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PROGRAMA 5-S NA
SUA EMPRESA
Métodos de implantação e manutenção de rotinas de
utilização e destarte, organização e padronização,
higiene e limpeza, saúde e segurança e autodisciplina
A Filosofia 5-S
A formação do cidadão exige instrumentos que o
possibilite desenvolver seu próprio potencial humano e
colocar suas forças construtivas à disposição da
sociedade onde vive. De forma muito consistente, a
filosofia 5-S é um instrumento de aprendizagem contínua,
que se baseia em práticas simples que desenvolvem esse
potencial e formam o caráter dos cidadãos, tornando-os
produtivos, criativos e disciplinados.
Com origem no Japão, reúne toda uma cultura milenar que
é passada de geração em geração e que determinou a
reconstrução do país depois da 2ª Guerra Mundial.
Tamanha é a simplicidade, que um de seus idealizadores,
o estudioso da qualidade Haoru Yshikawa, é autor de uma
das frases que melhor definem um programa 5-S: “Vamos
começar varrendo”.
5-S é Transformação
Antes
Depois
Resultados do "Dia D"
Além do rearranjo físico, um DIA D pode ser aplicado
também em situações mais complexas como processos,
falhas, ocorrências indesejáveis e freqüentes como
desperdícios, perdas de produto, atrasos de produção, etc.
Para estes casos, ferramentas de análise de causas e
soluções de problemas devem ser utilizadas. São métodos
que auxiliam da detecção das causas e na proposta de
soluções eficazes e permanentes.
Samantha
Anderson
Lourenço
Fernanda
Edmilson
Claudete
Natanael
Expedito
Rodrigo
Roberto
Simone
Alfredo
Maicon
Márcia
Aliane
Danila
Flávia
Beth
Sara
TLMK
DTEC
MAN
COM
ACA
ACA
SGQ
CRO
ALM
PCP
VEN
BOJ
BOJ
EXP
EXP
TEC
ETI
RH
RH
ALMOXARIFADO 8:00h 1 1
REVISÃO 9:00h 1 1
BENEFICIAMENTO FIOS 10:00h 1 1
BOJO 11:00h 1 1
22/set
da produção x
e padronização
AVALIAÇÃO
organização
e segurança
e descarte
disciplina
utilização
e limpeza
1º senso
2º senso
4º senso
3º senso
5º senso
higiene
saúde
auto-
FOCO DA AUDITORIA
0%
Matérias-primas, materiais em processo, produtos semi-
sensos:
acabados, produtos acabados, 2ª qualidade, resíduos
2 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
Máquinas e equipamentos de produção, extintores de incêndio,
0%
compressores de ar, caldeiras, micro-computadores, telefones,
aparelhos de fax, impressoras, outros equipamentos
O check-list pode se 3
INSTRUMENTOS DE TRABALHO, MATERIAIS DE
CONSUMO E MATERIAIS DE ESCRITÓRIO
0%
Ferramentas, instrumentos de trabalho, materiais de consumo,
adequar às
materiais de escritório, instrumentos de medição (balanças,
termômetros, voltímetros e outros instrumentos...)
4 ÁREAS FÍSICAS E ÁREAS EXTERNAS
Banheiros e vestiários, corredores, acessos e escadas, áreas de
necessidades, ao
0%
circulação, instalação elétrica, informática e hidráulica, móveis,
arquivo morto (área física), portas, janelas, vidros, paredes, tetos
e pisos
5 COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO
0%
informação (clareza, vigência e coerência), arquivos em pastas,
arquivos em rede, arquivos obsoletos e arquivo morto
(documentos), cumprimento de prazos
0%
Uniforme, crachá, EPI, objetos de uso pessoal, pontualidade,
aplicação dos 5 sensos.
para o programa.
Preparando a Auditoria
Os critérios de pontuação são:
Nenhuma ocorrência para o item 9 pontos
Poucas ocorrências para o item 6 pontos
Muitas ocorrências para o item 3 pontos
Péssimas condições 0
Não se aplica para o setor NA
Preparando a Auditoria
Para cada um dos itens auditados é dada
uma pontuação pela aplicação de cada um
dos sensos;
Os resultados da avaliação são muito
visíveis, com cores e mensagens que
identificam o estágio em que o setor se
encontra na aplicação dos 5 sensos.
O % de desempenho atingido é calculado
dividindo-se o total de pontos atingidos
pelo total de pontos possíveis.
Preparando a Auditoria
É importante demonstrar o desempenho do
setor através de indicadores dispostos no
local de trabalho:
Preparando a Auditoria
Pode-se também apresentar um indicador de
evolução do desempenho de cada setor;
100%
80%
60%
40%
20%
0%
auditoria
auditoria
auditoria
auditoria
auditoria
1°
5º
2º
3º
4º
Preparando a Auditoria
Após definir a “forma” da auditoria,
programa, check-list, relatório de
observação, plano de ação, pontuação e
indicadores, reúna a equipe auditora e
repasse todas as orientações necessárias.
Igualmente, oriente os responsáveis pelos
setores a serem auditados. É importante
que não haja dúvidas sobre a metodologia e
os critérios de pontuação.
Realizando a Auditoria
Orientações ao Auditor
Verifique a programação e certifique-se de que poderá
realizar as auditorias planejadas. Caso não seja possível,
informe a coordenação com antecedência;
No dia da auditoria, confirme com o 2º auditor e com o setor
auditado o horário em que a auditoria será realizada;
Leia o relatório da auditoria anterior e o plano de ação, para
se familiarizar com o setor. Leia também o check-list com
atenção. Se possível, faça isso em conjunto com o 2º
auditor.
