EVOLUTIME PROFISSÕES

CURSO DE ROTINAS
ADMINISTRATIVAS

SECRETARIAD
O
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Visão geral
O profissional de
secretariado exerce uma
função fundamental no
assessoramento das
rotinas de uma empresa.
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Quais as tarefas de um secretário?

1 Organizar agendas de tarefas de 3 Organizar pequenos eventos e

seus superiores, preparar as reuniões, ou ainda as viagens de
assembleias (reuniões), receber e negócios.
recepcionar as visitas.

2 Atender ao telefone, efetuar 4 Arquivar documentos, coordenar

chamadas, checar e responder os pagamentos e as cobranças.
mensagens eletrônicas e
correspondências.
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Funções x Tarefas

FUNÇÕE
TAREFAS
S
descrição sintética
Recepcionar e atender clientes e Controlar e anotar a entrada e
colaboradores, anunciar e controlar saída de pessoas e mercadorias,
a entrada e saída de pessoas na
empresa.
FUNÇÕES
recepcionar e dar informações às
pessoas que procuram a empresa,
agendar visitas e reuniões, receber
documentos e encomendas.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

● Comportamento organizacional;
● Comunicação e linguagem técnica;
● Técnica de voz (volume, velocidade e tom)
● Políticas e procedimentos profissionais;
● Sigilo profissional;
● Atendimento ao público e gestão de crises;
● Comunicação interpessoal;
● Redação e arquivamento de documentos.
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Postura profissional

CAPACIDADE | é a habilidade de aprender, receber ou absorver.

ORGANIZAÇÃO | é a habilidade de se organizar e se manter organizado.
PONTUALIDADE | qualidade de ser pontual, exatidão, rigor, propriedade.
ASSIDUIDADE | qualidade de cumprir compromissos, não só com
frequência e regularidade, mas com zelo, comprometimento e dedicação.
MATURIDADE EMOCIONAL | capacidade de controlar suas emoções em
ambientes e situações adversas.
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Para ser um bom profissional...

Não seja arrogante Não seja o puxa-saco

Não exagere nos

Seja sincero
comentários

Seja educado Seja flexível

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Clientes
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Tipos de Clientes

● Clientes internos
● Clientes externos
● Clientes Finais
● Intermediários
● Potenciais
● Perdidos
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Comunicação

Se comunicar é fazer-se
entender e entender
aos outros, de maneira
que todos participem de
uma mesma ideia.
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Elementos da comunicação

MEIO | se a mensagem é escrita, falada ou gestual.

EMISSOR | é quem envia a mensagem.
RECEPTOR | é quem recebe a mensagem.
MENSAGEM | é a comunicação que se quer passar.
RUÍDOS | algo atrapalhando a transmissão da mensagem.
FEEDBACK | é o sinal de que o receptor recebeu a mensagem,
verbal ou não.
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Barreiras na comunicação

● Falta de conhecimento;
● Falta de interesse;
● Preocupações;
● Excesso de intermediários;
● Competição de mensagens;
● Preconceitos.
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Melhorando a comunicação

● Fala

○ Linguagem

● Voz

○ Tom

○ Volume

○ Velocidade
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Aperfeiçoando mais!

● Expressões faciais

● Olhar
Vamos fazer
● Gestos
um teste?
O que você pode
● Postura
concluir sobre imagens a
seguir?
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Agenda

● Compromissos;
● Despesas;
● Atividades;
● Datas e horários;
● Contatos;
● Endereços importantes.
Entre um compromisso e outro. São importantes para
INTERVALOS facilitar a acomodação entre eles, em caso de
imprevistos e atrasos.
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Administração de tempo

O planejamento diário é o
processo de alinhamento das
tarefas importantes criadas
durante o planejamento semanal
com as atividades que aparecem
no dia a dia, que precisam ser
priorizadas.
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DICA

Monte uma rotina de tarefas e execute

todos os dias, por mais difícil que
pareça. Assim, ela se tornará um
hábito.
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Passo a passo do planejamento diário

1 Organize os espaços de trabalho: 3 Cumpra os prazos de entrega de

mesas, papéis soltos, xícaras documentos e correspondências.
esquecidas, materiais de uso
esporádico.

2 Verifique os e-mails, agenda do dia e 4 Repasse a agenda do dia,

pendências do dia anterior. confirmando compromissos,
reuniões e fornecedores.
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Multitarefa x Falta de foco

Planejamento é essencial para:

● não “encavalar” compromissos;
● não deixar “ninguém esperando”;
● não esquecer pagamentos;
● otimizar seu tempo;
● honrar compromissos e prazos.
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Trabalhe com listas

O segredo da boa gestão está na organização de tarefas e
execução; faça tudo que estiver estabelecido nos prazos. Confira
suas pendências, pois elas podem atrapalhar o desenvolvimento
das rotinas. Para facilitar esse processo, você pode utilizar listas:

FOCO | Anote as tarefas diárias de forma clara e direta.

