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Pós-Graduando: Fernando José Baum C.P.F.: 094.722.379-75
Curso: Pós-Graduação em Engenharia e Gestão da Produção

MELHORIAS NO PROCESSO PARA AGILIZAR OS TESTES EM UM

LABORATÓRIO DE MADEIRA E MOBILIÁRIO

RESUMO

Em um mercado cada vez mais competitivo as empresas precisam inovar sempre

em seus produtos e serviços.  Investir no: design, pesquisa, marketing, qualidade e
buscar diferenciais da concorrência. Além dessas inovações e melhorias
necessárias para aumentar mercado e vendas precisam lidar com muitas variáveis
problemáticas da atualidade como: prazos apertados para entregas devido à falta de
matéria prima e mão de obra qualificada que são resultados diretos da pandemia e
guerra além de instabilidades políticas e econômicas do mundo todo. O poder de
compra e investimento das pessoas diminuiu e com ele o interesse em consumir
também, aquela família que trocava os móveis da casa todo ano agora está mais
preocupada em garantir uma segurança financeira maior do que adquirir novas
tendências. Por isso, as instituições prestadoras de serviço a empresas como o
SENAI, têm como função principal nesse momento auxiliar buscando soluções e
melhorias que ajudem as empresas a ganhar mercado, diminuir custos, produzir e
oferecer produtos com qualidade. Assim, nesse trabalho, serão apresentadas
alternativas para agilizar o processo de testes em móveis em um laboratório de
tecnologia da madeira e mobiliário para garantir um prazo de resposta rápido a
produção das empresas. Para o desenvolvimento deste trabalho, será utilizado a
ferramenta 5W2H.

CONTEXTUALIZAÇÃO DA SITUAÇÃO-PROBLEMA

Por ainda ser um laboratório pequeno com poucas certificações Inmetro e

poucos tipos de ensaios no escopo o laboratório da Madeira e mobiliário de São
Bento do Sul SC, o qual trabalho como técnico, não possui uma demanda tão
grande de pedidos, mas aos poucos com investimentos e busca por certificações em
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novas normas internacionais tem se tornado um laboratório referência no Brasil e
atendendo empresas exportadoras do país todo principalmente com Berços, camas,
beliches e embalagens. Para uma empresa poder exportar seus produtos são
exigidos laudos pelo cliente apontando que o produto está em conformidade com as
normas de segurança e qualidade, todos esses testes principalmente de produtos
novos ou em desenvolvimento requerem tempo e com os problemas mundiais
citados no resumo as dificuldades das empresas em cumprir os prazos estão cada
vez maiores e se tornando comum os prejuízos por perca de clientes e  vendas,
pagamentos de multas por atraso seja para os clientes ou por percas de embarques
agendados.
Com todo esse fluxo de amostras chegando, saindo, outras precisando ser
testadas novamente se cria um volume muito grande de informações que
necessitam estar bem alinhadas e identificadas entre os funcionários do laboratório.
Por ainda estar em fase de desenvolvimento de um sistema ERP que efetue esse
controle de informações a maior parte das coisas é feita de maneira manual, com
etiquetas e muito papel. 
Os técnicos que executam os ensaios não conseguem visualizar qual amostra
chegou antes, se a empresa precisa de urgência, e também não se tem um fluxo de
entrada e saída, sendo testados de maneira aleatória de acordo com a capacidade
de cada máquina utilizada. Devido a esse problema já aconteceu de amostras serem
esquecidas e só serem notadas no dia final do prazo para envio do relatório,
havendo necessidade de negociação com o cliente e gerando desgastes que são
prejudiciais a relação comercial do prestador de serviços, empresa e dos clientes
que aguardam seus produtos em conformidade com as normas de segurança e
qualidade, mas que sequer haviam sido testados ainda.

APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA PARA SOLUCIONAR O PROBLEMA

IDENTIFICADO

O processo do laboratório funciona da seguinte forma: o cliente entra em

contato com o laboratório explicando sobre o tipo de teste que ele precisa, são
especificadas as características dos produtos e quais são os objetivos, após análise
do responsável de acordo com as normas regulamentadoras de cada tipo de produto

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é respondido ao cliente como forma de proposta quais testes são necessários e os
valores e prazos, em seguida depois do aceite da proposta pelo cliente a amostra é
enviada ao laboratório e ela recebe um número de atendimento em seguida vai para
a área de testes. Todos os dados do cliente, características da amostra, prazos e
informações vão para uma planilha onde se encontram dados do ano todo. 
A solução para o problema será aplicar uma ferramenta onde todos tenham
acesso de maneira simplificada sobre dados e status do processo. Ao invés de fazer
um quadro físico como um Kanban com movimentação de cartões, já muito utilizado
e útil no passado, que demanda tempo e alguém responsável na chegada de cada
produto em fazer um cartão e a necessidade de deslocamento de funcionários até a
sala em que está o quadro para verificar o status dos testes gerando percas de
tempo e riscos de informações incorretas. Para apresentar soluções ao problema, foi
utilizada a ferramenta 5W2H. “Essa ferramenta da qualidade é simples e eficaz para
o auxílio de problemas, na elaboração de planos de ação, na tomada de ações
corretivas e preventivas e no mapeamento e padronização de processos”
(MARSHALL et al, 2010, p. ). Como resultado chegamos ao consenso da
implantação e uso de uma ferramenta do Google chamada “Google Data Studio”.
É uma ferramenta que permite transformar dados diversos em relatórios e
dashboards simples e fáceis de interpretar, ele coleta as informações de uma
planilha do Excel e centraliza esses dados em painéis personalizáveis, quem acessa
esse painel não consegue fazer nenhuma alteração apenas a leitura, sendo
necessário a cada movimentação e mudança de status atualizar a planilha original
com os novos dados. No caso apresentado, a fonte de dados é uma planilha, mas a
ferramenta possui compatibilidade com várias outras fontes como Youtube para
verificar acessos a vídeos, Facebook para ter noção de quantas visitas recebe em
uma página entre outros. É altamente personalizável também sendo possível
adquirir modelos prontos, adicionar gráficos, tabelas entre outros widgets, alterar
cores, formatação e fontes. Podendo ser possível adicionar filtros para checar dados
antigos e atuais.
Os relatórios criados são interativos e podem ter um acompanhamento em
tempo real, perfeito para gestores também poderem acompanhar o desenvolvimento
das atividades pelos seus funcionários ou elaborar a programação da produção. Não
é necessário pagar nada e pode-se compartilhar o acesso com as demais pessoas

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através de um link. Todos os dados são armazenados diretamente na nuvem não
sendo necessário instalações de softwares ou uso de memória do dispositivo. Os
investimentos serão pequenos, não serão necessários gastos com cursos e
treinamentos pois um dos requisitos para se trabalhar na empresa é ter
conhecimento básico sobre o pacote Office, ao custo de nove mil reais será
adquirido três novos laptops para cada técnico poder atualizar a planilha com o
status dos produtos.
Em resumo, a cada recebimento de amostras uma planilha do Excel de nome
“atendimentos” será alimentada com informações do produto pelo pessoal
responsável da parte de recebimento, após esses dados estarem atualizados na irão
ser puxados automaticamente para o painel do Google Data Studio, onde técnicos e
supervisor poderão fazer a análise dos dados em forma de gráficos, e tabelas sobre
os produtos, que tipos de teste serão realizados, dados da empresa e prazos de
forma organizada, por ordem de chegada. Durante o andamento dos testes o status
deles deverão ser atualizados com frequência definida na planilha pelos técnicos
executores para que se possa saber em que parte dos testes se encontra as
amostras, e se o prazo será cumprido. Com a atualização, funcionários da parte
comercial, poderão avisar os clientes se as amostras se encontram em teste, se sim,
em qual, ou se estão reprovadas ou danificadas gerando um panorama anterior a
emissão do relatório. Com relação a destinação da amostra final, será adicionado
um campo na planilha com informações sobre qual ação tomar após os testes serem
realizados se vão para doação, descarte ou se a empresa vem coletar ajudando a
manter um melhor fluxo no laboratório, mantendo organizado e com a área de
armazenamento de amostras vazia.
Com mais clareza dos processos, agilidade na realização dos ensaios e
organização sem precisar de grandes investimentos, o laboratório será capaz de
alcançar passos maiores ampliando seu escopo para novos tipos de produtos e
testes, gerando benefícios e oportunidades de crescimento a todos os funcionários.

