TERMO DE REFERÊNCIA

 
1. UNIDADES INTERESSADAS:
1.1. Secretaria Municipal de Administração e Planejamento – SEMAP
1.2. Secretaria Municipal de Obras e Serviços Públicos - SEMOSP
1.3. Secretaria Municipal de Educação, Cultura, Desporto e Lazer SEMECE;
1.4. Secretaria Municipal de Fazenda – SEMFAZ

2. INTRODUÇÃO
Com base no art.15 da Lei de Licitação e Contratos 8.666/93 e art. 3º inciso XI alíneas
(a) a (g) do Decreto Federal nº 10.024/2019, conforme abaixo colacionado, elaboramos o
presente Termo de Referência, objetivando a eventual Contratação de Empresa
especializada nos Serviços de Outsourcing de Impressão, Cópia e Digitalização. O
procedimento será desenvolvido através do Sistema de Registro de Preços. O procedimento
será desenvolvido através do Sistema de Registro de Preços.
Art.3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
(...)
XI - termo de referência - documento elaborado com base nos estudos
técnicos preliminares, que deverá conter:
a) os elementos que embasam a avaliação do custo pela administração
pública, a partir dos padrões de desempenho e qualidade estabelecidos
e das condições de entrega do objeto, com as seguintes informações:
1. a definição do objeto contratual e dos métodos para a sua execução,
vedadas especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, que
limitem ou frustrem a competição ou a realização do certame;
2. o valor estimado do objeto da licitação demonstrado em planilhas,
de acordo com o preço de mercado; e
3. o cronograma físico-financeiro, se necessário;
b) o critério de aceitação do objeto;
c) os deveres do contratado e do contratante;
d) a relação dos documentos essenciais à verificação da qualificação
técnica e econômico-financeira, se necessária;
e) os procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato ou da
ata de registro de preços;
f) o prazo para execução do contrato; e
g) as sanções previstas de forma objetiva, suficiente e clara.

Cabe ressaltar ainda a observância do Decreto municipal nº 978/GAB-PMIO/2009 de

08 de dezembro de 2009. Ante todo o exposto, elabora-se o presente Termo de Referencia a
fim de que seja realizada contratação do objeto abaixo discriminado por meio Sistema de
Registro de Preços, com base nos dispositivos legais acima citados e demais normas e
regulamentos pertinentes à matéria.
O objeto do presente termo é a contratação de empresa especializada nos Serviços
de Outsourcing de Impressão, Cópia e Digitalização de documentos, visando suprir as
necessidades das Secretarias Municipais do município de Itapuã do Oeste, Rondônia, por um
período de 12 (doze) meses. O presente Termo de Referência estabelece as diretrizes, normas,
procedimentos, especificações técnicas e materiais/produtos, a serem disponibilizados e
efetuados registros em Ata de Registro de Preços, sem prejuízo de observância do que
estabelecerá o edital da futura licitação.
3. JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO
A presente solicitação visa a atender as demandas das Secretarias Municipais, com
a Contratação de Empresa especializada nos Serviços de Outsourcing de Impressão, Cópia e
Digitalização de documentos, conforme demanda descrita no item 7.21.1, por um período de
12 (doze) meses.
A terceirização não é uma realidade nova na gestão das organizações, assim como, não
é novidade para a Administração Pública. No Decreto-Lei n° 200 de 1967, foi prevista a
possibilidade de a Administração desobrigar-se da realização material de atividades
executivas, recorrendo, sempre que possível, à execução indireta, mediante contrato, ou seja,
a máquina administrativa será direcionada para a consecução da atividade-fim, repassando a
terceiros, estranhos aos quadros da Administração, a realização de atividades instrumentais.
Com isso será possível uma maior eficiência na prestação desses serviços, já que serão
desempenhados por organizações com experiência e especialização na área de atuação.
Assim, a Administração terá, dessa maneira, possibilidade de cobrar resultados, produtividade
e qualidade na prestação de serviços e poderá ter redução de custos.
A terceirização de serviços pela Administração se dará por meio de um contrato
administrativo, precedido, como regra, de licitação (art. 37, XXI da Constituição da
República).
A opção pela Contratação dessa modalidade de serviço deu-se pelos seguintes benefícios:
 Obtenção de melhor qualidade de impressão com a utilização de suprimentos originais e
equipamentos novos e padronizados;
 Melhor distribuição das estações de impressão;
 Redução no tempo do atendimento das solicitações de serviços, reparos e ou manutenção
dos equipamentos, com melhoria dos índices de disponibilidade dos equipamentos;
 Transferência do processo de logística de suprimentos para a contratada, gerando a
eliminação de gastos com deslocamentos, diárias e combustível na manutenção de
equipamentos existentes;
 Eliminação de investimentos iniciais com a aquisição de equipamentos;
 Redução de custos com os insumos/consumíveis, visto que estes são fornecidos com
menores preços, em decorrência da economia de escala gerada pelas compras efetuadas em
grandes quantidades realizadas pelo prestador do serviço;
 Extinção da contratação de manutenção e assistência técnica de equipamentos, que passam
a ser de responsabilidade do prestador do serviço;
 Redução, de forma drástica, das interrupções do serviço de impressão;
 Aplicação do concerto de centro de custos, na contabilização das impressões realizadas por
setor, viabilizando maior controle e racionalização de custos;
 Eliminação da gerência de estoque, das compras e do acondicionamento de
insumos/consumíveis;
 Eliminação de todo o trabalho operacional necessário nos trâmites administrativos e legais
decorrentes dos processos de licitação para aquisição de insumos/consumíveis;
 Digitalização e armazenamento de documentos, proporcionando a redução de impressões
com documentos que possam ser armazenados em meio eletrônico.
Este tipo de modelo de contratação está atualmente presente em uma considerável
parte da administração pública, visto o alto grau de eficiência na prestação dos serviços, na
agilidade de fornecimento de suprimentos, peças e na substituição dos equipamentos em caso
de defeito/pane.
Outro ponto bastante positivo está relacionado ao controle e gerenciamento de tudo o
que é impresso no setor, identificando, inclusive, o servidor que realizou a impressão.
 No modelo de contrato onde há somente o fornecimento dos equipamentos, sem o
fornecimento de suprimentos, verifica-se que os problemas mais comuns identificados são os
seguintes:
 Falta de gerenciamento efetivo sobre o que é impresso;
 Parque heterogêneo de impressoras multifuncionais, que resultam em fornecimento de
produtos de diversos fabricantes, gerando necessidade de estoques múltiplos de insumos
(tonner/cartuchos) e o controle destes;
 Falta de um sistema de gerenciamento que permita identificar o custo de impressão de cada
unidade e de cada usuário, de forma a se apurar comparativos mês a mês e inibir ou controlar
gastos desnecessários.
Deve-se ressaltar ainda, que esse modelo de contratação minimiza sobremaneira a
possibilidade de interrupção dos serviços de impressão, que, quando ocorrem. Acarretam
prejuízos aos serviços prestados à sociedade.
Justifica-se a escolha do SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS, pois ele se
caracteriza como um conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à
prestação de serviços e ao fornecimento de bens com vista a contratações eventuais, que
poderão, ou não, ocorrer. O fornecedor registrado tem, apenas, a expectativa de direito de
contratar com a Administração dentro do prazo de validade da ata. Por isto que,
diferentemente do sistema convencional de licitação, a Administração não necessita de contar
com prévia dotação orçamentária, conforme exige o inciso II do Art. 16 da Lei de
Responsabilidade Fiscal, que exige declaração do ordenador de despesas referente à
adequação orçamentária e financeira com a lei orçamentária anual e compatibilidade com o
plano plurianual e com a lei de diretrizes orçamentárias.
            O interesse destas secretarias pela formalização do Sistema de Registro de Preços
considera ainda as vantagens efetivas e práticas permitindo uma ampla concorrência no
certame da contratação prevista para o exercício, sendo que os materiais faltosos poderão ser
então enquadrados na modalidade pertinente de licitação ou dispensa de licitação, bem como
redução significativa do número de procedimentos licitatórios com consequente redução dos
custos para a Administração, agilidade na hora da aquisição dos bens, atendimento de
demandas imprevisíveis e maior transparência das aquisições.
O registro de preços visa prever adequadamente o consumo dos materiais e, sobretudo,
dispor de estoque suficiente, bem como possibilitar que o material adquirido esteja no prazo
de validade e não haja desperdício com materiais vencidos.
A presente contratação tem o objetivo de suprir as demandas das Secretarias
Municipais SEMAP, SEMOSP, SEMECE e SEMFAZ da Prefeitura de Itapuã  do Oeste/RO,
para darmos continuidade e manutenção dos serviços realizados a todos os setores da
administração municipal.
Ao optar pelo registro de preços pretende-se suprir as necessidades das Secretarias e
setores, possibilitando assim a continuidade das ações necessárias para o desenvolvimento de
suas atividades, levando em consideração a possibilidade de alcançar uma economia de
grande escala pelo quantitativo a ser licitado. Os quantitativos estimados foram obtidos com
base no consumo dos anos anteriores.

