NOES DE ARQUIVOLOGIA

Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis, esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes, no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao arquivstica. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo. O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de microfilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos. ainda de sua competncia elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de tratamento funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnico-cientficas de instituies pblicas, privadas e organizaes no governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao.

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos

Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.

Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o
que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.

O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao. Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado;

 valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: identificao de custos; entendimento da cadeia de uso; incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o

processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor.

Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento

qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so pesquisadas pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocrticas, administrativas ou legais.

Diviso de documentao por natureza:

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTIFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.

NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,) 4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivisticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos.

A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os

assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao. NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional. Documentao de Nvel Estratgico a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc.). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc., para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc.; 2. Valor Jurdico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc.; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc.; 2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando

pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. Equipe de trabalho A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos estar, com certeza, aqum do desejvel. importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas. Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas. O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso. A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto. O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o

adquirem ao longo de sua existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente e/ou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto. Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto - agilidade na recuperao das informaes, racionalizao da massa documental, economia de espaos fsicos destinados guarda de documentos e reduo dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, frequentemente o domnio fsico de um conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos "arquivos", geram ou so usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios.

NOES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivos Correntes e Intermedirios - Arquivos permanentes - Protocolos - Avaliao de Documentos - Tipologias Documentais e Suportes Fsicos

ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS

A R Q U I V O : d o c u m e n t o s d e q ua l q ue r i ns t i t ui o p b l i c a o u p r i va d a , c o ns i d e r a d o s d e va l o r , merecendo preservao permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depsito num arquivo de custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblicas, e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, be m como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

A no intencionalidade e as contingncias na produo dos documentos, a ampla burocratizao e o uso massivo de tecnologias de reproduo, assim como o crescente interesse na preservao da memria, levaram a uma definio arquivstica dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe so relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam trs fases da vida do documento:
Teoria das Trs Idades Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermedirios e pemanentes.

o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermedirio, corresponde ao valor probatrio e/ou legal do documento e, o ltimo ciclo ou terceira idade, denominado permanente, quando o valor histrico e cientfico se sobrepe ao demais valores. Caso no se reconhea esse valor permanente, o conjunto documental ser eliminado. A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. Neste sentido, a classificao dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um mtodo de arquivamento a ser definido, levando em considerao a estrutura da empresa, suas funes e a natureza de seus documentos. No h um nico mtodo vlido para arquivar documentos. Na prtica, inclusive, faz-se uso da combinao de um ou mais mtodos. Os mtodos mais comuns so os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificao secundria por ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto, deve atender s necessidades da empresa, suas caractersticas e prioridades. O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privada, assim como os cuidados de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao mtodo e efetivamente implant-lo pois a organizao dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produo dos documentos, assim como a responsabilidade pela organizao das informaes, em diferentes graus, diz respeito a todos os funcionrios.

SIGNIFICADO E IMPORTNCIA
Arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer instituio, empresa, pblica ou privada. , por assim dizer, um "Centro Ativo de Informaes". Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais so conservados como comprovantes. O arquivo deve adaptar-se ao rgo pblico, empresa ou instituio obedecendo a um

plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientao tcnica se transformam em verdadeiros depsitos de documentos. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repeties desnecessrias de experincias, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que est para ser feito, o que j foi feito e o resultado obtido. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decises.

CLASSIFICAO: Segundo o estgio de sua evoluo em:

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e *atividades-fim e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. Portanto, os documentos esto na fase corrente quando a atividade que os originou est em andamento. Nessa fase, os documentos so usados com maior frequncia e normalmente ficam localizados prximo aos locais de trabalho. Tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.

Portanto, a administrao dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "cu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um depsito intermedirio. A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamento que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (ex.: todos os contratos de trabalho do ltimo exerccio), ou mesmo "temtica", no sentido de se referir ao contedo estrito do documento (ex.: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.). Muito embora a ordenao atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, os funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao. ARQUIVO INTERMEDIRIO - Na fase intermediria, a atividade de origem dos documentos se encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilizao menos frequente e podem ser mantidos em arquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que

devem estar devidamente especificados em uma tabela de informaes sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento em uma organizao (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a organizao geradora (valor primrio), ou algum valor remanescente (valor secundrio) depois de cumprido o valor primrio, devem ser permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos: so recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e ento recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente. Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservao do acervo permanente, as instituies arquivsticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ao do tempo sobre o suporte fsico da informao, assegurando sua disponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase corrente e intermediria exerce influncia sobre os trabalhos de preservao na sua fase permanente. Ao Setor de Arquivo Intermedirio compete: I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos; II. organizar, em colaborao com os rgos de origem, Tabelas de Temporalidade dos vrios tipos de documentos; III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados; IV. atender a consultas e prestar informaes; V. propor a programao anual da Seo. ARQUIVO PERMANENTE - Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como "contra o rei no h prescrio". A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados - para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos

pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos. Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
Arranjo: aps a identificao, os documentos so agrupados em fundos, sries e sub-sries, obedecida a provenincia e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada srie ou sub-srie os processos so ordenados cronologicamente.

descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada "arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente. Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o arquivo permanente (recolhimento).

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias); e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.) Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados. Contedo da Documentao em: Administrativos ou Tcnicos. Acesso em: Abertos ou Restritos. (Sigilosos)

Quanto a Estrutura
Os estgios evolutivos do arquivo dentro de um rgo pblico, instituio ou empresa, (corrente, intermedirio e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem harmonicamente, auxiliando a instituio na consecuo de seus objetivos. Neste momento, deve-se definir a posio que o arquivo ocupar em sua hierarquia e tambm a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como j vimos, o arquivo a fonte de informaes que agiliza a consecuo dos objetivos. Os arquivos dentro dessas organizaes, podem estar dispostos segundo as seguintes estruturas: 1) Centralizados: quando renem em um nico local fsico todos os documentos produzidos e recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio. Apresentam como vantagens: Reduo de custos operacionais. Economia de espao, material e equipamentos. Padronizao de normas e procedimentos. Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido. Uniformidade na realizao de tarefas. Apresentam como desvantagens: Deslocamento para consultas. Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos. 2) Descentralizados: estabelecem a organizao de arquivos descentralizados, ou departamentais, conforme a estrutura do rgo, instituio ou empresa. Os arquivos so criados para atender s necessidades especficas de departamentos, sees, divises etc. Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que no se criem arquivos desnecessrios. O desejvel, na descentralizao, a organizao de arquivos ao nvel de departamentos, onde os documentos so arranjados por reas comuns de interesse, evitando-se as duplicaes. As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo so exatamente o oposto da centralizao. Cada instituio, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localizao fsica e geogrfica de suas instalaes, bem como os recursos humanos disponveis, deve planejar estruturas de arquivo que melhor atendam suas necessidades de trabalho. Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes so departamentais e que s uma pequena parcela dessas organizaes, providas de infraestrutura material e pessoal, mantm arquivos correntes centralizados. O mesmo j no ocorre com os arquivos permanentes, cuja caracterstica de "memria do rgo, instituio ou empresa" exige que sejam organizados de forma centralizada.

EQUIPAMENTOS E ACESSRIOS
Pastas Convencionais: PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - so confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade, possui um lombo largo com dois orifcios prximos s extremidades, providas internamente de um gancho de metal ou plstico, que se mantm fechado por fora de mola de presso. PASTAS SANFONADAS - tambm chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel carto mais flexvel e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e divises em ordem alfabtica e/ou numrica de 01 31.

PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel carto forte e possuem em ambas as partes uma barra que poder ser metlica ou de plstico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no suporte do fichrio ou arquivo, permitindo o seu deslizamento. GUIA - retngulo de carto forte que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas. GUIA-FORA - folha de papel carto ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado. PROJEO - salincia na parte superior da guia ou pasta que recebe as notaes determinadas pelo mtodo escolhido. TIRAS DE INSERO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde so escritas as notaes e inseridas nas projees das partes ou das guias. NOTAO - inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica . A notao pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o incio da seo e fechada quando indica o incio e o fim. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. REFERNCIA CRUZADA OU REMISSIVA - indicao de um documento em dois ou mais lugares. De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em HORIZONTAIS e VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente, dispostos uns sobre os outros, sendo que a margem inferior recebe a notao e os Verticais, verticalmente. Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos so dispostos uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeo. No lateral, os documentos so dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista. Resumindo, podemos dizer que a escolha do mvel, atentaremos aparncia, resistncia, capacidade de expanso, convenincia do servio e economia do espao, enfim a funcionalidade e racionalidade.

SISTEMAS DE ARQUIVOS
DIRETO - aquele em que a recuperao da informao feita diretamente ao arquivo onde ela est armazenada. INDIRETO - o que depende de um ndice ou cdigo para localizar a informao. SEMI INDIRETO - onde pode ou no haver necessidades de uso de um ndice.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A natureza dos documentos e a estrutura da entidade so as determinantes do mtodo de arquivamento. Estes podem ser divididos em dois grupos: Bsicos e Padronizados. MTODOS BSICOS Mtodo Alfabtico - um mtodo direto, onde as filas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica rigorosa, separadas por guias. As notaes nestas guias podem ser abertas ou fechadas. aberta uma pasta para cada correspondncia efetiva e, dentro desta, os documentos so organizados em ordem cronolgica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelneas, uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeo desta pasta aparece o smbolo "M", seguido da letra de sua diviso. Dentro da pasta miscelnea a ordem alfabtica deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronolgica, dentro da alfabtica. REGRAS DE ALFABETIZAO Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em funo das muitas palavras em nomes estrangeiros que circulam em nosso pas. As regras de alfabetizao podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os mesmos critrios e feitas as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Tato o critrio letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenao dos itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa excluso de outro. Exemplo: letra por letra palavra por palavra Nova Friburgo Novais, Ademir Alves Nova York Nova Friburgo Nova York Novais, Ademir Alves

a) nos nomes individuais, considerado primeiramente o ltimo nome e depois o prenome. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplos: Joaquim Oliveira , Anbal Barbosa. Barbosa, Anbal Oliveira, Joaquim

b) os nomes representados por letras devem preceder os de iniciais iguais, escritos por extenso. Exemplos: M.E.S., Marlia Saraiva. S., M.E. Saraiva , Marlia c) as partculas D', Da, de, Del, Des, Di, Du, La, Le, Les, Mac, Mmc, O', Van, Vanden, Van

der, Von, Vonder, se escritas com letras maisculas, so consideradas como parte integrante do nome. Porm, quando escritas com letras minsculas no devem ser consideradas. Exemplos: Carlos de Oliveira , George O'Brien, Henrique Du Pont. Du Pont, Henrique - O'Brien, George - Oliveira, Carlos de d) os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no so separados . Exemplos: Srgio Castelo Branco, Ester Vila Lobos. Castelo Branco, Sergio - Vila Lobos , Ester

e) os nomes com Santa, Santo e So seguem a regra dos formados por um adjetivo e um substantivo. Exemplos: Walter Santa Rita, Bonifcio So Tiago. Santa Rita, Walter So Tiago, Bonifcio

f) os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes, etc..., so registrados como aparecem. Exemplos: Al Ben Hur, Li Yutang. Al Ben Hur Li Yutang

g) os nomes que exprimem o grau de parentesco, abreviados ou no, como Filho, Junior, Neto, Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplos: Alcides Freitas Junior, Henrique Vasconcellos Sobrinho. Freitas Junior, Alcides ou Freitas, Alcides (Junior) Vasconcellos Sobrinho, Henrique ou Vasconcellos, Henrique (Sobrinho) h) os ttulos honorficos, pronomes de tratamentos e artigos so colocados entre parnteses, depois do nome. Exemplos: O Estado de So Paulo, Dr. Antonio Eduardo Pinto, General Paulo Arajo, Professor Adroaldo Mesquita. Arajo, Paulo (General) Estado de So Paulo (O) - Mesquita, Adroaldo (Professor) - Pinto, Eduardo Antonio (Dr.)

i) os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos como uma s palavra. Exemplos: Armindo Sant'Anna deve ser lido "Santanna". j) os sinais grficos como crase, til, cedilha, etc., no so considerados. Exemplos: Campanha, Clodoaldo - Campanha, Raul k) os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome que corresponde ao da famlia do pai.

Exemplos: Carlos de Ovideo Y. Baos, Juan Gonzales Rodrigues Gonzales Rodrigues, Juan Ovideo Y. Baos, Carlos de

l) as empresas devem ser consideradas conforme se apresentam. Exemplos: Alvaro Costa & Cia - Barbosa Lessa Ltda - Casas Bahia m) as expresses muito comuns no comrcio como Sociedade, Companhia, Associao, etc., devem, ser consideradas na alfabetao. Exemplos: Associao Paulista de Medicina Companhia Vale do Rio Doce n) os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que formam as siglas representassem uma palavra Exemplos: DASP, D.N.A.E.E, so arquivadas como Dasp e Dnaee. o) a correspondncia oriunda da seo, diviso, departamento, etc., de uma empresa ou instituio deve ser arquivada pelo nome da empresa ou instituio e no pela seo, diviso, departamento, etc. p) as diversas filiais de determinada empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades e ainda, se estiverem localizadas na mesma cidade, so colocados seus endereos. Exemplos: Comercial Silva, Pernambuco, Recife Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Andradas 123 Comercial Silva, Rio Grande do Sul, Porto Alegre, Jos Bonifcio,456 Comercial Silva, So Paulo, campinas q) os nomes de instituies ou rgos governamentais, em portugus so considerados como se apresentam. Exemplos: Banco Central do Brasil Fundao Getulio Vargas r) os nomes de instituies ou rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas. Exemplos: Estados Unidos - Army Medical Corps s) nos ttulos de Congressos, Conferncias, Reunies, Assembleias, etc., os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer, entre parnteses, no final. Exemplos:

Congresso de Arquivologia (II)

MTODO GEOGRFICO
o sistema direto preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia. As ordenaes geogrficas mais usadas so: a) nome do Estado, Cidade e correspondente. Exemplo: Rio Grande do Sul - Palmares - Silvia, J. Quando o arquivo organizado por Estados, as capitais devem anteceder s outras cidades, independendo da ordem alfabtica. Exemplos: Rio Grande do Sul - Porto Alegre... Rio Grande do Sul - Caxias do Sul... Rio Grande do Sul - Palmares b) nome da Cidade, Estado e correspondente. Exemplo: Palmares - Rio Grande do Sul - Silvia, J. Neste caso deve ser obedecido a ordem alfabtica das cidades, incluindo as capitais, rigidamente. imprescindvel que sejam colocados os nomes dos Estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes Estados. c) quando for correspondncia vinda do estrangeiro, o nome do Pas aparece em primeiro lugar, seguido da cidade e correspondente. Exemplo: Estados Unidos - Los Angeles - George Segall

MTODO NUMRICO
sempre indireto, havendo necessidade do uso de um ndice alfabtico. Tem como vantagem sigilo e a menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Pode ser simples ou cronolgico.

MTODO NUMRICO SIMPLES

Neste mtodo atribudo um nmero a cada correspondente efetivo. Alm de um ndice alfabtico feito um registro (tombo), em livro ou ficha, das pastas ocupadas, para evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero. aconselhvel que este registro seja feito em fichas pois, alm de oferecer maior elasticidade, permitindo fazer observaes a respeito de cada correspondente. marcado em cada novo documento, em ordem crescente, em sua margem superior, o nmero da respectiva pasta e, separado por um trao, o nmero que este documento deve receber dentro da pasta, por ordem de entrada, facilitando o rearquivamento e evitando o extravio.

Os correspondentes eventuais tem a sua correspondncia arquivada nas pastas miscelneas, que devem conter no mximo dez correspondentes. Podem ser usados dois tipos de notao: M-1, M-2 ou M1 - 10, M11 - 20, etc. As fichas do ndice alfabtico e as de registro numrico contm as mesmas informaes: - nome e endereo do correspondente e nmero que recebeu a pasta a ser arquivada. No mtodo numrico simples, no havendo mais interesse por um determinado correspondente possvel dar baixa a esse nmero, aproveitando-o para outro cliente. Neste caso feita uma anotao, nos ndices, com a data em que se deu este fato e a quem foi cedido o nmero. Exemplos de Mtodo Numrico Simples: - Campos, Alex - 1 - Bartolomeu, Carlos - 2

MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Neste variante do numrico, alm da ordem, observada a data. Alm do ndice alfabtico, existem os ndices de procedncia e de assunto. Neste mtodo, quando anulado um registro, o nmero s aproveitado por outro documento com a mesma data.

MTODO POR ASSUNTO

um dos mtodos mais difceis de arquivamento pois, consiste em agrupar os documentos por assunto, apresenta dificuldades na escolha do melhor termo ou expresso que defina o contedo das informaes. Podem ser Alfabtico, Numrico, etc.

ALFABTICO
- em ordem dicionria, quando os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, sendo obedecida somente a sequncia das letras. Exemplos: Impostos Material de Consumo Pessoal, etc... As projees podem ser assim divididas: guias principais em 1 posio - guias secundrias em 2 posio - e finalmente, em 3 e 4 posies, as projees das pastas. - em ordem enciclopdia, quando os assuntos correlatos, agrupados sob um ttulo geral, so dispostos alfabeticamente. Exemplo: Imveis Casas Stios Terrenos Loteamentos

Vendas, etc...

MTODO ALFABTICO NUMRICO

Este mtodo no pertence nem a classe dos mtodos bsicos e nem a dos padronizados. considerado semi-indireto. conhecido tambm pelos nomes de Numeralfa e Alfanumrico. Consiste no uso de nmeros agindo concomitantemente com a ordenao alfabtica dos documentos pelo nome. feito um planejamento prvio das divises do alfabeto e, a seguir, a numerao, em ordem crescente, de cada diviso. Sua desvantagem est exatamente nesta determinao prvia do nmero de divises e, para isso, deve ser feito um estudo pormenorizado sobre o grau de incidncia de nomes, por letra. Exemplo: Aa ...... A1 = 1 Am ...... Az = 2 Ba ...... B1 = 3 Bm ....... Bz = 4 Ca ...... C1 = 5 Cm ....... Cz = 6 e assim sucessivamente at a letra Z. So usadas notaes fechadas, pois uma vez numeradas as divises no mais possvel ampli-las, a no ser que todos os documentos sejam renumerados. As projees das guias devem estar em primeira e segunda posies, alternadamente, ficando todas as guias impares em primeira posio e as pares em segunda posio. Em terceira posio aparecem as pastas em cujas projees so escritos os nomes dos correspondentes ou assuntos precedidos dos nmeros das divises a que pertencem. Estas pastas so colocadas em rigorosa ordem alfabtica dentro de suas divises. Em quarta posio aparecem as guias-fora e miscelnea.

CRITRIOS E CUIDADOS NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Recomenda-se aos que trabalham com arquivos observar os seguintes passos ao arquivarem documentos que contribuiro decisivamente para que as informaes solicitadas posteriormente sejam localizadas e entregues com eficincia. 01) VERIFICAO INICIAL : Consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar seo de Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento; b) para solicitar uma informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro, etc. d) em obedincia a uma rotina. importante que a pessoa que arquiva os documentos, regularmente, ao fazer essa inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (Ok, arquive-se). Aqueles que no apresentarem a autorizao no podero ser arquivados, devendo retornar ao setor de origem. Nessa inspeo tambm ser verificado-se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento.

Cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu contedo e sob que notao dever ser arquivado. 03) SELEO: Selecionar o material que ser realmente arquivado daquele que poder ser descartado. A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao. Portanto esse trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. O selecionador deve conhecer as exigncias que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio. 04) REGISTROS: Registrar diariamente, em um livro, os documentos que do entrada no arquivo, possibilitando, assim estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados. Marcar data e hora de entrada de documento no arquivo a fim de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do mesmo no arquivo. 05) CLASSIFICAO: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo adotado pela organizao . Deve-se ento sublinhar em cada documento a palavra (ou palavras) que determinou a sua classificao e preparar, quando o mtodo assim o exigir, os ndices necessrios recuperao do documento. 06) CODIFICAO: a colocao no alto do documento, direita, de smbolos (letras ou nmeros) de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. Existem documentos que tratam de dois assuntos ao mesmo tempo, ou se referem a mais de uma pessoa. Nesse caso codifica-se o documento de acordo com o nome principal (se for arquivo de nome), ou com o assunto que mais interessar a organizao (se for arquivo de assunto) e faz-se uma ficha de referncia para o segundo nome ou assunto. Essas fichas sero guardadas na pasta a que se refere a sua codificao. Outra soluo ser tirar cpias dos documentos. 07) ORDENAO: a separao e agrupamento de um conjunto de documentos, de acordo com a codificao dada. A ordenao tem por objetivos: a) acelerar o arquivamento; b) diminuir o nmero de erros de arquivamento. Os documentos devero estar em perfeita ordem antes de serem arquivados. Desta forma, aqueles referentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estaro todos juntos. a) o arquivamento feito de uma s vez; b) cada pasta ser aberta apenas uma vez; c) o movimento feito em uma s direo;

d) o trabalho racionalizado; 0 os erros de arquivamento so reduzidos. 08) ARQUIVAMENTO: Guardar os documentos nas respectivas pastas e estas, por sua vez, no arquivo, de acordo com o mtodo de classificao. 09) RETIRADA E CONTROLE: Essa operao ocorre quando se retira um documento ou uma pasta para emprstimo aos usurios, bem como para prestar informaes. Nessa fase, de grande importncia a aplicao de controles especficos de emprstimo, assegurando, a perfeita movimentao dos documentos do arquivo. 10) VERIFICAO FINAL: Periodicamente, deve ser feita uma verificao total nos arquivos para correo de possveis falhas de arquivamento ou rearquivamento. Para que os arquivos se mantenham sempre em ordem e com bom desempenho necessrio que sigam as seguintes normas: a) Colocar os papis nas pastas, apoiando na margem esquerda, com o timbre do papel voltado para frente e para a esquerda. b) Os documentos rasgados ou dilacerados devem ser consertados com fita adesiva transparente prpria antes de arquivados. c) No deixar acumular documentos. Arquiv-los diariamente. d) No deixe documentos espalhados sobre os arquivos ou engavetados. e) Fechar as gavetas imediatamente aps o uso. f) Utilizar os lados das guias para dar busca nas pastas e nunca pelas projees. g) No abarrotar as gavetas ou pastas evitando assim inmeros erros perda de tempo, dilaceramento de documentos, alm de obter mais flexibilidade. h) Ao se tornar responsvel por um arquivo j organizado, NO FAA MODIFICAES IMEDIATAS, estude-o primeiro. i) Redija uma nota explicando o funcionamento e organizao de seu arquivo, estabelecendo regras e normas para sua utilizao, distribuindo-as entre as pessoas que o utilizam. j) Manter os arquivos absolutamente limpos (dentro e fora), no permitindo a presena de nenhum outro elemento alm da documentao.

PROTOCOLO
A este setor compete registrar e arquivar toda a documentao; prestar informaes sobre o andamento dos processos e providenciar guias de recolhimento; proceder ao trnsito interno, de papis, documentos e expediente de carter oficial, quando determinado pelos rgos competentes, mantendo para isso um registro de entrega. Na fase do recebimento, h de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, procede-se autuao, se for o caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado carto de protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, no so objeto de autuao, devendo haver normas a esse respeito por parte dos rgos de origem. Todo e qualquer documento interno ou externo recebido pelo protocolo que os direciona aos

seus destinatrios. O servio de protocolo, se encarrega de verificar que no seja expedido qualquer documento, sem visto do responsvel da rea de competncia qual o mesmo se refira, e encaminhar ao respectivo destino toda correspondncia oficial, mantendo para isso um registro de sada; guardar e conservar os documentos do arquivo morto; organizar, sistematicamente, a catalogao do que estiver sob sua guarda, de modo que se encontrem, com rapidez, os documentos procurados. Os documentos no sigilosos ou de natureza ostensiva sero em seguida lidos e analisados, no s para as operaes de juntada, anexao ou *apensao, quando for o caso, mas tambm para a classificao do assunto de que tratam.

*Apensao - Ao pela qual se renem um ou mais processos a outro, na fase da autuao ou posteriormente.
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo 1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13

Atividades Receber a correspondncia Separar a correspondncia oficial da particular Distribuir a correspondncia particular Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa Abrir a correspondncia ostensiva Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

PRINCIPAIS BENEFCIOS Controle das Correspondncias Recebidas Controle das Correspondncias Remetidas Controle de Processos Controle de Atos Administrativos

Avaliao de Documentos
AVALIAO DE DOCUMENTOS Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.

Para que o ciclo vital de documentos flua segundo a Teoria das Trs Idades, a avaliao atividade abrangida pela gesto de documentos - insere-se no contexto do arquivo corrente, admitindo-se, porm, quando necessrio, se avalie ou reavalie em outras etapas do arquivamento, desde que esse procedimento no se torne rotina. Em se tratando de trabalho ligado a juzos de valor, o arquivo corrente (quase sempre carente de agentes qualificados) deve receber a colaborao de profissionais das reas de conhecimento relacionadas com os documentos em avaliao. Antes de tratar dessa equipe multidisciplinar, h que se definir a unidade orgnica responsvel pela avaliao, cujo titular ter

as seguintes competncias: planejar e promover a identificao dos conjuntos documentais a serem avaliados (obteno de dados sobre o rgo a que est subordinada a unidade detentora dos documentos, espcie, assunto, quantidade, datas-limite, frequncia de consulta, estado de conservao, acondicionamento, mtodo de classificao, instrumentos de recuperao da informao, aplicao de recursos tecnolgicos para alterao do suporte, grau de heterogeneidade e/ou concentrao de assuntos); tabular os dados apurados na identificao; efetuar o diagnstico, ressaltando o nvel de organizao dos arquivos, principalmente daqueles que abrigam grandes massas de documentos que ao longo do tempo foram acumulados sem tratamento tcnico; propor a criao formal de comisso interdisciplinar para o desenvolvimento dos trabalhos de anlise e atribuio de prazos de destinao; desenvolver iniciativas para assegurar condies de funcionamento comisso. O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.

CLASSIFICAO DE FUNDO uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente exercidas. ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de avaliao. A anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo. A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

Competncias da Comisso Permanente de Avaliao Comisso Permanente de Avaliao compete: analisar os registros consolidados da identificao; providenciar a complementao de dados, atravs de correspondncia, entrevista e outros meios; analisar o contedo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhes prazos de destinao; elaborar a tabela de temporalidade e o relatrio final; providenciar a divulgao da tabela; revisar periodicamente a tabela; elaborar instrues para o funcionamento da comisso. Valorao de documentos Distinguir o valor primrio e secundrio dos documentos primordial na avaliao. O primeiro decorre do interesse que o documento tem para a instituio de que se originou, destacando-se o valor administrativo. J o valor secundrio se refere ligao com os usurios externos, para fins probatrios e informativos, estes, principalmente, os de pesquisa. Tempo de reteno No que se refere ao tempo de reteno, os documentos podem ser de guarda permanente, temporria e eventual. So de guarda permanente, entre outros: os documentos constitutivos e extintivos de direito; os que firmam orientao de carter normativo; os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio; os que emanam da direo superior, como planos, projetos e relatrios; os que tratam de poltica de pessoal. Para guarda transitria devem ser considerados aqueles cujas informaes estejam integralmente reproduzidas em documentos destinados guarda permanente: aqueles cujos elementos essenciais estejam recapitulados em outros de valor permanente; os originais ou cpias que detm apenas valor primrio; os que perderam a vigncia (por prescrio, decadncia ou perempo), desde que no apresentem valor secundrio. Os documentos de valor eventual so aqueles de interesse e trato imediato, sem significncia para a Histria e outras cincias. Exemplos: convites recebidos; material de divulgao de terceiros;

 correspondncia rotineira de congratulaes ou psames; agradecimentos protocolares; minutas de matrias destinadas a publicao; requisio de cpias xerogrficas; pedidos de consertos e reparos; requisio de viaturas para servios externos; registros de sada de material; controle de entrada e sada de pessoas do rgo; e outros casos similares. importante, de partida, identificar os documentos de valor eventual, porque iniciar o trabalho promovendo eliminaes constitui estratgia que, certamente, conquistar os administradores envolvidos, sempre interessados em ganhar espao.

Recomendaes complementares
Por oportuno, renem-se nesta parte algumas indicaes julgadas teis para o processo de avaliao, como as que seguem.

Grupo de trabalho de seleo

Essa equipe, que s comear a atuar depois de devidamente treinada e uma vez encerrada a fase de anlise dos conjuntos documentais e de atribuio de prazos de destinao, ser composta formalmente (ato publicado) por membros escolhidos entre os servidores ligados guarda dos documentos e, tambm, se necessrio, pelos da rea de administrao conhecedores da estrutura organizacional pertinente.

So competncias do grupo de trabalho de seleo:

selecionar fisicamente os documentos, conforme indicao da tabela, listando-os para aprovao superior; efetivar a destinao (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo), emitidos os termos necessrios.

Amostragem
Dos conjuntos documentais a serem eliminados deve ser retida uma amostra significativa, tendo por base o interesse que os mesmos possam representar para a pesquisa histrica. Por essa razo, deve ser obtida a assessoria de um profissional de Estatstica que, com a orientao do historiador, estabelecer o tamanho da amostra.

Acervo volumoso e heterogneo (documentao acumulada)

A tomada de deciso diante de acervo volumoso, heterogneo e quase sempre sem tratamento arquivstico requer cuidadosa diviso de trabalho. Assim, por exemplo, quando se tratar de uma Secretaria de Obras (em geral de macroestrutura organizacional), o encargo deve ser realizado separadamente, isto , por departamento ou similar, um de cada vez. De se chamar a ateno, no caso de grandes massas acumuladas, para a necessidade de atuar em separado quanto a conjuntos documentais referentes a atividades-meio (planejamento, pessoal, material, oramento, comando, coordenao e controle) e atividades-fim.

Plano de Classificao
Entende-se como plano de classificao o instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos por meio do qual so estabelecidos cdigos numricos representativos das diversas classes e subclasses. Comumente, adota-se um cdigo que possa refletir a estrutura e as funes das diversas unidades que o compem. O Plano de Classificao deve ser utilizado tanto nos Arquivos Correntes das diversas unidades do rgo pblico, instituio etc., quanto no arquivamento geral. A classificao nos Arquivos Correntes vem para facilitar o armazenamento, o trmite, a consulta, e o emprstimo de

documentos, uma vez que o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detm melhores informaes para enquadr-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada. Uma vez classificado, durante todo o ciclo de vida til, o documento tramitar pelas unidades com um padro de arquivamento definido.

Como classificar os documentos

A classificao do documento dever levar em conta o seu aspecto funcional e sua atividade. Definido o assunto, atribui-se o nmero correspondente.

Ex.: Um documento que trata da proposta oramentria, segundo o cdigo de classificao,

est enquadrado na funo de oramento e finanas (050). Dentro do cdigo 050, est previsto o nmero 051 para o assunto oramento e 051.3 para a atividade referente proposta oramentria. Aps anlise do documento, recomenda-se anotar a lpis o cdigo no canto superior direito da primeira pgina, a fim de facilitar sua visualizao.

Estrutura do Plano de Classificao:

CLASSE 000 - ADMINISTRAO JUDICIRIA: Classificam-se os documentos referentes s atividades da administrao interna. Essa classe inclui as subclasses que se seguem: SUBCLASSES 001 A 006: Classificam-se os documentos relativos modernizao e reforma administrativa, aos planos e programas de trabalho, aos relatrios de atividades, elaborao e ao acompanhamento de instrumentos contratuais, auditoria, tomada de contas, aos demonstrativos financeiros, s aes judiciais e s decises do Conselho de Administrao. SUBCLASSE 010: ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO: Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, ao funcionamento da instituio e ainda os documentos relativos comunicao social, divulgao das atividades da instituio junto ao pblico externo, tais como imprensa, cerimonial, visitas, etc. SUBCLASSE 020: ADMINISTRAO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL: Classificam-se os documentos relativos gesto de recursos humanos da instituio, aos direitos e obrigaes dos servidores e da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios. SUBCLASSE 030: ADMINISTRAO DE MATERIAL: Classificam-se os documentos relativos gesto dos recursos materiais necessrios ao

desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio, controle de registro, distribuio e alienao. SUBCLASSE 040: ADMINISTRAO DE PATRIMNIO: Classificam-se os documentos relativos aos bens imveis, aos veculos e segurana da instituio. SUBCLASSE 050: ORAMENTO E FINANAS: Classificam-se os documentos relativos gesto dos recursos financeiros da instituio referentes proposta, ao acompanhamento e execuo oramentria e financeira. Incluem-se a movimentao de contas correntes e os recolhimentos tributrios. SUBCLASSE 060: GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAO E INFORMAO: Classificam-se os documentos relativos aos procedimentos tcnicos das reas de arquivo, protocolo, biblioteca, jurisprudncia, museus, grfica, editorao, digitalizao e conservao de documentos. Classificam-se, ainda, os documentos relacionados s atividades de informtica. SUBCLASSE 070: ADMINISTRAO DE TELECOMUNICAES: Arquivam-se os documentos relativos ao controle da instalao, manuteno, operao e ao uso dos recursos de telecomunicaes e dos servios postais, bem como das tecnologias de comunicaes (fax, telex, etc.). SUBCLASSE 080: MAGISTRADOS: Classificam-se os documentos relativos aos Senhores Ministros, acerca das gratificaes, licenas, benefcios, direitos e obrigaes e outros documentos relativos s solenidades, homenagens e comemoraes dos quais participam. SUBCLASSE 090: VAGA Subclasse a ser utilizada para futuras ampliaes do Plano de Classificao.

Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade um recurso de arquivo decorrente da avaliao que, conjugada com o cdigo de classificao documental, tem por objetivo definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a assegurar o acesso informao. Este instrumento busca a preservao racional com base no valor primrio e secundrio de cada documento. Corresponde ao valor primrio o perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. J ao valor secundrio so atribudos valores probatrios, quando comprovam a existncia, o funcionamento e as aes do rgo pblico, da instituio e mesmo das empresas, ou valores informativos, quando o documento contm dados para fins de estudo ou pesquisa.

Como aplicar a Tabela de Temporalidade

Utilizando-se o mesmo exemplo dado para a aplicao do Cdigo de Classificao, temos a seguinte visualizao:

O documento proposta oramentria, cujo nmero de classificao 051.3, ficar guardado no Arquivo Corrente durante 2 anos, para atender exclusivamente s necessidades da administrao que o gerou, ou seja, o prazo estabelecido para esta fase relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. Este prazo contado a partir da data de sua produo.

O documento em questo ser transferido ao Arquivo Geral, ao trmino do prazo de guarda no Arquivo Corrente. No Arquivo Intermedirio a proposta oramentria dever cumprir um perodo de 10 anos. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda preserva seu carter funcional, apresentando menor frequncia de uso. Tambm compete ao Arquivo Geral a destinao final do documento, que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor probatrio ou informativo, ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de provas, informao e pesquisa. Como exemplo foi usado um documento de valor probatrio, uma vez que comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio. Um documento com mais de um assunto dever ser enquadrado no assunto que predominar, tiver relevncia ou maior prazo de vida, observando-se sempre que aos documentos juntados, processos, assentamentos ou dossis ser atribudo o prazo de maior valor temporal. Sempre que houver necessidade de alterao na Tabela de Temporalidade, a unidade interessada poder, atravs de memorando, solicitar que se proceda modificao. Para tanto exige-se a indicao do dispositivo legal que justifique tal procedimento.

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Tipologia Documental
Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito multiplicidade da produo documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo especfica estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e suportes semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ ou funo se deriva uma srie de documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funo contbil, gera-se documentos como os livros dirio, razo, balancete, etc. Da atividade policial, so gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de servios, peritagens, boletins de ocorrncias, etc. Do poder Judicirio, intimaes, citaes, etc.

Portanto, por srie documental tipolgica entendemos o agrupamento de espcies documentais especficas dentro das respectivas funes geradoras. A tipologia documental hoje um dos mais instigantes e importantes temas para uma renovao terica da arquivstica. Como indicativo dessa transformao tem-se a prpria evoluo do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado na literatura com inmeras variaes conceituais entre diversos autores. As definies aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gnero, espcie, formato etc., ou uma mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituao que definisse o documento em sua essncia arquivstica, isto , enquanto parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivstico, que ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na srie documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituao do tipo documental. O texto da Prof. Helosa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da literatura arquivstica nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos so a reformulao de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionrio de terminologia arquivstica. A definio proposta de tipo documental passa a ser, ento, a espcie documental somada funo que a produziu, criando sries tipolgicas, isto , cada tipo documental equivale a uma srie documental. Essa nova conceituao, apesar de aparentemente modesta, fundamental para uma renovao dos procedimentos arquivsticos adotados no Brasil e para a soluo de muitos problemas, frente aos quais os mtodos tradicionais j comeavam a apresentar sinais de esgotamento. O avano dessa problemtica e a importncia dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhis que, desde meados da dcada de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipolgico. A proposta de elaborar arranjos tipolgicos requer o estabelecimento prvio de tipologias documentais especficas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua prpria natureza; assim, por exemplo, os partidos e associaes polticas devero ter um instrumento metodolgico prprio, que ser diferente daqueles destinados, por exemplo, organizao dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais. A confeco de tal instrumento complexa. Supe uma identificao preliminar das funes desempenhadas, principalmente no nvel formal/legal, para, a partir da, identificar nos documentos as espcies presentes em cada funo principal, bem como determinar outras funes alm do nvel formal/legal; com a conjuno desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extenso, sries tipolgicas. Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituies (ou pessoas) ao longo da sua existncia, revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos normativos, como nico meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produo. Deste modo a tipologia tambm destaca o formato como uma soluo para explicitar sua diferena em relao s espcies documentais, j que essas caractersticas, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma confuso na organizao arquivstica. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma espcie e no a um formato. Este ltimo pode variar desde um folheto, um cartaz a, at mesmo, um livro. Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comit municipal de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofcio mimeografada. Qual a espcie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... ou ser manifesto? Segundo o Dicionrio do livro, folheto apenas o formato documental ("documento constitudo por uma folha simples ou dobrada" ou "publicao impressa, no peridica, (...) constituda por poucas folhas"); volante, to somente uma pea do maquinrio da grfica; porm nada impede, ainda de acordo com o Dicionrio, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou doutrinria que pode assumir carter polmico" ou "programa poltico ou religioso") possa ser tambm um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza controversa, poltica e escrito em tom

satrico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizaes poltico-partidrias ser especfica, as espcies documentais (do mesmo modo que as funes) tambm sero, o que levou a um trabalho de definio terminolgica de espcies documentais tpicas de tais acervos. No caso especfico dos arquivos de partidos e associaes polticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como um folheto (formato) cuja espcie, manifesto ou panfleto, ser determinada de acordo com a funo documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitao poltica (tipo documental) cujo contedo um manifesto. A tipologia documental a que chegamos compe-se de duas partes: um quadro de funes de partidos e associaes polticas complexas, hierarquizado por nveis de atuao; e uma relao das funes e espcies documentais encontradas. O quadro de funes uma mescla das possibilidades arroladas no nvel terico, somadas s verificadas empiricamente durante a coleta, a anlise dos dados e o arranjo dos documentos de um acervo documental especfico. O resultado mais significativo do estabelecimento do quadro de funes a possibilidade de visualizar o modo de implantao da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrio de um fundo arquivstico. O quadro permite traar a correspondncia entre a entidade e o fundo, entre o nvel hierrquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a srie.

