GUIA DA GESTO DE OBRIGAES LEGAIS

RELACIONADAS FOLHA DE PAGAMENTO

Introduo

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Entendendo a estrutura da folha de pagamento

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Contrato de Trabalho

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O calendrio oficial

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CAGED

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GPS

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GFIP

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GRRF

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IRRF

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Contribuio Sindical

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RAIS

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DIRF

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Recibo de frias e pagamentos

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Concluso

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Sobre a Metadados

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INTRODUO

INTRODUO

Entre as muitas atividades desempenhadas por um setor de pessoal, ou um setor de recursos

humanos, com certeza precisamos destacar a elaborao da folha de pagamento. Ela
crtica, pois envolve obrigaes legais da empresa - as quais, se no forem cumpridas, iro
acarretar severas punies.

Alm disso, tambm envolve o direito mais bsico do colaborador; se este no receber o salrio corretamente
e no prazo, ter de enfrentar dificuldades financeiras e familiares, e a relao entre empregador e funcionrio
ser abalada.
Pensando nisso, a Metadados decidiu reunir neste ebook todas as informaes mais importantes sobre gesto
de obrigaes legais relacionadas folha de pagamento. Este livro servir como um guia de referncia, com
explicaes objetivas e simples sobre diversos tpicos.
Com as informaes contidas aqui, esperamos que esta tarefa to crtica se torne um pouco mais fcil de
executar no dia a dia da sua empresa.

ENTENDENDO A ESTRUTURA
DA FOLHA DE PAGAMENTO

ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO

A folha de pagamento tem um longo histrico. Ela surgiu, no Brasil,

no final do sculo XIX. Na poca, o cap. Rodolpho Zambuja foi
incumbido de criar uma folha de pagamento que organizasse a
distribuio dos soldos, o salrio dos militares. E esse documento
acabou se provando to til que resistiu ao tempo e tornou-se de
uso obrigatrio (Lei n 8.212/91, art. 32, inciso I), servindo como
registro da quitao de dbitos entre a empresa e o trabalhador
(com ou sem vnculo empregatcio).
Embora no haja um modelo nico, oficial, para a folha de pagamento,
ela deve discriminar o nome do trabalhador, seu cargo ou funo,
o salrio bruto, os vencimentos e descontos legais do perodo e o
salrio lquido. Entre os vencimentos e descontos, esto includos
plano de sade, plano odontolgico, INSS, Imposto de Renda, Vale
Transporte, Vale Refeio, Vale Alimentao, emprstimos em folha
de pagamento, desconto de penso alimentcia, comisses por
vendas, 13 salrio, frias e PLR.

ENTENDENDO A ESTRUTURA DA FOLHA DE PAGAMENTO

A elaborao da folha de pagamento pode ser realizada at mesmo em uma planilha do Excel. Porm, os
clculos envolvidos so complexos, e quanto mais manual for o processo, maiores as chances de erro.
Portanto, cada dia mais empresas aderem ao uso de softwares que permitem realizar estes clculos
e elaborar a folha de pagamento automaticamente. Como estes softwares so integrados a outros,
possvel cruzar os dados salariais com outras informaes sobre o trabalhador, como o controle do ponto,
a administrao dos benefcios ou emprstimos, a gesto de terceiros, entre outros.
A folha de pagamento traz os dados de todos os trabalhadores da empresa - importante
no confundi-la com o holerite ou recibo de pagamento, que so individuais. Ento, ela
elaborada de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construo civil
e por tomador de servios, com a correspondente totalizao. E, agrupada pela categoria
dos segurados, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso ou contribuinte
individual, conforme a forma de contribuio com a previdncia social.

Precisamos, ainda, lembrar que a folha de pagamento um documento utilizado para a contabilidade da
empresa. Baseado nos dados constantes dela, os contadores podem fazer os clculos necessrios para
a declarao anual do IRPJ, comprovando que as entradas e sadas de capital informadas esto corretas.

CONTRATO DE TRABALHO

CONTRATO DE TRABALHO

O contrato de trabalho um documento que estipula

parmetros para a relao entre empregador e
empregado e cria a relao de emprego, gerando, desde
o momento de sua celebrao, direitos e obrigaes
para ambas as partes. Estes parmetros podem ser
bastante variados, envolvendo carga horria, normas de
conduta, atribuies do cargo - contanto que nenhum
deles esteja em desacordo ao que determinado pelas
leis trabalhistas.
Com relao sua vigncia, o contrato de trabalho
pode ser:
Contrato por prazo indeterminado - o trabalhador
contratado para desempenhar suas atividades laborais
na empresa, sem prazo ou condio determinada para
o trmino do contrato de trabalho (CLT, art. 443).

