Coluna1 Ação
Se você deseja fazer uma comparação e mostrar os resultados atingidos, faça uma
Fazer uma "fotografia" do momento
Definir o escopo (O que será feito)
Listar os motivos (Por que será feito?)
Escolher o caminho a seguir: horizontal
ou vertical
Escolher a notação para desenhar
Conhecer o poder do low-code
Definir onde será feito / qual ferramenta
será utilizada
Definir prazos (Quando será feito)
Definir quem conduzirá o mapeamento
(Por quem será feito?)
Avaliar a maturidade dos processos
Escolher o primeiro processo para iniciar
o desenho
Situação Dicas Materiais complementares
"fotografia" do processo. Colete dados sobre: como ele é executado? Em quanto
Aguardando tempo? Quanto gasta? Quais são os principais problemas e gargalos hoje? Os
ganhos da transformação do processo são informações ricas para você divulgar,
comparando o antes e o depois.
Aqui você tem duas tarefas a fazer. 1) É importante definir o escopo do
mapeamento. Será feito um diagrama do processo? Um mapeamento? Ou uma Conteúdo: Diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos
modelagem? Qual o nível de detalhe necessário? Veja no link ao lado a diferença
Aguardando
entre diagrama, mapa e modelo. 2) É legal também você iniciar o preenchimento
de uma planilha de definições, para isso utilize o 5W2H e preencha o campo
Artigo: 5w2h
"What" que significa "O que".
Você vai parar para conhecer o processo, fazer o desenho dele. É necessário
responder a pergunta: Por que faremos o desenho desse processo? Você pode Artigo: 5w2h
mapear para resolver um problema estratégico (os processos precisam de
Aguardando
comunicação com o planejamento estratégico, não é mesmo?), resolver um
problema especifico (ineficiência), conhecer a jornada do cliente, etc. Liste os
motivos. Na planilha de 5W2H preencha a coluna "Why - Porque"
Com base nos motivos que você listou acima agora você precisa decidir qual
caminho você vai seguir. O horizontal ou o vertical. Ou seja, vais desenhar um
Aguardando Vídeo: Do zero à automatização - evento 1
processo que passa por todos os departamentos (horizontal) ou algum processo
verticalizado (Compras, RH, Qualidade, Finanças, etc).
De posse de todos os motivos e direcionamentos, chegou o momento de escolher Artigo: O que significa BPMN?
a notação mais utilizada por analistas de processo é a notação BPMN. Mas, você
Aguardando Artigo: 5 passos para a criação de um fluxograma
pode usar a notação que quiser. Como por exemplo, a notação de fluxograma.
Veja ao lado um texto para entender a diferença entre as duas notações. Conheça mais sobre BPMN - Playlist do Youtube
Muitos profissionais pedem a ajuda da Zeev para automatizar os processos, mas
eles desenharam o processo dentro de um word ou excel. Isso torna a
automatização mais difícil, pois o desenho terá que ser refeito. Por isso, Artigo: O que é low-code?
Aguardando
trouxemos para o checklist um conteúdo que você precisa conhecer: o poder do Artigo: Relação do low-code com o BPM
low-code. Com low-code você desenha o fluxo do processo direto numa
ferramenta de automatização. Conheça!
Agora que você já conhece low-code, você está pronto para definir qual a Artigo: Ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer
Aguardando ferramenta que você usará. Será feito em ferramenta online gratuíta? Será feito
Artigo: 5 plataformas low-code para criação de aplicativos
em Software de modelagem?
Não caia na paralisia por análise. Ou seja, há casos em que os desenhos de
Artigo: 5w2h
processos são tão extensos e entram em detalhes tão minuciosos que demoram
Aguardando demais para serem implementados e para enxergar as melhorias.Defina prazos
claros para finalização do desenho. Volte na sua planilha 5W2H e preencha os
prazos no campo "when - quando".
É recomendado que você não faça o mapeamento sozinho. Convide as pessoas
responsáveis pelo processo ou os usuários do processo para participar. Assim,
Aguardando
você evita a resistência das pessoas para implementar as mudanças. Volte na sua
planilha 5W2H e preencha os responsáveis no campo "Who - quem".
Agora que você já definiu uma série de coisas, chegou a hora de nomear um
processo para iniciar o mapeamento. Você pode escolher o processo para mapear E-book: Maturidade de processos
Aguardando de acordo com a maturidade de cada um. Aqueles com menos maturidade estão
mais propensos a erros, logo, merecem atenção. Veja material complementar ao Quiz: Avaliação de maturidade de processos
lado >>
Texto: Como priorizar um processo
Chegou a hora de escolher um processo para iniciar o mapeamento. Para isso
Aguardando existem diversas ferramentas. A que nós indicamos é a Matriz de prioridade de
Vídeo: Como priorizar um processo
processos. Ao lado você vai aprender como utilizá-la.
Coluna1 Ação Situação

