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BRASLIA 1998
Ministrio da Sade 1998 permitida a reproduo total, desde que citada a fonte. 1 Edio 1996 2 Edio 1998/agosto Tiragem: 2.000 exemplares Edio, distribuio e informaes: Ministrio da Sade Departamento de Controle, Avaliao e Auditoria/DCAA Esplanada dos Ministrios, bloco G, Edifcio Anexo, 2 andar, Ala B Tel.: (061) 315 2458 - (061) 223 5974 Fax: (061) 225 6516 e-mail: dcaa@saude.gov.br CEP.: 70058-900 Braslia - DF - Brasil Grupo tcnico de elaborao da 1 edio 1996 Deildes de Oliveira Prado Deraldo Lima de Souza Haley Almeida Maria Aparecida R. Amorim Maria Elane de Souza Arajo Nivaldo Valdemiro Simo Raimunda Nina C. Cordeiro Ridette Julieta G. Carvalho Grupo tcnico de reviso 2 edio - 1998-07-31 Deildes de Oliveira Prado Haley Almeida Leonor Hermnia Zortia Bringhenti Maria Aparecida R. Amorim Maria Elane de Souza Arajo Maria Lcia de Freitas Nlson Moura da Silva Nivaldo Valdemiro Simo Olga Amaral Raimunda Nina C. Cordeiro Tereza de Ftima Alecrim Coelho Vera Maria Sampaio Acevedo Colaborao Adriana Nascimento Santos Andra Carla Frana de Lima Anselmo Ferreira Gonalves Candido de Miranda Soares Filho
Diretora DCAA DCAA/CGEAG DIVAD/GEREST/ES DIVAD/GEREST/PB DCAA/CGCAD DIVAD/GEREST/AC DIVAD/GEREST/RS DIVAD/GEREST/SC DCAA/DIPROA DIVAD/GEREST/CE DIVAD/GEREST/PE DCAA/DITEG
Manual de Normas de Auditoria / Diretora, Deildes de Oliveira Prado et allii. - Braslia : Ministrio da Sade, 1998. 48 p. ISBN ................... 1. Normas de Auditoria. I. Prado, Deildes de Oliveira. II. Brasil. Ministrio da Sade.
SUMRIO
III - DESCRITIVO DAS ATIVIDADES DO SNA ........................................................... 06 Auditoria ................................................................................................................ 06 Controle ................................................................................................................ 06 Avaliao .............................................................................................................. 06 Fiscalizao .......................................................................................................... 06 Inspeo ............................................................................................................... 06 Superviso ............................................................................................................ 06 Acompanhamento ................................................................................................. 07
V-
REAS DE ATUAO.......................................................................................... 08
VII - PRINCPIOS BSICOS DA AUDITORIA .............................................................. 09 7.1 - Relativos Pessoa do Auditor ................................................................. 09 7.2 - Relativos Execuo dos Trabalhos de Auditoria ................................... 11 7.3 - Relativos Coordenao dos Trabalhos.................................................. 22 7.4 - Relativos Obteno de Evidncias ........................................................ 23 7.5 - Relativos s Impropriedades e Irregularidades ....................................... 24 7.6 - Do Resultado da Auditoria........................................................................ 25 7.7 - Formalizao do Processo ....................................................................... 26
ANEXOS........................................................................................................................ 27
APRESENTAO
O presente manual foi elaborado com o objetivo de preservar o adequado cumprimento das normas e dos parmetros regulamentadores do Sistema nico de Sade/SUS, fundamentais para o alcance finalstico de suas proposies. Destina-se ainda, como instrumento orientador aos tcnicos envolvidos com as aes e processos pertinentes ao campo de atuao do Sistema Nacional de Auditoria - SNA, na busca da qualidade e da propriedade da gesto, efetivadas pelos integrantes de todos os nveis de execuo do SUS, na assistncia sade, na aplicao dos recursos, gesto e gerncia.
I INTRODUO
O Sistema Nacional de Auditoria - SNA, institudo pelo art. 6 da Lei 8.689, de 27 de julho de 1993 e regulamentado pelo Decreto 1651, de 28 de setembro de 1995, desdobra-se nos trs nveis de gesto que compem o SUS - Federal, Estadual e Municipal. Ele se reveste das atividades de auditoria, suplementando outras instncias de controle e subsidiando o processo de planejamento das aes de sade, sua execuo, gerncia tcnica e avaliao qualitativa dos resultados obtidos. Nesta perspectiva, situa-se a elaborao deste documento de orientao, dirigido aos auditores do SNA, observando aspectos gerais e conceituais de auditoria, bem como o conjunto de aes tcnicas e administrativas que compem esta atividade. Tendo como objetivo maior a obteno da qualidade das aes e servios prestados no campo da sade, a ao de auditoria se caracteriza em atividades de verificao analtica e operativa, consistindo no exame sistemtico e independente de uma atividade, elemento ou sistema, para determinar se as aes de sade e seus resultados, esto de acordo com as disposies planejadas e com as normas e legislao vigentes.
Auditoria
Consiste no exame sistemtico e independente dos fatos obtidos atravs da observao, medio, ensaio ou outras tcnicas apropriadas, de uma atividade, elemento ou sistema, para verificar a adequao aos requisitos preconizados pelas leis e normas vigentes e determinar se as aes de sade e seus resultados, esto de acordo com as disposies planejadas. Atravs da anlise e verificao operativa, avalia-se a qualidade dos processos, sistemas e servios e a necessidade de melhoria ou de ao preventiva/corretiva/saneadora. Tem como objetivo maior propiciar alta administrao informaes necessrias ao exerccio de um controle efetivo sobre a organizao ou sistema, contribuir para o planejamento e replanejamento das aes de sade e para o aperfeioamento do Sistema.
