TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO

Inventário e documentos

Imagine que você, como técnico em administração, precise responder as

seguintes perguntas:

Quais são os bens patrimoniais que uma empresa possui?

Qual é a quantidade e os tipos de bens e materiais de uma empresa?

Para ajudá-lo a responder essas perguntas e algumas outras, você precisará

acessar informações fundamentais da organização, ou seja, o inventário.

Neste tópico, estudaremos o conceito de inventário, seus tipos, etapas, como se

organiza, contagem e reposição. Veremos também planilhas de controle e fichas de
produtos e alguns controles de manutenção. São ferramentas que ajudam na
identificação e no controle dos bens que uma empresa possui.

Conceito
Inventário é a contagem, a identificação e a classificação dos bens de uma empresa
com o objetivo de fazer um levantamento determinando o controle do que está
registrado (contabilizado) e do que realmente existe (físico). Nada mais é do que uma
lista descrevendo todos os bens patrimoniais com os respectivos valores, servindo
também para efeito de balanço do ano fiscal.
 Dependendo da atividade-fim da empresa, temos como bens materiais as
máquinas e as ferramentas, assim como os estoques de matéria-prima, os estoques de
produtos acabados e semiacabados, entre outros.

Segundo Costa (2002, pág. 200), “tem a finalidade de verificar a existência física,
a utilização e estado de conservação dos bens que estão distribuídos nos diversos
setores e unidades da organização”.

Patrimônio

Quando falamos em bens, não podemos deixar de falar em patrimônio, que,

segundo o dicionário Aurélio, significa: Bens materiais ou não de uma pessoa ou
empresa.

Bens materiais são representados por utensílios, equipamentos, ferramentas, dinheiro,

valores e propriedades. Já os bens patrimoniais são aqueles usados manualmente e
podem ser aplicados em função ou benefício do seu dono.

Classificação dos bens patrimoniais

Os bens patrimoniais caracterizam-se por serem bens de controle unitário e bens

de controle múltiplo.
Bens de controle unitário são aqueles de identificação física, como,
por exemplo: mesa, cadeira, maquinas etc. Bens de controle múltiplo são de pouca
expressão econômica, por exemplo: grampeadores, quadros, cestas etc.

Tipos de inventários
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Bens patrimoniais

A maioria das empresas faz inventário pelo menos uma vez por ano, ou em algum
momento de sua existência, com o objetivo de manter os registros atualizados de
seus bens patrimoniais e conferir e ajustar divergências. Veremos, então, quais são
os tipos de inventários existentes.

Passagem de responsabilidade

Ocorre quando há alteração na titularidade do responsável pela guarda ou

conservação dos bens patrimoniais, de forma que se deve emitir um novo termo de
responsabilidade.

Anual

Este inventário deve ser feito por exigências contábeis, por causa do encerramento
do exercício contábil, com o objetivo de corrigir possíveis divergências entre o físico
e o que está nos registros, e também para saber o real valor dos bens patrimoniais.

Encerramento

Este é indispensável quando uma área ou um setor de uma organização é extinto.

Eventual parcial

Pode ser realizado em qualquer momento com a finalidade de verificação, seja pelo
gestor da organização ou pelo controle patrimonial.

Os bens não encontrados no dia do inventário, sem justificativa aceitável, serão

considerados extraviados.

O inventário dever possuir maiores detalhes sobre seus itens, pois quanto mais
informações sobre cada item estiverem disponíveis, mais fácil será o controle ou
uma eventual movimentação.

Por isso, quanto mais um inventário for “acurado”, ou seja, feito ou tratado com
cuidado, com informações precisas e sem erros, mais qualidade e confiabilidade a
informação do inventário terá.

Acuracidade – É sinônimo de qualidade e confiabilidade da informação. Segundo

o dicionário Aurélio, “acurado” significa feito ou tratado com muito cuidado.

Para que tenhamos acuracidade, é importante ter uma boa classificação do bem,
que pode ser preestabelecida pela empresa, como, por exemplo:

Empresa

Empresa filial

Fábrica

Centro de custo

Departamento
Movimentação
O bem patrimonial pode ser movimentado durante sua vida útil. Para isso, vamos
mostrar algumas formas de movimentação.

