M.

de Oliveira
 Índice

1. INTRODUÇÃO.......................................................................................................1
2. SENSO DE UTILIZAÇÃO..............................................................................2
3. SENSO DE ORDENAÇÃO....................................................................................3
4. SENSO DE LIMPEZA.....................................................................................4
5. SENSO DE SAÚDE................................................................................................5
6. SENSO DE AUTODISCIPLINA.....................................................................6
7. RESPONSABILIDADES........................................................................................7
8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S.............................................................................8
9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S................................................................9
9.1 Definição dos Setores Piloto................................................................................9
9.2 Mapear Áreas.....................................................................................................10
9.3 Registro do cenário atual...................................................................................12
9.4 Mutirão programa 5S..................................................................................12
9.5 Capacitação dos colaboradores..........................................................................13
10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA..................................................................13
10.1 Auditorias 5S...................................................................................................14
10.2 Formulários......................................................................................................14
10.3 Gerenciador de ações.......................................................................................17
10.4 Notas 5S...........................................................................................................17
10.5 Apresentando os Resultados na empresa.........................................................18
10.6 Reconhecimento..............................................................................................18
11. CONSIDERAÇÕES GERAIS.............................................................................19

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 1. INTRODUÇÃO

Criado no Japão pelo engenheiro Químico, Kaoru Ishikawa, na década de

60, o Programa 5S é uma filosofia de trabalho derivada das cincos palavras de
origem japonesa, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke que foram adaptadas
para o português e representam respectivamente os sensos de: Utilização,
Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina, na qual buscam a mudança
no comportamento e nos hábitos das pessoas.

Como organizar melhor uma empresa? Como combater, de modo eficaz, os

desperdícios de recursos essenciais como tempo, energia e matéria-prima?
Organizar uma empresa e combater os desperdícios são duas das principais
finalidades do Programa 5S, uma metodologia utilizada por diversas empresas no
mundo, como a JBS, Coca-cola, Seara, HP, Boeing, Toyota e etc. No Japão esta
poderosa ferramenta ajudou o país a se recuperar da derrota na II Guerra Mundial e
atualmente é considerada como etapa inicial e como base para a implantação da
Qualidade Total.

Esta metodologia baseada em cinco sensos possibilita desenvolver um

planejamento sistemático, permitindo maior produtividade, segurança, clima
organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da
competitividade organizacional que proporciona maior chance da sobrevivência da
mesma no mercado competitivo. O programa tem como objetivo buscar de forma
simples e constante a transformação cultural da empresa para um ambiente voltado
a Qualidade Total, motivando e engajando todos os envolvidos.

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 2. SENSO DE UTILIZAÇÃO

Seiri é o Senso de Utilização. Analisando os materiais ou os objetos

presentes no ambiente de trabalho, a principal pergunta é: Este item é útil para o
trabalho? Com base nessa questão, devemos classificar e separar os recursos como
útil ou inútil, os não necessários devem ser disponibilizados a quem precisa ou
descartados, com a preocupação de não agredir o meio ambiente. Em outras
palavras é utilizar de forma adequada o que temos disponível (equipamentos,
utensílios, objetos, etc), de acordo com a necessidade, evitando assim excessos e
desperdícios.

O senso de utilização também deve ser aplicado no quesito estrutural, ou

seja, zelar pelas condições estruturais das áreas, equipamentos, máquinas,
mobiliários e evitar os famosos “quebra galhos/gambiarras” visando facilitar as
atividades. E em relação à informação também é possível aplicador o conceito, se a
informação não estiver atualizada, torna-se inútil, ferindo os princípios do senso de
utilização. No conceito comportamental, ter Senso de Utilização é preservar
consigo apenas os sentimentos valiosos como: Determinação, humildade, amor,
amizade, sinceridade, companheirismo e compreensão, descartando aqueles
sentimentos negativos como: Ódio, inveja, raiva e entre outros, o intuito é de criar
atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência no trabalho. Com isso,
teremos como benefícios a diminuição de custos, redução do desperdício,
liberação de espaço e um local de trabalho mais saudável, apresentável e
produtivo.