Controle
Consiste no monitoramento de processos (normas e eventos), com o objetivo de verificar a conformidade dos padres estabelecidos e de detectar situaes de alarme que requeiram uma ao avaliativa detalhada e profunda.
Avaliao
Trata da anlise de estrutura, processos e resultados das aes, servios e sistemas de sade, com o objetivo de verificar sua adequao aos critrios e parmetros de eficcia, eficincia e efetividade estabelecidos para o Sistema de Sade.
Fiscalizao
Consiste em submeter atenta vigilncia, a execuo de atos e disposies contidas em legislao, atravs do exerccio do ofcio de fiscal.
Inspeo
Realizada sobre um produto final, sob uma fase determinada de um processo ou projeto, visa detectar falhas ou desvios.
Superviso
Trata da ao de orientao ou inspeo em plano superior.
Acompanhamento
Consiste no processo de orientao, em que o orientador mediante contato com o processo, servio ou sistema, acompanha o desenvolvimento de determinada(s) atividade(s) objeto do acompanhamento.
IV - FINALIDADES DA AUDITORIA
1. Aferir a preservao dos padres estabelecidos e proceder o levantamento de dados que permitam ao SNA conhecer a qualidade, a quantidade, os custos e os gastos da ateno sade; 2. Avaliar objetivamente os elementos componentes dos processos da instituio, servio ou sistema auditado, objetivando a melhoria dos procedimentos, atravs da deteco de desvios dos padres estabelecidos; 3. Avaliar a qualidade, a propriedade e a efetividade dos servios de sade prestados populao, visando a melhoria progressiva da assistncia sade; 4. Produzir informaes para subsidiar o planejamento das aes que contribuam para o aperfeioamento do SUS e para a satisfao do usurio. O cumprimento de suas finalidades, far-se- atravs do desenvolvimento de atividades de auditoria analtica e operativa, objetivando: a) determinar a conformidade dos elementos de um sistema ou servio, verificando o cumprimento das normas e requisitos estabelecidos; b) levantar subsdios para a anlise crtica da eficcia do sistema ou servio e seus objetivos; c) verificar a adequao, legalidade, legitimidade, eficincia, eficcia e resolutividade dos servios de sade e a aplicao dos recursos da Unio repassados a Estados, Municpios e Distrito Federal; d) avaliar a qualidade da assistncia sade prestada e seus resultados, bem como apresentar sugestes para seu aprimoramento; e) avaliar a execuo das aes de ateno sade, programas, contratos, convnios, acordos, ajustes e outros instrumentos congneres; f) verificar o cumprimento da Legislao Federal, Estadual, Municipal e normatizao especfica do setor sade; g) observar o cumprimento pelos rgos e entidades dos princpios fundamentais de planejamento, coordenao, descentralizao, delegao de competncia e controle; h) avaliar o desenvolvimento das atividades de ateno sade desenvolvidas pelas unidades prestadoras de servios ao SUS; i) prover ao auditado oportunidade de aprimorar os processos sob sua responsabilidade.
Desta forma constituem objeto do exame de auditoria: 1. A aplicao dos recursos transferidos pelo Ministrio da Sade entidades pblicas, filantrpicas e privadas; 2. A gesto e execuo dos planos e programas de sade do MS, SES e SMS que envolvam recursos pblicos observando os seguintes aspectos: organizao; cobertura assistencial; perfil epidemiolgico; quadro nosolgico; resolubilidade/resolutividade; eficincia, eficcia, efetividade e qualidade da assistncia prestada sade; adequao dos recursos repassados e a sua aplicao financeira. 3. Os contratos firmados pelo Ministrio da Sade com as Secretarias Estadual e Municipal e destas com a rede complementar, para a prestao de servios no Sistema de Informaes Ambulatoriais - SIA / Sistema de Informaes Hospitalares - SIH - SUS, execuo de obras e fornecimento de materiais; 4. Os convnios, acordos, ajustes e instrumentos similares; 5. A prestao de servios de sade na rea ambulatorial e hospitalar.
V - REAS DE ATUAO
As reas de atuao incluem: 1. 2. 3. 4. Estruturas organizacionais (Servios de Sade sob Gesto Federal, Secretarias de Sade e Unidades Prestadoras de Servios - UPS); Procedimentos administrativos operacionais; reas de trabalho, operaes e processos; Grau de conformidade do servio (procedimentos documentados e especificaes).
VI - NVEIS DE EXECUO
1. Auditoria no Nvel Central - desenvolvida sob a responsabilidade do Departamento de Controle, Avaliao e Auditoria e suas Coordenaes, em conjunto com as projees das UF, ou em cooperao tcnica com Estados e Municpios.
2. Auditoria no Nvel Federal/Local - desenvolvida sob a responsabilidade do componente federal do SNA, das projees nas UF, das GEREST/MS, pelos auditores da DIVAD ou em cooperao tcnica com Estados e Municpios. 3. Auditoria no Nvel Estadual - desenvolvida sob a responsabilidade do componente estadual do SNA ou em cooperao tcnica com as DIVAD/GEREST/MS e/ou Municpios. 4. Auditoria no Nvel Municipal - desenvolvida sob a responsabilidade do componente municipal do SNA ou em cooperao tcnica com as DIVAD/GEREST/MS e/ou Estado.