4. OBJETO
A presente contratação tem por objeto registrar preços para futura e eventual Contratação
de Empresa especializada nos Serviços de Outsourcing de Impressão, Cópia e Digitalização
de documentos, para suprir as demandas das Secretarias, pelo prazo estimado de 12 (doze)
meses.

5. DESCRIÇÃO DO OBJETO
 Planilha de descrição do objeto a ser registrado no Município de Itapuã do Oeste/RO:

ITEM ESPECIFICAÇÃO Unid

Serviço de impressão, cópia e digitalização, com disponibilização de impressoras
Multifuncionais novas, de primeiro uso, incluindo software de gerenciamento,
serviços de manutenção preventiva e corretiva com a substituição de peças e
01 componentes, fornecimento de suprimentos de impressão, com exceção do papel Cópia
(A4). Especificação da Impressora: Impressora Multifuncional. Impressão Preto e
Branco de 35 PPM. Cópia Preto e Branco 35 CPM. Scanner plano de mesa com
alimentador automático. Ciclo de Até 50.000 páginas/Mês.

6. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DOS EQUIPAMENTOS

Item 01: Multifuncional monocromático, com funções de cópia, impressão, digitalização e
scanner em colorido, com entrada USB.
Características mínimas exigidas:
a) Equipamento multifuncional monocromático, com funções de cópia, impressão e
digitalização e scanner colorido;
b) Velocidade de impressão e cópia de, no mínimo, 25 cópias/páginas monocromáticas por
minuto, em papel A4 ou Carta;
c) Tempo de aquecimento de até 19 segundos;
d) Memória de até 256 MB RAM;
e) Frente e verso automático, sem perda de velocidade;
f) Gramatura de papel de até 120g/m².
g) Entrada USB.

7. DA QUANTIDADE E LOCAL DE ENTREGA

7.1. O Serviço deverá ser executado mediante solicitação via Ofício e ou Nota de Empenho
ao Fornecedor nas Secretarias Municipais da Prefeitura de Itapuã do Oeste/RO, à Rua Ayrton
Senna, n° 1425, Bairro Centro, Município de ltapuã do Oeste - RO, de segunda à sexta-feira
das 07:30min. às l3:30min, no prazo de 05 (cinco) dias, tendo como termo inicial o
recebimento da Nota de Empenho ou a assinatura do instrumento contratual.
7.2. Secretaria de Educação (SEMECE): Na sede da Secretaria Municipal de Educação
Cultura, Desporto e Lazer das 07h30minàs 13h30min de segunda a sexta-feira e nas escolas
municipais no horário de 07h30min às 17h30min, de segunda a sexta-feira.
7.3.
7.4. A quantidade de impressoras será entregue, conforme discriminado na tabela abaixo;
local de instalação, quantidade de Impressora por unidade e quantidade de páginas
monocromáticas mensal:
7.4.1. Tabelas com demandas por Secretaria:

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO - SEMAP

Endereço de Quantidade de Quantidade

Setor/Departamento
Instalação Impressoras Mensal de Paginas
Secretaria SEMAP 01
Rua Ayrton
Departamento de Recursos Humanos – D.R.H 01
Senna, 1425
Comissão Permanente de Licitação – C.P.L 01
– Centro,
Gabinete 01
Itapuã do
Controlo Interno 01
Oeste/RO
Assessoria Jurídica 01
TOTAL 06

SECRETARIA MUNICIPAL DE OBRAS E SERVIÇOS PUBLICOS - SEMOSP

 Quantidade de Quantidade
Endereço de Instalação Setor/Departamento
Impressoras Mensal de Paginas
Rua Presidente Médici, s/n –
Secretaria SEMOSP 02
Centro, Itapuã do Oeste/RO
TOTAL 02

SECRETARIA MUNICIPAL DE FAZENDA – SEMFAZ

Endereço de Quantidade de Quantidade

Setor/Departamento
Instalação Impressoras Mensal de Paginas
Rua Ayrton Secretaria SEMFAZ 01
Senna, 1425 - Contabilidade 01
Centro, T.I 01
Itapuã do
Departamento Financeiro e Tributário – D.F.T 02
Oeste/RO
TOTAL 05

8.  DO VALOR ESTIMADO PARA CONTRATAÇÃO

 Para a obtenção de preço médio do valor praticado no mercado foi realizada pesquisa de
preços junto a empresas do ramo;
 As quantidades constantes no item 7.21.1 são estimativas, não se obrigando a
Administração pela contratação/aquisição total, face ao disposto no art. 65, § 1º, da Lei nº.
8.666/93, em sua atual redação, as quantidades de que trata o item anterior poderão sofrer
acréscimos ou supressões de até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial constante da
Ata de Registro de Preços;
 Os preços finais ofertados deverão ser os preços máximos praticados para comercialização
na região conforme os preços praticados no mercado, os quais serão confrontados.

9.  DOTAÇÕES ORÇAMENTÁRIA
As despesas oriundas da execução do contrato a ser firmado correrão por conta dos recursos
específicos consignados no Orçamento da Prefeitura Municipal de Itapuã do Oeste/RO pelas
seguintes classificações orçamentárias:
02.06.01 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, CULTURA, DESPORTO E
LAZER:
Programa: 12.122.0002.0002.0000 Custeio das Ativ. Operacionais e Administrativas
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica       
Programa: 12.361.0007.0047.0000 Manutenção e Coordenação das Atividades do Ensino
Fundamental
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica       
Programa: 12.361.0007.0055.0000 Manutenção da Educação Básica QSE
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
Programa: 12.365.0007.0058.0000 Manutenção e Coordenação das Atividades do Ensino
Infantil - CRECHE
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
Programa: 12.365.0007.0059.0000 Manutenção e Coordenação das Atividades do Ensino
Infantil PRÉ
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
02.06.02 FUNDO DE MANUTENÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO
BÁSICA E DE VALORIZAÇÃO DOS PROFISSIONAIS DA EDUCAÇÃO-FUNDEB:
Programa: 12.361.0007.0097.0000 Custeio das Atividades Operacionais e
Administrativas das Unidades Escolares
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE
Programa: 10.122.0002.0002.0000 Custeio Das Atividades Operacionais
Administrativas.
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
Programa: 10.301.0006.0030.0000 Manutenção das Unidades Básicas de Saúde.
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
Programa: 10.304.0006.0041.0000 Manutenção das Atividades da Vigilância Sanitária.
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica
Programa: 10.301.0006.0031.0000 Manutenção do Hospital de Pequeno Porte- HPP.
Elemento de Despesa: 3.3.90.39.00 Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica

10. CONDIÇÕES DE PARTICIPAÇÃO

Poderão participar da licitação todas as empresas do ramo, mediante comprovação das
regularidades fiscais, tributárias e técnicas e demais órgãos regulamentadores. Cadastradas
que atendam as exigências habilitatórias na data da realização da licitação.