ROTULE | Estabeleça prioridades: URGENTE, IMPORTANTE

e ROTINAS.

CHECK | Assinale as tarefas já cumpridas.

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Redação de documentos
● ATA
Documentos ● CARTA COMERCIAL
mais utilizados ● MEMORANDO
● ATESTADO
● CONVOCAÇÃO
● DECLARAÇÃO
● CIRCULAR
● REQUERIMENTO
● OFÍCIO
● PROCURAÇÃO
● CONTRATO
● RELATÓRIO
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Elementos de documentos empresariais

● Papel timbrado com o logo da empresa
● Título do documento
● Data completa (por extenso)
● Corpo do documento
● Nome, cargo e assinatura do remetente
● Dados da companhia como razão social,
endereço completo, telefone de contato,
site, etc - no rodapé
1 - ATA
▸Resumo escrito dos fatos e decisões de uma
assembleia, sessão ou reunião para um
determinado fim.
MODELO
DE
FORMATAÇÃO ATA Nº XXX
3 espaços (ENTER)
Título da ATA
3 espaços (ENTER)
O texto deve ter
alinhamento
JUSTIFICADO. Aos vinte e dois dias de maio de dois mil e quinze, às vinte
horas, na Escola de Educação profissional Evolutime, na
Galeão Carvalhal, 54 – Gonzaga – Santos – São Paulo,
reuniram-se os coordenadores para discussão do
planejamento mensal e comemorações de final de ano.

Assinaturas
A assinatura aparece no
final do texto.
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Redija a ata da reunião de eleição do Comitê

Acadêmico da escola. Dados:
● 50 alunos compareceram para a votação.
● Candidatos: Maria, José e Tenório.
● Resultado: Maria 30%, José 20% e Tenório
35%. Votos em branco 15%.
2 - CARTA
COMERCIAL
▸É a correspondência
tradicionalmente utilizada pela
indústria e comércio.
MODELO Timbre da empresa

DE
(logotipo, slogan, nome)

5 espaços (ENTER)
FORMATAÇÃO Local e data
3 espaços (ENTER) Alinhamento à
Ref: [assunto da Carta] esquerda
3 espaços (ENTER)
Prezados [destinatário]
Recuo de primeira linha de 3 cm
3 espaços (ENTER)

É com enorme prazer que anuncio o lançamento do novo curso de

informática revisado e atualizado. Envio anexado uma apresentação breve
do material.
O texto deve ter Recuo de primeira linha de 3 cm
alinhamento 3 espaços (ENTER)
JUSTIFICADO. Atenciosamente,
Recuo de primeira linha de 3 cm
3 espaços (ENTER)

Assinatura

Alinhamento à direita
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Elaborar o texto resposta

ao modelo do City Farma,
confirmando o
recebimento do material.
3 - MEMORANDO
▸Documento utilizado para
comunicação entre unidades, divisões
ou setores de uma empresa, por
exemplo.
▸Seu uso é interno.
▸É um meio de comunicação escrito e
inteiramente formal.
MODELO DE Alinhamento
Timbre da empresa
FORMATAÇÃO centralizado
(logotipo, slogan, nome)
3 espaços (ENTER)
MEMORANDO Nº XXX/ANO
De: Alinhamento à
Para: esquerda
Assunto:
2 espaços (ENTER)

Comunico há vaga aberta para auxiliar

O texto deve ter administrativo no departamento financeiro. Os interessados
alinhamento em transferência interna devem preencher o formulário no
JUSTIFICADO, com RH com a Sra. Eliana.
RECUO DE PRIMEIRA
LINHA DE 1 CM 5 espaços (ENTER)
Local e data
3 espaços (ENTER)
Alinhamento
centralizado
Assinatura
Cargo
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Você trabalha no departamento da biblioteca e

precisa elaborar um memorando solicitando ao
departamento financeiro a aquisição de novos
livros para compor o acervo.
Esse será o décimo memorando do ano 2017.
39

4 - ATESTADO
▸Documento firmado por uma pessoa a
favor outra, atestando a verdade a
respeito de determinado fato.
 MODELO
DE Alinhamento
centralizado Timbre da empresa
(logotipo, slogan, nome)
FORMATAÇÃO
3 espaços (ENTER) Alinhamento centralizado
ATESTADO em maiúsculas
3 espaços (ENTER)