mesma. Os que atuam nesta rea, por sua vez, devem conduzir-se de modo a justificar a confiana individual e institucional que lhe depositada. 2. O Auditor deve ter: INDEPENDNCIA - O auditor, no exerccio de sua atividade, deve manter uma atitude de independncia que assegure a imparcialidade do seu julgamento, nas fases de planejamento, execuo e emisso de seu parecer, bem como nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional. No devem ter qualquer relao com a rea/elemento a ser auditado de forma a preserv-lo de influncias que possam afetar os resultados. SOBERANIA - Durante o desenvolvimento do seu trabalho, o auditor dever possuir o domnio do julgamento profissional, pautando-se, exclusiva e livremente a seu critrio, no planejamento dos seus exames, na seleo e aplicao de procedimentos tcnicos e testes de auditoria, na definio de suas concluses e na elaborao dos seus relatrios e pareceres. IMPARCIALIDADE - Durante o seu trabalho, o auditor est obrigado a abster-se de intervir nos casos onde h conflitos de interesses que possam influenciar a absoluta iseno do seu julgamento. No deve tomar partido ou emitir opinies. OBJETIVIDADE - Na execuo de suas atividades, o auditor se apoiar em fatos e evidncias que permitam o convencimento razovel da realidade ou a veracidade dos fatos, documentos ou situaes examinadas, permitindo a emisso de opinio com bases consistentes. CONHECIMENTO TCNICO E CAPACIDADE PROFISSIONAL - o auditor deve possuir um conjunto de:
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recomendaes, cumprir as normas gerais e o adequado emprego dos procedimentos de auditoria geral ou especfica. COMPORTAMENTO TICO - Como servidor pblico, o auditor se obriga a proteger os interesses da sociedade, respeitar as normas de: conduta tico profissional, confidencialidade das informaes recebidas, salvo nos casos de obrigao legal e profissional de assim proceder; habilidade; precauo; prudncia; zelo profissional; bom senso em seus atos e recomendaes. SIGILO E DISCRIO - O sigilo profissional regra mandatria e indeclinvel no exerccio da auditoria. O auditor obrigado a utilizar os dados e as informaes do seu conhecimento to somente e exclusivamente na execuo dos servios que lhes foram confiados. Salvo determinao legal ou autorizao expressa da alta administrao, nenhum documento, dados, informaes e demonstraes podero ser fornecidos ou revelados a terceiros, nem deles poder utilizar-se o auditor, direta ou indiretamente, em proveito e interesses pessoais ou de terceiros. OUTRAS RECOMENDAES PARA O AUDITOR: pontualidade; boa apresentao; bom preparo; independncia; calma, educao e pacincia; clareza nas perguntas; evitar juzo de valor sobre como um elemento deve ser descrito e/ou implementado; manter a mente aberta; usar corretamente a linguagem do corpo; no fazer inferncias, mas basear-se em evidncias objetivas; atuar de acordo com as necessidades inerentes auditoria; permitir que o auditado exponha as suas razes e tenha oportunidade de melhorar o sistema da qualidade; manter os documentos/registros referentes auditoria em arquivos seguros e confidenciais.
3. 4. 5. 6.
Planejamento da Auditoria; Conduo da Auditoria e Avaliao dos Resultados; Apresentao dos Resultados (Relatrio); Acompanhamento das Aes Corretivas/Saneadoras Propostas.
Elementos da auditoria
Assistncia; Recursos; Programas Especiais; Convnios; Apurao de Denncias; Gesto; Sistemas; Outros.
Ao
Atuao do Sistema ou Entidade auditada, assim como sua adequao aos requisitos.
Regulamentao
Adequao das prticas s normas e leis. 2. Preparao da Auditoria Neste processo alguns cuidados devem ser tomados. Em primeiro lugar deve ser conhecido qual o escopo da auditoria. Assim, alguns aspectos devem ser considerados quando da preparao da auditoria. a) Por que realiz-la? Qual o seu propsito? b) Quais os requisitos que ela envolve? O que deve ser procurado? c) Quando e quem deve proporcionar os recursos de suporte para a equipe de auditoria? d) Quem e como ser informado da auditoria? e) Quais as reas/unidades auditadas? f) Quem compor a equipe de auditores? g) Quem ser o coordenador da equipe? h) Onde ser realizada a auditoria e quais os desdobramentos que ter? i) Onde sero realizadas as reunies de abertura e encerramento da auditoria? j) Quando dever ser realizada a auditoria? k) Quando dever ser iniciada e qual a durao? l) Quando dever ser apresentado o relatrio final da auditoria?
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aplicao, o planejamento dos trabalhos uma atividade fundamental realizao bem sucedida de uma auditoria. A responsabilidade deste da equipe de auditoria. Na fase do planejamento, considerar:
melhor utilizao do tempo (otimizao); preparo do auditor e postura profissional; preparao e conhecimento da equipe; qualidade do trabalho e concluses mais vlidas.
