5 melhores práticas de uma intranet em

SharePoint

Um portal de intranet é uma ferramenta necessária para empresas de qualquer

porte nos dias atuais. Além de ser a central de comunicação e contribuição entre
os colaboradores, a intranet, se bem utilizada, pode fortalecer estratégias de
negócios, aumentar a produtividade e auxiliar a afirmação da imagem da
empresa.

A fase de planejamento e alinhamento do projeto é essencial. Mas, depois de

posta no ar, também há uma série de medidas fundamentais para que o projeto
da intranet não fracasse. É importante ter em mente que conceber o portal é, em
geral, mais fácil do que mantê-lo ativo e acessado.

De acordo com a experiência adquirida no desenvolvimento de uma série de

projetos, preparamos uma lista com práticas de uma intranet que podem
contribuir para o sucesso da sua iniciativa.

1. Participação dos usuários

Pensar em para quem um produto se destina é o primeiro passo de um
empreendimento bem-sucedido. Com a intranet de sua empresa não pode ser
diferente. Os colaboradores, principais interessados na ferramenta, devem
participar ativamente da elaboração do projeto.

Questionários, reuniões e conversas informais são úteis para apreender os

interesses dos usuários, entender o que acham relevante incluir no portal. É
importante que o coordenador do projeto de intranet esteja aberto a todas as
considerações feitas pelos funcionários e a expor suas ideias à análise destes
antes de incluí-las no plano.

Atenção continuada

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Depois de o portal entrar no ar, não pode ser deixado em segundo plano. Uma
estratégia para estimular a participação dos usuários é a atribuição de pontos por
cada colaboração. A elaboração de um ranking desses pontos e uma premiação
periódica ao(s) que mais se destacar(em) também contribuem para manter a
intranet sempre ativa.

O feedback dos colaboradores sobre o portal deve ser constante. Entender o que deu
certo e o que não foi tão aceito quanto esperado auxilia no aprimoramento de sua
intranet. Este retorno pode ser obtido por meio de enquetes na própria intranet para
avaliar a aceitação.

2. Conteúdo relevante, atraente e atualizado

A baixa adesão dos colaboradores é uma das falhas mais frequentes nos projetos
de intranet. Para combater esse problema, é preciso despertar o interesse dos
usuários. Além das funcionalidades, o conteúdo disponível no portal deve ser um
estímulo para o colaborador permanecer no ambiente da intranet.

Conteúdos generalistas, muito formais ou desatualizados provocam o efeito

reverso. Segmentar os colaboradores por departamentos e áreas de interesse e
trabalhar com conteúdo direcionado é uma boa tática para manter os acessos.

Outro fator essencial é que seus colaboradores se sintam identificados com o

conteúdo. Nesse sentido, uma linguagem muito formal ou elementos que
explicitem a hierarquia da empresa acabam afastando os usuários. Falar
diretamente e de modo que eles se sintam realmente parte de seu negócio são
fórmulas que nunca dão errado.

Por outro lado, informações desatualizadas, como eventos já ocorridos e

inscrições com prazo vencido, são desanimadoras. A medida que nada novo é
lançado no portal, a curiosidade dos usuários se esgota e os acessos caem. Por
isso, conteúdo atual e alguma periodicidade de publicação devem ser a regra.

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3. Facilidades para encontrar o que precisa
O tempo despendido em busca de dados é sempre um tempo improdutivo. Por
isso, tão importante quanto deter informações é que elas estejam acessíveis
dentro de sua intranet. Para reduzir os minutos gastos localizando arquivos e
documentos, algumas práticas são essenciais.

Em primeiro lugar, deve-se lançar mão da arquitetura da informação para

organizar os dados de modo que os usuários achem intuitivamente o que
procuram. Antes mesmo de entrar no ar, a intranet deve passar por testes de
estrutura junto aos colaboradores para que se compreenda de que maneira eles
pensam na hora de buscar informações.

Outro ponto importante é “falar a mesma língua” dos usuários. Ou seja,

vocabulários específicos de determinada área da empresa devem ser
substituídos, sempre que possível, por termos mais genéricos, que tornem o
conteúdo compreensível ao corpo profissional como um todo. Deste modo, a
intranet cumpre seu papel de plataforma de colaboração entre funcionários de
diferentes setores do negócio.

