MANUAL DE FORMAÇÃO

UFCD: 0755 – Processador de Texto –

funcionalidades avançadas
ÍNDICE

Objetivos
Benefícios e Condições de Utilização
1 Separador Referências
1.1 Índice
1.2 Notas de Rodapé
1.3 Citações e Bibliografia
1.3.1 Inserir Citação
1.3.2 Gerir Fontes
1.3.3 Criar uma bibliografia
1.4 Legendas
1.4.1 Inserir Legenda
1.4.2 Inserir Índice de Ilustrações
1.4.3 Referência Cruzada
1.4.4 Índice Remissivo
2 Separador Mailings
2.1 Criar
2.2 Impressão em Série
3 Separador Rever
4 Separador Ver
5 Macros
5.1 Mostrar o separador Programador
5.2 Utilizar a gravação de macro
6 Formulários
6.1 Criar um formulário
6.2 Adicionar proteção ao formulário
Bibliografia
Figura 1 – Separador Referências
Figura 2 – Grupo Estilos
Figura 3 – Inserir Índice 6

Figura 4 – Grupo Notas de Rodapé

Figura 5 – Grupo Citações e Bibliografia
Figura 6 – Grupo Legendas
Figura 7 – Caixa de Diálogo Legenda
Figura 8 – Caixa de Diálogo Índice de Ilustrações
Figura 9 – Caixa de Diálogo Marcar entrada de índice remissivo
Figura 10 – Caixa de diálogo Índice remissivo
Figura 11 – Separador Mailings
Figura 12 – Caixa de Diálogo Envelopes e etiquetas
Figura 13 – Caixa de diálogo Etiquetas
Figura 14 – Exemplo de marcadores de posição substituídos pelos nomes
Figura 15 – Da base de dados para o documento Word
Figura 16 – Separador Rever
Figura 17 – Separador Ver
Figura 18 – Grupo Controlos
Figura 19 – Proteger documento
Índice Figuras
OBJETIVOS GERAIS

 Automatizar tarefas de ação e elaboração de documentos

 Reconhece e utiliza Modelos e assistentes
 Reconhece e utiliza impressão em série
 Utiliza Formulários
 Utiliza Marcos

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Criar e utilizar modelos

 Alterar o modelo normal

 Criar documentos através da impressão em série

 Criar e preencher formulários

 Criar macros

 Gravar macros

 Executar macros

BENEFÍCIOS E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO

Este manual é um apoio ao módulo “Manual de Processador de Texto – Funcionalidade

Avançadas”, nele estão incluídas as matérias que serão abordadas ao longo das aulas.
No manual podemos encontrar soluções para automatizar tarefas de edição e elaboração de
documentos no Word. O processador de texto Microsoft Word permite criar atraentes
documentos, tais como, cartas, faxes, relatórios e incluir gráficos, organigramas, tabelas e
imagens com um elevado grau de facilidade e rapidez. O processador de texto permite
também a criação de mailings, formulários, … o Word é a solução ideal para redigir toos os
tipos de documentos.
1 Separador Referências
O separador Referências é constituído pelos grupos: Índice, Notas de Rodapé, Citações e
Bibliografia, Legendas e Índice Remissivo.

Figura 1 – Separador Referências

1.1 Índice
Os índices são criados escolhendo os estilos dos títulos - por exemplo, Título 1, Título 2 e
Título 3 - que pretende incluir no índice. O Word procura os títulos que correspondem ao
estilo escolhido, formata e avança a entrada de texto de acordo com o estilo de título e, em
seguida, insere o índice no documento.
O Word 2007 fornece uma galeria com vários estilos de índice que pode selecionar. Marque
as entradas de índice e, em seguida, clique no estilo de índice que pretende na galeria de
opções. O Word 2007 cria automaticamente o índice a partir dos títulos que marcou.

Marcar entradas utilizando estilos de título incorporados

1. Selecione o título o que pretende aplicar um estilo de título.
2. No separador Base, no grupo Estilos, clique no estilo que pretende.

