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RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR 5s (Cinco S)

O final do milnio apresentou inmeras mudanas no contexto empresarial. Com a to falada e comentada globalizao, as empresas obrigaram-se a buscar incessantemente a modernizao. Quebrou-se o paradigma, de que os parques industriais deveriam ser grande 1. Introduo O final do milnio apresentou inmeras mudanas no contexto empresarial. Com a to falada e comentada globalizao, as empresas obrigaram-se a buscar incessantemente a modernizao. Quebrou-se o paradigma, de que os parques industriais deveriam ser grandes e imponentes, ou seja, as corporaes tornaram-se enxutas e extremamente organizadas. A ferramenta 5S, como parte da Gesto da Qualidade Total, surge como um dos caminhos para alcanar-se a modernidade e competitividade. A cultura ocidental difere-se da oriental em vrios aspectos, principalmente no que tange, a importncia dada para pequenas coisas do dia-a-dia. Os 5S procuram difundir para toda a empresa, a idia de que a melhoria de pequenas coisas, praticadas de forma persistente e honesta, atinge resultados extraordinrios. Esta ferramenta em questo tem como vantagem, a sua simplicidade de implementao. Em decorrncia deste fato pode ser aplicado com facilidade em qualquer nvel hierrquico. Mais especificamente, no Brasil, onde as diferenas culturais e educacionais so gritantes, os 5S vm sendo aplicado com muito sucesso. Torna-se importante salientar que esta ferramenta um programa japons de educao bsica e no deve ser encarada como solucionador de todos os problemas da empresa, mas como parte da Gesto da Qualidade Total. 2. Definindo os 5S

O nome deste programa vem de palavras japonesas iniciadas com a letra S: seiri, seiton, seisou, seiketsu e shitsuke. Traduzi-las para uma nica palavra, em portugus, uma tarefa bastante difcil porque o idioma japons se expressa atravs de idias e conceitos generalizados. Vrias sugestes foram feitas e diversas palavras so utilizadas para representar cada S. No entanto, alcanou-se um denominador comum, abaixo relacionado: para seiri foi escolhida a palavra UTILIZAO (tambm foram sugeridas arrumao, seleo, lgica e prtica); para seiton, ORDENAO organizao e classificao); (outras palavras votadas: sistematizao,

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR para seisou, LIMPEZA (foi cogitada a palavra zelo); para seiketsu, ASSEIO (outras opes levantadas: higiene, sade, pureza e integridade); para shitsuke, AUTODISCIPLINA (foram votadas tambm: harmonia, disciplina, comprometimento e educao).

Decidiu-se tambm pela colocao da expresso SENSO DE na frente das cinco palavras escolhidas. Pode parecer que a inteno foi a de procurar manter a marca consagrada do nome do programa, ao optar-se por uma expresso iniciada com S na traduo para o portugus. Mas, na verdade, SENSO traduz com perfeio as idias de atitude e de pr-disposio para gerar os comportamentos de utilizao, ordenao, limpeza, asseio e autodisciplina. Um aspecto muito importante, que deve ser referenciado, o fato de que os 5S deveriam estar presentes na nossa vida cotidiana. Sendo aplicado no s no trabalho, mas tambm em casa, nos restaurantes, nos ambientes de lazer, nos banheiros tornandose um hbito cotidiano de todos os cidados. Atualmente, no Japo, j existe um outro S, denominado de shittsokoku (persistncia). E ainda, as empresas utilizam 7S e 9S. No entanto, neste estudo restringir-se- aos 5S bsicos.

2.1. Senso de Utilizao - Seiri O sentido literal de seiri separar por grau, tipo ou tamanho. Para os 5S significa: identificar os itens e materiais necessrios e desnecessrios de cada posto de trabalho, isto , manter no local de trabalho apenas o que o empregado realmente precisa e usa. Saber utilizar , antes de mais nada, saber arrumar, separando o que presta do que no presta. Este o ponto inicial dos 5S: ter o senso, a percepo de saber o que essencial estar presente no posto de trabalho. Verificaes Nesta etapa as seguintes verificaes devem ser feitas: Existem objetos guardados h muito tempo, que nunca foram utilizados ou com freqncia de uso muito baixa? H coisas desnecessrias? Existem desperdcios que deveriam ser reduzidos ou eliminados?

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas verificaes, o que for considerado desnecessrio deve permanecer por um tempo determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos podero observar se aquilo que ser eliminado, no possui outra utilidade. Passando este tempo determinado, o que ainda restar no local escolhido, ser considerado realmente desnecessrio e dever ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de doao, ou lixo. Todos os materiais restantes sero trabalhados na prxima etapa do 5S. Benefcios Liberao de espao para os mais variados objetivos; descarte de ferramentas, armrios, prateleiras, cofres em excesso, de sobressalentes e sucatas, bem como de dados de controle ultrapassados e de itens j fora de uso; eliminao do tempo de procura de documentos e materiais.

