Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Apostila de Arquivologia
Apostila de Arquivologia
1.
2.
Introduo ........................................................................................................................ 5
Arquivos: Elementos e Definies................................................................................... 5
2.1.
Estgios de sua evoluo ......................................................................................... 6
2.2.
Extenso de sua atuao........................................................................................... 7
2.3.
Natureza dos documentos ........................................................................................ 7
2.4.
Gnero (caracterstica) ............................................................................................. 7
2.5.
Natureza do Assunto (caracterstica) ....................................................................... 7
2.6.
Correspondncia ...................................................................................................... 8
2.7.
Tipo de Arquivamento ............................................................................................. 8
2.8.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo ................................................................. 8
2.9.
Centros de documentao ou informao ................................................................ 9
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes..................................................... 9
3.1.
Levantamento de Dados......................................................................................... 11
3.2.
Anlise dos dados coletados .................................................................................. 11
3.3.
Planejamento.......................................................................................................... 11
3.3.1.
Posio do arquivo na estrutura da instituio............................................... 11
3.3.2.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo .. 11
3.3.2.1. Centralizao.............................................................................................. 12
3.3.2.2. Descentralizao ........................................................................................ 12
3.3.2.3. Coordenao .............................................................................................. 12
3.3.3.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao.................................... 12
3.3.3.1. Sistemas de registro ................................................................................... 13
3.3.3.2. Elementos de Classificao........................................................................ 13
3.3.3.3. Princpios de classificao ......................................................................... 14
3.3.4.
Escolha das Instalaes e equipamentos........................................................ 14
3.3.5.
Constituio de arquivos intermedirios........................................................ 16
3.4.
Implantao e acompanhamento............................................................................ 16
4. Gesto de documentos ................................................................................................... 16
4.1.
Protocolo ................................................................................................................ 16
4.2.
Registro e movimentao....................................................................................... 17
4.3.
Expedio............................................................................................................... 17
4.4.
Organizao e Arquivamento ................................................................................ 17
4.4.1.
Mtodos de Arquivamento............................................................................. 17
4.4.2.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) .............................................................. 18
4.4.2.1. Regras de Alfabetao ............................................................................... 19
4.4.3.
Mtodo Geogrfico ........................................................................................ 21
4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a
correspondncia) ........................................................................................................ 21
4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente ................................................. 22
4.4.4.
Mtodo numrico simples.............................................................................. 22
4.4.5.
Mtodo numrico cronolgico ....................................................................... 22
4.4.6.
Mtodo Dgito-terminal ................................................................................. 23
4.4.7.
Mtodos por assunto (ideogrficos)............................................................... 23
4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico ............................................ 23
4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio .................................................. 23
4.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex ..................................................... 24
1
9.
1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os
arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na
fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da
produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da
me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um
prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a
importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em
trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de
museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram
um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade
principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais
direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,
eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo
administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar
um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o
status de testemunhos da histria.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Gnero (caracterstica)
2.5.
2.6.
Correspondncia
2.7.
Tipo de Arquivamento
2.8.
2.9.
3.1.
Levantamento de Dados
3.2.
3.3.
Planejamento
11
3.3.2.1. Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo
dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
3.3.2.2. Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a
cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de
atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o
compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece
basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos
arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos
setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
3.3.2.3. Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO
CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A
coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas
especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial;
promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio;
treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies
peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder
constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente
da entidade.
3.3.3. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de
conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser
rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se
necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma
a refletir a funo do rgo.
12
14
1
Notao a inscrio feita na projeo,
podendo
ser
alfabtica,
numrica
ou
alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
fechada. Ser aberta quando indicar somente o
incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa
ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
3.4.
Implantao e acompanhamento
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de
documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
4.1.
Protocolo
antecedentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para
ser feita a juntada
Interpretar e classificar a correspondncia
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
Passo
12
13
4.2.
Atividades
for o caso
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao
4.3.
Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do
assunto, primeira distribuio
5
Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e
assunto, rearquivando-as em seguida
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
Expedio
4.4.
Atividades
Receber a correspondncia
Verificar se no faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cpias
Separar o original da cpias
Expedir o original com os anexos
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
Organizao e Arquivamento
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse
rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa
passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
17
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabticos
Ideogrficos
Numricos
Padronizados
Enciclopdico
Dicionrio
Duplex
Decimal
Unitermo
Indexao
coordenada
ou
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Arquivam-se:
Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro;
Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
2.
Lus.
4.
