 Figura 10.100: Associando critérios de aceitação ao tipo de documento

Segue abaixo detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados

pela tela de inclusão de critérios para conferência (Passo 01, Figura 10.100):
Critério: Descrever o critério de avaliação desejado para o tipo de documento
selecionado;
Detalhamento: Neste campo, fornecer informações elaboradas sobre o critério que está
sendo criado para o tipo de documento. Após a inclusão do detalhamento do critério, clicar em
ADICIONAR para concluir a mesma (Passo 02, Figura 10.100), para LIMPAR os campos
preenchidos, clicar no botão correspondente com a ação (Passo 04, Figura 10.100).
Observação Obrigatória ao Reprovar: Se sinalado, durante a execução do fluxo com
conferência, os critérios reprovados pelo conferente deverão possuir observação obrigatória
informando o motivo pela qual o mesmo foi reprovado, para assim, avançar a atividade;
Os critérios podem sofrer alterações de acordo com a necessidade do administrador,
podendo ser alterado a descrição do critério, o detalhamento do mesmo e a ordenação de como
eles serão apresentados durante a execução do fluxo. Para realizar alterações nos critérios
cadastrados, utilizar as ações dispostas ao lado dos mesmos (Detalhar e Excluir), caso queira
ordenar os registros de validação, utilizar as setas de ordenação (Passo 03, Figura 10.100).
Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o
mesmo visualizará todos os tipos de documentos, com o seu código de registro e sua descrição,
podendo também, acessar de modo fácil e rápido a opção Detalhar Registro, como mostrado
no passo 01 da figura 10.101. Na aba Listar é possível também, definir a ordem que os registros
estarão dispostos para visualização na tela de gerenciamento, sendo por:

327
 Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 10.101).
Descrição: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição,
para ativar a ordenação (Passo 03, Figura 10.101).

Figura 10.101: Listando os tipos de documentos

Para detalhar os registros de critérios e realizar possíveis alterações nos mesmos, o

administrador deverá acessar a aba Detalhar (Figura 10.102). Nesta aba, serão apresentadas
todas as informações referentes aos tipos de documentos selecionados para detalhamento
(Passo 01, Figura 10.102). Por padrão, durante a edição dos critérios selecionados não será
possível alterar o campo Tipo de Documento.
Para alterar os papéis de conferência, o usuário deverá utilizar as opções Associar e
Desassociar (Passo 02 e 03, Figura 10.102).

328
 Figura 10.102: Detalhando os tipos de documentos

Após todas as alterações realizadas, clicar em SALVAR (Passo 04, Figura 10.102) para
concluir a edição, podendo CANCELAR (Passo 05, Figura 10.102) ou EXCLUIR a mesma (Passo
06, Figura 10.102).

NOTA: Para obter informações referente à conferência de documentos no andamento do fluxo, leia
Apêndice XII: Processo de Conferência de Documentos na página 426.

Gerenciamento de Alçadas

Esta funcionalidade do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de criar

regras/condições específicas que irão determinar que papel ou comitê será responsável por
executar uma determinada atividade do processo, ou seja, a partir do momento em que o
processo for iniciado, de acordo com o valor informando nos campos do formulário o sistema irá
verificar se existe regras específicas que definem o executor da atividade, avançando a mesma
para o papel ou comitê que atende a condição configurada. Para iniciar as configurações
específicas de condições, o administrador deverá primeiramente informar que o tipo de executor
da atividade vai depender das regras de alçadas, ou seja, informar no Gerenciamento de
Atividades que o Tipo de Executor será uma Alçada, para habilitar o botão de acesso ao
Gerenciamento de Alçadas.

NOTA: Para obter informações referente ao tipo de executor alçadas, leia Gerenciamento de
Atividades na página 232.

329
 A inclusão de alçada deverá ser realizada através da aba Incluir, onde será apresentada
ao administrador o nome da atividade que está sendo configurada e que possui como executor
uma alçada, uma opção de qual tipo de executor, e um campo para selecionar qual executor
será responsável por executar a atividade em questão quando a condição configurada for
satisfeita (Passo 01, Figura 10.103). Para selecionar o executor, o usuário deverá clicar no ícone
em formato de Lupa disposto ao lado do campo Executor para acessar a listagem, que quando
for solicitada papel irá apresentar o zoom de papéis e quando for comitê o zoom de comitês
disponíveis para configuração de alçadas (Passo 02, Figura 10.103).

Figura 10.103: Incluindo alçadas

Na tela Zoom de Papéis será apresentado ao usuário administrador a listagem de papéis

que ainda não possuem vínculo com uma configuração de alçada, respeitando a hierarquia
baseando-se no papel principal do processo. Sendo que, para selecionar o papel que deseja
vincular como executor da atividade correspondente a alçada que está sendo configurada, o
administrador deverá clicar no ícone disposto ao lado do registro de papel desejado, como
mostrado no passo 01 da figura 10.104.

330
 Figura 10.104: Zoom de papéis para alçadas

Na tela Zoom de Comitês será apresentado ao usuário criador a listagem de comitês que
estão cadastradas para o processo. Para selecionar o comitê desejado basta clicar no ícone
disposto ao lado do registro do comitê desejado, como mostrado no Passo 1 da figura 10.105.

NOTA: Para obter informações referente de como incluir um comitê, verifique o tópico
Gerenciamento de Comitê na página 296.

Figura 10.105: Zoom de comitês para alçadas

Após definido o tipo de executor e o executor deverá configurar-se as condições de

alçadas, as mesmas são compostas por:
Campo: Selecionar o campo do formulário que terá o valor inserido no mesmo durante a
execução do fluxo utilizado para definir qual será o executor da atividade atual. Por padrão, neste
campo irá carregar para seleção todos os campos do formulário vinculado a atividade, sendo:
Caixa de Preenchimento, Área de Texto, Caixa de Seleção, Marcador, Editor, Consulta,

331
 Marcador Único, Seleção Múltipla e Data, com exceção dos campos existentes dentro de tabelas.
Importante ressaltar que, não será permitido utilizar um mesmo campo do formulário mais de
uma vez no mesmo grupo de validação, caso isso ocorra, ao tentar salvar as configurações de
alçadas um alerta será apresentado ao usuário informando que a configuração não permitida;
Condição: Selecionar a condição que será utilizada para definir a comparação da alçada,
de acordo com o tipo de campo e valor inserido no mesmo. Os tipos de condições serão
carregados dinamicamente, levando em consideração o tipo de campo do formulário informando,
se:
• Campo do tipo Caixa de Preenchimento e tipo de valor Número Decimal, Número
Inteiro e Moeda, as seguintes opções de condição serão apresentadas para
seleção: Maior, Menor, Maior Igual, Menor Igual, Igual e Diferente.
• Para os demais campos, as seguintes opções aparecerão: Igual e Diferente.
Valor: Informar o valor que será utilizado na comparação para determinar se a condição
será satisfeita ou não. Para os casos onde a condição selecionada for, Igual ou Diferente, o
usuário poderá definir mais de um valor como cláusula de validação, sendo separados por ponto-
e-vírgula. Esse recurso serve para que o usuário não tenha que criar várias cláusulas utilizando
a mesma condição;
Nesta tela será possível adicionar várias cláusulas de validação de condições de alçadas
em um mesmo grupo ou criar novas categorias de validação. Para adicionar uma nova linha para
inserir mais uma condição de validação a um determinado grupo, o usuário deverá clicar no ícone
(+) disposto ao lado do último item de cada grupo (Passo 03, Figura 10.103). Toda linha para
configuração de condição de alçada adicionada, irá dispor de um botão para excluir a mesma,
representado pelo ícone (-), como mostrado no passo 05 da figura 10.103.
Ao final de cada grupo de condição, será disponibilizado ao usuário um botão para criar
um novo grupo de validação (Passo 05, Figura 10.103), e se acionado habilitará uma nova linha
para a configuração da nova condição, sendo possível também, excluir o grupo todo, ao clicar
no botão em formato de Lixeira, como mostrado no passo 03 da figura 10.103.
Com as condições de alçadas definidas, o administrador deverá clicar no botão SALVAR
para confirmar a inclusão da validação por atividade (Passo 06, Figura 10.103).

EXEMPLO 18: CONDIÇÃO DE ALÇADA

De acordo com a condição de alçada para validação mostrada na figura abaixo, durante a
execução do fluxo do processo, caso um dos grupos de validação ou ambos (A e B) sejam atendidos,
a Atividade 2 será encaminhada para os usuários que possuem vínculo com o Papel 2 executarem
a mesma.

332
Figura 01

Detalhamento da condição de validação descrita na imagem acima (Figura 01):

SE, o campo Moeda for preenchido com um valor menor ou igual a R$150,00 e o campo
Radio for diferente de Santos e/ou Suelem a atividade será avançada para usuários que possuem o
Papel 2 vinculado ao seu usuário (Grupo de Condição A).
OU, caso o campo Inteiro seja preenchido com um valor menor que 100 a atividade também
será executada por usuários do Papel 2 (Grupo de Condição B).
Importante, para as condições de alçadas serem aplicadas corretamente é necessário que
os campos do formulário utilizados na condição sejam preenchidos em uma atividade anterior a que
possui como Tipo de Executor uma Alçada, pois o valor informado nos campos é que determinaram
que executará a atividade de alçada.

As condições de alçadas cadastradas ficarão disponíveis ao administrador na aba Listar,

onde o mesmo visualizará todos os registros adicionados, com o seu código de registro e papel
executor (Passo 01, Figura 10.105). Nesta aba é possível também, definir a ordem que os
registros criados estarão dispostos para visualização, sendo por:
Código: Esta opção irá organizar as alçadas por ordem de código (Crescente ou
Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em
ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Passo 02, Figura 10.105).
Executor: Organiza as alçadas por ordem alfabética, clicar em cima de Executor, para
ativar a ordenação (Passo 03, Figura 10.105).
Ordenação de Alçadas: Permite que a ordem de execução de uma atividade seja
ordenada conforme prioridades, possibilitando o ajuste em cenários onde é necessário efetuar
modificações, inserções ou até mesmo, em casos que ocorre erro na ordem de cadastro das

333
alçadas. A ordenação se dá pelas setas para cima e para baixo (Passo 04, Figura 10.106)
dispostas na lista de alçadas. Quando clicar sobre a seta para cima, a alçada será reordenada
uma posição acima dentro da lista, e terá prioridade na execução da atividade, e ao clicar sobre
a seta para baixo, a alçada será reordenada uma posição abaixo dentro da lista, e terá menos
prioridade na execução da atividade.
Na aba Listar além das configurações acima citadas, permite que o administrador realize
buscas por todas as alçadas cadastradas. Para realizar uma pesquisa, o administrador deverá
clicar sobre a aba Buscar e informar a descrição ou parte da mesma, relacionada ao executor
que deseja localizar (Passo 05, Figura 10.106). Retornarão da busca os registros com nomes
iguais ou parecidos ao que foi pesquisado.

Figura 10.106: Listando alçadas

Ao selecionar a aba Detalhar, será apresentado ao usuário administrador todas as

informações referentes a alçada cadastrada (Passo 01, Figura 10.107). Nesta tela é possível
realizar a edição do registro selecionado, alterando os campos que o administrador achar
necessário. Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a edição
(Passo 02, Figura 10.107), podendo CANCELAR a mesma e descartar as alterações realizadas
(Passo 03, Figura 10.107). Também nesta aba, será possível realizar a exclusão do registro
detalhado, para isso o administrador deverá clicar no botão correspondente com ação, como
mostrado no passo 04 da figura 10.107.

334
 Figura 10.107: Detalhando alçadas

Na aba Exceções, o administrador poderá configurar uma ou várias exceções que serão
validadas durante a execução do fluxo, se nenhuma condição de alçada for satisfeita, ou seja,
se durante a execução a alçada não for atendida o papel será definido como executor quando o
valor de um determinado campo do formulário estiver vinculado para o papel definido nas
configurações de exceções.
Segue abaixo o detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados
na aba de exceções (Passo 01, Figura 10.108):
Papel Direcionado: Selecionar um papel que será utilizado como executor da atividade
do processo se nenhuma alçada for satisfeita, para isso, clicar o ícone em formato de Lupa
disposto ao lado do campo para abrir a tela com a listagem de papéis disponíveis para vincular
à exceção. Por padrão, o zoom de papéis apresentado será o mesmo da configuração de alçada;
Campo do Formulário: Selecionar em qual campo do formulário estará o valor para a
validação da exceção que está sendo cadastrada. Os campos do formulário apresentados para
seleção serão os mesmos da configuração de alçada;
Valor do Campo: Informar o valor que o campo do formulário selecionado acima deverá
possuir para a atividade ser encaminhada ao papel da exceção. Neste campo é possível informar
múltiplos valores para validação da exceção, para isso, os mesmos deverão ser separados por
ponto-e-vírgula;
Notificar para: Informar os e-mails para notificação de chegada de atividade quando a
exceção configurada for atendida. Este campo não possui preenchimento obrigatório, sendo
possível a configuração de um único e-mail ou múltiplos se separados por ponto-e-vírgula;
Com os campos devidamente preenchidos, clicar no botão ADICIONAR para confirmar
a inclusão do registro de exceção (Passo 02, Figura 10,108), ou clicar no botão LIMPAR para
descartar as informações inseridas nos mesmos (Passo 03, Figura 10.108).

335
 Figura 10.108: Exceções de alçadas

As exceções cadastradas serão apresentadas na Listagem de Exceções, onde o

administrador poderá a qualquer momento editar e/ou excluir os registros cadastrados, se utilizar
os botões correspondentes com a ação desejada, que é disponibilizado ao lado de cada registro
(Passo 04, Figura 10.108).
Importante ressaltar que, durante a execução do fluxo se nenhuma condição de alçada
e exceção for atendida a atividade que possui como tipo de executor uma alçada, será
direcionada para o papel definido como administrador do processo (Papel Administrador).
Para sair da tela Gerenciamento de Alçadas, o administrador deverá clicar no botão
SAIR, representado pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 10.108.

11. Relatórios

O SmartShare dispõe ao administrador, a possibilidade de gerar relatórios com

informações e eventos inseridos no sistema, auxiliando-o na tomada de decisão com relação aos
resultados gerados pela consulta. Nestes relatórios, será possível consultar quantos acessos
foram realizados no sistema, acompanhar o andamento de aprovação, leitura e revisão de
documentos ECM, verificar a publicação de documentos por usuário, processos BPM finalizados,
processos por área e o tempo total investido em cada processo cadastrado. No relatório
SmartShare, o administrador terá permissão de consultar em um só relatório todas as ações
cadastradas no sistema pertencentes a aplicações, e acessar detalhamento de possíveis erros
ocorridos durante a navegação no sistema.

Consulta de Acessos

A consulta de acessos ao sistema trará ao administrador, informações sobre todos os

usuários que acessarão o sistema SmartShare, juntamente com a data e hora do acesso. Nesta
consulta, o administrador deverá informar o período entre datas desejado (Passo 01, Figura 11.1)
e em seguida, clicar em CONFIRMAR para acessar o relatório de acessos (Passo 02, Figura

336
11.1). Todos os usuários e os dados sobre seus acessos estarão dispostos na aba Listar (Passo
03, Figura 11.1), nela o administrador poderá utilizar a busca para listar somente os acessos de
um usuário especifico, basta informar o nome do mesmo na aba Buscar, como mostrado no
passo 04 da figura 11.1.

Figura 11.1: Consulta de Acessos

Para sair da tela de Consulta de Acessos ao Sistema, clicar no botão correspondente

com a ação, como mostrado no passo 05 da figura 11.1.

Consulta de Documentos com Aprovação

Nesta consulta o administrador poderá acompanhar o andamento e finalização da

aprovação de documentos ECM, tendo acesso aos usuários evolvidos na votação com seus
respectivos votos e observações. Na tela de consulta o administrador terá os seguintes campos
(Figura 11.2):
Usuário: Selecionar os usuários que deseja verificar o status da votação, clicar no botão
Associar (Passo 01, Figura 11.2). Ao clicar neste botão, será apresentada ao administrador uma
tela com todos os usuários disponíveis para seleção;
Documento: Associar os documentos que deseja acompanhar a aprovação. Para isso
clicar no botão Associar (Passo 02, Figura 11.2);

337
 Figura 11.2: Consulta de Documentos com Aprovação

Ao clicar em Associar, será apresentada ao administrador uma tela com a listagem de

publicações vinculadas a tipos de documentos com aprovação. Nesta tela, selecionar o
documento que deseja acompanhar e gerar relatório (Passo 01, Figura 11.3) e em seguida clicar
em CONFIRMAR para associar o mesmo ao filtro (Passo 02, Figura 11.3).

Figura 11.3: Lista de documentos com aprovação

Após todas as informações inseridas, o administrador deverá clicar em Filtrar (Passo

03, Figura 11.2) para realizar a consulta e gerar o relatório. Ao clicar neste botão, o administrador
será direcionado para aba Listar (Figura 11.4), onde visualizará o status de aprovação de cada
338
usuário envolvido na aprovação, bem como, as observações inseridas pelos mesmos durante a
votação.

Figura 11.4: Resultado da consulta de documentos com aprovação

Para realizar uma nova consulta, clicar em Limpar Filtros (Passo 04, Figura 11.2) e
informar os novos dados da consulta. Para sair da tela Consulta de Votos por Documento, o
administrador deverá clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no
passo 05 da figura 11.2.

Consulta de Documentos com Leitura Obrigatória

A Consulta de Documentos com Leitura Obrigatória permite que o administrador

acompanhe o andamento de leitura das publicações marcadas como obrigatória, a fim de,
visualizar os usuários com leitura pendente. Na tela de consulta, o administrador deverá
preencher os seguintes campos (Figura 11.5):
Usuário: Selecionar os usuários que deseja acompanhar no relatório, clicando no botão
Associar disposto ao lado do campo;
Documento: Selecionar os documentos que deseja acompanhar a leitura obrigatória
pelos usuários, na qual o documento foi direcionado;
Tipo: Marcar como será o modo de visualização do relatório, se:
• Usuário x Documento: O relatório estará agrupado por documentos com leitura
obrigatória seguido dos leitores pendentes.
• Documento x Usuário: No relatório, o administrador visualizará todos os usuários
com leitura pendente juntamente com os documentos que precisa confirmar
leitura.
A associação e desassociação de dados aos campos são realizadas igualmente para os
dois campos da tela de consulta. Para incluir dados ao campo, clicar em Associar, na qual será

339
apresentado ao administrador à listagem de opções disponíveis para seleção, e para
Desassociar, selecionar o item que deseja desvincular do campo e em seguida clicar no botão
correspondente com a ação.
Após todas as informações inseridas, o administrador deverá clicar em Filtrar (Passo
02, Figura 11.5) para realizar a consulta e gerar o relatório.

Figura 11.5: Consulta de Documentos com Leitura Obrigatória

Após clicar no botão Filtrar, o administrador será direcionado para aba Listar, onde
visualizará os documentos com leitura obrigatória selecionada na consulta e os usuários que
ainda não confirmarão a leitura dos mesmos no sistema (Passo 01, Figura 11.6). Nesta aba, o
administrador poderá utilizar à barra de navegação entre páginas do relatório, imprimir e exportar
o mesmo para extensões PDF, Word, Excel, TXT, Tiff e CSV (Passo 02, Figura 11.6). Para
exportar o relatório gerado, o administrador deverá selecionar a extensão desejada e em seguida
clicar em EXPORT, onde o sistema realizará o download do relatório na extensão configurada.

340
 Figura 11.6: Resultado da consulta leitura obrigatória

Para realizar uma nova consulta, clicar em Limpar Filtros (Passo 03, Figura 11.5) e
informar os novos dados da consulta. Para sair da tela Consulta de Documentos com Leitura
Obrigatória, o administrador deverá clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como
mostrado no passo 03 da figura 11.6.

Consulta de Documentos em Revisão

A Consulta de Documentos em Revisão trará ao administrador todos os documentos que

estão com revisão em andamento. Nesta consulta, o mesmo deverá informar o período entre
datas que deseja realizar consulta e informar o usuário responsável pela revisão, como mostrado
no passo 01 da figura 11.7. O preenchimento do campo Usuário é opcional, pois, se nenhum
usuário for informado, retornará da consulta todas as publicações em revisão
independentemente do usuário. Ao confirmar a consulta, o sistema irá gerar um relatório com
todas as publicações em revisão, o usuário responsável pela mesma e a data que a revisão foi
iniciada.

341
 Figura 11.7: Consulta de documentos em revisão

Este relatório ficará disposto na aba Listar da consulta (Passo 02, Figura 11.7), nele o
administrador poderá ordenar os resultados da consulta por ordem alfabética ou por data, apenas
clicando sobre as opções listadas no relatório. Além da ordenação, será possível realizar buscas
por usuários específicos, caso a consulta gerada tenha retornado todos os usuários (Passo 03,
Figura 11.7).

Consulta de Fluxos Finalizados

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de gerar consultas por fluxos

finalizados, a fim de acessar maiores informações sobre o mesmo, como a data e hora que o
fluxo foi iniciado e finalizado e o usuário responsável. Na aba Filtrar, o administrador deverá
preencher os campos de consulta da seguinte forma (Passo 01, Figura 11.8):
Processo: Selecionar o processo que deseja consultar fluxos finalizados;
Versão do Processo: Selecionar qual versão do processo deseja realizar a consulta. Por
padrão, este campo somente ficará ativo para seleção, se o campo Processo estiver preenchido
com um processo específico;
Tipo de Ação: Selecionar o tipo de ação, ou seja, a busca será realizada em fluxos
iniciado, finalizados e/ou ambas as opções sobre o período entre datas configurado no campo
abaixo;
De: Informar o período inicial da consulta;
Até: Informar o período final da consulta;
Código do Fluxo: Informar o código do fluxo que deseja realizar a consulta;
Descrição do Fluxo: Informar a descrição do fluxo (opcional);
Solicitante: Informar o nome do usuário solicitante do fluxo que deseja consultar
(opcional);
Após ter informado os dados necessários para a consulta, o administrador deverá clicar
no botão CONFIRMAR (Passo 02, Figura 11.8).

342
 Figura 11.8: Consulta de Fluxos Finalizados

Ao confirmar a consulta, o administrador será direcionado para a aba Listar, onde

visualizará todos os processos finalizados no sistema, com o seu código, descrição, criação,
finalização e solicitante (Passo 01, Figura 11.9), podendo organizar os processos listados em
ordem alfabética, crescente/decrescente e data, usando como critério as informações do
resultado (Passo 02, Figura 11.9). Além da ordenação, o administrador poderá realizar buscas
por todos os resultados listados, para isso terá que acessar a aba Buscar. Na aba de busca,
informar o Código do fluxo e/ou Descrição do fluxo que deseja localizar, e em seguida clicar no
botão BUSCAR, como mostrado no passo 03 da figura 11.9.

Figura 11.9: Resultado da consulta de fluxos finalizados

343
 Para sair da tela Consulta de Fluxos Finalizados, o administrador deverá clicar no botão
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 11.9.

Consulta de Logs

A Consulta de Logs do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de identificar

a autoria de ações no ambiente virtual, permitindo a responsabilização dos usuários autores.
Esta consulta de log poderá ser utilizada em auditorias e para diagnosticar problemas gerados
no sistema. Ao acessar a consulta, será apresentada ao administrador a seguinte tela (Figura
11.10):
Tipo de Aplicação: Selecionar sobre qual tipo de aplicação deseja realizar a consulta;

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Tipo de Aplicação na página 162.

Tipo de Ação: Selecionar sobre qual tipo de ação deseja consultar logs;

NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Tipo de Ação na página 159.

Usuário: Informar os usuários que terão suas ações no sistema monitoradas. Para
associar usuários à lista, clicar no botão ao lado do campo e será apresentada ao administrador
uma tela com todos os usuários disponíveis para seleção;

Figura 11.10: Consulta de Logs

344
 No painel Período, o administrador deverá informar o período entre datas que deseja
realizar consulta (Passo 02, Figura 11.10). Com os campos preenchidos, clicar em CONFIMAR
para acessar o resultado da consulta de logs (Passo 03, Figura 11.10). Na aba Listar (Passo 04,
Figura 11.10), o administrador encontrará todos os resultados gerados pelo sistema, através dos
dados informados na aba Filtrar. Esta aba disponibilizará um ícone Ações para acessar
informações detalhadas sobre o log listado.

Consulta de Processo por Área

A Consulta de Processo por Área disponibilizará ao administrador informações, como: a

Origem, o Responsável, o Código e o Vínculo de processos cadastrados no sistema SmartShare,
filtrando-os por área e/ou centro de participação. Na aba Filtrar da tela de consulta, o
administrador deverá preencher os seguintes campos (Passo 01, Figura 11.11):
Tipo de Processo: Selecionar a qual o tipo do processo o fluxo que deseja consultar
pertence;
Vínculo: Informar qual o vínculo do processo, para isso clicar no ícone em formato de
Lupa disposto ao lado do campo. Ao clicar no ícone, será apresentada ao administrador uma
tela com a listagem de centros e áreas cadastradas no sistema;
Incluir Subníveis: Se marcado, trará no resultado da consulta os processos pertencentes
ao vínculo informado e os centros abaixo do vínculo selecionado com principal;
Após o preenchimento dos campos da consulta, clicar em CONFIRMAR (Passo 02,
Figura 11.11). Na aba Listar (Passo 03, Figura 11.11), estará disposto ao administrador o
resultado da consulta com todos os processos associados ao vínculo selecionado juntamente
com seu código, descrição e responsável. Nesta aba será possível também, realizar buscas por
processos específicos, através da aba Buscar, como mostrado no passo 04 da figura 11.11.

Figura 11.11: Consulta de Processo por Área

Para sair da tela Consulta de Processo por Área, o administrador deverá clicar no botão
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 11.11.

Consulta de Publicações por Usuário

345
 Neste tipo de consulta, o administrador poderá buscar por todos os documentos lidos ou
publicados por um determinado usuário, bem como as pastas de publicação criadas pelo mesmo.
Na Consulta de Publicações por Usuário é possível filtrar os resultados por um período entre
datas, trazendo na consulta apenas os documentos lidos e publicados dentro do prazo informado.
Para iniciar a consulta, na aba Filtrar os campos apresentados deverá ser preenchido da
seguinte maneira (Passo 01, Figura 11.12):
Tipo de Ação: Informar sobre qual tipo de ação deseja realizar a consulta, se:
• Lidas: Se selecionado, no resultado da consulta trará somente as publicações
lidas pelo usuário selecionado e pertencentes ao tipo de documento configurado.
• Publicadas: Trará no resultado da consulta todos os documentos associados ao
tipo configurado no campo Tipo de Documento que foram publicados pelo
usuário selecionado.
• Pastas Criadas: Se selecionado, no resultado da consulta trará todas as pastas
criadas pelo usuário selecionado.
• Pastas Atuais: Trará no resultado na consulta todas as pastas de publicação
existentes no sistema.
Tipo de Documento: Selecionar os tipos de documentos associados às publicações que
deseja consultar. Por padrão, este campo virá preenchido com todos os tipos de documentos
cadastrados no sistema. Para desassociar algum tipo da lista, o administrador deverá selecionar
os tipos e clicar no botão Desassociar;
Usuário: Selecionar o usuário que deseja consultar as publicações realizadas pelo
mesmo;
De: Informar o período inicial da consulta;
Até: Informar o período final da consulta;
Após clicar no botão CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura 11.12, o
administrador será direcionado para a aba Listar, onde visualizará o resultado da consulta de
acordo com os dados informados no filtro.

346
 Figura 11.12: Consulta de Publicações por Usuário

Na aba Listar, o administrador poderá realizar buscas por publicações, informando na

Buscar o Título da publicação que deseja localizar (Passo 03, Figura 11.12).
Para sair da tela Consulta de Publicações por Usuário, o administrador deverá clicar no
botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 11.12.

Consulta de Relação Área Processo

Nesta consulta, o administrador do SmartShare poderá verificar a disposição dos

processos, por centros de participação e áreas, bem como, visualizar as atividades e executores
dos mesmos. Ao acessar a Consulta de Relação Área Processo, o administrador será
direcionado para a aba Filtrar da consulta. Nesta aba, deve-se preencher os campos
apresentados em tela para iniciar a consulta, abaixo o detalhamento dos campos (Passo 01,
Figura 11.13):
Centro de Participação: Selecionar o centro de participação que possui as áreas da
consulta, podendo optar por Todos os centros;
Área: Informar sobre qual área será realizada a consulta. Nesta configuração serão
apresentados ao administrador dois painéis (Disponíveis e Selecionado). No painel Disponíveis,
estará todas as áreas cadastradas no sistema e pertencentes ao centro selecionado, e no painel
Selecionado, estará as áreas selecionadas para consulta. Para associar áreas à consulta, o
administrador deverá seleciona-los na listagem disponíveis e clicar no botão Associar;
Tipo de Processo: Informar qual o tipo de processo deseja consultar. A seleção de dados
para consulta ao painel Selecionado é realizada da mesma forma que no campo Área. Por
padrão, após a instalação do sistema é incluso automaticamente um tipo de processo (Processo
Administrativo). Para a inclusão de novos tipos de processo, o administrador deverá acessar o
Gerenciamento de Tipo de Processo;

347
NOTA: Para obter mais informações, leia Gerenciamento de Tipo de Processo na página 184.

Paginar por Área: Se marcado, irá separar por páginas as áreas selecionadas como
resultado da consulta;

Figura 11.13: Consulta de relação de processo por área

Após todas as informações inseridas, o administrador deverá clicar em CONFIRMAR

(Passo 02, Figura 11.13) para acessar o resultado da consulta. Ao clicar neste botão, o mesmo
será direcionado para aba Listar, onde visualizará os processos pertencentes ao tipo
selecionado, com suas atividades e os executores responsáveis pelas mesmas, agrupados por
áreas (Passo 01, Figura 11.14). Se a opção Paginar por Área for marcada na aba Filtrar, o
administrador deverá utilizar a barra de paginação para acessar os resultados na aba Listar,
como mostrado no passo 03 da figura 11.14.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

Nesta aba, o administrador poderá realizar buscas por todos os resultados listados, para
isso terá que acessar a aba Buscar. Na aba de busca, informar a Área que deseja localizar
processos, e em seguida clicar no botão BUSCAR, como mostrado no passo 02 da figura 11.14.
348
 Figura 11.14: Resultado da consulta relação processo área

Para sair da tela Consulta de Relação de Processo por Área, o administrador deverá
clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 04 da figura 11.14.

