Caso de Sucesso de Cliente SAP Bens de Consumo - Bebidas

A excelncia do Gerenciamento de Projetos da SAP o principal motivo pelo qual recomendo fortemente os servios da SAP Consulting. Cludio Fontes, gerente da diviso de Tecnologia da Informao da Spaipa S.A.

Sumrio Graas ao suporte de alto nvel da SAP Consulting, a Spaipa S.A. implementou uma soluo especfica para o setor de bebidas - SAP Beverage - em conjunto com os recursos de vendas e distribuio da soluo corporativa mySAP Business Suite. Os servios do Gerenciamento de Projetos da SAP (SAP Project Management) foram extremamente competentes, assegurando a concluso do projeto dentro do prazo e no oramento previstos. Web site www.coca-cola.com.br Principais desafios Soluo nunca antes implementada na indstria brasileira de bebidas. Minimizar os riscos inerentes ao cumprimento das necessidades de performance e aos requisitos legais da indstria brasileira de bebidas. Objetivos do projeto Suporte s atividades de vendas e distribuio de bebidas aos consumidores. Assegurar o controle on-line e em tempo real das operaes. Solues e servios SAP Beverage; soluo de vendas e distribuio do mySAP Business Suite; SAP Ramp-Up; treinamento pela SAP Education. Por que a soluo da SAP foi escolhida Robustez assegurada pelo banco de dados, capaz de gerenciar transaes de mais de 100.000 clientes. Integrao com as demais solues SAP instaladas. Experincia na indstria de bebidas. Excelente equipe de gerenciamento de projetos da SAP. Otimizao de solues SAP j instaladas no cliente.

Destaques da implementao Agilidade na implementao, graas metodologia ASAP. Qualidade no gerenciamento das comunicaes, resultando em forte compromisso da empresa e rpida adeso de seus profissionais. Instalao suave, com total controle sobre a gesto de riscos. Instalao dentro do prazo e no oramento previstos. Transferncia de conhecimentos, possibilitando a gesto da instalao pelo prprio cliente. Excelente suporte assegurado pela soluo SAP Solution Manager. Principais benefcios Gerenciamento adequado, com visibilidade completa, atualizada e permanente de todas as operaes. Maior produtividade para toda a cadeia de vendas e distribuio da empresa. Centralizao dos dados de vendas e distribuio em um banco de dados nico. Maior capacidade de identificao de problemas e controle de operaes. Otimizao dos processos de negcio. Eliminao da dependncia de solues antigas e dos problemas, custos e riscos inerentes manuteno de tecnologias obsoletas. Reduo do Custo Total de Propriedade (TCO). Parceiro de implementao SAP Consulting. Ambiente existente mySAP Business Suite com a soluo de vendas e distribuio de bebidas. Banco de dados Oracle. Hardware IBM RS/6000. Sistema operacional IBM AIX.

SPAIPA S.A.
O Gerenciamento de Projetos permitiu que a SAP Consulting conclusse o projeto dentro do prazo e do oramento previstos, cumprindo as metas em todos os sentidos.

Cliente desde o final dos anos 1990, a Spaipa S.A., uma das maiores distribuidoras de produtos da Coca-Cola, foi uma das primeiras empresas a implementar a soluo SAP em sua rea de vendas e distribuio. Para assegurar uma implementao bem-sucedida, a Spaipa recorreu aos servios de consultoria e treinamento da SAP. A Spaipa representa 11% das vendas de produtos da Coca-Cola no Brasil e uma das maiores engarrafadoras da Amrica do Sul. Fundada em 1995, a Spaipa responsvel por sua prpria produo e engarrafamento, alm de vender e distribuir bebidas na Grande So Paulo a maior cidade do Brasil - e em todo o Estado do Paran. O faturamento anual gerado por esta empresa de mais de 2.300 funcionrios de US$ 300 milhes.
Mudando para a soluo SAP com exclusividade.

