O RELATÓRIO DE VISITAS.

Este parece ser, das ferramentas gerenciais, a mais polêmica de todas. Sempre que
abordamos o assunto observamos a reação contrária de um número significativo de
gerentes, vendedores e representantes. E as justificativas para a rejeição do
relatório de visitas são as mais variadas.
Começam por uma pecha de burocratizar a atividade de vendas e vão até a – falsa
– razão de criar ‘vinculo empregatício com os representantes. Vamos examinar o
assunto por partes e tentar resgatar este importante item de controle da força de
vendas.

Toada a atividade de vendas deve ser avaliada pelo seu resultado, isto é, o número
de pedidos que a força de vendas gera para a empresa. Até este ponto estamos
todos de acordo. Mas a principal dúvida que inquieta todo gerente de vendas é:
- Está a minha força de vendas realizando o esforço necessário para cumprir as
suas metas?
- Se não as está cumprindo, qual a razão?
- Todos os clientes estão sendo visitados?

Não existe nenhum outro instrumento para responder estas questões além do
relatório de visitas.

Os gerentes que relutam em usar esta ferramenta de controle alegam que:

- Os vendedores e representantes não querem fazê-lo;
- As observações contidas nos relatórios são insuficientes para tomar decisões;
- Ocupa um tempo considerável para a leitura e resposta;
- Com o tempo torna-se repetitivo.

Os vendedores e representantes respondem com mais objeções:

- O tempo é para vender e não para preencher relatórios;
- A empresa (o gerente) não lê, ou se lê não dá retorno;
- Quem deve saber os clientes a visitar é o representante.

E assim foi sendo destruído, ao longo do tempo, um dos mais eficazes instrumentos
de controle do esforço de venda. Vamos lembrar que “a venda é resultante do
esforço empreendido para realizá-lo”

A UTILIDADE DO RELATÓRIO DE VISITAS

O relatório de visitas pode ter inúmeras utilidades se empregado adequadamente,

vamos examinar algumas delas.

- Acompanhar quem está sendo visitado e qual o resultado da visita;

- Acompanhar a produtividade do vendedor/representante em relação ao número
de visitas e a efetividade de pedidos;
- Acompanhar a venda em relação ao potencial dos clientes visitados e as vendas
feitas;
- Estabelecer metas de visita por vendedor/representante;
- Saber o que está acontecendo com a força de vendas;
- Acompanhar os movimentos da concorrência. (Fatos e números)
- Identificar o ritmo da venda e se as metas poderão ser cumpridas.

Com tantos benefícios é estranho que o relatório de visitas seja rejeitado, até de
forma veemente, em algumas empresas. Temos algumas hipóteses que vamos
propor ao debate dos nossos leitores.
A primeira refere-se ao controle. A maioria das pessoas lida mal com a
obrigatoriedade de prestar contas das suas atividades e de estar sendo controlada.

A segunda é de ordem interna das empresas. A existência de um relatório de visitas

estabelece a obrigatoriedade da sua leitura e conseqüente resposta. Isto toma
tempo. Mas perguntamos. Existirá outra tarefa mais importante do gerente de
vendas além de estar diuturnamente a par do que está acontecendo no campo?

Como usar o relatório de visitas de forma inteligente.

A área de vendas deve prepara com antecedência o pré-relatório com as

informações dos clientes da carteira do vendedor/representante com as seguintes
informações:
Cliente, endereço completo, últimas compras (itens, quantidades e preços),
potencial de compra e campos em aberto para:
Data da visita, quem foi visitado, telefone, resultado da visita, informações sobre o
concorrente.

Este relatório poderá ser por escrito ou disponibilizado via internet.

A área de apoio a vendas deverá tabular os dados semanalmente e apresentá-los

ao gerente para análise e tomada de decisões.

Que informações são úteis ao gerente:

- Comparar o grau de efetividade das vendas em relação as visitas comprando o

desempenho entre vendedores/representantes;
- Identificar o grau de aproveitamento do potencial de vendas dos clientes e as
vendas efetivamente realizadas;
- Saber com antecedência se as metas serão cumpridas;
- Identificar movimentos da concorrência específicos por cliente ou região;
- Acompanhar o esforço da força de vendas juntos aos principais clientes;
- Identificar se a carteira de clientes está recebendo a quantidade de visitas
necessárias e no tempo certo.

A cada gerente cabe identificar, por ramo de negócio, outras informações úteis para
o seu trabalho.

Como lidar com a resistência ao relatório de visitas.

Os gerentes precisam resgatar esta importante ferramenta de controle da força de

vendas e torná-la uma base de relação com os seus vendedores e representantes.

Aos profissionais da venda é importante lembrar que faz parte do seu trabalho
prestar as informações referentes ao seu desempenho e ao seu esforço para
cumprir as metas.

Quanto a questão do vínculo com representantes, vale lembrar que a legislação

prevê:

LEI Nº 4.886, DE 9 DE DEZEMBRO DE 1965 (em vigor)

Art . 28. O representante comercial fica obrigado a fornecer ao representado,
segundo as disposições do contrato ou, sendo este omisso, quando lhe fôr
solicitado, informações detalhadas sobre o andamento dos negócios a seu cargo...
Autor: Vitor Hugo A. Toss, Consultor em Marketing , especialista em Gestão da
Força de Vendas.

Boa sorte, e boas vendas.

Nos encontramos na próxima semana.

Roteiro para Planejar suas Visitas

1. Investigar, previamente dentro do Portal, as circunstâncias que
afetam seu
trabalho (relativa ao mix de produtos, ao mercado do cliente e à
concorrência, a
cada cliente em particular).
2. Estabelecer o objetivo da visita.
3. Planejar seu trabalho (de cobertura de mercado – visitas e vendas).
4. Programar suas visitas.
5. Preparar seus argumentos (o que vai fazer, dizer e oferecer a cada
visita).
6. Visitar o maior número possível de cliente, antes selecionando o
mix de
produtos a oferecer a cada um de acordo com seu ramo de atividade.
7. Entrevistar as pessoas certas.(compradores e encarregados de
setor).
8. Realizar seu trabalho da forma mais completa possível quando na
presença do
Cliente, dando assistência a sua loja, limpeza de gôndola organização
do visual dos
produtos e exposição dos produtos, promovendo as vendas criar
situações de
promoções.
9. Descobrir e analisar problemas encontrando possíveis soluções.
10. Relatar adequadamente suas visitas (propostas apresentadas e
discutidas e
argumentos empregados, problemas e objeções encontrados,
resultados obtidos).
11. Revisitar criteriosamente em períodos curtos e constantes e se
possível
semanalmente ou quinzenalmente.
12. Acompanhar a evolução dos negócios junto a cada Cliente, nunca
forçando
valor de faturamento, deixando isso acontecer com naturalidade.
13. Preencher os pedidos com clareza e correção.
14. Acompanhar o processo de atendimento ao Cliente até uma
conclusão
satisfatória. Manter o Cliente informado e assistido, resolvendo os
problemas que
possam surgir e remarcações de preço.

um objetivo para realizar a visita;

uma ação especifica;
um plano para atingir o objetivo;
um procedimento especifico; e
o conhecimento de técnicas de vendas.
Plano de visita
Ligar para a Loja.
Verificar qual dia definido para atendimento aos fabricantes.
Marcar a visita.
Separar os produtos que pretendia oferecer: amostras, brindes,
kits...
Definir quais os benefício para o cliente que iria enfatizar durante a
demonstração.
Preparar e checar o material de vendas: folhetos, catálogos, tabela
de
preços, condições c