Dirija-se no horário combinado ao setor a ser auditado,
munido de prancheta, check-list, formulário para relatório e o
plano de ação da auditoria anterior;
Realizando a Auditoria
Orientações ao Auditor
Apresente-se ao responsável pelo setor e solicite alguém
para acompanhar a auditoria. Apresente-se com cortesia,
tornando a auditoria amistosa;
Divida o setor em duas partes, uma para cada auditor.
Desta forma a auditoria é mais rápida;
Ao observar o setor durante a auditoria, tenha sempre em
mente o check-list, de forma a ser objetivo na observação e
evitar apontamentos que não são foco da auditoria;
Registre as observações no relatório, sempre procurando
seguir a ordem:
quanto + o que + como + onde + operador ou responsável
ex.: dois + baldes + obstruindo a entrada + na frente da porta do
laboratório
Realizando a Auditoria
Orientações ao Auditor
Se observar uma irregularidade cuja responsabilidade é de
outro setor, registre-a no relatório informando que setor é
responsável pela ocorrência, inclusive aquelas que já têm
requisição de serviço ou informação sobre a ocorrência;
Se o ambiente observado é de uso comum, identifique quais
setores utilizam tal ambiente. A pontuação, nesses casos,
será direcionada pela Coordenação para o(s) setor(es)
responsável(is).
Identifique a observação com o número do item e do senso
correspondente no check-list.
Finalizando a Auditoria
Orientações ao Auditor
Confirme com o auditado todos os apontamentos antes de
pontuar. Deixe-o argumentar, contudo, tenha a evidência
objetiva do seu apontamento (mostre no local a ocorrência);
Seja objetivo ao apresentar suas observações. Evite
demonstrar opiniões pessoais, repúdio ou graça pela
situação em que se encontra o setor que você está
auditando;
Se desejar dar uma sugestão, solicite ao auditado e registre-
a no relatório;
Mesmo que tenham requisição de serviço, pontue valor 6
para pendências de outros setores. É uma forma de motivar
o responsável pelo setor que faça cumprir as suas
solicitações.
Finalizando a Auditoria
Orientações ao Auditor
Não saia do setor com dúvidas ou deixando alguma
dúvida para trás. Evite ter que retornar ou confirmar
informações após a auditoria terminada;
Ao terminar a auditoria, despeça-se parabenizando
pelo bom desempenho ou dando uma palavra de
motivação para melhoria;
Digite os apontamentos e a pontuação no arquivo
correspondente e entregue o rascunho para a
coordenação o quanto antes possível, não
deixando passar mais que um dia da auditoria.
Sendo Auditado
Orientações ao Auditado
Leia o check-list com atenção. Oriente sua equipe para o
atendimento dos requisitos. Ele foi elaborado de forma a
atender as necessidades da empresa com relação aos
objetivos do Programa 5-S;
Verifique o relatório da auditoria anterior e o plano de ação
proposto. Certifique-se de que todas as ações foram
executadas;
Mantenha uma rotina no setor para atender a cada um dos
itens solicitados;
Verifique periodicamente se a rotina está sendo cumprida;
Antes da auditoria, realize um “Dia D” de arrumação no
setor, seguindo os 5 sensos;
Sendo Auditado
Orientações ao Auditado
Mantenha áreas externas ou itens sob sua responsabilidade
em outras áreas organizadas. Lembre-se que observações
de responsabilidade do seu setor feitas em outras áreas,
serão direcionadas para o seu relatório.
Se há ambientes de uso comum no seu setor, como
banheiros, refeitórios, armários, etc., solicite aos usuários
que também zelem pelo local. Neste caso, se houver
apontamentos, serão direcionados para todos os setores
usuários, por isso é importante identificar quais são os
setores que utilizam essas áreas.
Igualmente, se o seu setor usa ambientes de uso comum
em outras áreas, se houver apontamentos estes serão
direcionados também para o seu relatório;
No dia da auditoria, prepare alguém para acompanhar o
auditor;
Sendo Auditado
Orientações ao Auditado
Receba o auditor com cortesia, tornando a auditoria
amistosa. Lembre-se que a auditoria é uma
atividade voluntária, e que o auditor está dedicando
um tempo do seu trabalho para a melhoria do setor
que está auditando;
Durante a auditoria, deixe o auditor à vontade para
fazer todas as observações que achar necessário;
Peça para ver o relatório antes de ser pontuado.
Caso necessário, argumente com o auditor. Use o
bom senso, se a evidência é objetiva, aceite o
apontamento e utilize-o como ferramenta para
melhoria do seu setor;
Sendo Auditado
Orientações ao Auditado
Não fique com dúvidas e não permita que o auditor saia com
alguma dúvida. Evite que o auditor tenha que voltar ao setor
ou confirmar alguma informação depois da auditoria;
Se contudo achar necessário, o prazo final para qualquer
reivindicação será o mesmo dia da entrega do relatório final.
Nenhuma correção será feita após a divulgação do ranking
dos resultados;
O auditor está orientado a identificar o operador ou
responsável pela área, sala, mesa ou máquina, etc. onde foi
observado o desvio. Desta forma será possível fazer um
ranking interno do setor e identificar os colaboradores mais
atuantes e os que necessitam maior orientação, assim como
gerar um ambiente de competição entre os colaboradores
do setor, motivando a prática dos 5-S.
Respondendo a Auditoria
Orientações ao Auditado
Após receber o relatório com a pontuação, reúna sua equipe
e comente sobre os apontamentos;
Elabore imediatamente um plano de ação para correção das
divergências, e encaminhe-o para a Coordenação.
Monitore com outros setores (manutenção, limpeza, etc)
requisições de serviço pendentes e emita as que forem
necessárias;
PROGRAMA 5-S - 13ª EDIÇÃO
Plano de Ação
SETOR: RESP:
AUDITORES: DATA:
Senso
Item