PROJETO GPS

Membros do grupo:
Felipe Calaça Rodrigues
Fellipe Victor
Gabriel Fernandes
Richard Oliveira
Venilson Gomes
Wesley
Empresa escolhida: Sankhya Gestão De Negócios.

Apresentação:

Fundada em 1989, a Sankhya gestão de negócios é uma das maiores empresas provedoras de soluções
integradas de gestão corporativa (ERP) do Brasil.
Atualmente, a empresa possui 50 unidades de negócio e conta com uma equipe superior a 1500
funcionários e 14 mil clientes em 23 estados do Brasil.

Desafio identificado:

Melhoria no processo de integração comercial-cliente

O processo: A venda de um projeto começa na prospecção, onde é verificado os potenciais clientes
para indicar ao comercial. Após a prospecção ser concluída, é passado a o comercial, onde o
Executivo de Vendas, roda um diagnóstico levantando a necessidade do cliente e verificando também
a maturidade do mesmo. Após o diagnóstico, o comercial sabe quais módulos o cliente precisa,
verificando também se precisa de algum tipo de personalização. Após todo o levantamento do
comercial é feito uma proposta, as horas podem ser negociadas como empreito ou medição. Após a
negociação de horas e a proposta assinada, a equipe de implantação assume o cliente, reunião com o
mesmo, definindo a equipe do cliente, explicando qual metodologia irá aplicar nesse cliente e
repassando a responsabilidade de cada figura dentro do projeto:
Após a definição da equipe, o projeto é iniciado, e deve seguir uma metodologia, na nossa
metodologia tem as seguintes etapas:
0 - Gerenciamento de projetos
1 - Sintonia
2 - Preparação do ambiente
3 - Execução
4 - Difusão do conhecimento
5 - Simulação integrada
6 - Entrada em produção
7 - Finalização
Opcionais:
Integrações
personalizações.

O Projeto deve seguir um cronograma pré-definido e assinado pelo cliente e a equipe de implantação
deve cumprir com cada prazo de entrega.

Link da imagem: FIGURA 1 - MODELO BPMN - 1º ESBOÇO DO PROJETO

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
Desafios do processo

Elaboração do escopo e venda.

• A equipe do comercial, vendia projetos com horas por medição, ou seja, faturada conforme
iriamos executando o projeto.
Dessa maneira não traz uma segurança para o cliente, além de descumprir o prazo estabelecido com
frequência.
Gerando assim uma nova negociação e muita dor de cabeça e desconfiança para o cliente.
Quanto ao prazo de entrega do projeto.

• A Equipe comercial vendia módulos avulsos, liberando apenas o que o cliente comprava.
Identificamos que isso era ruim, pois as vezes precisávamos de algum complemento na hora de fazer
a implantação, tendo assim que voltar para o comercial ter que negociar novamente e gerar custo e
transtorno para o cliente.

Sintonia com a equipe de serviços

• Na hora da sintonia do comercial com a equipe de serviços, o comercial esquece de pontuar as
coisas, fazendo com que a equipe de projetos não coloque no radar os possíveis problemas.
As vezes esquecia de colocar modulo que passou em branco e ninguém avisou, as vezes o comercial
sabe quem são as pessoas que jogariam contra o projeto, esses pontos.

Execução do projeto
• Na etapa de execução, identificamos que os usuários do cliente atrapalhavam o rendimento do
projeto, pois quando o consultor ia no cliente parametrizar, faziam muitas perguntas, tinham outras
atividades, não conseguia dar a atenção necessária e as agendas não eram efetivas.

No Treinamento:
• Na etapa de treinamento, da forma que estava sendo feita, quando tínhamos um projeto muito
grande, acontecia de treinar um usuário e esse usuário sair durante a implantação, prejudicando a
continuação e atrasando a entrega do projeto, pois teríamos que juntar esforços para treinar um
novo usuário, não conseguindo cumprir o prazo estimado.

