Escola Superior de Saúde Norte da Cruz Vermelha Portuguesa

24º Curso de Pós-Graduação em Gestão de Serviços de Saúde

PROJETO DE MELHORIA CONTÍNUA: IMPLEMENTAÇÃO DE

SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSA DE MEDICAMENTOS

Nomes das Autoras:

Dina Meneses nº 4306

Márcia Lemos nº 4304
Vânia Parreira nº 4308

Angra do Heroísmo

maio de 2022
 Escola Superior de Saúde Norte da Cruz Vermelha Portuguesa
24º Curso de Pós-Graduação em Gestão de Serviços de Saúde

PROJETO DE MELHORIA CONTÍNUA: IMPLEMENTAÇÃO DE

SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSA DE MEDICAMENTOS

Trabalho realizado no âmbito do 24º Curso de

Pós-Graduação em Gestão de Serviços de
Saúde, para avaliação na Unidade Curricular
de Governação Clínica e Gestão da
Qualidade.

Autoras:
Dina Oriana Mendonça de Meneses n.º 4306
Márcia Doriza Machado e Lemos nº 4304
Vânia Margarida Aguiar Silva Parreira nº 4308

Docentes:
Professor Doutor Rui Cruz
Professor Doutora Isabel Oliveira

Angra do Heroísmo

maio de 2022
“A mudança é uma porta que se abre a partir de dentro.”

Marilyn Ferguson
ÍNDICE

LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E ACRÓNIMOS ......................................................................... 4

LISTA DE TABELAS.......................................................................................................................... 5

INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 6

1. FUNDAMENTAÇÃO ............................................................................................................. 8

2. METODOLOGIA: PLAN DO ACT CHECK (PDCA) ................................................................. 11

2.1. IDENTIFICAR E DESCREVER O PROBLEMA 11

2.2. PERCEBER O PROBLEMA ................................................................................................ 12

2.3. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 14

2.4. PERCEBER AS CAUSAS .................................................................................................... 14

2.5. PLANEAR E EXECUTAR AS TAREFAS................................................................................ 19

2.6. VERIFICAÇÃO DOS RESULTADOS .................................................................................... 20

2.7. PROPOR MEDIDAS CORRETIVAS, STANDARDIZAR E TREINAR A EQUIPA....................... 20

2.8. RECONHECER E PARTILHAR O SUCESSO ........................................................................ 21

3. CONCLUSÃO ...................................................................................................................... 22

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................................... 24

APÊNDICES .................................................................................................................................. 27

APÊNDICE I
DIAGRAMA CAUSA-EFEITO .................................................................................................. 28

APÊNDICE II
ANÁLISE SWOT .................................................................................................................... 30

APÊNDICE III
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO DO PROJETO DE MELHORIA CONTÍNUA...................... 32
LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E ACRÓNIMOS

EPER - Entidade Pública Empresarial Regional

ESSNorteCVP - Escola Superior de Saúde Norte da Cruz Vermelha Portuguesa
HSEIT - Hospital Santo Espírito da Ilha Terceira
HSO - Hospital da Senhora da Oliveira
n.º - Número
OE - Ordem dos Enfermeiros
OMS - Organização Mundial de Saúde
p. - Página
s/d - Sem data
SIP - Serviço de Internamento de Psiquiatria
LISTA DE TABELAS

Tabela 1 - Função e responsabilidade de cada elemento da equipa de enfermagem no projeto

de melhoria contínua: Implementação do Sistema Automatizado de Dispensa de
Medicamentos……………………………………………………………………………………………………………………….19
INTRODUÇÃO

No âmbito das Unidades Curriculares Governação Clínica e Gestão da Qualidade, inserida no

plano de estudos do 24º Curso de Pós-Graduação em Gestão de Serviços de Saúde (Edição
Açores) da Escola Superior de Saúde Norte da Cruz Vermelha Portuguesa (ESSNorteCVP), a
realizar-se no ano letivo 2021/2022, sob orientação do Professor Doutor Rui Cruz e da
Professora Doutora Isabel Oliveira, foi-nos proposto como método de avaliação a elaboração de
um projeto de melhoria contínua. Optou-se por desenvolver um projeto para implementação
de um sistema automatizado de dispensa de medicamentos no internamento de psiquiatria do
Hospital Santo Espírito da Ilha Terceira, EPER (HSEIT).
A melhoria contínua da qualidade resulta na mudança para alcançar padrões mais elevados de
cuidados de enfermagem e a reflexão torna-se parte fundamental deste processo. É a reflexão
que fomenta a compreensão do processo de implementação e do resultado que a mudança
provoca no contexto da ação (Machado, 2013).
O sistema de medicação nos hospitais é complexo, envolvendo várias etapas e diversos
profissionais, o que aumenta a probabilidade de erros. Estes erros, podem ocorrer na etapa de
prescrição, transcrição, dispensa ou na administração e resultam em medicamentos
administrados erroneamente, em vias de administração erradas, doses incorretas e
incompatibilidades de medicação e esquecimento de administração (Flynn et al., 2012).
Os erros de medicação têm sido alvo de grande estudo nos últimos anos, não apenas pelas
consequências diretas no estado de saúde do cliente, como também por serem causa de
eventual prolongamento do internamento, utilização adicional de recursos e diminuição do grau
de satisfação dos clientes quanto aos cuidados prestados (Abranches, 2013). A inclusão de
sistemas informatizados e equipamentos eletrónicos podem contribuir positivamente para a
redução significativa destes erros (Vitorino, 2019).
Já em 2010, Barra referia que, a adição de tecnologia apesar de aumentar a complexidade do
trabalho de enfermagem, em simultâneo reduz a carga de trabalho, melhorando a qualidade
dos cuidados clínicos prestados e prevenindo a ocorrência de eventos adversos.
A escolha deste tema deveu-se à necessidade sentida de reduzir custos, evitar desperdício de
medicamentos, poupar tempo na localização do mesmo, mas também na sua preparação,
administração e registos clínicos, minimizar erros de medicação, prevenir administração de
medicação sem prescrição, gerir stocks de forma eficaz e aumentar a segurança do cliente. Por
outro lado, o tempo ganho na implementação do sistema automatizado de dispensa de
medicamentos possibilita-nos estar mais próximos dos clientes e familiares/cuidadores

