NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

O QUE ARQUIVOLOGIA?

o ramo da cincia destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos mtodos e tcnicas a serem observados na implantao, organizao, desenvolvimento e utilizao dos documentos e das informaes.
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Noes de Arquivamento rgos de Documentao Arquivo: o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituio ao longo de suas atividades. Biblioteca: Conjunto de material impresso e no impresso disposto ordenadamente para estudo e consulta. Museu: o lugar destinado ao estudo, reunio e exposio de peas e obras de valor, representativas dos diferentes campos de conhecimento humano.
Lei 8.159, de 08/01/1991

Princpios da Arquivologia Princpio da Provenincia: Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta distinta. .
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Princpio da Organicidade: a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/ acumuladora em suas relaes internas e externas. externas .

Princpio da Unicidade: forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.

Princpio da Invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida.

Princpio da cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

Princpio do respeito ordem original: O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

Conceitos bsicos: Informao: Idia, conhecimento. Suporte: Todo e qualquer meio fsico utilizado para registrar a informao. Ex: papel, CD, VHS, DVD. Documento: Informao registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatrio, certido, memorando.
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Caractersticas dos documentos Forma: o estgio de preparao e transmisso do documento de arquivo e passa por trs formas diferentes: 1. Rascunho(minuta); 2. Original; 3. Cpia. Formato: a configurao fsica do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = carto,ficha,livro,folha, folder, cartaz.
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 Espcie: a definio do aspecto formal, da forma como as informaes so distribudas no documento e da aplicao a que este documento se destina.Ex: ofcios, certides, atestados, atas, contratos, declaraes. Tipologias ou tipo: a soma da espcie documental com a atividade(finalidade) a que o documento se destina.

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EXEMPLO:

Espcie Contrato Declarao Memorando

Atividade Aluguel Imposto de renda Apresentao de servidor Promissria Reunio Atividades Frias

Tipo ou tipologia Contrato de aluguel Declarao de imposto de renda Memorando de apresentao de servidor Nota promissria Ata de reunio Relatrio de atividades Requerimento de 13 frias

Nota Ata Relatrio Requerimento

GNERO DOS DOCUMENTOS O documento classificado de acordo com a forma que a informao foi registrada. Assim, o documento pode ser classificado em um ou mais gnero.Ex:
Textuais ou escritos; Iconogrficos; Filmogrficos; Sonoro; Informticos ou digitais; Cartogrficos; Fotogrficos; Microgrficos.
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TIPOS DE ARQUIVOS Quanto s entidades mantenedoras: Pblicos: Formado por documentos provenientes de rgos federais, estaduais, distritais ou municipais, mantidos por instituio pblica.Ex.: Arquivo Nacional, Arquivos pblicos dos municpios, etc. Privados: Constitudo por documentos de instituies particulares (comerciais, industriais e pessoais) e mantidos por instituies privadas.
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Quanto natureza dos documentos: Especiais: Guardam documentos determinados tipos ou suporte. de

Especializados: Guardam documentos de determinados assuntos especficos.

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Quanto extenso de sua localizao: Setoriais: So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais,cumprindo funes de arquivo corrente. Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal. Central ou geral: So os que se destinam receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos e instituies, centralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente.
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Quanto aos valores dos documentos: Primrios(administrativo): o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas pela instituio.Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. o valor temporrio e estar presente nas fases corrente e intermediria. Secundrio(histrico): o valor que o documento apresenta para histria da instituio. o valor definitivo(dura para sempre)e nem todo documento o apresentar
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Quanto ao seu estgio de evoluo CORRENTE: - a fase em que os documentos so criados; -Nesta fase os documentos tramitam bastantes e so muito consultados;

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LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS CORRENTES Devem ser localizados junto aos rgos produtores nos prprios escritrios ou prximos a eles, a fim de facilitar o acesso aos documentos.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO CORRENTES

O acesso restrito ao rgo produtor(gerador).

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ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE PROTOCOLO EXPEDIO ARQUIVAMENTO EMPRESTIMO CONSULTA

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DENOMINAES MAIS FREQUENTES PARA ARQUIVO CORRENTE 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em curso; Ncleos de arquivo; 1 fase.
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 INTERMEDIRIA:
- a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados. -Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final(eliminao ou guarda permanente).

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LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS INTERMEDIRIOS Devem estar em locais afastados dos rgos que produziram ou receberam os documentos.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO INTERMEDIRIO O acesso restrito ao rgo produtor(gerador). O acesso aos documentos pelo publico apenas quando a sua fonte geradora autorizar.

