SÚMARIO

O QUE VOCÊ VAI APRENDER COM ESSE LIVRO DIGITAL?......................................03

CONHEÇA MAIS SOBRE A SUA MENTORA...............................................................07

PASSO 1 - OTIMIZAÇÃO DO TEMPO.....................................................................................08

PASSO 2 - MAPA DAS AÇÕES DA SEMANA (CHECKLIST)..................................................10

PASSO 3 - DEFINIÇÃO DE URGENTE E IMPORTANTE.........................................................12

PASSO 4 - AGRUPAMENTO DE TAREFAS...............................................................................17

PASSO 5 - DELEGAR TAREFAS.................................................................................................20

PASSO 6 - SER CRIATIVO..........................................................................................................23

PASSO 7 - GERENCIAMENTO DE TAREFAS...........................................................................25

PASSO 8 - APRENDA A DIZER NÃO........................................................................................27

PASSO 9 - EXECUTE UMA TAREFA DE CADA VEZ...............................................................29

PASSO 10 - PLANEJE TODAS AS SUAS AÇÕES....................................................................31

BÔNUS EXTRA..........................................................................................................34
O QUE VOCÊ VAI APRENDER COM ESSE LIVRO DIGITAL?

Esse e-book tem como objetivo te conduzir para uma coordenação pedagó-

gica mais organizada e, consequentemente, mais produtiva. Quando você chega

na escola e vê a sua mesa lotada de papéis e atividades fora de sequência para

serem feitas é desesperador, mas a boa notícia é que tem solução!

A organização pessoal e profissional é uma escolha de vida. Ganhamos sa-

bendo onde nossos pertences estão, certo? Como arquivar algo que depois será

encontrado, como ter uma mesa organizada, armário e todas as outras coisas? Te-

nho algumas orientações que irão te ajudar a responder essas questões e contri-

buir para ter horário para começar e terminar as tarefas, para acordar e cuidar das

demandas do dia a dia.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 3
VOCÊ SABE BEM POR ONDE COMEÇAR, QUAL TAREFA É
URGENTE E QUAL É PRIORIDADE, QUEM ESTÁ ENVOLVIDO,
QUAL É O PRAZO OU PARA QUEM DELEGAR?

Nenhuma mudança virá em um dia, o que lhe tornará organizado é disciplina,

ou seja, a constância em fazer sempre da melhor forma, o foco em não desistir a

cada um dos obstáculos enfrentados e a gestão do tempo.

Seguindo as sugestões que darei aqui você terá mais do que precisa para

começar a mudar agora. O hábito diário é fundamental para seu cérebro entender

que a mudança é real e que é possível agir de outra forma e se tornar realmente

organizado!

Charles Duhigg, escreveu O Poder do Hábito, no qual explica como nosso

cérebro funciona diante dos novos desafios.

O autor relata que o hábito é composto por três elementos: deixa ou gati-

lho, rotina e recompensa. Esses elementos formam a vontade que nos faz execu-

tar uma mesma ação, repetidas vezes, de forma natural, ou seja inconscientemen-

te.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 4
 ENTENDENDO OS 03 ELEMENTOS

DEIXA OU GATILHO

Qualquer acontecimento que desperte a atenção do nosso cérebro pode

ser considerado um gatilho, e é ele que nos impulsiona a agir.

ROTINA

Acionada pelo gatilho, a rotina é a maneira “comum” que respondemos – seja em

ações físicas, emocionais ou mentais.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 5
 RECOMPENSAS

Quando o seu cérebro acredita que determinada rotina funcionou, ele irá

armazenar essa informação.

Isso significa que quando passar pela mesma situação, novamente, é prová-

vel que o cérebro reconheça o percurso e deseje trilhar o mesmo caminho: crian-

do-se um hábito. Duhigg ainda coloca que, após conseguir identificar como o pro-

cesso acontece, é possível alterar, adaptar e criar diferentes rotinas.

