TRE-GO TCNICO JUDICIRIO

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 23/01/2005

A questo 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos

QUESTO GABARITO
CESPE
COMENTRIO
19. Julgue os itens abaixo,
relativos ao arquivamento de
documentos e aos mtodos
utilizados em arquivos.
I O mtodo de arquivamento
variadex adota cores
preestabelecidas como
diferencial, o que facilita o
arquivamento e a localizao
de documentos.
II O mtodo de arquivamento
rneo um dos mtodos
padronizados mais utilizados
nos arquivos especializados.
III Segundo as regras de
alfabetao, a titulao um
elemento a ser considerado ao
se adotar o mtodo de
arquivamento alfabtico.
IV Uma das vantagens
apresentadas pelo mtodo de
arquivamento duplex a
possibilidade de criao de
classes ilimitadas.
V - O arquivamento de
documentos constitui uma
etapa posterior classificao
atribuda aos documentos.
A quantidade de itens certos
igual a
A- 1
B- 2
C- 3
D- 4
E- 5












C
Item II correto. O mtodo Variadex nada mais do
que o mtodo alfabtico, convencionando cores para os
diversos grupos de letras.

Item II O mtodo rneo nem sequer mais utilizado.

Item III Ttulos no devem ser considerados quando
nomes so organizados em ordem alfabtica.

Item IV correto. O mtodo duplex apresenta abertura
ilimitada de classes.

Item V correto. Antes de ser arquivado, o documento
dever ser devidamente classificado.

So, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a
resposta correta.
20. Assinale a opo correta
acerca dos procedimentos


A ERRADO. Os arquivos correntes so formados
pelos arquivos setoriais e pelo Arquivo Central.
operacionais relativos ao ciclo
vital dos documentos.
A - De acordo com a
terminologia arquivstica, os
arquivos correntes equivalem
aos arquivos centrais.
B Uma das vantagens
reveladas pela segunda idade
a racionalizao da guarda dos
documentos arquivsticos.
C Os descartes efetuados na
terceira idade justificam-se
para os documentos destitudos
de valor.
D O arranjo dos documentos
uma atividade tpica dos
arquivos correntes.
E A gesto de documentos
compreende as atividades
atinentes a todo ciclo vital dos
documentos.



B

B CERTO. A utilizao do arquivo intermedirio
permite racionalizar a guarda de documentos, pois
ali sero guardados documentos mais antigos e
raramente consultados, o que normalmente
demanda grande quantidade de documentos que
trariam dificuldades aos setores, caso tivessem de
ser arquivados nos mesmos.

C ERRADO. No h descarte na terceira idade, pois
ali os documentos tm valor histrico.

D ERRADO. O arranjo uma atividade tpica dos
arquivos permanentes.

E CERTO. A gesto de documentos envolve
atividades relativas a todas as fases do ciclo vital.

Observa-se, portanto, que h duas respostas corretas, as
letras B e E, sendo que o Cespe considerou como
certa apenas a letra B

Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para
recurso:
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
RECURSO

Solicito a anulao da questo 20 pelos seguintes
fatores:

A lei 8.159/91 em seu artigo 3
o
define a gesto de
documentos dessa forma:

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase CORRENTE e
INTERMEDIRIA, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda PERMANENTE

Observa-se, portanto, que a gesto de documentos
compreende atividades relativas s trs fases do ciclo
vital.

Este assunto j foi, inclusive, objeto de prova pelo
Cespe em outra oportunidade:

97 - A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos
documentos, desde a sua criao at a sua eliminao ou
guarda PERMANENTE, passando pelos estgios
CORRENTE e INTERMEDIRIO. (Polcia Federal -
Papiloscopista 2004)

O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou
seja, o prprio Cespe j considerou que a gesto de documentos
envolve atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora,
considera incorreto um item que afirma que a gesto de
documentos compreende atividades de TODAS AS FASES do
ciclo vital.

Fonte:
Lei 8.159/91
Prova Polcia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe
UnB 2004


PRG-DF NVEL MDIO
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 09/01/2005


QUESTO RESPOSTA COMENTRIO
51. A literatura apresenta
algumas semelhanas e
diferenas entre
bibliotecas e arquivos:
bibliotecas conservam
documentos para fins
culturais e arquivos
conservam documentos
para fins funcionais.



C
Arquivos e Bibliotecas tm finalidades
diferentes. Enquanto o arquivo criado para
servir administrao (com o tempo pode
servir tambm histria), as bibliotecas tm
finalidade cultural. Este item j havia cado
no concurso do Ministrio do Meio
Ambiente de 2003 (item 2 da questo 3 de
nossa lista de exerccios vista em sala de
aula).
52. Uma das finalidades dos
arquivos servir de base
para o conhecimento da
histria. A funo bsica
dos arquivos possibilitar
ao usurio o acesso rpido
e preciso s informaes
deixadas sob sua
responsabilidade de
guarda.




C
O arquivo criado para servir
administrao. Contudo, com o decorrer do
tempo, alguns de seus documentos podem
adquirir valor histrico e, assim, o mesmo
passa a servir de base para a histria. Este
item tambm j havia sido cobrado no
concurso do Min Meio Ambiente de 2003
(item 4 da questo 3 de nossa lista de
exerccios vista em sala de aula).
53. Os arquivos podem ser
denominados corrente,
intermedirio e
permanente em funo da
idade dos documentos





O problema est somente no podem ser
solicitados, pois esta definio da fase
intermediria, onde os documentos ainda
podem ser enviados aos setores que os
produziram. Na fase permanente, os
mantidos sob sua guarda.
No arquivo permanente,
so guardados os
documentos que deixaram
de ser consultados com
freqncia, mas que
podem ser solicitados
pelas unidades ou rgos
que os produziram, para a
busca de soluo de
assuntos similares ou para
retomar um problema que
se pensava resolvido.


E
documentos no podem ser enviados aos
setores que os produziram. Este item, pra
variar, havia cado no Ministrio do Meio
Ambiente de 2003 (de novo????) e o item
2 da questo 23 de nossa lista de exerccios
vista em sala de aula.
54. Tabela de temporalidade
o documento que
especifica os prazos de
permanncia dos
documentos nos arquivos
corrente e intermedirio.


C
A tabela de temporalidade o instrumento
que define os prazos de guarda (prazo em
que documento ficar nas fases corrente e
intermediria) e o destino final (eliminao
ou guarda permanente). Portanto, o item est
correto.
Questo j cobrada nos seguintes concursos:
- - TRF 6
a
Regio 2002 (questo 25
de nossa lista de exerccios)
- - TJDF 2000 (questo 32 de nossa
lista de exerccios).

