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Manual de Config FM
Manual de Config FM
Business Blueprint
FM – Administração do Orçamento
Equipe de Projeto
Conteúdo
Business Blueprint EVOLUCAO
PROJETO EVOLUÇÃO - ZAMPROGNA....................................................................................................................3
1 CENÁRIOS EMPRESARIAIS......................................................................................................................................3
1.1 FM - Administração do Orçamento..............................................................................................................3
1.1.1 Unidades organizacionais......................................................................................................................................3
1.1.1.1 Funds Management - Próposito...................................................................................................................3
1.1.1.2 Sistema de Administração de Orçamento (SAO) - BCS.............................................................................4
1.1.1.3 Integração com Outros Módulos..................................................................................................................5
1.1.1.4 Estrutura Organizacional do Sistema - Geral.............................................................................................7
1.1.1.5 Código da Empresa (Company Code)..........................................................................................................8
1.1.1.6 Área de Administração Financeira...............................................................................................................9
1.1.1.7 Moeda da Área de Administração Financeira...........................................................................................10
1.1.2 Dados mestre........................................................................................................................................................ 11
1.1.2.1 Estrutura do Orçamento.............................................................................................................................11
1.1.2.2 Centros Financeiros.....................................................................................................................................13
1.1.2.3 Itens Financeiros..........................................................................................................................................18
1.1.2.4 Plano de Estrutura do Orçamento.............................................................................................................23
1.1.3 Processos empresariais........................................................................................................................................24
1.1.3.1 Elaboração do Orçamento..........................................................................................................................24
1.1.3.2 Revisões de Orçamento...............................................................................................................................27
1.1.3.3 Liberações de Orçamento...........................................................................................................................28
1.1.3.4 Categorias de Orçamento...........................................................................................................................29
1.1.3.5 Controle de Disponibilidades......................................................................................................................30
1.1.3.6 Regras de Derivação....................................................................................................................................39
1.1.3.7 Encerramento Anual...................................................................................................................................41
1.1.3.8 Sistema de Informação................................................................................................................................43
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Business Blueprint EVOLUCAO
Propósito
O componente Administração do Orçamento do SAP ECC 6.0, conhecido como FM – Funds
Management, é um componente do módulo “Administração do Setor Público”, utilizado para criar,
controlar e administrar atividades relacionadas ao orçamento empresarial (budgets)
O propósito da Administração de Orçamento é orçar todas as rendas e despesas para áreas individuais
de responsabilidade, controlar transações de capitais futuros conforme o orçamento distribuído,
executando ações de alerta ou bloqueio de operações sempre que determinadas faixas de percentuais
de um valor orçado for atingida. Pode-se, ainda, adaptar o orçamento para mudanças em suas
condições entrando novos lançamentos, suplementos, retornos, e transferências.
Além do controle de valores orçados, o sistema por manter históricos das operações
realizadas, permite a emissão de relatórios e extração de informações, permitindo a
comparação entre orçado e realizado, alem de outras informações com finalidades
gerenciais e de controle.
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O SAO ou BCS é projetado para permitir ajustes mais flexíveis e específicos para todas as funções
importantes de Administração de Orçamento.
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O sistema de SAP ECC 6.0 permite que você crie um complexo vínculo, ainda que flexível, entre os
dados básicos em Administração de Orçamento e dados básicos em outros componentes do sistema.
Estes vínculos tornam o trabalho de entrada de dados mínimo. Entrar um vínculo com FM manualmente
em outros componentes é uma tarefa opcional. O sistema pode derivar os dados de FM necessários,
automaticamente para as operações relevantes em outros componentes no momento dos lançamentos.
A integração também assegura que todos os dados que você precisa para execução orçamentária
estarão disponíveis no componente de Administração de Orçamentos sem a necessidade de entrada de
dados adicionais.
O componente de Administração de Orçamentos pode ser integrado com todos os componentes listados
na tabela abaixo. Fica a critério da empresa, decidir quais componentes terão reflexos no módu lo FM.