Exemplos de Tipologias Documentais

Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas: memorandos; ofcios; circulares. Processos administrativos referentes: doao de equipamentos; certido de subsdios de deputados. Registro tcnico e poltico denominado: dossi de atividades e/ou avaliao referente s contas da Prefeitura. Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas: ofcios. Processos administrativos referentes: convnios cesso de equipamentos. Processos administrativos referentes: cesso de instalaes para eventos. Registros tcnicos e polticos denominados: moo; voto aberto e tico. Formulrios de gesto administrativa interna denominados: controle de trmite de processos. Processos administrativos referentes: prestao de contas ao TCT; ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF; Processos administrativos referentes: cesso de equipamentos e instalaes. Processos legislativos denominados: mensagens.

Registros tcnicos e polticos: dossis de atividades e/ou de avaliao referentes s contas do governo do Estado.

SUPORTE FSICO

(Meio e Mensagem)

SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco tico, disquete etc.

a parte visvel e manipulvel do documento, ou o documento propriamente dito, no senso comum. a sua coisificao ou expresso fsica como produto, mas que compreende todas as caractersticas constitutivas j discutidas anteriormente. Um mesmo documento original digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrnica. comercializvel, armazenvel, transfervel e sujeito a todos os procedimentos administrativos, legais e demais consideraes institucionalizantes prprias do mercado editorial. Tradicionalmente, mensagem e meio sempre estiveram intimamente relacionados. Desde a antiga Roma afirma-se que as palavras ditas voam e as escritas permanecem. O suporte fsico mais largamente utilizado o papel (antigamente o pergaminho e anteriormente o barro cozido). Sobre ele so registradas informaes (mensagem) diversas.

Os diferentes suportes da informao

Neste ponto pode valer pena chamar a ateno para o aspecto da existncia de diferentes meios ou suportes materiais da informao. No de pode pensar apenas em documentos de papel. H muitos outros tipos de suportes, como fotografia, vdeo, gravaes de udio, etc. Embora se pense mais comumente em documentos sob a forma de papel, importante lembrar que h informaes que so mais adequadamente registradas sob outras formas. Uma gravao em vdeo ou em udio de uma aula contm muitas informaes sobre a aula que no esto contidas em um mero texto escrito: todo o modo de falar do professor, as reaes dos alunos, etc. Uma fotografia de uma aparelhagem no pode ser substituda por uma descrio em palavras. Portanto, outras formas de registro material, alm de documentos verbais em papel, podem ser extremamente importantes. Existe pouco cuidado em registrar informaes sob a forma de fotografias, udio, vdeo ou outras semelhantes, nos rgos pblicos ou mesmo em universidades. Instituies e empresas. Apenas quando a prpria imagem far parte de um produto acabado (por exemplo, ilustraes que sero impressas em um trabalho) que o pesquisador se preocupa com as mesmas Mas no h muita preocupao em registrar a rotina de trabalho, as aulas, as reunies, as discusses, as etapas do trabalho de construo de um aparelho, as tentativas intermedirias, o grupo de trabalho, etc. Algumas vezes, faz-se gravaes em vdeo de situaes muito especiais (como cerimnias ou eventos) . Mas se algum quiser saber, daqui a 50 ou 100 anos, como era o ambiente de trabalho, aulas em nossas universidades, como os professores interagiam com seus estudantes, etc., ser impossvel encontrar mesmo uma pequena amostra de gravaes das aulas ministradas em nosso pas. importante chamar a ateno, especialmente, para um tipo de suporte que ainda no tem sido trabalhado adequadamente pelos arquivistas: os registros digitais (informtica). claro que um arquivista bem informado j est ciente de que deve procurar estabelecer bancos de dados informatizados para a organizao de seus arquivos. Mas ele ainda no pensa nas informaes digitais como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituies, universidades e empresas, o papel da informatizao cada vez maior, e se no houver uma preservao das informaes registradas, maior, e se sob essa forma, sero

totalmente perdidas muitas informaes que no existem sob outra forma. Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital em um disquete e tambm sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contm as mesmas informaes, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localizao e manipulao de informaes de uma forma que o papel no permite. Atravs de diversos tipos de programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localizao quase instantnea das informaes buscadas. Essas informaes podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro; podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Atravs de fitas magnticas de "back up", pode-se armazenar atualmente um volume muito grande de informaes (centenas de megabytes) em um nico cartucho, a um preo de uma frao de dlar por megabyte. Um megabyte , aproximadamente, o equivalente a 500 pginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservao das informaes em fita magntica j bastante inferior ao preo do papel em que essas informaes poderiam ser escritas. Pode-se questionar se a conservao de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos nicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magntica ou CD pode parecer no ser mais um objeto digno da ateno de um arquivista, pois uma mera cpia (como uma fotocpia). De fato, a comparao com a fotocpia bastante boa e pode ser utilizada. A fotocpia de um livro, por exemplo, no tem muito valor. Mas a fotocpia de um manuscrito perdido pode ter valor inestimvel. Da mesma forma, a cpia de uma fita magntica onde est gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cpia, sem importncia. Mas se o original desaparecer, essa "mera" cpia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ningum questiona a validade de preservao arquivstica de cpias de fotografias e de fitas magnticas. Certamente a preservao de cpias de registros digitais ser uma das principais atividades arquivsticas do futuro prximo. A preservao de registros digitais exigir uma estratgia adequada de cpia peridica dos contedos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos rgos pblicos, das universidades e instituies, e sua conservao, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que no foram alterados entre duas operaes de "back up" sucessivas). Isso perfeitamente factvel, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em papel (suporte papel), tambm necessrio um trabalho (que no automtico) de triagem dos arquivos digitais, destruio de uma parte deles, organizao e preservao dos demais.

NOES DE ARQUIVOLOGIA
Microfilmagem - Automao - Preservao, Conservao e Restaurao de documentos.

MICROFILMAGEM
Conceito de Microfilmagem Proteo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. Todo o acervo microfilmado segue um rigoroso procedimento de preparo que, na maioria dos casos, mais demorado do que a microfilmagem em si. Atravs dos rolos de microfilmes podemos ter acesso a diversos documentos, que manualmente, seria impossvel devido deteriorao dos mesmos. Deste modo a microfilmagem colabora, principalmente, para a preservao do acervo original e possibilita aos pesquisadores obter cpias de documentos antes indisponveis. A Microfilmagem a nica tecnologia de armazenamento da informao que possui Respaldo Legal no mundo todo, produzindo o mesmo efeito que o documento original em papel e que permite, portanto, a eliminao / descarte do suporte dos originais. Portanto, as cpias obtidas a partir de microfilme tm valor probatrio e so o nico suporte aceito em tribunal como prova, depois da eliminao do documento original. Em cada rolo de Microfilme podem ser armazenados de 2.500 at 6.000 documentos, oferecendo uma reduo de at 98% no espao fsico anteriormente utilizado. No Brasil, a microfilmagem foi regulamentada de acordo com a Lei n. 5.4331/1.968 e Decreto n 1.799/1.996 Objetivo da Microfilmagem Reduo: o microfilme tem alto poder de compactao, como consequncia da reduo de espao, h tambm a reduo do peso. A proporo de reduo de espao e de peso da ordem de at 98%, em relao ao sistema de documentos, em forma de papel. Segurana: obtida pelo alto poder de compactao de informaes, permitindo que cpias de filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservao da documentao, protegendo-a contra incndios, inundaes, extravios, perda, etc. Rapidez no acesso informao: permite o acesso instantneo informao desejada, diretamente no local da sua necessidade. Rapidez no registro de dados e informaes: a velocidade de registro dos modernos aparelhos de microfilmar pode atingir at 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindo frente e verso do original em uma s operao. Documentos Oficiais: considera-se oficial ou pblico, para efeitos do Decreto Federal n 1.799/96, todo e qualquer documento, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzido e recebido pelos rgos dos Poderes Executivos, Judicirio e Legislativo, inclusive o da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios; Documentos dos rgo: so aqueles produzidos e recebidos pelas rgos, para o cumprimento de suas atribuies; Eliminao de documentos: a eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps reviso e a extrao de filme cpia; Guarda Permanente: os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor;

Validade Legal do Microfilme: os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentao pblica ou oficial; Conservao do Microfilme para a Fiscalizao: os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. O microfilme d-nos garantias de durabilidade e assegura uma excelente qualidade de reproduo, quando aplicadas as normas tcnicas de qualidade existentes para os sistemas microgrficos. Testes efetuados mostram que, se todos os parmetros de qualidade forem cumpridos durante o processo da microfilmagem, os suportes em polister podem durar at 500 anos.

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Aplicaes da Microfilmagem Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques. Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros. Receita Federal - imposto de renda Meios de comunicao - Centro de Documentao Bibliotecas - micropublicaes. Empresas Comerciais - Documentos diversos Indstria Automobilista - desenhos tcnicos e plantas. Companhias de Energia Eltrica - desenhos tcnicos e plantas. Metalurgia e siderurgia - desenhos de peas. Aeronutica - Manuais de manuteno dos avies. Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc. Universidades - D.Pessoal, Acadmica, Hospital, Protocolo, etc. Vantagens e Desvantagens do Microfilme Vantagens: 1) Segurana, preservao das informaes em caso de incndio, inundaes, roubo etc. 2) Reduo de espao e peso em mais de 90%. 3) Baixo custo de transporte 4) Facilidade de acesso a documentao rara e nica. 5) Durabilidade, seguindo rigorosamente as normas de preservao pode durar at 400 anos. 6) Dificulta a ao de falsificadores. 7) Oferece melhores condies de trabalho. 8) Permite a integridade do arquivo. 9) Pode ser conectado com outros sistemas informatizados. 10) Favorece o sigilo. Desvantagens: 1) Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. 2) difcil comparar duas imagens de um mesmo microfilme. 3) O documento perde o seu valor intrnseco, por exemplo, no permite que se veja a presso exercida para se escrever. 4) Nem sempre possvel termos uma imagem bem legvel de documentos que se encontram em mau estado, pois a microfilmagem no ressuscita a imagem do documento original. MICROFORMAS Conceito de Microforma:

Microformas so os vrios formatos que o microfilme pode assumir na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. So imagens fotogrficas de documentos em escala muito reduzida que necessitam do auxlio de um aparelho leitor. Tipos de Microformas: ROLO - (filme) Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para dar origem maioria das microformas conhecidas. utilizado em documentao contnua e que no sofra constantes atualizaes. As larguras ou bitolas mais utilizadas so de 16mm para documentao administrativa, 35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm em micropublicaes. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. CARTUCHOS E MAGAZINES - So rolos de microfilme acondicionados em caixas especiais que tornam possvel automatizar a busca de informaes, possibilitando uma maior rapidez de acesso s informaes. Normalmente utilizam microfilmes de 16mm, eventualmente podemos encontrar de 35mm. CASSETE - uma evoluo do cartucho, sendo que a diferena bsica entre eles que o cartucho possui um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm. CARTO-JANELA - um carto de computador com uma ou mais janelas de acetato onde so montados os fotogramas que podem ser em filmes de 16mm, 35mm ou misto. JAQUETA - Jaqueta um envelope de acetato com vrios canais onde so inseridos os fotogramas. O seu tamanho padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm ou mista. MICROFICHA - Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM - Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/ copiadoras) - para a leitura e cpia em papel. ULTRAFICHA - toda microficha com grau de reduo superior a 90x. Sua principal vantagem o alto grau de compactao. MICROFICHA ATUALIZVEL - Possui alto poder de resoluo e a possibilidade de acrscimos de novos documentos. MICROFILMADORAS As microfilmadoras so compostas de uma base onde est localizado um campo fotogrfico pr-determinado, onde devem ser colocados os documentos para serem microfilmados. O grau de reduo pode ser fixo ou varivel de acordo com o tipo de microfilmadora, nos equipamentos que possuem mais de um grau de reduo, esta ir aumentar conforme se afaste a unidade filmadora da base. Os filmes mais utilizados pelas microfilmadoras so os de 16 e 35 mm e os graus de reduo variam entre 4x e 36x. O sistema de iluminao externo e para a microfilmagem de radiografias e plantas de engenharia poder ser utilizado um subiluminador com a parte superior de acrlico branco. Nas microfilmadoras tanto o filme quanto o documento ficam parados no momento da microfilmagem. PROCESSADORAS

Aps a microfilmagem h necessidade de transformar as imagens latentes em imagens visveis, permitindo assim a consulta s microformas. Os equipamentos que executam este trabalho so denominados de processadoras. Durante o processamento o filme entra em contato com reagentes qumicos do revelador e fixador que devem ser totalmente removidos da superfcie do filme, pois os seus resduos podem diminuir a durabilidade do filme. Existem dois modelos de processadoras: * Por Banho * Por Jato DUPLICADORES So os equipamentos utilizados para a confeco de cpias das microformas gerando uma outra microforma igual a original. Os duplicadores podem ser: Qumicos - que utilizam filmes de 16 e/ou 35mm. O equipamento consiste em uma impressora onde o microfilme original e o filme cpia so transportados em contato sob uma fonte de luz e aps dever ser processado utilizando-se uma processadora qumica. Diazicos - o filme diazo exposto em contato com o microfilme original sob uma fonte de luz ultravioleta e o processamento realizado com a passagem do filme por uma cmara com vapores de amnia. EQUIPAMENTOS PARA A INSPEO Inspeo Visual - Com o auxilio de um leitor de microfilme verificaremos se houve a omisso de algum documento ou mesmo se algum no foi microfilmado mais de uma vez, alm de verificarmos as exigncias legais como: Imagem de Abertura, Imagem de Encerramento, legibilidade dos fotogramas, etc. Inspeo Tcnica - Consiste em verificar a densidade do microfilme com o auxilio de um densitmetro e no teste de definio onde examinado com o auxilio de um microscpio, para verificar o nmero de linhas por mm. Inspeo Qumica - Teste de Azul de Metileno para verificar resduos de hipo. Com estes trs testes o microfilme estar dentro das normas brasileiras. EQUIPAMENTOS PARA A MONTAGEM DAS MICROFORMAS O rolo foi a primeira microforma a ser utilizada e a partir dele surgiram outras microformas como as jaquetas, cartes-janela e cartuchos. Insersores - Carto-Janela Montadores - Jaquetas Rebobinadores - Cartuchos EQUIPAMENTOS PARA A RECUPERAO DAS INFORMAES A recuperao das informaes faz-se atravs de leitores simples ou de leitores copiadores que nos permitem localizar os fotogramas nos filmes. Os leitores so compostos basicamente de um suporte para a microforma, conjunto de lentes, lmpada e um conjunto de espelhos que refletem a imagem na tela de projeo. Etapas da Produo de Microfilmagem

1) Preparao da Documentao Os documentos a serem microfilmados dificilmente se encontram prontos e organizados para tal fim. Eles precisam passar por um processo de preparao que deve seguir os seguintes passos: - Conferncia das guias de remessa; - Desamassar todos os documentos: - Colar e remendar todos os documentos danificados; - Retirar grampos, clips, presilhas e cordes; - Estabelecer o arranjo da documentao - Os documentos escritos a lpis devero ser reescritos a tinta; - Examinar as condies fsicas e o estado de conservao dos documentos verificando se os mesmos necessitam de restaurao; - A documentao encadernada dever em princpio ser desencadernada para evitar problemas de sombreamento, foco e legibilidade; - Separao dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da microforma a ser utilizada: - Confeco de letreiros e sinalticas; - Preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento - Indexao dos filmes. 2) Microfilmagem Os documentos devidamente preparados so microfilmados utilizando-se normalmente microfilmadoras rotativas ou planetrias. A opo por um determinado tipo de equipamento est condicionado a uma srie de fatores como, por exemplo: tamanho dos documentos, estado de conservao, volume total de documentos, legislao, etc. 3) Processamento Aps a microfilmagem procede-se a transformao da imagem latente em visvel e isto se d atravs do processamento dos filmes. 4) Inspeo dos Microfilmes As microformas devem ser revisadas fotograma por fotograma para verificar se no houve a omisso de nenhum documento durante a microfilmagem. Para facilitar a reviso enumera-se todos os documentos, respeitando suas caractersticas, o que vir a facilitar tambm a separao dos documentos em lotes que viro a formar o contedo de cada filme. 5) Duplicao e Distribuio das Microformas Se durante a reviso ficar comprovado que a microforma est em perfeitas condies pode ento ser duplicada. A microforma original dever ser preservada em um arquivo de segurana e as cpias podero ser encaminhadas para o(s) arquivo(s) do(s) rgo(s) detentor(es) da documentao, no caso de documentos de interesse restrito. Nos documentos de interesse geral estes podero ser enviados para todos os rgos da instituio. 6) Arquivamento e Conservao das Microformas O arquivo de segurana dever ter as suas instalaes fsicas de acordo com as necessidades do rgo, instituio ou empresa. Para que as microformas tenham qualidade e consequentemente durabilidade importante um rigoroso controle do processamento onde todos os resduos qumicos tenham sido removidos e que seja proporcionada uma secagem uniforme. fundamental que se mantenha um controle sobre a temperatura que dever ficar entre 18c e 21c e sobre a umidade relativa do ar dever ficar prxima dos 50%. Outro fator importante em um Arquivo de Segurana a higienizao que deve ser feita periodicamente para evitar o

acumulo de poeiras. LEGISLAO BSICA: Lei Federal n 5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro de 1996 - regulamenta a Lei n 5.433/68

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.

O Presidente da Repblica, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 . A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 . Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 . A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao sequencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao. Art. 5 . A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 . Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 . Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 . O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 . Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.

Art. 7. Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou sequncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedi da de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para r ecuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10 . Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de

atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de mic rofilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1 969. Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 30 de janeiro de 1996, 175 da Ind ependncia e 108 da Repblica FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

SINALTICAS
SMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990
1) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:
Fim do rolo. Incio do rolo. Beginning of roll. 0076
(*)

End of roll. 0075

(*)

Continuao de outro rolo Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490
(*)

Continued from another roll. 0491

(*)

2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade:
Continuao de outro rolo Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490
(*)

Continued from another roll. 0491

(*)

3) Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situao:

Original ilegvel. Original difficult to read. 0077 (*)

Original em cores. Original in colour. 0488 (*)

Texto deteriorado. Encadernao defeituosa.

Repetio de imagem. Repetition of image.