Elaborao do Programa de Trabalho O resultado dos exames preliminares dar suporte ao programa formal de trabalho. A elaborao de um adequado programa de trabalho de auditoria inclui os seguintes aspectos: a) Determinao precisa dos objetivos do exame analtico e/ou operativo, ou seja, a identificao completa sobre o que se deseja obter com a auditoria (objetivo e escopo da auditoria); b) Definio e o alcance dos procedimentos a serem realizados; c) Identificao do universo a ser examinado (atividades ou elementos a serem auditados); d) Identificao dos documentos de referncia, material ou outras instrues especficas (relatrios, normas, legislao, lista de verificao, manuais); e) Material a ser utilizado (roteiros, check list, relatrios etc.); f) Estabelecimento de tcnicas apropriadas. Nota: Ainda durante a fase do planejamento, poder ser utilizada em todas as situaes, a tcnica do 5W + 1H + show me, que permitir ao auditor buscar as evidncias objetivas de conformidades s especificaes. O que, Qual, que? Quem? Onde? Quando + mostre-me ou evidencie-me Por que? Como? What Who Where When Why How
Show me
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Esta tcnica permite efetuar questes abertas e evitar perguntas que possibilitem apenas uma resposta (questes fechadas). Ela uma poderosa ferramenta e permitir comprovar se o que est descrito sobre normas e rotinas de fato realizado. Exemplo: Mostre-me o que voc faz, ao invs de verdade que vocs tm normas de servio?. g) Quantidade de recursos humanos/hora necessria execuo dos trabalhos e o grau de capacitao da equipe; h) Aspectos crticos das atividades ou os pontos chave; i) Anlise da documentao em que consta a ltima competncia paga, podendo ser estendida para competncias anteriores, quando se tratar de auditoria de UPS, ou como por exemplo os repasses de recursos feitos quando se tratar de auditoria em convnio. 4. Conduo da Auditoria e Avaliao dos Resultados O auditor, no exerccio de suas funes, ter livre acesso a todas as dependncias do rgo ou entidade auditada, assim como documentao e papis considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies. Se houver limitao da ao do auditor, o fato dever ser comunicado de imediato e por escrito ao dirigente da unidade auditada e (s) chefia(s), solicitando providncias imediatas. A realizao da auditoria pode ser dividida em seis fases: I - Reunio de Abertura; II - Execuo da Auditoria; III - Avaliao da Auditoria; IV - Reunio de Fechamento; V - Relatrio Final de Auditoria; VI - Aes de Acompanhamento (Follow-up). I - Reunio de Abertura Tem como principal finalidade estabelecer um clima de boa comunicao e cooperao entre os auditados e auditores, diminuindo as resistncias naturais. Deve estar presente toda a equipe de auditoria e a direo (gerentes), coordenadores da rea/unidade que ir ser auditada. Deve ser breve (mximo 30), objetiva, servindo para esclarecer dvidas de ambas as partes e presidida pelo Coordenador da equipe, com registro dos presentes. Agenda tpica: Entrega do Ofcio de Apresentao e do Comunicado de Auditoria. Este ltimo pode ser enviado previamente para que o material solicitado seja providenciado com antecedncia; Apresentao dos auditores; Apresentao do escopo e objetivos da auditoria; Solicitar/confirmar quem ser o acompanhante da auditoria;
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Estabelecer/definir os arranjos logsticos (sala de trabalho dos auditores etc.). II - Execuo da Auditoria Considerada a fase operacional, em que as verificaes vo ser realizadas in loco, os auditores devero atentar para os seguintes pontos durante a realizao da auditoria: Utilizar roteiros e check list, mas no se ater s a eles; Ser preciso nas anotaes efetuadas. Elas sero de mxima utilidade quando da elaborao do relatrio, e por isso, no podem merecer qualquer dvida; Procurar sempre evidncias objetivas que sustentem as no conformidades; Os documentos solicitados (relao de pessoal, notas fiscais etc.) devem ser comprovados com assinatura do responsvel pelo setor; Sempre que possvel falar com as pessoas que executam as tarefas, no se restringindo somente anlise de documentos ou observao durante a visita; Ouvir mais e atentamente e, falar menos; No permitir que o auditado estabelea o ritmo da auditoria; Ficar atento s atividades destrutivas do auditado - interrupes freqentes, documentos no encontrados, pessoa chave com atividade de ltima hora. III - Avaliao da Auditoria Terminado o trabalho analtico ou operativo, na fase da avaliao dos resultados sero analisadas todas as informaes e os dados obtidos durante a auditoria, incluindo as evidncias objetivas que reforam as anotaes de no conformidade, com o objetivo de evitar contestao. Caso no haja evidncia objetiva de no conformidade, esta poder ser mencionada no relatrio como observao, que merece ser considerada. Este o princpio que norteia o fato de que para cada distoro, impropriedade ou irregularidade, deve haver um padro de normalidade (norma ou Lei). IV - Reunio de Fechamento Terminada a avaliao in loco, torna-se necessrio dar conhecimento ao auditado/reas, a compreenso dos resultados genricos da auditoria, apontando as distores para as quais cabe a correo imediata (orientaes). V - Relatrio de Auditoria Deve ser elaborado tempestivamente para permitir que as aes preventivas/corretivas/saneadoras recomendadas sejam levadas ao conhecimento do auditado ou outros rgos/autoridades em tempo hbil e diligenciadas as providncias.
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VI - Aes de Acompanhamento (Follow up) Destinam-se a confirmar a efetividade das aes corretivas/saneadoras implementadas. Sem estas aes, a auditoria perde boa parte de sua efetividade. A verificao da efetividade da ao corretiva (Anexo X), da responsabilidade do coordenador/equipe de auditores e deve considerar: a) perodo e a forma de acompanhamento; b) Uma resposta escrita do auditado sobre a implantao da ao corretiva/ saneadora; c) Confirmao/comprovao de que a ao corretiva foi implementada (atentar para o fato de que a efetividade de algumas aes corretivas/saneadoras, por serem mais complexas, demoram bastante tempo). 5. Apresentao dos Resultados (Relatrio) Verificao da Ocorrncia - no mbito do servio pblico, a opinio do auditor, com atribuio de auditoria, dever ser expressa atravs de Relatrio de Auditoria e Parecer. a) Relatrio de Auditoria: De carter formal, refletir os resultados dos exames efetuados de acordo com a forma e tipo de auditoria. Para cada auditoria realizada, o auditor dever elaborar relatrio que refletir os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de auditoria. As informaes nele contidas quanto aos atos, fatos ou situaes observadas, devem reunir principalmente o seguinte contedo: escopo e objetivo da auditoria; identificao da equipe de auditoria; data da auditoria; documentos auditados e/ou relacionados; descrio das no conformidades encontradas; apreciao/julgamento das auditorias quanto importncia das no conformidades detectadas e sua influncia na efetividade do sistema ou servio; relao de encaminhamentos do relatrio. Atributos de Qualidade Conciso - linguagem clara e concisa, de fcil entendimento, sem necessidade de explicaes adicionais por parte de quem o elaborou; Objetividade - mensagem clara e direta, para entendimento fcil do que se pretendeu transmitir;
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Convico - o relato das evidncias conduzem o leitor prudente s mesmas concluses a que chegou o auditor; Clareza - a estrutura e a terminologia empregadas permitem o entendimento a qualquer pessoa, ainda que no domine a matria; Integridade - incluir nos relatrios os fatos relevantes observados na sua integralidade, sem nenhuma omisso, proporcionando uma viso objetiva das impropriedades/irregularidades apontadas, recomendaes efetuadas e concluso; Coerncia - os resultados da auditoria devem corresponder aos objetivos determinados; Oportunidade - os relatrios devem ser emitidos tempestivamente, para que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providncias; Apresentao - os assuntos devem ser apresentados numa seqncia lgica, segundo os objetivos do trabalho, de forma correta - linguagem perfeita, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o entendimento; Conclusivo - o relatrio deve permitir a formao de opinio sobre as atividades realizadas. O relatrio deve seguir o padro adotado pelo DCAA, admitindo-se em determinadas circunstncias, adaptaes necessrias interpretao e avaliao dos resultados dos trabalhos. Requisitos do Relatrio: 1- Primeira Pgina: CAPA a) b) c) d) e) f) Nome do Ministrio; Nome da Gerncia Estadual; Nome da Diviso; Nmero do Relatrio / Ano; Unidade Auditada; Data da Realizao da Auditoria.
