Instituto de Formação em Administração Pública e Autárquica da Beira

Módulo – MHR3: Planificação e Controlo

Sistema de Informação de Pessoal – SIP/E-SIP

Amina Isabel

Fernando Chissiua

Gerson Zaina

Inácio Francisco Torres

Paulina Nhundo

Rosa João

Beira

2024
Instituto de Formação em Administração Pública e Autárquica da Beira

Módulo – MHR3: Planificação e Controlo

Sistema de Informação de Pessoal – SIP/E-SIP

Amina Isabel

Fernando Chissiua

Gerson Zaina

Inácio Francisco Torres

Paulina Nhundo

Rosa João

Trabalho científico a ser apresentado no Instituto de

Formação em Administração Pública e Autárquica da
Beira, Cidade da Beira para obtenção de classificação no
Módulo – MHR3: Planificação e Controlo.

Docente: Dra. Ivone Barreto

Beira

2024
 3

Índice

Introdução ........................................................................................................................................ 4

Objectivos ........................................................................................................................................ 4

Procedimentos Metodológicos ........................................................................................................ 4

1. Contextualização do Tema .......................................................................................................... 5

1.1. Conceito de SIP/E-SIP ............................................................................................................. 5

1.2. Exemplos de SIP/E-SIP ............................................................................................................ 6

1.3. Ocorrência do E-SIP ................................................................................................................. 6

1.3.1. Os Ficheiros Centrais ............................................................................................................ 8

1.3.2. Os Ficheiros Descentralizados de Pessoal ............................................................................. 8

1.4. Utilidade do SIP/E-SIP ............................................................................................................. 9

1.5. Importância do SIP/E-SIP ...................................................................................................... 11

Conclusão ...................................................................................................................................... 12

Referências Bibliográficas ............................................................................................................. 13

 4

Introdução

O presente trabalho de pesquisa é um exercício do Módulo – MHR3: Planificação e Controlo,

tem como tema Sistema de Informação de Pessoal – SIP/E-SIP. Como veremos adiante, o SIP foi
criado pelo Decreto 15/98 de 31 de Março, e por este Decreto ter se tornado desajustado, tendo
em conta a dinâmica de funcionamento do aparelho do Estado, através do Decreto n° 54/2007, de
29 de Novembro, o mesmo foi revogado, criando-se o Subsistema Electrónico de Pessoal,
abreviadamente designado E-SIP. Veremos ainda que o E-SIP é um instrumento de apoio à gestão
de recursos humanos. E um dos grandes desafios na gestão de recursos humanos que levou à
concepção deste Sistema Nacional de Gestão de Recursos Humanos, foi a deficiência de
planificação e controlo; as metas e objectivos eram mal definidos, as previsões das necessidades
em recursos humanos, quer em termos de qualidade/quantidade, eram mal estimados.

Objectivos

Geral:

 Analisar o que o SIP/E-SIP.

Específicos:

 Apresentar uma Breve contextualização e definição do SIP/E-SIP;

 Descrever alguns exemplos de SIP/E-SIP;
 Entender sua ocorrência e utilidade;
 Explicar a importância do SIP/E-SIP.

Procedimentos Metodológicos

Para elaboração desse trabalho usou-se o método de Pesquisa Bibliográfico. De acordo com
Marconi & Lakatos (1991) o método de Pesquisa Bibliográfico é desenvolvido essencialmente
por material já elaborado, como Livros e Artigos científicos.
 5

1. Contextualização do Tema

O SIP foi criado pelo Decreto 15/98 de 31 de Março, e por este Decreto ter-se tornado
desajustado, tendo em conta a dinâmica de funcionamento do aparelho do Estado, através do
Decreto n° 54/2007, de 29 de Novembro, o mesmo foi revogado, criando-se o Subsistema
Electrónico de Pessoal, abreviadamente designado E-SIP (Módulo MHR3, 2009, p. 26).

É um instrumento de apoio à gestão de recursos humanos. E um dos grandes desafios na gestão

de recursos humanos que levou à concepção deste Sistema Nacional de Gestão de Recursos
Humanos, foi a deficiência de planificação e controlo; as metas e objectivos eram mal definidos,
as previsões das necessidades em recursos humanos, quer em termos de qualidade/quantidade,
eram mal estimadas, pois não havia um mecanismo de controlo que permitisse acompanhar e
actualizar de forma permanente e sistemática toda a informação sobre os recursos humanos nos
diferentes sectores do Aparelho do Estado (Idem).

