GTD>

Getting Things Done

Aplique o esforço Incentive o discurso
adequado produtivo

Training

1
Após a sessão de hoje, você compreenderá:

1
Coletar suas melhores ideias e
2
Processar seus e-mails,
aproveitá-las no momento esvaziando sua Caixa de
certo Entrada

3
Organizar suas tarefas e
projetos, de modo que possa
definir suas prioridades
4
Montar um planejamento
factível, que não será
prejudicado por imprevistos

5 6
Otimizar seu tempo de Gerar mais produtividade e
maneira geral menos estresse

2
Training

3
 Áreas de Foco
Training

4
 Considerado um dos melhores métodos
Training de produtividade e gestão do tempo da atualidade:

5
 Training
Os 5 passos do GTD

1. Coletar

2. Processar

3. Organizar

Mais importante!
4. Planejar

5. Executar

6
 Training
O caminho GTD

1 dia para implementar o GTD

1 mês para virar um hábito

7
Training
Coleta

8
 Processamento de E-mails
Training

Para gerenciamento de e-mail sugerimos a organização de 4 pastas:

Caixa Entrada - somente as mensagens que não foram processadas

@Ações da semana - e-mails que precisam ser resolvidos ainda esta semana
@Ações Futuras - e-mails que podem ser resolvidos na próxima ou depois
@Aguardando resposta - e-mails que necessitam de acompanhamento

Enviar cópia para você mesmo

9
 Visualizar a quantidade de e-mails
Training
em cada caixa

1- Clique com o botão direito na caixa selecionada

2- Clique em Propriedades
3- Selecione “mostrar número total de itens”

10
 A ferramenta de busca
Training

Você pode localizar qualquer e-mail com muita facilidade

Para ativar campo de busca:

1 – Clique na caixa de pesquisa (localizada na parte superior ao lado direito)
2 – No menu superior há vários filtros que podem nos auxiliar a encontrar aquilo que
estamos procurando
3- No canto esquerdo do menu encontram-se quatro opções que permitirão localizar
informações em qualquer lugar dentro do Outlook

11
 Fluxo do processamento de E-mails
Training

Caixa de Entrada

Lixo
Demanda ação? Não
Arquivo
Sim

2 minutos? Sim Faça já

Não
@Ações da
@Ações Futuras Não Esta semana? Sim semana ou
Calendário

12
 Desligar os alertas de e-mail
Training

Não precisamos ser avisados da chegada de todos os e-mails!

1 – Clique na guia Arquivo

2 – Clique em Opções
3- Clique em Email
4- Na opção Chegada de mensagem, desmarque as 4 opções abaixo
5 – Clique em OK

13
 Alerta de e-mails importantes
Training

Calma, e-mails de pessoas ou assuntos importantes podem ser configurados

para receber alerta

1 – Na sua Caixa de Entrada, localize e selecione um email da pessoa que você quer ser
avisado
2- Clique com botão direito em cima desse email
3- Clique em Regras
4 – Clique nas duas opções marcadas na imagem
5 – Clique em OK

Para mais de uma pessoa:

3- Clique em Regras
4 – Gerenciar Regras e Alertas
5 – Selecione igual regra acima
6- Em descrição de regra, clique no nome sublinhado na primeira linha
7- Na janela Endereço de entrega, inclua na linha De: todos os endereços de email dos
contatos que deseja ser avisado da chegada do email
8 – Clique em OK
9 – Em descrição da regra clique no nome sublinhado na segunda linha
10 – Na janeia Mensagem de Alerta escreve algo como: Email importante
11- Clique em Ok, em seguida OK

14
 Formatação Somente Eu na linha Para
Training

E-mails que foram enviados somente pra você/copiado podem ter

formatação diferente para não desviar atenção

1 – Clique na guia Exibição

2 – Clique em Configuração do Modo de Exibição
3 – Clique em Formatação Condicional
4 – Na janela de Formatação Condicional, clique em Adicionar
5 – Na linha Nome: escreva Somente EU na linha PARA
6 – Clique em Condição
7 – Na janela Filtrar marque a opção Onde estou:
8- Clique em OK
9- Clique em Fonte
10 – Na janela Fonte você pode alterar a fonte, o estilo, o tamanho, o efeito e a cor.
Faça as alterações que achar mais agradável
11- Clique em OK
12- Clique em OK
13- Clique em OK novamente

15
 Organizar
Training

Tarefa x Projeto

 Ligar para secretária para solicitar  Planejar as próximas férias

um documento  Preparar apresentação para reunião

 Comprar folhas sulfites com diretor

 Ler artigo para a prova de segunda  Aprender inglês

 Pagar boleto da faculdade  Implementar um programa de

 Limpar mesa do escritório estágio

 Revisar um relatório  Contratar analista para setor X

 Fazer estudo de mercado

16
 Tarefas no One Note
Training

Você pode personalizar suas listas de ações como quiser:

 Anotações rápidas
 Por dia
 Por tema
 Adicionar tabelas, excel, imagens…
 Atualização automática na nuvem

17
 Uso do Calendário como Guia
Training

Tudo o que você tem que fazer na semana atual deve estar no seu calendário!