Exemplos:

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 3. SENSO DE ORDENAÇÃO

Seiton é o senso de ordenação. A premissa básica é colocar os itens de

trabalho ordenados e organizados, de modo que estejam guardados com segurança
e seja fácil localizá-los, sem perder tempo. Os objetos de trabalho de uso diário
devem estar próximos, os locais de guardar materiais devem estar identificados e
organizados, as demarcações e placas de segurança devem estar visíveis e manter
mesas, armários e gavetas organizadas durante e após o uso.

Identificando e ordenando os objetos, equipamentos e informações de

modo que possam ser encontrados e utilizados de forma rápida por todos. No
conceito comportamental, é ainda não misturar suas preferências profissionais
com as pessoais, ordenar é planejar seu dia-a- dia e atividades para garantir um
equilíbrio físico, emocional, intelectual e espiritual.

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 4. SENSO DE LIMPEZA

Seiso é o Senso que remete à ideia de Limpeza. As pessoas que trabalham

em um mesmo ambiente devem ter total consciência da necessidade de manter o
ambiente limpo e organizado, de modo que seja mais seguro, bonito e agradável a
todos. Segundo a metodologia, ambientes assim tendem a estimular a motivação da
equipe e a criatividade.

No nosso dia-a-dia podemos praticar das seguintes formas: Os pisos e

mesas dos setores devem estar limpos, sem acúmulo de resíduos, dar descargas nos
vasos sanitários após o uso, jogar lixos nos locais corretos e em empresas do setor
alimentício é fundamental o cumprimento das boas práticas de fabricações (BPF).

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 Por fim, devemos deixar o ambiente, materiais e equipamentos limpos e
nas melhores condições de uso, eliminar maus hábitos e qualquer tipo de poluição.
No conceito comportamental, ter Senso de Limpeza é procurar ser honesto ao se
expressar, ser transparente, sem segundas intenções.

5. SENSO DE SAÚDE

O quarto S é o Seiketsu, ou Senso de Saúde, também é conhecido como

Senso de Higiene. Este é um Senso com amplo significado, reforçando desde a
necessidade dos funcionários cuidarem de sua higiene pessoal, até cuidados com a
iluminação do ambiente de trabalho, passando por questões como ventilação,
ergonomia, uso de EPI’s, pratica de esportes e etc, ou seja, cuidar do nosso corpo e
mente. Ter senso de Saúde significa criar condições favoráveis à saúde física e
mental do indivíduo.

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 No nosso dia-a-dia, dentro da empresa, podemos praticar das seguintes
formas: Andar pelas áreas demarcadas (faixas de pedestres, demarcações de
segurança), utilizar os EPI’s corretamente, não obstruir o extintor de incêndio,
evitar brincadeiras no ambiente de trabalho, principalmente em tarefas de riscos e
etc.

No conceito comportamental, significa ainda ter comportamento ético,

promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, seja social, familiares
ou profissionais.

6. SENSO DE AUTODISCIPLINA

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 Por fim, temos o Shitsuke que significa Autodisciplina, este Senso reforça a
necessidade de todos terem disciplina e se comprometerem pessoalmente com o
Programa 5S, devendo trabalhar em sinergia e com respeito mútuo, se um elo se
rompe, toda a estrutura se perde.

Ter Autodisciplina significa a manutenção constante da prática dos outros

Sensos. Além disso, é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras e
procedimentos da empresa. No conceito comportamental, Autodisciplina significa
desenvolver o autocontrole, ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos,
anseios e aspirações, respeitando espaço e a vontade alheia.

Sonhos sem disciplina produzem pessoas frustradas, que

nunca transformam seus sonhos em realidade.
Augusto Cury

7. RESPONSABILIDADES

Para implantação do Programa 5S é necessário a participação efetiva de

todos os envolvidos na empresa para o seu sucesso, sendo eles, diretores e
gerentes que garantem o cumprimento, apoiando, auxiliando, acompanhando os
indicadores de desempenho e disponibilizando todos recursos necessários, sendo
de pessoal ou financeiro, além de incentivar e participar de todos os movimentos
do Programa.