No entanto, importa realçar que:

1. A informação constante do E-SIP é partilhada, por via electrónica, pelas entidades que
superintendem as áreas de função pública, das finanças e pelo órgão do controlo da
legalidade dos actos administrativos;

2. Podem aceder aos dados do E-SIP as demais instituições de e serviços do Estado que
nos diversos órgãos centrais, provinciais e distritais são responsáveis pela gestão dos
recursos humanos, de acordo com os níveis de acesso previamente definidos para a
obtenção de informação do sector, órgão ou instituição.

1.1. Conceito de SIP/E-SIP

O Módulo MHR3 (2009, p. 26) diz que, segundo o artigo n° 2, do Decreto n° 54/2007, de 29 de
Novembro, refere que no quadro da gestão estratégica de recursos humanos do Estado, o E-SIP é
uma base de dados centralizada, integrada, informatizada e partilhada que visa manter
actualizada a informação sobre os funcionários e agentes do Estado.
 6

O E-SIP é um instrumento de apoio à gestão de recursos humanos. O E-SIP como instrumento de

gestão de recursos humanos, surge da necessidade de institucionalização de um mecanismo
permanente de controlo da situação dos recursos humanos na administração pública, com a
finalidade de permitir uma gestão correcta e definição de política e estratégias de
desenvolvimento de recursos humanos (Módulo MHR3, 2009, p. 27).

1.2. Exemplos de SIP/E-SIP

De acordo com o Módulo MHR3 (2009, p. 27), todos os funcionários em serviço no Estado,
independentemente do seu vínculo, o que quer dizer, funcionários de nomeação definitiva,
provisória, contratados, funcionários que se encontrem em situação de destacamento ou qualquer
outra forma de ausência temporária devem estar registados no sistema de informação de pessoal,
porque afinal, este é o instrumento que a função pública, os sectores, devem dispor para:

a) Ter a dimensão do seu pessoal, em número e qualidade;’

b) Definir as suas necessidades de pessoal, em número e em qualidade/perfil;

c) Fazer projecções de necessidades de pessoal, em função da idade e tempo de serviço de

pessoal existente;

d) Definir estratégias de enquadramento do pessoal que encontram em situação de ausência

temporária;

e) Programar e fazer movimentações do pessoal (progressões e promoções);

f) Prever o orçamento anual com o pessoal.

1.3. Ocorrência do E-SIP

Portanto, o E-SIP é um instrumento que o gestor tem para conseguir informações organizadas de
forma adequada, e por forma a ter um conhecimento e visão sobre a situação dos seus recursos
humanos – quantos são, quem são, onde estão, e, o que são (Módulo MHR3, 2009).
 7

Porém, muitas vezes, o E-SIP é confundido com o computador, isto é, só é possível implantar o E-
SIP se existir o computador; o que não corresponde a verdade, pois na prática o computador é um
instrumento que facilita, mas não é condição fundamental para a existência do E-SIP. É possível,
sim, ter um E-SIP se, que isso signifique informatização. Pode-se estabelecer um sistema
periódico de recolha e actualização de dados sobre os funcionários, utilizando formulários
simples.

Por exemplo, os dados que vimos, podem ser impressos em fichas individuais a serem
preenchidas pelos funcionários e pelo pessoal de recursos humanos. Esses dados serão
sistematizados em seguida, em formulários próprios, atendendo a quatro questões:

 Quem são? – Nome de cada funcionário/habilitações/idade;

 Quantos são? – Número total, partindo das fichas individuais pode-se obter esse número;

 Onde estão? – Órgão onde está cada funcionário, também é possível a partir da ficha
individual;

 E o que são? – Carreira, ocupação/função de cada funcionário/capacidade profissional.

Com estes dados o gestor de recursos humanos pode produzir um relatório periódico sobre a
situação dos recursos humanos a ser sistematizado numa tabela ou quadro.

Do ponto de vista de ocorrência, o E-SIP está organizado em ficheiros centralizados e

descentralizados.