Consulta de Tempo por Processo

O SmartShare permite que o administrador realize consultas, para verificar o tempo

investido nos processos BPM cadastrados no sistema. Esse tipo de consulta auxilia o mesmo na
tomada de decisões com relação aos prazos configurados às atividades e tarefas do processo.
Para iniciar a consulta e gerar relatório, o administrador deverá acessar a Consulta de Tempo
por Processo e preencher os campos dispostos na aba Listar (Passo 01, Figura 11.15):
Processos: Informar sobre qual processo será realizada a consulta de tempo investido
no mesmo. Nesta configuração serão apresentados ao administrador dois painéis (Selecionado
e Disponíveis). No painel Disponíveis, estarão todos os processos cadastrados no sistema e no
painel Selecionado, estarão os processos selecionados para consulta. Para associar processos
à consulta, o administrador deverá seleciona-los na listagem disponíveis e clicar no ícone (←),
para desassociar processos da consulta, fazer a seleção contrária (→).
Período de: Selecionar o período da consulta, podendo ser:
• Abertura: Se selecionado, no relatório trará o tempo investido nos processos
iniciados no período entre datas informado no campo Entre.
• Encerramento: Retornará no relatório o tempo investido nos processos
finalizados dentro do período entre datas informado.
Ao selecionar uma das opções listadas, habilitará o campo Entre, neste o administrador
terá que informar o período entre datas que deseja realizar a consulta;
Ordenar por: Informar à ordem que as informações estarão dispostas no relatório. Por
padrão, este campo vem com uma ordenação pré-definida pelo sistema, e para trocar essa
ordem, o administrador terá que selecionar a opção desejada na listagem e utilizar os botões
Sobe e Desce representados pelos ícones (↑) e (↓);

349
 Ordenação do primeiro campo: Selecionar como os resultados da consulta serão listados
no relatório, se por ordem Crescente ou Decrescente;
Expandir os processos em tarefas: Se marcado, irá mostrar no relatório da consulta o
tempo investido no processo e em cada atividade pertencente ao mesmo;
Com todos os dados inseridos nos campos de consulta, o administrador deverá clicar
em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 11.15) para gerar o relatório com os resultados.

Figura 11.15: Consulta de tempo por processo

Após clicar no botão CONFIRMAR, o administrador será direcionado para aba Relatório,
onde visualizará todos os processos selecionados para consulta e o tempo investido em cada
um (Passo 01, Figura 11.16). Nesta aba, o administrador poderá utilizar à barra de navegação
entre páginas do relatório, imprimir e exportar o mesmo para extensões PDF, Word, Excel, TXT,
Tiff e CSV (Passo 02, Figura 11.16). Para exportar o relatório gerado, o administrador deverá
selecionar a extensão desejada e em seguida clicar em EXPORT, onde o sistema realizará o
download do relatório na extensão configurada.

350
 Figura 11.16: Resultado da consulta

Para sair da tela Consulta de Tempo por Processo, o administrador deverá clicar no
botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 11.16.

Consulta de Usuários

A Consulta de Usuários dispõe ao administrador a relação de todos os usuários

cadastrados no sistema. Nesta listagem, o administrador encontrará informações gerais sobre
cada usuário, como, o nome, o e-mail, a área, o telefone e o ramal (Passo 01, Figura 11.17). Os
registros visualizados na aba Listar poderão ser organizados em ordem alfabética, usando como
critério as informações de cada usuário, para isso o administrador terá que clicar sobre a opção
que deseja ordenar (Passo 02, Figura 11.17). Além da ordenação, nesta aba o administrador
poderá realizar buscas por todos os usuários cadastrados. Para realizar uma pesquisa, deve-se
clicar sobre a aba Buscar, preencher os campos apresentados e clicar no botão BUSCAR
(Passo 03, Figura 11.17). Retornarão da busca todos os registros com nomes iguais ou parecidos
ao que foi pesquisado.

351
 Figura 11.17: Consulta de usuários

Se o número de registros listados na consulta, for superior ao permitido para ser exibido,
o usuário administrador poderá utilizar a barra de navegação, como mostrado no passo 04 da
figura 11.17. Nesta barra o administrador encontrará o número total de registros cadastrados e
a quantidade que está sendo exibida por página.

NOTA: Para obter mais informações referente à navegação entre páginas, leia Paginação na
página 400.

Para sair da tela Consulta de Usuários, o administrador deverá clicar no botão SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 05 da figura 11.17.

Consulta Duração Fluxo

A Consulta Duração Fluxo dispõe ao administrador a possibilidade de acompanhar o

tempo de duração dos fluxos dos processos BPM cadastrados no sistema, auxiliando-o na
tomada de decisões com relação a prazos. Para iniciar a consulta e gerar relatório, o
administrador deverá acessar a Consulta Duração Fluxo e preencher os campos dispostos na
aba Listar. Nesta aba, nem todos os campos tem o seu preenchimento obrigatório, os que forem
obrigatórios serão apontados pelo sistema se não estiverem preenchidos. Segue abaixo
detalhamento, para o correto preenchimento dos campos apresentados (Passo 01, Figura
11.18):
Processos: Informar sobre qual processo será realizada a consulta de duração de fluxos.
Nesta configuração serão apresentados ao administrador dois painéis (Selecionados e Não
Selecionados). No painel Não Selecionados, estarão todos os processos cadastrados no sistema
e no painel Selecionados, estarão os processos associados pelo administrador para consulta.

352
Para associar processos à consulta, o administrador deverá seleciona-los na listagem de itens
não selecionados e clicar no ícone (←), para desassociar processos da consulta, fazer a seleção
contrária (→).
Código do Fluxo: Informar o código do fluxo que deseja realizar a consulta (opcional);
Descrição do Fluxo: Informar a descrição do fluxo (opcional);
Solicitante: Informar o nome do usuário solicitante do fluxo que deseja consultar
(opcional);
Período de: Selecionar o período da consulta, podendo ser:
• Abertura: Se selecionado, no relatório trará o tempo total investido nos
processos iniciados no período entre datas informado no campo Entre.
• Encerramento: Retornará no relatório o tempo total investido nos processos
finalizados dentro do período entre datas informado.
Ordenar por: Informar à ordem que as informações estarão dispostas no relatório. Por
padrão, este campo vem com uma ordenação pré-definida pelo sistema, e para trocar essa
ordem, o administrador terá que selecionar a opção desejada na listagem e utilizar os botões
Sobe e Desce representados pelos ícones (↑) e (↓);
Ordenação do primeiro campo: Selecionar como os resultados da consulta serão listados
no relatório, se por ordem Crescente ou Decrescente;
Expandir os processos em tarefas: Se marcado, irá mostrar no relatório da consulta o
tempo total investido em cada fluxo do processo e nas atividades pertencentes ao mesmo;

Figura 11.18: Consulta duração fluxo

353
 Com todos os dados inseridos nos campos de consulta, o administrador deverá clicar
em CONFIRMAR (Passo 02, Figura 11.18). O resultado da consulta estará disposto na aba
Fluxo, onde o administrador visualizará todos os processos selecionados para consulta e a
duração de execução de cada um. O relatório gerado pelo sistema permitirá ao administrador,
navegar entre as páginas do relatório, imprimir e exportar o mesmo para extensões PDF, Word,
Excel, TXT, Tiff e CSV (Passo 02, Figura 11.19). Para exportar o relatório gerado, o administrador
deverá selecionar a extensão desejada e em seguida clicar em EXPORT, onde o sistema
realizará o download do relatório na extensão configurada.

Figura 11.19: Aba Fluxo da consulta de duração

Para acessar o tempo total investido nas atividades dos processos listados na aba Fluxo,
o administrador deverá clicar sobre o código que deseja detalhar (Passo 03, Figura 11.19), no
qual será direcionado para a aba Tarefa (Figura 11.20). Nesta aba, o mesmo visualizará todas
as atividades do fluxo selecionado e informações gerais sobre o mesmo, bem como, o tempo de
execução de cada tarefa, como mostrado no passo 01 da figura 11.20.
Importante ressaltar que, o acesso a esta aba somente será possível, se na tela Filtrar
(Figura 11.18) o campo Expandir os processos em tarefas estiver desmarcado, caso contrário os
fluxos e suas atividades serão listados na aba Fluxo (Figura 11.20).

Figura 11.20: Aba Tarefa da consulta de duração

354
 Para sair da tela Consulta de Usuários, o administrador deverá clicar no botão SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 11.20.

Consulta Gráfica de Documentos Agrupados

Na Consulta Gráfica de Documentos Agrupados, o administrador do SmartShare poderá

gerar relatório em forma de gráficos. Esses gráficos são gerados, a partir das publicações
realizadas no sistema e que estão associadas aos tipos de documentos selecionados como
consulta. Os gráficos poderão ser ordenados por: versões do documento, tipos de documentos,
centros e/ou áreas, onde cada informação será separada por usuários e quantidade de
publicações que o mesmo efetuou no sistema, para o tipo selecionado. Para iniciar a consulta e
gerar o gráfico, o administrador deverá acessar a Consulta Gráfica de Documentos Agrupados e
preencher os campos dispostos na aba Filtrar (Passo 01, Figura 11.21):
Período de Publicação: Informar o período entre datas que deseja realizar consulta de
publicações;
Tipo de Documento: Informar os tipos de documentos que deseja realizar a consulta de
arquivos publicados. Para associar tipos de documentos para consulta, o administrador deverá
selecionar os mesmos e clicar no ícone (←) disposto ao lado do painel, caso queira desassociar
tipos já selecionados, clicar no ícone (→);
Usuários: Selecionar sobre quais usuários será realizado a consulta de documentos.
Para selecionar os usuários, o administrador deverá clicar no botão Associar, onde será
apresentada ao mesmo a listagem de usuários cadastrados no sistema;
Agrupados por: Selecionar como o gráfico da consulta será agrupado, tendo como
opção: Autor de todas as versões, Autor da primeira versão, Autor da última versão, Área
de um determinado centro; Área de todos os centros e por Tipos de Documentos;
Tipo de Gráfico: Selecionar qual será o tipo do gráfico da consulta, podendo ser em
formato de Pizza ou Barras;

355
 Figura 11.21: Consulta gráfica de documentos agrupados

Depois de informar os dados necessários para a consulta, o administrador deverá clicar

no botão CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura 11.21. Após a confirmação, o
administrador será direcionado para a aba Gráfico, onde visualizará o resultado da consulta de
acordo com os dados informados no filtro (Figura 11.22).

356
 Figura 11.22: Resultado da consulta gráfica

Para sair da tela Consulta Gráfica de Documentos Agrupados, o administrador deverá

clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 01 da figura 11.22.

Consulta Perfil x Usuário

Nesta consulta, o administrador do SmartShare poderá filtrar todos os usuários

publicadores e leitores cadastrados no sistema por perfis. Ao acessar a Consulta Perfil x Usuário,
será apresentado ao administrador à aba Filtrar, onde o mesmo terá que preencher os campos
apresentados para iniciar a consulta (Passo 01, Figura 11.23):
Tipo de Consulta: Informar o tipo da consulta, se:
• Perfil de leitura por usuário: Se selecionado, no resultado da consulta mostrará
todos os usuários leitores juntamente com os perfis a qual está vinculado.
• Usuário por perfil de leitura: No resultado da consulta, listará os usuários com
perfil de leitura, ordenados por centros, áreas e perfis.
• Grupo de destinatário por publicador: Listará no resultado da consulta todos os
usuários publicadores juntamente com os perfis a qual está vinculado.
• Publicador por grupo de destinatário: Listará no resultado da consulta os
usuários publicadores, separados por centros, áreas e perfis.
Perfil/ Grupo: Selecionar os grupos e/ou áreas que deseja realizar a consulta. Para
selecionar perfis/ grupos, o administrador deverá clicar no botão Associar, onde será
apresentada ao mesmo a listagem de perfis cadastrados no sistema;
357
 Usuário: Selecionar sobre quais perfis de usuários deseja realizar a consulta;
Paginar por item: Se marcado, irá separar por páginas os perfis e/ou usuários
selecionados como resultado da consulta;

Figura 11.23: Consulta perfil x usuário

Depois de informar os dados necessários para a consulta, o administrador deverá clicar

no botão CONFIRMAR, como mostrado no passo 02 da figura 11.23. Após a confirmação, o
administrador será direcionado para a aba Listar, onde visualizará o resultado da consulta de
acordo com os dados informados no filtro (Passo 03, Figura 11.23).

Consulta Usuário x Documento por Documento

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de acompanhar através da

Consulta Usuário x Documento por Documento, a quantidade de visualizações realizadas nas
publicações do sistema, juntamente com a data e hora, e o usuário que à visualizou.
Para iniciar a consulta e gerar o relatório, o administrador deverá acessar a aba Filtros,
e preencher os campos da seguinte maneira (Passo 01, Figura 11.24):
Usuário: Selecionar os usuários que deseja verificar os documentos visualizados pelo
mesmo e quantidade de acessos às publicações. Para selecionar usuários, o administrador
deverá clicar no botão Associar, na qual será apresentada ao mesmo uma listagem de usuários
cadastrados e disponíveis para seleção;
Documento: Selecionar os documentos que deseja acompanhar a quantidade de
visualização pelos usuários do sistema;

358
 Para Desassociar dados dos campos de consulta, o administrador deverá selecionar o
item que deseja desassociar da consulta, e em seguida clicar no botão disposto ao lado de cada
campo. Com todos os campos preenchidos, clicar em Filtrar para gerar relatório com o resultado
da consulta (Passo 02, Figura 11.24).

Figura 11.24: Consulta usuário x documento por documento

Após clicar no botão Filtrar, o administrador será direcionado para a aba Lista, onde
encontrará os resultados da consulta ordenados por publicações, seguidos dos usuários e a
quantidade de visualizações realizadas pelos mesmos, bem como a data e hora da visualização,
como mostrado no passo 01 da figura 11.25.

359
 Figura 11.25: Resultado da consulta documento por documento

Para realizar uma nova consulta, clicar em Limpar Filtros (Passo 03, Figura 11.24) e
informar os novos dados da consulta. Para sair da tela Consulta de Usuários por Documento, o
administrador deverá clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no
passo 02 da figura 11.25.

Consulta Usuário x Documento por Usuário

Na Consulta Usuário x Documento por Usuário, o administrador terá acesso à quantidade

de visualizações realizadas em publicações do sistema pelos usuários cadastrados no mesmo e
com permissão para tal.
Na aba Filtros da consulta, o administrador deverá informar os usuários e os
documentos, que deseja verificar a quantidade de visualizações feitas nos mesmos (Passo 01,
Figura 11.26). Para Associar e/ou Desassociar dados aos campos de consulta, o administrador
deverá clicar no botão disposto ao lado de cada campo. Após campos preenchidos, clicar em
Filtrar para gerar relatório com o resultado da consulta (Passo 02, Figura 11.26).

360
 Figura 11.26: Consulta usuário x documento por usuário

Ao confirmar o filtro, o administrador será direcionado para a aba Lista, como mostrado
no passo 03 da figura 11.26. Nesta aba os resultados estarão ordenados por usuários, seguidos
das publicações que o mesmo visualizou e a quantidade de visualizações realizadas para cada
documento, como mostrado no passo 01 da figura 11.27.

361
 Figura 11.27: Resultado da consulta documento por usuário

Para realizar uma nova consulta, clicar em Limpar Filtros (Passo 04, Figura 11.26) e
informar os novos dados da consulta. Para sair da tela Consulta de Documentos por Usuário, o
administrador deverá clicar no botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no
passo 02 da figura 11.27.

Acompanhamento Início de Processo

Esta funcionalidade do SmartShare, dispõe ao administrador a possibilidade de filtrar

documentos que estão faltando para que seja iniciado o fluxo. O usuário poderá filtrar esses
documentos específicos de acordo com o processo, usuários responsáveis e índices
determinados dos tipos de documentos presentes no processo

362
 Figura 11.28: Filtro da Consulta

Segue abaixo o detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados

na aba de Filtros (Passo 01, Figura 11.28):
Processo: Selecionar o processo que o usuário deseja que seja buscado;
Usuários Responsáveis: Selecionar os usuários responsáveis pelo processo, clicar no
botão Associar (Passo 01, Figura 11.28). Ao clicar neste botão, será apresentada ao
administrador uma tela com todos os usuários disponíveis para seleção (Figura 11.29);
Tipo de índice: De acordo com o processo selecionado, será apresentado os índices dos
tipos de documentos presentes no processo, onde o usuário poderá informar quais valores de
índice ele deseja filtrar;

363
 Figura 11.29: Lista de Usuários

Com os campos devidamente preenchidos, clicar no botão BUSCAR para pesquisar os

documentos do processo (Passo 04, Figura 11.28), ou clicar no botão CANCELAR para descartar
as informações inseridas nos mesmos (Passo 05, Figura 11.28).

Figura 11.30: Acompanhamento Início de Processo

364
 Ao clicar em confirmar, o usuário é direcionado para a aba Lista, onde é apresentado o
relatório com todos os documentos faltantes para que o fluxo BPM baseado em publicações seja
iniciado, independentemente se a configuração Controlar Documentos esteja ou não ativa nas
propriedades do processo com início publicação (Passo 01, Figura 11.30). O usuário poderá
também Excluir um documento publicado (Passo 02, Figura 11.30).

Consulta de Log de E-mail

Na Consulta de Logs de E-mail, o administrador poderá visualizar se determinado e-mail

foi encaminhado corretamente pelo sistema SmartShare para os usuários configurados, em um
período determinado na consulta. Esse tipo de consulta é apenas para confirmar se o e-mail seja
ele enviado via ECM e/ou BPM, foi encaminhado para o seu destino final, sendo interessante
sua aplicabilidade, em casos quando o e-mail aparentemente não chega ao seu destino devido
a alguma falha no caminho da transferência (Problema: Servidor de E-mail), mas o sistema
SmartShare conseguiu realizar o envio com sucesso.
Na aba Filtrar da consulta, o administrador deverá informar pelo menos um dos filtros
principais, ou seja, o código do Fluxo ou o E-mail devem ser preenchidos. Com um dos campos
principais preenchidos, o usuário deverá selecionar sobre qual módulo do sistema deseja realizar
a busca, podendo ser: BPM ou ECM. Lembrando que, o filtro Fluxo funciona apenas para o
módulo BPM. Após o preenchimento dos filtros, informar o período de verificação nos campos
De e Até que deseja aplicar a busca.
Com os campos devidamente informados (Passo 01, Figura 11.31), clicar no botão
CONFIRMAR para gerar o relatório com o resulta da consulta (Passo 02, Figura 11.31).

Figura 11.31: Filtros da consulta

Ao confirmar o filtro, o administrador será direcionado para a aba Listar, como mostrado
na figura 11.32. Nesta aba os resultados estarão ordenados por código do Fluxo, seguidos do
código da Tarefa que o e-mail foi enviado, a descrição do E-mail, a Data e Envio e o Assunto do

365
e-mail (Passo 01, Figura 11.32). Além da listagem, ao lado de cada registro terá a opção de
acesso mais detalhado referente ao e-mail enviado, se clicar no ícone de detalhamento, como
mostrado no passo 02 da figura 11.32.

Figura 11.32: Listagem de resultados da consulta

Para sair da tela Consulta de Logs de E-mail, o administrador deverá clicar no botão
SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 11.32.

Consulta de Status do Agent

Na Consulta de Status do Agent, o administrador poderá acompanhar o andamento da

execução dos métodos existentes no Agent, na qual o mesmo visualizará o nome do serviço, a
última verificação realizada no mesmo, o período de verificação configurado para o timer na aba
Periodicidade do SmartShare Agent e a data e hora da próxima execução (Passo 01, Figura
11.33).

366
 Figura 11.33: Listagem de status do agent

Para sair da tela Consulta de Status Agent, o administrador deverá clicar no botão SAIR,
representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 02 da figura 11.33.

Consulta de Favoritos do Usuário

Na Consulta de Favoritos do Usuário, o administrador terá à disposição a listagem de

todas as publicações e pastas definidas como favoritas para o mesmo, conforme mostrado no
passo 01 da figura 11.34. Além da listagem de favoritos, o usuário poderá realizar a remoção da
publicação e/ou pasta da lista de favoritos, para isso o mesmo terá que acionar o botão EXCLUIR
representado pelo ícone no formato de Lixeira (Passo 02, Figura 11.34) e confirmar a ação
desejada.

Figura 11.34: Listagem de favoritos do usuário

Para sair da tela Consulta de Favoritos do Usuário, o administrador deverá clicar no

botão SAIR, representada pelo ícone (X), como mostrado no passo 03 da figura 11.34.

Consulta de Números

Nesta tela de consulta, o administrador terá a possibilidade de visualizar a quantidade

de publicações realizadas por cada usuário do sistema, para determinado tipo de documento,
bem como, visualizar a quantidade de documentos lidos por cada usuário.
Na aba Filtrar da tela Consulta de Publicações, o usuário deverá informar nos campos
apresentados os valores que deseja utilizar como filtro do resultado. Segue abaixo o
detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados (Passo 01, Figura 11.35):
Tipo de Ação: Informar sobre qual tipo de ação deseja realizar a consulta, se:

367
 • Lidas: Se selecionado, no resultado da consulta trará as quantidades de
publicações lidas por cada usuário existente no sistema, levando em
consideração os tipos de documentos selecionados.
• Publicadas: Trará no resultado da consulta as quantidades de publicações
realizadas por cada usuário do sistema para todos os tipos documentos
associados ao filtro Tipo de Documento.
Tipo de Documento: Selecionar os tipos de documentos associados às publicações que
deseja consultar. Por padrão, este campo virá preenchido com todos os tipos de documentos
cadastrados no sistema. Para desassociar algum tipo da lista, o administrador deverá selecionar
os tipos e clicar no botão Desassociar;
De: Informar o período inicial da consulta, ou seja, a partir de que data a consulta será
iniciado, a fim de gerar o resultado;
Até: Informar o período final da consulta, ou seja, qual a data final que será considerada
para concluir a consulta e gerar o resultado;

Figura 11.35: Filtro da consulta de números

Ao confirmar o filtro (Passo 02, Figura 11.35), o administrador será direcionado para a
aba Listar, como mostrado na figura 11.36. Nesta aba os resultados estarão ordenados pela
quantidade maior de publicações lidas e/ou publicadas até a menor quantidade vinculada aos
usuários do sistema que realizarão a ação em questão (Passo 01, Figura 11.36). A ordem da
quantidade de visualização ou publicação de documentos pode ser alterada, para isso o usuário
deverá clicar sobre a descrição Quantidade para alterar a visão.

368
 Figura 11.36: Listagem de resultados da consulta de números

12. Publicações: Pastas

A navegação entre pastas do SmartShare permite ao administrador explorar o conteúdo

das publicações criadas e permissionadas a seu tipo de usuário. Esta navegação funciona da
seguinte forma: no lado esquerdo do portal, no painel de ferramenta “Pastas” (Passo 01, Figura
12.1), o administrador encontrará a listagem de pastas disponíveis ao seu perfil. Toda pasta
quando selecionada ficará em destaque, sinalizando que a mesma, é a pasta onde o usuário
está navegando no momento (Passo 02, Figura 12.1), podendo ela se ramificar em várias
subpastas ou painéis (Passo 03, Figura 12.1).

Figura 12.1: Navegando entre pastas

Após selecionar pasta e subpasta, caso houver, os conteúdos relacionados à pasta

selecionada serão listados no painel central do portal (Passo 04, Figura 12.1).

Criar Pastas

369
 O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de criar pastas para arquivamento
de novas publicações e definir os perfis e áreas que terão acesso a pasta criada e os perfis que
poderão publicar na mesma, para isso deverá clicar no ícone (+) disposto no lado esquerdo do
portal, no painel Pastas (Passo 01, Figura 12.2).

Figura 12.2: Criando pastas

A tela Gerenciamento de Pasta será apresentada, nela o administrador deverá informar

os dados solicitados para a criação de uma nova pasta (Figura 12.3). É muito importante que os
campos apresentados em tela sejam preenchidos corretamente. No campo Pasta Superior, o
administrador deve informar dentro de qual pasta será inclusa a pasta a ser criada. Por padrão,
virá preenchido o nome da pasta que o administrador está ao selecionar esse recurso. No campo
Descrição, o administrador deverá informar o nome da pasta e no campo Ordenação, deverá
informar à ordem que a pasta será visualizada no portal. Por padrão essa ordem virá com uma
ordenação pré-definida. Já no campo Visualização, o administrador deverá informar os perfis que
terão permissão de visualizar esta pasta, para associar os perfis desejados ele deve clicar no
ícone em forma de Lupa, localizar e selecionar os mesmos (Passo 01, Figura 12.3). E no campo
Publicadores, o administrador deverá informar os perfis que, além de visualizar podem publicar
dentro desta pasta, para associar os perfis desejados, clicar no ícone em forma de Lupa, localizar
e selecionar os mesmos (Passo 02, Figura 12.3). Após definida todas as informações, ele deve
clicar em SALVAR (Passo 03, Figura 12.3).

370
 Figura 12.3: Tela gerenciamento de pastas

Para editar pastas, o administrador deverá acessar a pasta que deseja editar e clicar no
ícone em forma de Lápis como mostrado no passo 02 da Figura 12.2. A tela de gerenciamento
de pastas será apresentada para a edição da mesma (Figura 12.3).

Excluir Pastas, Subpastas e Publicações

Para excluir pastas, o administrador deverá localizar e selecionar a pasta que deseja
excluir, e em seguida clicar no ícone em formato de lixeira, como mostrado no passo 03 da figura
12.2. A tela de Gerenciamento de Pasta será apresentada, trazendo as seguintes opções
(Figura 12.4):
Excluir Pasta: Para excluir a pasta com todo o seu conteúdo definitivamente, é
necessário selecionar todas as opções que a tela de gerenciamento de pasta apresenta, ou seja,
Excluir Pastas, Excluir Subpastas e Excluir Documentos;
Excluir Subpasta: O sistema excluirá apenas a subpasta selecionada, caso possua
publicações dentro desta subpasta, o usuário deverá selecionar as opções “Excluir Subpastas”
e “Excluir Documentos”;
Excluir Documentos: O sistema excluirá apenas os documentos existentes na subpasta
e/ou pasta selecionada;
Na exclusão de pastas, subpastas e todos os documentos existente dentro das mesmas
o sistema fará a verificação se existe publicações vinculadas a tipos de documentos com
restrição de limite de dias para exclusão. Caso exista documentos com restrição para exclusão,
o sistema irá apagar apenas as versões dos documentos que atingiram o período configurado e
manterá as versões que ainda estão dentro da faixa mínima de permanência, e
consequentemente, não excluirá a pasta e/ou subpasta na qual a publicação está associada.

371
 Figura 12.4: Excluindo pastas, subpastas e publicações.

Depois de selecionada as opções, o administrador deverá clicar em CONFIRMAR para

a exclusão dos mesmos (Passo 01, Figura 12.4). Para retornar à publicação e cancelar a
exclusão, clicar em CANCELAR (Passo 02, Figura 12.4).

13. Publicações: Documentos

No SmartShare o administrador tem a possibilidade de criar novas publicações, definir a

configuração das mesmas, criar e configurar os tipos de documentos que serão associados as
publicações, revisar e editar documentos já publicados. Todas as publicações ficarão dispostas
no painel central do SmartShare, onde o administrador poderá visualizar várias informações
referentes ao documento publicado.

NOTA: Para obter mais informações sobre a criação de tipos de documentos, leia
Gerenciamento de Tipo de Documento na página 96.

Publicar:

Toda pasta que o usuário possuir permissão para criar novas publicações, dispõe de
duas opções para a realização do mesmo, no canto superior esquerdo do painel central. Podendo
publicar arquivos de forma convencional, clicando no botão Nova Publicação ou através do
Drag n Drop, onde o administrador arrasta o arquivo de deseja publicar para dentro do portal
SmartShare, como mostrado na figura abaixo:

Figura 13.1: Iniciando uma nova publicação

372
 Ao selecionar alguma das opções de publicação (Convencional ou Drag n Drop), a tela
de nova publicação será apresentada (Figura 13.2). Nesta tela o administrador deverá informar
as propriedades do novo documento a ser publicado. Lembrando que, através do Drag n Drop
será permitido apenas à publicação de documentos eletrônicos e o campo Arquivo da tela de
publicação, virá preenchido com o endereço do arquivo que foi arrastado para o portal.