Simulação
• Na etapa de simulação nos deparávamos com pequenos erros que já deveriam estar funcionando
tendo que retornar assim para reparar ou reconfigurar.

Entrada em produção
• Sempre ocorria erros que não deveriam ocorrer após a simulação. Trazendo um problema de
confiabilidade quanto a qualidade do serviço prestado e do sistema.

LINK: FIGURA 2 - MODELO BPMN - DESAFIOS

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
Remodelagem

1ª Escopo do projeto -
Pararemos de vender por medição e venderemos projeto fechado:
• Por medição, não tinha como garantir para o cliente que entregaríamos tudo que foi negociado nas
horas que foram adquiridas. Gerando insatisfação e retrabalho.

Pararemos de comercializar módulos e venderemos pack:

• Nos packs definimos o básico que o cliente precisa ter para rodar as rotinas, sem ter que ser
negociado mais módulos.
• Antes era comercializado módulos por módulos, sem ter a certeza que foi vendido tudo que o
cliente precisa.

2ª Sintonia:
• comercial, terá que pontuar todos os problemas os quais podem ocorrer durante a implantação,
inclusive se ele estiver esquecido ou não vendido algo para o cliente que é de extrema importância
para ele. Sendo assim, já fala para que a equipe de serviço se organize e tente economizar horas
para incluir dentro da implantação.

3ª Etapa de configuração:
• Antes a execução era feita no cliente, notamos que não seria viável mais, pois perdíamos muito
tempo com a sintonia, o cliente fazia diversas perguntas e pedindo coisa e o trabalho não evoluía.
Então mudamos a etapa para configuração em linha, onde iremos realizar todo o trabalho,
levantado pelo consultor antes, dentro da empresa, não precisando mais ir no cliente presencial.

4ª Treinamento do usuário:
• Agora o treinamento será feito por uma equipe da universidade da empresa, não sendo mais
necessário um treinamento pelo consultor. E ele só vai ter a certificação, após a etapa de
homologação, sendo assim, não perderemos tempo tendo que certificar outro usuário após o
sistema já todo parametrizado e pronto para entrar em produção.

5ª Levantamento / Homologação / simulação / entrada em produção:

• Será apenas essas etapas que vão ser necessárias o consultor ir presencialmente, realizaremos
todas as outras etapas dentro do projeto, para ganhar tempo e entregar o valor mais rápido para o
cliente.

Link da imagem: FIGURA 3 - MODELO BPMN - REMODELAGEM DO PROCESSO

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
 Implementações – Objetivos - Indicadores

Objetivo da mudança de metodologia de implantação:

Além dos benefícios gerados para os clientes, a mudança na forma de entrega

também traz benefícios para a empresa.
Com esse modelo, esperamos reduzir, em média, 30% das horas necessárias para
parametrização/configuração dos processos durante o projeto de implantação.
Temos também a ciência de que a formação do time de serviços será muito mais
acelerada, e o recurso estará disponível para atuação nos projetos em um tempo mais
curto.
Esse formato também traz o benefício de ter uma documentação de projeto (escopo)
mais assertiva, evitando retrabalhos e consumo excessivo de horas nos projetos.
Outro benefício é o ganho de escala promovido por esse modelo, visto que, com a
documentação validada pelo cliente, qualquer linha de produção poderá realizar as
configurações na base, como uma forma de "terceirização" dessa etapa do projeto.

Agilidade na entrega de valor:

Entregar valor de forma rápida e efetiva. Essa é a melhor forma de promover o
uso da solução por parte do cliente. Para que a entrega seja realizada de forma
eficiente, a principal mentalidade necessária é a mentalidade de
compartilhamento, mas, outras ações podem ser realizadas: compartilhar
desenvolvimentos já realizados em outros clientes, promover o uso do Place,
utilizar bases templates já parametrizadas, utilizar documentação de melhores
práticas.