2- Segunda Pgina: a) Equipe de Auditores - relacionar o nome e matrcula dos componentes da equipe. 3- Terceira Pgina: a) Identificao - neste item registrar os dados de identificao da unidade auditada tais como: Razo Social; Nome Fantasia; CGC/CPF;
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Natureza; Tipo; Endereo: Rua, Nmero, Bairro, Municpio, Unidade da Federao, CEP, Telefone , Fax e e-mail (correio eletrnico). b) Diretoria - relacionar o nome e CPF dos componentes da diretoria. c) Caracterizao da Unidade - registrar os dados da ficha de cadastro da unidade auditada. 4- Quarta Pgina: a) ndice - relacionar por itens e subitens os tpicos do relatrio. 5- Quinta Pgina: Corresponde primeira folha do relatrio a receber numerao. Quando numeradas em processo/documentao, as folhas sero renumeradas de acordo com a seqncia do mesmo. I - Introduo - registrar o documento que determina a auditoria e o objetivo a ser alcanado. II - Metodologia - descrever a tcnica empregada na execuo dos trabalhos.
I I I
A v a l i a o
d o s
C o n t r o l e s
I n t e r n o s
a) Avaliao Fsico-Funcional: Contm os dados levantados atravs da aplicao dos Roteiros de Avaliao Fsico-Funcional, que so papis de trabalho; Devem ser apontados os dados e fatos relevantes, em conjunto ou destacados; Serve de base para o item Avaliao Qualitativa.
b)- Anlise da Documentao (SIH, SIA/SUS, convnios ou similares, etc.) Contm os dados representativos, levantados atravs da verificao da documentao de atendimento (AIH, pronturios, fichas clnicas, solicitao de exames, laudos, boletins, etc.) e termos de convnios e similares; Nas auditorias no SIA e/ou SIH/SUS este item constitui a essncia da auditoria; fundamental que a verificao operativa seja precedida de uma ao analtica (avaliao do perfil do hospital ou ambulatrio) ou, a depender da situao, de uma auditoria analtica; Os registros das irregularidades encontradas so realizados nas planilhas Demonstrativo das Distores nas AIH, Pronturios Clnicos e Cirrgicos, UTI, Documentos do SIA etc. e descritos de forma clara, consistente e suficiente neste item, em conjunto ou destacados;
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c)- Avaliao Oramentrio- Financeira Contm os dados levantados atravs da verificao dos recursos repassados e utilizados; dos processos licitatrios; de compras efetuadas; de balancetes e registros contbeis; Os registros das irregularidades encontradas so realizados na Planilha Relao de Despesas Impugnadas e descritos de forma clara e consistente neste item, em conjunto ou destacados; So registrados ainda os dados relativos aos controles internos (almoxarifado, farmcia, transporte, pessoal, etc.); No caso de convnio ou similar, fundamental que a verificao operativa seja precedida de uma ao analtica ( termos do convnio, valores, objeto, etc.); Serve de base para a Avaliao Qualitativa. relao aos itens a, b e c contm as
informaes bsicas a serem verificadas, podendo a eles serem acrescidas outras que possam contribuir para dar maior consistncia ao Relatrio de Auditoria. So eles que embasam a Avaliao Qualitativa.
d)Avaliao Qualitativa Neste item ser descrito o diagnstico da situao verificada, com base no contedo dos itens anteriores, nos aspectos: fsico-funcional e organizacional; gerncia e gesto de processos finalsticos e de apoio; desenvolvimento de recursos humanos; avaliao da assistncia de sade prestada, seus resultados e impactos; regularidade dos registros contbeis e documentos de despesas. Obs.: os dados assentados devem se constituir em evidncias objetivas de conformidade ou no conformidade (distoro).
no conformidade (distoro) pode ser de dois tipos: impropriedade fere norma ou lei; irregularidade fere norma ou lei, resulta em prejuzo quantificvel ou no e/ou configura dolo; as situaes verificadas que no configuram evidncias objetivas, mas que so importantes relatar, devem ser mencionadas no relatrio como observaes.
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com base nas evidncias objetivas de no conformidade, que so feitas as recomendaes. Este o princpio que norteia o fato de que para cada impropriedade/irregularidade, deve haver um padro de normalidade (norma ou lei).