11.  DA QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

11.1. A empresa ficará responsável por toda a manutenção e substituição das máquinas caso
seja necessário, deverá ainda ter em seu quadro funcional, pelo menos um responsável
técnico, visando ter  um  melhor atendimento técnico/operacional do contrato.
11.2. Comprovação de aptidão para desempenho das atividades pertinentes e compatíveis em
características, quantidades e prazos com o objeto desta licitação, mediante apresentação de
atestado de capacidade técnica emitido por pessoa jurídica de direito público ou privado, de
complexidade tecnológica e operacional equivalente ou superior ao objeto.
11.3. Apresentar juntamente com a proposta, o modelo e a marca dos equipamentos ofertados,
bem como as características pertinentes aos mesmos, sob pena de desclassificação do certame
em caso de não apresentação.
11.4. A licitante deverá apresentar declaração emitida pelo fabricante, original ou autenticada
em cartório, que comprove ser representante oficial do equipamento que estiver ofertando.

12.  DOS EQUIPAMENTOS

Os equipamentos deverão ser novos de fábrica sem uso anterior, e de propriedade da
contratada. 

13. RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

Além das obrigações resultantes da aplicação da Lei nº 8.666/93 e demais normas
pertinentes, são obrigações da CONTRATADA:
13.1. Caberá a Contratada as despesas com o fornecimento de todos os insumos necessários,
(exceto o papel A4), assistência técnica (preventiva e corretiva), com fornecimento de peças e
disponibilização na rede, de um dispositivo de contabilização e controle de documentos
impressos, sem qualquer ônus para a contratante;
13.2. Fornecer máquina nova, ainda em linha de fabricação e digital, com garantia de
qualidade de cópias, impressões e digitalizações, e comprovar através de declaração do
fabricante ou distribuidor dos equipamentos no Brasil, ser revendida e possuir assistência
técnica no Estado de Rondônia;
13.3. A instalação das impressoras deverá ocorrer em um prazo de até 10 (dez) dias corridos,
contados a partir da assinatura do contrato;
13.4. Entregar os equipamentos objeto do presente Termo de Referência nas especificações e
nos locais indicados no item 07 (sete);
13.5. Atender prontamente às chamadas das Secretarias SEMAP, SEMOSP, SEMECE e
SEMFAZ, quando da necessidade de conserto de um equipamento;
13.6. Manter, durante toda a execução do Contrato, as mesmas condições da habilitação;
13.7. Aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem
na aquisição do objeto do presente Termo de Referência, até 25% (vinte e cinco por cento) do
valor inicial do contrato;
13.8. Nos casos de urgência, tendo em vista que não poderá haver paralisação das atividades
de alguns setores da Secretaria Municipal de Educação, Cultura, Desporto e Lazer, como as
escolas, a Contratada, após a notificação por parte do Contratante, deverá realizar visita
técnica no prazo máximo de até 24 (vinte e quatro) horas.
13.9. É de responsabilidade da Contratada o fornecimento de tonners. Os mesmos deverão ser
da própria marca da impressora ofertada, podendo ser remanufaturados. No ato da entrega e
instalação das Impressoras, a CONTRATADA deverá fornecer as Secretarias, 02 (dois)
tonner reserva para cada máquina, além daquele já presente na impressora instalada, que
servirá como estoque para eventuais substituições.
13.10. A Contratada, após Notificação por parte da Contratante, deverá entregar nas
Secretarias, no prazo máximo de até 48 (quarenta e oito) horas, os tonners extras que serão
solicitados para reposição do estoque.
13.11. É de responsabilidade da Contratada o fornecimento de insumos e materiais de
consumo (tonner, revelador, cilindro, entre outros) de boa qualidade, para o perfeito
funcionamento da máquina, em quantidade necessária para suprir a demanda (exceto papel),
sem ônus adicional;
13.12. É obrigatória a utilização de peças ou tonners originais da marca ofertada.
13.13. O descumprimento da Contratada nos prazos e condições definidos neste Termo de
Referência poderá ensejar a rescisão do contrato, sem prejuízo das demais penalidades
cabíveis na Lei nº. 8.666/93, assegurados a defesa prévia, o contraditório e a ampla defesa;
recurso; respeitando os prazos previstos nos arts. 87, § 2º e 3º e 109 da Lei. 8.666/93;
13.14. Responsabilizar-se por todo e qualquer transporte para instalação ou remoção de
máquinas, sempre que solicitado pelo Contratante, sem ônus adicional, no prazo estabelecido
no item 13.8 deste Termo de Referência;
13.15. Transportar, seus funcionários, ferramentas e máquinas sempre que o atendimento
técnico for solicitado, sem ônus para o Contratante;
13.16. Os serviços deverão ser executados correndo por conta da CONTRATADA, bem
como, as despesas referentes a deslocamento, hospedagem, alimentação e quaisquer outras
necessárias para fiel execução do objeto contratado, devendo contemplar:
13.17. Fornecimento de equipamentos em linha de produção, novos (de primeiro uso), sendo
que, as impressoras multifuncionais lasers com seus módulos opcionais deverão ser do mesmo
fabricante, visando à padronização do hardware, tornando uniformes os procedimentos de
customização de aplicações e/ou formulários;
13.18. Fornecimento dos suprimentos: tonner e kits de manutenção das impressoras
multifuncionais, sendo novos e originais do fabricante;
13.19. Fornecimento de suporte técnico quando necessário. Para tanto, o fornecedor deverá
dispor de suporte técnico no local do fornecimento do serviço.
13.20. Fornecimento de assistência técnica on-site;
13.21. Fornecimento de software para gerenciamento, monitoramento, bilhetagem e gestão
online do ambiente, informando níveis de abastecimento de papel e tonner, necessidades de
troca de kits de manutenção, contabilização das impressões e digitalizações de cada
equipamento.
13.22. Portal de monitoramento e gestão das eventuais ocorrências.
13.23. Na fase de implantação, a CONTRATATADA deverá ministrar treinamento para os
servidores indicados pela CONTRATANTE, para a utilização, implantação, configuração,
parametrização, gerenciamento, administração das funções e acessos aos equipamentos
disponibilizados.
13.24. Deverá ser prestado treinamento no desenvolvimento e customização de soluções de
integração dos equipamentos ofertados com as devidas aplicações solicitadas.
13.25. As instalações, customizações e soluções das aplicações nos equipamentos serão de
responsabilidade da CONTRATADA, e devendo seguir as normas e diretrizes determinadas
pelos órgãos requisitantes.
13.26. Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas, com a disponibilização de
sistema de informação, possibilitando contabilização e bilhetagem.
13.27. Suporte aos equipamentos e aos usuários, em atenção às eventuais solicitações da
CONTRATANTE.
13.28. Os equipamentos deverão ser disponibilizados em cada unidade e local definido pela
CONTRATANTE.
13.29. Todas as informações relacionadas aos equipamentos e softwares ofertados na
proposta deverão estar em Português (BR) ou, caso contrário, deverá constar a devida
tradução;
13.30. Tendo em vista a proteção à saúde do usuário, bem conto a necessária confiabilidade
dos equipamentos, os modelos propostos devem atender às normas internacionais de
segurança à saúde da IEC (International Electrotechnical Commission) reconhecidas para
aplicação no Brasil pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas);
13.31. As despesas decorrentes de transporte dos equipamentos para manutenção, dentro do
período de vigência contratual, serão de responsabilidade da CONTRATADA;
13.32. Os setores da CONTRATANTE, ou ilhas de impressão, deverão funcionar em rede,
permitindo que o usuário de uma determinada unidade possa, a qualquer memento, no caso de
defeito ou paralisação da sua unidade servidora, direcionar as suas impressões para a unidade
mais próxima;
13.33. Todas as impressoras multifuncionais, para efeito de auditoria, deverão possuir recurso
de contabilização de volumes impressos pelo próprio hardware, independentemente do
software de gestão, para confirmação dos quantitativos informados nos relatórios;
13.34. Caso sejam necessários transformadores e/ou estabilizadores para garantia do correto
funcionamento dos equipamentos, os mesmos deverão ser fornecidos pela CONTRATADA;
13.35. Efetuar medições mensais, apresentando relatório demonstrativo do número de cópias,
impressões e digitalizações produzidas no período, excluindo as cópias decorrentes de testes
promovidas por técnicos da empresa;
13.36. A Contratada deverá encaminhar, mensalmente, à Contratante demonstrativo de
produção das quantidades aferidas no mês correspondente, bem como os relatórios extraídos
de cada máquina, sem o qual não será realizado o pagamento da fatura;
13.37. Responsabilizar-se por quaisquer danos causados à Administração ou a terceiros,
decorrentes de sua culpa ou dolo da execução do objeto licitado;
13.38. Responder em relação aos seus funcionários, por todas as despesas decorrentes da
execução do serviço e por outras correlatas, tais como salários, seguros de acidentes, tributos,
indenizações, vale refeição, vale-transporte e outras que porventura venham a ser criadas e
exigidas pelo Poder Público;
13.39. Manter durante toda a vigência do contrato, em conformidade com as obrigações
assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas por lei e neste Termo de
Referência e/ou no processo licitatório;
13.40. A Contratada deverá possuir seguro da(s) máquina(s), uma vez que a Contratante não
se responsabilizará por danos, roubos e/ou perda/extravio do(s) equipamento(s);
13.41. A Contratada não poderá subcontratar, ceder e/ou transferir, total ou parcialmente,
parte alguma do objeto ora licitado.

14. RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

14.1. Acompanhar, fiscalizar, zelar pela boa qualidade do serviço, receber, conferir e avaliar
os serviços prestados pela Contratada;
14.2. Comunicar imediatamente à Contratada quaisquer anormalidades apresentadas no
funcionamento das máquinas, interrompendo seu uso se assim for recomendado;
14.3. Destinar área específica para a instalação das máquinas, dotadas de pontos elétricos e de
rede de computadores, em quantidade compatível, quando for o caso;
14.4. Recusar a instalação de máquinas que não se encontrem nas condições especificadas,
ainda que estejam em condições gerais de funcionamento;
14.5. Efetuar o pagamento à Contratada conforme previsto neste Termo, após o cumprimento
das formalidades legais;
14.6. Exigir, a qualquer tempo, a comprovação das condições da Contratada que ensejaram
sua contratação, embora, deva esta manter estas condições durante a execução do contrato.

15. DO PRAZO DA LOCAÇÃO

O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses, contados desde que posterior à data
de publicação do extrato do contrato no Diário Oficial, valendo a data da publicação do
extrato como termo inicial de vigência.

16. JUSTIFICATIVA TÉCNICA

16.1. Justifica-se a contratação, pois a impressão de documentos permanece sendo uma
atividade necessária para o bom andamento de todos os setores da Secretaria Municipal de
Educação, Cultura, Desporto e Lazer e Secretaria Municipal de Saúde.
16.2. Uma das vantagens do aluguel de equipamentos é justamente ter à disposição
impressoras e multifuncionais mais tecnológicas, adequadas às necessidades do seu negócio,
sem ter que despender uma grande quantia em dinheiro para a aquisição desses ativos
16.3. Outra vantagem do aluguel de equipamentos de impressão é contar com um suporte
técnico especializado. Considerando que é um transtorno quando uma impressora apresenta
falhas ou simplesmente para de funcionar. Além do desgaste e desperdício de tempo para
solicitar a visita de um técnico para solucionar o problema (se estiver na garantia), ainda
existe o inconveniente da impossibilidade de usar o equipamento.
16.4. Além disso, eliminam-se os custos com a compra e manutenção de estoques de peças e
suprimentos, que geralmente já estão incluídos nos contratos de locação. Gerenciar o estoque
e a reposição dos consumíveis passa a ser uma responsabilidade da empresa contratada.
16.5. Também para reduzir os custos e aumentar a qualidade dos serviços, uma vez que a
manutenção e consumo de tonners ocorrerá por conta da Contratada.

17. ESPECIFICAÇÕES DOS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

17.1. A manutenção preventiva e corretiva das máquinas, bem como a reposição de materiais
e insumos cuja responsabilidade é inteiramente da contratada deverá ser realizada nos locais
conforme descrito no Item 7.
17.2. Entende-se como manutenção preventiva a assistência técnica planejada e periódica dos
equipamentos que tenham por objetivo a prevenção da ocorrência de vícios, defeitos ou
incorreções das máquinas;
17.3. Entende-se como manutenção corretiva aquela não periódica que poderá ocorrer nas
máquinas para correção de vícios, defeitos ou incorreções eventuais urgentes ou que garantam
o bom funcionamento das máquinas;
17.4. É de responsabilidade da Contratada, nos casos de manutenção corretiva, reparar,
corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, as peças, componentes
e acessórios em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou
dos materiais utilizados, em até 24 (vinte e quatro) horas, após a notificação por parte da
Contratante;
17.5. Nos casos em que o problema atrapalhe a execução das atividades corriqueiras dos
setores de atendimento ao público, a empresa deverá substituir a impressora, no prazo
apresentado no item 13.8, por outra de modelo equivalente ou superior, em perfeitas
condições de uso, sem ônus adicional para a Contratada, responsabilizando-se por todos os
custos decorrentes, enquanto perdurar o conserto da mesma; 
17.6. Nos casos de manutenção preventiva, a Secretaria Municipal de Educação, Cultura,
Desporto e Lazer e Secretaria Municipal de Saúde, verificando ruídos, manchas nas
impressões ou cópias, ou demais detalhes que possam, no futuro, ocasionar defeitos nas
máquinas, notificará a Contratada para que possa realizar tal manutenção; lubrificando,
limpando ou realizando qualquer serviço necessário para o bom estado de funcionamento da
impressora, a fim de evitar paralisações nos serviços.