Desoneração da equipe do cliente:

Quem mais conhece da implantação e do sistema durante o projeto é o time.
Logo, o foco é reduzir ao máximo a interferência do cliente durante processos
de configuração, construção e desenvolvimento. O cliente tem papel
fundamental no levantamento dos requisitos dos processos, nas validações e
nas simulações. Para que o cliente consiga focar os esforços no que importa, o
time Sankhya pode e deve realizar o máximo de atividades que facilitem as
atividades dos clientes, como o uso do Legacy como importador de dados, a
utilização de bases templates já parametrizadas, e a gravação de vídeos curtos
sobre os processos parametrizados no sistema.

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
 Indicadores:
Satisfação dos projetos:

Regras gerais
Avaliamos se as expectativas dos clientes com o projeto de implantação Sankhya
estão sendo atendidas. A nota da satisfação é uma consequência de um projeto
conduzido e gerenciado de acordo com os padrões

Para pesquisa em projetos “em andamento”:

• Os projetos “aptos para pesquisa” são aqueles onde:

• A etapa de simulação foi concluída OU
• A etapa de levantamento está concluída, a etapa de simulação não
está concluída e não tem pesquisa “Em Andamento” respondida no
mês anterior OU
• A data da primeira OS da FAP maior que 60 dias, a etapa de
levantamento não está concluída e não tem pesquisa “Em Andamento”
respondida.
• Os projetos “aguardando resposta” são projetos que o formulário já foi enviado
no período mas o cliente ainda não respondeu;
• Os projetos “pesquisados” são projetos que o formulário já foi enviado no
período e o cliente já respondeu.

Para pesquisa em projetos “concluídos”:

• Os projetos “aptos para pesquisa” são projetos concluídos nos últimos 3 meses,
que não tenham sido pesquisados pelo “planejamento pesquisa” ou projetos que
tenham sido pesquisados mas o cliente não respondeu no mês anterior;
• Os projetos “aguardando resposta” são projetos que o formulário já foi enviado
no período mas o cliente ainda não respondeu;
• Os projetos “pesquisados” são projetos que o formulário já foi enviado no
período e o cliente já respondeu.

Para pesquisa em projetos “em reversão”:

• Os projetos “aptos para pesquisa” são projetos que possuem plano de ação
concluído nos últimos 30 dias na tela “Plano de ação - Satisfação (Unidade)” ou
se existir um questionário enviado no mês anterior sem resposta;
• Os projetos “aguardando resposta” são projetos que o formulário já foi enviado
no período mas o cliente ainda não respondeu;

• Os projetos “pesquisados” são projetos que o formulário já foi enviado no

período e o cliente já respondeu

Nos casos em que as pesquisas de satisfação tiverem devolutivas com o

percentual de satisfação abaixo < 80%, a Unidade deverá registrar o plano de ação
para tratativa na tela Plano de Ação Satisfação (Unidade) em até 3 dias após a
devolutiva.

Nos casos em que as pesquisas de satisfação tiverem devolutivas com o

percentual de satisfação 80%, não há necessidade de plano de ação.

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
 A meta prevista de satisfação dos projetos de implantação é de 85%

Pergunta
Qual seu nível de satisfação geral com o projeto de implantação?
Muito Satisfeito: 100,00
Satisfeito: 100,00
Indiferente: 0,00
Insatisfeito: 0,00
Muito insatisfeito: 0,00
Qual seu nível de satisfação com o gerenciamento do projeto?
Muito Satisfeito: 100,00
Satisfeito: 100,00
Indiferente: 0,00
Insatisfeito: 0,00
Muito insatisfeito: 0,00
Qual seu nível de satisfação com a equipe de consultores/analistas do projeto?
Muito Satisfeito: 100,00
Satisfeito: 100,00
Indiferente: 0,00
Insatisfeito: 0,00
Muito insatisfeito: 0,00
Qual o seu nível de satisfação com o cumprimento dos prazos acordados no projeto de
Implantação?
Muito Satisfeito: 100,00
Satisfeito: 100,00
Indiferente: 0,00
Insatisfeito: 0,00
Muito insatisfeito: 0,00
Qual o seu nível de satisfação com as entregas acordadas do projeto?
Muito Satisfeito: 100,00
Satisfeito: 100,00
Indiferente: 0,00
Insatisfeito: 0,00
Muito insatisfeito: 0,00

