MINICURSO

FORMAÇÃO DE LÍDERES
-

MÓDULO 4 – GESTÃO
DO TEMPO

Instrutora – Alynne Virginya

Psicóloga – Ma. em Administração (UFSM)
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LIDERANÇA
GESTÃO ADMINISTRATIVA

“Tempo é dinheiro”. Essa frase tem sido repetida sempre que fazemos
referência à importância do tempo para a vida do homem moderno. Por
vezes, temos a sensação que faltou tempo para darmos conta de todas
nossas obrigações durante o dia. E em relação ao tempo para o trabalho
não é diferente. Precisamos saber como gerenciar nosso tempo para fazer
nossas atividades, manter a produtividade e entregar resultados.

O gestor no exercício de sua liderança precisar saber como usar o tempo

para atender às demandas da equipe e também solicitar que as tarefas
sejam realizadas dentro dos prazos programados. Por vezes, alguns
gestores focam apenas nas atividades técnicas devido à preocupação com
tempo e esquecem do aspecto qualitativo da liderança.

Isso porque é importante que o gestor gerencie o tempo de sua gestão

não apenas para cobrar pelos resultados, mas também deve dispor de
tempo para um melhor acompanhamento de sua equipe, com feedbacks,
orientações, escuta de opiniões, troca de ideias.

AULA 4 1
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Administrar o tempo é um grande desafio para os líderes, pois estes possuem a tarefa de estabelecer prioridades,
acompanhar entregas, cumprir prazos e ainda deixar sua equipe motivada para o trabalho.

De acordo com Lourenzo (2021) alguns líderes são centralizadores e inseguros. Por conta disso acabam não
delegando as tarefas. Além disso, possuem dificuldades para estabelecem prioridades o que culmina em um clima
organizacional ruim.

Como forma de superar esta dificuldade o autor sugere o

planejamento antecipado das tarefas e a correta distribuição de
acordo com o número de pessoas da equipe e limites de cada um,
fazendo o devido acompanhamento dos resultados. A utilização de
um cronograma é uma das ferramentas úteis que pode ser utilizada
pelo gestor. O uso de aplicativos no celular, de planilhas no
computador ou até mesmo anotações em papel pode auxiliar na
visualização das tarefas e na organização do cronograma de
atividades.

AULA 4 2
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Ainda segundo o autor, por vezes, o cronograma pode ser

alterado devido à demandas urgentes repassadas por chefias
superiores. É importante avaliar se à demanda compete a sua
unidade e sempre deixar a equipe ciente, pois essas alterações
inesperadas e sem justificativa lógica geram insatisfações nos
subordinados.

Como destaca o autor “Pense muito antes de mudar um

cronograma previsto. Essas alterações ocasionam uma piora no
clima da equipe e podem passar uma mensagem de que você,
como líder, cede a todas as demandas sem se importar com os
seus funcionários” (LOURENZO, 2021).

AULA 4 3
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Um técnica para auxiliar no gerenciamento do tempo é por meio da Matriz de Eisenhower. Essa é uma matriz 2x2,
com dois eixos de importância e urgência:
Obs: Liste as
Alta Muito importante e pouco Muito importante e muito atividades
urgente: urgente: conforme os
quadrantes
Planejar para não se tornar Fazer imediatamente e de
urgente, monitore a sua forma prioritária
IMPORTÂNCIA
realização, geralmente são
os de médio e longo prazo.

Pouco importante e pouco Pouco importante e muito

urgente: urgente:
Deletar, pois são
consideradas as que roubam Delegar, saber dizer não,
tempo, como mídias sociais, descentralizar.
não são relacionadas à
Baixa qualidade de vida.

Baixa URGÊNCIA Alta

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Dicas de uso:

 Liste as atividades da semana: inclua as atividades técnicas do trabalho, as

pessoais e as relativas à gestão de pessoas da equipe.
 Distribua as atividades em urgências (aquelas que tem um prazo quase limite
de realização): duas colunas do que é urgente e o que não é.
 Distribua as atividades do item anterior em importância (as que geram valor
para a equipe e para o negócio da unidade ou do órgão): o que é importante, o
que é pouco importante e as classifique dentro da Matriz.
 Após a inclusão na Matriz, veja o que está dentro de cada quadrante e proceda
da forma orientada.

