Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
em
Administrao,
Moda,
Turismo
Eventos
da
UNISUL
da
Contato:
geraldo.campos@unisul.br
PROMOO
APOIO
EXECUO
Como
presente
proposta
trata
da
realizao
de
realiza
municpios,
que
trabalho
direto
oportuniza
uma
junto
execuo
associaes
uniforme,
de
com
CONTATOS DA EGEM:
Telefone: (48) 3221.8800
E-mail: egem@egem.org.br
Acesse a programao de cursos e eventos:
www.egem.org.br
INDCE
1
1.1
1.2
Metodologia......................................................................................................... 8
8.1
8.1.1
8.1.2
Fase de Comercializao.................................................................................. 30
8.1.3
8.1.4
8.1.5
8.1.6
8.1.7
8.1.8
8.1.9
10 REFERNCIAS ..................................................................................................... 45
1.1
GESTO DE EVENTOS
Objetivo do Curso
O Curso tem por objetivo formar e capacitar profissionais qualificados para
Metodologia
O Curso de Gesto de Eventos tem uma metodologia focada em contedos e
scio-tcnicas
scio-culturais,
por
meio
de
atividades
do
profissional
mediante
pesquisa,
planejamento,
11
Watt afirma (2007) que embora os eventos possam variar, a maioria deles
segue as mesmas etapas fundamentais em sua organizao, as quais so
progressivas. importante que esteja claro, pois qualquer deficincia na definio da
natureza da empresa poder acarretar problemas mais tarde, na identificao do que
ser feito e onde deve ser desenvolvido.
As ameaas para o setor de eventos so: falta de apoio comercial,
concorrncia de promoes semelhantes, tendncias econmicas e mudanas nas
prioridades de financiamento. J as oportunidades para o setor de eventos so:
12
. Tecnologia e poltica: esses so fatores que unem os demais citados. Eles permitem
que se automatizem processos, reduzindo o trabalho burocrtico e gerando eficincia.
Algumas das funcionalidades so: captura de dados do evento, fluxo automtico, base
de dados dos fornecedores, gesto de comunicao e registro dos participantes,
gesto do oramento do evento. Com relao poltica podemos citar como principais
tpicos: critrios ou princpios para registro e aprovao de eventos, acomodaes,
passagens areas, processos e meios de pagamento, tica relacionada a eventos
(programa de fidelidades, viagens de inspeo e de familiarizao, mimos de
fornecedores), normas de envio e segurana. O mais importante, quando se fala de
poltica de eventos ter em mente a cultura da empresa e o uso prudente de itens
mandatrios ou absolutos.
4
Impactos Positivos
- Vivncia compartilhada
Social e Cultural
Impactos Negativos
- Alienao da
comunidade
-Fortalecimento do orgulho
comunitrio
-Manipulao da
comunidade
- Legitimao de grupos
- Imagem negativa da
comunidade
- Aumento da participao da
comunidade
- Apresentao de idias
novas e desafiadoras
-Expanso de perspectivas
culturais
-Comportamento
destrutivo
-Abuso de drogas e alcool
-Deslocamento social
-Perda do conforto
-Aumento da conscincia
ambiental
-Poluio
-Perturbao acstica
- Melhoria de Transporte e
comunicao
-Engarrafamentos
-Destruio do patrimnio
-Transformao e renovao
14
urbana
Poltico
-Prestgio internacional
-Riscos de insucesso do
evento
-Melhora do perfil
-Desvio de fundos
-Promoo de investimentos
-Falta de responsabilidade
-Coeso social
-Propaganda enganosa
-Desenvolvimento de
capacidades administrativas
-Perda do controle
comunitrio
-Legitimao de Ideologia
-Promoo do destino e
incremento do turismo
-Resistncia da
comunidade ao turismo
-Aumento do tempo de
permanncia
-Perda de autenticidade
-Maior lucratividade
Turstico e Econmico
-Aumento da renda de
impostos
-Danos a reputao
-Explorao
-Preos inflacionados
-Oportunidades de negcios
-Custos de oportunidade
-Atividade comercial
-Gerao de empregos
-Perda Financeira
CLASSIFICAO DE EVENTOS
. Eventos nacionais itinerante: evento que no possui uma sede fixa, e que
dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades do mesmo pas,
reunindo pblicos e atraes de diversas regies e estados;
. Eventos regionais: eventos que acontecem em determinada regio do pas ou
estado. Geralmente o pblico freqentador oriundo da regio onde o evento
acontece;
. Eventos locais: so eventos que acontecem em uma cidade de forma localizada e
que abrange geograficamente um pblico restrito geograficamente;
. Eventos virtuais: eventos desenvolvidos tendo como ambiente a internet, na qual a
possibilidade de abrangncia amplia-se a todos que possuem o acesso a esta
ferramenta.
