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 Gestão de espaço físico é mais um
desafio do trabalho híbrido

A gestão de espaço físico é um, entre vários, desafios que surgiram com o
crescimento do trabalho híbrido.
Com a redução de espaço, motivada por necessidades econômicas e pelo fato
dos colaboradores não estarem no escritório os cinco dias da semana, muitas
empresas mudaram seu layout antigo.
No lugar de ambientes ociosos, como salas de reunião usadas poucas vezes na
semana, entrou em cena o compartilhamento de espaços.
Além da sala para reunir a equipe ou o estacionamento, as próprias estações de
trabalho passaram a ser compartilhadas entre os colaboradores. Afinal, não é
inteligente manter equipamentos para uso esporádico.
Mas é preciso monitoria eficiente para que esse compartilhamento ocorra de forma
correta, evitando que dois colaboradores contem com uma máquina que só poderá ser
usada por um deles.
Mais uma vez, para evitar problemas provocados por controles de reserva manuais ou
obsoletos, a melhor estratégia é adotar uma plataforma para gestão de espaço físico.
Descubra porque uma ferramenta inovadora vai garantir que o trabalho híbrido em
sua empresa ocorra de modo organizado e produtivo.

Colaboração e boa comunicação são essenciais

no trabalho híbrido
Muitas empresas optaram por adotar o modelo de trabalho híbrido, nos pós-
pandemia, em função da maior motivação da força de trabalho e da economia.
Uma parte dessa redução de custos vem da possibilidade de ter locais menores,
diminuindo significativamente os gastos com aluguel, IPTU e manutenção.
Segundo matéria do G1, entre as organizações que definiram o modelo híbrido, 30%
exigem a presença dos colaboradores 3 vezes por semana. Enquanto 28% pedem que
seus profissionais marquem presença em dois dias úteis.
Com locais menores, menos vagas na garagem e equipamentos a serem
compartilhados, a gestão de espaço físico deve ser precisa.
Afinal, seria muito desconfortável se dois colaboradores chegassem à empresa, no
mesmo dia e horário, certos de poder usar a mesma estação de trabalho e
computador.
Ou, pior ainda, agendar duas reuniões simultâneas com clientes diferentes,
considerando o uso da mesma sala.
Para evitar esse tipo de situação é essencial que haja uma comunicação eficiente. E
um sistema apropriado para verificar a disponibilidade – na data e horários desejados –
de todos os itens e ambientes necessários para o bom desempenho da atividade
diária.
Da mesma forma, a plataforma para gestão de espaço físico deve facilitar o
cancelamento de reservas, mantendo as informações sempre atualizadas, em tempo
real.
Outro ponto importante para o trabalho híbrido ocorrer de modo eficiente e
confortável para todos é a consciência do usuário.
Isso significa ter cuidados ainda maiores para que cada item comum esteja
devidamente pronto para ser usado pela próxima pessoa que ocupará o espaço.
Benefícios de uma plataforma para gestão de
espaço físico no trabalho híbrido
O trabalho híbrido une as facilidades do home office, ao mesmo tempo que permite
ao profissional ir à empresa, algumas vezes por mês, para interagir com os colegas.
Já a empresa trabalha o employee experience, proporcionando uma melhor experiência
aos colaboradores e, assim, aumentando o engajamento e motivação. Duas
condições importantes para manter os talentos na organização e atrair novos
profissionais de alto nível.
Adotar recursos tecnológicos modernos para fazer a gestão do espaço físico possibilita
atingir os objetivos acima e vai além, proporcionando benefícios para o time e a
empresa:
 Colaboradores: a segurança de que encontrará tudo o que precisa, em
equipamentos, materiais e espaços, para o trabalho presencial ser
eficiente e produtivo. E, claro, a certeza de que não haverá outro colega
utilizando os mesmos itens reservados;
 Empresa: gerenciar de forma eficiente o uso dos ativos organizacionais
que passam a ser compartilhados – e não mais de uso exclusivo. Além
de garantir que tudo esteja em ordem e liberado para as pessoas que
vão trabalhar presencialmente, também permite otimizar os recursos da
empresa, usando-os com mais inteligência.

Plataforma Remote by Home Agent: a melhor

opção para a gestão de espaço físico
A adoção do trabalho híbrido vem ganhando terreno e, tudo indica, continuará a
crescer. O que é uma excelente notícia, haja vista que gera vantagens para empresa e
para colaboradores.
Porém, como toda novidade, exige adaptação. Uma delas é ter controle total sobre
tudo o que é compartilhado entre as equipes.
Nesse sentido, um sistema inovador para gestão de espaço físico, como a Plataforma
Remote by Home Agent faz toda a diferença.
Com o Remote é muito fácil para o colaborador efetuar reservas de:
 Mesa e equipamentos variados;
 Sala de reunião ou auditório;
 Vagas no estacionamento;
 Espaço de convivência.
Também é muito prático, ajudando o responsável pela organização e controle desses
itens, a deixar tudo devidamente preparado para que o colaborador chegue e realize
suas tarefas com eficiência.
Da mesma forma, permite aos gestores verificar o mau uso de ambientes e
equipamentos, providenciando as ações necessárias para correção. Assim como para
melhorar a conscientização de cada usuário.
Em outras palavras, Remote atua de ponta a ponta na gestão de espaço físico: da
reserva aos cuidados com cada ativo que é compartilhado.