4. Investimento em divulgação
Uma estratégia de divulgação faz toda diferença nas adesões à intranet.
Incentivar a participação dos usuários em todas as etapas do projeto, além de
resultar num portal com a identidade da empresa, ainda estimula-os a difundir o
canal para colegas que, ocasionalmente, não estão por dentro do assunto.

Para despertar o interesse de toda equipe, é importante que os colaboradores

que se envolveram com o projeto atuem como parceiros de divulgação da
intranet. Para isso, é imprescindível que as vantagens de seu uso estejam bem
claras. Em perspectiva comparativa, incentive a migração do sistema atual para
o novo portal de intranet.

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Outro modo de divulgar o portal é através dos murais de avisos, nas redes
sociais de sua empresa ou por outros meios. O que importa é usar a criatividade
para chamar atenção de seus colaboradores.

5. Compreensão do interesse dos usuários

Um projeto de intranet bem-sucedido não pode ser dado como terminado
quando o portal entra no ar. Investimentos em atualização, tanto de
funcionalidades como de conteúdo, devem ser constantes.

Para poder aprimorar sua intranet, é necessário compreender o perfil de acesso

dos usuários. Através de processos de web analytics é possível chegar a números
precisos de acesso a uma aplicação ou utilidade específica do portal. Diferente
de pesquisas de opinião, a ferramenta fornece dados concretos do
comportamento dos usuários no canal. Com base nesses dados, é possível
promover reformulações mais acertadas.

Feedbacks sobre o portal nunca são demais. Reuniões com os responsáveis de cada área
para obter retorno sobre o que está no ar e ter ideias do que é interessante incluir
naquele momento podem ser proveitosas. Afinal, a preocupação constante com a opinião
dos usuários é a chave para o sucesso de seu projeto de intranet.

Extra – para a equipe de TI: Usabilidade

Ao contrário do que acontece em portais de internet, a intranet, em geral,
não recebe os devidos investimentos em usabilidade. Tarefas simples acabam
sendo executadas com mais cliques e em mais tempo. Separamos, então,
uma lista de recursos que dinamizam a navegação dos usuários.

Menu simples e objetivo: limite o menu principal a dois níveis e inclua os

demais níveis nos menus contextualizados das áreas.

Homepage dinâmica: informações rotativas, além de pouparem tempo,

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ainda estimulam o acesso dos usuários à home. Utilidades como ramais,
notícias e cardápio, por exemplo, funcionam bem na página inicial.

Filtro de busca: quando alguma palavra ou termo é muito popular na

empresa, sua busca tende a exibir muitos resultados. Para refinar a busca,
filtros por área ou por alguma outra divisão que faça sentido para seus
usuários são de grande utilidade. Uma pré-visualização dos arquivos no
resultado da busca também ajuda o colaborador a acessar exatamente o que
procura.

Padronização de navegação: definir uma estrutura padrão para todas as

páginas é fundamental para orientar a lógica de navegação dos usuários.
Botões, tabelas, formulários, menus e ícones devem manter sempre a mesma
identidade.

Versionamento de documentos: dá a possibilidade de vários usuários

contribuírem na construção de um documento. Recursos como controle de
versões, check-in e check-out, perfis de documentos e publicações melhoram
o fluxo de informações e a produtividade entre os colaboradores.

Notificação de alteração de documentos: de acordo com o perfil do

usuário, são exibidos os últimos documentos que sofreram alteração. Isto
mantém a equipe atualizada e estimula a colaboração.

Integração com Outlook: sem sair do ambiente da intranet, o usuário pode

acessar e-mails, compromissos e tarefas agendadas pelo Outlook.

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Cores por áreas: para agilizar a identificação dos usuários, identificar cada
área do site com uma cor diferente é uma medida eficiente.

Todas essas funcionalidades são providas pelo SharePoint de forma nativa.

Isso significa uma gama de possibilidades para sua intranet – e a base
perfeita para seu negócio. Sua flexibilidade e abrangência o tornam, assim,
ideal para a construção e manutenção de redes de comunicação
empresariais.

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