Figura 13.2: Tela de nova publicação

A tela de publicação possui as seguintes propriedades (Passo 01, Figura 13.2):

Tipo de Documento: Informar o tipo de documento a ser publicado. Somente estarão
disponíveis para seleção os tipos de documentos que estão associados ao perfil do usuário. Se
a publicação de arquivos for através do Drag n Drop, na listagem dos tipos de documentos
aparecerá somente os tipos considerados eletrônicos e permissionados ao usuário;
Título: Informar o nome do documento. Alguns tipos de documentos possuem prefixos,
sendo preenchidos automaticamente quando o mesmo for selecionado. É importante atentar-se
para os acentos e caracteres especiais, visto que são considerados na busca. Além disso, o tipo
de documento selecionado pode possuir máscara baseada em informações cadastradas nos
índices do documento, por tanto, se o tipo de documento selecionado possuir está configuração
o campo Título estará bloqueado para inclusão manual, pois o título será preenchido
automaticamente pelo sistema quando os índices definidos como mascara forem informados na
publicação;
Descrição: Inserir uma breve explicação sobre o arquivo que será publicado;
Palavra-Chave: Informar palavras que serão utilizadas na pesquisa rápida;
Pasta destino: Informar a pasta a qual o documento será armazenado;
Ordenação: Informar a ordem em que a publicação será visualizada no portal. Por padrão
essa ordem virá com uma ordenação pré-definida;
Tipo de Revisão: Informar o tipo de revisão do documento, esta pode ser:

373
 • Restrita: Apenas quem publicou pode revisar ou excluir o documento.
• Compartilhada: Quando esta opção é selecionada é aberta a aba de revisão,
onde é possível selecionar os perfis que terão acesso ao documento com
permissão para revisar ou excluir a publicação.
Data de Efetivação: Informar à data que o documento terá sua publicação ativada. Por
padrão será a data atual, mas é possível configurar uma data para efetivação da publicação.
Caso a data informada na efetivação seja a atual, o sistema irá adicionar automaticamente a
hora que a mesma está sendo efetivada no sistema, podendo ser visualizada nas informações
gerais da publicação;
Data de Vencimento: Informar a data que o documento irá expirar, deixando de estar
disponível no SmartShare;
Arquivo: Informar o caminho onde está localizado o arquivo a ser publicado, clicando no
ícone ao lado do campo. Se a publicação de arquivos for através do Drag n Drop, este campo
já estará preenchido;
Perfil de Leitor: Selecionar os perfis que terão acesso à leitura do documento publicado.
Por padrão todos os tipos de documentos disparam e-mail automático para os perfis
selecionados como leitores (Passo 02, Figura 13.2);
Perfil de Revisor: Selecionar os perfis que terão acesso à revisão do documento
publicado. A aba de revisão será apresentada somente se o tipo de revisão do documento for
compartilhado (Passo 03, Figura 13.2);
Download: Selecionar os perfis que terão acesso para fazer o download do documento
(Passo 04, Figura 13.2);
Impressão: Selecionar os perfis que terão acesso à impressão do documento (Passo 05,
Figura 13.2);
Publicações Relacionadas: Caso existam outros documentos relacionados a esta
publicação, esta seção permite vincular esses dois documentos (Passo 06, Figura 13.2). Para
associar um arquivo existente à publicação, clicar no ícone (+), como mostrado na figura abaixo:

Figura 13.3: Publicações relacionadas

A seguinte tela será apresentada e o administrador deverá selecionar a pasta onde a

publicação a ser vinculada encontra-se (Passo 01, Figura 13.4). Em seguida, o administrador
deve selecionar o arquivo, como mostrado no passo 02 da figura 13.4.

374
 Figura 13.4: Associar publicações

O cancelamento da associação de documentos pode ser realizado através do botão

CANCELAR (Passo 04, Figura 13.4) e a conclusão através do botão CONFIRMAR (Passo 03,
Figura 13.4). Quando o usuário visualizar o documento, ele visualizará também o link para os
documentos vinculados a publicação.
Configuração de Notificação: Permite que seja definido X dias que antecedem o
vencimento do documento, notificando os usuários escolhidos por e-mail (Passo 07, Figura 13.2).
A seguinte tela de Configuração de Notificação permite que o usuário informe um número
de dias antes do vencimento (Passo 01, Figura 13.5), onde ao atingir a data desta quantidade
de dias que antecedem a data de vencimento (Passo 02, Figura 13.5), os usuários ou as áreas
serão notificados através de um e-mail.

375
 Figura 13.5: Configuração de Notificação

Para associar usuários ou áreas (Passo 03, Figura 13.5), o administrador deverá
selecionar uma das opções (Usuários ou Áreas) e clicar em Associar (Passo 04, Figura 13.5).
Ao selecionar Usuários, o administrador pode associar usuários (Figura 13.6) que irão
receber o e-mail de notificação de vencimento (Figura 13.7).

Figura 13.6: Associar usuários

376
 Figura 13.7: Usuários selecionados

Ao selecionar Áreas, o administrador pode associar áreas (Figura 13.8), onde os

usuários que estão associados à aquelas áreas irão receber o e-mail de notificação de
vencimento (Figura 13.9).

Figura 13.8: Associar perfis

377
 Figura 13.9: Perfis selecionados

Para desassociar algum usuário ou área, o administrador deve selecionar o registro

desejado e clicar em Desassociar (Passo 5, Figura 13.5).
Existem tipos de documentos que necessitam da aprovação de um grupo ou gestor,
quando selecionado esse tipo, será apresentada ao administrador a aba Perfil de Aprovação.
Nesta aba o mesmo deverá selecionar os perfis que terão acesso ao documento para aprovação,
cujo documento só será encaminhado para a publicação, após uma aprovação geral.
Após definidas as configurações da nova publicação, o administrador deverá confirmar
a mesma para que a publicação seja realizada.

NOTA: Para obter mais informações sobre a Publicação de Documentos, leia Apêndice
IX: Processo para Publicação de Documentos na página 422.

Informações Gerais sobre as Publicações

O SmartShare disponibiliza ao administrador informações importantes sobre os

documentos publicados, permitindo acompanhar o status dos documentos aos quais ele possui
permissão. Nestas informações o usuário poderá visualizar se o documento já foi visto ou não
(Passo 01 e 02, Figura 13.10), o nome do documento e quem o publicou (Passo 01 e 02, Figura
13.11), permite também, visualizar se o documento está em revisão por qualquer outro usuário
(Passo 03, Figura 13.10), isto evita que duas pessoas alterem o documento ao mesmo tempo, o
que ocasionaria na perda de informações da publicação menos recente. Quando uma publicação
estiver em fluxo de revisão, é adicionado automaticamente um aviso na publicação, como
mostrado na figura 13.10. Além desses acompanhamentos, será disposto ao administrador um

378
ícone, nas publicações vinculadas a assinatura digital, informando que documento ainda não foi
assinado ou se já está (Passo 04 e 05, Figura 13.10).

Figura 13.10: Status do documento

Figura 13.11: Informações conteúdo das pastas

Para acessar informações detalhadas sobre o documento, o usuário deverá clicar no

ícone “i”, como mostrado no passo 03 da figura 13.11, uma parte adicional à publicação abrirá
contendo cinco abas que trarão ao usuário várias informações, tais como (Figura 13.12):
Propriedades: Esta aba apresentará detalhes da publicação, datas de efetivação e
vencimento, pasta em que foi publicado, publicador, número de acessos, link de acesso e a
resolução de DPI utilizada na digitalização do documento se houver, do contrário irá informar que
o DPI não foi encontrado.
Índices: Informará os índices que foram cadastrados no documento. Os índices são
utilizados na pesquisa avançada, a fim de localizar documentos.
Histórico: Mostrará todo o histórico de revisão do arquivo em questão. Ao clicar em cima
da versão é possível visualizar o documento da forma que se encontrava na data da versão
publicada. Além de permitir a visualização de cada versão do documento, estará disponível para
o usuário as informações de data de efetivação e vencimento, usuário publicador, nome do
arquivo no repositório físico e a versão do documento.
Links: Mostrará links para anexo e publicações vinculadas ao documento;
Relatórios: Disponibilizará relatório de usuários que realizaram a leitura do documento,
relatório de leitores obrigatórios e status da leitura.

379
 Figura 13.12: Informações sobre o conteúdo da publicação

Para voltar à pasta anterior, basta seleciona-la no painel Pastas. Essas pastas ficarão
posicionadas acima da pasta atual, que o usuário estará navegando no momento, com o nome
em cinza.

Revisar Publicações

O SmartShare possibilita ao usuário alterar ou atualizar qualquer publicação no sistema,

desde que ele possua permissão. O processo de revisão de documentos é semelhante ao de
criação. O usuário deverá localizar o documento a ser revisado e clicar no ícone Revisar
Conteúdo, como mostrado na figura abaixo:

Figura 13.13: Iniciando revisão de publicações

A seguinte tela será apresentada, clicar em CONFIRMAR (Passo 01, Figura 13.14).
Obs.: em “Ação Adicional” será utilizado apenas à opção que vem por padrão
(Nenhuma), como mostrado no passo 02 da figura 13.14.

380
 Figura 13.14: Confirmando a revisão de publicações

Depois de confirmada a revisão da publicação, será apresentada para o usuário à tela

para a inserção da nova versão do documento. Nesta tela o usuário deverá selecionar o arquivo
que irá substituir a publicação atual (Passo 01, Figura 13.15), poderá configurar também a data
de efetivação da publicação, ou seja, a data que a publicação será ativada no sistema e a data
de vencimento da mesma.

Figura 13.15: Revisando publicações

Para cancelar a revisão, clicar no passo 02 da figura 13.15, caso contrário, clicar em
CONFIRMAR para concluir a revisão do documento (Passo 03, Figura 13.15).

381
Editar Publicações

O SmartShare permite o usuário, editar as propriedades de uma publicação mesmo

depois de ela ser publicada, para isso, o usuário deverá localizar o documento que deseja editar,
clicar no ícone Editar Propriedades, como mostrado na figura abaixo:

Figura 13.16: Iniciando a edição de publicações

Após o usuário clicar em Editar Documento, será aberta a tela para edição de
propriedades, onde usuário poderá alterar as informações que desejar e clica no botão
CONFIRMAR (Passo 01, Figura 13.17).

Figura 13.17: Editando publicações

NOTA: Para obter mais informações sobre o detalhamento dos campos da tela de Edição,
leia Publicações: Documentos na página 372.

Para cancelar a edição do documento, o usuário deverá clicar em CANCELAR (Passo

02, Figura 13.17).

Excluir Publicações

Para excluir uma publicação o usuário deverá localizar o documento que deseja excluir,
clicar no botão Editar Propriedades, no formato de um Lápis, como mostrado na figura 13.16.
382
Após clicar no botão, será aberta a tela para edição de propriedades, nessa tela haverá a opção
Excluir (Passo 03, Figura 13.17). Quando selecionada esta opção, o usuário deverá confirmar
se a versão selecionada é a versão a ser excluída (Passo 01, Figura 13.18). Neste momento, o
sistema irá verificar se o tipo de documento para qual o documento está sendo excluído possui
restrição de dias para exclusão, caso tenha, se a opção escolhida for excluir Todas as Versões,
o sistema irá apagar apenas as versões que respeitem o período configurado e manter as que
ainda estão dentro da faixa mínima de permanência no sistema. O mesmo será acontecerá ao
tentar excluir uma versão em específico, se o período ainda não for atingido o sistema não
permitirá a exclusão da mesma e apresentará um alerta informando o motivo. Além dessas
verificações, será verificado se o tipo de documento possui também configuração para manter
registros lógicos das publicações quando excluídas, por tanto, caso uma ou todas as versões
sejam efetivamente excluídas e a configuração de manter registros esteja ativa, o sistema irá
excluir apenas o arquivo físico no repositório, no banco de dados o registro será mantido, mas
não aparecerá mais no portal SmartShare.

Figura 13.18: Excluindo publicações

Para cancelar a exclusão da publicação, o usuário deverá clicar em CANCELAR, como

mostrado no passo 02 da figura 13.18.

Assinatura Digital de Documentos

O SmartShare possibilita ao usuário assinar digitalmente qualquer publicação no

sistema, desde que ele possua permissão para tal, e a publicação esteja configurada para
receber assinatura digital, seja ela Web ou Local.
Segue o detalhamento sobre a diferença das assinaturas citadas:

Web:

383
 Este tipo de assinatura é realizado através do portal SmartShare, onde o usuário logado
no sistema e com permissão de assinatura via certificado digital, poderá assinar pela WEB os
documentos publicados no sistema. Para isso, o mesmo deverá clicar no ícone Assinar
Documento, que é disposto ao lado das publicações que possuem esta função ativa nas
configurações do tipo de documento, como mostrado no passo 01 da figura 13.19.

NOTA: Para obter mais informações sobre a configuração de tipo de documento com assinatura
WEB, leia Gerenciamento de Tipo de Documento na página 96.

Para utilizar este tipo de assinatura o usuário deverá cumprir os seguintes requisitos:
• A impressão digital do certificado do usuário deverá estar cadastrada no
Gerenciamento de Usuários do SmartShare;
• O usuário deverá estar logado no sistema com o seu certificado digital;
• Ter instalado na máquina local onde as assinaturas serão realizadas o Java na
versão 7.0 ou superior;
• Ter o certificado digital instalado máquina local;

Figura 13.19: Iniciando assinatura digital de documentos

Após selecionar o ícone de assinatura da publicação, será apresentada para o usuário à

tela com os passos para assinar o documento digitalmente (Passo 01, Figura 13.20):
Passo 01: Neste passo, o usuário deverá fazer o download do arquivo que será
assinado;
Passo 02: No passo 02, o usuário deverá realizar o upload no arquivo que será assinado,
em seguida informar o certificado digital do usuário que fará à assinatura no documento. Este
passo dispõe ao usuário, a possibilidade de visualizar detalhes do certificado selecionado, bem
como, atualizar a listagem de certificados para seleção. Por padrão, a assinatura somente poderá
ser realizada utilizando o certificado do usuário que está logado no sistema, do contrário, a
assinatura não será efetivada. Importante ressaltar que, a chave pública correspondente ao
certificado do usuário, deve ser previamente cadastrada no Gerenciamento de Usuários,
somente com essa chave válida será possível assinar documentos;
Passo 03: Neste passo, o usuário deverá localizar o arquivo com a extensão .p7s, que
possui a assinatura. Este arquivo é gerado ao clicar no botão ASSINAR ou COASSINAR (Esta
opção é apresentada, caso o documento já tenha sido assinado por outros usuários) disposto no
passo 02. Após selecionar o arquivo assinado, clicar em PUBLICAR para finalizar e publicar o
documento assinado digitalmente.

384
 Figura 13.20: Assinar documentos digitalmente

Local:
Neste tipo de assinatura, o usuário apenas fará a liberação do documento para o
aplicativo SmartShare Signer onde as assinaturas serão realizadas individualmente ou em
massa, podendo ser, assinatura de documentos ECM e/ou documentos anexados a fluxos de
processos BPM.
Importante ressaltar que, este aplicativo deverá ser instalado em cada estação de
trabalho que irá assinar documentos digitalmente.

NOTA: Para obter mais informações referente ao aplicativo SmartShare Signer, leia Apêndice XVI:
Processo de Configuração e Funcional do SmartShare Signer na página 442.

Para iniciar o processo de liberação do documento para assinatura Local, o usuário

deverá localizar o documento que será liberado e clicar no ícone Assinar Documento (Passo
01, Figura 13.19). Ao clicar no ícone de assinatura será apresentado o visualizador com o
documento vinculado ao ícone selecionado, e na parte superior da tela a descrição da publicação
e os botões LIBERAR e NÃO LIBERAR (Passos 01 e 02, Figura 13.21), ao contrário da
assinatura WEB onde é apresentada a tela com os passos para a realização da assinatura. Caso
a opção selecionada seja Liberar (Passo 01, Figura 13.21), o documento será enviado para o
aplicativo de assinatura, se a opção for Não Liberar (Passo 02, Figura 13.21) o documento
apenas ficará analisado e não será direcionado para o aplicativo SmartShare Signer.

385
 Figura 13.21: Liberando assinatura local

Após aplicar as assinaturas digitalmente nas publicações do sistema, seja via WEB ou
aplicativo Local, será possível visualizar o histórico das mesmas ao acessar o menu Assinaturas
disposto na barra lateral de menus do visualizador do documento, como mostrado no passo 01
da figura 13.22, na qual apresentará a listagem de assinaturas que o documento recebeu,
independentemente do usuário que está logado no sistema (Passo 02, Figura 13.22).

Figura 13.22: Visualizando assinaturas

Minhas Publicações

O SmartShare disponibiliza ao usuário publicador a pasta Minhas Publicações, no lado

esquerdo do portal, no painel Pastas. Nela, todo documento publicado pelo usuário só poderá

386
ser acessado por ele mesmo, não permitindo que terceiros tenham acesso às publicações. Nem
mesmo o usuário administrador do SmartShare possui acesso a esta pasta. Para publicar um
novo documento, o usuário deverá acessar a pasta Minhas Publicações (Passo 01, Figura
13.23), e clicar na opção Nova Publicação Pessoal disposta no canto superior esquerdo do
conteúdo da pasta (Passo 02, Figura 13.23).

Figura 13.23: Criando minhas publicações

Após clicar em Nova Publicação Pessoal, será apresentada ao usuário a tela de

publicações (Figura 13.24). Nesta tela o usuário deverá informar as propriedades do novo
documento a ser publicado.

387
 Figura 13.24: Tela minhas publicações

O usuário deverá preencher os campos conforme necessidade:

Tipo de Documento: Informar o tipo de documento a ser publicado, se é um arquivo ou
um link pessoal.
Título: Informar um título para a publicação.
Descrição: Inserir informações breves sobre o arquivo (opcional).
Pasta Destino: O usuário deverá selecionar a pasta onde a publicação estará. Por padrão
a pasta destino será Minhas Publicações.
Palavra Chave: Informar palavras que serão utilizadas na pesquisa rápida.
Ordenação: Informar à ordem que a publicação será visualizada no portal.
Arquivo: Informar o caminho físico do arquivo. Para isso, clicar no ícone ao lado do
campo e escolher o arquivo. Esse campo será apresentado, caso o tipo de documento for
Arquivo Pessoal;
Endereço: Informar o link que o arquivo está disponível. Esse campo será apresentado,
caso o tipo de documento for Link Pessoal;
Após definidas as configurações da nova publicação, o usuário deve clicar no botão
CONFIRMAR para que a publicação seja realizada. As publicações feitas poderão ser acessadas
pelo usuário no painel central do SmartShare. Além das configurações comentadas, todas as
publicações criadas pelo usuário permitem que o mesmo realize revisão online do documento
(Passo 02, Figura 13.25), edite as propriedades da publicação, defina como favorita e visualize
informações sobre a publicação (Passo 01, Figura 13.25).

388
 Figura 13.25: Minhas publicações

A revisão online (Webdav) é habilitada para utilização apenas com documentos Microsoft
Office. Ao selecionar esta opção o documento será aberto para que o usuário possa realizar a
edição do mesmo. Após todas as configurações feitas no documento, o usuário deverá salvar o
mesmo, e sua atualização será realizada diretamente no SmartShare, não sendo necessária a
realização de upload do documento. Para finalizar a revisão do documento, clicar no ícone
conforme apresentado no passo 03 da figura 13.25, a tela Check-in Edição On-line será
apresentada ao usuário, onde o mesmo deverá clicar em CONFIRMAR para concluir a revisão
(Passo 01, Figura 13.26). Para o cancelamento, deve-se clicar no botão CANCELAR conforme
passo 02 da Figura 13.26.

Figura 13.26: Revisão online

Para voltar ao menu principal, o usuário deverá clicar em “Principal”, como mostra o
passo 03 da figura 13.23.

14. Lembretes

389
 É uma ferramenta (função) do SmartShare que permite ao administrador criar lembretes
e organiza-los por assuntos cadastrados, e também definir prioridades entre eles. Este recurso
ficará disponível para o administrador no painel direito do portal, caso for habilitado na
configuração do usuário no menu superior.

NOTA: Para obter mais informações, leia Configuração do Usuário na página 26.

Tela 01 Tela 02

Figura 14.1: Lembretes

Para criar lembretes, o administrador deverá clicar em cima o ícone Adicionar (Passo
01, Figura 14.1), e a seguinte tela abrirá (Tela 02), como mostrado na figura 14.1. Nesta tela o
administrador terá que adicionar o assunto do lembrete, definir a prioridade do mesmo, como:
alta, normal ou baixa, além disso, também poderá fazer uma breve descrição do assunto a ser
lembrado (Passo 03, Figura 14.1). Após definido o assunto, o administrador deverá clicar em
SALVAR (Passo 04, Figura 14.1) e visualizar o lembrete no portal do SmartShare, para cancelar
o lembrete, o mesmo deverá clicar no botão CANCELAR (Passo 05, Figura 14.1).

Figura 14.2: Localizando e excluindo lembretes

Para localizar um lembrete já criado, o administrador deverá utilizar a barra de rolagem

do painel lembretes ou buscar pelo assunto associado a ele, como mostrado no passo 03 da
figura 14.1. Para apagar algum lembrete ou assunto, o SmartShare disponibilizará duas opções:
Primeiro, o administrador deverá selecionar os lembretes que deseja a excluir, como
mostrado no passo 01 da figura 14.2, e clicar no ícone, em formato de Lixeira (Passo 02, Figura
14.2).
390
 Segundo, para realizar a exclusão de assunto o administrador deverá selecionar o
assunto a ser excluído (Passo 03, Figura 14.2), e clicar no ícone (-), como mostrado no passo
04 da figura 14.2, para concluir a exclusão.

15. Localizando Publicações

O SmartShare disponibiliza três opções de busca, a BUSCA RÁPIDA, a BUSCA

SIMPLIFICADA e a BUSCA AVANÇADA. Estas opções de busca garantem ao usuário
administrador rapidez e agilidade para encontrar documentos, pastas e arquivos. A seguir serão
apresentadas informações detalhadas sobre os tipos de busca:

Busca Rápida

Podemos fazer buscas rápidas por publicações no SmartShare, caso você não lembre
ou não saiba a localização do documento. Usando a barra de busca que fica no menu superior
do SmartShare (Passo 01, Figura 15.1). No campo de busca basta digitar o nome do documento,
palavra chave ou descrição detalhada associada ao documento, e clicar no ícone da lupa. Existe
outra maneira de realizar buscas rápidas por documentos no SmartShare, caso não lembre a
sequência correta do nome do documento ou palavra-chave, basta digitar as palavras
associadas ao documento e separa-las com o sinal de mais (+), como mostrado no passo 01 da
figura 15.1.

Figura 15.1: Busca Rápida

Retornarão da busca apenas os documentos que possuírem as mesmas palavras no seu

nome (Passo 02, Figura 15.1).

EXEMPLO 19: BUSCA RÁPIDA

Como você pode ver na Figura 01, foi procurado pela palavra “Agenda” (Passo 01) e vieram
como resultado todas as publicações disponíveis para o perfil do usuário e que possuem a palavra
Agenda no nome (Passo 02).

391
Figura 01

A busca rápida é um sistema inteligente, quando digitados cerca de três caracteres na

caixa de busca, o sistema emite sugestões ao usuário dos arquivos mais acessados no sistema,
que contenham as mesmas sequências de caracteres no nome, facilitando assim a procura pelo
documento.
Para voltar ao menu principal, clicar em “Principal”, como mostra o passo 03 da figura
15.1.

Busca Simplificada

A busca simplificada possibilita ao administrador realizar a busca por documentos de

forma mais complexa, quando as “palavras-chave” não são suficientes para a busca do mesmo.
Essa busca pode ser feita, por um determinado tipo de documento, título e/ou índices criados
para o tipo escolhido. A tela de Busca Simplificada ficará disposta no painel direito do portal,
caso for habilitada na Configuração do Usuário no menu superior.

NOTA: Para obter mais informações, leia Configuração do Usuário na página 26.

Para realizar uma busca simplificada o administrador deverá informar o tipo de

documento. Após selecionar o tipo de documento, caso mesmo possua índices, a tela permitirá
ao administrador informar estes índices que auxiliarão na busca pelo documento (Passo 01,
Figura 15.2). Depois de informar os dados necessários, o administrador deverá clicar no botão
CONFIRMAR para concluir a busca (Passo 02, Figura 15.2). O resultado da busca será
visualizado pelo usuário administrador no painel central do SmartShare (Passo 03, Figura 15.2).

392
 Figura 15.2: Busca Simplificada

Para voltar ao menu principal, clicar em “Principal”, como mostra o passo 04 da Figura
15.2.

Busca Avançada

A Tela Principal do SmartShare apresenta a aba BUSCA AVANÇADA, que é um

poderoso recurso que possibilita ao usuário buscar arquivos no acervo da ferramenta pelo nome
e conteúdo de uma a publicação. Esta busca é feita através de múltiplos filtros, que são divididos
nos seguintes grupos:

Figura 15.3: Busca avançada

393
 Propriedades: o administrador poderá realizar buscar pelo título do documento,
descrição, palavra-chave, conteúdo ou pasta (Passo 01, Figura 15.3). Ele deve escolher o campo
de acordo com a sua necessidade e a condição da busca:
• Com a expressão: retornarão da busca somente informações que possuírem
conteúdo igual ao informado neste campo.
• Com qualquer palavra: retornará da busca informações que possuírem qualquer
dado igual ao conteúdo informado neste campo.
Depois de selecionada a condição, o administrador deverá informar o conteúdo ou parte
do mesmo no campo vazio, para realizar a busca.
Períodos: é possível definir períodos referentes à data em que o arquivo foi publicado
ou que irá expirar (Passo 02, Figura 15.3), escolha a opção:
Publicadas em: filtrará os documentos publicados no intervalo de datas informado.
Expirando em: filtrará os documentos expirados no intervalo de datas informado.
Ambos: filtrará por ambas as opções citadas acima.
A busca por períodos pode ser realizada também, por intervalos a qual o documento foi
publicado, sendo por Intervalo de Tempo (dias, semana ou meses) ou Intervalo entre Datas.

EXEMPLO 20: BUSCA AVANÇADA POR PERÍODOS

Como mostrado na figura abaixo, foi utilizada a busca avançada para localizar apostilas de
treinamento, para isso, o tipo de documento selecionado foi Apostila de Treinamento (Passo 01), e
por arquivos Vigentes no sistema, como mostrado no passo 02. Nos campos índices e períodos foi
informado à área a qual a apostila pertence e o intervalo de tempo da sua publicação (Passos 04 e
03). Para concluir a busca foi informado parte do título pertencente ao documento, em seguida
acionado o botão LOCALIZAR. Retornaram da busca todas as apostilas disponíveis ao meu perfil de
usuário.

394
 Índices: tipo de dados pré-definidos, que estão relacionados ao tipo de documento
(Passo 04, Figura 15.3).
Este tipo de busca permite ao administrador utilizar vários índices para realizar o filtro de
pesquisa. Para inserir novos campos de índices ou remover já existentes, o administrador deverá
clicar no ícone (+) ou (-), como mostrado no passo 03 da figura 15.3.
Para realizar esse tipo de busca o administrador deve selecionar o Tipo de Índice, a
Condição e Valor.
Por Status: para realizar a busca pelo status da publicação, o administrador deverá
escolher o status da publicação: Vigentes, expirados ou ambos (Passo 05, Figura 15.3).
Tipo Documento: categoriza os documentos, tornando possível selecionar um ou mais
tipo de documentos, aos qual o documento pertence. Cada documento pode pertencer apenas
a um tipo de documento.
Com os resultados da busca avançada, o usuário poderá gerar relatórios dos resultados
(Passo 01, Figura 15.4), gerar pacotes com os arquivos encontrados (Passo 02, Figura 15.4),
em que os mesmos, ficarão disponíveis ao usuário na pasta de download.

NOTA: Para obter mais informações referente ao download de documentos da busca avançada,
leia Download na página 32.

Além das ações acima citadas, com o resultado da busca avançada será possível realizar
o lançamento em massa de documentos no SmartShare, onde os documentos visualizados, após
serem preenchidos com as informações no sistema ERP local, o usuário poderá definir
determinados índices do documento previamente cadastrados, atestando que o lançamento foi
realizado por sua respectiva área. Para iniciar o lançamento de documentos, o usuário deverá
clicar no botão PLAYLIST, como mostrado no passo 03 da figura 15.4.

Figura 15.4: Gerar relatório e pacote da busca avançada

Ao clicar no botão, abrirá a tela Lançamento de Documentos com os recursos de

lançamento em massa (Figura 15.5). No canto esquerdo da tela, o usuário terá à disposição o
visualizador contendo as propriedades de zoom, paginação e rotação, bem como, o documento
carregado no viewer, levando em consideração a ordenação dos resultados da busca avançada
(Passo 01, Figura 15.5). Nessa mesma tela, no canto direito ficará a área de confirmação do

395
lançamento e os valores dos índices do documento, segue abaixa as definições e
funcionalidades de cada área apresentada:

Área de Lançamento (Passo 02, Figura 15.5)

Nessa área, o usuário visualizará a quantidade total de documentos e quantos estão
pendentes de lançamento, bem como, o botão para realizar esta ação. Após realizar o
lançamento, o contador de documentos lançados será incrementado, auxiliando o usuário na
identificação e controle do trabalho que lhe resta. Além disso, será possível navegar entre os
documentos utilizando as setas navegadoras, não sendo obrigatório realizar o lançamento em
sequência do documento. Por padrão, será acrescentado um ícone aos documentos durante a
navegação entre os mesmos, identificando se determinado documento foi lançado ou não.