IV - Recomendaes Registrar as sugestes pertinentes aos problemas abordados. Para cada distoro registrada corresponder uma recomendao ao auditado e/ou autoridade(s) competente(s) embasada nas normas vigentes. Quando a situao identificada exigir ao corretiva/saneadora imediata a(s) recomendao(es) dever(o) ser encaminhada(s) ao gestor e auditado, atravs de ofcio, expedido pela chefia imediata para conhecimento e atendimento, independente da finalizao do relatrio. V - Concluso Em funo da anlise realizada ou dos fatos apurados situar as condies de funcionamento e operacionalidade do objeto da auditoria, registrando o parecer tcnico da equipe e/ou perspectiva para novos trabalhos alm dos encaminhamentos devidos. Data e assinatura dos integrantes da equipe. Nota: Devero ser rubricadas as folhas do relatrio a partir da introduo, bem como folhas com registro de distores. Exemplo: Demonstrativo de AIH com Distores, Demonstrativo das Distores encontradas na Anlise dos Documentos do SIA, etc. b) Parecer: Dever ser emitido quando o auditor verificar a qualidade e efetividade da assistncia sade, servios de sade, aplicao, utilizao ou guarda dos bens e valores pblicos e para todo aquele que der causa perda, subtrao ou estrago de valores, bens e materiais de propriedade ou responsabilidade da Unio, Estados e Municpios. Definio do Parecer a ser emitido: O auditor dever usar de toda acuidade e prudncia no momento de definir o tipo de parecer que emitir como resultado dos seus exames, devendo levar em conta principalmente que: a) determinados achados de auditoria relacionados com falhas, omisses e impropriedades encontradas, podem significar ao mesmo tempo situaes simplesmente imprprias (distores para as quais caber a emisso de parecer restritivo) ou at mesmo irregulares; b) a adequao do parecer emitido, depender do acurado exame de todas as circunstncias e/ou evidncias objetivas envolvidas nas situaes de julgamento, que devero ser avaliadas em conjunto, levando-se em conta fatores, tais como: freqncia da incidncia ou de reincidncia do achado;
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descumprimento s recomendaes de auditorias anteriores; evidncia de inteno ou no; efetivo prejuzo Unio, Estados e Municpios; outros fatores consistentes que possam contribuir para a adequada definio do tipo de parecer a ser emitido. 6. Acompanhamento das Aes Corretivas/Saneadoras Propostas Qual ter sido o valor da auditoria se no forem efetuadas aes de acompanhamento? Se as falhas detectadas no foram corrigidas? Certamente a efetividade da auditoria ficar comprometida, j que o verdadeiro ganho est na mudana que as aes corretivas/saneadoras provocam. O acompanhamento e a avaliao da implementao (Anexo X) das aes corretivas deve ser realizado pela chefia imediata, devendo ser considerado: a) resposta escrita do auditado sobre a implantao da ao corretiva e sua efetividade; b) confirmao/comprovao de que a ao corretiva foi implementada e se mostrou efetiva, conforme programado atravs de aes de superviso ou acompanhamento continuado por perodo determinado, quando for o caso. Nota: Esgotado o prazo para o cumprimento das recomendaes, sem que as mesmas tenham sido atendidas ou justificadas, a chefia da Diviso deve reiter-las, sob aprazamento, atravs de ofcio.
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reas e enfoques da coordenao: a) planejar a auditoria, preparar documentos de trabalho (relatrios, check list etc.) e orientar a equipe; b) aplicar os procedimentos e tcnicas, com vistas obteno das metas/objetivos previstos, de acordo com o programa de auditoria; c) observar fielmente os objetivos da auditoria definindo em conjunto com a equipe as necessidades especficas da auditoria; d) representar a equipe de auditoria perante o auditado; e) elaborar tempestivamente, em conjunto com a equipe, o relatrio de auditoria; f) observar e concluir de forma consistente, definindo em conjunto com a equipe as necessidades especficas da auditoria; g) relatar chefia imediata os resultados da auditoria, bem como quaisquer dificuldades encontradas na realizao das atividades; h) acompanhar as aes de follow up a serem desencadeadas, informando a chefia imediata os resultados.
Tipos de Evidncia:
a) Fsica - a que pode ser comprovada materialmente; b) Documental - a que pode ser comprovada atravs de registros em papis e/ou documentos; c) Circunstancial - a que apenas fornece impresso ao auditor, no podendo servir como evidncia de uma auditoria, pois no suficientemente objetiva para embasar uma no conformidade; d) Admissvel - a que obtida atravs de declarao verbal.
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A validao do julgamento, depende diretamente da qualidade da evidncia no que diz respeito a: a) suficincia - quando a aplicao de testes resulta na obteno de uma ou vrias provas e propicia um grau razovel de convencimento a respeito da realidade ou veracidade dos fatos examinados; b) adequao - quando os testes ou exames realizados so apropriados natureza e caracterstica dos fatos examinados; c) pertinncia - quando h coerncia da evidncia com as observaes, concluses e recomendaes de auditoria. Critrios para obteno de evidncias: a) importncia relativa - refere-se ao significado da evidncia no conjunto de informaes, tem peso e comprobatria; b) nveis de riscos provveis - referem-se s probabilidades de erro na obteno e comprovao da evidncia. Afirmar a evidncia com reteste, nova tcnica ou mtodo para confirmao.
c) ou por outras fontes de informaes. Deste modo, quando identificados tais indicadores, o auditor obrigado a ampliar o alcance dos procedimentos necessrios, a fim de evidenciar, nestes casos, a existncia de irregularidades. Apurao A apurao de impropriedades e irregularidades exige do auditor extrema prudncia e profissionalismo, a fim de alcanar com efetividade os objetivos propostos para a apurao. Na apurao de impropriedades e/ou irregularidades o auditor dever: a) utilizar a regra dos 5W + 1H + show me (o que, quem, quando, onde, por que, como e mostre-me); b) procurar evidncias objetivas que subsidiem as suas concluses; c) fazer perguntas silenciosas a si prprio; d) formular perguntas hipotticas, tais como: o que ocorre se..., suponha que...; e) pedir para repetir, quando no entender a resposta, dando, se possvel, exemplos; f) fazer uma pergunta de cada vez, de forma a no confundir o auditado; g) falar, sempre que possvel, com quem executa as tarefas; h) usar linguagem acessvel; i) primar pela educao, ouvir mais e falar menos e no demonstrar uma atitude punitiva quando encontrar uma no conformidade; j) ser o mais abrangente possvel para comprovar as no conformidades.
