Professor Elvis Correa

Noções de Arquivologia
Teoria e Exercícios

Ordenação de documentos

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

 Alfabético (por NOME);

 Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA);

 Numérico (por NÚMERO);

 Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).

MÉTODO ALFABÉTICO

 É o método que ordena os documentos por NOME (de pessoas, instituições ou eventos), a partir das REGRAS
DE ALFABETAÇÃO);

 Quando combinado com CORES, recebe o nome de VARIADEX.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO:

1ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Daniele Firme Miranda arquiva-se Miranda, Daniele Firme

Observação: Se houver pessoas com sobrenomes iguais, considera-se o prenome.

Daniele Firme Miranda, Veneza Firme Miranda arquivam-se Miranda, Daniele Firme

Miranda, Veneza Firme

2ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Sobrenomes compostos não podem ser separados na alfabetação.

Humberto Castelo Branco arquiva-se Castelo Branco, Humberto

Heitor Villa-Lobos arquiva-se Villa-Lobos, Heitor

3ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não podem ser separados).

José Pereira Santa Cruz arquiva-se Santa Cruz, José Pereira

4ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Iniciais abreviadas tem precedência na alfabetação.

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José Silva

J. Silva

João Silva

arquivam-se

Silva, J.

Silva, João

Silva, José

5ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Artigos, conjunções e preposições não devem ser consideradas.

Marcos Araújo da Silva arquiva-se Silva, Marcos Araújo da

Fábio Moreira e Sousa arquiva-se Sousa, Fábio Moreira e

Hugo Ferreira d´ Ávila arquiva-se Ávila, Hugo Ferreira d´

6ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome.

Élvis Corrêa Miranda Júnior arquiva-se Miranda Júnior, Élvis Corrêa

7ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não deve ser considerados.

Senador José Pereira arquiva-se Pereira, José (Senador)

8ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último sobrenome.

George Walker Bush arquiva-se Bush, George Walker

9ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem com letra maiúscula.

Leonardo Da Vinci arquiva-se Da Vinci, Leonardo

Jean Claude Van Damme arquiva-se Van Damme, Jean Claude

Ludwig von Bethoven arquiva-se Bethoven, Ludwig von

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10ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.

Juan Fuentes Bolaños arquiva-se Fuentes Bolaños, Juan

11ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam.

Mao Tsé Tung arquiva-se Mao Tsé Tung

Abdulah Mustafah arquiva-se Abdulah Mustafah

12ª REGRA DE ALFABETAÇÃO:

Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.

O Boticário arquiva-se Boticário (O)

The Times arquiva-se Times (The)

Fundação Getúlio Vargas arquiva-se Fundação Getúlio Vargas

Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.

2º Congresso de Medicina arquiva-se Congresso de Medicina (2º)

QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Entre os métodos de arquivamento, o alfabético é aquele que considera como
elemento principal o nome.

(Cespe-UnB – EBC 2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus
deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.

(Cespe-UnB – EBC 2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (filho, sobrinho, neto) devem vir
acompanhados do último sobrenome na alfabetação. Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como
Sousa Sobrinho, José Maria de.

(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo devem ser separados. O nome Roberto Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto
Monte”. E

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(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pessoas físicas, deve-se considerar, no
arquivamento, o último sobrenome e depois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como
Silva, João.

(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Caso haja pasta em que constem pessoas físicas com sobrenomes iguais, a primeira
pessoa que deve ser referida é a que apresentar o prenome com o menor número de letras.

MÉTODO GEOGRÁFICO

 É o método que ordena os documentos por LOCAL ou PROCEDÊNCIA (Cidade, Estado ou País);

 É preciso ordenar os locais a partir de algumas regras.

REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO:

ORDENAÇÃO POR ESTADO:

 Os estados devem ser ordenados alfabeticamente;

 Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem
alfabética.

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ORDENAÇÃO POR ESTADO:

PASTA DO ESTADO DO CEARÁ:
 ALAGOAS FORTALEZA
 BAHIA Crateús
 CEARÁ Juazeiro

 GOIÁS Quixeramobim

 MARANHÃO Sobral

 PARÁ

 SÃO PAULO

ORDENAÇÃO POR PAÍS:

 Os países devem ser ordenados alfabeticamente;

 Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética.

 ARGENTINA PASTA DE PORTUGAL:

LISBOA
 BÉLGICA
Braga
 CHINA
Porto
 FRANÇA
Setúbal
 HONDURAS

 JAPÃO

 PORTUGAL

ORDENAÇÃO POR CIDADE:

 As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente;

 Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses.

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 Anápolis (Goiás)

 Cubatão (São Paulo)

 Fortaleza (Ceará)

 Lages (Santa Catarina)

 Manaus (Amazonas)

 São Paulo (São Paulo)

 Taguatinga (Distrito Federal)

 Taguatinga (Tocantins)

MÉTODO NUMÉRICO:

 É aquele que ordena os documentos por número;

 É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal.

NUMÉRICO SIMPLES:

 Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que
receberam.

 001 – Silva, José Pereira

 002 – Antunes, Mário Ribeiro

 003 – Tavares, Rubens Braga

 004 – Castelo Branco, Teresa Alves.

NUMÉRICO CRONOLÓGICO:

 Organiza os documentos por data;

 É bastante utilizado para a ordenação de processos, onde pode ser combinado com o número dos mesmos.

 2001/1948

 2001/2013

 2002/1406

 2002/1715

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 2003/3418

 2003/4615

 2004/1009.

NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL:

 Os documentos são numerados;

 Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a esquerda;

 A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos.

QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

(Cespe-UnB – TJAL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não
estado, a capital deve ser destacada.

(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) O método de arquivamento numérico simples, além da ordem numérica, considera
a data em que o documento foi produzido.

(Cespe-UnB / STM 2011) Por meio do método Variadex, atribui-se um número ao documento, em ordem crescente,
de acordo com a entrada deste no arquivo.

(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Na disposição das pastas do arquivo, quando o elemento de identificação é a cidade e
não o estado, deve-se observar a ordem alfabética por cidades, com especial destaque para a capital.

(Cespe-UnB - Embasa 2010) O método geográfico é muito preciso, mas tem aplicações muito específicas, uma vez
que está embasado na identificação de características geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas,
planícies, planaltos, flora e fauna. E

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(Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos,
dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - O método numérico cronológico leva em consideração a ordem numérica e a

procedência do documento.

(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representação correta do método numérico simples é 22-93-17.

(Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedência, é correta
a seguinte ordenação.

MINAS GERAIS:

Belo Horizonte

Ouro Preto

Uberlândia

PARANÁ:

Curitiba

Londrina

Paranaguá.

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