Figura 2: Grupo Estilos

Por exemplo, se tiver selecionado texto ao qual pretende aplicar um estilo de título principal,
clique no estilo com o nome Título 1 na galeria de Estilos Rápidos.
NOTAS:
> Se não for apresentado o estilo que pretende, clique na seta para expandir a galeria
de Estilos Rápidos.
> Se o estilo que pretende não for apresentado na galeria de Estilos Rápidos, prima
CTRL+SHIFT+S para abrir o painel de tarefas Aplicar Estilos. Em Estilo, clique no estilo
que pretende.
Criar um índice
Depois de marcar as entradas para o índice, está pronto a criá-lo.
Utilize este procedimento se tiver criado um documento utilizando estilos de título.
1. Clique no local em que pretende inserir o índice, normalmente no início de um
documento.
2. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Índice e, em seguida, clique
no estilo de índice pretendido.

Figura 3 – Inserir Índice

NOTA: Para mais opções, clique em Inserir Índice para abrir a caixa de diálogo Índice.

Atualizar o índice
Se tiver adicionado ou removido títulos ou outras entradas do índice no documento, pode
atualizar rapidamente o índice.
1. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Atualizar Índice.
2. Clique em Atualizar só os números de página ou em Atualizar todo o índice.

Eliminar um índice
1. No separador Referências, no grupo Índice, clique em Índice.
2. Clique em Remover Índice.

1.2 Notas de Rodapé

Este grupo permite-lhe adicionar notas de rodapé ao documento. As notas de rodapé são
renumeradas automaticamente à medida que move o texto no documento.

Figura 4 – Grupo Notas de Rodapé

1.3 Citações e Bibliografia
Uma bibliografia é uma lista de fontes, normalmente colocada no fim de um documento, que
consultou ou citou na criação de um documento. No Word 2007, é possível gerar
automaticamente uma bibliografia com base nas informações das fontes que forneceu para
o documento.
Sempre que cria uma nova fonte, as respetivas informações são guardadas no computador,
para que possa localizar e utilizar qualquer fonte que tenha criado.

Figura 5 – Grupo Citações e Bibliografia

1.3.1 Inserir Citação

Quando adiciona uma nova citação a um documento, cria também uma nova fonte que
aparecerá na bibliografia.
1. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique na seta junto a
Estilo.
2. Clique no estilo que pretende utilizar para a citação e fonte.
3. Por exemplo, normalmente, os documentos de ciências sociais utilizam os estilos
MLA ou APA para citações e fontes.
4. Clique no final de uma frase ou expressão que pretende citar.
5. No separador Referências, do grupo Citações e Bibliografia, clique em Inserir
Citação.
6. Execute um dos seguintes procedimentos:
> Para adicionar as informações da fonte, clique em Adicionar Nova Fonte.
> Para adicionar um marcador de posição, de forma a poder criar uma citação e
preencher as informações da fonte posteriormente, clique em Adicionar
novo marcador de posição. Aparece um ponto de interrogação junto às
fontes com marcador de posição no Gestor de Fontes.
7. Comece a preencher as informações da fonte clicando na seta junto a
Tipo de fonte.
8. Por exemplo, a fonte poderá ser um livro, um relatório ou um Web site.
9. Preencha as informações da bibliografia para a fonte.
10. Para adicionar mais informações sobre uma fonte, clique na caixa de verificação
Mostrar Todos os Campos de Bibliografia.
1.3.2 Gerir Fontes
A lista de fontes consultadas ou citadas pode tornar-se bastante extensa. Por vezes, é
necessário procurar uma fonte citada noutro documento utilizando o comando Gerir Fontes.

1. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em Gerir

Fontes.
Se abrir um novo documento que ainda contém citações, todas as fontes que utilizou em
documentos anteriores aparecem em Lista Principal.
Se abrir um documento que inclui citações, as fontes dessas citações aparecem em Lista
Atual e todas as fontes que citou, em documentos anteriores ou no documento atual,
aparecem em Lista Principal.
2. Para localizar uma fonte específica, execute um dos seguintes procedimentos:
> Na caixa de ordenação, ordene por autor, título, nome do identificador da
citação ou por ano e, em seguida, procure na lista de resultados a fonte que
pretende localizar.
> Na caixa Procurar, escreva o título ou autor da fonte que pretende localizar. A
lista é limitada dinamicamente para corresponder ao termo da procura.

