XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002

AUDITORIA E SUA UTILIZAO NA LOGSTICA

Liana Almeida de Figueiredo
Faculdades Integradas Esprito-santenses FAESA email: f_liana@hotmail.com

Abstract Current business environment complexity has amplified firms necessity to improve and to adapt their information procedures. Consequently, they are using the audit process to provide their information. This paper introduces some inferences and hypotheses on the use of audit on logistics systems. A review of the literature on general audit concept is showed focusing on the logistics audit models. As a complement, a management system and principles on audit activities are presented. Keywords: logistics, audit, management 1- INTRODUO O ambiente no qual as empresas esto inseridas tem passado por profundas alteraes em todas as variveis que afetam a prtica dos seus negcios. De acordo com Fawcett & Clinton (1996) dentre as principais questes relaciona-se o crescimento da competio global, o desenvolvimento de novas filosofias de produo, a grande nfase no uso de tecnologia de informao e a integrao das atividades que agregam valor na cadeia de suprimentos. Nesse ambiente competitivo a logstica tem gradativamente obtido maior visibilidade e importncia, assumido um papel estratgico. Sendo assim, preciso desenvolver um planejamento que busque o bom desempenho e a conquista tanto da eficcia quanto da eficincia organizacional. Entretanto, os planos logsticos podem ser feitos e implementados, mas eles por si s no so suficientes para garantir a realizao dos seus intentos. Associado ao planejamento, importante o desenvolvimento de uma sistemtica de controle. Segundo Bowersox & Closs (2001), avaliar e controlar o desempenho so duas tarefas necessrias para destinar e monitorar recursos. medida que a competncia logstica se torna um fator mais crtico na criao e na manuteno de vantagem competitiva, a preciso nessas tarefas torna-se mais importante, pois a diferena entre operaes rentveis e no rentveis tornase cada vez maior. Ballou (2001), estabelece que o processo de controle consiste em comparar o desempenho real em relao ao planejado e iniciar aes corretivas para aproximar os dois, se necessrio. Nesse sentido aparece a auditoria como uma ferramenta de suporte gerencial, fornecendo informaes importantes para o controle. Este trabalho apresenta a Auditoria como uma ferramenta de gesto, em especial nas atividades logsticas. Partindo-se da premissa que a perspectiva sistmica deve estar incorporada nas diversas funes gerencias, considera-se que as auditorias logsticas no devem ser fruto de aes independentes e isoladas. Na busca da otimizao dessa ferramenta gerencial, torna-se fundamental o desenvolvimento das auditorias logsticas dentro de um contexto gerencial sistmico. O presente artigo apresenta uma investigao terica relacionada a Auditoria Logstica. Trata-se de uma pesquisa bibliogrfica, realizada com propsito de fundamentar uma pesquisa maior onde buscar-se- analisar a utilizao da auditoria como ferramenta de gesto nos processos logsticos em pequenas e mdias empresas. Como metodologia de