6
estabelecendo uma verdadeira relação de confiança e empatia com os mesmos, tão importante
como a medicação.
O serviço escolhido para dar início a este projeto foi o internamento de psiquiatria do HSEIT que
apesar de ser pequeno, apresenta um grande consumo de medicação psicofarmacológica, e tem
uma equipa de enfermagem coesa, dinâmica, jovem e aberta à mudança. Assim, pretende-se
que seja um projeto piloto passível de ser replicado aos restantes serviços do HSEIT.
Assim, propomo-nos a elaborar um projeto de melhoria contínua para aquisição do sistema
automatizado de dispensa de medicamentos no serviço de internamento de psiquiatria do
HSEIT, com os seguintes objetivos:
− Demonstrar a importância e eficácia deste sistema de distribuição no internamento de
psiquiatria à equipa de enfermagem e Conselho de Administração do HSEIT;
− Diminuir a despesa e desperdício de medicamentos;
− Otimizar o consumo do medicamento e psicofármacos no internamento da psiquiatria.
A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi o ciclo de Deming ou PDCA (Plan; Do;
Check; Act/Adjust), com base na pesquisa bibliográfica em bases de dados científicas, teses,
revistas e livros científicos, nos conteúdos programáticos lecionados no decorrer da unidade
curricular, assim como na análise reflexiva praticada durante a realização do trabalho.
O trabalho encontra-se estruturado em capítulos e subcapítulos, incluindo a introdução onde
contextualiza-se a importância deste trabalho, finalidade e os objetivos. Segue-se um breve
enquadramento teórico que objetiva fundamentar a realização deste projeto e com base neste
delineamos as etapas do projeto de acordo com o ciclo de Deming ou PDCA. De uma forma
sucinta descrevemos a problemática, observando a situação e incluindo um breve historial da
sua evolução, formulamos os objetivos que pretendemos alcançar, sintetizamos as causas
envolvidas na nossa problemática com o auxílio da literatura consultada e reflexão do grupo,
procedemos ao planeamento da avaliação da qualidade do projeto segundo a checklist de
HeaTher Palmer, onde entre outros itens, foram definidos os indicadores de qualidade para
avaliar os resultados do nosso projeto e para finalizar foram, planeadas tarefas a atribuídas
responsabilidades aos membros da equipa. Numa fase posterior serão verificados os resultados,
e propostas medidas corretivas, pretende-se standardizar e treinar a equipa e não menos
importante reconhecer e partilhar o sucesso do projeto.
Por fim, concluímos refletindo sobre o processo de aprendizagem decorrente deste trabalho,
sobre os benefícios da implementação do mesmo e as principais limitações e obstáculos à sua
implementação.

7
1. FUNDAMENTAÇÃO

O aumento crescente da evolução tecnológica têm possibilitado a existência de equipamentos

de alta qualidade cada vez mais sofisticados nas instituições de saúde, tendo vindo a transformar
a forma como são prestados os cuidados de saúde atualmente, possibilitando aos profissionais
de saúde um melhor desempenho nas suas práticas (Tan et al, 2002).
De facto, o sistema de saúde de hoje é marcado pela complexidade, com o crescimento da
automação cada vez mais presente. Na farmácia, a robótica e outros sistemas de automação
ajudam a manter os stocks, dispensar medicamentos e reduzir tempo, custo e erros (Phillion,
2021).
Podemos adotar nas instituições novas tecnologias, mesmo num cenário de restrição
económica, mantendo ou até desenvolvendo níveis de qualidade e reduzindo custos sempre
que possível. Os sistemas automatizados de dispensa de medicamentos atualmente são uma
mais-valia na prestação de cuidados de saúde (Vitorino, 2019).
No estudo realizado em 2019, por Vitorino, no Hospital da Senhora da Oliveira (HSO) foi possível
comprovar que as poupanças geradas com a nova tecnologia, permitem a curto prazo, amortizar
a totalidade do investimento, sem constituir qualquer encargo para a instituição.
O processo de medicação nos hospitais é complexo, envolvendo várias etapas e diversos
profissionais, o que aumenta a probabilidade de erros. Estes erros, podem ocorrer na etapa de
prescrição, transcrição, dispensa ou na administração e resultam em medicamentos errados, em
vias de administração erradas, doses incorretas, incompatibilidades de medicação e atrasos ou
supressão de medicação (Flynn et al, 2012).
O erro é um fenómeno comumente associado à execução de tarefas em sistemas complexos e
mal controlados. Ao considerar que o trabalho em saúde se estrutura como um sistema
complexo e dinâmico, caracterizado pelo consumo de diferentes níveis de tecnologias e por uma
intensa relação e interação entre trabalhadores e usuários, determinados contextos podem
tornar-se suscetíveis à ocorrência de erros (Gama et al., 2022).
Os erros de medicação têm sido alvo de grande estudo nos últimos anos, não apenas pelas
consequências diretas no estado de saúde do cliente, como também por serem causa de
eventual prolongamento do internamento, utilização adicional de recursos e diminuição do grau
de satisfação dos clientes quanto aos cuidados prestados (Abranches, 2013). A inclusão de
sistemas automatizados na gestão da medicação pode contribuir positivamente para a redução
significativa destes erros de medicação (Vitorino, 2019).
O sistema automatizado de dispensa de medicamentos apresenta vários benefícios para todos
os profissionais envolvidos no processo de medicação, desde os enfermeiros, médicos,

