Instrução de Trabalho Data: 08/09/2021

ITA-01
Elaborado: Barbara Doretto Aprovado: Revisão: 00
Palavra chave: Notas fiscais – Portaria Página: 1/1

OBJETIVO

RESPONSABILIDADE

GERAL

ANEXOS

REVISÕES

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Departamento responsável: PORTARIA
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Objetivo: Definir a sistemática e a responsabilidade de um

colaborador do setor da portaria referente à nota fiscal.

Responsabilidade: O setor da portaria é responsável pelo conteúdo

desta instrução de trabalho e pela garantia de que ele será seguido.

Geral: Explicar como deve ser executada a atividade de nota fiscal e

também a importância de realizar a tarefa de maneira correta.

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1. Nota fiscal.

A nota fiscal é um documento fiscal que tem por finalidade o registro

de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade
comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física ou outra
empresa.

2. Obrigatoriedade fornecedores e colaboradores da Rinnai.

Todos os nossos fornecedores e todos os colaboradores da Rinnai que

possuem permissão para realizar uma coleta, ao entrar na empresa
para entrega de um pedido de compra ou prestação de serviço, devem
primeiramente passar pelo setor da portaria junto com as devidas notas
fiscais para que os mesmos possam realizar os procedimentos
instruídos.

3. Responsabilidade à portaria.

3.1 Utilização do sistema TOTVS.

Após a nota fiscal estar nas mãos de um porteiro, o mesmo tem como
obrigação realizar o lançamento da mesma na tela ESRE0002.

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Deverá preencher os campos:

- Código de barras.
- Pedido Compra.
- Valor Total da Nota.

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3.2 Explicação sobre o lançamento.

No campo “código de barras”, será necessário realizar a leitura através

do coletor de dados que possui na portaria.
Exemplo:

No campo “pedido de compra”, deve ser inserido o número do pedido

que sempre estará na parte de observação ou de dados adicionais no
final da nota fiscal.
Exemplo:

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Observação: Se por evidência não possuir o número do pedido na

nota fiscal, o porteiro deverá entrar em contato com o setor de
Compras, para o mesmo identificar o número.

No campo “valor total da nota” deve-se preencher conforme as

informações que contém na mesma.
Exemplo:

4. Importância do lançamento de notas ficais no setor da

portaria.

Ao lançar uma nota fiscal no setor da portaria, automaticamente será

encaminhado um e-mail ao solicitante de compra dizendo que o seu
pedido já foi recebido. Para o mesmo se organizar para ir realizar a
retirada no setor do recebimento.
Além disso, conseguimos controlar tudo o que entrou na empresa.
Conseguimos controlar também os prazos que são atribuídos aos
outros setores para andamento das notas fiscais.

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Vale salientar que essa tarefa do setor da portaria é muito importante e

envolve para todos os colaboradores da Rinnai Brasil.

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