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a equipe de auditoria em conjunto com a chefia imediata, acompanhar atravs de cronograma, a correo das distores apontadas.
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ANEXOS
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ANEXO I
ATOS LEGAIS
1 - ATOS LEGAIS - so dispositivos da legislao em vigor, emanados de autoridades competentes, relativos a Administrao Pblica Federal. 1.1 - Origem: Congresso Nacional, Presidncia da Repblica, Tribunais Superiores e Ministros de Estado; 1.2 - Espcie: Constituio Federal, Leis, Medidas Provisrias, Decretos Legislativos, Decretos, Jurisprudncia dos Tribunais Superiores, Portarias, Decises Ministeriais e outros; 1.3 - Destinatrios: rgos ou Entidades da Administrao Pblica Federal; 1.4 - Finalidade: Conhecer e observar o cumprimento. 2 - NORMAS DISCIPLINARES EXTERNAS - so atos emanados de rgos/entidades externos ao Sistema de Controle Interno, com aplicao no mbito do Sistema. 2.1 - Origem: Tribunal de Contas da Unio, Departamento de Oramento da Unio, Secretaria da Administrao Federal, Procuradoria da Fazenda Nacional, Comisso de Valores Mobilirios, Banco Central do Brasil, Departamento da Receita Federal, Conselhos Federais de Classes e outros; 2.2 - Espcie: Resolues, Instrues Normativas, Portarias, Pareceres Normativos, Normas de Execuo, Decises Normativas e outros;
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2.3 - Destinatrios: rgos ou Entidades da Administrao Pblica Federal; 2.4 - Finalidade: Conhecer e observar o cumprimento. 3 - NORMAS DISCIPLINARES INTERNAS - so atos expedidos pelos rgos Central, Setoriais e Seccionais do Sistema de Controle Interno. 3.1 - Origem: Secretaria da Fazenda Nacional, Departamento do Tesouro Nacional, Secretarias de Controle Interno e/ou rgos de atribuies equivalentes; 3.2 - Espcie: Instrues Normativas, Portarias, Normas de Execuo, Ordens de Servio e outros; 3.3 - Destinatrios: Unidades do Sistema de Controle Interno. 3.4 - Finalidade: Conhecer e observar o cumprimento. 4 - RELATRIOS - constituem-se na forma pela qual os resultados dos trabalhos realizados pelos auditores so levados ao conhecimento das autoridades competentes, com as seguintes finalidades: a - chefia imediata para cincia e encaminhamento; b - s chefias superiores para cincia, encaminhamento com vistas ao atendimento das recomendaes e outras providncias; c - outras autoridades interessadas, dependendo do tipo ou forma da auditoria realizada. 5 - PROGRAMAO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA - PAAA documento contendo a programao dos trabalhos de auditoria para o perodo de um ano, elaborado pelas Divises de Auditoria, conforme instrues e modelo padronizado.
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5.1 - Origem: Unidades de Auditoria das trs instncias do SNA; 5.2 - Destinatrio: Coordenaes-Gerais e Chefias Superiores; 5.3 - Periodicidade: At 30 de novembro de cada ano; 5.4 - Finalidade: Conhecer e acompanhar a PAAA e, posteriormente, elaborar o Consolidado Trimestral e Relatrio de Gesto. 6 - PLANO DE AO CONSOLIDADO - documento elaborado pelo DCAA, contendo aes integradas dos trabalhos de auditoria dos rgos Regionais. 6.1 - Origem: DCAA; 6.2 - Destinatrio: Secretaria Executiva/MS; 6.3 - Periodicidade: At 28 de fevereiro de cada ano. 7 - SUMRIO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA - SAA - relato sobre as atividades de auditoria em desenvolvimento e seus resultados. 7.1 - Origem: Unidades Regionais de Auditoria; 7.2 - Destinatrio: Chefia Imediata; 7.3 - Finalidade: Oferecer subsdios para o acompanhamento das atividades de auditoria planejadas e em curso; 7.4 - Periodicidade: Trimestral. 8 - RELATRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA - RAAA - documento contendo entre outros assuntos, o relato das atividades de auditoria desenvolvidas
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durante o ano, com destaque para: quantitativo dos recursos humanos e financeiros utilizados; total das auditorias realizadas; eficcia dos resultados obtidos; pendncias existentes, se for o caso, com as justificativas pertinentes; e as solicitaes ou sugestes necessrias ao melhor desempenho das atividades. 8.1 - Origem: Unidade Regional de Auditoria DIVAD/SEAUD. 8.2 - Destinatrio: DCAA/SE/MS. 8.3 - Periodicidade: At maro de cada ano. 8.4 - Finalidade: Avaliar o desempenho das atividades de auditoria.