Damaged text. 0080 Wrong binding. 0078

(*)

(*)

Pginas e/ou nmeros em falta. Numerao incorreta. Data incorreta. Incorrect numbering. Incorrect date. 0079
(*)

Missing pages and/or issues. 0081

(*)

(*) Nmeros de referncia da Norma ISO 7000/1984, includos na ISO 9878/1990. OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros. ROTEIRO DE SINALTICAS - QUADRO DE APLICAO I - SINALTICAS QUE ANTECEDEM SEQNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR 1

INFORMAES SOBRE O USO

(ANEXO 1) 1. INCIO DO ROLO

PONTOS 70 ou superior

MILMETROS 18 ou superior 18 ou superior 3a7 Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao incio do filme. Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que sero microfilmados encontram-se em outro rolo. Deve ser usada para indicar as omisses, problemas de legibilidade ou outras ocorrncias previstas no art. 9 do Decreto n 1.799, de 30 janeiro de 1996. Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Cada rolo de microfilme poder receber um nmero, para fins de identificao, registro, controle e acesso. Deve constar de todos os rolos. Caso a instituio possua logotipo, este poder integrar a sinaltica. Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocnio, convnio, intercmbio etc. Pode ser usada para informar ao usurio que a instituio se reserva o direito de recusar pedidos de reproduo de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 (Direitos Autorais), Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

2. CONTINUAO DE OUTRO ROLO

70 ou superior

3. IMAGEM DE OBSERVAO

__

14 a 30

4. DENSIDADE UNIFORME

__

__

__

5. NMERO DO FILME

__

70 ou superior

18 ou superior 3a7

6. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DA INSTITUIO DETENTORA DO ACERVO 7. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM 8. RESTRIES QUANTO REPRODUO

__

14 a 30

__

36 a 58

9 a 15

__

14 a 30

3a7

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS INFORMAES SOBRE O USO ARIAL OU SIMILAR 2

(ANEXO 1) 9. SMBOLOS UTILIZADOS ANEXO 1

PONTOS 14 a 30

MILMETROS 3a7 Deve constar de todos os rolos, visando orientao do usurio. Deve constar de todos os rolos, para a identificao dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7 do Decreto n 1.799/96. Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, colees, sries etc.), acrescentando outras informaes de interesse para a melhor orientao do usurio. Deve ser usada para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usurio da mudana de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA. Deve constar de todos os rolos para informar os graus de reduo adotados. Sempre que houver necessidade de alterao do grau de reduo para determinado conjunto documental, o novo grau de reduo adotado dever ser informado.

10. IMAGEM DE ABERTURA

__

14 a 30

3a7

11. IDENTIFICAO DO FUNDO / COLEO

__

70 ou superior

18 ou superior

12. CONTEDO DO ROLO

__

36 a 58

9 a 15

13. CARTO DE RESOLUO 14. SEPARAO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS

__

__

__

__

__

__

15. GRAU DE REDUO

__

36 a 58

9 a 15

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros II - SINALTICAS POSTERIORES SEQNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR

INFORMAES SOBRE O USO

(ANEXO 1) 1. DENSIDADE UNIFORME __

PONTOS __

MILMETROS __ Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Deve constar de todos os rolos, contendo as informaes previstas no art. 8 do Decreto n 1.799/96. Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontram-se microfilmados em outro rolo. Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao fim do filme.

2. CARTO DE RESOLUO

__

__

__

3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO

__

14 a 20

3a7

4. CONTINUA EM OUTRO ROLO

70 ou superior

18 ou superior 18 ou superior

5. FIM DO ROLO

70 ou superior

Microfilmagem no Brasil 1946 - A Biblioteca Nacional transforma a seo de foto-duplicao em seo de microfilme para a preservar principalmente as obras raras. 1950 - A Universidade de So Paulo (USP) equipa o Servio de Documentao com microfilmadoras para atender os pedidos de reproduo das Faculdades, Institutos e a Administrao. 1961 - O Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro adota a microfilmagem. 1963 - Cartrios, rgos de documentao adotam a microfilmagem. 1968 - A lei 5433 de 08 de maio ir dispor da microfilmagem no Brasil e a partir desta data o microfilme passa a ter valor probante.

AUTOMAO
A automao tem como principal objetivo colocar ao alcance do usurio uma base de dados com informaes internas de documentos e materiais bibliogrficos gerados ou adquiridos, de forma a facilitar seu acesso. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED ao mesmo tempo: um mtodo, um sistema e uma tecnologia, para a converso e processamento de documentos como informao eletrnica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade de rgos pblicos, instituies e empresas, em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. O GED promove a automao do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositrio comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte fsico (texto, imagens, pginas html, documentos escaneados, formatos multimdia). Deve tambm assegurar a integridade e reutilizao do documento, integrao e escalabilidade

Tecnologias para gerncia de documentos

Alm da infraestrutura tecnolgica, existe um conjunto de tecnologias direcionadas ao

tratamento de documentos. Estas tecnologias proporcionam a funcionalidade para processamento e gerenciamento de documentos, tanto na forma eletrnica, como em papel. Estas funes podem ser analisadas em duas camadas: funes de processamento e funes de gerenciamento. As funes de processamento compreendem o ciclo de vida do documento: Captura e criao. Compreendem as tecnologias para digitalizao da informao. Grande variedade de editores de textos, ferramentas grficas, software de autoria e de trabalho cooperativo possibilitam a criao da maior parte dos documentos. Informaes em papel podem ser escaneadas e transferidas para meio magntico onde so manipuladas. Existe software capaz de interpretar os dados e armazen-los em formato comprimido para economizar espao de armazenamento. Armazenamento e organizao. Vrias tecnologias determinam como os documentos sero armazenados e organizados. Os sistemas gerenciadores de banco de dados convencionais no atendem as exigncias de armazenamento de dados multimdia, documentos compostos, hipertextos e armazenamento distribudo. Recuperao e sntese. Documentos armazenados em bancos de dados podem ser recuperados atravs de pesquisa de seu contedo. Embora alguns produtos ofeream tcnicas avanadas de responder a uma solicitao, a maioria dos recuperadores de textos utilizam lgica Booleana. O critrio para pesquisa pode ser estabelecido em funo de palavras-chave definidas no perfil do documento ou em todo texto, dependendo da necessidade da aplicao. Alguns produtos incorporam o critrio de palavras prximas, ou o uso de thesaurus. Perguntas podem resultar em uma lista de documentos organizados em ordem da relevncia desejada. Uma extenso dessa abordagem permite chegar a sntese ou sumarizao de documentos. Transmisso e disseminao. Produtos E-mail esto se tornando a ferramenta mais usual para transmisso de documentos eletrnicos, inclusive para os chamados documentos compostos, constitudos de vrios objetos. Outra forma empregada para transmisso e roteamento de documentos feita atravs de aplicaes workflow. Visualizao e impresso. Mesmo trabalhando com o documento na forma eletrnica, torna-se necessrio, s vezes, a sua impresso em papel. Para executar essa funo o mercado dispe de uma variedade muito grande de alternativas de equipamentos e tecnologias, desde impressoras de impacto para texto at sofisticados equipamentos de alta definio para editorao. Os objetivos de um sistema para gerenciamento de documentos incluem: Melhorar a velocidade dos processos (workflow); Reduzir custos dos processos; Produzir documentos que comunicam seu contedo mais efetivamente; Reduzir custos de produo de documentos; Melhorar a importncia dos documentos recebidos por um indivduo, isto , dar a informao certa para a pessoa certa; Reduzir custos para obter documentos solicitados. O FUTURO ALM DO PAPEL Muitas das atuais tecnologias de gerncia de documentos proporcionam um substituto eletrnico para a mquina de escrever, a fotocopiadora, o servio de correio, o arquivo, e a biblioteca. Esta tecnologia percorre um longo caminho para melhorar o acesso e a apresentao de documentos, e agilizar o workflow. A principal caracterstica dessa tecnologia que ela mantm a metfora do documento em papel. Isto a torna facilmente aceitvel pelos usurios, mas tambm limita os benefcios que podem ser atingidos. Observa-se o surgimento de algumas possibilidades quando se abandona a metfora do papel: documentos contendo componentes multimdia;

 documentos hipertexto e hipermdia, que permitem ao usurio navegar no contedo numa sequncia varivel e nos nveis de detalhe desejados; documentos com contedos ativos que permitem ao leitor responder ou fazer comentrios ao autor, eletronicamente, ou comprar um produto anunciado; documentos multilinguais, onde o leitor v o texto na linguagem que quiser, sua escolha; documentos genricos em que o usurio quer se especializar (manual de manuteno de um determinado veculo, por exemplo). Todas essas ideias colidem com a tradicional noo do que constitui um documento. E por todas essas razes que alguns autores preferem se referir a informao documental ao contrrio de documento, em oposio aos que dizem que a fronteira do que constitui um documento, individualmente, est se tornando vaga. Deve-se gerenciar documentos para: otimizar e fazer fluir as funes, ter acesso local informao, poder realizar operaes paralelas, reduzir espaos de armazenamento, aumentar a velocidade de acesso, aumentar e preservar o valor da informao, ganhar tempo em decises crticas, levar vantagem competitiva, melhorar a sensibilidade nos processos e a preveno de riscos. Avaliao de produtos Na aquisio de sistema para gerenciamento de documentos alguns pontos devem ser observados: Que formatos de documentos sero gerenciados: textos, imagens ou outros? Qual o volume de documentos? necessria recuperao por pesquisa no texto completo? O produto compatvel com o ambiente operacional de hardware e software do rgo pblico, instituio ou empresa? Quantos usurios tero acesso ao sistema? importante a integrao com workflow, ou apenas carga e recuperao so suficientes? Que nvel de segurana e controle de acesso so necessrios? necessrio o controle de verso? O acesso via rede WAN necessrio? O fornecedor apresenta algum plano futuro de evoluo do produto? Sero utilizados recursos de multimdia? A correta especificao do produto deve levar em conta os planos de mdio e longo prazos, e no apenas uma viso do momento, pois os custos de mudana de produto so, em geral, altos. CONCLUSO Atualmente as organizaes - sejam elas pblicas ou privadas - tm problemas diferentes que levam a solues diferentes. O que existe em comum a necessidade de algum tipo de sistema para gerenciar documentos. Inicialmente deve-se entender qual ser a funo do sistema de gerenciamento de documentos e aceitar o fato de que no existe uma frmula mgica que faa tudo automaticamente resolvendo o problema de todas as pessoas.

PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS

Imagine a situao: documentos rasgados, amassados e manchados, livros com as capas soltas, lombadas danificadas e cadernos com costuras rompidas. Diante de tantos danos, o que devemos fazer primeiro para salvar estes materiais? A primeira coisa que vem a nossa mente a necessidade de consertar o que est danificado, ou seja, restaurar o material degradado. Pensamos a partir da seguinte lgica: devemos restituir a integridade fsica destes materiais para que de novo possam estar acessveis pesquisa e ao estudo. Seguindo este raciocnio teramos a seguinte sequncia de trabalho: primeiro restaurar o material, depois conserv-lo e assim estaramos preservando a informao

para o futuro. Ser que procedendo deste modo estamos realmente salvaguardando estes livros e documentos danificados? Aparentemente sim, a curto prazo. No entanto, caso no identifiquemos os fatores que causaram a sua degradao, estaremos apenas nos iludindo, e, infelizmente, reduplicando o mesmo dano em um futuro prximo. O que fazer, ento? Diante de um acervo danificado e em risco de perda, a primeira providncia a ser tomada efetuar um minucioso diagnstico dos motivos que levaram sua degradao, estancar ou minimizar estes agentes agressores. Assim procedendo estamos evitando que esses fatores de degradao se disseminem e atinjam outros livros ou documentos. Por mais paradoxal que possa parecer, diante de um acervo em risco, a primeira atitude efetiva a ser tomada conserv-lo. Inverte-se, portanto, a sequncia restaurao, conservao e preservao e adotamos uma nova sequncia: preservao, conservao e restaurao. Preservar para no restaurar, eis a questo. Portanto, entende-se por preservao, toda ao que se destina a salvaguardar ou a recuperar as condies fsicas e proporcionar permanncia aos materiais dos suportes que contm a informao. o "guarda-chuva", sob o qual se "abrigam" a conservao, a restaurao e a conservao preventiva. preservao cabe ainda a responsabilidade de determinar as escolhas mais adequadas de reformatao de suporte para a transferncia da informao. Abrigadas pelo conceito maior de preservao, a conservao e a restaurao so intervenes na estrutura dos materiais. A conservao um conjunto de procedimentos que tem por objetivo melhorar o estado fsico do suporte, aumentar sua permanncia e prolongar-lhe a vida til, possibilitando, desta forma, o seu acesso por parte das geraes futuras. A restaurao um conjunto de procedimentos que visa a recuperar, o mais prximo possvel, o estado original de uma obra ou documento. Em ambos os casos, so intervenes de tratamento por pea nica, individual, na unidade documental. J que implica tratamento individual por pea, a conservao/restaurao exige seleo e treinamento de pessoal, sendo de custo elevado e de extensa durao. Portanto, significa aes de interveno "curativa". um conjunto de procedimentos que visam remover fsica e quimicamente os fatores que causam a degradao do suporte. Exemplo de restaurao a aplicao de banhos qumicos para reduo de acidez do papel. Outro exemplo a "reenfibragem" - processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Fazendo um paralelo com a medicina, poderamos comparar a preservao com os cuidados cotidianos que devemos Ter para evitar problemas de sade, como alimentao balanceada, praticar exerccios e dormir suficientemente. A conservao significaria cuidados especiais a serem tomados em funo do diagnstico de um problema. Por exemplo, colesterol elevado exigiria uma dieta especial. Por fim, a restaurao poderia ser equiparada ao procedimento cirrgico - uma interveno mais radical que implica em riscos, mesmo que previsveis e calculados, e em sequelas ou restries permanentes. Conservao preventiva abrange no s a melhoria das condies do meio ambiente nas reas de guarda de acervo e nos meios de armazenagem, como tambm cuidados com o acondicionamento e o uso adequado dos acervos, visando a retardar a degradao dos materiais. , pois, um tratamento de massa, feito em conjunto. Os museus, os arquivos, as bibliotecas, entre outras instituies relacionadas com a cultura, tm como principal tarefa preservar toda a herana histrica, artstica, cientfica e arquitetnica para as geraes futuras. Muitos, no entanto, apresentam situaes ou condies inadequadas que pem em risco a preservao de seus acervos. As condies inadequadas para preservao vo desde a localizao - reas poludas, sem segurana e sujeitas a desastres naturais - at as caractersticas arquitetnicas dos edifcios, que contribuem para uma iluminao nociva e para o estabelecimento de nveis imprprios de temperatura e umidade, favorecendo os ataques biolgicos. A tambm se incluem sistemas operacionais deficientes, que propiciam o vandalismo, a falta de manuteno e atitudes incorretas na manipulao dos acervos. A questo da preservao de bens culturais envolve muitos conceitos, que permeiam aes de diversas naturezas. Uma delas a conservao preventiva. A conservao preventiva trata das causas da degradao dos acervos e sua atuao implica ampliar a perspectiva alm do objeto

isolado, alcanando o ambiente, a arquitetura, os planos de segurana e manuteno, a maneira de usar as colees. O ambiente um dos principais agentes de deteriorao de bens culturais. Os efeitos produzidos pela luz, pela temperatura, pela umidade e pela contaminao atmosfrica, isoladamente ou conjugados, esto sistematicamente identificados como agentes de deteriorao, sobretudo dos materiais orgnicos, como o papel. Sabe-se tambm que as condies microclimticas, isto , as caractersticas especficas do lugar onde se localizam as colees, definem em que grau cada um desses elementos interfere na sua conservao. O controle ambiental uma das principais medidas de conservao preventiva das colees. Baseia-se na manuteno de condies climticas em nveis adequados. Os parmetros climticos estabelecidos para preservao de acervos com suporte em papel, em especial dos nveis ideais de temperatura e umidade relativa, impem, na maioria dos casos, e sobretudo nas reas tropicais, a utilizao de sistemas mecnicos de climatizao que envolvem elevados custos para uma correta instalao e manuteno.

Livros, Documentos e Obras de Arte em Papel

Por sua constituio delicada, o papel recebe mais sensivelmente o impacto das alteraes que ocorrem em seus prprios componentes internos (celulose, carga, encolagem, etc.) e tambm por agentes externos como o ataque biolgico (fungos, insetos, etc.), poluentes atmosfricos, mau acondicionamento, manuseio indevido, etc. que por fim alteram sua prpria estabilidade fsica.

AGENTES CAUSADORES DA DETERIORAO

INTERNOS Manufatura Circunstanciais

EXTERNOS

Ambientais

Terremotos Inundaes Incndios Mudanas

- Fsicos - Qumicos - Biolgicos

AGENTES AGRESSORES DO PAPEL Agentes Externos e Ambientais: O papel vulnervel a diversos processos de deteriorao, alguns provenientes de sua prpria fabricao, outros devido s condies do ambiente circundante ao acervo documental. Iluminao: Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao nociva, do tipo infravermelho e ultravioleta, ambos causadores de danos ao papel. A ao da radiao ultravioleta sobre o papel irreversvel e prolonga-se mesmo terminado o perodo de irradiao, contribuindo para a oxidao da celulose. A luz tem dois efeitos sobre o papel, ambos contribuindo para a sua degradao. O primeiro efeito caracteriza-se por apresentar uma ao clareadora, que causa o desbotamento ou o escurecimento de alguns papis e algumas tintas. O segundo efeito apresenta-se como uma

acelerada degradao da lignina (componente natural responsvel pela firmeza e solidez do conjunto de fibras, agindo como uma espcie de cimento) que porventura esteja presente no papel, tornando-a progressivamente escura. As fibras do papel se rompem em unidades cada vez menores, at se tornarem insuficientes para manterem a folha unida. As reaes invisveis produzem uma quebra na estrutura molecular do papel, resultando no seu enfraquecimento, ou seja, acelera o processo de envelhecimento deste tipo de material. O controle das radiaes eletromagnticas deve ser feito atravs de cortinas, persianas, filtros especiais para absoro dos raios ultravioleta e filmes refletores de calor. No momento, no existe nenhum tipo de lmpada ideal capaz de iluminar sem danificar o material documental. Poluio Ambiental: O controle da qualidade do ar essencial num programa de conservao de acervos. Os gases cidos agridem mais rapidamente a estrutura qumica dos documentos. A velocidade de degradao por poluentes atmosfricos funo do percentual de umidade relativa no acervo e circunvizinhanas. O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o p, a fuligem e os esporos dos micro-organismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio, transformando-se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada por pequenas partculas metlicas. A combinao do trixido de enxofre e a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia. O oznio um poderoso agente oxidante. Atua sobre os materiais orgnicos, causando o rompimento das ligaes entre os tomos de carbono. Outros poluentes podem decorrer da volatilizao de solventes de pinturas e de produtos de limpeza que contenham derivados de petrleo. Entretanto, frequentemente, observamos a liberao destes resduos qumicos, o que se constitui num problema que se agrava quando o edifcio conta com um sistema de ar condicionado central, o qual reutiliza o ar contaminado. Alguns gases poluentes no so to perigosos por si mesmos, mas fazem mal ao papel, ao se combinarem com elevada umidade relativa para a formao de cidos. Portanto, a providncia mais elementar para a conservao dos acervos reduzir a umidade relativa e a temperatura, sendo esta responsvel pela acelerao das reaes qumicas. Poeira No p esto contidas partculas de substncias qumicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em geral e de atividades industriais. O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenas partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio de ligaes qumicas. Umidade e Temperatura: O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos que compem o papel. Quanto mais baixa for a temperatura, maior ser a permanncia e durabilidade do papel. A umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos. A temperatura tem influncia determinante nas alteraes da umidade do ar. A umidade relativa (UR) exprime a razo da quantidade de vapor de gua contido em um determinado volume de ar a dada temperatura (T) e a quantidade mxima de gua que este volume poderia conter sem verificar o fenmeno de condensao. O controle da umidade feito atravs de aparelhos de desumidificao do ar, quando ambiente mido e de umidificadores em ambientes secos. Quanto mais alta a temperatura, mais alta a quantidade de gua contida no ar. A queda brusca da temperatura causa a reduo de quantidade de gua que o ar suporta, ocasionando a condensao de umidade e a formao de gotas de gua. Uma regra geral estabelece que as reaes qumicas dobram a cada elevao de temperatura de 10 C. No caso especial da celulose, mostrou-se que testes artificiais de envelhecimento indicam que cada aumento de 5 C quase dobra a taxa de deteriorao, mesmo na ausncia de

