CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Cmara de Pesquisa e Desenvolvimento Profissional

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EXCEL INTERMEDIRIO
Fernando de Oliveira Santoro
fsantoro@pensarmais.com.br

ou Marcus Vincius
marcusvinicius@pensarmais.com.br

(Rio de Janeiro) Atualizao: 20/02/2006

SUMRIO

1. REVISO DOS CONCEITOS BSICOS DO Excel 2. FUNES DE DATA E HORA 3. FUNES LGICAS E DE REFERNCIA 4. RECURSOS INTERMEDIRIOS

3 47 55 61

Captulo 1 Reviso dos Conceitos Bsicos do Excel

Digitando e Inserindo Dados

Inserir Dados em uma clula muito simples. Para entradas normais, como de textos e valores, verifique se o seletor encontra-se na clula desejada. Em caso positivo, digite o que desejar e para dar a entrada no dado digitado, d de frmulas. A tecla ou clique no boto inserir que encontra-se na barra

far com que o seletor v para clula inferior seguinte.

NOTA: Caso queira, voc pode pressionar qualquer uma das teclas de movimentao do cursor em seu teclado, fazendo com que o seletor v para a direo desejada. possvel tambm pressionar a tecla para a entrada anterior. Voc pode digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha, as frmulas, que sero explicadas no prximo captulo ou valores constates, que sero descritos a seguir: para movimentar a clula para a prxima entrada possvel ou +

- Valores constantes

Um valor constante um tipo de dado que voc digita diretamente na clula. Ele pode estar em formato de nmero, incluindo datas, horas, moedas, porcentagens, fraes ou notao cientifica, ou em formato de texto. Os valores so constantes, isto , no so obtidos a partir de clculos envolvendo outros valores e podem ser alterados sempre que necessrio. O Microsoft Excel permite inserir trs tipos bsicos de constantes, conforme veremos a seguir.

- Nmeros

Para digitar um nmero como valor constante, clique na clula onde o valor deve ser inserido e digite o nmero. Os nmeros podem incluir caracteres numricos, de 0 a 9, e qualquer um desses caracteres especiais:

+ ( ) , / $ %

Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos especiais apresentados, o Excel interpretar como texto. Por exemplo: Praa Pio X, n 78, 6, 8 e 10 andares. Ao digitar um nmero, o Excel assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar um nmero negativo, insira antes dele o sinal de menos. Caso queira inserir nmeros com formato de moeda, no digite o smbolo da moeda, pois o Excel interpretar como texto. Para inserir uma frao, digite a seguinte seqncia: zero, barra de espao, e depois a frao, usando ( / ) entre os nmeros. Caso contrrio, o Microsoft Excel interpretar a frao como uma data.

- Texto

Um texto composto de letras ou qualquer combinao de nmeros e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa clula, que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro ser interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres sero alinhados esquerda na clula. Para digitar um texto, clique na clula onde ele deve ser inserido e digite o que desejar. Uma clula aceita at 32.000 caracteres. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o espao da clula vizinha, porm, se for necessrio, arraste com o mouse a linha de grade aumentando a largura da coluna.

- Data e Hora

Se voc quiser exibir a hora utilizando um relgio de 12 horas, digite-a usando o sinal de ( : ) e, em seguida, AM ou PM. Deixe um espao entre a hora e a letra. Por padro, o Excel exibe a hora como em um relgio de 24 horas, ou seja, marca as horas como, por exemplo, 17:00. As datas so digitadas utilizando ( / ) ou ( - ), como separador entre dia, ms e ano. Por exemplo: digite 12/08/03 em qualquer clula e esta ser formatada como data. Voc ainda pode digitar data e hora na mesma clula. Para tanto, insira um espao entre ambas. Caso voc digite a hora antes da data, o Excel assumir, por padro, primeiro a data e, em seguida, a hora. Desta forma, nunca digite uma hora antes da data. Ressalta-se, tambm, que o Excel armazena todas as datas como nmeros seriais e todas as horas como fraes decimais. J que datas e horas so tratadas como nmeros, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos.

EDITANDO DADOS

Muitos so os motivos que podem exigir a alterao dos dados digitados em uma planilha, tais como, por exemplo, erros de digitao, alterao de frmulas, atualizao de informaes, entre outros. Para alterar e corrigir informaes desejadas, o usurio dever digitar novamente a informao, posicionando o cursor na mesma clula e digitando os dados por cima da informao errada. Ou ento ele poder edita-la, a fim de modificar somente o necessrio. Para colocar o contedo de uma clula em edio, posicione o cursor sobre a clula desejada, tecle F2 ou d um clique duplo sobre a clula. No modo de edio, valido o uso das teclas de setas para mover o cursor por entre os caracteres sem apag-los. Caso deseje apagar algum caractere, utilize a tecla BACKSPACE para retroceder o cursor, apagando o caractere imediatamente esquerda ou DELETE para apagar imediatamente direita. Ao final da edio, com as modificaes feitas, o usurio finaliza a operao teclando .

possvel tambm editar dados utilizando a Barra de Frmulas. Ao clicar em uma clula, o contedo da mesma ser exibido na Barra de Frmulas. Clique com o mouse na Barra de Frmulas e edite o contedo da clula atualmente selecionada. Aps proceder com as alteraes, digite .

EXCLUINDO DADOS

Para excluir o contedo de uma clula, clique nela para selecion-la e, em seguida, pressione a tecla DELETE. O contedo da clula ser excludo. Outra maneira de excluir o contedo de uma clula e clicar nela, para selecion-la e, em seguida, comear a digitar um novo contedo. Ressalta-se, porm, que a formatao existente na clula ser mantida, ou seja, os procedimentos acima mencionados no limpam o contedo da clula.

SELECIONANDO CLULAS

A seleo de uma ou mais clulas tem como objetivo prepar-la, junto com seu contedo, para que o usurio possa executar determinados tipos de operaes. Para selecionar somente uma clula, basta clicar sobre a mesma, liberando nela o seletor. Para selecionar um grupo de clulas subseqentes, clique sobre a primeira, pressione e arraste o mouse at que toda rea de clulas desejadas esteja destacada. Para desfazer a seleo a qualquer momento, clique em qualquer clula que desejar. Para selecionar clulas aleatoriamente, clique sobre a primeira delas, pressione e mantenha pressionada a tecla , e ento clique sobre as demais clulas a serem selecionadas.

O usurio tambm pode selecionar um intervalo inteiro de clulas horizontal e verticalmente. Por exemplo, para selecionar a linha 3 inteira, clique sobre o indicador da mesma representada pelo nmero no lado esquerdo da tela, na parte de linhas. Caso deseje selecionar uma coluna, repita a mesma operao clicando na coluna desejada.

LIMPANDO CLULAS

O contedo de uma clula pode ser apagado por completo ou, se preferir, o usurio pode remover apenas o formato previamente inserido. Para apagar o contedo de uma clula ou rea de clulas, selecione e tecle DELETE. Ressalta-se, porm, que esta ao apaga apenas o contedo. Isso quer dizer que a formatao anteriormente estabelecida ser preservada, ou seja, caso voc tenha modificado o tamanho ou o tipo da fonte, tal formatao se manter. Para remover no s o formato como tambm o contedo e tudo que estiver aplicado clula ou intervalo de clula selecionado,

abra o menu EDITAR, posicione o cursor em LIMPAR e, no sub-menu que aparece, clique sobre TUDO. Se a clula possui um formato pr-definido, e voc deseja remov-lo, selecione-a, abra o menu EDITAR, posicione o cursor no sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique em FORMATOS. Se anteriormente voc inseriu um comentrio em uma determinada clula e deseja remov-lo, abra o menu EDITAR, mova o cursor at o sub-menu LIMPAR e, em seguida, clique sobre o comando COMENTRIOS.

DESFAZENDO AES

So vrias as aes que o usurio executa sem querer que podem ser desfeitas pelo Excel. Por exemplo, digamos que voc tenha deletado o contedo de uma clula que no poderia ser removida. O procedimento de recuperao desfazer essa ao. Para que a ltima ao seja imediatamente desfeita, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando DESFAZER. Como atalho, voc pode clicar sobre o boto do mesmo nome, na Barra de Ferramentas Padro ou teclar + Z quantas vezes forem as aes a serem recuperadas.

O Excel permite que sejam desfeitas as 16 ltimas aes aplicadas pelo usurio. Para verificar a lista dessas aes e assim poder escolher a seqncia a ser desfeita, clique sobre a seta ao lado direito do boto desfazer. Note que medida que o mouse movido para baixo, as aes a serem recuperadas vo sendo selecionadas. Para recuper-las, basta clicar sobre a ltima destacada. Para cancelar esta ao, tecle .

MAIS BOTES

No Excel 2000, por padro e em determinados casos, no sero exibidos todos os botes das Barras de Ferramentas nem mesmo todos os comandos de menus, quando abertos. Ao invs disso, o usurio encontrar, na Barra de Ferramentas, o comando denominado Adicionar ou Remover Botes, e no menu, mais comandos. Quando clicados, exibem o restante de botes ou comandos disponveis, respectivamente na mesma barra de ferramentas ou menu.

ALTERANDO AS COLUNAS

No Excel, as colunas podem ter suas larguras modificadas ou atravs de comandos ou pelo uso do mouse. Normalmente as colunas so alteradas para ajustar a visualizao de seu contedo, principalmente quando ele se encontra sem visibilidade. Para alterar a largura de qualquer coluna manualmente, posicione o cursor no lado direito do indicador da referida coluna at que ele tome a forma de uma seta bilateral. Ento pressione e arraste o mouse para a direo desejada, aumentando ou diminuindo, desta forma, o tamanho da coluna. Para alterar a largura a partir da insero de valores, mantenha o cursor na coluna desejada, abra o menu FORMATAR, selecione o comando COLUNA e, em seguida, clique sobre LARGURA. Na caixa de dilogos, digite o valor desejado em nmero de caracteres, clicando OK para concluir a ao.

NOTA: Para fazer com que a coluna tenha seu valor ajustado de acordo com a maior entrada realizada, selecione a coluna desejada, abra o menu FORMATAR, posicione o cursor em COLUNA, e no sub-menu, clique no comando Auto Ajuste da Seleo. Outra maneira posicionando o cursor do lado direito da coluna desejada e dando um clique duplo com o boto esquerdo do mouse.

ALTERANDO LINHAS

Assim como uma coluna, as linhas de uma planilha podem ter suas respectivas alturas alteradas. Para selecionar a linha a ser alterada, basta que o cursor esteja selecionado em uma das clulas de sua faixa. Para alterar a altura de uma linha manualmente, posicione o cursor na parte inferior do indicador da linha desejada at que tenha a forma de uma seta bilateral. Pressione e arraste o mouse at que a linha esteja na altura desejada visualmente. Para alterar essa altura a partir de um valor informado, abra o menu FORMATAR e selecione o comando LINHA. No sub-menu, clique em ALTURA e na caixa de dilogos, digite o valor desejado, clicando OK para concluir a ao. Para que a linha tenha sua altura ajustada conforme o caractere ou elemento mais alto entre as clulas, abra o Menu FORMATAR e posicione o cursor sobre o comando LINHA, ento

clique sobre AutoAjuste ou d um clique duplo com o boto esquerdo do mouse sobre a linha desejada.

