5W2H

O que é 5W2H?
Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade, hoje o
5W2H é considerado uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias
áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização, como no planejamento
estratégico para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa ou até mesmo para
planejar uma viagem de negócios.

O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer
questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões. Assim, seu uso traz
benefícios a como facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de informações.
Isso acontece pois o 5W2H ajuda a obter respostas que clareiam cenários e ajudam a organizar e
sistematizar ideias.

A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e
que tem as iniciais de suas palavras-chave (em inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:

WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou
seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de
descanso e leitura para colaboradores.
WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi
proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para
melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas
entregas.
WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até
mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no
subsolo da empresa.
WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos para a execução.
WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela
execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é
escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi
proposto.
HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi
estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor
forma.
HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento necessário para a
realização do que foi proposto.

Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem a
pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação se torna interessante em casos em que o
custo do que foi definido é muito baixo ou irrelevante.

Já o 5W3H inclui a pergunta How many? (quantos – no sentido de quantidade) como um

complemento extra à ferramenta. Essa variação pode ser utilizada em cenários onde é importante
quantificar quaisquer outros elementos além de custos, como por exemplo para responder perguntas
como: Quantos equipamentos vou precisar substituir? Quantas pessoas serão impactadas? Entre
outras.

Quando utilizar o 5W2H?

Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos mais diversos âmbitos,
inclusive no dia a dia, para programar um passeio em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser
utilizado em qualquer atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de alguma
coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é aplicada são:

Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para
resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de
plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a
causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com
outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a
causa raiz do problema.
Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar como um guia para
identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia
a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada
uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o
responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser
executadas.
Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento estratégico trata da
definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para
planejar e guiar ações estratégicas dentro da empresa que possibilitem o aumento da
competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas.

As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos fundamentais da execução e ajudam a

garantir que nenhuma etapa ou atividade seja esquecida ou deixada de lado. Entretanto, é
importante ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta, pois por se
tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou omissão de informações relevantes podem
acontecer e, como consequência, os resultados esperados não serem alcançados.

Como fazer o 5W2H?

O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:

Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto, processo, etc.
Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo de um formulário em
papel, tenha em mãos a estrutura com as 7 perguntas do 5W2H;
Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira concisa, objetiva e
detalhada o suficiente para que cada resposta fique compreensível e clara.

Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja, daquilo que você deseja
alcançar usando o 5W2H enquanto estiver respondendo os questionamentos. Isso é importante para
que a ação planejada atinja o seu propósito.

Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da ferramenta para a revisão
de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o planejamento executando o questionário em grupo.
Assim, as informações e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.

Exemplo de 5W2H
Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta rotatividade de colaboradores.
Neste caso, a empresa possui um processo de recrutamento e seleção definido, porém o indicador
de rotatividade de colaboradores encontra-se muito acima do desejável. Além disso, devido à grande
maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa está situada, o risco de perda
de mão de obra qualificada é ainda mais alto.

A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser realizadas para sanar ou
amenizar o problema enfrentado pela empresa.

Título: Seleção de colaboradores Objetivo: Mitigar o risco de perda de

qualificados que permaneçam na mão de obra qualificada.
empresa.
Data de Gestor de Recursos
02/06/2018 Responsável:
elaboração: Humanos
Ação:  001- Capacitar recrutadores
O que? (What?) Capacitar a equipe de recrutadores.
Porque recrutadores não estão conseguindo
Por quê? (Why?) identificar candidatos com o perfil adequado para a
empresa.
Colaboradores da área de Recursos Humanos,
5W Quem? (Who?) incluindo assistentes e analistas de Recursos
Humanos da empresa.
A capacitação iniciará no dia 01/09/2018 e terminará
Quando? (When?)
no dia 31/09/2018.
A capacitação será realizada no SENAI e na empresa
Onde?  (Where?)
através de repasse de informações.
A capacitação será feita em duas etapas:

1- Capacitação externa: todos os analistas de RH

irão se locomover para cidade de Londrina e
realização o Curso de Técnicas de Recrutamento e
Como? (How?) Seleção oferecido pelo SENAI.

2- Capacitação interna: os analistas que participam

do curso devem realizar um repasse à equipe de
assistentes de todas as informações que foram
ensinadas no curso.

2H Inscrição do Curso de Técnicas de Recrutamento e

Seleção:  R$  1000,00 (cada) x 2 analistas = R$
2000,00

Locomoção e Diária: R$ 350,00 x 5 dias =  R$

Quanto? (How 1750,00
much?)
Repasse para os demais recrutadores da empresa:
 R$ 1500,00 (horas de trabalho dos colaboradores
envolvidos no repasse)

TOTAL:  R$ 5250,00

Ação: 002- Identificação de falhas no processo atual

Realizar no processo atual um levantamento dos
Gaps no processo de recrutamento e seleção que
O que? (What?)
possam estar ocasionando a alta rotatividade de
colaboradores.
Para sanar essas falhas e realizar contratações mais
Por quê? (Why?) acertadas, de colaboradores que se adequem ao
perfil da empresa e permaneçam nela.
5W
Analistas e Assistentes de Recursos Humanos da
Quem? (Who?)
empresa.
Iniciará no dia 01/10 /2018 (após a realização do
Quando? (When?)
curso de capacitação) e terminará no dia 20/10/2018.
No setor de Recursos Humanos da empresa, mais
Onde?  (Where?) especificamente no processo de recrutamento e
seleção atual.
 Os analistas, juntamente com os assistentes,
deverão aplicar o conhecimento adquirido por meio
da capacitação e por estudos para identificar lacunas
Como? (How?) e falhas no processo atual de recrutamento e
seleção, verificando possíveis pontos de melhoria
voltados a buscar profissionais que realmente se
encaixam no perfil da empresa.
2H Horas de trabalho dos 4 colaboradores envolvidos:
R$ 200,00 dias x 5 dias de execução = R$ 1000,00
(não haverá gastos extras, apenas serão
Quanto? (How contabilizadas as horas de trabalho dos
much?) colaboradores envolvidos).

TOTAL: R$ 1000,00

Como pode ser observado no exemplo, veja que o plano de ação apresentado contém duas ações
que utilizam a ferramenta 5W2H. É importante destacar que nem sempre utilizar a ferramenta uma
única vez é suficiente, pois na maioria dos casos, a resolução de um problema depende da
realização de mais de uma ação. Inclusive, é muito provável que as ações planejadas no exemplo
apresentado não serão suficientes para resolver completamente o problema de perda de mão de
obra qualificada da empresa, até porque as ações descritas tratam-se de apenas uma parte de
manter o colaborador na empresa. Outras ações tais como a criação de incentivos ou de um
programa interno de desenvolvimento seriam necessárias.

Modelo de planilha 5W2H para download

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