Integração Requisito
FI - Contabilidade financeira
Lançamentos na conta do Razão Contabilidade do Razão (FI-GL)
Contas a pagar Contabilidade de Contas a Pagar (FI-AP)
Contas a receber Contabilidade de Contas a Receber (FI-AR)
Lançamentos de imobilizado Administração do imobilizado (FI-AA)
Despesas de viagem Administração de viagens (FI-TV ou PA-TV);
Administração de pessoal (PA-PA).
CO – Controlling
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O projeto de implantação do SAP ECC 6.0 para a empresa abc S/A foi dividida em
duas ondas. Na primeira onda, quando da configuração do módulo FI-GL foi definido
como Código da Empresa (Company Code) a sigla 1234, em referência ao nome
fantasia da empresa HHH.
O código da empresa 1234 será mantido para a segunda onda. Portanto, a Área de
Administração Financeira, do componente FM a ser criada conforme item seguinte
(2.1.3) será atribuído a este código de empresa.
Código Descrição
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Unidades Organizacionais são elementos da estrutura lógica do Sistema SAP ECC 6.0.
As unidades organizacionais fornecem uma estrutura para funções de negócios e são
usados em relatórios e cadastros de dados mestres.
Código Descrição
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Por este motivo, a moeda corrente de cada código de companhia atribuída a uma Área
de Administração Financeira deve combinar com a moeda corrente da Área de
Administração Financeira.
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Equipe: FM
Nome Função / Empresa Data
ABC ABC 25/08/2008
Estrutura do Orçamento
A estrutura do orçamento representa a estrutura funcional e organizacional de uma
empresa do ponto de vista da Administração de orçamentos. É a base para o
planejamento e da execução do orçamento.
Centros Financeiros
Itens Financeiros
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Equipe: FM
Nome Função / Empresa Data
ABC ABC 25/08/2008
Centros Financeiros
Os Centros Financeiros são unidades organizacionais dentro de uma Área de
Administração do Orçamento que representa a estrutura de um empreendimento, em
áreas de responsabilidade do orçamento, na forma de uma hierarquia. Os centros
financeiros respondem a pergunta básica: “Quem irá gastar o recurso e/ou quem
gastou?”
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hierarquia de Centros Financeiros é criada no sistema como uma variante de
hierarquia.
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Com base na necessidade de reorganização descrita acima, definiu-se criar a
Hierarquia atribuindo-se todos os Centros Financeiros a um único Centro Financeiro
Superior. Neste caso a organização dos Centros Financeiros em níveis para fins de
relatório se dará através da utilização de Grupos de Centros Financeiros.
Portanto fica definido que da mesma maneira que em CO-Controlling foram utilizados
Grupos para estruturar centros de custos e centros de lucros, a ferramenta Grupos de
Centros de Financeiros será utilizada estruturar os Centros Financeiros para fins
de relatório.
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Business Blueprint EVOLUCAO
Da mesma forma que definido para a criação dos Centros de Custos em CO -
Controlling, os Centros Financeiros devem ser criados respeitando-se a seguinte
estrutura de codificação:
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O Centro Financeiro não pode estar atribuído a uma estrutura orçamentária
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Equipe: FM
Nome Função / Empresa Data
ABC ABC 25/08/2008
Itens Financeiros
Os Itens financeiros ou Itens de orçamento representam o agrupamento funcional de
um empreendimento dentro de uma área de Administração do Orçamento (área FM).
Os itens correspondem às contas contábeis de gastos do módulo FI-GL do SAP ECC
6.0 e as classes de custos primárias do módulo CO. Um item financeiro pode ainda
representar uma conta patrimonial de FI-GL, mesmo que isto não seja muito comum,
pois geralmente o objetivo de FM é controlar orçamentos de despesas. Os Itens
Financeiros respondem a pergunta básica: “O que será gasto ou o que foi gasto?”
