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O Programa 5 S
sem segredos
Um roteiro para implementar o Programa 5 S em
sua organização
Angela França
Sumário
• A filosofia e os conceitos do 5S
• Um roteiro básico para o 5 S em qualquer organização
• Exemplos de sucesso implementados
• Exercícios práticos sobre a metodologia
Expediente
Textos: Angela França e Editora Epse
Edição: Hayrton Rodrigues do Prado Filho
Designer Gráfico: Adilson Aparecido Barbosa
Uma publicação da
Revista FALANDO DE QUALIDADE (BANAS)
Rua Ministro Nelson Hungria, 239 – conj. 10
05690-050 – São Paulo – SP
Tel.: (11) 3758-9906
www.banasqualidade.com.br
Angela França(21) 2287-0717 - donduck@ibest.com.br ou donduck@ig.com.br
O processo de mudança
A técnica dos 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não nos efeitos. O que se busca
não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa. Não se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. Um
ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a sujá-lo ainda mais; por exemplo, um banheiro sujo com lixo e
papel higiênico jogados no chão. Não há como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado um
ambiente limpo não necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no chão. De
nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno abandonado, sujo, cheio de mato e
lixo. O aviso não é compatível com o local e já está desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de
manufatura de um produto com alta qualidade, conforme especificações rigorosas, não é compatível com
um ambiente hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente fala, às
vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas.
A mudança comportamental
A mudança comportamental inicia-se através desse Programa. Estas mudanças de comportamento e
conscientização estão plenamente incorporadas à visão sistêmica representada pelo gerenciamento da
Qualidade Total. Porém como conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento
das pessoas, num ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano?
A experiência mostra que uma excelente maneira de se iniciar um programa de qualidade é fazendo
uma faxina no sentido físico e mental. Kaoru Ishikawa sempre aconselhava: “pode-se começar varrendo
a casa”, e é justamente por isto, que se propõe a começar pelo Programa 5S fazendo uma grande faxina
geral. O monitoramento do Programa será realizado para garantir o seu melhoramento contínuo. Uma
mudança de cultura, tendo como base os Princípios da Qualidade Total, para ter sucesso, deve penetrar
no coração da Organização alterando filosofia de ação, processos e comportamentos.
Origem do 5S
O Programa “5S” nasceu no Japão em 1950, criado por Kaoru Ishikawa ao regressar de uma viagem
de estudos aos Estados Unidos, após a Segunda Guerra Mundial. Neste período pós-guerra faltava tudo
no Japão e não podia haver nenhum tipo de desperdício. Devido às suas características de gestão quase
domésticas, esta técnica passou a ser conhecida como housekeeping.
No Brasil foi lançado formalmente em 1991.O Brasil é o país campeão mundial de desperdício. Esta-
tísticas comprovam que o desperdício está incorporado à cultura nacional. O desperdício custa ao Brasil
anualmente 90 bilhões de reais, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construção civil e
industrial. Desperdícios estão incorporados ao nosso dia a dia, a ponto de não mais nos sensibilizar. No
setor público, vemos muitas obras inacabadas ou destruídas pelo mau uso e pela falta de conservação.
Nos setores privados, a situação não é menos alarmante.
Nossa construção civil bate recordes de desperdício, com perda aproximadamente de um terço do
material utilizado. Na agricultura, as perdas começam na colheita, agravam-se no transporte e na arma-
O que é o 5S
Tudo que a organização precisa para mudar é conhecer o Programa 5S, que é o conjunto de cinco
conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de
trabalho a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. Os 5S foi interpretado no
Brasil como sensos, não só para manter o nome original do Programa, mas porque refletem melhor a
idéia de profunda mudança comportamental. O significado de senso é: aplicação correta da razão para
julgar ou raciocinar. O Programa 5S é baseado em cinco palavras japonesas:
Seiri – descarte, utilização, seleção
Seiton – ordenação, arrumação, organização
Seiso – limpeza, zelo
Seiketsu – higiene, asseio, bem estar, padronização, saúde
Shitsuke – autodisciplina, disciplina, manutenção da ordem
Uma forma simples de definir 5S é: “Atividades que praticadas por todos, com determinação e méto-
dos, resultarão em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradável e seguro”.
Compreendendo melhor a definição acima:
Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Um pequeno conhecimento colocado
em ação dará bem mais resultado que um grande conhecimento acadêmico que não passe disso: teoria.
Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos é vital para o sucesso do progra-
ma. Nada menos que isso é aceitável. O líder – dono, diretor ou gerente – tem que se envolver pessoal-
mente, dando o exemplo. A maneira mais rápida de matar o Programa é dizer : FAÇAM!