Área de Índices (Passo 03, Figura 15.5)

Essa área possui um comportamento dinâmico, onde o usuário terá acesso aos índices
vinculados ao documento que está sendo visualizado, e de acordo com o tipo de documento
selecionado a listagem de índices será carregada, permitindo realizar alterações nos valores
apresentados para os mesmos. Por padrão, os índices serão carregados de acordo com o seu
tipo, ou seja, se o tipo de índice for do tipo Caixa de Seleção, irá carregar apenas os itens
cadastrados. O mesmo se aplica para um índice do tipo Data, onde aparecerá um calendário
para a seleção da data desejada. Importante ressaltar que, somente aparecerá nesta listagem
os índices utilizados na busca avançada juntamente com os índices fixos parametrizados no
sistema via tela de Gerenciamento de Tipos de Índices.

Figura 15.5: Lançamento de documentos da busca avançada

As configurações feitas na busca avançada para a localização de documentos ficam

salvas até a próxima busca, para limpar os campos da pesquisa realizada, o administrador
deverá clicar na opção limpar campos, como mostrado no passo 06 da figura 15.3.
396
 Para retornar ao portal, clicar na aba DOCUMENTOS.

16. Filtros

O SmartShare dispõe aos usuários opções de filtros específicos por documentos ECM
e/ou fluxos BPM, que permitem o administrador restringir a visualização e exibição da listagem
de publicações e fluxos no portal para o seu usuário. Estes filtros dão úteis quando se quer
visualizar apenas um tipo de documento/processo ou documentos/fluxos com uma determinada
situação.
Segue os tipos de filtros disponíveis no sistema SmartShare.

Filtro Documentos ECM:

O filtro por documentos ECM, será disponibilizado em todas as pastas com publicações
de documentos. Para acessar a janela de configuração do filtro, clicar na barra Filtros (Passo
01, Figura 16.1) no portal.

Figura 16.1: Filtros ECM

A seguir um breve detalhamento dos tipos de filtros que o usuário poderá realizar para
listar as publicações (Passo 02, Figura 16.1):
Título do Documento: Informar o nome do mesmo, ou parte dele, para realizar a busca;
Tipo de Documento: Selecionar o tipo de documento. Nesta propriedade estarão
disponíveis apenas os tipos de documento que o perfil do usuário possui acesso;

397
 Situação: Informar a situação do documento. Quando o documento estiver Em revisão.
O SmartShare filtrará os documentos que estão em revisão no momento. Quando o documento
estiver Sem revisão em andamento, ele filtrará documentos que foram ou não revisados. E
quando o administrador selecionar Ambos, o SmartShare filtrará por ambas as opções citadas
anteriormente;
Listar por Leitura: Informar se o documento já foi lido ou não, com a possibilidade de
filtrar por ambas as opções;
A ferramenta filtros do SmartShare permite o administrador realizar outro tipo de
configuração, como, alterar o modo de visualização das publicações no portal central (Passo 03,
Figura 16.1). Segue abaixo os tipos de configurações disponíveis para esse tipo de filtragem:
Ordenar lista por: Informar de que modo à lista deve estar ordenada. A lista de
documento pode ser ordenada por Sequência de Exibição definida na publicação, por Data,
neste caso os documentos serão listados pela data de publicação, por Título, onde os
documentos serão listados em ordem alfabética respeitando a ordem selecionada e por Tipo de
Documento;
Ordem: Informar se os registros serão apresentados em ordem crescente ou
decrescente;
Registro por Página: Informar o número de registros a serem exibidos por página;
Manter Filtro: Se selecionada, a pesquisa será mantida todas as vezes que se acessar
o sistema, sempre que tiver algum filtro selecionado, o ícone Lupa da barra Filtros, estará
sinalizado na cor amarela. Caso está opção não seja sinalada a pesquisa será desfeita ao sair
do sistema SmartShare;
Para sair do filtro, o usuário deverá desfazer todas as configurações feitas no mesmo ou
desmarcar a opção Manter Filtro caso esteja selecionada.

Filtro Fluxos BPM:

O filtro por fluxos BPM, será disponibilizado nos menus de acompanhamento de fluxos
iniciados e/ou finalizados para processos cadastrados no sistema. Para acessar essa janela de
configuração do filtro, clicar na barra Filtros (Passo 01, Figura 16.2), disposta nos menus Minhas
Atividades, Minhas Solicitações, Fluxos que Participei, Atividades da Equipe, Acompanhar
Processo e Pendentes de Assinatura.
Procurar por: Selecionar sobre qual tipo de descrição será realizado a busca, cabendo
ao usuário, informar no campo descrição o valor correspondente ao tipo de procura selecionada
neste campo. Para seleção, neste campo será apresentado os filtros Descrição do Fluxo,
Solicitante ou Responsável Atual. Esta opção somente será apresentada no filtro do menu
Acompanhar Processo;
Descrição: Informar uma descrição ou parte do valor existente no processo que deseja
realizar a busca. Por padrão, está opção será apresentada para todos os tipos de
acompanhamento de processo;
Processo: Selecionar o nome do processo que deseja filtrar, sendo possível realizar um
filtro sobre todos os processos listados ou um em específico. Por padrão, está opção será
apresentada nos filtros Minhas Atividades, Minhas Solicitações, Fluxos que Participei,
Acompanhar Processo e Pendentes de Assinatura;
398
 Responsável: Selecionar sobre qual usuário responsável por executar determinada
atividade do fluxo a busca será realizada, podendo filtrar por um usuário específico ou por todos
apresentados na lista. Esta opção somente será apresentada no filtro do menu Atividades da
Equipe;
Campo do Formulário: Selecionar o campo do formulário vinculado ao processo
selecionado e que será utilizado na busca. Por padrão, está opção somente terá opções de
campos para seleção se o filtro Processo tiver algum item selecionado, além disso, está opção
será apresentada apenas nos filtros Minhas Atividades, Acompanhar Processo e Pendentes de
Assinatura;
Condição: Selecionar qual será o tipo de comparação utilizado na busca de fluxos,
levando em consideração o valor cadastrado no campo do formulário escolhido. Ao selecionar
uma condição será habilitado o campo filtro Valor, onde o administrador deverá informar o valor
utilizado na comparação, ou seja, ao realizar uma buscar com condição IGUAL, o sistema irá
buscar os fluxos que possuem no campo do formulário selecionado o valor igual ao informado.
Importante ressaltar que, somente será apresentada opções para seleção neste filtro, se um
processo em específico for selecionado e um campo do formulário vinculado ao processo
também. Por padrão, está opção será apresentada nos filtros Minhas Atividades, Acompanhar
Processo e Pendentes de Assinatura;
Prioridade: Selecionar qual o tipo de prioridade vinculada aos processos, que se deseja
realizar o filtro, podendo ser, Alta, Média, Baixa ou Todas as opções. Lembrando que, a
prioridade dos processos é definida no momento de sua criação, e é nesta configuração que o
filtro será baseado. Por padrão, está opção será apresentada para quase todos os tipos de
acompanhamento de processo, exceto para o Acompanhar Processo;
Status: Selecionar quais fluxos deseja localizar, de acordo com o status do mesmo no
momento da busca, se Em Andamento ou Finalizados. Por padrão, está opção será
apresentada nos filtros Minhas Solicitações, Fluxos que Participei, Atividades da Equipe e
Acompanhar Processo;
Tipo de Executor: Selecionar sobre qual tipo de executor deseja realizar o filtro nos
processos informados, podendo realizar buscas por fluxos que o executor atual é um Papel,
Usuário ou Ambos. Esta opção somente será apresentada no filtro do menu Minhas Atividades;
Ordenar Lista por: Informar de que modo à lista de fluxos deverá ser ordenada. A lista
de fluxos pode ser ordenada por Prazo de execução das atividades, por Data, neste caso os
Fluxos serão listados pela data de solicitação/iniciação, por Descrição, onde os fluxos serão
listados em ordem alfabética respeitando a ordem selecionada, por Responsável da atividade
no momento da busca e por Prioridade do Fluxo, onde será apresentado os fluxos que
possuem no seu formulário o campo Propriedade do Processo do tipo Prioridade do Fluxo. Está
opção de filtro irá se basear no valor inserido no campo do formulário Prioridade do Fluxo,
listando em ordem crescente/decrescente os fluxos, de acordo, com o valor do campo.
Lembrando que, as opções de ordenação para a lista de resultado, irão variar de acordo com o
menu, na qual, o filtro está sendo realizado;
Ordem: Informar se os registros serão apresentados em ordem crescente ou
decrescente. Por padrão, está opção será apresentada para todos os tipos de acompanhamento
de processo;
399
 Registro por Página: Informar o número de registros a serem exibidos por página. Por
padrão, está opção será apresentada para todos os tipos de acompanhamento de processo;
Manter Filtro: Se selecionada, a pesquisa será mantida todas as vezes que se acessar
o sistema, sempre que tiver algum filtro selecionado, o ícone Lupa da barra Filtros, estará
sinalizado na cor amarela. Caso está opção não seja sinalada a pesquisa será desfeita ao sair
do sistema SmartShare. Por padrão, está opção será apresentada para todos os tipos de
acompanhamento de processo;
Para sair do filtro, o usuário deverá desfazer todas as configurações feitas no mesmo ou
desmarcar a opção Manter Filtro caso esteja selecionada.

Figura 16.2: Filtros BPM

Para aplicar os filtros configurados, e acessar a listagem de resultados gerados, de

acordo com os valores selecionados, o administrador deverá clicar no botão CONFIRMAR
(Passo 02, Figura 16.2).

17. Paginação

No SmartShare as pastas criadas podem conter várias publicações. A quantidade de

publicações listadas no painel central é definida em filtros, quando o número de publicações é

400
superior ao número permitido para ser listado, o conceito de paginação é utilizado para organizar
essas publicações. Assim, para selecionar uma página específica dentro de uma pasta, o
administrador deverá informar o número da página que deseja acessar na lista de páginas
apresentada na barra de navegação, como mostrado no passo 01 da figura 17.1. Ao lado da aba
de paginação, o administrador encontrará o número total de registros publicados na pasta (Passo
02, Figura 17.1).

Figura 17.1: Paginação de publicações

A navegação por publicações dentro de uma determinada pasta pode ser feita de outras
maneiras, clicando nos ícones que estão dispostos no lado direito e/ou esquerdo da aba de
paginação (Passo 03, Figura 17.1). Segue abaixo o detalhamento da funcionalidade dos ícones
comentados:

Esse botão volta à primeira página da pasta

Esse botão volta à página anterior

Esse botão avança uma página

Esse botão avança até a última página da pasta

18. Atividades do Usuário ECM

Este recurso permite visualizar através do portal SmartShare as atividades disponíveis

aos usuários. Caso tenha documentos em que leitura é obrigatória, o ícone Leitura estará ativo,
informando a quantidade de arquivos disponibilizados para o usuário realizar e confirmar a leitura
dos mesmos. Quando o ícone Aprovação estiver ativo, o usuário encontrará documentos que

401
necessitam de aprovação em conjunto, para isso o mesmo, deverá ler o documento, confirmar a
aprovação ou reprovação do documento. No ícone A Aprovar estarão documentos criados pelo
próprio usuário, que estão aguardando a aprovação de um superior para que a publicação do
mesmo seja realizada no sistema. Para ter acesso aos documentos, o usuário deverá clicar sobre
o ícone.

Figura 18.1: Atividades ECM

NOTA: Para obter mais informações referente à atividade ECM, leia Apêndice XI: Processo
Aprovação de Documentos na página 424.

19. Atividades do Usuário Workflow (BPM)

Este recurso permite ao usuário acompanhar e acessar dados importantes sobre as

atividades do seu perfil. No lado direito do portal, encontra-se o menu rápido Minhas Atividades,
como mostrado na figura 19.1. Neste menu o usuário visualizará o andamento de suas
atividades, se estão no prazo estimado para sua conclusão, se corre o risco de ultrapassar o
prazo ou se estão atrasadas, ou seja, atividades que já venceram o seu prazo. Todas as
atividades possuem prazos pré-determinados para a sua conclusão, por esse motivo as
atividades direcionadas ao usuário estarão sinalizadas com a quantidade correspondente ao
status da atividade, ou seja, NO PRAZO, EM RISCO e/ou ATRASADAS.

Figura 19.1 Minhas atividades BPM

Nestas atividades o usuário pode também, acompanhar atividades em andamento e

solicitações realizadas pelo mesmo (Figura 19.2). Este painel estará disposto no lado esquerdo
do portal SmartShare, segue um breve detalhamento deste painel:
Minhas Atividades: Quando selecionado apresentará ao usuário todas as atividades
pertencentes ao seu perfil;
Minhas Solicitações: Apresentarão no painel central do SmartShare todas as
solicitações realizadas pelo usuário;

402
 Fluxos que Participei: Quando selecionado apresentará ao usuário todos os fluxos de
atividades que participou, ou seja, solicitações que realizou abertura de chamados, etc.;
Atividades da Equipe: Irá apresentar todos os fluxos alocados para usuários vinculados
a uma área principal abaixo ou a mesma área do usuário que está realizando o
acompanhamento, ou seja, neste tipo de filtro o sistema leva em consideração os perfis dos
usuários e não o papel principal do processo. Com isso, todos os usuários dos perfis organizados
na estrutura hierárquica abaixo do perfil que está realizando a consulta serão considerados de
mesma equipe e assim sucessivamente.
Acompanhar Processo: Ao selecionar esta opção o usuário poderá acompanhar o
andamento das solicitações que fez;
Pendentes de Assinatura: Nesta opção o usuário visualizará todos os fluxos liberados
para receber assinatura digital local, na qual, os anexos vinculados ao fluxo aguardam a
realização das assinaturas. Por padrão, este menu somente será apresentado se o módulo de
assinatura digital estiver liberado na licença do SmartShare.

Figura 19.2: Atividades BPM

Para ter acesso aos painéis Minhas Atividades e Atividades, o módulo BPM deverá
estar ativo na licença do SmartShare. Caso queira obter este módulo, entre em contato com o
fornecedor para solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois o mesmo é uma opção
complementar do sistema.

20. Dashboard

O SmartShare disponibiliza ao administrador uma interface gráfica para

acompanhamento dos fluxos de processos em andamento, verificando se estão no prazo,
atrasados ou correndo o risco de ultrapassar o tempo para a realização do mesmo. Essa
interface, também chamada de Dashboard, contém gráficos elaborados a respeito de todos os
fluxos de processos e tarefas (Figura 20.1).
O Dashboard estará disponível no sistema apenas se o módulo BPM estiver ativo na
licença, caso contrário, não será apresentado esta aba no portal do SmartShare. Para obter o
Dashboard, entre em contato com o fornecedor para solicitar a implementação dessa
funcionalidade, pois o mesmo é uma opção complementar do sistema.

403
 Figura 20.1: Tela principal do Dashboard

Para acessar informações detalhadas referente os gráficos mostrados no dashboard,

clicar sobre o gráfico desejado e a seguinte tela será apresentada (Passo 01, Figura 20.2). Esta
tela é dividida em painéis, sendo:
• Painel 1
Inicialmente o administrador visualizará todos os processos pertencentes ao gráfico
selecionado no primeiro painel do dashboard, como mostrado no passo 02 da figura 20.2.
Código do Processo: Irá apresentar o código vinculado ao processo apresentado na lista;
Descrição do Processo: Apresentará o nome do processo vinculado ao código
apresentado na lista;
• Painel 2
O segundo painel será apresentado quando um processo do primeiro painel for
selecionado (Passo 03, Figura 20.2). Neste painel serão apresentados ao administrador todos
os fluxos em andamento ou finalizados do processo selecionado, detalhados nas seguintes
colunas:
Status: Irá mostrar o ícone representando o status do fluxo até o momento, se, No Prazo,
Em Risco ou Atrasado;
Código do Fluxo: Irá apresentar os códigos dos fluxos iniciados para o processo
selecionado;
Descrição do Fluxo: Apresentará o nome dos fluxos iniciados e vinculado aos códigos
apresentados nesta lista para o processo selecionado no painel 1;
Data de Solicitação: Irá mostrar a data e hora que o fluxo foi iniciado para o processo em
questão;
Atividade Atual: Apresentará a descrição da atividade onde o fluxo para o processo está
parado;
Responsável: Irá mostrar o nome do usuário que está executando a atividade para o
fluxo do processo selecionado no momento da consulta;
Tempo Restante: Irá mostrar quanto tempo o usuário executor ainda dispõe para a
execução da atividade do fluxo. Por padrão esta coluna de informações somente será
apresentada nos gráficos %Tarefas Atrasadas e %Tarefas Finalizadas em Atraso;

404
 Processo: Apresentará a descrição do processo vinculado ao fluxo na listagem do
detalhamento do gráfico. Por padrão esta coluna de informações somente será apresentada nos
gráficos %Tarefas Atrasadas e %Tarefas Finalizadas em Atraso;
Tempo Ideal: Apresentará o período de tempo configurado como limite para execução
da atividade em questão. Sendo que, para este período aparecer é necessário configurar na aba
Avançadas da atividade o campo Tempo Total da Atividade. Por padrão esta coluna de
informações somente será apresentada nos gráficos % Processo em Andamento Dentro do
Prazo e % Processos Finalizados em Atraso;
Tempo Total: Irá apresentar o tempo total investido na execução da atividade até o
momento da consulta. Por padrão esta coluna de informações somente será apresentada nos
gráficos % Processo em Andamento Dentro do Prazo e % Processos Finalizados em Atraso;
Histórico: Nesta coluna o administrador poderá acessar o histórico do processo se clicar
no ícone Visualizar Histórico, como mostrado no passo 04 da figura 20.2;

Figura 20.2: Detalhamento por processo

• Painel 3
Ao selecionar um fluxo na listagem do segundo painel, será apresentado ao
administrador o terceiro painel, na qual informações detalhadas a respeito do fluxo selecionado
serão apresentadas (Passo 05, Figura 20.2).
Tarefa: Irá apresentar o código de todas as atividades já executadas e a que está em
execução do fluxo selecionado;

405
 Status: Irá mostrar o ícone representando o status do fluxo até o momento, se, No Prazo,
Em Risco ou Atrasado;
Atividade: Apresentará a descrição de cada atividade já executada e a descrição da
atividade que está em execução para o fluxo selecionado;
Responsável: Irá mostrar o nome de todos usuários que que já executaram e que estão
executando atividades do fluxo selecionado;
Prazo: Apresentará a data e hora na qual a atividade deve ser finalizada, sendo que,
este prazo somente será apresentado na atividade existir um prazo definido;
Data de Início: Irá mostrar a data e hora que cada atividade do fluxo foi iniciado para o
processo em questão;
Data de Finalização: Irá mostrar a data e hora que cada atividade vinculada ao fluxo foi
finalizada para o processo em questão. Por padrão esta coluna de informações somente será
apresentada nos gráficos % Processo em Andamento Dentro do Prazo e % Processos
Finalizados em Atraso;
Tempo Ideal: Apresentará o período de tempo configurado como limite para execução
da atividade em questão. Sendo que, para este período aparecer é necessário configurar na aba
Avançadas da atividade o campo Tempo Total da Atividade. Por padrão esta coluna de
informações somente será apresentada nos gráficos % Processo em Andamento Dentro do
Prazo e % Processos Finalizados em Atraso;
Tempo Gasto: Irá apresentar quanto tempo o executor da atividade investiu na execução
da mesma desde que a atividade foi vinculada ao seu usuário;
Ações: Nesta coluna será apresentado ao administrador um ícone de transferência sobre
a atividade na qual o fluxo está parado, como mostrado no passo 06 da figura 20.2. Ao clicar
sobre o ícone de transferência, a seguinte tela será apresentada (Figura 20.3):

Figura 20.3: Transfere tarefa pela dashboard

Na tela Transferência de Executor, o administrador encontrará informações sobre o

processo, o fluxo e a atividade que será transferida, no campo Novo Executor, informar o usuário
que receberá a atividade selecionada. Para isso o administrador deverá clicar no ícone em
formato de Lupa ao lado do campo (Passo 01, Figura 20.3), onde será apresentada ao mesmo
uma tela com a listagem de todos os usuários vinculados ao papel do processo selecionado.
Após a seleção do novo executor da tarefa, clicar no botão TRANSFERIR para concluir a

406
 transferência da atividade, como mostrado no passo 02 da figura 20.3. Este tipo de ação, é ideal
caso haja necessidade de transferir atividades de um usuário a outro, garantindo que a mesma
seja executada. Importante ressaltar que, a transferência de atividades pelo dashboard somente
será permitida nas atividades em andamento ou atrasadas e para usuários que possuem o
mesmo papel associado ao processo e/ou atividade.
No painel inferior, o administrador terá acesso ao resumo do gráfico, com a quantidade
de fluxos e atividades executadas dentro do prazo, em atraso ou em risco, bem como, os
usuários envolvidos no processo selecionado e a quantidade de atividades executadas por cada
um (Passo 07, Figura 20.2). O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de exportar
para Excel e/ou Word os resultados gerado pelo dashboard, como mostrado no passo 08 da
figura 20.2. Importante ressaltar que, no menu superior do portal SmartShare possui um botão
para acompanhar o andamento da exportação para Excel, quando a listagem de registros for
muito extensa e ultrapassar o limite máximo configuração no Gerenciamento de Parâmetros.

NOTA: Para obter mais informações referente ao acompanhamento de exportação para Excel, leia
Exportação Dashboard na página 33.

No dashboard o administrador poderá também realizar buscas por processo específico

através da opção Filtros. Este tipo de filtro é útil quando se quer visualizar o andamento de um
processo especifico, sendo pela descrição e/ou período, nome do solicitante do processo ou o
responsável do mesmo. A filtragem por atividades no dashboard funciona da seguinte forma
(Figura 20.4):
Processo: Neste campo o administrador pode selecionar o tipo de processo a ser filtrado,
tendo como opção todos os processos disponíveis;
Procurar por: Selecionar o tipo de busca, se:
• Descrição do processo: Informar no campo abaixo o título do processo a ser
filtrado.
• Solicitante: Informar o nome do usuário solicitante no processo a ser filtrado.
• Responsável atual: Informar o nome do responsável pelo processo.
Período: Selecionar entre datas, para o acompanhamento do processo neste período;

407
 Figura 20.4: Filtro do Dashboard

Ao selecionar a opção “Salvar Filtros”, a filtragem realizada será mantida para os

próximos acessos ao sistema, caso não queira que o filtro seja mantido desmarque a opção
citada.
Além do dashboard por processo citado acima, o SmartShare dispõe ao usuário um outro
tipo de dashboard específico para análise por tarefas.

NOTA: Para obter informações detalhadas referente ao dashboard por tarefa, leia Apêndice XVIII:
Processo de Inclusão e Utilização da Tela Dashboard por Tarefa na página 457.

21. Encerrando Sistema

Após todas as atividades concluídas, na barra superior do SmartShare o administrador

deverá clicar na opção SAIR (Passo 01, Figura 21.1) para finalizar o sistema. Todas as
configurações e atualizações feitas no SmartShare serão mantidas para o próximo acesso ao
sistema.

Figura 21.1: Encerrando Sistema

Encerrado o sistema, o administrador será direcionado a tela de login.

408
 22. Apêndices

Apêndice I: Processo de Criação de Usuário

PROCESSO DE CRIAÇÃO DE USUÁRIO

Para a criação de usuários no SmartShare, é preciso ter definido qual a área, o papel e que
tipo de usuário o mesmo será, essas são configurações essenciais para a criação do mesmo no
sistema. Se alguma das informações necessárias para a inclusão do usuário não existir, o
administrador deverá cria-las antes de iniciar o cadastro do usuário.
Passo a passo a inclusão de usuários:
1º No Gerenciamento de Usuários, acessar a aba Incluir;
2º Selecionar o tipo do usuário, se: Leitor, Publicador, Administrador ou Anônimo;
3º Informar o nome completo do usuário (Nome que ficará no painel de boas-vindas);
4º Informar o login de acesso ao sistema para o usuário
5º Informar a senha inicial do usuário;
6º Informar o e-mail do usuário (E-mail que servirá para notificações ECM e BPM);
7º Informar o telefone do usuário;
8º Informar o ramal do usuário que está sendo criado;
9º Selecionar a área que o usuário pertencerá;
10º Selecionar qual será o papel principal do usuário no sistema;
11º Informar qual será a pasta que o mesmo visualizará inicialmente ao acessar o sistema;
12º Se o usuário for do tipo indexador, o campo Usuário Indexador deverá estar marcado;
13º Para concluir o cadastro, clicar no botão SALVAR;
Os campos da tela de inclusão que possuem este símbolo (*) são obrigatórios o
preenchimento. Após salvar o cadastro, o administrador terá que localizar o usuário criado, na aba
Listar e acessar as seguintes abas para assim, finalizar a inclusão do mesmo:
14º Na aba Perfis, selecionar os grupos que o usuário criado poderá interagir;
15º Na aba Agenda, selecionar os grupos que o usuário poderá compartilhar agenda de
compromissos;
16º Na aba Workflow, associar papéis secundários ao usuário, dar-lhe permissão para criar
processos e exibir tarefas a outros usuários, ou seja, realizar configurações para que o mesmo
acesse o módulo BPM do sistema;

Apêndice II: Processo Criação de Tipo Documento

PROCESSO CRIAÇÃO DE TIPO DE DOCUMENTO

Antes de iniciar a criação de tipo de documento, o administrador deverá ter definido as

configurações mínimas do tipo de documento que irá criar, tais como:
1º Qual será o tipo de documento, um documento pronto ou um link?

409
 2º Quais ações serão permitidas pelos usuários?
3º Com qual centro/área o tipo de documento terá vínculo?
4º O tipo de documento terá índices?
5ª Quais usuários poderão realizar publicações com esse tipo de documento?
Com as configurações definidas, acessar o Gerenciamento de Tipo de Documento na aba
Incluir e preencher os campos apresentados de acordo com as informações levantadas:
6º Informar o nome do tipo de documento;
7º Informar a máscara do tipo de documento que está sendo criado. Lembrando que, o
mesmo deverá ter índices associados para que a máscara funcione;
8º Tipo de publicação: Informar como serão as publicações associadas ao tipo, que está
sendo criado;
9º Marcar quais ações serão permitidas nas publicações associados a este tipo de
documento, se permitirá: Visualização, Download/Enviar E-mail e/ou Impressão;
10º Selecionar um ícone de identificação para o tipo de documento;
11º Informar os centros e áreas que visualizarão o mesmo;
12º Para concluir o cadastro, clicar no botão SALVAR;
Após salvar o cadastro, o administrador terá que localizar o usuário criado, na aba Listar e
acessar as seguintes abas para assim, finalizar a inclusão do mesmo:
13º Tipos Índice: Associar os índices ao tipo documento,
14º Perfis: Selecionar os grupos de usuários que poderão publicar documentos com esse
tipo;
15º Diretórios: Informar qual será o diretório virtual dos documentos;
16º Avançadas: Informar se o tipo de documento será uma nota fiscal, se terá leitura e
aprovação obrigatória ou os índices associados ao tipo de documento serão atualizados
automaticamente;

Apêndice III: Processo para Exclusão de Registros Publicados para

Gerenciamento

PROCESSO PARA EXCLUSÃO DE REGISTROS PUBLICADOS PARA GERENCIAMENTO

No SmartShare o administrador, tem a possibilidade de excluir os registros inseridos nas

abas de gerenciamento ECM ou BPM. Essa exclusão é realizada da mesma forma para todas as
telas de gerenciamento, ela pode ser realizada de três maneiras, são elas:
1º Nas publicações de gerenciamento acessar a aba Detalhar e clicar no ícone EXCLUIR;
2º Na aba Listar das publicações de gerenciamento, o administrador deverá localizar o
registro a ser excluso e clicar no ícone em formato de Lixeira (Passo 01, Figura 01), em seguida
será apresentado ao mesmo uma tela para a confirmação da exclusão do registro;

410
 Figura 01

3º Também na tela de listagem é possível realizar a exclusão de múltiplos registros, para

isso o usuário administrador terá que selecionar os registros que deseja excluir (Passo 02, Figura
01) e clicar na opção Excluir Selecionados, como mostrado no passo 03 da figura 01;

Apêndice IV: Fluxo Exemplo

INICIANDO A CRIAÇÃO DO FLUXO:

Antes de iniciar a criação de um fluxo, é preciso ter levando todos os dados necessários para
a criação do mesmo, como: formulários, atividades, usuários participantes, conexões, anexos,
mensagens de notificação, condições e prazos para execução do fluxo. Apresenta-se a seguir um
exemplo completo de fluxograma envolvendo os tipos de objetos listados neste manual:
1º Acessar a pasta na qual o processo publicado;
2º Clicar no botão “Novo Processo”;
3º Preencher os campos da tela Novo Processo;
4º Clicar em CONFIRMAR, para iniciar a criação do fluxograma;
5º Desenhar o fluxo do processo. Para isto, depois de criado o processo, abra-o e acesse o
item fluxograma do menu. O desenho deve ser de acordo com todo o levantamento realizado do
processo, atentando-se para os tipos de atividades, para as rotas que o fluxo tomará em passos de
decisão, entre outros;
EXEMPLO: Se houver uma atividade que executará um comando na base de dados, arraste
um objeto do tipo atividade para o fluxo, clique com o botão direito sobre a atividade, uma pequena
tela com descrição da atividade e tipo da mesma aparecerá, selecione na caixa de seleção a opção
SQL. O mesmo acontece para o tipo Aplicação. O comando SQL a ser executado ou a aplicação a
ser rodada será configurada após o termino do desenho do fluxo.
Bem como, se no processo houver atividades que exigirão uma decisão para execução das
mesmas, utilize o passo decisão entre estas atividades. Quais condições e opções deverão ser
respeitadas para execução de uma atividade serão configuradas adiante, após o termino do desenho
do fluxo, nos respectivos gerenciamentos de atividade e condições.
Importante ressaltar que, é necessário configurar os itens utilizados no fluxo. Para configurar
cada item, o administrador deverá acessar o menu do processo onde estarão habilitadas todas as

411
opções possíveis pertinentes ao mesmo. As opções que estiverem desativadas, não possuem
ligação com os itens desenhados no processo.
EXEMPLO: Se não houver passos de decisão no fluxo, o item Condição do menu não estará
ativo.
Qualquer dúvida sobre quais itens utilizar para representar as etapas do processo, no item
Fluxograma deste manual há um descritivo sobre cada objeto possível de manipulação para
construção do fluxo.
Abaixo o desenho de um exemplo de fluxo de solicitação de compra. O fluxo é meramente
para exemplificar e entendermos melhor como funciona o mesmo, sendo cada empresa possuidora
de seu próprio desenho específico, com suas especialidades, particularidades, etc. Tomaremos
como base este exemplo para explicar como funciona a configuração da execução de um fluxo. Logo
abaixo da imagem todo o mecanismo de funcionamento do fluxo é descrito para melhor entendimento
do exemplo que será configurado a seguir.

