INSTITUTO SUPERIOR POLITÉCNICO METROPOLITANO DE

ANGOLA

SISTEMAS DE GESTÃO DE PROCESSOS

-GroupWare

LUANDA, 2022/2023
 SISTEMAS DE GESTÃO DE PROCESSOS
-GroupWare

INTEGRANTES DO GRUPO:

Nome Nº
Ladislau Antunes 20220222
Desiderio Da Silva 20220324
Gelson Luisandro José Da Costa 20220346
António Pedro Ribeiro 20220632
Victor Helmer Lopes De Paula 20220606
Geraldo Hilário Garcia Fragoso 20220664
Jeovani Lucombo 20220052
 LUANDA, 2022/2023

Sumário
1RESUMO ....................................................................................................................... 1
2INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 2
3DESENVOLVIMENTO ................................................................................................. 3
2.1 FUNCIONALIDADES DO GROUPWARE ...................................................... 3
2.2 BENEFÍCIOS DO GROUPWARE NA GESTÃO DE PROCESSOS ............. 5
2.3 EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DO GROUPWARE NA GESTÃO DE
PROCESSOS .............................................................................................................. 5
2.4 EXEMPLOS DE GROUPWARE USADOS ATUALMENTE POR
EMPRESAS/ORGANIZAÇÕES .............................................................................. 6
1.MICROSOFT TEAMS ....................................................................................... 6
2.SLACK ................................................................................................................. 7
3.GOOGLE WORKSPACE .................................................................................. 7
4.TRELLO .............................................................................................................. 7
5.JIRA ...................................................................................................................... 7
2.5 VANTAGENS E DESVANTAGENS DO GROUPWARE............................... 8
Vantagens ................................................................................................................ 8
Desvantagens ........................................................................................................... 9
4CONCLUSÃO .............................................................................................................. 10
5REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 11
 SISTEMAS DE GESTÃO DE PROCESSOS
-GroupWare

1 RESUMO

Este trabalho acadêmico explora o papel do Groupware na gestão de processos,

enfocando sua capacidade de promover a colaboração e coordenação eficientes. O
Groupware é um conjunto de ferramentas tecnológicas que facilitam a colaboração e
coordenação em ambientes empresariais. Com recursos como comunicação em tempo
real, compartilhamento de documentos e coordenação de tarefas, ele otimiza a gestão de
processos e promove a integração entre equipes.

Através de exemplos de casos reais, demonstra-se como o Groupware é aplicado em

diversas organizações para melhorar a comunicação entre equipes geograficamente
dispersas, coordenar projetos complexos e agilizar a tomada de decisões. As vantagens
do Groupware incluem maior eficiência na colaboração, aumento da produtividade e
coordenação em tempo real. No entanto, é importante considerar desafios como a curva
de aprendizado inicial e questões de segurança da informação.

O Groupware desempenha um papel fundamental na gestão de processos ao promover

a colaboração e coordenação eficientes. Sua implementação estratégica permite que as
organizações alcancem maior produtividade, tomem decisões embasadas e se adaptem às
demandas do mercado. É essencial avaliar as vantagens e desvantagens ao adotar o
Groupware, adaptando seu uso às necessidades e características específicas de cada
organização.

Palavras-chave: Groupware, gestão de processos, colaboração, comunicação,

coordenação, produtividade.

