Conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de

cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal

e eficiente.

Uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os

elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a
formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades
e especificações dos requisitos de um cargo na organização.

Como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma
vez terminado pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um
método eficiente para elaboração da descrição de cargos, que deve ser o
mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da sua
empresa.

Tradicionalmente utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo

que muitas vezes costuma-se fazer uma combinação entre eles.

Observação local
Método básico que é utilizado principalmente para descrição de cargos
que tenham tarefas envolvendo operações manuais ou tarefas simples e
repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem
ser descritas e especificadas a partir da simples observação da
pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo
operacional. Tem como principal vantagem a melhor compreensão dos
objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos, porém sua
maior desvantagem está no método moroso que encarece o processo de
coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a
descrição.
Questionário
Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais.
Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para
preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes
da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos
objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu
verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido
para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido
e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta
de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargos, o que
geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.

Entrevista
É o método mais amplamente utilizado no qual, para a obtenção dos
dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente
estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações
essenciais sobre o cargo. Para que este método funcione bem é
necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem
deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas
maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que
gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado
custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem
preparados.

1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e

agendamento da entrevista

Devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será

entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o
contexto do cargo. Muitas vezes é a própria liderança quem será
entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição de
cargos.

Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se

sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o
entrevistado se prepare, pensando nas tarefas que desempenha e em
suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja realizada no
local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade e
permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista

Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima

agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para
isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se
ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.

É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é

necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na
organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas
serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo, a qual,
posteriormente, poderá ser criticada por ele.

3ª Etapa – Análise das atividades do cargo

Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo,

sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao
entrevistado que liste suas tarefas.

Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma

possível lista de atividades:
  Arquivar documentos
 Digitar cartas
 Redigir memorandos rotineiros
 Redigir cartas em inglês

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são
realizadas as atividades.

Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:

 Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem

cronológica.
 Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de
texto no computador.
 Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já
expedidos.
 Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português
escritos pelo superior.

Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à
entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste
exemplo o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de
cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você
arquiva documentos?”. A resposta natural seria “Para manter o arquivo
organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os
dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao “que é
feito”, “como é feito” e “por que é feito” (quando necessário).

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a

entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem
descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de
atuação.

 Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?

 Quais são as principais atividades que você executa,
supervisiona ou controla?
  Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e
procedimentos para sua área?
 Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua
equipe?
 Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
 Quais os principais desafios do seu cargo?
 Qual a autonomia do seu cargo?

4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração

da descrição

O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados

será elaborada a descrição de cargos e que, se necessário, ele retornará
para esclarecer eventuais dúvidas.

Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das

atividades do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para
críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria
liderança do cargo descrito.

Como um sistema de RH pode ajudá-lo

com este processo?
Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a
conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter
todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos
elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes
documentos com segurança através de um portal.

Um software especializado incorporará um processo de workflow para a

criação e revisão da descrição de cargos com um formulário online e o
controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se
chegar até ao detalhamento cargo a cargo.

Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de

descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para
descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma
descrição de cargos.

Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e

organização em seu processo!