Redao Oficial

a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes, que
tanto podem ser dirigidos ao poder pblico como a particulares. uso do padro culto de
linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade

Caractersticas
I - Impessoalidade - Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por
exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seo, sempre em
nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel
padronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da
Administrao guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: ela
pode ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo
pblico. Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e
impessoal;
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das
comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico,
natural que no cabe qualquer tom particular ou pessoal.
II - Conciso - A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto
oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um
mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha,
alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o
texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais
redundncias ou repeties desnecessrias de idias. no se deve de forma alguma entend-
la como economia de pensamento, isto , no se devem eliminar passagens substanciais do
texto no af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis,
redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito.

III - Clareza - A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Pode-se
definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. No
entanto a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais
caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de
um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por
definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade
dos textos;
d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe
acrescentam.
 pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza
Tipos definidos pelo Manual de Redao da Presidncia
1. O Padro Ofcio
1.1. Aviso e Ofcio e Memorando
2. Exposio de Motivos
3 Mensagem
4. Telegrama
5. Fax
6. Correio Eletrnico

Pronomes de tratamento

316 (Gramtica Metdica Napoleo Mendes)

Vossa emprega-se quando nos dirigimos pessoa Acabo de receber o diploma
que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Ou Vossa Senhoria nomear o seu substituto?
Caso a pessoa qual nos dirigimos seja do sexo masculino, o adjetivo deve guardar
concordncia: Vossa Senhoria est ocupado? (dirigindo-se a um homem)
Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria est atarefada? (dirigindo-se a uma mulher)
Sua emprega-se quando nos referimos pessoa - Vi sua Santidade o Papa Paulo
VI quando estive em Roma.

1- Vossa Excelncia:
a) do Poder Executivo;
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado1;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos
de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;

1
Nos termos do Decreto n o 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos
titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana
Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da
Corregedoria-Geral da Unio.
 Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar.
1.1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder
Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
1.2 As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
empregado para as demais autoridades e para particulares.
2.1 O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
(...)
No envelope, deve constar do endereamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
12345-000 Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo
ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para
particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite
us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes
dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de
doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em
Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada
formalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da
tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o
vocativo:
 Magnfico Reitor,
(...)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica,
so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente :
Santssimo Padre,
(...)
Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos
Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,
(...)
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos
e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores,
Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e
demais religiosos.
2.2. Fechos para Comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o
texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram
regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze
padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o emprego
de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades
estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual
de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.
2.3. Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais
comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo
do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica
(espao para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justia
 Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do
expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

3. O Padro Ofcio
H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela
forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada
um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas.
3.1. Partes do documento no Padro Ofcio
O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita:
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.

d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No

caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo.
e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o
expediente deve conter a seguinte estrutura:
introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o
assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o
prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta;
desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma
idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior
clareza exposio;
concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio
recomendada sobre o assunto.
Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou ttulos e subttulos.
J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a
seguinte:
introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o
encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a
informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados
completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que
trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa,
cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de
Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal.
ou
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n o
12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de
Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio
Nordeste.
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a
respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento;
em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero
encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes);
g) assinatura do autor da comunicao; e
h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio).
3.3. Aviso e Ofcio

3.3.1. Definio e Finalidade

Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A
nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e
pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com
particulares.

3.3.2. Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com
acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido
de vrgula.
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do
remetente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.
3.4. Memorando

3.4.1. Definio e Finalidade

O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de
um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis
diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de
projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer
rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para
evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando
devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de
continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado,
assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o
andamento da matria tratada no memorando.

3.4.2. Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para
Assuntos Jurdicos

4. Exposio de Motivos
4.1. Definio e Finalidade
Exposio de motivos o expediente dirigido ao Presidente da Repblica ou ao
Vice-Presidente para:
a) inform-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida; ou
c) submeter a sua considerao projeto de ato normativo.
Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Presidente da Repblica por um
Ministro de Estado.
Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministrio, a exposio de
motivos dever ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razo,
chamada de interministerial.
4.2. Forma e Estrutura
Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio (v. 3. O
Padro Ofcio). O anexo que acompanha a exposio de motivos que proponha alguma
medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.
 A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas
bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente informativo e outra
para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.
No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto
ao conhecimento do Presidente da Repblica, sua estrutura segue o modelo antes referido
para o padro ofcio.

5. Mensagem
5.1. Definio e Finalidade
o instrumento de comunicao oficial entre os Chefes dos Poderes Pblicos,
notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo
para informar sobre fato da Administrao Pblica; expor o plano de governo por ocasio
da abertura de sesso legislativa; submeter ao Congresso Nacional matrias que dependem
de deliberao de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicaes de
tudo quanto seja de interesse dos poderes pblicos e da Nao.
5.2. Forma e Estrutura
As mensagens contm:
a) a indicao do tipo de expediente e de seu nmero, horizontalmente, no incio da
margem esquerda:
Mensagem no
b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatrio,
horizontalmente, no incio da margem esquerda;
Excelentssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente
fazendo coincidir seu final com a margem direita.
A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Repblica, no traz
identificao de seu signatrio.

6. Telegrama
6.1. Definio e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos
burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por
meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e
tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas situaes
que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua
utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve
pautar-se pela conciso (v. 1.4. Conciso e Clareza).
6.2. Forma e Estrutura
No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios
disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet.

7. Fax
7.1. Definio e Finalidade
O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao
que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a
transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo
conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio
eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de
praxe.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o
prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
7.2. Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so
inerentes.
conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i.
., de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada,
conforme exemplo a seguir:

8. Correio Eletrnico
8.1 Definio e finalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na
principal forma de comunicao para transmisso de documentos.
8.2. Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim,
no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de
linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e
Comunicaes Oficiais).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser
preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do
remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o
formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes
mnimas sobre seu contedo..
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no
seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento.
8.3 Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico
tenha valor documental, i. , para que possa ser aceita como documento original,
necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma
estabelecida em lei.