Com base na DATA sua classificao pode ser pensada na tica de Brito e
Fontes (2002) na qual apresentam, como:
. Evento com data fixa: data invarivel, na qual pode estar relacionada as datas
temticas, cvicas, religiosas, sendo realizados independente de calendrios ou
intervenes;
. Eventos com datas variveis: evento realizado de acordo com o desejo, necessidade
ou demanda daqueles que promovem o evento, na qual sua periodicidade e
freqncia podem variar de acordo com as estratgias estabelecidas;
. Eventos com datas nicas: so aes desenvolvidas com base em um fenmeno que
pode ser temporrio, uma tendncia, um lanamento, uma turn artstica, uma
manifestao ou outra causa que sua data seja determinada e no repetida;
Neste foco se faz necessrio pensarmos na PERIODICIDADE como uma
forma de classificao, como:
. Eventos anuais: eventos que acontecem uma vez a cada ano;
. Eventos Poli-anuais: eventos que acontecem a cada dois, trs ou quatro anos ou
mais;
. Eventos Semestrais: aes desenvolvidas semestralmente com datas e locais prestabelecidas ou no;
. Eventos Trimestrais: desenvolvidos a cada trs meses, como reunies empresariais
e outras manifestaes;
16
clubes,
estdios,
casas
de
espetculos,
teatros,
centros
de
HALL,C.M.Hallmarktouristeventsimpactsmanagementandplanning.BelhavenPress:Londres,
1992.
17
18
mercadolgicas,
humanas
filosficas
visando
de
comcios,
passeatas,
carreatas,
visitas
empreendimentos,
19
21
adequado,
que
permitem
interao
entre
os
23
24
Montagem em Auditrio
Montagem Escolar
Montagem em Mesa
25
Montagem em Banquete
Montagem em Anfiteatro
Montagem em U
Montagem em Arena
26
8.1
desejos, por meio de aes de brainstorming junto aos proponentes gera como
resultado a tipologia do evento. J o mapa de recursos utilizando-se de check list ou
de brienfings de recursos fornece ao gestor a dimenso ou escopo do evento.
Estes
dados
criam
conceito
do
evento
possibilitando
os
seus
comunidade
do
entorno,
suas
caractersticas,
necessidades,
especificaes e formas de relaes. Isto define muito mais que o pblico alvo a ser
atingido com o evento, mas principalmente os players que se relacionaro antes,
durante e depois do evento.
A criao de ambientes que possibilitem a integrao entre sujeito e atividade,
ao mesmo tempo em que possibilite uma imerso em uma nova atmosfera faz com
que os aspectos subjetivos e racionais sejam aflorados, gerando novas experincias.
Para tal, necessita-se pensar qual o conceito que se deseja ao evento e como
chegar at isto. Uma das formas definir valores com base em palavras-chaves. Esta
definio possibilita de forma clara os direcionadores das aes, bem com o perfil do
target, dos espaos, as atraes e outras variveis que compe o evento.
Cada gestor em cada empresa ou em cada projeto necessita criar uma
metodologia de trabalho ou adotar metodologias existentes, utilizando-se de sistemas
de informaes e formulrios para registros das aes que devero ser desenvolvidas.
Mapas arquitetnicos, fotos e visitas aos locais do evento facilitam a visualizao e o
planejamento das aes que sero desenvolvidas nas prximas fases da gesto, bem
como referencias de eventos ou projetos j realizados, pois isto possibilita o start da
concepo ou mesmo a convergncia dos elementos de referencia para a criao do
conceito. Todas estas variveis so importantes, pois subsidiam o desenvolvimento
dos projetos, as previses oramentrias, o mapa de target e as aes posteriores.
Conceber, identificar, planejar e desenvolver conceitos so as principais atuaes do
profissional nesta etapa, sempre focado nos objetivos estratgicos e no mercado.