Contudo é necessário a participação de todos os níveis hierárquicos

independente do tamanho da empesa, nos casos de empresas que

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possuem a função de supervisão, que estão abaixo da gerencia, estes tem papéis
fundamentais para manutenção da ferramenta, através de reuniões, divulgação das
premissas dos cinco sensos e principalmente estimulando todos colaboradores no
cumprimento do programa, o supervisor precisa ser o exemplo dentro do setor,
corrigindo as falhas e reforçando os acertos.

Por fim os colaboradores, uma vez preparados e treinados, praticam

constantemente os cinco sensos no dia-a-dia, contribuindo assim para um ambiente
saudável e agradável, sem o envolvimento de todos é impossível à implantação e
manutenção do Programa 5S em qualquer empresa.

8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S

Com o intuito de melhorar a aplicação do Programa 5S, uma Comissão

deverá ser criada, para gerenciar e executar as atividades do programa. A escolha
dos membros da Comissão é de responsabilidade dos gerentes ou diretores da
empresa, sempre levando em consideração as pessoas que forem julgadas como
aptas e possuírem perfis para auxiliar na gestão e disseminação.

Quanto ao numero de membros da comissão, fica a critério de cada

organização dependendo da quantidade de funcionários e setores, entretanto, a dica
é ter pelo menos um colaborador de cada setor. Um líder deverá ser eleito na
comissão para estar à frente representando e direcionando a equipe, o mesmo
deverá garantir a realização das reuniões e demais atividades desenvolvidas na
implantação e manutenção. Sua

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atribuição e coordenar os membros da comissão e garantir o cumprimento,
qualidade das auditorias e efetividade dos planos de ação para correção das não
conformidades existentes.

A Comissão 5S deverá se reunir no mínimo uma vez ao mês, para alinhar a

condução do programa, propor novas ideias, sugestões, acompanhar a evolução
dos resultados e definir estratégias de melhorias.

Depois de formada, a comissão 5S deverá preencher um cronograma de

reuniões e seguir conforme estabelecidos sempre registrando em atas os assuntos
discutidos e alinhamento realizados.

9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Para que haja uma perfeita implantação na empresa é importante que a

Comissão 5S se reúna e estabeleça um plano de comunicação sobre a
implantação do Programa. Este plano deve contemplar todos os funcionários, deve-
se considerar a comunicação visual (banners, faixas e comunicados), até mesmo a
comunicação verbal. A divulgação deve ser feita de acordo com os recursos
disponíveis e com a disponibilidade de cada empresa.

9.1 Definição dos Setores Piloto

A comissão 5S, criada na etapa anterior junto ao gerente deverá realizar a

Implantação do Programa 5S na empresa de forma gradativa, sem atropelos,
sugere-se que a empresa inicie a implantação com pelo

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menos dois setores pilotos e quando estes setores chegarem ao quarto senso inicia-
se a implantação nos demais, para que a equipe ganhe experiência e aprenda a lidar
com imprevistos. Contudo, caso a empresa seja de pequeno ou médio porte e a
equipe se sinta confortável em realizar a implantação de todos os setores ao mesmo
tempo, nada impede, desde que garanta a qualidade e o padrão de implantação de
cada senso.

9.2 Mapear Áreas

Com a definição dos setores pilotos é necessário à realização de um

mapeamento das áreas, com o objetivo de definir corretamente a autoridade e
responsabilidade de cada um. O programa deverá ser implantado por setores/áreas,
que podem ser definidas como áreas internas e externas.

Áreas Internas correspondem aos setores, áreas externas são próximas aos
setores ou de uso comum, por isso devem ficar na responsabilidade do mesmo,
como por exemplo, banheiros, frente do setor etc. Para organizar essas áreas uma
tabela deverá ser criada com a determinação dos locais que compõe as áreas que
são de responsabilidade de cada setor (Figura 11). Observação: Estes são apenas
alguns exemplos de áreas externas, cada empresa tem a sua particularidade, monte
o mapeamento das áreas de acordo com sua realidade.