CONTRATO DE TRABALHO

Contrato por prazo determinado o trmino estabelecido na sua celebrao (CLT, art. 443). Somente
ser vlido para atividades temporrias ou transitrias, com prazo mximo de durao de 2 anos. Exemplo:
Contrato de safra (Lei n 5.889/1973, art. 14, pargrafo nico).
Contrato de experincia - a forma mais comum de contrato por prazo determinado. O principal
objetivo avaliar o empregado em relao ocupao para a qual foi contratado e seu prazo mximo
de 90 dias (art. 445 da CLT).
Contrato de trabalho temporrio - aquele que, por intermdio de empresa de trabalho temporrio,
o trabalhador presta servio para uma determinada empresa (tomadora dos servios) e seu prazo de
vigncia de 3 meses, podendo ser prorrogado uma nica vez at 6 meses. Legislao: Lei n 6.019/1974,
Decreto n 73.841/1974 e Portaria n 550/2010.
De acordo com o Contrato de Trabalho so apuradas as rubricas de Folha de Pagamento, concernentes a
valores que o empregado tem a receber e a descontar.

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O CALENDRIO OFICIAL

O CALENDRIO OFICIAL

Como voc j sabe, as datas para pagamento dos salrios no so estipuladas pela empresa; existe um
calendrio oficial. A regra geral para mensalistas que o pagamento dever ser efetuado, o mais tardar,
at o 5 dia til do ms subsequente ao vencido (CLT, art. 459). Caso essa data corresponda a um sbado,
a empresa dever efetuar o pagamento no sbado; se no houver expediente nesse dia, o pagamento deve
ser adiantado para a sexta-feira (CLT, art. 465).
importante ressaltar que atrasos na elaborao da folha de pagamento no justificam o adiamento do
pagamento de salrios; se isso acontecer, a empresa fica sujeita ao recebimento de multas. Portanto,
essencial que o setor de pessoal ou RH esteja organizado para entregar a folha de pagamento ao setor
financeiro e contbil com antecedncia.
Assim, ns dizemos que a folha de pagamento precisa ser fechada no ms corrente, mesmo que o pagamento
seja depositado no ms subsequente.

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CAGED

CAGED

A sigla CAGED refere-se ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, institudo pela Lei n 4.923,
de 23 de dezembro de 1965. Como regra geral, deve ser enviado pelo empregador, mensalmente at o dia
7 do ms subsequente, por ocorrncia de admisso, transferncia ou demisso de empregados.

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CAGED

Contudo, de acordo com a Portaria n 768 de 29/05/2014, as informaes relativas a admisses devero
ser prestadas:
Na data de incio das atividades do empregado, quando este estiver em percepo do Seguro-Desemprego
ou cujo requerimento esteja em tramitao.
Na data do registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ao fiscal conduzida por AuditorFiscal do Trabalho.
As informaes so prestadas por meio eletrnico, com utilizao do aplicativo correspondente fornecido
pelo Ministrio do Trabalho.
Estes dados so utilizados para o desenvolvimento de estatsticas, estudos e projetos envolvendo o tema
do mercado de trabalho. Eles so essenciais para as aes do Governo com foco em empregabilidade e
desemprego. Tambm so dados importantes para o controle do Programa de Seguro-Desemprego.

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GPS

GPS

A sigla GPS refere-se Guia da Previdncia Social.

Trata-se de um documento de recolhimento das
contribuies previdencirias para contribuintes
individuais, facultativos, empregados domsticos
e segurados especiais.
As empresas tm um prazo at o dia 20 do ms
seguinte, a que se referem as contribuies (ou at
o dia til imediatamente anterior) para realizar o
pagamento da GPS . O recolhimento em atraso implica
em atualizao monetria e acrscimos legais.
Vale a pena lembrar que essa
contribuio feita parcialmente
pela empresa e pelo prprio
funcionrio, atravs do desconto
do INSS na folha de pagamento.

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GPS

As empresas em geral contribuem com:

20% sobre o total das remuneraes pagas, devidas ou creditadas, aos empregados, trabalhadores
avulsos e aos contribuintes individuais;
15% sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios de cooperativas
de trabalho.
1% (risco leve), 2% (risco mdio) ou 3% (risco grave) incidentes sobre o total das remuneraes pagas,
devidas ou creditadas, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos. Para o financiamento
dos benefcios concedidos em razo do grau de incidncia de incapacidade laborativa decorrente
dos riscos ambientais do trabalho (GILRAT).
As alquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% podero ser reduzidas em at 50% ou aumentadas em at
100%, em razo do desempenho da empresa em relao respectiva atividade econmica, aferido
pelo Fator Acidentrio de Preveno (FAP).