55. Acervo conjunto de
documentos mantidos sob
guarda de um arquivo.

C
O conjunto dos documentos do arquivo
chamado de acervo. J o conjunto de
documentos de uma biblioteca chamado de
coleo. Esta questo indita.
56. Conforme suas
caractersticas, sua forma
e seu contedo, os
documentos mantidos em
um arquivo so
classificados segundo a
natureza do assunto e o
gnero. Documentos
manuscritos so
classificados como
textuais, documentos com
imagens estticas so
classificados como
iconogrficos e
documentos que
demandam medidas
especiais de salvaguarda







C
Os documentos de arquivo podem ser de
vrios tipos (textuais, iconogrficos,
cartogrficos, audiovisuais etc) e ainda, de
acordo com o contedo, ostensivos ou
sigilosos. Os exemplos so perfeitos e j
haviam sido cobrados parcialmente em
algumas de nossas questes.

para custdia e divulgao
so classificados como
sigilosos.
57. Na elaborao de um
plano de arquivo, uma
questo que deve ser
considerada se refere
centralizao ou
descentralizao dos
servios de arquivo. No
arquivo centralizado, tem-
se a reunio dos
documentos sob guarda
em apenas um local, e a
atribuio da
responsabilidade pelas
atividades de controle do
arquivo cabe a apenas
uma unidade
organizacional.






C
Este item (que pode parecer um pouco
confuso), se refere utilizao dos Arquivos
Setoriais (nos diversos setores da empresa)
ou do Arquivo Central (centralizando as
atividades de arquivo corrente em apenas um
local). No caso da centralizao, a
responsabilidade pelo controle caber apenas
ao Arquivo Central (tambm chamado de
Arquivo Geral).

58. Para que os arquivos
descentralizados sejam
acessados com rapidez e
segurana, importante
que a organizao
mantenha tambm
descentralizadas as
atividades normativas,
bem como as de controle
e de orientao.




E
A descentralizao implicar na existncia
dos Arquivos Setoriais (presentes em cada
setor da instituio). Ocorre que as normas e
atividades de controle devem ser
centralizadas, a fim de uniformizar e
padronizar a forma como os arquivos atuaro
dentro da instituio.
59. Os elementos do plano
arquivstico incluem:
definio da unidade de
arquivo na estrutura
organizacional;
estabelecimento do
manual de normas e
procedimentos; definio
dos recursos humanos
necessrios; escolha das
instalaes; e anlise dos
gneros e espcies dos
documentos da
instituio.






E
Questo baseada em Marilena Leite Paes,
que, em seu livro, diz:

Para a elaborao do plano arquivstico
devem ser considerados os seguintes
elementos: posio do arquivo na estrutura
da instituio, centralizao ou
descentralizao e coordenao dos servios
de arquivo, escolha dos mtodos de
arquivamento adequados, estabelecimento
das normas de funcionamento, recursos
humanos, escolha das instalaes e do
equipamento, constituio de arquivos
intermedirio e permanente, recursos
financeiros.

Esta questo, acredito, est muito avanada
para uma prova de nvel mdio que cobra
conceitos bsicos. Eu mesmo tive
dificuldades e, num primeiro momento,
coloque como certa (na pressa de adiantar o
gabarito ainda no domingo). Enfim...
.
60. Considerando as
hipteses de arquivamento
a seguir, correto afirmar
que o mtodo principal
empregado foi por
assunto, mas foram
empregados tambm os
mtodos secundrios
geogrficos, alfabtico e
cronolgico.
VECULOS
- - Gois
- - Minas Gerais
- - So Paulo/Capital
- - So
Paulo/Interior
PESSOAL ADMISSO E
DEMISSO
- - de Abro,
Antonio at Carvalho,
Paulo A.
- - de Castro, Maria
S. at Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
- - antes de 1980
- - de 1981 a 1985
- - de 1986 a 1989











C
Vemos neste exemplo que a instituio se
utilizou de vrios mtodos vistos em sala de
aula: Na diviso principal, foi utilizado o
mtodo ideogrfico (por assunto) e dentro de
cada um foram utilizados os mtodos
geogrfico (Gois, Minas Gerais...),
alfabtico (nos nomes de pessoas) e
numrico cronolgico (nas datas).
Como vimos em sala, a empresa pode
utilizar vrios mtodos na organizao de
seus arquivos, inclusive combinado os
mesmos entre si, de forma a obter um
melhor resultado no arquivamento de seus
documentos (este item, por exemplo, foi bem
parecido com o nosso exemplo do
arquivamento de contratos feito pelos
cursinhos, lembram)?
61. Simples e dgito-terminal
so mtodos numricos de
arquivamento.

C
O mtodo numrico dividido em: numrico
simples, cronolgico e dgito-terminal. Pra
variar esta questo foi cobrada no concurso
da SGA em 2004 (questo 64 item 5 de
nossa lista de exerccios).
62. A fase de escolha dos
mtodos de arquivamento,
que fornece insumos para
a fase de levantamento de
dados, uma das fases
mais importantes da
organizao de arquivos




E
Segundo Marilena Leite Paes, a
importncia das etapas de levantamento e
anlise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os
mtodos de arquivamento a serem adotados
no arranjo da documentao corrente.

por adequar o arquivo s
necessidades de
recuperao das
informaes.
Pelo exposto no livro citado (que serviu de
base para a questo, a escolha dos mtodos
de arquivamento posterior fase de
levantamento de dados, que seria a primeira.
63. Na organizao de
arquivos, o exame das
normas e da estrutura da
instituio ocorre na fase
de anlise dos dados
coletados.


E
O exame das normas e da estrutura feito na
fase de levantamento dos dados e no na
fase de anlise dos dados, conforme
descrito. Este item contemplou um assunto
indito em provas do Cespe relativos
Arquivologia.
64. A seqncia alfabtica a
seguir no est de acordo
com as regras de
alfabetao para
arquivamento de nomes.
- - Filho, Manoel
Arantes
- - Jnior, Pedro
Pereira
- - Sobrinho, Jos
Vieira



C
Quando os nomes a serem ordenados
contiverem nomes de parentesco no final, os
mesmos devem vir acompanhados dos
sobrenomes que os antecedem (regra de
alfabetao n 3 de nossa apostila e resumo
distribudo em sala). O correto seria:
- - Arantes Jnior, Manoel
- - Pereira Jnior, Pedro
- - Vieira Sobrinho, Jos
65. A estrutura hipottica de
arquivo descrita a seguir
est de acordo com as
regras de alfabetao.
- - Arajo, Professor
Jos de
- - Jnior,
Coordenador Afonso
- - Lima, Diretor
Pedro de
- - Menezes, Paulo
Csar de





E
O item est errado porque os ttulos que
acompanham os nomes NO so
considerados na alfabetao. Eles devem ir
para o final entre parnteses (regra n 4 de
nossa apostila e resumo distribudo em sala).
O correto seria:
- - Afonso Jnior (Coordenador)
- - Arajo, Jos (Professor)
- - Lima, Pedro de (Diretor)
- - Menezes, Paulo Csar de
66. Quanto natureza dos
documentos, a unidade
que tem sob sua guarda
documentos referentes s
decises de tribunais
superiores chamada de
arquivo especial.