1.3.3 Criar uma bibliografia

Pode criar uma bibliografia em qualquer momento depois de inserir uma ou mais fontes num
documento. Se não tiver todas as informações de que necessita sobre a fonte para criar
uma citação completa, pode utilizar uma citação do marcador de posição e, em seguida,
preencher as informações da fonte posteriormente.

NOTA: As citações de marcador de posição não aparecem na bibliografia. 1. Clique no local

em que pretende inserir uma bibliografia, normalmente no fim de um documento.

2. No separador Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em

Bibliografia.
3. Clique num formato de bibliografia pré-criado para inserir a bibliografia no
documento.

1.4 Legendas
O grupo Legendas, do Separador Referências, permite inserir Legendas à figuras, tabelas,
equações, etc. Permite também inserir o Índice de Ilustrações e inserir referências cruzadas.
 Figura 6 – Grupo Legendas

1.4.1 Inserir Legenda

Adiciona uma legenda a um objeto. Uma legenda é uma linha de texto que aparece por
baixo de um objeto para o descrever. Após inserir legendas nos diversos objetos que tem no
seu documento, pode gerar o Índice das mesmas de forma automática, através do Inserir
Índice de Ilustrações, do Grupo Legendas, do Separador Referências.
Procedimentos:
1. Seleciona o objeto a legendar
2. Clica em Inserir Legenda Na caixa de diálogo Legenda seleciona o tipo de Legenda
(e.g Ilustração), se não existir o nome de legenda que pretende, pode criar o mesmo
clicando em Novo nome.

Figura 7 – Caixa de Diálogo Legenda

1.4.2 Inserir Índice de Ilustrações

Insere um índice de ilustrações no documento, o mesmo incluí uma lista com todas as
ilustrações, tabelas ou equações no documento.

Figura 8 – Caixa de Diálogo Índice de Ilustrações

1.4.3 Referência Cruzada
Permite fazer referência a itens como títulos, números e tabelas inserindo uma referência
cruzada.
As referências cruzadas são automaticamente atualizadas se o conteúdo for movido para
outra localização. Por defeito, as referências cruzadas são inseridas como hiperligações.

1.4.4 Índice Remissivo

O índice remissivo consiste numa listagem alfabética de palavras/expressões existentes no
documento e da indicação do número(s) de página(s) em que constam. Este tipo de índice
é, habitualmente, colocado no final do documento.
Para construir um índice remissivo, é necessário selecionar, previamente, as expressões
que se pretende incluir no mesmo.
Para tal, é necessário aceder ao comando Marcar Entrada, do Grupo Índice Remissivo, do
separador Referência.
Essa ação fará surgir a caixa de diálogo da figura seguinte. As expressões colocadas em
Entrada principal, podem ser consideradas como as entradas de Título1, ou primeiro nível,
existentes nos índices de conteúdos. As palavras colocadas em Entrada secundária
correspondem, em termos de nível no índice, a um nível de tipo Titulo2.

Figura 9 – Caixa de Diálogo Marcar entrada de índice remissivo

Para inserir o índice remissivo, acede ao comando Inserir Índice Remissivo, do grupo Índice
Remissivo, do separador Referências e surge-lhe a caixa de diálogo da figura 10.
 Figura 10 – Caixa de diálogo Índice remissivo
2 Mailings

O separador Mailings é constituído pelos grupos: Criar, Iniciar Impressão em Série,

Escrever e Inserir Campos, Pré-visualizar Resultados e Concluir.

