PROJECT NA PRÁTICA – EDIÇÃO 006

SOBRE A SÉRIE ‘PROJECT NA PRÁTICA’

A série ‘Project na Prática’ contempla e disponibiliza um conjunto de materiais de estudo, com o objetivo de oferecer um
guia inicial para a criação de cronogramas através da utilização do Microsoft Project. Baseado numa sequência simplificada
de atividades, o material apresenta um passo-a-passo sugerido para usuários que desejam aperfeiçoar a utilização do
software – e também para aqueles que estão iniciando sua trajetória profissional na utilização da ferramenta.

Ao longo de todo o documento você irá encontrar uma série de links que podem ser utilizados como referência para as ações
aqui sugeridas.

EDIÇÕES ANTERIORES

A tabela abaixo disponibiliza o link para as edições anteriores do ‘Project na Prática’:

VERSÃO LINK PARA DOWNLOAD

Project na Prática Edição #001 https://goo.gl/CqRRwJ

Project na Prática Edição #002 https://goo.gl/hCmmPL
Project na Prática Edição #003 https://goo.gl/Tg1Aqs
Project na Prática Edição #004 https://goo.gl/AiCRVE
Project na Prática Edição #005 https://goo.gl/1AEck6

ANTES DE COMEÇAR

Se você é um novo usuário do Microsoft Project, a sugestão é conferir alguns links antes de começar:

O mapa do gerenciamento de projetos https://goo.gl/nkk6qQ

Guia básico passo-a-passo do MS Project https://goo.gl/WUd5PD
O set-up inicial do Microsoft Project https://goo.gl/Fns7G9

Lembrando que os exemplos aqui apresentados são fictícios, e não representam o conjunto de atividades necessárias à
realização do projeto em questão.

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PROJETO: EVENTO VIRTUAL MICROSOFT PROJECT

Este exercício terá como objetivo criar um projeto para realização de uma conferência virtual sobre o Microsoft Project.
Nosso evento acontecerá durante o mês de Setembro-2017, sendo realizadas duas palestras por dia (cada palestra terá
duração de 50 min e mais 10 min de perguntas e respostas, totalizando 1 hora). Todas as palestras serão transmitidas via
internet e qualquer pessoa poderá acompanhar o evento ao vivo. O escopo do projeto irá contemplar:

 Definição dos palestrantes e da lista de palestras

 Definição de uma plataforma gratuita de transmissão via internet que permita a gravação das palestras
 Criação dos elementos a serem utilizados na comunicação do evento (logotipo, website, mídias sociais)
 Evento (10 palestras divididas ao longo de 5 dias)
 Avaliação geral do evento e finalização

A imagem abaixo delimita a EAP (WBS) que contempla a lista de atividades requiredas para entrega do projeto:

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Project na Prática – Edição #006 http://www.raphael-santos.net
SETUP INICIAL

1. Defina a Data de Início do projeto para o dia 04 de Setembro de 2017

Criar e agendar um novo projeto https://goo.gl/9dD6c6

2. Configure o Calendário Padrão para que este contenha datas de exceção conforme listado na tabela abaixo:

DATA NOME DO FERIADO CADASTRAR RECORRÊNCIA?

07-Set-2017 Independência do Brasil Anualmente com 30 ocorrências

08-Set-2017 Emenda Independência do Brasil Não
12-Out-2017 Dia de Nossa Senhora Aparecida Anualmente com 30 ocorrências
13-Out-2017 Emenda dia de Nossa Senhora Aparecida Não
02-Nov-2017 Dia de Finados Anualmente com 30 ocorrências
03-Nov-2017 Emenda dia de Finados Não
15-Nov-2017 Proclamação da República Anualmente com 30 ocorrências
24-Dez-2017 Véspera de Natal Anualmente com 30 ocorrências
25-Dez-2017 Natal Anualmente com 30 ocorrências
31-Dez-2017 Véspera Confraternização Universal Anualmente com 30 ocorrências
01-Jan-2018 Confraternização Universal Anualmente com 30 ocorrências
12-Fev-2018 Carnaval Não
13-Fev-2018 Carnaval Não
30-Mar-2018 Paixão de Cristo Não
21-Abr-2018 Tiradentes Anualmente com 30 ocorrências
01-Mai-2018 Dia do Trabalho Anualmente com 30 ocorrências
31-Mai-2018 Corpus Christi Não