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 PROGRAMA 5S
MAPEAMENTO DAS ÁREAS
N Responsável Setor Áreas
º externas
Sala da portaria
1 João Portaria Estacionamento área externa
Pátio ao redor
Sala de arquivo morto RH
Recursos
2 Pedro Sala de entrevistas
Humanos Banheiro exclusivo

Figura 11 Mapeamento

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9.3 Registro do cenário atual

Com o mapeamento das áreas, é importante que seja feito um registro do

cenário atual, ou seja, estado do setor antes da aplicação dos 5 sensos, este registro
pode ser realizado com fotos ou através de filmagens dos ambientes. Reúna
também dados numéricos dos indicadores como absenteísmo e rotatividade, isso
servirá para utilização no comparativo do antes e depois.

O Registro da situação atual deve ser realizada com o objetivo de mostrar o

quanto pode melhorar o ambiente no qual fazemos parte e não como uma forma de
critica sobre as não conformidades registradas. As áreas externas também devem
ser fotografadas ou filmadas, o material servirá para apoio em capacitações.

9.4 Mutirão programa 5S

Após a coleta de dados nos setores, inicia-se a fase de aplicação do

Programa 5S na área através do Mutirão 5S. Esta atividade representa o start
inicial do Programa, desta forma, gerente, lideranças, comissão 5S e todos os
colaboradores deverão ser comunicados e envolvidos no movimento, importante a
realização de uma abertura oficial nos setores com a participação do gerente\
diretor.

Programe uma semana de atividade, onde todos estarão envolvidos na

busca de oportunidades de melhorias 5S para o setor, exemplo: Segunda-feira:
Abertura, esclarecimentos e aplicação do primeiro senso; terça, quarta e quinta,
aplicação dos sensos de acordo com as orientações

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e sexta-feira, registro dos resultados alcançados. Recomenda-se realizar a
implantação de um senso por semana, sempre na ordem cronológica: Utilização,
Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina.

É extremamente fundamental a observação e anotações de todas as

adequações estruturais e comportamentais necessárias. O Mutirão deve
contemplar também as áreas externas já mapeadas pela Comissão 5S
anteriormente.

9.5 Capacitação dos colaboradores

Segundo Falconi, a maioria dos problemas de uma empresa é por falta de

treinamento e pecamos justamente naquilo que é mais fácil e barato de fazer. Uma
das etapas fundamental, se não a mais importante para implementar o Programa 5S
é a capacitação de todos os colaboradores da empresa. Os treinamentos sobre as
premissas dos programas e os resultados esperados, devem acontecer baseados na
divisão de implantação dos setores, conforme estabelecido pela comissão, contudo,
100% dos colaboradores, sem exceção de cargo devem ser capacitados com
conteúdos teóricos e práticos enfatizarem a importância do programa.

10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA

Após a aplicação dos princípios do programa 5S em todos os setores e

áreas da empresa é fundamental estabelecermos medidas para

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que o conhecimento e as melhorias alcançadas não se percam, o que resultará no
retorno aos maus hábitos, neste sentido é preciso seguir alguns passos a seguir.

10.1 Auditorias 5S

As realizações de auditorias 5S, em pelo menos uma vez por mês, são
fundamentais para garantir a perenidade do Programa 5S nas áreas e
consequentemente na empresa. Trata-se de uma verificação sistemática para
evidenciar se as atividades propostas na implantação de cada senso estão sendo
mantidas conforme planejado, lembrando que tem carácter educativo e construtivo,
nunca de forma punitiva. O responsável de cada área conforme definido no
mapeamento, tem a responsabilidade de acompanhar as auditorias e corrigir as não
conformidades.

As auditorias são de responsabilidade da Comissão 5S. Neste momento

uma dupla de Auditores visita cada setor e acompanhado pelo responsável da área,
faz a auditoria identificando as oportunidades de melhoria e as relatando no
formulário de auditoria, que devem ser entregue para o responsável do setor
realizar as tratativas através de planos de ações com data limite para correção da
anomalia.

10.2 Formulários

Os Formulários de Avaliação 5S corresponde a 100% da nota de 5S no

mês. Cabe a Comissão 5S gerenciar a realização das auditorias mensalmente e
entregar os formulários, a comunicação dos percentuais

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alcançados pode ser informada em reuniões, murais, áreas de lazer entre outros
meios de comunicação.