Figura 11 – Separador Mailings

2.1 Criar
No grupo criar é possível criar envelopes e Etiquetas, conforme se pode ver nas figuras 12 e
13.

Figura 12 – Caixa de Diálogo Envelopes e etiquetas

Figura 13 – Caixa de diálogo Etiquetas

2.2 Impressão em Série
Impressão em série é criar um documento que contém as informações iguais em cada cópia
e adicionar alguns marcadores de posição para as informações que são exclusivas de cada
cópia. A utilidade é quando se pretende enviar uma carta ou e-mail para um conjunto de
clientes, amigos, alunos, funcionários, entre outros, com uma mensagem que é igual
(standard) para todos

Elementos de uma impressão em série

Documento principal com o qual começa

Informações, tais como nomes e

endereços, que pretende intercalar no
documento principal para criar um
conjunto de documentos exclusivos
(informações armazenadas numa
base de dados)

O conjunto concluído de documentos

Documento principal

Marcadores de posição para

informações exclusivas. (e.g. bloco de
endereços e nome)
Informações que são idênticas em
cada cópia, tal como o corpo do texto
principal

Informações exclusivas

Quando se efetua a intercalação, é criado um novo documento para cada conjunto de

informações exclusivas. As informações exclusivas substituem os marcadores de posição
que foi adicionado ao documento principal

Figura 14: Exemplo de marcadores de posição substituídos pelos nomes

Ficheiro de dados
Quando as informações exclusivas estão organizadas num ficheiro de dados (e.g. base de
dados), pode-se controlar o sítio onde partes específicas de informações irão aparecer num
documento de impressão em série
 Figura 15: Da base de dados para o documento Word

Iniciar impressão em série

1. Antes de iniciar a impressão em série, trate de formatar o documento em que pretende
utilizar a impressão em série ao seu gosto e de uma forma definitiva;
2. Agora temos duas opções: ou já possuímos uma lista com os dados que pretendemos
incluir no documento, ou temos de criar uma nova. Comecemos pela segunda hipótese;
3. Criar uma lista de dados nova:
3.1. Clique no separador Mailings;
3.2. Clique no botão “Iniciar impressão em série”
3.3. Escolha “Assistente de Impressão em série”
3.4. Na zona onde está escrito “Passo 1 de 6” clique em cima de Iniciar o
documento
3.5. Escolha “A partir de documento existente”
3.6. Clique em seguinte;
3.7. Clique em “Escrever uma nova lista”

3.8. Clique em criar

3.9. Se deseja aquelas colunas, comece a digitar os dados;
3.10. No entanto se pretende outras colunas (títulos) clique em Personalizar
colunas e escolhas as que necessita, podendo ainda acrescentar outras;
3.11. Clique em OK e comece a introduzir dados, e no fim clique sempre OK
4. Encontrar a lista de dados existentes:
4.1. Escolha Selecionar destinatários e procure essa lista no seu computador;
5. Depois de criado ou encontrado a lista de dados, só tem de posicionar o cursor no ponto
onde quer inserir os dados e clicar “Inserir campo de impressão em série”, no separador
“Mailings”
6. No fim e para verificar se está correto, clique em pré-visualizar resultados e percorra os
diferentes dados com as setas.
3 Separador Rever

O separador Rever é constituído pelos grupos: Verificação, Comentários,

Registo de Alterações, Alterações, Comparar, Proteger.

Figura 16 – Separador Rever

Este separador tem comandos tais como: verificar a Ortografia e Gramática no documento,
colocar comentários ao longo do documento, registar alterações efetuadas no documento,
comparar dois documentos semelhantes e verificar quais a diferenças e permitir proteger o
documento.
4 Separador Ver

O separador Ver é constituído pelos grupos:

Vista de Documento, Mostrar/Ocultar, Zoom, Janela e Macros.