1
2 INTRODUÇÃO

O objetivo deste trabalho é fornecer uma compreensão abrangente do conceito de

Groupware e explorar seu funcionamento no contexto dos sistemas de gestão de
processos. O Groupware, uma categoria de software colaborativo, desempenha um papel
fundamental na promoção da colaboração e na facilitação da comunicação entre equipes,
independentemente de sua localização geográfica. Nesta pesquisa, iremos explorar o
Groupware como uma ferramenta essencial para aprimorar a eficiência e a produtividade
dos processos organizacionais.
À medida que as empresas enfrentam um ambiente de negócios cada vez mais
complexo e competitivo, a gestão eficaz dos processos torna-se essencial para garantir a
excelência operacional. Os sistemas de gestão de processos são projetados para analisar,
projetar, implementar e controlar os fluxos de trabalho dentro de uma organização, com
o objetivo de melhorar a eficiência e a qualidade dos resultados.
Nesse contexto, o Groupware surge como uma solução poderosa para facilitar a
colaboração e a coordenação das equipes envolvidas nos processos organizacionais. Por
meio de recursos e funcionalidades específicas, o Groupware permite o
compartilhamento de informações, a comunicação em tempo real, o planejamento
de tarefas e a integração com outros sistemas de gestão.

Ao explorar o funcionamento do Groupware, examinaremos como ele possibilita o

compartilhamento instantâneo de documentos e informações entre os membros da equipe,
eliminando a dependência de e-mails e versões desatualizadas. Além disso, iremos
destacar a capacidade do Groupware de facilitar a coordenação das atividades, permitindo
o planejamento, o acompanhamento de prazos e a atribuição de responsabilidades de
forma mais eficiente.
Além disso, abordaremos os recursos de comunicação em tempo real oferecidos pelo
Groupware, como chats, videoconferências e fóruns de discussão, que promovem a
colaboração, a troca de ideias e o esclarecimento de dúvidas.
Ao longo deste trabalho, também apresentaremos exemplos práticos de como o
Groupware pode ser aplicado em diferentes áreas de atuação dentro de uma organização.
este trabalho visa fornecer uma visão clara e abrangente do funcionamento do
Groupware no contexto dos sistemas de gestão de processos.

2
3 DESENVOLVIMENTO

O Groupware, também conhecido como software colaborativo, refere-se a uma

categoria de ferramentas e aplicativos que facilitam a colaboração e a comunicação
entre indivíduos e equipes. Essas ferramentas são projetadas para auxiliar no
compartilhamento de informações, documentos, tarefas e recursos, com o objetivo de
melhorar a eficiência e a produtividade das equipes envolvidas nos processos
organizacionais.

2.1 FUNCIONALIDADES DO GROUPWARE

O Groupware oferece uma variedade de funcionalidades que permitem uma

colaboração eficaz. Algumas das principais funcionalidades incluem:

Comunicação em tempo real

As ferramentas de Groupware fornecem recursos de comunicação em tempo real,
como bate-papo e videoconferências, que permitem que os membros da equipe se
conectem instantaneamente. Essa funcionalidade permite uma colaboração rápida e
eficiente, independentemente da localização geográfica dos membros da equipe. Por meio
do bate-papo, os membros da equipe podem trocar mensagens, compartilhar informações,
discutir ideias e tomar decisões conjuntas. Já as videoconferências permitem reuniões
virtuais, onde os participantes podem se ver e se comunicar como se estivessem em uma
mesma sala, facilitando a comunicação visual e a interação em tempo real.

Compartilhamento de documentos
O compartilhamento de documentos é uma funcionalidade essencial do
Groupware. As ferramentas permitem que os membros da equipe compartilhem arquivos
relevantes, como documentos de texto, planilhas, apresentações e outros recursos, de
forma segura e centralizada. Isso elimina a necessidade de enviar documentos por e-mail
ou utilizar dispositivos de armazenamento externo. Além disso, essas ferramentas
geralmente oferecem recursos de edição colaborativa, permitindo que várias pessoas
trabalhem em um mesmo documento simultaneamente. Isso promove a colaboração em
tempo real, possibilitando que os membros da equipe contribuam, revisem e editem os
documentos de forma conjunta, melhorando a produtividade e a qualidade do trabalho.