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Equipe (7)
Dirias
Observao (9)
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LEGENDA DA PAAA
1 - Elementos de Auditoria - Auditoria de Assistncia de Sade Prestada (SIA/SIH)/ Gerncia do Servio (A.A.G) - Auditoria na Aplicao de Recursos (AR) - Auditoria em Programa Especial (APE) - Auditoria em Convnio (AC) - Auditoria na Gesto (AG) - Auditoria para Apurao de Denncia (AD) - Outros 2 - Local Auditado - Instituio/rgo - Unidade Prestadora de Servio ( hospital, ambulatrio, servio ou atividade especfica - convnio, alto custo/complexidade, programa especial, etc.) 3 - Tipo Analtica e/ou Operativa 4 - Forma - Direta - Realizada pelo nvel federal do SNA (AD) - Compartilhada - Com outros rgos ou instituies (AC) - Integrada - Atravs da programao pactuada com outros nveis do SNA (AI) 5 - Local de Trabalho - Ambiente de trabalho, Unidade Prestadora de Servio, Secretaria de Sade, outros. 6 - Perodo - Dias previstos para a execuo dos trabalhos, incluindo os de deslocamento e concluso de auditoria. 7 - Equipe - Mencionar os auditores que executaro os trabalhos segundo a forma contida no item 4. 8 - Custo - Mencionar (em R$) o custo com dirias, passagens e suprimentos de fundos. 9 - Observao - Mencionar observaes julgadas pertinentes a elucidao do plano. Obs.: As auditorias especiais, por no serem previsveis, devem quando de sua ocorrncia estarem descritas no Plano, da mesma forma que para as programadas/ano. A modelo destas, tambm devem ter sua execuo planejada.
Anexo II_1.doc
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ANEXO III
A Unidade de Sade:_________________________________________________________
Para
cumprimento
do
que
dispe
(a)
____________________________
N_____________ de _____/____/_____, solicitamos fornecer a esta equipe de Auditoria, os documentos abaixo relacionados:
________________________ p/equipe
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Recebemos supramencionada.
os
documentos
constantes
da
Comunicao
de
Auditoria
Em ______/_________________/19____
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ANEXO IV
HOSPITAL:
MUNICPIO:
OBSERVAES DO AUDITOR
NOME DO PACIENTE
DATA INTER.
ENFERM. E LEITO
DIAGNSTICO DO PRONTURIO
ANEXO IVrtv
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ANEXO V
ROTEIRO DE VISITA AOS PACIENTES INTERNADOS NA UTI NO DIA _____/_____/_____ HOSPITAL: UTI : N DE LEITOS: N DE LEITOS OCUPADOS:
NOME DO PACIENTE
N DO LEITO
DIAGNSTICO DO PRONTURIO
MONITORAMENTO
EXAMES
OBSERVAES DO AUDITOR
ANEXO V RVU
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ANEXO VI
LOCALIDADE
CGC:
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ANEXO VI - A
N AIH
PERODO DE INTERNAO
PROCED. COBRADO
DIAGNSTICO
PERM.
DISTORES
MEDIDAS PROPOSTAS
ANEXO VI DDAPC
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ANEXO VII
CIRURGIA
INICIAL NOME/PROF.
INCIO
TRM.
CIR.
1 AUX.
2 AUX.
ANEST.
JUSTIF. OBSERVAO
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ANEXO VIII
UNIDADE: CGC:
COMPETNCIA:
QUANTITATIVO CDIGO PROCEDIMENTO PROCEDIMENTO APROVADO PROCEDIMENTO COMPROVADO DISTORES MEDIDA PROPOSTA
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ANEXO IX
N AIH
DATA DA CIRURGIA
HORRIO
TIPO
ANEXO IX CIH
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ANEXO X
FORMULRIO PARA ACOMPANHAMENTO/VERIFICAO DA IMPLEMENTAO DAS AES PREVENTIVAS/CORRETIVAS
RESPONSVEL:
DATA:
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ANEXO XI
CREDOR
CHEQUE
VALOR
ANEXO XII
RGO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO N: _______________________________________________________ TITULAR DO RGO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _______________ PERODO EM EXAME: ____________
ANALISTA NOME: ______________________________ MATRCULA: ___________ CONTROLE INTERNO DE ALMOXARIFADO SIM NO Espao fsico adequado Ventilao adequada Armazenamento adequado Ficha de controle de estoque FCE Atualizadas Ficha de prateleiras Anotaes na FCE conf. Cap.02.03.01.6/IN/DTN-10/91 Estoque fsico=Estoque FCE Materiais vencidos (relacionar no verso) Materiais fora do Almoxarifado Profissional responsvel Extintor Inventrio ano anterior Estoque de mat. sem movim. (relacionar no verso) ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ _______________________________________________________ OBSERVAO
ANEXO XIII RGO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO N: _______________________________________________________ TITULAR DO RGO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERODO EM EXAME: _____________
ANALISTA NOME: __________________________ MATRCULA: _______________ CONTROLE INTERNO DE FARMCIA SIM NO Espao fsico adequado Ventilao Armazenamento adequado Ficha de controle de estoque FCE Atualizadas Ficha de prateleiras Anotaes na FCE conf. Cap.02.03.01.6/IN/DTN-10/91 Estoque fsico=Estoque FCE Medicamentos Controlados Livro MC atualizado (*) Medicamentos vencidos (relacionar no verso) Medicamento fora da farmcia Profissional especializado Extintor _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________________ (*) MC: MEDICAMENTOS CONTROLADOS OBSERVAO
ANEXO XIV RGO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO N: _______________________________________________________ TITULAR DO RGO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERODO EM EXAME: _____________
ANALISTA NOME: __________________________ MATRCULA: _______________ CONTROLE INTERNO DE TRANSPORTES VECULO PLACA CONSUMO ANO KM/rodados PEAS
TIPO
SOMA
ANEXO XV RGO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO N: _______________________________________________________ TITULAR DO RGO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERODO EM EXAME: ____________
ANALISTA NOME: _________________________ MATRCULA: ________________ RELAO DE PESSOAL NOME E CATEGORIA FUNCIONAL VNCULO MUN. PREST. SERV.
FED.
EST.
OUTROS
TOTAL
ANEXO XVI
BALANCETE
SALDO FINANCEIRO EM ______/_______/_____
RECEITAS SIA/SUS SIH/SUS Rendimento MF/SIA Rendimento MF/SIH TOTAL DA RECEITA DESPESAS ((SIA) 3.1.1.1. - Pessoal 3.1.2.0 - Material 3.1.3.0 - Servio SOMA
TOTAL