De acordo com aquele dispositivo que aprova o E-SIP, os ficheiros centralizados estão no
Ministério da Função Pública, porque, como órgão do Governo que superintende a função
publica, é importante que tenha organizada e actualizada toda a informação sobre a situação de
recursos humanos no aparelho do Estado.
 8

1.3.1. Os Ficheiros Centrais

Segundo o Módulo MHR3 (2009), os ficheiros centrais são de dois tipos: ficheiro de pessoal e
ficheiro de serviço.

1. Ficheiro Activo de Pessoal, contendo as seguintes informações:

a) Dados pessoais dos funcionários: Nome; Data e local de nascimento; Sexo; Estado
civil; Número de Bilhete de Identidade, data de emissão e arquivo de identificação;
Habilitações Literárias.

b) Dados profissionais: Data de ingresso na função pública; Situação profissional

anterior a actual; Sector e carreira; Situação profissional actual; Sector, unidade
orgânica; Carreira, forma de provimento (nomeação provisória/definitiva/contrato);
Data de ingresso e do Despacho.

c) Interrupções de actividades: Cessão temporária no sector e na função pública; Saída

definitiva do sector.

2. Ficheiro de serviço, contém informação de cada sector (Ministérios) relativo aos

seguintes aspectos: Identificação; Estrutura orgânica; Quadro de pessoal

1.3.2. Os Ficheiros Descentralizados de Pessoal

Estes deverão estar ao nível de cada órgão central (Ministérios) e provincial (Direcções
Provinciais) do Aparelho do Estado, e devem conter necessariamente os elementos básicos dos
ficheiros centrais. Esta forma de organização tem em vista garantir a compatibilidade entre eles.
 9

Os ficheiros descentralizados devem alimentar os ficheiros centrais (fornecer informação

necessária para a actualização dos dados), o que significa que se estes não tiverem uma boa
organização ou informação diferenciada, será muito trabalhoso proceder a actualização dos
ficheiros centrais.

Os dados do E-SIP deve ser actualizados periodicamente, quer ao nível dos ficheiros centrais,
como dos ficheiros descentralizados, porque a gestão de recursos humanos é um processo
dinâmico: hoje pode-se ter num sector um X número de funcionários e, passado algum tempo
esse número pode vir a reduzir ou aumentar: o E-SIP não pode ficar atrás, deve acompanhar essas
mudanças todas, logo, “o E-SIP é também dinâmico”.

1.4. Utilidade do SIP/E-SIP

No tocante a utilidade, o E-SIP tem em vista os seguintes objectivos:

1. Recolher, tratar e divulgar os dados sobre o pessoal, quer em termos nominais, quer
estatísticos;

2. Recolher, tratar e divulgar indicadores de gestão sobre a Função Pública que permitam:

a) Estudar e definir medidas globais de gestão de recursos humanos na função

pública;

b) Analisar as necessidades de desenvolvimento de recursos humanos nos diferentes

órgãos e na função pública em geral.

De acordo com o Módulo MHR3 (2009), o E-SIP também pode ajudar em seguintes situações:

 O E-SIP e a Planificação: fornece a lista nominal de todos os funcionários do sector por

carreira, unidade orgânica a que pertence o funcionário, idade e seu respectivo tempo de
serviço, dados importantes para apoiar a tarefa de planificação.
 10

 O E-SIP e o Quadro de Pessoal: emitir periodicamente listas de pessoal por unidade é

uma forma de administrar o quadro de pessoal, por isso, cada gestor deve utilizar as listas
da sua unidade para avaliar a dimensão do pessoal que está sob sua responsabilidade, se é
o pessoal certo para satisfazer os objectivos e metas da sua unidade; o dirigente deve usar
essas listas para identificar os funcionários mais antigos e os mais novos no serviço, o que
lhe vai ajudar na distribuição de tarefas e no processo de monitoramento.

 O E-SIP e o Recrutamento e Selecção: uma das principais tarefas do recrutamento é a

identificação do número de vagas a preencher, por carreira, no quadro de pessoal e o
número de pessoas a movimentar em cada carreira, por via de progressão e promoção, a
esses números é necessário acrescentar as previsões de lugares a estarem vagos pelas
aposentações.