SALVANDO A PLANILHA

O armazenamento de um arquivo de planilha se faz quando ele salvo pelo usurio. Para salvar a Planilha pela primeira vez, abra o menu ARQUIVO e clique sobre o comando SALVAR COMO. A caixa de dilogos aberta disponibilizando uma pasta do HD para que seja salvo o arquivo. Na caixa de entrada NOME DO ARQUIVO, digite o nome desejado para sua pasta de trabalho. Os nomes de arquivo para os programas do Office 2000 podem conter at 256 caracteres. Por padro, as planilhas so salvas no formato Pasta de Trabalho do Microsoft Excel, cuja extenso .XLS. Para concluir a ao, clique sobre o boto SALVAR. Estes procedimentos so normalmente executados sempre na primeira vez que o arquivo for salvo. A partir da segunda vez que a planilha for salva, clique sobre o comando SALVAR, tambm no menu ARQUIVO ou ento pressione SALVAR, na Barra de Ferramentas Padro. Se o usurio desejar salvar a mesma planilha com outro nome, dever repetir tais procedimentos. + B. Ou ento clique sobre o cone

AUTOCONCLUSO

A AutoConcluso um recurso do Excel que facilita o preenchimento dos dados. Quando determinado dado comea a ser digitado em uma clula, este ser automaticamente completado pelo Excel caso j tenha sido digitado em outra clula da mesma coluna. Para que a AutoConcluso seja aceita, abra o menu FERRAMENTAS e clique sobre o comando OPES. Na caixa de dilogos, abra a guia EDITAR e nela marque a opo ativar AutoConcluso para valores de clulas. Conclua a ao clicando sobre o boto OK. Futuramente se no desejar utilizar este recurso, desmarque a opo.

LISTA DE OPES

A lista de opes tambm um recurso que facilita o processo de digitao dos dados para o usurio, desde de que numa mesma coluna haja mais de uma clula preenchida com contedos diversificados, conforme o exemplo a seguir:

Na coluna B desta planilha, so apresentados dois setores da Companhia Soda Vasco LTDA. Caso desejssemos digitar o mesmo dado j inserido em clulas anteriores, basta clicarmos com o boto direito do mouse sobre a clula desejada acionando o menu a seguir:

Clique sobre o comando LISTA DE OPES. Note que aberto uma espcie de menu desdobrvel, contendo todas as informaes j digitadas anteriormente em outras clulas da mesma coluna. Posicione o cursor sobre a informao desejada e d um clique preenchendo a clula.

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AUTOPREENCHIMENTO

O excel possui um recurso de auto preenchimento de clulas, de forma com que o contedo seguinte clula selecionada seja inserido como um valor gradual, ou seja, maior ou menor do que aquele que o antecede. Por exemplo, na clula C4 da Figura abaixo, temos o nmero 1 como contedo.

Digamos que seja necessrio preencher algumas clulas abaixo com valores subseqentes, ou seja, dois, trs, quatros, e assim por diante. Ao invs de digitarmos os valores clula por clula, podemos, simplesmente, posicionar o cursor sobre a ala de preenchimento, pressionar a tecla e, em seguida, pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar at o limite

desejado. Ressalta-se que este procedimento funciona apenas com valores numricos. Aps realizar a operao descrita no pargrafo acima, o resultado encontrado dever ser igual ao da figura abaixo.

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Este recurso no funciona somente com valores numricos. Tambm possvel preencher, de forma rpida e automtica, datas tanto na forma numrica quanto em forma de texto e horas, na forma numrica. Por exemplo, a Figura abaixo contm nas clulas B3, D3 e F3, respectivamente uma hora, uma data em forma de texto e uma data em forma de nmero.

Para utilizar o recurso de auto-preenchimento, selecione a clula desejada, como, por exemplo, B3, posicione o cursor sobre a ala de preenchimento e, em seguida, arraste o cursor at a clula desejada. Repita a operao com as clulas D3 e F3. O resultado encontrado deve ser igual ao da figura abaixo.

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COPIANDO O CONTEDO DE UMA CLULA

O contedo de uma ou mais clulas pode ser facilmente duplicado, ou seja, copiado para outras clulas de formas diferentes. O processo mais comum de cpias utilizando atalhos, conforme o exemplo a seguir:

Digamos que voc queira copiar o contedo da clula A2 para a clula A5.

I. II. III.

Digite a palavra TESTE na Clula A2 e d Posicione o cursor na clula de origem, A2;

Abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COPIAR. Como atalho, o usurio pode pressionar Barra de Ferramentas Padro; + c ou ento clicar sobre o cone COPIAR, na

IV.

Note que assim que copiado, o contedo da clula circundado por uma linha serrilhada;

V. VI.

Posicione o cursor na clula destino, no caso A5; Feito isso, abra o menu EDITAR e clique sobre o comando COLAR. Ou ento pressione + v na clula destino. Ou ainda clique sobre o cone COLAR,

disposto na Barra de Ferramentas Padro; VII. Para desmarcar o contedo da clula de origem e limpar essa cpia da rea de transferncia, apenas tecle .

Se o caso copiar o contedo para clulas subseqentes e vizinhas, seja na horizontal ou na vertical, basta arrastar a ala de preenchimento com mouse pelas clulas desejadas. O Excel permite, tambm, copiar o contedo de uma nica clula para mltiplas clulas diferentes, conforme descrito no exemplo a seguir:

I. II. III.

Digite a palavra TESTE na clula A2 e d Selecione o contedo da clula A2 e clique

; + c;

Neste exemplo a cpia ser enviada para clulas no seqenciais, tais como A10, B15 e D2;

IV.

Selecione cada uma dessas clulas, pressionando

para marcar todas;

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V.

Clique

+ v.

INSERINDO LINHAS

Para inserir uma nica linha, clique em uma clula na linha imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir a nova linha. Por exemplo, selecione a clula B6 e digite o texto Inserindo nova linha. Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando LINHAS. A nova linha passa a ser a linha 6 e a antiga passa a ser a linha 7. Para inserir mltiplas linhas, selecione as linhas imediatamente abaixo da posio onde voc deseja inserir as novas linhas. Selecione um nmero de linhas equivalente ao nmero de linhas que voc deseja inserir. Por exemplo, caso voc deseje inserir 5 novas linhas, acima da linha 8 marque as linhas 8, 9, 10, 11 e 12. Neste caso a linha 8 passa a ser a linha 13.

INSERINDO COLUNAS

Para inserir uma nica coluna, clique em uma clula na coluna imediatamente direita da posio aonde voc deseja inserir a nova coluna. Por exemplo, selecione a clula B6 e digite o texto Inserindo Nova Clula. Em seguida, acione o menu INSERIR e selecione o comando COLUNAS. A nova coluna passa a ser a Coluna B e a antiga passa a ser a Coluna C. Para inserir mltiplas colunas, selecione as colunas imediatamente direita da posio aonde voc deseja inserir as novas colunas. Selecione um nmero de colunas equivalente ao nmero de colunas que voc deseja inserir. Por exemplo, caso voc deseje inserir 5 novas colunas, direita da coluna B marque as coluna B, C, D, E e F. Neste caso a coluna B passa a ser a Coluna G.

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A BARRA DE FERRAMENTAS PADRO

Na Figura abaixo, temos a Barra de Ferramentas Padro. Nesta barra temos acesso a uma serie de botes, os quais executam funes bsicas do Excel. Encontra-se, a seguir, a funo de cada um dos principais botes da barra de ferramentas padro.

Boto Novo - Cria uma nova pasta de trabalho, em branco, com base no modelo padro;

Boto Abrir Permite abrir um arquivo gravado tanto no disco rgido quanto em outros drives como, por exemplo, disquete ou drive de CD. Ao clicarmos neste boto aberta a caixa de dilogo ABRIR, onde podemos selecionar a pasta onde est o arquivo a ser aberto;

Boto Salvar Salva as alteraes feitas no arquivo atual. Se voc estiver salvando uma pasta de trabalho pela primeira vez, ao clicar neste boto aberta a caixa de dilogo SALVAR COMO. Voc deve escolher o local onde vai salvar a pasta e atribuir um nome a ela.

Boto Correio Eletrnico Este boto envia o contedo do arquivo por e-mail tanto como anexo quanto como corpo de mensagem.

Boto Imprimir Imprime a planilha que est sendo trabalhada na Pasta de Trabalho.

Boto Visualizar Impresso Apresenta uma prvia do resultado que ser obtido ao imprimirmos a planilha.

Boto Verificar Ortografia Faz a verificao ortogrfica do texto utilizando o dicionrio padro do Office.

Boto Recortar Recorta uma clula ou um intervalo de clulas para serem colados em outra rea da planilha.

Boto Copiar Copia uma clula ou um intervalo de clulas para serem colados em outra rea da planilha.

Boto Colar Cola uma clula ou um intervalo de clulas previamente recortado ou copiado.

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Boto Pincel Copia a formtatao de um objeto ou texto selecionado e o aplica ao objeto ou texto clicado. Para copiar a formatao para mais de uma clula, clique duas vezes neste boto e, em seguida, clique em cada clula em que voc deseje formatar. Quando tiver terminado, pressione ESC ou clique neste boto de novo para desativar a opo Pincel.

Boto Desfazer Reverte o ltimo comando ou exclui a ltima entrada digitada. Para reverter mais de uma opo por vez, at o limite de 16, clique na seta prxima ao boto e, em seguida, clique nas aes que voc deseja desfazer.

Boto Refazer Reverte a ao do boto Desfazer. Para refazer mais de uma ao por vez, at o limite de 16, clique na seta prxima ao boto e, em seguida, clique nas aes que voc deseja refazer.

Boto Inserir Hyperlink Insere um novo Hyperlink ou edita o Hyperlink especificado.

Boto AutoSoma Adiciona nmeros automaticamente com a funo Soma. Tal boto permite a criao, de forma prtica, de somatrios em uma planilha do Excel.

Boto Colar Funo Abre a caixa de dilogo com todas as funes disponveis no Excel.

Boto Classificao Crescente utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem crescente.

Boto Classificao Decrescente utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem decrescente.

Boto Assistente de Grfico Abre um assistente que auxilia na criao de grficos. Boto Desenho Exibe ou oculta a Barra de Ferramentas Desenho. Nesta barra, temos uma srie de botes para a criao de desenhos bsicos.

Boto Zoom Permite a exibio do documento ativo num limite entre 10 e 400% de seu tamanho.

Boto Assistente do Office - Ao clicarmos neste boto ser aberto o Assistente do Office, o qual nos oferece ajuda para a realizao das tarefas mais comuns.

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A BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAO

A barra de ferramentas formatao, demonstrada na Figura abaixo, disponibiliza uma srie de botes que permitem formatar, de forma simples e rpida, uma clula ou um intervalo de clulas. Abaixo, encontra-se a funo de cada um dos principais botes da barra de ferramentas formatao.

Boto Fonte Este boto abre uma lista de opes de fontes para voc utilizar no preenchimento das clulas. A quantidade de fontes disponveis varia de acordo com as fontes instaladas no seu computador.

Boto Tamanho da Fonte Altera o tamanho do texto e dos nmeros selecionados. O tamanho de uma fonte varia de 1 a 409 pontos.

Boto Negrito Aplica negrito ao texto e aos nmeros selecionados. Como atalho, digite + n.

Boto Itlico - Emprega itlico ao texto e aos nmeros selecionados. Como atalho, digite + i.

Boto Sublinhado Sublinha o texto e os nmeros selecionados. Como atalho, digite + s.

Boto Alinhar Esquerda Alinha texto, nmero ou objetos esquerda da clula ou intervalo de clulas selecionado.

Boto Centralizar Posiciona texto, nmero ou objetos no centro da clula ou do intervalo de clulas selecionado.

Boto Alinhar Direita - Alinha texto, nmero ou objetos direita da clula ou intervalo de clulas selecionado.

Boto Mesclar e Centralizar Cria uma nica clula de duas ou mais clulas adjacentes selecionadas. A clula mesclada resultante contm apenas os dados localizados na parte superior mais esquerda na seleo. A referncia de clula para uma clula mesclada a clula superior esquerda no intervalo selecionado original.