E
O arquivo citado armazenar documentos
referentes a um assunto especfico (decises
de tribunais superiores). , portanto, um
arquivo ESPECIALIZADO. Um arquivo
especial aquele que contm documentos
relativos a um mesmo tipo ou suporte.
67. A escolha do local
adequado para o arquivo
deve considerar vrios
fatores ambientais. A esse
respeito, est correta a
instalao do arquivo em




E
A luminosidade natural (luz solar) deve ser
evitada porque afeta a conservao dos
documentos e provoca o enfraquecimento do
papel. Este item j havia sido cobrado
anteriormente nos concursos da Polcia
Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2
ambientes que recebam a
luz direta do Sol para
evitar a formao e a
proliferao de fungos.
da questo 76 de nossa lista de exerccios
comentada em sala de aula).
68. Quanto s instalaes
fsicas da unidade de
arquivo, devem ser
evitados locais com
umidade e com ar seco.


C
O arquivo deve se preocupar em manter a
umidade adequada aos documentos de seu
acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar
seco tendem a danificar os documentos.

69. Muito tem-se discutido
acerca da abertura dos
arquivos militares com
documentos produzidos
no tempo do regime
militar, de 1964 a 1985.
Em termos legais, as
pessoas tm direito a
receber de rgos
pblicos todas as
informaes de seu
interesse particular
contidas em documentos
de arquivos, nos prazos
previstos em lei, sob pena
de responsabilidade.






E
Este item est baseado na C.F. em seu artigo
5, que diz:

XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos
pblicos informaes de seu interesse particular,
ou de interesse coletivo ou geral, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado

O erro, portanto, que nem todas as
informaes sero, obrigatoriamente
disponveis.

Havia comentado, iniciamente que o item estava
correto, mas percebi depois a palavra que
anularia a questo. Desculpem pelo erro, que
a pressa em disponibilizar as questes (que no
foram poucas), complicou um pouco...
70. Em razo de seu teor e
dos seus elementos
intrnsecos, as
informaes sigilosas so
classificadas em ultra-
secretas, secretas,
confidenciais e
reservadas. So
classificados como
reservados os documentos
cuja revelao no-
autorizada possa
comprometer os objetivos
neles previstos.





C
O item foi retirado do Decreto 4.553/2002,
que trata dos documentos sigilosos. Em seu
artigo 5, pargrafo 4, o mesmo define:

4 So passveis de classificao como
reservados dados ou informaes cuja revelao no-
autorizada possa comprometer planos, operaes ou
objetivos neles previstos ou referidos.

Obs.: a primeira vez que um item de nvel
mdio aborda assunto relativo a este decreto
(e tambm a ltima, pois o mesmo deixou de
vigorar nos ltimos dias e s pde ser
cobrado, pois ainda estava em vigor quando
do lanamento do edital deste concurso).
71. O grau de sigilo atribudo
a determinado documento
permanece em vigor pelo
mesmo prazo de
arquivamento definido
para o documento.


E
Determinados documentos podem ser
desclassificados (perder o grau de sigilo,
tornando-se ostensivos) e continuar sendo
guardados pela instituio.
72. possvel atribuir graus
diferentes de sigilo a
partes de um mesmo
documento, mas, no seu
todo, ele receber o grau
de sigilo mais elevado
aplicado s suas partes.





C
Este item tambm foi retirado do Decreto
anteriormente citado (finalmente este
Decreto foi cobrado, pois muita gente vem
estudando Arquivologia apenas por ele e
nunca havia sido cobrado). O item est
correto porque no seu artigo 13, que diz:

Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as
partes componentes ou os anexos de um documento
sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas
ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas
partes.
73. A tramitao de
documento sigiloso pode
ocorrer desde que o
documento esteja em
envelope lacrado, com
indicao do destinatrio
e do grau de sigilo do
documento.





E
Pelo decreto j descrito (4553/2002), o
documento sigiloso dever ser
acondicionado em envelope duplo, sendo
que a indicao do destinatrio ser colocada
no envelope externo e o grau de sigilo no
envelope interno.

Como a questo no deixa claro se as
informaes citadas estaro no mesmo
envelope ou nos dois, acredito que a questo
gera dupla interpretao e, por isso, quem se
sentir prejudicado pode alegar que no fica
clara a situao. Citem o decreto 4.553/2002,
que vigorava quando da divulgao do
edital, e por isso, serve de referncia.

74. Considere a seguinte
situao hipottica.
Henrique, chefe do arquivo
de determinado rgo
pblico, recebeu
solicitao judicial de
reproduo de documento
sigiloso que se encontrava
em pssimo estado de
conservao a ponto de
impedir sua reproduo.
Nessa situao, a soluo
para a solicitao judicial
poderia ser a emisso e o
fornecimento de certido
do documento sigiloso.






C
Item tambm retirado do Decreto
4.553/2002, que diz o seguinte:

Art. 32, 3 Sero fornecidas certides de
documentos sigilosos que no puderem ser
reproduzidos devido a seu estado de conservao,
desde que necessrio como prova em juzo.


75. Os arquivos privados de
pessoas fsicas ou


Documentos que sejam considerados relevantes para
o pas, de acordo com a Lei 8.159/91,

jurdicas que contenham
documentos considerados
relevantes para o pas ao
serem declarados de
interesse pblico sero
transferidos para arquivo
pblico nos prazos
definidos em lei.







E
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados
como de interesse pblico e social no podero ser
alienados com disperso ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos
o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse pblico e
social poder ser franqueado mediante autorizao
de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados
como de interesse pblico e social podero ser
depositados a ttulo revogvel, ou doados a
instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente
vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de
interesse pblico e social.

Ocorre que, pelo texto da lei, no h a
obrigatoriedade e nem prazo para a realizao desta
transferncia.
96. O prazo de guarda
atribudo para os
documentos da PRG/DF,
finalizado o trmite, de
5 anos, aps o qual esses
documentos so
descartados.