Figura 17 – Separador Ver

O separador ver permite alterar os modos de visualização do documento (Vistas de

Documento), colocar régua no modo de visualização do documento, alterar o zoom de
visualização do documento, alterar o modo de disposição das janelas e criar Macros.
5 Macros

Pode automatizar tarefas utilizadas com frequência através da criação de macros. Uma
macro é uma série de comandos e instruções agrupadas como um único comando para
realizar automaticamente uma tarefa.
As utilizações típicas das macros são:
> Aumentar a velocidade da formatação e edição de rotina
> Combinar múltiplos comandos; por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e
limites específicos e com um número específico de linhas e colunas
> Tornar uma opção de uma caixa de diálogo mais acessível
> Automatizar uma série de tarefas complexas
Pode utilizar a gravação de macro para gravar uma sequência de ações ou pode criar uma
macro de raiz, introduzindo o código Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor.
Para trabalhar com macros no Office Word 2007, é necessário mostrar o separador
Programador.

5.1 Mostrar o separador Programador

Procedimentos para mostrar o separador Programador:

1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em

Opções do Word.
2. Clique em Popular.
3. Em Opções principais para trabalhar com o Word, selecione a caixa de
verificação Mostrar separadora Programador no Friso.

5.2 Utilizar a gravação de macro

Procedimentos para a gravação de uma macro:

1. No separador Programador, no grupo Código, clique em Gravar Macro.

2. Na caixa Nome da macro, escreva um nome para a macro.
3. Na caixa Descrição, escreva a descrição da macro.
4. Efetue um dos seguintes procedimentos:
> Para iniciar a gravação da macro sem atribuir a macro a um botão na Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido ou a uma tecla de atalho, clique em OK.
 > Para atribuir a macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, efetue o seguinte
procedimento: o Clique em Botão.

 Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione o

documento (ou todos os documentos) para o qual pretende adicionar a
macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
 Em Escolher comandos de, clique na macro que está a gravar e, em
seguida, clique em Adicionar.
 Clique em OK para iniciar a gravação da macro.
> Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efetue o seguinte procedimento:
 Clique em Teclado.
 Na caixa Comandos, clique na macro que está a gravar.
 Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequência de teclas que
pretende e, em seguida, clique em Atribuir.
 Clique em Fechar para iniciar a gravação da macro.
 Execute as ações que pretende incluir na macro.
5. Execute as ações que pretende incluir na macro.
6. Para parar de gravar as ações, clique em Terminar a Gravação no grupo Código.

6 Formulários
Partindo de um modelo, é possível adicionar controlos de conteúdo e texto informativo no
Word de modo a criar rápida e facilmente um formulário que possa ser enviado a outras
pessoas para ser preenchido utilizando o Word no seu computador. Num cenário mais
avançado, quaisquer controlos de conteúdo que adicione a um formulário podem ser ligados
a dados.
É também possível criar um formulário partindo de um modelo de exemplo.

NOTA: É possível imprimir um formulário utilizando os controlos de conteúdo no Word, mas

as caixas em torno dos conteúdos de controlo não serão impressas.

6.1 Criar um formulário

Passo 1: Configurar o Word para criar formulários

1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em
Opções do Word.
2. Clique em Popular.
3. Selecione a caixa de verificação Mostrar separador Programador no Friso e, em
seguida, clique em OK.

Passo 2: Abrir um modelo ou um documento em que o formulário será

baseado
1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em
Novo.
2. Em Modelos, clique em Os Meus Modelos.
3. Faça duplo clique em Normal e, em seguida, clique em Modelo ou
Documento em Criar Novo.

4. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em

Guardar Como.
5. Na caixa de diálogo Guardar Como, atribua um nome de ficheiro ao novo modelo ou
documento e clique Guardar.

Passo 3: Adicionar controlos de conteúdo ao formulário

Estruture o formulário esboçando primeiro um esquema ou utilize um formulário existente
como guia. No formulário, pode adicionar controlos de conteúdo, tabelas e outros elementos
de gráficos.
No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estruturação e, em
seguida, clique onde pretende inserir um controlo.

Figura 18: Grupo Controlos

Efetue um dos seguintes procedimentos:

Inserir um controlo de texto onde os utilizadores podem introduzir texto

> No separador Programador, no grupo Controlos, clique no controlo
Rich Text (RTF) ou no controlo Texto .
Inserir uma lista pendente que limite as opções disponíveis às especificadas.
> No separador Programador, no grupo Controlos, clique no controlo Lista Pendente.
> Selecione o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador Programador, no
grupo Controlos, clique em Propriedades.
> Para criar uma lista de escolhas, em Propriedades de Lista Pendente, clique em
Adicionar.
> Escreva uma escolha na caixa Nome a apresentar, como Sim, Não ou Talvez.
> Repita este passo até que todas as escolhas estejam na lista pendente.