8
farmacêuticos ou técnicos de farmácia até para os gestores (Hernandez et al., 2001). O mesmo
autor, enumera alguns destes benefícios dos quais destacamos os seguintes: a otimização do
tempo que pode ser despendido na atenção e cuidado aos clientes internados, omissão da
gestão de stocks na unidade de internamento, eliminação de problemas relacionados com os
medicamentos como perdas, vencimento dos prazos de validade, furtos, administração sem
prescrição, erros, disponibilidade de medicamentos nos serviços 24 horas por dia, acesso
controlado apenas para pessoal autorizado, registo eletrónico de movimentos e possibilidade
de restrição de acesso baseado na atividade profissional, entre outros.
De facto, a tecnologia e automação, são fundamentais na gestão de tratamentos, mas é
importante termos em conta que “a saúde é uma ocupação humana”, e, como tal, a nova
tecnologia deve “(...) ser uma ferramenta destinada a capacitar o prestador de cuidados a
prestar cuidados da maneira mais eficiente e eficaz possível” (Dimitriu, como citado em Phillion,
2021). Enfatiza ainda que, se os profissionais não utilizarem as tecnologias de forma eficaz,
então estas não vão atender às necessidades para as quais foram projetadas.
O sistema automatizado de dispensa de medicamentos tem sido bem-sucedido em diversas
instituições de saúde com impacto positivo nos locais de trabalho e com implicações na prática.
Este tipo de equipamento facilita o trabalho dos enfermeiros e melhora a eficiência no trabalho
(Metsamuuronen et al., 2020). Também Harolds & Harolds (2016) & McCarthy (2016)
consideram que estes sistemas de dispensa de medicamentos têm o potencial de reduzir erros
de medicação e melhorar a eficiência do trabalho da farmácia e da equipa de enfermagem.
A leitura de código de barras, geralmente combinada com este sistema de dispensa de
medicamentos, reduz o risco de erros. Este sistema pode também ajudar a contabilizar
medicamentos, facturamento e gestão de stocks (Metsamuuronen et al., 2020). De acordo com
o estudo realizado pelo mesmo autor, a melhoria da segurança do cliente é outra das vantagens
sentidas pelos enfermeiros que utilizam este tipo de sistema. Neste estudo verificou-se ainda
uma diminuição do tempo gasto na dispensação e preparação de medicamentos em média meia
hora por turno de oito horas.
A introdução de um sistema automatizado de dispensa de medicamentos também acarreta
dificuldades, as principais dificuldades descritas na literatura incidem na resistência à mudança
por parte dos profissionais que vão utilizar este sistema. Neste sentido, a gestão de mudanças
tem um papel essencial na introdução deste tipo de equipamentos (Lorenzi & Riley 2016). Os
principais desafios na introdução de tais sistemas com sucesso são geralmente mais
comportamentais do que técnicos. Os profissionais têm que abrir mão das suas rotinas
familiares e investir o seu tempo e energia para aprender o novo sistema. A introdução bem-

9
sucedida deste tipo de sistema requer comprometimento e aceitação dos profissionais
envolvidos e a resistência à mudança pode impedir que o sistema funcione de maneira ideal.
Bortolotti et al. (s.d.) citado em Souza & Teixeira (2016) afirmam que a mudança provoca
resistência devido ao medo do desconhecido. As pessoas sentem receio com a necessidade de
mudança, principalmente quando ela vem acompanhada de um sentimento que ameaça
situações onde o indivíduo se sente seguro, que comprometem a sua zona de conforto. Para
fazer face a este obstáculo, uma fase piloto tem-se revelado essencial, assim como investir na
formação e envolver os profissionais em todo o processo (Metsamuuronen et al., 2020).
Outros problemas mais citados são as falhas do sistema e outros problemas técnicos como os
problemas de login, abertura de portas e impressão de etiquetas, erros de balanço de stocks e
a eventual falta de alguns medicamentos (Metsamuuronen et al., 2020).
Para cumprir a meta da Organização Mundial de Saúde de reduzir para metade a prevalência de
erros de medicação que causam danos graves ao cliente em cinco anos, é essencial que os
hospitais introduzem intervenções com evidências claras de eficácia, como é o caso da
implementação de sistemas automatizados de dispensa de medicamentos.

10
2. METODOLOGIA: PLAN DO ACT CHECK (PDCA)

Para a elaboração do presente projeto utilizamos como metodologia o ciclo PDCA ou de Deming
(Plan, Do, Check, Act/Adjust) adaptado por Pedro Salvada que responde melhor às necessidades
específicas de projetos de enfermagem.