Iniciar o desenho (não comece o

Em andamento
desenho sem assistir o vídeo ao lado)

Começar pelo simples Em andamento

Utilizar raias para identificar os

Em andamento
responsáveis das tarefas

Colocar códigos nos elementos para

Aguardando
facilitar

Utilizar verbo (termos no infinitivo) nos

Aguardando
títulos dos elemementos
Utilizar Gateways - Desvios (Se você
Aguardando
utilizar a notação BPMN)

Evitar tarefas sequenciais com o mesmo

Aguardando
executor

Desenhar com um espaçamento grande

Aguardando
entre os ícones

Colocar tarefas em pararelo Aguardando

Evitar voltar as setas. Retornar

Em andamento
caminhos.

Quebrar o processo em partes menores Aguardando

Elimine tarefas humanas para trâmites. Aguardando

Utilizar fins diferentes quando o

Aguardando
objetivo ou a situação é diferente
 Dicas
Para você realizar esta tarefa, o vídeo ao lado é obrigatório, pois é um vídeo muito
interessante que vai fazer você enxergar de uma forma mais simples um desenho
de processos.

Não insira melhorias nesta fase de mapeamento. Este mapeamento serve para você
desenhar aquela fotografia de como é o seu processo agora, a fotografia que você
tirou na etapa 1.

A maneira correta de indicar o sujeito responsável pelo evento ou pela atividade é

pela utilização de raias. Além disso, ela pode ajudar na organização na hora de você
mapear seu processo.

Quando você começar a desenhar coloque códigos nos elementos. Por exemplo:
elemento de mensagem codificado como M01. Tarefa codificada como T01. E assim
por diante. Isso facilita na comunicação e também na automatização do processo.

É uma boa práticar utilizar o padrão de tarefa na forma verbal. Veja exemplo ao
lado.
Não é necessário usar todos os gateways da notação BPMN, use o e-book ao lado
para saber quais são os mais usados e os menos usados.

Colocar tarefas de modo sequencial para um mesmo executor torna o processo

lento quando você desejar partir para a automatização. Utilize o poder do checklist
para unir tarefas de um mesmo executor.

Deixe uma distância ampla entre um ícone e outro. Pois, se você precisar adicionar
informações porteriormente, será mais fácil.

Quando duas ou mais tarefas são executadas por pessoas diferentes e não
dependem uma da conclusão da outra, elas podem ser colocadas em pararelo. Ou
seja, otimize lead time do processo colocando duas ou mais tarefas para serem
realizadas "ao mesmo tempo".

Ande com seu mapeamento sempre para frente. É uma boa prática não colocar
setas que voltem. Se for necessário voltar, utilize outros recursos, como o elemento
de link, por exemplo.

Se você considerar demorado ou complexo, quebre o processo em partes. Quando

uma parte estiver finalizada, já implemente melhorias. Assim, os resultados
aparecerão rapidamente.