Sendo assim, é preciso treinar seu cérebro para que aceite a mudança. Isso

vale para tudo, desde um simples acordar mais cedo até uma mudança grande de

estilo de vida.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 6
 CONHEÇA MAIS SOBRE A SUA MENTORA

Formada pela Universidade Federal de Minas Gerais, em Pedagogia com ên-

fase em Gestão Pedagógica, Pós-Graduada em Educação Novos Paradigmas, pela

Faculdade Pitágoras e especialista em Psicopedagogia clínica e institucional. Ser-

vidora Pública do Estado de Minas Gerais. Sempre em busca de novos conheci-

mentos através de participações em seminários, workshops, congressos e também

através de cursos de curta duração.

Tem por objetivo tornar as coordenadoras pedagógicas efetivamente mais

produtivas e realizadas. Criadora do Método Educador de Múltiplas Habilida-

des. Autora do e-book Ensino Híbrido, alcance o sucesso nas aulas e Coautora do

livro Educadores Transmidiáticos.

Idealizadora também do curso “Transforme a aprendizagem dos seus alu-

nos mapeando os sentimentos”. Mentora de inúmeros professores e coordena-

dores pedagógicos na formação continuada. Palestrante motivacional, ministrante

de diversos workshops.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 7
 É nítido que nossas escolas estão com um número alto de atividades para

serem feitas por poucas pessoas, isso cria uma das características mais marcantes

dos dias atuais que é a falta de tempo para realizarmos tudo aquilo que precisa-

mos. Sempre fica aquela sensação de que o dia precisava ter mais horas, não é?

Para acabar com essa sensação é preciso encontrar formas de ser mais organizado,

de aumentar a produtividade e fazer com que o dia renda mais. A primeira dica

simples e mais valiosa é observar onde você gasta mais tempo sem necessidade.

Vários estudos apontam que os brasileiros estão em 3º lugar no tempo gasto

com redes sociais no mundo, e em 2º lugar com tempo gasto na internet. Vale ma-

pear esse tempo e verificar. Existem aplicativos que monitoram seu tempo gasto.

Por que é preciso ter esse cuidado com a tecnologia? Porque ela não nos per-

mite ver a hora passando e nossas metas e objetivos vão ficando para trás, com isso

pode-se procrastinar sem perceber. Quando o assunto é organização do tempo

é muito importante que você pare com a ideia de acumular papéis na sua mesa.

Coloque todos os papéis que receber, com recados, em um checklist e os elimine

ou cole no caderno na ordem. Você pode ter uma pasta, daquelas de plásticos,

para colocar papéis com tarefas a serem executadas e não ficar com um monte de

papéis soltos em sua mesa.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 9
 Criar um descritivo das ações que deverá executar durante a semana é um

dos pontos mais importantes para conseguir mudar sua rotina.

Você pode se perguntar, mas eu já faço isso e não consigo me organizar. E

é verdade. Por isso é um dos pontos mais importantes, nesse caso, é você parar

e refletir em que momento você procrastina e porquê. Ser verdadeiro é a peça

chave para a mudança. Compreendendo isso, você irá trilhar rumo a verdadeira

organização.

O mapa das ações nada mais é do que seu checklist com os pontos princi-

pais a serem feitos em sua semana, sendo necessário descrever os tópicos das

atividades que precisa executar ao longo dele.

Esse registro pode ser feito em uma agenda, em um caderno, um geren-

ciador de tarefas on-line, ou planner. O importante é registrar sempre no mesmo

lugar. Jamais escreva cada uma das semanas em lugares diferentes, use sempre

o mesmo local, até acabarem as páginas ou um ciclo. Com a lista em mãos é hora

de lembrar que novas atividades irão surgir e deverão ser acrescentadas no de-

correr da semana ou para a semana seguinte.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 11
 É fundamental compreender a diferença entre o que é urgente e o que é

importante, para nunca transformar uma tarefa que é importante em urgente.