18. ESPECIFICAÇÕES DO SISTEMA DE GESTÃO DOS SERVIÇOS

18.1. O sistema de gestão dos serviços deverá ser em rede, via WEB, e possuir as seguintes
capacidades:
18.2. Oferecer o monitoramento dos equipamentos on-line, possibilitando, no mínimo,
gerenciar remotamente, via rede TCP/IP, os equipamentos instalados, permitindo efetuar
alterações de configuração, checagem do status de impressão, nível dos suprimentos de
impressão, etc.
18.3. Informar usuário, nome do documento, horário de impressão, impressora, número de
páginas, modo de impressão (cor ou mono), tamanho do papel, aplicativo, qualidade e custo
para cada trabalho impresso ou copiado.
18.4. Os usuários, tanto para autenticação quanto para estatísticas, devem ser integrados com
a autenticação via Microsoft Active Directory e LDAP.
18.5. Permitir a geração de relatórios via sistema, por usuário, impressora/multifuncional
(equipamento físico), fila de impressão (driver instalado em uma estação ou servidor),
computadores (estação ou servidor de impressão) e centros de custo.
18.6. Permitir a ordenação dos relatórios por quantidade de páginas, por custo e por ordem
alfabética.
18.7. Permitir a utilização de filtros nos relatórios por cor, tipo de papel, aplicativo, modo de
impressão (simplex ou duplex) e por origem (cópia ou impressão).
18.8. Permitir a exportação de dados e relatórios para análise.
18.9. Permitir a centralização automática de dados de vários locais e a geração de relatórios
integrados com os dados de todos os locais.
18.10. Realizar inventário automático dos equipamentos.
18.11. Permitir a definição de custos de página impressa por impressora/multifuncional,
diferenciando custos para impressão em cores e preto e branco.
18.12. Permitir a administração de custos por grupos de impressoras/multifuncionais.
18.13. Permitir a definição de centros de custo para usuários e a geração de relatórios a partir
dos mesmos.
18.14. Permitir a definição de variações de custos por página baseada na quantidade de
páginas impressas (monocromática).
18.15. Fornecer histórico de utilização dos consumíveis com vida útil real, por equipamento.
18.16. Realizar atualizações, visualizações e alterações remotas nas configurações dos
componentes das impressoras/multifuncionais/copiadoras.
18.17. Possibilitar agendamento e automação de tarefas relacionadas ao gerenciamento e
manutenção das impressoras/multifuncionais.
18.18. Disponibilizar o sistema que permita ao gestor a definição de perfis de utilização por
usuários.
18.19. Permitir que o usuário, conforme perfil e permissões, possa localizar através de sua
estação, impressoras/multifuncionais com base em campos como: localização, capacidade,
color, duplex etc.
18.20. Permitir a criação de itens de custo (papel, suprimentos, cilindro, kit, etc.) e registrar a
utilização destes para a respectiva impressora/multifuncional.
18.21. Os custos relativos ao sistema de gestão de serviços deverão estar incluídos e
distribuídos nos preços unitários dos serviços de impressão por cópia, propostos pela
CONTRATADA, de acordo com as especificações contidas neste TERMO DE
REFERÊNCIA.

19. ESPECIFICAÇÕES DO SISTEMA DE GESTÃO DE ATIVOS E ORDEM DE

SERVIÇOS
19.1. Sistema de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço deverá ser utilizado na execução dos
serviços da central de suporte técnico, na modalidade de help desk de primeiro nível de
atendimento, de acordo com os requisitos mínimos a seguir:
19.1.1. O sistema deverá disponibilizar todas as suas funcionalidades operacionais através
da WEB (Internet e Intranet);
19.1.2. A plataforma Server deverá ser compatível com os seguintes ambientes: Linux Red
Hat versão 4 e superiores ou MS-Windows 2000, XP, Windows 7, Vista e versões
superiores. Os usuários deverão operar com os navegadores Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, entre outros livres;
19.1.3. Os dados deverão residir em ambiente de Banco de Dados Relacional desenvolvido
com qualquer software que venha a ser fornecido na prestação de serviço, desde que
acompanhado pelas licenças de uso e acesso, sem ônus para a Secretaria de Estado de
Justiça - SEJUS/RO;
19.1.4. A documentação e interação do Sistema de Gestão de Ativos deverão estar
disponíveis on-line, com Help Online;
19.1.5. O sistema deverá ter sido desenvolvido e codificado para ambiente 32 ou 64 bits;
19.1.6. O sistema deverá estar disponível em língua portuguesa e possuir manuais de
administração e de utilização neste idioma;
19.1.7. O sistema deverá permitir implementar campos e menus nas telas de chamados, de
acordo com a necessidade;
19.1.8. O sistema deverá operar em rede TCP/IP;
19.1.9. O sistema deverá ter acesso somente através de senha individual, podendo ser
alterada a qualquer momento pelo próprio usuário;
19.1.10. O sistema deverá ter níveis de acesso personalizados para usuários distintos;
19.1.11. O sistema deverá possuir registros em “logs” das alterações e cadastros realizados
em qualquer módulo do mesmo;
19.1.12. O sistema deverá possuir recurso nativo, específico para cadastramento e
manipulação de base de conhecimento, possibilitando o armazenamento de problemas e
soluções, viabilizando o atendimento on-1ine pelo operador do Help Desk;
19.1.13. O sistema deverá possuir controle de acesso especifico para as funcionalidades da
“base de conhecimento”, garantido o acesso somente a usuários cadastrados, respeitando
os privilégios de cada usuário para inserção, alteração e exclusão de registros, bem como
viabilizando e garantindo a padronização dos dados sobre os problemas e soluções
armazenadas;
19.1.14. O sistema deverá permitir que os usuários efetuem consultas, via WEB, sobre a
situação “status” dos seus chamados técnicos e que os mesmos possam incluir ou solicitar
informações adicionais;
19.1.15. O sistema deverá permitir alterações de layout de telas, nomenclatura e tipo de
dados de cada campo do banco de dados, criação de novas telas e tabelas no banco de
dados. Somente usuários com privilégios previamente definidos poderão fazer tais
operações;
19.1.16. O sistema deverá permitir o desenvolvimento de novos relatórios. Todos os
relatórios desenvolvidos devem ser disparados nativamente do software de Gestão de
Ativos e Ordens de Serviço, sem a necessidade da abertura de um segundo aplicativo;
19.1.17. O sistema deverá emitir, a qualquer instante, relatório da quantidade de chamadas
recebidas pelo Help Desk, com possibilidade de filtrar por período, por departamento e/ou
por unidade de negócio;
19.1.18. O sistema deverá emitir relatório do total de chamadas recebidas pelo Help Desk
agrupadas por tipo de problema, com possibilidade de filtrar por período por departamento
e/ou por unidade de negócio;
19.1.19. O sistema deverá emitir, a qualquer momento, relatório sumarizado dos
atendimentos efetuados pelo Help Desk ou Suporte Técnicos em um determinado período,
agrupados conforme avaliados pelos usuários em Bom, Regular e Ruim;
19.1.20. O sistema deverá emitir relatório das chamadas recebidas pelo Help Desk,
imprimindo o tempo de atendimento, técnico responsável, problema, setor solicitante, com
possibilidade de filtrar por “status” e período;
19.1.21. O sistema deverá emitir relatório de todas as chamadas aterldidas pelo Help Desk,
imprimindo “status” da OS, problema, setor solicitante. sendo possível filtrar os mesmos
por técnico e período;
19.1.22. O sistema deverá realizar inventário automático das informações de hardware e
solvare, apresentando as características básicas de cada tipo de impressora.
19.1.23. O sistema deverá possuir cadastro e controle dos equipamentos com a
identificação por uítinero de série e marca como campos-ctiave, bem como permitir a
descrição dos equipamentos em campo texto;
19.1.24. O sistema devera permitir a associação do registro de equipamento com o contrato
de serviços e termos de garantia;
19.1.25. O sistema deverá permitir o agrupamento dos equipamentos por tipo;
19.1.26. O sistema deverá permitir o armazenamento de transferências de localização dos
equipamentos, com possibilidade de recuperação do histórico;
19.1.27. O sistema deverá permitir o registro e análise do histórico de falhas e resolução de
problemas dos equipamentos;
19.1.28. O controle do fluxo das chamadas deverá permitir a descrição do problema em
campo texto, com tamanho ilimitado;
19.1.29. O controle do fluxo das chamadas deverá permitir o armazenamento de todas as
etapas pelas quais as O.S - Ordens de Serviço passaram, com possibilidade de recuperação
do histórico;
19.1.30. O controle das chamadas atendidas pelo Help Desk deverá permitir a associação
dos dados de atendimento com os dados do contrato de serviços de terceiros;
19.1.31. O sistema deverá possuir, de forma pré-configurada, módulo de tratamento de
dados estatísticos para a produção dos seguintes relatórios:
 Indicadores de disponibilidade de equipamentos e instalações físicas;
 Estatísticas de atendimento por itens, período, assunto, etc.;
 Resultados mensais de tempo de atendimento, histórico de falhas e ações de
recuperação de serviços e equipamentos;
 Relatórios de gestão e controle de Ordens de Serviços.
19.1.32. O sistema proposto deverá possibilitar a abertura automática de Ordens de
Serviço, sem necessidade de intervenção humana, para reposição de consumíveis das
Estações de Impressão e Multifuncionais, mediante comunicação TCP/IP;
19.1.33. O sistema deverá possibilitar metodologia e automação para o planejamento de
tarefas relacionadas à manutenção dos equipamentos;
19.1.34. O sistema deverá permitir a associação de chamados com um chamado
anteriormente criado (chamado filho), possibilitando que o fechamento do “pai” seja
automaticamente replicado aos filhos;
19.1.35. O sistema deverá realizar a verificação automática de chamados já abertos para os
equipamentos e/ou usuários Solicitantes, evitando assim a duplicidade de chamados;
19.1.36. Os custos relativos ao sistema de gestão de ativos e ordens de serviços deverão
estar incluídos e distribuídos nos preços unitários dos serviços de impressão por cópia,
 propostos pela CONTRATADA, de acordo com as especificações contidas neste Termo de
Referência.