Determinação: embora o entusiasmo com o Programa seja rápido, rápido também é seu esfriamento,
pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que ... sejamos determinados a fazer
continuamente algo a que não estamos acostumados.
Método: não podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira.
Apesar do 5S ser reconhecido mundialmente como originário do Japão, a sua essência está presente
em qualquer sociedade, empresa ou indivíduo que tenha em seus valores bons hábitos de higiene, segu-
rança, ordenação, bem- estar, sensatez e respeito ao próximo. Atualmente outros quatro conceitos foram
acrescidos, tendo-se portanto conhecimento da existência de 9S, que estão listados abaixo, embora o
nome do método permaneça o mesmo.
Conceito da Filosofia 5S
Conseqüências:
• Diminui a necessidade de: espaço, gastos com armazenamento e transporte, e gastos com seguros;
• Facilita: limpeza, layout, controle de estoque, execução no tempo previsto;
• Evita: comprar materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados; e
• Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.
Benefícios:
• menor cansaço físico em virtude de se deslocarem em espaços menores e com menos coisas.
Resultado:
Lembre-se de que os cinco sensos estão interligados compondo um sistema. Às vezes é difícil e
desnecessário fazer uma distinção precisa entre eles.
Aplicabilidade:
No início de sua aplicação apenas os três primeiros S eram abordados, por serem operacionais tendo
sido incorporados depois o quarto e o quinto S, que são de sustentação. Ao aplicar os três S operacionais,
os praticantes estão sendo sensibilizados ao mesmo tempo para os demais. É a prática dos três S iniciais
que provoca a conscientização de cada praticante para os dois S de sustentação. Portanto, ao aplicar o
terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo a prática é quase
mecânica. No segundo ciclo, a prática melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orienta-
ção. Dúvidas surgem a cada momento, durante a aplicação. Em geral, no terceiro ciclo pode-se começar
o ajuste fino no processo. No quarto ciclo a prática dos 5S pode estar sendo um hábito sadio. A estabili-
dade dos procedimentos e a melhoria contínua do processo podem estar praticamente asseguradas.
Objetivos do Programa
Os principais objetivos do Programa 5S são:
Aprimoramento do ambiente de trabalho – todos vêem e percebem um novo clima em seus locais de
trabalho. O Programa 5S proporciona melhoria no relacionamento das pessoas e desenvolve a prática de
atitudes pautadas em padrões éticos e morais, aceitos e praticados por todos, contribuindo até para
melhorar o clima organizacional, familiar e social;
Bem-estar do funcionário – é inegável que a sua prática proporciona melhor saúde física e mental para
todos. A satisfação de executar as atividades do dia a dia se estabelece quando existe um ambiente
organizado, com as pessoas cumprindo o que foi estabelecido por todos como sendo bom para o grupo e
existindo um bom relacionamento entre as pessoas;
Prevenção de acidentes – em locais ordenados, arrumados, limpos, onde os procedimentos são
cumpridos, o risco de acidentes é infinitamente menor e a quantidade de horas perdidas, reduz-se cada
vez mais. É bom refletirmos que em alguns acidentes há uma falha humana, em algum momento houve
negligência de alguém, o que provocou posteriormente um acidente. É responsabilidade de todos a pre-
venção dos atos inseguros que provocam os acidentes, algumas vezes fatais.
Incentivo à criatividade – possibilita surgirem soluções práticas e idéias criativas. A prática dos 5S de
forma constante desenvolve a criatividade do grupo e de pessoas individualmente, de forma evolutiva,
melhorando cada vez mais o ambiente.
Quando estamos bem e nos sentimos felizes, nossa criatividade flui muito melhor;
Melhoria da qualidade – só se pode obter Qualidade Total em ambiente onde o 5S está implantado. A
prática dos sensos visa, sobretudo, à qualidade de nossas vidas, harmonizando os recursos ambientais
disponíveis na Natureza e ao nosso redor com as diversas atividades que desenvolvemos no dia a dia
nos ambientes que freqüentamos: familiar, profissional, social etc.
O importante é a busca da Qualidade Total e não parcial ou apenas dos processos produtivos. Se a
minha vida, não melhorar por causa da prática dos Programas de Qualidade, não valerá a pena despen-
der minha energia física e mental para tais programas, que na verdade não estão em busca da Totalidade,
ou seja, tudo e todos melhorando;
O Programa dos 5S possibilita a implantação da Qualidade Total. Não somente a qualidade dos produ-
tos e serviços mas, sobretudo, das pessoas;
Mudanças de padrões gerenciais – ao praticar o processo de forma ampla, a empresa constata que
inúmeras práticas gerenciais, muitas das vezes até conflitantes, necessitam ser repensadas.