Compromissos com data e hora (reuniões, eventos...)

Prazos, lembretes, telefones e follow-ups

Tarefas a serem feitas em dias específicos

Seu calendário não é

O que é opcional não deve uma lista de desejos!
estar no calendário!

18
 Dicas do Calendário
Training

Modos de visualização:

Dia, semana, mensal

Navegando para a próxima semana, mês e hoje

Criando e modificando um evento: 1. Lembretes

2. Lembretes do dia todo: exibir como disponível
3. Convites para reuniões
4. Eventos recorrentes
5. Compromisso particular
6. Como anexar arquivos e e-mails a um eventos

19
 Anexar um e-mail a um compromisso na calendário
Training

É um possível anexar 1 ou vários e-mails a um compromisso na calendário!

1- Na Caixa de entrada, selecione os e-mails que você quer anexar a um compromisso

2- Vá ao Calendario e abra o compromisso
3- Clique no corpo do compromisso e tecle Ctrl +V
4- Clique em Salvar e Fechar

Obs. Para selecionar mais de um e-mail ao mesmo tempo, segure a tecla CTRL e clique
nos e-mails escolhidos

20
 O Planejamento Semanal
Training

Como planejar uma excelente semana:

1. Insira em seu calendário os compromissos da semana

2. Revise a semana que passou e as próximas 4 semanas
3. Revise sua lista de projetos e tarefas
4. Revise sua pasta de e-mails: @Ações da semana, @Ações futuras e @Aguardando resposta

A semana ficou viável? Poderei

considera-la um grande sucesso?

21
 Execução Diária
Training

Check-in:

 Calendário
 Ações da semana

Nos intervalos do seu calendário:

 Processar
 Adiantar – Calendário
 Tarefas

22
 Personalize o Outlook para iniciar no Calendário
Training

Essa é a primeira coisa que você deve checar!

1- Clique na guia Arquivo

2- Clique em Opções
3- Clique em Avançado
4- Na opção iniciar o Outlook: clique em Procurar
5- Selecione a opçõa Calendário
6- Clique em OK

23
 Relembrando: Processamento de E-mails
Training

Para gerenciamento de e-mail sugerimos a organização de 4 pastas:

Caixa Entrada - somente as mensagens que não foram processadas

@Ações da semana - e-mails que precisam ser resolvidos ainda esta semana
@Ações Futuras - e-mails que podem ser resolvidos na próxima ou depois
@Aguardando resposta - e-mails que necessitam de acompanhamento

Enviar cópia para você mesmo

@Aguardando resposta: colocar no Calendário

24
Training
Relembrando: Fluxo de Processo de E-mails

Caixa de Entrada

Lixo
Demanda ação? Não
Arquivo
Sim

2 minutos? Sim Faça já

Não
@Ações da
@Ações Futuras Não Esta semana? Sim semana ou
Calendário

25
 Aplique o esforço Incentive o discurso
Training
adequado produtivo

Dicas:
• Quando passar de 6 e-mails para resolver algum tema, ligue para a pessoa ou marque
uma call/reunião;
• Atenção nas pessoas copiadas no e-mail. Copie ela caso for de muita importância que ela
esteja por dentro do assunto. Com seu líder, em vez de copiá-lo em todos os e-mails,
atualize os temas com ele nas reuniões semanais de update;
• Aplique o discurso produtivo e interrompa as correntes de e-mail;
• Quando enviar um e-mail para várias pessoas que não necessite resposta, coloque no final
*Não é necessário responder este e-mail para evitar encher sua Caixa com respostas
como: “Ok”, “ciente”;
• Agende 60-90 mins para realizer um trabalho ininterrupto;
• Reuniões para definição de temas importantes são produtivas quando tem, no máximo, 8
participantes;
• Lembre-se NO MEETINGS DAY às quartas.

26
 Referências
Training

• Livro: Getting Things Done - David Allen

• euorganizado.com.br

• www.calldaniel.com.br (Ebook disponível)

27
 Obrigada!
Vamos praticar?

#GTDGeneralMills

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