20. ESPECIFICAÇÕES DO SISTEMA DE MONITORAMENTO E GESTÃO DE

IMPRESSÃO E CÓPIA
20.1. Os serviços de impressão e cópia deverão ser controlados por um sistema informatizado
especializado no monitoramento e gerenciamento remoto de impressoras, os quais deverão
estar totalmente integrados ao Sistema de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço descrito no
item anterior.
20.2. O Controle deste sistema será realizado pela CONTRATANTE.

21. ESPECIFICAÇÕES DO SISTEMA DE CONTABILIZAÇÃO E BILHETAGEM

DE IMPRESSÃO E CÓPIA
21.1. A futura CONTRATADA deverá disponibilizar um sistema informatizado para a
contabilização de todos os documentos impressos, com arquivo de los contendo os seguintes
dados: tipo de documento, formato, tamanho, número de páginas, identificação do usuário,
nome/código da impressora, estação de trabalho, data e hora.
21.2. O sistema deverá, também, gerar o histórico de impressão/cópia por
usuário/impressora/setor organizacional consolidando a quantidade de impressões/cópias
realizadas. Este processo deverá ser realizado na própria rede da SECRETARIA DE
ADMINISTRAÇÄO E PLANEJAMENTO - SEMAP, não exigindo nenhuma modificação
estrutural, ficando ainda a cargo da futura CONTRATADA a distribuição do software,
conforme os padrões de segurança da informação estabelecidos pet a SECRETARIA DE
ADMINISTRAÇÁO E PLANEJAMENTO - SEMAP.
21.3. A contabilização de impressão e cópias oriunda dos contadores dos equipamentos
deverá ser efetuada mensalmente pela empresa a ser CONTRATADA, sendo que, as planilhas
de medição deverão scr encaminhadas ao fiscal do contrato, juntameøte com a fatura de
prestação de servi s, para a necessária verificação.
21.4. O pagamento das faturas mensais deverá ser calculado sobre o montante global de
páginas impressas de todos os equipamentos, discriminando obrigatoriamente, no camps
“Descrição dos Serviços” da fatura, os equipamentos e seus respectivos volumes, consurnidos
por tipo de impressão.
21.5. Os equipamentos descritos abaixo servirão como referencia mínima, podendo ser
oferecido outros equipamentos de qualidade comprovada superior;
21.6. O sistema informatizado de contabilização deverá atender aos seguintes requisitos
mínimos:
21.6.1. Operar no ambiente Cliente-servidor e WEB (Internet/Intranet);
21.6.2. Operar em pelo menos um dos seguintes ambientes: LIN UX ou MS-Windows
2000 ou superior para a plataforma Server, LINUX ou MS-Windows 98, 2000 XP e
superiores para a plataforma Cliente;
21.6.3. Utilizar o protocolo SNMP para captura de informações das impressoras;
21.6.4. Possuir versão Cliente a ser instalada nas estações, e versão Server a ser instalada
em ambiente de monitoramento;
21.6.5. Realizar monitoramento específico para impressoras com interface de rede nativa,
a partir de locais remotos;
21.6.6. Emitir alertas em tempo real com relação a todos os supriirentos necessários ao
funcionaniento dos equipamentos, exeeto papel, com possível aplicação de filtros;
21.6.7. Gerenciar impressoras de diversos fabricantes;
21.7. Os dados deverão residir em ambiente de Banco de Dados Relacional desenvolvido
com qualquer software que venha a ser fornecido na prestação de serviço, desde que
acompanhado pelas licenças de uso e acesso, sem ônus para a Secretaria de Administração e
Planejamento - SEMAP;
21.8. Preservar em banco de dados, as informações que permitam o rastreamento de
impressões realizadas por um determinado usuário ou setor, dentro de um determinado
período ou data;
21.9. Possuir interface com usuário totalmente configurável;
21.10. Utilizar, para a captura dos dados dos equipamentos, protocolo SNMP, podendo ser
utilizado além deste outro protocolo, caso necessário;
21.11. Utilizar, além do uso dos protocolos citados anteriormente, método para captura de
informações sobre os trabalhos de impressão diretamente do servidor de impressão da rede;
21.12. Utilizar, além dos métodos citados anteriormente, método que possibilite a captura das
informações sobre os trabalhos de impressão (bilhetagem) em ambientes onde não exista
servidor de impressão;
21.13. As informações de bilhetagem deverão contemplar:
21.13.1. Usuário que realizou a impressão;
21.13.2. Impressora utilizada;
21.13.3. Número de páginas impressas;
21.13.4. Data e hora da impressão;
21.13.5. Características da impressão: simplex/duplex - monocromática- A4/A3;
21.13.6. Aplicativo que originou a impressão, identificando a extensão do arquivo;
21.14. A integração do sistema de contabilização com o sistema de gestão de ordens de
servíços deverá possibiiitar que sejam controlados com precisäo os volumes envolvidos na
execução dos serviços;
21.15. O software de bilhetagem deverá possibilitar a instalação em ambientes com ou sem
servidor de impressão;
21.16. Deverá suportar o banco de dados;
21.17. Utilizar, para a captura dos dados dos equipamentos, protocolo SNMP, podendo ser
utilizado além deste outro protocolo, caso necessário;
21.18. Os custos relativos ao Sistema de Contabilização e Bilhetagem de Impressão e Cópia
deverão estar incluídos e distribuídos nos preços unitários dos serviços de impressão por
cópia, propostos pela CONTRATADA, de acordo com as especificações contidas neste
Termo de Referência.