Figura 01

FUNCIONAMENTO:
1º O solicitante preenche a solicitação de compra;
2º O superior do solicitante deverá aprovar a solicitação. Se aprovado, irá para o passo
realizar cotação, senão, voltará novamente para o preenchimento de solicitação;
3º O setor responsável por compras recebe a solicitação e deve realizar a cotação da
mesma;
4º Após realizada a cotação, a mesma passará por avaliação para ser aprovada, porém, para
exemplificar uma funcionalidade do sistema, colocaremos um passo condição dividindo a aprovação.
Neste validaremos a partir do valor total da cotação. Se o valor da cotação for menor do que
R$10.000,00 a mesma deverá ser aprovada pelo gestor. Se o valor for maior, será encaminhada
para aprovação de um comitê. Se aprovada, é encaminhada para a realização da compra, senão,
retorna para a realização da cotação onde poderá ser realizada outra pesquisa de preços;
5º Neste passo de realizar compra, colocar um controle de tempo, com o intuito de
demonstrar a funcionalidade do sistema onde esta atividade não poderá demorar mais do que 8
horas (tempo este configurável). Para configurar esta atividade, clique com o botão direito sobre a

412
atividade Realizar Compra e selecione a opção ENTRAR, um novo plano de fluxo será aberto,
adicionar apenas o objeto controle de tempo e clicando com o botão direito neste objeto vá em
propriedades, onde será possível configurar o tempo desejado para que esta atividade dure. Após
isto, clicar com o botão direito no fundo do fluxo e selecione SAIR para voltar ao fluxo principal. Caso
o prazo não seja obedecido, e às 8 horas sejam extrapoladas, uma atividade de envio de e-mail ao
gestor será acionada, notificando o gestor da área da demora, onde o mesmo poderá tomar demais
providencias, e novamente retornará à atividade de realização da compra;
6º Após a compra realizada, uma atividade fica aguardando a chegada do material;
7º Com a chegada do material é necessário realizar a entrada do mesmo;
8º Após realizar a entrada do material confrontando a nota fiscal, é necessário realizar a
digitalização da mesma para guardar sua cópia eletrônica no sistema;

CADASTRO DO FORMULÁRIO:
Cadastrar um formulário do tipo SmartShare. Após o cadastramento, acessar o
Gerenciamento de Campos pela lista de formulários. O formulário que servirá como exemplo,
basicamente será uma tabela com a descrição do produto a ser solicitado, quantidade, e prioridade,
campos estes que serão visíveis para o solicitante e para o responsável pela cotação, além desses
campos, estará visível também para o responsável pela cotação o campo de valor do produto.
Segue abaixo os passos para facilitar o entendimento na construção do formulário:
1º Criar um campo do tipo Caixa de Preenchimento, selecionar o tipo de valor Propriedade
do Processo e no valor inicial selecionar Usuário Solicitante. Assim, é possível visualizar quem foi o
usuário que requisitou a compra nas etapas do fluxo;
2º Criar um campo do tipo Tabela, com uma largura e, se necessário, selecionar para permitir
que o número de registros da tabela seja incrementado;
3º Criar quatro campos do tipo Coluna, selecionando sempre como campo superior o campo
tabela cadastrado anteriormente. Trabalhar o tamanho das colunas se necessário, respeitando o
tamanho configurado na tabela;
4º Criar quatro campos do tipo Caixa de Preenchimento, cada um será correspondente a um
item da tabela: Descrição do Item, Quantidade, Prioridade e Valor. Para cada campo cadastrado
selecionar como campo superior uma coluna cadastrada anteriormente. Atenção para selecionar um
campo caixa de preenchimento por coluna cadastrada. A imagem abaixo deve retratar o resultado
obtido;
5º Cadastrar um campo do tipo Caixa de Preenchimento, este campo não deve ser associado
à tabela. Ele será disponibilizado logo abaixo da tabela de itens, colocar a descrição no mesmo de
Valor Total. É este campo que estaremos nos baseando depois para escolher entre realizar uma
aprovação da cotação pelo Gestor, ou por um comitê (se o valor total for maior do que R$10.000,00);

413
Figura 02

PROPRIEDADES DO PROCESSO:
• Anexo: Como o processo envolve cotação, subentende-se que terá documentos com
cotações de fornecedores, para tanto, estes anexos devem ser cadastrados
previamente, para que na execução do fluxo seja possível anexar os arquivos dos
fornecedores no fluxo. Acessar o Gerenciamento de Anexos e cadastrar um anexo
do tipo Documento Eletrônico. Qualquer dúvida com a utilização deste
gerenciamento é possível acessar um arquivo de ajuda na própria tela de Anexos ou
nesse manual;
• Comitê: No fluxograma exemplo (Figura 01) foi utilizado um passo, onde a decisão
de aprovação da cotação da compra pode ser realizada por um comitê. Para
cadastrar este comitê, acessar o Gerenciamento de Comitê e incluir um comitê
selecionando um dos tipos disponíveis no gerenciamento. Vamos tomar como base
que o exemplo utilizará um comitê do tipo Unânime Aguardando Todos os Votos,
porém existem mais alguns tipos que podem se adaptar melhor a necessidade da
empresa. Após o cadastro do comitê, na aba Participantes, é possível selecionar
quais usuários do sistema farão parte deste comitê, selecionar as pessoas
desejadas e o cadastro do comitê estará realizado;
• Atividades: Parte central do fluxo, o administrador deverá acessar o Gerenciamento
de Atividades pelo menu do processo e configurar atividade por atividade;

CONFIGURAÇÃO DAS ATIVIDADES CADASTRADAS:

414
 1º Preencher Solicitação: Na aba Detalhes do gerenciamento selecionar o tipo de executor
Solicitante, para que o usuário possa realizar o preenchimento da solicitação. No campo Formulário,
selecionar o formulário cadastrado com a tabela de itens para preenchimento. Marcar permissão
para salvar o formulário. Os campos Observação, Anexo e Histórico devem ser configurados de
acordo com o que o administrador julgar correto. Na aba Opções dessa mesma atividade, cadastrar
as opções para seguir o fluxo.
EXEMPLO: Como nesta etapa do fluxo a execução é simples, ou seja, só caminha o fluxo
para frente, sem haver passo decisão, só é possível cadastrar uma opção. Cadastrar uma opção
Encaminhar;
2º Aprovar Solicitação: Selecionar o tipo de executor Superior da Atividade, para que o
superior do solicitante, possivelmente representado pelo gestor da área, realize a aprovação da
solicitação. É interessante que a partir desta atividade, sejam habilitados os campos Observação e
Histórico, para que se veja o decorrer do processo e as observações relevantes ao processo.
Acessar a aba Opções, nesta atividade possui um passo condicional para aprovação ou não
do fluxo, devem-se cadastrar duas opções, uma será com a descrição Aprovar, outra será com
descrição Revisar Solicitação, ambas com o tipo de opção Avançar. Após cadastrar as opções, é
necessário associar as devidas condições para que a opção Aprovar siga o fluxo e a opção Revisar
Solicitação retorne para a atividade Preencher Solicitação, esta configuração será abordada no
próximo tópico Condições;
3º Realizar Cotação: Configurar nesta atividade um executor do tipo Usuário e selecionar a
pessoa responsável por realizar cotação no setor de compras. Selecionar também, o formulário para
que o mesmo possa informar o valor da cotação, e a partir deste passo permitir a inclusão de anexo,
para podermos colocar os documentos de cotação recebidos de fornecedores;
Opções: Acessar a aba Opções e cadastrar uma única opção mesmo que haja um passo
condicional a seguir, pelo motivo de que as condições serão validadas em cima do campo Valor Total
da cotação. Se for maior do que R$10.000,00 então serão aprovadas pelo comitê, senão, será
aprovada pelo responsável da área financeira. Esta configuração será abordada no próximo tópico
Condições;
4º Aprovação Gestor: Caso o valor total da cotação seja menor do que R$10.000,00 o fluxo
passará por esta atividade, onde é possível aprovar ou não a cotação, se aprovada, o fluxo
continuará para a atividade Encaminhar Compra, senão, será enviado novamente para a atividade
Realizar Cotação para que a mesma seja revisada. Sempre que um passo for retornado, é
aconselhável que uma observação seja deixada no fluxo para que o usuário que irá revisar consiga
entender o motivo de tal requisição. Selecionar o tipo de executor Superior da Atividade, e no campo
Executor, selecionar a atividade de preencher solicitação, para que esta aprovação vá para o
superior do solicitante, selecionar o formulário para que o mesmo consiga visualizar os itens, e as
demais opções de acordo com a necessidade de acompanhamento.
Na aba Opções, localize a atividade e inserir a opção para seguir o fluxo, neste caso, como
temos passo condicional para aprovação ou não do fluxo, cadastrar duas opções, uma será com
descrição Aprovar, outra será com descrição Revisar Cotação, ambas com o tipo de opção Avançar.
Após cadastrar as opções, é necessário associar as devidas condições para que a opção Aprovar

415
siga o fluxo e a opção Revisar Solicitação retorne para a atividade Preencher Solicitação. Esta
configuração será abordada no próximo tópico Condições;
5º Aprovação Comitê: Idem à Aprovação Gestor, porém, esta atividade será disparada para
todos os participantes que constarem neste comitê. Dependendo do tipo de comitê, unânime, maioria
de votos, entre outros, a aprovação será realizada ou não. Selecionar o tipo de executor Comitê, e
no campo Executor, selecionar o comitê com os participantes cadastrados, selecionar também o
formulário da compra e a opção salvar o mesmo;
Acessar a aba Opções e cadastrar duas opções, uma será Aprovar, outra será Revisar
Cotação, ambas com o tipo de opção Avançar. Como nessa atividade possui passo condicional para
aprovação ou não do fluxo. Após cadastrar as opções, é necessário associar as devidas condições
para que a opção Aprovar siga o fluxo e a opção Revisar Solicitação retorne para a atividade
Preencher Solicitação. Esta configuração será abordada no próximo tópico Condições;
6º Realizar Compra: Aprovada a cotação, o fluxo seguirá para esta atividade, que pelo
fluxograma exemplo (Figura 01), pode-se perceber que terá seu tempo de execução controlado,
exemplificamos este tempo como sendo de 8 horas. Caso este tempo seja estourado, o fluxo
automaticamente passará pela atividade Notificar Gestor onde um e-mail será disparado, notificando
o gestor de que a realização da compra está demorando fora do estipulado. Este e-mail é apenas
para notificar, sendo que logo que enviado o e-mail, o fluxo encontrar-se-á na atividade Realizar
Compra para que o mesmo seja seguido. Selecionar tipo de executor Usuário, e no campo Executor,
selecionar o usuário responsável por realizar compras, o formulário deverá estar disponível nesta
atividade para que o mesmo consiga visualizar os itens e os demais itens de acordo com a
necessidade do processo.
Na aba Opções, cadastrar uma opção, Encaminhar, já que nesta etapa do fluxo a execução
é simples, ou seja, só caminha o fluxo para frente, sem haver passo decisão, só é possível cadastrar
uma opção;
7º Aguardar Recebimento: Após realizar a compra, a atividade que o fluxo ficará no momento
é o Aguardar Recebimento. Selecionar o usuário responsável pela área de recebimento, e as demais
propriedades de acordo com o necessário pela atividade.
Cadastrar na aba Opções, Encaminhar, só para encaminhar o fluxo para frente, pois nesta
etapa do fluxo a execução é simples e só é possível cadastrar uma opção;
8º Registrar Entrada: Quando a compra for recebida, é necessário registrar a entrada do
material, confrontar nota fiscal, etc. Selecionar o usuário responsável pela área de recebimento, para
que o mesmo realize o registro da entrada, as demais propriedades de acordo com o necessário pela
atividade.
Na aba Opções, cadastrar uma opção, Encaminhar, já que nesta etapa do fluxo a execução
é simples, ou seja, só caminha o fluxo para frente, sem haver passo decisão, só é possível cadastrar
uma opção;
9º Digitalizar Nota Fiscal: Digitalizar a nota fiscal para que no futuro a mesma conste no
sistema. Selecionar o usuário responsável pela área de digitalização de notas, e as demais
propriedades de acordo com o necessário pela atividade.
Acessar a aba Opções e cadastrar uma opção, Finalizar;

CONFIGURAÇÃO DE CONDIÇÕES:
416
 1º Condição: Acessar o Gerenciamento de Condições no menu do processo, neste
gerenciamento, configurar o caminho que o fluxo seguirá nos passos de decisão, como descritos em
passos anteriores. Os registros presentes na lista são gerados automaticamente pelo sistema, no
momento do modelamento do fluxo, cabendo apenas neste momento configurar a rota que será
seguida, para tanto, é fundamental que neste momento as atividades e suas devidas opções estejam
cadastradas. Na lista, os registros serão identificados principalmente por Atividade Origem e
Atividade Destino, para exemplificar acessar o passo decisão que se encontra entre Aprovar
Solicitação e Realizar Cotação. Na lista, terá dois registros, com atividade origem Aprovar
Solicitação, onde cada uma terá um destino diferente, uma será Preencher Solicitação, outra será
Realizar Cotação. Acessar a aba Detalhar do registro que tem como destino a atividade Preencher
Solicitação, onde fará com que o fluxo retorne ao passo de preenchimento da solicitação, para alterar
algum detalhe faltante. Deverá ser preenchido no campo Opção, Revisar Solicitação, que será o
responsável por encaminhar o fluxo para esta atividade, neste caso, não terá uma condição, portanto,
não preencher o campo Condição e, caso necessário, se desejar, preencha o campo Descrição. No
outro registro, com atividade destino Realizar Cotação, a sequência normal do fluxo, selecionar a
opção Aprovar, porque neste caso estará aprovando e encaminhando o fluxo para a próxima
atividade;
2º Condição baseada em valor de campo do formulário: Como foi proposta no fluxo exemplo
(Figura 01), a aprovação da cotação a ser realizada por um comitê ou pelo gestor se basearia no
valor total da cotação. Entendendo-se que este valor estaria presente no campo Valor Total do
formulário, podemos então cadastrar uma condição pra tal aprovação. Encontrar o registro com
atividade origem Realizar Cotação e atividade destino Aprovação Gestor, acessar os detalhes deste
registro, selecionar a opção que encaminha a aprovação para o gestor e na condição colocar:
[CAMPO_11] <= 10000, onde o número 11 será o código do campo responsável pelo valor total no
formulário, para verificar os códigos no Gerenciamento de Formulário, acessar os campos do
formulário, haverá uma coluna com os códigos dos mesmos. O número 10000 é o valor pelo qual
decidimos basear nossa condição para realizar a validação, se o valor for menor que 10000, irá
encaminhar a aprovação para o gestor, senão, será enviada para um comitê de aprovação. Para
enviar a aprovação para o comitê, acessar a atividade desta origem, só que com destino a atividade
Aprovação Comitê, na condição selecionar a opção que encaminha para o comitê e na condição
colocar: [CAMPO_11] > 10000, assim, quando o valor do campo for maior que 10000, a aprovação
será enviada para o comitê;

FINALIZAR E LIBERAR FLUXO:

Após o modelamento e todas as configurações realizadas no fluxo, o administrador deverá
seguir os seguintes passos:
1º Clicar em Testar Processo para verificar se nenhuma configuração deixou de ser
realizada;
2º Ao confirmar a liberação do fluxo, será apresentado ao administrador à tela Nova
Publicação, onde o mesmo deverá preencher os campos informados e em seguida CONFIRMAR a
publicação, para que o processo seja disponibilizado no sistema;

417
 Apêndice V: Condições de Avanço por Campos do Formulário

CONDIÇÕES DE AVANÇO POR CAMPOS DO FORMULÁRIO

As condições de avanço baseada em campos do formulário, podem ser utilizadas para definir
o destino da atividade dependendo do valor informado em um campo do formulário vinculado a
atividade. Segue abaixo possíveis comparações para validar a condição por campos do formulário:
1º Comparando campo Numérico: Para comparar campos do tipo Moeda, Número Decimal
e Número Inteiro entre si e/ou sobre algum valor inserido no formulário, o administrador poderá
utilizar os operadores: menor (<), maior (>) e igual (=).
Exemplo entre campo: [CAMPO_2] >= [CAMPO_3]
Exemplo com valores: [CAMPO_1] <= 10000
2º Comparando campo Alfanumérico Preenchido: Para comparar campos do tipo String entre
si e/ou sobre algum valor (texto) informado no formulário, os operadores aceitos são: o igual (==) e
o diferente (!=).
Exemplo entre campos: “[CAMPO_1]” == ”[CAMPO_2]”
Exemplo com valores: “[CAMPO_1]” == “texto”
Exemplo com valores: “[CAMPO_2]” != “texto”
3º Comparando campo Alfanumérico Vazio: Para comparar campos do tipo alfanumérico
vazios (Sem valor informado) é necessário colocar o valor de comparação entre aspas duplas e
deixar um espaçamento entre as mesmas. Os operadores aceitos para este tipo de condição, são: o
igual (==) e o diferente (!=).
Exemplo com valores: “[CAMPO_1]” == “ ”
Exemplo com valores: “[CAMPO_2]” != “ ”
4º Comparando campo Data: Para comparar campos do tipo Data, o valor é considerado
como sendo String e os operadores de comparação aceitos são o igual (==) e o diferente (!=). O
campo e o valor a serem comparados devem estar entre aspas e o formato da data deve ser
dd/mm/aa.
Exemplo entre campos: “[CAMPO_3]” == “[CAMPO_5]”
Exemplo com valores: “[CAMPO_3]” == “02/10/2013”
5º Comparando campo Única Seleção (combo): Para a comparação de campos do tipo
seleção o valor de comparação considerado é o código da opção cadastrada. Os operadores aceitos
são o igual (==) e o diferente (!=). Neste caso o campo e o valor devem estar entre aspas, e os
campos do tipo SIM/NÂO com os valores (1) SIM e (2) NÂO.
Exemplo: “[CAMPO_1]” == “1”
6º Concatenando Condições (Operadores AND e OR): A concatenação de condições
funciona apenas para comparação de valores numéricos, podendo utilizar como operadores (&&) ou
(||).
Exemplos: ([CAMPO_7] == [CAMPO_8]) && ([CAMPO_9] > [CAMPO_10])
([CAMPO_7] == [CAMPO_8]) || ([CAMPO_9] > [CAMPO_10])

418
 7º Para validar se o campo possui valor: Para validar se um campo não possui valor, deve
se fazer uma comparação com o texto [NULL], onde os operadores aceitos são o igual (==) e o
diferente (!=). Neste caso o campo e o valor devem estar entre aspas.
Exemplo: “[CAMPO_1]” == “[NULL]”
8º Comparando campo em branco/vazio: Para comparação de campos fo formulário em
branco e a partir deste ponto definir o destino que a atividade será avançada, deve-se fazer uma
comparação com o texto vazio, onde os operadores aceitos são o igual (==) e o diferente (!=). Neste
caso, o campo e o valor em branco devem estar entre aspas, sendo que, deve haver um
espaçamento entre as aspas que correspondem o valor em branco.
Exemplo: "[CAMPO_2]" == " "
Exemplo: "[CAMPO_2]" != " "

Apêndice VI: Construção SQL Campo Consulta do Formulário

CONSTRUÇÃO SQL CAMPO CONSULTA DO FORMULÁRIO

Para os formulários SmartShare e 2.0 é possível configurar campos do tipo consulta, sendo
que, a construção dos comandos SQL é realizada baseada em tags de forma específica para o
sistema SmartShare, podendo utilizar como base das consultas cláusulas SELECT e WHERE.
Abaixo será apresentada como a construção dos comandos SQL deverá ser realizada:

Usados na cláusula SELECT

• Coluna: Este tipo de SELECT serve apenas para auxiliar na identificação
dos registros, funcionando como uma apresentação da coluna que se deseja
na tela.
SELECT <coluna title="Título da coluna" procura="true" name="nome
do campo” primeiraordem=”true” direcaoordem= “ASC” />
Segue um breve detalhamento do SELECT dado como exemplo acima:
Title: Especificar o nome da coluna a ser listada;
Procura: Informar se será possível realizar pesquisa através deste campo
(true/ false);
Name: Informar o nome do campo na base de dados que possui a
informação desejada (cd_usuario, nmusuario);
Primeiraordem: Informar se a lista com o resultado da consulta inicialmente
será ordenada por este campo;
Direcaoordem: Informar a direção ascendente (ASC) ou descendente
(DES) de ordenação dos dados retornados no zoom de resultado;
• RetColuna: Diferente da tag <coluna>, esta irá para o campo consulta do
formulário através da propriedade target.
(Target: Indicar para qual campo será retornado o conteúdo do registro, ou
seja, retornará o campo selecionado configurado no target).

419
 SELECT <retcoluna title="Título da coluna" procura="true"
target="código do campo destino" name="nome do campo" />
• Retorno: Nesta tag o campo não aparecerá na lista de registros da tela de
consulta, apenas retornará o conteúdo deseja para o formulário no processo,
como se a informação estivesse escondida na lista de registros, mas que irá
cumprir a tarefa de retorno de informação para o formulário.
SELECT <retorno target="código do campo destino" name="nome do
campo">

Usados na cláusula WHERE

Na cláusula WHERE é possível utilizar campos que estão presentes no formulário para
realizar o filtro da consulta.
‘<campo id=”código do campo” />’
Id: o código do campo do formulário que será utilizado para realizar o filtro.

Apêndice VII: Construção de Fórmulas

CONSTRUÇÃO DE FÓRMULAS

Para realizar o cálculo de valores numéricos entre campos do formulário, além de habilitar a
opção Possui Fórmula nos campos do tipo Caixa de Preenchimento e Texto é necessário informar o
parâmetro (Coringa) responsável pelo cálculo.
Segue abaixo demonstração de como deverá ser configurada a fórmula para os campos do
formulário SmartShare e 2.0:
1º Fórmulas para calcular os valores entre campos:
[CodCampo] + [CodCampo]
[1] + [2]
[CodCampo] * [CodCampo] * [CodCampo]
[1] * [2] * [3]
2º Fórmulas para calcular os valores entre campos de uma tabela:
[CodCampo_Linha] + [CodCampo_Linha]
[1_1] + [1_2]
[CodCampo_Linha] – [CodCampo_Linha]
[1_1] - [1_2]
3º Fórmulas para calcular todos os valores dispostos em uma coluna da tabela, podendo
utilizar esta mesma fórmula em tabelas dinâmicas.
• Somar todas as linhas de uma coluna da tabela:
+[CodCampo_*]
+[1_*]
• Fazer expressões com o campo (*):
+[CodCampo_*] + [CodCampo_Linha] + [CodCampo_Linha]

420
 • Fórmula que soma todas as linhas da coluna 2 com o campo 1 da linha 1 + o campo
1 da linha 2:
+[CodCampo_*]+[CodCampo_Linha] +[CodCampo_Linha]
+[2_*]+[1_1]+ [1_2]

Apêndice VIII: Tipos de Variáveis (Coringas)

TIPOS DE VARIAVEIS (CORINGAS)

Os coringas são textos padrões do SmartShare, e quando associados a uma mensagem,

notificação e/ou título da publicação esse coringa é substituído por dados do fluxo.
Segue abaixo os tipos de variáveis (coringas) disponíveis no SmartShare:
[wf_cd_fluxo] - Irá substituir o coringa pelo código do fluxo;
[wf_cd_processo] - Substituirá o coringa pelo código do processo;
[wf_cd_versao_processo] - Irá substituir pelo código da versão do processo;
[wf_cd_tarefa] - Irá substituir o coringa pelo código da tarefa;
[wf_ds_fluxo] - Irá substituir o coringa pela descrição do fluxo;
[wf_ds_processo] - Substituirá o coringa pela descrição do processo;
[wf_ds_passo] - Substituirá o coringa pela descrição do passo;
[wf_ds_passo_ant] - Irá substituir o coringa pela descrição do passo anterior;
[wf_ds_solicitante] - Irá substituir o coringa pelo nome do solicitante do processo;
[wf_ds_executor] - Irá substituir o coringa pelo nome do executor da atividade;
[wf_ds_tipo_executor] - Irá substituir o coringa pelo tipo de executor da atividade (Papel,
Comitê, Usuário, Atividade);
[wf_ds_observacao] - Irá substituir o coringa pela observação inserida durante o fluxo;
[wf_flu_dt_inicio] - Substituirá o coringa pela data de início do fluxo;
[wf_tar_dt_inicio] - Substituirá pela data de início da tarefa;
[wf_tar_dt_criacao] - Substituirá pela data de criação da tarefa;
[wf_tar_dt_prazo] - Substituirá pela data prazo da tarefa;
[wf_tar_dt_termino] - Irá substituir o coringa pela data término da tarefa;
[wf_tar_dt_inicio_ant] - Substituirá pela data de início da tarefa anterior;
[wf_tar_dt_criacao_ant] - Substituirá pela data de criação da tarefa anterior;
[wf_tar_dt_prazo_ant] - Substituirá pela data prazo da tarefa anterior;
[wf_tar_dt_termino_ant] - Irá substituir o coringa pela data de término da tarefa anterior;
[wf_tar_ds_executor] - Substituirá o coringa pela descrição do executor da atividade atual;
[wf_tar_ds_executor_ant] - Irá substituir o coringa pelo nome do executor da tarefa anterior;
[wf_tar_ds_tipo_executor] - Irá substituir o coringa pelo tipo de executor da tarefa atual;
[wf_tar_ds_tipo_executor_ant] - Substituirá pelo tipo do executor da tarefa anterior (Papel,
Comitê, Usuário, Atividade);
[wf_tar_ds_usuario_ant] – Irá substituir o coringa pelo nome do usuário que executou a
tarefa anterior;

421
 [CAMPO_códigocampo] – Irá substituir o coringa pelo valor inserido no campo do
formulário que possui o seu código configurado no título do fluxo. Importante ressaltar que, nem
todos os campos do formulário poderão ser utilizados como título do fluxo, devido ao fato de não
receberem na execução do fluxo informações para substituição no título. Campos não permitidos:
Texto, Separador, Agrupador, Agrupador de Abas, Duas Colunas, Tabela, Coluna de Tabela,
Imagem e Programa Externo;
[CRITERIOS_REPROVADOS] – Irá substituir o coringa por uma tabela com a listagem de
critérios de validação reprovados para um determinado tipo de documento da aba ECM de
conferência e as observações de reprovação associadas aos critérios;
[CRITERIOS] – Irá substituir o coringa por uma tabela com a listagem de todos os tipos de
documentos da conferência, critérios de validação associado ao tipo de documento, observações
dos critérios e o status atual de votação para os mesmos, se Reprovado, Aprovado ou Não-Aplicável;
[PENDENCIA_INICIO] – Irá substituir o coringa por uma tabela com a listagem de
documentos pendentes e o índice chave do fluxo.