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Boto Estilo de Moeda Aplica um determinado estilo de moeda, de acordo com as configuraes do aplicativo, a uma clula ou intervalo de clula. No caso de voc estar utilizando o Microsoft Excel vendido no Brasil, o estilo de moeda ser R$.

Boto Estilo de Porcentagem Formata os nmeros inseridos nas clula ou nos intervalos de clulas para seu valor em termos percentuais.

Boto Separador de Milhares Separa, em milhares, os nmeros inseridos em clulas ou em intervalos de clulas.

Boto Aumentar Casas Decimais Aumenta o nmero de casas decimais de uma clula ou intervalo de clula selecionado.

Boto Diminuir Casas Decimais Diminui o nmero de casas decimais de uma clula ou intervalo de clula selecionado.

Boto Diminuir Recuo Reduz o recuo do contedo de uma clula ou intervalo de clula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da fonte padro.

Boto Aumentar Recuo Aumenta o recuo do contedo de uma clula ou intervalo de clula selecionado o equivalente a aproximadamente a largura de um caracter da fonte padro.

Boto Borda Insere uma borda na clula ou intervalo de clula selecionado. Para especificar um estilo de borda, clique na seta localizada ao lado direito deste boto.

Boto Cor de Preenchimento Adiciona, modifica ou remove a cor de uma clula ou um intervalo de clulas selecionado.

Boto Cor de Fonte Formata a fonte de acordo com a cor estabelecida.

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UTILIZANDO FRMULAS NO EXCEL

Uma frmula uma equao que produz informaes em uma planilha. Pode ser considerada tambm como uma seqncia de valores constantes, referncias de clula, nomes, funes ou operadores que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As frmulas sempre comeam com um sinal de igual (=). Este conceito muito importante e voc deve t-lo sempre em mente na hora de digitar uma frmula. O valor resultante de uma frmula pode ser alterado quando outros valores da planilha forem alterados. Por exemplo, se temos uma frmula para calcular a soma das despesas administrativas incorridas em determinado perodo que, por descuido, o usurio digitou um dado errado, aps ele constatar o erro e repar-lo, a soma ser automaticamente recalculada. Este um dos grandes atrativos do Excel. Quando um dos valores que compem uma frmula for alterado, a frmula se modificar automaticamente. Este procedimento faz com que os dados de uma planilha estejam sempre atualizados.

NOTA: Nas frmulas, voc no pode usar parnteses para indicar nmeros negativos, pontos para separar milhares e cifres ($) antes dos valores numricos, pois tais caracteres possuem caractersticas prprias. Sempre que for utilizar um texto em uma frmula, insira-o entre aspas e se voc quiser inserir um texto em branco, utilize duas aspas seguidas .

Como Construir Frmulas

A estrutura ou ordem dos elementos em uma frmula determina o resultado final do clculo. As frmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe, ou ordem, especfica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados. Para confeco de frmulas, podem ser utilizadas referncias de clulas, intervalos de clulas, matrizes, valores constantes, funes, operadores, nomes, rtulos e funes aninhadas. Como regra, o Excel efetua as operaes da esquerda para a direita. Voc pode controlar a ordem do clculo usando parnteses para agrupar operaes que devem ser efetuadas primeiro. Por exemplo, a frmula abaixo retorna 16, porque o Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula multiplica 3 por 2 e, em seguida, soma 10 ao resultado.

=3*2+10

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Por outro lado, se voc usar parnteses para alterar a sintaxe, o Excel somar 2 e 10 e, em seguida, multiplicar o resultado por 3, para produzir 36, conforme indicado abaixo.

=3*(2+10)

Agora que sabemos o que uma frmula e como constru-la, vamos conhecer mais alguns conceitos e ferramentas teis para que voc possa utilizar, de forma mais produtiva, as vantagens que o Microsoft Excel pode lhe proporcionar.

Usando a Referncia de Clula em Frmulas

Uma frmula pode referir-se a uma clula, utilizando a Referncia de clula da mesma. Se voc desejar que uma clula contenha o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual ( = ), seguido da referncia da clula escolhida. Por exemplo, digite na clula B5 o texto TESTE e, em seguida, v para clula E5 e digite =B5. Observe que a clula E5 passou a conter o texto TESTE tambm. A clula que contm a frmula chamada de clula dependente, pois seu valor depende de outra clula. Sempre que a clula a qual a frmula fizer referncia tiver seu valor alterado, a clula que contiver a frmula tambm ser alterada. Como exemplo, mude o texto digitado na clula B5 e digite o nmero 10. Em seguida, digite na clula B6 a frmula (=B5+E5). Observe a diferena.

- Referncia de Clula Relativa A Figura abaixo representa a Demonstrao do Resultado do Exerccio da Cia Soda Vasco LTDA, de forma bastante resumida, para os anos de 2000 e 2001.

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Desmembrando a demonstrao, percebemos que alguns dados so valores constantes e outros so frmulas simples, conforme mostra a abaixo.

Tais frmulas, como, por exemplo, =B6-B7, localizada na clula B8, so consideradas referncias de clulas relativas. O Microsoft Excel trata a referncia B6, neste exemplo, como a clula que est 2 linhas acima da clula que contm a frmula. Logo, a clula B6 um local relativo, ou seja, em caso de cpia, a prxima frmula manter a mesma proporcionalidade que da frmula copiada. Por exemplo, ao elaborar a DRE do ano de 2001 da Cia Soda Vasco LTDA, o contador inseriu os valores constantes em suas respectivas clulas, gerando o resultado da prxima Figura.

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Em seguida, em vez de digitar novamente as frmulas, ele simplesmente arrastou, com a ala de preenchimento, cada clula que continha uma frmula. Ao realizar esse processo, as novas frmulas que foram copiadas mantiveram a mesmas proporcionalidades das frmulas copiadas, pois estas eram referncias de clulas relativas. O resultado final ficou igual ao da Figura abaixo.

Referncia de Clulas Absolutas

A Figura abaixo representa uma planilha elaborada pelo Departamento de Contabilidade da Cia Soda Vasco Ltda para realizar o clculo do salrio bruto dos funcionrios do setor de produo.

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Para calcular o salrio bruto, o contador da empresa inseriu a seguinte frmula na clula D10: = (B10*C6)+(C10*D6). Para completar os demais funcionrios, ele arrastou a ala de preenchimento da clula para at a ltima clula, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

O contador no obteve xito em sua tarefa, pois no utilizou o conceito de referncia de clulas absolutas. Para que uma referncia torne-se absoluta, ou seja, aquela referncia ser fixa, independente da clula ser copiada, deve-se colocar o sinal $ antes da coluna ou da linha em que se deseje tornar fixo. Aps lembrar-se do conceito de referncia de clulas absolutas, o contador modificou sua frmula para =(B10*$C$6)+(C10*$D$6) e, em seguida, arrastou a ala de preenchimento da clula at o ltimo funcionrio, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

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Ressalta-se, que as clulas da coluna B, por exemplo, que foram utilizadas na frmula possuam caractersticas de referncia de clulas relativas e, desta forma, foram se modificando de acordo o novo endereo na frmula.

Referncia de Clulas Mistas

Nos dois exemplos anteriores, trabalhamos os conceitos de referncia de clula relativa e referncia de clula absoluta. Agora iremos explorar o meio termo, utilizando frmulas em que ou a coluna ou a linha de uma referncia de clula permita a cpia, ou seja, mantenha a mesma proporo da referncia copiada. Vamos ao exemplo a seguir: A Figura a seguir representa uma planilha elaborada pelo Departamento Financeiro da Cia Soda Vasco Ltda, para determinar a capitalizao anual de uma aplicao que pode render a taxas variadas.

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Para calcular a primeira capitalizao, o funcionrio da empresa inseriu a seguinte frmula na clula B8: =C4*(1+B7)^A8. Para completar as demais clulas, ele arrastou a ala de preenchimento da clula at clula B12 e, em seguida, posicionou o mouse novamente na clula B8 e arrastou a ala de preenchimento at a clula H8, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

Aps lembrar-se do conceito de referncia de clulas mistas e absolutas, o funcionrio modificou sua frmula para: =$CB$4*(1+B$7)^$A8 e, em seguida, arrastou a ala de preenchimento conforme havia feito anteriormente, obtendo, como resultado, a Figura a seguir.

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FUNO

A Funo uma frmula pr-definida que toma um valor ou valores, executa uma operao e produz um valor ou valores. Use funes para simplificar e encurtar frmulas em uma planilha, especialmente aquelas que executam clculos extensos ou complexos. Quando voc for criar uma frmula que contm uma funo, a Caixa de Criao de Frmulas ir auxili-lo. Aps selecionar a funo, aberto o assistente de funes, que tem como objetivo auxiliar na montagem de cada uma delas, com textos de explicaes em cada passo. O Microsoft Excel fornece mais de 300 funes que esto divididas nos seguintes grupos: Financeira, Data e Hora, Matemtica e Trigonomtrica, Estatstica, Procura e Referncia, Banco de Dados, Texto, Lgica, Informaes e Engenharia.

NOTA: Todas as funes que contiverem acento em seus nomes devem ser digitadas de forma correta, ou seja, com o devido acento. Caso contrrio, o Microsoft Excel ir gerar uma mensagem de erro, pois no reconhecer a funo. A Figura abaixo, representa a estrutura de uma funo.

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Componentes de uma Funo

- Argumento

Os argumentos so valores que uma funo usa para executar operaes ou clculos. O tipo de argumento que uma funo utiliza, especfico da funo. Argumentos comuns que so usados em funes incluem valores numricos, valores de texto, referncia de clulas, intervalos de clulas, matrizes, nomes, rtulos e funes aninhadas.

- Operadores

Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar nos elementos de uma frmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, texto e referncia.

- Operadores Aritmticos

Para efetuar operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, que combinem nmeros e produzam resultados numricos, use os seguintes operadores aritmticos:

Operador + (sinal de adio) - (sinal de subtrao)

Significado Adio Subtrao Negao

Exemplo 3+3 31 1 3*3 03/05 20% 3^2 (igual a 3*3)

* (sinal de multiplicao) / (sinal de diviso) % (smbolo de percentagem) ^ (sinal de exponenciao)

Multiplicao Diviso Percentagem Exponenciao

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- Operadores de comparao

Voc pode comparar dois valores com os seguintes operadores. Quando dois valores so comparados usando esses operadores, o resultado um valor lgico, ou VERDADEIRO ou FALSO.

Operador = (sinal de igual) > (sinal de maior do que) < (sinal de menor do que)

Significado Igual a Maior do que Menor do que

Exemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1

>= (sinal de maior ou igual Maior ou igual a A1>=B1 a) <= (sinal de menor ou igual Menor ou igual a A1<=B1 a) <> (sinal de diferente) Diferente A1<>B1

- Operador de concatenao de texto

Use o 'E' comercial (&) para agrupar, ou concatenar, uma ou mais seqncias de caracteres de texto para produzir um nico texto.

Operador & (E comercial)

Significado Conecta ou concatena

Exemplo dois "Petro" & "bras"

valores para produzir um valor de produz "Petrobras" texto contnuo.

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- Operadores de referncia

Combine intervalos de clulas para clculos com os seguintes operadores.

Operador : (dois-pontos)

Significado

Exemplo

Operador de intervalo, que produz uma B5:B15 referncia a todas as clulas entre duas referncias, referncias. incluindo as duas

; (ponto-e-vrgula)

Operador

de

unio,

que

combina =soma(d9;d13)

diversas referncias em uma referncia.