2.1. IDENTIFICAR E DESCREVER O PROBLEMA

O processo de medicação é um fator fundamental para o cuidado e recuperação dos clientes,

constituindo-se num elemento central na organização do trabalho da equipa de enfermagem.
Os riscos associados para a segurança dos clientes e os altos custos que os medicamentos
representam nos sistemas de saúde apontam a necessidade de encontrarmos soluções para
diminuir os erros de medicação e os danos aos clientes.
A implementação de um sistema automatizado de dispensa de medicamentos visa colmatar
diversos problemas relacionados com o processo de medicação no internamento de psiquiatria
do HSEIT.
Enumeram-se assim as principais lacunas identificadas no internamento de psiquiatria
relacionadas com esse processo:
− Erros de medicação;
− Administração de medicação psicofarmacológica sem prescrição médica;
− Atrasos na administração de novas medicações prescritas;
− Falta de tempo para ser despendido no estabelecimento de uma relação de confiança
entre o enfermeiro/cliente e enfermeiro/familiares;
− Furtos de medicação psicofarmacológica;
− Desperdício de medicamentos;
− Existência de stocks de medicamentos.
A resolução destes problemas irá traduzir-se em ganhos para os clientes, em termos de
segurança e satisfação com os cuidados prestados, melhoria das condições de trabalho dos
profissionais de enfermagem e redução de custos associados ao desperdício de medicamentos.
Estes benefícios decorrentes da implementação de um sistema automatizado de dispensa de
medicamentos, vão de encontro à satisfação do cliente, à prevenção de complicações e
organização dos cuidados de enfermagem, que constituem enunciados descritivos dos Padrões
de Qualidade dos Cuidados de Enfermagem definidos pela Ordem dos Enfermeiros (OE) em
2001.
Com este sistema inovador o enfermeiro irá dispor de mais tempo para estar com a pessoa em
contexto de internamento, minimizando o impacto negativo decorrente do mesmo,

11
conseguindo elevar os níveis de satisfação da pessoa e os seus próprios níveis de satisfação. Por
outro lado, com a diminuição de erros de medicação o profissional de enfermagem irá prevenir
complicações que possam colocar em causa a integridade física dos clientes e/ou condicionar
negativamente a evolução do seu estado de saúde. Assim, pretende-se desenvolver uma cultura
de melhoria contínua e incrementar práticas de organização dos cuidados de enfermagem
promotoras de qualidade.

2.2. PERCEBER O PROBLEMA

O Departamento de Psiquiatria e Saúde Mental (DPSM) na estrutura organizacional insere-se na

área de prestação de cuidados de saúde secundários e terciários a adultos e é constituído pelas
seguintes valências: consulta externa de psiquiatria e saúde mental, internamento de psiquiatria
agudos e hospital de dia de psiquiatria.
O DPSM presta cuidados especializados e intensivos na área da saúde mental e psiquiátrica, e
responde às necessidades de cuidados existentes. Procura no tratamento e reabilitação o
fortalecimento do potencial do cliente, capacitando-o a atingir o nível máximo de
funcionamento pessoal, familiar e social. Presta cuidados de saúde a pessoas portadoras de
doença mental na área populacional das ilhas Terceira, Graciosa, São Jorge, Pico, Faial, Flores e
Corvo. Responde também às necessidades de cuidados de clientes deslocados e/ou em trânsito
no Arquipélago dos Açores, com doença aguda de foro psiquiátrico, na área de abrangência
hospitalar. Este internamento admite pessoas de ambos os sexos, com idade superior a 18 anos.
Os clientes admitidos no internamento usufruem de medicação psicofarmacológica e medicação
de clínica geral fornecida pela farmácia do HSEIT.
O sistema adotado para a distribuição de medicamentos nos serviços do HSEIT é a distribuição
individual diária em dose unitária. Dentro de cada serviço, a distribuição faz-se por enfermarias
e é supervisionada pelo enfermeiro-chefe. A distribuição é feita através de malas,
correspondendo cada uma a um serviço. Estas encontram-se divididas em compartimentos
individuais, denominados gavetas e estão divididas em compartimentos onde se efetua a
separação da medicação por tomas: toma da manhã, toma do almoço, toma do lanche, toma do
jantar, toma da ceia e ainda as tomas de SOS. Todas as gavetas são identificadas à frente com
etiquetas removíveis que contêm a identificação do serviço, o nome do cliente e o número da
enfermaria e cama. Cada gaveta corresponde a um cliente e garante a sua medicação por um
período de 24 horas. A troca das malas é efetuada pela farmácia em horários estabelecidos pelos
serviços, no caso do internamento de psiquiatria é feita no período da manhã após o pequeno-
almoço e rotinas dos banhos. Todos os medicamentos estão devidamente identificados até ao
momento da administração com nome genérico, dosagem, prazo de validade e lote de fabrico.
12
A preparação da medicação é realizada manualmente com o auxílio do kardex em suporte de
papel. A administração da medicação é realizada pelo enfermeiro nos horários das tomas, este
confirma o medicamento, a dose, o cliente, a forma de administração e o horário.
Este sistema apesar de ser considerado na literatura científica um dos mais eficazes, o que se
verifica é que ainda existem muitos problemas relacionados com a distribuição de
medicamentos, como, atrasos na chegada de prescrições médicas, longo período de tempo para
responder a uma nova prescrição médica, mudanças frequentes nas prescrições médicas que
exigem a repetição da carga de trabalho, mudanças na localização de clientes, doses perdidas,
problemas de comunicação entre os serviços de internamento e serviços de farmácia, pouca
informatização, erros de medicação, furtos, atrasos nos registos, entre outros. Assim, pretende-
se com a implementação de um sistema automatizado de dispensa de medicamentos colmatar
estas lacunas e agilizar o processo de medicação com maior eficiência, eficácia, rapidez e
segurança para todos, desde o prescritor da medicação (médico) e administrador da medicação,
neste caso o enfermeiro.
Numa revisão integrativa da literatura, de estudos nacionais e internacionais, com o objetivo de
caraterizar a produção científica nacional e internacional sobre erro no trabalho em saúde no
período de 2000 a 2020, evidenciou-se que na categoria características dos estudos sobre erros,
as categorias profissionais mais frequentes na ocorrência do erro são enfermeiras(os), médicos
e farmacêuticos, quanto às caraterísticas do erro no trabalho em saúde, os tipos mais relatados
são os erros de medicação. No que concerne ao contexto para a ocorrência do erro, foram
identificados elementos individuais e do contexto do trabalho, destacando-se este último (Gama
et al., 2022).
Este estudo demonstra que a ocorrência do erro no trabalho em saúde se insere em um contexto
de precarização do trabalho, com processos de trabalho distintos e marcado pela
heterogeneidade, com instrumentos de trabalho insuficientes e déficit nos processos de gestão
do trabalho e formação. Assim, ao abordar o erro no trabalho em saúde, deve-se focar menos
na melhoria do comportamento individual, mas em abordagens sistémicas. O desenvolvimento
incipiente de pesquisas sobre erros no trabalho indica que o investimento deve ser direcionado
ao conhecimento das causas e determinantes do erro, visando apoiar as organizações de saúde
que assumem a segurança dos clientes e trabalhadores como temas estratégicos para atingir os
seus objetivos.
O aumento da carga de trabalho, distração/interrupções, inexperiência do profissional,
rotatividade das equipas, ausência de farmácia 24 horas, doentes com nomes semelhantes,
mudanças de turno, sistema informático sem rede, contratos temporários/empresas, falha na
identificação do doente, número de profissionais insuficiente, equipas para horários
13
alternativos, situação de emergência, transferência do doente, falta de acesso à informação do
doente e falta de código uniforme, são alguns dos fatores que levam a erros de medicação nos
processos de prescrição, dispensação e administração dos medicamentos (MedMarx, 2008). É
importante conhecer esses fatores a fim de que sejam implementadas medidas preventivas.
De acordo com Wolker & Peterlini (2019) como citado em Maia et al. (2019), as organizações de
saúde devem implementar sistemas racionais de dispensação de medicamentos, tais como,
sistema coletivo, individualizado, misto, dose unitária e automatizado, realçando que, o tipo de
sistema de distribuição tem relação direta com a frequência de erros de medicação.
Diversas revisões sistemáticas sobre o impacto dos sistemas automatizados de dispensa de
medicamentos em ambiente hospitalar, relataram reduções significativas nas taxas de erros de
medicação (Kaushal et al, 2003; Prgomet et al, 2017) bem como melhorias no fluxo de trabalho
do profissional e na adesão a cuidados baseados em diretrizes (Chaudhry et al., 2006; McKibbo
et al., 2012). Mais recentemente, em 2020, numa revisão sistemática e metanálise identificou-
se evidências de que a introdução de sistemas automatizados de dispensa de medicamentos é
suscetível de reduzir significativamente as taxas de erros de medicação, particularmente erros
de prescrição (Gates et al., 2021).