Exemplo:
Arquivam-se:
5.
Filho.
Arquivam-se:
Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria
Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando
servirem de elemento de descrio.
7.
Exemplo:
Silva Mozila.
Arquivam-se:
Mozila, Slvia.
8.
Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo:
3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras
Cachoeira dos 4
Arquivam-se:
Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras
Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.
4.4.3. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de
recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
24
Assemblia
extraordinria
sobre a continuidade da
para
greve
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
N 0012
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
1
0311
0421
0461
0531
2
0172
0232
0252
3
0063
00173
00243
4
004
0134
0244
5
0135
0235
0465
6
0006
0026
0236
7
0017
0417
0317
8
0008
0098
0128
9
0099
0149
0439
2
0212
0322
0512
3
0003
00193
00283
4
0004
0144
0234
5
0145
0245
0475
6
0016
0345
0575
7
0127
0527
0427
8
0018
0108
0138
9
0199
0239
0399
Metalrgicos
0
0120
0340
0530
1
0411
0521
0631
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as
palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado
para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos
especiais.
de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no
a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.
4.4.8. Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo
trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas
e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que
depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
4.4.9. Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao,
codificao, ordenao e guarda dos documentos.
4.4.9.1. Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o
mesmo se destina ao arquivamento.
4.4.9.2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referncias cruzadas.
4.4.9.3. Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe
sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
4.4.9.4. Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado.
4.4.9.5. Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao
adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
26
4.5.
Emprstimo e consulta
4.6.
reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda
desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como
documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel
quando se tratar de documentos confidenciais.
4.6.1. Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data
em que cessa o valor do documento.
4.6.3.2. Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm
so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para
consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em
jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como
esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de
uma empresa encontra-se nesse suporte.
4.6.3.3. Microfichas
33
34
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao
seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho
de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo:
preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua
reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto
4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e
seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir
claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia
pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos
pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h
transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e
privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e
autenticao de cpias.
36
5.1.
Atividades de arranjo
38
a)
b)
c)
39
5.2.
5.2.1.1. Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos
existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a
estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo
total do arquivo.
5.2.1.4. Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam
respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais
fundos.
5.2.1.5. Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos,
segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo
de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos,
quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
NO REPETIO DE INFORMAO
45
5.3.
Atividades de conservao
47
5.3.1. Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia
qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em
qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto
original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.
5.3.2. Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa
operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
5.3.3. Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
5.4.
Restaurao
48
5.4.2. Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e
fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de
reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
5.4.3. Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e
o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
5.4.4. Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha
de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por
ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado
na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo
ideal.
5.4.5. Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da
laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so
substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com
solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
5.4.6. Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um
espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas.
49
5.5.
Atividades de referncia
50
Leis e Decretos
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir
Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia,
submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua
desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios,
conforme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os
documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente
autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a
pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para
fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo
rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas
e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
51
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO III
52
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art.
28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o
acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total
ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso
respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero
ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao,
desde que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
53
Leis e Decretos
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
54
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam
identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio.
So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
55
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta
lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
56
Leis e Decretos
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos
pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de
arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073,
de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,
para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura,
cincia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
57
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses
Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa
medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
58
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas
necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor
solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos,
interagindo com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
59
CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das
finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:
I - comparecer s reunies;
60
CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos
presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao
presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que,
aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia de, no
mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
61
Leis e Decretos
9.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
o
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
o
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
o
criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
o
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159,
de 1991;
62
2 Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado
Federal, respectivamente.
o
63
5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
o
2 As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a
convenincia de adoo dessa medida.
o
Art. 6 O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
o
Art. 7 O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio.
o
64
1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar
o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
o
2 As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central,
zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do
ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e
social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses
especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo
constante atualizao.
65
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem
prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou
deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
o
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de
o
maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ
constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas
pblicas, na sua esfera de competncia.
o
1 O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
o
3 Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no
o
2 , enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo
expedida pelo CONARQ.
o
66
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso
permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo
de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos
de valor.
o
67
1 A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do
respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
o
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n
o
o
3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
o
1 O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente
constituda pelo CONARQ.
o
3 Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da
o
Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de
o
sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil
e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio
para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do
acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietrios ou detentores.
68
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
o
o
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3 do art. 3 .
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
o
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n s 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
o
69
Leis e Decretos
10.
70
71
Leis e Decretos
11.
RESOLUO N 2
72
Leis e Decretos
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
12.
73
Leis e Decretos
74
75
Leis e Decretos
76