O Programa 5S possibilita a prática concreta e efetiva da administração participativa, porque ao levan-
tar as não conformidades visando à resolvê-las, aplica-se o método de solução com envolvimento de
todos, através do convite à participação espontânea no processo. Desta forma a administração participa-
tiva se estabelece naturalmente;
Mudança de padrões comportamentais – as pessoas terão necessidade de ajustar sua forma de pen-
sar e agir para que seja possível implantar e manter o 5S;
Desenvolvimento de elementos básicos da Qualidade Total – estratificação e bloqueio das causas
fundamentais dos problemas. Gerenciamento por função e eficiência para alcançar metas; inspeção como
conceito básico; hábito de cumprir o que foi determinado; gerenciamento visual e padronização;
Implantação dos 5S
Trata-se de uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo com as características e necessida-
des de cada empresa, tendo o cuidado de não entrar em choque com a cultura local. Cada passo tem que
ser muito bem entendido, e o porque da sua execução tem de ser sempre levado em conta. Sabendo-se
qual a meta a ser atingida será mais fácil desdobrar, e como alcançar esse objetivo dentro de cada
organização.
1° Passo – Comprometimento da Alta Direção
Para dar início ao 5S ou a outro projeto qualquer de melhoria na Organização, a participação e o compro-
metimento da Alta Direção é muito importante na liderança das atividades, demonstrando o comprometi-
mento oficial da empresa na condução do Programa. Uma vez obtida a aprovação da Alta Direção esta
deverá realizar uma ampla propaganda para demonstrar que as atividades do 5S terão apoio da empresa.
A direção deve evidenciar a importância da prática do 5S para o sucesso de todas as outras atividades.
Entende-se que esta participação dá credibilidade ao processo; assim, todos os colaboradores devem
ter consciência de que este é um projeto importante para a empresa, e quando necessário serão disponi-
Brainstorming
Trata-se de um método aplicado para geração de idéias. O time do 5S pode utilizar o brainstorming
nas situações a seguir:
• Listagem de atividades a serem desenvolvidas pelo time no processo de implantação do 5S;
• Identificação de resistência ao processo; e
• Identificação de possíveis projetos de melhoria
As idéias devem ser analisadas pela equipe e devem ser selecionadas as mais adequadas aos obje-
tivos a serem alcançados.
Auditoria
A palavra auditor, vem do latim “auditor – oris” e significa ouvinte. Assim, a auditoria do Programa 5S
nada mais é do que um sistema que permite ouvir a opinião de gerentes e colaboradores sobre como o
Programa 5S está sendo implantado na empresa. A função da auditoria é mal-vista, principalmente pelo
Após o término da auditoria, deve ser realizada uma reunião dos auditores com o responsável pela
auditada, objetivando:
1. Relatar os aspectos positivos encontrados na auditoria;
2. Comentar as anomalias encontradas, que serão objeto de melhoria pelo próprio auditado;
3. Esclarecer as dúvidas do auditado;
4. Emitir a lista de verificação, inclusive na parte relativa aos cálculos da pontuação e na parte referen-
te à definição de prioridades em comum acordo com o auditado.
Com as observações listadas no relatório da auditada do Programa 5S, a gerencia em conjunto com
Tipos de auditoria.
Formal – auditores internos utilizando um instrumento formal de avaliação (formulário).
Informal – gestores e pessoas de outros setores dando “notas” informais em períodos determinados.
A Manutenção e Melhoria do Programa 5S - Ciclo PDCA da Implantação.
A manutenção do 5S é um ponto crítico. A seqüência de manutenção é feita através de ciclos periódi-
cos. Os ciclos de manutenção objetivam verificar se o padrão estabelecido está sendo mantido. Este ciclo
segue um PDCA. Quando terminado um ciclo e as atividades de manutenção do 5S já estiverem sido
assimiladas, e venham sendo praticadas, é hora de iniciar um novo ciclo. A cada ciclo, o trabalho vai
ficando mais fácil, pois os grandes problemas já foram atacados, e as pessoas em sua maioria, já enten-
deram o que deve ser feito. Entretanto, sempre restam alguns pontos que ainda não foram tocados, bem
como novas idéias, que deverão ser consideradas. Então, inicia-se os ciclos de melhoria, que objetivam
modificar o padrão vigente, para atingir um novo padrão. Este ciclo também segue o PDCA. O estabele-
cimento de metas que sejam simultaneamente desafiantes e atingíveis, é um fator de motivação das
pessoas em busca de resultados.