2.3. OBJETIVOS

Os objetivos indicam os resultados que se pretende atingir, sendo estes fundamentais na

orientação inicial de projetos de melhoria contínua. Assim, são delineados os seguintes
objetivos, objetivo geral: promover a qualidade e segurança dos cuidados prestados.
Os objetivos específicos:
− reduzir ou eliminar o erro de medicação;
− prevenir complicações resultantes do erro de medicação
− eliminar stocks de medicamentos;
− aumentar os níveis de satisfação dos clientes;
− aumentar os níveis de satisfação da equipa de enfermagem;
− diminuir o tempo alocado à preparação/administração de terapêutica;
− divulgar a outros serviços do hospital a implementação deste sistema;
− replicar o projeto a outros serviços do hospital;
− incentivar a adesão dos enfermeiros ao sistema.

2.4. PERCEBER AS CAUSAS

Com o intuito de perceber as causas da problemática efetuou-se uma revisão da literatura e foi
utilizado o método brainstorming para facilitar o enquadramento local da problemática
14
relacionada com os erros de medicação e potenciais problemas que ocorrem aquando do
processo de medicação.
A evolução tecnológica e científica na área da saúde tem tido repercussões positivas a nível dos
cuidados de saúde, impulsionando a promoção e recuperação da saúde, a qualidade, o aumento
da esperança de vida, a prevenção e a extinção de algumas doenças. O desenvolvimento da
indústria farmacêutica e a descoberta de novos medicamentos também contribuíram em larga
medida para esse caminho. Porém, ao longo dos anos muito se tem falado sobre os erros
durante o processo terapêutico dos clientes e segundo Wachter (2010) pelo menos 5% dos
doentes internados num hospital sofrem algum erro de medicação.
Os enfermeiros são os profissionais na reta final do processo de medicação, ou seja, na
preparação e administração da mesma. Apesar de, antes de cada administração ser confirmado
o nome do cliente, o nome do medicamento, a dose, a via de administração e o horário do
mesmo, pode sempre ocorrer algum erro que coloque em causa a qualidade e segurança dos
cuidados prestados, assim como, a gestão correta do medicamento.
Estes erros devem-se a múltiplos fatores descritos na literatura científica, no internamento de
psiquiatria os fatores mais frequentes que possam estar na origem de erros de medicação são o
aumento da sobrecarga horária, trabalho por turnos, distração/interrupções, rotatividade das
equipas, ausência de farmácia 24 horas, doentes com nomes semelhantes, mudanças de turno,
sistema informático sem rede e transferência do doente.
Para facilitar a identificação das causas dos problemas que devem ser resolvidos ou mesmo os
fatores que levam a determinado resultado que desejamos obter, utilizamos o Diagrama de
Causa e Efeito, também chamado de “Diagrama de Ishikawa” ou “Diagrama Fishbone”
(APÊNDICE I).
Após conhecermos as causas dos problemas que nos levaram a este projeto de melhoria
contínua realizamos a análise SWOT (APÊNDICE II), que nos permitiu identificar as forças e
fraquezas, assim como as ameaças e as oportunidades da concretização deste projeto.
Considerando a problemática descrita, emerge em seguida as fases correspondentes ao
planeamento deste projeto com base na checklist de Heather Palmer:
a) Identificação da dimensão em estudo
De acordo com o Guião para a Organização de Projetos de Melhoria Contínua da
Qualidade dos Cuidados de Enfermagem (Conselho de Enfermagem Regional, 2013) a
dimensão trabalhada neste projeto insere-se em vários âmbitos, tais como, eficiência,
efetividade, adequação técnico-científica e satisfação visto objetivarmos resultados
decorrentes da necessidade de um equipamento que considera o binómio custo-