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verificacao do modelo apresentado, pretende-se futuramente realizar investigacoes em empresas capixabas, do setor de confeco e que exportem seus produtos. Essa primeira etapa tem como finalidade, a construo do referencial terico e a definio de um modelo para sustentao da pesquisa de campo descrita no paragrafo anterior A escolha das empresas a serem investigadas, no estudo de caso, se dar por acessibilidade levando em considerao trs plos de confeco no estado do Esprito Santo: Colatina, Cachoeiro e Vila Velha. O artigo est estruturado da seguinte forma. Inicialmente apresenta-se o conceito de auditoria num mbito geral. A seguir, apresenta-se informaes a respeito de auditorias logsticas. Muito embora no exista uma literatura muito extensa o assunto, identificou-se algumas abordagens propostas por autores como Ballou, Lambert, Scovell e Gattorna. Apresenta-se neste trabalho, resumidamente, as propostas de Scovell (1996) e Lambert, Stock & Vantine (1998). A seguir, apresenta-se a abordagem desenvolvida por Karapetrovic & Willborn. como um modelo de sistema integrado de auditoria. A escolha dessa abordagem deve-se ao fato da mesma posicionar os diversos tipos de auditoria numa perspectiva maior dentro do contexto gerencial. Finalmente, faz-se algumas consideraes finais, onde ressalta-se a importncia da adoo das auditorias logsticas como uma prtica sistematizada e integrada ao sistema de gesto de qualquer organizao. 2- AUDITORIA Segundo Arter (1995) o termo auditoria originalmente vem da prtica de registrar carga de um navio escutando oralmente o capito chamar os itens e quantidades. O auditor representava o rei e estava l para garantir que todos os impostos sobre aquela carga seriam registrados corretamente. Assim, desde o princpio, os auditores estiveram associados com controle e conformidade. Dentro da realidade empresarial, a auditoria surgiu como conseqncia da necessidade de confirmao dos registros contbeis e em virtude do aparecimento das grandes empresas e a taxao do imposto de renda, baseado nos resultados apurados nos balanos. Sua evoluo ocorreu paralelamente com o desenvolvimento econmico no decorrer dos tempos. Tradicionalmente, o exerccio da auditoria a prtica da verificao dos registros contbeis que compreende o exame de documentos, livros e registros. Inspees de informaes, confirmaes internas e externas, relacionadas ao controle do patrimnio objetivam mensurar a exatido desses registros e das documentaes. Sob a tica administrativa, a auditoria contribui para reduo da ineficincia, negligncia, incapacidade e improbidade dos fatores de um processo. A contabilidade, certamente contribuiu muito para o desenvolvimento desta ferramenta gerencial, que por muito tempo esteve exclusivamente associada mesma. Entretanto, segundo Attie (1998) a auditoria tem experimentado expressiva evoluo nos ltimos anos, permitindo aos que militam na rea, um acrscimo substancial de conhecimentos em todos os campos que envolvem os diversos setores de uma organizao, no ficando s restrito ao setor contbil. Existem auditorias financeira, de qualidade, ambiental, de segurana, dentre outras. As atividades logsticas tambm devem ser foco de auditoria, fato que ser explorado mais adiante. De uma forma geral, pode-se entender a auditoria como uma avaliao planejada, independente e documentada para determinar se as exigncias acordadas, em um dado momento, num dado sistema, processo ou produto/servio, esto sendo satisfeitas. Esto contidos dois conceito importantes: conformidade com exigncias escritas (acordos planejados) e eficcia daquelas exigncias em satisfazer os controles bsicos da gerncia. A auditoria pode ser definida como o processo de comparar a realidade com as