Planejamento:
Para cada ciclo de melhoria deve ser estabelecido um plano de atividades a serem executadas que
considere:
Atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessários; defini-
ção de padrões, formas, períodos de avaliação (auditorias) e apresentação de resultados.
Desenvolvimento:
Consiste em seguir o planejamento elaborado, seja a nível de melhoria ou de manutenção, tendo
sempre em mente que você vai ter que fazer adaptações e usar a criatividade para atender às peculiari-
dades de cada setor.
Avaliação:
Para acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e possibilitar eventuais auxílios e correções de
rumo, devem ser realizadas avaliações, conforme o planejamento elaborado, para confrontar o planejado
com o executado. Ao término dos trabalhos de cada ciclo, deve ser preparado um relatório, do qual
deverão constar o planejamento do ciclo, as atividades realizadas, as fotografias de antes e depois do
ciclo, os pontos positivos, as dificuldades encontradas e os resultados obtidos.
Implementação do Seiri
Separe os itens necessários (que ficarão dentro das áreas) dos desnecessários (que deverão ser
retirados para uma área de triagem).
A área para triagem precisa ser definida em consenso. Os itens desnecessários deverão ser classifi-
cados em:
Itens imprestáveis lixo
Itens de valor venda/leilão
Itens aproveitáveis triagem interna (transferir de um setor a outro)
Itens aproveitáveis doação (instituições de caridade)
Itens recicláveis reciclagem
Ataque às irregularidades nas áreas e a origem dos problemas (da desorganização, excesso de coi-
sas, sujeira, falta de segurança etc.). Quando a irregularidade é de fácil e rápida solução, execute-a
imediatamente, quando não for, pendure um cartão devidamente preenchido e elabore um Plano de Ação
envolvendo as áreas que participarão na solução (manutenção, produção, CQ etc.).
Libere a área eliminando os itens desnecessários.
Implementação do Seiton
Limpe a sujeira antes de organizar.
Todos os itens (coisas) precisam ter o seu lugar e cada item (coisa) tem que estar em seu devido lugar.
Para isso, faça silhuetas dos itens no local adequado ou defina um sistema de endereçamento.
Organize de forma que os itens de uso constante (diário) fiquem o mais próximo do usuário; itens de
usos freqüentes (semanal) um pouco mais distante (no armário), dentro do ambiente, e itens de uso
esporádico (anual) distante do usuário.
Adicione cor ao local com o intuito de facilitar a identificação (controle visual) e evitar o estresse.
Estabeleça linhas divisórias para facilitar a identificação (por exemplo demarcar corredores e áreas de
trabalho).
Implemente o controle visual (quadros de sinalização e etiquetas).
Utilize as 3 chaves para organização (organização é uma forma de padronização).
Mudança de hábito. Mudança do sistema de armazenagem fechado para aberto (por exemplo: para
dispositivos e ferramentas).
Organize funcionalmente.
Implementação do Seiso
Defina o que limpar.
Defina quem é o responsável de cada tarefa da limpeza.
Defina os métodos de limpeza.
Limpeza Passos
1. Analise em cada área, o que limpar?
Exemplos: máquinas, equipamentos, ferramentas, bancadas de trabalho, armários, etc.
2. Elabore mapa de responsabilidade pela limpeza
Não esqueça de definir responsabilidades para área comuns (corredores, biblioteca, salas de recrea-
ção etc).
Métodos de limpeza
Após a definição de ONDE, QUEM fará a limpeza e QUANDO, é necessário definir COMO deverá ser feita.
Determine os horários e as durações.
Transforme os minutos de limpeza em um hábito diário.
Liste os itens de limpeza necessários, de acordo com os procedimentos de limpeza.
Esclareça o método de uso destes itens (segurança).
Defina a seqüência de limpeza.
Aplique a organização destes itens após o uso.
Limpeza – Sensibilização
Elimine as causas da sujeira (furos, vazamentos, goteiras, tubos de ar condicionado sujos, vidros das
janelas quebrados etc);
Sensibilize e conscientize de que a melhor maneira de manter um local limpo é não sujar para não ter
que limpar. Para isto institua um sistema metódico onde cada pessoa limpa “o seu local de trabalho”;
Limpe e conserve diariamente (de 3 a 5 minutos por dia ou turno).