E
O prazo de guarda dos documentos variar
de documento para documento, e no h
regra geral como foi colocado.
Este item j havia sido cobrado no concurso
da FUNCAP/PA 2004 (questo 17 item 3 de
nossa lista de exerccios).
97. Considerando que a
PRG/DF, enquanto rgo
acumulador, preserva uma
quantidade significativa
de documentos, por
questes de liberao de
espao fsico indicada a
incinerao de
documentos obsoletos.




E
Documentos obsoletos so aqueles
desprovidos de valor para a instituio, ou
seja, no tm valor administrativo nem valor
histrico, portanto, passveis de eliminao.
O problema aqui a incinerao. Busquei na
teoria (Marilena Leite Paes) e encontrei o
seguinte:
o ato de eliminar, propriamente dito, deve
ser feito de forma racional. Os processos
mais indicados so: a fragmentao, a
macerao, a alienao por venda ou doao.
A incinerao processo condenado -, quer
pelo aumento do ndice de poluio que
provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, no deve ser adotada.

98. A teoria arquivstica O plano de classificao a listagem de
preconiza que a forma de
classificao das
correspondncias e dos
demais documentos da
PRG/DF deve obedecer a
um plano de classificao.


C
todos os assuntos referentes aos documentos
da instituio. Este plano de classificao
servir de base para a elaborao da Tabela
de Temporalidade, que definir prazos de
guarda e destinao final a cada
classificao.
99. A permuta de
documentos utilizada
pelas instituies
arquivsticas como forma
de suprir as lacunas
existentes nos acervos.


E
O arquivo no utiliza permuta para a
obteno de documentos. A instituio, a
partir de suas atividades, produz ou recebe
os documentos. Permuta atividade
desenvolvida pelas bibliotecas, na
constituio de sua coleo.
100. Os documentos da
PRG/DF que integram a
fase intermediria sero
recolhidos para a guarda
permanente sem que haja
descartes.



E
Parte dos documentos da fase intermediria
ser recolhido para a guarda permanente
(aqueles que possurem valor histrico).
Ocorre que outra parte ser descartada
(aqueles desprovidos de valor administrativo
e histrico). O item diz que TODOS os
documentos do arquivo intermedirio sero
recolhidos, o que incorreto.
101. Os estgios de vida dos
documentos arquivsticos
cumprem um ciclo de 3
fases.

C
Brincandeira, n?
CORRENTE, INTERMEDIRIA E
PERMANENTE.

102. O valor primrio
atribudo aos documentos
ultimados.

E
Por ultimados entende-se documentos que j
cumpriram seus objetivos, ou seja, j
perderam o valor administrativo (primrio).
103. Os documentos
produzidos no mbito da
instituio, mesmo que
no estejam em suporte
papel, so considerados
documentos de arquivo.



C
Os arquivos guardam documentos de
diversos suportes (papel, CD, disquete, VHS
etc.)
104. A funo principal dos
arquivos facultar o
acesso aos documentos.

C
Questo cobrada anteriormente e comentada
em sala:
Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003
A funo principal do arquivo tornar disponveis as
informaes contidas no acervo documental sob
sua guarda.
105. Todos os documentos
da terceira idade possuem
valor secundrio.

C
Por valor secundrio entende-se valor
histrico. Os documentos da 3
a
idade
possuem tal valor.
106. As rotinas adotadas
nesse setor (Protocolo), no
que se refere a registro e
movimentao, incluem o
recebimento e o





Apesar de ter sido considerado Errado, este
item est Correto.

Dados para recurso:
Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prtica,
encaminhamento de
documentos.



Gabarito: E
Correta: C



Marilena Leite Paes, destaca as atividades
desenvolvidas pelo setor de Registro e
Movimentao do Protocolo:
...
5 Receber dos vrios setores os
documentos a serem redistribudos, anotar
nas respectivas fichas (numricas) o novo
destino
6 Encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente.

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo:
Teoria e Prtica. 3 ed. Rio de Janeiro : FGV,
2004, p. 56.
107. A verificao das folhas
e anexos que integram o
documento uma
atividade rotineira da
expedio.

C
A expedio de documentos, segundo
Marilena Leite Paes, compreende diversas
rotinas, dentre elas verificar se no faltam
folhas ou anexos.
(PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e
Prtica p. 60)
108. Os documentos com
caractersticas de
particular, que ingressam
no setor de protocolo,
devem ser protocolados.


E


Entende-se por protocolar ou
protocolizar identificar o documento da
instituio com um nmero de protocolo.
Documentos particulares no so da
empresa, e sim de funcionrios das mesmas,
no havendo a necessidade de se autuar
(protocolizar) os mesmos.
109. Todas as folhas dos
processos que tramitam na
PRG/DF devem ser
corretamente enumeradas.

C
Pginas de processos no devem ser
desmembradas dos mesmos. Para isso, h a
numerao das mesmas, de forma a evitar
sua retirada.
110. de competncia do
setor de protocolo o
emprstimo de
documentos.

E
Cabe ao Protocolo realizar as seguintes
atividades: Recebimento, Registro e
Autuao, Classificao, Expedio ou
Distribuio e Controle da Movimentao. O
Protocolo no EMPRESTA, avalia ou
elimina documentos.

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTO RESPOSTA COMENTRIO
Nos processos que tramitam
no TRT, em virtude da
insero freqente de novos


