Curso de Administração

Linha de Formação Específica: Gestão de Sistemas de Informação

Disciplina: Práticas em Sistemas de Informação I

Professora: Luciana Imbert Domingos

Alunas: Ana Luíza Maria e Ana Clara Porto

PRIMEIRO RELATÓRIO (ATA ENTRE CHEFE E FUNCIONÁRIO)

PRIMEIRAS QUESTÕES DO CHEFE E R ESPOSTAS DO FUNCIONÁRIO PARA O PROBLEMA .

1. Como o SIG pode melhorar a integração dos setores e atendimento ao cliente?

Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) podem ser usados para melhorar a

integração dos setores e atendimento ao cliente de várias maneiras. Aqui estão algumas
sugestões:

1. Criação de um sistema centralizado de informações: A primeira etapa para melhorar

a integração dos setores é ter um sistema centralizado de informações onde todos os
dados são armazenados em um só lugar. Isso ajudará a evitar a duplicação de dados
e permitirá que todos os departamentos acessem as informações relevantes quando
necessário.

2. Uso de sistemas de CRM: Um Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente

(CRM) pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente, permitindo que a empresa
acompanhe as interações do cliente e ofereça um serviço personalizado. Além disso,
o CRM pode ser integrado com outros sistemas, como o sistema de contabilidade,
para fornecer informações completas sobre cada cliente.

3. Uso de ferramentas de comunicação: Ferramentas de comunicação como e-mails e

mensagens instantâneas, podem ser usadas para melhorar a comunicação entre os
departamentos. Isso pode ajudar a reduzir o tempo de resposta e garantir que todas
as partes interessadas estejam atualizadas sobre o status do projeto ou do cliente.

4. Implementação de sistemas de gestão de projetos: A implementação de um sistema

de gestão de projetos pode ajudar a coordenar as atividades dos diferentes
departamentos e garantir que todos os prazos sejam cumpridos. Isso pode ajudar a
melhorar a eficiência e a qualidade do trabalho, além de reduzir os erros.

5. Treinamento e capacitação: O treinamento e a capacitação são essenciais para

garantir que todos os funcionários estejam atualizados sobre as ferramentas e
sistemas utilizados pela empresa. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência e a
 eficácia do trabalho, além de garantir que todos estejam trabalhando juntos em
direção a um objetivo comum.

Em resumo, a integração dos setores e o atendimento ao cliente podem ser melhorados

através do uso de sistemas centralizados de informações, sistemas de CRM, ferramentas
de comunicação, sistemas de gestão de projetos e treinamento e capacitação dos
funcionários.

2. E quais obstáculos podem surgir?

Embora a implementação de um SIG possa trazer muitos benefícios para a empresa,

também podem surgir alguns obstáculos que precisam ser considerados:

2.1. Resistência à mudança: A implementação de um novo sistema pode encontrar

resistência por parte dos funcionários, especialmente se eles estiverem
acostumados a trabalhar de uma maneira diferente. Isso pode levar a um tempo
de adaptação mais longo e atrasar a implementação do novo sistema.

2.2. Custo: A implementação de um SIG pode ser um investimento significativo

para a empresa, especialmente se for necessário adquirir novos equipamentos e
software. Além disso, a manutenção e atualização contínuas do sistema podem
ser caras.

2.3. Complexidade: Um SIG pode ser complexo e requerer treinamento adequado

para que os funcionários possam usá-lo efetivamente. Se a interface do sistema
não for intuitiva ou se os processos de trabalho não forem claramente definidos,
pode ser difícil para os funcionários aprender a usá-lo.

2.4. Problemas técnicos: Problemas técnicos, como falhas no software ou problemas

de conectividade, podem ocorrer durante a implementação de um SIG. Isso
pode resultar em tempo de inatividade e interromper o fluxo de trabalho normal.

2.5. Segurança: Um SIG pode armazenar informações confidenciais da empresa e

do cliente, o que pode representar um risco de segurança se não for
devidamente protegido. A empresa deve garantir que medidas adequadas de
segurança de dados estejam em vigor para proteger as informações
confidenciais.