2.2. Senso de Ordenao - Seiton O sentido literal de seiton combinao de arranjo de partes, elementos, peas etc. segundo algum princpio ou mtodo racional. Para os 5S significa: determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessrio. Ordenar a conseqncia natural de arrumar aquilo que se utiliza: preciso organizar, ordenar o que ficou. Verificaes Para iniciar a implantao deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item, utilizando uma classificao muito simples, que est explicitada a seguir. Quando um material usado constantemente, deve ser mantido no local de trabalho ou prximo. Quando sua utilizao ocasional, mantido um pouco afastado do local de trabalho. Se seu uso raro, deve ser depositado em lugares afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto no usado e o primeiro S foi concludo com sucesso, ele j deve ter sido descartado. Ento se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, alm da nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informaes. Todos precisam falar o mesmo idioma e conhecer aquilo que est sendo falado para que possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vrios nomes Portanto se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localizao e manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicao visual (uso de etiquetas, rtulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fcil e agradvel que a comunicao

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicao deve ser aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dvidas e com o cuidado de evitar a poluio visual, como o excesso de etiquetas. Benefcios rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos; controle sobre o que cada empregado usa; diminuio de acidentes, em funo de tudo estar mais organizado; facilidade na comunicao entre todos.

2.3. Senso de Limpeza - Seisou O sentido literal de seisou retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando sem p e sujeira. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de no se estar varrendo s por varrer, espanando s por espanar. A melhor interpretao para senso de limpeza : no basta varrer tirando p e sujeira, importante que cada um, aps utilizar determinado instrumento de medio, veculo, mquina ou ferramenta deixe-o nas melhores condies de uso possvel. Limpar tambm no forar (um equipamento ou mquina fora de suas especificaes), no desperdiar (no colocar matria-prima alm do necessrio), no variar (controlar com rigor os pontos de controle, por exemplo, visando a qualidade do produto). Verificaes Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Ento realizado um dia de limpeza geral, o chamado Dia da Grande Limpeza (DGL), com a participao de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armrio, mesas, equipamento, tudo deve ser limpo, no esquecendo do teto, embaixo das mquinas, e outros onde a sujeira se acumula e no percebemos. Certifique-se da existncia de cestos de lixo. Ento se verifica a existncia de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser entendida como sinnimo de inspeo. O objetivo no apenas limpar a sujeira, mas tambm os desperdcios e as relaes pessoais. Um ambiente onde h franqueza, transparncia e respeito um ambiente limpo. As pessoas devem estar conscientes sobre a importncia e os benefcios da manuteno da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um ser responsvel pela sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utenslios limpos antes de guard-los, desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, no jogando nada no cho.

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR Benefcios purificao dos postos de trabalho; satisfao dos empregados em trabalharem em ambientes limpos; maior controle sobre o estado de equipamentos, veculos, mquinas etc. aps o uso, feito pelos prprios empregados; eliminao de desperdcios, ao se usar materiais e equipamentos da maneira correta.

2.4. Senso de Asseio - Seiketsu O sentido literal de seiketsu manter as condies de trabalho, fsicas e mentais, favorveis para a sade. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o esprito do programa est sendo implantado, isto , checar e aprimorar o resultado parcial dos 5S em toda a empresa at esta quarta etapa do processo. verificar, por exemplo, o estado de banheiros, sanitrios, refeitrios, oficinas, reas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer que a empresa est cumprindo o programa satisfatoriamente. Este um senso que tambm busca a questo da higiene mental: necessrio a existncia de um clima bom de trabalho, com conforto, segurana e com relaes saudveis entre todos os setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos. Verificaes Este senso inicia-se com a realizao de palestras ou conversas buscando o esclarecimento de possveis dvidas sobre os 5S e sobre a importncia da sade de todos. Elaboram-se normas para a realizao das diversas atividades, visando regulamentar o raciocnio dos 5S. Ento se identificam os pontos crticos da etapas j aplicadas e os motivos de estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem ir verificar o qu. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsvel. Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente corrigidos, como: visibilidade e iluminao adequadas, presena de poeira, temperatura ideal. Resumindo, o senso de asseio a conservao da limpeza e da organizao obtidas anteriormente atravs do estabelecimento de normas e rotinas. Benefcios equilbrio e mental dos empregados;

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade; manuteno de pontos crticos, como banheiros e sanitrios, sempre em bom estado de uso; segurana do trabalho.

2.5. Senso de Autodisciplina - Shitsuke O sentido literal de shitsuke treinamento de fora mental, fsica e moral utilizando instrues e auto-treinamento, com fora de vontade, na busca da melhoria. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os procedimentos operacionais, ticas e padres estabelecidos pela empresa. Este o ltimo S e o mais complexo de todos, porque o momento em que os empregados j devem executar as tarefas como hbitos, sem, contudo, acharem que j est tudo funcionando perfeitamente ou que no h mais em que evoluir. Ao contrrio, a autodisciplina requer constante aperfeioamento: se est bom pode ficar ainda melhor. Verificaes necessrio que todos conheam e percebam a importncia dos 5S e de seus resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras solicitadas. Pois s existe dedicao quando as pessoas compreendem e se comprometem com aquilo que esto fazendo. Para isso o ideal seria que todos participassem das decises tomadas. As regras e procedimentos precisam ser claras e de fcil entendimento, visto que as pessoas incorporam regras quando percebem que para o seu bem-estar e de todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se verificar se as instrues foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas na comunicao. Nesta etapa tambm a comunicao visual pode auxiliar na fixao de conceitos e instrues. A nica maneira de aplicar a disciplina atravs de discusses das normas e procedimentos, com a participao de todos e a total compreenso de suas vantagens. Benefcios cumprimento dos procedimentos operacionais; constante auto-anlise e busca de aperfeioamento dos empregados; concretizao da gesto participativa; melhor entrosamento entre empregados e gerentes;

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR confirmao/reavaliao dos valores da empresa; incentivo a capacidade criativa dos empregados.