- Aninhamento de Funes

Quando uma funo usada como argumento de outra funo, ou seja, ela est inserida na sintaxe da funo que est sendo criada, correto afirmar que a funo mais interna est aninhada na funo mais externa. Pode-se aninhar funes at sete nveis, ou seja, pode-se colocar at o limite de sete funes para a criao de uma funo final. Por exemplo, a funo SOMA(A5:A10), localizada na clula A12 e a funo SOMA(B5:B10), localizada na clula B12, da figura 3.12, esto aninhadas funo principal

=SOMA(SOMA(A5:A10);SOMA(B5:B10)), localizada na clula C12..

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Quando uma funo usada como argumento de outra, esta denominada como funo de segundo nvel. Utilizando o exemplo anterior, as funes SOMA(A5:A10) e SOMA(B5:B10) so funo de segundo nvel, pois so argumentos da funo SOMA. Quando uma funo aninhada usada como um argumento, ela deve retornar o mesmo tipo de valor que o argumento utiliza. Por exemplo, se o argumento retorna um valor VERDADEIRO ou FALSO, a funo aninhada deve retornar VERDADEIRO ou FALSO. Se no retornar, o Microsoft Excel exibir um valor de erro #VALOR!

- Valores de Erro

Ao inserir uma funo ou at uma frmula, que por algum motivo, contiver algum erro, o Microsoft Excel no concretiza o resultado da funo, retornando um dos seguintes valores de erro:

Erro #DIV/0 #NOME?

Significado Ocorre quando uma frmula divide por zero. Ocorre quando o Microsoft Excel no

reconhece o texto em uma frmula. #N/D Ocorre quando um valor no se encontra disponvel para uma funo ou frmula. #NULO! Ocorre quando voc especifica uma interseo entre duas reas que no tm interseo. #NUM! Ocorre quando existe um problema com um nmero em uma frmula ou funo. #REF Ocorre quando uma Referncia de Clula no vlida. #VALOR! Ocorre quando um tipo de argumento ou valor errado usado. Ou se o recurso AutoCorreo de Frmulas no pode corrigir a frmula. ############ Ocorre quando a largura de uma clula no condiz com o tamanho dos dados inseridos na mesma. Referncia Circular Ocorre quando uma frmula faz referncia sua prpria clula.

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Agora que j sabemos o que so frmulas e funes, bem como outros conceitos importantes para se construir uma frmula ou funo, aprenderemos, a seguir, algumas funes matemticas e estatsticas que sero teis para que voc possa utilizar, de forma mais produtiva, as vantagens que o Microsoft Excel pode lhe proporcionar.

FUNO SOMA

Objetivo: Retorna a soma de todos os nmeros na lista de argumentos. Os nmeros, valores lgicos e representaes em forma de texto de nmeros digitados diretamente na lista de argumentos so contados. Se um argumento for uma matriz ou referncia, apenas os nmeros nesta matriz ou referncia sero contados. Clulas vazias, valores lgicos, texto ou valores de erro na matriz ou referncia so ignorados. Observe o terceiro exemplo a seguir. Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos em nmeros geram erros.

Sintaxe

Argumentos:

Nm1, nm2,... so argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.

Exemplos:
SOMA(5;4) igual a 9 SOMA("5"; 5;FALSO) igual a 10 porque os valores de texto so traduzidos em

nmeros e o valor lgico FALSO traduzido no nmero 0. Caso a clula A1 contiver "5" e B1 contiver VERDADEIRO, ento:
SOMA(A1;B1; 4) igual a 5 porque as referncias a valores no-numricos nas

referncias no so traduzidas.

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FUNO SOMASE

Objetivo: Adiciona as clulas especificadas por um determinado critrio.

Sintaxe

Argumentos:

Intervalo - o intervalo de clulas que se deseja calcular.

Critrios - So os critrios na forma de um nmero, expresso ou texto, que define quais clulas sero adicionadas. Intervalo_soma so as clulas que sero realmente somadas. As clulas em intervalo_soma so somadas somente se suas clulas correspondentes em intervalo coincidirem com os critrios estipulados. Se intervalo_soma for omitido, as clulas em intervalo sero somadas.

Exemplo: A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120 =SOMASE(A1:A5;>100;A1:A5) igual a 344, pois foram somados somente os valores acima de 100.

FUNO MXIMO

Objetivo: Retorna o valor mximo de um conjunto de valores. Voc pode especificar argumentos que so nmeros, clulas vazias, valores lgicos ou representaes em forma de texto de nmeros. Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos em nmeros geram erros. Se um argumento for uma matriz ou referncia, apenas os nmeros nesta matriz ou referncia sero usados. Clulas vazias, valores lgicos, texto na matriz ou referncia sero ignorados.

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Sintaxe

Argumentos: localizar. Exemplo:

Nm1 So nmeros de 1 a 30 cujo valor mximo voc deseja

A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120 =MXIMO(A1;A2;A3;A4;A5) igual 120. Caso na referncia A5 estivesse escrito o texto 120, o resultado da frmula seria 115, pois textos contidos em referncia so ignorados nesta funo.

FUNO MNIMO

Objetivo: Retorna o menor nmero na lista de argumentos. Voc pode especificar os argumentos que so nmeros, clulas vazias, valores lgicos ou representaes em texto de nmeros. Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos em nmeros causam erros. Se um argumento for uma matriz ou referncia, apenas os nmeros daquela matriz ou referncia podero ser usados. Clulas vazias, valores lgicos ou valores de erro na matriz ou referncia sero ignorados.

Sintaxe

Argumento:

Nm1; nm2;... so nmeros de 1 a 30 para os quais voc deseja

encontrar o valor mnimo.

Exemplo: A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120

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=MNIMO(A1;A2;A3;A4;A5) igual 87. Caso na referncia A4 estivesse escrito o texto 87, o resultado da frmula seria 98, pois textos contidos em referncia so ignorados nesta funo.

FUNO INT

Objetivo: Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.

Sintaxe

Argumento: inteiro.

Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at o 1

Exemplo: A1=13,33 =INT(A1) igual a 13.

FUNO MDIA

Objetivo: Retorna a mdia aritmtica dos argumentos. Os argumentos devem ser nmeros ou nomes, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Se uma matriz ou argumento de referncia contiver texto, valores lgicos ou clulas vazias, estes valores sero ignorados; no entanto, clulas com o valor nulo sero includos.

Sintaxe

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Argumento:

Nm1; nm2;... so de 1 a 30 argumentos numricos para os quais

voc deseja obter a mdia.

Exemplo: A1=115, A2=109, A3=98, A4=87 e A5=120 =MDIA(A1:A5) igual a 105,80. Caso a referncia A5 estivesse escrito o texto 0, o resultado da frmula seria 102,25, pois a funo ignora textos.

FUNO CONT.SE

Objetivo: Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a determinados critrios.

Sintaxe

Argumentos: no vazias.

Intervalo o intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas

Critrios o critrio na forma de um nmero, expresso ou texto que define quais clulas sero contadas.

Exemplo A1=Ativo; A2=Ativo; A3=Passivo; A4=Passivo; A5=Ativo =CONT.SE(A1:A5; Ativo) igual a 3.

FUNO CONT.VALORES

Objetivo: Calcula o nmero de clulas no vazias e os valores na lista de argumentos. Se um argumento for uma matriz ou referncia, as clulas vazias na matriz ou referncia so ignoradas.

Sintaxe

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Argumentos:

Valor1; valor2;...

so argumentos de 1 a 30 que representam os

valores que voc deseja calcular. Neste caso, um valor qualquer tipo de informao, incluindo texto vazio (""), mas no incluindo clulas em branco.

Exemplo: A1=PG; A2= ; A3=PG; A4= ; A5=PG =CONT.VALORES(A1:A5) igual a 3.

PROTEGENDO UM ARQUIVO

O Microsoft Excel possui um recurso que permite ao usurio proteger o arquivo que est sendo utilizado, por meio de uma senha ou restringi-lo ao acesso somente como leitura. As senhas definidas para cada arquivo individualmente. Um detalhe importante que se voc esquecer a senha de proteo, no ser mais possvel abrir o arquivo. A nica maneira de voltar a ter acesso ao arquivo lembrando da senha. Se voc esquecer a senha de gravao, poder abrir a planilha, porem no poder fazer alteraes.

Senha de Proteo e Gravao

Para inserir uma senha de gravao, siga os passos abaixo:

1. Clique no menu ARQUIVO e, em seguida, selecione o comando SALVAR COMO, abrir a caixa de dilogo Salvar como, conforme a figura seguir.

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2. D um clique no comando FERRAMENTAS e, em seguida, selecione a opo OPES GERAIS. Ser aberta a caixa de dilogo Opes de Salvamento, conforme a figura a seguir.

3. Para que seu arquivo seja aberto solicitando uma senha, insira uma seqncia de caracteres no campo Senha de proteo. Desta forma, cada vez que o arquivo for aberto, ser solicitada esta senha; 4. Para que seu arquivo seja protegido contra gravao, insira uma seqncia de caracteres no campo Senha de Gravao. Desta forma, cada vez que o arquivo for aberto, s ser disponibilizada a opo Salvar caso o usurio tenha inserido a senha de gravao. 5. Aps inserir as senhas, salve seu arquivo no comando SALVAR, localizado no canto inferior direito da caixa de dilogo Salvar como.

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FORMATAR CLULAS

O Excel permite formatar uma nica clula, um intervalo de clulas, uma linha, um conjunto de linhas, uma coluna ou um conjunto de colunas. Para utilizar este comando, selecione as clulas a serem formatadas e, em seguida, clique no menu FORMATAR, opo Clulas. Ser aberta a caixa de dilogo Formatar Clulas, conforme a figura a seguir.

A janela aberta com as guias Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda, Padres e Proteo. Por padro a guia Nmero vem selecionada.

Nmero Nesta guia podemos definir diversas formataes para os dados inseridos. Os dados podem ser formatados como nmero, moeda, contbil, data, hora, porcentagem, frao, cientfico, texto, especial e personalizado. Alinhamento A opo alinhamento tem como objetivo formatar o posicionamento dos dados dentro da clula. Ao selecionarmos esta guia, a caixa de dilogo Formatar Clulas ser semelhante da figura a seguir.

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Nesta janela podemos definir os alinhamentos horizontal e vertical do texto, permitindo que o contedo da clula seja posicionado de diversas formas. Alm destas opes, pode-se definir, tambm, um recuo para os dados em relao s bordas da clula. Por padro, o texto orientado esquerda e horizontalmente nas clulas. Para inverter a opo horizontal, clique na seleo em que o texto aparece na forma vertical localizada ao lado direito da caixa de dilogo. Desta forma, o texto aparecer na clula verticalmente. Caso o voc deseje posicionar o texto em um ngulo diferente de zero grau, posicione o cursor no campo graus ou ento clique no ponteiro vermelho localizado no lado direito da caixa de dilogo e, com o boto esquerdo do mouse apertado, arraste conforme a inclinao desejada. A opo Retorno Automtico de Texto permite que todo o contedo de uma clula seja exibido nela. Se no utilizarmos esta opo, caso a clula posicionada ao lado direito da clula em que o texto foi inserido estiver sendo utilizada, o Excel somente exibir a parte que couber nos limites da coluna, deixando o restante do contedo ocultado. A opo Reduzir para Ajustar adapta, de forma automtica, o texto ao tamanho da coluna, mesmo que para isso tenham que ser feitos ajustes no tamanho da clula. Na prtica esta opo tenta reduzir o tamanho da fonte para que o contedo caiba nos limites da coluna. A opo Mesclar Clulas permite que sejam mescladas duas ou mais clulas. Ao mesclarmos vrias clulas a clula mesclada resultante assume o endereo da primeira clula do conjunto que foi mesclado.

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Fonte

Utilizada para definir o tipo, cor, tamanho e demais propriedades para a fonte

da faixa de clulas selecionadas. Para formatar a fonte, o usurio tambm pode utilizar a barra de ferramenta formatao.