Apêndice IX: Processo para Publicação de Documentos

PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Antes de publicar um arquivo no SmartShare, o usuário publicador precisa ter definido
qual é o tipo de documento do arquivo a ser publicado. Um tipo de documento é a informação
que categoriza o arquivo. O usuário precisa conhecer as configurações mínimas que o tipo de
documento desejado precisa ter, tais como:
• Descrição: para identificar a publicação;
• Tipo de publicação: para definir o documento será on-line, um link, ou arquivo
pronto;
• Ações permitidas: para determinar se o documento poderá ser visualizado,
baixado (download), enviado por e-mail e/ou impresso;
• Ícone: para identificar o tipo de documento visualmente;
• Vínculo: para restringir documentos a determinado centro/área;
• Aba Tipo de índice: para auxiliar nas buscas do documento;
• Aba Perfis: selecionar os perfis que podem publicar esse tipo de documento;
Estas são as configurações mínimas que o usuário deve conhecer sobre o tipo de
documento que pretende selecionar para a sua publicação. Se o tipo de documento com as
configurações desejadas não existir, o usuário deve entrar em contato com o Administrador do
SmartShare para que seja analisada a possibilidade de criação de um novo tipo de documento.
Caso já exista, basta o usuário selecioná-lo;
É importante para o usuário publicador saber que as configurações do tipo de
documento selecionado impactam diretamente nas configurações da publicação.
Passo a passo de uma publicação:
1º Acessar a pasta na qual o documento será publicado;
2º Clicar na opção “Nova Publicação”;

422
 3º Selecionar o Tipo de Documento;
4º Informar um nome para o documento, no campo Título;
5º Informar uma breve Descrição do documento (opcional);
6º No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do
documento, que será utilizado na busca pela publicação no sistema;
7º Clicar no ícone ao lado do campo “Pasta Destino” para selecionar a pasta onde
o arquivo será publicado e CONFIRMAR;
8º Para cancelar a seleção da pasta a qual a publicação será destinada, clicar na
opção CANCELAR;
9º No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
10º Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
11º Informar à data que a publicação será efetivada no sistema;
12º Informar à data que a publicação irá expirar no sistema;
13º Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum
perfil em específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo
listado para seleção, o usuário deverá contatar o administrador do SmartShare
para que o mesmo faça a análise e configure se necessário;
14º Se for realizar mais de uma publicação o usuário deverá marcar a opção “Não
Fechar ao Concluir”;
15º Para concluir a publicação, clicar na opção CONFIRMAR;
16º Para cancelar a publicação do arquivo no sistema, clicar na opção
CANCELAR;

Apêndice X: Processo para Publicação de Documentos de Usuário

Indexador

PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTO DE USUÁRIO INDEXADOR

Usuários indexadores são definidos pelo Administrador do SmartShare, é ele que define
quais usuários e quais tipos de documentos poderão publicar. No SmartShare o usuário indexador,
de acordo com suas permissões, tem a possibilidade de gerar conteúdo no sistema, através de um
portal específico para publicação de documentos. As publicações feitas pelo portal indexador são
direcionadas para pastas dentro do SmartShare que o próprio usuário poderá selecionar. Antes de
publicar um arquivo no SmartShare, o usuário indexador precisa ter definido qual é o tipo de
documento do arquivo a ser publicado. Um tipo de documento é a informação que categoriza o
arquivo. O usuário precisa conhecer as configurações mínimas que o tipo de documento desejado
precisa ter, tais como:
17º Descrição: para identificar a publicação;
18º Tipo de publicação: para definir o documento será on-line, um link, ou arquivo pronto;
19º Ações permitidas: para determinar se o documento poderá ser visualizado, baixado
(download), enviado por e-mail e/ou impresso;
20º Ícone: para identificar o tipo de documento visualmente;
423
 21º Vínculo: para restringir documentos a determinado centro/área;
22º Aba Tipo de índice: para auxiliar nas buscas do documento;
23º Aba Perfis: selecionar os perfis que podem publicar esse tipo de documento;
Estas são as configurações mínimas que o usuário deve conhecer sobre o tipo de documento
que pretende selecionar para a sua publicação. Se o tipo de documento com as configurações
desejadas não existir, o usuário deve entrar em contato com o Administrador do SmartShare para
que seja analisada a possibilidade de criação de um novo tipo de documento. Caso já exista, basta
o usuário selecioná-lo;
É importante para o usuário indexador saber que as configurações do tipo de documento
selecionado impactam diretamente nas configurações da publicação.
Passo a passo de uma publicação:
1º Acessar o portal indexador, com sua senha de acesso;
2º Selecionar o tipo de documento;
3º Informar um nome para o documento, no campo Título;
4º Informar uma breve Descrição do documento (opcional);
5º No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento;
6º Clicar no ícone ao lado do campo “Pasta Destino” para selecionar a pasta onde o
arquivo será publicado e CONFIRMAR;
7º Para cancelar a seleção da pasta a qual a publicação será destinada, clicar na opção
CANCELAR;
8º No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
9º Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
10º Informar à data que a publicação será efetivada no sistema;
11º Informar à data que a publicação irá expirar no sistema;
12º No campo Arquivo, informar o caminho que o arquivo a ser publicado se encontra;
13º Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil
em específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para
seleção, o usuário deverá contatar o administrador do SmartShare para que o
mesmo faça a análise e configure se necessário;
14º Para associar algum documento existente à publicação, selecionar a aba
Publicações Relacionados;
15º Para concluir a publicação, clicar na opção CONFIRMAR;
16º Para cancelar a publicação do arquivo no sistema, clicar na opção CANCELAR;
Se for realizar mais de uma publicação o usuário deverá clicar na opção LIMPAR, todas as
configurações da última publicação serão excluídas;

Apêndice XI: Processo Aprovação de Documentos

PROCESSO APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para habilitar as configurações de acompanhamento de documentos, o tipo de documento

associado à publicação deverá estar marcado para utilizar esta configuração, ou seja, deverá estar

424
marcado com a opção Requer Leitura Obrigatória, para obrigar os usuários leitores ou associados a
este tipo de documento confirmarem sua leitura, ou Requer Aprovação, para encaminhar a
publicação para aprovação e assim que todos os votos ou a maioria, dependendo da opção
selecionada no tipo de documento, forem realizados o documento será efetivamente publicado no
sistema. Essa configuração cabe ao administrador do SmartShare e/ou usuário com permissão de
acesso as telas de gerenciamento. Se o tipo de documento com essa configuração não existir,
contatar o Administrador do SmartShare para que seja analisada a possiblidade de criação.
1º Ao publicar arquivos e associa-los a um tipo de documentos marcado com aprovação,
habilitará o seguinte ícone (Figura abaixo), através dele o usuário que realizou a publicação poderá
acompanhar o andamento da aprovação:

Figura 01

2º Este ícone ficará ativo para usuário leitores e usuários configurados com leitura obrigatória
para o tipo de documento. Ao clicar sobre o ícone, no painel central no SmartShare o usuário
visualizará os documentos que precisa ler, e quando acessados disponibilizarão de um botão para o
mesmo confirmar a leitura do documento selecionado (passo 01, Figura 04).

Figura 02

3º Caso possua algum documento para aprovar, o ícone abaixo ficará ativo. Ao clicar sobre
o mesmo, no painel central do SmartShare será apresentado os documentos que necessitam de
aprovação.

Figura 03

Ao clicar sobre a publicação que necessita de aprovação e/ou leitura obrigatória a seguinte
tela será apresentada ao usuário. Nesta tela, o usuário visualizará o documento que precisa ler e
aprovar, no lado esquerdo da tela o mesmo visualizará o painel de aprovação, onde poderá inserir
observações referentes a seu voto, caso o voto for de reprovação esse campo terá seu
preenchimento obrigatório (passo 02, Figura 04). No painel Aprovadores, estará dispostos todos os

425
usuários envolvidos na aprovação e seus respectivos votos e suas observações (passo 03, Figura
04). Para ocultar o painel de aprovação, o usuário deverá clicar no ícone, como mostrado no passo
04 da figura 04, e para acessar o painel novamente basta clicar sobre o mesmo ícone.

Figura 04

Lembrando que, o documento somente será publicado no sistema depois que todos os usuários
envolvidos na aprovação estiverem concluídos seu voto.

Apêndice XII: Processo de Conferência de Documentos

PROCESSO DE CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

O sistema SmartShare permite que seja realizado durante o andamento do fluxo a

conferência de aprovação e reprovação para os documentos anexados ao processo. A análise dos
documentos anexados ao fluxo é realizada através de uma atividade configurada com a opção de
conferência Quantitativa e Qualitativa, onde o usuário conferente responsável pela execução da
atividade identifica pela votação quais critérios vinculados aos tipos de documentos anexados serão
aprovados ou não, podendo inserir observações detalhadas sobre o motiva de reprovação ou
aprovação do documento.

PRÉ-REQUISITOS
Para iniciar a criação e configuração de um processo BPM com conferência de documentos
no sistema SmartShare, é necessário que alguns dados estejam prontos para serem utilizados, são
eles:

426
 • Ter o levantamento de todos os dados para a criação do processo, como:
formulários, atividades, usuários participantes, anexos, mensagens de notificação,
condições e prazos para execução do fluxo;
• Ter a relação de todos os tipos de documentos necessários, e que serão definidos
como anexo do processo;
• Ter a relação de todos os critérios para a validação dos tipos de documentos;
• Ter a definição de quais tipos de documentos serão obrigatórios nas atividades
Quantitativa;
• Ter a definição de qual tipo de visualizador a atividade de conferência será
apresentada inicialmente, se: Único ou Duplo;
• Ter a definição de qual tipo de conferência será aplicada sobre as atividades
Quantitativa e Qualitativa;
• Ter a relação de quais tipos de documentos terão observação obrigatória se
reprovados pelo conferente;
Com o levantamento dessas informações é possível iniciar a criação do processo no
SmartShare. Para realizar as configurações para a conferência, verificar a página 284 –
Gerenciamento de Conferência.

FUNCIONALIDADES DA ABA DE CONFERÊNCIA

• Tipos de Documento (Análise Quantitativa)
1º No canto esquerdo da aba de conferência estará disposta a listagem de todos tipos os
documentos que já foram anexados ao fluxo juntamente com uma imagem Thumbnail (se assim
configurado) e os que não foram anexados ainda com um ícone indicando isso (Passo 01, Figura
01). Além da descrição do tipo de documento será apresentado concatenado a descrição do anexo
na qual o mesmo está vinculado, caso o tipo de anexo seja Documento Eletrônico com Tipo de
Documento específico;
2º Será possível atualizar a lista de tipos de documentos na aba de conferência, ao clicar no
botão de atualização (Passo 01, Figura 01);
3º Ao efetuar duplo clique sobre um tipo de documento, se o mesmo já estiver anexado ao
fluxo, o documento será apresentado no primeiro visualizador, caso a opção de utilizar visualizador
Duplo estiver ativa, do contrário, irá apresentar no visualizar único normalmente;
4º Após inserir um documento no visualizador, será possível unir em um mesmo visualizar
outros documentos. Para isso, o usuário deverá clicar sobre o ícone Unir Documento que será
disposto ao lado de cada documento anexado quando um documento for inserido no visualizador
(Passo 06, Figura 01). Importante ressaltar que, a união de documentos é uma ação temporária e
para desfazer a mesma, o usuário deverá utilizar a opção Limpar Visualizador ou dar um duplo
clique sobre outro documento na listagem de Tipos de Documentos;
5º A listagem de tipos de documentos estará ordenada de acordo com a prioridade
configurada no Gerenciamento de Conferência do processo. Caso exista prioridade igual para mais
de um tipo de documento, será levada em consideração a descrição do tipo de documento;
6º Permite arrastar para qualquer visualizador os documentos anexados ao fluxo (Drag n
Drop);

427
 7º Permite retrair e expandir a área com a listagem dos tipos de documentos;
8º Se necessário o sistema irá criar uma barra de rolagem vertical na área de tipos de
documento;

Figura 01

• Visualizadores
1º No centro da tela estará os visualizadores responsáveis por carregar o conteúdo dos
documentos;
2º Ao carregar algum tipo de documento em qualquer um dos visualizadores será
apresentado acima deles à descrição do tipo de documento carregado (Passo 02, Figura 01);
2º Permite através do botão “Limpar Visualizador” apagar o documento carregado no viewer
vinculado ao botão (Passo 05, Figura 01);
3º Permite alterar o tipo de visualizador, através do botão disposto no canto superior direito
(Passo 04, Figura 01). Se o tipo de visualizador for alterado durante a execução da atividade, está
ação somente será aplicada para a atividade atual;
4º No menu superior aos visualizadores estará disposto ferramentas de auxílio para
visualização do conteúdo dos documentos, como: Busca, Zoom, Rotação e Paginação (Passo 03,
Figura 01);

• Conferência CheckList (Análise Qualitativa)

428
Figura 02

1º No canto direito da aba de conferência estará disposta a listagem de todos os tipos de

documentos permitidos para o papel do executor da atividade, bem como, os critérios para análise
pertencente ao tipo de documento (Passo 01, Figura 02);
2º Permite expandir os critérios vinculados aos tipos de documentos de uma só vez (Ícone
(v)) ou individualmente (Ícone (>));
3º No ícone Histórico de Reprovações (Passo 07, Figura 02) será possível visualizar
listagem dos critérios que foram reprovados durante a execução do fluxo, sendo que, está listagem
somente poderá ser acessada pelo executor da atividade em questão ou pelos usuários com
permissão para acompanhar o fluxo. Na tela que será apresentada ao selecionar o ícone, somente
irá mostrar os critérios que foram reprovados, juntamente com o Tipo de Documento que o mesmo
está vinculado, a data e hora da reprovação e por qual usuário a ação foi efetuada.

429
Figura 03

4º Ao efetuar um duplo clique sobre um tipo de documento na área de quantitativa, no painel

da área Qualitativa os critérios pertencentes ao documento apresentado no visualizador serão
expandidos. Importante ressaltar que, se o tipo de visualizador for duplo os critérios somente serão
expandidos se o documento estiver no primeiro visualizador, pois o segundo servirá apenas para
comparação de dados entre um documento e outro;
5º Na aba Tipos de Documentos, será apresentado ao usuário um ícone identificando os
documentos que foram revisados e que precisam de uma nova conferência, caso a atividade de
conferência Quantitativa e Qualitativa não esteja passando pela primeira avaliação de critérios
(Passo 08, Figura 02);
6º A listagem de tipos de documentos apresentados no painel Critérios estará com a mesma
ordenação do painel Tipos de Documento da área quantitativa, mas a ordenação de apresentação
dos critérios estará de acordo com a configuração na conferência;
7º Permite realizar a votação de aprovação ou reprovação dos critérios vinculados a um tipo
de documento de uma só vez (Passos 02 e 03, Figura 02) ou realizar a votação individualmente
(Passo 04, Figura 02). Importante ressaltar que, para esse tipo de conferência CheckList todos os
critérios deverão possuir análise, do contrário, não será possível avançar a atividade;
8º Permite definir um tipo de documento como Não-Aplicável (Passo 05, Figura 02) para a
atividade, com isso será possível dar andamento ao fluxo sem que a “Não Votação” desse tipo de
documento interfira o avanço da atividade. Importante ressaltar que, os tipos de documentos com

430
este status não serão contabilizados ao gerar métricas da conferência e os tipos de documentos
definidos como Aplicáveis deverão obrigatoriamente ser analisados;
9º Permite retrair e expandir a área com a listagem dos critérios por tipos de documentos;
10º Se necessário o sistema irá criar uma barra de rolagem vertical na área de critérios;

• Conferência Simplificada (Análise Qualitativa)

Na conferência Simplificada as funcionalidades são as mesmas da conferência com
CheckList, com uma única diferença que é encontrada durante a execução do fluxo na análise dos
critérios dos tipos de documentos, pois ao selecionar a opção de reprovação no status geral do tipo
de documento (Passo 01, Figura 04) este status não será replicado para os critérios, apenas
expandirá os mesmos e o usuário conferente deverá realizar a votação identificando o motivo pela
qual o documento foi reprovado (Passo 02, Figura 04).

Figura 04

• Observação por Critérios

Na conferência será possível adicionar observações extras nos critérios de avaliação, para
melhorar a comunicação entre as pontas que realizam a indexação dos documentos ao processo
com a que realiza a conferência, cobrindo assim qualquer necessidade que um dos executores
tenha, sendo que, em alguns critérios essa observação poderá ser obrigatória para o avanço do fluxo
caso o mesmo seja reprovado pelo conferente, configuração essa que deverá ser realizada
previamente no Gerenciamento de Conferência, mas nada impede que observações extras sejam
inseridas a critérios reprovados e sem obrigatoriedade e/ou aprovados.
Para inserir uma observação a um critério seja ele obrigatório ou não, aprovado ou
reprovado, o usuário deverá clicar sobre o ícone (!) disposto ao lado de cada critério, como mostrado
no passo 06 da figura 02, como isso a seguinte tela será apresentada:

431
Figura 05

Na tela de observação, o usuário executor da atividade visualizará o tipo de documento e o

critério vinculado ao mesmo, bem como, uma área para o preenchimento da observação (Passo 01,
Figura 05). Após informar e salvar o comentário extra ao critério, a observação registrada será
apresentada no painel direito dessa mesma tela em uma listagem ordenada de acordo com a
inserção de observações ao critério, onde a mais recente aparecerá por primeiro. Todas as
observações inseridas pelo executor da atividade atual em execução, poderão ser editadas e/ou
exclusas pelo mesmo, para isso, clicar sobre o botão correspondente com a ação desejada
representados pelos ícones em formato de Lápis e Lixeira (Passo 02, Figura 05). Além disso, será
disponibilizado junto a observação salva, a data e hora de seu registro e o autor responsável pela
mesma. Para sair da tela de observação, o usuário poderá utilizar o botão FECHAR (X) ou clicar fora
da tela e será direcionado novamente para a conferência. Ao retornar a aba de conferência, caso
alguma observação seja inserida ao critério, o ícone (!) receberá uma sinalização representando a
existência de observação no critério de avaliação do tipo de documento para conferência.
Importante ressaltar que, a visualização das observações inseridas nos critérios ficará aberta
para visualização a todos os usuários que possuem permissão de acesso a conferência, inclusive
quando o fluxo já estiver finalizado.

FUNCIONAMENTO
A seguir será apresentado um exemplo completo de um fluxo envolvendo conferência de
documentos. O fluxo apresentado na figura abaixo é meramente exemplificativo, ou seja, o mesmo
somente servirá para explicar como funcionam as configurações de conferência definidas para o
processo durante a execução do fluxo.

432
Figura 06

1º Na atividade Quantitativa, o usuário executor deverá preencher os dados necessários no

formulário do processo e realizar a inserção dos anexos obrigatórios para o avanço da atividade
(Figura 07).

Figura 07

Nesta mesma atividade ao acessar a aba Conferência no fluxo do processo, será disposto
ao usuário executor à listagem de tipos de documentos (Anexos) obrigatórios para a atividade, mas
nada impede que documentos não apresentados nessa listagem sejam inseridos ao fluxo, caso
existir configuração de anexos para os mesmos (Figura 08). Com os anexos devidamente inseridos
ao fluxo, o usuário executor deverá avançar a atividade para o próximo executor;

433
Figura 08

2º Na atividade Qualitativa Simplificada (Figura 09), o usuário deverá realizar a votação para
todos os critérios dos tipos de documentos apresentados, e caso um tipo de documento seja
reprovado o usuário deverá identificar o motivo, selecionando o critério que não confere e informar
uma observação relatando a irregularidade encontrada no critério reprovado. Além disso, será
possível comparar os valores dos documentos anexados e certificar-se os dados estão corretos,
quando o visualizador duplo estiver ativo. Se todos os critérios de todos os tipos de documentos
forem aprovados, o conferente deverá selecionar a opção Aprovar, na qual o fluxo será encaminhado
para a atividade Revisão (Conforme fluxograma exemplo, Figura 06). Caso algum tipo de documento
seja reprovado, selecionar a opção Reprovar e o fluxo será direcionado para a atividade anterior
(Quantitativa) - conforme fluxograma figura 05, onde o usuário responsável terá acesso à área
Qualitativa apenas para visualizar quais documentos foram reprovados e o motivo, já que os mesmos
estarão bloqueados para edição.
Importante ressaltar que, nesta visão na análise dos critérios não será apresentado o status
para aprovação individual dos mesmos.

Figura 09

3º Na atividade Revisão, o usuário executor terá acesso à área Quantitativa e Qualitativa,

mas sem acesso a análise de documentos, ou seja, o painel de votação estará bloqueado para

434
edição, onde o executor apenas visualizará a área de análise com os critérios as observações
inseridas e se houver alguma votação realizada pelo conferente a mesma também estará bloqueada.
Com as ações devidamente realizadas na atividade, o usuário deverá selecionar a opção de avanço;

Figura 10

4º Na atividade Qualitativa CheckList (Figura 11), o usuário deverá realizar a votação para
todos os critérios dos tipos de documentos apresentados, identificando quais foram aprovados e
quais foram reprovados para um determinado tipo de documento, bem como, informar as
observações obrigatórias para os critérios reprovados se existir. Se todos os critérios forem
aprovados, o conferente poderá avançar o fluxo para a próxima atividade, caso contrário, reprovar a
atividade e a mesma voltará para a atividade anterior para que o documento incorreto seja alterado
(Conforme fluxograma exemplo, Figura 06);
Importante ressaltar que, nesta visão na análise dos critérios serão apresentados os status
para aprovação e reprovação individual dos mesmos, e somente com cada um dos critérios
analisados é que será possível avançar a atividade.

Figura 11

435
 5º Com os documentos devidamente aprovados e todas as atividades concluídas, o usuário
executor poderá finalizar o fluxo, e com isso gerar métricas dos resultados gerados no fluxo;
Importante, se o usuário possuir permissão para acompanhar processo, o mesmo poderá
realizar este acompanhamento nos fluxos com conferência em andamento e finalizados, mas com
uma ressalva, a aba de conferência somente será apresentada no acompanhamento de fluxos em
andamento.

Apêndice XIII: Processo de Inclusão e Configuração da Tela Dashboard

Conferência

PROCESSO DE INCLUSÃO E CONFIGURAÇÃO DA TELA DASHBOARD CONFERÊNCIA

O SmartShare permite acessar gráficos em forma de Dashboard com métricas extraídas de

dados dos fluxos com conferência e gerar estatísticas sobre o trabalho realizado, a fim de, identificar
os critérios mais reprovados para determinados tipos de documentos. Esses gráficos auxiliaram o
gestor/administrador na tomada de decisão, quando a fluxos finalizados em atraso pelo motivo de
reprovação de documentos anexados ao mesmo.

PUBLICAÇÃO TELA DO DASHBOARD

Para ter acesso a este Dashboard será necessário publicá-lo manualmente no sistema, já
que o mesmo não vem como uma publicação padrão do SmartShare.
Segue abaixo o passo a passo para publicar a tela para configuração dos gráficos do
Dashboard (Figura 01):
1º Acessar a pasta na qual a tela será publicada;
2º Clicar na opção “Nova Publicação”;
3º Selecionar o tipo de documento como Aplicação Workflow;
4º Informar um título para a publicação que está sendo realizada (Sugestão: Dashboard
Conferência);
5º Informar uma breve Descrição sobre a publicação (opcional);
6º No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento, que
será utilizado na busca pela publicação no sistema;
7º No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
8º Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
9º Informar à data que a publicação será efetivada no sistema (Podendo manter a data que
sistema insere automaticamente);
10º Informar à data que a publicação irá expirar no sistema (Podendo manter a data padrão
do sistema);
11º Informar no campo Arquivo o nome da tela que está sendo publicada (dashboard.aspx);
12º Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil em
específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para seleção, o usuário
deverá contatar o administrador do SmartShare para que o mesmo faça a análise e configure se
necessário;

436
 13º Clicar no botão CONFIRMAR para concluir publicação da tela;

Figura 01

FILTRAR DADOS PARA GERAR GRÁFICOS

Após a publicação da tela de gráficos, ao acessar a mesma será apresentado ao
administrador alguns campos para a seleção dos filtros que deverão ser aplicados, para assim gerar
dados nos painéis de gráficos (Passo 01, Figura 02).

Figura 02

437
 1º De: Informar a partir de qual data deve ser gerado o resultado dos gráficos por processos
finalizados com conferência. Por padrão, este campo é preenchido automaticamente com um período
sugerido de 1 (um) ano para trás a partir da data atual, podendo ser alterada;
2º Até: Informar até qual data será aplicada a consulta por processos finalizados com
conferência. Por padrão, este campo é preenchido automaticamente com a data atual da consulta,
sendo possível alterar a mesma;
3º Processo: Selecionar um processo para consulta. Por padrão, neste campo somente será
apresentado à descrição de processos que possuem atrelados a sua configuração a aba ECM de
conferência;
4º Campo: Selecionar um campo do formulário como agrupador do gráfico. Por padrão, neste
filtro somente irá listar os campos do formulário existente no processo selecionado, sendo possível,
digitar os valores (Campos do Formulário) desejados para consulta manualmente, e conforme o
usuário for digitando o sistema irá apresentar sugestões de agrupadores disponíveis para utilização.
Caso o campo agrupador digitado não exista no formulário do processo selecionado, o sistema não
irá gerar gráfico. Importante ressaltar que, somente será permitido utilizar como agrupador dos
gráficos campos do tipo: Caixa de Seleção, Caixa de Preenchimento, Marcador ou Consulta;

DASHBOARD
Com definição dos filtros, automaticamente será apresentado nos painéis Fluxos Finalizados,
Agrupador, TOP 20 critérios reprovados e Reprovações por Tipo de Documento às métricas
correspondentes ao filtro realizado.
Segue abaixo o conceito de cada painel de gráfico apresentado nesse Dashboard, são eles:
1º No gráfico de Fluxos Finalizados, irá listar a relação entre fluxos finalizados dentro do
prazo e/ou fora do prazo para o processo selecionado, levando em consideração o período
configurado. Neste gráfico, será apresentado ao administrador um tooltip sobre o resultado gerado,
identificando a quantidade de fluxos finalizados para processos fora e dentro do prazo, sendo
possível, também neste painel de gráfico, alterar o layout de apresentação do resultado gerado
(Passo 01, Figura 03);
2º Neste painel de gráfico será apresentado o totalizador de fluxos finalizados utilizando o
campo do formulário selecionado como agrupador, onde é possível filtrar os resultados gerados se
clicar sobre as barras do gráfico ou na legenda superior do mesmo (Passo 02, Figura 03);
3º No gráfico TOP 20 Critérios Reprovados irá listar os 20 (vinte) critérios de validação mais
votados para o processo selecionado, apresentando a quantidade total de fluxos que possuem os
determinados critérios reprovados (Passo 03, Figura 03);
4º Neste gráfico, será apresentada as reprovações por tipo de documento, ou seja, listará o
TOP 15 dos tipos de documentos que mais tiveram critérios de validação reprovados, bem como, a
quantidade de fluxos que possuem os determinados tipos de documentos reprovados (Passo 04,
Figura 03);
Importante ressaltar que, em todos os painéis de gráfico será apresentado sobre as barras
de resultado um tooltip com a quantidade de fluxos finalizados para cada resultado apresentado.

438
Figura 03

Esse Dashboard de gráficos possui uma tecnologia interativa, que permite a interação entre
os gráficos apresentados nesta tela, ou seja, as ações realizadas em um determinado painel de
gráfico irá causar alteração nos dados de outros gráficos, pois um está relacionado a outro.
Segue o esquema de como serão recarregados os dados dos gráficos ao selecionar algum
registro específico em algum gráfico:
5º Ao filtrar dados do gráfico de Fluxos Finalizados será recarregado os painéis: Agrupador,
TOP 20 Critérios Reprovados e Reprovações por Tipo de Documento;
6º Ao filtrar os dados do gráfico Agrupador será recarregado os painéis: Fluxos Finalizados,
TOP 20 Critérios Reprovados e Reprovações por Tipo de Documento de acordo com o item
selecionado;
7º Ao especificar o filtro do gráfico TOP 20 Critérios Reprovados, os dados dos painéis:
Fluxos Finalizados, Agrupador e Reprovações por Tipo de Documento serão atualizados de acordo
com o item selecionado;
8º Ao selecionar um tipo de documento específico com filtro, serão recarregados os dados
dos seguintes painéis de gráfico: Fluxos Finalizados, Agrupador e TOP 20 Critérios Reprovados;

Apêndice XIV: Construção de SQL para Índice Consulta

CONSTRUÇÃO SQL PARA ÍNDICE CONSULTA

439
 No sistema SmartShare é possível configurar índices do tipo consulta, sendo que, a
construção dos comandos SQL é realizada baseada em tags de forma específica para o sistema
SmartShare, podendo utilizar como base das consultas cláusulas SELECT e WHERE.
Abaixo será apresentada como a construção dos comandos SQL deverá ser realizada:

Usados na cláusula SELECT

• Coluna: Este tipo de SELECT serve apenas para auxiliar na identificação
dos registros, funcionando como uma apresentação da coluna que se deseja
na tela.
SELECT <coluna title="título da coluna" procura="true" name="nome
do campo” primeiraordem=”true” direcaoordem= “ASC” />
Segue um breve detalhamento do SELECT dado como exemplo acima:
Title: Especificar o nome da coluna a ser listada;
Procura: Informar se será possível realizar pesquisa através deste campo
(true/ false);
Name: Informar o nome do campo na base de dados que possui a
informação desejada (cd_usuario, nmusuario);
Primeiraordem: Informar se a lista com o resultado da consulta inicialmente
será ordenada por este campo;
Direcaoordem: Informar a direção ascendente (ASC) ou descendente
(DES) de ordenação dos dados retornados no zoom de resultado;
• RetColuna: Diferente da tag <coluna>, esta irá para o campo do índice
através da propriedade target.
(Target: Indicar para qual índice será retornado o conteúdo do registro, ou
seja, retornará o valor selecionado no resultado da consulta para o campo
pertencente ao código do índice configurado no target).
SELECT <retcoluna title="título da coluna" procura="true"
target="código do índice destino" name="nome do campo" />
• Retorno: Nesta tag o campo não aparecerá na lista de registros da tela de
consulta, apenas retornará o conteúdo para o campo pertencente ao índice
configurado no target, como se a informação estivesse escondida na lista de
registros, mas que irá cumprir a tarefa de retorno de informação para o
campo.
SELECT <retorno target="código do índice destino" name="nome do
campo">

Usados na cláusula WHERE

Na cláusula WHERE é possível utilizar outros índices que estão vinculados ao tipo de
documento para realizar o filtro da consulta.
‘<campo id=”código do índice” />’
Id: o código de registro do índice que será utilizado para realizar o filtro (Gerenciamento de
Tipo de Índices).