Os Itens Financeiros mantêm relação direta com as contas contábeis de FI-GL e com
as classes primarias de custos existentes em CO-Controlling. O sistema SAP ECC 6.0
possuí ferramentas para derivar automaticamente das contas contábeis e/ou classe
primarias de custos o Item Financeiro para todo lançamento que exigir este tipo de
classificação. Por este motivo, há a necessidade de manter-se coerência entre contas
contábeis, classes primarias de custos e Itens Financeiros. Assim, sempre que uma
conta contábil for criada, deve-se atribuí-la a um Item Financeiro já existente ou deve-
se criar um novo Item Financeiro para receber os lançamentos com esta nova
classificação.
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Business Blueprint EVOLUCAO
guarda uma relação direta com as contas contábeis e classes primarias de custos, e
como ambas foram definidos como ano-independente na primeira Onda do Projeto,
este será o critério utilizado para a criação dos Itens Financeiros. Portando fica
definido que os Itens Financeiros serão criados como ano-independente.
Usam-se Itens Financeiros que são marcados como não diretamente lançáveis para
sumarizar Itens Financeiros marcados como diretamente lançáveis. Itens Financeiros
diretamente lançáveis formam portanto o nível mais baixo em uma hierarquia de Itens
Financeiros.
A estrutura dos Itens Financeiros para fins de relatórios será feita através da ferramenta
“Agrupamento de Itens Financeiros” demonstra no próximo item.
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Esta opção reduz a complexidade de manutenção da Hierarquia de Itens Financeiros e
reduz a necessidade de reestruturação sempre que se pretende alterar valores de
orçamentos ou realocar um Item Financeiro para uma nova estrutura na Hierarquia.
Portanto fica definido que da mesma maneira que em CO-Controlling foram utilizados
Grupos estruturar centros de custos e centros de lucros, a ferramenta Grupos de
Itens Financeiros será utilizada para estruturar os Itens Financeiros para fins de
relatório.
Os Itens Financeiros possuem a relação de 1 para “N” com as contas contábeis e com
as classes primarias de custos, isto significa que um Item Financeiro pode estar
relacionado a uma ou mais contas contábeis ou classes primarias de custos.
Os itens financeiros que terão controle pelo módulo FM estão na tabela abaixo:
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Os Itens financeiros que não serão controlados pelo módulo FM estão na tabela
abaixo:
Não é possível fazer mudanças nos dados de cabeçalho (chave, ano fiscal,
Área Financeira de FM) ou mudar os “flags” “Lançável Diretamente” ou “Não
Lançável Diretamente” indicadores em um Item Financeiro.
Se um valor de orçamento já foi atribuído para o Item Financeiro ou
atualizações ou lançamentos foram feitos, não será possível mudar a
Transação Financeira, o Item Financeiro superior na Hierarquia, o Tipo de
Item Financeiro ou “flag” indicador de Item Financeiro estatístico.
O registro Mestre de um Item Financeiro pode ser exibido a qualquer momento através
de transações especificas. Da transação de exibição pode se chamar a transação para
modificação de dados mestres de Itens Financeiros.
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Nenhuma atualização de orçamento ou valores de compromissos foi lançada
para o Item Financeiro;
Não existe nenhum Item Financeiro subordinado na variante de hierarquia
padrão ou quaisquer das outras variantes
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Equipe: FM
Nome Função / Empresa Data
ABC ABC 25/08/2008
Fica definido que serão atribuídos a cada Centro Financeiro todos os Itens ou
agrupamentos de Itens Financeiros criados e que sofrerão controle de disponibilidade
de recursos indicados pelos usuários-chave do projeto, independentemente de serem,
de fato, passíveis de orçamento ou não.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Elaboração do Orçamento
Orçamento da empresa
Objetivo
Abrangência
A elaboração do orçamento anual segue o cronograma elaborado no mês de setembro do ano anterior
pela Diretoria de Controladoria – Gerência de Orçamento, o qual é aprovado pela Diretoria até o dia 31
de dezembro do mesmo ano (anterior ao orçamento). As principais etapas do cronograma são:
Orçamento de Vendas;
Orçamento de Produção;
Orçamento de Pessoal;
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Orçamento de Investimentos;
Orçamento Financeiro.