Borda Esta guia tem como objetivo preencher uma ou mais clulas de acordo com os estilos de borda pr-determinados. Aps selecionar esta guia, abrir a figura a seguir.

Nesta guia possvel alterar o estilo da borda, utilizando as opes oferecidas no lado direito da janela, modificar a cor da borda e personalizar a borda inserindo as linhas no campo Borda, posicionado no lado esquerdo da figura acima.

Padres Utilizada para alterar a cor do sombreamento de uma ou mais clulas. Esta opo encontra-se, tambm, disponibilizada na barra de ferramenta formatao. Proteo Esta guia tem como objetivo proteger uma ou mais clulas contra alteraes ou inseres de dados. Aps selecionar esta guia, aparecer a seguinte janela:

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Com a opo travada no selecionada, o Excel permite que as clulas selecionadas possam ficar desprotegidas e, desta forma, livres para a entrada de dados. Para isso, selecione as clulas que devero ficar desprotegidas, desmarque a opo TRAVADA e clique no boto OK. Aps realizar tal procedimento, proteja a planilha selecionando o menu FERRAMENTAS, opo proteger planilha. Desta forma, as clulas que foram selecionadas e destravadas antes da proteo estaro disponveis para a entrada de dados e as demais permanecero desprotegidas. Para que outros usurios no visualizem as frmulas que foram utilizadas na planilha, selecione as clulas cujo contedo se deseja ocultar e, em seguida, marque a opo OCULTAR e clique no boto OK. Feito isso, proteja a planilha. Desta forma, as clulas selecionadas ficaro com suas frmulas protegidas.

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AUTOFORMATAO

Ao criar uma tabela em uma planilha, voc define as bordas da mesma de acordo com sua preferncia. Entretanto, existem situaes em que a aplicao de formatos pr-determinados so muito mais teis, devido a rapidez de aplicao. Desta forma, o Microsoft Excel possui o recurso AutoFormatao para atender esta necessidade.

Utilizando a AutoFormatao

Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir. Observe que no foi aplicado nenhum formato aos dados da planilha.

1. Selecione o intervalo de clulas ao qual deve-se aplicar a AutoFormatao. No nosso exemplo, selecione o intervalo de A4:D7; 2. Selecione o menu FORMATAR, opo AutoFormatao. Ser aberta a caixa de dilogo AutoFormatao, igual a figura abaixo.

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3. Selecione a opo deseja e, em seguida clique OK. No nosso exemplo, foi selecionada a opo Clssico 3. Desta forma, nosso exemplo ficou igual ao da figura a seguir:

FORMATAO CONDICIONAL

A formatao Condicional permite que diferentes valores de uma faixa de clulas tenham diferentes formatos, com base em um ou mais critrios. Por exemplo, possvel formatar um intervalo de clulas de forma que os valores possuam critrios pr-estabelecidos pelo usurio. A formatao condicional tem como objetivo destacar dados importantes.

Utilizando a Formatao Condicional

Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir.

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1. Selecione a clula C4 e, em seguida, acione o menu FORMATAR e escolha a opo FORMATAO CONDICIONAL. Ser aberta a caixa de dilogo formatao condicional, conforme a figura a seguir.

2. Nesta caixa de dilogo possvel estabelecer os critrios que sero adotados em cada clula selecionada; 3. Na primeira lista podemos definir entre duas opes:

O valor da clula - Utilizada quando a clula possui valores digitados diretamente; ou

A Formula utilizada quando o valor da clula obtido a partir de clculos realizados por uma frmula.

O padro utilizarmos a opo "O valor da clula ", que j vem selecionada por padro.

4. Na segunda lista, podemos selecionar a condio; No nosso exemplo, clique em IGUAL A; 5. Clique em para selecionar a clula que ser o critrio deste exemplo; para fechar;

6. Selecione a clula B4 e clique em

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7. Clique em FORMATAR, na caixa de dilogo Formatao condicional; 8. Selecione a cor ABBORA e, em seguida, d OK; 9. Clique em ADICIONAR, na caixa de dilogo Formatao condicional; 10. Escolha na segunda lista a opo maior do que e, em seguida, selecione B4 como clula que ser o critrio; 11. Clique em FORMATAR, na caixa de dilogo Formatao condicional; 12. Selecione a cor VERDE e, em seguida, d OK; 13. Clique em ADICIONAR, na caixa de dilogo Formatao condicional; 14. Escolha na segunda lista a opo menor do que e, em seguida, selecione B4 como clula que ser o critrio; 15. Clique em FORMATAR, na caixa de dilogo Formatao condicional; 16. Selecione a cor VERMELHO e, em seguida, d OK; 17. Feche a caixa de dilogo Formatao condicional clicando em OK;

Aps proceder com os passos acima descritos, caso seja inserido um valor na clula C4 igual clula B4, esta ter a cor abbora. Caso seja maior, a cor ser verde e, menor, vermelho. Ressalta-se que o Microsoft Excel permite que se estabelea at trs condies para a formatao condicional de um ou mais clulas.

NOMEANDO INTERVALOS

Utilizando este comando, possvel nomear uma ou mais clula para que, desta forma, seja facilitada a construo de frmulas e funes. Considere o exemplo da planilha indicada na figura a seguir.

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1. Selecione o intervalo de clulas B6:B15; 2. Acione o menu INSERIR e, em seguida, clique na opo NOME, DEFINIR. Ser aberta a caixa de dilogo Definir nome, conforme a figura abaixo;

3. No campo NOME NA PASTA DE TRABALHO, escreva Inadimplentes e, em seguida d OK; 4. O intervalo B6:B15 agora chama-se inadimplentes; 5. Insira na clula B16 a seguinte frmula: =CONT.SE(inadimplentes;); 6. Repare que ao construir a frmula, foi inserido um texto sem estar entre aspas. Isto ocorreu porque o Microsotf Excel reconheceu inadimplentes como um intervalo de clulas nomeado.

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Captulo 2 Funes de Data e Hora

INTRODUO O Microsoft Excel armazena datas utilizando um sistema em que estas so consideradas nmeros seqenciais. A unidade bsica do tempo o dia. Cada dia representado por um valor numrico, seqencial, que varia de 1, a primeira data que o Excel registra, at 2958465, ltima data que o aplicativo aceita. Em sua definio padro, o Excel utiliza a data de 1 de janeiro de 1900 como o dia um. O nmero serial do prximo dia 2 e assim sucessivamente. A verso 2000 do aplicativo trabalha com a data limite de 31 de dezembro de 9999. Desta forma, quando voc introduz uma data em sua planilha, o programa a registra como um valor seqencial que representa o nmero de dias entre a database (1 de janeiro de 1900) e a data digitada. Por exemplo, a data 12/08/2003 representa o nmero 37845, ou seja, quer dizer que se passaram 37845 dias desde 01/01/1900. A hora calculada como um valor decimal do dia. Ela representa a frao de um dia entre seu incio, ao primeiro segundo do dia, com o valor 0,0000115741 e seu trmino, meia noite, que possui valor 1. Ressalta-se que o valor j computado data do dia seguinte. Ao atribuir valores seqenciais a dias, horas, minutos e segundos, o Microsoft Excel possibilita que voc execute clculos aritmticos sofisticados com datas e horas. Voc pode manipular datas e horas em suas frmulas em sua planilha da mesma forma que realiza outros tipos de clculos. DIGITANDO DATAS E HORAS Embora os valores de datas e horas sejam armazenados em forma numrica, podemos digitar datas e horas no formato tradicional, ou seja, nos padres 12/08/2003 e 12:00. Conforme mencionado anteriormente, no Captulo 2, o Microsoft Excel assume um determinado padro ao voc digitar os valores de data e hora. importante ressaltar que o Excel aceita uma formatao variada de datas e horas. Para conhec-las melhor, abra o menu Formatar, clique em Clulas e, em seguida, clique em data ou hora. Observe as combinaes possveis. COMO O EXCEL INTERPRETA DATAS AMBGUAS Conforme dito anteriormente, o Excel comea a contar as datas a partir de 1900 at o limite de 9999. Desta forma, existiro datas ambguas, ou seja, o ano de 03 pode tanto ser 1903 quanto 2003, ou at 2103 e assim sucessivamente. Ao interpretar datas ambguas, o Excel faz algumas pressuposies. Por exemplo, caso voc digite 13/04, o Excel retornar 13/abr. Tal fato ocorre porque o Excel sempre conta o dia primeiro, depois o ms e, em seguida, o ano E, caso voc no digite o ano, o programa assumir o ano atual. 47

Caso voc digite janeiro 99, o Excel retornar jan/99, pois o programa assume 99 como 1999. Como no foi digitado nenhum dia, o Excel ir determinar o dia 1 nesta data. Por padro, quando voc digita um valor de ano com dois dgitos, o Excel interpretar da seguinte forma: De 00 a 29 O Excel assumir como sendo de 2000 a 2029. Por exemplo, se voc digitar 12/08/03, o programa assumir a data como 12 de agosto de 2003. De 30 a 99 O Excel assumir como sendo 1930 a 1999. Por exemplo, se voc digitar 14/05/99, o programa assumir que a data como 14 de maio de 1999. Para garantir que o Excel interprete os valores de anos da forma correta, digite sempre os anos com quatros dgitos, para evitar erros em seus clculos.

UTILIZANDO FUNES DE DATA E HORA O Excel fornece uma srie de funes para facilitar o trabalho com valores de data e hora. Podemos utilizar as funes de data e hora para fazer diversos clculos, como, por exemplo:

Calcular os nmeros de dias, meses ou anos entre duas datas; Fazer operaes de soma e subtrao com datas e horas; Calcular a folha de pagamento de sua empresa; e Determinar o nmero de horas trabalhadas diariamente.

Vamos conhecer as principais funes de datas e horas.

FUNO DATA Objetivo: Retorna o nmero que representa uma data.

Sintaxe

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Argumentos:

Ano O argumento do ano pode ter de um a quatro dgitos. O Excel interpretar o argumento do ano de acordo com o sistema de datas que voc estiver usando. Por padro, o Excel para Windows usa o sistema de data de 1900. Ms um nmero que representa o ms do ano. Se o valor de ms for maior do que 12, esse nmero ser adicionado ao primeiro ms do ano especificado. Por exemplo, DATA(1998;14;2) retorna o nmero de srie que representa 2 de fevereiro de 1999. Dia um nmero que representa o dia do ms. Se o valor de dia for maior do que o nmero de dias do ms especificado, esse nmero ser adicionado ao primeiro dia do ms. Por exemplo, DATA(1998;1;35) retorna o nmero de srie que representa 4 de fevereiro de 1998.

Exemplo: =DATA(2003;8;12) igual a 37845.

FUNO AGORA

Objetivo: Retorna o nmero de srie da data e hora do sistema. A data inserida no formato dd/mm/aaa e a hora no formato hh:mm. Esta funo no possui argumentos.

Sintaxe

Exemplo: =AGORA ( ) retornar a data e a hora que constar no seu sistema na hora que voc digita-la. FUNO HOJE

Objetivo: A funo hoje retorna a data atual do sistema. Sua vantagem que toda a vez a planilha for aberta, estar atualizada com a data do dia. Esta funo no possui argumentos.

Sintaxe

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Exemplo: No dia 12/08/2003, a funo =HOJE( ) apresentar como resultado 12/08/2003.

FUNO ANO Objetivo: Recebe uma data, uma referncia de clula ou uma clula nomeada onde existe um valor do tipo data. Caso voc digite uma seqncia com dia, ms e ano, o Excel retornar somente o ano.

Sintaxe

Argumentos:

Nm_srie um nmero seqencial que representa a data do dia que voc est tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqncias de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como nmeros de srie como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003.

Exemplo: A1=12/08/2003 =ANO(A1) igual a 2003.