O trâmite corre pelo processo, se você está mapeando para fins de automatização,
o trâmite será automatizado. Sendo assim, atividades que não agreguem valor ao
processo, e sim somente façam roteamento de informações, geralmente são
desconsideradas no desenho. Por exemplo: Despachar; Encaminhar; Avisar; Enviar;
Comunicar.

Identifique o status final do fluxo. Para isso, utilize verbos como "Aprovado",
"Rejeitado", "Comprado", "Solicitado", "Atendido",
 Materiais e imagens explicativos

Vídeo (5 min): Entenda do que são regras de negócio

Vídeo: Conhecendo elementos básicos de BPMN: Gateways

E-book: Gateways - Um guia para a modelagem de processos

Dicas
Coluna1 Ação Situação
Agora que você já desenhou todo o processo, hora de ter um

Eliminar tarefas do processo Aguardando

Identificar pontos de melhoria Aguardando

Identificar as desconexões (problemas) Em andamento

Tornar o processo inteligente Aguardando

Identificar quais tarefas do processo

podem ser executadas em paralelo ao Em andamento
invés de depender uma da outra

Implementar as melhorias Em andamento

Estabelecer um plano de comunicação

Aguardando
da mudança

Definir indicadores ou OKR de

Aguardando
desempenho
Escolher uma ferramenta low-code para
Aguardando
automatizar o processo mapeado

Automatizar o processo Aguardando

Revisitar o processo - Fazer acontecer o

Aguardando
PDCA
 Dicas
e você já desenhou todo o processo, hora de ter um olhar crítico e implementar melhorias.

Para realizar este item do checklist eu trouxe um texto ótimo para você.

Para implementar melhorias, eu te trouxe um texto que fala sobre produtividade

nos escritórios. Mas, no blog da Zeev tem centenas de materiais que podem te
ajudar ainda mais. Inclusive textos relacionados a cada área dentro de uma
empresa.

Deixe claro no desenho quais são os pontos mais críticos e mais propensos à
falhas. Defina melhorias para estes pontos.

Essa tarefa é essencial. Faça o desenho, implemente melhorias e torne o processo

mais inteligente. O que é um processo inteligente? Veja no texto ao lado >>

Há casos em que tarefas são colocadas como dependentes e na verdade poderiam

ser executadas em paralelo. Quando isso acontece, o tempo do processo se torna
maior, sem necessidade.

Coloque tudo em prática!

Há estudos que evidenciam que a gestão da mudança é um fator crítico para o

sucesso de implementações de melhorias em processos. Trouxe um artigo para
você ler >>

As melhorias foram implementadas, agora é hora de medir. Crie indicadores e faça

o PDCA acontecer. Caso os números ainda não estiverem conforme a empresa
espera, revisite o processo e altere novamente.
Para transformar o seu processo, uma ferramenta de automatização é ideal. Caso
a sua empresa já tenha chegado nessa maturidade dos processos, veja o vídeo e o
post ao lado para saber como fazer isso.

Automatizar o processo é uma ação chave para transformar o processo. Ou seja,

você obtem ótimos resultados na melhoria dos processos internos que
consequentemente se refletem na satisfação do seu cliente. Vejo o vídeo ao lado e
saiba como você mesmo pode automatizar o seu processo desenhado.

Não adianta você realizar um trabalho maravilhoso e nunca mais voltar a pensar
sobre o processo. As coisas mudam rapidamente. Estabeleça um período para
voltar a analisar o processo, fazer o PDCA acontecer na prática.
 Materiais e imagens explicativos
olhar crítico e implementar melhorias.

Artigo: Como eliminar tarefas de um processo

Artigo: Produtividade em escritórios

Blog Zeev

Artigo: O que é um processo inteligente?

Artigo: Gestão de mudanças organizacionais

Artigo: Como funcionam os indicadores de desempenho de processos

Artigo: Como contratar um software de BPMS

Webinar: Como contratar um software de BPMS

E-book: Automatização de processos de escritório

Artigo: Guia de Ciclo PDCA: o que é e como fazer um PDCA de