O resultado da compilação dos dados permite uma análise detalhada da projeção do Balanço
Patrimonial, do Fluxo de Caixa e do Resultado do Exercício. Estes resultados são analisados pela
Controladoria e submetidos à aprovação da Presidência e do Conselho de Administração.
Após a aprovação, o orçamento poderá ser incluído no Plano de Orçamento do sistema SAP ECC 6.0.
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Business Blueprint EVOLUCAO
Após o processo de elaboração do orçamento, discussão e aprovação especificados no item anterior, é
necessária a entrada dos valores orçados para os Centros Financeiros e Itens Financeiros definidos no
Plano de Estrutura de Orçamento.
Os documentos de entrada orçamentária contem um cabeçalho que contem todos os dados do processo
orçamentário que se esta incluindo.
Os documentos de entrada orçamentária podem ser criados em massa, por exemplo, quando se
transfere informações constantes em uma planilha Excel em layout especifico contendo os dados
necessários para criação do documento, ou ainda, podem ser criados de forma seletiva em
processamento individual.
Neste modo o MS Excel substituí a tela de entrada do sistema SAP. Isto habilita o uso do SAP
com funções do MS Excel.
Montagem do Plano Orçamentário no MS Excel com upload de dados para o SAP ECC 6.0
Neste modo a elaboração do Plano de Orçamento pode ser elaborado de forma descentralizada
em múltiplas planilhas do MS Excel, em um ou mais computadores sem conexão com SAP ECC
6.0. As planilhas criadas podem então ser importadas e combinadas via upload no sistema SAP.
Os dados carregados poderão ainda ser editados usando as funções de elaboração de
orçamento do sistema SAP.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Revisões de Orçamento
Revisões Orçamentárias são ajustes efetuados sobre o Orçamento Inicial. O sistema SAP ECC 6.0 prove
soluções para revisão orçamentária.
Transferências de Orçamento;
O Orçamento Atual (saldo de orçamento) disponível será sempre o resultado das operações de
Orçamento Inicial, mais Suplementos de Orçamento, Subtraído das Devoluções de Orçamento,
somando ou subtraindo as Transferências de Orçamento.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Liberações de Orçamento
Conforme visto no item Elaboração do Orçamento, o controle do Orçamento da Empresa é feito de forma
Anual, ou seja, os valores orçados para cada centro financeiros compreendem a previsão orçamentária
para o ano inteiro, portando o controle de disponibilidade é executado de forma anual.
No entanto, apesar de os valores orçados serem anuais, o sistema SAP ECC 6.0 inclui ferramenta para
Liberação de Orçamento que pode ser usada para liberar valores do orçamento anual por partes,
inclusive por períodos mensais, por exemplo.
A ferramenta, no entanto, permite a liberação total ou parcial dos valores orçados conforme a
necessidade da empresa..
É possível fazer tantas liberações quanto se desejar e também a qualquer momento, desde que elas não
sejam superiores ao orçamento anual registrado.
Apenas valores de Orçamento liberados podem ser utilizados. Assim, mesmo que exista valores anuais
Orçados, não havendo a liberação o valor não estará disponível para utilização, trancando portanto
qualquer processo que necessidade de valores Orçamentários.
Importante ressaltar que as operações de liberações no FM são feitas manualmente ou com auxilio de
programas de carga.
Definições
Fica definido que a empresa usará a ferramenta de Liberações de Orçamento para controle e liberação
de Orçamento de forma mensal. Ou seja, serão definidos 12 períodos de liberações. Assim, haverá a
necessidade da execução de Liberações Orçamentárias mensais.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Categorias de Orçamento
9G – Orçamento de Obrigações
9F – Orçamento de Pagamentos
As etapas de cada processo que mantém integração com FM e que devem “sensibilizar” cada uma das
categorias de orçamento são configuráveis.