FUNO MS

Objetivo: Interpreta uma data, uma referncia de clula ou uma clula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna o ms. O ms fornecido como um nmero inteiro, variando de janeiro, nmero 1, at dezembro, nmero 12. Caso voc digite uma seqncia com dia, ms e ano, o Excel retornar somente o ms.

Sintaxe

Argumento:

Nm_srie um nmero seqencial que representa a data do dia que voc est tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqncias de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como nmeros de srie como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003. 50

Exemplo: A1=37845 =MS(A1) igual a 8

FUNO DIA Objetivo: Interpreta uma data, uma referncia de clula ou uma clula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna o dia. O dia dado como um nmero inteiro que varia de 1 a 31. Caso voc digite uma seqncia com dia, ms e ano, o Excel retornar somente o dia.

Sintaxe

Argumento:

Nm_srie um nmero seqencial que representa a data do dia que voc est tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqncias de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", como nmeros de srie como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003.

Exemplo: =MS(15-abr-2003) igual a 15.

FUNO DIA.DA.SEMANA Objetivo: Interpreta uma data, uma referncia de clula ou uma clula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna um nmero inteiro, que varia de 1 a 7. Tal nmero representa o dia da semana. Caso voc digite uma seqncia com dia, ms e ano, o Excel retornar somente o dia da semana.

Sintaxe

51

Argumentos:

Nm_srie um nmero seqencial que representa a data do dia que voc est tentando localizar. Datas podem ser inseridas como seqncias de texto entre aspas como, por exemplo, "12/08/2003" ou "2003/08/12", ou como nmeros de srie como, por exemplo, 37845, que representa 12 de agosto de 2003. Retornar_tipo O Microsoft Excel pode interpretar o retorno da informao inserida em entrada nm_srie de trs maneiras distintas. Caso voc omita esse argumento ou digite 1, o programa assumir o nmero 1 como domingo a assim sucessivamente at chegar ao 7 (sbado). Se voc digitar 2, o Excel interpretar o nmero 1 como segunda-feira at 7 (domingo). Caso voc opte por digitar o nmero 3, o aplicativo ir assumir o nmero 0 como segunda-feira at 6 (domingo). Se voc digitar qualquer nmero diferente dos anteriormente citados, a frmula retornar com valor de erro (#NM).

Exemplo: A1=37845 =DIA.DA.SEMANA(A1) igual a 3. FUNO HORA Objetivo: Retorna um nmero inteiro que representa uma hora do dia, variando de 0, 12:00AM at 23, 11:00PM.

Sintaxe Argumento: Nm_srie o horrio que voc deseja converter em nmero inteiro que representa a hora. Os horrios podem ser inseridos como seqncias de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, 13:00 ou como nmeros decimais como, por exemplo, 0,04167, que representa 1 hora. Exemplo: =HORA(0,9) igual a 21.

52

FUNO MINUTO Objetivo: Interpreta um valor de hora completa (hh:mm:ss), uma referncia de clula ou uma clula nomeada onde existe um valor do tipo data e retorna os minutos como um nmero interiro que varia de 0 a 59.

Sintaxe Argumento: Nm_srie o horrio que voc deseja converter em nmero inteiro que representa o minuto. Os horrios podem ser inseridos como seqncias de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, 13:10 ou como nmeros decimais como, por exemplo, 0,0006944444444, que representa um minuto. Exemplo: A1=13:59:00 =MINUTO(A1) igual a 59. FUNO SEGUNDO Objetivo: Interpreta um valor de hora completa (hh:mm:ss), uma referncia de clula ou uma clula nomeada e retorna os segundos como um nmero interiro que varia de 0 a 59.

Sintaxe Argumento: Nm_srie o horrio que voc deseja converter em nmero inteiro que representa o segundo. Os horrios podem ser inseridos como seqncias de caracteres de texto entre aspas, como, por exemplo, 13:10:04 ou como nmeros decimais como, por exemplo, 0,00001157407, que representa um segundo. Exemplo: =SEGUNDO(2:45:08 PM) igual a 8. FUNO TEMPO

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Objetivo: Retorna o nmero decimal de um horrio em particular. O nmero decimal retornado pela funo varia de 0 a 0,99999999, representando as horas de 00:00:00 (meia-noite) a 23:59:59.

Sintaxe Argumento: Hora um nmero que vai de 0 a 23, representando a hora.

Minuto um nmero que vai de 0 a 59, representando o minuto. Segundo um nmero que vai de 0 a 59, representando o segundo. Exemplo: =TEMPO(14;09;06) igual a 0,59. FUNO DATA.VALOR Objetivo: Interpreta uma data, como argumento, e retorna o valor seqencial utilizado para armazenar esta data. Deve-se atentar ao limite estabelecido pelo programa para o uso de datas.

Sintaxe Argumento: Texto_data Representa a data que tem como objetivo ser transformada em valor. Por exemplo, 12/08/2003 ou 12-ago-2003 so seqncias de caracteres de texto que esto entre aspas e representam datas. Se a parte do ano de Texto_data for omitida, a funo utilizar o ano atual do relgio interno do computador. Exemplo: =DATA.VALOR(12-ago-2003) igual a 37845.

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Captulo 3 Funes Lgicas e de Referncia

capaz de: truir uma condio usando os operadores de comparao =, >, <, >=, <=, <>; Usar as funes lgicas E, OU, NO, e SE; e Construir frmulas utilizando a funo de procura e referncia PROCV.

INTRODUO As funes apresentadas neste captulo tm como objetivo gerar informaes teis para a tomada de deciso. Sero demonstradas as funes lgicas, que permitem fazer testes compostos e a funo de procura e referncia PROCV, que tem como objetivo consultar valores em tabelas na planilha.

CONDIO

Uma condio uma forma de insero de dados que utilizada na construo de frmulas do Microsoft Excel e sua forma necessariamente tem que seguir o seguinte esquema:

EXPRESSO1 Operador de Comparao EXPRESSO2

So exemplos de condies: 10<30, A1=A6, A4+A8 < > 5*D4. Uma condio retorna sempre um valor VERDADEIRO ou FALSO. Para conhecer os operadores de comparao, consulte o captulo 3.

FUNES LGICAS

Funo E Objetivo: Esta funo retorna os argumentos como VERDADEIRO, se todos eles forem verdadeiros e FALSO, caso um ou mais argumentos forem falsos.

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Sintaxe Argumento: Lgico1 So condies que voc deseja testar, que podem ter, como resultado, o valor lgico VERDADEIRO ou FALSO. possvel testar at 30 condies. Os argumentos devem ser valores lgicos, matrizes ou referncias que contm valores lgicos. Se uma matriz ou argumento de referncia contiver texto ou clulas vazias, estes valores sero ignorados.

Exemplo: =E(5+5=10;2+6=8) igual a verdadeiro.

Funo OU
Objetivo: Esta funo retorna os argumentos como VERDADEIRO, se qualquer argumento for verdadeiro e FALSO, caso todos os argumentos forem falsos.

Sintaxe

Argumento:

Lgico1 So condies que voc deseja testar, que podem ter, como resultado, o valor lgico VERDADEIRO ou FALSO. possvel testar at 30 condies. Os argumentos devem ser valores lgicos, matrizes ou referncias que contm valores lgicos. Se uma matriz ou argumento de referncia contiver texto ou clulas vazias, estes valores sero ignorados.

Exemplo: A1=VERDADEIRO, A2=VERDADEIRO, A3=FALSO =OU(A1:A3) igual a VERDADEIRO.

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Funo NO
Objetivo: Esta funo inverte o valor do argumento. Use-a quando quiser ter certeza de que um valor no igual a outro valor determinado.

Sintaxe

Argumento:

Lgico Pode ser um valor, expresso, ou condio que avaliado como VERDADEIRO ou FALSO.

Exemplo: A1=VERDADEIRO, A2=FALSO =NO(A1<>A2) igual a FALSO.

Funo SE
Objetivo: Use esta funo para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulas. Ao inserir o teste lgico como argumento, a funo SE retorna um valor escolhido por voc, de acordo com as condies estabelecidas nos argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso.

Sintaxe

Argumentos:

Teste_lgico qualquer valor, expresso ou condio que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO.

Valor_se_Verdadeiro o resultado que a frmula retornar se o teste_lgico for VERDADEIRO. Este argumento pode ser outra frmula, um texto, um valor, uma condio, uma referncia de clula, entre outros. Valor_se_falso o resultado que a frmula retornar se o teste_lgico for FALSO. Este argumento pode ser outra frmula, um texto, um valor, uma condio, uma referncia de clula, entre outros. Exemplo:

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A figura abaixo corresponde lista dos erros cometidos pelos funcionrios do setor de produo da Cia Soda Vaso LTDA ao engarrafar o produto Soda Vasco.

O Controle de Qualidade da empresa realizou um estudo e constatou que o limite de cinco erros por funcionrio deveria ser o padro estabelecido. Desta forma, um funcionrio inseriu na clula C10 a frmula =SE(B10<=5; no nvel; acima), conforme a figura a seguir.

Em seguida, ele arrastou a ala de preenchimento para baixo, completando as clulas. Desta forma, ele obteve, como resultado, a apresentada abaixo.

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Funo PROCV
Objetivo: Esta funo localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use esta funo quando os valores da comparao estiverem posicionados em uma coluna esquerda ou direita dos dados que voc deseja procurar.

Sintaxe

Argumentos:

Valor_procurado o valor a ser localizado na primeira coluna da Matriz tabela. Tal argumento pode ser um valor, uma referncia de clula ou um texto. Matriz_tabela o local aonde os dados so procurados. Pode ser usado nesse argumento uma referncia de intervalo ou nome da tabela. Nm_ndice a coluna na tabela em que o valor deve ser retornado. Um nm_ndice_coluna de 1 retornar o valor na primeira coluna em matriz_tabela. Um nm_ndice_coluna de 2 retornar o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante.

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Procurar_intervalo um valor lgico no qual determina uma escolha entre uma correspondncia exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, a funo retornar o valor mais alto que seja menor do que o valor procurado. Se FALSO, a funo encontrar uma correspondncia exata. Se nenhuma correspondncia for encontrada, o valor de erro #N/D ser retornado. Este argumento no obrigatoriamente utilizado na confeco desta funo. Sendo assim, possvel obter um resultado na frmula sem que este argumento seja usado. Exemplo: O departamento de Marketing da Cia Soda Vasco est implementando um esquema de bonificao a seus funcionrios, conforme descrito na abaixo.

Para calcular o quanto ser pago para cada vendedor, a ttulo de bonificao, o funcionrio que elaborou a planilha inseriu, na clula F9, a frmula =PROCV(E9;$A$9:$b$14;2). Em seguida, ele arrastou a ala de preenchimento para baixo, completando as clulas. Desta forma, ele obteve como resultado a Figura a seguir.

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Captulo 4 Recursos Intermedirios

ESTILO Um estilo uma combinao pr-definida de formataes que so armazenadas no Microsoft excel para posterior utilizao. O programa apresenta, em sua configurao padro, alguns modelos de estilo. Na insero de dados em clulas, por exemplo, aplicado o estilo Normal, o qual apresenta as seguintes formataes: Nmero: Geral; Alinhamento: Geral, inferior; Fonte: Arial; Tamanho: 10 Nenhuma Borda Nenhum Sobreamento Proteo: Travada

Para visualizar tal estilo, acione o menu FORMATAR e, em seguida, clique sobre o comando Estilo. Surgir a seguinte janela:

Sendo assim, a criao de um Estilo serve para agilizar sobremaneira a confeco de planilhas, pois permite que tarefas repetitivas sejam reduzidas a poucos comandos.