22. DA ASSISTÊNCIA TÉCNICA

22.1. A assistência técnica mediante manutenção preventiva dos equipamentos deverá ser
realizada pela CONTRATADA, conforme calendário a ser ajustado entre as partes, e terá por
objetivo prevenir a ocorrência de quebras on defeitos dos equipamentos, conservando-os em
perfeito estado de funcionamento.
22.2. Além dos cuidados recomendados nos manuais e normas técnicas específicas para cada
equipamento, a manutenção preventiva consistirá na realização das seguintes tarefas:
22.2.1. Regulagens;
22.2.2. Ajustes mecânicos e eletrônicos;
22.2.3. Lubrificações;
22.2.4. Limpeza Interna e Externa;
22.2.5. Teste geral de operação;
22.2.6. Substituição de peças e/ou dispositivos defeituosos, gastos ou quebrados pelo uso
normal do equipamento.
22.3. A assistência técnica mediante manutenção corretiva tem por finalidade repor o
equipamento em, perfeito estado de funcionamento, mediante a substituição, quando for o
caso, das peças que se apresentarem defeituosas e/ou execução de regulagens, ajustes
mecânicos, eletrônicos e o que mais for necessário ao restabelecimento das condições normais
de funcionamento dos equipamentos;
22.4. A manutenção corretiva deverá ser realizada mediante chamado técnico da
CONTRATANTE, a qual deverá ser atendida em até 24 (vinte e quatro) horas contadas do
momento da solicitação dos serviços no horário de expediente da CONTRATADA, seja
interno ou externo.
22.5. Não sendo possível o término do reparo, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas do início
do atendimento, e desde que devidamente justificado, a CONTRATADA deverá providenciar
a substituição imediata do equipamento por outro equivalente ou superior, em caráter
provisório e temporário, pelo prazo máximo de até 30 (trinta) dias corridos, findos os quais a
substituição passará a ser definitiva. Este prazo será contado a partir da data de substituição
do equipamento. Não será aceita em nenhuma hipótese a entrega de equipamento de menor
capacidade, a título de substituição, estando, portanto, sujeita às penalidades previstas para o
não cumprimento da exigência;
22.6. A CONTRATADA deverá atender ao chamado para substituição do suprimento em até
1h após a solicitação, sendo que o não atendimento ao prazo definido sujeita a
CONTRATADA às penalidades previstas.
22.7. A CONTRATADA deverá substituir o rolo fusor e/ou pressor sempre que estes
apresentarem desgaste. A substituição deve ocorrer em até 24 (vinte e quatro) horas após a
abertura do chamado.
22.8. Entende-se por início do atendimento, a hora de chegada do técnico ao local onde está
instalado o equipamento;
22.9. Entende-se por término do reparo do equipamento, a sua disponibilidade para uso em
perfeitas condições de funcionamento no local onde está instalado;
22.10. Ao final de cada visita, o técnico da CONTRATADA, entregará um relatório
circunstanciado do atendimento, mencionando: data e hora de abertura do chamado técnico,
número do chamado técnico, data e hora do atendimento, os defeitos verificados, as
providências adotadas, as recomendações e orientações técnicas. O relatório deverá conter
assinatura e carimbo de servidor deste órgão, que atestará a realização do serviço, se
adequado, e a finalizará o chamado.
22.11. Se em um período de 30 (trinta) dias corridos ocorrerem mais de três chamadas para
assistência técnica referente as mesmo problema ou cinco chamadas referentes a problemas
distintos a CONTRATADA deverá substituir o equipamento defeituoso.
22.12. As impressoras multifuncionais poderão ser substituídas por modelos
tecnologicamente mais avançados, mediante autorização da CONTRATANTE, desde que
apresentem características iguais ou superiores e não gerem acréscimo no valor contratado.
22.13. Os custos honorários e demais despesas decorrentes da manutenção corretiva e/ou
preventiva correrão por conta da empresa CONTRATADA.
22.14. As máquinas serão mantidas nos locais da instalação original. Caso haja necessidade
de removê-las para outro local, a remoção será feita pela CONTRATADA, dentro do prazo de
24 (vinte e quatro) horas, após comunicação da CONTRATANTE, sendo que, as despesas
com a nova instalação, correrão por conta da CONTRATADA.

23. CAPACITAÇAO E TREINAMENTO DE USUÁRIOS

23.1. Na fase de Implantação, a CONTRATADA deverá ministrar treinamento aos usuários,
nas instalações da CONTRATANTE, para a utilização, implantação, configuração,
parametrização, gerenciamento, administração das funções e acessos aos equipamentos
disponibilizados.
23.2. A CONTRATADA será responsável por especificar o ambiente necessário ao
treinamento, prover o material de acompanhamento do conteúdo dos softwares de
gerenciamento, administração e contabilização dos equipamentos, da instalação de drives nas
estações de trabalho e quaisquer outros recursos necessários como cópia e digitalização,
inclusive com a instalação de softwares nos servidores e estações de trabalho da
CONTRATANTE;
23.3. A CONTRATADA deverá treinar dois facilitadores por cada tipo de equipamento em
cada local de instalação. Os treinamentos serão coordenados pela CONTRATANTE e
poderão ser realizados no próprio local, inclusive utilizando-se dos equipamentos instalados.
23.4. A CONTRATADA se responsabilizará pelas salas de treinamento, recursos
audiovisuais e estações de trabalho que se fizerem necessárias aos treinamentos;
23.5. A CONTRATADA poderá utilizar, para efeito de treinamento, a critério da
CONTRATANTE, os equipamentos que ela especificar para as funções de backup, ou seja,
aqueles que serão utilizados para substituir temporariamente os defeituosos;
23.6. A CONTRATADA deverá disponibilizar as instruções do treinamento em mídia
eletrônica, ilustrado com imagens, para que a CONTRATANTE possa fazer a divulgação;
23.7. Os custos de capacitação e treinamento deverão estar incluídos e distribuídos nos preços
unitários dos serviços de impressão por cópia, propostos pela CONTRATADA, de acordo
com as especificações contidas neste TERMO DE REF ERÊNCIA.
23.8. Todo treinamento e sua documentação deverão ser aprovados pela CONTRATANTE e,
depois de aprovado, passarão a fazer parte do acervo documental da CONTRATANTE;
23.9. A CONTRATADA deverá ministrar treinamento e capacitação dos facilitadores
(usuários) necessários para a correta operação dos equipamentos e, no mínimo, as seguintes
tarefas:
23.9.1. Instruções básicas de operação dos equipamentos propostos;
23.9.2. Instruções básicas de operação dos softwares propostos;
23.9.3. Solução dos principais problemas que poderão ocorrer na impressão;
23.9.4. Instalação e customização de drivers nas estações de trabalho;
23.9.5. Interpretação das mensagens do painel de controle dos equipamentos;
23.9.6. Utilização da impressão através da bandeja automática
23.9.7. Utilização de bandejas de saída para mídias de gramaturas maiores do que as
especificadas, como cartões;
23.9.8. Utilização de mídia em formatos não padronizados nos equipamentos;
23.9.9. Principais mensagens de alertas provenientes dos equipamentos, como por
exemplo, atolamentos, níveis de consumíveis e tampas de compartimentos abertas.
23.10. A CONTRATADA deverá ministrar treinamento para as equipes de suporte e quanto à
utilização e principais funcionalidades do programa de gerenciamento remoto dos
equipamentos, conforme abaixo:
23.10.1. Carga horária total de, pelo menos, 04 horas, com 02 horas por dia, em dias úteis.
23.10.2. Quantidade máxima: até 10 (dez) funcionários em turma única
23.10.3. Locais: nas dependências da CONTRATANTE.
23.10.4. Data: a ser definida entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA
23.10.5. Incluir apostilas, manuais e exercícios práticos
23.10.6. Prospectos de orientação, cartazes e cartões de referência para utilização dos
equipamentos e suas funcionalidades.

24. DO PRAZO PARA INÍCIO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

24.1.1. A empresa CONTRATADA deverá promover a instalação das máquinas nos locais
definidos pela CONTRATADA, com ônus próprio, de transporte, fretes, mão-de-obra e outras
despesas necessárias pelo CONTRATADO, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito horas) a
contar da data de assinatura do contrato, em perfeitas condições de funcionamento.
24.1.2. Todos os equipamentos deverão ter comprovação de aquisição sendo novos e de
primeiro uso, devendo a CONTRATADA apresentar, no ato da instalação dos equipamentos
notas fiscais expedidas pelo fabricante.