Desde o final dos anos 1990, a Spaipa vem utilizando as solues do mySAP Business Suite, incluindo a soluo para a cadeia de suprimentos mySAP Supply Chain Management com sua funcionalidade de planejamento de demanda. esta poca que marca o incio do planejamento de implementao plena da soluo SAP em toda a empresa. Em 2004, as solues SAP j suportavam todos os processos de produo, embora ainda faltasse implementar a soluo para as reas de vendas e distribuio - atividades fundamentais nos negcios da Spaipa. At ento, os processos de gesto de vendas e distribuio eram administrados por uma soluo desenvolvida internamente, que rodava em computadores de geraes antigas.

A determinao da Spaipa de migrar esta soluo para uma nova se prendia a vrios motivos: dificuldade em encontrar peas para o hardware obsoleto e de manuteno extremamente cara; a soluo utilizava diferentes bancos de dados, no conectados, resultando em perda de vrios dias com seu processamento, alm de relatrios permanentemente desatualizados; o intercmbio dos dados com as solues do mySAP Business Suite demandava o uso de mltiplas e complexas interfaces; o objetivo da Spaipa era integrar todos os departamentos. A empresa sabia que todos esses problemas poderiam ser solucionados e que a produtividade poderia aumentar com a implementao da soluo de vendas e distribuio disponvel no mySAP Business Suite. Mas a Spaipa decidiu implementar a soluo SAP Beverage, que oferecia benefcios ainda maiores, que podiam otimizar as principais atividades inerentes ao setor de bebidas: televendas, distribuio direta para os pontos-devenda, controle contbil de rotas, gesto de vasilhames, contratos, prmios e descontos promocionais.
A troca de conhecimentos decorrente do trabalho em conjunto das reas da SAP Consulting e da SAP Education com nossa equipe foi um fator crtico para o sucesso do projeto. Cludio Fontes, gerente da diviso de Tecnologia da Informao da Spaipa S.A.

O grande diferencial da SAP Consulting a qualidade do Gerenciamento de Projetos.

De acordo com Fontes, a equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP Consulting foi decisiva na escolha da implementao. A SAP Consulting tem uma merecida reputao pela qualidade de seu Gerenciamento de Projetos e por tudo o que executado por sua equipe. Tivemos vrias experincias com empresas de consultoria no Brasil e a SAP Consulting provou estar sempre disponvel no fornecimento de um suporte imediato e competente. Alm disso, ningum conhece as solues da SAP melhor que a SAP Consulting, reitera o gerente. A soluo SAP Beverage nunca havia sido instalada no Brasil. A soluo de vendas e distribuio disponvel no mySAP Business Suite tambm nunca havia sido implementada em uma indstria de bebidas. Por isso, a equipe do projeto agiu de forma extremamente cautelosa, utilizando o SAP Ramp-Up e profissionais especializados da SAP Consulting para monitorar a implementao de forma proativa, fornecendo o suporte e a necessria transferncia de conhecimentos, do incio at o fim do projeto. Com o uso pioneiro dessas solues, espervamos conseguir uma vantagem competitiva, confessa Fontes. O SAP Ramp-Up dissipou esse dilema, eliminando nossas dvidas sobre os possveis problemas desconhecidos com os quais poderamos nos deparar. Outro fator que contribuiu para o sucesso do projeto foi o fato de a SAP Consulting ter indicado no s um gerente de projetos exclusivo para liderar a equipe de 20 consultores, mas tambm um gerente de contato com o cliente, responsvel por administrar o relacionamento com a Spaipa. A Spaipa, por sua vez, tambm formou sua prpria equipe de projeto, o que assegurou uma parceria muito mais estreita no decorrer de todo o processo de implementao. Os consultores SAP e nossos especialistas atuaram como uma equipe nica e integrada, com um compromisso conjunto, o sucesso do projeto, prossegue Fontes, que desempenhou a funo de gerente de projetos pela Spaipa. O estreito relacionamento com os gerentes de projetos da SAP Consulting foi um elemento essencial para a acelerao do projeto. A Spaipa tambm contratou o servio da equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP da rea de consultoria, que empreendeu uma criteriosa anlise de riscos, prevendo todos os fatores que poderiam representar alguma ameaa ao sucesso do projeto.