15
 eficácia, que corresponde às exigências técnico-científicas da atualidade e que visa
promover a satisfação tanto dos clientes como dos profissionais de enfermagem.
b) Unidades de estudo
Os utilizadores incluídos neste projeto envolvem principalmente os enfermeiros
prestadores de cuidados de saúde no internamento de psiquiatria do HSEIT. O período
de tempo para avaliação deste projeto terá a duração de seis meses após a aquisição do
equipamento automatizado de dispensa de medicamento.
c) Tipo de dados
De seguida define-se indicadores de estrutura, processo e resultados de acordo com o
modelo de Donabedian (1988):
− Indicadores de estrutura:
● Horas de cuidados de enfermagem despendidos por dia na preparação e
administração dos medicamentos (registo interno, avaliar antes e depois);
● Satisfação dos enfermeiros (avaliar antes e após a implementação do
projeto, questionário de satisfação);
● Número de ações divulgação a outros serviços do HSEIT;
● Número de sistemas automatizados de dispensa de medicamentos
implementados no HSEIT (após a fase piloto);
● Número de formações realizadas à equipa de enfermagem;
● Existência de stocks de medicamentos;
● Medicamentos desperdiçados antes e após a implementação do sistema.
− Indicadores de processo:
● Taxa de efetividade diagnóstica do risco de complicações associadas ao erro
de medicação;
Fórmula geral:
𝑁𝑐𝑜𝑚 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎çõ𝑒𝑠
× 100
𝑁 𝑝𝑟𝑜𝑏𝑙𝑒𝑚𝑎
onde:
➢ N com complicações refere-se ao número de casos que
desenvolveram complicações associadas ao erro de
medicação com risco prévio documentado, num dado período
➢ N problema refere-se ao número de casos que desenvolveram o
problema real no mesmo período

● Número de complicações resultantes de erros de medicação;

● Tipo de complicações resultantes de erros de medicação;

16
 ● Percentagem de enfermeiros aderentes às formações realizadas.
− Indicadores de resultado:
● Taxa de efetividade na prevenção de complicações decorrentes de erros de
medicação.
Fórmula geral:
𝑁 𝑠𝑒𝑚 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎çõ𝑒𝑠
× 100
𝑁 𝑟𝑖𝑠𝑐𝑜
onde:
➢ N sem complicações refere-se ao número de casos com risco de
complicações associadas ao erro de medicação, que não os
desenvolveram, após a implementação do sistema, num dado
período
➢ N risco refere-se ao número de casos com risco documentado,
no mesmo período

● Satisfação dos clientes com os cuidados de enfermagem (avaliar antes e após

a implementação do projeto).
− Indicadores epidemiológicos:
● Prevalência de erros de medicação.
Fórmula geral:
𝑁 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎çõ𝑒𝑠
× 100
𝑁 𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑛𝑎𝑑𝑜𝑠
onde:
➢ N complicações refere-se ao número de casos com complicações
associadas ao erro de medicação documentadas durante um
dado momento
➢ N internados refere-se ao número de clientes internados nesse
período

● Prevalência de adesão por parte dos enfermeiros ao sistema automatizado

de dispensa de medicamentos.
Fórmula geral:
𝑁𝑎𝑑𝑒𝑟𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠
× 100
𝑁𝑒𝑛𝑓𝑒𝑟𝑚𝑒𝑖𝑟𝑜𝑠
onde:
➢ N aderentes refere-se ao número de enfermeiros com adesão
➢ N enfermeiros refere-se ao número total de enfermeiros

● Nº de enfermeiros com adesão: Nº total de enfermeiros X 100

17
d) Fonte de dados
Para a monitorização e implementação deste projeto, serão consideradas como fontes
de dados: folhas de registo interno onde serão registadas as horas despendidas na
preparação e administração dos medicamentos antes e após a implementação do
projeto e a ocorrência de complicações resultantes de erros de medicação e tipos de
complicações; inquérito de satisfação a definir para aplicar antes e após a
implementação; observação direta da existência de desperdício de medicamentos e de
stocks no internamento e levantamento dos erros de medicação notificados antes a
após a implementação do projeto.
e) Tipo de avaliação
O tipo de avaliação para este projeto será interna (interpares) através da realização de
auditorias periódicas.
f) Critérios de avaliação
A população em estudo para o presente projeto constitui os clientes internados no
internamento de psiquiatria durante um período de X meses, assim como, os
enfermeiros deste mesmo internamento durante o mesmo período.
− Critérios implícitos:
● Clientes internados no internamento de psiquiatria;
● Enfermeiros do internamento de psiquiatria.
−
- Critérios explícitos:
● Todos os clientes que apresentam complicações resultantes de erros de
medicação;
● Enfermeiros responsáveis pela preparação e administração da medicação.
g) Quem colhe os dados
Os dados serão colhidos pelos enfermeiros coordenadores por turno e pela enfermeira
chefe do internamento diariamente.
h) Relação temporal
Estudo prospetivo (estudo que investiga o que acontece de agora para a frente em
relação ao que se pretende estudar).
i) Definição da população e seleção da amostra
Todos os clientes internados no serviço de internamento de psiquiatria do HSEIT.
j) Medidas corretivas passíveis de ser usadas
− Medidas estruturais:

18
 ● Elaboração de um guião orientador de utilizador do software e do
equipamento do dispensador automatizado de medicação.
− Medidas educacionais:
● Formação realizada aos enfermeiros pelos coordenadores do projeto e pela
empresa que fornece o equipamento.