O texto deve ter Para fins de direito, atestamos que Paulo José foi aluno
alinhamento deste estabelecimento no curso de Hardware no período de
JUSTIFICADO, com 01/03/2014 a 01/03/2016.
RECUO DE PRIMEIRA 3 espaços (ENTER)
LINHA DE 3 CM Local e data completa
3 espaços (ENTER)

Alinhamento
centralizado
Assinatura
Cargo
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Você é funcionário da empresa Google e trabalha

no departamento administrativo. Redija um
atestado para comprovar Roberto, um estudante
de sua escola, esteve em treinamento no edifício
do Google em São Paulo. Os dados estão abaixo:
Aluno:
Roberto de Souza CPF: 666.666.666-66 RG: 44.123.123-X

Local do treinamento:
Av. Brigadeiro Faria Lima, 3477 - São Paulo
Data: 21/03/2018, das 9h às 18h.
5 - PROCURAÇÃO

▸ A procuração é um documento legal que

transfere a alguém (outorgado) poderes para
agir no nome de outra pessoa (outorgante).
MODELO
DE
FORMATAÇÃO
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Baseado no modelo de procuração de

pessoa Física, crie um documento no
qual é requerido a procuração de pessoa
Jurídica.
 6 - DECLARAÇÃO

▸ DECLARAÇÃO é um documento que se

assemelha ao atestado, mas que não se
deve ser expedido por órgãos públicos.
 MODELO
DE Alinhamento
centralizado Timbre da empresa
(logotipo, slogan, nome)
FORMATAÇÃO
3 espaços (ENTER)
Título: alinhamento
DECLARAÇÃO centralizado em
maiúsculas
3 espaços (ENTER)
O texto deve ter
alinhamento Declaramos que o Sr. João Armando Ferraz pertence
JUSTIFICADO, com ao quadro de funcionários de nossa empresa desde 2 de
RECUO DE PRIMEIRA março de 2023.
LINHA DE 3 CM
3 espaços (ENTER)

Alinhamento à
direita
Data completa
assinatura do declarante
 MODELO
DE
FORMATAÇÃO

Modelo
EXEMPLO

Modelo
EXERCÍCIO

Criar uma declaração de

comparecimento a uma oficina.
A oficina será no dia 29 de fevereiro de 2050 às 23 horas, e terá
como duração 4 horas por dia e 4 dias de duração.
7 - CIRCULAR
▸CIRCULAR é o meio de
correspondência pelo qual alguém se
dirige, ao mesmo tempo, a várias
repartições ou pessoas.
▸É uma correspondência multidirecional,
e por isso não consta destinatário.
 MODELO
DE
FORMATAÇÃO
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Elaborar uma circular para todas as filiais da empresa

Supermercados Capivari, avisando que o contrato de
veiculação das imagens do garoto propaganda Edmar
Junior se encerra dia 30/12/2018.
A circular deve proibir o uso de faixas e banners e já
avisar a todos que equipe de marketing já estão
trabalhando em uma nova campanha.
8 - REQUERIMENTO

▸REQUERIMENTO pode ser considerado como

um documento específico de solicitação e, através
dele, a pessoa física ou jurídica requer algo a que
tem direito (ou pressupõe tê-lo), concedido por lei,
decreto, ato, decisão, etc.
 MODELO
DE 3 espaços (ENTER)
Alinhamento à
Excelentíssimo Senhor,
FORMATAÇÃO esquerda

8 espaços (ENTER)

Parágrafo de texto parágrafo de texto Parágrafo de

O texto deve ter texto parágrafo de texto Parágrafo de texto parágrafo de
alinhamento texto Parágrafo de texto parágrafo de texto Parágrafo de
JUSTIFICADO, com texto parágrafo de texto .
RECUO DE PRIMEIRA 3 espaços (ENTER)
LINHA DE 3 CM Nesses termos pede deferimento.
3 espaços (ENTER)
Data completa
3 espaços (ENTER)
Alinhamento à
direita

Assinatura do requerente
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Criar um requerimento para solicitar a grade

curricular referente ao curso de Análise e
Desenvolvimento de Sistemas de uma
faculdade em sua cidade.
 9 - OFÍCIO
▸ Oficio é uma carta formal destinada a
alguma autoridade pública, empresa ou
mesmo pessoa física, para solicitar,
reivindicar ou comunicar algo.
▸ Seu texto deve ser escrito de maneira
formal e conter argumentos coerentes e
consistentes, de forma a justificar o
pedido.
 MODELO
DE FORMATAÇÃO
EXEMPLO