luz, poluentes ou outros fatores. Por outro lado, so materiais higroscpicos, isto , que possuem propriedade de perda ou aquisio de gua. Termoigrmetros e termoigrgrafos so aparelhos que medem simultaneamente a temperatura e a umidade. Os fatores climticos so responsveis pelo desenvolvimento de micro-organismos, insetos e tambm roedores. Agentes Biolgicos: Dentre os agentes biolgicos que provocam a degradao nos documentos encontram-se os insetos, os fungos, os roedores e o prprio homem. So cinco os principais insetos que atacam o ambiente de uma biblioteca ou arquivo. Para melhor caracteriz-los, podem ser subdivididos em duas grandes categorias: Superfcie: so insetos roedores, que atacam documentos externamente: baratas (Blattarias), traas (Tisanuros) e o piolho de livro (Corrodentia) so os mais comuns; Internos: so insetos roedores, que atacam o interior dos volumes. Os cupins(Termitas) e brocas (Anobiideos) so tpicos desta categoria. Este agrupamento no quer dizer que estes insetos tm o mesmo hbito, ciclo de vida e caractersticas de ataque, assim como diferem as tcnicas de controle das infestaes. Barata: Em bibliotecas atacam papis gomados e capas de publicaes encadernadas com tecido. Sua presena pode ser notada pelo aparecimento de pequenas manchas na superfcie ou extremidades rodas. Como media preventiva sua infestao, necessrio que o ambiente seja mantido limpo e o lixo retirado diariamente; deve-se, tambm, fechar toda e qualquer fresta ou abertura no assoalho, paredes e batentes. Periodicamente, pode ser feita uma dedetizao, com cautela, pois os produtos qumicos utilizados podem causar estragos maiores, sendo que as manchas causadas pelos mesmos so irreversveis. Traas: As traas escondem-se dentro de papis velhos enrolados, mapas, arquivos de documentos, jornais ou sobre a superfcie de papeis gomados, geralmente em ambientes aquecidos e midos. Seu alimento ideal a celulose do papel ou do amido da cola da lombada dos livros ou das etiquetas. As medidas de controle podem ser adotadas mediante uma verificao e limpeza semestral do ambiente. Piolho de Livro: O alimento do piolho de livro o fungo presente no papel corroendo toda a superfcie onde exista este tipo de organismo. O controle est na limpeza constante dos documentos e controle da temperatura e da umidade. Cupins: Em bibliotecas, alm da madeira, atacam os livros formando galerias no visveis. Nas bibliotecas com estantes de madeira no tratada deve ser observado a existncia de p da madeira constantemente. O controle feito atravs do extermnio dos ninhos, eliminando as colnias destes insetos. Brocas: Os livros so o principal material de ataque das brocas, mas seu alimento no somente a celulose, atacam tambm o couro. Fungos: Os fungos, s vezes chamados de "mofos" ou "bolores", atacam todos os tipos de acervos independentemente dos seus materiais constitutivos. Os danos que causam vo desde uma simples colorao at a deteriorao da estrutura das obras. Roedores: Os roedores alm de atacar os documentos podem atacar o revestimento isolante dos condutores eltricos, favorecendo a instalao de sinistros. A admisso de roedores nos acervos se d devido presena de resduos de alimentos, hbito que deve ser proibido junto aos funcionrios e usurios dos acervos. Ao do Homem: O homem tem contribudo para a degradao dos documentos atravs do manuseio incorreto e acondicionamento inadequado. Alguns procedimentos inadequados que prejudicam o livro podem ser constatados no Quadro a seguir:

QUADRO - Procedimentos Inadequados com Relao ao Livro Exercidos pelo Homem

- In s e r ir n o liv r o p ta la s o u fo lh a s d e p la n ta s ; r e c o r te s d e jo r n a is e p a p is o u p a p e l o d e b a ix a q u a lid a d e . - R e tir a r o v o lu m e d a p r a te le ir a , p u x a n d o -o p e la b o rd a s u p e r io r d a lo m b a d a , d a n ific a n d o a e n c a d e r n a o . - C o lo c a r c lip s c o m o m a r c a d o r d e p g in a s . - F a z e r r e fe i e s ju n to a o liv ro . - F a z e r a n o ta e s a c a n e ta n o s liv r o s . - T ir a r c p i a x e r o x d o s v o lu m e s e n c a d e r n a d o s . - F o lh a r liv r o s c o m a s m o s s u ja s . - F a z e r m a r c a s n a p g in a s , d o b ra n d o -a s . - D e b r u a r e m c im a d o s liv r o s . - M o lh a r a p o n ta d o s d e d o s c o m s a liv a p a r a v ir a r a s p g in a s . - C o n fin a r v o lu m e s e m a r m rio s fe c h a d o s e s e m v e n ti la o . - P r a te le ir a s s e m a u x ilio d e b ib lio c a n to s p a r a a m p a r a r v o lu m e s .

- U s a r fita a d e s iv a p a r a c o n s e r ta r p g in a s r a s g a d a s .

- U tiliz a r m o b ili rio d e m a d e ir a s e m tr a ta m e n to , p a r a a r m a z e n a g e m d e d o c u m e n to s .

- U tiliz a r e l s tic o p a r a a m a r r a r v o lu m e s d a n ific a d o s . - A c o m o d a r n a s p r a te le ir a s liv r o s v o l u m o s o s , g r a n d e s e p e s a d o s n a p o s i o v e r tic a l

TCNICAS DE CONSERVAO Diagnstico O diagnstico dever ser a primeira etapa de todo o processo de conservao, pois neste momento, que poder ser feito um levantamento detalhado das condies fsicas de cada publicao. decisivo para a definio de qual documento ser tratado primeiro, bem como, qual ser selecionado, baseado na relevncia da publicao para a instituio e a disponibilizao do documento em mbito nacional. Monitoramento Ambiental O controle da temperatura e da umidade relativa do ar de importncia fundamental na preservao dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois nveis inaceitveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegrao dos materiais. Um bom programa de monitorao inclui um plano escrito para a coleta de informaes e a manuteno dos instrumentos. Ele deve identificar os espaos a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informaes desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variaes possveis de condies. Para uma boa conservao do papel, do ponto de vista qumico e fsico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 220C e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medio desses ndices pode feita atravs da utilizao de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente. O sistema de ar condicionado dever estar ligado ininterruptamente para evitar oscilaes bruscas sobre o acervo. A manuteno de condies estveis de grande importncia. Os nveis de temperatura ou umidade no devem ser modificados noite, nos fins de semana, ou em outras ocasies em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padres adequados, devero ser usados aparelhos desumidificadores de ar. Vistoria Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou micro-organismo. tambm objetivo da vistoria, a avaliao do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providncias a serem tomadas. Higienizao A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na manuteno de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que conservao preventiva por

excelncia. Isto aumenta sensivelmente sua vida til. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja frequncia determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaos de armazenagem. O mtodo mais simples a remoo do p e demais sujidades a seco, denominada higienizao mecnica a seco. Este procedimento consiste na remoo do p das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de p, utilizando-se baixa potncia, com proteo na suco. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo. Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poder, deve ser feita com p de borracha, que aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfcies desejadas. Em seguida, deve-se remov-lo, com um pincel ou trincha, que dever ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resduos, para que seja feita a suco existente na mesa prpria de higienizao de livros. Nesta etapa, devero ser removidos os corpos estranhos obra, tais como: prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos, etc. Sero identificados tambm os possveis ataques de insetos, caso ocorram. Acondicionamento O acondicionamento tem por objetivo a proteo dos documentos que no se encontram em boas condies contra agentes externos e ambientais ou para a proteo daqueles que foram restaurados a favor da manuteno da integridade fsica da obra, armazenando-os de forma segura. So embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no sentido vertical. Executadas em papel carto em torno de 300g/m2 utilizam somente o sistema de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e so caracterizadas por uma completa vedao. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migrao de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incndios e inundaes. No caso de ser necessrio utilizar amarras, no recomendado o uso de barbantes, mas de cadaros de algodo crus de 1,5cm. Reparos Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japons ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos no podem ser aplicados em publicaes muito danificadas ou deteriorados. Neste caso devero receber tratamento mais especfico, como a restaurao. Os fragmentos: so partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem importncia vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernao original. Encadernao e reencadernao o processo de conservao mais eficiente. Ocorre atravs da reencadernao dos documentos que foram reparados. Atualmente a encadernao mais utilizada a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos ou folhas soltas so presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sinttico ou cola, que alm de serem cidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratrio, entretanto, s podero ser utilizados produtos alcalinos, e quando no for possvel, o material cido dever ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificao das pginas informacionais. No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernao estiver fragilizada, dever ser feito o reforo. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernao de poca, a obra dever ser apenas acondicionada. As publicaes a serem encadernadas s sero definidas aps o diagnstico. Armazenamento Os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernao) devem ser armazenados em

gavetas na posio horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, tambm chamado de papel permanente. Os documentos maiores no devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformao do suporte. O empilhamento dever ser criterioso, baseado nas condies fsicas, do tamanho e peso de cada obra. Documentao em posio vertical e horizontal Considerando os documentos acondicionados na posio vertical (caixas de papelo ou de plstico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de ao. Exemplos: 1- documentos acondicionados em caixas nas estantes: Fig 1

- medir a extenso de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo nmero das mesmas; - os espaos vazios devem ser desprezados. prateleira a - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares prateleira b - 1 X 0,60 m = 0,60 metros lineares TOTAL A + B = 6 metros lineares 2- documentos empilhados ou empacotados em estantes: Fig 2

- medir a altura das pilhas de documentos 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metros lineares 3- documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes: Fig. 3

- medir na extenso das estantes, se estiverem na vertical, e a altura da pilha, se estiverem na

horizontal. 0,40 m + 0,20m = 0,60 metros lineares 4- documentos em arquivos ou fichrios de ao: Fig. 4

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta. 1m + 0,30m = 1,30 metros lineares Documentao empacotada e amontoada Para a documentao empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se- a metragem cbica, ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para converso em metros lineares, multiplique o resultado obtido em m por 12. Exemplos: Fig. 5

1- documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de estantes.

- medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa. Multiplicar as medidas, para obter a metragem cbica. - converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m por 12. 0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m 0,06 m X 12= 0,72 metros lineares Fig. 6

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m 0,075 m X 12 = 0,90 metros lineares Quantificao total Para se obter a quantificao total dos documentos textuais proceder o somatrio dos resultados obtidos na mensurao dos documentos em posio vertical e horizontal e dos documentos empacotados e amontoados: 6 m lineares (fig. 1) + 0,55 m lineares (fig. 2) + 0,60 m lineares (fig. 3) + 1,30 m lineares (fig. 4) + 0,72 m lineares (fig. 5) + 0,90 m lineares (fig. 6) = 10,07 metros lineares.

Preservao de documentos digitais

As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais transformando ou produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de dados, planilhas, mensagens eletrnicas, imagens fixas ou em movimento, gravaes sonoras, material grfico, stios da internet, dentre muitos outros formatos e apresentaes possveis de um vasto repertrio de diversidade crescente. As facilidades proporcionadas pelos meios e tecnologias digitais de processamento, transmisso e armazenamento de informaes reduziram custos e aumentaram a eficcia dos processos de criao, troca e difuso da informao arquivstica. O incio do sculo XXI apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivstico digital como um meio para registrar as funes e atividades de indivduos, organizaes e governos. Os documentos arquivsticos so gerados e mantidos por organizaes e pessoas para registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informao. Eles precisam ser fidedignos e autnticos para fornecer evidncia das suas aes e devem contribuir para a ampliao da memria de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informaes culturais, histricas, cientficas, tcnicas, econmicas e administrativas. A eficcia de um documento arquivstico depende da qualidade e do rigor dos procedimentos de produo e manuteno realizados pelas organizaes produtoras de documentos. Entretanto, como a informao em formato digital extremamente suscetvel degradao fsica e obsolescncia tecnolgica - de hardware, software e formatos -, essas novas facilidades trazem consequncias e desafios importantes para assegurar sua integridade e acessibilidade. Na preservao de documentos digitais, assim como na dos documentos em papel, necessria a adoo de ferramentas que protejam e garantam a sua manuteno. Essas ferramentas devero servir para reparar e restaurar registros protegidos, prevendo os danos e reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservao prospectiva), ou para restaurar os

documentos j danificados (preservao retrospectiva). Para Margaret Hedstrom (1996), a preservao digital "(...) o planejamento, alocao de recursos e aplicao de mtodos e tecnologias para assegurar que a informao digital de valor contnuo permanea acessvel e utilizvel". A preservao digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamento em repositrios de dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus contedos. As condies bsicas preservao digital seriam, ento, a adoo desses mtodos e tecnologias que integrariam a preservao fsica, lgica e intelectual dos objetos digitais. A preservao fsica est centrada nos contedos armazenados em mdia magntica (fitas cassete de udio e de rolo, fitas VHS e DAT etc.) e discos ticos (CD-ROMs, WORM, discos ticos regravveis). A preservao lgica procura na tecnologia formatos atualizados para insero dos dados (correio eletrnico, material de udio e audiovisual, material em rede etc.), novos software e hardware que mantenham vigentes seus bits, para conservar sua capacidade de leitura. Somente desta forma se garantir que esses documentos permaneam disponveis, recuperveis e compreensveis pelo tempo que se fizer necessrio.

Concluso
Os equipamentos eletrnicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a curto prazo, de no se ter acesso s informaes guardadas em um determinado suporte. A rapidez das mudanas tecnolgicas exigem a migrao contnua das informaes, sendo necessrio prever e planejar essas mudanas a longo prazo. Recomenda-se produzir cpias de segurana (backup) dos documentos que necessitam ser guardados. Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem elevadas variaes de temperatura. Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnticos (motores eltricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, etc.). Os disquetes no podem ser guardados em mobilirios de metal. Recomenda-se o uso de mveis de madeira, acondicionado-os em posio vertical em embalagens, preferencialmente, de acrlico. Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio eletromagntico. Para os documentos impressos em computadores, as recomendaes so as mesmas dos demais documentos em suporte papel. Em termos de conservao da informao, as impresses obtidas nos atuais equipamentos so frgeis e pouco durveis. preciso estar atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cpias um pouco mais durveis do que as de jato de tinta e matriciais.

Termos de Arquivstica GLOSSRIO

1 - ACERVO Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo. 2 - ACESSO 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, a organizao de servio educativo, de referncia e divulgao. 3 - ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio. 4 - ACUMULAO Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa. 5 - ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo. 6 - Administrao de documentos Ver GESTO DE DOCUMENTOS 7 - AMOSTRAGEM Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto. 8 - ANEXAO Juntada, em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. 9 - ANEXO Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo. 10 - APENSAO Juntada, em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. 11 - APENSO Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo. 12 - ARMAZENAMENTO

Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim. V.tb. ACONDICIONAMENTO 13 - ARQUIVAMENTO 1. Sequncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao. V.tb. ARRANJO 14 - ARQUIVO 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e utilizao de arquivos. 15 - ARQUIVO ADMINISTRATIVO Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo tcnico. 16 - ARQUIVO CENTRAL Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. V.tb. ARQUIVO SETORIAL 17 - ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente. 18 - ARQUIVO ESTADUAL Arquivo pblico mantido pela administrao estadual. 19 - Arquivo geral Ver ARQUIVO CENTRAL 20 - Arquivo histrico Ver ARQUIVO PERMANENTE 21 - ARQUIVO INTERMEDIRIO 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, que aguarda destinao e com uso pouco frequente. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio.

3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios. 22 - ARQUIVO MUNICIPAL Arquivo pblico mantido pela administrao municipal. 23 - ARQUIVO NACIONAL Arquivo pblico mantido pela administrao central ou federal de um pas. 24 - Arquivo particular Ver ARQUIVO PRIVADO 25 - ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente. Tambm chamado de arquivo histrico. 26 - ARQUIVO PRIVADO Arquivo produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito privado. 27 - ARQUIVO PBLICO 1. Arquivo produzido por instituio pblica no exerccio de suas funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo integrante da administrao pblica. 28 - ARQUIVO REGIONAL Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada regio. 29 - ARQUIVO SETORIAL 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado. 30 - ARQUIVO TCNICO Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo administrativo. 31 - ARRANJO Sequncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos. V.tb. QUADRO DE ARRANJO 32 - ATIVIDADE-FIM Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio.

V.tb. ATIVIDADE-MEIO 33 - ATIVIDADE-MEIO Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio. V.tb. ATIVIDADE-FIM 34 - AVALIAO Processo de anlise e de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. V.tb. COMISSO DE AVALIAO 35 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. V.tb. TEORIA DAS TRS IDADES 36 - CLASSE Cada diviso que compe um sistema de classificao. 37 - CLASSIFICAO 1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de classificao ou quadro de arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou s informaes neles contidas, graus de sigilo conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. 38 - Classificao decimal Ver MTODO DECIMAL 39 - CDIGO Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. V.tb. NOTAO 40 - CDIGO DE CLASSIFICAO Sistema de cdigos derivado de um plano de classificao. V.tb. PLANO DE CLASSIFICAO 41 - COMISSO DE AVALIAO

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo. 42 - CONSERVAO Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos. 43 - CONSULTA Busca direta ou indireta de informaes. 44 - DATA DE ACESSO Data em que finda a restrio de acesso a um documento. 45 - DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de documentos. 46 - DESAPENSAO Separao de um ou mais processos juntados por apensao. 47 - DESCARTE Excluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao. V.tb. ELIMINAO 48 - DESCRIO Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. 49 - DESTINAO Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. V.tb. TABELA DE TEMPORALIDADE

50 - DOCUMENTAO 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. 51 - DOCUMENTO Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado. V.tb. ITEM DOCUMENTAL 52 - DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que produz efeitos

de ordem jurdica na comprovao de um fato. 53 - DOCUMENTO OSTENSIVO Documento sem qualquer restrio de acesso. 54 - DOCUMENTO PBLICO 1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico. 2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico. 3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. 55 - DOSSI Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto. 56 - ELIMINAO Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. 57 - ESPCIE DOCUMENTAL Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, disco, filme, fita, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio. 58 - FICHRIO 1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperao de documentos e informaes. 2. Mvel utilizado para guarda de fichas. 59 - FUNDO Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale a arquivo. Tambm referido como ncleo. 60 - FUNDO ABERTO Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto. 61 - FUNDO FECHADO Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado. 62 - GNERO DOCUMENTAL Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica, documentao informtica, documentao microgrfica, documentao textual.