É fundamental que a Comissão de auditores, observem atentamente se as

auditorias realizadas seguem o padrão estabelecido, se reflete os percentuais
apresentados, lembrando todos os auditores devem ter a mesma visão no momento
de abordagem dos setores para análise dos sensos, ou seja, “utilizar a mesma
lente”. Com o intuito de facilitar os apontamentos das não conformidades,
podemos utilizar o check list (Figura 12), com perguntas previamente determinadas
que direcionam automaticamente para a nota do setor em cada senso, ou seja, basta
o auditor responder o formulário marcando o X na coluna, “SIM”, “PARCIAL” ou
“NÃO” em cada pergunta.

Além de responder o formulário corretamente no momento da avaliação,

os Auditores devem anotar todas as oportunidades de melhoria observadas, criando
assim uma lista de não conformidades do setor, afim de que as mesmas sejam
tratadas com planos de ações pelo responsável da área.

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 FORMULÁRIO DE AUDITORIA

SETOR MÊS
LOGO DA EMPRESA
ESTOQUE Janeiro

UTILIZAÇÃO PESOSIM PARCIAL NÃO

ORDENAÇÃO PESOSIM PARCIAL NÃO

O setor está ausente de materiais objetos,

equipamentos, moveis e etc, sem utilidade ou em A porta de entrada do setor, gavetas, bancadas,
1.1 quantidade desnecessária? (Excesso) 2 X 2.1 mesas, armários, prateleiras e etc, possuem 1 X
identificações, as Identificações estão Padronizadas?

Os equipamentos, moveis estão adequados, sem Os materiais disponíveis no setor em gavetas,

1.2 necessidade de reparos? (mesa cadeira, armário, 3 X 2.2 bancadas, mesas, armários ou correspondem com as 2 X
computadores e etc) etiquetas de identificação?

O ambiente esta livre de desperdícios como água, As mesas, bancadas, armários, prateleiras, gavetas
1.3 energia, papel A4, insumos, matéria prima, 2 X 2.3 são mantidas organizadas durante e após o expediente 2 X
embalagens, materiais etc? de trabalho?

Os uniformes dos funcionários estão rasgados, com O setor possui objetivo deixados no piso, canto de
1.4 1 X 2.4 2 X
manchas, etc? parede ou em local inadequado ?
As informações estão expostas de maneira ordenada e
As informações expostas nos murais, fichas, pastas e
1.5 1 X 2.5 em locais apropriados, sem poluição visual ? (papéis 1 X
outros estão atualizadas ?
colados em paredes etc)
Os elementos de estrutura física estão adequados sem
1.6 necessidade de reparos ? ( Paredes, piso, forro e 1 X
outros) SAÚDE PESOSIM PARCIAL NÃO

O setor esta ausente de ocorrências de acidentes no

LIMPEZA PESOSIM PARCIAL NÃO 4.1 mês auditado? ( "Sim" ou "Não", neste pergunta não
se aplica o parcial
3 X

Os funcionarias utilizam os EPI's necessários no setor

Os objetos e ferramentas de trabalho de trabalho
3.1 2 X 4.2 (Ouvidos, Mãos e braços, Olhos e rosto, Cabeça, Pés e 3 X
estão limpos?
pernas e outros)?

As máquinas e equipamentos (giratórios/cortantes)

Os móveis e equipamentos estão limpos? (Mesa,
3.2 3 X 4.3 possuem proteções instaladas, para evitar 2 X
cadeira, armários, computadores, impressoras e etc)
ocorrências de acidente?

As paredes, o forro e as luminárias estão limpos?

