GESTÃO DE

Documentos
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CRIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Documentos são criados, seja em
formato eletrônicos ou físico.

CLASSIFICAÇÃO
INICIAL
Documentos são categorizados com base
em seu tipo e propósito.

INDEXAÇÃO E
METADADOS
Atribuição de metadados (ex. título, data,
autor) para facilitar a pesquisa.

ARMAZENAMENTO
SEGURO
Documentos são armazenados em locais
apropriados, físico ou eletrônicos. com
controle do acesso.

RECUPERAÇÃO
EFICIENTE
Facilitação da busca e recuperação
rápida de documentos quando
necessário.

CONTROLE DE
VERSÕES
Manutenção de várias versões de documentos,
se aplicável, para rastrear alterações.
 DISTRIBUIÇÃO
Documentos são distribuídos para as
partes relevantes de forma segura.

USO E COLABORAÇÃO
Facilitação do uso e colaboração eficaz
nos documentos.

ARQUIVAMENTO
DE LONGO PRAZO
Identificação de documentos que
precisam ser mantidos a longo prazo por
motivos legais ou históricos.

DESCARTE SEGURO
Identificação de documentos que precisam
ser mantidos a longo longo prazo por
motivos legais ouu históricos.

AUDITORIA E
CONFORMIDADE
Monitoramento para garantir
conformidade com regulamentos e
políticas de retenção.

BACKUP E
RECUPERAÇÃO DE
DESASTRES
Criação de cópias de segurança para
proteger documentos contra perda.
TREINAMENTO E
EDUCAÇÃO
Treinamento de funcionários sobre as
políticas e procedimentos de gestão de
documentos.

MELHORIAS
CONTÍNUAS
Avaliação constante do processo
e implementação de melhorias
conforme necessário.