Calendários e agendamento de tarefas

As ferramentas de Groupware frequentemente possuem funcionalidades de
calendário e agendamento de tarefas. Essas funcionalidades permitem que os membros
da equipe criem, atribuam e acompanhem tarefas e projetos. Por meio dos calendários, é
possível visualizar os prazos das tarefas, bem como os eventos e reuniões agendados. Os
membros da equipe podem agendar tarefas, definir prazos, atribuir responsabilidades e

3
estabelecer lembretes para garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo.
Essas funcionalidades auxiliam na gestão do tempo, no planejamento das atividades e no
monitoramento do progresso, permitindo uma coordenação mais eficiente e um melhor
gerenciamento de projetos.

Notificações e alertas
As ferramentas de Groupware costumam fornecer recursos de notificação e alerta
para manter os membros da equipe informados sobre atualizações, alterações ou novas
atividades relacionadas aos processos em andamento. Essas notificações podem ser
enviadas por meio de mensagens no aplicativo, e-mails ou até mesmo notificações push
em dispositivos móveis. Dessa forma, os membros da equipe são informados sobre
mudanças relevantes, tarefas atribuídas, atualizações de documentos ou eventos
agendados. As notificações e alertas ajudam a manter todos os membros da equipe
atualizados e engajados, garantindo que nenhuma informação importante seja perdida e
facilitando a colaboração contínua.

Acesso remoto e dispositivos móveis

Com o aumento do trabalho remoto e da mobilidade, as ferramentas de Groupware
são projetadas para funcionar em diferentes dispositivos, como desktops, laptops, tablets
e smartphones. Isso permite que os membros da equipe acessem e colaborem nas
atividades do Groupware de qualquer lugar, a qualquer momento. Por exemplo, eles
podem acessar documentos, participar de reuniões virtuais ou verificar tarefas pendentes
por meio de aplicativos móveis específicos. Essa flexibilidade e mobilidade permitem
que as equipes trabalhem de maneira remota ou em trânsito, mantendo a produtividade e
a colaboração mesmo fora do ambiente de trabalho tradicional.

Segurança e controle de acesso

As ferramentas de Groupware também se preocupam com a segurança dos dados
e a proteção das informações confidenciais. Elas oferecem recursos de segurança para
garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos dados relevantes. Isso inclui
autenticação de usuário, onde cada membro da equipe tem suas próprias credenciais de
login, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessar os recursos do
Groupware. Além disso, as ferramentas podem oferecer permissões de acesso granulares,
permitindo que os administradores determinem quem pode visualizar, editar ou
compartilhar determinados documentos ou projetos. Também é comum o uso de
criptografia de dados, que garante a confidencialidade das informações durante o tráfego
e armazenamento.

4
2.2 BENEFÍCIOS DO GROUPWARE NA GESTÃO DE PROCESSOS

A implementação do Groupware na gestão de processos traz uma série de

benefícios para as organizações, tais como:

Colaboração eficiente: O Groupware permite que membros da equipe trabalhem

de forma colaborativa em um ambiente virtual, independentemente de sua localização
geográfica. Isso facilita a troca de conhecimentos, a tomada de decisões em conjunto e a
resolução de problemas de forma mais ágil.

Comunicação aprimorada: Com recursos de comunicação em tempo real, como

chats e videoconferências, o Groupware melhora a comunicação entre os membros da
equipe, evitando atrasos na troca de informações e aumentando a eficiência das
interações.

Acesso fácil a informações e documentos: Por meio do compartilhamento

centralizado de documentos, o Groupware garante que todos os membros da equipe
tenham acesso às informações necessárias para realizar suas atividades. Isso reduz a
duplicação de esforços, evita erros e agiliza o acesso às informações relevantes.

Gestão de tarefas simplificada: Com recursos de planejamento de tarefas, o

Groupware facilita a gestão e o acompanhamento das atividades, permitindo que os
responsáveis saibam exatamente quais tarefas precisam ser realizadas, quais estão em
andamento e quais foram concluídas.