Em resumo, a implementação de um SIG pode enfrentar obstáculos, como

resistência à mudança, custos, complexidade, problemas técnicos e segurança. A
empresa deve estar ciente desses obstáculos e tomar medidas para minimizar seu
impacto durante a execução do novo sistema.

3. Como contornar esses obstáculos?

 Aqui estão algumas sugestões para contornar os obstáculos que podem surgir
durante a implementação de um SIG:

3.1. Comunicação efetiva: Comunicar os benefícios do novo sistema e envolver os

funcionários no processo de implementação pode ajudar a reduzir a resistência à
mudança. Isso pode incluir explicar como o novo sistema irá melhorar a
eficiência e a produtividade, bem como oferecer treinamento e suporte
adequados para garantir que todos estejam confortáveis com o novo sistema.

3.2. Planejamento adequado de orçamento: Realizar um planejamento adequado de

orçamento pode ajudar a minimizar os custos associados à implementação do
SIG. Isso pode incluir a alocação de recursos financeiros para aquisição de
novos equipamentos e software, além de reservar uma margem para
manutenção e atualização do sistema.

3.3. Simplificação do sistema: Projetar um sistema que seja fácil de usar e entender
pode ajudar a reduzir a complexidade do SIG. Isso pode incluir a simplificação
de interfaces e processos de trabalho, bem como fornecer treinamento adequado
para garantir que os funcionários compreendam como usar o sistema.

3.4. Monitoramento e manutenção contínuos: Implementar um plano de

monitoramento e manutenção contínuos do SIG pode ajudar a reduzir a
ocorrência de problemas técnicos e garantir que o sistema esteja sempre em
funcionamento. Isso pode incluir a realização de atualizações de software e
hardware, bem como a criação de um plano de backup de dados para evitar a
perda de informações importantes.

3.5. Segurança dos dados: Implementar medidas adequadas de segurança de dados

pode ajudar a proteger as informações confidenciais do cliente e da empresa.
Isso pode incluir o uso de firewalls, criptografia de dados, senhas seguras e
autenticação de usuários para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham
acesso às informações confidenciais.

Em resumo, contornar os obstáculos durante a implementação de um SIG pode ser

alcançado por meio da comunicação efetiva, planejamento adequado de orçamento,
simplificação do sistema, monitoramento e manutenção contínuos e segurança dos
dados.

4. Como solucionar a integração dos setores e atendimento ao cliente através de

SIG?

Para solucionar a integração dos setores e atendimento ao cliente através de SIG, é

necessário seguir alguns passos:

4.1. Identificar as necessidades: O primeiro passo é identificar as necessidades da

empresa e dos clientes. É importante entender quais informações precisam ser
 compartilhadas entre os diferentes setores da empresa e quais informações são
importantes para os clientes. Isso pode ser feito por meio de entrevistas,
pesquisas e análise de dados.

4.2. Escolher o SIG adequado: Com base nas necessidades identificadas, é

importante escolher o SIG adequado para a empresa. É importante escolher um
sistema que possa integrar todos os setores da empresa e oferecer uma
experiência de atendimento ao cliente sem interrupções.

4.3. Definir processos de trabalho: Depois de escolher o SIG adequado, é importante

definir processos de trabalho claros para todos os setores da empresa. Isso inclui
definir fluxos de trabalho, responsabilidades e prazos. É importante garantir que
todos os funcionários da empresa entendam como usar o sistema e os processos
de trabalho associados.

4.4. Fornecer treinamento: Para garantir que todos os funcionários da empresa

estejam confortáveis com o novo sistema e processos de trabalho, é importante
fornecer treinamento adequado. Isso pode incluir treinamento online,
workshops ou treinamento no local. É importante fornecer suporte contínuo
para garantir que os funcionários estejam usando o sistema corretamente.

4.5. Monitoramento contínuo: Uma vez que o SIG está em funcionamento, é

importante monitorá-lo continuamente para garantir que ele esteja funcionando
corretamente e para identificar possíveis melhorias. Isso pode incluir a
realização de análises regulares de dados e a coleta de feedback dos
funcionários e clientes.

Em resumo, para solucionar a integração dos setores e atendimento ao cliente através de

SIG, é importante identificar as necessidades, escolher o SIG adequado, definir
processos de trabalho claros, fornecer treinamento adequado e monitorar continuamente
o sistema.