Criao de Estilos

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Para melhor ilustrar a criao de um estilo, ser utilizado um exemplo para a confeco de um cabealho padronizado para as tabelas. Tal cabealho possuir as seguintes formataes. Nmero: Texto; Alinhamento: Centralizar na horizontal, centralizar na vertical alinhada e retorno automtico de texto; Fonte: Times New Roman, tamanho 12, Cor 46; Tamanho: Bordas: Bordas Esquerda, Direita, Superior e Inferior Sobreamento: Sombreada Proteo: Travada

Desta forma, para criar o Estilo Cabealho, siga os passos abaixo: 1. Acione o menu FORMATAR; 2. Selecione o comando Estilo; 3. Surgir uma janela idntica figura da pgina anterior; 4. Nesta fase, o boto adicionar ainda encontra-se desabilitado. Para criar um estilo, o primeiro passo digitar o nome do novo estilo no campo Nome do Estilo, conforme evidenciado na figura abaixo;

5. Aps inserir o nome do novo Estilo, o boto Adicionar ser habilitado automaticamente. Clique sobre o boto Adicionar;

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6. Observe que o novo estilo ainda apresenta as formataes do Estilo Normal. Para implantar as novas formataes, clique sobre o boto Modificar... Surgir a janela Formatar Clulas, idntica figura abaixo:

7.

Para criar o Estilo Cabealho, proceda com as seguintes alteraes: Selecione, na guia Nmero, a opo Texto; Selecione, na guia Alinhamento, campo Horizontal, a opo Centro, campo vertical, a opo centro e, por fim, marque a opo Retorno Automtico de texto; Selecione, na guia Borda, a opo contorno; Selecione, na guia Padres, a opo verde claro. Aps todas as modificaes, clique sobre o boto OK. Aparecer uma janela idntica figura abaixo:

8. D um clique sobre o boto OK. Desta forma o Estilo Cabealho ter sido criado. Aplicando um Estilo

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Para aplicar um Estilo, siga os passos abaixo. Para facilitar o entendimento sobre o assunto, iremos aplicar o Estilo Cabealho, criado anteriormente.

1. Selecione a faixa de clulas onde ser aplicado o Estilo Cabealho. Selecionaremos, no nosso exemplo o intervalo de clulas B5:H5, conforme a figura abaixo:

2. Em seguida, acione o menu FORMATAR, comando Estilo; 3. Selecione, no campo Nome do Estilo, o Estilo Cabealho. A janela Estilo apresentar as seguintes formataes:

4. D um clique sobre o boto OK. Todas as formataes sero aplicadas faixa de clulas selecionada. O resultado ser idntico figura abaixo: 64

5. Pronto, seu cabealho foi aplicado de forma prtica e simples.

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CENRIOS

Definio: Um cenrio um conjunto de valores que o Microsoft Excel salva e substitui, de forma automtica em uma planilha, de acordo com situaes pr-definidas. O usurio deve utilizar este recurso do programa para exibir resultados diferentes baseados em dados ou prognsticos ou realizar simulaes com uma base de dados.

Criar cenrios

Para melhor entendimento do assunto abordado, a criao do cenrio ser baseada nos dados da figura abaixo.

Supondo que o produto A tenha suas vendas aumentadas, em quanto ser aumentado o lucro?. Para a soluo desta pergunta, faz-se necessria a criao de um cenrio. Desta forma, siga os passos abaixo:

1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando cenrios. Ser aberta a janela Gerenciador de Cenrios, idntica figura a seguir. Ressalta-se que tal janela exibe o texto Nenhum cenrio foi definido. Pressione Adicionar para adicionar cenrios. Desta forma, pressione o boto Adicionar;

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2. Aps selecionar o boto adicionar, surgir a janela Adicionar Cenrio, idntica figura abaixo:

3. Informe, no campo Nome do Cenrio, o nome do cenrio atual, o qual possui dados reais. Digite, por exemplo, Situao Atual;

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4. No boto Clulas variveis, clique no boto com a seta vermelha, posicionado no lado direito do campo; 5. A janela Adicionar Cenrios ficar minimizada, conforme a figura abaixo;

6. Selecione o intervalo de clulas B3:B6. Estas sero as clulas que tero valores variados. Maximize a janela, clicando sobre o boto com a seta vermelha, posicionado no lado direito da figura acima; 7. O nome dado ao cenrio foi Situao Atual e as clulas que iro variar pertencem ao intervalo B3:B6; 8. Clique sobre o boto OK. Aparecer uma janela semelhante figura abaixo. No altere esses valores. Eles fazem parte do cenrio com a situao real;

9. Nesta mesma janela, clique sobre o boto Adicionar; 10. No campo Nome do cenrio, digite Variao Alfa; 11. Em Clulas Variveis, informe B3:B6; 12. Em seguida, clique sobre o boto OK; 13. Aps proceder com os passos anteriores, altere, no campo ao lado de $B$3 o valor 100, digitando por cima deste dado o valor 500. Neste momento, o usurio est simulando um aumento de 400 unidades para o produto Alfa. Em seguida, clique sobre o boto OK. Surgir uma janela semelhante figura a seguir:

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14. Clique sobre o boto fechar. Baseando-se neste exerccio, foram criados dois cenrios.

Exibindo Cenrios

Para exibir os cenrios criados anteriormente, siga os passos abaixo:

1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Cenrios... Ser aberta a caixa de dilogo Gerenciador de Cenrios, semelhante figura anterior; 2. Para se verificar qual o impacto um aumento de 400 unidades vendidas do Produto Alfa trar sobre o resultado, selecione, no campo Cenrios: a opo Variao Alfa e, em seguida, clique sobre o boto Mostrar; 3. To logo o boto Mostrar foi acionado, a planilha com os dados originais foi alterada, contemplando a nova situao. O resultado ser semelhante figura a seguir;

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Excluso De Cenrios

Para excluir um cenrio, siga os passos abaixo:

1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando cenrio; 2. Clique no cenrio que ser excludo; 3. Clique sobre o boto Excluir; 4. Pronto, o cenrio foi excludo.

LISTAS
Definio Permite a criao de listas com objetivo de facilitar a entrada de dados.

Para inserir uma lista, siga os passos abaixo:

1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Opes. A janela Opes aparecer, conforme a figura a seguir;

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2. Selecione a guia Listas; 3. Para criar uma lista personalizada, clique na opo Nova lista e, em seguida, clique sobre o boto adicionar; 4. Na entrada da lista, digite o primeiro nome e tecle Enter, conforme descrito na figura a seguir;

5. Repita a operao, digitando os demais nomes e teclando Enter. Como resultado, sua lista tem que estar completamente inserida do campo Entradas de Lista;

6. Ao final da digitao, clique sobre o boto Adicionar;

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7. Sua lista foi incorporada as Planilhas;

SUBTOTAIS

Definio Este recurso tem como objetivo criar subtotais para grupo de dados em uma determinada lista de uma planilha do Microsoft Excel. Por exemplo, pode-se criar subtotais em situaes em que existam uma grande lista de dados, com vrios campos e que seja interessante resumir alguns campos para posterior anlise.

Criando Subtotais

Para melhor entendimento do assunto abordado, a criao do Subtotal ser baseada nos dados da planilha que ser exposta em sala de aula. Aps a abertura de tal planilha, siga os passos abaixo:

1. Selecione o intervalo de clulas A1:G98; 2. Acione o menu DADO, comando Subtotais. Ser exibida a janela subtotais, conforme a figura abaixo;

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3. No campo A cada alterao em:, selecione o campo em que os subtotais sero calculados; Selecione o campo Funcionrio; 4. No campo Usar Funo, selecione o clculo de Subtotal que ser utilizado. Selecione Soma; 5. No campo Adicionar subtotal a:, selecione o campo no qual esto os valores onde sero efetuados os clculos. Selecione a coluna Valor; 6. Clique em OK; 7. O Microsoft Excel ir calcular os subtotais e ir inserir uma estrutura de tpicos no lado esquerdo da planilha, conforme a figura a seguir:

8. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1,2 e 3. Por padro, o Microsoft Excel exibe todos os registros e subtotais. Clique no boto com o nmero 2 do subtotal. A tela ficar idntica figura a seguir;

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9. Clique no boto 1 dos nveis. Ser exibido apenas o total geral, conforme a figura abaixo;

10. Aps visualizar os Subtotais, feche a planilha do Excel.

ATINGIR METAS

Definio O recurso atingir meta utilizado quando o usurio possuir o resultado de uma funo, porm deseja alterar algum valor de entrada de um de seus argumentos. Desta forma, faz-se uma simulao para atingir o resultado com possveis argumentos selecionados pelo Microsoft Excel. O recurso Atingir meta utiliza um mtodo interativo para achar o valor que atenda situao proposta.

Utilizando o Recurso Atingir Meta

Para melhor entendimento do assunto abordado, a utilizao do recurso Atingir Meta ser baseada nos dados abaixo.

Obs.: Para a composio da clula B4 foi utilizada a funo =VF(B2;B3;;B1).

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Em nosso exemplo, o usurio est querendo saber qual taxa ele deve conseguir no mercado financeiro para que sua aplicao lhe renda R$ 1.300,00. Para utilizar o comando Atingir Meta para solucionar esta hiptese, siga os passos abaixo:

1. Acione o menu FERRAMENTAS, comando Atingir Meta.. Ser aberta a janela Atingir meta, conforme a figura abaixo;

2. No campo definir clula, o usurio deve digitar o endereo de clula que ser fixado.Digite B4 no campo Definir Clula:. Em seguida, digite 1300 no campo Para Valor:. Por ltimo, digite B2 no campo Variando clula: A janela Atingir Meta dever estar semelhante figura abaixo:

3. Clique sobre o boto OK. Ser aberta a janela Status do comando atingir meta, conforme a figura abaixo;

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4. Aps proceder com esses comandos, o comando Atingir metas alterou as clulas e realizou o novo clculo.

VALIDANDO DADOS

Definio A validao de dados do Microsoft Excel permite definir que tipo de dados voc deseja que sejam inseridos em uma clula. possvel configurar a validao de dados para impedir que os usurios insiram dados que no sejam vlidos na clula.

Utilizando a Validao de dados

Por exemplo, voc pode limitar a entrada de dados de um determinado intervalo de clulas, permitindo que somente sejam inseridos nmeros entre 10 e 50. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Selecione o intervalo que ser inserida a validao de dados. Para melhor entendimento do assunto abordado, selecione o intervalo indicado na figura abaixo;

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2. Acione o menu DADOS, comando Validao... 3. No campo Permitir, clique sobre a seta posicionada no lado direito. Ser aberta uma lista drop-down semelhante da figura a seguir;

4. Selecione, nesta lista, a opo Nmero inteiro. Digite, no campo Mnimo, o valor 10 e no campo Mximo o valor 50. A janela Validao de dados ficar igual figura abaixo:

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5. Clique sobre o boto OK. Tente digitar no intervalo de clula valores diferentes do intervalo selecionado.

Obs.: Tambm possvel fornecer mensagens para definir que entrada voc espera para a clula e instrues para ajudar os usurios a corrigir quaisquer erros. Isso pode ser feito acessando as outras guias do recurso Validao.

CONSOLIDAR DADOS

Definio O Recurso Consolidar dados permite sejam feitos clculos consolidados a partir de diversas planilhas, de outros arquivos do Microsoft Excel, de outras fontes externas de dados ou ento de uma juno entre planilhas do Excel e fontes externas. Obs.: Para que o recurso Consolidao seja utilizado, todas as planilhas a serem consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, contendo o mesmo nmero de linha e colunas e com os dados nas mesma posies.

Utilizando a Consolidao de dados

Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados abaixo:

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Planilha 1 Vendas por produtos no ms de janeiro

Planilha 2 - Vendas por produtos no ms de fevereiro

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Planilha 3 - Vendas por produtos no ms de maro

Utilizando o recurso Consolidar dados.