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GPS

As alquotas GILRAT de 1%, 2%, ou 3% so acrescidas de 12%, 9% e 6%, se a atividade exercida

pelo segurado ensejar a concesso de aposentadoria especial aps, respectivamente, 15, 20 ou
25 anos de contribuio. No caso de cooperativa de trabalho, os percentuais so de 9%, 7% ou 5
%, a cargo da empresa tomadora de servios.
A alquota do funcionrio varia entre 8% e 11%, dependendo da faixa salarial. A prpria empresa
responsvel por fazer os clculos, provisionar sua parte na contribuio e descontar a parte do funcionrio.

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GFIP

GFIP

A sigla GFIP compreende o conjunto de informaes destinadas ao FGTS e Previdncia Social. o

documento destinado ao recolhimento para o Fundo de Garantia do Tempo de Servio e informaes
Previdncia Social.

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GFIP

Instituda pela Lei n 9.528/1997 e regulamentada pelo Decreto n 2.803/1998, seus principais objetivos so:
Viabilizar o recolhimento de valores do FGTS.
Prestar informaes referentes s remuneraes pagas aos trabalhadores e o vnculo empregatcio.
A GFIP gerada pelo aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes
Previdncia Social), programa distribudo pela Caixa Econmica Federal.
Para o FGTS, a GFIP composta pela Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e pelo arquivo gerado no SEFIP.
A guia deve ser paga at o dia sete do ms seguinte ao da competncia. Caso no haja expediente bancrio
no dia sete, deve ser antecipado para o dia til imediatamente anterior.
Para a Previdncia Social, a GFIP o conjunto de informaes cadastrais da empresa e dos trabalhadores,
a remunerao, a exposio a agentes nocivos, as movimentaes do segurado, e de outros fatos geradores
de interesse da Previdncia Social e do INSS, que constam no arquivo e nos relatrios gerados aps o
fechamento do movimento no SEFIP.

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GRRF

GRRF

A sigla GRRF refere-se Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS, um documento obrigatrio que a
empresa deve utilizar para fazer o recolhimento de direitos trabalhistas devidos aos funcionrios, em
casos de dispensa sem justa causa ou ainda extino de contrato, e das contribuies sociais, institudas
pela Lei Complementar n. 110/2001, quando devidas.
Entre esses direitos trabalhistas, esto a multa rescisria, aviso prvio indenizado (conforme o caso) e
algum depsito do FGTS que ainda esteja pendente.
Quando a GRRF gerada, ela faz o clculo da multa rescisria com base no saldo do FGTS do trabalhador.
Alm disso, ela tambm um meio automtico de comunicar o desligamento daquele profissional.
O uso da GRRF obrigatrio e permite agilizar a individualizao dos valores de recolhimento rescisrio
do FGTS na conta vinculada ao trabalhador.

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IRRF

IRRF

A sigla IRRF refere-se ao Imposto de Renda Retido na Fonte. Quando calculado em folha de pagamento, o
imposto incide principalmente sobre os rendimentos do trabalho assalariado pagos por pessoas fsicas
ou jurdicas e sobre os rendimentos do trabalho no assalariado pagos por pessoa jurdica.
O recolhimento do IRRF de responsabilidade das fontes pagadoras. Logo, obrigao da empresa recolher
e apurar o imposto dos trabalhadores aos quais efetua pagamentos.
O IRRF apurado em Folha de Pagamento deve ser pago at o ltimo dia til do 2 decndio do ms
subsequente, ao ms de ocorrncia do fato gerador, atravs do Documento de Arrecadao de Receitas
Federais (DARF).

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CONTRIBUIO SINDICAL

CONTRIBUIO SINDICAL

A Contribuio Sindical um valor destinado aos sindicatos dos empregados e aos sindicatos patronais.
No caso do sindicato dos empregados, a contribuio deve ser descontada da folha de pagamento de
todos os funcionrios uma vez ao ano, geralmente em maro, e corresponde ao valor de um dia de trabalho.
J no caso do sindicato patronal, dever ser paga em janeiro de cada ano e o valor da contribuio calculado
atravs do capital social da empresa, e cada sindicato possui uma tabela prpria para este clculo.
Muitos funcionrios questionam se a contribuio sindical obrigatria. Sim, o recolhimento
desta taxa previsto no artigo 579 da CLT. importante reforar que essa contribuio
destinada a manter a operacionalidade dos sindicatos de categoria, que so os grandes
responsveis pela manuteno dos direitos do trabalhador.