Transferência – É o deslocamento definitivo de um bem dentro de sua unidade ou

entre diferentes unidades. As transferências de bens patrimoniais devem ser feitas por
meio de formulários e de acordo com cada organização, podendo ser classificadas em:

Remanejamento interno

Transferência de bens patrimoniais entre funcionários de um mesmo órgão

Remanejamento interórgãos

Transferência entre diferentes órgãos da empresa

Remanejamento interestadual

Transferência de bens patrimoniais entre órgãos de diferentes estados

Remanejamento contratual
 Transferência de bens patrimoniais a terceiros.

Por cessão – Quando um bem é deslocado para uma outra organização, pode ter
ou não previsão de retorno.
O bem pode ser deslocado de um setor para outro dentro
da empresa por empréstimo.

Por reparo – Qualquer bem pode ser deslocado para reparos, mas o setor de
patrimônio deve ser avisado para acompanhar a movimentação deste bem.

Reposição
A reposição acontece com a compra de um bem substituindo aquele que está
avariado ou ultrapassado. Para dar entrada na empresa, deve acontecer o tombamento
do bem e o cadastro nos registros patrimoniais.

Tombamento é o momento em que fixamos ao bem a plaqueta de identificação

onde constam o número de registro e o código patrimonial.

Vimos, então, que manter um inventário atualizado ajuda a identificar problemas

que, de outra forma, não poderiam ser vistos, e assim melhorar a integridade dos bens
da empresa.

Listamos algumas vantagens de se ter um inventário atualizado:

Reduz as perdas

Previne a falta de certos itens

Evita gastos desnecessários com outros itens para substituir os itens faltantes

Identifica problemas que poderiam passar despercebidos

Melhora a lucratividade da empresa

Alguns documentos, como planilhas de controle, fichas de produtos e controle de

manutenção, também fazem parte do processo de inventário, pois são por eles que
conseguimos visualizar onde estão alocados os bens patrimoniais da empresa.
 Planilhas de controle

Servem para visualizarmos informações dos bens da empresa mostrando

identificação, modelo, série, situação e outras informações, podendo adequá-las de
acordo com as informações de que a empresa necessita. A seguir, temos um exemplo
de uma ficha de registro de inventário de controle interno.

Localização/Setor:

Responsável:

Inventário Patrimonial – Exercício/2015

N.º Descrição do
Marca/Modelo Situação Observação
tombo material

Fichas de produtos

Depois de terminado o inventário físico, as fichas dos produtos são lançadas na

listagem do inventário com a quantidade final encontrada para digitação. Estas fichas
não podem ter rasuras, não podem ser rasgadas e nem descartadas.
A seguir, temos
um exemplo de uma ficha de produto:
 Ficha de contagem de inventário n.º 215 16/07/2016

Descrição: Cadeira com encosto e braço

Código: 1050278
móvel

Localização no Estoque: FF 59

Localização em outra unidade: depósito

Tolerância: 10 Peças
3

Dif.
Quantidade Quantidade +
Contagem Aprovada Rejeitada Assinatura
encontrada registrada ou
-

1ª
30 35 -5 X Paulo
Contagem

2ª
32 35 -3 X João
Contagem

3ª
32 35 -3 X Maria
Contagem

Controle de manutenção

O controle de manutenção de inventário serve para que o empresário tenha

informações necessárias para acompanhar os valores dos bens patrimoniais, quais
estão depreciados e obsoletos e onde deve repor algum bem que por ventura esteja em
falta.

Por fim, o inventário deve ser feito em algum momento para que a empresa tome
conhecimento dos valores e das quantidades de seus bens patrimoniais, garantindo o
gerenciamento dos bens e evitando gastos desnecessários com itens e materiais que
possam ser remanejados.

Referências bibliográficas
BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de
abastecimento, 2.ª ed. São Paulo: Saraiva, 2009.

BRUNO, Paoleschi. Logística Industrial Integrada: Do planejamento, produção,

custo e Qualidade à Satisfação do Cliente 3.ª ed. São Paulo: Érica, 2011.
 COSTA, Fabio J. C. Leal. Introdução à Administração de Materiais em
Sistemas Informatizados. 2.ª ed. São Paulo: Editco, 2002.

POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma

abordagem logística. 6.ª ed. São Paulo: Atlas, 2010.