CONHEÇA A MATRIZ DE EISENHOWER

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 13
OS QUADRANTES DA MATRIZ DE EISENHOWER TE ENSI-
NAM A DIVIDIR OS TIPOS DE PRIORIDADES DE MANEIRA
RÁPIDA E ORGANIZADA:

O primeiro passo para utilizar a matriz de forma eficaz é entender a diferença entre

as tarefas importantes e as urgentes

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 14
 As tarefas importantes são aquelas relacionadas a objetivos ou metas, como

um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido individual ou co-

letivamente.

Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião, entre-

gar boletins ou fazer uma inscrição. Nesse caso ou acontecem até uma certa data

ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).

Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa, ten-

do clareza que precisa orientar bem. Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza

dupla: um relatório que precisa ser entregue até tal data, por exemplo, e é impor-

tante. E ganha urgência conforme essa data se aproxima.

Caso seja necessário, é possível dar um nível de prioridade para cada tarefa,

que vai de 1 (mais prioritária e seu foco) à 4 (menos prioritária). Não é uma ci-

ência exata: é você que decide qual peso cada uma das tarefas terá. Outra opção

é usar alguns símbolos para substituir os números dos quadrantes (asterisco,

coração, seta e grifado com marca texto), usando sempre as mesmas legendas.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 15
MATRIZ DE EISENHOWER: FLUXO CONTÍNUO

O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida

com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prio-

ritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa

a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente

e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 16
 Faz ideia do que seja o
agrupamento de tarefas?

Você já fez agrupamento de tarefas

para diminuir o seu tempo
gasto em atividades?

Unir tarefas com assuntos relacionados lhe possibilita ganhar muito tempo e

ser mais produtivo. Algo que pode parecer desafiador em um primeiro momento,

tendo em vista o panorama geral de sempre apagar incêndios na coordenação.

O fato de ter essa impressão, se dá por vários motivos e um deles é a desor-

ganização. Quando você começa a ser organizado e para de centralizar ou procras-

tinar, tudo vai caminhando melhor, inclusive os problemas gerais.

Veja os assuntos relacionados que você tem a fazer e procure agrupá-los,

para buscar fazer em um mesmo dia. Com isso você ganha em produtividade e

tempo.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 18
Caso comece a usar esse mesmo mecanismo em sua equipe, ficará ainda mais fácil

delegar algumas atividades, pois, todos da equipe, estarão em uma mesma sinto-

nia.

Organizar atividades do mesmo perfil para serem feitas em um mesmo perí-

odo traz economia de tempo e produtividade, com uma sensação de missão cum-

prida!

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 19
 Delegar pode ser muito fácil para algumas pessoas que parecem ter nasci-

do líderes, mas muito desafiador para quem é centralizador e/ou até perfeccio-

nista. O que não é possível é você levar todo dia trabalho para casa e deixar de

viver por causa disso. Se você quer tudo do seu jeito, está na hora de aprender a

delegar e entender de uma vez por todas que todo mundo tem suas qualidades e

dificuldades.

Segundo Brené Brown, podemos ser vulneráveis sem encontrar problemas

com isso, pelo contrário, o medo e a ansiedade não podem ser motivos para recu-

ar, e sim para compartilhar os sentimentos e buscar soluções. Não crie uma lide-

rança baseada na perfeição e sim na ação coletiva. Para agirmos de forma coletiva

e assertiva é preciso conhecer muito bem cada um que compõe a sua equipe.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 21
FERRAMENTA: MAPA DE PERFIL

Sendo assim, crie um mapa de perfil da sua equipe, coloque tudo em uma

simples planilha, com nome da pessoa, habilidades e dificuldades. Seu mapa está

pronto e agora você pode consultar e começar a pensar em delegar. Após isso,

veja qual tarefa se encaixa melhor para cada um da equipe, agora delegue sendo

claro em seus objetivos e orientações.