Trabalhando com calendários no MS Project https://goo.gl/Y63qdw

Utilização avançada de calendários no MS Project https://goo.gl/tfZn7p

3. Defina que as tarefas do projeto serão agendadas automaticamente (apenas para o Project 2010, 2013 ou 2016)

Modo de Agendamento de Tarefas no MS Project https://goo.gl/jsFdKm

Modo de Agendamento de Tarefas no MS Project https://goo.gl/59XK6Z

4. Exiba a Tarefa de Resumo do projeto

Tarefa Resumo do Projeto no MS Project https://goo.gl/M16j2a

5. Configure o cronograma para que as tarefas sejam do tipo Trabalho Fixo

Tipos de Tarefa no MS Project https://goo.gl/JRFJUS

CRONOGRAMA

Uma vez realizado o setup inicial do seu cronograma, crie a lista de tarefas de acordo com a EAP (WBS) especificada
acima. Você poderá identar (recuar) as tarefas de acordo com cada tarefa resumo, mas não modifique a duração das tarefas.
O resultado será:

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Neste momento será necessário definir a os vínculos para as tarefas, assim como estimar o esforço necessário para sua
conclusão. Como as tarefas do nosso cronograma foram definidas como tipo Trabalho Fixo, a sua duração somente será
calculada após efetuarmos a alocação dos recursos (pois será necessário combinar o trabalho esperado com as unidades de
atribuição dos recursos para que seja possível precisar o tempo necessário para a conclusão de cada tarefa). Nesse sentido,
os próximos passos serão apenas um esboço da organização do cronograma, e irão requerer um refinamento maior na
medida em que vamos progredindo. Efetue as configurações iniciais conforme os passos abaixo:

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 1. Estabeleça as predecessoras para cada tarefa conforme tabela abaixo:

ID NOME DA TAREFA PREDECESSORA

2 Definir diretrizes e parâmetros das palestras

3 Definir lista de participantes 2
4 Definir lista de palestras 3
5 Receber palestras gravadas 4
6 Revisão e validação das palestras 5
7 Organização da grade de palestras e definição da agenda 6
8 Palestras e palestrantes definidos 7
10 Discutir e testar plataformas de transmissão
11 Efetuar evento teste 10
12 Platafoma de transmissão definida 11
14 Definir logo do evento 12
15 Criar apresentação PPT Template 14
16 Criar o hotsite do evento 15
17 Validar o hotsite do evento (dados e links) 16
18 Comunicação concluída 17
20 Palestras dia 01 8;12;18
21 Palestras dia 02 20TI+6h
22 Palestras dia 03 21TI+6h
23 Palestras dia 04 22TI+6h
24 Palestras dia 05 23TI+6h
25 Palestras concluídas 24
27 Realizar follow-up com palestrantes e organizadores 25TI+6h
28 Divulgar estatísticas 27
29 Publicar palestras em site aberto 28
30 Evento finalizado 29

2. Para os marcos do cronograma podemos definir a duração como zero (0), uma vez que não haverão recursos
atribuídos a marcos. Modifique a duração das seguintes tarefas para zero, tornando-as marcos:
a. Tarefa 08 – Palestras e palestrantes definidos
b. Tarefa 12 – Plataforma de transmissão definida
c. Tarefa 18 – Comunicação concluída
d. Tarefa 25 – Palestras concluídas
e. Tarefa 30 – Evento finalizado

3. Vamos também remover o símbolo de interrogação (?) apresentado junto à duração das tarefas do cronograma. Este
símbolo representa que a duração da tarefa ainda é estimada, ou seja, não há confirmação de que, de fato, a duração
apresentada condiz com o esperado. Para remover o sinalizador, selecione todas as tarefas e clique em
Informações. Em seguida, na aba Geral, desmarque a opção Estimada.

RECURSOS

Com o cronograma já definido, o próximo passo será criar a equipe que irá participar do projeto. Para isso, na Faixa de
Opções, navegue até a guia Tarefa e, na seção Exibir, selecione o modo de exibição Planilha de Recursos. Cadastre os
recursos conforme tabela abaixo:

NOME DO RECURSO TIPO GRUPO UNID. TAXA PADRÃO CALENDÁRI

MÁXIMAS O
Arthur Mamede Trabalho Interno 100% R$ 1,00 Padrão
Daniel Mamede Trabalho Interno 100% R$ 1,00 Padrão
Joaquim Xavier Trabalho Interno 100% R$ 1,00 Padrão
Designer Trabalho Externo 100% R$ 1,00 Padrão
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 Webdesigner Trabalho Externo 100% R$ 1,00 Padrão
Palestrante Trabalho Externo 100% R$ 1,00 Padrão