Melhoria na qualidade dos resultados: Ao promover uma maior colaboração e

comunicação entre os membros da equipe, o Groupware contribui para a melhoria da
qualidade dos resultados dos processos organizacionais. A troca de conhecimentos, a
revisão conjunta de documentos e a tomada de decisões compartilhadas levam a um maior
nível de excelência operacional.

2.3 EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DO GROUPWARE NA GESTÃO DE

PROCESSOS

O Groupware pode ser aplicado em diversas áreas de atuação dentro de uma

organização. Alguns dos exemplos de aplicação de groupware:

Gestão de projetos: O Groupware pode ser utilizado para coordenar equipes de

projeto, permitindo que os membros compartilhem documentos, colaborem em tempo

5
real, acompanhem o progresso das tarefas e gerenciem os prazos. Isso facilita a gestão de
projetos complexos e aumenta a eficiência da equipe.

Vendas e CRM: No contexto de vendas, o Groupware pode ser integrado a

sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), permitindo que os
vendedores acessem informações sobre os clientes, compartilhem atualizações e
colaborem na elaboração de propostas e estratégias de vendas.

Recursos humanos: O Groupware pode ser aplicado na gestão de processos de

recursos humanos, facilitando a colaboração entre os membros da equipe de RH,
compartilhando documentos como políticas internas, programas de treinamento e
desenvolvimento, e agilizando processos como a revisão de desempenho e o recrutamento
de talentos.

Esses exemplos ilustram como o Groupware pode ser adaptado e utilizado de

forma estratégica em diferentes áreas funcionais de uma organização para otimizar a
gestão de processos e promover a eficiência colaborativa.

2.4 EXEMPLOS DE GROUPWARE USADOS ATUALMENTE POR

EMPRESAS/ORGANIZAÇÕES

Existem alguns exemplos de ferramentas/programas utilizados atualmente por

empresas para fazer a gestão de processos, alguns destes são:

1. MICROSOFT TEAMS

O Microsoft Teams é usado na gestão de processos por meio de recursos como canais de
equipe, bate-papo em tempo real, videoconferências e compartilhamento de arquivos. Os
canais de equipe podem ser criados para diferentes projetos ou processos, permitindo que
os membros da equipe colaborem em um espaço dedicado. Eles podem compartilhar
informações, documentos e discutir ideias por meio do bate-papo em tempo real. As
videoconferências possibilitam reuniões virtuais, onde as equipes podem discutir o
progresso do processo, tomar decisões conjuntas e resolver problemas. Além disso, o
compartilhamento de arquivos no Microsoft Teams permite que os membros da equipe
acessem e editem documentos relevantes, mantendo todos atualizados e alinhados.

6
 2. SLACK

O Slack é usado na gestão de processos como uma plataforma centralizada de

comunicação e colaboração. Os canais no Slack podem ser criados para diferentes
processos, departamentos ou projetos, permitindo que as equipes discutam e
compartilhem informações relacionadas. As conversas podem ser organizadas em tópicos
específicos, facilitando a busca e a referência futura. Além disso, o Slack oferece
integrações com outras ferramentas, como sistemas de rastreamento de problemas ou
projetos, permitindo que as equipes acompanhem o progresso do processo e atribuam
tarefas diretamente no canal.

3. GOOGLE WORKSPACE

O Google Workspace é amplamente utilizado na gestão de processos,

especialmente em relação à criação e edição colaborativa de documentos, planilhas e
apresentações. As equipes podem trabalhar em conjunto em um mesmo arquivo em tempo
real, fazer comentários e fornecer feedback imediato. Isso ajuda na agilidade do processo
de criação e revisão de documentos, evitando a necessidade de enviar versões diferentes
por e-mail ou lidar com conflitos de versão. Além disso, o Google Drive facilita o
armazenamento e o compartilhamento de arquivos relacionados ao processo, garantindo
que todos os membros da equipe tenham acesso às informações necessárias.