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DENOMINAES MAIS FREQUENTES PARA ARQUIVO INTERMEDIRIO 2 Idade; Pr-arquivo; Records Centers; Semi-ativo; Limbo ou Purgatrio; Temporrio; Transitrio; 2 Fase

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 PERMANENTE: - a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico; -Os documentos desta fase jamais sero eliminados.

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LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS PERMANENTES Os pesquisadores so o seu principal publico. Por essa razo, devem estar localizados junto aos centros culturais ou prximos as universidades.

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ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO PERMANENTE O acesso liberado ao pblico sem restries devido ao seu valor secundrio.

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ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE DESTINAO ARRANJO DESCRIO E PUBLICAO CONSERVAO REFERNCIA

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DENOMINAES MAIS FREQUENTES PARA ARQUIVO PERMANENTE 3 Idade; Nacional ou Histrico; De custdia; Inativo; Esttico; Definitivo; Final; 3 Fase.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Transferncia

Recolhimento

Arquivo Corrente Massa documental: 100% Guarda: mdia 5 anos Acesso restrito ao rgo de origem

Recolhimento

Arquivo Intermedirio Massa documental: 50% Guarda: mdia 50 anos Acesso restrito ao rgo de origem

Arquivo Permanente Massa documental: 10% Guarda: permanente Acesso Pblico

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TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento que define o prazo de guarda(tempo que o documento ser guardado nas fases corrente e intermediria) bem como a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente).

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CODIGO 005 010

ASSUNTO TERMO DE POSSE

CORRENTE INTERMEDIRIO DESTINAO FINAL 5 ANOS 95 ANOS 5 ANOS ELIMINAO PERMANENTE

Organizao e 5 ANOS funcionamento Normas, regulamentaes diretrizes. Requisio material REGIMENTO INTERNO de 5 ANOS

010.1

.................

ELIMINAAO

023

ENQUANTO ................. VIGORAR

PERMANENTE

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Avaliao de Documentos o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituies(eliminao ou guarda permanente).Na prtica o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comisso permanente de avaliao de documentos.
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a
Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por:

Arquivista ou responsvel pela guardados documentos; Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; Profissionais da rea jurdica; Profissionais da rea financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao(historiador, economista, Engenheiro, socilogo, medico, estatstico etc.).

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Grau de sigilo Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos so os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao.
Decreto n. 4.553, de 27/12/2002

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Natureza do assunto
Ultrasecreto Documentos sigilosos secreto confidencial Documentos sem grau de sigilo reservado Ostensivo ou Ordinrio
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Grau de sigilo

GRAU DE SIGILO ULTRA-SECRETO

ANOS/PRORROGAO MXIMO DE 30 ANOS/+30

ACESSO INDEVIDO Acarreta dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do estado Acarreta dano grave segurana da sociedade e do estado Acarreta dano segurana da sociedade e do estado Revelao no autorizada de dados podem comprometer planos,operaes ou objetivos neles previstos
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SECRETO

MXIMO DE 20 ANOS/+20

CONFIDENCIAL

MXIMO DE 10 ANOS/+10

RESERVADO

MXIMO DE 5 ANOS/+5

 A classificao a atribuio do grau de sigilo. A reclassificao a alterao do grau de sigilo. A desclassificao a retirada do grau de sigilo.

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Classificao
ULTRA-SECRETO; informaes referentes : soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares; s relaes internacionais do Pas; projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional; programas econmicos.

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A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades:

Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior.
Decreto n5.301 9/12/2004

OBS: OS DOCUMENTOS DE CARTER ULTRASECRETOS S PODERO SER RECLASSIFICADOS OU DESCLASSIFICADOS MEDIANTE AUTORIZAO DA AUTORIDADE RESPONSVEL PELA SUA CLASSIFICAO.

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SECRETO; informaes referentes: a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional; assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos.

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CONFIDENCIAL dados ou informaes de interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao noautorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar danos a um individuo ou criar embaraos administrativos ex: assuntos referentes a pessoal, material, finanas,segurana da sociedade e do estado.

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RESERVADO dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer: planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos ex: Partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos.

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EXPEDIO E TRAMITAO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS

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 sero acondicionados em envelopes duplos; no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento.
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 sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica.
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QUANTO AO ACESSO
Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente.

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 O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados.

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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

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ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS

Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Execuo ou implantao e acompanhamento.