Passo 4: Definir ou alterar propriedades para controlos de conteúdo

Cada controlo de conteúdo possui propriedades que pode definir ou alterar. Por exemplo, o
controlo Selecionador de data oferece opções para o formato em que pretende apresentar a
data.
> Clique com o botão direito do rato no controlo de conteúdo que pretende alterar.
> Clique em Propriedades e, em seguida, altere as propriedades pretendidas.

Passo 5: Adicionar texto informativo ao formulário

Texto informativo pode melhorar o uso do formulário que criar e distribuir. Pode alterar o
texto informativo predefinido nos controlos de conteúdo. Para personalizar o texto
informativo predefinido para os utilizadores do formulário, efetue o seguinte procedimento:

1. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de

Estruturação.
2. Clique no controlo de conteúdo em que pretende rever o texto informativo do
marcador de posição.
 3. Edite o texto do marcador de posição e formate-o da maneira pretendida.
4. Se pretender que o controlo de conteúdo desapareça quando alguém escrever
conteúdo próprio de modo a substituir as instruções num controlo de Texto
Formatado ou de Texto, clique em Propriedades no grupo Controlos e, em
seguida, selecione a caixa de verificação Remover controlos de conteúdo
quando for editado conteúdo.
5. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de
Estruturação para desativar a funcionalidade de estruturação e guardar o texto
informativo.

NOTA: Não selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos se pretender
que os utilizadores do formulário substituam o texto informativo pelo seu próprio texto.

6.2 Adicionar proteção ao formulário

É possível proteger controlos de conteúdo individualmente num modelo para ajudar a evitar
que um controlo de conteúdo ou um grupo de controlos em particular seja alterado ou
editado ou é possível ajudar a proteger todos os conteúdos do modelo com uma palavra-
passe.

Proteger partes de um formulário

1. Abra o formulário que pretende proteger.
2. Selecione o controlo de conteúdo ou o grupo de controlos a que pretende restringir
as alterações.
3. Para agrupar vários controlos, selecione os controlos premindo SHIFT e clicando em
cada controlo que pretende agrupar. No separador Programador, no grupo
Controlos, clique em Agrupar e, em seguida, clique em Agrupar.
4. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Propriedades.
5. Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, em Bloqueio, efetue
um dos seguintes procedimentos:
a. Selecione a caixa de verificação O controlo de conteúdo não pode ser
eliminado, que permite que o conteúdo do controlo seja editado mas não
permite que o controlo em si seja eliminado do modelo ou de um documento
que se baseie no modelo.
b. Selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos, que
permite eliminar o controlo mas não permite que o conteúdo no controlo seja
editado.
NOTA: Esta opção não está disponível para todos os controlos.

Proteger todos os conteúdos num formulário

1. Abra o formulário que pretende ajudar a proteger.

2. No separador Programador, no grupo Proteger, clique em
Proteger Documento e, em seguida, clique em Restringir Formação e Edição.

Figura 19: Proteger documento

3. No painel de tarefas Proteger documento, em Restrições de edição, selecione

a caixa de verificação Permitir apenas este tipo de edição no documento.
4. Na lista de restrições de edição, selecione Preenchimento de formulários.
5. Em Iniciar imposição, clique Sim, impor proteção.
6. Para atribuir uma palavra-passe ao documento de modo a que apenas revisores
que saibam a palavra-passe possam remover a proteção, escreva uma palavra-
passe na caixa Introduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida,
confirme a palavra-passe.

BIBILIOGRAFIA

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Manual Prático Microsoft® Word 2007

Sousa, Sérgio e Maria José. Microsoft Office 2007 Para todos nós. FCA, 2007.