Quando você for passar uma tarefa adiante é preciso ter muita clareza do

que deseja receber como produto final. Direcione, explique, oriente cada um

dos passos e por último delimite os prazos. Antecipe possíveis problemas que

você já conheça, gerando confiança em sua equipe. Monitore os resultados e

dê feedbacks.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 22
 Uma das coisas que aprendi ao longo da vida é buscar alternativas para

tudo! Isso pode ser chamado de criatividade. É produzir algo que você não sa-

beria fazer, da forma considerada tradicional, mas em um formato diferente sim e

alcançando resultados parecidos, iguais ou até melhores do que tinha como refe-

rência. Como você pode se tornar mais criativo? Estudando e lendo muito sobre o

assunto que deseja, ou conhecendo um pouco de tudo ao seu redor. Ambos são

trabalhosos, mas trazem grandes recompensas.

Por último, você se tornará mais criativo se deixar de ser perfeccionista, pois

muitas vezes, você deixa de fazer algo com medo de errar ou do que o outro irá

pensar. Arrisque sempre com a convicção de que é possível errar, mas que apren-

derá muito mais com o erro do que sem tentar. Com toda sua criatividade você irá

começar a encontrar formas de facilitar suas rotinas e maximizar seu tempo, expe-

rimentando maneiras de ser mais produtivo em suas tarefas.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 26
 Já falamos sobre como registrar as tarefas, quais são mais importantes e onde

devo fazer esses registros, porém ainda não falamos sobre como gerenciar tudo

isso. Não é possível organizar tudo e não saber gerenciar, ficando perdido em cada

uma das novas ações que aparecerem ou sem saber como executar nada disso.

Para cada semana que você fizer organização das atividades, será o momento

de dividir em dias e de dias para horas. Quando eu verifico as atividades a serem

feitas no dia seguinte ao que estou, consigo chegar na instituição com tudo bem

direcionado e não será preciso parar para organizar a rotina do dia.

Agora é importante delimitar hora para começar e terminar suas tarefas. Cla-

ro que sabemos que na coordenação, muitas vezes somos interrompidos, mas para

isso deve haver comunicação sempre. Diga ao seu colega ou alguém que possa

lhe ajudar, caso precise concentrar na sua ação, assim fará trocas e contribuirá para

que tudo caminhe melhor. Feito essa divisão será possível que você termine mais

rapidamente uma tarefa e tenha mais tempo para outras questões que possam

surgir.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 26
 Enquanto você viver falando SIM para tudo que lhe pedirem você jamais será

organizado e produtivo. Saber refletir sobre as tarefas solicitadas é um ato de amor

próprio e respeito com o outro que solicitou. Ninguém deixará de respeitar seu

trabalho e produtividade se não tiver condições, e tempo de produzir o que está

sendo pedido. Mas tenha atenção: isso deve ser conversado e refletido juntamente

com a pessoa, explique sua situação e procure encontrar uma solução, juntos, para

essa atividade que precisa ser feita.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 28
3
 Essa premissa começa com exceções. Isso mesmo, que leu! Quando penso

em executar uma tarefa de cada vez, penso no sentido de ações que demandam

o mesmo tipo de concentração e que cada uma precisará ser interrompida para

que a outra aconteça. Se eu estou conferindo planejamentos dos professores, não

irei parar e conferir atividades avaliativas para enviar para reprografia. Sendo as-

sim, é importante terminar uma tarefa para começar outra.

Mas, se estou conferindo planejamentos e escutando música Celta para

relaxamento e concentração, que não me tira o foco, aí consigo fazer 2 coisas ao

mesmo tempo. Agora fui clara?

Dessa maneira, você precisa começar e terminar uma única tarefa por vez,

para que seu dia renda. Sabemos que em alguns momentos, irá parar sua ação

para resolver alguma situação inesperada, mas na volta retome de onde parou e

nunca passe para outra atividade. Isso lhe daria uma sensação de fracasso e de pro-

crastinação.

