Professor Elvis Correia

Noções de Arquivologia
Teoria

GESTÃO DE DOCUMENTOS

LEI 8.159/1991

Art. 3o Gestão de documetos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

FASES DA GESTÃO DE DOCUMEN TOS:

 Produção;

 Utilização;

 Destinação.

DOCUMENTOS DIGITAIS

Documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que exijam equipamentos e programas que permitam sua
leitura e decodificação que permitam o acesso às informações nele contidas.

CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

 Utilização de programas ou softwares específicos;

 Utilização de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBDs).

 Por meio da digitalização.

DIGITALIZAÇÃO

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É a conversão de documentos em meio analógico (papel, microfilme ou fitas de vídeo, por exemplo) para o formato
digital, por meio de equipamentos eletrônicos.

VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO:

 Facilita o acesso aos documentos;

 Permite acesso simultâneo aos documentos.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

 Exige backups frequentes;

 Exige a migração de suportes;

 Exige a atualização de formatos.

QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

(Cespe-UnB – ANP/2013 – Arquivista) Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas informatizados por
meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização ou
diretamente com uso de software ou sistema específico.

(Cespe-UnB – DPRF 2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento.

(Cespe-UnB – TJRR 2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e intermediária.

(Cespe-UnB – TRE-RJ 2012) A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa de
gestão de documentos.

(Cespe-UnB / IFS 2011) A preservação dos documentos digitais tem como foco a manutenção da possibilidade de
acesso a eles, o que, no entanto, pode implicar mudança de suporte e formato desses documentos, bem como
atualização do seu ambiente tecnológico.

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