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AGENDA OU LISTA DE TAREFAS

O uso de agenda e “to do list”, ou lista de tarefas, são outras formas de gerenciar o seu
tempo. Mas qual a diferença entra uma e outra?
A agenda deve ser reservada apenas para compromissos com horários marcados e
previamente agendados. Já, na lista de tarefas, entram as atividades que precisam ser
feitas.
Algumas dessas tarefas podem ir para uma agenda, quando tiverem horário marcado, e
outras podem ficar em uma lista diária para serem executadas dia após dia. Para termos
mais produtividade, é necessário foco em uma tarefa por vez. Não somos multitarefas.
Lembre-se, também, que é importante deixar espaços livres na agenda e nas listas
diárias para o encaixe de emergências e urgências.

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Aplicativos para a Gestão de Tarefas

•Evernote: se você é uma pessoa que se organiza com cadernos de anotações e agendas, vai gostar do
Evernote. Ele é uma ferramenta de notas, organizando informações em cadernos separados. Além
disso, também é fácil compartilhar materiais com outras pessoas. Os documentos podem ter datas de
entrega e lembretes sobre os prazos.
•Trello: com ele é fácil organizar o que precisa ser feito, o que está em andamento, revisão e o que está
pronto. Você também pode delegar tarefas a outras pessoas, definir prazos e receber lembretes. Além
disso, ele também é super integrável a outros aplicativos.
•Google Keep: criado para não perder aquela ideia que surge num momento aleatório, um insight
genial, o princípio de um trabalho que você queira desenvolver.
•Free Time: é um aplicativo para organização de rotina. Você insere os seus horários de trabalho,
reuniões e descanso, e ele organiza tudo em um calendário.
•Any.do: é um aplicativo para centralizar e organizar tarefas em uma lista de “a fazer”. Auxilia no
gerenciamento de tarefas, listas, lembretes, calendários, listas de compras e mais. É capaz de detectar
automaticamente as tarefas adicionadas a serem cumpridas e enviar lembretes diretamente para o
WhatsApp do usuário.
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Pense nisso!
Uma boa gestão de tempo A má gestão de tempo cria
deixa equipes satisfeitas. estresse e dores de cabeça.

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Dicas para a
gestão
de tempo
AULA 4 9
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Distribua as
metas
em tarefas
realizáveis.
AULA 4 10
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Crie um
cronograma para
cada tarefa e
cumpra-o.
AULA 4 11
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Trabalhe nas coisas

mais importantes
primeiro.

AULA 4 12
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Delegue as
pessoas certas
para as tarefas
certas.

AULA 4 13
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Mantenha o
foco na
tarefa atual.

AULA 4 14
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Comece as
reuniões na hora.

AULA 4 15
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Aprenda a dizer "não"

às pessoas e projetos
que não se alinham
às suas metas.

AULA 4 16
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Fique atento às
distrações: defina
horários e tempo para
se distrair.

AULA 4 17
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Esteja atento(a) à
proscratinação: avalie
os fatores que levam
a postegar suas
atividades.

AULA 4 16
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Inclua a tecnologia
para lhe auxiliar na
gestão do tempo.

AULA 4 17
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"A produtividade nunca é acidental.

É sempre o resultado do
comprometimento com a
excelência, planejamento
inteligente e esforço focado.”
Paul J. Meyer

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REFERÊNCIAS

BORGES, Isis. As 10 práticas que realmente funcionam para a gestão do tempo. VoceSA.Abril. Publicado
em 17 de janeiro de 2022. Leia mais em: https://vocerh.abril.com.br/coluna/isis-borge/as-10-praticas-que-
realmente-funcionam-para-a-gestao-do-tempo/

LOURENZO, Armando. Gestão do tempo: um desafio para os novos líderes. VoceSA.Abril. Publicado em 22
de janeiro de 2021. Leia mais em: https://vocesa.abril.com.br/coluna/armando-lourenzo/gestao-do-
tempo-um-desafio-para-os-novos-lideres

MENDONÇA, Ana Cláudia. Gestão de Equipes em Trabalho Remoto. ENAP. 2020.

AULA 4 19