Antes de decidir pela adoo das solues SAP, a Spaipa fez um amplo estudo de mercado, pesquisando todas as ferramentas disponveis. Precisvamos de uma arquitetura de banco de dados que fosse altamente confivel para gerenciar todas as transaes realizadas com nossos 100.000 clientes. O acesso de toda a nossa equipe de vendas s informaes era outro fator essencial, declara Cludio Fontes, gerente da diviso de Tecnologia da Informao da Spaipa. Depois de avaliar as diferentes alternativas disponveis, nossos engenheiros concluram que a soluo SAP era o que poderia atender a nossas exigncias com maior eficincia. Alm disso, sabamos que haveria uma integrao completa com as solues SAP j em produo na administrao geral de nossos negcios.

Os gerentes do projeto pesquisaram inicialmente os requisitos legais aplicveis indstria brasileira de bebidas para assegurar que as novas solues estivessem em total conformidade. Os consultores conferiram, em seguida, se as solues estariam em condies de oferecer a performance necessria para os exigentes processos da Spaipa. O projeto s teve continuidade depois de a equipe ter a certeza absoluta de que todas essas reas de risco estavam cobertas. Para reduzir ainda mais o potencial de riscos, a equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP utilizou a abordagem de implementao por etapas, na qual os resultados de cada fase eram confrontados com as correspondentes expectativas antes de se dar prosseguimento prxima etapa.
A metodologia ASAP obtm total aprovao da diretoria da Spaipa.

etapas do projeto, essa ferramenta foi responsvel por centralizar toda a documentao do projeto em um nico local. A equipe da SAP Consulting tambm recorreu ao SAP Solution Manager para manter um banco de dados com todos os problemas, para definir os testes a serem realizados, gerar instncias de testes e fornecer os resultados desses testes, confrontando a performance real com os objetivos de performance preestabelecidos.

A equipe da SAP Consulting seguiu a abordagem de implementao em cinco etapas, que compreendem: a preparao do projeto, o levantamento de requisitos de negcio, a realizao, a preparao final e a implementao prtica acompanhada de suporte. A metodologia ASAP suportou as equipes de projeto por meio da combinao das melhores prticas das solues SAP e do Gerenciamento de Projetos da SAP. Um componente essencial para o sucesso foi a maneira como os integrantes da equipe de Gerenciamento de Projetos colocaram sua metodologia em prtica, principalmente nas primeiras duas etapas, explica Fontes. O executivo ainda afirma que a equipe de Gerenciamento de Projetos passou vrios dias reunidos com nossa equipe, assimilando nossos requisitos, traando um plano para atender a esses requisitos e expondo as melhores prticas que poderiam assegurar o melhor aproveitamento do planejamento. Esse plano foi apresentado a nossa diretoria, que o aprovou na ntegra. Em seguida, os integrantes da equipe visitaram cada uma de nossas fbricas e centrais de solues para apresentar o plano e obter a adeso dos respectivos profissionais. O planejamento preliminar foi to bem feito que o projeto pde ser cumprido rigorosamente dentro do prazo, culminando no sucesso absoluto. Outro fator preponderante para o sucesso do projeto foi o conjunto de ferramentas utilizadas pelos consultores da SAP, em especial o SAP Solution Manager. Utilizada em todas as

As equipes da SAP Consulting e da SAP Education asseguraram a auto-suficincia da implementao do projeto pelo cliente.