No exemplo acima proposto foram criadas trs planilhas informando a vendas de produtos por regio em trs meses, janeiro, fevereiro e maro. Ser criada a planilha Total com o objetivo de consolidar os dados para o primeiro trimestre, ou seja, a soma das vendas contidas nas planilhas Jan, Fev e Mar. Para realizar este procedimento, ser utilizado o recurso Consolidar... Existem duas formas diferentes de consolidar dados, a saber: Consolidao por posio e Consolidao por categoria. Ser exposto, a seguir, um exemplo de cada.

Consolidao por Posio Ao trabalhar com a consolidao por posio, o Excel utilizar uma referncia esttica s clulas das planilhas, ou seja, o programa faz referncia sempre as mesmas clulas que foram usadas quando o comando de consolidao foi acionado. Desta forma, as planilhas onde esto os dados no podem ser modificadas, pois caso seja feita alguma modificao nas posies das clulas

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nas planilhas de dados, as referncias na planilha de consolidao permaneceram indicando os endereos antigos, o que ir gerar resultados incorretos. Os campos e demais informaes das planilhas de dados no so includos na planilha de consolidao. Por exemplo, os campos da linha 4, no nosso exemplo no sero includos na planilha de consolidao. Os campos tero que ser digitados manualmente na planilha de consolidao. A consolidao por posio somente indicada para fontes de dados que tem estruturas idnticas e quando os usurios no alteram a localizao dos dados, dentro das respectivas fontes. Exemplo: 1. Selecione a planilha Jan; 2. Pressione Cltr+T; 3. V para a planilha Total; 4. Pressione Cltr+V; 5. Selecione o intervalo B5:F9. Em seguida pressione a tecla delete; 6. Selecione a clula B5; 7. Acione o menu DADOS, comando Consolidar.... Surgir a janela Consolidar, conforme a figura a seguir:

8. Clique na seta vermelha do lado direito do campo Referncia: 9. Clique na Planilha Jan e selecione o intervalo B5:F9; 10. Clique sobre a seta vermelha, na janela Consolidar referncia: 11. Clique no boto adicionar;

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12. Repita os passos adicionando os mesmos intervalos na planilha fev e mar. Aps realizar tais operaes, a janela Consolidar dever ficar semelhante figura abaixo:

13. Marque a opo criar vnculos com dados de origem; Marcar essa opo faz com que o Excel atualize automaticamente os dados da rea de consolidao quando os dados so alterados em qualquer uma das reas de origem. 14. Clique em OK. Aps todos os procedimentos, o Microsoft Excel calcular os totais consolidados para o trimestre. O resultado ser semelhante ao da figura abaixo:

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Consolidao por Categoria Ao optar pela consolidao por categoria, o Microsoft Excel utilizar referncias aos campos dos dados, ao invs de referncia esttica s clulas das planilhas, ou seja, o programa tentar localizar os dados, em cada planilha, com base nos campos inseridos na planilha de consolidao, independente da posio ou do nmero de linhas. Com isso as planilhas onde esto os dados podem ser modificadas, desde que no sejam alterados os campos, que so as referncias para a planilha de consolidao.

Exemplo: 1. Crie trs planilhas conforme o exemplo do inicio do tpico; 2. Crie uma planilha total; 3. Preencha a planilha total de acordo com a figura a seguir;

4.

Clique na clula A4;

5. Acione o menu DADOS, comando Consolidar... Ser aberta a janela consolidar, conforme a figura abaixo;

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6. Selecione a seta vermelha do campo Referncia: 7. Clique na planilha jan e, em seguida, selecione o intervalo A4:F9; 8. Clique na seta vermelha, na janela Consolidar referncia: 9. Clique no boto Adicionar; 10. Repita os passos adicionando os mesmos intervalos na planilha fev e mar. Aps realizar tais operaes, a janela Consolidar dever ficar semelhante figura abaixo:

11. Marque as opes Linha Superior e Coluna esquerda;

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12. Clique em OK. Aps todos os procedimentos, o Microsoft Excel calcular os totais consolidados para o trimestre. O resultado ser semelhante ao da figura abaixo:

FILTRAR AVANADO Definio Com o recurso Filtro avanado o usurio pode definir critrios de filtragens mais elaborados, onde sero envolvidas mais variveis para a confeco da filtragem.

Definindo Faixas de Critrios para usar com o comando Filtro Avanado Para se utilizar o comando Filtro Avanado, deve-se definir uma faixa de clulas onde sero definidos os critrios de filtragem. Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados a seguir:

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Nas linhas 1,2 e 3 esto definidos os critrios em que a filtragem utilizar como base para exibir o resultado. Para o nosso exemplo, definimos os seguintes critrios:

Cidade = So Paulo ou Cidade = Rio de Janeiro e Frete>20

Cada linha separada representa a insero de um operador OU. Desta forma o resultado do filtro selecionar tanto campos que contenham So Paulo quanto campos que contenham Rio de Janeiro. Cada coluna separada representa a insero de um operador E. Desta forma, o resultado do filtro selecionar somente campos, dentro do campo Rio de Janeiro, que contenham o valor de Frete acima de 20. Para criar a faixa de critrios, o usurio deve definir o rtulo das colunas da faixa de critrio exatamente igual aos rtulos das colunas da lista. O Microsoft Excel no faz diferena entre maisculas e minsculas, porm no aceita diferena entre acentos, cedilha e til. Para realizar o filtro, de acordo com nosso exemplo, siga os passos abaixo:

1. Acione o MENU Dados, comando Filtrar, Filtro avanado....; Surgir a janela Filtro Avanado, conforme a figura a seguir;

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2. Selecione, no campo Intervalo da lista o intervalo A6:E18; 3. Selecione, no campo Intervalo de critrios o intervalo A1:B3; 4. Clique sobre o boto OK. O resultado ser semelhante ao da figura abaixo.

TABELA DINMICA
A Tabela Dinmica uma ferramenta do Microsoft Excel, de fcil utilizao, que tem como objetivo analisar os dados de uma planilha, evidenciando-os de forma mais interativa, permitindo, desta forma, obter mltiplas vises do mesmo conjunto de dados, em diferentes formas. Com a utilizao da Tabela Dinmica, o usurio pode girar as linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados de acordo com critrios pr-estabelecidos ou ento exibir somente reas de interesses nos dados. Use o recurso da Tabela Dinmica para obter informaes do tipo comparar totais relacionados, resumir ou totalizar uma lista longa de valores, obter informaes especificas sobre determinado item de uma tabela, dentre outros.

Criar uma Tabela Dinmica Dados de origem Voc pode criar um relatrio de tabela dinmica a partir de uma lista de dados inseridos na planilha trabalhada, de um banco de dados externo, de outras planilhas do Excel ou de outro relatrio de tabela dinmica. Ressalta-se que os dados de origem devem estar organizados em linha e colunas, com as colunas representando o cabealho com os campos da lista e as linhas representando os registros de cada campo.

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Para melhor entendimento do assunto abordado, a confeco do relatrio de tabela dinmica ser baseada nos dados da figura abaixo.

Para criar a tabela dinmica, siga os passos abaixo:

1. Selecione o intervalo de clula que ir compor a tabela dinmica, conforme a figura abaixo;

2. Acione o menu DADOS, comando Relatrio de tabela e grfico dinmico. Ser aberto o assistente de tabela e grfico dinmico, conforme a figura a seguir;

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3. Selecione a origem dos dados. De acordo com o exemplo proposto, os dados sero extrados da prpria planilha. Desta forma, selecione a opo Banco de dados ou lista do Microsoft excel. Em seguida, selecione, como tipo de relatrio, a opo Tabela Dinmica. Aps proceder com esses passos, clique sobre o boto avanar;

4. O passo 2 do assistente define a rea que compor a tabela dinmica. Como a seleo do intervalo de clulas que comporo o relatrio j foi feita anteriormente, o campo Intervalo deve conter as referncias de clulas da tabela. O resultado dever ser semelhante ao da figura abaixo:

5. Clique sobre o boto avanar; 6. A prxima etapa fornece duas opes para o posicionamento do relatrio de tabela dinmica. O usurio pode inserir a tabela dinmica tanto em outra planilha (que ser criada para essa finalidade) quanto na prpria planilha em que se est trabalhando. Selecione a opo Nova Planilha. Em seguida, clique sobre o boto Concluir;

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7. Aps concluir o assistente, ser criada uma nova planilha idntica figura abaixo;

8. Nesse momento, o Microsoft Excel exibir, na nova planilha, uma rea definida para a insero dos dados da tabela dinmica, bem como tambm a barra de ferramentas Tabela Dinmica; 9. O passo seguinte arrastar os campos para a composio da tabela dinmica. Neste passo, voc definir o que ser linha, coluna ou dado. Baseando-se no nosso exemplo, clique com o boto esquerdo do mouse sobre o boto Produtos e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o para o local descrito como Solte Campos de linha aqui. O campo Produtos ser incorporado na rea designada para as linhas, conforme a figura abaixo;

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10. Procedendo com essa ao, o usurio estar informando ao Microsoft Excel que os nomes dos produtos (no nosso exemplo) sero exibidos com linhas. Ressalta-se que est posio poder ser alterada posteriormente, de acordo com o conceito de tabela dinmica; 11. O prximo passo arrastar os campos jan/03, fev/03 e mar/03 para a rea denominada Solte Itens de dados aqui; O resultado dever ser idntico ao da figura da prxima pgina:

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12. Aps a insero de todos os dados, a tabela dinmica est completa e pronta para visualizao. De acordo com o exemplo proposto, os produtos esto foram listados esquerda e os dados foram agrupados por total de cada ms.

Alterando Os Dados

Existem diversas maneiras de exibir os dados em uma tabela dinmica. Tomando o exemplo anterior como base, vamos alterar a configurao dos dados e apresentar outros tipos de informaes. Desta forma, siga os passos a seguir:

1. Clique sobre com o boto esquerdo do mouse sobre o boto Dados e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o para abaixo do boto Produtos. A nova tabela apresentar os dados conforme a figura da pgina seguinte.

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2. A tabela agora exibida por Ms, e dentro de cada ms so listados os produtos. 3. Caso queira formatar os dados, selecione o intervalo a ser formatado e, em seguida, acione o menu FORMATAR, comando clulas. Proceda a formatao como se fosse um intervalo normal de clulas. 4. Clique com o boto esquerdo do mouse sobre o boto Produto e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o para uma rea acima do boto Dados, obtendo um resultado semelhante figura abaixo;

5. Clique na clula B1 e, em seguida, selecione um produto. Em Totais, sero exibidos somente os valores correspondentes ao produto selecionado.

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Existem vrias formas de se compor um relatrio de tabela dinmica. Estes foram somente alguns exemplos.

GRFICO DINMICO Definio - O grfico dinmico, criado baseado em um relatrio de tabela dinmica, tem como objetivo proporcionar interatividade na confeco de grficos, permitindo que sejam aplicados filtros de forma automtica ou ento que sejam movidos campos de forma que o grfico seja alterado de acordo com tais mudanas.

Criando um Grfico Dinmico

Para melhor entendimento do assunto abordado, iremos utilizar os dados abaixo:

Aps digitar os dados acima, siga os passos abaixo: 1. Crie um tabela dinmica em que os dados apresentem a seguinte estrutura;

2. Selecione, na clula B1, o produto Alfa;

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3. Acione o MENU Inserir, comando Grfico; O grfico dinmico ser criado, conforme a figura a seguir;

4. Caso queira verificar as vendas do produto Beta, clique sobre a seta ao lado do produto Alfa e, em seguida, selecione o produto Beta. O grfico ficar igual ao da figura abaixo;

5. Pronto. Seu grfico apresentou outras informaes.

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