440
 SELECT <retcoluna target=”código do índice destino” name=”nome do campo”
title=”Título da coluna” /> FROM NOME_TABELA WHERE coluna_tabela = ‘<campo id="
código do índice " />’

Apêndice XV: Criação de Itens para Campos do Formulário SmartShare

CRIAÇÃO DE ITENS PARA CAMPOS DO FORMULÁRIO SMARTSHARE

No formulário SmartShare ao cadastrar campos do tipo Caixa de Seleção e/ou Marcador,

sejam eles com marcação única ou não, será habilitado um novo ícone no Gerenciamento de
Campos do formulário do processo para o usuário realizar o cadastro dos itens de seleção (Passo
01, Figura 01).

Figura 01

Ao clicar no menu Gerenciamento de Itens do campo desejado, a seguinte tela será

apresentada (Figura 02). Nesta tela, o administrador deverá informar a descrição (Nome) e o código
do item que está sendo cadastrado, código este que deverá ser único para cada item. Também nesta
tela, será possível definir a ordem que o item será apresentado no campo. Importante ressaltar que,
somente será adicionado o item se os campos Descrição e Valor estiverem preenchidos.
Após o preenchimento dos campos, o administrador deverá clicar no botão SALVAR, para
adicionar o mesmo ao cadastro. Todos os itens cadastrados serão apresentados na aba Listar desta
mesma tela, permitindo ao administrador a possibilidade de realizar a edição e/ou exclusão dos
mesmos.

441
Figura 02

Caso alguma atividade do processo possuir vínculo com algum campo do formulário do tipo
Caixa de Seleção, no Gerenciamento de Itens deste campo será habilitado um novo campo de
configuração para cada item cadastrado, onde o usuário terá que informar qual tipo de vínculo o item
terá (Figura 03).

Figura 03

Apêndice XVI: Processo de Configuração e Funcional do SmartShare

Signer

PROCESSO DE CONFIGURAÇÃO E FUNCIONAL DO SMARTSHARE SIGNER

O SmartShare Signer é um módulo complementar ao sistema SmartShare que permite

realizar a assinatura digital em massa de documentos ECM e anexos de fluxos BPM definidos com
assinatura do tipo Local no SmartShare. Isso garante agilidade e eficiência ao processo de
assinatura, já que as mesmas serão aplicadas em massa sobre os documentos e anexos liberados
pelo usuário no SmartShare para serem assinados através do Signer, onde os documentos liberados
serão apresentados ao assinante no monitor principal do sistema Signer, na qual o mesmo poderá
selecionar todos de uma só vez e aplicar a assinatura.

442
 Todo o processo de fazer o download do documento original, aplicar a assinatura digital,
fazer o upload do documento assinado e revisar o mesmo no sistema SmartShare será realizado
automaticamente pelo serviço do SmartShare Signer, não sendo necessário a intervenção do
usuário nessa ação.
Para utilizar este tipo de assinatura o usuário deverá cumprir os seguintes requisitos:
1º A impressão digital do certificado do usuário deverá estar cadastrada no Gerenciamento
de Usuários do SmartShare;
2º Ter o certificado digital instalado máquina local;

• Instalando SmartShare Signer

A implantação desse módulo é realizada ao executar o instalador do SmartShare Signer
que é disponibilizado pelo consultor responsável ou no canal de revendas do SmartShare:
http://www.selbetti.com.br/smartsoftwares/. Esse procedimento deve ser realizado em cada estação
de trabalho que irá assinar documentos com certificado digital.
Ao iniciar a execução do instalador, a seguinte tela será apresentada (Figura 01). Nesta tela,
o usuário deverá clicar no botão AVANÇAR (Passo 01, Figura 01), para assim iniciar a instalação.

Figura 01

Após clicar no botão AVANÇAR, será apresentada ao usuário a tela para configurar o
diretório da instalação, ou seja, em qual pasta do servidor os arquivos da instalação serão
direcionados. Por padrão, esta tela já vem com os dados preenchidos, mas nada impede que os
mesmos sejam alterados.
Para alterar a pasta de instalação, o usuário deverá clicar no botão PROCURAR (Passo 01,
Figura 02), localizar a pasta dentro do servidor ou digitar o diretório da mesma no campo Pasta. É
443
possível também, alterar o volume (Drive), na qual o Signer será instalado (C:/. D:/ Q:/), para isso o
usuário deverá clicar no botão ESPAÇO NECESSÁRIO EM DISCO..., e lhe será apresentada uma
tela com todos os volumes do servidor e o espaço disponível em cada um. Além dessas alterações,
o Signer dispõe ao usuário a possibilidade de definir quem poderá acessar as funcionalidades do
módulo após a instalação do mesmo, podendo escolher como opção: apenas você (Somente eu), ou
para todos (Todos) os usuários que tiverem acesso ao computador onde o módulo está instalado
(Passo 02, Figura 02).
Após definida as configurações de instalação, clicar no botão AVANÇAR para continuar com
a instalação do produto (Passo 03, Figura 02).

Figura 02

A tela para confirmar a instalação será apresentada ao usuário, onde o mesmo deverá clicar
no botão AVANÇAR, e assim iniciar a instalação (Passo 01, Figura 03). Nesta tela, bem como nas
telas anteriores a essa, permitem que o usuário volte às telas de instalação através do botão
VOLTAR (Passo 02, Figura 03), ou cancele a instalação do módulo Signer, se clicar no botão
CANCELAR, como mostrado no passo 03 da figura 03.

444
 Figura 03

Após confirmar a instalação do módulo Signer, o usuário terá que aguardar alguns minutos
até que todos os arquivos sejam instalados no diretório informado, para assim usufruir das
funcionalidades disponibilizadas pelo mesmo. Caso queira cancelar a instalação, clicar no botão
CANCELAR, como mostrado no passo 01 da figura 04.

445
 Figura 04

Com a instalação completa, na tela que será apresentada (Figura abaixo), o usuário deverá
clicar no botão FECHAR (Passo 01, Figura 05) para sair da instalação e acessar as configurações
do módulo SmartShare Signer.

446
 Figura 05

A seguir será apresentado ao usuário, o configurador do módulo Signer, bem como, o

detalhamento de cada configuração e suas funcionalidades.

• Configurando SmartShare Signer

Para acessar as configurações e usufruir das funcionalidades do SmartShare Signer, o
usuário terá que localizar o aplicativo no menu Iniciar do servidor e clicar sobre o mesmo, conforme
mostrado na figura abaixo (Figura 06):

Figura 06

Ao iniciar o SmartShare Signer, será apresentado a tela inicial Monitor SmartShare Signer.
Nesta tela, será disponibilizado o menu de configurações, um menu de acesso rápido ao LOG do
serviço e é nesta tela que o processo de assinaturas será realizado. Importante ressaltar que,
inicialmente a tela de monitor será apresentada sem valores de documentos e/ou fluxos pendentes
de assinatura, bem como, sem configurações de usuário.

447
 Figura 07

Para realizar as devidas configurações de acesso ao SmartShare e que através disso, seja
possível realizar as assinaturas locais, o usuário deverá clicar no botão CONFIGURAÇÕES (Passo
01, Figura 07) e a seguinte tela será apresentada (Figura 08):

448
 Figura 08

Segue o detalhamento para a correta configuração do SmartShare Signer:

Aba Configurações (Passo 01, Figura 08)

URL SmartShare: Informar o caminho virtual do SmartShare onde os documentos e fluxos
com pendência de assinatura estão disponibilizados. Com a URL devidamente informada, o usuário
deverá clicar no botão disposto ao lado do campo, para efetivar a mesma e começar a utilizar nas
configurações do Signer as informações do SmartShare informado;
Certificado Padrão: Selecionar o certificado digital previamente instalado na máquina local
que será utilizado como padrão para assinatura de documentos na estação de trabalho, na qual o
Signer foi instalado. Por padrão, o certificado selecionado deverá estar cadastrado e associado a um
usuário no SmartShare, caso contrário, ao salvar as configurações do Signer um alerta será
apresentado informando que não possui nenhum usuário com este certificado no SmartShare
cadastrado;
Diretório Temporário: Informar o diretório no qual serão salvos os arquivos baixados para
serem assinados pelo Signer, ou seja, neste diretório ficarão armazenados todos os arquivos
originais para serem processando e assinados, bem como, os arquivos já assinados (.p7s) dos
originais existentes na pasta. O cadastro do diretório poderá ser manualmente ou através do botão
PROCURAR;
Periodicidade Verificação: Informar qual será a frequência de execução do serviço na
verificação de documentos para assinatura digital no SmartShare, está poderá ser em, Minutos ou
Horas;
Receber Alertar de Documentos Pendentes: Ao sinalar está opção, o usuário irá receber
notificações por e-mail alertando-o a respeito da quantidade de documentos aguardando a sua
assinatura no Signer. Por padrão ao sinalar está opção, será habilitado os campos para informar a
frequência da emissão de alerta ao usuário e o período das notificações, se por: Minutos ou Horas;

Aba Proxy (Passo 01, Figura 09)

449
 Utilizar Proxy: Se sinalado, irá habilitar os campos para a configuração dos dados
correspondentes ao proxy local para a URL informada;
Endereço: Informar o número de identificação (ID) do servidor de proxy;
Porta: Informar o número da porta utilizada pelo servidor proxy;
Usuário: Informar o login do usuário com permissão de acesso ao servidor proxy;
Senha: Informar a senha do respectivo usuário a qual o login de acesso foi configurado;

Figura 09

Após definir todas as configurações pertinentes a tela do SmartShare Signer, o usuário

deverá concluir o registro, clicando no botão SALVAR (Passo 02, Figura 09). Caso queira, sair da
tela sem salvar os dados informados na tela, clicar no botão FECHAR (Passo 03, Figura 09).
Importante ressaltar que, todos os campos de configuração são de preenchimento
obrigatório, exceto o campo Receber Alertar de Documentos Pendentes.

• Funcionamento SmartShare Signer

Com as configurações do Signer definidas, a tela inicial Monitor SmartShare Signer será
atualizada automaticamente listando no agrupador Pendente de Assinatura todos os fluxos BPM e
documentos ECM liberados no SmartShare para assinatura digital local e que estão aguardando a
assinatura do usuário pelo Signer. Para assinar os documentos apresentados, o usuário poderá
realizar a mesma individualmente ou selecionar todas as pendências e aplicar a assinatura em
massa/lote (Passo 01 e 02, Figura 10). Com os documentos selecionados para assinatura em
massa/lote, o usuário deverá clicar no botão ASSINAR (Passo 03, Figura 10) e iniciar o processo de
assinatura digital.
Também nesta tela, será possível atualizar a listagem de pendências sempre que necessário
ao clicar no botão correspondente com a ação, como mostrado no passo 04 da figura 10. Lembrando
que, a listagem de pendências de assinatura será automaticamente atualizada no período
configurado para verificação (Menu Configurações).

450
 Figura 10

Ao iniciar o processo de assinatura em lote dos documentos ECM e fluxos BPM, os arquivos
selecionados para assinatura serão apresentados no agrupador Processando (Passo 01, Figura
11). Nesta fase não será mais possível reverter a ação aplicada, pois o serviço do SmartShare
Signer fará o download automático dos arquivos originais vinculados as publicações ECM e anexos
dos fluxos BPM para o diretório temporário configurado, em seguida irá aplicar a assinatura digital
nos mesmos, levando em consideração o certificado padrão configurado. Após assinar digitalmente
os arquivos, o sistema irá realizar o upload automático do arquivo assinado e fará a revisão do
mesmo no SmartShare, dando como concluída a pendência de assinatura do documento ECM ou
realizando o avanço do fluxo BPM para a tarefa seguinte, caso todos os anexos existentes no mesmo
e pendentes de assinatura tenham sido assinados.
Todo o processo de assinatura e upload dos documentos será visível através da barra de
progresso que é apresentada ao lado de cada pendência que está sendo processada. Caso algum
problema ocorra no processamento de assinatura, o documento e/ou fluxo será identificado com o
ícone de Atenção, sendo possível consultar com mais detalhes o motivo do erro através da central
de logs, quando acionado o menu Log do Sistema (Passo 02, Figura 11).

451
 Figura 11

Caso a tela do monitor seja fechada o processo de assinatura digital iniciado continuará
normalmente, e para acessar novamente a tela, o usuário deverá clicar no ícone do SmartShare
Signer, localizado na barra de ferramentas do servidor e selecionar o menu Monitor (Passo 01,
Figura 12).

Figura 12

Após todas as assinaturas concluídas, para finalizar as atividades no sistema, o usuário

deverá clicar no ícone do módulo Signer que fica posicionado na barra de ferramentas do servidor e
acionar o botão SAIR, como mostrado no passo 02 da figura 12.

Apêndice XVII: Processo de Fluxo com Assinatura Local Obrigat ória

452
 PROCESSO DE FLUXO COM ASSINATURA LOCAL OBRIGATÓRIA

O sistema SmartShare permite que seja realizado durante o andamento do fluxo a análise
de liberação e não liberação de assinatura através do sistema local Signer para os documentos
anexados ao processo. A análise dos documentos anexados ao fluxo é realizada através de uma
atividade configurada com anexos do tipo Documento Eletrônico e/ou Publicação SmartShare com
assinatura do tipo Local e obrigatória, onde o usuário conferente responsável pela execução da
atividade identifica pela votação quais documentos vinculados aos anexos serão liberados ou não
para assinatura.

PRÉ-REQUISITOS
Para iniciar a criação e configuração de um processo BPM com assinatura digital local de
anexos no sistema SmartShare, é necessário que alguns dados estejam prontos para serem
utilizados, são eles:
• Ter o levantamento de todos os dados para a criação do processo, como:
formulários, atividades, usuários participantes, anexos, mensagens de notificação,
condições e prazos para execução do fluxo;
• Ter a relação de todos os tipos de documentos necessários, e que serão definidos
como anexo do processo;
• Ter a definição de quais anexos terão assinatura obrigatória nas atividades;

FUNCIONAMENTO
A seguir será apresentado um exemplo completo de um fluxo envolvendo a liberação de
documentos para assinatura local (Signer). O fluxo apresentado na figura abaixo é meramente
exemplificativo, ou seja, o mesmo somente servirá para explicar como funciona as configurações de
assinatura local obrigatória definidas para o processo durante a execução do fluxo.
1º Atividade “Adic. Anexos”: Nesta atividade apenas os anexos serão adicionados ao fluxo;
2º Atividade “Anexos Ass. Local Obrig.”: Nesta atividade o usuário fará a análise dos
anexos e a liberação dos mesmos para assinatura;
3º Condição “Aprovado” e “Reprovado”: Se Aprovado, a atividade será bloqueada e ficará
aguardando a assinatura local dos anexos, caso seja Reprovado, a atividade irá retornar a tarefa
anterior para eventuais correções;
4º Atividade “Anexos Assinados”: Está atividade somente será executada quando todas as
assinaturas locais forem aplicadas aos anexos do fluxo;

453
 Figura 01

5º Na primeira atividade “Adic. Anexos”, o usuário executor deverá preencher os dados

necessários no formulário do processo e realizar a inserção dos anexos obrigatórios ou não para o
avanço da atividade (Figura 02).

Figura 02

6º Na atividade “Anexos Ass. Local Obrigatória”, o usuário deverá realizar a análise em

todos os anexos configurados com assinatura do tipo local e que sejam obrigatórios na atividade em
questão, identificando quais serão liberados e quais não serão liberados para o sistema de assinatura
SmartShare Signer. Os anexos com assinatura obrigatória estarão ordenados nesta atividade por
grupos, são eles:

454
 • Aguardando avaliação para assinatura: Será disposto todos os anexos que são do
tipo de assinatura digital Local obrigatórios que ainda não foram avaliados.
• Liberado para assinatura: Apresentará os documentos do tipo de assinatura Local
que já foram liberados para serem assinados independente se são obrigatórios ou
não.
• Não liberados para assinatura: Irá listar os documentos que foram analisados porém
não estão aptos a serem assinados pelo usuário responsável.
• Outros: Agrupará os tipos de anexos que possuem assinatura Web, os anexos que
não possuem assinatura digital obrigatória, e quaisquer outros tipos de anexos que
não estejam envolvidos com a assinatura digital.
Se todos os anexos forem aprovados e liberados, o usuário poderá avançar o fluxo para a
assinatura, caso contrário, ao reprovar a atividade a mesma voltará para a tarefa anterior para que
o documento incorreto seja alterado (Conforme fluxograma exemplo, Figura 01). Lembrando que,
antes de efetivar o avanço da atividade é possível cancelar a análise realizada, para isso, o usuário
deverá clicar no ícone (-) apresentado ao lado dos anexos com assinatura local analisados, e assim,
desfazer o voto realizado e voltar ao status inicial do anexo (Passo 01, Figura 03).
Importante ressaltar que, caso a opção de avanço da atividade seja Reprovadora, todos os
anexos com assinatura local obrigatória deverão ser analisados na atividade, independentemente do
voto. Se a opção for Aprovadora, todos os anexos com as configurações citadas acima deverão
estar além de analisadas, liberadas para o processo de assinatura no Signer.

Figura 03

7º Com os anexos devidamente liberados (Figura 04), ao avançar o fluxo que possui
assinatura do tipo local, será emitido um alerta ao usuário informando-o que o fluxo foi enviado para
o processo de assinatura (Figura 05);

455
Figura 04

8º Quando o fluxo chegar nesta etapa não será possível forçar o avanço do fluxo, ou seja, o
mesmo terá seu avanço bloqueado momentaneamente até que a assinatura local seja realizada, na
qual, se realizada o avanço da atividade será automático;

Figura 05

9º Importante, se o usuário possuir permissão para acompanhar processo, o mesmo poderá

realizar este acompanhamento nos fluxos com assinatura local em andamento, na qual estará
identificado no fluxo que o mesmo está aguardando assinatura digital dos anexos para serem
avançados;

Figura 06

456
 10º Além do acompanhar processo, o usuário terá à disposição uma central com a listagem
de fluxos que foram liberados e possuem anexos pendentes de assinatura, permitindo ao usuário
um controle sobre o total de fluxos pendentes, a visualização de históricos do fluxo e cancelar o
estado de documentos liberados para assinatura. Ao cancelar o envio dos anexos do fluxo para a
assinatura, o usuário poderá executar novamente a atividade do fluxo e alterar algum possível voto.
Por padrão, esta opção de filtro somente irá aparecer se o módulo de Certificado Digital
estiver liberado na licença do produto SmartShare.

Figura 07

Apêndice XVIII: Processo de Inclusão e Utilização da Tela Dashboard

por Tarefa

PROCESSO DE INCLUSÃO E UTILIZAÇÃO DA TELA DASHBOARD POR TAREFA

O SmartShare dispõe ao administrador uma interface gráfica específica para

acompanhamento de fluxos no prazo e/ou atrasados, onde o que define o status geral do fluxo é o
status das tarefas que envolvem o mesmo, ou seja, se uma tarefa do fluxo estiver atrasada, mas o
fluxo como um todo estiver no prazo, o sistema irá considerar todo o fluxo como atrasado. Essa
análise por tarefas, visa melhorar exclusivamente as tarefas atrasadas, tal como evidenciar aquelas
que estão no prazo.
As métricas para o Dashboard por Tarefa deverão ser previamente definidas no
Gerenciamento de Métricas Gauge (% Atividades dentro do prazo e % Atividades atrasadas -
Página 163).

PUBLICAÇÃO TELA DO DASHBOARD

Para ter acesso a este dashboard por tarefa será necessário publicá-lo manualmente no
sistema, já que o mesmo não vem como uma publicação padrão do SmartShare.
Segue abaixo o passo a passo para publicar a tela para configuração dos gráficos do
Dashboard por tarefa (Figura 01):
1º Acessar a pasta na qual a tela será publicada (Sugestão: Gerenciamento > BPM);
2º Clicar na opção “Nova Publicação”;
3º Selecionar o tipo de documento como Aplicação Workflow;
4º Informar um título para a publicação que está sendo realizada (Sugestão: Dashboard de
Atividades BPM);
5º Informar uma breve Descrição sobre a publicação (opcional);
6º No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento, que
será utilizado na busca pela publicação no sistema;

457
 7º No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
8º Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
9º Informar à data que a publicação será efetivada no sistema (Podendo manter a data que
sistema insere automaticamente);
10º Informar à data que a publicação irá expirar no sistema (Podendo manter a data padrão
do sistema);
11º Informar no campo Arquivo o nome da tela que está sendo publicada
(DashboardAtividades.aspx);
12º Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil em
específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para seleção, o usuário
deverá contatar o administrador do SmartShare para que o mesmo faça a análise e configure se
necessário;
13º Clicar no botão CONFIRMAR para concluir publicação da tela;

Figura 01

FILTRAR DADOS PARA GERAR GRÁFICOS

Após a publicação da tela de gráficos, ao acessar a mesma será apresentado ao
administrador os gráficos % Processos dentro do Prazo e % Processos fora do prazo, bem como,
a aba Filtros (Passos 01 e 02, Figura 02).

458
Figura 02

Para acessar informações detalhadas referente os gráficos mostrados no dashboard, clicar

sobre o gráfico desejado e a seguinte tela será apresentada (Passo 01, Figura 03). Esta tela é
dividida em painéis, inicialmente o administrador visualizará todos os processos pertencentes ao
gráfico selecionado (Passo 02, Figura 03), clicando sobre o processo desejado, serão apresentados
ao administrador todos os fluxos em andamento ou finalizados do processo selecionado, onde o
mesmo poderá acessar o histórico do processo se clicar no ícone Visualizar Histórico, como
mostrado no passo 03 da figura 03.

459
Figura 03

No painel inferior, o administrador terá acesso ao resumo do gráfico, com a quantidade de

fluxos e atividades executadas dentro do prazo ou em risco dependendo do gráfico selecionado, bem
como, os usuários envolvidos no processo selecionado e a quantidade de atividades executadas no
prazo ou fora do prazo por cada um (Passo 06, Figura 03). Com a possibilidade de exportar para
Excel e/ou Word os resultados gerado pelo dashboard, como mostrado no passo 07 da figura 03.
No dashboard por tarefas, o administrador poderá também realizar buscas por processo
específico através da aba Filtros. Este tipo de filtro é útil quando se quer visualizar o andamento de
um processo especifico, sendo pela descrição e/ou período, nome do solicitante do processo ou o
responsável do mesmo. A filtragem por tarefas no dashboard funciona da seguinte forma (Figura 04):
1º Processo: Selecionar o tipo de processo a ser filtrado, tendo como opção todos os
processos disponíveis;
2º Estado do Processo: Selecionar o status dos processos que deseja consultar, podendo
ser: Em Andamento, Finalizados ou Ambos;
3º Procurar por: Selecionar o tipo de busca, se:
• Descrição do processo: Informar no campo abaixo o título do processo a ser filtrado.
• Solicitante: Informar o nome do usuário solicitante no processo a ser filtrado.
• Responsável atual: Informar o nome do responsável pelo processo.
Ao selecionar uma das opções citadas acima, será apresentado ao usuário um campo Caixa
de Texto para informar o valor que deseja consultar.
4º Período: Selecionar um período entre datas (Início/Fim), para o acompanhamento de
tarefas do processo neste período;
5º Salvar Filtros: Sinalar, caso queira que a filtragem aplicada seja mantida para os próximos
acessos ao sistema, do contrário, o filtro será desfeito ao encerrar a sessão no SmartShare;
6º Com os filtros definidos, clicar no botão CONSULTAR, para assim gerar dados nos
gráficos de acordo com o filtro aplicado;

Figura 04

460
 OBS: O dashboard por tarefa somente estará disponível no sistema se o módulo BPM estiver
ativo na licença, caso contrário, não será possível publicar o mesmo no portal do SmartShare. Para
obter o Dashboard por Tarefa, entre em contato com o fornecedor para solicitar a implementação
dessa funcionalidade, pois o mesmo é uma opção complementar do sistema.

Apêndice XIX: Processo de Criação/Revisão de Documentos via Fluxo

BPM

PROCESSO DE CRIAÇÃO/REVISÃO DE DOCUMENTOS VIA FLUXO

Segue detalhamento passo a passo das configurações e funcionamento da utilização de

processos padrões do sistema SmartShare na criação e/ou revisão de documentos ECM.

PARAMETRIZAÇÃO
Como é de conhecimento, ao realizar uma publicação no SmartShare é necessário informar
qual é o tipo de documento relacionado à publicação, exemplos: Procedimento, Nota Fiscal, Manual
de Produto. Para a utilização dos processos padrões de criação/revisão de documentos tais tipos de
documento precisam ter parametrizado a opção “Requer Aprovação para Publicação”, conforme
destaque (Figura 01):

461
 Figura 01

Para todos os tipos de documento que necessitam de publicação via processo padrão, é
necessário realizar esse procedimento.
Ao realizar esse procedimento, o tipo de documento não ficará mais disponível para seleção
quando for uma publicação simples, somente quando for uma publicação via fluxo. Leia-se por
publicação simples quando a mesma é iniciada através da opção padrão, conforme figura 02.

Figura 02

462
 PROCESSO PADRÃO PARA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Após a parametrização dos tipos de documentos já é possível utilizar o processo padrão para
criação de documentos. Para acesso ao mesmo, acessar a pasta “Processos”, conforme imagem
abaixo:

Figura 03

O processo para criação de documentos possui a seguinte estrutura (Figura 04).

463
 Figura 04

Para iniciar o fluxo de criação de documentos, clicar na publicação Processo Padrão

Criação de Documentos.
1º Atividade - Solicitação/Elabora Documento: Essa é a atividade inicial do processo, o tipo
de executor é o próprio solicitante. Nessa atividade o solicitante deverá informar no campo
“Informações” um descritivo breve sobre a criação do documento, exemplo: Área relacionada,
objetivo do documento etc;

464
 Figura 05

2º Antes de encaminhar para aprovação, é obrigatório anexar qual é o documento que está
sendo criado, para isso utilize o botão “Opções” e “Anexar”;

Figura 06

3º Selecione o tipo de anexo “Documento Criado” (Figura 07);

Figura 07

4º Após anexar, utilize a opção “Enviar para Aprovação” (Figura 06);

5º Atividade - Aprova Criação: Nessa atividade é onde o documento criado na 1ª atividade é
aprovado ou não. O tipo de executor é o papel “Aprovador Documentos Qualidade”. O executor

465
deverá entrar na aba “Anexos”, visualizar o documento e após isso tomar as devidas decisões,
sendo (Figura 08):
• Aprovar: O fluxo será direcionado para a atividade de “Homologar Criação”, onde
o documento é devidamente publicado pelo solicitante.
• Reprovar: O fluxo será direcionado para a atividade de “Retorno Revisão de
Documentos”, onde o criador visualizará o motivo da reprovação e realizará as
devidas alterações.
• Cancelar Criação: Cancela a criação, excluindo o fluxo em andamento.

Figura 08

6º Atividade - Retorno Revisão de Documentos: Quando um documento é reprovado na

etapa anterior, o criador (Solicitante) recebe essa tarefa para realizar a revisão do documento criado.
Após as devidas alterações, o usuário deverá anexar o novo documento e retornar para aprovação
(Figura 09);

Figura 09

7º Atividade - Homologar Criação: Após a devida aprovação, nessa atividade o criador

(solicitante) deverá publicar o documento. Para isso, entre na aba “Anexos” e utilize o botão de
publicação, conforme destaque na figura 10;

466
 Figura 10

8º Tal procedimento abrirá a tela de publicação, onde serão informados os parâmetros finais
do documento (Figura 11). Aconselha-se a utilização do tipo de revisão “Compartilhada”, para
possibilitar futuras revisões da publicação que está sendo realizada;

Figura 11

9º Após a publicação, finaliza-se o fluxo através da opção de finalização abaixo (Figura 12);

Figura 12

467
 PROCESSO PADRÃO PARA REVISÃO DE DOCUMENTOS
1º O processo para revisão de documentos é chamado toda vez que o usuário utilizar a
opção de revisão, conforme destaque na figura 13:

Figura 13

2º Tal procedimento abrirá a seguinte tela de confirmação (Figura 14);

Figura 14

3º Clicar em “Confirmar” (Figura 14);

O processo para revisão de documentos possui a seguinte estrutura (Figura 15).