C
No recomendvel o uso de objetos
metlicos, pois os mesmos tendem a
enferrujar e, desta forma, danificar os
documentos, indicado o uso
de hastes plsticas.
documentos. Em caso de necessidade, deve
optar-se pelo uso de clipes e grampos
plsticos.
Os recursos tcnicos de
microfilmagem so contra-
indicados para os processos
que tramitam no TRT em
virtude de os documentos
serem originais.
E O processo de microfilmagem aplicado aos
documentos originais, permitindo que a
instituio ganhe espao, pois passa a
guardar documentos microfilmados no lugar
dos documentos em papel, que ocupam
muito mais espao. Tal procedimento s
permitido aos documentos que no possuem
valor histrico, pois estes no podero ser
eliminados, ainda que microfilmados.
Concludo o processo de
microfilmagem, o filme
original e o filme-cpia sero
armazenados no mesmo
local, devido classificao
que recebem.
E O filme original e o filme cpia criados no
processo de microfilmagem devero
obrigatoriamente, por motivos de segurana,
ser armazenados em locais diferentes,
visando preservar a informao caso ocorra
algum sinistro no filme original.
A luz e a temperatura so
alguns dos principais agentes
de deteriorao dos
documentos de cunho
arquivstico.
C Luminosidade e temperatura so agentes que
provocam a deteriorao dos documentos.
Este assunto foi extremamente abordado em
nossas aulas.
Os processos ultimatos de
procedncia externa, sero
transferidos ao arquivo de
carter permanente
E Os documentos sero definidos como
permanentes pelo seu valor histrico,
independente de serem internos ou externos,
ou seja, no pelo simples fato de os
processo serem de origem externa que sero
definidos como permanentes.
Um dos critrios
estabelecidos nos processos
de avaliao documental
indicar o descarte dos
documentos que tenham sido
produzidos no prazo superior
a 20 anos.
E O prazo de guarda dos documentos variar
de acordo com os critrios estabelecidos pela
Comisso de Anlise de Documentos.
Diversos documentos podero ser
preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou
mais, de acordo com o valor que os mesmos
apresentem. Aqueles que apresentarem valor
histrico, por exemplo, sero guardados
permanentemente, ou seja, no h o descarte
de documentos pelo simples fato de os
mesmos terem sido produzidos h mais de
20 anos.
Por suas caractersticas de
produo, todos os processos
constitudos no TRT so de
guarda permanente.
E Apenas processos definidos como de valor
histrico sero preservados no arquivo
permanente da instituio.
atribuda a guarda C Documentos que mostrem como a instituio
permanente aos atos
normativos.
foi constituda, organizada, como ela
desenvolveu e funcionou ao longo do tempo
so de carter permanente. Atos normativos,
regulamentos, regimentos e normas mostram
como a instituio funcionou e por isso,
devem ser definitivamente preservados.

PROVA DA TERRACAP
Aplicada em 12/12/2004

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA

N Item Resposta Comentrio
63 A gesto de documentos
compreende fundamentalmente as
atividades tpicas desenvolvidas
nos arquivos correntes.
E A gesto de documentos compreende as
medidas adotadas visando o controle de todo
o fluxo de documentos desde a sua criao
at sua destinao final, ou seja, compreende
as trs fases: corrente, intermediria e
permanente.
64 O mtodo decimal possibilita a
expanso ilimitada de subdivises.
Portanto, esse o mtodo mais
indicado para o arquivamento de
processos administrativos.
E Os mtodos de arquivamento mais utilizados
so: alfabtico, numrico, geogrfico e
ideogrfico. No existe o mtodo decimal.
65 O profissional responsvel pelo
encaminhamento de documentos
contendo caractersticas de
ostensivo pode interar-se do teor
informativo deste documento
antes de sua distribuio.
C O setor responsvel pelo encaminhamento de
documentos o protocolo, que poder abrir
os documentos ostensivos e analis-los. O
mesmo no acontecer com documentos
particulares e sigilosos.
66 O arquivamento uma etapa
posterior classificao de
documentos, mediante a adoo de
um plano de classificao.
C Os documentos devero ser classificados de
acordo com seu assunto, utilizando-se para
isso o Plano de Classificao.

67 As pastas suspensas so unidades
de acondicionamento adotadas,
fundamentalmente, para o
arquivamento de documentos na
fase corrente.
C Na fase corrente, os documentos so
guardados nos prprios setores, onde
comum a utilizao de arquivos de ao ou
armrios, que acondicionam seus documentos
em pastas suspensas. Nas fases intermediria
e permanente, os documentos so
acondicionados em caixas de papelo.
68 A solicitao de emprstimos de
documentos ao Arquivo Central
poder ser efetivada mediante a
identificao do solicitante, do
respectivo setor de trabalho e da
C Os documentos do Arquivo Central s
podero ser emprestados ao setores que os
remeteram. Para tanto, dever ser efetivada a
identificao do solicitante.
data do emprstimo.
69 Com o objetivo de racionalizar o
espao fsico nos setores de
trabalho, aconselhvel que,
finalizado o trmite, os
documentos arquivsticos que
devem ser preservados por um
perodo de dois anos ou mais
sejam transferidos ao Arquivo
Central.
E O perodo de permanncia dos documentos
na fase corrente definido na Tabela de
Temporalidade. Este perodo poder ser
cumprido tanto nos arquivos setoriais quanto
no arquivo central.
70 Aos documentos arquivsticos de
produo interna ser atribudo
uma codificao complementar
como elemento diferenciador dos
documentos de origem externa.
E O cdigo atribudo aos documentos o
constante do Plano de Classificao, de
acordo com o assunto, indiferentemente de o
mesmo ter sido produzido ou recebido pela
instituio.

SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTO RESPOSTA COMENTRIO
101 No funcionamento do
sistema de arquivo do STM,
o plano de classificao o
instrumento auxiliar adotado
nos arquivos setoriais.
C O Plano de classificao adotado para
classificar os documentos de acordo com o
assunto e, ainda, serve para organizar os
documentos nos arquivos setoriais utilizando
o mtodo ideogrfico.
102 A tabela de
temporalidade um
instrumento auxiliar aplicado
aos documentos na fase
permanente do ciclo vital dos
documentos.
E A tabela de temporalidade utilizada em
todas as fases do ciclo vital, at porque ela
que determina o prazo de guarda do
documento nas duas primeiras e seu
recolhimento ou no para a fase permanente
(destinao final).
103 As unidades de
acondicionamento adotadas
na fase corrente permanecem
inalteradas quando ocorre o
processo de transferncia dos
conjuntos documentais do
acervo arquivstico.
E Unidades de acondicionamento = caixas,
pastas ou qualquer outro material que sirva
para guardar documentos.
Transferncia = Passagem de documentos da
fase corrente para a fase intermediria.
O documento da fase corrente ser
armazenado de forma diferenciada aps sua
transferncia. Na fase corrente, os
documentos so acondicionados,
normalmente, em arquivos de ao, pastas
suspensas ou fichrios. J na fase
intermediria, devido a serem menos
consultados, os arquivos so acondicionados
em caixas de papelo.
104 Na fase intermediria, C A documentao da fase intermediria
uma parcela dos documentos
ser recolhida para a guarda
permanente, sem que ocorra
descarte.
aguarda sua destinao final: eliminao ou
guarda permanente, ou seja, parte dela ser
recolhida sem que ocorra descarte (parcela
que ir para a guarda permanente).
105 Um dos objetivos da
gesto de documentos na
fase corrente aumentar a
eficcia administrativa.
C Gesto de documentos = controle de todo o
fluxo de documentos da instituio.
Logo, ao se controlar os documentos
correntes (tramitao, emprstimo,
arquivamento), melhora-se o desempenho da
atividade administrativa da instituio.
106 Segundo as normas
adotadas nos arquivos
institucionais, o emprstimo
de documentos ser facultado
a qualquer setor solicitante,
desde que cumpridos os
prazos definidos para sua
devoluo.
E O emprstimo de documentos nos arquivos
intermedirios ou centrais se dar apenas aos
setores que os produziram ou receberam, que
mantm sobre eles a propriedade. Esta
questo no havia sido abordada at ento
em concursos anteriores promovidos pelo
Cespe.
107 A composio do
conceito de arquivo adotado
pela arquivstica inclui os
documentos que possuam um
mesmo tipo de suporte fsico.
E O arquivo possui documentos de diversos
tipos de suporte.
108 A composio do
conceito de arquivo adotado
pela arquivstica inclui os
documentos que devem ser
preservados em funo de
seu valor.
C Os documentos de arquivo sero preservados
em funo do valor que apresentem
(administrativo ou histrico).
109 A composio do
conceito de arquivo adotado
pela arquivstica inclui os
documentos que sejam
acumulados por pessoas
fsicas e jurdicas, pblicas
ou privadas.
C Os arquivos so formados atravs da
produo ou recebimento (acumulao) de
pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas.
110 A composio do
conceito de arquivo adotado
pela arquivstica inclui os
documentos que constituam
colees temticas
E Essa definio cabvel para biblioteca, e
no para arquivo.
111 A composio do
conceito de arquivo adotado
pela arquivstica inclui os
documentos que obedeam a
um mtodo de arquivamento
E A instituio pode adotar quantos mtodos
de arquivamento forem necessrios para bem
organizar os documentos de seu arquivo.
nico.
112 O mtodo alfabtico de
arquivamento adota a
primeira letra do nome como
o principal elemento a ser
considerado na recuperao
da informao.
E Nomes de pessoas so organizados a partir
do sobrenome, e no a primeira letra do
nome. Mesmo nos nomes de empresas ou
eventos, o elemento a ser considerado o
nome como um todo, e no apenas a
primeira letra.
113 O assunto o elemento
preponderante para a
recuperao da informao
nos arquivos que utilizam o
mtodo onomstico.
E O mtodo que utiliza o assunto como
elemento de recuperao o
IDEOGRFICO.
114 No mtodo numrico
simples, a recuperao da
informao obedecer ao
nmero atribudo ao
documento.
C O mtodo numrico simples utiliza o nmero
dos documentos para organiz-los.
115 No caso de ser
imprescindvel a juno de
anexos aos documentos,
indicado o uso de clipe
plstico.
C Objetos de plstico so mais aconselhveis
do que os de metal, pois no enferrujam e
tendem a conservar melhor os documentos.
116 No caso de ocorrerem
rasgos, indicado o uso de
fitas adesivas para as
pequenas restauraes dos
documentos em suporte
papel.
E As fitas adesivas acabam por danificar os
documentos, pois causam o envelhecimento
do papel no local em que so inseridas.
117 Para o registro do
cdigo de classificao nos
documentos do STM, deve
ser utilizada caneta
esferogrfica, pois esta no
danifica as fibras do papel.
E Qualquer anotao que se faa necessria
nos documentos, dever ser feita a lpis, que
possibilita a correo, se for necessria.
118 As embalagens devem
ser de tamanho maior que os
documentos em suporte
papel a fim de se evitar
dobras e rasgos.
C Documentos em papel so danificados no
momento em que so dobrados, o que
pressupe a adoo de caixas arquivo
maiores do que os documentos, de forma a
no dobr-los em seu armazenamento.
119 O uso de luvas de
algodo recomendvel para
o manuseio das fotografias e
dos negativos existentes no
acervo arquivstico.
C Fotografias e negativos, por serem muito
sensveis, devem ser manuseadas com luvas
de algodo. Esta questo j havia cado no
concurso do CREA-DF e consta em nossa
lista de exerccios.
120 O piso do espao
reservado guarda dos
E A umidade um fator que compromete a
qualidade dos documentos. Deve-se evitar o
documentos deve ser lavado
semanalmente com gua e
sabo neutro a fim de se
evitar as aes de agentes
nocivos.
uso de gua no interior do arquivo,
preferindo-se sempre a utilizao de panos
midos para a limpeza dos mesmos.

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - SGA
*** A numerao referente Prova Alfa ***
Acerca da organizao dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.
116. Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. (C)
Comentrio:
Arquivamento a forma como so organizados os documentos no arquivo, ou seja, refere-
se ao acondicionamento e ao armazenamento dos mesmos .
117. O mtodo de arquivamento determinado em funo da espcie e da data do
documento. (E)
Comentrio:
O item est incorreto, pois o mtodo de arquivamento determinado pela natureza do
documento e pela estrutura da instituio em questo.
118. O mtodo de arquivamento alfabtico considerao o nome como elemento principal.
(C)
Comentrio:
O item est correto, pois o mtodo alfabtico organiza os documentos a partir do nome em
destaque nos mesmos.
119. O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento
principal (E)
Comentrio:
O item est incorreto, pois o mtodo geogrfico organiza por local ou setor de produo
do documento. O mtodo que utiliza a data o numrico cronolgico.
120. O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples,
cronolgico ou dgito-terminal. (C)
Comentrio:
Os mtodo de arquivamento podem ser do tipo alfabtico ou numrico. Na obra Arquivo:
Teoria e Prtica, Marilena Leite Paes divide os mtodos do tipo numrico em: numrico
simples, cronolgico e dgito-terminal. A surpresa ficou por conta do ltimo (dgito-
terminal) que nunca havia sido citado nos concursos anteriores, da o motivo de no ter
dado destaque para o mesmo, o que tornou esse item o nico complicado.
Comentrio Geral:
Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, no cobrou nenhum item de Teoria das 3
Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam preparados para este assunto. De qualquer
forma, os itens foram simples, e, a exceo do ltimo, que trouxe um item novo at ento
nas provas do Cespe, os anteriores, inclusive, j haviam sido cobrados em provas anteriores
e estavam em nossa lista de exerccios.