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exigncias. Esta comparao resulta numa avaliao para a gerncia. Os gerentes querem saber esse as suas exigncias esto atingindo os controles necessrios Sendo assim, Gil (1996) define a auditoria como uma funo organizacional de reviso, avaliao e emisso de opinio quanto ao ciclo administrativo (planejamento / execuo / controle) em todos os momentos/ambientes das organizaes. Portanto, a auditoria uma funo administrativa que exerce a verificao/constatao/validao, via testes e anlise dos resultados dos testes, com conseqente emisso de opinio, em momento independente das demais trs funes administrativas (planejamento, execuo e controle), consoante os trs nveis empresariais principais (operacional, ttico e estratgico) As auditorias podem ser classificadas atravs de diferentes critrios que so aplicados de acordo com o contexto, necessidade e objetivo. De acordo com Arter (1995), de uma maneira abrangente, classifica-se as auditorias em duas categorias: conformidade e gerncia. Uma auditoria de conformidade busca a conformidade a um conjunto de regras. As regras no podem ser questionadas, so firmes. Elas so estabelecidas para dar garantia que as atividades foram executadas corretamente. Por sua prpria natureza, so reativas (no pr-ativas) e so binrias (passa ou no passa). Exemplos de auditoria de conformidade so auditorias de impostos, auditorias financeiras e auditorias de regularidade. Uma auditoria de gerncia procura tanto a conformidade com um conjunto de regras como a eficcia destas regras em atingir os objetivos de uma organizao. Aqui, as regras so contestadas, mas as exigncias bsicas no. Exemplos de auditoria de gerncia so auditorias da qualidade, auditorias ambientais, de segurana e de sade, auditorias operacionais e auditorias logsticas. 3 - AUDITORIA LOGSTICA Um efetivo sistema de controle logstico requer, dentre outras coisas, um levantamento peridico, preciso e relevante das informaes do desempenho das atividades realizadas. Uma grande fonte de informaes so as avaliaes logsticas, tambm denominadas auditorias logsticas. Uma avaliao peridica do sistema logstico deve fazer parte da estratgia logstica de qualquer organizao. A auditoria logstica uma ferramenta til pois permite: 1) identificar dados chave necessrios para um efetivo gerenciamento dos custos, do servio ao cliente, da confiabilidade, do tempo de ciclo e da qualidade dos servios desenvolvidos dentro das funes logsticas. A auditoria no s levanta os dados, ela fornece uma base de dados ao longo do tempo para uma avaliao continuada da performance logstica. 2) detalhar e melhor entender o ambiente, o que um primeiro passo essencial no processo de desenvolvimento da estratgia logstica. 3) auditar as funes logsticas para verificar se o sistema logstico est atingindo os requisitos do mercado, a um custo competitivo, com flexibilidade e, dentro de um tempo adequado. Isso ajuda a empresa a determinar o quo bem o sistema logstico est adaptado s mudanas de mercado. Segundo Ballou (2001), a auditoria logstica um exame peridico da situao das atividades logsticas. Um sistema de controle pode perder sua eficcia se a informao disponvel for imprecisa. A informao da auditoria usada para estabelecer novos pontos de referncia com os quais os relatrios so gerados e para corrigir erros que podem resultar do desempenho de determinadas atividades logsticas devido a informaes ruins. Auditorias logsticas so uma importante ferramenta gerencial e devem ser incorporadas no processo de planejamento anual. uma parte integrante do desenvolvimento da estratgia logstica e faz parte das atividades de gesto, podendo oferecer uma visualizao
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ampla e crtica que possibilita a identificao dos pontos vulnerveis da empresa no mercado, os nveis de desempenho insuficientes, as questes crticas para os clientes e qualquer falha relevante nos processos. Empresas de excelncia conduzem auditorias logsticas em uma base regular de pelo menos uma vez ao ano e algumas vezes com uma freqncia maior para garantir um melhor monitoramento e uma capacidade maior de resposta rpida mediante as mudanas no mercado. 3.1 MODELO DE SCOVELL PARA A AUDITORIA LOGSTICA De acordo com Scovell (1996) a auditoria logstica no nvel macro deve ser estruturada para responder as seguintes questes: 1- Os atuais objetivos estratgicos do sistema logstico so consistentes com as estratgias de negcio, de marketing e de produo da corporao? 2- Como a empresa est agindo com respeito aos desejos e preferncias do cliente? 3- Qual o verdadeiro custo total da funo logstica? Como ele se posiciona em relao a outras empresas concorrentes? 4- A empresa usa a capacidade e os recursos logsticos efetivamente? 5- A empresa gerencia efetivamente o fluxo de materiais atravs da sua Supply Chain? 6- O sistema de informao e a tecnologia utilizados atendem as necessidades dos usurios, do negcio e dos clientes? Logicamente esses pontos no so estanques nem todas as questes so igualmente importantes para todas as empresas, mas de qualquer forma pode-se utiliza-las como um check list no planejamento de uma auditoria logstica. Segundo o autor, os passos para o desenvolvimento da auditoria de forma consistente seriam: 1o. PASSO Avaliar a consistncia dos objetivos estratgicos da logstica 2o. PASSO - Determinar necessidades e preferncias dos clientes e estabelecer metas de desempenho 3o. PASSO Detalhar as operaes e praticas logsticas atuais 4o. PASSO Anlisar os dados logsticos 5o. PASSO Identificar e analisar projetos e iniciativas de melhoria 6o. PASSO Priorizar projetos 7o. PASSO Desenvolver um plano de implementao 8o. PASSO Implementar e auditar 3.2 MODELO DE LAMBERT, STOCK & VANTINE PARA A AUDITORIA LOGSTICA Segundo Lambert, Stock & Vantine (1998), um programa de auditoria deve ser conduzido rotineiramente, embora o perodo entre as auditorias possa variar conforme a empresa. Uma razo da auditoria logstica desenvolver um banco de dados para avaliar os vrios componentes do sistema operacional logstico e identificar as melhorias de produtividade. Conseqentemente necessrio identificar, coletar e analisar os dados que melhor descrevero os atuais custos e nveis de servio ao cliente. Ao conduzir uma auditoria logstica em um ambiente de fabricao, a gerncia deve acompanhar os seguintes passos: 1- Montar uma fora-tarefa para assessorar o processo de reviso. 2- Determinar, sob ponto de vista logstico, as atuais estratgias e objetivos que podem influenciar ou ser influenciados. 3- Identificar as perguntas-chave que devem ser elaboradas pela fora-tarefa como base para auditorias internas e externas, para identificar os pontos fracos no sistema corrente e sugerir melhorias.