 O E-SIP e a Formação: a informação do E-SIP permite visualizar o perfil das pessoas

que trabalham numa instituição ou unidade orgânica e analisar se satisfaz os objectivos e
metas definidas. Uma análise a partir da qual se pode determinar quem são as pessoas que
precisam de ser formadas ou treinadas, em que áreas e, até certo ponto, que
modalidades/técnicas podem ser utilizadas.

 O E-SIP e o Orçamento: o E-SIP tem um contributo importante, porque fornece a

informação sobre o pessoal a movimentar, que tipo de movimentações (progressão ou
promoção) e em que carreiras, dados que vão permitir calcular o seu impacto orçamental e
fazer a respectiva previsão.
 11

1.5. Importância do SIP/E-SIP

Como instrumento de apoio à Gestão de Recursos Humanos, o Sistema Electrónico de

Informação Pessoal, criado no âmbito do Sistema Nacional de gestão de Recursos Humanos é
uma importante fonte de informação sobre o funcionamento do Aparelho do Estado, tem
múltiplas aplicações e pode apoiar as várias vertentes da gestão dos recursos humanos:
planificação e controlo, recrutamento, formação, política salarial.

No geral, o Sistema Electrónico de Informação Pessoal, E-SIP, é um instrumento fundamental

para a planificação e gestão no aparelho do Estado cuja principal importância é cadastrar,
planificar algo sobre o quadro de pessoal de que dispõe o aparelho do Estado, no que concerne a
todas as áreas, como é o exemplo, as de recrutamento, selecção, formação, orçamento, carreiras,
remunerações, etc.
 12

Conclusão

Terminado o presente trabalho conclui-se que, segundo o artigo n° 2, do Decreto n° 54/2007, de

29 de Novembro, refere que no quadro da gestão estratégica de recursos humanos do Estado, o E-
SIP é uma base de dados centralizada, integrada, informatizada e partilhada que visa manter
actualizada a informação sobre os funcionários e agentes do Estado. O E-SIP é um instrumento de
apoio à gestão de recursos humanos. O E-SIP como instrumento de gestão de recursos humanos,
surge da necessidade de institucionalização de um mecanismo permanente de controlo da
situação dos recursos humanos na administração pública, com a finalidade de permitir uma
gestão correcta e definição de política e estratégias de desenvolvimento de recursos humanos

Foi possível concluir ainda que, todos os funcionários em serviço no Estado, independentemente
do seu vínculo, o que quer dizer, funcionários de nomeação definitiva, provisória, contratados,
funcionários que se encontrem em situação de destacamento ou qualquer outra forma de ausência
temporária devem estar registados no sistema de informação de pessoal, porque afinal, este é o
instrumento que a função pública, os sectores, devem dispor para: Ter a dimensão do seu pessoal,
em número e qualidade; Definir as suas necessidades de pessoal, em número e em
qualidade/perfil; Fazer projecções de necessidades de pessoal, em função da idade e tempo de
serviço de pessoal existente; Definir estratégias de enquadramento do pessoal que encontram em
situação de ausência temporária; Programar e fazer movimentações do pessoal (progressões e
promoções); Prever o orçamento anual com o pessoal.

Como instrumento de apoio à Gestão de Recursos Humanos, o Sistema Electrónico de

Informação Pessoal, criado no âmbito do Sistema Nacional de gestão de Recursos Humanos é
uma importante fonte de informação sobre o funcionamento do Aparelho do Estado, tem
múltiplas aplicações e pode apoiar as várias vertentes da gestão dos recursos humanos:
planificação e controlo, recrutamento, formação, política salarial. No geral, o Sistema Electrónico
de Informação Pessoal, E-SIP, é um instrumento fundamental para a planificação e gestão no
aparelho do Estado cuja principal importância é cadastrar, planificar algo sobre o quadro de
pessoal de que dispõe o aparelho do Estado, no que concerne a todas as áreas, como é o exemplo,
as de recrutamento, selecção, formação, orçamento, carreiras, remunerações, etc.
 13

Referências Bibliográficas

Marconi & Lakatos, Maria de Andrade, Eva Maria. (1991). Metodologia Científica. 2ª Ed.
Ática. São Paulo.

Módulo MHR3. (2009). Planificação e Controlo. SIFAP. Ministério da Função Pública.

Direcção Nacional de Gestão Estratégica de Recursos Humanos do Estado. Moçambique.