63 - GESTO DE DOCUMENTOS Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos. Tambm referida como administrao de documentos. 64 - GRAU DE SIGILO Gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo. V.tb. CLASSIFICAO 65 - Guia de recolhimento Ver RELAO DE RECOLHIMENTO 66 - GUIA DE TRANSFERNCIA Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermedirios. 67 - IDENTIFICAO Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos com vista ao seu controle fsico e/ou intelectual. 68 - ITEM DOCUMENTAL Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como pea. 69 - JUNTADA Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo. 70 - LISTA DE ELIMINAO Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada. Tambm referida como listagem de eliminao. 71 - Lista de recolhimento Ver RELAO DE RECOLHIMENTO 72 - Lista de transferncia Ver GUIA DE TRANSFERNCIA 73 - Listagem descritiva do acervo Ver GUIA DE TRANSFERNCIA

RELAO DE RECOLHIMENTO

74 - Listagem de eliminao Ver LISTA DE ELIMINAO 75 - MTODO DE ARQUIVAMENTO Sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. 76 - MTODO DECIMAL Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. 77 - Movimentao Ver TRMITE 78 - NOTAO Cdigo de identificao das unidades de arquivamento que permite sua ordenao ou localizao. Tambm chamado cdigo ou cota. 79 - Ncleo Ver FUNDO 80 - Pea Ver ITEM DOCUMENTAL 81 - PERODO DE RETENO Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 82 - PLANO DE CLASSIFICAO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. V.tb. CDIGO DE CLASSIFICAO 83 - PLANO DE DESTINAO Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. 84 - PRAZO DE ELIMINAO Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. 85 - PRAZO DE GUARDA Prazo definido na tabela de temporalidade, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do

qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno. 86 - Prazo de reteno Ver PRAZO DE GUARDA 87 - PRESCRIO Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos. 88 - PRESERVAO Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. 89 - PRINCPIO DA PROVENINCIA Princpio bsico da arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores. 90 - Princpio do respeito aos fundos Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA 91 - PROJEO Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. 92 - PROTOCOLO Servio encarregado do recebimento, registro, autuao, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Tambm referido como unidade protocolizadora. V.tb. ARQUIVO CORRENTE 93 - QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades do gerador e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes. 94 - RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdio arquivstica. 2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. V.tb. RELAO DE RECOLHIMENTO 95 - RECUPERAO DA INFORMAO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada. 96 - RELAO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes. 97 - Relao de transferncia

Ver GUIA DE TRANSFERNCIA 98 - SELEO Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos. 99 - SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e preservao de documentos ou arquivos, bem como acesso s informaes neles contidas. 100 - SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns. 101 - SUPORTE Material sobre o qual so registradas as informaes. 102 - TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda, tendo em vista transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos. 103 - TEORIA DAS TRS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por seus geradores e a identificao de seus valores primrio e secundrio. V.tb. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 104 - TERMO DE ELIMINAO Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, foram eliminados. V.tb. LISTA DE ELIMINAO 105 - TIPO DOCUMENTAL Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos-leis, decretos sem nmero, decretos legislativos, fotografias, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. 106 - Tipologia documental Ver TIPO DOCUMENTAL 107 - Tramitao Ver TRMITE

108 - TRMITE Curso do documento, desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao. 109 - TRANSFERNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. 110 - Triagem Ver SELEO 111 - UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de classificao, armazenamento, arranjo e notao. 112 - UNIDADE PROTOCOLIZADORA Setor (ou unidade administrativa) que, alm de realizar as atividades de protocolo, tem a incumbncia de autuar processos, independentemente de sua denominao e posicionamento hierrquico na estrutura organizacional. V.tb. PROTOCOLO 113 - VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros. V.tb. VALOR PRIMRIO 114 - VALOR FISCAL Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. 115 - Valor histrico Ver VALOR PERMANENTE 116 - VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio. 117 - VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. V.tb. VALOR PROBATRIO 118 - VALOR PERMANENTE Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Tambm referido como valor histrico.

V.tb. VALOR SECUNDRIO 119 - VALOR PRIMRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 120 - VALOR PROBATRIO Valor intrnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal. 121 - VALOR SECUNDRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. 122 - VIGNCIA Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies contidos nos documentos.

Legislao

Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991

* Poltica nacional de arquivos pblicos e privados

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

* Microfilmagem de documentos oficiais

Resoluo n 10, de 6 de dezembro de 1999

* Adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.

Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003

Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA

Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994

Organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)

LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.

 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Ex ecutivo, o arquivo do Poder Legislativo e o

arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo d o Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder E xecutivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so org anizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidi do pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho cria do neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Indepen dncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho (Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, qu e regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.

O Presidente da Repblica, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 . A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 . Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 . A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao. Art. 5 . A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. 1 . Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 . Fica vedada a utilizao de filmes atualizve is de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 . O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 . Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7. Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem;

IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedi da de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para r ecuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10 . Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser

autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo ant erior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1 969. Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 30 de janeiro de 1996, 175 da Ind ependncia e 108 da Repblica FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 10, de 6 de dezembro de 1999 (D.O.U. 22/12/1999) Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos; Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos; Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve: Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2. Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao. JAIME ANTUNES DA SILVA ____________________________________________________________
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202)

ANEXO 1 SMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990 1) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:
Fim do rolo. Incio do rolo. Beginning of roll. 0076
(*)

End of roll. 0075

(*)

Continuao de outro rolo Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490 (*) Continued from another roll. 0491
(*)

2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade:
Continuao de outro rolo Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490 (*) Continued from another roll. 0491
(*)

3) Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situao:

Original ilegvel. Original difficult to read. 0077

(*)

Original em cores. Original in colour. 0488

(*)

Texto deteriorado. Encadernao defeituosa.

Repetio de imagem. Repetition of image.

Damaged text. 0080 Wrong binding. 0078 (*)

(*)

Pginas e/ou nmeros em falta. Numerao incorreta. Data incorreta. Incorrect numbering. Incorrect date. 0079 (*) Missing pages and/or issues. 0081
(*)

(*) Nmeros de referncia da Norma ISO 7000/1984, includos na ISO 9878/1990. OBS: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item 1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e nmeros no serifados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3 e 7 milmetros. ANEXO 2 ROTEIRO DE SINALTICAS - QUADRO DE APLICAO I - SINALTICAS QUE ANTECEDEM SEQNCIA DE DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR 1

INFORMAES SOBRE O USO

(ANEXO 1) 1. INCIO DO ROLO

PONTOS 70 ou superior

MILMETROS 18 ou superior 18 ou superior 3a7 Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao incio do filme. Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que sero microfilmados encontram-se em outro rolo. Deve ser usada para indicar as omisses, problemas de legibilidade ou outras ocorrncias previstas no art. 9 do Decreto n 1.799, de 30 janeiro de 1996. Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Cada rolo de microfilme poder receber um nmero, para fins de identificao, registro, controle e acesso. Deve constar de todos os rolos. Caso a instituio possua logotipo, este poder integrar a sinaltica. Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocnio, convnio, intercmbio etc. Pode ser usada para informar ao usurio que a instituio se reserva o direito de recusar pedidos de reproduo de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 (Direitos Autorais), Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

2. CONTINUAO DE OUTRO ROLO

70 ou superior

3. IMAGEM DE OBSERVAO

__

14 a 30

4. DENSIDADE UNIFORME

__

__

__

5. NMERO DO FILME

__

70 ou superior

18 ou superior 3a7

6. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DA INSTITUIO DETENTORA DO ACERVO 7. LOGOTIPO E IDENTIFICAO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM 8. RESTRIES QUANTO REPRODUO

__

14 a 30

__

36 a 58

9 a 15

__

14 a 30

3a7

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS INFORMAES SOBRE O USO ARIAL OU SIMILAR 2

9. SMBOLOS UTILIZADOS

(ANEXO 1) ANEXO 1

PONTOS 14 a 30

MILMETROS 3a7

10. IMAGEM DE ABERTURA

__

14 a 30

3a7

Deve constar de todos os rolos, visando orientao do usurio. Deve constar de todos os rolos, para a identificao dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7 do Decreto n 1.799/96. Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, colees, sries etc.), acrescentando outras informaes de interesse para a melhor orientao do usurio. Deve ser usada para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usurio da mudana de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA. Deve constar de todos os rolos para informar os graus de reduo adotados. Sempre que houver necessidade de alterao do grau de reduo para determinado conjunto documental, o novo grau de reduo adotado dever ser informado.

11. IDENTIFICAO DO FUNDO / COLEO

__

70 ou superior

18 ou superior

12. CONTEDO DO ROLO

__

36 a 58

9 a 15

13. CARTO DE RESOLUO 14. SEPARAO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS

__

__

__

__

__

__

15. GRAU DE REDUO

__

36 a 58

9 a 15

(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados, isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros II - SINALTICAS POSTERIORES SEQNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

SINALTICAS

SMBOLOS ISO

CORPO DAS LETRAS E NMEROS ARIAL OU SIMILAR

INFORMAES SOBRE O USO

(ANEXO 1) 1. DENSIDADE UNIFORME __

PONTOS __

MILMETROS __ Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as caractersticas do papel fotogrfico fosco, que permita a medio da densidade do microfilme. Deve constar de todos os rolos para permitir a realizao de testes de qualidade. Deve constar de todos os rolos, contendo as informaes previstas no art. 8 do Decreto n 1.799/96. Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontram-se microfilmados em outro rolo. Deve constar de todos os rolos para que no restem dvidas quanto ao fim do filme.

2. CARTO DE RESOLUO

__

__

__

3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO

__

14 a 20

3a7

4. CONTINUA EM OUTRO ROLO

70 ou superior

18 ou superior 18 ou superior

5. FIM DO ROLO

70 ou superior

DECRETO N 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003

Publicado no DOU de 15.12.2003 Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, DECRETA: Art. 1 Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal. 1 Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades da administrao pblica federal, em decorrncia do exerccio de funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. 2 Considera-se gesto de documentos, com base no art. 3 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2 O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Art. 3 Integram o SIGA: I - como rgo central, o Arquivo Nacional; II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 4 Compete ao rgo central: I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo.

Art. 5 Compete aos rgos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas; III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim; VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Art. 6 Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA. Art. 7 Compem a Comisso de Coordenao do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e Gesto; IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes. 1 Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus membros. 2 O Arquivo Nacional promover, quarenta e cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 8 Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas

a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. Art. 9 Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura organizacional dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Art. 10. Fica institudo sistema de informaes destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades da administrao pblica federal. Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais so responsveis pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do sistema de que trata o caput deste artigo. Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comisso de Coordenao do SIGA.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182 da Independncia e 115 da Repblica. LUIZ INCIO LULA DA SILVA Jos Dirceu de Oliveira e Silva

Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994

Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e d outras providncias O Presidente da Repblica, no uso de suas atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, Decreta: Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado, vinculado as Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n( 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2 Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Ministro de estado da Justia dispositivos legais necessrio ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VI - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - declarar como de interesse pblico e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159 de 1991; X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;

XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia e informao e informtica. Art. 3 O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) presidido pelo Diretor Geral do Arquivo Nacional e constitudo por quatorze membros Conselheiros, sendo: I - dois representantes do Poder Executivo Federal; II - dois representantes do Poder Judicirio Federal; III - dois representantes do Poder Legislativo Federal; IV - um representante do Arquivo Nacional; V - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VII - um representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros; VIII - dois representantes de instituies no-governamentais que atuem na reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1 cada Conselheiro ter um suplente. 2 Os membros referidos nos incisos II e III e respectivos suplentes sero designados pelo Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado, respectivamente. 3 Os demais Conselheiros e suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de estado da Justia, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4 O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4 O exerccio das atividades de Conselheiros de natureza relevante e no ensejar qualquer remunerao. Art. 5 Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 6 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1 O CONARQ ter sede e foro onde for a sede do Arquivo Nacional. 2 As reunies do Conselho podero ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo desta medida. Art. 7 O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de seis Conselheiros. Art. 8 O CONARQ constituir cmaras tcnicas e comisses especiais com a finalidade de elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.

Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados por portaria do Presidente do Conselho, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles desenvolvidos considerado relevante e no ensejar qualquer remunerao. Art. 9 O Regimento Interno do CONARQ ser aprovado pelo Plenrio. Art. 10. O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pelo Decreto n 82.308, de 25 de setembro de 1978, e de acordo com o artigo 26 da Lei n 8.159, de 1991, tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O Sistema Nacional de Arquivos tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VIII- os arquivos municipais dos poderes Executivo e Legislativo; 1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2 As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante convnio com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do sistema: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao rgo central para o aprimoramento do Sistema; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao rgo central; VII - apresentar subsdios ao rgo central para a elaborao dos dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao rgo central os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao rgo central, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio

arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art. 14. Os integrantes do Sistema seguiro as diretrizes e normas emanadas do rgo central, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Art. 15. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 16. Revoga-se o Decreto n 82.308, de 25 de setembro de 1978, que "Institui o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)".
Braslia, 29 de junho de 1994, 173 da Independncia e 106 da Repblica. ITAMAR FRANCO Alexandre de Paula Dupeyrat Martins __________________________________________ Dirio Oficial da Unio, de 30 de junho 1994.

DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e

privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro ter um suplente 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.

Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art.14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao.

 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. 4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua

identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2 do art. 7 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. 1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou

de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni [Publicado no Dirio Oficial da Unio, de 04 de Janeiro de 2002]

EXERCCIOS DE FIXAO

Os gabaritos encontram-se no final dos exerccios

01 - Assinale a opo em que a definio do termo "protocolo" diz respeito ao controle de documentos recebidos e/ou expedidos. (A) Acordo entre duas ou mais naes, menos importante que o tratado ou a conveno. (B) Verso preliminar de um acordo entre pases, denomina da protocolo de intenes. (C) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos pblicos. (D) Registro de uma conferncia internacional ou negociao diplomtica. (E) Livro de registro da correspondncia oficial de uma empresa ou instituio. 02 - Indique a nica opo correta de arquivamento, pelo mtodo alfabtico, para o nome: GENERAL JURANDIR DE CASTELO BRANCO JUNIOR. (A) Branco Jr., General Jurandir de Castelo. (B) Junior, General Jurandir de Castelo Branco (C) General Branco Junior, Jurandir de Castelo (D) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General) (E) de Castelo Branco Junior, General Jurandir 03 - Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos. (A) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente. (B) Os documentos e papis que so consultados com menos frequncia devem ser arquivados em separado daqueles de uso contnuo. (C) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependncias prximas. (D) De acordo com a frequncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles h uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. (E) Devem ser destrudos todos os documentos que tm apenas valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis. 04 - Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo NO corresponde a uma de suas definies. a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, ao longo de sua existncia. b) Acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus objetivos polticos, legais e culturais. c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que so parte constituinte. d) Entidade administrativa responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos. e) Edifcio onde so guardados os arquivos. 05- Assinale a opo que no se caracteriza como atividade de gesto de documentos. a) Inspeo b) Avaliao c) Destinao d) Descrio e) Eliminao 06 - O Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, criado pelo Decreto n 4.915, de dezembro de 2003, tem por finalidade:

I. disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo. II. racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica. III. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica. IV. preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 07 - O levantamento da produo documental realizado pelas organizaes interessadas em obter dados sobre os documentos produzidos por suas unidades e permite diagnosticar problemas existentes na gesto de documentos. Assim sendo, as informaes relacionadas a seguir so fundamentais para a definio de um quadro geral, exceto: a) produtor do documento. b) trmite cumprido pelo documento. c) localizao de vias e cpias. d) quantificao do acervo. e) frequncia de uso. 08 - Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente. a) Anlise b) Ordenao c) Descrio d) Arquivamento e) Emprstimo 09 - Os documentos de segunda idade so aqueles: a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos rgos produtores em razo da frequncia com que so consultados. c) que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final. d) que exigem medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. e) reunidos de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. 10 - Tendo em vista a gesto dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados. I. So aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas frequentes. II. Seus documentos apresentam valor primrio e secundrio, podendo ser, o valor secundrio, probatrio ou informativo. III. Seus documentos no esto sujeitos a emprstimo, devendo ser copiados quando do pedido de informao. IV. Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, os de natureza sigilosa sero encaminhados aos chefes de servio. A quantidade de itens corretos igual a a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 11 - Com relao ao Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ incorreto afirmar que: a) o modelo de cdigo adotado baseia-se no sistema decimal de classificao. b) os assuntos correspondem a funes, atividades, espcies e tipos documentais. c) os cdigos numricos refletem a hierarquia funcional do rgo, partindo-se do geral para o

particular. d) os grupos e subgrupos correspondem s divises mais genricas do cdigo. e) as classes so representadas por um nmero inteiro composto de trs algarismos. 12 - Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: a) as entidades mantenedoras. b) a tipologia documental. c) os estgios de sua evoluo. d) a extenso de sua atuao. e) a natureza dos documentos. 13 - Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que NO corresponde a uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo. a) Registro b) Avaliao c) Autuao d) Expedio e) Recebimento 14 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, receber de vrios setores documentos a serem redistribudos uma rotina caracterstica de: a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermedirio. d) arquivo permanente. e) sala de consulta. 15 - Observe o quadro abaixo:
Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropolgica Histria Sociologia Monografias Antropologia Histria Histria Antiga Histria Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde : a) duplex. b) enciclopdica. c) alfabtica. d) dicionria. e) decimal. 16 - T. R. Schellenberg, em sua obra Arquivos Modernos, elabora vrias recomendaes a serem consideradas quando da avaliao documental. Assinale a opo que NO corresponde a uma recomendao do autor. a) Os padres para a avaliao no devem ser encarados como absolutos ou finais. b) O arquivista deve avaliar o acervo em partes, baseando-se nas unidades administrativas do rgo, separadamente.

c) O arquivista deve aplicar os padres de avaliao com moderao e bom senso. No deve conservar nem demais nem de menos. d) Na avaliao de documentos sobre assuntos que no domine o arquivista dever buscar o auxlio de especialistas na rea. e) O arquivista pode usar diferentes critrios na avaliao de documentos de diferentes perodos histricos. 17 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definio de prazos de guarda de documentos de arquivo, correto afirmar que: a) se relaciona ao valor secundrio. b) ocorre durante a vigncia do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. d) pressupe a garantia de direitos. e) se define durante a tramitao. 18 - O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries : a) a catalogao. b) o arranjo. c) a anlise. d) a avaliao. e) a descrio. 19 - Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuio prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atual e futura dos espaos disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de: a) destinao. b) arquivamento. c) armazenamento. d) classificao. e) descrio. 20 - Com relao aos guias de arquivo incorreto afirmar que: a) um guia de arquivo deve conter uma descrio sumria dos fundos que compem seu acervo. b) um guia de arquivo deve conter indicao dos instrumentos de pesquisa de que dispe. c) um guia de arquivo deve conter dados sobre localizao e funcionamento do arquivo. d) o guia , preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. e) o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais j organizados e acessveis ao pblico. 21 - Ao organizar um acervo, o arquivista pode selecionar documentos referentes a um tema que julga importante, para descrever pormenorizadamente. O instrumento de pesquisa resultante dessa descrio chama-se: a) inventrio analtico. b) inventrio sumrio. c) ndice. d) repertrio. e) guia. 22 - O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR tem como uma de suas competncias: a) promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos. b) recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados. c) implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade

do ciclo documental. d) estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal. e) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos. 23 - De acordo com a Resoluo n 19 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, as pessoas jurdicas de direito privado sucessoras de empresas pblicas, detentoras de documentos pblicos devem garantir a sua preservao e acesso, procedendo s seguintes atividades arquivsticas: I. identificao. II. avaliao. III. acondicionamento. IV. restaurao. A quantidade de itens certos igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 24 - De acordo com a legislao vigente, na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I. registro da empresa no Ministrio da Indstria e do Comrcio. II. ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados. III. identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo. IV. informaes sobre o estado de conservao dos documentos originais. O nmero de itens certos igual a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 25 - De acordo com a Resoluo n 10 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ baseada na ISO 9878/1990, assinale qual dos smbolos utilizados na microfilmagem de documentos arquivsticos corresponde informao original ilegvel.