25. DA FORMA DE RECEBIMENTO (L. 8.666/93, art. 73, I, alíneas “a” e “b”)
25.1. O recebimento dos serviços será, conforme a seguir:
25.1.1. Provisoriamente, pelo responsáve1 por seu acompanhamento e fiscalização,
mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 05 (cinco) dias da
comunicação escrita da CONTRATADA;
25.1.2. Definitivamente, no prazo máximo de até 15 (quinze) dias úteis por servidor ou
comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado
pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a
 adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 da Lei
8.666/93;
25.1.3. O serviço somente será considerado concluído e em condições de ser recebido,
depois de cumpridas, todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA e atestada sua
conclusão pela Comissão de Recebimento designada pela Administração.
25.1.4. Todo o serviço constatado em desconformidade com este Termo de Referência será
lavrado, Termo de Recusa, e o serviço em questão será rejeitado, devendo ser refeito em até
24 (vinte e quatro horas) para que não prejudique o andamento das atividades da
CONTRATANTE, quando se realizarão novamente as verificações constantes nos itens
referenciados.

26. DA VIGÊNCIA DO CONTRATO

26.1. O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado por
iguais e sucessivos períodos por meio de Termo Aditivo, caso seja interesse de ambas as
partes, até o limite de 60 (sessenta) meses, conforme estabelece o art. 57, lt da Lei 8.666/93,
desde que demonstrado nos autos que a proposta do contratado continua mais vantajosa para a
Administração.
26.2. A CONTRATADA se obriga, em até 60 (sessenta) dias antes da data de vencimento do
contrato, a manifestar-se por escrito à CONTRATANTE, quanto ao interesse ou desinteresse
em uma possível prorrogação contratual, considerando a complexidade do objeto contratado,
sua relevância pra a ordem social e segurança pública, bem como o princípio da continuidade
dos serviços públicos.
26.3. Ao final de 12 (doze) meses, caso haja prorrogação contratual, o reajuste de preços terá
por base o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, a fim de manter o
equilíbrio econômico-financeiro do contrato.

27. DO PAGAMENTO
27.1. Os pagamentos serão efetuados mensalmente, após o fornecimento e mediante
comprovação da execução através de relatórios circunstanciados, devidamente acompanhados
da Nota Fiscal e apresentação de certidões que comprovem a regularidade fiscal da empresa
junto aos órgãos das receitas.
27.2. Os pagamentos serão realizados através de transferência on-line, devendo a empresa
informar número de conta bancária e agência, à vista da fatura/nota fiscal por ele apresentada,
devidamente certificada, no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o recebimento definitivo
do objeto, sendo efetuada a retenção na fonte dos tributos c contribuições elencadas nas
disposições determinadas pelos órgãos fiscais e fazendários, em conformidade com as
legislações e instruções normativas vigentes, observadas ainda a ordem cronológica de sua
exigibilidade, conforme o art. 5º, caput, da Lei Federal 8.666/93.
27.3. Se a nota fiscal fatura for apresentada em desacordo ao contratado e/ou com
irregularidades, ou ainda se a documentação da empresa estive irregular, o prazo para
pagamento ficará suspenso, até que a fornecedora providencie as medidas saneadoras
necessárias a sua regularização formal, não implicando qualquer ônus para a Prefeitura do
Município de Itapuã do Oeste/RO.
27.4. Nenhum pagamento será efetuado ao licitante vencedor enquanto pendente de
liquidação qualquer obrigação financeira que lhe for imposta, em virtude de penalidade ou
inadimplência, sem que isso gere direito ao pleito de reajustamento de preços ou correção
monetária.
27.5.  Na ocorrência de necessidade de providências complementares por parte da vencedora,
o decurso do prazo de pagamento será interrompido, reiniciando-se sua contagem a partir da
data em que estas forem cumpridas, caso em que não será devida atualização financeira.
27.6. Os pagamentos serão efetuados com Recursos provenientes da dotação orçamentária das
Secretarias Municipais de Itapuã do Oeste-RO, obedecendo os cronogramas de desembolso
em conformidade com a disponibilidade orçamentária e cronogramas de pagamentos da
Prefeitura Municipal.
27.7. A nota fiscal deverá vir acompanhada dos documentos necessários à comprovação de
manutenção das condições para habilitação exigidos no Instrumento Convocatório. Ou seja
deverão ser entregues as certidões relacionadas abaixa, visando atender o artigo 29, inciso IV
da Lei ri° 8.666/93;:
27.7.1. Tributos Federais;
27.7.2. Tributos Estaduais;
27.7.3. Tributos Municipais;
27.7.4. Tributos Trabalhistas;
27.7.5. Tributos do FGTS;
27.8. O recebimento não exclui a responsabilidade do fornecedor pela perfeita qualidade do
material e ou serviço fornecido, cabendo-lhe sanar quaisquer irregularidades detectadas
quando da utilização do mesmo.

28. DAS PENALIDADES

28.1. Se no decorrer do fornecimento do objeto do presente Termo de Referência, ficar
comprovada a existência de qualquer irregularidade ou ocorrer inadimplemento pelo qual
possa ser responsabilizado o FORNECEDOR, este, sem prejuízo das demais sanções previstas
nos artigos 86 a 88, da Lei nº 8.666/93, poderá sofrer as seguintes penalidades:
a) Advertência por escrito;
b) Multa de 20% (vinte por cento), calculada sobre o valor total da proposta final ofertada,
sem prejuízo da aplicação de outras sanções previstas no art. 87, da Lei nº 8.666/1993, na
hipótese de recusa injustificada do FORNECEDOR VENCEDOR em assinar o contrato,
no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, após regularmente convocado, caracterizando
inexecução total das obrigações acordadas;
c) Multa de até 10% (dez por cento) sobre o valor total da proposta final ofertada quando
for constatado o descumprimento de qualquer obrigação prevista neste Termo de
Referência.
d) Pelo atraso injustificado no fornecimento do material, multa de 0,33% (zero vírgula
trinta e três por cento) incidente sobre o valor total da proposta final ofertada, por dia de
atraso, a ser cobrada pelo período máximo de 30 (trinta) dias. A partir do 31º (trigésimo
primeiro) dia de atraso, a aquisição poderá ser cancelada considerando-se, então, a
inexecução total do objeto, nos termos da alínea b;
e) Multa de 5% (cinco por cento) sobre o valor total da proposta final ofertada, nos casos
de cancelamento da aquisição por culpa do FORNECEDOR.

28.2. A aplicação das sanções previstas neste Termo de Referência não exclui a possibilidade
de aplicação de outras, previstas na Lei nº 8.666/1993, inclusive a responsabilização do
FORNECEDOR VENCEDOR por eventuais perdas e danos causados à CONTRATANTE. A
multa deverá ser recolhida no prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, a contar da data do
recebimento da comunicação enviada pela CONTRATANTE.
28.3. O valor da multa poderá ser descontado da Nota Fiscal/Fatura ou de crédito existente na
Prefeitura Municipal de Itapuã do Oeste/RO, em favor do FORNECEDOR, sendo que, caso o
valor da multa seja superior ao crédito existente, a diferença será cobrada na forma da lei.
28.4. As sanções previstas neste Termo de Referência são independentes entre si, podendo ser
aplicadas de forma isolada ou cumulativamente, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.
Não será aplicada multa se, justificada e comprovadamente, o atraso no fornecimento do
material advier de caso fortuito ou de força maior, ou por motivo a que tiver dado causa a
Contratante.
28.5. Em qualquer hipótese de aplicação de sanções, serão assegurados ao FORNECEDOR
VENCEDOR o contraditório e a ampla defesa.

29. DO FORO
Fica eleito o foro da Comarca do Município de Porto Velho, para dirimir quaisquer duvidas
referente à questão Contratual.

30. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Qualquer alteração do referido Termo de Referência apenas será realizado sob previa
autorização do órgão requisitante, precedente a futura contratação deveram ser observados
ainda os critérios estabelecidos na Lei Federal n°123, lei do pequeno empreendedor, casos
não previstos poderão ser discutidos posteriormente em observância dos dispositivos legais
que subsidiam o caso.
 
 
Itapuã do Oeste, 05 de outubro de 2021.