ATRIBUIÇÃO DE RECURSOS

Uma vez criada a lista de recursos que farão parte do projeto, você deverá atribui-los às tarefas do cronograma. Para obter
um melhor resultado e garantir a correta alocação dos recursos, respeitando o esforço que será necessário para a conclusão
de cara tarefa, utilize o modo de divisão de janela (Detalhes) para realizar as atribuições. Caso você tenha dúvidas em como
atribuir recursos através do modo de divisão de janela, poderá obter mais informações no vídeo abaixo:

Melhores práticas para atribuição de recursos no MS Project https://goo.gl/QyRhuY

Você poderá utilizar a tabela abaixo como referência para realizar as atribuições. Atribua os recursos respeitando a seguinte
sequência:

1. Selecione o recurso e defina, na coluna Trabalho, o montante de esforço a ser dedicado à tarefa;
2. Em seguida, modifique a coluna Unidades (apenas caso esteja especificado) para determinar a porcentagem de
alocação dos recursos

ID NOME DA TAREFA RECURSO (TRABALHO) UNIDADES OBSERVAÇÕES/COMENTÁRIOS

Arthur Mamede (8hs)

Definir diretrizes e parâmetros das
2 Daniel Mamede (8hs)
palestras
Joaquim Xavier (8hs)
Arthur Mamede (10hs) 25% Arthur poderá dedicar apenas 2hs do seu
3 Definir lista de participantes
dia a esta tarefa
4 Definir lista de palestras Daniel Mamede (4hs)
5 Receber palestras gravadas Daniel Mamede (4hs)
Joaquim Xavier (12hs) 50% Joaquim poderá dedicar apenas 4hs do seu
6 Revisão e validação das palestras
dia a esta tarefa
Arthur Mamede (8hs)
Organização da grade de palestras e
7 Daniel Mamede (8hs)
definição da agenda
Joaquim Xavier (8hs)
8 Palestras e palestrantes definidos
Discutir e testar plataformas de Daniel Mamede (4hs)
10
transmissão Joaquim Xavier (4hs)
Daniel Mamede (4hs)
11 Efetuar evento teste
Joaquim Xavier (4hs)
12 Platafoma de transmissão definida
14 Definir logo do evento Daniel Mamede (4hs)
15 Criar apresentação PPT Template Daniel Mamede (4hs)
Webdesigner (20hs) 50% O webdesigner irá trabalhar com alocação
16 Criar o hotsite do evento de meio período, pois esstá participando de
outros projetos na companhia
Validar o hotsite do evento (dados e Joaquim Xavier (8hs)
17
links)
18 Comunicação concluída
20 Palestras dia 01 Palestrante (2hs)
21 Palestras dia 02 Palestrante (2hs)
22 Palestras dia 03 Palestrante (2hs)
23 Palestras dia 04 Palestrante (2hs)
24 Palestras dia 05 Palestrante (2hs)
25 Palestras concluídas
Arthur Mamede (8hs)
Realizar follow-up com palestrantes e
27 Daniel Mamede (8hs)
organizadores
Joaquim Xavier (8hs)

Project na Prática – Edição #006 http://www.raphael-santos.net

 28 Divulgar estatísticas Daniel Mamede (4hs)
29 Publicar palestras em site aberto Daniel Mamede (4hs)
30 Evento finalizado

RESULTADO PARCIAL

O resultado parcial do cronograma poderá ser verificado nos prints abaixo:

Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas

Exibir > Tabelas > Resumo

CONTINUAÇÃO

Na próxima edição do ‘Project na Prática’ daremos continuidade a este exercício, com as atividades seguintes da fase de
planejamento (resolução de superalocação, revisão do cronograma, sinalização de datas importantes, revisão do caminho
crítico, comunicação do plano e etc.).

Fique ligado no blog e nas mídias sociais e seja avisado quando a nova versão estiver disponível.

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SOBRE O AUTOR

Olá,

Meu nome é Raphael Santos, sou MVP de Microsoft Project e

consultor especializado em projetos de implantação da solução
Microsoft para gerenciamento de Portfólio, Programas e Projetos
(PPM) – Microsoft Project Server e Project Online.

Mantenho um blog onde procuro compartilhar informações sobre as

ferramentas com as quais trabalho, com o objetivo de disseminar sua
utilização e ajudar as pessoas a serem mais efetivas e produtivas no
seu dia-a-dia. Convido você a me visitar em: www.raphael-santos.net

Você também pode me encontrar em outras mídias sociais:

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Caso queira entrar em contato comigo, para informar algum problema

no arquivo ou dar alguma sugestão, meu email é:
raphael@raphael-santos.net

Muito obrigado 

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grupo, você poderá participar da troca de ideias, tirar dúvidas e contribuir nas discussões sobre a utilização do Microsoft
Project:

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