2.5. PLANEAR E EXECUTAR AS TAREFAS

Nesta fase pretende-se planear as tarefas para as causas identificadas por intermédio de novo
brainstorming para que seja possível a concretização deste projeto, dividindo tarefas no seio da
equipa. A Tabela 1 define as funções e responsabilidades atribuídas a cada elemento da equipa
de enfermagem do internamento de psiquiatria.

Tabela 1 - Função e responsabilidade de cada elemento da equipa de enfermagem no projeto

de melhoria contínua: Implementação do Sistema Automatizado de Dispensa de Medicamentos.

Membro Função Responsabilidade

− Supervisionar a − Coordenar, supervisionar e

Responsáveis do projeto implementação do monitorizar a
projeto; implementação do projeto
(coordenadores de turno de − Efetuar a monitorização de melhoria contínua.
enfermagem) de dados relativos ao
projeto;
− Elaborar sessões de
formação aos elementos
da equipa de
enfermagem;
− Elaborar guião orientador
de utilizador do software
e do equipamento do
dispensador
automatizado de
medicação.

− Colaborar nas atividades − Supervisionar o

Enfermeiro-chefe do inerentes ao projeto. desempenho dos
internamento de Psiquiatria responsáveis do projeto e
da equipa de enfermagem
na implementação do
projeto.

19
 Membro Função Responsabilidade

− Notificar a ocorrência de − Notificar erros e possíveis

Equipa de Enfermagem do
internamento de psiquiatria
erros de medicação; de medicação.
− Registar complicações
resultantes do erro para
cliente e tipo de
complicações;
− Registar o número de
horas despendidas no
processo de medicação
(preparação e
administração)

De seguida, foi elaborado o cronograma de implementação (APÊNDICE III), salientamos que se

trata de um cronograma sujeito a retificações, que inclui o planeamento até ao tratamento e
análise de dados.

2.6. VERIFICAÇÃO DOS RESULTADOS

Numa fase posterior e após a concretização das tarefas, a equipa irá avaliar os resultados
recolhendo os dados obtidos para comparação com os dados apurados antes das tarefas terem
sido implementadas.
Nesta fase será verificado se os objetivos foram ou não atingidos, através da monitorização feita
pelos indicadores definidos.

2.7. PROPOR MEDIDAS CORRETIVAS, STANDARDIZAR E TREINAR A EQUIPA

A qualidade em saúde tornou-se imperativa, no entanto, para que esta seja alcançada é
necessário que ocorra a sistematização de todas as suas práticas e processos (Almeida, 2001).
É fundamental que se envolva toda a equipa, só assim se conseguirá alcançar os objetivos
propostos para atingirmos a excelência da qualidade dos cuidados.
Os Padrões de Qualidade da Ordem dos Enfermeiros (2001) já salientavam a importância da
existência de um sistema de melhoria contínua da qualidade do exercício profissional dos
enfermeiros, assim como, a existência de uma política de formação contínua dos enfermeiros,
promotora de desenvolvimento profissional individual, da equipa e da qualidade.
No contrato de implementação do sistema automatizado de dispensa de medicamentos está
incluído um plano de formação aos seus utilizadores, de forma a capacitá-los e a
uniformizar/standarizar a sua utilização. Esse plano inclui formação teórica e prática a toda a

20
equipa de enfermagem, aos farmacêuticos, técnicos de informática e equipa de manutenção
hospitalar. Serão no máximo 6 elementos em simultâneo. Sempre que entrar algum elemento
novo para as equipas terão acesso a essa formação de forma gratuita. Todos os formandos têm
direito a um certificado de participação. A valorização da formação demonstra a importância de
ter equipas treinadas, de modo que todos usem a ferramenta com qualidade e segurança. Esta
formação vai-se refletir nos resultados posteriores do serviço.

2.8. RECONHECER E PARTILHAR O SUCESSO

A publicação de resultados obtidos em projetos desta natureza é uma medida de transparência

para potenciais utilizadores refletirem sobre os resultados, abordarem os fatores menos bons e
refletirem antes de tomarem decisões e se necessário repensar nas estratégias adotadas. O
transferir, partilhar conhecimentos ajuda outros no seu processo de inovação, daí a sua utilidade
(DGS, 2017).
A partilha dos nossos resultados e do conhecimento adquirido com a implementação deste
projeto potencia o crescimento da instituição e permite que todos possam reconhecer
vantagens em replicar noutros serviços e/ou instituições. Compartilhar ideias, conhecimento e
experiências faz parte da nossa rotina pessoal e profissional.
Para além disso, enfatizamos a importância da celebração do sucesso do projeto que deve incluir
todos os que contribuíram para a consecução do mesmo.