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4- Identificar e conceituar as variveis e medidas crticas que so precisas, confiveis e eficientes sob a tica dos principais segmentos de clientes. 5- Realizar uma auditoria externa das perspectivas e exigncias do cliente para determinar o desempenho da empresa, as prticas competitivas e seus desempenhos e os nveis especficos de servio. 6- Conduzir uma auditoria interna do atual desempenho logstico. Esta auditoria envolve dois processo distintos: a) Entrevistas pessoais com representantes das vrias funes da empresa. b) Amostragem dos registros da empresa e dos dados sobre as transaes para que o sistema existente possa ser analisado estatisticamente e o desempenho possa ser precisamente descrito. 7- Identificar e analisar as alternativas de trocas compensatrias de custo e servio. 8- Identificar e sugerir gerncia melhorias e modificaes no sistema atual, considerando as perguntas do item 3. 9- Descrever o sistema que dever ser operado aps as mudanas sugeridas e estabelecer o desempenho esperado. Como ressaltado anteriormente, e evidenciado nas propostas de Scovell (1996) e Lambert, Stock & Vantine (1998), percebe-se que no existe uma nica metodologia de auditoria logstica, nem uma total equivalncia abordagem das auditorias gerencias. Entretanto, considerando-se que a auditoria do sistema logstico, assim como as demais auditorias de sistema, precisam estar integradas a um objetivo maior, apresenta-se a seguir uma proposta, que integra a auditoria logstica a um sistema de auditoria organizacional. 4 MODELO DE KARAPETROVIC & WILLBORN PARA UM SISTEMA DE AUDITORIAS INTEGRADAS Na proposta desenvolvida por Karapetrovic & Willborn (2000), o termo Genrico utilizado para descrever sistemas ou estruturas que transcendem limites geogrficos ou setoriais. As normas ISO 9000 e ISO 14000, por exemplo, so normas gerais de sistema de gesto que so universalmente aplicveis a qualquer organizao independente do seu tamanho, atividade ou posio no mercado. Entretanto, ao analisar-se o foco podemos verificar que todas as questes associadas a qualquer uma dessas duas normas referem-se especificamente a um aspecto da organizao, inclusive as respectivas auditorias. Seja por questes associadas aos custos, utilizao de recursos, velocidade na tomada de deciso ou maior capacidade de atender as expectativas dos clientes, o desenvolvimento de sistemas de gesto integrados tm se mostrado mais eficientes e eficazes. Nesse contexto, e focando o aspecto do desenvolvimento de sistemas de auditorias, percebe-se que a implantao de sistemas especficos (qualidade, meio ambiente, contabilidade, logstica, entre outros) que agem forma independente e desarticulada tende a levar a uma no otimizao dessa ferramenta gerencial. Na medida que cada sistema de auditoria pode ter sua estrutura, recursos e procedimentos especficos pode-se evidenciar alguns problemas: Duplicao de esforos em diferentes programas de auditoria Conflitos em relao a procedimentos, condutas e princpios Desacordo entre as equipes de auditoria Desalinhamento entre os objetivos de cada auditoria Paralizao nas atividades das reas auditadas a cada nova auditoria Dificuldade de comparao dos resultados obtidos Dificuldade de compartilhas recursos e experincia dos auditores
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Inexistncia de uma coordenao nica e uma poltica norteadora geral A proposta ento do desenvolvimento das auditorias dentro de um contexto gerencial sistmico, onde a auditoria vista genericamente sem caracterizar especificamente um ou outro foco. A Figura 1 apresenta essa proposta.
SISTEMA Conjunto de processos interdependentes que funcionam harmonicamente, utilizando recursos (material, informao, pessoas) para atingir um objetivo SISTEMA DE AUDITORIA Conjunto interdependente de programas de auditoria, planejado e desenvolvido com o fim de atingir os objetivos e a poltica de auditoria da organizao PROGRAMAO DE AUDITORIA Conjunto interdependente de auditorias individuais, planejadas e desenvolvidas para atingir os objetivos organizacionais da auditoria POLTICA DE AUDITORIA Intenes e princpios estabelecidos respeito do sistema de auditora e sua performance que fornece uma estrutura para a ao e atingimento dos objetivos da auditoria PROCESSO DE AUDITORIA Conjunto integrado de atividades de auditoria que transformam o escopo, os objetivos e os critrios da auditoria em evidncias e concluses RECURSOS DA AUDITORIA Ativos, incluindo auditores, mtodos, infraestrutura e informaes, que so usados para atender a poltica da auditoria e atingir seus objetivos