27
Fase
Concepo
e
Dimensiona
mento
Macro Aes
Ferramentas
Resultados Esperados
Identificao das
Necessidades e
Desejos
Brainstorming
Tipologia do Evento
Mapa de Recursos
Briefing
Dimenso
Definio de Target
Mapa de Target
Foco de Atuao.
ideias variveis para que a tomada de deciso seja de acordo com aquilo que
necessrio, vivel e eficaz.
Fase
Criao do
Produto
Evento
Macro Aes
Ferramentas
Resultados Esperados
Desenvolvimento do
Projeto
Resultado da
Fase Anterior
Projeto
Levantamento de
Custos
Planilha de Custos
Investimento
Proposta Comercial
Apresentao
Executiva
Produto Comercial
29
30
31
Macro Aes
Captao de
Recursos
Comercializao
Ferramentas
Resultados Esperados
Aproximao
Contato
Apresentao
Conhecimento do Produto
Negociao
Alinhamento
criao
do
conceito
possibilita
para
equipe
de
concepo
Complexidade do Marketing
Fonte: Jhon R. Rossiter and Peter J. Danaher. Advanced Media Planning. Kluwer
Academic Plublishers, 1998, BCG analysis.
33
pois
auxiliar
no
desenvolvimento
das
proposies
que
sero
Macro Aes
Ferramentas
Resultados Esperados
Aproximao
Contato
Promoo
Conhecimento do
Produto
Venda Direta
Maior Lucro
Venda Pacote
Maior Volume
Induo de Preo
Antecipao de Receita
Convites
Mobilizadores
Pr-feedback
Expectativas
Comunicao
Adeso
Inscries
37
Fase
Macro Aes
Plano de aes
PrProduo Montagem
de Planos
Plano de Recursos
PrProduo
Montagem de Materiais
Ferramentas
Resultados Esperados
Mapa Logstico
Mapa Funcional
Cronograma de
Desembolso
Fluxo de Caixa
Painel SujeitoAo
Visualizao da Tarefa
Locao
Produto/Servio
Aquisio
Investimento
Contratao de
RH
Indicao
Infra estrutura de
Suporte
Kit Comercial
Agilidade
Kit de
Comunicao
Identidade
Kit Target
Resposta
Kit Sade
Segurana
38
39
Fase
Macro Aes
Infra estrutura de
Suporte
Produo
Infra estrutura do
Evento
Ferramentas
Resultados Esperados
Transporte
Acesso
Hospedagem
Acolhida
Segurana
Tranqilidade
Alimentao
Conforto
Montagem de
Estrutura
Espao Fsico
Montagem do
Entorno
Segurana
Montagem
Decorativa
Humanizao/ Esttica
Montagem
Audiovisual
Acesso a Informao
Montagem de
Som e Luz
Amplificao/ Destaque
caractersticas diferenciadas quanto a sua produo, visto que grande parte das aes
necessitam de uma infra estrutura especifica sendo singular.
Os riders que determinam as necessidades tcnicas e de estrutura de palco,
back stage, equipamentos e necessidades pessoais dos artistas so instrumentos
valiosos para o organizador de eventos. Com o delineamento das tarefas a serem
desenvolvidas a produo deve se ocupar das montagens necessrias quanto
cenrios, iluminao e sonorizao, ajuste de estruturas leves como: instrumentos
musicais, estantes, retornos sem fio, TPs, etc. Outra preocupao est na estrutura de
back stage como, camarins, banheiros, espaos de imprensa autorizadas, ambientes
de alimentao, relaxamento, que possibilitam um maior conforto aos artistas.
O roteiro artstico e a programao, juntamente com os testes e passagens de
som e luz devem ser entregues e ajustados de acordo com a produo das atividades
e com o artista em momentos anteriores do inicio do evento. Uma rigorosa superviso
e controle das aes devem ser desenvolvida pela coordenao de produo junto as
demais reas para que o evento possa iniciar e para que todas as suas interfaces
possam ser executadas com sucesso.
