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1.

Proposta do PMO
A proposta foi apresentada diretamente diretora em uma reunio
particular em seu gabinete. Para auxlio da apresentao foram utilizados
recursos grficos impressos.
O objetivo do projeto teria o foco na satisfao. O plano era motivar os
funcionrios, fornecendo a estrutura necessria para o bom desempenho dos
funcionrios, e criando uma poltica de RH voltada para a motivao. Este
caminho foi escolhido devido s reclamaes dos funcionrios sobre a
estrutura e as faltas e atrasos. Esses fatores impulsionaram e motivaram a
criao do projeto.
Para implementar o projeto, a metodologia utilizada para o diagnstico
seria a anlise de questionrios e entrevistas. As entrevistas seriam feitas com
todos os funcionrios, e ao final da entrevista, seriam aplicados os
questionrios. Os questionrios e entrevistas abordariam temas de satisfao
com diversos aspectos do trabalho, tais como layout, estrutura, horrios,
salrios, plano de carreira, satisfao pessoal, etc.
O projeto contaria com dois auxiliares, alm do encarregado da aplicao
do projeto, que seriam removidos temporariamente da funo de corretores. Os
auxiliares ajudariam na aplicao dos questionrios, na montagem e
apresentao dos workshops, e em toda a parte mais operacional. De acordo
com o cronograma, o PMO seria entregue em 20 dias.
Os custos seriam relativos reserva do teatro e buffet nos trs workshops
e despesas administrativas genricas. Girariam em torno de R$ 2.500,00. Ao
final era esperado entregar uma empresa eficiente e eficaz, acelerando os
processos e aumentando as vendas, transformando essa quantia em um valor
completamente irrisrio de investimento.
2. 1 Workshop
A data do primeiro workshop foi exposta no quadro de avisos do corredor
principal da empresa, tambm foi enviado um aviso por e-mail institucional. Seria
uma reunio fora da empresa, em um teatro local, alugado especialmente para a

apresentao do workshop, dispondo de um buffet e um telo para apresentao de


slides, poltronas acolchoadas e um palco para a apresentao. Esta estrutura foi
montada com a inteno de chamar a ateno dos funcionrios e oferecer condies
para abrir suas mentes para o apresentado e minimizar possveis bloqueios.
Nesta reunio foi apresentada a proposta de mudana, de forma motivacional,
a fim de demonstrar os benefcios de se haver uma mudana, procurando diminuir
barreiras e resistncia por parte dos funcionrios.
3. Preparao dos Instrumentos de Coleta de Dados
No dia seguinte ao workshop, foram preparados gravadores e cadernos de
anotaes para as entrevistas, e impressos 31 questionrios para respostas de
todos os funcionrios, inclusive os envolvidos com o projeto. A forma da coleta de
dados e sua data foram informados durante o 1 workshop. Os funcionrios seriam
chamados um por um para uma sala especial, onde poderiam falar diretamente e
unicamente com o encarregado do projeto.
4. Coleta de Dados
A coleta de dados foi feita com todos os funcionrios. Na entrevista, houve a
preocupao de tornar o clima agradvel e ento fazer as perguntas corretas, de
forma correta, para minimizar possveis receios e obter verdades. Os pontos mais
relevantes dos relatos seriam anotados em tpico no caderno de anotaes. No dia
seguinte, todos os udios seriam ouvidos para coletar informaes que poderiam ter
passado despercebidas durante a entrevista pessoal.
Os principais problemas encontrados foram:

Baixo nmero de vendas


Atrasos
Telefonemas negligenciados
Funcionrios saindo mais cedo
Fofocas
Faltas
Falhas no atendimento externo
E-mails sendo respondidos com atraso

Falta de sistemas de informao


Desmotivao
Internet lenta e com quedas
Secretria sobrecarregada
Falta de transparncia do estratgico