Orçamento de Obrigações
O Orçamento de Obrigações será utilizado para apurar quanto a empresa assumiu de obrigações
durante o período orçamentário.
Orçamento de Pagamentos
O Orçamento de Obrigações será utilizado para apurar quanto a empresa efetuou de pagamentos no
período orçamentário.
Definições
As duas categorias de orçamento serão utilizadas no projeto, sendo que ambos receberão os mesmos
valores de orçamento e terão liberações de recursos idênticas em cada período.
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As etapas de cada processo que devem sensibilizar cada um das categorias de orçamento utilizadas
serão descridas em tópico especifico.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Controle de Disponibilidades
Usando a ferramenta de Controle de Disponibilidade da Administração de Orçamento do SAP ECC. 6.0,
é possível monitorar a disponibilidade de valores no Orçamento.
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No Controle de Disponibilidades as Operações representam o momento em que o componente FM
deverá verificar a existência de Orçamento e para qual categoria de Orçamento (Orçamento de
Obrigações ou de Pagamentos) e se deverá emitir mensagem de aviso ou não.
As operações que devem ser verificadas em cada componente integrado com FM serão demonstradas
abaixo:
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As ações são parametrizadas para cada tipo de operação que foi configurada como um
momento de verificação de disponibilidade.
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Uma quebra de qualquer limite de tolerância aciona a ação definida neste limite. Abaixo
um exemplo de esquema de ações, na qual foram configurados 3 tipos de alerta para
cada nível de consumo orçamentário:
As Ações de alerta são configuradas de maneira padrão para todas as operações que
possuem integração com FM. Portanto, uma vez configurada a ação de alerta será
emitida em todas as situações de lançamentos com integração em outros módulos. Os
alertas que representam aviso ao usuário é emitido na tela da transação de entrada no
componente de origem onde se esta executando o lançamento. No caso de Correio
Eletrônico (Alerta 2) a mensagem é enviada via ferramenta Business Workplace do
SAP, ou seja, é uma mensagem para o e-mail interno do SAP sem possibilidade de
envio para endereço externo. O usuário que receberá o e-mail é o que estiver indicado
como responsável no cadastro do Centro Financeiro que superou o limite de tolerância.
Importante notar, que o e-mail será enviado tantas vezes quantas forem as operações
efetuadas que superem o limite de tolerância indicado. Assim, por exemplo, se o limite
de tolerância dor 90%, o e-mail será enviado quando se lançar um operação que faça a
consumo orçamentário atingir 90,01%, se outro lançamento fizer o consumo
orçamentário atingir 91% outro e-mail será enviado, e assim sucessivamente até a
próxima faixa de tolerância.
Importante notar que apesar de as ações de alerta configuradas serem padrão para
todas as operações, é possível indicar em transação especifica de parametrização,
regras de exceção. Isso é muito útil quando se deseja que o sistema não emita um
determinado alerta para uma combinação especifica de Centro Financeiro e Item
Financeiro. O sistema ainda manterá as informações de orçamento previsto e realizado
para esta combinação, apesar de não emitir alertas aos usuários.
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Para a empresa, serão configurados de maneira padrão os seguintes limites de
tolerância e tipo de alerta padrão para as operações que mantém integração com o
componente FM.
Contas de Resultado:
A relação das combinações de Centros e Itens financeiros que não que não sofreram
controle ou orçamentário ou que serão registradas apenas de forma estatística para
fins de relatório do componente FM encontra-se item 3.3.3.1 Criação de Novos Itens
financeiros.