Estes sindicatos representam os funcionrios nas negociaes pelos aumentos salariais coletivos e outros
benefcios adicionais, no impostos por lei aos empregadores. Logo, o objetivo da cobrana o custeio das
atividades sindicais e os valores destinados Conta Especial Emprego e Salrio integram os recursos
do Fundo de Amparo ao Trabalhador.

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RAIS

RAIS

A sigla RAIS refere-se Relao Anual de Informaes Sociais. um documento de informaes

socioeconmicas entregue anualmente ao Ministrio do Trabalho e Previdncia Social, institudo pelo
Decreto n 76.900/1975, e tem por objetivo:
Suprir necessidades de controle da atividade trabalhista no Pas.
Prover dados para a elaborao de estatsticas do trabalho.
Disponibilizar informaes do mercado de trabalho s entidades governamentais.
O prazo de entrega entre os meses de Janeiro e Maro do ano subsequente. Atrasos na entrega deixam
a sua empresa sujeita ao pagamento de multas.
Empresas que no possuem funcionrios com o perfil correto para serem enquadrados na RAIS devem
entregar uma declarao chamada de RAIS Negativa. Atravs destes relatrios, o Governo faz os clculos
necessrios para o pagamento de PIS e PASEP aos brasileiros.

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DIRF

DIRF

A sigla DIRF refere-se Declarao do Imposto Retido

na Fonte. uma declarao entregue anualmente,
feita pela Fonte Pagadora, com objetivo de informar
Secretaria da Receita Federal do Brasil:
Os rendimentos pagos a pessoas fsicas
domiciliadas no Pas.
O valor do imposto sobre a renda e contribuies
retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou
creditados para seus beneficirios.
O pagamento, crdito, entrega, emprego ou
remessa a residentes ou domiciliados no exterior.
Os pagamentos a plano de assistncia sade
coletivo empresarial.

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DIRF

O prazo de entrega entre os meses de Janeiro e Fevereiro do ano subsequente.

A partir das informaes relacionadas na DIRF so gerados os comprovantes de reteno e rendimentos,
que devem ser entregues aos funcionrios e ex-funcionrios para o preenchimento da Declarao do
Imposto de Renda da Pessoa Fsica (DIRPF).
Vale ressaltar, que as declaraes DIRF e DIRPF devem estar coerentes, pois existe um
sistema de cruzamento dos dados, e qualquer inconsistncia nestas informaes pode
levar o contribuinte chamada malha fina, ou seja, a declarao ficar retida para anlise
e conferncia.

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RECIBO DE FRIAS E PAGAMENTOS

RECIBO DE FRIAS E PAGAMENTOS

O recibo de frias um documento obrigatrio, emitido

quando realizado o pagamento dos crditos de frias
ao funcionrio, incluindo o 1/3 adicional e eventual abono
pecunirio. Neste recibo, devem constar os perodos de
aquisio e gozo e tambm os descontos. importante
reforar que o pagamento das frias deve ser realizado at,
no mximo, dois dias antes do incio do perodo de gozo.
Enquanto isso, os recibos de pagamentos no so
considerados documentos obrigatrios pela legislao
trabalhista. No entanto, eles so frequentemente
exigidos nos acordos e convenes coletivas. Estes
recibos so um importante registro para que sua
empresa esteja protegida , caso surjam aes
trabalhistas. Eles so uma comprovao de que o
funcionrio confirmou o recebimento de todos os
pagamentos que lhe eram devidos.

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CONCLUSO

CONCLUSO

Existem muitas obrigaes legais que uma empresa deve cumprir e que, de uma forma ou de outra, esto
relacionadas folha de pagamento de seus funcionrios. So descontos, contribuies tributrias ou
sindicais, programas de sade e segurana, e eventuais documentaes especficas para cada situao.
Manter-se a par de todos eles, gerenciando para que sejam providenciados no prazo e atendendo aos
requisitos da legislao, uma tarefa difcil. Os erros podem acarretar graves consequncias - como
auditorias e multas. E, infelizmente, no existe uma frmula mgica.
A soluo que o setor de RH seja muito organizado, produtivo e empregue ferramentas estratgicas
para garantir um melhor desempenho na gesto destas obrigaes legais.

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A Metadados busca apoiar a gesto de recursos humanos, fornecendo

solues tecnolgicas que atendem s necessidades de empresas
de todos os portes. Com trinta anos de experincia neste nicho, a
Metadados realmente entende as caractersticas e as dificuldades do
trabalho de RH.
Por este motivo, nossos produtos e servios focam a execuo, controle
e gerenciamento de processos, oferecendo maior eficincia no dia a
dia. Graas ao nosso compromisso com a misso de ser um referencial
de excelncia, j contamos com cerca de 900 clientes e inmeros cases
de sucesso.

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