O Setor possui Extintores, Hidrantes e Saídas de
3.3 (Considerar também a presença de poeira, insetos e 2 X 4.4 1 X
Emergência? (Caso necessário)
teias de aranha)
As condições ergonômicas do setor estão adequadas,
O piso do setor se encontra limpo, sem acumulo de cadeira com regulagem de altura, suporte para os pés,
3.4 2 X 4.5 2 X
resíduos, vazamento de água, acúmulo de poeira etc? apoio para o pulso e etc ? (Avaliar de acordo com as
atividades do setor)

Os colaboradores entendem e praticam as Boas

As condições do setor como, disponibilidade de água
3.5 Práticas de Fabricação - BPF ? ( Pergunta fundamental 3 X 4.6 2 X
potável, temperatura do ambiente, estão adequadas?
para empresas do ramo alimentício)

SENSO DE UTILIZAÇÃO 95,0

SENSO DE ORDENAÇÃO 62,5

SENSO DE LIMPEZA 66,7

SENSO SE SAÚDE 80,8

SENSO DE AUTODISCIPLINA 76,2

Figura 12 Formulário de auditoria

Dica:
SIM – Atende completamente;
PARCIAL Atende parcialmente, no máximo duas não conformidades.
NÃO – Três ou mais anomalias.

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10.3 Gerenciador de ações

Finalizando a Auditoria 5S, os auditores devem encaminhar o formulário

de avaliação para Comissão 5S analisar/lançar os dados que servirão para
realização da reunião com os colaboradores do setor, a fim de comunicar os
resultados alcançados bem como as anomalias encontradas.

Á realização dos planos de ações gerados nos setores devem ser lançadas
na planilha Gerenciador de Ações com fórmulas automáticas de status.

Figura 13 Gerenciador de ações

10.4 Notas 5S

A nota de aproveitamento para aprovação na auditoria recomentada, é de

80% (somatória do aproveitamento de cada senso), e todo percentual abaixo deste
valor, demonstra não atendimento à meta. Contudo, a meta pode ser definida de
acordo com a realidade ou visão de cada empresa, mas, sempre com o cuidado de
definir uma meta desafiadora, caso contrário, o resultado da aplicação não será
visível. Por

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fim, o resultado da Auditoria 5S na empresa é a média simples da nota de cada
setor.

10.5 Apresentando os Resultados na empresa

A Comissão 5S deve consolidar os resultados de cada área e apresentar em

reuniões e murais. A ideia é que ocorra uma reunião para acompanhamento de no
mínimo uma vez por mês, com a presença de toda a liderança da empresa.

10.6 Reconhecimento

É fundamental o reconhecimento no ambiente de trabalho. O ser humano é

movido desde o principio por estímulos, sejam eles sensoriais ou psicológicos. O
reconhecimento por mérito desencadeia uma série de reações que de maneira geral
são benéficas à organização e aos funcionários. Pensando nisto, deve ser criado um
evento para parabenizar e premiar o ou os setores com melhor desempenho na
manutenção do Programa 5S.

As frequências de realização do evento e premiações podem ser definidas

pela empresa, contudo, recomenda-se a realização do evento em no mínimo duas
vezes ao ano.

Figura 14 Modelo troféu setor destaque

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 11. CONSIDERAÇÕES GERAIS.

No Programas o 5S é fundamento o envolvimento de todos, para criação de

um ambiente propício e sólido. A disciplina no cumprimento das atividades
propostas neste material é um ponto crucial para o sucesso do Programa durante
sua implantação e manutenção, desta forma, segue o que podemos chamar de “os
Cincos mandamentos para o sucesso do programa 5S na sua
empresa”.

1. Participação efetiva da alta administração (Proprietários, diretores e

gerentes)
2. Capacitação de todos os envolvidos;
3. Estabelecimento de metas;
4. Avaliação mensal;
5. Participação de todos os funcionários, com exercício contínuo.

Infelizmente no Brasil, a maior parte das empresas não implantam o

método de modo completo, no inicio acontece aquela empolgação, todos mão na
massa, porém não passa de apenas uma “maquiagem”, que logo se perde. O
programa 5S não é apenas um meio para arrumar as coisas, é preciso enxerga-lo
como uma filosofia de vida, que entra na mente das pessoas e torna-se um hábito,
afinal, se essa ferramenta contribuiu para levantar um país pós-guerra, já
pensou o quão profunda possa ser a transformação na sua empresa?

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M. de Oliveira 1