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - ANEEL
Acerca da organizao dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.
48. Assinale a opo que no implica em restrio de acesso.
(A) Documento secreto
(B) Documento ostensivo
(C) Documento confidencial
(D) Documento reservado
(E) Documento sigiloso
Comentrio:
Naturalmente, o item correto o item B e no o A, como consta no Gabarito divulgado
pela Esaf. Clique aqui para saber como argumentar em seu recurso. No deixe de entrar,
pois se no houver recursos, o gabarito ficar errado e, s vezes, um ponto faz toda a
diferena.
42. De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os
documentos mais recentes e freqentemente consultados localizam-se nos
(A) arquivos permanentes.
(B) arquivos histricos.
(C) arquivos correntes.
(D) arquivos intermedirios.
(E) arquivos de segurana.
Comentrio:
Documentos recentes e freqentemente consultados... pra variar um pouco (dcima vez que
cai este item. No possvel que algum teve dificuldades).
43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a seguir.
I - Documento oficial aquele emitido ou rreconhecido por instituio do poder pblico.
II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um mesmo documento.
III - O emissor a pessoa ou entidade responnsvel pela produo de um documento,
independente de conter assinatura.
IV - A guia-fora um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua
remoo temporria.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
Todos os itens esto corretos e se referem terminologia arquivstica. Algumas questes
anteriores, comentadas em sala de aula, continham tais termos.
44. A atividade de avaliao documental tem por finalidade:
I orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu interesse.
II permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio.
III distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificao.
IV otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos igual a
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
praticamente a mesma questo da Polcia Federal, comentada em sala de aula (questo
72 de nossa lista de exerccios. Entende-se por avaliao a definio dos prazos de guarda
e da destinao final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles documentos que
podero ser eliminados, por no terem mais valor. Com isso, a instituio ganha espao,
alm de otimizar (gastar menos) com recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e
IV esto certos e os itens I e III esto incorretos, ou seja so 2 os itens corretos.
45. Constituem atividades de protocolo, exceto:
(A) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular.
(B) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio.
(C) controlar o trmite dos documentos na organizao.
(D) receber a correspondncia para expedio.
(E) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.
Comentrio:
Esta era a questo que comentei ser praticamente certa nesta prova, tendo inclusive
destacado os trs itens que poderiam aparecer como sendo o item incorreto (avaliao,
eliminao ou emprstimo). Espero que tenham se lembrado disso.
46. O instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento,
eliminao e mudana de suporte de documentos chama-se:
(A) plano de classificao.
(B) inventrio.
(C) listagem de eliminao.
(D) tabela de temporalidade.
(E) termo de recolhimento.
Comentrio:
Precisa? Pra quem viu uma aula inteira s de tabela de temporalidade, no possvel que
tenha tido dificuldades pra resolver este item.
62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relao classificao de documentos de arquivo, assinale as
assertivas a seguir:
I O mtodo geogrfico utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser
considerado a procedncia.
II No Sistema Decimal de Melvil Dewey a diviso dos assuntos parte sempre do geral
para o particular.
III O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
IV No mtodo numrico cronolgico, alm da ordem numrica, tem-se que observar,
tambm, a data dos documentos.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
Os itens I e IV no apresentaram dificuldades, pois tratam de assuntos comentados em
sala. A surpresa ficou para os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do
Cespe e, por isso, no cheguei a comentar em sala. O item II est correto, pois o Plano de
Classificao dos Arquivos segue a tcnica desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecrio
ingls, que dividiu o conhecimento humano em 10 reas, partindo do geral, subdividindo
cada rea em 10, at chegar no particular, sistema este utilizado em bibliotecas (CDD
Cdigo Decimal de Dewey). pena, pois muitos alunos devem ter tido problemas nesta
questo...
48. Conforme a Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, assinale a opo incorreta.
(A) A administrao da documentao pblica ou de carter pblico, compete s
instituies federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.
(B) Os documentos de valor intermedirio so inalienveis e imprescritveis.
(C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social.
(D) Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recebimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal.
(E) A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica no
recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Comentrio:
Apesar de no termos comentado em sala toda a lei, esta questo, nica sobre a parte de
Legislao Arquivstica, no trouxe problemas, pois o item incorreto diz que os
documentos com valor intermedirio jamais perdero o valor (imprescritveis), o que
sabermos tratar-se de afirmao incorreta, pois, na fase intermediria, o documento tem
valor administrativo, e ir, fatalmente, perd-lo, quando ento ser destinado destruio
ou guarda permanente.
49. Assinale a opo que no se refere a uma operao de conservao.
(A) Varredura.
(B) Alisamento.
(C) Desinfestao.
(D) Laminao.
(E) Limpeza.
Comentrio:
Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questes anteriores aplicadas pelo Cespe, que
nunca haviam citado os mtodos de conservao. O item correto a letra A, pois o
restante se trata de mtodos de conservao dos documentos, citados pela bibliografia
arquivstica.
50. Com relao ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas.
I Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em
local predeterminado.
II No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas
hidrogrficas e esferogrficas.
III Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invs das
auto-adesivas.
IV Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os
documentos se dobrem dentro delas.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.
Comentrio:
O nico item incorreto o item III (etiquetas que colam quando umedecidas, afinal, como
sabemos, os documentos no devem ser acondicionados em locais com umidade muito alta,
o que inviabilizaria a utilizao de tais etiquetas). De qualquer forma, a questo veio
repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a
maioria.
Comentrio Geral:
Em geral, as questes cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em seus
concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o que
deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando acima de 7 j uma marca
excelente, visto que a grande maioria dos candidatos no tem qualquer noo dos assuntos
cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NO DEIXEM DE ENTRAR COM
RECURSO NA PRIMEIRA QUESTO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENA.