5. 2 Workshop
Os dados foram validados neste segundo workshop. A estrutura foi parecida
com a do primeiro, e os funcionrios pareceram receber muito bem, encarando
como um evento da empresa, tirando fotos e se divertindo com a apresentao, que
sempre busca possuir um clima leve e descontrado, mas ao mesmo tempo
transmitir seriedade e esperana. Toda a estrutura montada demonstrou aos
funcionrios que a empresa est disposta a ouvi-los e a investir para o bem da
empresa e de seus funcionrios.
6. Diagnstico
As mudanas necessrias abrangem desde a rea estratgica at a
operacional. Mudanas devem ser feitas na estrutura, nos processos, nos softwares
e at no organograma. Toda essa mudana ir demandar investimentos relevantes,
alm de haver incmodos temporrios aos funcionrios durante a transio. A
instalao de um software novo poder trazer consigo algumas dificuldades de
adaptao que demandariam tempo, fazendo com que as vendas que esto baixas,
continuem assim por mais um tempo. Seria necessrio tambm a contratao de
pessoas, o que alm de representar mais custos, tambm demanda um tempo de
adaptao. Possivelmente haveria tambm a necessidade de treinamentos, o que
tambm demanda custos e tempo.
Em contrapartida aos problemas, os benefcios, aps este perodo turbulento,
seriam de um aumento da eficincia dos processos, entrega de uma maior
responsividade ao cliente, diminuio drstica do nvel de retrabalho, aumento da
motivao, remoo de gargalos nos processos internos, grande aumento das
vendas e finalmente o crescimento das receitas e lucros.
7. Propostas de Mudanas
Foram elaboradas 9 propostas de curto, mdio e longo prazo. So elas:
I Contratao de uma secretria a mais para auxlio no atendimento das
demandas de todos os departamentos da empresa, solucionando o problema de
sobrecarga de demandas que a secretria vinha sofrendo.
II Transferncia da secretria, no organograma, para a diretoria, tornando-a parte
deste departamento. As funes da secretria so de conexo dos departamentos
com o estratgico, portanto no faz sentido que ela esteja fora deste departamento.

III Criao da Gerencia de Projetos, ocupando o espao que era da secretria no


organograma. A gerencia de projetos ir ser responsvel incialmente pela
implementao deste PMO, e posteriormente, ficar responsvel pela
implementao dos projetos demandados pela empresa futuramente. Esta gerncia
seria composta pelo encarregado deste PMO e seus dois auxiliares, que seriam
transferidos de seus cargos, o que no causaria grandes impactos em seus
departamentos, visto a melhora na eficincia que ocorrer com a implementao
deste PMO.
IV Criao de um canal de informao digital sobre os projetos e planos
estratgicos da empresa, esclarecendo o sentido estratgico que a empresa quer
tomar, a fim de alinhar as aes dos funcionrios com a direo da empresa, e
privilegi-los com este tipo de informao. Este canal pode ser um acesso restrito de
um site ou at mesmo uma intranet.
V Aquisio de um sistema ERP, a fim de integrar os processos e dados da
empresa em um sistema nico. O ERP ir minimizar o excesso de trabalho manual e
diminuir para perto de zero o retrabalho, tambm afetando indiretamente a
motivao dos funcionrios, aumentando-a.
VI Aplicao de um treinamento com foco em ensinar como utilizar o ERP e como
ele poder ajudar o dia a dia dos funcionrios, minimizando o tempo de adaptao
dos funcionrios, e ampliando o conhecimento dos funcionrios sobre os recursos e
as funcionalidades do sistema ERP.
VII Contratao de mais trs funcionrios para o setor de RH. Este aumento dos
funcionrios possibilitaria a diviso do RH em dois, sendo um departamento
responsvel pelas rotinas comuns de RH, tais como folha de pagamento, tramites
burocrticos em geral, monitoramento do horrio dos funcionrios, etc., e o outro
departamento sendo responsvel por doutrina, treinamento, garantir aes para
motivao dos funcionrios e recrutamento e seleo.
VIII Aplicao de um programa de combate desmotivao. Tanto quanto aplicar
injees de motivao, necessrio manter esta motivao por longos perodos,
este programa teria o intuito de perpetuar a boa qualidade da motivao da
empresa, tendo aes de curto, mdio e longo prazo. As aes seriam diversas, tais
como, elaborao de ttulos para os funcionrios enaltecendo suas caractersticas
mais valorosas, premiao variada por alcance de metas, espao para sugestes,
oferecimento de cursos de aperfeioamento financiados pela empresa,
aprimoramento do plano de carreira ouvindo a opinio dos funcionrios, etc. As
aes deste programa seriam aplicadas pelo novo setor subordinado ao
departamento de RH.
IX Contratao de um bom plano de internet, que atenda s necessidades da
empresa, sendo a ao de selecionar, contratar e monitorar a empresa de internet,
de responsabilidade da empresa terceirizada de TI, para ento relatar ao

departamento administrativo. Isto ficar a cargo do TI, devido a sua expertise na


rea.
8. Elaborao do Plano de Ao
O plano de ao abaixo destaca as aes de acordo com seu nvel de tempo,
podendo ser de curto, mdio ou longo prazo.
Proposta de Mudana

Plano de Aes
M
L

I Contratao de uma secretria a mais para auxlio no


atendimento das demandas de todos os departamentos
da empresa.
II Transferncia da secretria, no organograma, para a
diretoria, tornando-a parte deste departamento.
III Criao da Gerencia de Projetos, ocupando o espao
que era da secretria no organograma.
IV Criao de um canal de informao digital sobre os
projetos e planos estratgicos da empresa.
V Aquisio de um sistema ERP.