468
 Figura 15

O processo de revisão possui as mesmas atividades do processo de criação. Nos tópicos

abaixo serão tratadas três pequenas diferenças:
1º Anexo Automático: No momento que o fluxo de revisão é iniciado o documento vigente é
automaticamente anexado ao fluxo. Dentro do fluxo o documento será categorizado como
“Documento a ser Revisado”, conforme mostrado na figura 16;

469
 Figura 16

2º O usuário deverá então anexar o documento já revisado através da opção “Anexar”,

selecionado o tipo de anexo “Documento Revisado” (Figura 17);

Figura 17

3º Após anexar, ficarão os dois documentos no fluxo, ou seja, o documento a ser revisado e
a versão nova do mesmo para revisão (Figura 18);

Figura 18

470
 4º Aviso de Publicação em Revisão: Quando uma publicação está em um fluxo de revisão,
é adicionado automaticamente um aviso na publicação, conforme figura 19;

Figura 19

5º Publicação Automática: No fluxo de revisão não é mais necessário publicar o documento

na última atividade, conforme é realizado no fluxo de criação de documentos. O SmartShare utilizará
o anexo do tipo “Documento Revisado” e substituirá a publicação vigente, criando assim a segunda
versão da mesma.
Interessante destacar que no andamento do fluxo, com possíveis reprovações, seja
necessário anexar mais de um tipo de anexo “Documento Revisado”. Porém, na última atividade
(Homologar Revisão) é necessário deixar apenas 1 (um) anexo do tipo “Documento Revisado”.
Caso tenha mais de 1 (um) o SmartShare não saberá qual documento deverá ser publicado.

Apêndice XX: Processo de Inclusão e Utilização do Relatório de

Documentos em Crítica no DI Client

PROCESSO DE INCLUSÃO DE UTILIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE DOCUMENTOS EM CRÍTICA

NO DI CLIENT

O DI é um módulo complementar ao sistema SmartShare, onde digitalizações e indexações

automáticas podem ser realizadas diretamente em um posto de trabalho (Máquina Local) e
enviadas/publicadas no SmartShare sem que o usuário tenha contato com o sistema em si. O DI é
ramificado em serviço (DI Server) e execução (DI Client), como existe a possibilidade de realizar
indexação totalmente automática utilizando documentos com QR Code. No caso de algum erro
ocorrer na extração de dados do QR Code, para o documento ser publicado no SmartShare o usuário
indexador conferente do DI Client deverá corrigir o problema manualmente e realizar a indexação da
mesma forma. Os documentos com problema serão encaminhados para a área de crítica no DI
Client, onde o usuário poderá verificar para determinado cliente e tipo de documento, quais
documentos estão aguardando correção. Por isso, além dessa forma de verificação, no SmrtShare
é disponibilizada o Relatório de Críticas. Esse relatório é utilizado para a gestão de documentos,
mostrando ao usuário administrador os documentos em crítica e os já criticados, melhorando a
tomada de decisão com relação aos erros mais frequentes ocorridos na extração de dados em
documentos com QR Code.

PUBLICAÇÃO TELA DE RELATÓRIO

Para ter acesso ao filtro e gerar o relatório de documentos que passaram e/ou estão em
crítica no SmartShare DI Client será necessário publicá-lo manualmente no sistema, já que o mesmo
não vem como uma publicação padrão do SmartShare.

471
 Segue abaixo o passo a passo para publicar a tela para utilização do relatório de crítica
(Figura 01):
1º Acessar a pasta na qual a tela será publicada (Sugestão: Gerenciamento > ECM);
2º Clicar na opção “Nova Publicação”;
3º Selecionar o tipo de documento como Aplicação GED;
4º Informar um título para a publicação que está sendo realizada (Sugestão: Relatório de
Críticas);
5º Informar uma breve Descrição sobre a publicação (opcional);
6º No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento, que
será utilizado na busca pela publicação no sistema;
7º No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
8º Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
9º Informar à data que a publicação será efetivada no sistema (Podendo manter a data que
sistema insere automaticamente);
10º Informar à data que a publicação irá expirar no sistema (Podendo manter a data padrão
do sistema);
11º Informar no campo Arquivo o nome da tela que está sendo publicada
(RelatorioCriticas.aspx);
12º Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil em
específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para seleção, o usuário
deverá contatar o administrador do SmartShare para que o mesmo faça a análise e configure se
necessário;
13º Clicar no botão CONFIRMAR para concluir publicação da tela;

Figura 01

FILTRAR DADOS PARA GERAR RELATÓRIO

Na tela Relatório de Críticas será disponibilizado ao usuário duas abas, sendo, a aba Filtros
e a aba Resultados. Na aba Filtros, o usuário terá que informar os dados que deseja consultar para

472
determinado cliente do SmartShare DI, a fim de, gerar um relatório com todas as pendências de
crítica e/ou documentos já criticados no DI Client para o tipo de documento desejado. Esse relatório,
é de suma importante, quando se deseja realizar um acompanhamento ou monitoramento dos
documentos que mais vão para a crítica, decorrente de falhas na localização de alguma informação
no QR Code do documento.
Segue abaixo detalhamento dos filtros disponíveis para geração de relatório (Passo 01,
Figura 02):
Cliente: Selecionar o cliente que será utilizado como filtro de resultado. Neste campo serão
apresentados os todos os clientes ativos no SmartShare DI que possui o código de sua conexão
previamente configurada no parâmetro 59. Do contrário, não será possível utilizar este relatório;

Figura 02

Tipos de Documento: Associar os tipos de documentos que serão utilizados como filtro de
resultado, sendo que, neste campo somente será apresentado os tipos de documentos ativos para
o cliente informado anteriormente. Para associar tipos de documento ao campo, o administrador terá
que clicar na opção Associar, como mostrado no passo 02 da figura 02, que será apresentada ao
mesmo uma tela com a listagem de todos os tipos de documento existentes no sistema (Passo 01,
Figura 03). Esta associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos registros, onde o administrador
seleciona o tipo desejado, em seguida clica em CONFIRMAR para confirmar a associação dos
registros selecionados (Passo 02, Figura 03);

473
Figura 03

Documento sem Tipo de Documento: Marcar, se deseja trazer no resultado do relatório os

documentos em crítica que não estão vinculados a um tipo de documento, pois o código do tipo de
documento não foi localizado no QR Code;
Críticas: Selecionar o tipo de busca que será realizada, podendo ser:
• Ambos: Irá trazer como resultado todos os documentos para o filtro informado,
independente se o mesmo está pendente ou não de crítica.
• Pendentes: Irá trazer como resultado todos os documentos em crítica, ou seja, todos
os documentos que ainda não foram corrigidos pelo usuário indexador no DI Client.
• Realizados: Irá trazer como resultado do relatório todos os documentos que
passaram pela crítica de documentos no DI Client, mas que já foram corrigidos pelo
indexador.
Índices: Selecionar o índice que será vinculado ao valor utilizado na busca de registros. Neste
campo será apresentado para seleção apenas os tipos de índices comuns entre os tipos de
documentos informados. Podendo adicionar múltiplas linhas de filtro índice, para isso, o usuário
deverá clicar no ícone (+) disposto ao lado do campo Valor do Índice. Sempre que for adicionada
uma linha, o ícone de adicionar será vinculado a última linha adicionada. Nas demais linhas e na
atual aparecerá o ícone de lixeira (-), permitindo que o usuário faça a remoção de uma configuração
indesejada. Ao remover uma linha, a linha que ficar por último irá receber o ícone de adicionar linha
(+);
Resultados: Neste painel, o usuário deverá marcar qual opção deseja mostrar no relatório
como coluna de informações extraídas da crítica de documentos no DI. Inicialmente será
apresentado os campos “Tipo de Documento”, “Data de Digitalização” e “Motiva da Crítica” para
serem utilizados no resultado do relatório como agrupador de informações. Além dos campos
padrões, será listado também todos os índices comuns entre os tipos de documentos selecionados;
Com todos os dados inseridos nos campos filtro, o administrador deverá clicar em BUSCAR
(Passo 03, Figura 02) para gerar o relatório com os resultados. Caso queira, limpar os dados
informados com filtro para relatório, o usuário deverá clicar no botão correspondente com a ação
(Passo 04, Figura 02).

474
 Após clicar no botão BUSCAR, o administrador será direcionado para aba Resultados, onde
visualizará todos os documentos em crítica com pendência de correção ou que passarão pela
mesma, dependendo no filtro aplicado (Passo 01, Figura 04). Nesta aba, o administrador poderá
utilizar à barra de navegação entre páginas do relatório, atualizar dados e exportar o relatório para
extensões PDF, Word, Excel, TXT, Tiff e CSV (Passo 02, Figura 04). Para exportar o relatório gerado,
o administrador deverá selecionar a extensão desejada e em seguida clicar em EXPORT, onde o
sistema realizará o download do relatório na extensão configurada.

Figura 04

Para sair da tela Relatório de Críticas, o administrador deverá clicar no botão SAIR,
representada pelo ícone (X).

475
23. Referências Bibliográficas

ECM x GED - Existe diferença? Disponível em:

< http://www.ged.net.br/index.html > Acessado em: 15 maio 2013

Aline. Mas o que é ECM afinal? 2011. Disponível em:

< http://docmanagement.com.br/08/08/2011/mas-o-que-e-ecm-afinal/> Acessado em: 15
maio 2013

Mike Purcell. Workflow x BPM: Qual é a diferença? 2009. Disponível em:

<http://www.articlesbase.com/business-opportunities-articles/workflow-and-bpm-whats-the-
difference-945895.html> Acessado em: 15 maio 2013

Manoel Veras Sousa Neto e Josué Vitor Medeiros Junior. Afinal, o que é Business
Process Management (BPM)? 2008. Disponível em:
< http://revistas.facecla.com.br/index.php/reinfo/article/view/53/115> Acessado em: 15 maio
2013

Luciano Ramalho. Expressões Regulares: Introdução 2012. Disponível em:

< http://turing.com.br/material/regex/introducao.html > Acessado em: 04 novembro 2013

Masked Textbox. Mask Property. Disponível em:

<http://msdn.microsoft.com/en-us/library/system.windows.forms.maskedtextbox.
mask.aspx > Acessado em: 04 novembro 2013

File Transfer Protocol (FTP). Disponível em:

< http://pt.wikipedia.org/wiki/File_Transfer_Protocol > Acessado em: 05 maio 2014

Gabriela Viana. O que é um Host?. Disponível em:

< http://www.techtudo.com.br/artigos/noticia/2012/02/o-que-e-um-host.html > Acessado
em: 10 junho 2014

Pedro Pisa. O que é IP?. Disponível em:

< http://www.techtudo.com.br/artigos/noticia/2012/05/o-que-e-ip.html > Acessado em: 11
junho 2014

Host. Disponível em: < http://pt.wikipedia.org/wiki/Host > Acessado em: 11 junho 2014

Endereço IP. Disponível em: < http://pt.wikipedia.org/wiki/Endere%C3%A7o_IP >

Acessado em: 11 junho 2014

476
24. Glossário

A
ACERVO: Uma quantidade excessiva de algo, acumulação;
ACESSO/ACESSAR: Ação de entrar e sair;
ALICERCES: Algo que é fundamentado, com base, apoio, sustentação;
ACRÔNIMO: Sigla formada pelas letras iniciais de uma expressão com mais de uma
palavra;
ACTIVE DIRECTORY (AD): É um conjunto de arquivos localizados no servidor de
domínio, no qual estão todas as informações que permitem controlar o acesso dos usuários à
rede. Nele ficam registrados, os nomes e senhas de usuários, suas permissões de acesso a
arquivos, impressoras e outros recursos da rede, as cotas de disco, os computadores e horários
que cada usuário pode utilizar. Essas informações são disponibilizadas a usuários e
administradores desta rede;
ARQUIVO: Conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, digitalizados,
manuscritos, cartas e fotografias sobre determinado assunto;
APÊNDICE: Parte anexa, acréscimo, textos elaborados pelo autor a fim de
complementar sua argumentação;
AUTONUMERAÇÃO: No SmartShare é utilizado nos tipos de documento, esse recurso
gera e adiciona automaticamente números para cada registro de publicação efetivada como o
tipo de documento que possui está configuração;

B
BROWSER: Navegador de Internet, meio de acesso para as páginas de internet;
BANCO DE DADOS: (Database) é um sistema de armazenamento de dados, ou seja,
um conjunto de arquivos relacionados entre si com registros sobre pessoas, lugares, ou qualquer
outro informação que tem como objetivo organizar e guardar dados;
BPMN: Business Process Modeling Notation (Notação de Modelagem de Processos de
negócio) é uma metodologia de gerenciamento de processos de negócio que dispõe uma série
de ícones padrões para a modelagem de desenho de processos, que facilitam o entendimento
do usuário com relação ao funcionamento do processo, bem como, a identificação de partes a
serem alteradas no processo visando a sua otimização;

C
CAMINHO VIRTUAL: No SmartShare o caminho virtual refere-se ao endereço web, ou
seja, o endereço onde o sistema está hospedado;
CARACTERES: Sinal ou marca utilizado na escrita;
CERTIFICADO DIGITAL: É um documento eletrônico que contém dados de pessoa física
ou jurídica para comprovação de autenticidade. Esse documento é utilizado como uma carteira
de identidade eletrônica, onde permite a realização de transações via Internet de forma segura.
No SmartShare o mesmo pode ser utilizado para acessar o sistema e realizar a assinatura em
documentos publicados no mesmo;
CHAVE CRIPTOGRAFADA: No SmartShare corresponde à chave de licença;

477
 CHAVE DE LICENÇA: Chave matemática formada por uma sequência de dígitos, usada
para criptografia assimétrica, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Tem como
objetivo validar o sistema de acordo com o contrato do cliente;
CHECK IN - CHECK OUT: No SmartShare, o check in e o check out tem o objetivo de
verificação de documentos;
CLASSE CSS: (Estilo) é uma linguagem que permite separar totalmente conteúdo e
formato em HTML. No documento CSS, são definidos os tamanhos, cores, fontes e outros
atributos de tags HTML. Quando um documento HTML importa um documento CSS,
automaticamente recebe a formatação definida nessa classe;
CNPJ: (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) é um número único que identifica uma
pessoa jurídica e outros tipos de arranjo jurídico sem personalidade jurídica junto à Receita
Federal Brasileira;
CONECTAR: Estabelecer conexão entre dispositivos ou computadores com o objetivo
de transferir dados;
CONEXÃO: Ligação de uma coisa com outra, no caso SmartShare, é a ligação entre a
aplicação e o banco de dados;
COMITÊ: É um grupo de pessoas e/ou usuários destacadas de um grupo maior, com
força para tomar decisões em nome dos demais representado os interesses da coletividade;
COTAS DE DISCO: É um recurso utilizado para rastrear e controlar o uso de espaço em
disco nos servidores;

D
DA (DOCUMENTO AUXILIAR): No SmartShare é utilizado na configurações de NFe. A
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada
da nota fiscal eletrônica, que contém a chave de acesso para a consulta da nota na internet e o
código de barras bi-dimensional;
DASHBOARD: É uma apresentação visual de informações (geralmente as informações
mais importantes), como um painel de indicadores;
DOMÍNIO: Nome utilizado para localizar e identificar um conjunto de computadores na
internet;
DOWNLOAD: É a ação de Transferir/Baixar um arquivo de um servidor para um servidor
remoto ou um computador local, com o objetivo de obter dados disponibilizados na internet;
DPI: (Dots Per Inch) é uma medida de densidade relacionada à composição de imagens,
que representa o número de pontos que podem ser encontrados em uma polegada de uma
determinada imagem, sendo que, quanto maior o número de pontos por polegada, mais
detalhada e bem definida é a imagem;
DRAG ON DROP: Em português - Arrastar e Largar, é a ação que permite o usuário
mover itens simplesmente clicando e arrastando os mesmos de um local para outro, sejam eles
arquivos do pacote office, imagens, vídeo, executáveis e qualquer outro arquivo eletrônico;
DUPLEX: Impressão de páginas frente e verso;
DWG: É um formato de arquivo de dados que contém informações inseridos pelo usuário,
como: projetos, dados geométricos, mapas e fotos;

478
 E
E-MAIL: Correio eletrônico, meio de comunicação via rede de internet;
ECM: Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Corporativo) é uma forma
de gerenciar documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa;
EXCEL: É um software que permite criar tabela, calcular automaticamente valores
numéricos inseridos e analisar dados em gráficos;
EXPIRAR (FIGURADO): Prazo de validade, prestes a alcançar a data final;

F
FILE SERVER: (Servidor de Arquivos) é um computador conectado a uma rede, utilizado
para armazenamento compartilhado de arquivos, como: documentos, arquivos de som,
fotografias, filmes, imagens e bases de dados, permitindo o acesso aos mesmos pelos usuários
ligados a está rede;
FILTRO/FILTRAR: No SmartShare, a opção de filtro serve para separar arquivos de
acordo com as opções escolhidas. Por exemplo, escolher uma opção no filtro para que apresente
apenas arquivos de um determinado tipo;
FIREBIRD: É um sistema de gerenciamento de banco de dados, desenvolvido e mantido
por uma comunidade de desenvolvedores que possui código livre;
FLUXO: É uma representação gráfica de um determinado processo de trabalho,
geralmente apresentado usando figuras geométricas normalizadas;
FTP: (File Transfer Protocol) é um protocolo utilizado para transferir arquivos através da
internet e redes TCP/IP. Essa transferência de dados em redes de computadores envolve
transferência de arquivos e acesso a sistemas de arquivos remotos, com a mesma interface
usada nos arquivos locais, sendo possível, controlar o acesso através de login e senha, bem
como, configurar as pastas que ficaram disponíveis para cada usuário e as permissões dos
mesmos;

G
GED: (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conjunto de tecnologias que
permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital;
GRÁFICO: Representação dos dados na forma de figuras geométricas ou diagramas,
desenhos e imagens;

H
HELP: Palavra em português - Ajuda;
HIERARQUIA: Ordem que existe de forma a priorizar algo/um membro, poderes,
categorias, patentes;
HTML: HyperText Markup Language (Linguagem de Marcação de Hipertexto) é um tipo
de linguagem utilizada para produzir páginas na internet;
HOST: (Hospedeiro) é qualquer computador ou máquina conectado a uma rede, que
conta com número de IP e nome definidos. O Host é responsável por implementar a estrutura da
camada de rede de endereçamento;

479
 HTTP: HyperText Transfer Protocol – em português Protocolo de Transferência de
Hipertexto, é um protocolo de comunicação entre sistemas de informação que permite a
transferência de dados e páginas HTML computador para a internet;

I
ÍCONE: Imagem gráfica para representar algum objeto ou dado exibido na tela para mais
rápida identificação;
ID: É uma sequência única de números utilizada como identidade física para cada
máquina;
INDEXADOR: No SmartShare, indexador refere-se a usuários que somente possuem
permissão para gerar conteúdo no sistema, ou seja, não possuem acesso ao portal principal do
SmartShare, apenas acesso a um portal especifico para publicações;
ÍNDICES: No SmartShare, os índices são como palavras-chaves associadas a tipos de
documentos que facilitarão o acesso do usuário ao acervo de documentos no sistema otimizando
o tempo na localização dos mesmos;
INTERFACE: É a combinação de componentes de hardware (Físico) e software (Lógico),
permitindo a interação do usuário com o sistema (Entrada) na qual será apresentado os
efeitos/respostas das ações realizadas pelo usuário (Saída);
INTRANET: É um site interno geralmente usado em empresas. Para acessar a intranet,
é necessário um nome de usuário e senha devidamente especificados pela coordenação da
empresa;
IP: Internet Protocol (Protocolo de Internet) é a identificação de um dispositivo
(computador, impressora, etc) em uma rede local ou pública, sendo que, para cada dispositivo o
número de identificação é único, ou seja, o IP é o principal protocolo de comunicação da internet
responsável por endereçar e encaminhar pacotes que trafegam pela rede mundial de
computadores;

K
KB: (Kilobyte) é um múltiplo de uma unidade de byte utilizando na ciência da computação
e tecnologia para se referir a 1024 ou 1000 bytes;

L
LICENÇA: No SmartShare refere-se a chave gerada e adicionada ao sistema que
concede ao usuário permissão de acesso as funções liberadas na mesma;
LINK: É o endereço de um documento/página de internet que pode estar conectado com
outros links;
LOG: É um arquivo que guarda informações sobre um programa, como: históricos das
atividades executadas e histórico de erros. Esse registro pode ser utilizado para auditoria e
diagnóstico de problemas no sistema;
LOGIN/LOGAR: É o nome dado ao entrar em um determinado sistema;
LOGO: (Logomarca) é a representação gráfica, ou seja, a identidade visual do nome de
uma empresa ou marca;
LUPA: No SmartShare é a representação de ícones utilizada para buscar informações;

480
 M
MAILER: Palavra em português - Remetente;
MARCA D’AGUA: Na documentação são textos ou imagens que aparecem sob o texto
do documento, normalmente utilizadas para identificar o status do documento;
MÁSCARA (DE TITULO): No SmartShare são utilizadas como título nos tipos de
documentos, que quando aplicadas o valor informado no índice utilizado como coringa da
máscara é substituído formando o título da publicação que está sendo realizada;
MEGABYTES: (MB) é uma unidade de medida de informação;
MENU: Na informática, é uma lista de opções disponíveis em um determinado sistema;
METADADOS: Podem ser basicamente definidos como "dados que descrevem os
dados", ou seja, são informações úteis para identificar, localizar, compreender e gerenciar os
dados;
MFP: No SmartShare o termo é utilizado para se referir a impressoras multifuncionais;
MONO: No SmartShare refere-se a cor que a impressão de um documento terá ao ser
digitalizado, que nesse caso é uma única cor;

N
NAVEGAR (Informática): Ato de percorrer páginas ou recursos da internet, sistemas e
afins, geralmente utilizando um navegador e seguindo hiperligações;
NFe: (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento de existência apenas digital, emitido e
armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de
mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes;

O
OFFICE: É um pacote de aplicativos da Microsoft, muito úteis tanto para iniciantes quanto
para profissionais;
ORACLE: É um sistema de gerenciamento de banco de dados, que além disso, possui
uma suíte de desenvolvimento utilizada na construção de programas de computador que
interagem com o banco de dados. A Oracle também criou a linguagem de programação PL/SQL,
utilizada no processamento de transações;
OTIMIZAÇÃO: É a aplicação de técnicas no sistema para maximizar ou minimizar uma
função previamente definida, visando encontrar um rendimento ótimo do sistema, criando
condições mais favoráveis que resultem no melhor desempenho das ações definidas;

P
PAINEL/PAINÉIS: Uma tela que contém informações de mesmo contexto;
PALAVRA-CHAVE: Determinadas palavras que são atribuídas a um documento quando
o mesmo é publicado no SmartShare para melhor localização do mesmo;
PAPEL: No SmartShare o conceito está associado à função desempenhada por alguém;
PARAMETRO: É um valor introduzido ou definido com o objetivo de fazer a modificação
ou ajustamento de um determinado comando em alguma função específica do sistema;
PARTICIONAR: Dividir, repartir;
PASTA: No SmartShare é um local onde os arquivos/publicações são armazenados;

481
 PDF: É um formato de arquivo utilizado na representação de documentos,
independentemente do aplicativo, hardware e sistema operacional usados na sua criação;
PORTAL: Um portal é um local central para disponibilizar todos os tipos de informações
a um público variado com acesso a ferramenta que distribui esse conteúdo;
PORTAL NFe: Site web da Receita Federal do Brasil que disponibiliza informações sobre
Nota Fiscal Eletrônica;
POWER POINT: É uma programa utilizado para a criação, edição e exibição de
apresentações gráficas;
PREFIXO: Elemento que se acrescenta ao início de uma palavra e/ou texto;
PREVIEW: É a apresentação de uma imagem antecipadamente mostrada ao usuário,
para que o mesmo tenha um visualização rápida da imagem final;
PROCESSO: Ação que expressa continuidade na realização de determinada atividade;
PSD: É um tipo de documento editável em formato nativo para Photshop;

R
RAMIFICAR: Separar/Dividir algo em várias partes;
REDE: É um conjunto de módulos processadores interligados por um sub-sistema de
comunicação, a fim de, trocar informações e partilhar recursos físicos e lógicos;

S
SCANPUBLISHER: Módulo complementar do SmartShare que mapeia documentos de
um determinado diretório (Pasta) no servidor e realiza automaticamente a publicação em massa
dos mesmos no sistema SmartShare;
SEFAZ: É um órgão que regulamenta documentos fiscais eletrônicos, como: Nota Fiscal,
Conhecimento de Transporte, Carta de Correção, ou seja, todos os documentos emitidos e
armazenados eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de
mercadorias, prestação de serviços de transporte ou a correção de informações da nota fiscal
passa pela SEFAZ (Secretária da Fazenda) que a responsável pela fiscalização tributária;
SERIAL: É um número único de identificação de produtos ligados a informática;
SERVIDOR: É um sistema de computação centralizado que fornece diversos serviços a
uma rede de computadores;
SIMPLEX: Impressão apenas da frente da folha;
SISTEMA: É um termo genérico referente aos programas de computador usados para
iniciar e executar redes e sistemas de computador, onde realizam-se tarefas através do utilizador;
SQL: Structured Query Language (Linguagem de Consulta Estruturada) é uma
linguagem de pesquisa declarativa para manipular bancos de dados relacionais através do
SGBDs. Com este tipo de linguagem é possível interagir com o sistema de gerenciamento de
banco de dados e executar várias tarefas, como inserir e alterar registros, criar objetos no banco
de dados, gerenciar usuário, consultar informações e controlar transações;
SSL: (Secure Sockets Layer) são protocolos criptográficos que conferem a segurança de
comunicação na Internet para serviços de e-mail (SMTP), navegação por páginas (HTTPS) e
outros tipos de transferência de dados, provendo a confidencialidade e integridade dos dados.

482
Esse protocolo ajuda a prevenir que intermediários tenham acesso indevido ou falsifiquem os
dados transmitidos entre duas aplicações que se comunicam pela internet;
STRING: É uma sequência ordenada de caracteres (símbolos) escolhidos a partir de um
conjunto pré-determinado. Em programação, cada símbolo armazenado na memória é
representado por um valor numérico;
SUBAREAS: Parte de uma área que sofreu divisão, que foi destacada de um conjunto
maior;
SUBPASTA: Uma pasta é recipiente que pode armazenar arquivos, como programas e
documentos. Uma subpasta é uma pasta contida dentro de outra pasta;

T
TAGS: (Etiqueta ou Metadados) é uma estrutura de linguagem de marcação, ou seja,
permite classificar as informações baseada em palavras-chave, tendo uma marca de início e fim.
Essa linguagem auxilia na hora de organizar as informações, agrupando as que receberam a
mesma marcação, facilitando a localização de outros conteúdos relacionados;
TEMPLATE: (Modelo de Documento) é um documento sem conteúdo, com apenas a
apresentação visual;
TI: Abreviação para o termo Tecnologia da Informação;
TIFF: É um formato de arquivo para imagens digitais;
TIMELINE: Ou “Linha do tempo”, é a listagem de todos os compromissos inclusos na
agenda pelo usuário, esses compromissos são ordenados por data e horário;
TÓPICO: Subdivisão ou item de um texto, de uma súmula, de um roteiro: os tópicos mais
notáveis do discurso;
TOOLTIP: Ou “Dica de Contexto”, é um elemento de interface gráfica que apresenta um
pop-up com a explicação adicional sobre o elemento da interface que recebe o ponteiro do mouse
sobre ele, ou seja, quando o usuário paira o cursor sobre um item, sem clicar no mesmo, uma
pequena caixa aparece com informações complementares relativas ao item;

U
UPLOAD: É a transferência de conteúdo de um servidor remoto para um aplicativo e/ou
sistema da internet;
URL: Uniform Resource Locator (Localizador Padrão de Recursos), é o endereço de um
recurso disponível em uma rede, seja a rede de internet ou intranet;
USUÁRIO: São pessoas ou organizações que se utilizam de algum tipo de serviço,
podem ser classificados de acordo a área de interesse;

V
VERSÃO: Refere-se a versão do programa de computador (Sistema) que está sendo
utilizado, onde a cada modificação realizada no software uma nova versão é gerada para
utilização;

W
WEBDAV: Em português – Criação e Distribuição de Conteúdo pelo Web, no
SmartShare, é a revisão online de documentos do pacote Office, e quando iniciada faz o bloqueio
483
do arquivo para impedir que outros usuários façam alterações no mesmo arquivo ao mesmo
tempo;
WEBSERVICE: É uma tecnologia utilizada na integração de sistemas e na comunicação
entre diferentes aplicações, permitindo a comunicação entre novas aplicações com aquelas que
já existentes e que sistemas desenvolvidos em plataforma diferentes sejam compatíveis, pois a
linguagem de cada aplicação é traduzida para uma linguagem universal, como XML, Json, CSV
e etc.;
WEBSITE: (ou Site) trata-se do espaço virtual de um organização ou pessoa.
Tecnicamente é um conjunto de documentos escritos geralmente em linguagem HTML,
pertencentes a um mesmo endereço URL, acessível geralmente pelo protocolo HTTP na internet;
WINDOWS: É um sistema operacional para computadores, pertencente à empresa
Microsoft, e é um dos mais utilizados no mundo todo;
WORD: É um software que permite a criação de documentos em um computador;
WORKFLOW: Em português - Fluxo de Trabalho, é de uma sequência de passos
necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas,
permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra;

X
XML: (eXtensible Markup Language) é um formato de linguagem para a criação de
documentos com dados organizados de forma hierárquica para compartilhamento de
informações através da internet. Tendo como sua principal característica, a possibilidade de criar
uma infraestrutura única para diversas linguagens, independentemente das plataformas de
hardware ou de software;

484