Carta do Projeto

FASE 1: Intranet
do funcionário Escrito por Carrie Voysey
30 de julho de 2010

Preâmbulo
A Auditoria de Comunicação identificou quatro áreas que atuam como barreiras para a excelência da
comunicação interna na Empresa X e, assim, apontam oportunidades de melhoria. Estas áreas incluem:
a oportunidade de receber informações, a qualidade da informação, o método de entrega e as
competências de comunicação – particularmente no âmbito do grupo de supervisão.

Uma das estratégias recomendadas para superar as barreiras e aproveitar as oportunidades de melhoria
da comunicação foi a criação de uma intranet Empresa X para os colaboradores. Esta carta de projeto
descreverá o processo de implementação da FASE 1 desta ferramenta.

À medida que o projeto da Intranet dos Funcionários progride, os elementos da FASE 2 serão
identificados e abordados em uma carta de projeto separada. A FASE 2 também buscará aumentar a
personalização (integrando um ―dashboard personalizado‖ por exemplo) da Intranet do Funcionário.

Finalidade/Justificativa do Projeto

Empresa X Necessidade/Caso
O projeto Intranet dos Funcionários foi criado para melhorar a interação dentro da comunidade de
funcionários da Empresa X e ajudar a transmitir e receber informações de qualidade (claras, concisas,
informativas e transparentes) em tempo hábil. A Intranet dos Funcionários proporcionará um "balcão
único‖ para a divulgação de informações internas que não são apropriadas para compartilhar com o
público em geral.

Empresa X Objetivos
É um fato aceito que comunicações eficazes com os funcionários inspirarão os funcionários a assumir
a ―propriedade‖ de seu trabalho; criará uma compreensão simples e completa e, assim, permitirá que
os funcionários se coloquem no lugar do trabalho de outras pessoas; e reconhecerá aos indivíduos que
suas posições na organização são significativas. A comunicação eficaz dos funcionários é uma parte
importante de um ambiente de trabalho saudável, algo muito importante para a Empresa X.

Uma Intranet de Funcionários buscará melhorar e engajar a comunicação dos funcionários na

Empresa X, apoiando assim os valores e direções estratégicas da Empresa X.

Descrição do Projeto
A Intranet dos Funcionários fornecerá uma plataforma online que oferecerá conteúdo interativo, dinâmico
e em tempo real para toda a comunidade da Empresa X. O conteúdo será originado de todas as partes
da Empresa X — gerência, funcionários, escolas, recursos humanos e outros departamentos.

Ele será construído com o apoio do Departamento de TI e o conteúdo será ―alimentado‖ por
funcionários e supervisores. O Departamento de Comunicação e Desenvolvimento desempenhará um
papel fundamental em termos de upload de conteúdo e incentivo ao uso do meio.

Este projeto terá como foco a FASE 1 da criação e implantação da Intranet de Funcionários da Empresa
X. Serão criadas cartas de projeto adicionais para as fases subsequentes.

Objetivos do Projeto e Critérios de Sucesso

Foram identificados os objectivos que apoiam mutuamente os marcos e os resultados deste projecto.

1
Carta de Projeto para Intranet de Funcionários – Julho de 2010
Escrito por Carrie Voysey
 Para alcançar o sucesso no projeto da Intranet de Funcionários, os seguintes objetivos devem ser
alcançados dentro das alocações de tempo e orçamento designadas:

• Desenvolver um e produto de alta qualidade que satisfaz os objetivos da Empresa X

• Criar ―buy-in‖ a partir de Comunidade de funcionários da Empresa X
• Desenvolver métodos de medindo o sucesso (Google Analytics, testes de usabilidade,
comentários, foco
grupos, etc.)

Requisitos
Este projeto deve atender à seguinte lista de requisitos para alcançar o sucesso:

• A intranet do funcionário deve ser testada no laboratório de TI antes da implantação

• A Intranet do Funcionário deve ser implementada sem interrupção das operações
• O Departamento de Comunicação e Desenvolvimento deve apoiar a promoção da Intranet dos
Colaboradores por meio de campanhas de endomarketing
• O Coordenador de Comunicação deve fornecer a maior parte do conteúdo para o site, ou pelo
menos servir como um ―steward‖ para funcionários e supervisores carregarem conteúdo.
• O progresso e a implantação do projeto da Intranet de Funcionários devem ser comunicados às
partes interessadas, à equipe do projeto e à comunidade de funcionários da Empresa X por
meios eficazes e com o auxílio de um Plano de Comunicação abrangente (a ser desenvolvido
pelo Departamento de Comunicação e Desenvolvimento).

Requisitos adicionais podem ser adicionados conforme necessário, com aprovação do

patrocinador/gerente do projeto e consulta e avaliação adequadas com as partes interessadas e
representantes de TI, à medida que o projeto avança.

Restrições
As seguintes restrições pertencem ao projeto Intranet do funcionário:

• Todos os funcionários devem ter acesso (em termos de tempo atribuído, hardware, IDs de login
pessoais e software) ao portal da Intranet do Funcionário
• Todo o hardware e software devem ser compatíveis com nossas plataformas de TI atuais
• Todo o hardware e software devem ser adquiridos de acordo com o orçamento alocado e
Linha do Tempo
• Especialistas em TI serão fornecidos como recursos para este projeto
• Membros do departamento de Comunicação e Desenvolvimento serão fornecidos como
recursos para este projeto

Suposições
A seguir está uma lista de suposições. Após o acordo e assinatura deste documento, todas as partes
reconhecem que estas suposições são verdadeiras e corretas:

• Este projeto conta com o total apoio de:

Patrocinador do Projeto: John Doe
Gerente de Projeto: Carrie Voysey
Stakeholders: Mais John faz
Equipe do Projeto: Ainda mais João faz

• O objetivo deste projeto será comunicado em toda a Empresa X antes da implantação

• A plataforma Intranet dos Funcionários será desenvolvida no âmbito do Terminal 4
Declaração Preliminar de Escopo
O projeto Intranet de Funcionários incluirá a concepção, teste e entrega de um novo sistema de
comunicação de intranet em toda a organização. Todos os recursos de pessoal, hardware e software
serão gerenciados pela equipe do projeto. Todo o trabalho do projeto será independente das operações
diárias e contínuas e todos os testes necessários serão feitos no laboratório de TI.