VI Aplicao de um treinamento com foco em ensinar


como utilizar o ERP.
VII Contratao de mais trs funcionrios para o setor
de RH, a fim de dividi-lo em dois departamentos com focos
diferentes.
VIII Aplicao de um programa de combate
desmotivao.
IX Contratao de um bom plano de internet, que
atenda s necessidades da empresa.
A maioria das aes, como pode ser visto no plano de aes, de curto prazo,
devido a urgncia das demandas da empresa.

8. Retorno do Investimento
O retorno financeiro de cada ao gerar um impacto significativo nas receitas
e no lucro da empresa. As aes I, II e IV iro melhorar qualitativamente a
comunicao com o estratgico, fazendo com que as aes sejam mais facilmente

implantadas. Os funcionrios podero saber desde o incio se esto no caminho


certo ou no, e podero, portanto, alinhar suas aes imediatamente ao sentido
tomado pela empresa, evitando a perda de tempo em algo que no ir trazer tanto
valor empresa, perda de tempo de servio que financeiramente caro.
A ao IV ir permitir que a empresa tenha uma equipe pronta para aplicar a
inovao, sempre que necessrio. Os ganhos financeiros viro atravs da vantagem
competitiva gerada por esta estrutura de pessoal direcionada inovao, que
permitir a implementao de projetos, sem alterar necessariamente a rotina de
trabalho dos funcionrios dos outros departamentos.
As aes V, VI e VIII so ganhos gigantes para a eficincia do trabalho, a
diminuio do retrabalho e o ganho em motivao iro impactar diretamente os
custos, pois os recursos sero melhor utilizados e os processos tero menos
gargalos.
Finalmente a ao VII ser o remdio para a desmotivao generalizada que
vem ocorrendo, o fator de maior risco para a empresa. Apesar de no ser totalmente
voltado para o curto prazo, e tendo aes que iro demorar mais para serem
implementadas, a motivao contnua ir assegurar a sobrevida da empresa no
longo prazo, e as aes de curto prazo, junto com a viso da mudana acontecendo
na prtica, j garantiro a motivao suficiente para esperar a implementao total
do plano. No segredo para ningum o retorno financeiro que funcionrios
motivados geram. A eficincia aumenta, o engajamento, a gerao de novas ideias,
o boa divulgao, etc. O maior impacto de curto prazo nos custos. Quando a
eficincia otimizada, os recursos so usados de forma muito melhor, e os custos
so reduzidos significativamente. No longo prazo, os funcionrios motivados
vendero mais, e traro alm da reduo dos custos, um aumento de receita escalar
que far a empresa crescer cada vez mais.
9. Implantao de Propostas e Mudanas
Haver um treinamento, para aperfeioamento da utilizao do novo sistema
ERP, a fim de minimizar o tempo de adaptao dos funcionrios com o sistema. Este
treinamento ser aplicado pela empresa contratada onde se adquiriu o ERP, e ser
ministrado em grupos de setores, durante o horrio do expediente.
10. Acompanhamento do Resultado
O acompanhamento do andamento do projeto ser feito pela nova gerncia de
projetos, que ir aplicar mtodos de controle, para ento identificar os resultados
alcanados. Sero aplicadas pesquisas de clima, satisfao com o trabalho,
satisfao com a estrutura, satisfao com o sistema ERP, etc.
Caso seja identificada alguma distoro, a gerncia de projetos ficar
responsvel por fazer o diagnstico e implementar as correes necessrias.

11. 3 Workshop
O terceiro Workshop ir seguir os procedimentos dos dois anteriores, mantendo
o mesmo clima e demonstrando as mudanas que ocorreram e ocorrero, buscando
sempre engajar todos os funcionrios para a manuteno de uma empresa sadia e
eficiente.
Foram apresentados os relatrios, informando os pontos relevantes deste
projeto de mudana organizacional, as melhorias que esto sendo buscadas e os
pontos que foram solucionados, mostrando o empenho da empresa em ouvir os
funcionrios e trazer solues para os problemas apresentados, atravs da
mudana organizacional.