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - POLCIA FEDERAL
*** A numerao referente Prova Verde ***
A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento de
acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem.
Comentrio do enunciado:
A avaliao a definio de prazos de guarda e destinao final dos documentos, que
permitir eliminar documentos na instituio. realizada pela Comisso de Avaliao de
Documentos ao se criar a Tabela de Temporalidade.
96. A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de
materiais. (E)
Comentrio:
A avaliao realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder
economizar em sua guarda, tanto no que se refere pessoal como a recursos materiais.
97. A avaliao de documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao.
(C)
Comentrio:
A avaliao, que tem como decorrncia a criao da tabela de temporalidade, permite
organizar os documentos por assunto, alm de possibilitar a eliminao daqueles
documentos que no tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos
ser menor e os que forem conservados estaro organizados, o que facilitar a sua
recuperao (localizao).
98. A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico. (C)
Comentrio:
Aps a avaliao, alguns documentos sero definidos como passveis de eliminao, o que
permitir ganho de espao fsico no arquivo.
99. Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao
documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. (C)
Comentrio:
Os integrantes da Comisso de Avaliao de Documentos, responsveis pela avaliao,
devem ter conhecimento da estrutura e funcionamento da instituio, assim como as
caractersticas dos documentos avaliados, para que possam melhor desempenhar sua
atividade.
100. A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo
corrente. (C)
Comentrio:
No acredito que algum tenha tido dificuldades nesta questo, afinal, todos saram
experts em tabela de temporalidade e eliminao de documentos, que, por sinal, pode
ocorrer, de acordo com a tabela, nas fases corrente e intermediria e NUNCA na
permanente. Essa questo j havia cado no TST 2003, questo comentada em sala, e
ainda era o item 9 dos exerccios disponibilizados aqui em minha pgina referentes
Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6 aplicado em vrias de minhas turmas.
Ainda contam com o fato de muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a
eliminao s ocorre na fase permanente....
A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados
pressupe atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao.
Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
101. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas
suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve utilizar espaos
fsicos que recebam diretamente a luz solar. (E)
Comentrio:
Conforme comentado em sala, a luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta
questo, inclusive, j havia cado, com outras palavras, no CREA-DF 2003, alm de
termos comentado a mesma em sala de aula (penlima questo da lista de exerccios, item
1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em algumas turmas, tambm falou sobre esse
assunto (Deve-se evitar a exposio do documento luz solar...)
102. O O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode
emprest-lo a outros setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver
algum pedido de informao. (E)
Comentrio:
O emprstimo poder ocorrer nas fases corrente e intermediria, sendo que apenas a
permanente no poder realiz-la. Este , inclusive, o item 50 dos exerccios de Teoria das
3 Idades disponveis aqui em minha pgina. O emprstimo pode ocorrer nos arquivos
correntes, que inclusive configura a <<tramitao>> dos documentos.
103. Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a atuao, o
controle da tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda. (E)
Comentrio:
Tais atividades so responsabilidade do <<PROTOCOLO>>. O Protocolo atividade da
fase corrente, mas, da forma como est, a questo sugere que tais atividades so
desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos prprios setores em que os
documentos so produzidos, o que no verdade. Questes de Protocolo foram discutidas
em sala, pois j haviam cado em diversos concursos, e, como adiantei, sempr cobrado
sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do Simulado 6, aplicado em
algumas de minhas turmas, falava sobre tais atividades.
104. Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia
pelos funcionrios do rgo. (C)
Comentrio:
Esta , com certeza, a questo mais fcil de todas. aquela que adiantei que j havia
cado em pelo menos oito concursos e que, com certeza, cairia de novo. Constava,
inclusive, como item 9 do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em
pelo menos 6 questes comentadas de concursos anteriores. O item 14 disponvel nesta
pgina tambm falava sobre isso... Enfim, dispensa maiores comentrios, certo? Questo
GRTIS para todos... (quem estudou, claro!)
105. Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios
mtodos, como o geogrfico, o alfabtico e o numrico-cronolgico. (C)
Comentrio:
Como comentado em sala, existem vrios tipos de mtodos, que so de dois tipos:
alfabticos e numricos. Os mtodos do tipo alfabtico mais comuns so: alfabtico e
geogrfico (citados na questo) e os do tipo numrico so: numrico, cronolgico (citado
na questo) e ideogrfico. O fato de a questo ter citado numrico-cronolgico pode ter
confundido algum, mas havamos comentado que o mtodo cronolgico do tipo
numrico, item 3 do Simulado 5 aplicado em vrias turmas, o que torna a questo correta,
sem dvida.
Comentrio Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das trs idades e Tabela de
Temporalidade apresentou vrios itens: 4 ao todo, que no devem ter sido problema para
meus alunos. Os assuntos restantes (Protocolo, Preservao Mtodos de Arquivamento
tambm foram vistos em sala). Avaliao que talvez tenha complicado um pouco, pois
falamos bastante sobre criao da Tabela, definio dos documentos que seriam eliminados
e, da forma como caiu, o candidato teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre
o funcionamento da tabela. Enfim... No houve surpresas com relao ao contedo, e acho
que meus alunos se saram bem. Conforme previ, no costuma cair nenhuma questo sobre
leis e decretos, apesar de inmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem
no se preocupou com isso e aprendeu a prtica, certo? Caso alguma questo venha a
divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com recurso mais tarde, mas duvido que
isso acontea, pois as questes esto bem simples e no devem apresentar problemas
QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - STJ
PROVA VERDE
121. Para que a produo documental se d de forma racionalizada, recomendvel evitar a
reproduo desnecessria de documentos. (C)
Comentrio:
A reproduo desnecessria de documentos faz com que haja um volume maior de
documentos e, conseqentemente, dificulta a gesto documental.
122. Documentos originais no devem ser desmembrados de seus conjuntos. (C)
Comentrio:
Se o documento faz parte de um conjunto, no devem ser desmembrado do mesmo, sob
pena de perder o seu valor.
123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. (C)
Comentrio:
Os documentos devem ser classificados com seu cdigo de classificao constante na
Tabela de Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no arquivo corrente,
primeira fase em que o mesmo ser arquivado.
124. A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos.
(E)
Comentrio:
A principal funo do setor de protocolo o controle da tramitao de documentos. Para
tanto, o mesmo pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro, Controle,
Classificao e Expedio. Dentre as atividades do protocolo, no se encontra o
emprstimo, que atividade exclusiva dos arquivos correntes ou intermedirios.
125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituies
como o STJ denomina-se folha de autuao. (E)
Comentrio:
Para controlar a tramitao dos processos, utiliza-se o registro de protocolo (nmero de
protocolo)
126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de
terceira idade. (E)
Comentrio:
Questo fcil... Os documentos de 3a idade (permanentes) no precisam ter seu prazo de
guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois sero guardados definitivamente.
127. O plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de
documentos. (C)
Comentrio:
Ao utilizar o plano de classificao, pode-se organizar os documentos pelo seu cdigo,
facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperao dos mesmos.
128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos (E)
Comentrio:
O descarte (eliminao) no ocorre na fase permanente, apenas nas duas primeiras (corrente
e intermediria)
129. As minutas de documentos devem receber classificaes individualizadas em funo
do prazo de guarda a elas atribudo (E)
Comentrio:
As minutas (rascunhos dos documentos em elaborao) no so classificadas e muito
menos tm prazo de guarda, pois nem so documentos, ainda.
130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos
da fase corrente, aqueles que no forem descartados devem ser recolhidos fase
intermediria. (E)
Comentrio:
Aps cumprido o prazo da fase corrente, os documentos que no forem descartados
(eliminados) podem ser transferidos para a fase intermediria ou recolhidos para a fase
permanente. Observe que o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (No existe
recolhimento para a fase intermediria).
Comentrio Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das trs idades e Tabela de
Temporalidade dominou as questes de arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130).
Alm disso, conforme comentei em sala, algumas apostilas e at alguns professores pregam
a eliminao na fase permanente como possvel, o que no aceito pela Arquivologia,
conforme fica claro na questo 128.
A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram alguns termos desconhecidos
para alguns candidatos (desmembramento e minuta), o que pode ter complicado um pouco.
Enfim... Boa Sorte para todos!