26 - Entre as atividades de conservao, assinale a que corresponde utilizao de agentes qumicos para a destruio de insetos e micro-organismos que causam danos aos documentos. a) Laminao b) Umidificao c) Higienizao d) Desacidificao e) Fumigao 27 - Assinale a assertiva correta com relao conservao e preservao adequada dos acervos arquivsticos. a) Um meio simples e seguro de destruir a infestao por insetos submeter o material a congelamento. b) Os extintores de incndio devem empregar substncias lquidas e ser instalados em locais bem visveis. c) Os documentos textuais, em suporte papel, devem ser guardados na posio horizontal, em estantes e em ambientes bem ventilados. d) Os documentos atacados pelo mofo devem ser expostos ao sol para secagem e depois aspirados. e) Na identificao das caixas, devem ser usadas etiquetas autoadesivas e tintas hidrogrficas.

28 - As formas mais comuns de arquivamento de documentos, estabelecidas pela ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas, so: a) Ordem de chegada, alfanumrica, por assunto, geogrfica, cromtica. b) Por manuseio, cromtica, cronolgica, alfabtica, numrica. c) Alfabtica, alfanumrica, numrica, por assunto, cronolgica. d) Alfanumrica, por manuseio, geogrfica, ordem de chegada, cronolgica. e) Numrica, por manuseio, por assunto, cronolgica, alfabtica. 29 - Indique a alternativa que apresenta o correto arquivamento, por ordem alfabtica, dos seguintes nomes: Jos Costa da Silva e Pedro Miguel Santa Rosa a) Costa da Silva, Jos Santa Rosa, Pedro Miguel b) da Silva, Jos Costa Rosa, Pedro Miguel Santa c) Silva, Jos Costa da Santa Rosa, Pedro Miguel d) Costa da Silva, Jos Rosa, Pedro Miguel Santa e) Silva, Jos Costa Rosa, Pedro Miguel Santa 30 - Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio: a) intermedirio; b) corrente/intermedirio; c) intermedirio/permanente.; d) corrente; e) permanente 31 - A aplicao do respeito ordem original implica que se um arquivo recebe documentos misturados e desordenados, ele: (A) pode reorganizar apenas os documentos fotogrficos, integrando-os "srie fotografias" j existente. (B) obrigado a respeitar essa ordem inicial sob qualquer circunstncia, podendo fazer referenciaes, desde que no altere a ordem dos documentos. (C) no pode reorganizar os documentos quando eles forem documentos correntes encaminhados pelos respectivos setores administrativos. (D) pode desrespeitar a ordem original sempre que esta no refletir a produo e a acumulao da fase corrente. (E) no pode reorganizar os documentos se eles forem frutos de doaes particulares de titulares j falecidos.

32 - A tipologia documental hoje um dos temas centrais da arquivologia. Com base na tipologia, pode-se estabelecer sries, segundo Helosa Bellotto (Arquivos Permanentes, 1991:25), com "uniformidade de funo, vigncia e procedncia". Para que isso ocorra, o arquivista deve estabelecer a tipologia com base: (A) no organograma administrativo da entidade produtora de documentos. (B) na vigncia jurdico-administrativa dos documentos em questo. (C) em tabelas de equivalncia entre tipos diplomticos e tipos arquivsticos. (D) na anlise da procedncia diplomtica dos documentos em questo. (E) na estrutura orgnico-funcional da entidade produtora de documentos. 33 A classificao dos documentos de arquivo em "textual", "audiovisual", "cartogrfico" ou "iconogrfico" implica em definio: (A) da espcie documental. (B) da forma do documento. (C) do formato do documento. (D) do gnero documental. (E) do tipo documental. 34 - Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: (A) pblicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. (D) tipolgicos e diplomticos. (E) administrativos e histricos. 35 - Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so definidos segundo uma certa categorizao de documentos arquivsticos. Assinale a definio que melhor conceitua essa categorizao. (A) Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (B) Denominao dos documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. (C) Configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas. (D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. 36 - A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos: (A) produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (B) produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (C) e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou transferncia para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituies pblicas ou privadas, em decorrncia de suas atividades ligadas ao servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nvel de competncia, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. 37 - A regulamentao da Lei 8.159, pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, define, ainda, que os arquivos privados, quando considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria, cultura e desenvolvimento nacional:

(A) podero ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. (B) passam a estar sujeitos s mesmas regulamentaes da Lei de Patrimnio Histrico Nacional. (C) podem ser objeto de desapropriao por parte do poder pblico competente desde que seus proprietrios recebam justa indenizao. (D) se franqueados consulta pblica, no podero ser objeto de quaisquer tipos de taxas ou impostos. (E) passam a ter seu acervo sujeito s normalizaes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) aps o falecimento do titular. 38 - Durante o perodo da Ditadura Militar, parte da represso aos opositores foi feita pela via jurdico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoo de prticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episdio bem ilustrativo de que: (A) nenhum documento neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manipula. (B) o uso secundrio dos documentos fica escondido nas entrelinhas at que uma pesquisa torne isso pblico. (C) o documento de arquivo em si neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicao, condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira inteno documental. (E) documentos inverdicos podem ser transformados em documentos autnticos atravs de pesquisa cientfica. 39 - O uso de condicionadores de ar para a climatizao de um arquivo deve: (A) ser substitudo por umidificadores e vaporizadores em regies secas e ridas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (C) integrar em uma nica circulao de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para no resfriar demais o ambiente. (E) ser suspenso nos horrios em que o arquivo est fechado ao pblico. 40 - A utilizao de mtodos numricos de arquivamento: (A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de recebimento dos documentos. (B) pode ser aplicado em correspondncias se houver um ndice alfabtico. (C) deve guardar estreita relao com a ordem alfabtica dos documentos. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um nmero de srie original. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. 41 - Indique a ordenao alfabtica mais correta para as instituies abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Amricas Universidad Nacional Autonoma de Mxico Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas

Universidad de las Americas Universidade de So Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de So Paulo BNDES/Arquivologia 6 42 - A tabela abaixo representa

(A) uma tabela de temporalidade. (B) um quadro de arranjo estrutural. (C) um quadro de arranjo funcional. (D) um organograma funcional. (E) um plano de arquivamento por assuntos. 43 - De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias, a eliminao de documentos pblicos sigilosos: (A) ocorrer apenas com a documentao que tenha se tornado ostensiva. (B) dever ser feita apenas pelo Arquivo Nacional. (C) deve ocorrer imediatamente aps a vigncia dos documentos. (D) ocorrer apenas em documentos criptografados. (E) tornar o respectivo Termo de Eliminao de Documentos igualmente sigiloso. 44 - Voc o responsvel pelo processo de eliminao de documentos em um sistema municipal de arquivos de uma cidade de pequeno porte e poucos recursos. Para realizar a tarefa, de acordo a legislao, voc opta por: (A) encaminh-los para o programa de coleta seletiva de lixo. (B) encaminh-los para o aterro sanitrio. (C) fragment-los manualmente. (D) inciner-los em solenidade pblica. (E) comercializ-los com fabricantes de papelo. 45 - Como instrumentos de destinao, as tabelas de temporalidade: (A) determinam quais documentos descartados devero ser restaurados. (B) organizam a transferncia de documentos para o arquivo permanente. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. (D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermedirio. (E) so um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. 46 - De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminao de documentos pblicos de valor permanente: (A) ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses

Permanentes de Avaliao. (B) ocorrer aps a elaborao e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) ocorrer mediante autorizao do chefe do poder executivo da esfera de competncia dos documentos. (D) no permitida por serem documentos imprescritveis e inalienveis devido ao valor histrico, probatrio e informativo. (E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no houver compradores interessados na sua aquisio. 47 - Voc contratado como consultor de uma instituio pblica que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituio lhe pede que encaminhe solues para o problema. Voc, ento: (A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar menos espao. (B) prope um novo fluxograma que otimize o trmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminao dos documentos permanentes sem valor histrico. (D) elabora um projeto de gesto para os documentos das fases corrente e intermediria. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. 48 - A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de: (A) otimizar e racionalizar a gesto documental. (B) automatizar a produo de guias e inventrios. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados, facilitando a conservao fsica. (E) divulgar documentos histricos pela Internet. 49 - As informaes controladas pela GED: (A) so exclusivamente arquivadas em meios informticos. (B) podem ser informaes criadas, revisadas e arquivadas em papel. (C) podem ser informaes digitais, gerenciadas em papel. (D) s se aplicam aos documentos eletrnicos. (E) necessitam ser escaneadas para terem validade legal. 50 - A tecnologia Document Management (DM), implementada pela GED, uma grande contribuio arquivstica: (A) na automao da transferncia de documentos ao arquivo permanente. (B) no controle do acesso documentao permanente. (C) na automao do setor de protocolo. (D) na digitalizao de microfilmes. (E) no gerenciamento da imagem dos documentos. 51 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem : (A) um processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. (B) um processo de reproduo fotogrfica, de quaisquer documentos em graus de reduo nfimos. (C) um processo de reproduo em filme ou em microfichas, de documentos arquivsticos com grau de reduo de 96,5%. (D) qualquer processo de reproduo tica de documentos e imagens com grau de reduo superior a 95%. (E) qualquer processo de transferncia de quaisquer informaes documentais para suportes mais reduzidos. 52 Um Arquivo Pblico Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. O equipamento, que permite armazenar as informaes microfilmadas em qualquer suporte informtico, foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes, ainda em curso. Com tal equipamento,

espera-se poder divulgar e consultar os documentos atravs de terminais em rede e de Cd-Roms, preservando o microfilme. Nesta situao especfica, a confeco de um filme cpia, a partir do filme original: (A) obrigatria por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questes de segurana. (B) desnecessria, j que o arquivo pode atender melhor os consulentes atravs das cpias eletrnicas. (C) desnecessria se uma cpia em Cd-Rom for depositada junto ao cartrio de ttulos e documentos. (D) necessria para garantir a consulta em caso de pane do sistema informtico. (E) desnecessria porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espao climatizado para o armazenamento. 53 - Os originais dos documentos pblicos microfilmados, de acordo com a Legislao, (A) no podero ser eliminados, no caso de documentos trabalhistas ou contbeis. (B) no podem ser eliminados se o descarte no estiver previsto na tabela de temporalidade do rgo responsvel pelos documentos. (C) devem aguardar que uma cpia do microfilme seja depositada no Arquivo Nacional para que se proceda eliminao. (D) podem ser eliminados imediatamente aps a confeco do microfilme, se este estiver de acordo com as normas legais. (E) podero ser eliminados 90 dias aps a publicao do Termo de Eliminao de Documentos no Dirio Oficial da competncia do rgo. 54 - Os motivos que conduzem necessidade de preservar documentos em arquivos pblicos devem ser: (A) oficiais, para que se mantenham os servios governamentais. (B) culturais, para que se preserve a memria dos atos de governo. (C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos. (D) derivados das caractersticas da produo e da acumulao dos papis pblicos, independentemente dos motivos que levaram criao dos documentos. (E) de ordem jurdica, relacionados s caractersticas governamentais de uma poca. 55 - Comparando arquivos governamentais e bibliotecas pblicas, pode-se afirmar que: (A) so, quase sempre, rgos colecionadores de documentos. (B) so, indubitavelmente, rgos receptores de documentos. (C) os mtodos de trabalhos usados nestas instituies so, em sua maior parte, similares. (D) o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte. (E) so rgos similares. 56 - Os arquivistas contemporneos devem compreender um plano de destinao de documentos como um plano: (A) de ao que vise, fundamentalmente, eliminao de documentos e preservao das informaes contidas nos arquivos. (B) que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaes significativas e indique o possvel descarte daqueles que no contenham dados relevantes. (C) de classificao da massa documental acumulada, contemplando a avaliao da mesma sob todos os aspectos possveis e imaginveis. (D) de descarte sistemtico, visando diminuio da massa documental acumulada e conquista de novos espaos fsicos para a guarda de papis. (E) estratgico de combate aos problemas administrativo-jurdicos da organizao. 57 - A respeito do papel desempenhado pelos arquivistas contemporneos no tratamento de acervos de arquivo, NO se deve afirmar que a eles interessa: (A) tratar de documentos mantidos em sua integridade, sem disperso, fragmentao ou mistura de fundos, sries, etc. (B) resgatar colees de procedncia e caractersticas diversas, significativas pelo seu contedo e suporte. (C) manter o valor de prova dos documentos como foram passados para custdia dos arquivos.

(D) manter os documentos, tanto quanto possvel, sob o arranjo que lhes foi dado pelo rgo no curso de suas atividades. (E) seguir os princpios tericos consagrados pela arquivstica internacional. 58 - Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela Arquivstica contempornea aplicam-se: (A) aos acervos arquivsticos pblicos e privados. (B) tanto aos arquivos como s bibliotecas. (C) aos arquivos, s bibliotecas e aos museus. (D) s colees de particulares e de organismos privados. (E) aos acervos hemerogrficos colecionados por particulares. 59 - Os motivos bsicos que levam a que se descartem documentos em arquivos pblicos devem ser: (A) fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os servios governamentais em funcionamento, sem problemas de espao fsico e de materiais de consumo necessrios. (B) fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condio de uso, a memria dos atos de governo. (C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos. (D) derivados das caractersticas da produo e da acumulao dos papis pblicos, evitando-se a redundncia das informaes ou a manuteno de documentos sem interesse administrativo, jurdico ou histrico. (E) vinculados aos desejos da administrao de modernizar os servios, preservando somente documentos de valor administrativo. 60 - correto afirmar que interessa aos atuais arquivistas, com maior intensidade e sendo o fulcro desta profisso: (A) tratar de documentos contendo informaes mantidas em sua integridade, isto , sem disperso, fragmentao ou mistura de fundos, sries, etc. (B) resgatar colees de procedncia e caractersticas diversas, significativas pelo seu contedo e suporte. (C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custdia dos arquivos. (D) preservar a memria e pesquisar a histria dos povos. (E) desenvolver tecnologias da informao pertinentes s bibliotecas. 61 - O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos? (A) Um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente. (B) Um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaes significativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dados relevantes. (C) Um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imaginveis, de uma massa documental acumulada. (D) Um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalizao das imagens dos documentos com o uso de recursos informticos. (E) Um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio. 62 - Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NO se refere aos elementos principais que devam ser considerados para a avaliao, preservao e descarte de documentos pblicos. (A) As aes e as atividades de que tratam (B) As tipologias documentais a que pertencem (C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade (D) As atividades do rgo produtor e acumulador de informaes (E) Os seus suportes fsicos e originalidades 63 - O instrumento conhecido como tabela de temporalidade, tambm denominada tabela

de descarte, poder ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para: (A) a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os perodos de reteno recomendados. (B) a normalizao previamente delimitada no plano de classificao feito ao mesmo tempo que a tabela. (C) a identificao minuciosa de todos os tipos, suportes e caractersticas dos documentos que podem ou no ser eliminados. (D) a minuciosa descrio dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevncia administrativa, jurdica e informativa. (E) ser usada por meio de recursos informatizados. 64 - Assinale a nica afirmativa correta sobre a ao e a importncia, para a administrao pblica, dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes. (A) O aperfeioamento da administrao governamental no depende de como os arquivos so geridos pela burocracia estatal. (B) A administrao tcnica de arquivos no consiste em tarefa altamente especializada. (C) Os governos que possuem arquivos bem administrados conseguem alcanar altos nveis de eficincia em todas as suas esferas de atuao. (D) No necessrio que existam rgos especficos para tratar da administrao de documentos e de informaes acumuladas pela administrao pblica. (E) Os governos independem de fato das informaes acumuladas, produzidas ou no pelos seus servios. 65 - Documentos textuais em suporte papel, avaliados e considerados sem valor para guarda provisria ou definitiva, devem ser: (A) preservados por um prazo legal, igual ou superior a cinco anos. (B) preservados por um prazo no inferior a quinze anos. (C) preservados por um prazo definido por legislao especfica. (D) incinerados indiscriminadamente, por ordem de instncias superiores. (E) comercializados como papel velho, destinado reciclagem. 66 - Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que: (A) os documentos registrados em suportes convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados. (B) os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e para o futuro. (C) os contedos dos documentos convencionais e no--convencionais vm ganhando maior significao para o trabalho profissional. (D) as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivstico. (E) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre. 67 - As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais, municipais e institucionais so locais onde, em situaes ideais, guardam-se: (A) os documentos de valor corrente, isto , de uso constante. (B) os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo. (C) os documentos de todos os tipos e valores. (D) os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum tempo ou destinados preservao definitiva. (E) os documentos que esto esperando a definio de suas situaes. 68 - O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-na em vrios casos. Segundo os especialistas, este recurso: (A) torna mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e videogrfico. (B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais. (C) indicado somente para os arquivos correntes.