AUDITORIA Sistema Independente e documentado, estruturado para obteno e verificao das evidncias e exame objetivo dessas evidncias em relao aos critrios da auditoria , onde as concluses da auditoria so devidamente relatadas, levando-se em conta o riscos da auditoria e sua materialidade AUDITORIA DE AUDITARIA DE SISTEMA Auditoria de Sistema de PROCESSO Auditoria de um processo Gesto especfico especfico em relao documentos de procedimentos AUDITORIA DE PRODUTO Auditoria de um produto/servio especfico em relao aos requerimentos definidos

AUDITORIA DA AUDITORA AMBIENTAL AUDITORIA LOGSTICA Auditoria de Sistema de Auditoria de Sistema de QUALIDADE Gesto Logstico Auditoria de um Sistema de Gesto ambiental Gesto da Qualidade EVIDNCIAS DA AUDITORIA Informaes documentadas relevantes para a auditoria CRITRIOS DE AUDITORIA Polticas, procedimentos, padres ou requerimentos especficos usados como uma base de referncia em um auditoria

CONCLUSES DA AUDITORIA Resultados do exame da auditoria evidenciados e confrontados com os critrios da auditoria, documentados em um relatrio AES CORRETIVAS E PREVENTIVAS Processo de eliminar a causa de uma no conformidade identificada na auditoria LEGENDA Relao associativa no hierrquica Relao hierrquica Figura 1 Diagrama Conceitual da Auditoria Genrica Fonte: Karapetrovic & Willborn (2000)

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Alguns princpios gerais de auditoria podem ser firmados para um melhor entendimento do sistema anteriormente abordado. De acordo com Schandl in Karapetrovic & Willborn (2000) define-se princpios de auditoria como um grupo de diretrizes ou recomendaes para serem usadas nas prticas de auditoria ao se querer uma boa auditoria com um julgamento ou opinio corretos. A Figura 2 apresenta os princpios gerais de um sistema de auditorias que podem ser incorporados no desenvolvimento das auditorias logsticas.
RECURSOS Alocao - Existem evidncias e critrios para realizar a auditoria - Os critrios da auditoria so relevantes e precisos - A auditoria documentada PROCESSO Planejamento & Design - Auditoria planejada - Auditoria um sistema OBJETIVOS Determinao - Auditoria deve ter um propsito, um objetivo e um escopo definidos - Auditoria deve ser factvel e possibilitar o atingimento dos objetivos propostos

Desdobramento - Os auditores so qualificado e competentes - Mtodos adequados e confiveis so aplicados

Implementao - As evidncias da auditoria so coletadas e verificadas

Feedback Os dados verificados a na auditoria considerados relevantes, vlidos e divulgveis so relatados

