Atividade da disciplina de Comunicação Empresarial - Prof.

Roberto Mancuzo
Cliente: ​Facopp – Faculdade de Comunicação Social de Presidente Prudente

Proposta de Solução – Comunicação Interna

CENÁRIO
Diante do cenário de pandemia do coronavírus, a Organização Mundial da Saúde
tomou como medidas o isolamento social e a não aglomeração para conter o vírus. Como
consequência, a rotina de estudantes e trabalhadores mudou. É preciso que nessa situação
a comunicação seja feita da forma mais eficaz para evitar desespero, desinformação e
improdutividade.
A FACOPP, como referência de comunicação, precisa estar atenta em como
comunicar ao seu público interno de forma estratégica sobre o coronavírus de forma que
não negative o novo fluxo de trabalho e que possa orientá-los e tranquilizá-los para que
tudo ocorra bem até que tudo esteja normalizado novamente.

PONTOS FORTES E FRACOS

A Facopp além de possuir uma boa estrutura quanto aos seus canais de
comunicação - sistema Aprender - conta com uma equipe de colaboradores voltados para
essa área. Em contrapartida, por ser um sistema que não está adaptado para um grande
volume de acessos, a plataforma sai fora do ar e isso pode causar certa comoção com o
público interno que precisa acessá-lo. Além disso, além de possuir um público que tem um
potencial crítico e comunicador, possui um público multiplicador, são os próprios alunos que
informarão aos seus familiares e amigos. Ademais, é preciso tomar cuidado pois ter a
infraestrutura não adianta, é preciso usar com sabedoria.
Ainda, o cenário é incerto, não há uma data exata para tudo acabar oficialmente e
portanto, é preciso que a organização tenha um ​timing bom, e esse pode ser um dos pontos
negativos na atual comunicação. Além de boatos e ​fake news que surgem o tempo todo, é
preciso que a informação venha de forma clara, fiel e rápida.

CANAL DE COMUNICAÇÃO
Nesse contexto, devido às recomendações de não-aglomeração e isolamento social,
a comunicação digital é a mais viável. Assim, redes sociais, portal do aluno, canal da facopp
e e-mail serão os mais funcionais para integrar todo o público nessa fase de Pandemia.

PROPOSTA DE COMUNICAÇÃO
Assim que o problema chegou à região e a “quarentena” foi umas das alternativas
para contenção do vírus, isso mudou totalmente o fluxo de trabalho e rotina dos
facoppianos​. A linguagem correta e a informação serão grandes aliadas nesse cenário.
Estamos tratando de um público com espírito descontraído porém que demanda de
profissionalidade, e informações sem fontes e atrasadas colaboram para o surgimento de
boatos e possível ruído nesse público.
Dessa forma, cabe à imprensa da Facopp ir atrás de fontes confiáveis e produzir
matérias a respeito da pandemia para levar informação de qualidade, usando uma
linguagem séria e produzindo comunicados nesse sentido que converse com a demanda da
reitoria e do governo.
Em momentos de crise, é preciso manter o público bem informado para que
produzam mais e para isso precisa de planejamento para saber por onde vai ser
comunicado e qual linguagem será utilizado, para que a interação seja positiva e produtiva.
Por mais que tenha uma data do período de suspensão de aulas (21 de março a 17
de abril de 2020), é fundamental que entenda que o cenário é incerto, isso pode mudar a
qualquer minuto. Além de informações extraoficiais por e-mail e portal do aluno, é essencial
que avisos importantes quanto a atualização de horários e datas do funcionamento das
aulas sejam feitos pelos grupos do Whatsapp, um informe gerencial que deve ser passado
para os representantes de sala enviarem aos grupos, onde o fluxo de informações é mais
rápido e mais eficiente para esse público.
A quarentena gerou mudanças no processo de trabalho, docentes e discentes
precisam adaptar as aulas presenciais para o ensino à distância (EAD). Além da
capacitação desses profissionais para que leve uma educação de excelência - se adequar
às demais tecnologias como Google Meet, Youtube, entre outras - é preciso que a
informação não seja feita só de coordenador para professores, mas que os alunos tomem
voz durante esse processo.
Afinal, quanto à entrega, recebimentos de trabalhos e material de estudo, por meio
do Aprender, os alunos precisam se adaptar. Será que a didática está funcionando para os
alunos? Ouvir a opinião dos alunos sobre o novo sistema de trabalho é interessante para
avaliar e fazer melhorias. Note que o feedback é fundamental para que os objetivos sejam
alcançados. Dessa forma, a comunicação precisa ser integrada (administrativa e interna),
quanto aos processos administrativos e comprometimento dos colaboradores e
organização.
Ademais, é preciso conscientizar o público sobre o coronavírus, mostrar que o
respeito às decisões da OMS de isolamento social aproxima-os cada vez mais a retomar à
rotina de antes. Assim, a sugestão é criação de conteúdos dinâmicos e humorados que
transmitem essa mensagem nas redes sociais e nos portais Facopp, mas que não fuja da
seriedade do assunto. Essa interação com todo o público é importante para firmar uma
cultura de uma Facopp consciente e preocupada com o bem-estar de todos.
É fundamental compreender que o isolamento do meio social pode ser fácil para
alguns, entretanto, outras pessoas podem acabar sofrendo com isso, afinal, as formas de
contato mudaram. É interessante trabalhar o institucional da FACOPP para marcar
presença e prestar solidariedade à essas pessoas, assim, seu posicionamento precisa ser
de forma consciente e ágil, manter uma interação diária nas redes sociais além de se
mostrar disposta às pessoas para se sentirem acolhidas aderindo um tom que conforta e
tranquiliza os alunos e seus familiares.
A linguagem precisa se adequar conforme a direção do conteúdo, materiais
produzidos pela Imprensa deve ser formalizados, enquanto materiais mais informacionais e
de entretenimento usar uma linguagem mais informal e descontraída, mas sem excluir a
seriedade do assunto.
Quanto aos materiais gráficos é preciso legibilidade e que seja direto e que exclua
qualquer possibilidade de ruído que possa interferir na compreensão da mensagem.