Fase
Produo
Macro Aes
Eventos Artsticos
Ferramentas
Resultados Esperados
Ajuste Estrutura
Leve
Acomodao
Roteiro Artstico
Programa
Passagem de
Som e Luz
Alinhamento
Preparao Back
stage
Condies ao Artista
Preparao do
Stage
Local da Ao
Abertura
Inicio
Execuo e
Superviso
Controle
Macro Aes
Ferramentas
Resultados Esperados
Receptivo
Acolhida
Passagem de
audiovisual
Alinhamento
Ajuste de
Cerimonial
Alinhamento do
Programa
Apresentao
Anncio Pblico
Execuo e
Superviso
Controle
Eventos TcnicoCientficos
Produo
as
reas
envolvidas
so
responsveis
pelas
desmontagens,
sendo
todos
possam
ser
encaminhados
ao
setor
financeiro
encaminhamentos.
8.1.9 Fase de Ps-evento
nesta
fase
que
aqueles
vencimentos
que
no
foram
realizados
CONSIDERAES FINAIS
Muito mais que fazer um evento o gestor deve pensar que atua com pessoas
para pessoas, que cada objetivo, necessidade, expectativa ou desejo deve ser uma
realizao tanto de seu trabalho, quando de sua existncia e que fazer para algum
fazer para si mesmo.
Muito mais que planejar projetos, analisar cenrios e projetar com base em
fluxos, processos e ferramentas o gestor de eventos devem possuir um modelo mental
inspirador, inovador e empreendedor, podendo transcender a gesto como
conhecimento e aplic-la para resolver problemas sociais, econmicos, ambientais e
de comunicao entre aqueles que desejam e aqueles que executam.
Ao mesmo tempo em que deve estimular seus colaboradores a busca
constante da excelncia em todas as variveis da vida, conduzindo-os no
entendimento que a vida precisa ser plena e que a cada instante a mudana e a
transformao a nica certeza que nos resta e ao mesmo tempo em que aquele de
deixou de aprender comeou a morrer.
Que a paixo pelos eventos oriunda do radical Pathos que significa sentir
possa transformar-se em amor do latin a-mor, que significa algo eterno e que a vossa
animao que oriunda de anima, que significa alma possa a cada dia e-venir, ou seja
voltar, radical da palavra evento.
Que a paixo e o amor por aquilo que fazemos nos tragam a cada evento uma
animao de retornar aos eventos e buscar a satisfao das pessoas que esto
conosco.
Que os Deuses estejam com voc e desejo sade e boa sorte.
44
10 REFERNCIAS
ARGANO, L.; BOLLO, A; SEGA, P.D.; VIVALDA, C. Gli eventi culturali: ideazione,
progettazione, marketing, cominicazione. Milano, FrancoAngeli, 2005.
BRITO, J.; FONTES, N. Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do
turismo. So Paulo: Aleph, 2002
CAMPOS, J. G. C. Gesto de Eventos. Florianpolis, TVCOM, 2011.
FERREIRA, R. S.; WADA, E. K. Eventos uma alavanca de negcios: como e por
que implantar PEGE. So Paulo: Aleph, 2010
KOTLER, P. Administrao de marketing: a edio do novo milnio. So Paulo:
Pearson Prentice Hall, 2000.
MATIAS, M. Organizao de Eventos. 2 ed. Barueri SP: Manole, 2002.
MARTIN, V. Manual prtico de eventos. So Paulo: Atlas, 2003.
NICHOLS, B. Gerenciamento profissional de eventos. Trad. Milena Carvalho, 1
edio brasileira, traduo da 2 edio americana (1989). Fortaleza, ABC Fortaleza,
1989.
PAIVA, H. A. B. de. Planejamento estratgico: como organizar um plano estratgico
para eventos tursticos e empresas de eventos. So Paulo: Atlas, 2008
PHILLIPS, J. J.; MYHILL, M.; MACDONOUGH, J. B. O valor estratgico dos
eventos: como e porque medir ROI. So Paulo: Aleph, 2008
POIT, D. R. Organizao de eventos esportivos. 4. Ed. So Paulo: Phorte, 2006.
ROSSISTER, J; DANAHER, P. J. Advanced Media Planning. Kluwer Academic
Plublishers, 1998, BCG analysis.
S, D.; S, D. de. Sports Marketing: as novas regras do jogo. Porto: IPAM, 2009
SERRA, F. A. R. Administrao estratgica: conceitos, roteiro prtico e casos. Rio
de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2003
WATT, D. C. Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2007
ZANELLA, L. C. Manual de organizao de eventos: planejamento e
operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2003.
45