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
 Conformidade dos projetos:
1. METODOLOGIA
Essa pergunta se refere à
Se na FAP possui o
TERMO DE ABERTURA DO abertura formal do projeto
Termo de Abertura do
1 PROJETO ESTÁ VALIDADO com o cliente e apresentação Projeto assinado pelo
PELO CLIENTE? da Metodologia de
cliente.
Implantação.
Essa pergunta se refere à Se na FAP possui o
definição e levantamento dos documento de
processos de acordo com a Levantamento dos
metodologia da FAP. Nesse Processos e Definição
DEFINIÇÃO/LEVANTAMENTO
sentido, é preciso descrever dos Processos
2 DOS PROCESSOS ESTÁ todos os processos e assinado pelo cliente
VALIDADA PELO CLIENTE?
subprocessos do cliente, de acordo com a
abordando todos os detalhes metodologia da FAP,
para elaboração do escopo baseado nos itens da
de implantação. aba "Produtos".
Essa pergunta se refere à
verificação de que todos os
conceitos foram Se o documento de
compreendidos, e todas as simulação dos
ETAPA DE SIMULAÇÃO ESTÁ rotinas estão funcionando de processos está
3 VALIDADA PELO CLIENTE? acordo com as expectativas assinado pelo cliente,
e dentro da configuração baseado nos itens da
definida no escopo, aba "Produtos".
validando assim os
subprocessos implantados.
Essa pergunta se refere à Se o documento de
verificação de que todos os Homologação dos
ETAPA DE HOMOLOGAÇÃO
processos previstos na Processos está
4 DOS PROCESSOS ESTÁ implantação foram assinado pelo cliente,
VALIDADA PELO CLIENTE?
entregues, testados e baseado nos itens da
homologados pelo cliente. aba "Produtos".
2. CRONOGRAMA
Essa pergunta se refere ao O Cronograma
CRONOGRAMA DAS ETAPAS planejamento do cronograma assinado pelo cliente
DO PROJETO ESTÁ respeitando as regras de deve conter as datas
5 ATUALIZADO E VALIDADO precedência e dentro do iniciais e finais de todas
PELO CLIENTE? tempo de implantação as etapas e subetapas
definido para cada Unidade. de acordo com a FAP.

Resposta Nota
SIM 100%
NÃO 0%
INTERMEDIARIO 50%

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182
 Tempo de entrega dos projetos
Prazo de entrega dos Projetos:

O prazo é calculado pela diferença entre a data da

primeira OS apontada no projeto (tempo diferente de zero) e a data de alteração do

status da FAP para Concluído. O prazo suspenso será descontado nesse cálculo,

porém, a suspensão da FAP só será realizada caso o cliente assine o Termo de

Suspensão de Projeto. Projetos classificados como FIT deverão ser finalizados em

até 4 meses. Projetos classificados como FULL deverão ser finalizados em até 6

meses. Projetos classificados como PRIME deverão ser finalizados em até 8

meses. O cálculo do indicador será realizado pela média simples da duração dos

projetos, independente da sua classificação.

Fit: 4 meses

Full: 6 meses

Prime: 8 meses

Para esse, precisaremos desenvolver dashboards para acompanhamento.

Abaixo cronograma para implementação das mudanças.

Instituto de Informática (INF) - UFG

Alameda Palmeiras, Quadra D, Câmpus Samambaia
Fone: (62) 3521-1181 / Fax: (62) 3521-1182