3.

Metodologia de Implantao

A metodologia de implantao do programa 5S pode ser modificada para situaes diferentes. O tamanho da empresa e o grau de cumplicidade dos funcionrios para com o seu trabalho so variveis considerveis para a implantao dos 5S. No presente trabalho apresentar-se- algumas etapas utilizadas para a aplicao do 5S. Palestras de divulgao So usadas para difundir as idias e os conceitos dos 5S. Abrangem desde a implantao at a avaliao e subseqente manuteno. Devem ser realizadas, preferencialmente, por funcionrios com alguma experincia em 5S. Formao da comisso geral Esta comisso responsvel pelo planejamento, treinamento, implantao e avaliao das atividades dos 5S. Dia da grande Limpeza (DGL) uma etapa extremamente importante do programa, devendo ter grande participao dos funcionrios da empresa. Limpar paredes, cho, cantos, vidros, ou seja, a sala toda, usando vassoura, gua, sabo, pano, etc. Retirar toda a sujeira de todos os locais onde ela pudesse estar acumulada para depois manter o ambiente limpo, este deve ser o objetivo desta etapa. 5S Esta etapa a aplicao dos 5S propriamente dita. Cada S deve ser aplicado seguindo um cronograma elaborado pela comisso geral. Sendo que, aconselha-se a participao de um nmero mximo de pessoas. Avaliao A proposta do programa que seja realizada uma avaliao ao final de cada etapa. Para que ao final do quinto S obtenha-se os 5S aplicados e consolidados. Manuteno O programa 5S no um programa com incio, meio e fim, mas sim permanente. Portanto, torna-se necessrio realizar avaliaes peridicas, desenvolver novas

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR atividades de promoo, aplicar os conceitos aprendidos buscando melhorar sempre e lembrar que o 5S necessita de persistncia e dedicao. 4. Os 5S e o Housekeeping

Existe uma diferena fundamental entre dois programas: o Housekeeping aborda apenas o aspecto fsico, enquanto os 5S se detm as partes fsica, intelectual e social das questes a serem vivenciados no dia-a-dia da empresa. Por isso, a implantao dos 5S requer de ns, brasileiros, uma reeducao tambm ideolgica. sempre importante frisar que os 5S, quando bem conduzidos, so a melhor ferramenta de mobilizao para a Qualidade Total. 5. Empresas que praticam o programa 5S

No Brasil, muitas empresas vm desenvolvendo a prtica do 5S (algumas usando outras denominaes para o programa) com bons resultados, como por exemplo: CEMAN, CVRD, CSN, RHODIA, FORD, PETROBRS, PRONOR, BRAHMA, CARABA METAIS, MARCOPOLO, AZALIA, FIAT, SESI, ACESITA, BELGO-MINEIRA, FIESC, OLSEN, etc. A responsabilidade pela gesto varia de acordo com cada empresa. Em algumas, a gesto est por conta da rea de recursos humanos ou secretaria de qualidade. Em outras, a responsabilidade da rea de segurana industrial ou, at mesmo, da rea de produo.

6.

Concluso

Em mbito contextual, o 5S : Um processo educacional; Um termmetro do gerenciamento; O melhor vendedor; A base para a Qualidade Total; A prtica visual de se mostrar qualidade.

Enfim, o 5S vem sendo cada vez mais utilizado como uma ferramenta para educar as pessoas de uma forma prtica, dentro de suas prprias atividades, atravs do envolvimento de todos tendo, portanto, carter eminentemente participativo. bom salientar que desaconselhvel a sua implantao no af de solucionar problemas em ambientes de conflitos pois os 5S nada mais que um processo simples com resultados imediatos e duradouros para o homem, dentro e fora do local de trabalho, para a organizao, para os clientes e para o meio-ambiente.

RECURSOS HUMANOS PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL E DO TRABALHO PSICLOGO IVAN VILELA DA SILVA JUNIOR 7. Bibliografia QUEIROGA, Joo Mrcio. Gerenciamento da Qualidade Total CVRD. HAROLDO, Ribeiro. 5S: A Base para Qualidade Total, Salvador, Casa da Qualidade, 1994. DEMO, Gisela. Implantao do Programa de Qualidade 5S no PET da Engenharia de Produo, Florianpolis, 1997. MONDARDO, Cristina. Implantao do 5S no PET - Produo, Florianpolis, 2001. Autor: Fausto Ricardo Keske Cassemiro