(D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticos. (E) utilizvel em aplicaes especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto de vista jurdico e histrico--cultural. 69 - A digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que se produzam arquivos eletrnicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio do reconhecimento tico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivstico: (A) os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita a recuperao das informaes contidas. (B) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padres nacionais de qualidade. (C) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico-cientfico preliminar, executado por profissionais. (D) a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um rgo, diminuindo o espao de guarda e facilitando o acesso. (E) a digitalizao substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos. 70 - Os principais instrumentos de organizao, triagem e acesso aos documentos de um arquivo corrente so: (A) o arranjo e a descrio adotados. (B) o planejamento global da administrao. (C) o inventrio e os repertrios de assunto. (D) o plano de preveno de desastres e o diagnstico do acervo. (E) o plano de classificao e a tabela de temporalidade. 71 - A Diplomtica, (tipologia documental), de acordo com alguns autores, de grande valia para os profissionais da informao que atuam como arquivistas, por que ela: (A) orienta os padres de criao e tramitao de documentos de arquivo e facilita a compreenso de um acervo, por estabelecer os padres existentes. (B) relaciona todas as espcies existentes, permitindo que se compreenda, com maior clareza, a diferena entre a documentao expedida e a recebida. (C) contm as chaves do conhecimento informtico moderno, facilitando a compreenso dos documentos em suporte magntico. (D) resolve todos os problemas de classificao de documentos, no servindo para uso no programa de avaliao. (E) aplica-se, apenas, s informaes e documentos muito antigos. 72 - A concepo de tipos documentais, isto , a espcie somada s funes que o contedo informacional de um documento possa desempenhar, pode ser relativa ao interesse: (A) dos historiadores, no seu processo de pesquisa sistemtica das verdades contidas nas peas. (B) dos arquivistas ou dos historiadores, de acordo com a abordagem e o enfoque pretendido. (C) dos arquivistas, que se interessam pela exegese da documentao medieval. (D) dos arquivistas e dos bibliotecrios, que precisam de informaes sobre a tipologia documental e a provenincia das peas. (E) dos historiadores, como instrutores do trabalho arquivstico. 73 - De modo geral, os dois registros e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos pblicos brasileiros so: (A) o documento textual em papel e a fotografia. (B) a correspondncia e os dossis funcionais. (C) os microfilmes e os disquetes. (D) o processo administrativo e a correspondncia. (E) as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos. 74 - O significado da expresso "follow-up" e sua melhor forma de utilizao so, respectivamente: a) Recebimento/ mensalmente b) Arquivamento/ semanalmente

c) Acompanhamento/ diariamente d) Agendamento/ quinzenalmente e) Atendimento/ diariamente 75 - O mtodo do sistema numrico aquele que: a) Prevalece a ordenao dos documentos dentro de uma diviso geogrfica. b) Possui ndice e no requer dupla consulta. c) No depende do uso de ndice e de arranjo alfabtico. d) Dispe em sequncia numrica crescente, as pastas e documentos, independente do arranjo alfabtico, obedecendo sempre ordem de entrada. 76 - Todos os documentos so guardados em arquivos, com base na frequncia de uso e no em funo de seu valor. Assim, um documento que guardado no arquivo inativo : a) Um documento de uso frequente. b) Um documento de valor histrico. c) Um documento de frequncia praticamente nula. d) Um documento de menor frequncia de uso. 77 - So considerados acessrios do arquivo: a) Cartes e projees. b) Guias e pastas convencionais. c) Casacas e notaes. d) Sujeies e tombamentos. 78 - A tcnica de seleo do material a ser arquivado est ligada aos seguintes aspectos: a) Codificao, tombamento e documentao. b) Seleo, documentao, arquivamento e codificao. c) Classificao, arquivamento e tombamento. d) Seleo, classificao, codificao e sistema de arquivamento. 79 - A Microfilmagem um processo de conservao de documentos que tem como vantagem: A) no depender de legislao prpria. B) dispensar a guarda de todos os originais. C) economizar espao e reduzir volume. D) dispensar qualquer sistema de classificao. E) ser de baixo custo e poder ser lido a olho nu. 80 - A alternativa em que consta o correto arquivamento, pelo mtodo alfabtico, dos nomes: FRANCISCO ROSAS de MELO, PATRCIA MONTE VERDE e PAULO ROBERTO CASTELO BRANCO, respectivamente, : A) Branco, Paulo Roberto Castelo Monte Verde, Patrcia Melo, Francisco Rosas de B) Paulo, Roberto Castelo Branco Verde, Patrcia Monte De Melo, Francisco Rosas C) Castelo Branco, Paulo Roberto Monte, Patrcia Verde De Melo, Francisco Rosas D) Castelo Branco, Paulo Roberto Verde, Patrcia Monte Francisco, Rosas de Melo E) Castelo Branco, Paulo Roberto Melo, Francisco Rosas de Monte Verde, Patrcia

Gabarito
01 - E 11 - D 21 - D 31 - B 41 - E 51 - A 61 - A 71 - A 02 - D 12 - B 22 - C 32 - E 42 - C 52 - A 62 - C 72 - B 03 - E 13 - B 23 - E 33 - D 43 - A 53 - B 63 - A 73 - D 04 - A 14 - A 24 - C 34 - B 44 - C 54 - C 64 - C 74 - C 05 - D 15 - B 25 - A 35 - C 45 - C 55 - D 65 - E 75 - B 06 - E 16 - B 26 - E 36 - B 46 - D 56 - B 66 - C 76 - C 07 - D 17 - D 27 - A 37 - A 47 - D 57 - B 67 - B 77 - D 08 - C 18 - B 28 - C 38 - C 48 - A 58 - A 68 - E 78 - A 09 - C 19 - C 29 - C 39 - B 49 - B 59 - D 69 - C 79 - C 10 - B 20 - E 30 - D 40 - B 50 - C 60 - A 70 - E 80 - E

Olha aqui! Mais uma bateria de exerccios pra voc.

01 - Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: a) prescrio; b) notao; c) avaliao; d) classificao; e) restaurao. 02 - Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da: a) descrio; b) indexao; c) avaliao; d) disseminao; e) codificao. 03 - Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de: a) descarte; b) destinao; c) levantamento; d) organizao; e) triagem. 04 - Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos denominam-se: a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depurao; e) acondicionamento.

05 - Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, "a relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente" um axioma arquivstico que se traduz como: a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 06 - O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela: a) racionalizao; b) preveno; c) conservao; d) restaurao; e) deteriorao. 07 - O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituio de ensino superior, pode desenvolver vrias atividades decorrentes de sua atribuio, pois ele o responsvel pelos documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalubre, em que a poluio cida do ar um fator nefasto preservao do documento, o arquivista pode minimizar os prejuzos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado; b) cela de fumigao; c) deonizador; d) obturador; e) termohigrgrafo. 08 - A legislao determina que "ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...": a) permanente; b) especializado; c) intermedirio; d) tercirio; e) corrente. 09 - Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo" finalidade do: a) CONAR; b) SINAR; c) ARCAR; d) UNESCO; e) AAB. 10 - Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.

11 - Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos: a) correntes; b) intermedirios; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 12 - Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: a) enciclopdico; b) numrico; c) dicionrio; d) unitermo; e) geogrfico. 13 - Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: a) onomstico; b) permanente; c) especializado; d) intermedirio; e) estratgico. 14 - Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de: a) avaliao de documentos; b) incinerao de documentos; c) restaurao de documentos; d) movimentao de documentos; e) preservao de documentos. 15 - Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 16 - Propiciar uma viso de conjunto dos servios de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais so os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, alm de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, so finalidades do: a) ndice; b) resumo; c) inventrio; d) catlogo; e) guia. 17 - O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: a) monitorao; b) climatizao; c) esterilizao;

d) fumigao; e) refrigerao. 18 - O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional de arquivos o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 19 - Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados como: a) cartogrficos b) iconogrficos c) audiovisuais d) textuais 20 - Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituio so considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporria c) permanente d) intermediria 21 - Quanto sua funo, a guia que indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia, chamada de: a) subsidiria b) secundria c) primria d) especial 22 - Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma srie parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelneas d) confidenciais 23 - Uma guia cuja inscrio na projeo A - C possui uma notao do tipo: a) aberta b) fechada c) numrica d) alfanumrica 24 - A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos, denomina-se: a) classificao b) automao c) ordenao d) inspeo 25 - Considere os nomes abaixo. 1) Jos Amadeo 2) Angel O' Neil 3) J. F. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. Renato Figueroa A sequncia dos nmeros que correspondem ordem alfabtica, obedecendo s regras da ABNT : a) 3 - 1 - 4 - 5 - 2

b) 2 - 5 - 1 - 3 - 4 c) 3 - 1 - 5 -4 - 2 d) 2 - 3 - 1 - 4 -5 26 - Considere os elementos abaixo. 1) Rio de Janeiro - Vassouras - Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro - Angra dos Reis - Irmos Gonalves S/A 3) Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro - Terespolis - Jone's - Shop 5) Rio de Janeiro - Resende - Hotel da Serra A ordenao dos nmeros, segundo o Mtodo Geogrfico, na modalidade estado, cidade e correspondente, : a) 3 - 5 - 2 - 4 - 1 b) 3 - 2 - 5 - 4 - 1 c) 2 - 5 - 4 - 1 - 3 d) 1 - 2 - 3 - 4 - 5 27 - Considere os elementos abaixo. 1) Petrpolis (RJ) - Cia. Martins de Exportao 2) Salvador (BA) - Farmcia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) - Vila Rica Hotel 4) So Carlos (SP) - Jos Malgor & Cia. 5) Braslia (DF) - Importadora Nacional A ordenao dos nmeros, segundo o Mtodo Geogrfico, na modalidade cidade, estado e correspondente, : a) 2 - 5 - 3 - 1 - 4 b) 5 - 2 - 3 - 1 - 4 c) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 d) 3 - 5 - 1 - 2 - 4 28 - Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A sequncia dos assuntos que correspondem orientao alfabtica dicionria : a) 3 - 5 - 2 - 1 - 4 b) 3 - 2 - 1 - 4 - 5 c) 4 - 1 - 2 - 5 - 3 d) 5 - 4 - 1 - 2 - 3 29 - O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao, transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem observadas na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos, denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivstica 30 - O processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliao c) descrio d) classificao 31 - O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se:

a) suporte b) avaliao c) destinao d) amostragem 32 - A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os arquivos permanentes chamada de: a) triagem b) seleo c) descarte d) recolhimento 33 - Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua utilizao so caractersticas da: a) criao b) funo c) finalidade d) localizao e) importncia 34 - A posio em que so dispostas fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento, que so: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrnico e) vertical e horizontal 35 - A centralizao dos arquivos correntes no apenas a reunio da documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo, controle, anlise e eliminao b) expedio, controle, reteno e expurgo c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte d) recebimento, registro, distribuio e movimentao e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetao, ordene os nomes das questes de n 36 a 38. 36 - Dr. Igor Thiago Silva a) (Dr.) Igor Thiago, Silva b) IGOR, Thiago Silva (Dr.) c) (Dr.) Silva, Igor Thiago d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR e) SILVA, Igor Thiago (Dr.) 37 - Alba Amlia Alves & Cia. a) ALBA, AMLIA ALVES & CIA b) AMLIA, ALVES &CIA. Alba c) &Cia. Alba AMLIA ALVES d) ALVES & CIA, Alba Amlia e) CIA, Alba Amlia Alves & 38 - Moyss Matheus Filho a) FILHO, MATEUS Moyss b) MANTHEUS FILHO, Moyss c) FILHO, Moyss Mateus d) MOYSS, Matheus Fillho e) Matheus Moyss, FILHO

39 - O mtodo geogrfico do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a: a) palavra b) informao c) alfabetao d) procedncia e) correspondncia 40 - A aplicao de critrios de avaliao para distinguir no s os documentos de valor eventual, como tambm os que detm valor informativo ou probatrio, efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermedirio 41 - Realizada a anlise da documentao, impe-se a elaborao de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalncia c) prescrio d) valorao e) descarte 42 - Os documentos como convites recebidos, material de divulgao de terceiros e correspondncias de congratulaes so classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediria e) administrativa 43 - Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins administrativos, pesquisas histricas funo do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermedirio e) especializado 44 - A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo, chama-se: a) conservao b) recolhimento c) referncia d) transferncia e) encaminhamento 45 - obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento identificado como: a) guia b) ndice c) catlogo d) repertrio e) topogrfico

46 - O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinao d) reteno e) seriao 47 - Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatrio e fiscal c) eventual e jurdico d) transitrio e definitivo e) administrativo e histrico 48 - Denomina-se arranjo, em arquivstica, a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, os itens documentais dentro das sries. As atividades desenvolvidas no arranjo so: a) intelectuais e fsicas b) cientficas e culturais c) fsicas e cientfica d) fsicas e culturais e) culturais e fsicas 49 - O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado, denominado: a) doao b) avaliao c) classificao d) destinao e) distribuio 50 - O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso pblico, classificao como: a) sigiloso b) oficial c) pblico d) secreto e) urgente 51 - O arranjo tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentam, identificado como: a) especial b) corrente c) tcnico d) especializado e) geral 52 - A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poder variar em funo de clusulas restritas, entendida arquivisticamente como: a) distribuio b) divulgao c) gnero d) seleo e) acesso 53 - Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos,

normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo, estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliao b) levantamento c) planejamento d) implantao e) acompanhamento 54 - As projees das guias, em um arquivo corrente, possuem funes. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia tem o nome de: a) especial b) subsidiria c) primria d) secundria e) terciria 55 - As atividades de colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) fsico c) funcional d) intelectual e) condicional 56 - Segundo as normas de organizao de Arquivos Intermedirios, "... ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea no arquivo intermedirio...", o acesso a ela limita-se ao rgo: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 57 - Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, competncia da: a) recepo b) avaliao c) destinao d) organizao e) acumulao 58 - O fator norteador da constituio do fundo, segundo a: a) norma do documento b) origem do documento c) funo do documento d) organizao do documento e) subordinao do documento 59 - Um dos maiores obstculos que precedem a identificao de fundos a questo da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) rgos d) itens e) conjuntos 60 - O arranjo "o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa de tais unidades entre si." Essa

relao significativa o princpio da: a) santidade b) identificao c) anlise d) organicidade e) funcionalidade 61 - A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 62 - De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, "a sequncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo " chamada de: a) srie b) item c) grupo d) seo e) diviso 63 - A descrio tarefa tpica do arquivo: a) corrente b) intermedirio c) permanente d) especial e) especializado 64 - Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao (): a) ndice b) repertrio d) catlogo d) inventrio e) guia 65 - As operaes intelectuais envolvidas na anlise e ordenao do acervo arquivstico denominam-se: a) nvel de descrio b) avaliao c) arranjo d) identificao e) descrio multinvel 66 - Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so: a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informao c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 67 - Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notao dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenao dos documentos

e) plano de destinao dos documentos 68 - Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservao, memria, organizao e guarda b) produo, tramitao, conservao e autuao c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento 69 - rgo colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar polticas pblicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gesto, preservao e acesso aos documentos de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, cientfico e cultural e favorecer o cidado no exerccio de seus direitos: a) AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 70 - A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 71 - Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal 72 - Constituem documentao especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais; filmogrficos; iconogrficos; sonoros b) cartogrficos; fonogrficos; audiovisuais; iconogrficos c) microformas; audiovisuais; cartogrficos; fonogrficos d) filmogrficos; cartogrficos; sonoros; audiovisuais e) fonogrficos; microformas; audiovisuais; iconogrficos 73 - Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio: a) intermedirio b) corrente / intermedirio c) intermedirio / permanente d) corrente e) permanente 74 - Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto dos documentos pblicos considerando as fases correntes e intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodolgico operacional dever ser implementado: a) arranjo e destinao da produo documental b) otimizao dos procedimentos e das atividades arquivsticas c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produo documental e) controle do fluxo de documentos 75 - Segundo recomendao da Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (2001), os rgos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles devero compor:

a) Comisso Permanente de Avaliao e Grupo de Trabalho para execuo de procedimentos metodolgicos b) Comisso Permanente de Avaliao e Destinao c) Comit Multidisciplinar de Gesto e Comisso de Avaliao dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualizao das informaes constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Tcnica para Manuteno da Tabela de Temporalidade 76 - O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos denomina-se: a) preservao b) descrio c) conservao d) restaurao e) avaliao 77 - Os itens abaixo apresentam diferentes definies para os Arquivos. Qual das alternativas a mais completa? a) Conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas (pessoa jurdica e fsica), visando sua futura recuperao. b) Conjunto organizado de documentos preservados para fins administrativos e jurdicos, servindo para futura tomada de deciso. c) So colees de papis e documentos que guardados em fichrios arquivo, preservam a memria e guardam a histria. d) Tratam da organizao de papis e de documentos desorganizados. e) Nenhuma est correta. 78 - Os mtodos de arquivamento mais conhecidos levam em conta: a) as tabelas de classificao dos documentos. b) a ordem alfabtica, numrica e a alfanumrica, sendo que este ltimo considera nmeros e letras. c) as tabelas de temporalidade. d) o Ciclo Vital dos documentos. e) as regras de alfabetao, indicadas no Cdigo Anglo Americano. 79 - Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e classificao de documentos um conceito atribudo para a elaborao do plano de: A) ordenao. B) destinao. C) classificao. D) arquivamento. E) armazenamento 80 - Para que o arquivamento dos documentos seja feito de forma correta, o arquivista deve seguir determinadas rotinas. As rotinas abaixo relacionadas encontram-se de forma desordenada. Numere-as para indicar a sequncia correta. 1( ) Promover a restaurao das folhas em mau estado de conservao......................................... 2 - ( ) Receber os documentos e examin-los a fim de no serem guardados aqueles cujas aes ainda no tenham sido concludas. 3 - ( ) Avaliar as gavetas do arquivo corrente, transferindo ou recolhendo o material de consulta para o arquivo intermedirio ou permanente, ou ainda propondo a eliminao dos documentos que tenham perdido o seu valor documental ou correspondam a duplicatas desnecessrias. 4 - ( ) Arquivar todos os documentos de acordo com o mtodo adotado. 5 - ( ) Preencher as Folhas de Referncia no caso de o documento exigir mais de uma classificao.

6 - ( ) Classificar as cpias da correspondncia expedida, anotando o cdigo adotado em todas as cpias. 7 - ( ) Arquivar uma cpia por assunto, no dossi prprio, acompanhada dos antecedentes que lhe deram origem, se for o caso. 8 - ( ) Verificar a classificao atribuda no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a. 9 - ( ) Encaminhar a cpia em papel de cor distinta das demais ao rgo que elaborou a correspondncia. 10 - ( ) Arquivar outra cpia em ordem numrico-cronolgica. 11 - ( ) Dar as buscas necessrias para atender aos pedidos de antecedentes feitos pelo setor de recebimento e classificao ou a esclarecimentos solicitados pelo setor de registro e movimentao. 12 - ( ) Conservar em ordem os documentos arquivados. A sequncia numrica correta das rotinas de cima para baixo, 4, 1, 9, 8, 5, 3, 6, 2, 7, 12, 11, 10 3, 1, 10, 6, 2, 9, 8, 5, 7, 12, 4, 11 3, 1, 11, 9, 5, 4, 7, 2, 6, 8, 12, 10 4, 1, 10, 9, 3, 5, 8, 2, 6, 7, 12, 11 3, 1, 11, 6, 4, 9, 7, 2 ,8, 5, 12, 10 GABARITO 01 - D 11 - A 21 - D 31 - D 41 - A 51 - D 61 - D 71 - E 02 - C 12 - B 22 - C 32 - D 42 - B 52 - E 62 - A 72 - A 03 - B 13 - D 23 - B 33 - B 43 - C 53 - B 63 - C 73 - D 04 - A 14 - B 24 - C 34 - E 44 - B 54 - A 64 - A 74 - D 05 - C 15 - C 25 - A 35 - D 45 - A 55 - B 65 - C 75 - A 06 - E 16 - B 26 - B 36 - E 46 - B 56 - A 66 - B 76 - A 07 - A 17 - A 27 - D 37 - A 47 - E 57 - B 67 - D 77 - A 08 - A 18 - E 28 - A 38 - B 48 - A 58 - B 68 - C 78 - B 09 - B 19 - C 29 - D 37 - D 49 - C 59 - C 69 - E 79 - C 10 - E 20 - C 30 - B 40 - C 50 - A 60 - D 70 - E 80 - C

Olha aqui! Mais uma bateria de exerccios pra voc.

Responda "certo" ou " errado" 01 - De acordo com a teoria arquivstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primrio e secundrio. 02 - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. 03 - Ocorrendo o emprstimo de documentos do acervo, o profissional responsvel pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento. 04 - Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. 05 - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 06 - Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 07 - De acordo com a teoria arquivstica, os atos de correspondncia, como os ofcios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo classificao de "Recebidos", para os documentos encaminhados instituio, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela

instituio. 08 - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. 09 - Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituio possuem valor secundrio e, na terceira fase do ciclo vital, so de guarda permanente. 10 - Somente sero aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trmite, possurem o indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.

Gabarito 01 - E 06 - C 02 - C 07 - E 03 - C 08 - E 04 - C 09 - C 05 - E 10 - C