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CORRESPONDNCIAS toda e qualquer forma de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos.Ex:
Externa Interna Oficial Particular Recebida Expedida
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PROTOCOLO o controle da tramitao de documentos da instituio. uma atividade tpica da fase corrente. Atividades do setor de protocolo: Recebimento e Classificao; Registro e controle (autuao/ movimentao); Expedio(distribuio);
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ATIVIDADES DO PROTOCOLO Setor de recebimento e classificao 1. Receber a correspondncia; 2. Separar a correspondncia oficial da particular ; 3. Distribuir a correspondncia particular ; 4. Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso ; 5. Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa; 6. Abrir a correspondncia ostensiva; 7. Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes ; 57

8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada; 9. Interpretar e classificar a correspondncia; 10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento ; 11. Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso ; 12. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; 13. Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao . 58

Setor de registro e controle

1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; 2. Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas; 3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida ;
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4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica; 5. Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino. 6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente

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Setor de Expedio

1. Receber a correspondncia 2. Verificar se no faltam folhas ou anexos 3. Numerar e completar a data, no original e nas cpias 4. Separar o original da cpias 5. Expedir o original com os anexos 6. Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo.
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ARQUIVAMENTO(Na fase corrente)

ETAPAS: 1. 2. 3. 4. Inspeo; Anlise; Ordenao; Arquivamento.

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MATERIAL DE ARQUIVO De consumo Permanente

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ESTRUTURA DA PASTA

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Tipos de pastas

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Tipos de Arquivos

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GESTO DE DOCUMENTOS

o controle de todo fluxo de documentos da instituio, desde a criao dos mesmo at sua destinao final.

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Objetivos da gesto de documentos

Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos. Garantir que a informao institucional esteja disponvel quando e onde seja necessria instituio e aos cidados. Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica.
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Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

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Etapas da gesto de documento

Produo; Uso (tramitao, arquivamento e outros); Avaliao e destinao final (eliminao ou guarda permanente).

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Diagnstico analise detalhada do funcionamento do arquivo da instituio de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes.

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BENEFCIOS DO DIGNSTICO Otimizao de processos de gerenciamento de documentos e arquivo; Garantia de uma eficiente e imediata recuperao da informao; Racionalizao e padronizao do material utilizado para arquivo; Racionalizao tanto da produo documental quanto do espao fsico para armazenagem tanto em papel quanto 75 eletronicamente;

Reduo do volume de documentos; Determinao de prazos de validade dos documentos; Economia de custos com espao, tempo e equipamento; Mudana de foco para implementao de novas metodologias de gesto de documentos e arquivo.

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GED
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTO O PROCESSO DE CONVERTER DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL OU MICROFILME PARA UM FORMATO ELETRNICO.

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PAPEL Figura de uma pagina

SCANNER Converte a imagem

SOFTWARE Armazena Recupera Visualiza

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MICROFILMAGEM

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 uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato micro grfico ou microficha.O microfilme uma imagem reduzida da forma maior: por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

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BENEFCIOS DA MICROFILMAGEM Valor legal; Acesso fcil e rpido; Segurana; Garantia de confidencialidade das informaes; Durabilidade; Reduo sensvel de espao.

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MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIO DE PRESERVAO DE SEGURANA

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CPIA DE SEGURANA DUPLICATAS OU BACKUP

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TABELA

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Tipos de filmes

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Microfilmadoras

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Leitoras de microfilmes

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Caixa Forte

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SINAR CONARQ SIAR-DF

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Conservao e Restaurao de documentos

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 Agentes externos:
Qumicos: poluio, poeira, tintas. Fsicos:luminosidade, umidade, temperatura. Biolgicos:insetos,microorganismos,roedores,o homem.

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EQUIPAMENTOS DE PROTEO INDIVIDUAL

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TEMPERATURA E UMIDADE LUZ POLUENTES E POEIRA AGENTES BIOLOGICOS DESASTRES NATURAIS OU CAUSADOS PELO HOMEM

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Papel

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Principais operaes de conservao e restaurao Desinfeco Limpeza Alisamento Banho de gelatina ou cola Tecido com pasta de amido Silking Laminao - Mecnica ou Manual Encapsulao

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TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ex: arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos.

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 Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta ex: arquivo corrente.

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SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo.

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MTODO DE ARQUIVAMENTO
BSICOS: ALFABTICOS GEOGRFICOS NUMRICOS: -SIMPLES -CRONOLGICO -DGITO-TERMINAL IDEOGRFICOS -ALFABTICOS: ENCICLOPDICO E DICIONRIO -NUMRICOS: DUPLEX E DECIMAL
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PADRONIZADOS: VARIADEX AUTOMTICO SOUNDEX MNEMNICO ALFANUMRICO

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