Quando o projeto estava praticamente concludo, a SAP Consulting envolveu os profissionais da SAP Education para treinar os usurios da matriz e para dar autonomia equipe de projeto da Spaipa, auto-suficiente para a implementao da soluo em campo, onde, na prtica, se encontram 94% dos profissionais que iro utilizar esta soluo. Os profissionais da SAP Consulting e da SAP Education trabalharam em conjunto para garantir a eficincia do treinamento e o atendimento das necessidades especficas do cliente. Em primeiro lugar, os gerentes de projetos da SAP Consulting explicaram o escopo do projeto aos consultores

www.sap.com.br

da SAP Education, que ento recomendaram a realizao de workshops sobre o SAP Beverage, seguidos de cursos sobre a soluo de vendas e distribuio do mySAP Business Suite. Aps validar este plano de treinamento com a Spaipa, os gerentes de projetos e os consultores prepararam, em conjunto, um detalhado programa de treinamento. Este treinamento formal ampliou o treinamento informal feito pela equipe da SAP Consulting ao longo de todo o processo de implementao. A transferncia de conhecimentos resultante deste trabalho em conjunto entre a Spaipa, a SAP Consulting e a SAP Education foi outro fator decisivo para o sucesso desta empreitada, comenta Fontes.
Sucesso absoluto, com total cumprimento de prazos e aderncia ao oramento.

a aplicao anterior e o respectivo hardware. Teremos ainda a vantagem da utilizao de uma soluo nica, em vez de um sistema integrado por uma srie de interfaces precariamente interconectadas. Cludio Fontes, gerente da diviso de Tecnologia da Informao da Spaipa S.A.

A SAP Consulting colocou a nova soluo em produo em janeiro de 2005. A Spaipa deu incio ao uso da soluo em sua matriz, passando depois a instal-la nas demais reas da empresa. Julho de 2005 foi o prazo dado para que a organizao estivesse utilizando a soluo em sua totalidade. Para utilizar as novas solues, os profissionais de vendas da Spaipa agora se conectam com o sistema central, pelo celular, trs vezes ao dia. O aspecto principal das informaes de vendas e distribuio reside na atualizao do banco de dados nico e centralizado, administrado pelas solues SAP. A gerncia de vendas tem visibilidade imediata sobre esses dados e sobre quaisquer problemas que possam ocorrer. Os gerentes executivos tambm tm, desta forma, acesso imediato a informaes completas e atualizadas, podendo administrar todas as operaes da empresa com mais preciso.
J estamos usufruindo benefcios significativos, afirma Fontes. Graas automao das novas solues, temos agora acesso s informaes vitais em tempo real, e no mais a dados desatualizados em dois ou trs dias. Isso nos confere um melhor controle sobre as operaes e um aumento da produtividade de todos os envolvidos. Quando a instalao estiver totalmente pronta, os benefcios sero ainda maiores, pois poderemos aposentar definitivamente

Desde a implementao da soluo, a Spaipa j pode conferir seus resultados na rea de vendas e distribuio. Graas viso completa e atualizada das operaes, em carter permanente, a empresa est agora em condio de identificar os problemas e controlar com mais rigor suas operaes. As informaes de vendas e distribuio esto centralizadas em um nico banco de dados. A otimizao dos processos de negcio ocasionou um aumento da produtividade em toda a cadeia de distribuio, com uma significativa reduo do Custo Total de Propriedade. E os benefcios s tendem a aumentar, na medida em que a Spaipa passe a estender a implementao da soluo para outras unidades de negcio.
Uma execuo impecvel, graas ao Gerenciamento de Projetos da SAP.

Aps a instalao completa das novas solues SAP, a Spaipa pretende dar continuidade instalao do mySAP Business Suite, implementando novos recursos viabilizados por este conjunto de solues. Em 2006, a empresa pretende implementar a plataforma SAP NetWeaver. A SAP Consulting nos prestou um enorme servio, conclui Fontes. A equipe de Gerenciamento de Projetos da SAP apresentou os predicados essenciais para o sucesso de um projeto: controle permanente da situao, capacidade de liderana e comando de todos os recursos necessrios para manter o projeto dentro dos requisitos de custo e prazo. A comunicao de nossa equipe com a equipe da SAP Brasil e com os profissionais da SAP Alemanha foi impecvel. No consigo imaginar de que forma eles poderiam ter feito um trabalho mais impecvel. A excelncia do Gerenciamento de Projetos da SAP o principal motivo pelo qual recomendo fortemente os servios da SAP Consulting.

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