21
3. CONCLUSÃO

A realização deste trabalho materializou-se numa mais-valia para a nossa formação, enquanto
enfermeiras e possíveis enfermeiras gestores, alargando e clarificando a nossa visão do quanto
é importante a realização de projetos de melhoria contínua na promoção da qualidade dos
cuidados que presta ao cliente e sua família/cuidador.
O cliente é o centro de todo o sistema de saúde e a satisfação das suas necessidades são o
principal objetivo do enfermeiro. Sabemos que o dia a dia do enfermeiro é cada vez mais
exigente, onde há solicitações constantes para que se prestem cuidados cada vez mais
complexos com apoio de alta tecnologia, quer a nível informático quer tecnológico, sempre com
o objetivo de prestar os melhores cuidados, uma vez que estes são sempre passíveis de ser
melhorados e atualizados.
As limitações inerentes a este projeto prendem-se com a quantidade de literatura existente, o
facto de se tratar de um equipamento inovador e que implica um investimento avultado. O facto
de não conhecermos o seu real desempenho em pleno, é outra das limitações, uma vez que
nunca tivemos a oportunidade de experienciar e ver em loco o seu funcionamento. Sugerimos
assim, a realização de uma visita a uma instituição que já tenha o sistema implementado, de
modo a tomarmos uma decisão mais fundamentada. Contudo, a literatura científica é clara, a
implementação deste sistema, representa uma mais-valia para os serviços, acarretando uma
série de benefícios.
Embora estejamos conscientes que, esta implementação é dispendiosa e que a tecnologia na
saúde tem sido um dos fatores com maior peso no crescimento atual das despesas de saúde,
também sabemos que a mesma tecnologia tem o intuito de beneficiar o cliente, os profissionais
e a instituição porque promove a segurança do cliente e a gestão medicamentosa. Estudos
realizados, como por exemplo o estudo de Vitorino (2019) confirmam a possibilidade de
amortizar o investimento na totalidade, no pior cenário, em cerca de dois anos.
Apesar do valor de investimento inicial ser avultado, existe a possibilidade de efetuarmos uma
candidatura ao Plano de Recuperação e Resiliência dos Açores, conforme publicado no site do
Governo Regional dos Açores (2021), onde estão contemplados componentes da dimensão de
transição digital para responder à necessidade de estruturas digitais mais eficazes.
A Secretaria Regional da Saúde e do Desporto tem disponível 30 milhões de euros para
investimentos até 2026, através do Plano de Recuperação e Resiliência dos Açores, na
modernização e digitalização dos serviços públicos da região na área da saúde e do desporto,
com o objetivo de concorrer para o reforço da eficácia e a eficiência e da digna valorização do
serviço público prestado aos cidadãos, capacitando os serviços com recursos humanos e

22
tecnológicos, mais inovadores e proativos, para enfrentar os desafios futuros elevando os níveis
de qualidade dos cuidados. Destaca-se no Plano de Recuperação e Resiliência dos Açores duas
das metas que suportam a candidatura deste projeto, que é a criação de Sistemas de Informação
Integrado de Gestão de stocks dos Hospitais EPER e a outra é a adoção pelo Serviço Regional de
Saúde de equipamentos hospitalares e informáticos qualificados para garantir a digitalização do
setor da saúde.
Deste modo, pensamos que este projeto é viável, podendo ser o início de uma nova etapa na
história deste hospital e na restante região, com a concretização dos objetivos a que nos
propusemos.

23
4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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num serviço de Medicina Interna. [Dissertação de Mestrado]. Escola Superior De Tecnologia
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26
APÊNDICES
APÊNDICE I

DIAGRAMA DE CAUSA-EFEITO
APÊNDICE II

ANÁLISE SWOT
 Análise SWOT
PONTOS FORTES
− Melhorar a confiabilidade dos dados;
− Agilizar a monitorização da utilização do
produto;
− Atualização imediata da prescrição
terapêutica;
− Diminuição do erro associado a
distribuição e administração de
medicação;
− Fácil acesso a informação sobre a
medicação e histórico do cliente;
− Fácil limpeza e higienização, contribuindo
para a diminuição da infeção hospitalar;
− Melhor controlo de inventário;
− Redução das horas alocadas à preparação,
validação e administração de medicação.
OPORTUNIDADES
− Auxiliar nas estatísticas relacionadas com
a aquisição, distribuição e stocks;
− Material tecnológico inovador;
− Gestão do stock de medicamentos à
distância;
− Possibilidade candidatura ao Plano de
Recuperação e Resiliência dos Açores;
− Disponibilização imediata de dados para
futuros trabalhos de investigação.
PONTOS FRACOS
− Necessidade de ter em funcionamento,
sistemas manuais para colmatar possíveis
avarias;
− Requer alguma literacia digital por parte
dos utilizadores, formação aos utilizadores;
− Necessidade de tempo de adaptação ao
equipamento;
− Elevados custos de investimento e
manutenção;
− Investimento em alta tecnologia
rapidamente ultrapassada.
−
AMEAÇAS
− Os sistemas tornam-se cada vez mais
dependentes de atualizações;
− Possibilidade de falhas no sistema
informático;
− Resistência à mudança por parte da
Organização/Utilizadores;
− Dificuldade em estabelecer interligação
com os sistemas informáticos em uso na
organização;
− Preços elevados do
equipamento/montagem.
APÊNDICE III
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO DO PROJETO DE MELHORIA CONTÍNUA
 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO DO PROJETO DE MELHORIA CONTÍNUA

ANO 2022 JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

PLANEAMENTO DAS REUNIÕES Todas as primeiras quinta-feira de cada mês

DISTRIBUIÇÃO DAS FUNÇÕES

ELABORAÇÃO DE CRITÉRIOS E STANDARDS

ELABORAÇÃO DE SUPORTES E GRELHAS

RECOLHA DE DADOS

TRATAMENTO E ANÁLISE DE DADOS