C L I E N T E

Princpios Gerais de um Sistema de Auditoria Objetividade e Independncia Qualidade, Sustentabilidade e Confiabilidade da asseguradas Auditoria estruturada com foco na melhoria contnua Figura 2 Princpios de Auditoria: Fundamentos Gerais Fonte: Karapetrovic & Willborn (2000)

auditoria

5 CONSIDERAES FINAIS Cada vez mais a guerra comercial se d no campo do conhecimento e informao, onde uma empresa torna-se competitiva quando ela tem capacidade de coletar e fazer uso de informaes relevantes com propriedade, discernimento e inteligncia. Satisfazer clientes com produtos e servios de qualidade, certamente requer um levantamento de informaes confiveis e a tempo. Entretanto, para alcanar tal objetivo, no suficiente que as empresas saibam o que o cliente quer, mas que saibam tambm, se seus recursos e prticas operacionais so capazes disso. Um processo de auditoria bem estruturado e incorporado ao sistema gerencial vem a ser uma ferramenta valiosssima, pois os gestores podem ter em mos, as informaes corretas, no tempo adequado, dos processos e sistemas que eles gerenciam, para uma apropriada tomada de decises. Nesse sentido, tem-se verificado que cada vez mais que as organizaes tem percebido a auditoria como uma fonte de informaes bastante til, especialmente com o aumento da complexidade e da dinmica nos negcios. Exemplos tpicos, que tem se tornado presentes nas organizaes, e que extrapolam as tradicionais auditorias contbeis, so as auditorias de qualidade e as auditorias ambientais, fruto das normas ISO9000 e ISO14000, as auditorias de manuteno e segurana dentre outras. Portanto, considera-se que as auditorias logsticas tambm so uma importante ferramenta gerencial e devem ser incorporadas no processo de planejamento das organizaes. uma parte integrante do desenvolvimento da estratgia logstica e faz parte
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das atividades de gesto, podendo oferecer uma visualizao ampla e crtica que possibilita a identificao dos pontos vulnerveis da empresa no mercado, os nveis de desempenho insuficientes, as questes crticas para os clientes e qualquer falha relevante nos processos. Aps a investigao terica, neste artigo, pde-se evidenciar a relevncia do tema. Tal fato deu sustentao para a continuao dessa pesquisa, em campo. Sendo assim, estabeleceu-se a hiptese de que pequenas e mdias empresas que atuam no comrcio exterior, exportando seus produtos, conduzem auditorias logsticas associadas ao seu sistema de auditoria organizacional, para garantir um melhor monitoramento e uma capacidade maior de resposta mediante as mudanas no mercado. Portanto, a confirmao, ou no dessa hiptese, assim como a investigao das metodologias de auditoria utilizadas pelas empresas nos seus processos logsticos sero possveis aps a concluso da segunda etapa dessa pesquisa. AGRADECIMENTOS A autora deste artigo agradece ao Sr. Hlio Zanquetto Filho pela sua contribuio na elaborao do mesmo. BIBLIOGRAFIA Arter, D.R. (1995) Auditorias da qualidade para melhorar desempenho, Editora Qualitymark, Rio de Janeiro. Attie, W. (1998) Auditoria: conceitos e aplicaes, Ed. Atlas, So Paulo. Ballou, R. (2001) Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos , Ed. Bookman, Porto Alegre. Bowersox, D. J. & Closs, D.J. (2001). Logstica Empresarial: o processo de integrao da cadeia de suprimentos, Ed. Atlas, So Paulo. Fawcett, S. E. & Clinton, S.R. (1996). Enhancing Logistics Performance to Improve the Competitiviness of Manufacturing Organizations: a tried perspective. Transportation Journal, V.37 N.1, p.18-28. Gil, A.L. (1996) Auditoria operacional e de gesto: qualidade da auditoria, Ed. Atlas, So Paulo. Hilrio, F. (1982) Auditoria Contbil, Editora Atlas, So Paulo. Karapetrovic, S. & Willborn, W. (2000) Generic audit of Management Systems: fundamentals. Managerial Auditing Journal 15/6 p.279-294 Lambert, D., Stock, J. & Vantine, J.G. (1998) Administrao Estratgica da Logstica, Vantine Consultoria, So Paulo . Rebelo, A.R.C. (1994) Auditorias da Qualidade, Editora Qualitymark, Rio de Janeiro. Scovell, L. (1996) The Logistics Audit. Managing Logistics Bulletin 18 Winter 95/96

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