Implementação do Seiketsu
Padronize tudo, visando a tornar perenes os passos anteriores. Crie padrões de organização/arruma-
ção por meio de gerenciamento visual (sistemas que permitem perceber rapidamente os desvios em
relação ao padrão estabelecido por exemplo, marcas de posicionamento corretos de aspirador de pó no
piso). Crie padrões de limpeza; afixe fotos nos locais após a liberação de área.
Falta de Segurança
Elimine as condições de falta de segurança (todo e qualquer tipo de riscos);
Faça sinalizações necessárias e adequadas.
2. Programa 5S na ALBRAS
Entre os muitos resultados tangíveis e intangíveis conseguidos destaca-se um número significativo no
combate a acidentes do trabalho: o numero de acidentes no período de um ano num certo setor da
empresa caiu de 147 para 0 (zero).
4. Uma grande Empresa da construção civil usou o 5S com sucesso para alavancar o seu programa
de Qualidade e Produtividade. O nível de motivação e produtividade melhoraram muito. O contato com a
filosofia embutida no Programa despertou nas diversas unidades de negócio da empresa iniciativas de
restauração da dignidade do ser humano: reeducação para a higiene pessoal, alfabetização na obra e
preocupação com a ecologia são algumas dos efeitos imediatos observados.
Solução: a equipe criou e construiu, com sucata, um trailer de sete metros quadrados contendo as
ferramentas e equipamentos necessários para a manutenção no campo e equipado com luz elétrica e
água. Quando a oficina de campo recebe chamada para consertar uma escavadeira o trailer é acoplado
a um caminhão e levado até o local. Desta forma, os mecânicos tem a mão todo o ferramental que
precisam, dispensando idas e vindas à oficina e trabalhando com conforto.
Solução: abastecer caminhões e escavadeiras com óleo por meio de um sistema automático rápido e
seguro, constituído de uma bomba de transferência instalada num caminhão comboio próximo a maquina
que vai ser abastecida ligar a bomba a ela e acionar o mecanismo de transferência do óleo.
Estes e muitos outros casos de transformação não deixam dúvidas de que o Programa 5S tem caráter
universal, podendo ser aplicado em todas as Organizações publicas e privadas, envolvidas ou não em
programas mais abrangentes de Qualidade e produtividade. Suas exigências físicas são encontradas,
naturalmente em qualquer empresa preocupada com a excelência independente dos pressupostos sobre
o ser humano prevalecentes. Suas exigências de natureza social, entretanto estão fortemente associa-
dos a pressupostos positivos sobre o ser humano e nisto, o estilo administrativo predominante exerce
influencia decisiva.
Respostas:
1. Redução de custos; redução de acidentes; aprimoramento da qualidade; maior produtividade
2. Compromisso da Alta Direção; Criação do Time; Diagnostico; Disseminação de Conceitos; Prepa-
rativos para o Dia da Limpeza; Arrumação
3. Todos
4. Programa 5S
5. Filosofia de vida
6. Cartazes, informativos, reserva de espaço para alienação de materiais, traje informal
7. Registrar atividades a serem realizadas; setores envolvidos; como divulgar; treinamentos necessá-
rios; definição de padrões, formas, períodos de avaliação (auditorias) e apresentação de resultados.
8. Através de lista de verificação com métodos de avaliação preestabelecido
9.
Planejamento - P
Registro da situação (inicial e final)
Duração do ciclo
Divulgação
Treinamento necessário
Avaliações do realizado
Elaboração de listas de verificação
Elaboração do padrão operacional
Forma de apresentação dos resultados
Executar - D
Mobilizar
Educar e treinar
Divulgar
Implementar
Avaliar - C
Avaliar a implantação
Elaborar relatórios
Revisar - A
Analisar resultados
Lições aprendidas
Revisão dos padrões
Outros exercícios
1. Inicialmente de a sua opinião pessoal do que significava na pratica – 5S, isto é, se no seu enfoque,
5S viria para agregar valores a Implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade ou apenas limitando
a uma integração de Gestão de RH. Caso sua visão já tenha mudado, mesmo em parte manifeste-se.
2. Você lembra porque é importante sua empresa estar praticando o senso de ordenação? E o de
limpeza?
Respostas:
1.
2. Ordenar é organizar de forma sistemática, os meios de trabalho de modo a ter acesso rápido e
seguro a eles para sua utilização a qualquer momento
Limpeza tem dois aspectos. O primeiro refere-se a limpeza do ambiente físico e o outro diz respeito ao
relacionamento pessoal.
3. Plano de Ação