4. TRELLO

O Trello é usado na gestão de processos como uma ferramenta visual de

organização de tarefas. Os processos podem ser divididos em quadros, listas e cartões,
representando as etapas do processo e as tarefas a serem concluídas. Os membros da
equipe podem colaborar em tempo real, adicionar comentários e anexar arquivos
relevantes aos cartões. Isso ajuda na coordenação das atividades, no acompanhamento do
progresso e na atribuição de responsabilidades dentro do processo.

5. JIRA

O Jira é especialmente utilizado na gestão de processos de desenvolvimento de

software e TI. Ele permite que as equipes criem e gerenciem tarefas, definam sprints,
rastreiem o progresso e resolvam problemas. Os processos podem ser representados como
projetos no Jira, com histórias de usuário ou tarefas que compõem o processo. Os
membros da equipe podem colaborar em cada tarefa, adicionando comentários, anexando
arquivos e registrando o tempo gasto. Isso facilita a coordenação e o acompanhamento
das atividades, bem como a identificação de possíveis gargalos ou obstáculos.

7
2.5 VANTAGENS E DESVANTAGENS DO GROUPWARE

O uso do Groupware oferece uma série de vantagens para a gestão de processos.

No entanto, também é importante considerar algumas possíveis desvantagens. Vamos
explorar esses aspectos a seguir:

Vantagens

1. Colaboração eficiente: O Groupware promove a colaboração entre os membros

da equipe, permitindo que trabalhem juntos em projetos e tarefas de forma mais eficiente.
Através do compartilhamento de documentos, comunicação em tempo real e
agendamento de tarefas, os membros da equipe podem colaborar de maneira mais
integrada, trocando informações e ideias de forma rápida e eficaz.

2. Aumento da produtividade: Ao centralizar as informações, documentos e

atividades em uma plataforma única, o Groupware ajuda a eliminar redundâncias, evitar
erros e melhorar a eficiência operacional. Com acesso fácil aos recursos necessários e a
capacidade de trabalhar simultaneamente em documentos compartilhados, os membros
da equipe podem realizar suas tarefas de forma mais produtiva e com maior qualidade.

3. Comunicação facilitada: As ferramentas de Groupware oferecem recursos de

comunicação em tempo real, como bate-papo e videoconferências, que permitem uma
interação instantânea entre os membros da equipe, independentemente de sua localização
geográfica. Isso agiliza a comunicação, reduzindo a dependência de e-mails e garantindo
uma resposta mais rápida às questões e desafios que surgem durante os processos.

4. Melhoria na coordenação e no acompanhamento: O Groupware fornece

recursos para a coordenação e acompanhamento das atividades, como calendários,
agendamento de tarefas e notificações. Isso ajuda a garantir que todos estejam alinhados
em relação aos prazos, responsabilidades e progresso do trabalho. A visibilidade e
transparência proporcionadas pelo Groupware permitem que os gestores monitorem o
status das atividades, identifiquem gargalos e tomem ações corretivas, se necessário.

5. Acesso remoto e flexibilidade: Uma vantagem significativa do Groupware é a

possibilidade de acesso remoto, permitindo que os membros da equipe acessem as
informações e trabalhem nos projetos de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso
facilita o trabalho remoto, a colaboração com equipes distribuídas geograficamente e a
adaptação a horários flexíveis de trabalho.

8
Desvantagens

1. Curva de aprendizado: A adoção de ferramentas de Groupware pode exigir um

período de adaptação e aprendizado para os membros da equipe, especialmente se eles
não estiverem familiarizados com as funcionalidades e recursos da plataforma. Isso pode
resultar em uma curva de aprendizado inicial e possíveis resistências à mudança por parte
dos usuários.

2. Dependência de tecnologia: O uso do Groupware está sujeito a possíveis

problemas técnicos, como interrupções no serviço, falhas de conexão à internet ou
questões de compatibilidade com diferentes dispositivos. Essas interrupções podem
impactar a produtividade da equipe e exigir soluções rápidas para minimizar o impacto.