2
Carta de Projeto para Intranet de Funcionários – Julho de 2010
Escrito por Carrie Voysey
O financiamento do projeto será gerido pelo gestor do projeto até aos montantes atribuídos neste
documento, inclusive. Qualquer financiamento adicional requer a aprovação do patrocinador do projeto.
Este projeto será concluído quando a FASE 1 tiver sido testada e implantada e os funcionários estiverem
utilizando a intranet como sua principal fonte de informação e comunicação.

Riscos
Foram identificados os seguintes riscos para o projeto Intranet de Funcionários. O gerente de projeto
determinará e empregará as estratégias necessárias de mitigação/prevenção de riscos, conforme
apropriado, para minimizar a probabilidade desses riscos:
• Interrupção potencial das operações durante a implantação, como prioridade do projeto e
situações de crise/emergência
• Falta de interesse/confiança dos funcionários em relação ao uso da intranet
• Uso indevido da intranet dos funcionários
• Violações de segurança em torno do login e status da conta
• Rotatividade e disponibilidade de funcionários-chave para fornecer suporte contínuo ao projeto

Entregas do Projeto
Os resultados a seguir devem ser cumpridos após a conclusão bem-sucedida do projeto da Intranet do
Funcionário.
Quaisquer alterações a esses resultados devem ser aprovadas pelo patrocinador e gerente do projeto.
• Solução de intranet totalmente implantada (conclusão da FASE 1 do produto)
• Política/manual de treinamento para uso da Intranet de Funcionários
• Documentação técnica (lista de recursos/especificações) da FASE 1
• Recomendação e lista de requisitos para futura expansão da Intranet de Funcionários
• Os IDs de login devem existir para todos os funcionários ativos

Cronograma de etapas resumidas

O Cronograma de Etapas Resumidas do projeto é apresentado abaixo. À medida que os requisitos são
mais claramente definidos, este cronograma pode ser modificado. Quaisquer alterações serão
comunicadas através de reuniões de status do projeto pelo gerente do projeto.

À medida que o projeto avança, será necessário aumentar o conteúdo e os recursos. Se esse aumento
não se encaixar no escopo e nos cronogramas do projeto da FASE 1, eles serão incorporados a uma
carta de projeto da FASE 2.

Cronograma de etapas resumidas

Datas de marco/meta do projeto (TBD)
• Início do projeto
• Design completo de 5 características principais:
• Questões de RH
• Fóruns de funcionários
• Notícias diárias
• Listagens de eventose cobertura
• Gestão blogue
• Forneça exemplos de conteúdo para 5 recursos principais (listados acima)
• Desenvolvimento/funcionalidade completa de 5 características-chave (listadas acima)
• Adquira hardware e software conforme necessário
• Implementar login para funcionários
• Executar plano de endomarketing
• Política/treinamento completo Manual
• Solução completasimulação e testes
• Documentação técnica completa
• Implantar solução
• Projeto Concluído

3
Carta de Projeto para Intranet de Funcionários – Julho de 2010
Escrito por Carrie Voysey
Orçamento Resumido
A tabela a seguir contém um orçamento resumido com base nos componentes de custo planejados,
incrementais à operação e custos estimados necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
Este orçamento não inclui o custo dos recursos humanos.

Orçamento Resumido
Custo do componente/componente do projeto (TBD)
• Hardware
• Software e Licenciamento
• Material de marketing (impressão, brindes, produção de vídeo)
• Pesquisa institucional
Total Amt: TBD

Requisitos de aprovação do projeto

O sucesso do projeto de Intranet de Funcionários será alcançado quando uma solução de intranet
totalmente testada, e toda a documentação técnica, for totalmente implantada em toda a Empresa X
dentro das restrições de tempo e custo indicadas nesta carta. Além disso, essa medida de sucesso deve
incluir uma lista de recomendações para considerações futuras, pois antecipamos totalmente a
necessidade dessa solução evoluir para incentivar os funcionários a se comunicarem uns com os outros.
O sucesso será determinado pelo Patrocinador do Projeto, John Doe, que também autorizará a conclusão
do projeto.

Gerente de Projetos
Carrie Voysey é nomeada Gerente de Projeto durante o projeto Intranet de Funcionários. A
responsabilidade de Carrie é gerenciar todas as tarefas do projeto, cronogramas e comunicação sobre o
projeto Intranet do Funcionário. A equipe do projeto, composta por especialistas em TI, o Coordenador de
Marketing Institucional e um representante de Recursos Humanos, será o suporte matricial. Carrie
coordenará todos os requisitos de recursos por meio do Chefe do Departamento de TI e do Diretor de
Comunicações e Desenvolvimento.

O Chefe do Departamento de TI e o Diretor de Comunicação e Desenvolvimento estão autorizados a

aprovar todas as despesas orçamentárias até os valores orçamentários alocados. Qualquer
financiamento adicional deve ser solicitado através do Patrocinador do Projeto, John Doe. Carrie
fornecerá atualizações mensais ao Patrocinador do Projeto.

4
Carta de Projeto para Intranet de Funcionários – Julho de 2010
Escrito por Carrie Voysey