Introdução à gestão de trabalho

Atualizado pela última vez: 2021-04-14

A gestão de trabalho suporta os comandos e as funções internas necessárias para controlar a

operação do sistema e os volumes de trabalhos diários no sistema. Além disso, a gestão de
trabalho contém as funções que necessita para distribuir recursos para as aplicações de modo
a que o sistema consiga processar as aplicações.

O objectivo do sistema é executar tarefas. O trabalho sai, o trabalho é processado e o trabalho

sai do sistema. Se pensar na gestão de trabalho tendo em conta estes três factores, a gestão de
trabalho será mais fácil de compreender. A gestão de trabalho descreve onde o trabalho entra
no sistema, onde e com que recursos o trabalho é processado e para onde vai a saída de dados
resultante do trabalho.

É um utilizador recente da gestão de trabalho? O conjunto de tópicos sob Introdução à gestão

de trabalho destina-se a fornecer-lhe várias perspectivas diferentes e gerais da gestão de
trabalho. Desta forma, deverá conseguir obter uma base sólida sobre os princípios subjacentes
da gestão de trabalho, independentemente dos sistemas.

GESTÃO DE ESPAÇO: COMO DEVE SER O ESPAÇO FÍSICO DE UMA EMPRESA?

Realizar uma boa gestão de espaço pode trazer diversos benefícios para uma empresa. O
espaço físico é responsável por proporcionar segurança, conforto e todas as demais
necessidades que os colaboradores possuem na hora de exercer suas atividades no trabalho.

Por isso, se você está pensando em reformar sua organização ou quer saber mais sobre gestão
de espaço, separamos algumas dicas essenciais que vão mostrar como deve ser o ambiente
ideal de uma empresa. Confira.

Qual a importância da gestão de espaço

Uma instituição que quer aumentar a produtividade e os resultados da sua equipe precisa
garantir uma gestão de espaço de qualidade, oferecendo as melhores soluções e condições de
trabalho para seus colaboradores.
Uma boa gestão de espaço é responsável por deixar o ambiente mais confortável e produtivo,
garantindo que todas as ferramentas e recursos necessários para a execução das atividades
estejam ao alcance de todos os colaboradores.

Assim, sua equipe não fica desanimada graças a um lugar improdutivo, melhora o engajamento
e a eficiência dos colaboradores e, consequentemente, aumenta a produtividade e os
resultados que o negócio alcança.

Saiba mais: Layout de escritório de contabilidade: quais os principais critérios para a otimização
de espaço

Como deve ser o espaço físico de uma empresa?

Na hora de construir ou reformar o espaço físico de uma empresa, é necessário levar em

consideração alguns pontos fundamentais da gestão de espaço que terão grande impacto nas
atividades realizadas pela equipe. Confira alguns desses itens.

1- Espaço físico disponível

A primeira coisa que deve ser considerada é o espaço físico propriamente dito. Ou seja, a
metragem do espaço, como ele está dividido, o que está instalado, etc.

2- Infraestrutura do prédio

Outro ponto importante é a infraestrutura: a parte elétrica, hidráulica e estrutural do prédio

onde a empresa será instalada. Isso garante mais comodidade e segurança para todos os
colaboradores e pode evitar problemas sérios no futuro.

3- Tecnologia

Cada vez mais a tecnologia se torna fundamental, por isso, é essencial que, durante o
planejamento e construção da empresa, se pense em quais tecnologias serão necessárias e
como será a disposição delas no espaço físico.

4- Ruídos

Os ruídos são comuns e podem atrapalhar muito no ambiente de trabalho. Sendo assim, é
necessário o cuidado ao pensar em soluções para a gestão de espaços sanar esse tipo de
problema.
 5- Limpeza

Um ambiente limpo é sinônimo de um local mais agradável e produtivo, por isso, pensar na
limpeza e em como ela será feita é uma ótima maneira de facilitar o trabalho dos responsáveis
por esse setor e garantir um lugar de trabalho muito mais agradável.

CONCLUSÃO

Vale a pena a utilização de um software para a gestão de espaço de trabalho?

Atualmente, um dos melhores recursos para otimizar a gestão de espaço de trabalho é a

utilização de um software especializado. Estas plataformas oferecem vantagens significativas
para as empresas:

Facilidade de reserva: com um software de gestão de espaço, os funcionários podem

facilmente reservar salas de reuniões ou espaços de trabalho através de um calendário digital,
evitando conflitos e atrasos.

Visualização e monitorização: estas ferramentas permitem que os gestores visualizem e

monitorem o uso do espaço em tempo real. Isto permite ajustes e otimizações com base em
dados concretos.

Análise de dados: através da análise dos dados recolhidos pelo software, é possível obter
insights valiosos sobre a utilização do espaço, ajudando a melhorar a eficiência e a tomada de
decisões informadas.

Integração com outros sistemas: muitos softwares de gestão de espaço podem ser integrados
com outras ferramentas e sistemas utilizados pela empresa, como o calendário corporativo ou
o sistema de recursos humanos.

A gestão eficiente do espaço de trabalho é fundamental para o sucesso e produtividade de

uma empresa. Um ambiente de trabalho bem organizado e otimizado pode melhorar a
satisfação dos colaboradores.

Além disso, ajuda a promover a colaboração e aumentar a eficiência operacional. A adoção de

um software de gestão de espaço é uma das opções mais eficazes para facilitar este processo e
melhorar a utilização dos recursos disponíveis.

BIBLIOGRAFIA