ANÁLISE DOS RESULTADOS OBTIDOS/PREVISTOS

Aplicando a ferramenta Google data studio no processo do laboratório, foi

obtido a resolução do problema principal que era a falta de organização e clareza do

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andamento dos processos. Além dos resultados buscados que foram obtidos com a
utilização do sistema houve uma otimização do mesmo permitindo ter um
aproveitamento da planilha para se colocar outras funções como: informações sobre
o desempenho dos técnicos, ranking de empresas que mais enviam produtos para
teste, histórico semanal de quantidade de propostas e de amostras recebidas para
poder ter uma noção de como anda a demanda do laboratório entre outros
benefícios.
Esse sistema ainda é recente e encontra se em testes, podendo ainda, gerar
falhas ou dados imprecisos, mas até o momento a única dificuldade encontrada se
dá na necessidade de cada técnico a cada etapa ter que ir manualmente até a
planilha atualizar o status das amostras, sendo necessário lembrar constantemente
das obrigações de cada um em manter um padrão ou horário para que cada um
realize essa tarefa. Para isso, foi necessário o investimento de nove mil reais na
aquisição de três novos laptops para o laboratório, dessa forma cada funcionário tem
seu equipamento e a liberdade de realizar essas atualizações constantemente.

APRESENTAÇÃO DO TEMPLATE (FRAMEWORK) COM A SÍNTESE DE SUA

PROPOSTA

A ferramenta 5W2H é útil e bastante flexível para encontrar respostas e

soluções dos mais variados tipos, traduzindo os objetivos e metas em planos de
ações e iniciativas. Não é necessário utilizar softwares sofisticados, para iniciar a
usar a ferramenta basta um quadro branco ou uma planilha. Esta metodologia
simples, ajuda muito na execução e controle das tarefas, significando uma grande
economia de tempo e recursos aumentando a produtividade.
Esse framework foi escolhido com o intuito de deixar bastante claro o objetivo
buscado, a atribuição das tarefas para cada um dos envolvidos e quais são os
caminhos necessários para alcançar as metas.

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Figura 1 – Framework 5W2H.

Fonte: O autor.

REFERÊNCIAS

MARSHALL JUNIOR, Isnard et al. Gestão da Qualidade. 9. ed. Rio de Janeiro: FGV
Ed., 2010.

Santo Digital. Google Data Studio: vantagem competitiva garantida para sua
empresa! Disponível em: https://santodigital.com.br/google-data-studio-vantagem-
competitiva-garantida-para-sua-empresa/#:~:text=Altamente%20personaliz
%C3%A1vel,e%20dados%20no%20seu%20painel. Acesso em: 25 set. 2022.

Portal ISO. Não Conformidade e Plano de Ação 5W2H. Disponível em: https://nao-
conformidade.portaliso.com/nao-conformidade-e-plano-de-acao-5w2h/?
gclid=CjwKCAiAjs2bBhACEiwALTBWZabyVi2FBgirZbFLp-wIdvzL-
QuSx_d78jkXn29IHPIabpLAPOB7CBoCrlUQAvD_BwE Acesso em: 15 nov. 2022.
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