Modelo
de
Ofício
EXERCÍCIO

Criar um ofício para solicitação de

realização de um evento público aberto
na prefeitura de sua cidade.
O evento acontecerá em 15 de janeiro
de 2022 às 16h, e terá como foco a ação
solidária de doação de sangue coletiva.
 10 - CONTRATO
Contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas
(físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou
anular uma relação de direito. O assunto pode ser:
▸ Compra;
▸ Venda;
▸ Prestação de serviço, etc.
Um contrato de maior complexidade deve ser feito por
um advogado.
 MODELO
DE
FORMATAÇÃO
EXEMPLO
 IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES CONTRATANTES
● Dados do contratante

EXERCÍCIO ● Dados da contratada

DO OBJETO DO CONTRATO (o que está sendo negociado)

DA FESTA
● Sobre a festa (dia, endereço, horário de início e horário de
encerramento)
● Pensar se a contratante atrasar o início o que acontece com a
Elaborar um contrato ●
data de encerramento
Se a contratante deseja ampliar o horário da recreação

simples de prestação ●
●
Quantas crianças participarão da festa
Tema da festa

de serviço de uma
● Existe restrição de brincadeira ou música

DO PREÇO E DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

festa infantil. Lembre- ● Como será o pagamento

se de citar: DA RESCISÃO
● Se a contratante desistir
● Se a contratada desistir

DO FORO
Qual foro fica eleito caso aconteça alguma controvérsia.
 11 - RELATÓRIO
RELATÓRIO é o documento através do qual expõem os resultados de atividades
variadas. Pode ser organizar da seguinte forma:
1. folha de rosto: nome da intuição, título e subtítulo, autor, data
2. índice: lista dos itens que compõem o relatório e suas respectivas páginas
3. introdução
4. desenvolvimento
5. conclusão
6. referências bibliográficas: lista de livros, revistas, sites utilizados
7. anexos: fotos, folders, questionários, convites impressos, etc.
 RELATÓRIO DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Alinhamento à esquerda
MODELO À diretoria

DE FORMATAÇÃO Apresento o relatório de prestação de contas do período de ABRIL/2025 do departamento de

Coordenação com a finalidade de que seja apreciado pelo Vossas Senhorias.

O relatório contém as receitas e despesas, assim como o planejamento para o período seguinte.
TAMANHO DE
PAPEL: A4 1. Introdução

(21x29,7cm) Do orçamento para o período

R$ 1.200,00

MARGENS: 2. Detalhamento de custas e justificativa

superior: 3 cm O anexo 1 mostra a planilha de custos discriminada por item, detalhando datas e justificativa da
aquisição.
(prevendo uma futura Houve um aumento considerável de custas na segunda semana do mês em questão devido Espaçamento entre
paginação) Havendo divergências quanto às contas apresentadas, solicito comunicação e concessão de prazo linhas de 1,5 cm
inferior: 2 cm para avaliação.

direita: 2 cm 3. Conclusão
esquerda:2 cm Os dados foram apresentados de maneira clara e transparente. Renovo votos de elevada estima e
consideração.

Fonte: Tubarão, 25 de maio de 2025.

Arial ou Times New
Roman, tamanho 12. Victor José Lourenço
Gerente de Coordenação
EXEMPLO
EXEMPLO
EXEMPLO
EXERCÍCIO

Criar um relatório de requisição de bolsa

de estudos.
O relatório precisa ter boas justificativa
do porquê você merece a bolsa e pode
conter anexos como notas e carta de
recomendação.
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Arquivo É utilizado para organizar os documentos na empresa. O

objetivo é zelar pela identificação, organização e preservação
dos mais diversos tipos de documentos. Tipos de arquivo:
ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO

ATIVO TRANSITÓRIO MORTO

Documentos
Documentos que são
frequentemente
consultados com menor
consultados, atuais e que
frequência na empresa, porém
se encontram em fase de
ainda sim podem ter que
conclusão.
passar por algum tipo de
conferência.
Documentos com menor
frequência de uso, apenas para
consulta ou referência. A maioria
dos arquivos mortos são
digitalizados para evitar o
desperdício de espaço e estrutura
com documentos muito antigos.
Também chamado de permanente.
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Tipos de estrutura

CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO
descrição sintética

É a reunião de documentos em um Implicará na existência de arquivos

único ambiente ou setor da
empresa, onde são dirigidos para a
classificação por um funcionário
especializado.
setoriais, ou seja, presentes em
FUNÇÕES
cada setor da empresa. É a forma
mais utilizada pelas empresas.
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Métodos de arquivamento

● Método alfabético: documentos

organizados por nome (letra inicial do
sobrenome).
● Numérico: organizado pelo código de
registro do arquivo, seja numeração
cronológica, data ou protocolo.
● Geográfico: documentos organizados
por local (Cidade, Estado, ou País).
● Ideográfico: documentos ordenados
por assunto, conforme ordem
alfabética ou numérica.
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Agradecemos a
participação!