3. Questões de segurança e privacidade: As ferramentas de Groupware lidam com

informações sensíveis da equipe e da organização. Portanto, é essencial garantir que os
recursos de segurança, como autenticação de usuário, criptografia de dados e controle de
acesso, estejam adequadamente implementados para proteger as informações contra
acesso não autorizado.

4. Sobrecarga de informações: Com a facilidade de comunicação e

compartilhamento de documentos, pode haver uma sobrecarga de informações para os
membros da equipe. Isso pode levar a dificuldades na organização, localização e
priorização das informações relevantes, afetando a eficiência e a tomada de decisões.

5. Necessidade de manutenção e atualização: As ferramentas de Groupware

requerem manutenção regular e atualizações para garantir um desempenho adequado e a
disponibilidade de recursos avançados. Isso pode exigir investimentos em termos de
tempo, recursos e treinamento para manter as ferramentas atualizadas e funcionando
corretamente.

É importante considerar essas vantagens e desvantagens ao implementar o

Groupware em uma organização. Cada contexto organizacional é único, e é fundamental
avaliar as necessidades da equipe, a cultura organizacional e os recursos disponíveis antes
de tomar uma decisão sobre a adoção de ferramentas de Groupware.

9
4 CONCLUSÃO

Concluindo, o Groupware, desempenha um papel crucial ao facilitar a colaboração, a

comunicação e a coordenação entre os membros de uma equipe. Ao adotar ferramentas
de Groupware, as organizações podem melhorar a eficiência operacional, aumentar a
produtividade e promover a colaboração em tempo real, independentemente da
localização geográfica dos membros da equipe.

As funcionalidades do Groupware, como comunicação em tempo real,

compartilhamento de documentos, calendários e agendamento de tarefas, notificações e
acesso remoto, permitem que os membros da equipe trabalhem de forma integrada,
troquem informações instantaneamente e acompanhem o progresso das atividades de
maneira eficiente. Isso resulta em processos mais ágeis, tomadas de decisão mais
informadas e uma maior capacidade de adaptação às demandas e desafios do mercado.

No entanto, é importante considerar as possíveis desvantagens, como a curva de

aprendizado inicial, questões de segurança e privacidade, dependência de tecnologia,
sobrecarga de informações e a necessidade de manutenção e atualização contínuas. Esses
desafios podem ser superados por meio de um planejamento adequado, treinamento dos
usuários, adoção de medidas de segurança robustas e investimentos regulares na
manutenção das ferramentas de Groupware.

Em suma, o Groupware é uma solução poderosa para otimizar a gestão de processos,

permitindo uma colaboração eficiente, comunicação transparente e coordenação eficaz
entre os membros da equipe. Ao implementar e utilizar adequadamente as
funcionalidades do Groupware, as organizações podem impulsionar sua produtividade,
melhorar a qualidade do trabalho e se manter competitivas em um ambiente de negócios
em constante evolução.

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5 REFERÊNCIAS

https://4linux.com.br/o-que-e-groupware/
Collaborative software - Wikipedia. (n.d.). Retrieved from
https://en.wikipedia.org/wiki/Collaborative_software
Uy, M. (2021, June 10). What Is Groupware? Lifewire. Retrieved from
https://www.lifewire.com/what-is-groupware-2377429
Lawton, G. (2022, April 27). 6 top business process management benefits,
advantages. TechTarget. Retrieved from https://www.techtarget.com/searchcio/tip/6-top-
business-process-management-benefits-advantages
Banger, E. R. S. (2022, December 29). What is Groupware? Definition, Types, &
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https://digitalthinkerhelp.com/what-is-groupware-definition-types-examples-
applications-benefits/
Indeed Editorial Team. (2022, June 24). A Definitive Guide to Groupware (With
Types and Tips). Indeed.com. Retrieved from https://www.indeed.com/career-
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Gliffy by Perforce. (n.d.). What is Groupware? Retrieved from
https://www.gliffy.com/blog/groupware

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