Contas Patrimoniais:
Via de regra as contas patrimoniais não sofrerão controle orçamentário diretamente por
FM – Administração do Orçamento, devido a sua natureza e por terem a sua origem
muitas vezes em contas de resultado. Ainda assim, com relação a alguns grupos de
contas patrimoniais julgamos necessárias as seguintes considerações:
- Contas de Estoque: Serão controladas pelo processo de MRP e para as que possuem
consumo para Centro de Custo ou Ordem Interna de CO, o controle orçamentário via
FM se dará no momento da aplicação.
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- Movimentação Bancária: Não sofrerá controle orçamentário via FM. Sua
movimentação é controlada através das transações especificas de FI.
- Demais contas: Não sofrerão controle orçamentário via FM. Casos específicos serão
tratados ao decorrer do processo quando necessário o controle.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Regras de Derivação
Para que uma operação seja gravada por integração no componente de Administração
de Orçamento – FM, é obrigatório que o lançamento receba uma completa vinculação
com FM através da combinação de Centro Financeiro e Item Financeiro.
Os valores derivados aparecem como valores padrão, no entanto estes valores podem
ser alterados antes da conclusão do lançamento (gravar).
Também citamos que os Itens Financeiros guardam relação direta com as Contas
Contábeis e Classes primarias de CO, portanto regras de derivação serão configuradas
para preencher automaticamente o Centro Financeiro em Operações em que estes
objetos sejam requeridos. O Item Financeiro, no entanto, pode ser preenchido
automaticamente através da atribuição diretamente no registro mestre de contas
contábeis.
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Para as operações que não possuem informado objetos que permitam a derivação
(lançamento que não recebem centro de custos ou ordem interna) será atribuído o
Centro Financeiro “Dummy” que não esta programado para executar Controle
Orçamentário, visto que o controle para estes processos se da´ra por ferramentas de
aprovação e liberação existentes no componente de origem. No entanto, será mantido
registro estatístico no componente FM.
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Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Encerramento Anual
Esta ferramenta do componente de Administração do Orçamento FI-FM, habilita
diversas funcionabilidades para a preparação e execução das operações de
encerramento anual, sendo as principais:
Orçamento Residual
Orçamento transportado de ano
Residual fiscal encerrado
Compromissos Compromissos
Pendentes Pendentes
transportados de
ano fiscal
encerrado
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Business Blueprint EVOLUCAO
permaneceram no ano fiscal anterior e não poderão então ser usados no novo ano
fiscal. É preciso levar em consideração também que os Compromissos Pendentes
quando realizados no novo ano fiscal não consumirão orçamentos de mesma categoria
da entrada do compromisso no mesmo ano, mas consumirão orçamento de uma
categoria diferente da original. (por exemplo, uma fatura entrada para uma ordem de
compra do ano anterior não consumira orçamento de obrigações, mas consumira
orçamento de pagamento).
Há, ainda, a possibilidade de se configurar quais os tipos de dados que devem ser
transportados para o novo ano fiscal.
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Business Blueprint EVOLUCAO
Elaborado
Nome: Função no projeto Empresa Data
ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008
Sistema de Informação
O sistema de informação do componente de Administração do Orçamento – FM, é
usado para analisar as transações de negócios relevantes para FM. Isto significa que é
possível, por exemplo, gerar avaliações do orçamento (como valores orçados e valores
liberados), utilização dos valores orçados (reais e valores de compromissos) e o
orçamento residual (orçamento ainda disponível) para cada categoria de orçamento.
Relatórios de Totais:
- Avaliação de valores de orçamento anual e valores liberados por período;
- Avaliação de operações ou lançamentos que ajustam ou consomem
orçamento;
- Exibição dos déficits orçamentários e complementos orçamentários;
- Avaliação de valores compromissados e valores reais.
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Business Blueprint EVOLUCAO
- Relação de documentos de compromisso e realizado que consumiram
orçamento;
Alem dos relatórios padrão disponibilizado pelo sistema, informações podem ser obtidas de acordo com
as necessidades especificas da empresa através do componente BW – Business Warehouse do SAP
ECC 6.0.
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