Para cada uma das ações longas que estiver executando é fundamental que

faça pequenas pausas para uma água ou ir esticar braços e pernas.

Chamo de pausa da produtividade, porque essa pausa lhe trará um momen-

to de reflexão e alegria que ajudam a melhorar o trabalho.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA 30
 Se você ainda não se convenceu de que ser organizado lhe fará ganhar tem-

pzo, produtividade, consequentemente te tornando mais focado e determinado,

vou te dar mais uma razão.

Planejar ações do seu dia, pessoal e profissionalmente lhe trará a melhor de

todas as sensações: PRAZER.

Você se tornará uma pessoa mais alegre, mais realizada, mais determinada,

mais focada e com melhores resultados. Será aquela pessoa em que lhe pergun-

tam, mas como você dá conta de tantas coisas? Você responderá: porque me

organizo.

Planeje suas reuniões com pais, professores e gestão com uma pauta bem

sucinta e direta. Não fique fazendo rodeios e nem falando assuntos fora da pauta.

Seja bem focado.

Não faça reuniões só por fazer. Se não for de extrema necessidade, resol-

va de outra forma, com e-mail, comunicado, mensagem ou outro formato que

transmita o que é necessário. Lembrando que o tempo é um artigo limitado para

todos, não desperdice o seu e nem das outras pessoas com reuniões desnecessá-

rias, isso também é ser produtiva.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA
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 Você já se deu conta de como gasta o seu tempo?

Vamos mapear?

Você ainda continua com dificuldade de mapear onde está gastando o seu

tempo, vou te ensinar uma forma simples que poderá te transformar. Você deverá

escrever exatamente o que faz por uma semana, sempre colocando a hora que

iniciou e terminou a tarefa.

Agora que fez esse exercício, vamos analisar, onde está gastando mais tem-

po e o que pode ser otimizado, ou até mesmo sair da sua rotina. Verá que com

essa simples ação poderá ganhar mais tempo no seu dia para outras atividades,

ou até para realizar sonhos que estão guardados por falta de tempo para colocar

em prática.

@RAQUELVONO.GESTAOPEDAGOGICA
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 SuperCP,

Como é bom ter você aqui!!! Esse e-book é a realização de um sonho!

Poder contribuir com o seu processo de organização, assim como eu aprendi,

é maravilhoso! Aqui te passei tudo que eu sou e como faço para ter mais tempo

para tudo que desejo no trabalho e na vida pessoal. Quero te parabenizar por

esse importante passo na sua organização pessoal e profissional, principalmente.

Esse é um pequeno passo para melhorar sua rotina. Sugiro com essa leitura e refle-

xões que sua mudança aconteça a cada dia, um pequeno passo por vez. Já bastará

para lindos frutos que irá colher ao final da colheita. Pode me contar no direct do

perfil @raquelvono.gestaopedagogica. Vou amar saber sobre sua evolução. Mas,

se ainda estiver desafiador, pode gritar por lá, que irei te socorrer!!!

Agora quero agradecer pela confiança, e espero que meu trabalho esteja

fazendo sentido. Quando pensei em escrever esse e-book foi a maneira que en-

contrei para contribuir com a vida de várias coordenadoras que me pediam aju-

da para melhorar a sua organização, pois sentiam-se solitárias e perdidas mesmo

colocando em prática a rotina efetiva, porém sentiam-se massacradas em algum

momento. Por isso, pensei com muito carinho em cada palavra que coloquei aqui.

Agradeço imensamente minhas coordenadoras, e espero que juntas possa-

mos caminhar para uma coordenação organizada e cheia de conquistas.

Um beijo, Raquel
 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

BROWN, Brené. A Coragem para Liderar. Tradução de Carolina Leocadio. Rio de

Janeiro: Best Seller, 2020.

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito: Por que fazemos o que fazemos na vida e
nos negócios. Tradução de Rafael Mantovani. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERRISS, Timothy. Trabalhe 4 Horas por Semana. São Paulo: Planeta, 2017.